Manual Optimizacion de Excel 2019

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INSTRUCCIONES

GENERALES

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE Versión: 05
Formato
DESCRIPTOR PROGRAMAS Fecha: 25/04/2018
ACTIVIDADES Y CURSOS SIN CRÉDITOS

UNIDAD
Capacitación y Desarrollo UC

VERSIÓN 2019

MODALIDAD
Presencial

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel

Work optimization with Excel spreadsheet

PRESENTACIÓN
El presente curso surge debido a la necesidad de capacitar a las personas que se desempeñan en
cargos administrativos, de manera que puedan obtener resultados más eficientes y de mayor
complejidad en la elaboración de planillas de cálculo de su actividad, empleando el máximo de
herramientas y funcionalidades que está disponible en la planilla electrónica Excel.

FUNDAMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN GENERAL


Excel es un software que permite resolver rápidamente todo tipo de cálculos, permite diagramar
documentos de alta calidad profesional; el curso estará orientado a entregar la forma más
eficiente de ocupar todo el potencial del programa, de manera que el participante obtenga
resultados que lo demuestren en forma práctica.

DIRIGIDO A/ PÚBLICO OBJETIVO


Jefes de departamentos, profesionales, coordinadores, personal administrativo, secretarias.

REQUISITOS DE INGRESO
Manejar herramientas intermedias de la planilla electrónica Excel, especialmente las funciones
lógicas, anidadas y estadísticas.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Usar las herramientas avanzadas de Excel en forma eficaz para la administración de la planilla de
cálculo, donde el usuario adquiera los conocimientos y las destrezas necesarias para: usar
funciones específicas dentro de la planilla; operar bases de datos y funciones aplicadas a ellas;
grabar y usar macros; y optimizar la obtención de cálculos.

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ACTIVIDADES Y CURSOS SIN CRÉDITOS

DESGLOSE
RESULTADOS DE APRENDIZAJE/ CONTENIDOS
1. Crear fórmulas con mayor grado de dificultad usando las herramientas de la planilla.
1.1. Referencias mixtas.
2. Usar funciones con mayor grado de dificultad.
2.1. Funciones de texto.
2.1.1. Mayusc, Minusc, Nompropio, Concatenar. Izquierda, Derecha, Extrae, Valor,
Largo, Hallar.
2.2. Funciones de texto.
2.2.1. Hoy, Ahora, Dia, Mes, Año, Diasem.
2.3. Funciones de búsqueda y referencia.
2.3.1. Buscar, Buscarv, Buscarh, Coincidir.
2.4. Funciones de información.
2.4.1. Eserr, Eserror, Esnod.
2.5. Funciones anidadas.
3. Usar eficientemente un archivo de Excel como base de datos.
3.1. Validación de datos.
3.2. Filtros.
3.3. Funciones de base de datos.
3.4. Texto en columnas.
3.5. Subtotales.
3.6. Consolidación.
3.7. Tablas dinámicas.
3.7.1. Segmentación.
3.8. Gráficos dinámicos.
4. Usar macros para la agilización del trabajo.
4.1. Grabación de macros.
4.2. Edición y módulos de macro.
4.3. Protección de hoja y libros.
5. Usar las herramientas de importación y exportación de datos de diferentes aplicaciones.
5.1. Importar.
5.2. Vincular.
5.3. WEB.
6. Usar la protección de hojas y archivos en Excel.
6.1. Proteger rangos de datos, hojas y libros de Excel.

METODOLOGÍA DE ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE


Durante las clases teóricas el relator entregará los contenidos con ayuda de un proyector que le
permita la visualización del software (Excel) para todos los estudiantes. Paralelamente expondrá
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las definiciones y conceptos que permitirán la apropiación de contenidos, basándose en un


programa gradual que se intensificará de acuerdo al grado de aprendizaje de los temas por parte
del alumno.
Durante las clases prácticas los alumnos practicarán con ejercicios en su computador lo
aprendido, de tal forma de resolver las dudas que se presenten en cada una de las prácticas del
curso.
Cuando la actividad supere los 15 participantes se incorporará al curso un profesor ayudante, que
apoyará al profesor titular en asistir a los alumnos en las prácticas de los contenidos. Este
profesor estará durante todo el curso y asegurará con mayor facilidad el logro de los objetivos.
Con más de 25 alumnos se incorporará un segundo profesor ayudante con las mismas
responsabilidades.

EVALUACIÓN DE LOS APRENDIZAJES


Una prueba práctica individual que se evaluará en escala de 1 a 7.

BIBLIOGRAFÍA
Se entrega el primer día de clases, está incluida en el manual de apoyo.

JEFE DE PROGRAMA
Jorge Herrera Méndez
Ingeniero comercial, licenciado en Ciencias de la Administración, Universidad de Santiago de
Chile. Director-gerente del Programa de Capacitación en Computación y del Programa de
Capacitación y Desarrollo Integral PROCADE, Dirección General de Educación Continua, UC.

EQUIPO DOCENTE (1)


Claudio Musso Reyes. Ingeniero comercial, Universidad Mayor. Diplomado en Gestión
Administrativa y Herramientas Computacionales, Pontificia Universidad Católica de Chile.
Profesor de Capacitación y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC,
Pontificia Universidad Católica de Chile.

Gastón Arrabal Miranda. Analista de sistemas, La Gratitud Nacional. Analista de sistemas


(diseño), Centro de Estudios de Informática Sistemas-Computación-Informática. Profesor de
Capacitación y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia
Universidad Católica de Chile.

Jacqueline Saldivia Ramírez. Ingeniera de ejecución en Informática, Universidad Técnica


Federico Santa María. 10 años como profesora de Capacitación y Desarrollo UC, en el programa
de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de Chile.

Luz Georgina Santander Juri. Profesora, Universidad de Los Lagos. Profesora de Capacitación
y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de
Chile.

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Marcela Contreras Gálvez. Operadora de computadores profesionales. Profesora de


Capacitación y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia
Universidad Católica de Chile.

Miguel Ángel Valladares Silva. Analista de sistemas, AIEP. Profesor de Capacitación y


Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de
Chile.

Ricardo Águila Herrera. Profesor, Universidad de los Lagos. Profesor de Capacitación y


Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de
Chile.

Richard Yeber Vera. Programador en Computación, Complejo Educacional Técnico-


Profesional Joaquín Edwards Bello. Diplomado de Redes y Conectividad, INACAP. Profesor de
Capacitación y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia
Universidad Católica de Chile.

Rosa Lara Cuevas. Ingeniera en Informática DUOC UC. Profesora de Capacitación y


Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de
Chile.

REQUISITOS DE APROBACIÓN
El alumno aprobará al obtener una nota igual o superior a 4.0 y una asistencia mínima de 75%.

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REGLAMENTO DEL ALUMNO DE EDUCACIÓN CONTINUA PARA
ACTIVIDADES SIN CRÉDITOS
(Certificado de aprobación o de asistencia)

TITULO I

DE LA CALIDAD DEL ALUMNO

Serán Alumnos de Educación Continua, quienes se integren a estudiar un programa


de Educación Continua de la Universidad.

Los alumnos de Educación Continua no podrán optar a la obtención de un grado o


título conferido por esta Universidad.

TITULO II

DEL PROCESO DE MATRÍCULA, SISTEMAS DE PAGOS Y BECAS

Todos los postulantes a los Programas de Educación Continua de la Pontificia


Universidad Católica de Chile deberán ceñirse al proceso de matrícula en cuanto a
valores, formas de pago, plazos y condiciones que cada Unidad Académica determine.

Sin embargo, no podrán matricularse aquellos postulantes que:

a).- No cumplan con los requisitos académicos exigidos para cursar el


programa.

b).- Tuvieran deudas de cualquier naturaleza con la Pontificia Universidad


Católica de Chile.

c).- Estén suspendidos o hayan sido expulsados conforme a la normativa


de la Universidad que sea aplicable.

El postulante pasará a tener la calidad de alumno de Educación Continua, sólo después


de cumplir la formalización de la matrícula.

Esta información deberá ser conocida por el alumno, al momento de inscribirse en el


Programa, a través de los medios que la Unidad Académica estime convenientes.

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Ningún alumno podrá ingresar a clases sin haber formalizado el pago del arancel a
través de los distintos sistemas de pagos que ofrece la Universidad para los programas
de educación continua. El no pago de cualquiera de las cuotas correspondientes del
arancel, facultará a la Unidad Académica o a quien corresponda, para tomar las
medidas que estime pertinentes en relación con el alumno, pudiendo suspender su
ingreso a clases durante el período académico, hasta el pago total de la deuda, además
de cobros judiciales y publicación en el boletín comercial.

Así también no podrá recibir la certificación de la actividad cursada y aprobada.

Para realizar prórrogas o canjes de cheques, el estudiante, deberá realizar una solicitud
por escrito al menos 10 días antes del vencimiento del documento.

Los Programas de Educación Continua no contemplan el beneficio de becas de


estudio, salvo en algunos casos en que la Unidad Académica así lo autorice e informe
a sus postulantes.

Para tales efectos, aquellas personas interesadas deberán postular de acuerdo con el
procedimiento que determine la Unidad Académica. La asignación de este beneficio
también será responsabilidad de ésta.

TITULO III

DEL RETIRO Y DEVOLUCIÓN DE ARANCELES

Una vez que el alumno se haya matriculado en un programa de educación continua,


sólo se aceptará la solicitud de retiro por motivos de fuerza mayor o laborales
debidamente certificados. Esta solicitud deberá ser hecha por escrito a la dirección del
programa, quién la autorizará junto con la devolución del arancel correspondiente.

El alumno que se retire deberá pagar lo cursado hasta la fecha, los materiales
recibidos, más el 10% del valor total del programa.

Si el retiro es presentado antes del inicio de la actividad, el alumno deberá pagar el


10% del valor total del programa por uso de la vacante. En todos los casos, se
aplicarán estos cobros independientemente si la actividad es financiada por el alumno
o por terceros. La fecha de recepción de la carta de renuncia se considerará para el
cálculo de la devolución.

No se permitirá la devolución y pago de la matrícula, si la solicitud de retiro es


ingresada una vez que se ha dictado el 50% o más del programa.

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TITULO IV

DE LA ASISTENCIA Y HORARIOS DE CLASES

El porcentaje mínimo de asistencia que el alumno requiere para aprobar una actividad
será de un 75% o cifra superior, según lo determine la Unidad Académica.

Ningún alumno podrá aprobar una actividad de educación continua con menos de un
75% de asistencia, salvo por motivos justificados, debidamente visados por la
autoridad encargada en la Unidad Académica.

La asistencia será controlada al inicio de cada actividad, considerándose ausente a


aquel participante que no se encuentre presente al momento de la lista. Es
responsabilidad del alumno firmar la lista de asistencia cuando corresponda y
confirmar que sus datos personales estén correctos.

El alumno podrá justificar su inasistencia a una o más sesiones, a través de un


certificado médico o carta de la empresa por motivos de trabajo. Esta justificación no
anula la inasistencia pero se considerará en el caso de evaluaciones académicas no
rendidas.

Dado la especial característica de los Programas de Educación Continua en modalidad


en línea, no es exigible para ellos un requisito de asistencia. Sin embargo, el alumno
deberá cumplir con los requisitos que cada Programa determine.

En el caso de programas semi presenciales se deberá exigir un mínimo de 75% de


asistencia a las actividades presenciales que incluya el programa. En algunos casos
este requisito puede ser mayor de acuerdo con lo que determine la Unidad Académica.

Los estudiantes cuya participación en programas presenciales y en línea esté registrada


en el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, SENCE, deberán cumplir con las
exigencias reglamentarias establecidas por este servicio. En estos casos, la licencia
médica deberá ser presentada directamente por la empresa a SENCE. No será
responsabilidad de la Pontificia Universidad Católica de Chile efectuar este trámite.

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TITULO V

DE LA EVALUACIÓN ACADÉMICA

Al inicio de cualquier actividad de educación continua, el Jefe de Programa deberá


entregar por escrito a los alumnos, el programa de la actividad con las evaluaciones
detalladas, la ponderación y fechas de cada una de ellas.

Los alumnos tendrán derecho a conocer sus calificaciones y la corrección de todas sus
evaluaciones dentro del plazo que fije el Jefe de Programa en conjunto con el equipo
docente. De no fijarse un plazo, se entenderá que éste es de un máximo de 15 días
hábiles contados desde la fecha de la respectiva evaluación.

Los alumnos podrán solicitar la revisión de cualquier evaluación.

Dicha solicitud debe ser hecha por escrito al profesor, con copia al Jefe de Programa,
en un plazo máximo de una semana a partir de la entrega de la evaluación.

Los resultados de las evaluaciones serán expresados en notas, en escala de 1,0 a 7,0.

Los alumnos deben cumplir con las fechas de evaluación establecidas en el Programa.
Sólo quedan justificados para no cumplirlas, los alumnos con licencia médica,
certificado médico o carta de la empresa si la ausencia es por motivos laborales.
Aceptar otras causales dependerá exclusivamente del Jefe de Programa.

Los alumnos que no cumplan con las fechas de evaluación indicadas en el programa
serán calificados con nota mínima 1,0.

Es una atribución privativa del Jefe de Programa, el acceder a efectuar evaluaciones no


cumplidas en la fecha estipulada por razones no contempladas en el presente
Reglamento.

En los Programas de Educación Continua que su naturaleza lo permita y haya sido


establecido previamente por el Jefe de Programa, la evaluación será sólo formativa.

TITULOS VI

CERTIFICACIÓN

Los Programas de Educación Continua, entregarán dos tipos de certificación: de


aprobación y de asistencia.

La Unidad Académica es la encargada de determinar el tipo de certificación de


cualquier Programa de Educación Continua.

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En el caso del Certificado de Aprobación, los alumnos deberán ser aprobados de
acuerdo con los criterios que establezca la Unidad Académica, con una calificación
mínima de 4,0 en su promedio ponderado y un 75% de asistencia o cifra superior a las
sesiones presenciales.

En el caso de los programas en modalidad en línea, los estudiantes tendrán que


cumplir con la calificación mínima de 4.0 y con los requisitos establecidos para cada
programa.

En el caso del Certificado de Asistencia los estudiantes deberán asistir al menos al


75% de las horas del programa.

Para ambos tipos de certificación las ausencias debidamente justificadas (certificado


médico o carta de la empresa por motivos laborales), deberán ser visadas por la
autoridad encargada de la Unidad Académica.

En seminarios, charlas, simposios o encuentros, los alumnos recibirán un diploma y/o


certificado de asistencia a la actividad.

En aquellas actividades de educación continua de carácter gratuito, con menos de


cinco horas cronológicas, la Universidad no está obligada a entregar ningún tipo de
certificación y/o constancia, salvo que el participante lo requiera por motivos
laborales. En este caso se extenderá una constancia de participación. Para estos casos
no aplica el requisito de porcentaje de asistencia.

Será requisito para recibir la certificación de cada actividad de Educación Continua,


estar al día en el pago de los aranceles. Quienes tengan saldos pendientes o deudas
impagas no podrán recibir diplomas o certificados, independiente que la obligación
haya sido contraída por el estudiante o un tercero.

TITULO VII

DE LA ENTREGA DE INFORMACIÓN ACERCA DE LAS NOTAS Y


ASISTENCIA

Los informes de notas asistencia, aún siendo confidenciales, estarán a disposición de


las empresas o instituciones que financien la actividad, cuando estás lo soliciten.

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TITULO VIII

EVALUACIÓN DOCENTE

Al final de cada período académico, el estudiante deberá efectuar una evaluación de


los profesores y otra del Programa, la que tiene por objetivo medir la calidad
académica de éstos.

Es deber de los estudiantes completar estas evaluaciones en los plazos establecidos.

TITULO IX

NORMAS GENERALES

El alumno deberá cumplir con los requerimientos del Programa en todo momento,
desde su ingreso y durante toda su permanencia, y respetar las normas de honestidad
académica y de convivencia vigentes en la Universidad.

Para tales efectos, los alumnos de educación continua, se consideran parte de la


comunidad universitaria.

Documento de Referencia: Reglamento sobre la Responsabilidad Académica y


Disciplinaria de los Miembros de la Comunidad Universitaria.
http://uctransparente.uc.cl/images/Reglamento_Procesos_Responsabilidad__ener
o_10_2014_Texto_Final.pdf

SISTEMA DE SUGERENCIAS Y RECLAMOS

El alumno debe ingresar a www.educacioncontinua.uc.cl, ir a “Acceso a Alumnos” y


luego a “Sugerencias y Reclamos”.

Deberá completar el formulario, el cual será recepcionado por Educación continua,


quien dentro de 2 días hábiles derivará a la Unidad Académica y/o Coordinadora
correspondiente, quienes deberán responder y dar solución a su sugerencia o reclamo.

*Extracto Reglamento del Alumno de Educación Continua.

Marzo 2017.

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OPTIMIZACIÓN DEL
TRABAJO CON LA
PLANILLA DE CÁLCULO
EXCEL 2019

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TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 15
EJERCICIO DE REPASO ....................................................................................................................................... 16
REFERENCIAS......................................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS RELATIVAS ........................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS ABSOLUTAS........................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS MIXTAS ................................................................................................................................................. 25
MANEJO DE FUNCIONES ..................................................................................................................................... 27
LISTADO DE FUNCIONES POR CATEGORÍAS .................................................................................................................. 32
FUNCIONES DE TEXTO ........................................................................................................................................ 40
FUNCIONES DE FECHA Y HORA ....................................................................................................................... 53
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ................................................................................................. 57
FUNCIONES DE ERROR ........................................................................................................................................ 64
FUNCIONES ANIDADAS ........................................................................................................................................ 66
FUNCIONES LÓGICAS ................................................................................................................................................... 69
Función Si........................................................................................................................................................... 69
Función Y ........................................................................................................................................................... 76
Función O ........................................................................................................................................................... 77
BASES DE DATOS EN EXCEL .............................................................................................................................. 81
FILTROS.................................................................................................................................................................... 81
AUTOFILTROS .............................................................................................................................................................. 82
FILTROS PERSONALIZADOS .......................................................................................................................................... 83
FILTRO AVANZADO ...................................................................................................................................................... 87
FUNCIONES DE BASES DE DATOS .................................................................................................................... 92
BASES DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES ............................................................................................... 96
TEXTO EN COLUMNAS ........................................................................................................................................ 98
ABRIR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS CON MICROSOFT EXCEL ......................................... 103
IMPORTAR DATOS .............................................................................................................................................. 106
SUBTOTALES ........................................................................................................................................................ 107
FUNCIONES DE RESUMEN PARA EL ANÁLISIS DE DATOS ..................................................................... 109
SUBTOTALES ANIDADOS .................................................................................................................................. 112
CONSOLIDACIÓN................................................................................................................................................. 115
VALIDACIONES .................................................................................................................................................... 120
TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................................................................... 126
ESTRUCTURA DE LAS TABLAS DINÁMICAS.................................................................................................................. 130
FORMATO DENTRO DE UNA TABLA DINÁMICA ............................................................................................................ 137
FORMULAS DENTRO DE UNA TABLA DINÁMICA .......................................................................................................... 139
PROTECCIÓN ........................................................................................................................................................ 146
PROTECCIÓN DEL ARCHIVO........................................................................................................................................ 146

Derechos Reservados– Capacitación y Desarrollo UC


TABLA DE CONTENIDOS

PROTECCIÓN DE LA HOJA........................................................................................................................................... 148


PROTECCIÓN DEL LIBRO ............................................................................................................................................ 152
GRABACIÓN DE MACROS ................................................................................................................................. 154
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................................................... 172

Derechos Reservados– Capacitación y Desarrollo UC


Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
INTRODUCCION Conjunto 0
Página 15

En el curso “Manejo de la planilla electrónica Excel,


nivel intermedio”, se trabajó con conceptos de la hoja de
cálculo como características del libro, el manejo de
funciones, asistentes, punteros, fórmulas, presentaciones
de la hoja, etcétera.

En esta oportunidad se profundizará en temas que no


fueron explotados en su mayor magnitud en el curso
anterior y se tratarán otros nuevos.

El curso está estructurado en conjuntos, donde se


agrupan diferentes tópicos según conceptos
relacionados. A continuación, se explicará de forma
general el temario de este manual.

Primero se verá un repaso del Asistente para funciones,


para luego profundizar en funciones de búsqueda y
referencia, de información, fecha y hora y funciones
anidadas. A continuación, se verá el tema de bases de
datos, funciones y utilidades. Finalmente, se verán
conceptos de macros (grabación y edición) en Microsoft
Excel 2019.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 16

Ejercicio Repaso a) En un libro nuevo digite los datos que se muestran


en la imagen siguiente:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 17

b ) En la Hoja2 del mismo libro ingrese los siguientes


datos:

c ) A la Hoja1 coloque el nombre Planilla y a la


Hoja2, Resumen.
d ) Guarde el libro con el nombre Sueldos en su
carpeta de trabajo. Cree otro libro en blanco y
digite los siguientes datos:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 18

e ) Guarde este libro con el nombre Constantes en su


carpeta de trabajo.

f ) En el libro Sueldos defina con el nombre


Años_de_Servicio al rango B5:B21. Úselo para los
cálculos.

g ) Calcule el Sueldo base de cada empleado, según la


siguiente condición:

Si los Años de servicio son superiores o iguales a


5, el Sueldo base será $350.000; en caso contrario,
será $300.000.
Nota: El valor del Sueldo base debe tomarlo del
libro Constantes.

h ) En el libro Sueldos defina el nombre


correspondiente al rango Ventas. Úselo en sus
cálculos.

i ) Calcule la Comisión, según la siguiente condición:

Si las Ventas son superiores o iguales a 2.000.000,


la comisión será el 10% de las ventas; en caso
contrario, será el 5% de las ventas.
Nota: El porcentaje de comisión debe tomarlo del
libro Constantes.
j ) En el libro Sueldos defina el nombre a los rangos
Sueldo base y Comisión. Úselos en sus cálculos.
k ) Calcule el Sueldo bruto:

Sueldo base + Comisión

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 19

l ) En el libro Sueldos defina el nombre al rango


Sueldo bruto, AFP e ISAPRE. Úselos en sus
cálculos.
m ) Calcule el DCTO. AFP:
%AFP * Sueldo Bruto
Como hay dos AFP, deberá evaluar con una
función “Si”, la AFP en que se encuentra el
empleado, para tomar el porcentaje
correspondiente.
Nota: Los % de AFP deben tomarse del libro
Constantes.
n ) Calcule el DCTO. ISAPRE
%ISAPRE * Sueldo Bruto.
Al igual que en el caso del DCTO. AFP, existen dos
ISAPRES. Debe usar una función Si para evaluar
la ISAPRE correspondiente.

Nota: Los % de ISAPRE deben tomarse del libro


Constantes.
o ) Defina nombre a los rangos DCTO. AFP y DCTO.
ISAPRE. Úselos en sus cálculos.

p ) Calcule DCTOS. LEGALES, que será la suma de


DCTO. AFP y DCTO. ISAPRE.

q ) Calcule la Gratificación, según la siguiente


condición:

Si las Ventas son mayores o iguales al promedio de


ventas de todos los vendedores, la Gratificación
será el 0,5% del total de ventas de la empresa; en
caso contrario, será el 0,2% del total de ventas de
la empresa

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 20

Nota: los porcentajes de gratificación úselos como


datos constantes en la fórmula.

r ) Defina los nombres a los rangos Desctos legales,


Anticipo, Monto anticipo y Gratificación, según
corresponda. Úselos en sus cálculos.
s ) Calcule el Líquido a pagar, según la siguiente
condición:
Si la columna Anticipo es Sí, entonces el Líquido a
pagar será el Sueldo Bruto más la Gratificación
menos los Descuentos legales y menos Monto
anticipo; en caso contrario, será Sueldo bruto más
gratificación menos descuentos legales.
t ) Defina el nombre al rango Líquido a pagar. Úselo
en sus cálculos.
u ) Calcule el Líquido del mes que corresponde a la
suma de Líquido a pagar y Monto anticipo.

v ) En la hoja Resumen del libro Sueldos calcule:


Total de Sueldos Brutos (suma)
Total Descuentos Legales (suma)
Empleados con anticipo (contar)
Empleados sin anticipo (contar.blanco)
Total de Anticipos (suma)
Total de Cotizaciones por AFP e ISAPRE
(sumar.si)
Número de empleados por AFP e ISAPRE
(contar.si)

w ) Aplique formatos a sus libros.

x ) Guarde el libro Sueldos con el nombre Planilla en


su carpeta de trabajo. El libro Constantes grábelo
manteniendo su nombre.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 21

Las fórmulas de su ejercicio se muestran a


continuación:

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EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 22

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 23

Los resultados son los que se indican en las páginas siguientes:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
EJERCICIO DE REPASO Conjunto 1
Página 24

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
MANEJO DE FÓRMULAS Conjunto 2
Página 25

Referencias
Una referencia indica la ubicación de una celda en una
hoja de cálculo, y se basa en los encabezados de
columnas y filas.

Referencias relativas Una referencia relativa es el cambio de las celdas de


una fórmula al copiarla en otra celda, dependiendo de
la cantidad y dirección de filas y columnas en que se
haya copiado. Es por ello que son relativas, ya que
dependen del lugar donde estén.
Las referencias relativas son aquellas que llevan sólo la
letra de la columna seguida del número de la fila donde
se encuentran los datos. Ejemplos de referencias
relativas son: A1, J25, C15.

Referencias absolutas Una referencia absoluta es aquella que no cambia al ser


copiada a otra celda, no depende de su ubicación, es
siempre igual. Para fijar la referencia a una celda es
necesario agregar el signo $ antes de la letra que indica
la columna, y antes del número que indica la fila de la
referencia que se desea fijar. Ejemplo: $A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una
fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa.

Una referencia de columna absoluta adopta la forma


$A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la
forma A$1, B$1, etcétera. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula al ser copiada, se cambia
la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia relativa se ajusta
automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.
Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la
celda A2 que contenga =A$1 hacia la celda B3,
quedará como =B$1.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
MANEJO DE FÓRMULAS Conjunto 2
Página 26

Ejercicio mixtas En un libro nuevo digite los siguientes datos:

Luego, confeccione una fórmula única que calcule la


fecha de vencimiento a 15 días (Fecha + 15), tome esta
fórmula y cópiela para el resto de las celdas de la
tabla. Utilice para ello referencias mixtas.

La fórmula quedaría de la siguiente forma:

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 27

Funciones Una función es una fórmula incorporada en el programa


que se encargará de resolver una operación de acuerdo a
su utilidad predestinada.

Las funciones obedecen a una estructura llamada


sintaxis, que indica la forma cómo debe ser
confeccionada. Los argumentos deben colocarse entre
paréntesis, y separados por puntos y comas
normalmente, dependiendo de la Configuración
regional.

Los argumentos de una función pueden ser: rangos de


celdas, valores constantes, fórmulas, u otras funciones.
Cuando un argumento de una función es otra función se
habla de funciones anidadas.

Para confeccionar una fórmula se puede utilizar


referencias de distintos tipos: relativas, absolutas,
mixtas, por nombre y externas. Sin embargo, también es
posible utilizar funciones, que simplifican notablemente
la obtención de ciertos tipos de cálculos.

Microsoft Excel 2019 ofrece una breve lista de


funciones, que es posible encontrar al dar clic en el
botón de lista de Autosuma en la ficha Inicio.

Botón de lista

Esto desplegara una lista con las funciones más comunes


y una opción que se llama Más funciones...

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 28

Dichas opciones también se encuentran disponibles en la


ficha Fórmulas, opción Autosuma.

Asimismo, dentro de la misma ficha Fórmulas es posible


dar clic en Insertar función.

O bien, es posible hacer clic en Insertar función en la


barra de fórmulas.

En esta sección se repasará el uso del asistente, para que


luego sea capaz de recurrir a él para insertar cualquier
función que requiera, de acuerdo a su necesidad. La
ventaja de usar esta herramienta es que no estará
condicionado a conocer la estructura o sintaxis de la

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 29

función. El asistente lo apoyará con los cuadros de


diálogo necesarios.

Para usar el Asistente de funciones debe realizar lo


siguiente:

1. Activar la celda en donde se insertará la función.

2. Escoger cualquiera de las opciones ya mencionadas


para Insertar función. Aparecerá el Asistente de
funciones.

En el primer paso deberá escoger la función que


necesite. Son tantas las funciones que nos ofrece
Microsoft Excel 2019 que se despliegan clasificadas por
categorías.

Usadas recientemente

Muestra las diez últimas funciones trabajadas en la


planilla o si está recién instalado el software, las
funciones más comunes que podría utilizar.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 30

Existen categorías Estadísticas, Matemáticas,


Financieras, etcétera. Escoger de acuerdo a la que
necesite. Al hacer clic sobre el botón de lista al lado de
Usadas recientemente, en la parte inferior del cuadro de
diálogo se desplegarán sólo las que correspondan a ésta.

Si necesita una función cuya categoría desconoce, debe


escoger la categoría Todo y en la parte inferior se
desplegará la lista completa de funciones que nos ofrece
Microsoft Excel 2019.
En este primer paso, al hacer clic sobre cualquier
función desplegará una explicación de ella en la parte
inferior del cuadro de diálogo.
Una vez seleccionada la función, hacer clic en el botón
Aceptar. Aparecerá lo siguiente:

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 31

En este paso se deben especificar los argumentos de


acuerdo a la sintaxis que posea cada una de las
funciones. Por lo general, se colocan rangos, criterios u
otras funciones, si es que requiere anidar. Una vez
llenados los parámetros (los que aparecen con negrita
son obligatorios, los otros son opcionales) presionar el
botón Aceptar.

En el curso anterior se trabajó con funciones


matemáticas, estadísticas y lógicas. En esta sección se
complementará reforzando algunas funciones que
pertenecen a estas categorías más otras nuevas: texto,
búsqueda y referencia, fecha y hora y anidadas.

Este capítulo se clasificará en cinco secciones, en las


cuales están agrupadas las funciones de acuerdo a su
categoría. Posteriormente, se mostrará el nombre de la
función, la descripción de los parámetros y en algunas el
ejemplo correspondiente.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 32

Listado de Funciones por categorías

Funciones de Base de datos

BDPROMEDIO: Devuelve el promedio de los valores de un campo


(columna) de una base de datos que cumpla las
condiciones especificadas.

BDCONTAR: Cuenta las celdas de un campo que contienen números


en una base de datos.

BDCONTARA: Cuenta las celdas de un campo que no están en blanco


en una base de datos.

BDEXTRAER: Extrae de la base de datos un único registro que


coincida con los criterios especificados.

BDMAX: Devuelve el valor máximo de un campo en una base de


datos que cumpla las condiciones especificadas.

BDMIN: Devuelve el valor mínimo de un campo en una base de


datos que cumpla las condiciones especificadas.

BDPRODUCTO: Multiplica los valores de un campo determinado de los


registros de la base de datos que coinciden con los
criterios especificados.

BDDESVEST: Calcula la desviación estándar basándose en una


muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.

BDSUMA: Suma los números de la columna del campo de los


registros de la base de datos que coincidan con los
criterios especificados.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 33

Fecha y hora

FECHA: Confecciona una fecha en base a día, mes y año.

DIA: Captura el día del mes de una fecha.

DIAS360: Calcula el número de días entre dos fechas basándose


en un año de 360 días.

FECHA.MES: Devuelve el número que representa una fecha que es un


número determinado de meses anterior o posterior a la
fecha inicial.

FIN.MES: Devuelve el número correspondiente al último día del


mes, que es un número determinado de meses anterior
o posterior a la fecha inicial.

HORA: Convierte un número en la hora correspondiente.

MES: Captura el mes de una fecha.

DIAS.LAB: Devuelve el número de días laborables completos entre


dos fechas.

AHORA: Devuelve el número de serie de la fecha y hora


actuales.

HOY: Devuelve el número que representa la fecha actual.

DIASEM: Convierte un número en el día de la semana


correspondiente.

NUM.DE.SEMANA: Convierte un número en un número que indica dónde


cae la semana numéricamente dentro de un año.

DIA.LAB: Devuelve el número que representa una fecha que es


determinado número de días laborables anterior o
posterior a la fecha especificada.

AÑO: Captura el año de una fecha.


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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 34

Información

ESBLANCO: Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en


blanco.

ESERR: Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor


de error excepto #N/A.

ESERROR: Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor


de error.

ESNOD: Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error


#N/A (valor no disponible).

ESNOTEXTO: Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no


texto.

ESNUMERO: Devuelve VERDADERO si el valor es un número.

ESTEXTO: Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto.

N: Devuelve un valor convertido en un número.

NOD: Devuelve el valor de error #N/A.

TIPO: Devuelve un número que indica el tipo de datos de un


valor.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 35

Lógicas

Y: Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son


verdaderos.

FALSO: Devuelve el valor lógico FALSO.

SI: Especifica un texto lógico para ejecutar.

NO: Invierte la lógica de sus argumentos.

O: Devuelve VERDADERO si algún argumento es


VERDADERO.

VERDADERO: Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Búsqueda y referencia

BUSCARH: Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el


valor de la celda indicada.

BUSCARV: Busca en la primera columna de una matriz y se mueve


en la fila para devolver el valor de una celda.

COLUMNA: Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS: Devuelve el número de columnas de una referencia.

HIPERVINCULO: Crea un acceso directo o un salto que abre un


documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en Internet.

INDICE: Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una


referencia o matriz.

INDIRECTO: Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

BUSCAR: Busca los valores en un vector o matriz.


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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 36

COINCIDIR: Busca los valores en una referencia o matriz.

DESREF: Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de


una referencia determinada.

FILA: Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS: Devuelve el número de filas de una referencia.

TRANSPONER: Devuelve la transpuesta de una matriz.

Matemáticas y trigonométricas

ABS: Devuelve el valor absoluto de un número.

REDONDEAR: Redondea un número a un número especificado de


dígitos.

REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abajo, hacia cero.

REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección


contraria a cero.

SUBTOTALES: Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

SUMA: Suma sus argumentos.

SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el


argumento criterio.

SUMAPRODUCTO: Devuelve la suma de los productos de los componentes


de la matriz correspondiente.

TRUNCAR: Trunca un número y lo convierte en entero.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 37

Estadísticas

PROMEDIO: Devuelve el promedio de los argumentos.

PROMEDIOA: Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos


números, texto y valores lógicos.

CONTAR: Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.

CONTARA: Cuenta cuántas celdas ocupadas hay en la lista de


argumentos.

CONTAR.BLANCO: Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un


rango.

CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que no están en blanco


dentro de un rango que coincida con los criterios
especificados.

MAX: Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.

MAXA: Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos,


incluidos números, texto y valores lógicos.

MEDIANA: Devuelve la mediana de los números dados.

MIN: Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.

MINA: Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos,


incluidos números, texto y valores lógicos.

MODA: Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de


datos.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 38

Texto

CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo.

ENCONTRAR: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre


mayúsculas y minúsculas).

DECIMALES: Da formato a un número como texto con un número


fijo de decimales.

IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo


izquierdo de un valor de texto.

LARGO: Devuelve el número de caracteres de una cadena de


texto.

MINUSC: Convierte texto en minúsculas.

EXTRAE: Devuelve un número específico de caracteres de una


cadena de texto, empezando en la posición que
especifique.

NOMPROPIO: Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra


de un valor de texto.

REEMPLAZAR: Reemplaza caracteres dentro de texto por otro.

REPETIR: Repite el texto un número determinado de veces.

DERECHA: Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho


de un valor de texto.

HALLAR: Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue


entre mayúsculas y minúsculas).

SUSTITUIR: Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una


cadena de texto.

T: Convierte los argumentos en texto.

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MANEJO DE FUNCIONES Conjunto 3
Página 39

TEXTO: Da formato a un número y lo convierte en texto.

RECORTAR: Elimina espacios del texto (podría estar habilitada


como ESPACIOS).

MAYUSC: Convierte el texto en mayúsculas.

VALOR: Convierte el argumento de un texto en un número.

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FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 40

Funciones de texto Bajo esta categoría encontramos todas las funciones


disponibles en la planilla electrónica relacionadas con
texto, tales como:
Función: MAYUSC

Coloca el texto en letra mayúscula.

Sintaxis: Mayusc(texto)

Texto es el dato que desea convertir en mayúsculas.


El argumento texto puede ser una referencia o una
cadena de texto.

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, convertiremos las


columnas NOMBRES y APELLIDO a mayúsculas por
medio de esta función a partir de la celda A9.

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FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 41

Función: MINUSC

Coloca el texto en letra minúscula.

Sintaxis: Minusc(texto)

Texto es el dato que desea convertir en minúsculas.


MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean
letras.

Función: NOMPROPIO

Cambia a mayúscula la primera letra del argumento


texto y cualquiera de las otras letras del texto que se
encuentren después de un carácter que no sea una letra.
Convierte todas las demás letras a minúsculas.

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FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 42

Sintaxis: Nompropio(texto)

Texto es el dato entre comillas, una fórmula que


devuelve texto o una referencia a una celda que contiene
el texto al que se desea agregar mayúsculas iniciales.

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, convertiremos la


columna DIRECCIÓN a mayúsculas iniciales por
medio de esta función a partir de la celda C9.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 43

Función: CONCATENAR

Une varios elementos de texto en uno solo.

Sintaxis: Concatenar (texto1; texto2; ...)

Texto1, texto2, ... son de 1 a 255 elementos de texto


que serán unidos en un elemento de texto único. Los
elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
números o referencias a celdas únicas.
Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos una
columna donde se aprecien unidos el NOMBRE con el
APELLIDO por medio de esta función a partir de la
celda A9.

O bien puede utilizar la siguiente fórmula:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 44

Función: IZQUIERDA

Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo


de un valor de texto.

Sintaxis: Izquierda (texto;núm_de_caracteres)

Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres


que desea extraer.

núm_de_caracteres especifica el número de caracteres


que desea extraer desde la izquierda. Si se omite, asume
1.

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos una


columna que contenga los primeros 3 caracteres con la
función izquierda de la columna Apellido.

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FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 45

Función: DERECHA

Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho


de un valor de texto.

Sintaxis: Derecha (texto;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres


que desea extraer.

núm_de_caracteres especifica el número de caracteres


que desea extraer desde la derecha. Si se omite, asume 1.

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos una


columna que contenga los últimos 3 caracteres con la
función derecha de la columna Apellido.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 46

Función: LARGO

Devuelve el número de caracteres de una cadena de


texto.

Sintaxis: Largo(texto)

Texto es el texto cuya longitud desea conocer. Los


espacios cuentan como caracteres.

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos la columna


Obtener el largo de una cadena, donde se aprecie el
número de caracteres de la columna Nombre Completo.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 47

Función: EXTRAE

Devuelve un número específico de caracteres de una


cadena de texto, comenzando en la posición que
especifique y en función del número de caracteres que se
soliciten.

Sintaxis
Extrae (texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres


que desea extraer.

Posición_inicial es la posición del primer carácter que


desea extraer del argumento texto. La posición_inicial
del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente.

• Si posición_inicial es mayor que la longitud de


texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío).

• Si posición_inicial es menor que la longitud de


texto, pero posición_inicial más
núm_de_caracteres excede la longitud de texto,
EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de
texto.

• Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE


devuelve el valor de error #¡VALOR!

núm_de_caracteres especifica el número de caracteres


de texto que desea que EXTRAE devuelva. Si
núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el
valor de error #¡VALOR!.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 48

Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos la columna


Extraer, donde se aprecien 3 caracteres de la columna
Nombre Completo, a partir de la posición 6 del texto
que está en K9.

Función: VALOR

Convierte una cadena de texto que representa un número


en un número.
Sintaxis: Valor(texto)
Texto es el texto entre comillas o una referencia a una
celda que contenga el texto que desea convertir. El
argumento texto puede tener cualquiera de los formatos
de número constante, fecha u hora reconocidos por
Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos,
VALOR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo: Dada la siguiente tabla, crearemos la columna
Convertir Texto a Número, donde aplicaremos la
función a Ventas para obtener un valor numérico.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 49

Función: HALLAR
Devuelve el número del carácter en el que se encuentra
inicialmente un carácter específico o una cadena de
texto, empezando por núm_inicial.

Utilice HALLAR para determinar la ubicación de un


carácter o de una cadena de texto dentro de otra cadena
de texto, de modo que pueda utilizar las funciones
EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el texto.

Sintaxis:
Hallar (texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Texto_buscado es el texto que desea encontrar.

Puede utilizar los caracteres comodines, signo de


interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento
texto_buscado. El signo de interrogación corresponde a
un carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier
secuencia de caracteres. Si lo que desea encontrar es un

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 50

asterisco o un signo de interrogación, escriba una tilde


(~) antes del carácter.

Dentro_del_texto es el texto en el que desea encontrar


texto_buscado.

Núm_inicial es contando desde la izquierda, el


número de caracter en dentro_del_texto donde desea
iniciar la búsqueda.

Observaciones

• HALLAR no distinguen entre mayúsculas y


minúsculas cuando busca texto.
• HALLAR es similar a ENCONTRAR, excepto que
ENCONTRAR sí distingue entre mayúsculas y
minúsculas.
• Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la
función devuelve el valor de error #¡VALOR!
• Si el argumento núm_inicial se omite, el valor
predeterminado es 1.
• Si el valor del argumento núm_inicial no es mayor
que 0 (cero) o si es mayor que el largo del
argumento dentro_del_texto, se devuelve el valor de
error #¡VALOR!

Ejemplo: Dado el siguiente dato, si buscamos en la


palabra “Atacama”, la letra “a”, el resultado sería el
siguiente:

Si buscamos en la palabra “Atacama”, la letra “A”, el


resultado sería el siguiente:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 51

Función: ENCONTRAR

Devuelve el número del carácter en el que se encuentra


inicialmente un carácter específico o una cadena de
texto, empezando por núm_inicial. Distingue entre
mayúsculas y minúsculas.
Tiene la misma sintaxis de la función Hallar.

Sintaxis:
Encontrar (texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Función: REPETIR

Repite el texto un número determinado de veces.


Use REPETIR para llenar una celda con una cadena de
texto un número determinado de veces.
Sintaxis: Repetir (texto;núm_de_veces)
Texto es el texto que desea repetir.
Núm_inicial es un número positivo que especifica el
número de veces que debe repetirse el texto.
Observaciones

• Si el argumento núm_de_veces es 0 (cero),


REPETIR devuelve "" (texto vacío).
• Si el argumento núm_de_veces no es un número
entero, se trunca.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE TEXTO Conjunto 4
Página 52

El resultado de la función REPETIR no puede contener


más de 32.767 caracteres; de lo contrario, la función
devolverá el valor de error #¡VALOR!

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE FECHA Y HORA Conjunto 5
Página 53

Funciones de fecha y Bajo esta categoría encontramos todas las funciones


hora disponibles en la planilla electrónica relacionadas con
fechas y horas, tales como:

Función: HOY

Devuelve el número de serie de la fecha actual. El


número de serie es el código de fecha-hora que
Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora.

Sintaxis: HOY( )

Función: AHORA

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

Sintaxis AHORA( )

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE FECHA Y HORA Conjunto 5
Página 54

Función: AÑO

Devuelve el año correspondiente a una fecha


determinada.

Sintaxis: AÑO(num_de_serie)

Num_de_serie corresponde a la fecha del año que se


desea extraer.

Función: DIA

Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha


determinada

Sintaxis DIA(num_de_serie)
Num_de_serie corresponde a la fecha del día que se
desea extraer.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE FECHA Y HORA Conjunto 5
Página 55

Función: MES

Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha


determinada.
Sintaxis: MES(num_de_serie)

Num_de_serie corresponde a la fecha del mes que se


desea extraer.

Función: DIASEM

Devuelve el día de la semana correspondiente al


argumento num_de_serie.
El día se devuelve como un número entero según tipo
entre domingo y sábado.
Sintaxis: DIASEM(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel
usa para los cálculos de fecha y hora.
Tipo es un número que determina qué tipo de valor
debe ser devuelto.

Tipo Número devuelto


1 u omitido 1 domingo al 7 sábado
2 1 lunes al 7 domingo
3 0 lunes al 6 domingo

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES DE FECHA Y HORA Conjunto 5
Página 56

Ejemplo: A partir de los datos de fecha ingresados desde


la celda A1, calcularemos la función. DIASEM, el tipo
será diferente en cada ejemplo.

Tipo: 1 u omitido
Número devuelto: 1 domingo al 7 sábado

Tipo: 2
Número devuelto: 1 lunes al 7 domingo

Tipo: 3
Número devuelto: 0 lunes al 6 domingo

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 57

Funciones de búsqueda Bajo esta categoría se despliegan todas las funciones


y referencia disponibles en la planilla electrónica relacionadas con
búsqueda de información y datos.
Función: BUSCAR

Busca lo solicitado en la primera columna de una matriz


y se desplaza a través de la fila para entregar el valor de
una celda.
Sintaxis: Buscar(valor_buscado;matriz)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la matriz,
puede ser un número, texto, un valor lógico, o un
nombre o referencia que se refiere a un valor.

• Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado,


utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o
igual al valor_buscado.
• Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo
de la primera fila o columna (dependiendo de las
dimensiones de la matriz), BUSCAR devolverá el
valor de error #N/A.

Matriz: es un conjunto de datos donde se busca un


valor. Es un rango de celdas que contiene el texto, los
números o los valores lógicos que desea comparar con
valor buscado.

La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de


las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia
es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera
fila, BUSCARV busca en la primera columna y
BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la
matriz.
Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta
(más columnas que filas), BUSCAR buscará
valor_buscado en la primera fila.
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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 58

Si la matriz es cuadrada o más alta que ancha (más filas


que columnas), BUSCAR buscará en la primera
columna.
Con BUSCARH y BUSCARV puede especificar una
celda buscando hacia abajo o a través de filas o de
columnas, pero BUSCAR siempre selecciona el último
valor de la fila o columna.

Importante: Los valores de la matriz deben colocarse


en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2;...; A-Z; FALSO;
VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un
valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas
es equivalente.

Función: BUSCARV

Busca lo solicitado en la primera columna de una matriz


y se desplaza a través de la fila para entregar el valor de
una celda.
Sintaxis:
Buscarv(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera
columna de una matriz.
Matriz_buscar_en: es un conjunto de datos donde se
busca un valor.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 59

Los valores de la primera columna del argumento


matriz_buscar_ en, pueden ser texto, números o valores
lógicos.
Haga mención a una referencia de celda, a un rango de
celdas o a un nombre de rango, como por ejemplo,
Listado_de_personal, que de acuerdo a los datos
mostrados en el cuadro anterior, correspondería al rango
(A3:B7).
Indicador_columnas: es el número de columna desde
la cual se devolverá el valor coincidente.

Ordenado: este argumento es optativo. Tiene dos


formas Verdadero u omitido y Falso. Debe usarse como
Falso cuando la tabla no se encuentre ordenada de forma
ascendente en la primera columna, en caso contrario la
función podría entregar valores erróneos.

Este argumento se usa también para restringir la función


a que entregue el valor exacto, es decir, si se especifica
como Verdadero o se omite cuando no encuentre el
valor especificado en el primer argumento, devolverá el
valor que le corresponda al valor inmediatamente
inferior al buscado. Si el argumento se especifica como
Falso, entregará como resultado #N/A que significa que
no hay valor disponible, en caso que no encuentre el
valor buscado.

Ejemplo: En el ejercicio siguiente a partir del dato


ingresado en la celda B1 (N° de RUT), a través de la
función BUSCARV, podrá entregar como resultado en
la celda E1 el nombre del empleado que se encuentra en
la matriz.

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FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 60

Función: BUSCARH

Busca lo solicitado en la primera fila de una matriz y se


desplaza a través de la columna para entregar el valor
de una celda.

Sintaxis:
Buscarh(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera


fila de una matriz.

Matriz_buscar_en: es un conjunto de datos donde se


busca un valor.

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FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 61

Los valores de la primera fila del argumento


matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.

Haga mención a una referencia de celda, a un rango de


celdas o a un nombre de rango, como por ejemplo,
Tabla_datos, que de acuerdo a los datos mostrados en el
cuadro anterior, correspondería al rango (A1:D8).

Indicador_filas: es el número de filas desde la cual se


devolverá el valor coincidente.

Ordenado: cumple la misma utilidad que en la función


o BUSCARV.

Ejemplo: En el ejercicio siguiente a partir de los datos


ingresados en las celdas B11 y B12, a través de la
función BUSCARH, podrá entregar como resultado en
la celda B13 la cantidad de alumnos que tuvo el curso de
Access Básico en Marzo.

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FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 62

Función: COINCIDIR

Devuelve la posición relativa de un elemento en una


matriz que coincida con un valor especificado en un
orden especificado.
Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones
BUSCAR (o BUSCARH o BUSCARV) cuando
necesite conocer la posición de un elemento en un
rango en lugar del elemento en sí.
Sintaxis:
Coincidir(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Valor_buscado: es el valor que se utiliza para encontrar


el valor deseado en una tabla.
• Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir
en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque
algún número en la guía telefónica, estará usando el
nombre de la persona como valor de búsqueda, pero
el valor que realmente desea es el número de
teléfono.
• Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o
valor lógico) o una referencia de celda a un número,
a un texto o a un valor lógico.
Matriz_buscada: es un conjunto de datos donde se
busca un valor.

Tipo_de_coincidencia: es el número -1, 0 ó 1 y


especifica cómo hace coincidir.

• Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra


el mayor valor que es inferior o igual al
valor_buscado. Los valores en el argumento
matriz_buscada deben colocarse en orden
ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO;
VERDADERO.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA Conjunto 6
Página 63

• Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra


el primer valor que es exactamente igual al
valor_buscado. Los valores en matriz_buscada
pueden estar en cualquier orden.
• Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR
encuentra el menor valor que es mayor o igual al
valor_buscado. Los valores de matriz_buscada
deben colocarse en orden descendente:
VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y
así sucesivamente.
• Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es
1.

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FUNCIONES DE ERROR Conjunto 7
Página 64

Funciones de error o Bajo esta categoría se despliegan algunas de las


funciones ES funciones disponibles en Excel que se utilizan para
comprobar el tipo de un valor o referencia.

Funciones: ES

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como


funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y
devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del
resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor
lógico VERDADERO si valor es una referencia a una
celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.
Sintaxis:
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESERROR(valor)
ESLOGICO(valor)
ESNOD(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
ESREF(valor)
ESTEXTO(valor)

Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor


de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico,
de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los
anteriores.

Función Devuelve VERDADERO si

ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.


Valor se refiere a cualquier valor de error con
ESERR
excepción de #N/A.
Valor se refiere a uno de los valores de error
ESERROR (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!,
#¿NOMBRE? o #¡NULO!).

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FUNCIONES DE ERROR Conjunto 7
Página 65

ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.


Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no
ESNOD
O está disponible).
b Valor se refiere a cualquier elemento que no sea
sESNOTEXTO texto. (Tenga presente que esta función devuelve
e VERDADERO incluso si valor se refiere a una
r celda en blanco.)
vESNUMERO Valor se refiere a un número.
aESREF Valor se refiere a una referencia.
cESTEXTO Valor se refiere a texto.
i
ones

• Los argumentos valor de las funciones ES no se


convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las
funciones en las que se requiere un número, el valor
de texto "19" se convierte en el número 19. Sin
embargo, en la fórmula ESNUMERO("19"), "19" no
se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
• Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se
desea comprobar el resultado de un cálculo. Al
combinar esas funciones con la función SI,
proporcionan un método para localizar errores en
fórmulas.

____________________________________________

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 66

Funciones anidadas En más de alguna ocasión necesitará confeccionar


fórmulas donde una sola función no bastará para
resolver una fórmula.

Es posible anidar, es decir, unir dentro de una función


otra, del mismo o de otro tipo si así se requiere.

No existe ninguna estructura específica al respecto, sólo


dependerá de las funciones que se estén utilizando.

Ejemplo1: Dada la siguiente tabla, crearemos la


columna LOGIN (nombre de acceso a una red), donde
se aprecien unidos el NOMBRE, con la última letra del
APELLIDO por medio de la función DERECHA,
anidada dentro de la función CONCATENAR a partir
de la celda B9.

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 67

Ejemplo2: Dada la siguiente tabla, crearemos la


columna LOGIN, donde se aprecien unidos la primera
letra del NOMBRE, con la columna APELLIDO por
medio de la función IZQUIERDA, anidada dentro de la
función CONCATENAR a partir de la celda B9.

Otros Ejemplos:

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 68

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 69

Funciones lógicas Excel tiene funciones que nos permiten "preguntar"


sobre el valor asignado a una celda y actuar según la
respuesta obtenida. Entre éstas tenemos:

Función: SI

Esta función es una alternativa muy práctica que posee


Excel, ya que nos permite realizar una pregunta lógica
y enfrentada a ella, puede tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según
la respuesta obtenida.
La función Si tiene la siguiente estructura:

Tiene tres argumentos. El primero: prueba_Lógica


corresponde a una condición determinada por el
usuario; el segundo: valor_si_verdadero corresponde
al resultado que debe ejecutar Excel en caso de que la
condición (primer argumento) se cumpla; el tercer
argumento valor_si_falso, es el resultado que debe
ejecutarse cuando la condición no se cumpla. Los tres
argumentos son obligatorios en la función y deben
estructurarse por el usuario de forma lógica y
coherente.
El argumento prueba_lógica se estructura
normalmente en base a una comparación de dos
elementos.

Usando estos parámetros se puede comparar una celda


con otra celda, una celda con un texto o con un
número, una celda con el resultado de una fórmula, una
fórmula con otra fórmula, etc.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 70

Ejemplos:

B4>=78 en este caso la condición es que la


celda B4 sea mayor o igual a 78.

C5<D5 celda C5 menor que D5.

J14 =“Ok” celda J14 es igual al texto (que debe


escribir entre comillas) Ok.

H4+K4>G4+B4 la suma de H4 y K4 mayor a la suma


de G4 y B4.

En el argumento valor_si_verdadero pueden usarse


las siguientes opciones:

▪ Un texto (obviamente escrito entre comillas)


▪ Un número
▪ Una fórmula
▪ Una referencia (el valor de una determinada celda)
▪ Celda en blanco (en este caso deben escribirse dos
comillas seguidas “”)
▪ Otra función

Operador de comparación Significado (Ejemplo)


= (signo igual) Igual a (A2=B2)
>(signo mayor que) Mayor que (A2>B2)
<(signo menor que) Menor que (A2<B2)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A2>=B2)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A2<=B2)
<>(signo distinto de) Distinto de (A2<>B2)

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 71

Para el argumento valor_si_falso pueden usarse las


mismas opciones que para Valor_si_verdadero.
Veamos algunos ejemplos.
Supongamos la siguiente tabla de datos:

Tenemos una lista de notas; en la columna D el


promedio calculado, y debemos obtener el estado del
alumno: Aprobado o Reprobado.
La condición para aprobar es que el promedio debe ser
mayor o igual a 4.
La función Si que debe digitarse en la celda E2 es la
siguiente:
=si(D2>=4;”Aprobado”;”Reprobado”)
La función se leería: Si D2 es mayor o igual a 4,
entonces, Aprobado, sino Reprobado.
En el primer argumento se establece la condición
D2>=4, debido a que el promedio está en la celda D2.
En el segundo argumento se establece el resultado
“Aprobado” (entre comillas porque es un texto) para
cuando la condición se cumpla; y en el tercer
argumento tenemos el resultado “Reprobado”, para
cuando la condición no se cumpla.

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 72

Si se copia esta fórmula para los demás alumnos


tendremos lo siguiente:

Observe que Emilio está reprobado debido a que su


promedio es 3,1 (menor que 4) y Pedro está aprobado
(promedio igual a 4). Todos los demás alumnos
aprueban porque cumplen con la condición (promedio
superior a 4).
Otro ejemplo:

Tenemos ahora una lista de productos pertenecientes a


dos categorías: Carnes o Lácteos. Obtendremos un
Precio Reajustado, en que la condición será: si la
categoría es carnes le corresponde un 10% de reajuste;
si es lácteos, un 5%.
La función Si, que deberíamos ingresar en la celda D2,
sería:

=SI(B2="Carnes";C2+ $B$9*C2;C2+ $B$10*C2)


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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 73

Al leer esta función tenemos: si la categoría es carnes,


entonces reajuste el precio en un 10%, sino en un 5%.

En el primer argumento tenemos la condición


B2=“Carnes”, ya que en la celda B2 está indicada la
categoría y se está comparando con el texto carnes. En
el segundo argumento se estructura la fórmula para
reajustar el precio en un 10% (o sea, para cuando la
condición se cumpla). En el tercer argumento tenemos
la fórmula para reajustar el precio en un 5% (para
cuando la condición B2=“Carnes” no se cumpla).

Note que la condición se escribe sólo una vez


(B2=“Carnes”) y se da el resultado que deseamos
obtener para cuando ella se cumpla. No se vuelve a
escribir una segunda condición (B2<>“Lácteos”),
debido a que se da por entendido que si el producto no
es “Carnes”, obviamente será “Lácteos”, ya que en
nuestra lista tenemos dos categorías: si no es una,
obviamente será la otra. Distinto sería el caso si
existieran tres o más categorías.

Al copiar la fórmula para los demás productos,


tendremos lo siguiente:

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 74

Nota: Para resolver la fórmula del ejemplo anterior,


ocupamos la condición B2=“Carnes”: una celda
comparada con el texto “Carnes”. La condición
también podría indicarse: B2=A9, o sea, en vez de
escribir la palabra Carnes, se está usando una celda
cuyo contenido es Carnes. Ahora bien, si la condición
se estructura de esta forma, la celda A9 debe quedar
absoluta o sea $A$9, de tal manera que al copiar la
fórmula, la condición para los demás productos sería:
B3=$A$9, B4=$A$9, B5=$A$9, etc., en las cuales las
celdas B3, B4, B5, etc. se están comparando con la
celda A9 que contiene el texto carnes.

La fórmula completa quedaría así:


=si(B2=$A$9; C2+C2*$B$9;C2+C2*$B$10)

Otro ejemplo:

En este caso tenemos Vendedores en la columna A, y


sus Ventas en pesos en la columna B. Debemos
calcular la comisión sobre sus ventas: si la venta de
cada vendedor es superior al promedio de las ventas de
todos los vendedores, la comisión que le corresponde
es un 9%; en caso contrario, es decir, si sus ventas son
inferiores o iguales al promedio, la comisión será de un
3%.

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 75

¿Cómo quedaría la función Si que determina la


Comisión?

=si(B2>promedio($B$2:$B$6);B2*9%;B2*3%)
Comparamos la celda B2 con el promedio de ventas de
todos los vendedores. Note que el rango sobre el cual
se aplica la función promedio está absoluto, para que al
copiar la fórmula, las ventas de cada vendedor se
comparen con el mismo promedio. El ejemplo
desarrollado sería el siguiente:

Lo más importante que debe tener en cuenta para


resolver una función Si, es que tanto la condición como
los resultados estén bien estructurados, y sobre todo
que sean lógicos.

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 76

Función: Y

Esta función suele utilizarse conjuntamente con la


función Si. Permite realizar varias preguntas en lugar
de una como lo hace la función Si.
La función Y es de tipo incluyente, es decir, su
resultado será Verdadero si todos los argumentos son
Verdadero; devuelve Falso si uno o más argumentos
son Falso.
La función Y tiene la siguiente estructura:

Revisemos la siguiente tabla de datos:

Tenemos una lista de notas; en la columna E se


encuentra el cálculo del Promedio y en la columna F el
% Asistencia. Se necesita obtener el Estado del
alumno, de tal manera de ver si ha aprobado o
reprobado.
La condición para aprobar es que la nota final debe ser
mayor o igual a 4 y su % Asistencia debe ser mayor o
igual a un 80%.

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FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 77

En este caso para realizar más de una prueba lógica, la


fórmula que debe digitarse en la celda G2 es la
siguiente:
=Si(Y(E2>=4;F2>=80%);“Aprobado”;“Reprobado”)
La función se leería: Si E2 es mayor o igual a 4 Y F2
es mayor o igual a 80%, entonces es Aprobado, sino es
Reprobado.

Función: O

Esta función también suele utilizarse conjuntamente


con la función Si. Permite realizar varias pruebas
lógicas en lugar de una como lo hace la función Si.
La función O es de tipo excluyente, es decir, su
resultado será Verdadero si alguno de los argumentos
es Verdadero; devuelve Falso si todos los argumentos
son Falso.
La función O tiene la siguiente estructura:

Revisemos el ejercicio de Notas anterior:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 78

Tenemos una lista de notas; en la columna E se


encuentra el cálculo de la Nota Final y en la columna F
el % Asistencia.

Se necesita obtener la situación del alumno, de tal


manera de ver si ha Aprobado o Reprobado.
La condición para aprobar es que la Nota Final debe
ser mayor o igual a 4 O su % Asistencia debe ser
mayor o igual a un 80%.
En este caso para realizar más de una prueba lógica, la
fórmula que debe digitarse en la celda G2 es la
siguiente:
=Si(O(E2>=4;F2>=80%);“Aprobado”;“Reprobado”)
La función se leería: si E2 es mayor o igual a 4 O F2 es
mayor o igual a 80%, entonces es Aprobado, sino es
Reprobado.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 79

Veamos otro ejemplo dada la siguiente tabla.

Evalúe lo siguiente:
1. Cantidad a entregar al cónyuge:
a) Si el individuo tiene cónyuge e hijos, al cónyuge le
corresponde la mitad de la herencia.
b) Si el individuo tiene cónyuge sin hijos, al cónyuge
le corresponde toda la herencia.
c) Si el individuo no tiene cónyuge, la cantidad es
cero.

2. Cantidad a entregar a cada hijo:


a) Si el individuo tiene cónyuge e hijos, a cada hijo le
corresponde la mitad de la herencia dividida entre
el número de hijos.
b) Si el individuo no tiene cónyuge y tiene hijos, a
cada hijo corresponde la herencia dividida entre el
número de hijos.
c) Si el individuo no tiene hijos, la cantidad es cero.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
FUNCIONES ANIDADAS Conjunto 8
Página 80

En cada aseveración dada, vea que existen dos preguntas


que hacer, esto obliga a usar un conector (Y –O) – (Si el
individuo tiene cónyuge e hijos; Si el individuo tiene
cónyuge sin hijos; Si el individuo no tiene cónyuge y
tiene hijos), pero cuál usar, fíjese que ambas deben
cumplirse por tanto el correcto es Y; ahora bien usted
posee tres posibles respuestas por tanto deberá utilizar
dos SI anidados.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 81

Base de datos
Actualmente, los grandes volúmenes de datos que se
manejan en diversos temas, giran alrededor de la buena
manipulación de las bases respectivas existentes.
La computación, es partícipe directa de este fenómeno y
cada día hay más y mejores programas que permiten la
buena administración de las bases de datos.
Microsoft Excel 2019 no es un programa administrador
de bases de datos, como sí lo es Microsoft Access
(producto de Microsoft Office); pero tiene grandes
ventajas para poder administrar consultas, filtros,
ordenamientos y otros tipos de herramientas muy
prácticas para cubrir en cierta forma esta necesidad.

En esta oportunidad se profundizará en temas como:


filtros avanzados, funciones de bases de datos
subtotales, esquemas y tablas dinámicas.

Filtros Es la forma sencilla y rápida que tiene Microsoft Excel


para buscar un subconjunto de datos dentro de una lista.

Utilice filtro avanzado, si necesita aplicar tres o más


condiciones a una columna, utilice los valores
calculados como criterios, copiar registros a otra
ubicación para mostrar la información o extracción de
registros únicos.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 82

Autofiltro Puede utilizar el comando Filtro para ver las filas de la


base de datos que cumplan cierta condición o criterio.
Debemos mencionar, que sólo puede aplicar este tipo de
filtro a una lista, de una hoja de cálculo a la vez.

Para filtrar una tabla automáticamente, debe realizar el


siguiente procedimiento:
1. Activar cualquier celda de la tabla que se
considerará como su base de datos.

2. De la ficha Datos seleccionar la opción Filtro.

3. Luego de hacer clic aparecerán botones de lista


(cuadros combinados) a la derecha de cada uno de
los campos de la tabla. Observe:

4. Estos botones de lista permitirán filtrar la base de


acuerdo con los criterios especificados en ellos.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 83

Para desactivar los filtros automáticos de una tabla que


ya ha sido filtrada, realice lo siguiente:
De la ficha Datos seleccione nuevamente la opción
Filtro.

Filtros personalizados Cuando tiene activo el filtro, tendrá en cada lista de


campos la opción correspondiente al tipo de filtro
respectivo (en este caso, sobre una columna de texto
corresponde a “Filtros de texto”).

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 84

A través de estas opciones se puede visualizar conjuntos


de elementos que comiencen o terminen con la misma
palabra o, para el caso de un elemento numérico,
establecer como criterio que se muestre registros que
estén sobre o bajo una determinada cantidad. Para ello
debe realizar lo siguiente:

1. Bajo el botón de selección de elementos para el


elemento “Sueldo Bruto” visualizamos nuestras
opciones disponibles:

2. En la lista elegir el parámetro de comparación (es


igual a, no es igual a, mayor que, etc.). Con esta
opción seleccionada es posible establecer
conectores: Y, o bien, O a través de la siguiente
ventana:

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 85

El conector Y exige el cumplimiento de los dos criterios;


en cambio, el O exige el cumplimiento de uno u otro.

Si quiere mostrar registros que estén entre dos valores de


un campo, debe realizar lo siguiente:

1. En la lista de campo de algún campo numérico o de


fórmula escoger de la opción “Filtro de número” la
sub-opción “Entre…”

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 86

2. Dado el clic anterior obtenemos la siguiente ventana:

3. En la primera lista, elegir el parámetro mayor o igual


que, a la derecha escribir el número de comparación.
4. Marcar el conector Y.
5. En la segunda lista, elegir menor o igual que, a la
derecha escribir el número de comparación.

6. Hacer clic en Aceptar.

Con la opción Personalizar también puede, en campos


alfanuméricos, pedir que le muestre registros que
cumplan uno u otro, con el conector O.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 87

Opciones Avanzadas Las opciones Avanzadas de filtro le permitirán


establecer un rango para la lista o base completa, un
rango para hacer las consultas o establecer los criterios
y, además, definir un área de extracción o lugar dónde se
desea desplegar los registros que cumplan con el
criterio.

Dada la siguiente tabla:

Se podría decir que existen dos métodos para trabajar los


filtros avanzados, uno de ellos es trabajar sobre la
misma lista y la otra forma dejando los resultados en
otra área (recomendamos el segundo). El ejercicio se
desarrollará copiando los datos en una zona específica.
Para ello debemos hacer una copia de los títulos que
posee la lista para la zona de criterios y digitar un primer
criterio (en este caso una Ocupación específica).

Los pasos a seguir son los siguientes:

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 88

1. Insertar 4 filas a partir de la fila 1

2. Copiar solo los títulos de la tabla a partir de A1

Área de
criterios

Área de lista
o tabla

3. Digitar o copiar el nombre de la Ocupación a


consultar bajo el título correspondiente en el área de
criterios.
4. Activar cualquier celda dentro de la lista.

5. Seleccionar desde la ficha Datos, la opción


Avanzadas.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 89

6. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

7. Activar la opción Copiar a otro lugar.

8. Rango de la lista detectará la tabla de datos.


9. En Rango de criterios a seleccionar es $A$1:$H$2.

10. En Copiar a seleccionar $J$5.

11. Presionar el botón Aceptar.

Vea como son desplegados sólo los registros cuya


Ocupación corresponde a la que usted digitó a partir de
la celda J5.

Repita el procedimiento, pero antes borre D2, en la zona


de criterios, y coloque en Origen, Santiago. Lo único
que deberá activar es Copiar en otro lugar, ya que los
otros parámetros se mantienen.

Posteriormente repita el procedimiento, sin borrar el


Origen, agregue Analista bajo Ocupación y >700000

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 90

bajo Sueldo. Desplegará solo los registros cuyos


criterios estén unidos a través del conector Y.

En caso de haber un registro duplicado, se visualizan


ambos al ejecutarse la instrucción. Si desea ver sólo uno,
active en el cuadro de diálogo Sólo registros únicos.

Por ejemplo, si desea desplegar los registros cuya


Ocupación sea Analista O su origen es Santiago deberá
cambiar el Rango de criterios y agregar una nueva fila
de criterio. En nuestro ejemplo quedaría de $A$1:$H$3
y se coloca en la fila 2 la Ocupación correspondiente y
en la fila 3 el origen deseado. El conector entre ambos
criterios funcionará como O.

Algunos CRITERIOS a considerar:

casa o casa* Muestra los registros que comiencen con la


palabra Casa
*casa* Muestra los registros que contengan la
palabra casa
*casa Muestra los registros que terminen con la
palabra casa
= (y enter) Muestra los registros que contengan celdas
vacías.
• Los criterios Y se definen hacia el lado
• Los criterios O se definen hacia abajo
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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 91

Atención con el manejo de criterios anterior, pues


serán utilizados en la sección que viene, en el rango de
criterios a cumplir en las llamadas “Funciones de bases
de datos”.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 92

Funciones de bases de Además de utilizar instrucciones como ordenar, filtros


datos automáticos y avanzados sobre una lista, Microsoft
Excel nos ofrece una serie de funciones de bases de
datos. Recuerde que para utilizarlas dispone del
asistente para funciones.
En esta oportunidad se desplegarán cuatro funciones
comúnmente usadas en listas o bases de datos, las cuales
nos permiten calcular suma, promedio, máximo y
contar.

Función: BDSUMA

Suma los números de la columna nombre_de_campo de


los registros que coincidan con el argumento criterio.
Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos es el rango de celdas que componen la
base de datos.
Nombre_de_Campo es el campo que se utiliza en la
función. Puede seleccionar el título de la columna,
escribir el nombre de la columna entre comillas o digitar
el número de la columna.
Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios
de la base_de_datos.
Ejemplo:
Con la misma base de datos que se trabajó
anteriormente. Supongamos que desea sumar los valores
de los sueldos según origen de los empleados que sean
de Santiago. La respuesta: 2829000

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 93

Función: BDPROMEDIO

Promedia las entradas seleccionadas de una


base_de_datos.

Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que componen la


base de datos.

Nombre_de_Campo es el campo que se utiliza en la


función. Puede seleccionar el título de la columna,
escribir el nombre de la columna entre comillas o digitar
el número de la columna.

Criterios: es el rango de celdas que contiene los


criterios de la base_de_datos.

Ejemplo:

Con la misma base de datos que trabajó, supongamos


que desea promediar los valores de la columna Sueldo
de los empleados cuya Ocupación es Analista. La
respuesta: 435333

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 94

Función: BDMAX

Entrega el valor máximo de las entradas seleccionadas


de una base_de_datos.

Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que componen la


base de datos.

Nombre_de_Campo es el campo que se utiliza en la


función. Puede seleccionar el título de la columna,
escribir el nombre de la columna entre comillas o digitar
el número de la columna.

Criterios: es el rango de celdas que contiene los


criterios de la base_de_datos.

Ejemplo:

Con la misma base de datos que se trabajó, supongamos


que desea obtener el valor máximo de los valores de la
columna Sueldo de los empleados cuya Ocupación es
Peluquero. La respuesta: 900000.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 95

Función: BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen números dentro de la


base de datos y criterios especificados.

Sintaxis:
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que componen la


base de datos.

Nombre_de_Campo es el campo que se utiliza en la


función. Puede seleccionar el título de la columna,
escribir el nombre de la columna entre comillas o digitar
el número de la columna.

Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios


de la base_de_datos

Ejemplo:

Con la misma base de datos que se trabajó, supongamos


que desea contar los empleados que cobraron sueldo
cuya AFP es Bansander. La respuesta: 5.

OBS: Si desea contar celdas que no necesariamente


sean numéricas, utilice la función BDCONTARA.
Esta función cuenta celdas ocupadas con texto, número
y/o fórmulas (no discrimina).

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 96

Bases de datos de otras Una de las grandes ventajas que posee Microsoft
aplicaciones Excel es que podrá recuperar y trabajar archivos
creados en otras aplicaciones, principalmente se
enfocará este tema desde programas creados para el
manejo de bases de datos u otras planillas electrónicas.

Dependiendo del tipo de instalación que usted tenga de


Microsoft Excel 2019 podrá disponer de los
convertidores necesarios para la recuperación de
archivos con diferentes extensiones creados en
aplicaciones externas.
La información recuperada será desplegada en forma de
lista, por lo general sin formato y en una sola hoja
(como archivo, o sea, no utiliza el libro).
Una vez manipulada la información del archivo
recuperado, ya sea, con funciones, filtros, fichas, etc.,
usted podrá guardarla con el mismo nombre
manteniendo la extensión o hacer una copia y dejarla
como archivo de Microsoft Excel 2019, o sea, con
extensión XLSX.
Para recuperar un archivo creado en otra aplicación:
1. Hacer un clic en el botón Abrir.
2. Examinar.
3. En Tipo de archivo se desplegará una lista con
todos los tipos de archivos y extensiones posibles a
recuperar. Seleccionar la deseada.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 97

4. Seleccionar la unidad y carpeta en donde se


encuentra el archivo a recuperar.
5. Seleccionar el archivo.
6. Hacer un clic en el botón Abrir.
NOTA: Al recuperar un archivo de texto creado en
otra aplicación (con extensión *.csv, por ejemplo), la
información se hará visible por filas y celdas ya que el
intérprete de Excel 2019 contiene en sí el poder de
recuperar y separar los elementos de acuerdo a lo que
nosotros esperaríamos de él. En las versiones anteriores
de Excel probablemente hubiésemos tenido un Archivo
como éste:
Archivo de texto recuperado en Excel separado por
coma (,)

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 98

En cuyo caso, habría que separar la información con una


herramienta llamada Texto en columnas.

Texto en columnas Es una herramienta muy útil de usar en Microsoft Excel,


que permite separar los datos de tipo texto en distintas
columnas para poder trabajar con el archivo en forma
más óptima.

Para separar texto en celdas:

1. Seleccione el rango de celdas que contenga los


valores de texto.

Nota: El rango puede contener cualquier número de


filas, pero no más de una columna de ancho.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 99

En la ficha Datos, elija desde el fragmento


Herramientas de datos la opción Texto en columnas.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 100

Siga las instrucciones dadas en el asistente para


convertir texto a columnas.

En el siguiente paso del asistente debe seleccionar qué


tipo de separación existe entre los datos en el archivo de
texto.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 101

A continuación, es ingresada la celda desde donde


mostrará los resultados. También es definido el
formato de los datos en las columnas, por defecto es
General. Este formato convierte los valores numéricos
en números, los valores de fecha en fechas y el resto en
texto.

En el botón Avanzadas se asigna el separador de miles


y separador decimal (que aunque en este caso no
usamos, es necesario conocer).

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 102

Una vez que se han definido esto parámetros, hacer un


clic en Finalizar. El resultado será el siguiente.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 103

Si quisiera abrir un archivo de Microsoft Access con


Microsoft Excel:
1. Diríjase a la ficha Datos y observe el primer
conjunto de opciones.

2. Seleccione la opción “Obtener datos”, luego,


“Desde una base de datos”, “Desde una base de
datos de Access”.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 104

Nota: Excel 2019 cuenta con 1.048.576 filas y 16.384


columnas. Aunque esta cantidad es un gran número,
debe considerar que en su base de datos podría
eventualmente haber más filas o más columnas que las
que este producto contiene, las que, eventualmente, no
serán importadas.
Seleccionar la unidad y el directorio donde se
encuentra el archivo a recuperar.
3. Seleccionar el archivo.
4. Hacer un clic en el botón Abrir.
Esto desplegará el siguiente cuadro de diálogo en
pantalla en que usted visualiza los diferentes objetos
de Access que Excel 2019 es capaz de interpretar. Por
ejemplo, si la base de datos tiene más de una tabla,
Excel por medio de un cuadro de diálogo dará la
posibilidad de escoger la tabla a importar.

7. Haga un clic al elemento que desea importar y


presione Aceptar.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 105

8. En el siguiente cuadro de diálogo (Power Query),


escoja Cerrar y cargar.

El resultado de nuestra importación, desde una base


de datos hecha en Microsoft Access, es una Tabla
como la siguiente (por ejemplo):

Nota: Los datos importados desde Access a Excel


quedan relacionados, es decir, cualquier cambio que
se haga en la base de datos Access será reflejado en la
planilla de Excel a través de la ficha Datos en la
opción Actualizar todo, Actualizar. A menos que
decida Desvincular los datos.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 106

Así como es posible importar elementos de Access es


posible traer a Excel 2019 elementos de otras fuentes
de datos.

Prácticamente todos los procesos implican


procedimientos análogos. Desde seleccionar qué es lo
que desea importar, hasta decir a partir de qué celda se
requiere que los elementos estén posicionados.

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 107

Subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores


de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando
se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la
lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de
detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, es requisito primero ordenar
obligatoriamente la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular.
Dada la siguiente tabla (muestra con un extracto):

Si queremos obtener subtotales por Tipo Documento,


que sume los Totales. Se debe tener previamente
ordenada la tabla por Tipo Documento. Luego, para
activar los subtotales ejecute las siguientes
instrucciones:

1. Activar cualquier celda dentro de la lista.

2. Desde la ficha Datos, seleccionar Subtotal.


Aparecerá el siguiente cuadro:

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 108

En Para cada cambio en: seleccionar Tipo Documento


(criterio por el cual ordenó).
En Usar función: seleccionar Suma (se dispone de otras
funciones).
En Agregar Subtotal a: activar los campos de los
cuales se desea obtener la suma (en este ejercicio Total).

3. Presione el botón Aceptar.


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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 109

4. Observe su resultado:

Función Resumen
Suma La suma de los valores. Esta es la función
predeterminada para datos numéricos.
Contar El número de los valores de datos. La
función de resumen Contar funciona del
mismo modo que la función de la hoja de
cálculo CONTARA.
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
F
u
n
ciones de resumen para análisis de datos

Las siguientes funciones de resumen se utilizan en subtotales:

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 110

Contar números El número de valores de datos que son


números. La función de resumen Contar
números funciona del mismo modo que la
función de la hoja de cálculo CONTAR.
DESVEST Una estimación de la desviación estándar de
una población, donde la muestra es un
subconjunto de toda la población.
DESVESTP Una estimación de la desviación estándar de
una población, donde la población son todos
los datos que van a resumirse.
Var Una estimación de la varianza de una
población, donde la muestra es un
subconjunto de toda la población.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 111

Existen tres casillas que se pueden activar:

Reemplazar subtotales actuales


Si la casilla de verificación está activada ( ), en caso de
existir subtotales, se pierden los anteriores y se colocan
los nuevos. Si usted no desea perder los subtotales
anteriores, debe desactivar esta casilla.

Salto de página entre grupos


Si para efectos de impresión se desea un salto de página
después de cada subtotal. Por defecto esta casilla de
verificación esta desactivada.

Resumen debajo de los datos


Si se desea un subtotal general debajo de todos los
grupos y detalles de la lista. Por defecto esta casilla está
habilitada ( ).

Para desactivar los subtotales presione en el mismo


cuadro de diálogo el botón Quitar todos.

Al activar subtotales aparecen símbolos de esquema en


la parte izquierda de los encabezados de las filas. Donde
los botones del extremo superior controlarán según los
símbolos de esquema

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BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 112

Símbolos de esquema:

Despliega el subtotal general ocultando los


subtotales por grupo y el detalle.
Despliega lo anterior más los subtotales por grupo.
Despliega lo anterior más el detalle de la base de
datos.
A la izquierda de cada subtotal por grupo aparece un
signo o , los cuales permiten ocultar o desplegar el
detalle de los registros de la lista.

Subtotales anidados

Los subtotales son un medio muy poderoso para


resumir datos, pero no sólo es posible obtener sumas,
también pueden ser promedios, máximo, mínimo,
desviación estándar, etc.

A continuación, veremos cómo, a través de subtotales,


conseguiremos distintos niveles de anidamiento
utilizando para esto diferentes funciones.

En la siguiente tabla se han ordenado los campos:


Planta, Fruta y Mercado de destino respectivamente. Se
aplicarán subtotales utilizando la función suma,
promedio y cuenta para el campo planta y luego la
función suma para el campo Fruta.

Nota: es importante destacar que siempre que se trabaja


sobre los mismos subtotales, se debe tener la precaución
de desactivar Reemplazar subtotales actuales y elegir
la función deseada.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 113

Ejemplo de base ya ordenada.

Los subtotales anidados consisten en insertar subtotales


de grupos más pequeños o subórdenes en los grupos de
subtotales existentes.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
BASE DE DATOS Conjunto 9
Página 114

Los primeros subtotales dados son llamados subtotales


exteriores o generales, y subtotales anidados aquellos
que se dan de forma consecutiva en el interior de la
tabla.

Antes de insertar subtotales anidados es importante


comprobar que ha ordenado la lista por todas las
columnas en las cuales desea agregar subtotales.

Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá


esquematizada, para que pueda ver su estructura usted
podrá crear un informe rápidamente operando los
símbolos de esquema , y para ocultar los
detalles y mostrar solamente los totales.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
CONSOLIDAR Conjunto 10
Página 115

Consolidación Puede resumir datos de una o varias áreas de origen


consolidándolo y creando una tabla de consolidación.
Estas áreas de origen pueden estar en la misma hoja de
cálculo, en hojas diferentes en el mismo libro o libros
diferentes. En la pestaña Datos, ir a Consolidar.

Al dar clic en esta opción aparecerá en pantalla el


siguiente cuadro de diálogo:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
CONSOLIDAR Conjunto 10
Página 116

Describamos el cuadro de diálogo Consolidar que ya


está desplegado en pantalla y cómo trabajar con él.
En la parte superior se encuentra la función que se
utilizará en la consolidación, por defecto es la suma. Si
usted desea cambiar la función suma basta con que haga
un clic en el botón de lista que está al lado de la palabra
suma, esto desplegará la siguiente lista de funciones:

Seleccione la función que desea utilizar dando un clic


sobre ella. En la siguiente parte del cuadro de diálogo se
encuentra el lugar donde se seleccionan los rangos que
intervienen en la consolidación y al lado derecho está el
botón Examinar… que se utiliza para buscar otros libros
de Excel, desde donde también puede señalar los rangos
a utilizar en la consolidación.

Para seleccionar el rango a utilizar debe dar un clic en el


botón de selección que está dentro del óvalo de la
imagen, luego seleccione el rango de datos (valores en $
que están en nuestras tablas). Esto es porque ya tenemos
un formato de tabla resumen, en la siguiente página
describiremos cómo crear una tabla consolidada en una
hoja de cálculo sin un formato de tabla preestablecido.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
CONSOLIDAR Conjunto 10
Página 117

Una vez seleccionado debe dar un clic en el botón de


selección que está en el óvalo y volverá al cuadro de
diálogo Consolidar.

Después de esta acción debe dar un clic en el botón


Agregar para que este rango esté disponible para la
consolidación.

Esta operación debe repetirla cuantas veces sea


necesario dependiendo de cuantos rangos desee
consolidar.
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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
CONSOLIDAR Conjunto 10
Página 118

En el caso que uno de los rangos a consolidar sea


erróneo seleccione en el listado de referencias de rango
la referencia inválida y haga un clic en el botón
Eliminar que se encuentra abajo del botón Examinar.

Las casillas de verificación que se encuentran en la parte


inferior son:
esta casilla genera botones
de esquema ( , y ) en la tabla resumen
extrayendo a ésta los valores que se han consolidado
correspondientes a esta la familia de productos y
sucursal correspondiente.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
CONSOLIDAR Conjunto 10
Página 119

Las casillas que están a la izquierda de Crear vínculos


con la tabla origen son las siguientes:

Son utilizadas y figuran como activas ( ) cuando la


hoja resumen no tiene una tabla estructurada igual con
rótulos. Cuando están activas llevan automáticamente a
la hoja Resumen los rótulos de las columnas y filas. En
ambos métodos antes descritos los datos están
vinculados, es decir, si cambia uno de los datos en las
tablas origen es reflejado automáticamente en la tabla
resumen.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 120

Validaciones La validación es un sistema de restricción que


proporciona Excel para evitar el ingreso erróneo de
datos en celdas o rangos específicos, es utilizada
frecuentemente para ingresar un tipo de datos en ciertas
celdas específicas.

A continuación, describiremos los tipos de validación


que dispone Excel para validar una celda o rango de
celdas.
• Primero debe seleccionar la celda a validar.
• Luego en la ficha Datos haga clic en la opción
Validación de Datos.

Esto desplegará en pantalla el siguiente cuadro de


diálogo:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 121

En la ficha Configuración debajo de la palabra


Permitir hay un botón de lista que dice: Cualquier
valor. Hacer un clic en él y se desplegarán los tipos de
validaciones que es posible realizar. En este caso
seleccionaremos Número entero.

Al seleccionar una de estas validaciones dando clic en


cualquiera de ellas, habilitará automáticamente el cuadro
de lista que está debajo del texto Datos (la única
validación que no habilita este cuadro es Lista), en este
cuadro de lista aparecerán los tipos de evaluación que
Excel hará al ingresar un dato a nuestra celda validada.

Para nuestro caso, seleccionaremos mayor que


solicitando números enteros mayores que 50.000, este
valor es ingresado en el siguiente cuadro:

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 122

En la imagen hay un óvalo denotando un botón de


selección, este permite hacer referencia a un valor
contenido en una celda en el mismo libro que contiene la
celda validada, de encontrarse en otro libro este debe
estar abierto simultáneamente con el libro que contiene
las celdas validada. Por defecto la casilla de verificación
omitir blancos está habilitada ( ) esto permite
que en nuestra celda validada pueda quedar en blanco
(valor nulo). Al estar deshabilitada no permite que la
celda validada contenga valores nulos. Antes de dar un
clic en el botón Aceptar, podemos dar un mensaje
entrante cada vez que seleccione la celda validada y un
mensaje de error, si el valor que será ingresado en la
celda validada no cumple nuestra condición.

Estos mensajes son configurados a través de las otras


dos fichas de que dispone el cuadro de diálogo
Validación de datos y son opcionales. El primero es el
mensaje entrante, en esta ficha se define un título para el
mensaje y un cuerpo de texto, éste es opcional.

En título digite “Validación mayor a 50000” y en


mensaje de entrada “Usted debe ingresar un valor
superior a 50000”. Al seleccionar la celda validada
aparecerá en pantalla el siguiente mensaje:
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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 123

Luego, debe ir a la ficha Mensaje de error que es en


donde uno establece que tipo de mensaje es el que
aparece en pantalla cuando el valor no cumple la
condición que dimos en la ficha configuración.

Al igual que mensaje entrante posee un título y un


mensaje que el usuario pueda ingresar a su gusto.
Existen tres tipos de Estilos de mensajes, estos son:

Información
Para mostrar un mensaje informativo que no evite el
ingreso de datos no válidos, al seleccionar este estilo,
cuando ingrese datos no válidos aparecerá en pantalla el
siguiente cuadro de diálogo:

Al dar un clic en Aceptar admite el ingreso de valores


no válidos y cierra el cuadro.
Al dar clic en Cancelar borra los valores no válidos y
cierra el cuadro.

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 124

Advertencia
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite el
ingreso de datos no válidos. Éste, al insertar datos no
válidos a una celda aparece el siguiente cuadro de
diálogo en pantalla:

Al dar clic en el botón Si cierra el cuadro y acepta el


ingreso de valores que no cumplan la condición que
especificó en la ficha configuración.
Al dar clic en No el cuadro se cierra y deja el valor
ingresado en la celda, seleccionado para ser modificado.
Y por último, al dar clic en Cancelar el valor ingresado
en la celda se borra y el cuadro se cierra.
Alto
Para evitar el ingreso de datos no válidos (prohíbe). Éste
al intentar ingresar datos no válidos presenta el siguiente
cuadro de diálogo:

El cuadro tiene dos botones, Reintentar que al dar clic


en el este cuadro se cierra y el cursor de inserción de
datos queda activo en la celda validada; y el botón

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Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
VALIDACIÓN Conjunto 11
Página 125

Cancelar que al dar clic sobre él cierra el cuadro y borra


el valor ingresado.
Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225
caracteres).
Después de decidir qué tipo de estilo de mensaje de
error y escribir un título y un mensaje haga clic en
Aceptar, esto hará que la celda seleccionada esté
validada. Para aplicar la misma validación al resto de la
columna solo debe copiar la celda vacía para el resto de
la columna.

A continuación, en un libro nuevo de Excel, siguiendo la


explicación anterior genere las validaciones en las
siguientes columnas de esta tabla:

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 126

Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas en Microsoft Excel son una
solución para bases de datos extensas, de las cuales se
necesita obtener resúmenes de información. Un informe
de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y
compara rápidamente grandes volúmenes de datos.
Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles
de determinadas áreas de interés.

Para que funcionen y sean provechosas, los valores de


los registros deben ser repetitivos, para así obtener un
resumen con algún sentido.

Para entender este concepto un poco mejor,


desarrollaremos un ejercicio. Digite la siguiente lista.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 127

Dada esta planilla, de ella podremos obtener mucha


información resumida. Supongamos que esta lista es el
movimiento de cada venta que se realiza, incluyendo
datos como Vendedor, Fecha, Producto, etc.

Bien, nos gustaría saber cuánto vendió José, ordenado


por Fecha y con el detalle de cada producto, cuántos
kilos vende cada Vendedor y de qué Productos,
incluyendo la zona. Y así de esta tabla se podría obtener
todo tipo de información.

Para crear una Tabla dinámica:

1. Activar cualquier celda de la lista.

2. De la ficha Insertar seleccionar la parte superior de


la opción Tabla dinámica.

3. Aparecerá la ventana de Asistencia de origen de


datos para Tablas dinámicas: observe que en este
paso se pregunta de dónde obtendrá los datos para
crear la tabla dinámica.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 128

El origen puede ser:

Tabla o rango: una tabla de datos de Excel.


Fuente de datos externa: esta puede ser cualquier
base de datos externa, por ejemplo, una tabla de
Microsoft Access.

Nosotros optaremos esta vez por las opciones por


defecto de este asistente pues los datos ya aparecen
seleccionados.

4. Haga clic en Aceptar.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 129

La hoja se mostrará de la siguiente forma, usted


deberá arrastrar los campos (o utilizar el botón
agregar y luego seleccionar el área):
NombreVendedor a Fila, NomProducto a
Columna y Kilos a Datos.

Finalmente deberá diseñar la tabla dinámica,


arrastrando los campos desde la barra de
herramientas Tabla dinámica hasta la sección Lista
de campos de Tabla dinámica.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 130

La tabla dinámica deberá quedar de la siguiente


manera:

Entendamos mejor la estructura de las tablas


dinámicas. ¿Qué tipo de estructura es la que se nos
presenta a mano derecha?

Rótulos de columna: campo asignado a una


orientación de columna en un informe de tabla
dinámica. Los elementos asociados a un campo de
columna se muestran como datos de columna.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 131

Rótulos de fila: campo asignado a una orientación de


fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos
asociados a un campo de fila se muestran como datos
de fila.

El efecto básico de los campos fila y columna en una


tabla dinámica es que cada valor (elemento) que el
campo asume define una columna o fila diferente. Es
decir, si una tabla tiene un campo fila que asume 4
ítems y un campo columna que asume 2 ítems, la tabla
dinámica tendrá 4 filas, 2 columnas, más las etiquetas,
y subtotales.

Valores: campo de una lista, tabla o base de datos de


origen que contiene datos que se resumen en un
informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un
campo de datos suele contener datos numéricos.

Cuando usted crea una tabla dinámica debe especificar


los campos de datos, este campo contiene los datos que
usted desea resumir, si usted lo omite, Excel enviará un
mensaje de error, nunca se debe obviar. Podría usted
obviar un campo fila, columna o página.

Filtro de Informe: opera de manera similar a los


campos filas y columnas, pero además agrega
características diferentes, por ejemplo, una tabla
dinámica podríamos decir que es bidimensional, (filas
y columnas), pero imaginemos lo siguiente, una tabla
que contenga como campo filas los días del mes, y
campo columna productos, y el campo de datos las
ventas.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 132

El campo “Filtro de informe” sirve para ver la


información de ventas de una sucursal en particular o
de un vendedor en particular, actúa como campo
filtrador.

Opciones de formato

Al crear una tabla dinámica usted queda


automáticamente posicionado en la ficha Opciones
cuyos elementos fundamentales se describen a
continuación:

Tabla dinámica:
Lugar de acceso a las opciones generales de Tabla
dinámica.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 133

Campo activo:
Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de
resumen del campo de la celda en que nos encontramos
actualmente posicionados. También, tal como veremos
más adelante, le será posible expandir o contraer
elementos agrupados de su campo activo.

Grupo:
Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de
resumen del campo. Por ejemplo, asuma que desea
agrupar todas las frutas en un único conjunto de
elementos que denominará de esa manera. Seleccione
los elementos tal como se aprecia en la imagen y escoja
desde la opción Agrupar la sub-opción Agrupar
selección.

Ordenar:
Permite organizar su información ordenando por alguno
de los elementos involucrados en la Tabla dinámica.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 134

Actualizar:
Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente.
Debe hacer clic en Actualizar para hacer que el origen
de datos sea leído nuevamente.

Cambiar origen de datos:


Si ha agregado más datos a su tabla dinámica o ha
decidido cambiar el lugar desde el cual obtenía su
información seleccione esta opción.

El campo de valor

El dato que finalmente contiene el interior de una tabla


dinámica se puede visualizar de muchas maneras
diferentes en Excel 2019. Para ello debe realizar un clic
en “Configuración de campo de valor” disponible desde
dentro de las opciones del campo.

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Optimización del trabajo en la planilla de cálculo Microsoft Excel Pontificia Universidad Católica de Chile
TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 135

Lo que nos lleva a la siguiente ventana:

En la ficha Mostrar valores como: se puede escoger lo


siguiente:

Diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos como una
diferencia entre el campo base y el elemento base
especificados.
% de:
Muestra todos los datos en el área de datos como un
porcentaje del campo base y del elemento base
especificados.
% de la diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos utilizando el
mismo método de la función Diferencia de, pero muestra
la diferencia como un porcentaje de los datos base.

Total en:
Muestra los datos de elementos sucesivos como un total
actual. Deberá seleccionar el campo cuyos elementos
desee mostrar en un total actual.

% de la fila:

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 136

Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del


total de la fila.

% de la columna:
Muestra todos los datos de cada columna como un
porcentaje del total de la columna.

% del total:
Muestra los datos en el área de datos como un
porcentaje del total general de todos los datos de la tabla
dinámica.

_____________________________________________

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Página 137

Formato de una tabla dinámica.

1. Haga clic en la tabla.


2. Diríjase a la ficha Diseño y observe las opciones de
trabajo que tiene:

Escoja el formato que más se adecúe a sus necesidades


no olvidando seleccionar posteriormente los botones de
los elementos que desea Mostrar o No Mostrar desde la
ficha Analizar:

Formato numérico del área de datos

1. Haga clic en una celda en el área de datos.


2. En la Lista de campos de tabla dinámica, haga
clic en Configuración de campo de valor...
3. Haga clic en Formato de número.
4. En la lista Categoría, haga clic en la categoría de
formato que desee.
5. Seleccione las opciones de formato que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar dos veces.
6. Si el informe contiene más de un campo en Datos
repita estos pasos para cada uno de ellos.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 138

Manejo de errores y las celdas vacías.

1. Haga clic en la tabla.


2. En la ficha Opciones haga clic en Tabla dinámica y
seleccione la alternativa Opciones

3. Luego, siga uno o varios de estos procedimientos:

Cambiar el modo en que se muestra el error.

Active la casilla de verificación Para valores erróneos,


mostrada en Diseño y formato. En el cuadro,
introduzca el valor que desee mostrar en lugar de los
errores. Para mostrar los errores como celdas en blanco,
elimine los caracteres del cuadro.

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Página 139

Cambiar el modo en que se muestran las celdas


vacías.

Active la casilla de verificación Para celdas vacías,


mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee
mostrar en las celdas vacías. Para mostrar las celdas en
blanco, elimine los caracteres del cuadro. Para mostrar
los ceros, desactive la casilla de verificación.

Cálculos dentro de una tabla Dinámica

Cálculos es uno de los contenidos disponibles desde la


ficha Opciones, luego de creada una tabla dinámica, que
nos permite crear Campos calculados o Elementos
calculados.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 140

Al seleccionar Campos, elementos y conjuntos,


aparece:

Al analizar en esta tabla dinámica los precios de los


productos, veamos qué sucede si los incrementamos.

Al dar clic en Campo calculado aparecerá el siguiente


cuadro:

Luego, digitar el nombre del campo calculado y en


Fórmula, deberá elegir el campo e insertar campo.
Asumamos, por ejemplo, la necesidad de crear el campo
IVA que muestra el producto de Ventas * 0,19,
elemento que no existe originalmente en nuestros datos.

Se genera la fórmula deseada, y se digita el nombre.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 141

Se da un clic al botón Sumar para que agregue el campo


calculado a la lista de campos y luego Aceptar.

La tabla quedará de la siguiente manera:

Dado que los vendedores trabajan en dos equipos,


supondremos que se desea proyectar las ventas por cada
team.

Bastará con, previa selección de un vendedor, ir a la


opción herramientas de la ficha Opciones de tabla
dinámica, Fórmulas, Elemento calculado y se le da un
nombre. Por ejemplo “Equipo A”… veamos:

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 142

Considerar valores como referenciales

Segmentación de datos en una tabla dinámica

Las segmentaciones proporcionan botones en los que


puede hacer clic para filtrar valores de campos de tablas
dinámicas. Además, del filtrado rápido, las
segmentaciones también indican el estado de filtrado
actual, lo que hace que sea más fácil comprender qué se
muestra exactamente.

En base al ejemplo anterior, utilizaremos la


segmentación para activar la ventana de segmentación
con vendedores.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 143

Estando dentro de la tabla dinámica ir a pestaña


Analizar, sección Filtrar y escoger Insertar
Segmentación de datos:

Aparecerá una nueva ventana de Insertar Segmentación


donde se debe escoger uno o más campos a segmentar
(en nuestro ejercicio escoja Vendedor). Luego, podrá
elegir cualquiera de los vendedores o activando la
selección múltiple (en la misma ventana), varios de
ellos.

P
a
r
a

q
u
i
t
a
r
Considerar valores como referenciales

los filtros en cuestión, presionar botón Borrar filtro:

Para desactivar cualquier ventana de Segmentación, una


vez seleccionada ésta, presionar tecla Supr.

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 144

Gráficos dinámicos
Un gráfico dinámico, es la representación gráfica de
datos que puede contener una tabla dinámica. Éstos
pueden ser lineales, circulares, columnas (por defecto).

La gran diferencia que tienen los gráficos dinámicos con


relación a los tradicionales es que los últimos se
abastecen de tablas globales y de sus celdas, a diferencia
que los primeros se alimentan de tablas dinámicas, o sea,
datos ya resumidos o gestionados.

Para confeccionar un gráfico dinámico debe ubicarse en


la cualquier celda de la tabla original de datos (fuente) e
ir a pestaña Insertar, en sección Gráficos, escoger
Gráfico dinámico.

Aparecerá la siguiente ventana:

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TABLAS DINÁMICAS Conjunto 12
Página 145

Al hacer clic en Aceptar, en su planilla se verá algo


similar a esta muestra:

Comience a diseñar su tabla/gráfico dinámico,


arrastrando los campos a la zona deseada, ejemplo:

Además, podrá filtrar sobre el mismo gráfico por Año


y/o por Vendedor.

Para cambiar el tipo de gráfico, hacer clic sobre el


mismo con el botón secundario del mouse y,
posteriormente, escoger Cambiar tipo de gráfico.

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PROTECCION Conjunto 14
Página 146

Protección
La Protección se puede enfocar desde varios puntos de
vista: protección del archivo, protección de la hoja o
protección del libro.

Protección del archivo La protección del archivo se refiere a restringir el


acceso al archivo de Excel mediante una password
(contraseña).

Para asignar una password de apertura al archivo, debe


realizar lo siguiente:

1. Abrir el archivo, luego ir a Guardar como,


Examinar, hacer clic en el botón Herramientas y
elegir Opciones Generales …

Botón
Herramientas

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PROTECCION Conjunto 14
Página 147

Aparecerá el siguiente cuadro:

En la caja de edición Contraseña de apertura,


escribir una contraseña, que no debe tener más de 15
caracteres.
La Contraseña contra escritura, es una password
que el usuario deberá conocer para guardar cambios
al libro. Si no conoce la password contra escritura,
podrá abrirlo como sólo lectura y guardarlo con un
nombre distinto.

La casilla Se recomienda sólo lectura muestra un


cuadro de diálogo en que se da la opción de abrirlo
sólo de lectura, al menos que se necesite guardar
sus cambios. No requiere password.
La casilla Crear siempre una copia de seguridad
genera una copia de seguridad para el archivo al
momento de guardar. Este archivo tendrá extensión
.xlk y quedará almacenado en el mismo lugar del
archivo original.

2. Asignar las opciones deseadas y guardar el archivo.

Nota: Para retirar las contraseñas asignadas en la


grabación del archivo, deberá guardar nuevamente el
archivo en el cuadro Guardar como, botón Opciones
generales.
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PROTECCION Conjunto 14
Página 148

Protección de la hoja La protección de la hoja está destinada a impedir la


modificación de ella: borrar o modificar datos o
fórmulas, inserciones, formatos, etc.
Todas las celdas de una hoja tienen asignado el
formato bloqueadas. Eso significa que, en teoría, en
ninguna de ellas podrían hacerse cambios. ¿Cómo es
que entonces, al pedir un libro nuevo, es posible
escribir, hacer fórmulas, insertar, eliminar, etc.? Porque
ese bloqueo de celdas sólo se hace efectivo al proteger
la hoja.

Para verificar que todas las celdas están bloqueadas,


seleccione toda la hoja, en la ficha Inicio, vaya al
fragmento celdas y seleccione el botón Formato, de la
lista desplegada active la opción Formato de celdas,
luego seleccione la ficha Proteger. La casilla
Bloqueada estará marcada. Esto significa que todas las
celdas seleccionadas están bloqueadas.

Obs: Para que al proteger la hoja algunas celdas


queden desprotegidas, debe seleccionar previamente
las celdas, ir a Formato de Celdas-Proteger y

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PROTECCION Conjunto 14
Página 149

desactivar la casilla Bloqueada, para luego ir a


Proteger la hoja.

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PROTECCION Conjunto 14
Página 150

Proteger hoja
1. Desde la ficha Revisar seleccionar la opción
Proteger hoja.

2. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. En la casilla Contraseña escribir la password. La


password de protección de la hoja puede contener
hasta 255 caracteres. Diferencia entre mayúsculas y
minúsculas y no la puede olvidar.

4. Hacer un clic en Aceptar. Aparecerá otro cuadro


pidiendo la repetición de la contraseña:

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PROTECCION Conjunto 14
Página 151

5. Hacer un clic en Aceptar.


6. Guardar los cambios al libro.
Nota: Para retirar la password de protección a la hoja,
debe ir al botón Formato y seleccionar Desproteger
hoja. Aparecerá un cuadro en que se le pedirá la
password de protección.

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PROTECCION Conjunto 14
Página 152

Protección del libro La protección del libro se puede hacer a nivel de su


estructura, a nivel de la ventana, a ambos niveles.

La protección de la estructura se refiere a que no es


posible cambiar la posición de las hojas, modificar el
nombre de ellas, copiarlas, insertar o eliminar hojas.
La protección de la ventana impide que se pueda
modificar el tamaño, no es posible minimizarlo, ni
maximizarlo. Un libro protegido a nivel de ventana no
muestra ningún botón de control de la ventana.
La protección del libro en su estructura o ventana, no
tiene relación con el bloqueo de celdas. Es decir, si un
libro está protegido, no significa que no se pueda
cambiar el contenido de las celdas.
Para proteger un libro debe realizar lo siguiente:
1. Desde la ficha Revisar seleccione Proteger libro.

2. Aparecerá el siguiente cuadro:

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PROTECCION Conjunto 14
Página 153

Si quiere proteger la estructura del libro, marcar la


casilla Estructura. Si quiere proteger la ventana,
marcar la casilla Ventana.
3. Escriba la contraseña de protección. La contraseña
de protección del libro puede contener hasta 255
caracteres. Diferencia mayúsculas de minúsculas y
no puede olvidarla.
4. Hacer clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro en
donde se le pedirá la confirmación de la contraseña.

5. Volver a escribir la misma contraseña y hacer un clic


en Aceptar.
6. Guarde el libro.

Nota: Para retirar la password de Protección de Libro,


debe ir al botón Revisar y seleccionar Proteger Libro.
Aparecerá un cua
dro en que se le pedirá la password de protección.

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MACROS Conjunto 15
Página 154

Grabación de macros A continuación se mostrará cómo generar una macro


con el grabador, cómo darle nombre, guardarla, editar el
módulo, ejecutarla y cómo eliminar la macro.

Para trabajar óptima y fácilmente con las macros se


recomienda que active previamente, la ficha
Programador. Para hacerlo debe ir a:
• La pestaña Archivo
• Hacer clic en Opciones
• Hacer clic en Personalizar Cinta de Opciones
• En Comandos Disponibles en, seleccionar Pestañas
Principales
• En la sección derecha activar Programador
• Aceptar

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MACROS Conjunto 15
Página 155

Las instrucciones se irán mostrando en un ejercicio que


se desarrollará en paralelo. Supongamos que necesita
una macro que se ubique en la celda B3, luego que
escriba un texto, posteriormente le aplica ciertos
formatos y finaliza ubicándose en A1.

1. Active la celda A1 de una hoja en blanco.

2. Desde la pestaña Vista seleccionar la opción


Macros y luego la opción Grabar macro.

También lo puede hacer desde la pestaña


Programador – Grabar macro.

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MACROS Conjunto 15
Página 156

3. Aparecerá el siguiente cuadro:

4. Nombre de la macro: digitar título. Si bien es cierto


existe toda una normativa implementada por
Microsoft para asignar el nombre a una macro, usted
puede utilizar el nombre alfanumérico que desee
pero sin espacios entre las palabras. No debe utilizar
símbolos especiales tales como: @, #, $, %, &, *,
etc.

5. Método abreviado: podrá ejecutar la macro si


activa una combinación de teclas. Debe tomar en
cuenta que Excel y todos los software tienen
incorporado ya métodos abreviados (combinaciones
de teclas asignadas para realizar cierta acciones. Por
ejemplo Ctrl + A es abrir), por lo tanto, se
recomienda usar letras mayúsculas, para que al
ejecutar la macro tenga que presionar:

Control+ Shift + la letra asignada.

Además, deberá indicar el lugar dónde desea que se


guarde (en esta oportunidad en Este libro).

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MACROS Conjunto 15
Página 157

Finalmente, la Descripción permite indicar qué hace la


macro o la fecha o el autor, por ejemplo:

6. Hacer un clic en Aceptar. Al aceptar, Excel


comenzará a grabar todos los pasos que usted haga.
En esta oportunidad confeccionaremos una macro que
coloque un título y lo formatee.
7. En la hoja, activar la celda B3.
8. Escribir: Estadística General.

9. Presionar Enter.

10. Asignar a B3: Negrita, Tamaño de fuente 14, Color


de fuente Azul y ajuste el ancho de la columna
automáticamente.

11. Activar A1.

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MACROS Conjunto 15
Página 158

12. Presionar el botón Detener grabación, desde Vista-


Macros-Detener Grabación. O desde
Programador-Detener grabación.

Para utilizar la macro generada realice la siguiente


secuencia de instrucciones:

1. Activar otra hoja de su libro de Excel (por ejemplo,


Hoja2).

2. Desde la Ficha Vista seleccionar Ver Macros.


Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

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MACROS Conjunto 15
Página 159

3. Seleccionar la macro Título.

4. Presione el botón Ejecutar.

La macro se ejecutará automáticamente, o bien presione


la combinación de teclas que asignó en el cuadro de
diálogo Grabar macro.

Para visualizar el código de la macro, haga clic en el


botón Modificar en el cuadro de diálogo Macro.

Su pantalla se mostrará como se indica a continuación:

Para cerrar el Editor de Visual Basic debe hacerlo


desde su botón de cierre.

Si desea eliminar una macro realice los siguientes pasos:

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MACROS Conjunto 15
Página 160

1. Activar cualquier hoja de su libro.

2. De la ficha Vista seleccionar Macros- Ver macros


o seleccionar Programador – Macros. Aparecerá el
cuadro de diálogo Macro:

3. Seleccionar la macro que se necesite Eliminar.


4. Presione el botón Eliminar.

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MACROS Conjunto 15
Página 161

Otros ejemplos de macros:


En sí debemos enseñar a Excel la secuencia de
acciones que debe ejecutar nuestra macro.

Ejemplo 1:

Dada la siguiente tabla:

Cree una macro que permita colocar a una tabla, color


de fondo amarillo con fuente azul, bordes internos
sencillos y externos gruesos, ambos en color azul,
Tecla Abreviada: Control + Shift + B, tomando en
cuenta que esta macro pueda ser utilizada en cualquier
tabla no importando su tamaño.

1. Debe seleccionar una celda dentro de la tabla antes


de empezar a grabar la macro.
2. Ir a Vista, opción Macros y luego Grabar macro.
O seleccionar Programador – Grabar Macro.
3. Aparecerá la siguiente ventana:
4. Nombre de la macro: digitar Formato1, asigne el método
abreviado Control + Shift + B, guardar macro en este libro y
luego Aceptar.

5. Presione Ctrl + * (selecciona la región actual)

6. Seleccione en color de relleno desde la ficha Inicio el color


de relleno amarillo.

7. Seleccione en color de fuente el color azul.


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MACROS Conjunto 15
Página 162

8. En el formato de celdas, en la ficha bordes, escoja el estilo de


línea grueso color azul y luego haga clic en el botón
Contorno. Después seleccione el estilo de línea delgado,
asigne color azul y haga clic en el botón Interior y por último
haga clic en Aceptar.

9. Haga un clic en el botón Detener grabación de la macro

Así es como debe visualizar la tabla después de haber hecho


los pasos anteriores.

Para comprobar que nuestra macro funcione, debemos


primero borrar los formatos: ir a la ficha Inicio,
fragmento Modificar, botón Borrar, opción Borrar
formatos y a continuación ejecutar nuestra macro.

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MACROS Conjunto 15
Página 163

Ejemplo 2:

En el ejemplo anterior para verificar nuestra macro


hicimos una serie de pasos para borrar los formatos,
estos pasos los convertiremos en una macro. Tecla
abreviada Ctrl + Shift + F, tomando en cuenta que esta
macro pueda ser utilizada en cualquier tabla no
importando su tamaño.
1. Debe seleccionar una celda dentro de la tabla.

2. De la ficha Vista seleccionar el botón


Macros y luego la opción Grabar macro.

3. Asigne nombre Sinformatos y método


abreviado de teclas Ctrl + Shift + F, haga
clic en Aceptar.

4. Presione Ctrl + * (selecciona la región


actual)

5. Borre el formato: ficha Inicio, Botón Borrar,


opción Borrar formatos.

6. Dé un clic en Detener grabación.


La tabla debe quedar en su forma original:

Luego de haber generado estas dos macros haga uso


alterno entre éstas, para ver su comportamiento.

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MACROS Conjunto 15
Página 164

Edición básica de una macro

Ver el código de la Macro Para ver el código de la Macro recién grabada, el


procedimiento es el siguiente:

Vaya al Menú Vista-Macros-Ver Macros o desde la


pestaña Programador, seleccionar Macros
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Ejecutar la Macro
seleccionada.

Ejecutar la Macro
haciendo una pausa línea
Ir al Editor de Visual Basic y ver el por línea de códigos.
código detrás de la Macro

Crear una nueva Macro Eliminar la Macro


seleccionada.

Abre un cuadro de dialogo en


el cual se puede ingresar la
combinación de teclas a usar
para ejecutar la Macro y
también da la posibilidad de
ingresar una descripción de la
Macro.

Seleccione la macro recién creada y de un clic en el


botón Modificar. Este procedimiento nos llevará al
Editor de Visual Basic, mostrándonos el código
generado durante la grabación de la macro.

También puede acceder a través de la combinación de


teclas Alt + F11 para ir al Editor de Visual Basic.

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MACROS Conjunto 15
Página 165

Editor de Visual Basic

Barra de titulo Barra de Menús Barra de herramientas Estándar

Explorador de
Proyectos

Código de la Macro

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MACROS Conjunto 15
Página 166

A continuación, examinaremos el código de la Macro


en dos ejemplos cualquiera.

Palabra reservada con la cual comienzan todas las macros, Sub significa
Subrutina o Sub procedimiento.

Nombre de la macro

Por cada Sub debe haber un End Sub que indica el final de la subrutina.

MsgBox Muestra un cuadro de diálogo (mensaje) con el


texto “Hola a Todos”.

Activecell.Value Indica el valor que le vamos a asignar a la celda


activa.

InputBox Presenta un cuadro de diálogo de tipo entrada


de datos.

Range (“A10”).Select Selecciona la celda A10.

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MACROS Conjunto 15
Página 167

Ejercicio:

Ingrese al Editor de Visual y digite los datos del


ejercicio dado en la muestra.

Este ejercicio calcula la multiplicación entre dos


variables y entrega el resultado en la celda C2.

Para volver a Excel usted puede dar un clic en el botón


correspondiente en la barra de tareas o dar un clic en el
botón que se encuentra en la barra de herramientas
Estándar del Editor de Visual Basic.

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MACROS Conjunto 15
Página 168

Es importante hacer notar que al seleccionar una celda


o un rango de celdas antes de comenzar a grabar la
macro, esta quedará disponible para ser utilizada de ahí
en adelante sobre cualquier rango de celda de su
planilla, en cambio, si usted durante la grabación de la
macro selecciona un rango de celda; la macro cada vez
que se ejecute realizará las acciones en ese rango en
particular independiente de lo que usted tenga
seleccionado a la hora de ejecutar la macro.

Tipo de macros

Propias del libro: se ejecutan si el libro está abierto. En


un botón, asignado con una macro de un libro, al hacer
un clic, si el libro no está abierto, lo abre y luego ejecuta
la macro.
Las macros en un libro nuevo: se generan en un libro y
se guardan en otro.
Las macros en un libro de macros personal: es la
biblioteca de macros de Excel. Si es la primera vez que
se usa, Excel lo crea. Si ya se creó, lo abre y graba la
macro ahí.

Elementos de seguridad de Macros en Excel 2019

Excel 2019 ha agregado una serie de restricciones al


trabajo con macros de manera de hacer más difícil la
presencia de trojanos en cualquier archivo de macros
que pudiera dañar importante información de nuestros
computadores. Es así como:

a. Los libros de macros tienen una extensión especial.


Observe que al guardar un libro de Excel 2019 que
contiene macros debe hacerlo de la siguiente
manera: ir a la pestaña Archivo – Guardar Como
– Examinar.

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MACROS Conjunto 15
Página 169

b. En Tipo indicar: Libro de Excel Habilitado para


Macros

c. Un archivo que se guarda como “Habilitado para


macros” tiene necesariamente la extensión xlsm

Los libros habilitados para macros de Excel deben


quedar guardados en carpetas especiales. En la
misma ventana anterior usted puede dirigirse a las
Opciones de Excel. Con ello encontrará la siguiente
ventana:

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MACROS Conjunto 15
Página 170

El concepto de Centro de confianza es nuevo en


Excel y corresponde a la definición de carpetas
donde única y exclusivamente será posible ejecutar
las macros.
Para configurar carpetas habilitadas debe dirigirse a
la opción “Configuración de Centro de
confianza”, obteniendo la siguiente ventana
(dentro de la cual se requiere posicionarnos en el
menú izquierdo en la opción “Ubicaciones de
confianza”):

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Página 171

Desde este centro de Ubicaciones de confianza es


posible definir cuáles carpetas tendrán derecho a
ejecutar sus libros con extensión xlsm.

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MACROS Conjunto 15
Página 172

BIBLIOGRAFÍA
EXCEL 2019
Autor: Sergio Propergol

LO NUEVO DE EXCEL 2019


Autor: Yolanda Cuesta Alteri

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MACROS Conjunto 15
Página 173

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