Manual de Tratamiento de Datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
DEL
CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL
El presente documento constituye las Políticas de Tratamiento de datos personales, por

medio del cual el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PH., Informa a los
titulares de los datos, las actividades de tratamiento de información, las finalidades
para las cuales utiliza sus datos, los derechos que le asisten y su forma de tratamiento.
Í N D I C E
PROLOGO
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I. DISPOSICIONES Y GENERALIDADES
1.1. ANTECEDENTES NORMATIVOS
1.2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
1.4. OBJETO
1.5. DEFINICIONES
1.6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1.6.1. Principios de acceso y circulación restringida
1.6.2. Principio de confidencialidad
1.6.3. Principio de finalidad
1.6.4. Principio de legalidad
1.6.5. Principio de libertad
1.6.6 Principio de seguridad
1.6.7. Principio de transparencia
1.6.8. Principio de veracidad o calidad
CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2.1. TRATAMIENTO
2.2. INFORMACIÓN PERSONAL ALMACENADA
2.3. USO DE INFORMACIÓN PERSONAL

2.4. DATOS SENSIBLES
2.5. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS
2.6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SEMIPRIVADOS Y PRIVADOS
2.7. TRATAMIENTO DE DATOS DE INFANTES Y ADOLESCENTES
2.8. TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS
2.8.1. Base de datos propietarios y residentes
2.8.2. Bases De Datos de empleados
2.8.3. Bases De Datos de Contratistas y Proveedores
2.8.4. Base de datos de Video de Vigilancia
2.8.5. Base de datos de fotografías y videos
2.8.6. Base de datos biométricos
2.8.7. Base de datos de visitantes
2.8.8. Base de datos en gestión del riesgo y emergencias
CAPITULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES
3.1. DEL DERECHO DE ACCESO
3.2. DEL DERECHO DE CONSULTA
3.3. DEL DERECHO A RECLAMAR
3.4. DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
3.5. DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
3.6. DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
3.7. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS
3.8. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

CAPITULO IV. DEBERES DE EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN
5.1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
5.1.2. Prueba de la autorización
5.1.3. Casos en que no se requiere autorización

5.1.4. Autorización especial
➢ Autorización
➢ Forma y mecanismos para otorgar la autorización
5.2. REGLAS GENERALES APLICABLES
CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS
DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y
RECOVAR LA AUTORIZACIÓN.
6.1. GENERALIDADES
6.2. PROCEDIMIENTOS
6.2.1. Consultas
6.2.2. Reclamos
CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA

AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SENDEROS DE FUNZA ETAPA II -PH
7.1. RESPONSABLES
7.2. ENCARGADOS
7.2.1. Encargados internos
7.2.2. Encargados externos

CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA
8.1. MARCO LEGAL
8.2. MODIFICACIONES E INFORMACIÓN DE CONTACTO
8.3. PROHIBICIONES ESPECIALES
8.4. AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES.
8.4.1. Política de protección de datos personales.
8.4.1. Conducta responsable
8.4.1. Relación de consumo
8.5. VIGENCIA
8.5.1 Vigencia Base de las Bases de Datos
8.5.2 Vigencia Base de las Bases de Datos
8.6. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
8.7. NO OBLIGACIÓN DE INSCRIBIR BASE DE DATOS ANTE LA

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
8.8. CONTROL DE CAMBIOS

ANEXOS
➢ AVISOS DE PRIVACIDAD
➢ FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE CAPTURA DE DATOS SENSIBLES Y
OTROS (BIOMETRÍA, VIDEOS, ETC.) RESIDENTES.
OTROS PERSONAL EN GEN ERAL.
OTROS PARA EMPLEADOS FORMATO PARA EL CONTROL DE
TEMPERATURA POR COVID 19 RESIDENTES.
➢ FORMATO PARA EL TRATAMIENTO USO DE DATOS PERSONALES DE
INFANTES Y ADOLESCENTES.
➢ FORMATO PARA EL CONTROL DE TEMPERATURA POR COVID 19
EMPLEADOS FORMATO PARA EL CONTROL DE TEMPERATURA POR
COVID 19 PROVEEDORES FORMATO PARA EL CONTROL DE LAVADO DE
MANOS
PROLOGO
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y
los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el
artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información
consagrado en el artículo 20 de la misma.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley, son aplicables a los

datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles
de tratamiento de datos por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, siendo estos de naturaleza pública o
privada.
Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, se debe regir por el
régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos
reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley,
el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, adopta este manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la
atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
INTRODUCCIÓN
El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,

es una entidad privada sin ánimo de lucro, constituida como persona jurídica, según la Ley
675 del 2001, la propiedad horizontal una vez constituida legalmente, da origen a una
persona jurídica, de naturaleza civil, sin ánimo de lucro, cuyo objetivo es “administrar
correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés
común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir el manual de la
propiedad horizontal”.

ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las
condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el
tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y
procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus
funciones propias como Conjunto Cerrado tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir,
ceder o suprimir.
EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,

identificado en el NIT 901.094.986-8, está ubicado en la Diagonal 3 No 6 – 50 de Mosquera
- Cundinamarca, República de Colombia y para dar cumplimiento a lo establecido en la ley
relativa a la protección de datos personales, expide el siguiente manual para su adecuado
tratamiento, en cumplimiento de las normas legales y de la filosofía de la copropiedad.
Lo consignado en el presente manual constituye una clara aplicación de la normatividad

relativa a la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención
recolectar exclusivamente la información suministrada voluntariamente por:
a) clientes potenciales y efectivos,
b) propietarios, poseedores y tenedores de bienes inmuebles,
c) interesados en tomar inmuebles en arrendamiento y/o espacios en concesión,
d) arrendatarios y concesionarios con sus respectivos fiadores y obligados solidarios,
e) contratantes, contratistas, empresarios, comerciantes, (vi) proveedores,
f) personal vinculado, empleados y exempleados de nuestra copropiedad,
g) dependientes y empleados de los comerciantes, propietarios y arrendatarios, entre

otros.
Al suministrar o enviar cualquier tipo de información personal, se entiende y se asume que

su titular ha aceptado que la misma sea utilizada de acuerdo con el presente manual. En el
evento que dicha información personal fuere utilizada para otros propósitos, ésta deberá
estar amparada dentro de las excepciones que prevé la normatividad, o deberá contar con
una autorización previa y expresa del titular de dicha información.
CAPITULO I.
DISPOSICIONES Y GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES NORMATIVOS
1.1.1 Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de
datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y
circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la
Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas,
una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella
señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la
correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con
aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de
las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno
rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los
funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta
gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. Para efectos
tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado,
podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en
los términos que señale la ley”.1
1.1.2 Artículo 20. de la Constitución Política de Colombia.
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,

la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación
masiva. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.2
1.1.3 Artículo 1 de la Ley 1266 de 2008, referente al objeto.
“La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales
relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se
refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información
1 Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

2 Artículo 20. de la Constitución Política de Colombia
establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la
información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros
países”.3
1.1.4 Artículo 2 de la Ley 1266 de 2008, referente al Ámbito de aplicación
“La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco
de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada”.
1.1.5 Ley 1581 de 2012
“La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el
derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
1.1.6 Artículo 1 del Decreto Reglamentario 1727 de 2009, referente al incumplimiento

de las obligaciones por fuerza mayor.
“En el evento en que el incumplimiento de la(s) obligación(es) dineraria(s) a cargo de un

titular de información se origine en una situación de fuerza mayor causada por el secuestro,
la desaparición o el desplazamiento forzados de dicho titular, este tendrá derecho a que el
incumplimiento no se refleje como información negativa en su reporte.
El titular o las personas con las cuales tenga parentesco hasta el cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, o con quien esté ligado por matrimonio
o unión permanente, según sea el caso, podrán solicitar la actualización del reporte ante
los operadores de información, observando el procedimiento previsto en el numeral II del
artículo 16 de la Ley 1266 de 2008.
En el caso de que el titular se encuentre secuestrado, deberá allegarse al operador, la

certificación judicial de la que trata el artículo 5° de la Ley 986 de 2005.
Si el titular ha sido desplazado forzosamente, deberá acreditarse ante el operador de la

información, la inscripción en el Registro Único de Población Desplazada (RUPD),
administrado por la Agencia PCerrado para la Acción Social y la Cooperación Internacional
o la entidad que haga sus veces.
Las condiciones de víctima de secuestro, desaparición forzosa o la condición de

desplazamiento forzado también podrán ser acreditadas por otros medios, tales como una
certificación expedida por la Fiscalía General de la Nación, o quien haga sus veces, de la
denuncia formalmente presentada del secuestro o de la desaparición forzada.
En todo caso, los documentos que se alleguen al operador deberán contener la

identificación de la persona víctima del secuestro o desaparición forzada, nombres
completos y documento de identidad, así como la fecha probable de ocurrencia del hecho.
Cuando la solicitud cumpla con los requisitos legales, los operadores procederán de la
3
Artículo 1 de la Ley 1266 de 2008
siguiente manera, según el caso:
a) Actualización del reporte de titulares secuestrados o desaparecidos

forzosamente. Los operadores deberán "inactivar “u "ocultar “toda la información comercial
y crediticia del titular (positiva y negativa) de manera que los usuarios no puedan tener
acceso a ella.
El operador volverá a reflejar la información del titular cuando le sea acreditada la cesación
del hecho. En todo caso, solamente podrá volver a incluir los datos negativos de la persona
víctima de secuestro una vez haya transcurrido el término previsto en el inciso primero del
b) Actualización del reporte de titulares desplazados forzosamente. Los operadores

deberán eliminar del reporte del titular las obligaciones dinerarias vigentes cuyo
incumplimiento se haya causado a partir de la fecha en que se produjo el desplazamiento y
con ocasión de dicha situación. Los reportes de las obligaciones dinerarias que se
adquieran con posterioridad a dicha fecha, se ajustarán a las disposiciones previstas en la
Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios”.
1.1.7 Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
“El presente Decreto tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por
la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
1.2 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
• Nombre de la copropiedad: CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO

- PROPIEDAD HORIZONTAL, se constituye como una copropiedad colombiana, con
el objeto social de vivienda familiar.
• Domicilio: Diagonal 3 No 6 – 50 de Mosquera - Cundinamarca.
• NIT 901.094.986-8
• Email:[email protected]
• Teléfono:
• Celular: 311 2810273
1.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las políticas y procedimientos contenidos en este documento serán aplicables a los datos
de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de
tratamiento por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL,
Estas políticas son de carácter obligatorio para el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, en calidad de responsable del
Tratamiento de Datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos
personales por cuenta del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases
de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del
Tratamiento.
1.4 OBJETO
Este reglamento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo,

suministro y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la copropiedad
CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, a
fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo
establecido en la misma ley.
1.5 DEFINICIONES
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581
de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas
data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el
tratamiento de datos personales.
a) Autorización: Consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular

para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
b) Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectúe
cualquier solicitud, trámite o consulta ante el centro comercial, por cuenta de quien
autoriza.
c) Base de datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita
el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma
o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
d) Cliente: Persona natural que accede a los servicios ofrecidos por los propietarios o
inmobiliarias, en calidad de visitante, en las zonas comunes que pertenecen a la
propiedad horizontal.
e) Dato biométrico: son aquellos datos personales que informan sobre determinados
aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, o por medios técnicos
automatizados específicos permiten distinguir las singularidades que identifican o
reconocen a una persona. Estos se dividen en datos i) biométricos fisiológicos, que son
aquellos derivados de la medida de una parte de la anatomía de una persona; por
ejemplo: la huella dactilar, rostro, retina; y ii) los datos biométricos del comportamiento,
como son la voz, o la firma.
f) Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté
contenida en un registro individual o que esté vinculada a la identificación del Titular.
g) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
h) Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas:

➢ Libros de los propietarios,
➢ datos contenidos en documentos privados,
➢ gustos o datos de contacto personal.
i) Dato público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución.
Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión,
su calidad de comerciante o servidor público. Es el dato que no sea semiprivado,
privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en:
➢ registros públicos,
➢ documentos públicos,
➢ gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.
j) Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, Interesan a

cierto sector o grupo de personas:
➢ datos financieros o crediticios,
➢ académicos,
➢ laborales, etc.
k) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a
la vida sexual, y los datos biométricos.
l) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento. Vale la pena aclarar que, para efectos de la normativa
sobre protección de datos personales, el encargado del tratamiento es un tercero, ajeno
a la empresa. Por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la
organización es quien administra la base de datos, este último no es un encargado del
tratamiento en los términos de la ley. Se aclara que no necesariamente se debe tener
un encargado del tratamiento.
m) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
n) Tratamiento de Datos: El tratamiento de los datos es cualquier operación o conjunto
de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión, entre otros.
o) Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o

indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física,
fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se
considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades
desproporcionados.
p) Persona o área responsable de la gestión de consultas y reclamos: Persona(s) que

han sido designadas internamente por el representante legal del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, para ejercer
de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos
que los titulares formulen.
q) Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, con medios
humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte
de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato. Cuando un proveedor sea
persona jurídica y a su vez, este contrate a personal para desarrollar el proyecto
encomendado, la responsabilidad de solicitar la autorización del tratamiento de datos
será del proveedor. Para los efectos del tratamiento de información, el proveedor
entrega sus datos personales para que sean administrados por el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL
r) Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización
en los casos establecidos en la ley.
s) Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que
decide sobre la administración de las bases de datos y la gestión de los datos
personales.
t) Servicios especiales: Servicios ofrecidos por el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, que buscan brindar una
experiencia de comodidad y entretenimiento a sus visitantes y clientes, cuyo acceso
requiere eventualmente el suministro de información personal para el registro e
inscripción de los interesados.
u) Titular del dato: Persona natural que ostenta la titularidad y propiedad de los datos
sobre los cuales CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, realiza cualquier tipo de tratamiento.
v) Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra

vinculado al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL.
w) Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado

desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o
fuera del país (transferencia internacional).
x) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional)
y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
responsable.
y) Tratamiento: Cualquier operación física o procedimiento técnico, sea o no
automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y
supresión.
1.6 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales
constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento
e intercambio, de datos personales:
1.6.1. Principio de acceso y circulación restringida.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos

personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este
sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros
autorizados. Para estos propósitos, la obligación del CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, será de medio y no de resultado.
1.6.2 Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan
la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente

confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o
de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones. Todas las
personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la
administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u
otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal
compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
1.6.3. Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL

CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL Obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,
o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
1.6.4. Principio de legalidad
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los
procesos de negocios y destinatarios de este manual deben sujetarse a lo dispuesto en
este.
1.6.5. Principio de libertad

puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases
de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los
registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública
o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y
para la investigación).
En los demás casos, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
1.6.6. Principio de seguridad

como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
1.6.7. Principio de transparencia

garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en
cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos del Conjunto, bajo
los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este
principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén
por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada
Ley.
1.6.8. Principio de veracidad o calidad

garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes
de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas,
exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los
diferentes registros, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando
eximida de cualquier tipo de responsabilidad el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, frente a su calidad.
CAPITULO II.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2.1 TRATAMIENTO
2.1.1 Captura de información personal de los titulares:
La información personal es recibida directamente en las siguientes condiciones:
a) Registro ante la administración de todos los residentes del CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL-
b) Registro de visitantes, domiciliarios y operarios de empresas al ingreso a las

instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL,
c) Procedentes del Circuito Cerrado de Televisión CCTV.
2.2 INFORMACIÓN PERSONAL ALMACENADA
Los tipos de datos almacenados varían dependiendo de la relación del usuario con el
CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, y
los servicios y beneficios ofrecidos, como se indica a continuación:
2.2.1 Si Usted es Copropietario y/o Residente del CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, necesitamos capturar datos
personales, como:
a) Nombre
b) Documento de identificación
c) Dirección
d) Números telefónico
e) Dirección de correo electrónico
f) Firma
g) Fotografía
h) Huella
i) Placas del vehículo
2.2.2 Si Usted es Visitante de un residente del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA

DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, requerimos que nos suministre datos
personales, como:
a) Nombre
c) Dirección
d) Números telefónico
f) Fotografía
g) Huella
h) Placas del vehículo (si aplica)
i) Torre y apartamento donde se dirige.
2.2.3 Si Usted es Empleado del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, requerimos que nos suministre datos personales, como:
a) Nombre
c) Fotografía
d) Huella
e) Placas del vehículo en el que ingresa (si aplica)
f) Información relativa a la afiliación a Seguridad Social en Salud
g) Información relativa a salud
2.2.4 Si Usted es Proveedor del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, requerimos que nos suministre datos personales, como:
a) Nombre o Razón Social
c) Dirección
d) Número telefónico
f) Número de cuenta bancaria
En el momento en que Usted nos otorga su consentimiento, ya sea de forma verbal, escrita
o mediante actos inequívocos, nos concede la facultad para efectuar un tratamiento a sus
datos personales, en los términos que Usted autorice.
Así, garantizamos que su información no tendrá usos distintos a los previamente acordados.
2.3 USO DE INFORMACIÓN PERSONAL

puede utilizar su información personal para una variedad de propósitos en relación con los
servicios y beneficios ofrecidos, dentro de los que se encuentran los siguientes:
a) Permitir el acceso a las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL

CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,
b) Gestionar y realizar las transacciones que, como Copropietario, Residente, visitante de

residente o Proveedor del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, sean necesarias.
c) Suscribir, modificar y terminar las relaciones contractuales que sean necesarias con los
Copropietarios, Residente y Proveedores; así como también gestionar y hacerle
seguimiento a todos los contratos que hayan sido suscritos y se encuentren vigentes.
d)Gestión, control y trazabilidad de las operaciones que se realicen con ocasión al

cumplimiento del objeto social del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL.
e) Establecer un canal de comunicación con Usted a fin de informarle las novedades con
respecto a los servicios y beneficios ofrecidos que puedan ocurrir.
f) Gestión, control y custodia de toda la información relacionada con copropietarios,

residentes, proveedores y empleados del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,

no proporciona información personal sin su consentimiento, sin embargo, el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, podría poner en
circulación su información personal para uso por parte de terceros, contratistas y
proveedores de servicios, que nos ayuden a proporcionarle un mejor servicio.
2.4 DATOS SENSIBLES

restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y
solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales,
apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles,
salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar la autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio
o defensa de un derecho en un proceso judicial;
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco
de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es
decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no
se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, cumple con las siguientes obligaciones:
a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la

autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto
de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el
consentimiento expreso.
c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles

(salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así miso el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles
está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b. Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o

cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa
o sindical.
e. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un

derecho en un proceso judicial.
f. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este

caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
2.5 TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS
Tal como su nombre lo indica, este tipo de datos es de carácter público y no representa un
riesgo el tratamiento de los mismos sin autorización por parte de CONJUNTO
Estos datos deben ser tratados conforme a lo indicado en el principio de acceso y circulación
restringida, su acceso debe ser controlado y restringido por quien ostenta las veces de
responsable del tratamiento. Es así como se debe tener en cuenta que por el hecho de ser
datos públicos no sugiere que su disponibilidad sea de fácil acceso o masiva.
Se debe tener en cuenta conforme a dicho principio de acceso y circulación restringida, los
datos no podrán estar ponerse a disposición del público en general, disponibles en internet,
ni divulgados en medios de comunicación masiva. Su acceso siempre debe ser controlado
y restringido por quien ostenta las veces de responsable del tratamiento, es decir el
representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
2.6 TRATAMIENTO DE LOS DATOS SEMIPRIVADOS Y PRIVADOS
Los datos privados y semiprivados que se traten al interior del CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, deberán ser tratados conforme
a las finalidades para las cuales se captaron conforme a lo estipulado en el aviso de
privacidad de la asociación.
2.7 TRATAMIENTO DE DATOS DE INFANTES Y ADOLESCENTES
El Tratamiento de datos personales de infantes y adolescentes está proscrito excepto,

cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el
artículo 7 de la ley 1581 de 2012 en concordancia con la ley 1098 de 2006 (Ley de infancia
y adolescencia), y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y
requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o
adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de

niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin
deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el
presente decreto.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento
de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en
la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45

y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los
menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben
ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de
la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al
momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
2.8 TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos sobre las cuales el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, actúa como responsable del tratamiento se han
clasificado de la siguiente manera:
2.8.1. Bases De Datos Propietarios Y Residentes
Los Datos Personales de los propietarios y arrendatarios del CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, serán recopilados, usados,
almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos con las siguientes finalidades,
según aplique:
a) Atender los lineamientos de la Ley 675 de 2001 que regula la Propiedad Horizontal.
b) Realizar citaciones para la realización de Asambleas Generales tanto Ordinarias como
Extraordinarias.
c) Para el cobro de las cuotas de administración y los arrendamientos de las áreas comunes.
d) Para contactar en caso de emergencia por hechos ocurridos en las áreas comunes o en
las privadas de su competencia.
e) Para cumplir con las solicitudes de las autoridades competentes como Policía,
Alcaldía, Sanidad y DIAN, entre otras.
f) Para informar sobre anomalías en las unidades privadas a su cargo.
g) Para difundir información de interés general a través de canales como el correo
electrónico, grupos de WhatsApp o mensajes de texto.
h) Para iniciar procesos jurídicos por falta de pago de las expensas comunes o la cesión
o arrendamiento de las áreas comunes.
i) Realización de pagos electrónicos a través de la página Web del Conjunto.
j) Hacer uso de las áreas comunes y las actividades desarrolladas en ellas como clases
de gimnasio, música y otras.
En todo caso se entiende que para que el Equipo de Administración, Contaduría, Revisoría
fiscal y Asesoría legal del Conjunto pueda cumplir con los fines administrativos y contables
previstos por la ley, se hace necesario que el personal que labora y asesora en estas áreas,
tenga acceso a la información de los copropietarios y arrendatarios quienes cancelan las
cuotas de administración y arrendamientos con los que se sufragan los costos de la
copropiedad y quienes por ende deben ser contactados ante eventuales necesidades del
CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,
como también para el cumplimiento de los fines legales, tales como la Asistencia a la
Asamblea Copropietarios y la Conformación del Libro de Registro de Propietarios y
Arrendatarios.
Así mismo deberán tener acceso a la información de proveedores, contratistas y asesores

de todas las áreas, para verificar la correcta ejecución de los objetos contractuales y, en
consecuencia, gestionar los respectivos pagos, solicitar las garantías y los mantenimientos
necesarios.
2.8.2. Bases De Datos De Empleados

recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la
compañía como de reserva, y solo serán revelados por la copropiedad con la expresa
autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados del
serán:
a) Adelantar procesos de selección y contratación de nuevo personal.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los
empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
d) Fines estadísticos o históricos.
e) Cumplir con las obligaciones impuestas al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA

DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, como empleador, en relación con las normas
de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST).
f) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores de sus compañías; g)
Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
h) Contactar en casos de emergencia
i) Consultar memorandos o llamados de atención.
Así mismo el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del
proceso de selección de sus empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada
uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la
finalidad de administrar la relación contractual entre el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, y el empleado.
Terminada la relación laboral, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, procederá a almacenar todos los datos personales que haya
obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación
laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y
niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de
carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte
(20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
2.8.3. Bases De Datos De Contratistas Y Proveedores

recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos
la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la
copropiedad con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores del
serán:
a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas

precontractual, contractual y pos contractual.
b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por
los propios proveedores.

solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no
excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya
lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte del
tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los
empleados; es decir, una vez verificado este requisito, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, devolverá tal información al
proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo
que la persona sea proveedor de la copropiedad y cinco (5) años más contados a partir de
su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen
necesario el manejo de la información.
De otra parte y en desarrollo de lo anterior, la recolección de datos por parte del

contará con la siguiente información para cumplir las finalidades ya mencionadas:
➢ SYSCO (Sistema de información contable): Es un Sistema de Computación de

Propiedad Horizontal, que procesa y almacena información contable bajo un contrato de
registro de datos personales con la firma ADMIDSYS SAS, regida por su Política General
de Protección de Datos Personales, contenida en su página web: www.admidsys.com,
donde podrá ser consultada por los titulares en caso de tener dudas e inquietudes sobre el
tratamiento de sus datos. El sistema mencionado maneja la información de Propietarios,
Arrendatarios, Proveedores y Contratistas, para cada una de las personas naturales
registradas en el sistema (bien sea en nombre propio o como representante legal de una
persona jurídica), la información solicitada es la siguiente: Tipo de Identificación, Número
de identificación, Nombres y Apellidos, Dirección y Correo Electrónico. Resaltamos que esta
información es exclusivamente para uso contable. En el caso de los proveedores o
contratistas, se registra Nit o número de cédula, nombre o razón social, teléfono o celular,
dirección y correo electrónico.
➢Libro de propietarios y arrendatarios: En cumplimiento del numeral 2 del artículo 51 de
la Ley 675 de 2001 y bajo los lineamientos de la Ley 1581 de 2012, la copropiedad lleva el
libro de registro de propietarios y arrendatarios que contiene los datos personales y de
contacto de los propietarios y residentes, libro que se actualiza con base en la información
contenida en el formato de actualización de datos de la copropiedad.
➢ Formato de Actualización de Datos: Para mantener actualizado el libro de propietarios

y arrendatarios, se solicita que por cada unidad se diligencia un formato que requiere la
siguiente información: No. Unidad, Teléfono, Datos de Propietarios (nombre, documento de
identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y
edades de estos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números de
parqueadero y depósitos asignados), Datos de Arrendatarios (nombre, documento de
identificación, correo electrónico, celular, profesión, número de hijos con los nombres y
edades de los mismos, número de adultos mayores con sus nombres y edades, números
de parqueadero y depósitos asignados), Datos de Vehículos y Motos (Marca, Placa), Datos
de Bicicletas (cantidad y descripción), Mascotas (clase de animal, cantidad, raza,
información de vacunas e indicación de cuidador), Datos de Empleadas (nombre, número
de identificación, teléfono, celular y días de ingreso), Contacto de Emergencia para la
Unidad (nombre, teléfono y celular). La anterior información se solicita, además, con el fin
de preservar la seguridad de los propietarios, arrendatarios, residentes y visitantes y
además para proceder en caso de emergencia.
➢ Datos de delegados: Se maneja una base de datos en Excel que contiene la siguiente
información de los delegados que representan a los propietarios (uno por cada entrada de
acuerdo con lo previsto en el Reglamento de Propiedad Horizontal): nombre, número de
identificación, teléfono, dirección y correo electrónico. Esta información es requerida para
las citaciones de estos a las Asambleas de Copropietarios, tanto ordinarias como
extraordinarias.
➢ Carpeta de Apartamentos: Para llevar un control detallado de la gestión realizada y del

comportamiento de cada apartamento, el Conjunto conserva una carpeta por cada unidad
privada, en la cual se conserva entre otra, la siguiente información personal: certificado de
libertad y tradición, así como correspondencia general.
➢ Vehículos: Se diligencia un archivo Excel para efectos de control de ingreso, en el que

se conserva la siguiente información: placa, tipo de vehículo, nombre del propietario de este
y número de apartamento. De este documento se entrega una copia a la vigilancia.
➢Datos de arrendatarios: Se maneja una base de datos en Excel que contiene la

información de arrendatarios de zonas comunes y mensualidades de parqueaderos, la cual
contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, correo y
dirección física. Esta misma información está respaldada físicamente en las carpetas
denominadas “CONTRATOS PARQUEADEROS Y ZONAS COMUNES”:
➢ Empleados: El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, si tuviera empleados, conservará en carpetas físicas individuales para cada
empleado, la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, dirección,
correo electrónico, celular, RH, beneficiarios (nombre, teléfono, registro civil en caso de
menores, tarjetas de identidad y certificados escolares), así mismo, afiliaciones a EPS, AFP,
ARL y caja de compensación.
Como quiera que en esta información pueden existir datos sensibles, en el caso puntual de
los datos correspondientes a los menores de edad, se solicita al responsable legal de los
mismos la autorización para su tratamiento, bajo el entendido que el mismo es necesario
para cumplir fines mayores como el de la salud y la recreación. De esta misma información
se guarda una copia parcial en una base de datos en Excel que contiene los siguientes
datos personales: nombre, número de identificación, dirección y EPS, datos que también
están contenidos en el sistema contable SISCO, para efectos de pago de nómina.
➢ Proveedores, Contratistas y Asesores: Cada proveedor, contratista o asesor, cuenta

con una carpeta que contiene los contratos, RUT y Certificado de Existencia y
Representación Legal, Cédula del Representante Legal, Certificación Bancaria, Hoja de
Vida para el caso de personas naturales y datos de contacto como teléfonos, direcciones y
correos electrónicos. En el caso que impliquen provisión de personal como aseo o
vigilancia, las empresas en cumplimiento de las disposiciones legales entregan copia de los
soportes de seguridad social de sus empleados, los cuales son verificados por el
para realizar el trámite de pagos, sin que ello implique que los mismos sean incluidos en
una base de datos.
Esta información la conserva la copropiedad con el fin de llevar estricto control de sus
compromisos contractuales, por lo que cada carpeta contiene la información de los
contratos firmados por el representante legal de la copropiedad (aseo, seguridad,
mantenimientos, asesorías, entre otros), en la cual se archivan los documentos
precontractuales, el texto del contrato y los soportes de la ejecución. Adicionalmente se
registran los datos del personal que acude a realizar los mantenimientos, tales como
nombre, número de identificación y teléfono de contacto.
➢ Contabilidad: Se tiene carpeta física con los recibos de caja, consignaciones, egresos
y soportes de estos (en algunos documentos puede haber información personal). Estas
carpetas con la contabilidad aprobada, se empastan y están en la biblioteca de la oficina de
administración. También se cuenta con los Tres (3) libros de contabilidad estipulados por la
Ley 675 de 2001 atinente a la Propiedad Horizontal, Libro de actas de consejo, Libro de
actas de asamblea y libro de registro de propietarios y residentes (mencionado
previamente), así como los tres (3) libros avalados por la DIAN, Mayor y balances,
Inventarios, Diarios.
➢ Seguros: Se tiene almacenamiento físico en carpetas y digital con información acerca de

los avalúos y pólizas de las áreas comunes de la copropiedad.
➢Documentos Generales: Se tiene un archivo físico que contiene comunicaciones y

documentos provenientes de autoridades competentes como la Alcaldía y de los bancos
(extractos). En algunos de estos documentos puede haber información personal.
➢ PQRS: Se encuentra en digital mediante la trazabilidad de correos electrónicos, página

del conjunto y en físico con el almacenamiento de la siguiente información:
a) Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y

apellidos, tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma
cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para
adjuntar soportes y/o documentos.
Y en físico mediante el formato que contiene la siguiente información:
b) Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y

apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma
cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar
soportes y/o documentos. Las reclamaciones de cada una de las unidades se
conservan en su propia carpeta, en la que puede existir información referente a
eventuales procesos jurídicos, tutelas, querellas o similares, donde se archiva desde
la primera comunicación hasta el cierre del mismo caso
➢Archivo Muerto: Como quiera que puede haber información personal a la que ya no se
le está dando uso pero que se conserva con fines históricos o para posteriores consultas,
la copropiedad realiza almacenamiento de esta en unos muebles auxiliares existentes en
el Conjunto a los cuales se accede solo a través de llaves que controla la administración y
que contienen el archivo en desuso de la copropiedad.
a) Minutas: El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, cuenta con la siguiente minuta operada por el personal de seguridad
denominada
b) Visitantes Vehiculares: Se incluye la siguiente información: fecha, hora, nombre del

visitante, unidad a la que se dirige, placa del vehículo y nombre del guarda que
autoriza el ingreso.
c) Minuta de Servicio: se registran datos de los visitantes peatonales que incluyen los
siguientes datos: fecha, hora, nombre, documento de identificación, nombre de la
persona que autoriza y nombre del guarda. Así mismo en esta minuta se registran
novedades sobre el puesto y pueden incluir datos personales.
d) Informes: En razón a la gestión desplegada por los diferentes órganos de

administración, se realizan y conservan archivos elaborados por el administrador, el
contador, el revisor fiscal y el veedor, los cuales podrían contener información
personal como nombres y cédulas.
e) Correo Electrónico: A través de este medio, los propietarios, arrendatarios,

proveedores, visitantes u otros interesados, dirigen solicitudes a la administración, las
cuales son respondidas por este mismo medio, razón por la cual puede contener datos
personales de quienes radican la solicitud o sobre la persona sobre la cual
eventualmente puede versar la PQRS.
f) Procesos Jurídicos: La copropiedad cuenta con un archivo de los procesos jurídicos

que se adelantan contra copropietarios, arrendatarios, proveedores, contratistas u
otros, en el que reposa información personal de los demandados como nombres y
apellidos, documento de identificación y dirección de notificación. Así mismo reposan
datos personales del apoderado del proceso, que contienen los siguientes datos:
nombres y apellidos, documento de identificación, número de tarjeta profesional y
datos de contacto como teléfono y dirección.
g) Actas del Comité de Convivencia: La copropiedad conserva las actas, en las cuales
pueden constar nombres y cédulas de las personas (arrendatarios o propietarios)
cuya problemática se trata.
h) SG – SST: En cumplimiento de la normatividad del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal del CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, realiza almacenamiento
de información en digital y en físico de documentos tales como planillas, formatos,
entre otros.
i) CCTV: Por razones de seguridad, el CCTV captura imágenes y videos de las

instalaciones y del personal que recorre las mismas, como visitantes, empleados,
residentes o contratistas. Las zonas videograbadas se encuentran debidamente
señalizadas y las grabaciones se conservan en los DVR de la copropiedad bajo
condiciones de seguridad y protocolos que serán descritos en el Manual Interno de
Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales.
j) Página Web: Para realizar procesos de gestión y la difusión de los eventos realizado
por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, y proporcionar información a los interesados de datos de contacto y
realización de pagos electrónicos, se realizan publicaciones en la página Web de la
copropiedad, las cuales incluyen datos de eventos, información general, imágenes o
videos (las cuales deberán contar con la debida autorización para su uso por parte
de sus titulares o responsables) y un formulario de contáctenos en el que se recolecta
la siguiente información (nombre, correo electrónico, teléfono de contacto y mensaje
dirigido al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL,).
k) Listado de Infantes y adolescentes para Eventos: Cuando el Conjunto realiza

eventos especiales para los menores de edad, en fechas especiales como el día del
niño, Halloween o novenas, toma un censo de los menores que asistirán, recaudando
de cada uno de ellos nombre, edad, dirección, teléfono y nombre del acudiente. Para
la recolección de esta información que incluye datos biométricos como toma de fotos
y videos para inclusión en la página Web e informes de gestión, se contará con la
autorización del mayor responsable del niño.
2.8.4. Bases De Datos De Video Vigilancia

recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena
en una base de datos la cual es calificada por la copropiedad como de reserva, y solo será
revelada por la copropiedad con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las
Cámaras de Vigilancia del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, serán:
a) Garantizar la seguridad en la copropiedad.
b)Permitir ambientes de esparcimiento adecuados para el desarrollo seguro de la convivencia.

c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones
de la copropiedad. Para cumplir con el deber de información que le corresponde al
como administrador de datos personales, la copropiedad implementará Avisos de
Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen
tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta
(30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
2.8.5. Bases de Datos de Fotografías y Videos.
Durante la realización de eventos, actividades y festividades, CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, en sus instalaciones internas y
alrededores, podrá realizar toma de imágenes por medio de cámaras fotográficas o
filmadoras, con la finalidad de conservar los registros de estos y poder emplearlas informes,
redes sociales, sitio web, o cualquier otro medio de difusión físico o virtual que permita
publicitar al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, para venta, arriendo o los fines comerciales y publicitarios que este
requiera.
Ante tal hecho, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, publicará estratégicamente a sus visitantes el “Aviso de Privacidad” y
ubicará etiquetas en el interior de la copropiedad para su fácil visualización.
También podrá solicitar la autorización de manera individual, donde se informe a los titulares
sobre las operaciones de registro, captura, grabación que se vayan a efectuar; obteniendo
de esta manera el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en
fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones de videos, y material en
audios, con la intención de reproducirlos o publicarlos en medio físico, electrónico, óptico o
magnético.
Las imágenes de niños, niñas y adolescentes, solo podrán ser obtenidas y publicadas
cuando dicho tratamiento sea autorizado previamente y de forma expresa por su
representante legal, asegurando el respeto a sus derechos prevalentes y los requisitos
especiales emanados en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
2.8.6. Bases De Datos Biométricos

por razones de seguridad tiene un sistema de acceso controlado el cual funciona con el
cotejo de la huella dactilar y del documento de identidad.
Para realizar el ingreso, al conjunto se tomará la huella dactilar de los copropietarios,

arrendatarios y de los empleados de cada una de las empresas prestadora de servicios que
trabajan en el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, que previamente dieron su autorización expresa para la toma y tratamiento
de sus datos privados o sensibles, los cuales serán almacenados en la base de datos
permanentemente.
En la puerta de acceso al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, se colocará en un punto visible la leyenda “Para efectos de
seguridad del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, para una plena identificación de las personas que ingresa a la copropiedad
se cotejará el documento de identificación con la toma de la huella dactilar.
No obstante, amparados por el literal a) del mencionado artículo, la copropiedad podrá

solicitar su autorización expresa para darle tratamiento con el fin de verificar la identidad del
titular, cumplir obligaciones legales y contractuales y promover la seguridad al interior de la
copropiedad.
2.8.7 Bases de datos de visitantes

recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la
cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la copropiedad
con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a
las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, serán:
a) Cumplir con las obligaciones impuestas al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA

DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, como copropiedad, en relación con las
normas de Seguridad y sana convivencia impuestas por la ley 675 del 2001 y demás
normas que rigen la copropiedad en Colombia.
b) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la copropiedad a personas que cuentan con

la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén
autorizadas.
c) Garantizar la seguridad a los residentes.
d) Permitir ambientes de residencia y convivencia adecuados y seguros al interior de la

copropiedad. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la
información.
2.8.8. Bases De Datos En Gestión Del Riesgo Y Emergencias
Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y
adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de usuarios y visitantes,
además de las instalaciones y bienes de la Copropiedad.
Motivo por el cual es necesario tener información que nos permita analizar la carga
ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de los usuarios y visitantes
que se encuentren en las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL
CAPITULO III.
DERECHOS DE LOS TITULARES

reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos
fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a el CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, en su
condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a el CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, salvo los
casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL

CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, previa solicitud, respecto del uso que les ha
dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales,

cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de tratamiento.
3.1 Del derecho de acceso

garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares
de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación
de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a
disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada,
los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación,
incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular .
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto

Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales
contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de
Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.
3.2 Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal
que repose en cualquier base de datos del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, excepto las bases de datos de los registros
públicos, cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio, el Decreto 898
de 2002 y las demás normas que regulen sobre esta materia. En consecuencia, el
garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012
exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores
correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos
personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes
y que estén bajo el control del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL.

establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular
de los datos personales que realiza la consulta o petición. Esta obligación no aplica para las
bases de datos de los registros públicos administradas por EL CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales que no sean los
contenidos en las bases de datos de registros públicos, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de

Privacidad;
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en

operación.
Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de

consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda
ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del
vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
3.3 Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere
que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a
los registros públicos del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios
contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán
presentar reclamación ante el responsable o Encargado del tratamiento del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL.

cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera
segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de recibido reclamo que no sea competencia del conjunto para resolverlo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al interesado.
Una vez el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término
máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
3.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos

se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal
que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad
con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se
trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa
especial. Al respecto, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, tendrá en cuenta lo siguiente:
a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe

indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio
de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En
consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, considere
pertinentes y seguros.
c. EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que
serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los
interesados en la página web u oficinas del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,
3.5 Del derecho a la supresión de datos
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a EL

CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, la
supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos
contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para
el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
a. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos
Personales.
b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los
que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información

personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos
o tratamientos realizados por EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL,
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, como responsable del
tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:
a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de

datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas

vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
d) Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos,
los cuales tienen como finalidad su publicidad.
3.6 Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en
cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo
impida una disposición legal o contractual. Para ello, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, ha establecido mecanismos
sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las
siguientes dos modalidades:
a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que el CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, debe dejar
de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios
o de estudios de mercado. En este caso, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, deberá suspender parcialmente el
tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento
que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo
y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, como responsable del
tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base

de datos.
b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales

o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución
de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos,
los cuales tienen como finalidad su publicidad.
3.7 Protección de datos en los contratos
En los contratos laborales, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa
y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo
que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos
personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la
autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser
entregados o cedidos a terceros con los cuales el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, tenga contratos de prestación
de servicios, para la realización de tareas terceras izadas. En estas cláusulas, se hace
mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida
consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos

personales, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización
previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando
excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el
numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los
registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento
de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos
autorizados por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a
aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que
garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del
tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los
tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o
jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada
con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues
solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
3.8 Transferencia de datos personales a terceros países
En los casos en que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la
de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social,
o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a
terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando

exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de
Datos Personales de la SIC.
b. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una

transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de
datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de
Colombia.
c. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos

Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto
realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto
nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías
adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o
las Reglas Corporativas Vinculantes.
d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud del

CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL,, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de
la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la
documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la
autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas
que van a ser adoptadas, tanto por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, como por el Responsable o Encargado de los
datos en su lugar de destino.
e. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de
datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su
Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la
transferencia; la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre
el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una
transacción dineraria.
CAPITULO IV.
DEBERES DEL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL,
CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se
refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, hará uso de
dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente
facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos
Personales.

atenderá los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento,
contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o
modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la

respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que

le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir

su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea

veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del

Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado

del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo

Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente
ley;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de

seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente

ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra

en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio.
4.1. Deber de secreto y confidencialidad

garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los
datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto
de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de
finalizar sus relaciones contractuales con el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en

la legislación vigente.
CAPITULO V.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2

del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, solicitará previamente la
autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser
utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento
más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato,
formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas

naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante
el mismo documento específico o adjunto. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, informará al titular de los datos lo siguiente:
a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica

del mismo.
b. Los derechos que le asisten como titular.
c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación

por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado
del tratamiento.
5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos,

Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta,
o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener
el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera
inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren
sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por El
CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, y
será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus
datos personales.
5.1.2 Prueba de la autorización

utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las
acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o
tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de
datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se
podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa
o a través de terceros contratados para tal fin.
5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o

científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

5.1.4 Autorización Especial
➢ AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el

tratamiento del dato personal se requiere la autorización previa y expresa del titular, por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. No será requerida la
autorización en los siguientes casos:
a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus

funciones legales, o por orden judicial.
b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c) En casos de emergencia médica o sanitaria.
d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos y/o científicos.
e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
➢ FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización

puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita
garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo
mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una
conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y
almacenados en la base de datos.
Con el procedimiento de autorización consentida, se garantiza que se ha puesto en

conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información
personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la
opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se
ha dado. Adicionalmente, cuando se trate de información biométrica, se le advertirá a su
titular que no está en la obligación de suministrarla y que de hacerlo la misma será tratados
con fines específicos. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con
relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
5.2 REGLAS GENERALES APLICABLES

ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales,
sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e
información personal.
a. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran
para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender
en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que
evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.

HORIZONTAL, utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que
tales datos sean obtenidos.
c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores,
proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas
naturales con las que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre
facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la
naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del
dato la autoriza expresamente para el efecto.
e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos
personales:
f) El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él
su consentimiento expreso e informado.
g) La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y,

en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
h) La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada

conservación, así como su consulta posterior.
f. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los
titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido
tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, requiera utilizar datos personales para una finalidad
distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la
señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con el
HORIZONTAL, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. El
HORIZONTAL, no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando,
conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por
parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su
relación con el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL
h. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados
por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita
compartir la información con el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, o estar amparado en la ley para ello.
i. En los casos en los que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos
que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se
requería la autorización previa del mismo, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, deberá contar con
autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación
con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales,
caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los
nuevos datos que le sean suministrados.
j. En el tratamiento de datos de menores de edad (infantes y adolescentes), el

HORIZONTAL, tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la
prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de
tales menores sean ejercidos por un tercero, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, verificará que ese tercero
esté autorizado conforme a la ley para ello.
k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles,

entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO
- PROPIEDAD HORIZONTAL, debe informar al titular de la misma acerca del carácter
de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de
suministrar o no dicha información.
l. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el
titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en
efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento
adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, y/o del
titular.
m. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos
y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de
seguridad y confidencialidad.
n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de
públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada
exclusivamente por los colaboradores autorizados por el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, para ello.
o. Es responsabilidad de todos los colaboradores del CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, velar por la
confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que
acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan
acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación
con el tratamiento.
q. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, informará a las autoridades competentes en los términos que señala la
Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que
son objeto de tratamiento por parte de ella.
r. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, conservará los archivos o bases de datos que contengan datos
personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la
vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,
s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales

del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con
esta o a aquel que sea requerido para que el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, cumpla con sus
obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del
titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
t. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente,
las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
u. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de
datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus
Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales
titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme con el ordenamiento
jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se
vulnere un deber legal o contractual.
v. Igualmente, los procedimientos previstos por el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, preverán la divulgación de
la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los
titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un
término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. El CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, velará por
la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
x. Adicionalmente, en los procedimientos internos el CONJUNTO RESIDENCIAL

PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, adoptará medidas de
seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los
datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos
operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o
tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y
circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de
los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento
de los sistemas de información.
y. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.
CAPITULO VI.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS

DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR)
Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
6.1 GENERALIDADES
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos
de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo electrónico:
[email protected]; correo que es del CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, adjuntando fotocopia del
documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente
que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la

autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos
únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante
legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría
de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso
será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso,
actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate
de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros
públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013)
d. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, ha puesto a disposición de
los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total
o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación,
supresión y revocación, por parte del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad
Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y
Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o
inconformidad frente al derecho ejercido.
6.2 PROCEDIMIENTOS
6.2.1 Consultas
6.2.1.1 Requisitos para la atención de Consultas.
a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como
mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de
contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el
representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el
caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero
autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico
destinado por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, [email protected] adjuntando la información
anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o
apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de las sedes del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, , adjuntando
la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio
que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, atenderá la solicitud siempre y cuando se
cumpla con los siguientes requisitos:
➢ Comunicación escrita
➢ Fotocopia del documento de identificación.
➢ Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
➢ Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación,
si es el caso
➢ Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
6.2.1.2. Términos para la atención de consultas.
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de

consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha
de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro
del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las
razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre
Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del
tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el

artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
a. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado.
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles
Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos,
previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por el CONJUNTO
Al respecto, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, tendrá en cuenta lo siguiente:
a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe

indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

HORIZONTAL, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio
de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia,
se podrán habilitar medios electrónicos u otros que el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, considere pertinentes.
c. El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán
informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados
en la página web.
d. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la
misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.
El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, la supresión
(eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes
y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo

con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados.
6.2.3 Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o

Supresión de datos.
a. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a el CONJUNTO

RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, y la
comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y
detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de
identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de
notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de
tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso.
autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico
destinado por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, [email protected] adjuntando la
información anteriormente relacionada.
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, adjuntando
que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el
medio utilizado para ejercer este derecho; el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, atenderá la solicitud
siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
➢ Formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales
➢ Carta de autorización o documento autenticado que acredite la
representación, si es el caso
➢ Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona
autorizada.
➢ Formato de Reclamación de tratamiento de datos personales.
➢ Términos para la atención de Reclamos.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
6.2.3. Revocar autorización
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento

al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular
revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la
segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para
fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la
revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que
el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los
que el titular está de acuerdo.
6.2.3.1. Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.
a. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de

solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o
Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular,
documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico
destinado por el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, [email protected] adjuntando la
información anteriormente relacionada.
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, adjuntando
que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el
medio utilizado para ejercer este derecho; el CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, atenderá la solicitud
siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
➢ Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación,
si es el caso
➢ Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
6.2.3.1 Términos para la atención de Revocatorias.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
CAPITULO VII.
FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DEL

CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL
7.1 RESPONSABLES

designa como responsable del tratamiento de datos personales al Administrador de la
copropiedad, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes
que se reciban, deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos
y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de
acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la
normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL

CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes
aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de
Administración del conjunto, en Mosquera – Cundinamarca en la Carrera 5 N° 2-35, Correo
electrónico: [email protected].
7.2 ENCARGADOS

en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como responsable y
encargado del tratamiento de datos personales.
La Única persona designada para el tratamiento de datos es el Representante Legal y/o

Administrador, por tanto, es quien vela por el cumplimiento de la Ley y las normas del
presente manual en lo relacionado con el tratamiento de datos.
Sin embargo, El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, distingue que existe dentro de la copropiedad el encargado interno y
encargado externo. Los encargados internos son empleados del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, mientras que
los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, les suministra
para la realización de una tarea asignada (proveedores, auditores, etc)
7.2.1 Encargados Internos
a) Empleados
b) Contratistas Y Proveedores
7.2.2 Encargados Externos
a. Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados (Empresas de Cobranza

entre otras).
b. Auditores
c. Proveedores
CAPITULO VIII.
LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA
8.1 MARCO LEGAL
El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido

elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos
a) Constitución Política, artículo 15.

b) Ley 1581 de 2012
c) Ley 1273 de 209
d) Ley 1266 de 2008
e) Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto
Reglamentario parcial No 1377 de 2013
f) Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
g) Avisos de privacidad
h) Manual Interno de Trabajo
8.2 MODIFICACIONES E INFORMACIÓN DE CONTACTO
Cualquier cambio en los Términos y Condiciones de la presente Política de Tratamiento de

Información Personal, se noticiará por escrito, ya sea por medio físico o mediante un correo
electrónico al email que el usuario entregó al momento de otorgar la autorización de
tratamiento.
En caso de que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, envíe la notificación de las mencionadas modificaciones a un correo
electrónico que fue dado de baja, no será responsabilidad del CONJUNTO RESIDENCIAL
PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, que el Titular no conozca las
modificaciones realizadas a la Política de Tratamiento de Información Personal.
Si Usted siente que EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, no está cumpliendo con esta Política de Tratamiento de
Información Personal, o si tiene otras preocupaciones de privacidad, por favor contacte a
nuestra oficina de administración a través de los siguientes mecanismos:
a) Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico:

[email protected] o personalmente en la Oficina de Administración del
HORIZONTAL,
b) Por teléfono a
c) Por Celular: 311 2810273
d) Por comunicación física a la Diagonal 3 No 6 – 50 de Mosquera - Cundinamarca.
8.3 PROHIBICIONES ESPECIALES
En desarrollo de este reglamento, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones

como consecuencia de su incumplimiento.
➢ Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier

otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del
dato personal y/o del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados, la administración o del

consejo de administración de la copropiedad, será considerado como una falta grave en el
desempeño del cargo, que podrá estructurar una justa causal para la terminación unilateral
del contrato de trabajo por parte de la copropiedad y sin perjuicio de las acciones legales
adicionales a que hubiere lugar, o la terminación del desempeño del cargo de dirección y
administración de la copropiedad.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con el
será considerada como causa grave para dar por terminado el contrato respectivo y sin
perjuicio de las acciones adicionales a que hubiere lugar.
➢ El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el
consentimiento del titular del dato o sin autorización de la copropiedad.
➢ El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes
menores de edad, salvo autorización expresa de sus padres o representantes legales.
8.4 AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES.
El aviso de privacidad a través del cual el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL

CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, les informará a sus titulares de datos personales la
existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, estará puesto a disposición
de todos ellos en la oficina de la administración que contendrá como mínimo lo relativo a:
8.4.1 POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Para utilizar algunos de los servicios o acceder a determinados contenidos, deberá

proporcionar previamente ciertos datos de carácter personal, que solo serán utilizados para
el propósito que fueron recopilados. El tipo de la posible Información que se le sea solicitada
incluye, de manera enunciativa más no limitativa, su nombre, dirección de correo electrónico
(e-mail), fecha de nacimiento, sexo, ocupación, país y ciudad de origen e intereses
personales, entre otros, no toda la Información solicitada al momento de participar en el sitio
es obligatoria de proporcionarse, salvo aquella que consideremos conveniente y que así se
le haga saber.
Como principio general, no se comparte ni revela información obtenida, excepto cuando

haya sido autorizada por usted, o en los siguientes casos:
a) Cuando le sea requerido por una autoridad competente y previo el cumplimiento del
trámite legal correspondiente y
b) Cuando a juicio de este sitio sea necesario para hacer cumplir las condiciones de uso
y demás términos de esta página, o para salvaguardar la integridad de los demás
usuarios o del sitio.
Deberá estar consciente de que si usted voluntariamente revela información personal en

línea en un área publica, esa información puede ser recogida y usada por otros.
Nosotros no controlamos las acciones de nuestros visitantes y usuarios.
8.4.2 CONDUCTA RESPONSABLE.
Toda la información que facilite deberá ser veraz. A estos efectos, usted garantizar la
autenticidad de todos aquellos datos que comunique como consecuencia de la
cumplimentación de los formularios necesarios para la suscripción de los Servicios, acceso
a contenidos o áreas restringidas del sitio. En todo caso usted será el único responsable de
las manifestaciones falsas o inexactas que realice y de los perjuicios que cause a este sitio
o a terceros por la información que facilite. Usted se compromete a actuar en forma
responsable en este sitio y a tratar a otros visitantes con respeto.
8.4.3 RELACIÓN DE CONSUMO
Informamos que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, es el administrador de las zonas comunes del Edificio y que los responsables
de toda actividad mercantil son las unidades privadas (CASAS – PARQUEADEROS –
ZONAS COMUNES), esto a fin de dar claridad a los usuarios acerca de la relación de
consumo.
8.5 VIGENCIA
8.5.1.1 VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases tendrán una vigencia de veinte (20) años, contados a partir de la obtención del
respectivo dato, salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite
su permanencia en la base de datos por un término posterior.
8.5.1.2 VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir de su fecha de publicación y las bases sujetas a Tratamiento
de Datos se mantendrían vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades
establecidas, las actualizaciones de las políticas de tratamiento de datos se modificaran
dentro de los términos y condiciones del presente como parte de nuestro esfuerzo por cumplir
con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y
demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento,
con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones.
8.6 AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

velando por la efectiva protección de los datos personales de los TITULARES cuya
información compone las BASES DE DATOS del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA
DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,, pone a disposición del público en general,
información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad
competente a nivel nacional que ejerce la vigilancia sobre las actividades de tratamiento
desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link
http://www.sic.gov.co/drupal/proteccion-de-datos- personales
8.7 NO OBLIGACIÓN DE INSCRIBIR BASE DE DATOS ANTE LA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
De conformidad con el Decreto 090 de enero 18 de 2018, las propiedades horizontales

sometidas al régimen de la ley 675 de 2001, no están obligadas a inscribirse en el Registro
Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.8 CONTROL DE CAMBIOS
8.9.1 Actualizaciones de la política:

podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y
procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones
establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que
complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar
cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se
publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web:
[email protected].
AVISOS DE PRIVACIDAD

informa a toda la comunidad que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y
su decreto reglamentario 1377 de 2013, ha llevado a cabo el tratamiento de datos
personales de la copropiedad para ser aplicado a residentes, visitantes, empleados,
contratistas y proveedores con los que tiene o ha tenido una relación como propietario,
tenedor, arrendatario, empleado, entre otras.
Al ingresar a este lugar usted asume la obligación de respetar los términos y condiciones de
uso, este aviso de privacidad y la política de protección de datos.
Es por ello que, por este medio, en aras del cumplimiento de las disposiciones citadas,
informamos a toda la comunidad que el tratamiento de la información consistirá en la
recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, trasferencia y/o
recepción de datos, los cuales se realizarán por conducto de los encargados del tratamiento
de datos.
El tratamiento de los datos se llevará a cabo de conformidad con la política interna de

protección de datos personales disponible.
Nuestra política podrá ser consultada en [email protected].

AVISO PAGINA WEB Y CORREO ELECTRÓNICO
“La información contenida en este mensaje electrónico tiene carácter reservado, está
dirigida únicamente al destinatario de la misma y solo podrá ser usada por éste. Si el lector
de este mensaje no es el destinatario del mismo y ha recibido este mensaje por error, por
favor notifique inmediatamente al remitente por este mismo medio y borre el mensaje de su
sistema”.
AVISO PARA SEÑALIZACIÓN CCTV
Usted está siendo grabado por el Sistema de Video Vigilancia del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, las imágenes
captadas serán utilizadas para su seguridad, la de nuestros residentes, trabajadores,
contratistas y para la protección de los bienes de la comunidad.
Para mayor información sobre el uso de sus datos personales, respecto a las políticas de
habeas, puede escribirnos al correo [email protected].
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES CON FINES DE CONTROL DE ACCESO Y

SEGURIDAD.
EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, innovando con mecanismos y herramientas de protección y optimización
para el control de acceso a la copropiedad, comprometidos con el crecimiento y desarrollo
de nuestro conjunto, para así suplir todas las necesidades mediante el uso de tecnologías
que en materia de seguridad requieren nuestros residentes, nos permitimos informar que
para el desarrollo de nuestros servicios podemos llegar a conocer o tratar información de
tipo sensible, de nuestros residentes o de aquellos de quienes han solicitado su registro,
tales como su número de cedula, celular, nombres y apellidos, datos de su grupo familiar
entre otros. En todo caso, contamos con mecanismos para lograr la autorización para el
tratamiento solicitado de acuerdo con lo requerido por la ley y de conformidad con lo
regulado en los artículos 5 y 6 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 6 del Decreto 1377
de 2013 y con medidas administrativas que procuran la confidencialidad de los datos que
conocemos y/o recolectamos.
MEDIOS DE CAPTURA DE DATOS
1. FORMULARIO FÍSICO: Proforma o documento que se diligenciará por el propietario de

los datos, bajo la gravedad de juramento y plena autonomía, el mismo deberá ser diligenciado
de forma legible y firmado.
2. SISTEMA BIOMÉTRICO: Mecanismo mediante el cual se capturan las huellas de la
persona y se almacenan en la memoria interna del dispositivo con un único uso,
reconocimiento al momento de utilizar el control de acceso.
3. FORMULARIO DIGITAL: ES un sistema que se utiliza para un control más eficiente y

efectivo al momento de realizar una solicitud, queja, reclamo o felicitación, mediante la
página WEB del conjunto o directamente en las instalaciones de la oficina de
administración.
4. TACS: Dispositivo tipo llavero que se grava en el sistema proporcionado para su

funcionamiento, este es gravado con un serial que se le asigna a cada una de las personas
que diligencian los formularios y autorizan el uso de los datos que se relacionan en el
mismo, recuerde que es intransferible y es de uso unipersonal.
REPRESENTANTE LEGAL Y/O

ADMINISTRADOR RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO DE DATOS
AUTORIZACIÓN PARA AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA

en cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, se compromete a tratar la información personal
(datos personales sensibles, biográficos, biométricos y entre otros a que hubiere lugar) del
Residente o Usuario, obtenida a través del SOFTWARE
_______________________________________________________ y/o formularios
diligenciados para tal fin, de forma confidencial y exclusivamente con la finalidad de ofrecer
los trámites y servicios solicitados, con las garantías legales y de seguridad que impone la
Constitución Política, las normas aplicables a la protección de datos de carácter personal y
demás normas concordantes. Señor Residente o Usuario, usted deberá tener en cuenta
que:
a) Reconoce que el ingreso de información personal, lo realiza de manera libre y voluntaria

dando cumplimiento a la solicitud de requerimientos específicos del CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, para realizar un
trámite, presentar una queja o reclamo, o para acceder a los mecanismos interactivos.
b) El CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, se compromete a no ceder, vender, ni compartir los datos recibidos a través
del SOFTWARE _______________________________________________________
y/o formularios diligenciados para tal fin, de forma confidencial y exclusivamente con la
y/o formularios diligenciados para tal fin, con terceros u otras bases de datos no
contempladas en el presente documento, sin su consentimiento y aprobación expresa.
c) El tratamiento de este dato sensible será utilizado exclusivamente para el registro de

acceso y salida del conjunto, tanto peatonales como vehiculares y su cotejo con la Base de
Datos del libro de residentes y/o propietarios de la copropiedad.
Leído lo anterior, autorizo mediante la imposición de la huella dactilar, diligenciamiento de

formularios físicos y digitales, de manera previa, explícita e inequívoca al CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, el tratamiento
de mis datos personales incluidos los datos sensibles, dentro de las finalidades aquí
contempladas y de conformidad con lo regulado en los artículos 5 y 6 de la ley 1581 de
2012 y en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 de manera voluntaria, previa, explícita,
informada e inequívoca, suministrados con el diligenciamiento del presente formato o los
que suministre a futuro.
Declaro que soy el titular de la información reportada, que la he suministrado de forma
voluntaria, completa, confiable, exacta y verídica.
NOMBRES Y APELLIDOS:
FIRMA:
No. IDENTIFICACIÓN:
FECHA/HORA:
i Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar discriminación, por ejemplo, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos ¡
FORMATO DE
AUTORIZACIÓN DE CAPTURA DE
DATOS SENSIBLES Y OTROS
PERSONAL EN GENERAL
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CONJUNTO
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a la política de

tratamiento de datos del CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -
PROPIEDAD HORIZONTAL, y para los fines relacionados a la seguridad en la Política de
Tratamiento de Datos Personales de la Propiedad, de manera expresa, autorizo al
CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,.,
para que haga el tratamiento de mis datos personales de acuerdo con los lineamientos
estipulados en el presente documento.
Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, que:
1. Que la toma y tratamiento de la información de mis datos personales por parte del
tiene la finalidad de garantizar la seguridad de los Copropietarios, empleados, visitantes, y
demás personas que ingresen al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO
- PROPIEDAD HORIZONTAL,
2. Quees de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles i o
sobre menores de edad.
3. EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, actuará como responsable del Tratamiento de datos personales de los
cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrán recolectar, usar y tratar mis datos
personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Propiedad
Horizontal.
4. Misderechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley,
especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal,
así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos
personales.
5. Misderechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por la
Propiedad y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales.
6. La Propiedad garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia,

acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su
Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.
Declaro que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, me ha informado sobre la facultad que me asiste de abstenerme a
suministrar datos sensibles de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos
Personales de la Propiedad.
Por lo tanto, Autorizo al CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO -

PROPIEDAD HORIZONTAL, a la toma y tratamiento de mis datos privados o sensibles de
conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la propiedad.
SI / NO
Naturaleza: Persona Natural: Persona Jurídica:
Nombre:
Identificación:
Fecha:
Firma:
religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a
la vida sexual y los datos biométricos ¡
FORMATO DE
AUTORIZACIÓN DE CAPTURA DE
DATOS SENSIBLES OTROS
PARA EMPLEADOS
AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
(Documento para Trabajadores)
Por medio de este documento otorgo de manera voluntaria mi consentimiento expreso, libre
e informado a EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD
HORIZONTAL,, identificada con NIT 901.094.986-8, en calidad de titular de los datos
personales, datos sensibles e información que se encuentren en sus bases de datos y
archivos, para que sean objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación,
transferencia o supresión dentro de su empresa, así como aquella información adicional a
la cual llegare a tener acceso en desarrollo de la relación laboral que nos vincula, por mi
propio conducto o por terceros, de conformidad con lo dispuesto para el efecto en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en las demás de leyes que las
modifiquen, adicionen o complementen.
El tratamiento de los datos personales, datos sensibles e información, se realizará para los
siguientes fines relacionados con la vinculación, ejecución y terminación de la relación
laboral, expedir certificaciones laborales y almacenar los datos e información suministrada.
La autorización se otorga para los datos personales que se traten en el futuro y para los
que hubieran sido tratados por EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO
- PROPIEDAD HORIZONTAL, en el pasado, situación que se entiende ratificada por medio
del presente documento. Igualmente, manifiesto que he sido informado(a) de lo siguiente:
1. EL CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD

HORIZONTAL, garantiza que los datos personales, datos sensibles e información
proporcionados por sus trabajadores, serán almacenados y utilizados por medio de
mecanismos seguros y confiables, para lo cual ha adoptado medidas de seguridad
razonables con el fin de proteger la información de los titulares e impedir el acceso no
autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de
los mismos.
2. Es de carácter facultativo suministrar información relacionada con el origen racial o étnico,

la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones
políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud, y demás datos que la
Ley o la jurisprudencia incluyan en el futuro en la clasificación de Datos Sensibles.
3. Los derechos como titular de los datos suministrados son los previstos en la Constitución
Política de Colombia, las normas citadas, especialmente los derechos a: a) conocer,
actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, b) revocar el consentimiento
otorgado para el tratamiento de datos personales, c) a ser informado por el CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a mis datos personales y d) acceder en forma gratuita a
mis datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de esta.
De igual forma declaro que los datos que he suministrado son ciertos, que no he omitido,
ni alterada información alguna y soy consciente que la falsedad u omisión puede generar
consecuencias civiles, laborales y penales.
La presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada según los eventos
previstos en las normas citadas, no pudiendo ser revocada total o parcialmente en vigencia
del contrato de trabajo.
SI / NO
Naturaleza: Persona Natural: Persona Jurídica:
Nombre: __________________
Identificación: __________________
Fecha: __________________
Firma:
religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos ¡
AUTORIZACIÓN PARA
EL TRATAMIENTO USO DE DATOS
PERSONALES
DE INFANTES Y ADOLESCENTES
AUTORIZACIÓN
TRATAMIENTO DE USO DE DATOS PERSONALES DE INFANTES Y ADOLESCENTES
De conformidad lo establecido en la ley 1098 de 2006 en concordancia con la ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios, mediante el presente documento, manifiesto(tamos), en calidad de padre(s),
que autorizo(autorizamos) de manera libre, previa , explicita, informada e inequívoca al CONJUNTO
RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, para que trate los datos
personales o sensibles que llegase a recolectar de mi(s) hijo(s), para procesarla, recolectarla,
almacenarla, transferir, transmitir, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar, con la finalidad
de atender adecuadamente las actividades que realiza el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL
CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo con los términos y condiciones de las políticas de
tratamiento vigentes.
Declaro (declaramos) que he (hemos) sido informado(s) de lo siguiente:
1. Que el CONJUNTO RESIDENCIAL PANORAMA DEL CAMPO - PROPIEDAD HORIZONTAL,

como responsable del tratamiento de los datos personales del (o los) menor (es) de edad, ha
puesto a mi disposición el correo electrónico [email protected].
2. Que los derechos que me asisten como representante legar del titular de los datos personales de
mi(s) hijo(s) son los previstos en la constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar
y rectificar su información personal, los cuales puedo ejercer a través de los canales dispuestos por el
[email protected].
3. Es voluntario responder preguntas que eventualmente me sean hechas sobre datos sensibles de mi(s)
hijo(s).
NOMBRES Y APELLIDOS: ____________________________________________________________
FIRMA:
No. IDENTIFICACIÓN:
FECHA/HORA: __________________________________________
i Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
discriminación, por ejemplo, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos
humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos ¡
FORMATO PARA EL
CONTROL DE TEMPERATURA
POR COVID-19
PARA
RESIDENTES
CONTROL TOMA DE TEMPERATURA POR
EMERGENCIA SANITARIA COVID-19
RESIDENTES CON TEMPERATURA SUPERIOR

A 37.5°
FECHA DE CEDULA NOMBRE EDAD APTO - TORRE ESTA PRESENTA TEMPERATURA

CONSULTA EMBARAZADA ENFERMEDAD
FORMATO PARA
EL
CONTROL DE LAVADO DE MANOS

FORMATO CONTROL LAVADO DE MANOS POR EMERGENCIA SANITARIA COVID-19
CONTROL PARA
VIGILANCIA
FECHA NOMBRE CEDULA HORA FIRMA

FORMATO PARA EL CONTROL DE
TEMPERATURA
POR COVID 19
CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES

CONTROL TOMA DE TEMPERATURA POR EMERGENCIA SANITARIA COVID-19
CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES CON TEMPERATURA SUPERIOR A 37.5°
FECHA DE PRESENTA TEMPERA

CEDULA NOMBRE EDAD APTO Y SERVICIO FIRMA
CONSULTA ENFERMEDAD TURA
TORRE
FORMATO PARA EL
CONTROL DE TEMPERATURA POR
COVID-19
EMPLEADOS
FORMATO CONTROL TEMPERATURA POR EMERGENCIA SANITARIA
COVID-19
TODOS LOS EMPLEADOS A DIARIO
TEMPERATURA TEMPERATURA
FECHA NOMBRE CEDULA INGRESO SALIDA FIRMA

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MANUAL DE POLÍTICAS Y

El presente documento constituye las Políticas de Tratamiento de datos personales, por

CAPITULO I. DISPOSICIONES Y GENERALIDADES

1.1. ANTECEDENTES NORMATIVOS

1.2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.6.1. Principios de acceso y circulación restringida

1.6.2. Principio de confidencialidad

1.6.3. Principio de finalidad

1.6.4. Principio de legalidad

1.6.5. Principio de libertad

1.6.6 Principio de seguridad

1.6.7. Principio de transparencia

1.6.8. Principio de veracidad o calidad

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.2. INFORMACIÓN PERSONAL ALMACENADA

2.3. USO DE INFORMACIÓN PERSONAL

2.5. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS

2.6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SEMIPRIVADOS Y PRIVADOS

2.7. TRATAMIENTO DE DATOS DE INFANTES Y ADOLESCENTES

2.8. TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS

2.8.1. Base de datos propietarios y residentes

2.8.2. Bases De Datos de empleados

2.8.3. Bases De Datos de Contratistas y Proveedores

2.8.4. Base de datos de Video de Vigilancia

2.8.5. Base de datos de fotografías y videos

2.8.6. Base de datos biométricos

2.8.7. Base de datos de visitantes

2.8.8. Base de datos en gestión del riesgo y emergencias

CAPITULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES

3.1. DEL DERECHO DE ACCESO

3.2. DEL DERECHO DE CONSULTA

3.3. DEL DERECHO A RECLAMAR

3.4. DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

3.5. DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS

3.6. DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

3.7. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS

3.8. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

5.1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

5.1.2. Prueba de la autorización

5.1.3. Casos en que no se requiere autorización

5.2. REGLAS GENERALES APLICABLES

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA

7.2.1. Encargados internos

7.2.2. Encargados externos

8.1. MARCO LEGAL

8.2. MODIFICACIONES E INFORMACIÓN DE CONTACTO

8.3. PROHIBICIONES ESPECIALES

8.4. AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

8.4.1. Política de protección de datos personales.

8.4.1. Conducta responsable

8.4.1. Relación de consumo

8.5.1 Vigencia Base de las Bases de Datos

8.5.2 Vigencia Base de las Bases de Datos

8.6. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS