Contenido

Realización de investigaciones de fraude y corrupción ............................................................. 3

Deberes y responsabilidades de los investigadores ............................................................... 4
Realización de investigaciones de fraude y corrupción ......................................................... 4
Recepción y registro de denuncias........................................................................................ 5
Evaluación inicial ...................................................................................................................... 5
Informes iniciales ...................................................................................................................... 6
Planificación .............................................................................................................................. 7
Recolección de evidencias...................................................................................................... 7
Evaluación de la evidencia.................................................................................................... 10
Informar los hallazgos ............................................................................................................ 10
Preparación de un informe policial ...................................................................................... 11
Conclusión ....................................................................................................................................... 11

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 Realización de investigaciones de fraude y corrupción

Tomado y traducido de la publicación del Instituto de Auditores Internos de Australia (The Institute of Internal
Auditors Australia - IIA)

El objetivo de esta guía es orientar a los auditores internos en aspectos clave para llevar a
cabo investigaciones de fraude y corrupción, lo que no reemplaza la capacitación formal o
la asesoría profesional y legal.

A los auditores internos se les pide con frecuencia que investiguen denuncias de fraude y
corrupción para evaluar si se requiere una investigación formal, así como también se
solicita ayudar en investigaciones llevadas a cabo por contadores forenses o por las
autoridades policiales, por lo cual, es necesario que los auditores internos tengan el
conocimiento suficiente para evaluar el riesgo de fraude y la forma en que la organización
lo maneja. Esto, ocurre porque en muchas organizaciones, a la Auditoría Interna se le
asignan investigaciones de fraude cuando existe otra área de la organización para hacer
esa tarea.

Sin embargo, no siempre los auditores internos poseen el conocimiento y las habilidades
necesarias para efectuar investigaciones de fraude exitosas corriendo el riesgo de
comprometer dichas investigaciones por desconocer los protocolos de la investigación.
Por lo que es muy recomendable que los auditores internos reciban capacitación, por
parte de expertos en técnicas de investigación, para detectar las “señales de alerta de
fraude” y así garantizar que la evidencia no se vea comprometida en caso de que se
descubra un presunto fraude durante una auditoría.

La investigación del fraude y la corrupción requiere una metodología y unas técnicas

específicas, pero en esta publicación solamente se proporcionarán unas pautas para
ayudar a los auditores internos a emprender este tipo de investigaciones, debido a que
son un componente esencial de cualquier estrategia para gestionar eficazmente los
riesgos asociados con el fraude y la corrupción.

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Deberes y responsabilidades de los investigadores

Los investigadores deben tener claro sus derechos al realizar investigaciones y deben
estar al tanto de cualquier protocolo dentro de la organización con respecto a la
realización de investigaciones. En las investigaciones disciplinarias, deben respetarse los
principios de justicia natural o de la equidad procesal, que incluyen dar al investigado la
oportunidad de ser escuchado respecto a todas las acusaciones que pesen sobre él.

Los investigadores deben ser imparciales. Esto incluye recopilar toda la evidencia
relevante, incluida la evidencia de respalde la inocencia del investigado. En la realización
de una investigación toda la evidencia recolectada debe documentarse minuciosamente,
como por ejemplo, las denuncias presentadas en sus respectivos formatos, las
grabaciones de las entrevistas realizadas, las actas firmadas con el contenido transcrito
de dichas entrevistas, las evidencias electrónicas, la cadena de custodia y
almacenamiento de las evidencias, etc.

Las investigaciones deben estar bien documentadas ya que los soportes escritos sobre
cómo se planeó y condujo una investigación, generalmente, serán más creíbles para un
tribunal o para un revisor, que un testimonio oral. Las investigaciones deben realizarse de
manera oportuna y deben cumplir con toda la legislación pertinente.

Realización de investigaciones de fraude y corrupción

Las etapas típicas de una investigación de fraude y corrupción son:

a) Recepción y registro de denuncias e) Recolección de evidencias

b) Evaluación inicial f) Evaluación de la evidencia
c) Informes iniciales g) Informar los hallazgos
d) Planificación h) Preparación de un informe policial

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Recepción y registro de denuncias

Se deben establecer procedimientos para denunciar sospechas de fraude y corrupción,

dichos procedimientos deben comunicarse masivamente al interior de las organizaciones
de manera que las personas que puedan tener conocimiento o sospechas de conductas
fraudulentas o corruptas tengan claros dichos procedimientos para presentar sus
denuncias o acusaciones.

Cuando se reciben acusaciones o denuncias, deben documentarse de forma completa y

precisa, tomando notas de las entrevistas tanto presenciales como telefónicas, de modo
que se documenten los contenidos y las circunstancias que rodean cualquier informe. Así
mismo deben preservarse las cadenas de correo electrónico y otras comunicaciones de
las redes sociales que contengan esas acusaciones o denuncias.

Evaluación inicial

Para realizar la evaluación inicial se deben enumerar las acusaciones y dividir cada una
en los elementos que la componen, por ejemplo, en una acusación de conflicto de
intereses la persona que es acusada de tener ese conflicto no siguió los procedimientos
establecidos para cuando se presentan este tipo de situaciones, sabiendo que debía
seguir dichos procedimientos y posiblemente favoreció indebidamente un interés
personal.

Adicionalmente, es necesario evaluar si alguna legislación en particular es relevante para

el tema de la acusación y cuáles son las implicaciones de esa legislación. Los ejemplos
incluyen la:

➢ Legislación penal que puede requerir la aplicación de protocolos de evidencias más

estrictos.
➢ Legislación sobre divulgar temas de interés público que pueden requerir protección
adicional para el informante.

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En la evaluación inicial se debe considerar si ha habido:

➢ Acusaciones similares en el pasado

➢ Pronunciamientos y perspectivas de los reguladores
➢ Posibles implicaciones operativas y estratégicas
➢ Referencias externas recibidas
➢ Recursos de investigación disponibles
➢ Factores de tiempo y riesgos relevantes

La evaluación inicial debe determinar si es mejor:

➢ Realizar la investigación internamente

➢ Remitir la investigación una autoridad investigadora
➢ Contratar a un consultor investigador
➢ Hacer que los abogados se encarguen de la investigación
➢ Alguna combinación de las opciones anteriores

Informes iniciales

En cumplimiento de los requisitos legislativos, reglamentarios, contractuales, o de los

protocolos establecidos en la organización, puede ser necesario informar inmediatamente
el asunto de la investigación o la denuncia a:

➢ Organismos reguladores
➢ Entes de vigilancia y control
➢ Fuerzas del orden público
➢ Aseguradoras

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Planificación

Generalmente, en las investigaciones de fraude y corrupción, se debe planificar para:

➢ Recopilar toda evidencia que abarque lo que realmente ocurrió.

➢ Si el hecho denunciado atenta contra las reglas, normas y/o leyes.
➢ Si los investigados sabían, o deberían haber sabido, que esa conducta estaba
prohibida.

➢ Garantizar que abarque cada elemento de la acusación de manera que conlleve al

cumplimiento de cualquier obligación legislativa o de otras normas para proteger a los
denunciantes.

Recolección de evidencias

Un principio general es recopilar todas las evidencias relevantes disponibles, de una

manera que sea más probable que mejore la admisibilidad de esas pruebas ante un
tribunal, para lo cual se presentan las siguientes recomendaciones:

➢ Si se intuye que habrá un litigio o juicio, la evidencia recopilada debe estar de acuerdo
con la normativa existente de recolección, custodia, almacenamiento y presentación
de evidencias que se aplican a esa jurisdicción.

➢ La cadena o continuidad de la posesión de las evidencias, debe documentarse cuando

corresponda, para que el investigador pueda demostrarle al tribunal que la evidencia
recopilada es la misma que se está presentando. Esto se hace a través de
procedimientos como:
o Conservar el recibo original para cada evidencia.
o Mantener un registro de transferencia de pruebas, que documente la recopilación
de cada pieza de evidencia, etiquetada y almacenada de manera segura.

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➢ Al recolectar evidencia electrónica es aconsejable obtener el asesoramiento o los
servicios de un profesional de Tecnologías de la Información Forense para asegurarse
de que la evidencia sea sólida y aceptable para un tribunal. Generalmente, el medio
original en el que se almacenan los datos no se utiliza para examinar la evidencia,
usualmente se crea una copia para ser la que se examina.

➢ Los documentos y las pruebas recopiladas deben conservarse adecuadamente, de

manera que si se utilizan resaltadores en algunas partes de un documento escrito o se
escriben anotaciones manuales debe hacerse en las copias y no en los documentos
originales.

➢ Las entrevistas deben realizarse de acuerdo con las políticas y prácticas de la

organización, y de una manera que pueda garantizar que la información obtenida sea
admisible en los tribunales.

➢ Es necesario entrevistar a los denunciantes, ya que esto ayuda a garantizar que se

obtenga la información completa asegurando que se está atendiendo su queja
seriamente.

➢ Es prudente realizar las entrevistas después de terminar la recolección de las

evidencias, para que las preguntas que se formulen tengan en cuenta las pruebas
recopiladas y que las respuestas correspondan con lo que demuestran las evidencias.

➢ Las entrevistas deben planificarse cuidadosamente para garantizar que toda la

información que se obtenga durante las mismas se recopile de una manera que
aumente la credibilidad.

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➢ La planificación de una entrevista debe incluir:

o Los temas que se abordarán

o El orden en que se tratarán los temas
o El orden de las preguntas
o La forma en que se formularán las preguntas importantes
o La evidencia que será presentada al entrevistado
o El conocimiento detallado de lo que han dicho otros entrevistados
o Que otras pruebas se han recopilado

➢ Es importante mantener registros de todas las entrevistas tomando una declaración

escrita del entrevistado que contiene toda la información pertinente, o elaborando un
registro escrito de la entrevista que debe estar en las palabras del entrevistado, al cual
se le debe pedir que firme la declaración, su firma debe ser atestiguada y fechada.

➢ Cuando se realizan grabaciones de video o de audio, debe hacerse con el

conocimiento y consentimiento del entrevistado, por lo que es necesario que en la
grabación quede el testimonio del entrevistado donde reconoce que es consciente de
que se está realizando dicha grabación, lo que evitaría posteriores acusaciones de
que las grabaciones se realizaron sin el consentimiento de los entrevistados.

➢ Si existen trámites requeridos por los protocolos de investigación de la organización,

se debe pedir a los entrevistados confirmar el cumplimiento de dichos protocolos y
debe quedar registro de esas confirmaciones.

➢ Es importante que no se ofrezcan incentivos, o amenazas a los testigos, para obtener

admisiones o confesiones.

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Evaluación de la evidencia

Los investigadores deben comprobar que todos los elementos de cada acusación hayan
sido debidamente cubiertos en la investigación, para lo cual, es necesario evaluar si se
identificaron deficiencias de los controles internos, especialmente en lo que respecta a los
procesos de recolección, conservación, almacenamiento y presentación de la evidencia;
determinando asi, cómo se podrían mejorar esos controles para evitar fallas similares en
el futuro.

Informar los hallazgos

El informe de la investigación debe redactarse en un formato de fácil entendimiento para

cualquier el lector y se debe tener en cuenta consideraciones relevantes como:

➢ El propósito del informe

➢ Quién puede acceder a él
➢ La protección para los denunciantes
➢ El trato justo de los encuestados

Los informes de investigación suelen incluir un resumen ejecutivo, antecedentes,

conclusión y recomendaciones. Para cada acusación, es importante incluir:

➢ Detalles de la acusación
➢ Evidencia relevante recolectada
➢ Evaluación de la evidencia
➢ Conclusión sobre la acusación

También se pueden incluir los anexos que brinden información útil al lector, es importante
considerar cuando se deban preparar informes especiales para entes reguladores,
organismos de seguimiento y control, aseguradoras y organismos anticorrupción.

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Preparación de un informe policial

Si se determina que ha cometido un delito y parece haber evidencia adecuada para

respaldar un juicio o una investigación adicional por parte de la policía, es necesario
preparar un informe policial, el cual debe detallar y enumerar las pruebas recopiladas y
debe brindar una descripción general de la investigación.

Conclusión

Los investigadores deben:

➢ Tener claro sus derechos al realizar investigaciones

➢ Estar al tanto de cualquier protocolo dentro de la organización con respecto a la
realización de investigaciones
➢ Cumplir con los requisitos externos
➢ Ser imparciales
➢ Documentar minuciosamente la realización de la investigación

Las investigaciones deben realizarse de manera oportuna y deben cumplir con toda la
legislación pertinente. Las etapas típicas de una investigación de fraude y corrupción son:

➢ Recibir y registrar las denuncias

➢ Realizar evaluaciones iniciales
➢ Elaborar informes iniciales
➢ Planificar la investigación
➢ Recopilar las pruebas
➢ Evaluar la evidencia
➢ Informar los hallazgos
➢ Preparar los informes policiales

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Aunque esta publicación brinda algunas pautas a los auditores internos y a los demás
profesionales que adelanten investigaciones por acusaciones de fraude y corrupción, es
muy importante obtener el adecuado asesoramiento profesional y legal para asi utilizar las
metodologías formales necesarias.

Antes de comenzar las investigaciones, los auditores internos deben comprender lo que
se requiere para que las investigaciones de denuncias de fraude y corrupción sean
exitosas, de modo que no corran el riesgo de comprometer dichas investigaciones por
desconocer los protocolos de investigación.

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