ENSAYO

POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA
FORMACIÓN CONTINUA
DIPLOMADO EN
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
ACTIVIDAD EVALUATIVA
CÓDIGO: NO APLICA VERSIÓN: 1 Página 1 de 4
TITULO:
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA PARA EL

MEJORAMIENTO DE PROCESOS O SU CONTRIBUCIÓN AL APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.
PARRAFO INTRODUCTORIO
La evolución de la gestión de documentos en el pasado es tan antigua que podrían

remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los
primeros imperios; eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Con el pasar del tiempo se ha ido innovando las formas y técnicas de la organización
documental y se han creado organismos que regulan el control de estos documentos
desde su origen y su evolución a través de la historia.
En los años 80 comenzaron a desarrollarse software que combinaran documentos en

papel con nuevas tecnologías digitales. Al principio, la gestión documental se refería a
la gestión de documentos físicos únicos como contratos, documentos impresos o
fotografías, por ejemplo.
Durante los años 90 y 2000 la gestión documental fue creciendo cada vez más y hoy en
día se refiere a todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. De esta
forma, en la actualidad los sistemas de gestión documental aportan seguridad,
almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación. Todo esto permite a las
empresas organizar su información y encontrarla fácilmente.
DESARROLLO
Para comenzar debemos definir la gestión de documentos como la unión de estrategias

y planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para
el manejo y control de la documentación producida y recibida por cualquier empresa, a
saber, actas, memorandos, estados de cuentas y contratos que son realizados a diario,
pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se
almacenen en forma correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones necesarias y
por un tiempo prudente. (atsgestion.net/gestión-documental-empresa/)
Para ser mas claros y correctos definámosla como aparece al pie de la letra en el Acuerdo
027 de 2006 del Archivo General de la Nación:
“Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
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entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
En pocas palabras podemos decir que la gestión documental nos permite manejar la
información en la forma más adecuada para mantener el control automatizado de la
misma. También no permite saber el tiempo requerido para el almacenamiento de la
información y las diferentes categorías a la que ésta hace referencia.
Si se sabe llevar las normas y se ponen a conocimiento de los empleados, todo marchará
a las mil maravillas al punto de que se sabrá como crear, archivar y clasificar los
documentos. Habito que será posible mantener durante muchos años.
Con la implementación de la gestión documental en las empresas se podrá lograr:

 Ahorrar en gastos
 Ahorra de tiempo en el proceso de archivo
 Mejorar la productividad
 Mejora el acceso a la información con rapidez
 Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
 Liberar espacio innecesario del almacenamiento
Se debe recordar que, así como la columna vertebral es muy importante en nuestro
cuerpo, los documentos y la información son para la empresa. Es necesario prestarle
atención a la manera en que se administra los datos.
Recalquemos la importancia de los sistemas electrónicos en la gestión documental de una

empresa pues con ella se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar que
tenga acceso en línea y no necesita hacer una copia de seguridad ya que
automáticamente esta se guarda en una nube.
Entre las características encontramos:
1. Almacenamiento de papeles: la función más importante de un sistema de

gestión documental es almacenar los documentos de su empresa de forma
segura y de una manera fácil de buscar, este proceso se logra
efectivamente con la digitalización de documentos.
2. Búsqueda de palabras claves o metadatos: un buen sistema de gestión de
documentos tiene una amplia opción de búsqueda de palabras claves para
que pueda acceder a cualquier documento en específico. Algunos
softwares incluyen metadatos y etiquetas que facilitan la recuperación de
un documento o grupo de documentos.
3. Acceso autorizado a los documentos: al crear permisos de acuerdo a las
funciones o responsabilidades de su personal, puede proporcionar a ciertos
empleados acceso a ciertos documentos y prohibir que todos los demás los
vean o editen.
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4. Herramientas de monitoreo de acceso a documentos: usted podrá saber

quién en su empresa está accediendo a qué documentos, por lo que estas
herramientas garantizan que los documentos confidenciales de su empresa
estén totalmente seguros.
5. Historial de edición y restauración de documentos: un sistema de gestión
documental debe tener opciones de historial de edición y restauración
para que pueda ver quién edita los documentos. El control de versiones le
permite recuperar versiones antiguas de documentos que se han revisado
y ver a detalle qué cambios se hicieron, en qué momento y por cuál
usuario.
6. Eliminación automática de documentos obsoletos: los sistemas de gestión
de documentos vienen con controles de regulación para guardar y eliminar
automáticamente para liberar espacio de almacenamiento.
7. Acceso a dispositivos móviles: debería poder acceder a la documentación
de su empresa a través de su dispositivo móvil. Las capacidades de
gestión de documentos móviles deben incluir la visualización, edición y uso
compartido de documentos.
CONCLUSIONES
 La gestión de documentos es importante debido a que la empresa adquiere la

información precisa de fecha nombres, situaciones lugares y otros detalles
permitiendo conocerla en el momento oportuno.
 Un archivo bien organizado permitirá garantizar el flujo y la disposición de la

información en forma ágil y oportuna, simplificando trámites, evitando acumulación
innecesaria de información y facilitando la toma de decisiones.
 Gracias a la implementación de la tecnología digital en la gestión documental, las

empresas pueden ser mas eficientes en cuanto al uso de la información ya que
facilita el acceso a la búsqueda y permite una información oportuna.
 La implementación de software en la gestión documental ha permitido evitar

perdida de documentos pues se encuentran de una forma más segura.
REFERENCIAS
https://igniteonline.la/importancia-de-la-gestion-documental-en-las-instituciones/
https://atsgestion.net/gestion-documental-empresa/
https://www.defensoria.gov.co/public/Normograma%202013_html/Normas/
Acuerdo_027_2006.pdf
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Con la implementación de la gestión documental en las empresas se podrá lograr:

Recalquemos la importancia de los sistemas electrónicos en la gestión documental de una

Entre las características encontramos:

1. Almacenamiento de papeles: la función más importante de un sistema de

4. Herramientas de monitoreo de acceso a documentos: usted podrá saber

 La gestión de documentos es importante debido a que la empresa adquiere la

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 La implementación de software en la gestión documental ha permitido evitar

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