Manual Optimizacion de Excel 2019
Manual Optimizacion de Excel 2019
Manual Optimizacion de Excel 2019
GENERALES
www.eccompuc.cl
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE Versión: 05
Formato
DESCRIPTOR PROGRAMAS Fecha: 25/04/2018
ACTIVIDADES Y CURSOS SIN CRÉDITOS
UNIDAD
Capacitación y Desarrollo UC
VERSIÓN 2019
MODALIDAD
Presencial
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
Optimización del trabajo con la planilla de cálculo Excel
PRESENTACIÓN
El presente curso surge debido a la necesidad de capacitar a las personas que se desempeñan en
cargos administrativos, de manera que puedan obtener resultados más eficientes y de mayor
complejidad en la elaboración de planillas de cálculo de su actividad, empleando el máximo de
herramientas y funcionalidades que está disponible en la planilla electrónica Excel.
REQUISITOS DE INGRESO
Manejar herramientas intermedias de la planilla electrónica Excel, especialmente las funciones
lógicas, anidadas y estadísticas.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Usar las herramientas avanzadas de Excel en forma eficaz para la administración de la planilla de
cálculo, donde el usuario adquiera los conocimientos y las destrezas necesarias para: usar
funciones específicas dentro de la planilla; operar bases de datos y funciones aplicadas a ellas;
grabar y usar macros; y optimizar la obtención de cálculos.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE Versión: 05
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DESCRIPTOR PROGRAMAS Fecha: 25/04/2018
ACTIVIDADES Y CURSOS SIN CRÉDITOS
DESGLOSE
RESULTADOS DE APRENDIZAJE/ CONTENIDOS
1. Crear fórmulas con mayor grado de dificultad usando las herramientas de la planilla.
1.1. Referencias mixtas.
2. Usar funciones con mayor grado de dificultad.
2.1. Funciones de texto.
2.1.1. Mayusc, Minusc, Nompropio, Concatenar. Izquierda, Derecha, Extrae, Valor,
Largo, Hallar.
2.2. Funciones de texto.
2.2.1. Hoy, Ahora, Dia, Mes, Año, Diasem.
2.3. Funciones de búsqueda y referencia.
2.3.1. Buscar, Buscarv, Buscarh, Coincidir.
2.4. Funciones de información.
2.4.1. Eserr, Eserror, Esnod.
2.5. Funciones anidadas.
3. Usar eficientemente un archivo de Excel como base de datos.
3.1. Validación de datos.
3.2. Filtros.
3.3. Funciones de base de datos.
3.4. Texto en columnas.
3.5. Subtotales.
3.6. Consolidación.
3.7. Tablas dinámicas.
3.7.1. Segmentación.
3.8. Gráficos dinámicos.
4. Usar macros para la agilización del trabajo.
4.1. Grabación de macros.
4.2. Edición y módulos de macro.
4.3. Protección de hoja y libros.
5. Usar las herramientas de importación y exportación de datos de diferentes aplicaciones.
5.1. Importar.
5.2. Vincular.
5.3. WEB.
6. Usar la protección de hojas y archivos en Excel.
6.1. Proteger rangos de datos, hojas y libros de Excel.
BIBLIOGRAFÍA
Se entrega el primer día de clases, está incluida en el manual de apoyo.
JEFE DE PROGRAMA
Jorge Herrera Méndez
Ingeniero comercial, licenciado en Ciencias de la Administración, Universidad de Santiago de
Chile. Director-gerente del Programa de Capacitación en Computación y del Programa de
Capacitación y Desarrollo Integral PROCADE, Dirección General de Educación Continua, UC.
Luz Georgina Santander Juri. Profesora, Universidad de Los Lagos. Profesora de Capacitación
y Desarrollo UC, en el programa de computación EccompUC, Pontificia Universidad Católica de
Chile.
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DESCRIPTOR PROGRAMAS Fecha: 25/04/2018
ACTIVIDADES Y CURSOS SIN CRÉDITOS
REQUISITOS DE APROBACIÓN
El alumno aprobará al obtener una nota igual o superior a 4.0 y una asistencia mínima de 75%.
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REGLAMENTO DEL ALUMNO DE EDUCACIÓN CONTINUA PARA
ACTIVIDADES SIN CRÉDITOS
(Certificado de aprobación o de asistencia)
TITULO I
TITULO II
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Ningún alumno podrá ingresar a clases sin haber formalizado el pago del arancel a
través de los distintos sistemas de pagos que ofrece la Universidad para los programas
de educación continua. El no pago de cualquiera de las cuotas correspondientes del
arancel, facultará a la Unidad Académica o a quien corresponda, para tomar las
medidas que estime pertinentes en relación con el alumno, pudiendo suspender su
ingreso a clases durante el período académico, hasta el pago total de la deuda, además
de cobros judiciales y publicación en el boletín comercial.
Para realizar prórrogas o canjes de cheques, el estudiante, deberá realizar una solicitud
por escrito al menos 10 días antes del vencimiento del documento.
Para tales efectos, aquellas personas interesadas deberán postular de acuerdo con el
procedimiento que determine la Unidad Académica. La asignación de este beneficio
también será responsabilidad de ésta.
TITULO III
El alumno que se retire deberá pagar lo cursado hasta la fecha, los materiales
recibidos, más el 10% del valor total del programa.
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TITULO IV
El porcentaje mínimo de asistencia que el alumno requiere para aprobar una actividad
será de un 75% o cifra superior, según lo determine la Unidad Académica.
Ningún alumno podrá aprobar una actividad de educación continua con menos de un
75% de asistencia, salvo por motivos justificados, debidamente visados por la
autoridad encargada en la Unidad Académica.
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TITULO V
DE LA EVALUACIÓN ACADÉMICA
Los alumnos tendrán derecho a conocer sus calificaciones y la corrección de todas sus
evaluaciones dentro del plazo que fije el Jefe de Programa en conjunto con el equipo
docente. De no fijarse un plazo, se entenderá que éste es de un máximo de 15 días
hábiles contados desde la fecha de la respectiva evaluación.
Dicha solicitud debe ser hecha por escrito al profesor, con copia al Jefe de Programa,
en un plazo máximo de una semana a partir de la entrega de la evaluación.
Los resultados de las evaluaciones serán expresados en notas, en escala de 1,0 a 7,0.
Los alumnos deben cumplir con las fechas de evaluación establecidas en el Programa.
Sólo quedan justificados para no cumplirlas, los alumnos con licencia médica,
certificado médico o carta de la empresa si la ausencia es por motivos laborales.
Aceptar otras causales dependerá exclusivamente del Jefe de Programa.
Los alumnos que no cumplan con las fechas de evaluación indicadas en el programa
serán calificados con nota mínima 1,0.
TITULOS VI
CERTIFICACIÓN
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En el caso del Certificado de Aprobación, los alumnos deberán ser aprobados de
acuerdo con los criterios que establezca la Unidad Académica, con una calificación
mínima de 4,0 en su promedio ponderado y un 75% de asistencia o cifra superior a las
sesiones presenciales.
TITULO VII
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TITULO VIII
EVALUACIÓN DOCENTE
TITULO IX
NORMAS GENERALES
El alumno deberá cumplir con los requerimientos del Programa en todo momento,
desde su ingreso y durante toda su permanencia, y respetar las normas de honestidad
académica y de convivencia vigentes en la Universidad.
Marzo 2017.
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OPTIMIZACIÓN DEL
TRABAJO CON LA
PLANILLA DE CÁLCULO
EXCEL 2019
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TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 15
EJERCICIO DE REPASO ....................................................................................................................................... 16
REFERENCIAS......................................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS RELATIVAS ........................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS ABSOLUTAS........................................................................................................................................... 25
REFERENCIAS MIXTAS ................................................................................................................................................. 25
MANEJO DE FUNCIONES ..................................................................................................................................... 27
LISTADO DE FUNCIONES POR CATEGORÍAS .................................................................................................................. 32
FUNCIONES DE TEXTO ........................................................................................................................................ 40
FUNCIONES DE FECHA Y HORA ....................................................................................................................... 53
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ................................................................................................. 57
FUNCIONES DE ERROR ........................................................................................................................................ 64
FUNCIONES ANIDADAS ........................................................................................................................................ 66
FUNCIONES LÓGICAS ................................................................................................................................................... 69
Función Si........................................................................................................................................................... 69
Función Y ........................................................................................................................................................... 76
Función O ........................................................................................................................................................... 77
BASES DE DATOS EN EXCEL .............................................................................................................................. 81
FILTROS.................................................................................................................................................................... 81
AUTOFILTROS .............................................................................................................................................................. 82
FILTROS PERSONALIZADOS .......................................................................................................................................... 83
FILTRO AVANZADO ...................................................................................................................................................... 87
FUNCIONES DE BASES DE DATOS .................................................................................................................... 92
BASES DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES ............................................................................................... 96
TEXTO EN COLUMNAS ........................................................................................................................................ 98
ABRIR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS CON MICROSOFT EXCEL ......................................... 103
IMPORTAR DATOS .............................................................................................................................................. 106
SUBTOTALES ........................................................................................................................................................ 107
FUNCIONES DE RESUMEN PARA EL ANÁLISIS DE DATOS ..................................................................... 109
SUBTOTALES ANIDADOS .................................................................................................................................. 112
CONSOLIDACIÓN................................................................................................................................................. 115
VALIDACIONES .................................................................................................................................................... 120
TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................................................................... 126
ESTRUCTURA DE LAS TABLAS DINÁMICAS.................................................................................................................. 130
FORMATO DENTRO DE UNA TABLA DINÁMICA ............................................................................................................ 137
FORMULAS DENTRO DE UNA TABLA DINÁMICA .......................................................................................................... 139
PROTECCIÓN ........................................................................................................................................................ 146
PROTECCIÓN DEL ARCHIVO........................................................................................................................................ 146
Referencias
Una referencia indica la ubicación de una celda en una
hoja de cálculo, y se basa en los encabezados de
columnas y filas.
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una
fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa.
Botón de lista
Usadas recientemente
Fecha y hora
Información
Lógicas
Búsqueda y referencia
Matemáticas y trigonométricas
Estadísticas
Texto
Sintaxis: Mayusc(texto)
Función: MINUSC
Sintaxis: Minusc(texto)
Función: NOMPROPIO
Sintaxis: Nompropio(texto)
Función: CONCATENAR
Función: IZQUIERDA
Función: DERECHA
Función: LARGO
Sintaxis: Largo(texto)
Función: EXTRAE
Sintaxis
Extrae (texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Función: VALOR
Función: HALLAR
Devuelve el número del carácter en el que se encuentra
inicialmente un carácter específico o una cadena de
texto, empezando por núm_inicial.
Sintaxis:
Hallar (texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Observaciones
Función: ENCONTRAR
Sintaxis:
Encontrar (texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Función: REPETIR
Función: HOY
Sintaxis: HOY( )
Función: AHORA
Sintaxis AHORA( )
Función: AÑO
Sintaxis: AÑO(num_de_serie)
Función: DIA
Sintaxis DIA(num_de_serie)
Num_de_serie corresponde a la fecha del día que se
desea extraer.
Función: MES
Función: DIASEM
Tipo: 1 u omitido
Número devuelto: 1 domingo al 7 sábado
Tipo: 2
Número devuelto: 1 lunes al 7 domingo
Tipo: 3
Número devuelto: 0 lunes al 6 domingo
Función: BUSCARV
Función: BUSCARH
Sintaxis:
Buscarh(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
Función: COINCIDIR
Funciones: ES
____________________________________________
Otros Ejemplos:
Función: SI
Ejemplos:
Otro ejemplo:
=si(B2>promedio($B$2:$B$6);B2*9%;B2*3%)
Comparamos la celda B2 con el promedio de ventas de
todos los vendedores. Note que el rango sobre el cual
se aplica la función promedio está absoluto, para que al
copiar la fórmula, las ventas de cada vendedor se
comparen con el mismo promedio. El ejemplo
desarrollado sería el siguiente:
Función: Y
Función: O
Evalúe lo siguiente:
1. Cantidad a entregar al cónyuge:
a) Si el individuo tiene cónyuge e hijos, al cónyuge le
corresponde la mitad de la herencia.
b) Si el individuo tiene cónyuge sin hijos, al cónyuge
le corresponde toda la herencia.
c) Si el individuo no tiene cónyuge, la cantidad es
cero.
Base de datos
Actualmente, los grandes volúmenes de datos que se
manejan en diversos temas, giran alrededor de la buena
manipulación de las bases respectivas existentes.
La computación, es partícipe directa de este fenómeno y
cada día hay más y mejores programas que permiten la
buena administración de las bases de datos.
Microsoft Excel 2019 no es un programa administrador
de bases de datos, como sí lo es Microsoft Access
(producto de Microsoft Office); pero tiene grandes
ventajas para poder administrar consultas, filtros,
ordenamientos y otros tipos de herramientas muy
prácticas para cubrir en cierta forma esta necesidad.
Área de
criterios
Área de lista
o tabla
Función: BDSUMA
Función: BDPROMEDIO
Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
Función: BDMAX
Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
Función: BDCONTAR
Sintaxis:
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
Bases de datos de otras Una de las grandes ventajas que posee Microsoft
aplicaciones Excel es que podrá recuperar y trabajar archivos
creados en otras aplicaciones, principalmente se
enfocará este tema desde programas creados para el
manejo de bases de datos u otras planillas electrónicas.
4. Observe su resultado:
Función Resumen
Suma La suma de los valores. Esta es la función
predeterminada para datos numéricos.
Contar El número de los valores de datos. La
función de resumen Contar funciona del
mismo modo que la función de la hoja de
cálculo CONTARA.
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
F
u
n
ciones de resumen para análisis de datos
Símbolos de esquema:
Subtotales anidados
Información
Para mostrar un mensaje informativo que no evite el
ingreso de datos no válidos, al seleccionar este estilo,
cuando ingrese datos no válidos aparecerá en pantalla el
siguiente cuadro de diálogo:
Advertencia
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite el
ingreso de datos no válidos. Éste, al insertar datos no
válidos a una celda aparece el siguiente cuadro de
diálogo en pantalla:
Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas en Microsoft Excel son una
solución para bases de datos extensas, de las cuales se
necesita obtener resúmenes de información. Un informe
de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y
compara rápidamente grandes volúmenes de datos.
Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles
de determinadas áreas de interés.
Opciones de formato
Tabla dinámica:
Lugar de acceso a las opciones generales de Tabla
dinámica.
Campo activo:
Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de
resumen del campo de la celda en que nos encontramos
actualmente posicionados. También, tal como veremos
más adelante, le será posible expandir o contraer
elementos agrupados de su campo activo.
Grupo:
Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de
resumen del campo. Por ejemplo, asuma que desea
agrupar todas las frutas en un único conjunto de
elementos que denominará de esa manera. Seleccione
los elementos tal como se aprecia en la imagen y escoja
desde la opción Agrupar la sub-opción Agrupar
selección.
Ordenar:
Permite organizar su información ordenando por alguno
de los elementos involucrados en la Tabla dinámica.
Actualizar:
Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente.
Debe hacer clic en Actualizar para hacer que el origen
de datos sea leído nuevamente.
El campo de valor
Diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos como una
diferencia entre el campo base y el elemento base
especificados.
% de:
Muestra todos los datos en el área de datos como un
porcentaje del campo base y del elemento base
especificados.
% de la diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos utilizando el
mismo método de la función Diferencia de, pero muestra
la diferencia como un porcentaje de los datos base.
Total en:
Muestra los datos de elementos sucesivos como un total
actual. Deberá seleccionar el campo cuyos elementos
desee mostrar en un total actual.
% de la fila:
% de la columna:
Muestra todos los datos de cada columna como un
porcentaje del total de la columna.
% del total:
Muestra los datos en el área de datos como un
porcentaje del total general de todos los datos de la tabla
dinámica.
_____________________________________________
P
a
r
a
q
u
i
t
a
r
Considerar valores como referenciales
Gráficos dinámicos
Un gráfico dinámico, es la representación gráfica de
datos que puede contener una tabla dinámica. Éstos
pueden ser lineales, circulares, columnas (por defecto).
Protección
La Protección se puede enfocar desde varios puntos de
vista: protección del archivo, protección de la hoja o
protección del libro.
Botón
Herramientas
…
Proteger hoja
1. Desde la ficha Revisar seleccionar la opción
Proteger hoja.
9. Presionar Enter.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Ejecutar la Macro
seleccionada.
Ejecutar la Macro
haciendo una pausa línea
Ir al Editor de Visual Basic y ver el por línea de códigos.
código detrás de la Macro
Explorador de
Proyectos
Código de la Macro
Palabra reservada con la cual comienzan todas las macros, Sub significa
Subrutina o Sub procedimiento.
Nombre de la macro
Por cada Sub debe haber un End Sub que indica el final de la subrutina.
Ejercicio:
Tipo de macros
BIBLIOGRAFÍA
EXCEL 2019
Autor: Sergio Propergol