Manual de

archivística
José Ramón Cruz Mundet

29 edición
 CRUZ MUNDEl, José Kariión
M;intial de Lii-chivísiica / José Kainón Cruz Mundet. - Madrid
[cte.] : Fundación Geriiiáii Sánchez Ruipérez ; Madrid : Pirüiiiidc,
1994
308 p. ; 2 I ciit. - (Biblioie~adel libro : ( 3 3 )
Íiidices. - Bibliografía, p. 377
ISBN 8.1-86168-94-5 (F.G.S.R.)
ISBN 83-368-0860-6 (Pirámide)
1. Archiví~iica-?'rütadt,s, inanualcs, etc. 1. Título. 11. Serie
930.25(035)
O
Ilustración dc cubierta: Javier Serrrino

Priiiier;i edicicíii: octubre de 1904

Segunda edicihn: julio de 1996

Keservados todos los dercchits. Ni Iu toialid;id ni parte ( f eeste libro puede reproducirse
o tratisiiii~irscpor niiigúii p~~~ediiiiieiii[)
ciectrhico o iiiccinicti, incluyeiido tóiocopia,
grubncicin in;igiitiiica, (J cualquier ~iliiiUcl.ii;iiiiicii~ode i n ~ ~ ) r i n U ~yi ~sistenia
ii de recu-
peracicíii. h i n perniiw escrito de la Fiiiidnci6ii Geriiiiii Sitichez Kuipkrei..

O Josk Ratiiór! Cruz Muiiúet

o FUNDACION GEKMAN SÁNCHEL RUIPÉKEZ
Sedi:cn Madrid: J y i Igtiocio L ~ c de a Tena, 15. 28027 Madrid
EDICIONES PIRAMIDE, S.A.
Juan Ignncio 12iic:i de Tena, 15. 38027 Madrid
ISBN: 83-861(t8-'W5 (Furid;icióii Gcrriiiíii Sáncher. RuipkreL)
ISBN: 84-3~8-O~(tO-~> í Edicionc\ I'iriitiidc)
Dep6sito legal: M-34.602- 1996
Printed i n Spain
Itiiprest) en Idavel, Los Llanos, tiavi: 6. Hunianes, Madrid
 índice

Prólogo.. .................................................. 15

Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1. Historia de la archivística.. ........................... 21

., . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introduccion 21
1. El periodo prearchivístico. ....................... 26
1.1. La Antigüedad. ............................. 26
1.2. La Edad Media.. ........................... 30
1.3. El Antiguo Régimen.. ...................... 34
2. El periodo de desarrollo archivístico . . . . . . . . . . . . . . 45

2. La archivística y su espacio en las ciencias de la docu-

mentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Introducción.. . 55
. , .
l . Definición d ivistica.. ....................... 56
1. l . La definición de la archivística: i,disciplina
. . '
o ciencia?. .................................. 5X
I .2. Conclusión: la archivística como cicnciu
emergcnte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
3. Las divisiones de la archivística . . . . . . .
3 . Lu archivísticu en el limbito de las cie
.,
d o c u ni en t uc 1o ii ........................
3.1. Difcrcncias entre la archivísticu, In biblioic-
conomía y I U docunieiitacióii.. . . . . . . . . . . . . . 70 7
 3.3. C’niiiplciiicrilariedad dc las ciencias de la do-
..
CLI nicnt act o 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.3. La cni>eil;iiu;k integrada y la especificidad de
la archivísiicu ............................... 74

3. Las ciencias auxiliares de la archivística ............... 79

..
I t i t roduccion ......................................... 79
1 . La palcografía .................................... 81
2. La Jiplomáiica ................................... 82
3 . La cronología .................................... 84
4. La historia ....................................... 86
5. El derecho ........................................ 86
6. Las tecnologías de la información ................ 87
..
7. La linguistica .....................................
I

89

4. Los conceptos de archivo y documen.0 . . . . . . . . . . . . . . . . 91

1 . Concepto de archivo ............................. 91
2. Funciones de 10s archivos ........................ 95
3. Las etapas del archivo ............................ 97
4. Concepto de documento .......................... 99
5. Caracteres de los documentos .................... 100
6. Los valores del documento ....................... 102

5 . Los sistemas archivísticos ........................... 105

1ntroduccibn ......................................... 105
1 . Organismos intern:icionales: la Unesco y el Conse-
jo Internacional de Archivos (CIA)............... 106
2. El sistema archivístico español ........... 110
2.1. El sistema archivístico estatal . . . . . . . . . . . . . . . III
2.1.1. Organos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
2.1.2. Centros .............. 117
2.2. Los sistemas ar os de las coinuiiida-
des autónomas ............... 120
3.2.1. Andalucía .... ............... 132
2.2.2. Cataluña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
8 ............... 134
 2.2.4. Galicia . . . . . . . . . . ............... 125
2.2.5. Canarias.. . . . . . . . . . .
2.2.6. Murcia . . . . .
2.2.7. Castilla-La Mancha .
2.2.8. País Vasco.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.2.9. Castilla y León.. . . . .
2.2.10. Madrid .......................
3. Los sistemas archivísticos de otros países. . . . . . . . . 13 I
3.1. Francia ...................... 131
3.2. Italia . . . . . . . . . . . . . . . .............. 133
3.3. Gran Bretaña.. .......................
3.4. Alemania. . . . . . . . . . . ................... 136
3.5. Estados Unidos de Norteamerica
3.6. La Federación Rusa. . . . . . . . . . . . .
4. El sistema archivístico de la Unión Eur

6. El archivo en sus primeras fases,. . . . . . . . . . . . . . . .

Introducción ...............................
1. El archivo de oficina: papel del archivero.. . . . . . . . 147
2. El expediente administrativo.. . . . . . . . . .
2.1. Partes del expediente . . . . . . . .
2.2. La tramitación.. . . . . . . . . . . . . .
2.3. Procedimientos prácticos.. ..
3. La organización del archivo en la o
4. La organización del sistema de archivo: fase preli-
minar. .................... . . . . . . . . . . . . . . . 166
4.1. Información sob
4.2. Información sob
4.3. Análisis.. .................... . . . . . . . . . . 175
4.4. Diseño.. . . . . . . . . .........

7. El archivo intermedio.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1x1

.,
Introduccion ......................................... 18 1
1 . Orígenes y funciones del archivo intermedio . . . . . . 18 I
2. Construcción y equipamiento ..................... 184
3. Servicios.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . 186 9
 4. El cuadro de clasificación ......................... 344
5 . La ordenación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
..
6. La instalacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . __
751

II . La descripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . _.
355
.. 355
Introduccion ............................
1 . La descripción archivística: modelos y normas . . . . 356
2. La Norma Internacional de Descripción Archivís-
tica: ISAD (G). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
3. El plan descriptivo . . . . . . . 370
4. Los instrumentos de descripción: tipos . . . . . . . . . . . 373
4.1. Las guías . . . . . . . . . . 273
4.2. Los inventarios ............................. 275
4.2.1. El inventario somero . . . 277
4.2.2. El inventario analítico . . . . . . . . . . . . . . . 378
4.3. Los catálogos .................... 3x3
4.3.1. El catálogo de documentos . . . . . . . . . . 383
4.3.2. El catálogo de expedientes . . . . . . . . . . . 2x7
4.4. La descripción de documentos especiales 2XX
,4.4.I . Documentos gráficos no proyectablcs 389
4.4.2. Documentos informlíticos 290
. . . .
5. La indizacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
6. Los instrumentos de control . . . . . . . . . . 296

12 . Los archivos y las nuevas tecnologías . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

..
Introduccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
1 . Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
2. La aplicación de las nuevas tecnologías . . . . . . . . . . . 302
3. Últimas tendencias aplicadas a los archivos . . . . . . 305
4. El impacto futuro de las tecnologías de la informa-
..
cion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

13. El derecho de acceso a la documentación pública . . . . . . 315

..
Introduccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
1 . Breve panorama internacional .................... 316 11
 íiitli<.l.

2. El acceso a la documentación: derecho constitucio-

nal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
3. La legislación española a la luz de la Constitución 322
3.1. La legislación estatal ........................ 322
3.2. La legislación autonómica . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
4 . Las Comunidades Europeas ...................... 332
4.1. La documentación histórica . . . . . . . . . . . . . . . . 332
4.2. La documentucihn administrativa . . . . . . . . . . . 333

14 . El edificio y las instalaciones........................ 337

Introducción ......................................... 337

1 . El edificio: concepción general .................... 337
1.1. El emplazamiento ........................... 338
1.2. Edificios antiguos y edificios modernos . . . . . 338
1.3. Papeles respectivos del arquitecto y del archi-
vero .................................... 339
2. Características arquitectónicas .................... 340
2.1. Dependencias ............................... 340
2.2. Area reservada .............................. 342
2.2.1. Los depósitos ....................... 342
2.2.2. Zona de trabajo ..................... 344
2.3. Area privada ................................ 345
2.4. Área pública ............................ 346
3. El mobiliario . . . . . . . . . . . . . . . . ................. 347
4. Medidas ambientales y de seguridad . . . 350
4.1. Los factores climriticos: humedad,
ra y luz solar ............................... 350
4.2. El polvo y la contaminación . . . . . . . . . . . . . . . . 352
4.3. El fuego .................................... 353
4.4. Los factores biológicos .............. 354
4.5. La instalación eléctrica y de seguridad . . . . . . 355

15. La función cultural ................................... 357

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introduccion 357
12 1. Los nuevos usuarios .............................. 358
 2. El marketing de archivos.. .... . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1. Los usuarios internos . . . . . . . . . . . .
2.2. Los usuarios externos.. ..
2.3. Reglas básicas de promoción.. ..
3. Las exposiciones.. . .
3.1. La elección d
3.2. Tipologia,. ... ......................... 366
3.3. El montaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
4. El servicio educati
4.1. Los medios necesarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
4.2. Las actividades ....................

Bibliografia ................................................ 377

índice analítico.. ........................................... 393

13
 Prólogo

Este Manual de archivística es parte del trabajo responsable

que el profesor Cruz Mundet ha tenido y tiene en la diplomatura
de Biblioteconomía y Documentación de nuestra universidad.
José Ramón se incorporó a la recien creada Universidad Car-
los 111 en el año 1991 como profesor titular de Biblioteconomía
y Documentación. En el año 1992 superó con gran éxito las oposi-
ciones a profesor numerario de universidad. También hay que des-
tacar su amplia trayectoria como archivero ya que ha ejercido esta
profesión durante largo tiempo en el País Vasco.
Por tanto, en este libro, el profesor Cruz Mundet une su expe-
riencia practica a la docente e investigadora, resultando de todo
ello un documento de gran interés y éxito para nuestros docentes
de l.er,2." y 3."', ciclo en Biblioteconomía y Documentación. Tam-
bién los profesionales que se ocupan de la gestión de la documen-
tación de manera integral en las empresas van a encontrar una
buena base de trabajo en este manual que el profesor Cruz ha ela-
borado con gran rigor y precisión.
Se exponen de manera clara los fundamentos de la teoría
archivística y los principales entramados que exige la documenta-
ción administrativa en un país como el nuestro que ha apostado
fuertemente por la modernización de la Administración y en don-
de la información y su procesamiento es elemento principal.
En todo lo expuesto anteriormente, Cruz es un importante es-
pecialista y figura clave en nuestros estudios de biblioteconomía,
debido, entre otras cosas, a la demanda laboral que la archivistica
en sus múltiples facetas tiene en nuestros estudios.
Por otro lado son por ahora escasos los buenos manuales que 15
 hay en español en nuestra 6rea de conocimiento y por el debemos
congratularnos los profesionalcs, profesores y alumnos de este im-
portante Mnnuul de archivística que el profesor José Ramón Cruz
ha elaborado.

MERCEDES CARIDAD
V I C E D E C A N A D E LA DIPLOMATURA
E N B I B L I O T E C O N O M I A Y DOCUME NT ACI~N
DE LA U N I V E R S I D A D C A R L O S 111

16
 Introducción

Los archivos, recursos básicos de información y cuanto con és-

ta se relaciona, están experimentando un impulso considerable en
nuestra sociedad finisecular, palpable -entre otros aspectos- en
el acceso de la archivística a la enseñanza universitaria, enmarcada
en las denominadas Ciencias de la Documentación. Tal estado de
cosas unido a la escasez de obras básicas en español nos ha Ileva-
do a afrontar la redacción de este manual.
Como es, o debe ser, propio en este tipo de obras, ha sido con-
cebido como una base de conocimiento general y, en consecuencia,
breve y ajeno a lo superfluo, la repetición y la complacencia en la
primera persona. Se trata de un manual abierto al público inte-
resado pero dirigido a los alumnos universitarios, por lo que
proporcionando una enseñanza básica pretende, más que facilitar
respuestas simples, suscitar interrogantes que lleven al lector a rea-
lizar sus propias investigaciones, tomando las referencias biblio-
gráficas del texto como punto de partida. En resumen, que la lec-
tura de estas páginas pueda desencadenar un proceso activo,
dinámico, de profundización en las diversas materias abordadas.
Se ha intentado, asimismo, huir del etnocentrismo propio de
muchos manuales así españoles como extranjeros, en los que pri-
ma lo nacional ya en las referencias teóricas ya en las prácticas,
como si la archivística dependiese de la radicación geográfica o de
unas idiosincrasias territoriales magnificadas. Consideramos que
se trata de una ciencia en formación y su estudio, por consiguiente,
debe estar sujeto a criterios intelectuales, racionales, científicos.
Quizá algún lector avisado eche en falta citas de autores espa-
ñoles en la cantidad acostumbrada. El motivo, aparte lo ya apun- 17
tado, radica cn que muchas afirmaciones, enunciados, taxonomías,
etc., adjudicadas a algunos de ellos tienen autoría ajena, que ha
sido restablecida, escrupulosamente documentada y recogida en
nota a pie de página. N o es un ejercicio de búsqueda y captura del
plagio, pues la autoridad fingida queda en el anonimato, sino el
deseo de colaborar en la cientificidad de la archivística, comenzan-
do por revelar las fuentes. Por eso mismo evitamos entrar en valo-
raciones, críticas ni juicios de valor, impropios de un manual.
El texto ha sido estructurado en quince capítulos concate-
nados, a travks de los cuales se estudian los aspectos fundamenta-
Les. En los tres primeros se aborda el marco teórico: la evolución
histórica, la conceptualización, las relaciones con las ciencias auxi-
liares y con las de la documentación; aspecto en el cual se tratan
solamente la diferencias conceptuales por considerar que el resto,
a tenor de las aportaciones clásicas de diversos autores, son discu-
tibles y no es éste el foro apropiado. La segunda parte la integran
las nociones de base: documento y archivo, junto con los sistemas
archivísticos. A partir de aquí se reproduce el ciclo de vida de los
documentos: la fase de gestión (capítulo sexto), la fase intermedia
(el archivo intermedio, el ingreso y el expugo de los documentos),
para finalizar con la definitiva o histórica compuesta por los res-
tantes capítulos, cuyo contenido es aplicable a las fases anteriores.
Lógicamente hay aspectos relevantes que no han sido desarro-
llados en la medida deseada, el archivo de gestión o la descripción,
por citar los más llamativos, que merecen ser objeto de mono-
grafias. Otros han sido sacrificados en el ara de la concisión y los
hay que no han encontrado acomodo por su menor interés, a pe-
sar de los chorros de tinta que suscitan, nos referimos en concreto
a la formación y al asociacionismo profesional; por muchos ma-
nuales que se consulten de las más diversas materias, raro será el
que dedique espacio a tal asunto.
Antes de finalizar, deseo expresar mi enorme deuda de gratitud
para con todas aquellas personas que de un modo u otro han con-
tribuido al buen suceso de este trabajo. Es~cialmentea don Ma-
nuel Carrión Gútiez, mayister urtium y promotor de este libro, por
la confianza depositada en mí. A Carmen Diez Carrera y a Juan
Carlos Jiménez de Aberasturi, por la lectura atenta de los distintos
capítulos, a cuyas juiciosas indicaciones se debe en buena medida
cuanto de apreciable pueda hallarse. Al personal del Centro de In-
 Iniroduccitiri

formación Documental de Archivos, cuya profesionalidad lo eleva

al rango de servicio ejemplar y muy por encima de los medios dis-
ponibles. En fin, a cuantos desde dentro y fuera de la Universidad
Carlos 111 han hecho más fácil y cómodo el trabajo que aquí pre-
sento, y a tí amable lector que lo tienes en las manos con la espe-
ranza de responder adecuadamente a tus expectativas.

19
 1.
Historia
de la archivística

Introducción
Al abordar la evolución histórica de la archivística y de su ob-
jeto de atención: los fondos documentales o archivos, nos encon-
tramos con una grave carencia en el punto de partida, es decir, la
escasez de monografías que hayan tratado este tema. La biblio-
grafía es, en tal sentido, más bien dispersa y se distribuye en una
nebulosa literaria que trata sobre la historia de tal o cual fondo, en
el mejor de los casos de alguna región y raramente de un país por
completo'.
Al establecer la cronología se nos plantea un problema o, me-
jor dicho, una clara dicotomía entre disciplina y objeto de aten-
ción. Pues si los archivos, como los documentos, tienen una exis-
tencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia, por el
contrario, es de factura relativamente reciente y con un perfil peor
definido en el tiempo. En cualquier caso, podemos atribuir a los
primeros unos inicios que nos retrotraen hasta los orígenes de la
escritura, mediado el cuarto milenio'; para situar a la archivística,
debemos acercarnos mucho más, hasta bien entrado el siglo X i X 3 .

' F. B. Evans (comp.): The hisiory o/'tirchiues udministruriori: u select hihlioyru-

Phy. París: Unesco. Documentation, libraries and archives, bibliographies and refe-
reme works, 1979, 215 p.
H. Escolar: Historio de/ libro. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
1988, págs. 30 y SJ. A, Gaur: Historici de /u rscriruru. Madrid: Fundación Cerrnán
S k h e z Ruipérez, 1990, págs. 69 y ss.
A. Heredia: Archjtiísrica c p e r u l . Teoríu )> prrícticu. Sevilla: Diputación Pro-
Vlncial, 1987, pág. 10, E, Lodoiini: Ar<hisisiicu. Principi e proh/emi. Milán: Franco
Angeli, 1990, págs. 108 y ss. 21
 Así pues, nos enconiT;tnios con el problema de armonizar la
periodización de los archivos y la de su ciencia, con notables dis-
tancias en ei tiempo, mas como señalaran tanto Casanova4, como
Brenneke' y Sandri', se trata de dos cuestiones tan íntimamente
ligadas que resultan dificil de separar.
Los diferentes autores que han abordado la cuestión, señalan
el siglo X I X como el periodo en el que la archivistica ve la luz7,
incluso algunos autores lo asocian con la publicación en 1898 del
Mrrriuui puru /u c/iis$ifir*iici<íny descripción de íos urchivos, obra de
los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin. Resulta
evidente que se trata de1 primer compendio de una serie de obras
técnicas orientadas a la organización de los fondos documentales;
consideramos, sin embargo, que los orígenes de esta ciencia como
tal son dificiles de señalar con certeza meridiana, por cuanto co-
mienza como una disciplina empírica para el arreglo de los archi-
vos y, con el tiempo -aún hoy- permanece en constante evoiu-
ción' para alcanzar los perfiles que la definan como ciencia.
Como se verá más adelante, la. organización de los archivos ha
pasado por una serie de vicisitudes históricas, que es posible agru-
par en dos periodos:
- El periodo prearchivístico, durante el cual el tratamiento de
los fondos documentales se ha caracterizado por la indefi-
nición en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los
principios de otras disciplinas.
- El periodo de desarrollo archivístico, durante el cual tanto
en la teoría como en el tratamiento de los fondos documen-
tales, ha logrado unos niveles suficientes de autonomía co-
mo para poder hablar propiamente de archivística,
Partiendo de la base cronológica comúnmente aceptada, el si-
glo XIX, es posible afinar aún más en la estipulación de sus límites.

E. Casanova: Architistitu. Siena: Lazzeri, 1928.

A. Brenneke: Arctzirrstiixr. Corririhuto ullu iroria ed iillu sioriu urchivistica
europeu. Milán: 1968.
L. Sandri: «La storia degli archivi», en Actes du Vléme Congres International
des Archives, en Arthrrluni. XVIII, París, 1968, pág. 102.
' E. Lodolini: o p . cit., págs. 108 y ss.
' A. Arad: «The lnternational Council on Archives and the archiva1 methodo-
22 logy)),en Arcliirurn, XXIX, 1982, 182-186.
 Historiu d t la ctrchiiiísticu

Veamos. ¿Cual es el aspecto que da naturaleza a una ciencia? Po-

demos convenir en que es el establecimiento de uno o mas enun-
ciados teóricos o principios generales, a partir de los cuales se pi-
vote el desarrollo ulterior de su entramado teórico. ¿Y cuál es el
principio fundamental de la archivística? Como coinciden en seña-
lar cuantos han reflexionado en torno a este asunto', es el princi-
pio del respeto de los fondos; pues como señala Duchein", ((justa-
mente por su practica el archivero se diferencia netamente del bi-
bliotecario, de una parte, y del documentalista, por la otra)).
El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructura-
listas de la época, fue el historiador francés Natalis de Wailly,
quien en 1841, siendo a la sazón Jefe de la Sección Administrativa
de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, ela-
boró la circular de 24 de abril. En ella, se daba a la luz la noción
de «fondo de archivo)), entendiéndolo por «reunir los documentos
por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un indivi-
duo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determina-
do... Los documentos que apenas se relacionan con un estableci-
miento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia...))' '. Mas ade-
lante aclaraba el mismo autor, que «la clasificación general por
fondos es la Única verdaderamente apropiada para asegurar el
pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme ... Si en vez
de este método, del cual puede decirse que se funda en la naturale-
za de las cosas, se propone un orden teórico ... los archivos caerán
en un desorden dificil de remediar. En cualquier clasificación dis-
tinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra
un docurnento»l2.
Con el tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido
retrotraerse en busca de unos orígenes más remotos del principio

T. R.Schellenberg: The manayenient of'urchiues. Nueva York: Columbia Uni-

versity Press, 1965, pág. 90. Manuel d'Archivistiqur ..., págs. 207-208. E. Lodolini: op.
cit., págs. 165 y ss.
10
M. Duchein: ((El respeto de los fondos en Archivística: principios teóricos
Y problemas prácticos)), en p. Walne (ed.): La administración moderna de urchiiws
Y lu,(lestión de documentos. París: Unesco. 1985, pág. 69.
G . Desjardins: Le seri,i<.e des Archiars DL'parruaientctles. Paris: 1890. págs.
33-35. Asimismo, M. Duchein: op. c i l . , pág. 71, por quien citarnos.
'' Ibid. 23
 de procedencia; mas, si bien no han hallado evidencia de su formu-
lación, lo han deducido de una aplicación práctica. Con todo, re-
sulta dificil de aceptar que una práctica, por afortunada que ésta
sea, no transciende mis allá de su ámbito cotidiano, en tanto no es
enunciada, racionalizada, en forma de principio o principios gene-
rales, argumentada en orden a demostrar su validez universal; tal
y como sucede con el principio del respeto de los fondos o princi-
pio de procedencia.
El primero fue R. H. B a ~ t i e r ' ~quien
, consideró la orden dada
en 1328 por el rey de Francia -a raíz de la separación del reino de
Navarra de su corona-, para que se entregaran al nuevo monarca
los documentos procedentes de este reino, pero no aquellos que
refiriéndose al navarro no procedieran de dicho territorio. Según
V. Cortési4 la reglamentación para el gobierno del Archivo de Si-
mancas, dictada en 1588 por Felipe 11, y dos siglos más tarde
-para Casanova'5- la de 1790 para el Archivo de Indias, que
prescribían la separación de los documentos en función del orga-
nismo que los remitiera, son claro ejemplo de aplicación de dicho
principio. Para J. Papritz16, también fue aplicado en 1791 por las
autoridades danesas, en las instrucciones para la Organización de
sus archivos.
Estos y otros muchos ejemplos podrían aducirse en defensa de
la aplicación remota del principio fundamental de la archivística.
Evidentemente son innegables, pero también su validez a efectos
doctrinales es cuestionable por varios conceptos:

1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y, sobre todo,

en el espacio, por cuanto se pusieron en práctica con fon-
dos de ámbitos territoriales muy concretos y sólo fue ob-
servado para la organización de fondos determinados, sin

'' K. H. Bautier: <<Raportgeneral)), en Acres dc /u S i x i h e Confc.rence fnterna-

iionde de lu Tuhle Ronde des Archives, Les urchiws duns tu oie internucionule. París:
Archives Nationales, págs. 7 y ss.
'' v. Cortés: «Las ordenanzas d e Simancas y la administración casteiiana)),en
ACUS del 1 V Simposio de Hisioriu de ia Adminisirucióri. Madrid: INAP, 1984, págs.
214 y ss. De 1a misma autora: Lu escrilura p lo escriio. f a i e o g r a f ~ uy Dipfomútica de
Espuuriu p A i n 6 r i ~ uen los siglos xc7 y X M I . Madrid: Instituto de Cooperación Iberoa-
mericana, 1986, pág. 54.
" E. Casanova: Archifiisticu. Siena: Lazzeri, 1928, pág. 219.
24 l 6 J . Papritz: Arthir~wi.sens<hu~i. Marburg: 1983, 111, págs. 8 y ss.
 tfistoriu <Ir /u u r i ~ l i i ~ i ~ s i i ~ ~ t r

que ello supusiera su difusión o generalización. En otros

casos, además, tuvo una existencia muy limitada, ya que
dejó de respetarse con el tiempo.
En ningún momento dicha plasmación fue precedida de un
proceso de teorización, de sistematización, que argumenta-
ra de acuerdo con los principios científicos su naturaleza
y su necesidad.
Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de
una comunidad archivística consciente de su existencia, en
tanto no existía ni se identificaba como tal.
No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios
con entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena
que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicación
universal de manera sucesiva y concatenada.

Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del prin-

cipio de procedencia en 1841 por parte de N. de Wailly es el punto
de arranque de la archivística, el principio que le da carta de natu-
raleza, la individualiza, diferenciándola de las demás ciencias con
las que hasta entonces había mantenido relaciones de subsidiarie-
dad. Bien que tal principio estuvo más o menos implícito en deter-
minadas aplicaciones, prácticas y puntuales, a partir de Wailly las
diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad
científica:

1. La ya mencionada circular de 24 de abril de 1841 y los tex-

tos que le siguieron, constituyen un cuerpo doctrinal reco-
nocido y bastante para sostener el principio fundamental
de la teoría archivística.
2. Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial
concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos concreto,
los departamentales; mas, lejos de quedarse ahí, se exten-
dió a otras categorías de fondos y generó, además, una
reacción en cadena que fue expandiéndose de manera pau-
latina por todos los países.
3. La expansión geográfica o universalización de dicho prin-
cipio se ha caracterizado por una continuidad cronológica
que, al paso de darle consistencia, lo ha reforzado. 25
 4. lnmediat¿;incIi~e;i su f ~ ~ r i i i ~ l a ~surgió
i ó n , el debate en el
seno de u n a coniui~id¿~d archivística que, al mismo tiempo,
tuvo ocasión de adquirir conciencia creciente de su existen-
cia y de su naturaleza.
5. El principio de procedencia h a representado el fundamen-
to sobre el que se ha cimentado el ulterior y progresivo de-
sarrollo de la tcoría archivística moderna, sirviendo de ba-
se para el entramado del eje central sobre el que gira toda
ella: la clasificación de fondos.
En consecuencia, una vez establecida la ~riodizacióny razo-
nada la opción elegida, lo que procede es abordar la evolución his-
tórica de la archivística.

1. El periodo prearchivístico
Dentro de este cabe diferenciar cuatro subperiodos o tramos,
con:ernp!ados clásicamente por los tratadistas y que R. H. Bau-
tierI7 divide del siguiente modo:
1.La época de los archivos de palacio, que se corresponde en
términos generales con la Antigüedad.
2. La época de los cartularios (trisor de churtrs), abarcando
los siglos XII a XVi, es decir, la Edad Media.
3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad,
que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el
X V I a comienzos del xix.
4. La época de los archivos como laboratorio de Ia Historia,
desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo Xx.

1.1. La Aritigüedad
El objeto de la archivística, los fondos documentales o, si se
prefiere, los archivos y su documentación, es tan antiguo como la

l 7 R. H. Bauticr: «La piiasc cruciale de i’histoire des archives: ln consiitittion

( X V l ~ n i c - X l X ~ iaii.cls)>t.
des dépciis d’archivec cí 1;i nais;ince tic 1’~trchi~istiqtic i~e cri
Acíes dii Vlcnie Congrk Ititernntioiial des Archives, en . 4 d i i i w i ) i . XVIII, 1968,
26 pág. 140.
organización social de la humanidad. Su límite superior vendría
dado por los orígenes de la escritura, mediado el cuarto milcnio a.
C. 8 .
Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Ba-
jo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y grie-
ga19, se tiene constancia de la existencia de archivos y, por consi-
guiente, de fondos documentales organizados. Las excavaciones de
Tell Hariri, Ras-Shamra, Nippur, etc., han dejado prueba suficien-
te de su remota existencia: archivos reales, de los templos, e inclu-
so bancarios, como el de la familia Murasu; sin embargo el proce-
dimiento arqueológico empleado2', más interesado en recuperar
textos que en reconstruir su organización, nos ha privado de un
conocimiento fundamental desde el punto de vista archivístico: el
de la sistematización de aquellos fondos. Sólo ha habido una ex-
cepción, dada por el propio yacimiento, la del edificio de los archi-
vos reales de Ugarit, compuesto por tres depósitos diferentes, se-
gún la documentación fuera de carácter diplomático, financiero
o administrativo. El reparto de la documentación en las salas o de-
pósitos de este archivo evidencia que los fondos eran escrupulosa-
mente respetados y conservados según una clasificación riguro-
sa21. A pesar de esto, desde el punto de vista archivístico, el cono-
cimiento que poseemos de estos centros es irregular y un tanto
anecdótico, pues desconocemos su clasificación original y, por lo
tanto, resulta imposible reconocer los criterios empleados ni anali-
zar su estado de evolución.
En cuanto a los archivos egipcios, cabe decir otro tanto.
Y por lo que respecta a Grecia y Roma, desgraciadamente, el
conocimiento que poseemos tanto del urcheioii como del tuhu-
lurium, procede de fuentes mayoritariamente indirectas: los
historiadores clásicos, las inscripciones epigráficas y los restos

l 8 Como señala L. Sandri, la historia de los archivos está estrechamente ligada

a la historia de la escritura y, más precisamente, a la historia de la difusión del uso
de la misma y, por tanto, del material escriptorio. «La storia degli archivi)), págs.
105 y ss. Véase asimismo la bibliografía de la nota 2.
1')
E. Posincr: Archiiirs in thr uncierir ivorltl. Cambridge: Harvard Univerbity
Press, 1973. R. H . Bautier: «Les archives)), en L'Hisiorit. YI SYS rni.iliodrs. París: Ga-
h a r d , 1961, págs. 1120-1 166. J. Favier: Les urcliiors. París: PUF, 1975, 134 págs.
'(' R. H. Bautier: o p . cit. P. Garelli, S. Sauneron: El truhujo hujo los p r i w r o s
e s i ~ d ( ~Barcelona:
s. Grijalbo, págs. 11-12, 47-62.
21
J. Favier: o p . cit., pág. 8. 27
 arqueológicos”. El modo violento por el que fueron destruidas,
tras conquista, las instituciones clásicas ha impedido la conserva-
ción de importantes fuentes de información para la historia.
A pesar de esta precariedad, las pocas luces que iluminan el de-
venir archivístico del mundo clásico permiten poner de relieve una
serie de aspectos característicos que, al deducirse de unas fuentes
de información tan ralas, se manifiestan como cabezas emergentes
de unos sistemas de organización archivística, presumiblemente,
a la altura de las civilizaciones que los desarrollaron.
Centrándonos en las civilizaciones griega y romana, y en aras
de una mayor claridad expositiva, podemos resumir sus carac-
terísticas en los siguientes aspectos23:
1. El archivo surge como una institución con entidad propia
y es identificado con toda claridad: el «archeion» griego
--de cuya latinización: archiuum procede el término archi-
vo- y el tahulurium romano, cuyo régimen jurídico, como
es propio de toda institución, fue establecido por la legisla-
ción coetánea.
2. La importancia concedida a los archivos viene, asimismo,
dada por la existencia de responsables de su custodia y de
servidores específicos, de forma institucionalizada: el areó-
pago y el epistate, los censores y los prefectos, respectiva-
mente.
3. Aun cuando este es un atributo aplicable a cualquier perio-
do de la historia, los archivos cobran ahora más que nunca
una doble utilidad administrativa y jurídica. Las adminis-
traciones los conservan como fuente de información para
su gobierno, el derecho -especialmente el romano- esta-
blece el valor probatorio del documento escrito.
4. En ambas civilizaciones se contempla el principio de
autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. Así,
los documentos conservados en los archivos públicos eran
auténticos y, aun los privados alcanzaban tal categoría,
cuando su custodia era encomendada a aquéllos (como es

7 ,
-- R. H. Bautier: «Les archives), pág. 1123. J . Favier: op. c.ir. M. Briceño: «La
ciencia de los archivos)), en Krposiitrrio, 1, 3, págs. 31 y 32.
28 2’ Ihid.
 el caso, por ejemplo, del Metroon). La autenticidad y el va-
lor legal de los documentos estaban garantimios por deter-
minados procedimientos administrativos: el (cvidimus))
o certificación a que en Roma eran sometidas las copias, co-
mo condición inexcusable para transferirles autenticidad.
5. Un nuevo concepto que, como casi todos los demás, acom-
pañará en adelante al de archivo es su carácter público. Si
bien existían archivos privados: familiares, religiosos, eco-
nómicos, etc., es el público, dependiente de las instituciones
del Estado, el archivo por antonomasia.
6. «Los documentos eran creados y conservados por necesi-
dades de gobierno y de administración; la gestión del po-
der y la gestión de los documentos estaban estrechamente
ligados»24.
A pesar de las escasa evidencias que poseemos, es posible esta-
blecer dos diferencias, al menos, entre ambas civilizaciones:
1. Por la diversa concepción en el modelo de Estado -basa-
do el griego en ciudades independientes, y en un imperio
fuertemente centralizado, el romano- sólo en este último
es posible desvelar la existencia de un sistema de archivos
públicos. En el periodo imperial varió notablemente el
concepto de estos Últimos y se incrementó su centraliza-
ción, desde la división entre los scrinia stuturiu y los scriniri
uiatoria, hasta la reforma de Justiniano, que estableció la
red de archivos en provincias.
2. En Grecia, surge el concepto de publicidad como atributo
propio de los archivos públicos, unido a la noción de
democraciaz5. Esta concepción del papel de los archivos
será la base, que resurgirá muchos siglos más tarde, del
derecho de todo ciudadano a acceder a los fondos pú-
blicos, a consultar y obtener copia de SUS documentos.
En Roma, por el contrario, el acceso estaba reservado
 a determinados funcionarios, en cuanto era un privilegio
de pocos y la función de la documentación pública era ex-
clusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del
poder.
Algo también les unía, desde el punto de vista conceptual, como
lo hacía --por extensión- con toda la civilización antigua, y es que
el archivo - como indica Briceñoz6----en esta epoca debería definir-
se como lugar sagrado, y al amparo de esa sacralidad, los papeles
tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad.

1.2. La Edad Media

La caída del Imperio Romano supuso la decadencia progresiva
e irremediable del documento escrito27.Como una mancha de acei-
te extendida por toda Europa, el derecho germano se va superpo-
niendo al romano2', lo que desde el punto de vista documental tuvo
repercusiones palmarias. Mientras que éste basaba el valor probato-
rio en el documento escrito, ahora, merced al influjo germánico, se
imponía el procedimiento oral y la prueba testimonial.
Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el
descenso general del nivel cultural. La población había experimen-
tado y aún se encontraba inmersa en un intenso proceso de rurali-
zación, de modo que la dispersión en pequeños núcleos rurales
tornaba tan imposible como inservible la enseñanza y el manteni-
miento de la escritura.
Por lo que respecta a la situación de los archivos en la Alta
Edad Media, la información que poseemos es escasa como lo era
la entidad de los fondos documentales; sin embargo, cabe estable-
cer una serie de características, alguna de especial relevancia para
el desarrollo futuro de la archivística:
1. El aspecto m i s importante es, sin lugar a dudas, si no el
nacimiento, sí la consolidación de una acusada indetermi-

26
21
M. Briceño: o p . cii., pág. 36.
zm
R. H . Bautier: «Les archives)).
J. A. Carcía de Cortázar: La ipocu mnedieid Historia de B.sputiu Alfuguuru.
3O Madrid: Alianza Editorial, 1980, V, págs. 20 y ss.
 nación entre el mundo bibliotecario y el archivístico, con-
sagrado por la regla benedictina que a comienzos del siglo
VI incluía ambos trabajos entre las actividades propias del
monacato”. Hasta tal punto llegará la similitud de técni-
cas, que la documentación de archivo adopta -también
por criterios de utilidad y conservación- el formato códi-
ce, obsesivamente mantenido durante siglos.
2. La cancillería pontificia puede ser considerada como la
única institución que conserva la tradición administrativa
romana y, en consecuencia, revela unos usos archivísticos
ya decaídos en el continente. Desde el siglo IV, si bien de
forma irregular, se mantiene el registro de algunos docu-
mentos. El procedimiento clasificatorio consistía en agru-
par, dentro del registro de cada año, los documentos -no
todos- según su naturaleza canónica; así cabe distinguir:
las provisiones de beneficios, las indulgencias, los privile-
gios litúrgico...30
3. La organización de los archivos estatales apenas si ha deja-
do huella perceptible. El problema radica en que las cortes
altomedievales eran itinerantes, y sus fondos estaban so-
metidos a una dispersión frecuente. No obstante, se sabe
que en el reino visigodo -siguiendo la tradición roma-
na- era el thesaurus, lugar destinado a la custodia del era-
rio, el espacio donde se archivaba la documentación real,
los códigos y los tratados interna~ionales~l. Así pues, cabe
decir que en el marco de una organización archivística en-
deble, los fondos de los reinos altomedievales eran directa-
mente tributarios del sistema romano de las scrinia, con
predominio de las oiutoriu sobre las stataria, cuya sola evi-
dencia nos la proporciona el tliesuurus visigodo.
Si la situación archivística altomedieval se encuentra bajo el
signo de un cierto estancamiento, cuando no retroceso, respecto
de los usos de la Antigüedad, el siglo X I I representa un hito en la

29
A. Millares: Itiiroduccih ( I /ti hisroriu <Ir/libro J’ de /as hih/iorwu.\. Mtijico:
Fondo de Cultura Económica, págs. 236 y SS. H.Escolar: op. <.ir., págs. 21 I y sz.
30
J. Favier: op. cii., piig. 15.
31
M. Briceño: p. cit., pig. 37. 31
 evolución de los archivos y de los procedimientos empleados en su
organización. Ser& la recuperación del derecho romano y del pro-
cedimiento administrativo inherente, la base sobre la que se articu-
le la organización archivística de un mundo que, como el europeo,
ha recuperado el acto documentado como fundamento de su orga-
nización jurídi~o-política~~. Como es propio del periodo en que
nos hallamos -el prearchivístico-- no existe aún un Corpus teóri-
co; sin embargo, la praxis administrativa introdujo una serie de
cambios en el orden archivístico, que cabe resumir en los siguien-
tes aspectos:
1. Los documentos públicos experimentaron una evolución,
bien señalada por B a ~ t i e rbajo
~ ~ , el signo de la simplifica-
ción diplomática y del procedimiento administrativo. El
incremento en el número de documentos corrientes, por
comparación con el predominio anterior de las escrituras
solemnes, dio lugar a la aparición de tipos diplomáticos
más simples. A medida que se especializaban por áreas de
competencia, los servicios administrativos posibilitaron,
además de la producción de un mayor volumen documen-
tal, la observancia de técnicas (como el registro) caídas en
desuso, así como la aparición de lo que en adelante será la
pieza archivística primordial: el expediente administrativo.
2. El registro de los documentos se adopta y generaliza en
las cancillerías de los principales reinos, primero de forma
indiferenciada y, ya a partir del siglo XII, se van distin-
guiendo las series documentales según su naturaleza o su
interés34.
3. El sistema de agrupación documental a base de cartularios
se mantiene a lo largo de toda la Edad Media, donde los
documentos solemnes y de valor permanente son conser-
vados.
4. Aun cuando perdure el cartulario, la transformación de los
métodos administrativos introdujo grandes cambios. Por

32 J . A. Garcia de Cortázar: op. d..

págs. 448 y ss.
33 R. H. üautier: «La phase cruciale de I'histoire des archives...)), págs. 145
y 146.
32 J. FdViCi: "p. Gil., Págs. 15-16.
 lo que se refiere a la riqueza de la clasificación archivística,
Bautier diferencia tres sistemas3?

a) «Clasificación sistemática para las pisas sueltas de los

cartularios (tratados, contratos matrimoniales, testa-
mentos, bulas, adquisiciones de tierras, etc.); es el siste-
ma clásico de los trésor de clitrvtes cuya clasificación es
hecha u posteriori por los archiveros.
b) Clasificación cronológica en las cancillerías, donde se
llevaban, según el orden de expedición o de recepción
de las unidades documentales, los registros de trans-
cripción, las minutas, los originales recibidos.
c) En las escribanías y en los tribunales se conservaban en
legajos Cjunto a las series cronológicas de cuentas o de
sentencias) las piezas referidas a un asunto judicial da-
d o (procuraciones, informes...), así como las piezas jus-
tificativas de las cuentas, estando los paquetes puestos
en grupo por orden cronológico en los cofres o arma-
rios)).
5. La noción de archivos públicos continuaba ausente del pa-
norama europeo. Aun los que siglos despuks se considera-
rán como tales, estaban conceptuados como reales.
6. La desaparecida noción de archivos públicos fue reempla-
zada por la de autenticidad en dos formas diferentes3". Por
una parte, la autenticidad de un documento estaba en fun-
ción de ciertas formalidades diplomaticas tales como la re-
dacción, la autoridad de procedencia y el sello, en cuanto
representación física y notoria de la autoridad que lo ha
expedido. Como quiera que los documentos reales y seño-
riales en su jurisdicción eran, en todo caso y circunstancia,
auténticos, fa confirmación por parte de estas autoridades
confería tal carácter a los emanados de particulares y de
corporaciones.
Por otra parte, la necesidad de autentificar los actos
privados fue un elemento decisivo para la restauración de
 la institución noturial que, como depositaria de la fe públi-
ca, confiere autenticidad a sus documentos en el ámbito
del derecho privado, procesal, administrativo y mercantil.
7. A medida que nos acercamos a los siglos postreros medie-
vales, la creciente complejidad administrativa, el desarrollo
urbano, el incremento de las actividades económicas y so-
ciales, van delineando un panorama archivístico más rico,
también desde el punto de vista tipológico. Aunque no se
puede hablar todavía de sistemas archivísticos globales
y coordinados, sí se detectan embriones en diversos niveles.
Por lo que hace a los poderes centrales y a la especiali-
zación sectorial de sus Órganos administrativos, produje-
ron a lo largo de los siglos X I V y xv la creación de fondos
documentales diferenciados, al tiempo que los archivos de
la Corona suponen la base para la creación de los futuros
archivos del Estado3'.
Los entes locales, en plena expansión, configuran un se-
gundo tipo de archivos, compuestos por una documenta-
ción propia y de volumen creciente38.
Los archivos eclesiásticos, tanto del clero regular como
del secular, constituyen ya una de las redes más potentes
y mejor estructurada y coordinada de fondos documenta-
les.
Por último, los privados, existentes pero mal conoci-
dos, cerrarían el panorama tipológico medieval.

1.3. El Antiguo Régimen

Al escoger este concepto cronológico tan amplio que abarca ~

desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa, y en el caso de

otros muchos países hasta las primeras décadas del siglo xix so-

.'' Así, en 1345, Pedro el Ccrcmoiiioso rcorg;inizó e11Bnrccloiiii los archivos dc

la coroii;~aragonesa y nonihi.0 un archivero encargado dc su orgniiizxiOii y cusio-
dia. Oiro tanio sucede en otros ierriiorios: Nipolcs, Vaiicnrio. Inglaterra. Friinciki.
eic. R. H . Bauiier: op. c.ir. L'.Aryiii de / ( t Cororirc d'Ariig6. Madrid: Miiiisicrio d e Cui-
itlfil. 19x0. 52 págs.
38
J. R. Cruz Muiidct: «El nitiiiicipio vasco a iravcs dc 13 hisiorinn. en í3i/diirritc,
34 5, 1991. pigs. 9-30.
mos conscientes de que se podrían distinguir varios periodos, tales
como los siglos X V I y X V I I por una parte, y el siglo X V I I I por la
otra. Sin embargo, lo que nos mueve a optar por esta amplitud en
el tiempo es, aparte la necesidad de reducir la exposición, sobre
todo la coherencia de naturaleza archivística que se le puede atri-
buir, en función de los siguientes factores:
1 ." A lo largo del Antiguo Régimen, surge, se desarrolla y de-
saparece un concepto nuevo: el de los archivos del Estado,
que en el periodo siguiente será sustituido por el de los
archivos nacionales.
2." La documentación archivistica, además de constituir
esencialmente una fuente de poder, va cobrando de mane-
ra paulatina una utilidad para la historia, que se vera defi-
nitivamente consagrada con la desaparición de las institu-
ciones del Antiguo Régimen y con la consiguiente apertu-
ra de sus fondos a la investigación.
La primera y gran nota radica en la creación de los archivos
del Estado y la concentración en los mismos de los fondos docu-
mentales dispersos. A este respecto cabe diferenciar tres momen-
tos:
1. En la organización de los primeros archivos del Estado,
España fue pionera a comienzos del siglo X V I creando un
modelo que se extendera a otros países a lo largo de ese
siglo y del siguiente.
El proceso se inició a finales del siglo X V (1489), cuando
los Reyes Católicos ordenaron la Concentración de sus
archivos en la Chancillería de Valladolid3', iniciativa que
reproducirh Maximiliano de Augsburgo al organizar en
lnsbruck los archivos del imperio40. En cambio, habrá que
esperar a que Carlos V transfiera en 1545 la documenta-
ción del reino castellano al castillo de Simancas, donde Fe-
lipe 11 finalizará la concentración definitiva de los archivos
procedentes de todos íos consejos, audiencias, chanci-
llerías, tesorerías, secretarías, etc., del Estado. Proceso que

35
 sera consagrado unos años mis tarde ( 1 588) con la apro-
bación del R e y b m ~ v i t oparu rl Gobierno del Archivo de Si-
I ~ I U I I ~ Uprimero
S, de una larga sucesión de archivos de Es-
tado"'.
A partir de este acta de nacimiento, el modelo español
se expandió a otros muchos territorios europeos: Francia
inició un proceso similar en 1589 que no culminara hasta
el gobierno de Richelieu, en Italia se crearon los de Floren-
cia, Siena y los Archivos Vaticanos (i610), al paso que en
Inglaterra se funda el Stute Paper Ofice (1 578)42.
2. A lo largo del siglo xvll se mejoran los métodos de concen-
tración archivística en grandes depósitos, al tiempo que se
van organizando los archivos administrativos. Pero sera en
el siglo ~ ~ 1 y, 1de 1manera
~ ~ especial, a partir de 1720, cuan-
do asistamos a una nueva ola de Concentración y reagrupa-
miento. En ese año se reorganizan en Turín los archivos del
Estado de Saboya, y el zar Pedro el Grande de Rusia insti-
tuye dos archivos centrales para todo su territorio, con una
novedad decisiva: se establece la periodicidad de las transfe-
rencias. En 1749 María Teresa concentra en el Haus-Hof
urid Stautsurchiv de Viena todos los depósitos documentales
dispersos por su imperio, concebido como un arsenal de ar-
mas jurídicas para estructurar un imperio territoriaímente
cuestionado y constitucionalmente endeble.
Siguiendo la misma línea, en 1774 se erigió la Register
House de Escocia, mientras que en Sevilla (1781) Carlos 111
ordenaba concentrar toda la documentación relativa a los
territorios de ultramar, en el Archivo de Indias.
3. La tercera ola de concentración, a caballo ya con la Edad
Contempordnea, está representada por el proyecto napo-
leónico. El Emperador de los franceses pretendió concen-
trar en París los archivos de los diversos países europeos

"
A. d'Addario: ((Lineanienti di síorin de I'archivisticn (sec. xvi-xix))),en Ardri-
148, i . 1990, phgs. 5 y ss. R. H. Bautier: <<Laphasc cruciale
i'io S i o r i u l Iiulirii~o,vol.
de I'histoire des archives...)), piigs. 141 y ss. A. Matilla: ((Historia de los archivos
espiiñoles y SUS fondos documentales)), en Aiitilisis c Irioesfiyriciorrcs Cirlturulcs.
1-111, 18, 1984. 11-29.
" Ihid.
36 "31bid.
 ocupados, con la finalidad de ((restar armas eventuales al
adversario y utilizarlas él mismo en apoyo de su política de
propaganda^^^. Pero el proyecto solo llegó a ejecutarse en
parte y la mayor concentración documental de la historia,
por volumen y diversidad de procedencia, quedó truncada;
por fortuna para los fondos que, a tenor de la metodología
archivística del momento, hubieran sufrido un proceso de
desnaturalización difícilmente restituible.
Si asistimos a este salto impresionante en la concepción de los
archivos es, ni más ni menos, porque los gobernantes adquieren
conciencia de su importancia para el gobierno y la administración.
En las guerras, en los tratados de paz, los estados hacen verdade-
ros esfuerzos por evitar que los archivos corran la misma suerte
que los territorios en el caso de los perdedores, y todo lo contrario
en el de los venced ore^^^.
De aquí se desprende la segunda característica, la concepción
de los archivos como fuente de poder. Se detecta una conciencia
clara de la documentación como instrumento de información, pre-
cisa y necesaria, para el ejercicio del poder interno y externo, para
la afirmación, en definitiva, de los derechos del Estado; por contra-
posición a lo que será siglos más tarde el norte de las sociedades
modernas y democráticas, el Estado de Derecho, apoyado -ntre
otros aspectos-- en la transparencia que el acceso a la documenta-
ción pública confiere al ejercicio del poder. Esta concepción del
archivo como fuente de poder, se sustancia a través de tres concep-
tos4?
1. Los derechos del Estado sobre los documentos públicos
llevarán a las monarquías a reclamar ante sus funcionarios
el reintegro de la documentación que, por causa del ejerci-
cio de sus cargos, tuvieran en su poder. En definitiva, se
trata del ejercicio del derecho superior que posee el Estado
sobre el conjunto de la documentación pública y el dere-
cho que le asiste a reivindicarla.
 2. Esta visibn de los archivos no fue privativa de los sobera-
nos, sino de todo tipo de entidades, ya fueran públicas
o privadas; lo que les llevó a tomar conciencia paralela de
la importancia quc tenía la organización de sus fondos do-
cumentales. Éste es el momento en el cual municipios, di-
putaciones, parlamentos ... emprenden y observan con asi-
duidad la estructuración de sus fondos.
3. En tanto fuente de poder, se refuerza la concepción del
archivo como territorio infranqueable y presidido por el
principio de secreto e incomunicabilidad. Comenzando
por el reglamento de Simancas y continuando por los que
le siguieron, se instituye el principio del secreto, lo que es
decir, la prohibición de acceso y comunicación sin autori-
zación real, aunque se tratara de altos dignatarios de la
Administración.

Como han señalado numerosos autores47, en paralelo con la

utilidad reseñada, los archivos eran considerados como una fuente
de justificación jurídica del poder, no por lo que hacía a su ejerci-
cio, sino a la fundamentación de su existencia, de la legitimidad de
su acción política, de sus orígenes, en resumen, de la legitimidad
del sistema monárquico absolutista.
Desde el siglo xv y a lo largo de toda la Edad Moderna, cam-
bia también la valoración del documento como fuente de conoci-
miento. Si la cronística medieval se había basado en las fuentes
orales, narrativas, la historiografía da un giro considerable para
pasar a interesarse por la documentación original archivística,
para ---mediante la crítica textual-- revisar los presupuestos de
la historia. La nómina de autores es, al respecto, muy larga48.
Empero, el desarrollo del método crítico requería dos premisas:
el acceso a los archivos y su organización en función de la inves-
tigación histórica4'. La primera estuvo, aún durante siglos, reser-
vada a una élite de eruditos bien relacionados con los círculos del
poder y a su servicio; la segunda, por desgracia, se pondría en

'' E. Casanova: Archiristicu. págs. 378-386. A. Brenneke: ~ r ~ , / f ; i ~ i . ~ fpágs.

i(~~~...,
69-77. K. H. Bauiier: ((La phase cruciale...n, págs. 139-149. E. Lodolini: Archiiisri-
('u.... págs. 105-126.
J8 Véase un buen compendio en A. d'Addario: «Lineamenii ...)>, págs. 16-19.
38 J Y J. Favier: Les urchiars. págs. 26 y 27.
práctica al final del periodo, dando lugar a graves desarreglos en
buena parte de los fondos documentales europeos. El problema
no fue tanto el poner los archivos al servicio de los usuarios, algo
fundamental, sino el método por el que se optó. Influenciado por
los usos bibliotecarios, se «organizaron» bastantes fondos sólo
con criterios sistemáticos, de materias, lo que llevó a su desinte-
gración, a la desnaturalización de las agrupaciones documenta-
les. A una confusión, en definitiva, que no satisfizo a SUS pre-
suntos beneficiarios, dada la radical subjetividad de un método,
bien concebido para otros tipos de documentos, pero inaplica-
ble a los de archivo; pues a medida que con el tiempo cambiaban
los objetos de atención de los investigadores, las convenciones es-
tablecidas en su momento se tornaban en obstáculo para la con-
sulta.
La confluencia de tantos y tan variados intereses y expectativas
suscitadas por los archivos, tuvo un efecto enormemente positivo
para el desarrollo de la archivística, materializado en la creación
paulatina de un cuerpo doctrinal en minoría de edad todavía, que
habrá de redefinirse y perfilarse profundamente con el tiempo, pe-
ro que presenta la virtud de tener una existencia suficientemente
documentada, como jamás se había conocido. No obstante, los as-
pectos más perdurables y firmes se produjeron no en el teórico,
sino en el campo de la praxis archivística y, de manera muy desla-
cable, en materia de descripción documental.
Desde finales del siglo xVI, a lo largo del XVII y del X V I I I , surge
una serie de tratadistas que hacen del documento y del archivo su
centro de atención, desde perspectivas diferentes. En línea con la
naciente erudición histórica se desarrolla la literatura paleográfico
Y diplomatista, volcada en la transcripción de los documentos so-
lemnes y en la averiguación de sus caracteres y autenticidad. La
nómina sería muy larga: Paperbroquio, Beringio, Mabillon,
Mayans, Mondéjar, Flores, e t ~ . ~ 'Desde
. un punto de vista mlis
Propiamente archivístico, cabría citar otra larga lista; sin embargo,
nos centraremos en unos cuantos autores, aquellos que realiLan
 una aportación apreciable en cuanto a sus pl~inteamientosteóri-
co-prácticos.
El primcro fiic Jacoh von R~ininiiIi~en que, en 1571 ”, reservó
a las tareas de archivo un lugar relevunte en la gestión administra-
tiva, y propuso unos principios de clasificación de los documentos
en tres escalas, según se refirieran a cuestiones relacionadas con: el
dominio territorial, los asuntos internos, las relaciones exteriores;
dentro de las cuales distinguía dos categorías: la «regalia>,,según
los documentos se refirieran a asuntos generales, y la «personalia>),
para los referidos a intereses de entidades o personas.
La mayoría de los autores que abordan la materia encaran el
archivo desde un punto de vista eminentemente juridico, en
cuanto a su naturaleza y su lugar en el orden administrativo, em-
pleando un término actual. A finales del siglo XVII aparece el
~ N icolo
Mcriiodeit circhiaortm seti eatlem rextendi (ic d i s p o n e n ~de
Giussani (1684, Milán), que como su propio título indica, se trata
de un compendio o suerte de manual orientado a ia r ~ s o ~ u c ~deó n
los problemas derivados de la organización y de la descripción de
fondos; en torno a los cuales establece tres categorías o ügrupa-
ciones documentales: morpus», «classes» y «seriem)>.Se trata de
un método clasificatorio pensado para satisfacer las necesidades
de los poseedores del archivo, en tanto la documentación se es-
tructura en razón de la actividad de la que es reflejo y en función
de la naturaleza jurídica de los actos contenidos en los docu-
men t oss 2 .
Otro de los aspectos en el que se hace más hincapié por parte
de la literatura coetanea es fa divisih entre documentación solem-
ne y corriente, a efectos de conservación. La primera estaba forma-
da por los documentos constitutivos de derechos, obligaciones, si-
tuaciones políticas, económicas y patrimoniales, al tiempo que la
segunda comprendía la documentación derivada de los actos coti-
d i a n o ~Mientras
~~. aquélla era objeto de conservación perenne, de
acuerdo con ciertas prevenciones y en instalaciones seguras como
castillos, camaras ..., ésta era depositada en lugares de mas fhcil ac-

40
ceso y de acuerdo con unos criterios de conservación poco estric-
tos. Tal planteamiento esta en perfecta consonancia con el modelo
de monarquía imperante en la epoca, siglos X V I y X V I I , basada más
en lo jurídico que en lo a d m i n i ~ t r a t i v o ~ ~ .
De la evolución archivística experimentada en estos dos siglos,
y a modo de recapitulación, es importante destacar algunos aspec-
tos que serán, para el futuro, la condición de posibilidad para el
nacimiento de la archivística como tal. Consideremos que, por pri-
mera vez en la historia, se suscita un intercs íntegro en torno al
archivo, centrado en la naturaleza jurídica del mismo y de sus fon-
dos, así como en la clasificación de éstos; lo cual revela, a todas
luces, que a pesar de las limitaciones de estos primeros tratados, se
busca aportar respuestas concretas a problemas reales y sentidos,
cual es la puesta en servicio de los fondos. Su abundancia y com-
plejidad habían dejado por insuficientes los procedimientos obser-
vados hasta el momento y, al mismo tiempo, la gestión de do-
cumentos saltaba a la arena de los problemas planteados por la
gestión de las administraciones públicas.
En el siglo X V I I I , continuando en la perspectiva teórica, el n ú -
mero de tratados archivísticos se enriquece notablemente: Le Moi-
nes5, Battenay de Bonvouloir", ChevrieresS7,Pütters8, etc., y son,
ademls, trabajos que desvelan mejor preparación y experiencia
por parte de los autores. Sin embargo, los principios de racionu-
lidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto ne-
gativo en el mundo archivístico, los nuevos archiveros adoptan
un método de clasificación: el sistemático o de materias. Este su-
Ponía desgajar los fondos de su adscripción originaria, para rea-
Sruparlos según criterios sistemlticos, por la materia de que trü-
taran los documentos, con lo cual los archivos se desnaturalizan
--
54
P. Fernández Albaladejo: «Monarqiií;i ilusinida y hacicndas locnles en I;i se-
mnda mitad del siglo X V I I I » . en E s i u d i ~t . ~/ f~f t i c , i m / u ; de Ensrriudtr u Mori. Madrid:
instituto de Estudios Fiscales, 1984, pág. 158.
" P. C. Le Moine: Dip/oinuliyitr prtriiqire o r i iruiic; di, /'tirI"!fiqt'ni~Wt des tlrc/iii'KS
lrc'sors tl'iwlles. Metz, 1765. Cfr. E. Casanova: Ardiiiisiic~cr,págs. 379-382.
56
Battenay de Bonvouloir: L'rirc,/ijiii,\le,/r.u,i(.oi,sou rtiilliodr sure porrr trppfi'flde,
u iirrunyer kc,s i i r c / i r ~ ~ eeis t/@c/il//rer/ r ) 'itlc;ennt,s
~ icriiurrs. Paris, 1775. Cfr. E. Casa-
nova: op. cii., págs. 379-380.
57
J. G . dc Chevrieres: ~ o i c i i c , / urc./iip;,yte. París. 1775. Cfr. E. C'asanovx op. cit..
Pág;;80.
G . S. Pütter: ~ u / r ; i u r :ur y jirri,siic/ien p r u . ~ i s Gotiiign,
. 1777. Cfr. E. Casano-
va: p. ( i r . , pig. 3x0. 41
 y pasan a sufrir continuas clasificaciones y reclasificaciones, a me-
dida que varían los criterios subjetivos que las inspiran.
La primera experiencia se llevó a cabo en los archivos de Mi-
Ián, extendicndose por toda Italia y otros países, de manera muy
significativa a Francia, donde la clasificación por materias de los
Archivos Nacionales supuso la desestructuración y dispersión de
importantes fondos de Antiguo Régimen5’. Este desafortunado
sistema fue observado con pequeñas variaciones durante unas
cuantas décadas, hasta que a mediados del siglo XIX se enunció el
principio del respeto de los fondos.
No obstante, el siglo de las luces trajo ((otros principios que
habían de tener gran importancia en la formación de una doctrina
archivística. Es así como los archiveros se arrogan el derecho de
tomar iniciativas en materia de eliminación de documentos inúti-
les»60, dando nacimiento oficial al expurgo. Ante la necesidad de
eliminar documentos superfluos, la respuesta no reunió - e n gene-
ral- los requisitos mínimos de objetividad. Como sucediera con
la clasificación, en los criterios empleados tuvieron mucho más pe-
so los de tipo erudito historicista, lo que llevó a la destruccion de
fuentes informativas de primer orden, pero que no casaban con los
presupuestos del momento.
El otro gran principio fue el de la transferencia periódica de
fondos de la oficina a los archivos, a fin de asegurar la correcta
custodia y disponibilidad de los documentos ya tramitados. En es-
to el pionero fue Pedro el Grande, quien en 1720 decidió que los
documentos de las oficinas rusas debían ser remitidos a los archi-
vos cada tres años6’.
Centrándonos ahora en el desarrollo práctico de los nuevos
principios archivísticos, es fuerza referirse previamente a un cam-

«Camus y Daunon, sus primeros directores, establecieron cinco secciones

cronológico-metódicas: la “legislativa” para los documentos de las asambleas revo-
lucionarias, la “administrativa” para los documentos de los nuevos ministerios, la
de “dominio público” para los titulos de propiedades del Estado, la ‘Ijuridica” para
los documentos de los tribunales y la “histórica”. Todos estos documentos fueron
clasificados (o supuestamente clasificados) por lugares, por fechas, por reinados,
etc., de u n modo tal que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por
razón de la mezcla y dispersión en que se hallaban». M. Duchein: «El respeto de los
fondos en Archivistica: principios teóricos y problemas prácticos)), en P. Walne
(rec.): o p . d.,
págs. 70-7 1.
60
R. H. Bautier: «La phase cruciale...», pág. 148.
42 b ’ Ihid.
bio fundamental experimentado en la praxis administrativa euro-
pea, a partir del cual el viejo continente quedará dividido en dos
grandes áreas, tanto desde el punto de vista de la gestión adminis-
trativa, como de los procedimientos archivísticos. Este proceso
queda perfectamente expuesto por Bautier” y sus orígenes ubicü-
dos mediado el siglo xvi. «Las cancillerías dejaron en casi todas
partes (la cancillería francesa en 1568) de llevar un registro crono-
lógico de los documentos; sólo Inglaterra y la Santa Sede, por con-
servadurismo inveterado, mantuvieron la priictica hasta la época
moderna. En numerosos servicios, los diferentes documentos rela-
tivos a un mismo asunto fueron clasificados juntos en expedientes.
Fue en Alemania donde el sistema recibió su impulso decisivo con
la difusión de la registratur: todo documento recibido o expedido
por una administración en el manejo de un negocio era objeto de
registro con remisión al expediente del asunto en el cual debía ser
conservado. Todos los documentos, desde su recepción o su naci-
miento, eran insertados en series metódicas y materialmente reuni-
dos con los otros documentos concernientes al mismo asunto en
unfaszikel cosido, el cual era ordenado según un plan de clasifica-
ción preestablecido y propio de cada servicio: el aktenphn.
Europa se divide desde entonces en dos zonas completamente
distintas, en cuanto al tipo de administración y al sistema de con-
servación de los documentos. La Europa central, oriental y septen-
trional adopta entre los siglos XVI y X V I I I la registratur, que va
a dar a sus archivos, hasta nuestros días, una estructura que los
archiveros de otros países difícilmente pueden comprender. La
Europa occidental y meridional, por el contrario, permanece en
gran parte fiel al sistema medieval fundamentado en el orden cro-
nológico. Las grandes series constituidas según la naturaleza de
10s documentos, su objeto o su base geográfica, se dividen a su vez
en subseries cronológicas, las cartas recibidas y las cartas expedi-
das eran conservadas generalmente separadas y por orden de
fechas... A partir de que los expedientes son establecidos, no se
concibe ligazón sistemática entre ellos: no existe un plan de clasifi-
cación preestablecido)).
El resultado, como señala el mismo autor, además de crear dos

-
mundos archivísticos yuxtapuestos, en los países de la registruiw

’‘ Ihid. 43
 los archiveros van ;I estar fundamentalmente al servicio de las ofi-
cinas y con una buena formación jurídica; mientras, en los paises
latinos, serán principalmente historiadores o eruditos con preocu-
paciones de historiadores.
La descripción fue, sin lugar a dudas, el aspecto mas destacable
de la labor archivística durante el Antiguo Régimen y, de manera
muy especial, durante el siglo X V ~ I I . Aquí destacaron por la cali-
dad de su anilisis, por su exactitud, por su concisión y por el volu-
men del trabajo realizado, los muchos archiveros que elaboraron
completos inventarios que aun hoy día continúan siendo las úni-
cas vías de acceso a la documentación en numerosos archivos.
La caída del Antiguo Régimen como consecuencia de la Revo-
lución Francesa no introdujo variaciones sustanciosas en el de-
sarrollo archivístico como se ha venido afirmando por parte de
muchos autoresh3;al contrario, la práctica y la teorización se man-
tuvieron en los parámetros observados. Incluso la mítica apertura
de los archivos al público con el decreto de 7 Mesidor del año 11,
en la practica no pasó de una entelequia, a juzgar por los impedi-
mentos interpuestos a la consulta efectiva de la documentación
~Úbiica~~.
Si hubo, en cambio, tres aspectos decisivos en los que el mode-
lo francés fue ampliamente reproducido. En primer lugar la estruc-
turación de los archivos en un sistema nacional, en segundo lugar
el cambio en el concepto de los mismos, que pasan de archivos del
Estado a ser archivos de la Nación y, en tercero, la supresión de
las instituciones del Antiguo Régimen dejó desprovista de su valor
- e n tanto armas jurídicas- a la documentación de las mismas,
por lo que -carentes de utilidad administrativa- pasan a consti-
tuir los nuevos archivos de carácter exclusivamente histórico y, en
cuanto tales, de libre acceso65.
A partir de entonces y a lo largo de casi toda la primera mitad
del siglo XIX, se desarrolla un subperiodo de transición hacia los
albores de la plenitud archivística, con una situación novedosa
y que en adelante marcara la profesión archivera hasta nuestros

h3 J. Favier: op. cif.,págs. 31 y ss. R. H. Bautier: op. cif.

64 R. H. Bautier: «La phase cruciale ..n, págs. 148 y 149.
6 5 R. H. Bautier: «La phase cruciale...», págs. 142-149. A. d’Addario: «Linea-
44 rnenti...», pág. 23. E. Lodolini: «La gestion des documents...», pág. 158.
días: la división entre archivos históricos y archivos adminisirati-
vos, entre fondos para la historia y la cultura, y fondos para la ges-
tión. Siendo los primeros objeto preferido de atención por parte de
los archiveros, su evolución profesional ha estado, hasta bien en-
trado el siglo XX, radicalmente marcada por el historicismo y las-
trada por el influjo secular de la paleografia y la diplomática que,
al precisar documentación antigua, ha llevado a la profesión, du-
rante mucho tiempo, a vivir en desequilibrio con la necesidad que
dio origen a los archivos y a sus servidores: la gestión administra-
tiva.

2. El periodo de desarrollo archivístico

Los orígenes de este periodo se sitúan en determinadas necesi-
dades de orden teórico-práctico, cuya respuesta ha ido posibilitan-
do la configuración progresiva de la archivística como una disci-
plina con entidad creciente, es decir, como un ámbito específico de
las ciencias de la documentación. Por lo que hemos visto hasta
ahora, las necesidades de partida fueron las siguientes6%
1.' Hacía falta concentrar la documentación de las institucio-
nes desaparecidas o, en cualquier caso, distribuirla en
archivos cuya única orientación futura había de ser el ser-
vicio para ia investigación y la cultura.
2.' Era preciso concebir un sistema global de organización de
dichos fondos documentales -procedentes de numerosas
instituciones con ámbitos competenciales diversos- que
respetara su individualidad.
En cuanto al primer problema, la solución vino de la mano
del ejemplo francés revolucionario. La creación de los Avchiiws
Nutionales fue ampliamente emulada en otros países europeos: en
1831 se crean los de Bucarest, en 1835 los belgas, en 1866 el His-
tórico Nacional español6'. La tendencia consiste en la creación de
grandes depósitos documentales en los que concentrar los fondos
 procedentes de las instit iiciones centrales del Estado, y un sistema
de archivos de menor entidad que recogieran los fondos de institu-
ciones regionales, provinciales ... así como el mantenimiento de
antiguos archivos del Estado, integrados en dicho sistema, por
ejemplo: el Archivo General de Simancas, el Archivo General de
Indias, etc.
Conviene aclarar que estos nuevos archivos nacionales no fue-
ron creados con la sola idea de recoger documentación oficial, en
algunos casos ni siquiera fue tal el motivo. Así, la custodia de la
documentación procedente de las instituciones religiosas desamor-
tizadas fue causa y base fundamental para la creación del Archivo
Histórico Nacional".
La diferencia principal respecto del modelo francés se eviden-
cia en la fórmula empleada para encarar el segundo problema,
apuntado más arriba. Si los Archivos Nacionales galos fueron es-
tructurados de acuerdo con criterios eruditos, sistemáticos, de
materia, la solución aportada en la mayoría de estos nuevos
archivos estuvo presidida por el principio de identificar los auto-
res y adscribirles su documentación específica. Se trataba, en re-
sumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos, según
veremos más adelante, aunque no se tuviera en cuenta al ciento
por ciento.
De cualquier manera, como ya se ha apuntado antes, la caída
del Antiguo Régimen provoca la disociación de los archivos entre
históricos y administrativos. Los primeros, al abrigo del proceso
de renovación h i s t ~ r i o g r á f i c aexperimentado
~~ en el siglo XIX, son
abiertos al público especializado -principalmente- y se consti-
tuyen en objeto favorito de los archiveros. En esta corriente se
genera una verdadera fiebre de formación profesional sin preceden-
tes: en 1821 se crea la École de Churtes (Francia), en 1854 el Insti-
tut fiir Oesterreichischr Geschichrsfurung (Austria), en !856 la
Escuela de Diplomática (España), en 1857 la Scuolu di Puírogrufiu
e Diplornuticu (Italia)...".
Al amparo de esta misma corriente, la elaboración de instru-

'' C. Crespo (dir.): A r c l i i i ~ )ffisicírico Nucioriul: Guíu. Madrid: Ministcrio de

Cultura, 1989, 87 págs.
6 y R. H. Bautier: «La phase cruciale...». pág. 149.
46 ' O E. Lodolini: Archii,isricci. págs. 248-276.
mentos de descripción documental experimenta, así mismo, un;^
aceleración considerable. Se inventarían fondos, se elaboran guías,
catálogos, se publican colecciones de fuentes... Al respecto se dis-
tinguen dos orientaciones o escuelas de descripción’ I : la analítica,
que hace de los documentos objeto de pormenorizadas considera-
ciones de orden paleográfico, diplomático, histórico ... y la sintéti-
ca, cuyo objetivo consiste en describir la mayor cantidad posible
de documentación, sacrificando las precisiones en aras a ofrecer el
acceso a grandes volúmenes documentales.
«De este modo se accede a un nuevo periodo de la archivística.
Entre 1830 y 1x50, de arsenal tradicional del poder, los archivos se
convierten en laboratorios de la historia, con todas las consecuen-
cias que ello comporta, de manera destacable el corte fundamental
(y ciertamente desafortunado) entre los archivos históricos y los
administra ti vos^^^.
En efecto, los avances experimentados por la archivística du-
rante la primera mitad del siglo X i X son considerables, pero desde
su propia perspectiva no dejan de ser sino meras innovaciones
clínicas, es decir, de orden práctico. El verdadero avance, que dio
un sesgo novedoso, que estableció su propio ámbito diferencián-
dolo netamente de otros a los que había estado estrechamente vin-
culada, fue el principio del respeto de los fondos. En su acepción
simple, dicho principio ((consiste en mantener agrupados, sin mez-
clarlos con otros, los documentos (documentos de cualquier natu-
raleza) provenientes de una administración, de un establecimiento,
o de una persona natural o moral determinados. Esto es lo que se
denomina fondos de los archivos de esa administración, de ese es-
tablecimiento, o de esa persona))73.
Este principio -como ya hemos visto-- fue enunciado en 184 I
Por Natalis de Wailly, jefe de la Sección Administrativa de los
Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior francés,
inspirador de la circular de 24 de abril de 1x41, firmada por el
ministro Duchatel, y considerada como el acta de nacimiento de
121 noción de fondo de archivo y del principio de respeto o de
 pr~cedencia’~.Como indica D ~ c h e i n «se ~ ~ ,puede afirmar que,
guardados ciertos matices, el principio de respeto de los fondos,
o principio de procedencia es admitido universalmente como la
base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente, ha dado lu-
gar a algunas críticas; pero generalmente recaen sobre tal o cual de
sus aplicaciones y no sobre el principio mismo. Con pleno derecho
se puede esperar que nunca más será objeto de discusión funda-
mental, porque constituye una adquisición definitiva de la
archivística)).
De la aplicación de este principio se derivan tres premisas que,
si bien no son absolutamente nuevas, a partir de ahora irán indiso-
lublemente conectadas con la noción de fondo:

Todo fondo es producto natural de la actividad de una en-

tidad, persona física o moral; en consecuencia, resulta im-
prescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura
y área de actividad.
La concepción de un fondo no viene dada por el uso
--jurídico-administrativo o histórico-cultural- de sus do-
cumentos, sino por su estructura interna, la cual viene da-
da por la propia del ente que lo ha creado y por la forma
en que dichos documentos han sido generados a lo largo
del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de
aquél.
En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo
con el principio de procedencia, exige el conocimiento de
los procedimientos administrativos del autor (algo que
había estado siempre implícito en el trabajo archivístico,
exceptuando el periodo que pudiéramos denominar siste-
mático), así como de su propia evolución histórica.

A partir del ejemplo francés, dicho principio se fue extendiendo

por los diversos países europeos: en 1875 fue consagrado en Italia
por su legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, etc. Será, no
obstante, el antes citado manual de los archiveros holandeses
( 1 898), donde se consuma la aceptación y explicación del principio

74 Véase al respecto la introducción a este capítulo.

48 ’’ M . Duchein: «El respeto de los fondos...)),pág. 72.
de respeto de los fondos como axioma fundamental de la
archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión76.
El siglo xx en su primera mitad se ha caracterizado por la con-
solidación de los avances experimentados en la segunda mitad de
la centuria precedente, así como por una producción profesional
día a día más abundante. Tras el manual holandés, Hilary Jenkin-
publica el suyo en 1922, seguido pocos años después por el
de Casanova78.
En otro orden de cosas, durante esta etapa tan documentada
como poco estudiada7’, la archivística europea se debate entre lo
decimonónico y la modernidad. Por una parte, en los países desa-
rrollados, aumenta la sensibilidad social para con los archivos. El
nacimiento de lo que podríamos denominar la historia científica
con la Escuela de los Annales, impulsó un proceso de ampliación
del uso de los archivos por parte de los historiadores, tanto en el
ámbito cronológico de su interés, que se acerca cada vez más a lo
contemporáneo, como en las preferencias por series documentales
hasta entonces soslayadas (documentación de tipo económico, de-
mográfico, estadístico, social...), y aun por la apertura de los archi-
vos a un conjunto cada vez más amplio dc usuarios, ya no erudi-
tos, sino historiadores de nuevo cuño, estudiantes...
La profesión archivística, en cambio, continúa sin despegarse
de su adscripción al mundo de la documentación histórica, los
fondos administrativos siguen siendo vistos por la mayoría como
algo ajeno.
Una vez mas, las necesidades de la Administración constitui-
rán el factor que obligue a la profesión a replantearse sus presu-
puestos y le decida a ocupar un espacio vacío, un U U C U U I ~ archi-
Z
vístico que demandaba respuestas precisas. El creciente grado de
actuación de las administraciones, los nuevos procedimientos
de producción y reproducción de documentos, el ritmo acelerado
de las sociedades industriales, entre otros aspectos, plantean un

76 E. Lodolini: «La gestion des documents...», pág. 158.

77
H. Jenkinson: A manual of urchioe udrninisirufion. Londres: Humphries Co..
1965 (reed.).
7n E. Casanova: Archioisricu. Siena: Lazzeri, 1928.
7 y Los estudios de historia de los archivos ~~ mas que de historia de la
archivística , tienden a detenerse en el siglo XIX, deniostrando una idea bastante
restrictiva de su propia historia. 49
 problema, existente desde siempre, pero ahora más acuciante que
nunca: la generación de ingentes masas documentales cuya conser-
vación íntegra resulta imposible. Y, sobre todo, un dilema funda-
mental, esa fuente de información es absolutamente necesaria para
el buen funcionamiento de las administraciones, quienes no preci-
san historiadores, sino técnicos capaces de poner orden en el caos
y de hacer útil la documentación para la gestión diaria.
Tales preocupaciones eran patrimonio común de todas las na-
ciones, pero de manera muy pronunciada de los países más desa-
rrollados y, sobre todo, de las dos superpotencias emergentes: Es-
tados Unidos y la Unión Soviética, donde en las primeras décadas
del siglo se van configurando sus respectivos sistemas de archi-
vosno.
Con todo, fue la 11 Guerra Mundial, el punto que marcó cro-
nológicamente el periodo de despegue de la archivística, y ello por
dos razones":
1. La necesidad de investigar y difundir el conocimiento de
los crímenes nazis contra la humanidad llevó a declarar el
libre acceso a los archivos del 111 Reich y, en consecuencia,
a reconocer el interés que tiene la documentación contem-
poránea para la investigación.
2. La expansión de la democracia como modelo de organiza-
ción social conlleva la observancia del principio de trans-
parencia en el quehacer de las administraciones públicas.
Para posibilitar el control público y para informar a los
ciudadanos, el Estado democrático se ve impulsado a abrir
sus archivos no solo a la historia, sino a la ciudadanía
y a sus representantes.
Por ambas razones, la archivística, los profesionales, los cen-
tros, y ia percepción social que de ellos existe, varían considerable-
mente. A efectos expositivos podemos cuantificar dichos cambios
en los siguientes puntos:

'" Véase para Estados Unidos A. Ricks: «La gestión de los documentos como
una función archivísiica)), en P. Walne (recop.): op. cit., págs. 179-189. Para la
URSS, A. Kuraniov: «Progres dans la science administrative des archives)), en
A r c h i w m , XXVI, 1979, págs. 73-83.
'' J. R. Cruz Mundet: «El derecho de acceso a la documentación pública)), en
50 Bildurnu. 2, 1988, págs. 107-120.
 tlistoriu í k /u urchiiisricu

1. La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo

de las nuevas necesidades, los manuales de Brenneke8',
Schellenbergx3,Tanodix4,el de los archiveros franceses",
Lodolinix6, HerediaX7,y un largo etcétera8', son buena
prueba -de ello. La producción profesional encuentra un
nuevo vehículo de expresión, el de las publicaciones perió-
dicas que, por su propia naturaleza, ponen de relieve el rit-
mo que va adquiriendo el desarrollo archivístico, al punto
de precisar un vehículo de expresión más rápido y renova-
ble que el de las monografías. Así va surgiendo gran núme-
ro de revistas prestigiosas: Lu Guzette des Archives, Tlie
Americun Archivist, Der Archivur, Archivurn, Archivio Stori-
co Ituliuno, Ruseynu deyli Archivi di Stuto, el boletín del
Public Record Office, el de ANABAD, Bildutnu, Lligull.
Iruryi, etc.
2. El campo de actuación de la archivística se ha extendido al
de la Administración". Las necesidades informativas de
las administraciones modernas implican el tratamiento
adecuado de la documentación. Los archiveros han acudi-
do en su auxilio, pasando de su preocupación por lo histó-
rico a una concepción global del servicio de archivo, me-
diante la acuñación de un nuevo concepto, el del «ciclo vi-
tal de los documentos»90. Éste abarca desde su gestión en
las oficinas hasta su conservación definitiva para la histo-
ria, con todos los pasos intermedios; en consecuencia, el

'* A. Brenneke: Archiiikunde. Ein heitrciy zur tlieorie irnd yescliichic, des Eiiro-
puischen urchiuwerens. Leipzig: Koehler und Amelang, 1953, 3 vols.
8 3 T. R. Schellenberg: Archirios modernos. Principios y tknicus. La Habana: Ins-
tituto Panamericano de Geografía e Historia, 1958, 357 págs.
M4 A. Tanodi: Munual de Archiiio/oyíu tiispiinoumericunu. Córdoba: Universi-
dad Nacional, 1961, 285 pigs.
8 5 Asociation des Archivistes Franpis: Muriuel d'Archiiisiiyue. París: SEV-
PEN, 1970, 805 págs.
" E. Lodolini: Archii~isticu.Principi e prohiemi. Milán: Franco Angelli, 1990,
324 págs.
" A. Heredia: Archivisticu yenerul. Teoríu y prúcticu. Sevilla: Diputación Pro-
vincial, 1991.
'' La información más exhaustiva puede obtenerse consultando la base dc da-
tos del Centro de Información Documental de Archivos del Ministerio de Ciiltura.
89 R. H. Bautier: ((Les archives)), págs. 1137-1 161.
'"1. A. Penn: «Will the real records management stand up:'», en A R M A @ d o - 51
ter/.v, vol. 15, 3, 1981, págs. 10-12.
 ámbito de acción del archivero se extiende al máximo y le
convierte, ademis, en técnico de la Administración.
Por otra parte, la nueva percepción social no se reduce
al imbito de las instituciones públicas, sino que se extiende
al de los archivos de empresas y en general al de los priva-
dos.
3. La ampliación del dominio archivístico ha llevado, asi-
mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera
muy destacada en los países anglosajones, donde se esta-
blecen dos áreas: la del records management o gestión de
documentos administrativos y la tradicional o adminis-
tración de archivos. En los países de tradición latina no se
ha experimentado tal disociación, pero en el ejercicio
practico profesional se diferencia el personal al servicio
de archivos en sus dos primeras fases o de centros que
abarcan todas ellas, respecto de los conservadores de
archivos históricos.
Esta doctrina archivística, cuyos orígenes deben situar-
se en la primera mitad del siglo, se aplicó particularmente
en América y en algunos países europeos. El records mana-
yemrnt, que no tiene equivalente en otros idiomas, aunque
puede ser traducido como gestión de documentos adminis-
trativos, surgió ante la necesidad de responder a los com-
plejos problemas planteados por la explosión de la masa
documental contemporánea. «Su campo de acción se sitúa
en el nivel del establecimiento de normas, métodos y siste-
mas que rigen la vida de los documentos administrativos
(records) durante su creación, su utilización, su conserva-
ción o su eliminación definitiva))”.
4. Las nuevas tecnologías de la información han descubierto
campos inéditos como el de la documentación audjovisual
y la informática. De un lado, los profesionales se han visto
obligados a realizar un nuevo esfuerzo para tratar adecua-
damente la documentación en nuevos soportes; del otro, se
han beneficiado de las ventajas ofrecidas de cara a la ges-

’’ J. Ducharme y J. Y . Rousseau: ctL’interdépendance des archives el de la ges-

tion des documents: une approche globale de I’Archivistique)),en Archives. 12, 1,
52 1980, pág. 8.
 tlisioriu (le /u archiiv’siic~u

tión de los servicios de archivo: reproducción en microfilm

y disco óptico, creación de sistemas de descripción auto-
matizada, e t ~ . ~ ~ .
5. Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso
han creado un nuevo campo del derecho, cual es el del re-
gimen jurídico de la documentación, basado en un cuerpo
legislativo creciente en los últimos años, objeto de interés
por parte de las nuevas generaciones de archiveros.
6. Este proceso de renovación y revalorización de lo archi-
vístico ha dado a luz un nuevo concepto de los usuarios. Si
tradicionalmente las administraciones habían sido el prin-
cipal, y continúan siéndolo, ahora les acompañan los ciu-
dadanos en general. Éstos acuden a los archivos con fines
informativos, relacionados con el ejercicio de sus derechos,
así como científico-culturales, ya se trate de investigadores
científicos, ya de simples curiosos que encuentran en,ello
una nueva dimensión del ocio culto, todo lo cual ha dádo
lugar a un nuevo aspecto de la archivística, el estudio de
usuariosg3.
7. El mundo archivístico desborda definitivamente el ámbito
decimonónico de lo nacional y trasciende a lo universal,
con la creación de organismos internacionales específicos,
así como de principios y técnicas normalizados. Es fuerza,
en este punto, hablar del Consejo Internacional de Archi-
vos, por ser la piedra de toque en cuanto a organización
e impulso se refiere, en todo lo relacionado con la archi-
~ística~~.
Con estas breves pinceladas hemos querido delinear, a grandes
rasgos, la historia de la archivística, un mundo de referencias
en constante evolución. Pegada siempre al terreno de la realidad

’* Vease al respecto las actas del XI Congreso Internacional de Archivos, en

Archirum, XXXV, 1989.
‘3 F. Hildesheimer: Les urchives ... poiirquoi? ... coinment~’ Lu recherche
aujoiird’hui duns /es urchives de Frunce. París: Les Editions de I’Erudit, 1984, 136
págs.
Y4
F. B. Evans: «La UNESCO y el desarrollo de los archivos)), en Rriisiu de /u
Bihlioiecoloyiu y Archivoloyíu. IV, 3,
U N E S C O puru /as Ciencius de la Infi>rinccci~ii~,
1982, págs. 168-186. J. M . Mata: «La acción internacional en materia de archivos)),
en Aiiulisis r Itii1esiiyaciones Culturules, 18, 1984, págs. 32-42. 53
 palpable, instrumento al servicio de la eficacia administrativa, de
la sociedad y de la cultura, la archivística ha elaborado paulatina-
mente sus principios, presupuestos y cuerpo doctrinal, que la defi-
nen y caracterizan.

54
 2.
La archivística y su
espacio en las ciencias
de la documentación

Introducción
El problema que plantea la teorización de la archivística es, ni
más ni menos, su reciente factura en cuanto preocupación del me-
dio profesional. Las publicaciones y el desvelo de los archiveros se
han dirigido tradicionalmente a la resolución de problemas técni-
cos de orden práctico; como ha sucedido en tantos otros campos
del conocimiento la técnica ha nacido antes que sus sistematiza-
ción como ciencia. Según señala M. Duchein', «en nuestros países
de vieja cultura europea, donde los archivos han existido desde ha-
ce muchos siglos, y donde hay una tradición archivística sólida, tal
vez la inquietud no es todavía muy evidente. Pero en países como
Estados Unidos o Canadá, donde la tradición cultural y adminis-
trativa de los archivos es mucho más reciente, se puede decir que
el debate sobre el papel de la profesión archivística y sobre su por-
venir, ocupa en este momento el primer lugar de las preocupacio-
nes de los archiveros)).
Como quiera que la archivistica es una ((ciencia en formación)),
según la define A. Arad2, y como tal reciente aún, los diversos
autores no la han enfocado en un sentido teorizante, cuanto quc
en sus aspectos técnicos, lo cual les ha llevado a definirla preferi-
blemente desde su objeto: los archivos. Precisamente, el peso de la
 tradición ha incidido de miiner;i poderosa en los autores europeos
que, desdc los orígenes hasta nuestros días, se han centrado en la
doctrina, jurisprudencia y funciones del archivo; pero de una ma-
nera muy endeble y casi marginal en el objeto que ahora nos pro-
ponemos abordar".
En honor a la verdad, resultaría erróneo atribuir a los archive-
ros europeos la sola responsabilidad sobre su pobre base teórica;
también en los países del otro lado del Atlántico, la preocupación
es bastante reciente. En opinión de J. W. Roberts: «los archiveros
están demandando, más que nunca, mayor reconocimiento para
su profesionalidad. U n aspecto de esta campaña es la creciente
preocupación por ia teoría archivi~tica»~.
Se trata, en efecto, de un interés reciente por identificar un
cuerpo teórico, u n conjunto de leyes y principios que rijan el mun-
do archivístico. Hemos de conceder, sin embargo, que sus orígenes
pueden remontarse más atrás en el tiempo. Como se ha apuntado
en el capítulo anterior, el principio de procedencia constituye la
base del trabajo científico de los archiveros, por lo tanto, podemos
situar su nacimiento en la segunda mitad del siglo xix.
Y puesto que estamos hablando de la archivística, lo que pro-
cede es abordar rápidamente su naturaleza, es decir, cómo se defi-
ne y qué es Luna disciplina, una técnica, una ciencia ...?

1. Definición de archivística
Como hemos podido comprobar en el primer capítulo, la
archivística tiene un pasado, lo que hemos denominado periodo
prearchivístico, caracterirado por:
~

La existencia de procedimientos prácticos apenas sistemati-

z a d o ~que
, han evolucionado a remolque de la praxis admi-
nistrativa.
-- U n desarrollo b:ijo el influjo de la paleografia, la diplomáti-
ca y la historia.

' Una recopilociím exhnustivii respecto de la definición de archivo. puede con-

wltarsc en el capitulo 7 ((Indagine sulla nntura e definizione dcll'archivion. en E.
Lodolini: A ~ < ~ / i i i ~ i . s..., ~ t r IOX-I 32.
i i <págs.
J . W. Robcrts: «Archivnl theory: iniich ado about shelvingn, en Tlir Antriicriri
56 ~ , l. 1987, piig. 67.
A r c / ~ I r i . \ 50,
 Cierta indistinción con la biblioteconomía en determinados
aspectos.
Sólo a partir de mediado el siglo X I X , fruto de la observación
y de la experiencia, se va estableciendo una serie de principios ge-
nerales en orden a sistematizar los procedimientos prácticos. Una
aún endeble, pero al fin y al cabo teoría, que inspire el quehacer
archivístico.
Según el diccionario de terminología archivística elaborado
por el Consejo internacional de Archivos (CIA)5,se define como
((el estudio teórico y prictico de los principios, procedimientos
y problemas concernientes a las funciones de los archivos)), enten-
diendo por archivos tanto los documentos, como su entorno, es
decir, su organización en edificios e instalaciones rrd hoc. De esta
definición se deduce que la archivística posee dos campos de ac-
tuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutua-
mente; pues, si los enunciados teóricos tienen un sustento empíri-
co, con su aplicación los procedimientos cambian y con ello el uni-
verso estudiado, reiniciándose el ciclo de este modo. El ámbito de
cada campo quedaría del siguiente modo:
La teoría archivística: que comprende su propia historia, su
objeto o ámbito de actuación y su metodología, para la conse-
cución de sus fines.
La práctica archivística: compuesta por las técnicas y pro-
cedimientos empleados para la conservación activa de los do-
cumentos y para la difusión de la información.
Es preciso señalar que si los procedimientos, la praxis, es el as-
pecto más desarrollado y en realidad el mis necesario, por cuanto
se orienta a ofrecer respuestas concretas a problemas reales y sen-
tidos, la teoría, por su reciente factura y por la inercia técnica, aún
esta poco desarrollada. Si es posible y necesario un Corpus teórico
mas complejo, el estudio, la observación y la experimentación lo
desarrollarin con el tiempo. De momento, los principios que lo
componen son pocos y sencillos pero, eso sí, claros y universal-
mente válidos. En este sentido no debemos caer en el complejo de
 inferioridad, ni mucho menos. Como señala F. J. Stielow' ((las
teorías más importantes son con frecuencia las más obvias. En
efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual en
inteligencia artificial y en lingüística)). Es lo que se denominan ver-
dades autoevidentes.
El objeto es, ya lo hemos visto, el binomio documentos/archi-
vos. Su finalidad es ((almacenar información y hacerla recuperable
para su USO»'. El método lo constituyen las normas que rigen la
práctica archivística.
El metodológico es, asimismo, un aspecto en el que todavía se
está lejos de conseguir la unidad de criterios, debido, aparte el po-
co tiempo que lleva desarrollándose autónomamente, a que su ob-
jeto - -archivos-documentos-- presenta una complejidad difícil de
reducir y uniformar normativamente. Por una parte, las diferentes
tradiciones y usos administrativos dan lugar a una producción do-
cumental diversa, por la otra, frente a la universalidad del libro se
opone la territorialidad del documento. No obstante es posible,
y de hecho se esta caminando en esa dirección, llegar a la normali-
zación en áreas tan amplias e importantes como son: las instala-
ciones, la conservación y la restauración, la reprografía, la termi-
nología, la descripción ... Motivos por los cuales la archivística fue
considerada en el Congreso Internacional de Archivos de 1980
(Londres) como una ciencia en formación.

1.1. La definición de la archivística:

¿disciplina o ciencia?

A modo de advertencia, conviene aclarar que a pesar de la in-

definición terminológica existente hasta hace unas décadas, cuan-
do se hablaba de archivología, unas veces, de archivística, otras,
por influencia dc los autores americanos, consideramos el asunto
absolutamente zanjado. Así es que cuando se emplee cualquier tér-
mino en las citas textuales, ha de ser interpretado en su acepción
universalmente reconocida: archivística.

" F. J . Siiclow: «Arcliivd tlicory rediix iind rcdeeiiied: deiiiiiiion aiid contexi
i«w:ird a gcncrnl ihcory)), cn Tlir Aiiiciit.iirr A i < ~ l i i i ~ ivol.
. ~ i . 54, 1991, pág. 17.
58 7 A. Arad: 01'. <.ir., pág. 183.
 Si hiciéramos un estudio cuantitativo de la misma en función
de las definiciones aportadas por los distintos autores contempo-
rlineos, coincidiríamos en que se trata de una ciencia. Mas como
no es esta cuestión de número, sino de argumentación, veamos la
consideración que otorga cada tratadista, entre una selección for-
zosamente limitada, pero significativa, y que podemos agrupar en
dos corrientes de opinión.
E. Casanova8 la considera como «la ciencia de los archivos)).
En opinión de G. Batelli', la archivística es una disciplina de ( a -
rácter eminentemente práctico, que trata de resolver los problemas
con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los
archiveros; no se trata de problemas científicos. La archivología
estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la
sistematización de los archivos es su primordial preocupación con
sus tres problemas elementales: ordenar, conservar y administrar.
Este concepto corresponde a una disciplina, no a una ciencia)).
Para W. Leesch", la categoría científica le viene dada por el
método. En cuanto a éste, el archivístico «se independizó y consti-
tuyó en disciplina debido a la obra de los archiveros holandeses
Muller, Feith y Fruin, que la separaron de la bibliotecología y mu-
seología)), fundamentándola en el principio de procedencia. Que,
en su opinión, mejoró A. Brenneke introduciendo la clasificación
de los fondos de acuerdo con la estructura orglinica de la entidad.
T. R. Schellenberg" considera que es «la ciencia que trata de
los archivos, de su conservación, administración, clasificación, or-
denación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos
que en los archivos se conservan como fuente para su conocimien-
to ulterior y servicio público».
El propio A. Tanodi la conceptúa como «una disciplina joven
Y moderna, en pleno desarrollo y formación de conceptos general-
mente valederos o reconocidos y prácticas experimentadas))' '.

E. Casanova: Arrhiitsiicu. Sieiia: Lazzeri, 1928, pág. 24.

A. Tanodi: El coticepro de Arcliicwloyitr. Santa Fe: Universidad Nacional dcl
Litoral, 1960, pligs. 10 y 11.
Io W. Leesch: «Methodik gliederung tind hedeutung der Archivwissensch;iii)).
en Arcliiwr urid h¡.~iorikcii.Berlín: Staatliclie Archivuerwaltung, 1956, págs. 13 y 5s ;
citado por A. Tanodi: op. <ir.. pbgs. 1 1 y 17.
11
T. R. Schellenberg: Archiiios modernos. Priiicipios y iicriicus. La Nahaii;i: Iiis-
titulo Panamericano de Geografía e Historia, 1958, pág. 42.
I z A. Tanodi: o p . cii., pág. 3. 59
 A ú n mis, dice q u e se trata de una disciplina auxiliar o funcional
de la iidministración y de la historia, que se refiere a la creación,
historia, organkación y funciones de los archivos, y SUS fundainen-
tos legales o jurídicos)). Considera que «es una disciplina técnica
y no una ciencia, en el estricto sentido de la palabra, porque le fal-
tan algunos elementos propios de toda ciencia^'^.
R. Bahmer'" y, con él, J. Ducharme y J. Y. RousseauL5,esti-
man que la archivística es una ((disciplina intelectual)), que com-
prende el estudio de todas las actividades relacionadas con la crea-
ción, la selección, el tratamiento y la explotación de los documen-
tos, sea cual sea su edad y su naturaleza.
En opinión de M. Briceño'', «es la ciencia que se contrae al
estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, orde-
namiento legal y funcionamiento de los archivos)); por cuanto sus
principios «son universales y existe en su contenido una perfecta
conexión sistemática)). De élla ((emanan leyes que declaran, regu-
lan y limitan la estructuración y funcionamiento de los archivos,
desde los más simples repositorios hasta los más altos estableci-
mientos documentales)).
Para E. Lodolini", a raíz de la enunciación del principio de
procedencia, «la archivística constituye una ciencia completa en sí,
con principios universalmente válidos y una literatura científica
considerable en diferentes lenguas)).
A. Arad'8 considera que se trata de una ciencia, pero en
formación y todavía ((fuertemente influenciada por la historia,
la ideología y las circunstancias de las comunidades a las que
sirve)).
El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Inter-
nacional de Archivosi9,se sitúa en la misma línea. La voz francesa

I3 A. Taiiodi: p. <.ir.. pág. 13.

R. Bahiner: «Archives». en E/i<,!,<,/opc,<liti < J / ' L i h r t r r ~U I I IiIforriicirio~i
~ Sci<wc~..
Nueva York: Miircel Dekkcr Iiic., 1968, 1, pág. 51X.
'' J. Ducharme y J. Y. Roussenu: «L'interdi.pendaiice des archives el de 121 ges-
[ion des documeiits: uiic iipproche globale de I'Archivistique)), en A r d i i i w , 12.
1980, pig. 2 l .
I h M. Briccfio: op. cir., pág. 39.
l 7 E. Lodoliiii: «La gestion des documents ...». p6g. 158. En el niisino sentido
véase iambiiii su iiiiervencióii en el 1X Congreso Iiitcrnacional de Archivos. en
Arc/iii~iun,XXIX, 1982, púg. l X6.
I x A. Arad: p. c I I . , pág. 1x2.
60 I < ) P. W¿lliic(ed.): L)i<'/iíJlitirJ< ! / ' , 4 U ' / i ; l ' L J / ~ ~ ~ ~ l l i ~ / l < ) /Pig.~ ~ ~ /-0.
J...,
Arc.hio¡.stique queda conceptuada como «Disciplina que trata de
10saspectos teóricos y prácticos de las funciones archivísticas)). La
inglesa Archiors Adminisfrution: «El estudio teórico y prlictico de
los principios, procedimientos y problemas concernientes a las
funciones de los archivos)).
Según A. Herediazo, «es la ciencia de los archivos, no de los
documentos aunque en Última instancia estos sean el producto in-
tegrante de aquéllos. Como tal se ocupara de la creación, historia,
organización y servicio de los mismos a la Administración y a la
historia, en definitiva a la sociedad)). Es, en resumen, «la ciencia
que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su con-
servación y organización y los medios para su utilización)).
En el vocabulario francés de archivos del AFNOR2', queda re-
cogida como la (ciencia y técnicas relativas a la organización, la
legislación y la reglamentación, el tratamiento y la gestión de los
archivos)).
Según su diccionarioz2,es «la ciencia que estudia los principios
y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los
documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de
los derechos, de los intereses, del buen hacer y de la memoria de
las personas morales y físicas)).
Por fin, F. J. StielowZ3considera que, en tanto ciencia, «es una
metadisciplina en la que el archivero actúa como intermediario en-
tre el material y el usuario final)).
Es conveniente señalar, antes de nada, que el debate sobre si es
una disciplina o una ciencia, dado el escaso desarrollo teórico, es
Poco abordado en la literatura profesional. Es muy posible que se
deba avanzar más en el tiempo y en el conocimiento antes de PO-
der realizar una afirmación rotunda; en cambio, existen algunos
argumentos que nos permiten situarla mas cerca de la segunda
Postura que de la primera. Tomemos para ello las dos argumenta-
ciones más desarrolladas, la de A. Tanodi y la de A. Arad.

61
 1.2. Conclusión: la archivística
como ciencia etnergente

En opinión de A. Tanodi'" a la archivística le corresponde la

categoría dc disciplina que por otra parte no defiiie~--~
~~~ «como
una rama auxiliar de otras ciencias o disciplinas». Para él toda
ciencia debe cumplir tres requisitos:
1. Tener un campo específico de investigación, un objeto.
2. Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado:
procurar el conocimiento por causas, o establecer leyes
universales, o investigar una verdad.
3. Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio.
Según este autor, cumple dos requisitos fundamentales, a sa-
ber: tiene un campo de acción, los fondos -que denomina «archi-
valia»--- y los archivos, y tiene su método, ((pero le falta la parte
científica, en el sentido estricto de ((ciencia));posee, a pesar de esto,
el fin de «saber)), de conocer profunda y sistematicamente todo lo
relacionado con la archivalía y los archivos, de una manera cog-
noscitiva y practica; esta circunstancia le da la categoría de disci-
plina, muy cercana a la ciencia, y si se usa este término, no se co-
mete, opinamos, un error de forma».
Para A. Arad la argumentación sería la opuesta, es decir, la
archivística tiene un objeto: los archivos, y tiene un fin: wlrnace-
nar información y hacerla recuperable para su El proble-
ma primordial, en su opinión, es su escaso bagaje teórico y, en de-
finitiva su método: ((Desafortunadamente, la archivística no puede
ser contemplada todavía como una ciencia establecida. Sustancial-
mente, no hay modelos generales, proyectos y muy poca investiga-
ción científica. Sintoniáticamente la literatura profesional es sobre
todo descriptiva, y la suina de los trabajos comparativos y analí-
ticos en archivística es insignificante. Es una situación lamentable,
pero su reconociniicnto y admisión es el primer peldaño para su
reforma»".
 Ponderando ambos puntos de vista, es forzoso señalar que la
consideración que hace Tanodi de la archivística «como rama
auxiliar de otras ciencias o disciplinas» es u n argumento equivoca-
do y una visión reduccionista. La archivística tiene un objeto, un
fin y un método propios, en consecuencia se define por sí misma
y no por referencia con terceros. Algo bien distinto es que desde
otras ciencias se recurra a ella como auxiliar27,a1 igual que ella
misma verifica el mismo comportamiento con lo que considera sus
auxiliares; pero esto es pura y simplemente resultado de la inter-
disciplinariedad característica de todas las ciencias. Mas no pode-
mos olvidar que Tanodi publicó su parecer en 1960, y desde
entonces hasta hoy las cosas han evolucionado mucho en esta
materia.
El problema principal, como señala Arad, es el escaso bagaje
teórico científico, en definitiva, de un método bien perfilado, ela-
borado en sus últimos detalles. Mas, por otra parte, no existe cien-
cia acabada, pues le es inherente el concepto de evolución, de mo-
vimiento, de progreso.
La archivística, por su parte, posee una metodología en vías
de normalización. Si comparáramos diversas obras de distinta
procedencia, podríamos observar que ante unas necesidades simi-
lares, los medios aplicados son muy parecidos, las distancias no
son sustanciales, sino de orden formal, nunca conceptual. El caso
más claro lo tenemos en los instrumentos de descripción, cuyo
nombre varía de un país a otro --aunque muy poco-- con sus
peculiaridades lingüisticas y con su tradición, mientras que la dis-
posición de los elementos apenas si difiere; pero, en todo caso, és-
tos, los aspectos tomados en consideración y que constituyen - - al
fin y al cabo el método para representar la información conte-
~

.nida en los documentos, son los mismos. Si el punto de referencia

fuese la clas~fic:icióii,el principio de procedencia inspira todos los
sisteinas :irchivísticos del mundo: siti einhargo, su materiniizacihii
csturh en función de las carxtcrísticas de los fondos. N o es quc
fiilte un principio univcrsal. que existe, sino que en diversidad dc
condiciones los resultados son dilcrentcs; en cualquier ciencia son
 las condiciones las que altcran cl resultado de un experimento, pe-
ro el principio que la inspira no se ve afectado por ello en su consi-
deración fundamental.
En definitiva, podemos conceptuar la archivística como una
ciencia emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los
archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su
entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto
de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución
constante la perfilan con mayor nitidez dia a día. Y un fin: hacer
recuperable la información documental para su uso.

2. Las divisiones de la archivística

Puesto que ya hemos identificado el objeto de nuestra aten-
ción, resulta del mayor interés analizar las partes en que se divide,
sus diferentes líneas de acción. Aquí, según viene siendo tradicio-
nal, cada autor establece sus propias divisiones y, como hemos vis-
to hasta ahora, en el fondo todos hablan de lo mismo pero lo bau-
tizan de distinta manera.
Hasta la década de los ochenta, E. Casanova2’, Ch. Samarán
y el manual de los archiveros holandeses”, A. Matilla3’, A. Tano-
di3’, y otros autores establecen unas divisiones de la archivística
que no han soportado el paso del tiempo.
Compendiando a los distintos tratadistas, las divisiones serían:
1.La archiveconomía o archivintendencia: que comprendería
la construcción e instalación, la conservación y restaura-
ción de documentos.
2. La archivistica o archivonomía, compuesta por la clasifica-
ción, la ordenación y la descripción.
3. Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo: servicio
a los usuarios y aspectos legales de la documentación.
4. La historia de los archivos y de la archivística.

” E. Casanova: op. cir.

A. Tnnodi: OP. cir., pág. 26.
A. Matilla: Curtillu <Iro r y u n i i u c i h dr urcliiiios. Madrid: Dirección General
de Archivos y Bibliotecas, 1960. pág. 22.
64 3 1 A. Tanodi: op. cit., págs. 21 y ss.
 Entre las pocas excepciones, dentro de este panorama, hay que
citar a W. L e e ~ c hquien
~ ~ , en 1956 establecía las siguientes divisiones:
1. Teoría de archivos: objeto, fin y método de la archivística.
2. Historia de los archivos.
3. Derecho de los archivos.
4. Técnica.
5. Administración o práctica de los archivos.
Será, sin embargo, M. C 0 0 k ~quien,
~ a comienzos de los años
ochenta, diferencie dos ámbitos:
1.El ámbito específico de la archivística, que comprende: la
gestión de documentos, la administración de archivos, las
ciencias de la interpretación y la historia administrativa.
2. El ámbito común con las demás ciencias de la documenta-
ción: reprograíía, exposición, conservación, almacenamien-
to, recuperación y difusión de la información, bibliografia
y fuentes de información, estudio de usuarios, legislación,
seguridad, diseño arquitectónico y control del medio am-
biente, diseño y automatización de sistemas, ciencias de la
gestión y metodología de la investigación.
Unos años después, A. Herediaj4 difunde esta dualidad, deno-
minando a cada una del siguiente modo:
l.Archivística general: ((aquélla cuyos conocimientos ayuda-
rán a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero
en cualquier archivo de una forma directa)).
2. Archivística técnica: «está integrada por los conocimientos
procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en
los archivos y en los documentos para su conservación
y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acer-
camiento más o menos profundo de las mismas para poder
entrar en diálogo con los profesionales que las practican)).

3L W.Leesch: op. cit., págs. 22 y ss.

33 M. Cook: D i r c w i c r s purii /u prepctrcicih dr proyrumus de estudios sohre /u
gesficíride dociittienlos y lu udministruci(in de urchicos modernos: un estudio del
R A M P . París: UNESCO, 1982, 61 págs.
3 4 A. Heredia: op. cit., págs. 23 y 24. 65
 La autora añade quc si la archivística general ((representa la
actuación especiali.mda del ;trchivero)), la técnica representa un es-
pacio compartido con otros profesionales; «incluye conocimientos
y materias comunes a otras ciencias de la información)).
J. W. R o b e r t ~ mis
~ ~ , que establecer divisiones dentro de la
archivística, sugiere la existencia de dos corrientes: la teórica y la
clínica.
1. Archivística clínica: «una tendencia que es archivística pe-
ro no es teórica, y se ocupa de la práctica, cómo hacer, la
realidad del trabajo archivístico. Esto implica codificar el
control seguido en cada uno de los documentos existentes
y esforzarse seriamente por desarrollar métodos más efi-
cientes; ésta es la responsabilidad de los archiveros clíni-
cos)).
2. Teoría pero no archivística: «La otra es teórica pero no
archivística, y esta relacionada con la historiografia. Re-
quiere un conocimiento del contexto y del valor histórico
de los documentos, y es un espacio no de los archiveros en
cuanto archiveros sino de los archiveros como historiado-
res, o al menos como estudiosos de la historia)).
Las divisiones que acabamos de exponer no pueden ser consi-
deradas como tales en su mayoría, ya que no son reflejo de unas
ramas establecidas e identificadas de una ciencia, con campos con-
cretos de actuación suficientemente diferenciados los unos de los
otros, y desarrollados por profesionales especializados al uso.
En el empeño por articular la archivística, muchos de eslos
autores confunden los procesos del trabajo profesional con divi-
siones de la misma. En otros casos se les atribuye una responsabi-
lidad dificil de afirmar, por cuanto estitn extraídas de manuales
y programas de estudios, con lo cual se comete el error de conside-
rar como divisiones de la archivística meros apartados estableci-
dos con fines pedagógicos y al efecto de lograr una mejor com-
prensión y claridad expositiva.
Así y todo, hay uno de entre ellos que merecc ser tomado muy
en consideración: el de Michael Cook, quien distingue entre los

' 5 J. W. Roberts: «Archivril theory: much ado about shelvingn, en Tlir Aitteri-
66 50, I. 1987. pig. 67.
m t i ~ r r , / i i i i s rvol.
.
conocimientos específicamente archivísticos, y aquellos que com-
ponen el territorio común de las Ciencias de la Documentación.
Este es, también en nuestra opinión, el punto de vista más acerta-
do; es decir, existen procesos diferenciados: clasificación, ordena-
ción, descripción... pero que en sí no constituyen divisiones o es-
pecializaciones de la archivística. Esta es, en cuanto tal, un todo
indivisible, por cuanto las partes que la integran no se explican
por sí mismas sino por referencia al conjunto, de modo y manera
que no cabría la formación de archiveconomistas, como encarga-
dos de las instalaciones y de los edificios, pues aunque forman par-
te de las preocupaciones profesionales, en última instancia, son
responsabilidad de otros especialistas.

3. La archivística en el ámbito de las ciencias

de la documentación
Existe una confusión de término y situación que impide la defi-
nición unívoca de las ciencias de la documentación. Los profesio-
nales que realizan funciones o actividades diversas en fondos
documentales reciben distintos nombres como: documentalistas,
bibliotecarios, archiveros, gestores de información ... También
los diversos centros documentales se denominan indistintamente
según sus objetivos propuestos: centros de documentación, biblio-
tecas, archivos, bancos de datos... Pero estos apelativos, fruto de
necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda
parecerlo, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas que-
dan englobadas en una ciencia común, la ciencia de la documenta-
ción.
Como hemos visto en el capítulo anterior, las condiciones en
las que se ha desarrollado la evolución archivistica, marcadas por
periodos extensos especialmente el siglo X V l l l y parte del x l x -
por la sumisión a los criterios biblioteconómicos, ha suscitado du-
rante décadas una natural desconfianza hacia todo cuanto saliera
de la breve pero clara ortodoxia archivistica. Quizás sea ésta -no
la desconfianza por supuesto- una de sus virtudes, nos referimos
a que la archivística posee un cuerpo teórico o doctrinal breve pe-
ro bien fundamentado, preciso y muy sólido. También es cierto 67
que la reiativnincrite reciente independencia, unido al hecho de
que sc trata de una ciencia nacicntc y en constante evolución, son
dos cuestiones que han marcado de forma radical el rumbo segui-
do. No se trata de riingbn periodo de autismo, pero sí de una tra-
vesía inicilitica, en la cual la comunidad profesional ha realizado
y rea1iL.a un ingente esfuerzo por trazar su camino, por asentar ba-
ses firmes y estables, por delimitar un espacio propio; a l g o que en
gran medida ya se ha logrado. Por ello, de manera señalada desde
la década de los ochenta, y desde la confianza que confiere la segu-
ridad en sus presupuestos, el colectivo profesional ha percibido la
necesidad de responder a los nuevos retos que representan, entre
otros, las demandas informativas, las nuevas tecnologias, el dere-
cho de acceso a la documentación pública; a consecuencia de lo
cual se delinean nuevos perfiles en las exigencias profesionales.
Todo ello ha llevado a replantear las relaciones mantenidas
con las demás ciencias que coinciden en su objetivo, la informa-
ción, bien que desde presupuestos y procedimientos diferentes.
Llegados a este punto las opiniones se alinean en torno a dos blo-
ques.
Centrando la vista en lo que -solo a efectos expositivos-
puede denominarse bloque conservador, E. Lodolini inclina su
autorizado parecer cuando matiza, «que la archivística no es sola-
mente una ciencia de la información, sino que posee un contenido
más vasto»36. Para él resulta evidente que los documentos tienen
un valor informativo, pero considerados aisladamente es mucho
más débil que tomados como parte integrante de un conjunto. Lo
importante no es el documento individual, lo importan~ees «el
conjunto de documentos (no su contenido ni la información) y el
conjunto de relaciones que, desde el origen, existe entre estos do-
cumentos. Entonces, la información contenida en el documento no
constituye un hecho esencial para la archivística, y desde este hc-
cho, es el progreso de la archivística quien le aleja de las ciencias
de la inform~~ción)~.
Como tendremos ocasión de ver más adelante, este no es el
sentir unanime ni tan siquiera mayoritario entre los archiveros. Es
indiscutible, dentro de la aseveraciones de Lodolini, que desde el
punto de vista archivístico, a efectos conceptuales y de organira-
ción de cualquier fondo, que las nociones de fondo o conjunto orgá-
nico de documentos y las relaciones internas, desde las que unen un
grupo de documentos que conforman la pieza primordial, el expe-
diente, las que median entre los componentes de las series, de éstas
entre sí, hasta las de las secciones o grandes divisiones de un fondo,
son aspectos fundamentales o, mejor dicho, el eje sobre el que pivo-
ta la naturaleza del trabajo archivístico. Sin embargo es igualmente
indiscutible que la información es el origen de todo fondo documen-
tal de archivo. Las personas, fisicas o jurídicas, elaboran y reciben
documentos para transmitir información, ya sea de carácter admi-
nistrativo, legal, financiero o de cualquier otro tipo.
Los procedimientos archivísticos, sus presupuestos y la infor-
mación no estan reñidos ni son incompatibles. El archivero orga-
niza la documentación de una entidad de acuerdo con los princi-
pios de respeto a la procedencia de los fondos y del orden original,
porque la experiencia ha demostrado que es el método mejor
y mas fiable para dotar al conjunto de una estructura estable en el
tiempo. Esto, en la medida en que funciona, es algo inamovible.
Sin embargo, la documentación se conserva en tanto la informa-
ción que contiene es operativa, ofrece algún interés del tipo que
sea y, en tal sentido, el archivo es una unidad de información co-
mo lo pueda ser la biblioteca o un centro de documentación, eso
sí, con sus especificidades. En cualquier caso el documento no exis-
te cper se)), sino en cuanto vehículo de información con varias di-
recciones y no necesariamente consecutivas, sino simultineas; cl
propio avance de las ciencias sociales nos demuestra bien a las cla-
ras que la documentación contemporánea informa al mismo tiem-
po en el plano administrativo, jurídico-legal y científico o históri-
co-cultural.
Resulta aceptable, aún mas, necesario por natural y palmario,
que el valor documental es -también desde el punto de vista
archivístico- informativo; pero con una característica tan natural
y evidente como la anterior, y es que el documento entendido co-
mo pieza simple o individual, tiene una capacidad informativa en-
deble. En cambio, considerado en el con-junto natural en el cual ha
sido dado a la luz, es donde su potencial informativo alcanza la
plenitud.
Veámoslo con un ejemplo: una sentencia judicial posee amplia
capacidad informativa, sobre todo porque se trata de un documento 69
esencial que recapitula y culmina un proceso; sin embargo, el re-
curso a una instnncia superior de la judicatura obligará a ésta
a solicitar el expediente completo de su razón, pues es la Única ma-
nera de valorarlo en su justa medida, en tanto es el conjunto en el
cual se inserta el Único vehiculo de la información plena.

3,l. Diferencias entre la archivística,

la biblioteconomía y la documentación

Las tres componen las ciencias de la documentación, mas

conviene fijar el espacio propio de la primera por referencia con
las otras dos. N o se trata de marcar abismos, sino de establecer
la idiosincrasia del objeto de estas páginas; posteriormente será
el momento de tratar sobre la complementariedad e integración
mutua.
Las diferencias son diversas y están determinadas por la natu-
raleza de los materiales que emplea cada una de ellas, por los pre-
supuestos teóricos, por los procedimientos de írabajo, así como
por las características de las instituciones que constituyen el objeto
de su atención3'.

ARCHIVO-BIBLIOTECA
La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los mate-
riales con que ambos trabajan, pues en una biblioteca puede haber
manuscritos y en un archivo suele haber impresos. La diferencia
reside en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo
y colección.
Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de
la actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya
reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor gene-
ra y conserva esos fondos, al igual que se forman los sedimentos de
las capas geoiógicas, progresiva y constantemente3'.
La colección es el resultado de reunir documentos creados co-
mo fruto del saber y destinados a su difusión.
La función primordial de las bibliotecas es poner medios de in-
formación a la disposición de los usuarios. También lo es de los
archivos, con una diferencia fundamental: los documentos, en tan-
to resultado de la gestión administrativa, tienen un valor probato-
rio de carácter jurídico-administrativo en u n periodo determinado
de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.

ARCHIVO-CENTRO
DE DOCUMENTACIÓN

En materia de archivos y de centros de documentación nos en-

contramos en presencia de un conjunto más o menos importante,
más o menos diversificado, de documentos; pero en cada uno de
ellos son reunidos, conservados y tratados con motivaciones, se-
gún modalidades, métodos y perspectivas diferentes.
El expediente de archivo es un conjunto de piezas que tratan
de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivero si-
no el servicio correspondiente, a medida que se desarrollan los trii-
mites encaminados a resolver ese asunto. Cada pieza, es decir, ca-
da documento individual e indivisible, es un eslabón de una cade-
na que está inserta en un contexto que le da un valor que no
tendría el documento aislado por si mismo. El expediente de archi-
vo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será trans-
mitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración al-
guna desde el exterior.
El dossier de documentación, tiende a rcunir todas las infor-
maciones posibles procedentes de las fuentes más diversas, sobre
una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder respon-
der rápida y eficazmente a las demandas informativas, al igual que
el de archivo, pero no aporta pruebas.
Los métodos de uno y otro son también diferentes. El archivero
recibe los expedientes ya constituidos y los conserva en su integridad.
El documentalista fabrica los expedientes en función de la demanda.
 3.2. Complenientariedad de las ciencias
de la documentación

A ningún profesional se le escapa que el archivero, el bibliote-

cario y el documentalista tienen su propia finalidad y método:
pero, como indica M. D ~ c h e i n la ~ ~oposición
, tradicional entre
ellos «es una cosa del pasado)). Y es que «en la sociedad de hoy,
para contestar a las demandas de los usuarios (sean usuarios
administrativos, o científicos o inclusive del público en general),
los papeles del bibliotecario, del documentalista y del archivero
ya no están en conflicto, sino que son complementarios. Lo mis-
mo que el médico, el dentista, el farmacéutico, el kinesiterapeuta,
no son rivales, sino que cooperan en beneficio de la salud pú-
blica)).
Al igual que los archiveros tienen aportaciones que hacer, tie-
nen también mucho que aprender de íos demás profesionales. Así,
señala Duchein, los documentalistas están mucho más acostum-
brados a utilizar las técnicas de la información automatizada, y
por su parte, los bibliotecarios están más adelantados en las técni-
cas de la indización y en el manejo de palabras clave. «El futuro
no está en la oposición: está en la colaboración entre estas profe-
siones, que tienen mucho en común y que son muy cercanas)).
Sin ánimo de emular la bíblica escena del Sinaí, y en mucho
menos tiempo, es posible establecer un decálogo de similitudes,
puntos de encuentro, áreas comunes, retos similares, que aconse-
jan la confluencia y la colaboración más estrecha entre las tres ra-
mas que componen las ciencias de la documentación, desde el res-
peto a la originalidad de cada cual.
1. El primer punto de encuentro lo constituye la gestión de
los documentos. La revolución de los medios de comuni-
cación en la que nos hallamos inmersos impone la necesi-
dad de mejorar la circulacitn de la información, que
es cada a día más abundante y compleja4'. La actitud pa-
siva es, sin lugar a dudas, cosa del pasado, el reto que re-
presenta el responder a las crecientes demandas informa-

M. Duchein: op. d., págs. 25 y ss.

12 3y
40 O. Gauye: op. cit., págs. 21 y 22.
 tivas -tanto cuantitativa como cualitativamente- exige
un esfuerzo continuado por adaptar la gestión documen-
tal hacia ese fin. Algo en lo que archiveros, bibliotecarios
y documentalistas experimentan necesidades similares.
2. En segundo lugar, la respuesta a estos problemas viene,
en buena parte, de la mano de las nuevas tecnologías. Los
modernos sistemas de procesamiento de textos, imagen
y sonido, las telecomunicaciones, las bases de datos, los
hipermedia ... representan al tiempo que un reto de adap-
tación, la Única posibilidad para ofrecer a la sociedad la
respuesta que reclama y espera de los profesionales de la
documentación.
3. El uso de soportes comunes, desde el papel a los Ópticos,
los materiales audiovisuales, los microfotográficos, las
técnicas de reprografia, de restauración, la construcción,
seguridad y acondicionamiento de los centros, configuran
un entorno de problemas comunes de orden material.
4. La difusión de la información, que debe ser precisa y rápi-
da, exige de los profesionales la elaboración y comunica-
ción de instrumentos de información documental, al mis-
mo ritmo con que se genera aquélla.
5. Como condición de posibilidad del punto anterior, es co-
mún a todos el recurso a los lenguajes terminológicos que
sirven para indizar y recuperar el contenido de los docu-
mentos. El tratamiento de la información pasa, cada vez con
mayor claridad, por la eliminación del intermediario exis-
tente entre ésta y el usuario; es decir, los lenguajes documen-
tales artificiales, paulatinamente sustituidos por el lenguaje
natural, Único que hace viable la comunicación directa.
6. Si existen archivos, bibliotecas y centros de documenta-
ción, es porque existe, previamente, una demanda, es decir,
usuarios que recurren a estos centros buscando respuesta
a necesidades de diversa índole. Tanto los de carácter insti-
tucional, como los científicos o la nueva generación de de-
mandantes que encuentran en el ocio culto una forma de
desarrollo personal, son objeto común de las ciencias de la
documentaCiÓn. Su naturaleza, SUS necesidades, consti-
tuyen un campo relativamente nuevo, el del estudio de 73
 usuarios, imprescindible para la gestión y el establecimien-
to de las estrategias en cualquier unidad de información.
7. El acceso a la información constituye parte de lo que se
denomina tercera generación de derechos del hombre4', es
decir aquel que asiste a todo ciudadano para acceder a la
información a través de los documentos, y va dando lugar
a una rama especializada del derecho, objeto común de es-
tudio y al cual se somete la actuación profesional.
8. Otro punto de confluencia, aunque desafortunado, es la
pobre base constitucional o jurídica en la que se enmarca
el mundo de la documentación; su estatuto oficial y su
consideración social perpetúan una imagen aún incom-
prendida en cualquiera de los casos.
9. A pesar de lo cual archiveros, bibliotecarios y documenta-
listas se han impuesto un reto de gran importancia: el lo-
gro de una formación integrada y armónica, que permita
preparar futuros gestores de la información; pues este es,
no lo olvidemos, conditio sine qua non para el incremento
de la productividad y la expansión del conocimiento, en
definitiva, para el pleno desarrollo de la sociedad.
10. No por evidente hay que olvidar la noción de base que es
origen y vínculo de unión de las tres profesiones, la fun-
ción informativa de la documentación.

3.3. La enseñanza integrada y la especificidad

de la archivística
No vamos a entrar en este punto en profundidades sobre las
enseñanzas de las ciencias de la documentación, sino desde la pers-
pectiva archivística. Lejos de pretender ignorar el punto de vista
de los otros profesionales, que además de cabal y respetable es
coincidente, consideramos más acertado traer a colación las voces
de los muchos y cualificados especialistas de la archivística que,
una vez vencidos los naturales recelos iniciales, vienen a coincidir
en la necesidad de una enseñanza integrada.

4 1 J. M.Castells: «El Derecho de acceso a la documentación de la Administra-

74 ción Púbiicd)), en Rroisru Vuscu dr Adminislrucitin Pública, 10, 1984, pág. 138.
 Si damos un rápido vistazo a la bibliografia publicada en los
últimos años a este respecto, caeremos en la cuenta de que la for-
mación profesional es una preocupación constante y que la coinci-
dencia en los derroteros que ésta debe seguir es creciente42.
A efectos de una siempre deseable brevedad expositiva, encon-
tramos en la autorizada opinión de M. Cook, profesor inglés y una
de las personas que más ha reflexionado al respecto en el campo
archivístico, una exposición clara y precisa sobre cuáles son las
posiciones más avanzadas en la materia. El problema de base que
plantea la enseñanza individualizada de cualquiera de las ciencias
de la documentación en centros especializados es, en opinión de
M. C ~ o k la~ ~inadecuación
, entre la preparación de alumnos
superespecializados y las demandas del mercado laboral. Existe,
por otra parte, una clara dicotomía entre los recursos humanos
y materiales necesarios para mantener una escuela de archiveros
y el número limitado de alumnos que pueden ser preparados, en
función de la demanda. Y este es un problema común a las otras
profesiones de la documentación.

4 2 Véase especialmente H. Auger: ((Bibliographie commentée sur la formation

en Archivistique)),en Archiuum, XXXIV, 1988, págs. 191-236. P. Bernhard: Princi-
pes direcleurs pour /a redaction d'ohjectijs d*apprentisuye en Bih/iollie'coiiomir, en
Sciences de l'lnformution et en Archiuistique. París: UNESCO, 1968, 128 págs. M.
Cook: dnformation technology. A challenge to training)), en Archiiiuiri, XXXIV,
1988, págs. 17-33. C. Couture: «La formation en Archivistique. Evolution, contexte
et contenu)), en Architium, XXXIV, 1988, págs. 35-57. B. Delmas: «Origine et deve-
loppement de I'enseignement de I'Archivistique», en Archiuum. XXXIV, 1988, págs.
61-73. F. B. Evans: «The organization and status of archiva1 training: an historicai
perspective)), en Archioum, XXXIV, 1988, págs. 75-91. W. Klane: «New media re-
quire specialized archivists. Training and education for audiovisual archives», en
Archiiium. XXXIV, 1988, págs. I 13-123. PGI: La urinoriizacicín de /a ciipa<~iiuc~iíiri cii
maieria de Bihliotecoiiomíu, C i K n C i U S de la IcfiJrniaci(jn y Archiiií,sricii. París: UNES-
CO, 1987, 16 págs. R. Savard: Principes directeurs pour I'iwseicgneiiietit du niurketiiq
dans la formation des hihliorhecaires. documenialistes ~t urchiuisies. París: UNES-
CO, 1988, 128 págs. C. Durance (comp.): 77ie t?IUflci<)KI)lKflt ofrecordered injiirmution.
Coueriny disciplines. La y ~ i o de n I'injormui ion consiync'r. Les di.scip/ines conwryen-
res. Munich [etc.]: K. G . Saur, 1990. P. René-Bazin: «Qui assurera l a formation el
comment? Avons nous besoin d'un institut européen?)), en Janus, 1992, 2, págs.
227-233. Véanse, asimismo, la tercera sesión plenaria y el seminario posi-congreso
del XII Congreso Internacional de Archivos, en Arcliioum, XXXIX, págs. 261-385
y 487-533.
43 M. Cook: (Combined library and archive training schools. A comentary on
recents trendw, en Archiourn. XXXII, 1986, págs. 196-203. Del mismo autor: Cuide-
lines on wrriculutii deoelopment in it$ormaliori lechrioloyy j¿)r lihruriuiis. d o ~ u t ~ i e n t u -
lists and archiuists. (PGI-86/WS/26). París: UNESCO, 1986. «lnformation techno-
logy: a challenge to training)), en Arcliiouiri, XXXIV, 1988, págs. 17-33. 75
 El impacto de las tecnologías de la información y su necesa-
rio conocimiento obligan a reformar la enseñanza de la archi-
vística. Ésta, basada tradicionalmente en la historia, en la pa-
leografía y en la diplomática, como ciencias auxiliares, debe
centrarse con igual énfasis en la práctica técnica de las tecno-
logías de la información que, por otra parte, están enriquecien-
do la práctica, la teoría y la terminología archivísticas, introdu-
ciendo aspectos tales como: la teoría y práctica de la indización,
las técnicas y principios de las búsquedas on h e , la construc-
ción de tesaurus, el correo electrónico, las tecnologías Ópticas...
En definitiva, las tecnologías de la información exigen una do-
tación de medios de elevado coste, perfectamente compatibles,
como también lo es la enseñanza y la práctica de las nuevas téc-
nicas ya reseñadas. De modo que, respetando las especificidades
de la archivística, es posible confluir en una enseñanza básica de
aspectos comunes.
En consecuencia la estructuración de una formación profesio-
nal integrada pasa por la diferenciación de áreas específicas
y áreas comunes. Desde el punto de vista de la archivística, M.
Cook establece la siguiente división44:

1. ÁREASESPEC~FICAS:
1 . l . Gestión de documentos.
1.2. Administración de archivos.
1.3. Ciencias de la interpretación.
1.4. Historia administrativa o institucional.

2. ÁREASCOMUNES:
2.1. Reprografia.
2.2. Técnicas de comunicación, exposición y de educa-
ción al público.
2.3. Conservación y restauración.

44 M. Cook: o p . cií., págs. 199-200. Véase también del mismo autor: Directrices
para la preparacicin de un programa de estudios sobre la gestión de documentos y la
udministracii>n de archivos modernos: un estudio del R A M P . París: UNESCO, 1982,
61 págs., especialmente págs. 31 y ss. dnformation technology: a challenge to trai-
76 ning», en Archiuum, XXXIV, 1988. págs. 17-31.
 La urchioicticu y su espucio en lus cirncius úe lu doc~um~ritu~itit~

2.4. Almacenamiento, recuperación y difusión de la in-

formación.
2.5. Bibliografia y fuentes de información.
2.6. Estudio de usuarios.
2.7. Legislación y reglamentación (depósito legal, liber-
tad de información y protección de datos).
2.8. Seguridad.
2.9. Diseño arquitectónico y control ambiental.
2.10. Diseño y automatización de sistemas.
A los que añade, en cuanto comunes con otros sectores, las
ciencias de la gestión, la metodología de la investigación y los idio-
mas.

Como conclusión, las palabras de M. Duchein resultan esclare-

cedoras, cuando decía «un archivero no es un bibliotecario. Inver-
samente, un bibliotecario, o un documentalista, no es un archive-
ro, a menos de que haya recibido una formación específica de
archivística. Lo que intento demostrar es que la evolución de la
sociedad moderna, de las tecnologías, de los media, hasta de las
mentalidades y de la opinión pública con respecto a la informa-
ción, va aniquilando poco a poco la oposición, o quizás la hostili-
dad, que una vez existió entre nuestra profesión y las profesiones
vecinas~~ ’.

45 M. Duchein: op. cit., pág. 32 77

 3.
Las ciencias auxiliares
de la archivística

Introducción
La archivística constituye en sí misma un conjunto de conoci-
mientos y de métodos específicos y originales para el logro de sus
fines, es decir, que no han sido tomados de otras ciencias o disci-
plinas; en cambio, y como le sucede a cualquiera de éstas, necesita
recurrir a otras ramas del conocimiento humano, sin las cuales no
podría alcanzar plenamente sus objetivos: las ciencias auxiliares.
Decir auxiliar no significa relación de sumisión o consideración de
inferioridad, sino que se recurre a ellas de modo parcial y como
ayuda para la consecución de unos fines determinados. Así como
la medicina recurre a la biología, a la química y a la física, entre
otras, como auxiliares, la archivística hace lo propio con otras
ciencias y disciplinas.
Los documentos, base de nuestro trabajo, hasta la invención
de la imprenta e incluso después, han sido redactados a mano en
su mayor parte. A lo largo del tiempo se han venido empleando
tipos de letras diferentes a las actuales; desde las escrituras prerro-
manas hasta la humanística, se han sucedido diferentes ciclos co-
mo la escritura visigótica, la Carolina, la gótica, con sus modelos
(redonda, cursiva, procesal...) y variantes geográficas. El tratamien-
to adecuado de la documentación histórica nos obliga a adquirir
los conocimientos necesarios para poder interpretar las diferentes
grafias, en orden a la correcta comprensión de los documentos. Es-
te es el motivo por el cual se recurre a la paleografía.
Por otra parte, los documentos, tanto más los oficiales que
constituyen el grueso de los fondos archivísticos, poseen una 79
 estructura formal, una lógica según la cual se dispone su conteni-
do, que esta en rclación con su categoría. Si tomamos el texto de
una ley, un contrato de compra-venta y una factura, observaremos
que su apariencia es distinta, la informiición se dispone de acuerdo
con criterios diferentes; su propia redacción, las personas que
intervienen, nos dan una idea del procedimiento seguido en la
elaboración de cada uno de ellos. Si, posteriormente, comparamos
cada uno de estos tipos documentales con otros de la misma natu-
raleza, comprobaremos que en esencia son similares, es decir, han
sido elaborados de acuerdo con unos criterios idénticos, de modo
que en cada caso hablamos de leyes, contratos y facturas. Para
poder diferenciar los tipos documentales, su denominación, cate-
goría, etc., la diplomática nos proporciona los criterios necesarios.
Asimismo, el cómputo del tiempo ha sido diferente en determi-
nados momentos de la historia y en las distintas civilizaciones. La
cronología y la cronografía nos dan las pautas para poder traducir
cualquier tipo de datación al cómputo actual, a fin de situar los
documentos correctamente en el tiempo.
Como podrá inferirse de lo dicho hasta ahora, puesto que los
documentos se producen a lo largo de la existencia de la humani-
dad, la archivística recurre a la historia para comprender el con-
texto en el que la documentación ha sido creada y, de manera muy
especial, la historia de la institución que ha producido cada fondo
de archivo.
La producción documental, por otra parte, se materializa en el
curso de la tramitación administrativa, sea pública o privada, y de
acuerdo con el marco legal de cada sociedad en cada momento; de
ahí que el derecho sea una pieza auxiliar clave para conocer el cor-
pus legal que rige los procedimientos y las actividades que se plas-
man, al fin, en forma de documentos.
Si estas constituyen lo que podríamos denominar ciencias
auxiliares clásicas, existen otras de más reciente cuño, como es el
caso de las tecnologías de la información, o tradicionales pero in-
suficientemente consideradas hasta ahora, como lo es la lingüís-
tica.
Así como antes las grafías de la escritura eran distintas a las
actuales, desde hace unas décadas sucede algo parecido: existen
máquinas que producen documentación no legible directamente
80 y que debemos interpretar para ponerla en uso. Además, el papel
ya no es el único ni el principal medio para fijar y transmitir la
información, de modo que la archivística recurre a estas tecno-
logías, tanto para tratar la información producida itz situ, como
para agilizar el trabajo profesional en numerosas áreas.
Por Último, además de la gramática histórica aplicada a los
textos, la lingüística en conjunción con otros saberes nos ofrece un
abanico de nuevas posibilidades, con gran proyección de futuro,
para mejorar el trabajo archivístico, derivadas de las denominadas
industrias de la lengua.

1. La paleografía
Término procedente del griego paleos (antiguo) y grafia (escri-
tura). Es el tratado de las escrituras antiguas trazadas sobre sopor-
tes materiales suaves (papel, papiro, pergamino), mientras que las
trazadas sobre materias escriptorias duras (mármol, bronce, etc.)
pertenecen a la epigrafía. El primero que empleó el término fue el
benedictino francés B. Montfaucon en su Paleographia gruecu
( 1 708). Últimamente se entiende en un sentido más amplio, abor-
dando, además de los signos gráficos, todos los elementos que
intervienen en la escritura: soportes, instrumentos, procedimientos
de ejecución ...
Los objetivos de la paleografía pueden resumirse en tres aspec-
tos':
1. «Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases,
signos complementarios) de los correspondientes monu-
mentos escritos, hasta llegar el paleógrafo lector a saber lo
que aquellos significan en su sentido más elemental y sim-
ple».
2. «Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monu-
mentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el
espacio, a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden
a la elaboración y construcción crítica de la historia.
A la paleografía le tocará decidir sobre la época en que
aquel conjunto de caracteres estuvo en uso, sobre el lugar

' Paleoyrufiu y Diploniúiicu. Madrid: UNED, 1991, págs. 21 y 22. 81

 y área de extensión correspondiente a aquel género de le-
tra, sobre los centros y personas que lo utilizaron, sobre el
fin a que se destinaba la pieza escrita, sobre su tradición
a través de los posibles poseedores, con la huella que deja-
ron en la misma)).
«Analizar la naturaleza de los signos gráficos, no tanto en
orden a aprovechar los elementos que dicho análisis sumi-
nistre para el trabajo historiográfico en general, sino, pri-
mero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrinse-
co de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución,
sus cambios y variantes)).
El archivero necesita de la paleografía para realizar determina-
das tareas de su trabajo con fondos antiguos, aunque no necesita
especializarse en esta materia. Su conocimiento es necesario para
leer y comprender los manuscritos anteriores al siglo XVII, mo-
mento a partir del cual la escritura humanística o actual está ex-
tendida, para poder analizarlos y describirlos. También es útil
para situar en el tiempo e, incluso, en el espacio, aquellos manus-
critos que por deterioro o cualquier otra causa, no ofrezcan infor-
mación acerca de su datación y localización geográfica. En fin,
resulta necesaria si en alguna ocasión el archivero debe evaluar
una adquisición de documentos, de modo que sepa discernir su
autenticidad y, sobre todo, su valor informativo; algo que se pro-
duce con poca frecuencia, pero que, cuando sucede, hay muchas
posibilidades de encontrarse con ofertas sobrevaloradas cuando
no descaradamente falsas.

2. La diplomática
Diploma viene del griego y quiere decir doblado o plegado en
dos partes, haciendo con ello referencia a los documentos que se
cerraban mediante doblez para proteger su contenido, cuando era
personal o reservado2.
Fueron los primeros humanistas italianos, quienes empezaron
a aplicar el término a piezas documentales procedentes de la más
alta autoridad civil o eclesiástica y, luego, a cualquier documento
revestido en sus formas internas y externas de especiales solenini-
dades.
Se puede definir la diplomática como tratado del documento
que lo analiza críticamente en todo su conjunto, pero especial-
mente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación;
disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad,
saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, y estable-
cer su valor como fuente histórica.
El recurso a la paleografía y a la diplomática es muy anterior
a su reconocimiento como campo del saber humano. La lectura de
documentos escritos con grafías ya abandonadas y la crítica de
aquellos con sospechas de falsedad, exigían el recurso a unas habi-
lidades que se desarrollaron de forma práctica antes de ser sis-
tematizadas. El primer paso importante lo dio Lorenzo Valla,
humanista florentino quien, en 1440, por encargo de Alfonso el
Magnánimo, demostró en su tratado De julso credito et eminentiir
Constuntini donutione declumutio la falsedad del documento, según
el cual el emperador Constantino había donado al Papa el Estado
Vaticano. Más adelante, en 1675, Papembroeck publica un trata-
do en el que intenta demostrar las sospechas de falsedad que gra-
vitaban sobre muchos de los documentos más antiguos, sobre
todo los altomedievales. En 1683 J. Mabillon en su De re diploniu-
tica..., contestando al anterior, dedica varios capítulos a las es-
crituras.
El objeto de la diplomática lo constituyen todos los documen-
tos, desde los más antiguos a los actuales, y no sólo los de origen
medieval aunque hayan sido el objeto predilecto de sus estudiosos.
, Aunque la razón de ser y el fondo de todo documento es un
acto jurídico, la diplomática tiene en cuenta tanto y más que el
fondo, la forma del documento, no sólo material y externa (so-
porte y tintas), sino sobre todo interna: estructura del documento
-protocolo, texto y escatocolo-, fórmulas empleadas en su re-
dacción, la génesis y las fases por las que ha pasado el docu-
mento.
Por fin tiene como objetivo distinguir entre documentos autén-
ticos y falsos, no desde el punto de vista histórico, sino documen-
tal.
Los conocimientos de diplomática sirven al archivero para: 83
 Manuul de urcliicisrica

o Conocer la tradición documental: si se trata de un original

o de una copia, y en este caso cual es su clase (simple, certifi-
cada...).
o Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales
a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qué
grado. A veces nos encontramos con documentos cuyo con-
tenido es rigurosamente verídico desde el punto de vista his-
tórico, pero diplomáticamente falsos.
o Conocer la tipología diplomática, que está en función del
número y de la disposición de los elementos formales. Aun-
que en este punto nos encontramos con un escollo conside-
rable, pues apenas existen estudios de tipología, salvo para
las cancillerías pontificia y reales de la Edad Media, dada la
preferencia de los diplomatistas por este periodo.

3. La cronología
Dei griego cronos (tiempo) y logos (tratado), es la disciplina
que permite conocer la medida del tiempo3. Pero hay que distin-
guir la cronología matemática o astronómica y la cronología téc-
nica. Es esta última, la cronología técnica, el objeto de atención de
la archivística, puesto que permite situar los acontecimientos en el
desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta especialmente
Útil para la documentación histórica. Así los sumerios, egipcios,
griegos, romanos... tenían cómputos diferentes del tiempo entre sí
y respecto del nuestro. En los países musulmanes se emplea el ca-
lendario lunar, que comienza en el año de la Hégira (632 d. C.),el
año tiene doce lunas y cada siglo noventa y siete años solares.
Centrándonos en el mundo occidental europeo, habrá que es-
perar a que en 1582 el papa Gregorio XIII aprobara el nuevo ca-
lendario que normalizará, a partir de entonces, la medida del tiem-
po en todo el orbe cristiano; si bien hasta los años 1917-1927 los
países ortodoxos de la Europa oriental no lo adoptaron. Antes de
dicho año (1582), se habían empleado diversos sistemas de data-
ción. Veamos los principales:

A. Capelli: Cronoloyia. cronoyruliu r culetidurio prrprtuo: da1 principio delléra

84 crisiiunu ui nosrri yiorni. Milán: Ulrico Hoepli, 1983, 608 págs.
 o La era cristiana: sistema inventado por Dionisio el Exiguo,
monje del siglo VI, se caracteriza porque comenzaba con el
nacimiento de Cristo y su uso se generalizó a partir del año
1000 aproximadamente.
Había distintos estilos de comenzar el año: el de la Cir-
cuncisión (1 de enero), el de la Natividad (25 de diciembre),
el de la Encarnación o de la Anunciación (25 de marzo), etc.
o La era hispana: empleado en nuestro país, se inicia en el año
38 a. C. (conquista de la Hispania por parte de los romanos),
aparece en el siglo I V y desaparece entre los siglos X I I y X I V ,
según los diferentes reinos.
o Los doce meses del año, de origen romano (calendario juliano),
se emplearon con los mismos nombres y número de días que
en la actualidad; también se usó, aunque muy poco, el cóm-
puto de días por calendas, nonas e idus, asimismo de origen
romano. En los siglos XIII y XIV apareció una nueva fórmula,
la de los días andados (íos primeros quince días de cada mes)
y los días por andar (los quince últimos de cada mes).
o Los dias de la semanu son igualmente de origen romano, sal-
vo el sábado que es de raigambre hebrea. En la Alta Edad
Media fueron sustituidos por las ferias, la primera de las
cuales era el domingo, el lunes era la segunda feria, y así su-
cesivamente. Durante el medievo también era frecuente indi-
car la feria litúrgica en la datación de los documentos.

Con posterioridad al gregoriano, merece la pena mencionar el

calendario republicano francés. Establecido por la Convención pa-
ra borrar toda huella religiosa, emplea un nuevo cómputo que co-
mienza el 22 de septiembre de 1792, fecha en que se declaró la Re-
pública (año 1). El año constaba de doce meses cuyos nombres
procedían del clima y de las labores agrícolas (vendimiaire, bru-
maire, frimaire, nivose, piuviose, ventose, germinal, floreal, prairial,
messidor, thermidor, fructidor). Cada mes tenía treinta días, el día
diez horas de cien minutos y el minuto cien segundos. Dejó de uti-
lizarse a partir de 1806.
La cronología es Útil sobre todo para la documentación histó-
rica, especialmente medieval. Existen fórmulas, tablas, calendarios
perpetuos, etc. para reducir los cómputos al actual. 85
 4. La historia
Memoria de la evolución de la humanidad, abordable desde
numerosas perspectivas, resulta tan inherente al hombre y a su co-
nocimiento que todas las ciencias y disciplinas la incluyen entre
sus presupuestos programaticos; así existe una historia de la cien-
cia, de la tecnología, del derecho, de la medicina ... Del mismo mo-
do, la archivística recurre a ella para elaborar su propia historia,
aunque no sea ésta la única ni la más importante de las perspecti-
vas desde la que la aborda.
La relación entre ambas es muy estrecha y biunívoca. Por un
lado, los documentos de archivo son la fuente básica de investiga-
ción e información para la historia. Por el otro, los documentos
son fruto de la actividad de las personas, fisicas o morales (empre-
sas, instituciones...) que los han producido a lo largo del tiempo.
En tal sentido es necesario conocer la evolución de la sociedad en
general, y la de esas personas en particular. Así, la organización de
un archivo exige el conocimiento profundo de la historia de su
creador para:
1. Comprender la forma y el orden en que se han producido
los documentos.
2. Conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades
desarrolladas.
3. Poder comprender el significado de los documentos y de
las agrupaciones documentales --especialmente cuando
están desorganizados- para dotarles de un organigrama
objetivo y estable en el tiempo.

5. El derecho
La importancia que tiene para la archivística viene dada por la
propia naturaleza de los fondos documentales. Tanto los públicos
como una parte muy significativa de los privados proceden o son
reflejo de actividades sujetas a la ley. Sin necesidad de ser experto
jurista, el archivero debe conocer, con mayor o menor profundi-
86 dad, determinados campos del derecho:
 Las cirncius uuxiliurrs dr /u urchiristicu

1. La legislación básica del Estado que rige el funcionamiento

de la sociedad, en nuestro caso la Constitución y el estatu-
to de autonomía de la comunidad.
2. La legislación rectora del sector al que se adscriba la enti-
dad a cuyo servicio se encuentra el archivo. Por ejemplo,
en el caso de un ayuntamiento: la Ley Reguladora de Bases
de Régimen Local, el Reglamento de Organización y Fun-
cionamiento de las Corporaciones Locales, la ley de régi-
men local de la comunidad autónoma, así como los decre-
tos y reglamentos que desarrollen la legislación básica.
3. La legislación de ámbito archivistico: la Ley del Patrimo-
nio Histórico Español, la de la comunidad autónoma, al
igual que su ley de archivos, la legislación sobre tratamien-
to y protección de datos (por ejemplo, la LORTAD), secre-
tos oficiales, derecho de acceso a la información, etc.; sin
olvidar el reglamento del propio servicio.
4. La legislación sobre el procedimiento administrativo: Ley
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, y los decretos
de su desarrollo.

6. Las tecnologías de la información

Podemos definirlas como el conjunto de medios informáticos
(físicos y lógicos) que sirven para la captura, almacenamiento, trata-
miento y difusión informatizada de la información, así como las te-
lecomunicaciones; lo que en el argot popular se resume con el térmi-
no informática. Desde sus inicios en los años cuarenta, el desarrollo
de estas nuevas tecnologías ha sido vertiginoso y alcanzado a todos
los sectores de actividad, hasta el punto de hacerse imprescindibles
en las sociedades desarrolladas. Su presencia como auxiliar del
archivero en el desempeño de sus tareas es algo fuera de toda duda
pues, como señala M." T. Molina, la materia prima de estas tareas
es la información, «y la informática definida de modo muy breve es
la técnica del tratamiento automático de la

M." T. Molina: «El archivero en la sociedad informatizada», en Bo/eri!i rlc,

ANABAD, XXXVI, 1986, 1-2, págs. 29-30. 87
 La aplicacibn de estas tecnologías en los archivos empieza
a principios de los años setenta, cuando se crea el Comité de Auto-
matización del Consejo Internacional de Archivos, que comienza
;i publicar el boletín ADPA. En la misma década arrancan los pri-
meros proyectos españoles, impulsados por la Inspección General
de Archivos: la guía de investigndores, el proyecto de informatiza-
ción del Catastro de Ensenada, el inventario informatizado de los
protocolos notariales y el Centro de Información Documental de
Archivos, creado por el Ministerio de Cultura en 1978.
El retraso en el desarrollo de proyectos respecto de otras profe-
siones ha sido achacado a un conservadurismo inveterado de los
archiveros; sin ser del todo incorrecto, existe otro factor reseñado
por T. Molina: «Si se ha tardado en empezar no es por conserva-
durismo, sino porque los métodos tradicionales de clasificación, de
índices, de ordenación de los fondos, etc., estaban suficientemente
desarrollados como para dar un servicio satisfactorio al deman-
dante de información, es decir, bastaban las herramientas tradicio-
nales para una correcta recuperación del dato requerido)). Lo cier-
to es que con la creciente producción documental de las adminis-
traciones, y el paralelo aumento en la demanda de información,
los sistemas tradicionales se revelan insuficientes, tanto en el ámbi-
to de la documentación histórica como, y sobre todo, en el de la
documentación administrativa al servicio de la toma de decisiones.
En este aspecto, el archivero no necesita poseer conocimientos
profundos de informatica, ni tan siquiera dominar lenguaje de pro-
gramación alguno, pues para ello hay especialistas. Necesita, en
cambio, ((conocer las posibilidades que brinda la informática en
general y cuales de ellas pueden ser de utilidad en la propia área de
actividad, tener criterio para evaluar los programas existentes
y poder decidir acertadamente si son utilizables o no ante cada
problema en caso de que haya que aprender programas específi-
cos, aprender a dimensionar la necesidad del equipo, elegir con cri-
terios acertados ante una oferta de servicios, etc.)).
Las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas en
múltiples tareas archivísticas, tales como las transferencias, el con-
trol físico de los fondos, el control de prestamos y consultas, los
instrumentos de descripción, el expurgo, la difusión, la gestión del
servicio, por citar los principales. Cada día abundan más las apli-
88 caciones en el mercado, aunque también se puede recurrir a los
 sistemas uú hoc, o a las adaptaciones a la medida. En cualquier
caso lo que el buen profesional necesita es tener bien claras sus
necesidades y sus expectativas, para proceder a evnluur las divcr-
sas opciones que le ofrece el mercado.
Por otro lado, conviene no olvidar la documentación produci-
da por medios electrónicos, cada vez más abundante, y que el
archivero debe tratar; para lo cual necesita conocer su naturaleza,
el procedimiento de creación, los sistemas de acceso, los de inter-
cambio, etc., para poder ponerlos en servicio adecuadamente.

7. La lingüística
Ciencia que estudia la lengua humana, ha sido empleada tradi-
cionalmente como auxiliar para el trabajo con textos históricos,
empleando los conocimientos de la gramática histórica para su es-
tudio crítico, para su datación en casos dudosos, etc. Sin embargo,
se señala muy pocas veces que el archivero, y los demás profesio-
nales de la información, tanto en el análisis de los documentos co-
mo en algunos productos para su mejor gestión, trabajan con la
lengua y necesitan el auxilio de la ciencia que la estudia. Como
indica la profesora C. Díez Carrera, la lingüística «sirve de fuente
para llevar a cabo las labores lingüísticas que se dan dentro de las
tareas técnicas propias de los centros de información: indización
y re~úmenes))~. La falta de formación en este campo es causa de
frecuentes ambigüedades e inexactitudes en las labores ya reseña-
das. Además, señala, su conocimiento sirve para evaluar otros pro-
ductos lingüísticos: sistemas de traducción automática, sistemas
terminológicos, de indización..., herramientas muy importantes
9 para los profesionales de la documentación, en tanto contribuyen
a una mejor explotación y a una mayor rentabilidad de la infor-
mación.
Dichos productos son fruto de las industrias de la lengua.
Éstas ((proceden de la conjunción de dos saberes: la linb"' W I S t icn
y la informática, asistidas por otras ciencias como la ingeniería,
la psicología, la lógica, la documentación ... surgen, por tanto, del
 procesamiento automitico de la lengua natural)). La mayoría de
sus resultados son aplicables it nuestros centros; veamos los princi-
pales:
Todas las investigaciones que conllevan el procesamiento
de la lengua natural (analizadores morfológicos, sinticticos
y semitnticos) para la comunicación oral con las máquinas.
Los bancos terminológicos, para el acceso a la terminología
actualizada en cualquier lengua, de la que se nutren los sis-
temas de indización y los de traducción.
- Los sistemas de indkación, ya sea mediante palabras clave,

términos controlados (listas de autoridades y tesauros),

o lengua natural.
Los sistemas de traducción automática, para acceder a do-
cumentos escritos en cualquier idioma.
-- Los correctores ortogrificos y de estilo, presentes con

mayor o menor precisión en muchos programas para el

tratamiento de textos.
Estos productos, que en un futuro próximo tendrán una apli-
cación más directa en nuestros centros, son Útiles tanto para los
usuarios como para el archivero, quien deberá poseer los conoci-
mientos básicos de su sustento lingüístico para poder evaluar su
rentabilidad, en función de su precisión, y utilizarlos en su trabajo.

90
 4.
Los conceptos de archivo
y documento

1. Concepto de archivo
Existe una tendencia excesiva, entre quienes tienen una idcu
cabal de lo que es un archivo, a considerar como tal a depósitos de
documentos arrumbados, desorganizados, cuando en puridad no
se les debería dar esa consideración. Desgraciadamente son mu-
chos y aún mis quienes lo asocian a nociones peyorativas como
suciedad, desorden, sótanos, amontonamiento, almacén, etc.
Por lo que a su conceptualización se refiere, podemos anticipar
que cuantos autores se han dedicado a reflexionar sobre ello han
dado sus propias definiciones, bien que, en general, resultan con-
comitantes.
Como hemos dicho, existen muchas; veamos algunas para pro-
ceder a desmenuzarlas posteriormente:

H. Jenkinson' (1947) decía que los archivos «son documen-

tos acumulados por un proceso natural en el curso de la trami-
tación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en
cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo
la custodia de las personas responsables de los asuntos en cues-
tión o por sus sucesores)).
Para T. R. SchellenbergZ (1956), «son aquellos re&' wlros
(documentos) de cualquiera institución pública o privada que
hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preser-
vación (conservución) permanente con fines de investigación
o para referencia y que han sido depositados o escogidos (se-
leccionados) para guardarse en una institución archivística)).
E. Lodolini3 escribió en 1970, que «el conjunto de docu-
mentos se forman en el Ambito de una persona física o jurídica
(o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última) -o
aun, añadamos, de una asociación de hecho- en el curso del
desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo
necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarro-
llo de la actividad misma, han sido seleccionados para la con-
servación permanente como bienes culturales)).
La ley francesa de archivos4 ( 3 de enero de 1979) lo define
como (conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda
persona física o moral, y por todo servicio u organismo públi-
co o privado, en el ejercicio de su actividad)).
En la Ley de! Patrimonio Histórico Español5 los archivos
son dos conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de
varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas
o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa.
Asimismo se entienden también por archivos las institucio-
nes culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y diiunden
para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos or-
gánicos)).
El diccionario de terminología archivística del Consejo
Internacional de Archivos', lo define con tres acepciones: 1.
((Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma
y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona
 física o moral, y por todo servicio u organismo público o pri-
vado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por
sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades,
ya trasmitidos a la institución de archivos competente en r a h n
de su valor archivístico)). 2. ((Institución responsable de la aco-
gida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los
documentos)). 3. ((Edificio o parte de edificio donde los docu-
mentos son conservados y servidos)).
Para A. Heredia7, ((archivo es uno o mas conjuntos de do-
cumentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institu-
ción pública o privada en el transcurso de su gestión, conserva-
dos, respetando aquel orden, para servir como testimonio e in-
formación para la persona o institución que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia)).
Salta a la vista que, en lo esencial, las siete definiciones consi-
deradas son coincidentes. Desde Jenkinson en adelante, todos los
autores confluyen en una serie de aspectos constitutivos del con-
cepto de archivo, por lo menos en su primera acepción, es decir,
en tanto fondo documental. Schellenberg nos proporciona una
visión que, a primera vista, podría resultar parcial o reducida, pe-
ro que no es tal sino fruto de la idiosincrasia archivística nortea-
mericana, extendida a otros países, que diferencia records niuiiu-
gement (literalmente traducido como gestión de documentos)
y urchives udmiriistrutiori (administración de archivos), algo que
veremos más adelante. Esta es la razón por la cual el eminente
archivero norteamericano se refería Únicamente a la documenta-
ción histórica.
Venciendo la tentación de añadir una nueva definición, nos li-
mitaremos a analizar las características que constituyen el concep-
to de archivo8, y aparecen recogidas por los autores estudi,'1 d os:
1. ¿Que compone el archivo? Todos coinciden, obviamente,
en los documentos. Se trata de un conjunto de documen-
tos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material.
 Desde el punto de vista de sus caracteres externos, cual-
quier documento piicde formar parte del archivo.
2. ¿Quién crea, produce o gcncra un archivo'? Cualquier per-
sona física o jurídica, o sea, un individuo, una familia, un
organismo público o privado, o una parte de éstos.
3. ¿,Cómose forma un archivo'? Mediante el ejercicio de la ac-
tividad propia de esa entidad, que da lugar a la tramita-
ción de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa
en forma de documentos. Por consiguiente, se produce en
el transcurso de un proceso natural, el propio de cada cual.
Así, una administr~ciónpública, una fábrica de máqui-
na-herramienta, un individuo, producen y reciben docu-
mentos. En ningún caso es ésta su función primordial, sin
embargo se desprenden de su ejercicio, del desempeño de
sus actividades. Por ejemplo, los tres producen documen-
tos contables, de propiedad, correspondencia, etc., además
de otros tipos que les son específicos.
4. ¿Para qué se producen los documentos? No por capricho,
sino para cubrir diversas necesidades: en primer lugar, pa-
ra la gestión administrativa que, en el caso de los organis-
mos públicos, incluye la información a los ciudadanos;
después, por el interés que puede ofrecer como fuente de in-
formación, para la investigación y para ia difusión cultural,
aunque esto es más una consecuencia que una finalidad.
5. Pero no es suficiente con que sean documentos producidos
por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad, para
obtener información, además, debe ser conservada -bien
por sus creadores, bien por sus sucesores- de forma orga-
nizada, respetando el orden según el cual fueron creados,
manteniéndolos ligados por un vínculo necesario; en defi-
nitiva, deben ser conjuntos orgánicos. Para que se pueda
hablar de archivo, los documentos han de estar organiza-
dos y su información recuperable para su uso.
Además del contenido, el término archivo designa otras reali-
dades recogidas en el Dicciowrio tic t ~ ~ ~ ? l i l l ~ fir~~iii7jstjcu:
) i { ~ ~ í { ~ el
continente, o sea, los locales y las instalaciones, y el servicio que
94 administra ambos, es decir, el archivo entendido como institución.
2. Funciones de los archivos
En opinión de A. Tanodi' (1960) las funciones de los archivos
son: reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documen-
tos, lo que años más tarde V. Cortés" (1979) resumirá en tres: re-
coger, conservar y servir los documentos. En cualquier caso, de-
trás de estos objetos están las funciones de los archivos o, lo que es
igual, las amplias tareas encomendadas a su personal y que pode-
mos resumir en los siguientes aspectos:
1. Organización y puesta en servicio de la documentación ad-
ministrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para
la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de
decisiones.
2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los docu-
mentos que ya no son de uso corriente por parte de las ofi-
cinas.
3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración
para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos
que por su valor van a ser conservados indefinidamente,
y destruir el resto.
4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documenta-
ción en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios
de la archivística.
5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesi-
ble la información, mediante los distintos instrumentos de
descripción documental y valiéndose de las ventajas ofreci-
das por las nuevas tecnologías.
6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales
y equipamiento que garanticen su conservación integra en
el tiempo.
7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar
el archivo, queden firmemente establecidas y garantimdnb
mediante un reglamento del servicio.
 Orientado, todo ello, ii lograr la utilización efectiva y exhaus-
tiva del archivo como rccurso básico de información, al servi-
cio de:

La administración, entidad o persona generadora del archi-

vo, para proporcionarle cuantos documcntos, datos y refe-
rencias sean necesarios a su normal desenvolvimiento,
mayor rapideL y cficacia de gestión.
Los ciudadanos, de manera muy especial en los archivos
públicos, para ofrccerles las informaciones que soliciten
relativas a sí mismos, a la gestión de la entidad, etc., ga-
rantía de transparencia administrativa imprescindible en
todo Estado de derecho. Tiene tal importancia el dere-
cho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos
y registros públicos, que la Constitución lo eleva al ran-
go m i s alto en su artículo 10%; de este modo, bien sea
individualmente bien por medio de asociaciones, se ofre-
ce un instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el
creciente poder de la Administración sobre los adminis-
trados. Es decir, uno de los cimientos mas sólidos del in-
menso poder que el aparato administrativo posee reside
en la información, emanada de la cantidad de documen-
tos y datos que maneja. Por consiguiente, la única defen-
sa que le queda al individuo para contrarrestar la ten-
dencia al oscurantismo administrativo reside precisa-
mente en la posibilidad de inquirir, a través de los docu-
mentos, cuantos asuntos sean de su interés, y ello sola-
mente es posible por medio de un correcto servicio de
archivo.
~ La investigación y la difusión cultural. Este Último aspecto
tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposi-
ción de los ciudadanos los testimonios del pasado, no sólo
pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural
que nos brinda la historia y cuanto con ella se relaciona:
publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias... Sin olvi-
dar su misión en el sector especializado de la investigación
histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en
96 verdaderos divertimentos culturales.
 «El objetivo Último de todas nuestras actividades en tanto archi-
veros, debe ser hacer útiles para su uso los documentos a nuestro
cargo))’ ’.
3. Las etapas del archivo
Entendido como fondo documental, constituye un todo unita-
rio que atraviesa diversas etapas, establccidas en función del ciclo
de vida de los documentos”, principio establecido por la ar-
chivistica norteamericana. Este concepto, desarrollado en los
años treinta, tras el establecimiento del Archivo Nacional de los
Estados Unidos (1934), viene a significar que «la información do-
cumental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el
cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso)
y muere (fase de expurgo))). En resumen, se apreció que el docu-
mento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su elabora-
ción o recepción y durante un periodo más o menos corto de tiem-
po, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos
propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es
menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines para los que
había sido creado; hasta que al final se plantea bien su destruc-
ción, bien su conservación permanente. La mayor o menor intensi-
dad de su valor primario señala las distintas etapas del archivo,
que corren paralelas a los diferentes estadios por los que pasa la
documentación a lo largo del tiempo:
1 . El archivo de gestión. Los documentos en fase de tramita-
ción, así como los que son de uso frecuente para la gestión
de los asuntos corrientes, estlin bajo la responsabilidad
y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí
que sea más conocido como archivo de oficina. Tradicio-
nalmente se ha considerado que la documentación debe de
permanecer en esta fase durante cinco años una vez fina-
lizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la expe-
riencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias

’ I M . Roper: «Antiquarianism or information service. The viewpoint of il pro-

fesional archivist)), en Jrriius. 1992. 2. pág. 1 1 1.

’’ 1. A. Penn: Rrcords niunugmrnr huiidhook. Aldershot: Ashgate, 1992, págs.
9-12. 97
 ruones. La información Ú t i l para la gestión prescribe cada
vez en pluos más cortos, de modo que pasado un año, en
la mayoría dc los casos, los expedientes conclusos no son
empleados; por otra parte, las administraciones producen
en cinco años mucha mis documentación de la que razo-
nablemente pueden alojar en sus oficinas, con un coste
muy elevado y el inconveniente que la información redun-
dante añade: dificultar las búsquedas precisas.
El archivo administrativo. Solamente en las organizaciones
administrativas de gran volumen y complejidad se distin-
guen unos locales acondicionados como archivo adminis-
trativo; en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta
y las demás etapas.
Tan pronto como la documentación deja de ser utiliza-
da con frecuencia, de acuerdo con los plazos y procedi-
mientos establecidos por el archivero, las oficinas la remi-
ten a1 archivo. Ésta es la etapa de concentración de los do-
cumentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no
seguro. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso
o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas
regresar a la fase anterior. A partir de esta fase y en adelan-
te, la documentación está bajo la responsabilidad del
archivero. Transcurridos quince años desde su conclusión,
los documentos pasan a la etapa siguiente.
3. El archivo intermedio. Ahora, la documentación ha perdido
prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la
gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde
sus archivos administrativos a éste, caracterizado por ase-
gurar la instalación masiva de documentos a bajo coste.
Durante otros quince años más, es decir, hasta los treinta
de antigüedad, se procede a la valoración, selección y ex-
purgo, a fin de conservar lo pertinente.
4. El archivo histórico. A partir de este momento, la docu-
mentación seleccionada por su valor informativo, histórico
y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que
garanticen su integridad y transmisión a las generaciones
futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histó-
98 rico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
 En buena parte de la bibliografía española que trata el tema, se
caracteriza cada una de las etapas por el nivel de acceso a la infor-
mación por parte de los ciudadanos. Aunque ésta pueda ser una
realidad desafortunada, observada aún en muchas instituciones, la
legislación actual garantiza el acceso de los ciudadanos a la docu-
mentación pública con pocas excepciones; en consecuencia, no de-
be ser éste un elemento caracterizador.

4. Concepto de documento
Etimológicamente procede del latín «documentum», derivado
del verbo «docere»: enseñar, instruir; mas como quiera que este es
un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado
de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legis-
lativo'3.
Según el Diccionario de terminología urchiuística se entiende
por documento «la combinación de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para con-
sulta)). Los elementos que lo caracterizan son:
o El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser
desde una tablilla de barro hasta un disco Óptico.
o La información, es decir, la noticia que transmite.
o El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte,
ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos ...
Esta definición engloba al documento en sentido general, pero
el de archivo posee ciertos elementos diferenciado re^'^:
El carhcter seriado: los documentos se producen uno a uno
y con el paso del tiempo constituyen series (corresponden-
cia, actas...).
-- La génesis: se producen dentro de un proceso natural dc
actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de
su productor, no son algo ajeno a él.
 - La exclusividad: la información que contiene rara vez se en-
cuentra en otro documento con idéntica extensión e inten-
sidad, es exclusiva.
-- La interrelación: como principio general las piezas aisladas
(documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco,
su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjun-
to -la unidad archivística o expediente- y por las relacio-
nes establecidas entre sí.
El documento es al expediente lo que en química es el
átomo a la molécula.

5. Caracteres de los documentos

Una vez conceptualizado el documento, conviene abandonar
el singular para acercarnos a sus características y a las variantes
que podemos encontrar en un archivo: textos manuscritos, impre-
sos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. T. R. Schellenberg' '
-a quien seguiremos brisicamente en este epígrafe- estableció
que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estruc-
tura fisica (caracteres externos) como a su contenido sustantivo
(caracteres internos).
Caracteres externos:
- Clase.
- Tipo.

-- Formato.
- Cantidad.
- Forma.

Cmucteres internos.
- Entidad productora.
- Orígenes funcionales.

- Fecha y lugar de producción.

~- Contenido sustantivo.

'' T. R. Schellenberg: Ticiiicus descriptiius dr urchii>os.Córdoba (Argentina):

100 Universidad Nacional, 1961, págs. 17-39.
 Los conceptos dr circliiiw y documenio

CARACTERES EXTERNOS

La clase: está determinada por el procedimiento empleado pa-

ra transmitir la información, así tenemos documentos:
0 Textuales: transmiten la información mediante texto escrito,
sea manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto
por excelencia de las administraciones y los más abundantes
en los archivos.
o Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colo-
res... para representar la información: mapas, planos, dibujos,
fotografias, diapositivas, transparencias, microformas, etc.
o Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, cü-
si siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc.
o Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el soni-
do, aunque los primeros ejemplos carecían de este Último as-
pecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.
o Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno
de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, dis-
kettes, CD ROM, etc.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente
fisico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su es-
tructuración en el documento, y deriva de la acción representada.
Así, la acción consistente en plantear preguntas se materializa en
un tipo denominado cuestionario, donde la información se estruc-
tura de forma netamente diferenciada respecto de otros tipos do-
cumentales. Si se trata de legislar, será una ley, si de informar un
informe... A pesar de las apariencias, el asunto es más complejo y,
aunque debería ser la diplomática quien resolviera los problemas
existentes, faltan estudios de tipología documental.
El formato: está en función de la forma de reunirse los docu-
mentos y del soporte así, por ejemplo, en el caso del papel habla-
mos de legajos, volúmenes... DIN A3, A4, etc., si se trata de un dis-
kette podrá ser de 5 114 o de 3 112 pulgadas, etc.
La cantidad se refiere al número de unidades (volúmenes, lega-
jos, documentos...) y al espacio que ocupan los documentos (me-
tros lineales). 101
 Ln forma: nilis conocida con el término diplomático de tradi-
ción documental, coiisistc cn la ingenuidad, es decir, la condición de
original o copia y SLIS distintas variantes: copia simple, certificada ...

CAKAC'TERES INTERNOS

La entidad productora: es decir, el autor del documento, que

puede ser una persona fisica o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha produci-
do un documento, tomando en consideración, y por este orden, la
función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado. Por
ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro
de la cuai la contratación de trabajadores es una actividad y, entre
otras, la redacción de un contrato de trabajo específico es uno de
los trámites que se realizan.
La fecha y el lugar de producción: también denominado data-
ción crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo y en
el espacio.
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un docu-
mento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción.
Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la contratación de
una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales. El
contenido puede ser:
o Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos
y bien definidos, por ejemplo: un expediente personal, judi-
cial, etc.
o Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elemen-
tos muy amplio, como es el caso de un censo de población.
o Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diver-
sas, por ejemplo una memoria de gestión.

6. Los valores del documento

Los valores del documento de archivo dependen del fin por el
102 cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario, y, además,
de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad, conocido
como valor secundario.
El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en
cuanto tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una acti-
vidad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta
fehacientemente por medio de la redacción escrita: es el valor ad-
ministrativo. Por ejemplo: una, varias o el conjunto de las inscrip-
ciones del registro civil tienen como valor administrativo el deriva-
do de la función de control de la población que ejerce el Estado.
Mas este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo des-
de el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo
comporta un valor paralelo, el valor legal, jurídico o probatorio,
cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos años en unos
documentos, hasta lo imprescriptible en otros. Todo documento,
aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica, puede tener
un valor legal. Así, en el ejemplo anterior, el valor probatorio de la
inscripción registra1 no prescribe nunca.
Cumplido ya un periodo vital en el proceso administrativo, el
documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de
servir como fuente para la investigación histórica y para la acción
cultural: es el valor secundario, también denominado histórico
o permanente. Así con los asientos del registro civil podemos re-
construir un árbol genealógico hasta mediados del siglo X i X
(aprox. 1860). Con algo tan frío como los presupuestos generales
del Estado, podemos revivir la fiscalidad de una epoca y su inci-
dencia sobre las condiciones de vida de la población, establecer la
orientación del gasto y poder así desvelar el modelo económico de
desarrollo, los servicios prestados, etc.
Muchos autores" consideran que dentro del valor primario
debe incluirse el financiero o fiscal, pero creemos que es u n valor
puramente administrativo en tanto las financieras son funciones
de naturaleza administrativa. Por otra parte, se pueden distinguir
otros valores, así el Dicciottrrrio de frrniinologíu urcliiiisfirw reco-
noce además de los vistos: el valor informativo y el intrínseco. El
 primero lo define como aquél que poseen «los documentos utiliza-
dos con fines de referencia o investigución, independientemente de
su valor corno testimonio para la historia de la institución produc-
tora)), lo cual no dejaría de ser un valor también histórico por
cuanto ilustra aspectos diferentes a los de su productor. El
intrinscco ((depende de factores tales como su contenido, las cir-
cunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de se-
llos)), en definitiva, un valor derivado de la solemnidad del docu-
mento o de su rareza, lo que no deja de ser administrativo.
Los valores del documento están íntimamente relacionados
con el ciclo de vida documental y, al mismo tiempo, con las etapas
del archivo, pues son aspectos simultáneos. Asimismo, desempe-
ñan un papel fundamental en el proceso de valoración de los do-
cumentos (de ahí su nombre), previo a la selección y al expurgo.

104
 5.
Los sistemas
archivísticos

Introducción
Al abordar este tema topamos con un exceso de posibilidades
para estudiar así como con diversos enfoques posibles. El plantea-
miento que realizamos en el presente capítulo consiste en analizar
cuatro aspectos, fundamentales a nuestro entender: los organismos
internacionales, los sistemas nacionales, los de otros países y los de
la Unión Europea. En cuanto a los primeros hemos preferido cen-
trarnos en el que más incidencia tiene en este campo, el Consejo
Internacional de Archivos, sacrificando los sistemas archivísticos
de los organismos internacionales en aras de la brevedad. Al tratar
el sistema archivístico español también se echará en falta la refe-
rencia a una de las categorías de archivos más activas, nos referi-
mos obviamente a los municipales; sin embargo, tanto su número
como la poca nitidez de sus sistemas nos han inclinado por lo con-
trario, aunque existen ejemplos bien perfilados como es el caso
barcelonés'.
En todos los casos hemos dejado fuera los archivos parlamen-
tarios' y los militares que, habitualmente, no están sujetos al siste-
ma general.

' Guiii de I ' A n i u Mirnicipul (Ir ~ U K d ( J i i U .Barcelona: Ayuntamicnio, 1992, 03

págs.
G . Buchstab: «Les archives parlamentaires européens: structures iiattirc dch
fonds- accesibilitt. des documents», en Juiius. 1993, 2, págs. 42-48. 105
 1. Organismos ixite~n~cionales:
la Unesco y el Consejo Internacional
de Archivos (CIA)
Los orígencs de la cooperación archivística internacional se re-
montan a 1910, cuando se celebró el I Congreso internacional de
archiveros y bibliotecarios, en e1 marco de la Exposición Universal
de Bruselas3. Aunque se produjeron diversas iniciativas posteriores,
no hubo nada relevante hasta el término de la 11 Guerra Mundial.
En 1946 se concibió la idea de crear una organización internacional
de los archivos, impulsada por los profesionales estadounidenses.
Dos años más tarde, bajo los auspicios de la Unesco, se fundó un
Consejo Internacional de Archivos provisional hasta su definitiva
constitución en 1950, fecha en la que se celebró el 1 Congreso Inter-
nacional de Archivos (París). Este organismo4 nace ante la necesi-
dad de prestar apoyo y cooperación activa a las organizaciones es-
pecializadas no gubernamentales y a los expertos.
En su primera época, la Unesco a través del CIA centró sus
esfuerzos en tres direcciones:
o Una amplia campaña de microfilmación de fondos docu-
mentales en Latinoamérica, Asia y África.
o Un proyecto, aún en curso, para la preparación y publica-
ción de guías de fuentes para la historia de las naciones.
o Un conjunto de publicaciones profesionales, tales como la
revista Archimtii, un manual sobre archivística en las regio-
nes tropicales, otro sobre construcciones de archivos, etc.
En 1967, la Unesco crea el Departamento de Documentación,
Bibliotecas y Archivos (DBA), para coordinar la formulación y la
ejecución de un programa perinaneiite y de bases amplias.
Los esfuerzos se concentraron en la planificación a escala re-

.' E. G. Franz: ((Le Cons5I Intcriinliond des Archivcs, ses rcalisníions eí son
avenir)), en ilrdiii.r,s rf hihlioi/~<;ycrc~s ile Rthqiyw. LV. 1-4, 1984. págs. 3-78.
A F. B. Evans: «La Uiicsco y ci desarrollo de los iirchivosn, en RUCIBA. IV. 3.
j u l ~ ~ ~ - s ~ p ~ ~ págs.
e m b r168-186.
e, 3. M. Mala: <<Laacción internacional en materia de
archivos), en Amilisis Y Iiic.rsritici<.i<rfiesC'uliitrulr,s, 18, enero-marzo, 1984, 37-42. J.
106 P. Wotioí: «The I i ~ t e r n ~ i i i ~CounciI
n ~ I on Archives)), en .f~inus,1993, 7. págs. 7-1 i .
gional del desarrollo de los archivos, la investigación y la asisten-
cia; particularmente en materia de formacibn y orientación tfcni-
ca, y en la protección de los archivos que integran el patrimonio
de la humanidad. El CIA, mientras tanto, continúa con la publica-
ción de estudios técnicos y manuales, entre otras actividades.
Paralelamente se crea el programa de desarrollo de sistemas
nacionales de información (NATIS), que antes de salir ;I la IUL fue
absorbido por UNISIST, programa intergubernamental para el
desarrollo compatible de sistemas y servicios de informacibn
científica y tecnológica, con el objeto de facilitar su interconexión
y mejorar la transferencia de información.
En 1977 la mayoría de las funciones y actividades del DBA se
combinaron con los del programa UNISIST para formar la Divi-
sión del Programa General de Información (PGI).
El CIA continuaba con sus actividades preparando, entre otros
trabajos, una guía de los archivos de los organismos de la O N U ,
así como un glosario internacional plurilingüe.
Dentro del Programa General de Información (PGI) se vio la
necesidad de fomentar y desarrollar los servicios de archivo, como
factores positivos para la conservación y difusión del patrimonio
cultural y de la identidad nacional y, sobre todo, como instrumeii-
to de la eficacia administrativa. De ese modo se creó en 1979 un
programa de bases amplias y a largo plazo para fomentar el desa-
rrollo de sistemas y servicios modernos de gestión de archivos
y documentos denominado RAMP (Programa para la Gestibn de
Documentos y Archivos). Los objetivos del RAMP son:

1.Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y compren-

sión totales del valor y utilidad de los documentos y archi-
vos como recursos de información basica, particularmente
en lo que se refiere a la planificación y desarrollo, y conjun-
tamente con otros servicios de información.
2. Ayudar a los estados miembros que lo soliciten a organizar
y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de docu-
mentos y los archivos necesarios para aprovechar total
y eficazmente esos recursos de información básica.

El RAMP es un componente del programa global del PGI,

en el que se destaca la necesidad de enfocar el desarrollo de 10s 107
 archivos con un criterio más dinámico y más orientado hacia el
usuario que en el pasado, incidiendo en la necesidad apremian-
te de que los gobiernos puedan tener un acceso más fácil a la in-
formación contenida en sus documentos y archivos, de manera
que sean útiles en la planificación y en el desarrollo social y eco-
nómico.

El Consejo Internacional de Archivos realiza su propio progra-

ma a través de un conjunto de organismos que configuran su es-
tructura y le dotan de una especial riqueza en su actividad. Éstos
son:
1. Los miembros: se reparten según las categorías siguientes:
A. Direcciones estatales de archivos. B. Asociaciones profe-
sionales de archiveros. C . Instituciones archivísticas. D.
Miembros individuales.
2. La Asamblea general: se reúne cada cuatro años en el mar-
co de los congresos internacionales de archivos, es el orga-
nismo director y de control del CIA, al cual pertenece: re-
cibir y examinar los informes de la Secretaría y de los
diferentes órganos del Consejo, modificar los estatutos y la
organización, elegir el Comité ejecutivo y fijar el montante
de las cotizaciones. El derecho de voto está reservado a los
miembros de las categorías A y B.
3. El Comité ejecutivo: a quien se confía la dirección del CIA
en los intervalos entre congresos. Está formado por el pre-
sidente, los dos vicepresidentes y catorce miembros elegi-
dos por la Asamblea.
4. El Bureau: sus miembros, designados por el Comité ejecu-
tivo, son: el secretario general, el secretario general adjun-
to, el tesorero y el secretario ejecutivo. Las tareas adminis-
trativas corrientes del CIA han sido confiadas desde el pri-
nicipio al secretario general y a su adjunto, mas debido
a su volumen, desde los años sesenta se creó una Secretaría
permanente en París.
Aparte sus Órganos de gobierno y administrativos, cuenta con
los siguientes organismos de elaboración y ejecución de su pro-
108 grama:
1. El Congreso Internacional de Archivos, que se reune cada
cuatro años.
2. La Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de los
Archivos, se reune todos los años, salvo los que coinciden
con los congresos internacionales.
3. Las comisiones, tales como la Comisión de Desarrollo de
Archivos, que coordina la acción de las ramas regionales,
diseña la política de promoción del desarrollo archivístico
y administra el fondo especial del Consejo para dichos fi-
nes. La Comisión de Publicaciones: periódicas y monográ-
ficas, y otras más recientes como la Comisión de Manteni-
miento del Programa y la Comisión ad hoc sobre Europa.
4. Ramas regionales, que encuadran a los miembros del Con-
sejo situados en una determinada región de países en desa-
rrollo y constituyen verdaderas organizaciones internacio-
nales regionales con su propia estructura y programa. Son
diez: África central, África oriental y austral, África occi-
dental, América latina, Países árabes, Asia del sudeste, Asia
del sur y del oeste, Asia oriental, Caribe y Pacífico sur.
5. Las secciones, formadas por instituciones y personas
miembros del Consejo con intereses profesionales particu-
lares o actividades similares: la de asociaciones profesiona-
les, la de archivos de organizaciones internacionales, la de
archivos del mundo del trabajo y de los negocios, la de
archivos municipales, la de enseñanza de la archivística
y formación de archiveros, etc.
6. Los comités profesionales permanentes, encargados de rea-
lizar los estudios o actividades correspondientes a un cam-
po especializado de la archivística. Hoy existen los de
formación profesional, informática, conservación y restau-
ración, reprografía, sigilografía, archivos de empresas, ar-
chivos literarios y artísticos, archivos administrativos,
archivos de arquitectura, documentos electrónicos, asuntos
jurídicos, fuentes orales, tecnologías de la imagen, archi-
vos audiovisuales,...
Desde 1990, tanto los comités como las secciones publi-
can sus trabajos en la revista Janus. 109
 7. Los grupos de trabiijo y comités r r d hoc, como sostenimien-
to de prograinns específicos y coyunturales del Consejo.
8. El Comitk de redacción de Arcliii)uni, revista del Consejo.
En total, las publicaciones del CIA se acercan a las ciento cin-
cuenta, entre volúmenes de A r c h i c w i , guías de fuentes para la his-
toria de las naciones, manuales, estudios, actas de congresos, con-
ferencias y coloquios. A lo que se deben añadir los más de cincuen-
ta estudios del R A M P publicados desde 1980.

2. El sistema archivístico español

La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de
la organización política y social del país, por lo tanto muy cam-
biante en los Últimos años. El sistema archivístico español se con-
forma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido
por el reparto de competencias entre el Estado y las comunidades
autónomas.
El articu!o !49.!, apartado 28.u establece las competencias
exclusivas del Estado por lo que se refiere a ((Defensa del patri-
monio cultural, artístico y monumental contra la exportación
y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titularidad es-
tatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las comunidades
autónomas)). Por su parte, el artículo 148.1, declara las materias
sobre las que las comunidades autónomas pueden asumir compe-
tencias y las especifica en su apartado 15.u: «Los museos, biblio-
tecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad
Autónoma)). Si bien no se hace referencia explícita en el texto,
todas las comunidades han incluido los archivos en sus respecti-
vos estatutos. De este modo se perfilan las bases constitucionales
del sistema archivístico español, bajo el principio del reparto
competencia1 entre el Estado y las autonomías. El primero ejerce
su competencia exclusiva sobre los componentes del sistema
archivístico estatal, es decir los archivos y organismos archivísti-
cos dependientes de la Administración central; mientras que las
segundas ejercen competencias exclusivas sobre los archivos
y organismos propios, así como la ejecución de la legislación es-
110 tatal que no se reserve ei primero.
 Fruto del reparto competencial, existe una legislación estatal
de general aplicación, la Ley del Patrimonio Histórico Español
( 1985)5 y los decretos posteriores de desarrollo; por otra parte, esti
la legislación autonómica que comienza con la Ley de Archivos de
Andalucía (1984) y continúa hoy en día. En este capítulo no vamos
a realizar un análisis exhaustivo de la legislación archivística espa-
ñola, nos limitaremos a abordar los aspectos que perfilan los dife-
rentes sistemas archivísticos existentes, dejando todo lo relativo al
acceso a la documentación y otras cuestiones para los capítulos
posteriores de su razón.
A pesar de todo, el sistema archivístico español esti aún insufi-
cientemente perfilado, por varios conceptos:
1. La Ley del Patrimonio Histórico Español no ha sido desa-
rrollada suficientemente, por lo que no hay un esquema le-
gal preciso.
2. La gestión de algunos archivos de titularidad estatal (va-
rios regionales y muchos provinciales) están en proceso de
transferencia a las comunidades autónomas.
3. Entre éstas, existe gran desigualdad tanto competencia1 co-
mo legislativa, por lo que no es posible definir un modelo
autonómico de organización de archivos.
En definitiva, nos encontramos ante un sistema archivístico en
proceso, si no de creación, al menos de perfiladura, el cual, como
veremos, necesita armonizar y normalizar sus planteamientos.

2.1. El sistema archivístico estatal

Es competencia del Ministerio de Cultura, bien que desde el
punto de vista legal no es muy preciso, por cuanto el reglamento
que debería desarrollarlo, de acuerdo con la LPHE, lleva varios
años en fase de redacción6. La política ministerial en este sector

Ley 13/1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Espaiiol; BOE 155, 2 0

de junio de 1985, pigs. 20.342-20.352.
Comisión de reglamento: ((El reglamento como medio de normaliznción
archivístican. en Priinercts jornudus sohrr nirtocloloyíu puru lu ident[ficuc.icírr y iwlorci-
i i h (/e$ d o s tlocunreiitules de las udnririistruciont.s púh/i<,trs.Madrid: M iiiisterio de
Cultura, 1992, págs. 61-68. 11 1
 está encomendada a la Dirección General de Bellas Artes y Archi-
vos, quien la desarrolla a través de la Dirección de los Archivos
Estatales en el ámbito de su competencia, que actualmente se re-
duce a los archivos de la Administración central, a los históricos
nacionales, regionales y a los provinciales, bien que la gestión de
muchos de estos últimos ha sido transferida a las comunidades
autónomas correspondientes. Las tareas encomendadas a este de-
partamento se traducen en una serie de programas’:
l. Conservación y renovación de las instalaciones a su cargo.
7
1. Aplicación de las innovaciones tecnológicas a los archivos:
proyecto de informatización del Archivo General de In-
dias, plan de informatización de la red de archivos, plan de
microfilmación de documentos.
3. Recuperación de archivos.
4. Coordinación de archivos de la Administración.
5. Asistencia técnica y difusión.
6. Relaciones internacionales.
El sistema está compuesto por una serie de órganos y de cen-
tros dependientes de la mencionada dirección, contando con el
concurso de otros órganos de más amplia competencia.

2.1.1. órganos
1. El Centro dr Inf0rmución Documental de Archivos ( C I D A )

Entró en funcionamiento en 1979 y tiene como misión funda-

mental el hacer accesible la información documental y bibliográfi-
ca archivística a todas las esferas interesadas en ella, con una triple
finalidad:
1. Garantizar la protección del Patrimonio Documental de la
Nación.
2. Facilitar el acceso a la documentación con fines de investi-
gación.

’ M. Vázqucz de Parga: «El sistema archivístico español)), en A L A , 7, 1988,

112 pags. 30-33.
 3. Hacer accesible a los profesionales de los archivos la bi-
bliografía especializada.
Para la consecución de sus fines desarrolla una serie de progra-
mas:

a) De información documental, basado en la elaboración

y difusión de los instrumentos que faciliten el conocimien-
to y localización del Patrimonio Documental de la Na-
ción, así como la comunicación entre los investigadores.
Los principales logros en este terreno consisten en una se-
rie de bases de datos automatizadas:
- El Censo-Guíu de Archivos: donde se recoge informa-
ción sobre buena parte de los archivos del país, tanto
públicos como privados, con datos relativos a su direc-
ción, horarios, condiciones de acceso, servicios al públi-
co y breve descripción de los fondos, incluyendo sus fe-
chas límite y el volumen de los mismos.
~ La Guía de Investigadores en los archivos del país, ela-
borada con los datos recabados de los archivos del sis-
tema estatal, así como con los facilitados por todos los
demás centros que responden a las encuestas anuales.
- Las guías de fuentes: consisten en bases de datos sobre

las fuentes para la historia existentes en nuestro país,

entre las que cabe destacar la Guíu de Fuentes pura la
Historia de Itulic y Espuñu, así como la Guíu de Fuentes
sobre la Guerru Civil.

b) De información bibliográfica, basado en la biblioteca espe-

cializada en archivística que recoge monografías y cerca de
cuatrocientas revistas relativas a la archivística y a las
ciencias relacionadas. Toda la información está recogida
en una base de datos automatizada (BARC) y, además, se
difunde por medio del Boletín de InfOrrnución, publicación
trimestral en la que se da noticia sobre bibliografía profe-
sional ingresada en la biblioteca.
Asimismo el Centro ofrece una serie de servicios a sus usuarios,
consistentes en:
 Acceso a todas las bases de datos a través de la red PIC
(Puntos de Información Cultural) del Ministerio de Cultura.
- Difusión gratuita del BokINi de lnfimzación, así como de
los duplicados de monografías y revistas.
~~ Búsquedas bibliográficas y asesoramiento en la materia.
~ Reproducción de artículos de revista reseñados en el boletín.
~~ Traducción al castellano de artículos en lenguas eslavas
y alemán.
~ Orientación sobre localización de fuentes históricas.
Sin pretender establecer una clasificación al respecto, podemos
afirmar que el Centro de Información Documental de Archivos es
uno de los mejores servicios prestados a la comunidad archivística
española.

2. La Juntu Superior de Archivos'

Es un Órgano consultivo dependiente de la Dirección de los
Archivos Estatales, cuyas funciones consisten en:
1.Elevar al Director general de Bellas Artes y Archivos pro-
puestas conducentes a mejorar la investigación, conserva-
ción, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes
integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.
2. Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando sea con-
sultada por el mencionado director.

Los organismos que a continuación se relacionan dependen de

la Dirección General de Bellas Artes y Archivos y, aunque tienen
un campo de actuación más amplio, inciden directamente en la
política archivística del Estado.

3. El lristituto de Conservación y Restauración

de Bienes Culturales ( I C R B C )
Tiene asignadas, entre otras competencias, la elaboración de
planes para la conservación del Patrimonio Histórico Español. Se
estructura en tres departamentos:

Orden del Ministerio de Cultura de 1 I de febrero de 1992, BOE 51, de 28 de

114 febrero, pág. 7.003.
 Información e investigación. Gestiona los planes y necesi-
dades que su denominación determina.
Monumentos y arqueología. Su competencia se centra en
la conservación del Patrimonio Arquitectónico y Arquco-
lógico.
Bienes muebles. Este departamento asume las obras de iir-
te y, lo que más nos interesa, los bienes del Patrimonio
Documental y Bibliográfico a través del Servicio de Libros
y Documentos. Éste asume parcialmente las funciones del
anterior Centro de Conservación y Microfilmación Docu-
mental y Bibliográfica (CECOMI), integrado ahora en el
ICRBC.
El actual Servicio de Libros y Documentos, ademhs
de la obligación de restaurar los bienes correspondientes
del Patrimonio Histórico, tiene encomendado el aseso-
ramiento técnico respecto de las instalaciones de archi-
vos y bibliotecas estatales y, muy especialmente, de los
talleres de restauración ubicados en sus dependencias.
Esta doble función de restaurar y asesorar en la mate-
ria responde a la imposibilidad de que el propio Servicio
pueda atender todas las solicitudes recibidas, y cubrir la
necesidad urgente y constante de intervenir en los fondos
deteriorados de los numerosos archivos y bibliotecas de
nuestro territorio e, incluso, de las múltiples solicitudes di-
rigidas desde el extranjero.

El Servicio Nucionul de Microfilni

Las tareas concernientes a la microfilmación han quedado a su

cargo. Tiene por finalidad la reproducción de los fondos documen-
tales y bibliográficos, para:

1. Aportar mayor seguridad en la conservación.

2. Completar series y fondos repartidos entre diversos archi-
vos y bibliotecas.
3. Hacer ampliamente asequible al investigador y al estudio-
so el caudal informativo de estas fuentes culturales. 115
 Este Servicio publica el catálogo de sus ediciones en microfilm,
actualizándolo anualmente. Dicho catálogo contiene información
sobre los archivos de donde proceden las series microfilmadas, los
títulos de las mismas, años que abarcan, signaturas de las unidades
de instalación que ocupan, número de microformas y número de
la edición.

5. El Consejo del Putrimonio Histórico

Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicación y el
intercambio de programas de actuación e información relativos al
Patrimonio Histórico Español entre las administraciones estatal
y autonómicas.

6. Lu Juntu de Calificación, Valoración y Exportación de Bie-

nes del Putrimonio Histórico Español
Posee las siguientes funciones:
1. Dictaminar las solicitudes de permiso de exportación.
2. Informar las solicitudes de permiso de exportación tempo-
ral del territorio español.
3. Fijar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los
efectos de determinar la correspondiente sanción.
4. Valorar los bienes que se pretenda entregar al Estado en
pago de la deuda tributaria y realizar todo tipo de valora-
ciones.
5. Valorar los bienes que el Ministerio de Cultura proyecte
adquirir con destino a las bibliotecas, archivos y museos de
titularidad estatal.

7. La Cornisión Superior Culificadora de Documentos

Adniinistrutiiios
A regular mediante decreto, le corresponderá el estudio y dic-
tamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de
los documentos de la Administración del Estado y del sector pú-
blico estatal, así como su integración en los archivos y el régimen
116 de acceso, valoración, selección y expurgo.
 2.1.2. Centrosg
ARCH~VOS
NACIONALES

Archioo Generul dr Simuncus

Carlos 1 dispuso entre 1540 y 1544 que se llevara a Simancas la
documentación real custodiada en Medina y, cinco años más tarde
(1 549), funda definitivamente el Archivo General del Reino en el
castillo de Simancas.
Felipe 11 manda construir en dicho castillo, quince años des-
pués, un edificio para guardar toda la documentación de la Coro-
na y Real Patrimonio. Sin embargo, será en 1588 cuando adquiera
carta de naturaleza mediante la ((Instrucción para el Archivo Real
de Simancas)),en la cual se ordena la transferencia periódica de los
documentos producidos por los órganos de gobierno, procedi-
miento que se mantuvo hasta mediados del siglo xix.
Hoy el Archivo General de Simancas está compuesto por 28
secciones, con un total de 712 series. Las secciones responden
a otras tantas instituciones de procedencia: los consejos, las secre-
tarías y, sobre todo, documentación de naturaleza hacendística,
que comprende 13 secciones.

Archivo Histórico Nacional

Creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes
e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortiza-
ción de Mendizabal. Con el tiempo se fueron agregando otros fon-
dos de procedencia heterogénea, desde la Administración del Esta-
d o e instituciones, hasta archivos privados y colecciones.
Dividida en 15 secciones, sus fondos ocupan más de 35 kms. de
estanterías. Algunas de las secciones más importantes son:
Consejos suprimidos. Compuesta por los fondos procedentes
de cinco consejos: Castilla, Aragón, Indias, Hacienda y Cruza-
da.

Un buen resumen lo ofrece A. Matilla: «Historia de los archivos españoles

Y SUS fondos documentales», en Aiiúlisis c fniwtiyucionrs Culfurulcs. 1 X. 1'9x4, pi~gs.
11-39. Todos ellos cuentan con al menos una guía publicada por el Ministerio de
Cultura. 117
 Clero secular y regular. La docunientnción procede fundamen-
talmente de monusterios y conventos, iglesias, colegios ...
y otras instituciones eclesiásticas sobre las que incidieron las
leyes desamortizadoras del siglo XIX.
Guerra civil. Compuesta por fondos recopilados por 10s Servi-
cios Documentales de Presidencia del Gobierno, como fuente
de información sobre los partidos políticos y organizaciones
sindicales, y al servicio del Tribunal Especial para la Represión
de la Masonería y el Comunismo. Contiene archivos de orga-
nizaciones políticas, sindicales, culturales y religiosas (protes-
tantes), expedientes personales de encausados, fondos del ejér-
cito y otras instituciones republicanas, del Gobierno de Euska-
di, de la Generalitat de Cataluña, etc.

Archivo de ~ L Coromi
I de ArLiyciii

Creado en 1180, recoge la documentación de la monarquía

aragonesa, importante no sólo para la historia de esta corona, sino
también para amplias zonas de Francia y de casi toda Italia du-
rante la Edad Media. A este núcleo originario se han añadido
otros fondos, como el de la Audiencia Territorial de Barcelona,
fondos notariales, el Archivo del Real Patrimonio... Tiene como
anejo el Archivo Intermedio de la Administración del irea catala-
na situado en Cervera.

Archivo Generul de lndius

Fundado en 1785, con la idea de reunir en un sólo depósito

toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de
las posesiones de ultramar. Esta concentración perseguía ventajas
para el desarrollo de la burocracia gubernamental y disponer, por
otra parte, de la necesaria información para escribir unti historia
de la obra de España en las Indias, como réplica a las acusaciones
de abusos coloniales.
Sus casi cuarenta mil legajos de documentación, distribuidos en
trece secciones, abarcan desde 1492 hasta 1892, y comprenden toda
América del Sur (excepto Brasil), la Central, Méjico y el sur de los
Estados Unidos (California, Texas, Nuevo Méjico, Luisiana, Flori-
1 18 da...), ademis de las Filipinas y algunas otras posesiones del Pacífico.
 Archivo Generul de la Administruciíín

En 1858 se crea el Archivo General Central, situado en el pala-

cio arzobispal de Alcalá de Henares, al que durante ochenta años
remitieron sus documentos los ministerios y otros órganos admi-
nistrativos, pero en el verano de 1939 y como secuela de la Guerra
Civil fue destruido por un incendio.
Habrá que esperar hasta 1969 para que se cree su sucesor, el
Archivo General de la Administración Civil, concebido como de-
pósito intermedio, es decir, de valoración y selección de la docu-
mentación que va a ser definitivamente conservada como históri-
ca, y de la que será destruida.
A él envian remesas regulares de documentación los ministe-
rios y demás organismos de la Administración Central del Estado.

ARCHIVOSREGIONALES
Archivo del Reino de Valenciu

Creado por Felipe V para concentrar la documentación de las

distintas instituciones forales, no se hizo efectivo hasta 1810 en que
comenzaron a llegar algunos fondos (Archivo Real, Real Audien-
cia...) y terminaron en 1959 con el ingreso de los registros de la
Contaduría de Hipotecas. Su gestión ha sido transferida a la Co-
munidad Valenciana.

Archivo del Reino de Guliciu

Formado por los fondos de la Real Audiencia instituida en

1480 por los Reyes Católicos para la administración judicial de
'Galicia. En la actualidad se han unido a los fondos de carácter ju-
dicial, el Archivo Provincial de La Coruña. Su gestión, como la de
los histórico provinciales de la comunidad, ha sido transferida.

Archiilo del Reino de Mullorcu

Lo componen los fondos documentales de las instituciones del

viejo reino balear desde el siglo XIII:notariales, contadurías de
hipotecas, servicios perifericos, así como algunos fondos particula-
res. Transferido en su gestión a la Comunidad Balear. 119
 Archiros d e l r r s C/icincil/críiis
La Real Chancillcria de Valladolid y la Real Chancillería de
Granada eran una suerte de audiencias territoriales que entendían
en grado de apelación en asuntos judiciales de todo tipo, así como
en la expedición de las ejecutorias de hidalguía. Son fondos judicia-
les que comienzan en el siglo X V y finalizan en 1834. En el caso de
Granada, su gestión ha sido transferida a la Junta de Andalucía.

ARCHIVOSHISTÓKICOS PROVINCIALES
Existentes en prlicticamente todas las provincias, recogen los
fondos notariales de las mismas, las contadurías de hipotecas y la
documentación de los servicios periféricos de la Administración
estatal. Reservándose ésta su titularidad, la gestión de un número
significativo de los mismos ha sido transferida a las respectivas co-
munidades autónomas.

Los archivos del poder ejecutivo (ministerios, Presidencia del

Gobierno, Consejo de Estado, organismos estatales, empresas pú-
blicas), íos del poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder
judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, etc.), así como
los del ejército, quedan fuera de este embrionario y parcial sistema
archivístico dependiente de Cultura, puesto que su adscripción or-
gánica a sus respectivas instituciones los mantienen desvinculados
del referido sistema. Algo que, como veremos, también sucede en
otros países de nuestro entorno.

2.2. Los sistemas archivísticos de las

comunidades autónomas
Casi todas las comunidades autónomas han diseñado sus res-
pectivos sistemas archivísticos con grados de concreción muy desi-
guales, ya mediante leyes de archivos, ya diluidos en las de patri-
monio histórico a imitación del Estado". Recordemos, antes de

"' Andriluciit: Lcy 3,:19XJ, de 9 de enero, de archivos; BOJA 4, 10 d e enero.

Cataluña: Ley 6/1985, de 26 de abril, de archivos; DOGC 536, 10 de mayo. Aragóii:
Lcy 6/1986, dc 2X de noviembrc, de archivos; BOE 301, 17 de diciembre. Gaiicia:
120 Decreto 307;'1989, de 23 de novicmbrc, de archivos; DOG 23, I de febrero de 1990.
continuar, que estos sistemas se encuentran en una fase aún inci-
piente; en consecuencia, cuanto aquí se diga al respecto variare en
poco tiempo, así por desarrollo de los ya existentes como por la
creación de nueva planta en las comunidades que todavía no han
legislado al respecto. A fin de obviar este problema, en la medida
de lo posible, nos limitaremos a exponer los aspectos centrales
y mas estables de dichos sistemas.
Todos ellos presentan una serie de elementos comunes:
1. Orgánicamente dependen de la consejería que asume las
competencias en materia de cultura, lo cual no es impedi-
mento para que - e n casi todos los casos- resuelvan me-
jor que el Estado la regulación del ciclo de vida de los do-
cumentos, siempre a la espera de una reglamentación a de-
sarrollar.
2. Los sistemas están integrados por órganos y centros. Entre
los primeros se diferencian tres tipos:
- Los directivos: encargados de coordinar y diseñar las
respectivas políticas sectoriales.
- Los consultivos: concebidos como organismos de asis-

tencia y asesoramiento.
~ Los servicios: que desarrollan aspectos concretos de las
políticas archivísticas tales como restauración, microfil-
mación, etc.
En cuanto a los segundos, están integrados por centros
y redes de archivos desde dos perspectivas:
Los archivos públicos cuya enumeración varía según el
ámbito competencia1 de cada comunidad. En todos los
casos se crea un archivo general de nueva planta con am-
plias funciones.

Canarias: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de archivos; BOC 27, de 2 de m a r m Mur-

cia: Ley 6/1990, de 1 I de abril. de archivos; BORM 116. 22 de mayo. Castilla-l.a
Mancha: Ley 4/1990, de 30 de mayo, de patrimonio histórico; DOCLM 41, 1.3 dc
Junio. País Vxco: Ley 711990, de 3 de julio, de pairimonio cultural; BOPb'157, h de
agosto. Castillo y León: Ley 6/1991, de 19 de abril, de archivos; BOC'í. 01, 15 d e
mayo. Madrid: Lcy 4/1993, de 21 de abril, de archivos y patrimonio docuniciiliil;
BOCM 101. 30 de abril. 121
 Los archivos de intcrCs público: de propiedad privada pe-
ro que por contar con determinadas subvenciones y/o
beneficios fiscales, quedan integrados en el sistema res-
pectivo.
3. Resulta común ii muchas leyes el deseo, expresado explíci-
ta o implícitamente, de acceder a la gestión de archivos es-
tatales de ámbito supracomunitario, como es el caso de los
de Siniancas, Corona de Aragón y Chancillería de Valla-
dolid.
4. Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciuda-
danos a la documentación pública, así como el fomento
y difusión de sus respectivos patrimonios documentales.
Sin embargo, estos son aspectos que trataremos en otros
temas monográficos.
A continuación expondremos las líneas básicas de los diversos
sistemas existentes a comienLos de 1994, por riguroso orden cro-
nológico de aparición.

2.2.1. Andalucía

Las labores de planificación y coordinación que posee la Conse-

jeria de Cultura las ejerce a través del Centro Coordinador Andaluz
de Archivos, cuyas funciones consisten en articular y canalizar la
política archivística de la Junta. Asimismo se crea en cada capital de
provincia un Centro Coordinador Provincial de Archivos, para
ejercer en ese ámbito las funciones que delegue el primero.
El órgano consultivo en la materia es la Comisión Asesora de
Archivos.

Co1tro.s
El sistema andaluz se configura como una red de centros públi-
cos y privados, compuesta por:

122 " Lcy 3:1984. de 9 de enero, de archivos: BOJA 4, 10 de enero

 - Los archivos públicos de competencia autonómica: el
Archivo General de Andalucía, los de las diputaciones pro-
vinciales, los municipales" y cualquier otro que no sea de
titularidad estatal.
~ Los archivos privados que reciban de los poderes públicos
subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de
sus presupuestos ordinarios o disfruten de beneficios fisca-
les.

2.2.2. C ~ t u l u ñ a ' ~
ór y LI nos
Es la comunidad con mayor desarrollo normativo en la mate-
ria. Ya en octubre de 1980 se creaba el Servicio de Archivos", de-
pendiente de la Dirección General del Patrimonio Escrito y Docu-
mental, como responsable de organizar el Patrimonio Documental
catalán, dotlindole de dos secciones y una comisión asesora, encar-
gada de colaborar en la creación de un proyecto archivístico glo-
bal. En 1982 se instituye la Inspección General de Archivos, con
competencias de inspección técnica, asesoramiento y vigilancia del
cumplimiento de las disposiciones legales, sobre todos los archivos
del territorio catalán.

Centros
En 1980 se crea el Archivo Nacional de Cataluña con una do-
ble misión: constituirse en archivo general de la Administración
autonómica y, por otro lado, en archivo histórico nacional.

'' Prevé la posibilidad de designar alguno conlo cabecera supramunicipol, el

que ofrezca condiciones para recoger la documentación histOrica de los municipios
que, por su entidad, no garanticen In conservxión adecuada de sus fondos.
l 3 Ley 6/1985, de 26 de abril, de archivos; DOGC 536. 10 de mayo. Ley X/19X9.
de 5 de junio, modificando la anterior; DOGC 1.153, 9 de junio. Decreto 1 10/19XX.
de 5 de mayo, por el cual se regula la Red de Archivos Históricos Comiircnlcs;
DOGC 995. 25 de mayo. Decreto 340/1989, de 19 de diciembre, sobre In orgniiizLi-
ciOn y In gestión de los archivos de la Generalitat de Cataluiin; DOGC i 241, 15 dc
enero de 1990.
I 4 J . M. Sniis y F. Balndn: «Lii Iegislxión autonómica», en T t i h i r l l i . 1. 1992.
phigs. 25-64. 123
 La ley de archivos de 1985 dibuja un sistema inicial de archi-
vos históricos integrado por:

- El Archivo Nacional de Cataluña.

- Los archivos integrados en la red de archivos histórico co-
marcales.

Esta Última, la Xarxa d'Arxius Comarcals, regulada en 1988

y 1989, la componen: los archivos históricos comarcales, los pro-
vinciales cuya gestión ha sido transferida por el Estado, así como
los que puedan ser creados en adelante y los que se integren me-
diante convenio.
Por fin, en 1989, se cierra el diseño del sistema con la organi-
zación de los archivos de la Generalitat, entendiendo por tales
los de:

- La Generalitat de Cataluña y sus entidades autónomas.

- Las empresas de la Generalitat.
- Los consorcios en los que ésta partícipe con una aporta-
ción económica superior al 50 YOdel total de las aportacio-
nes de los entes consorciados.

En el mismo decreto se regula el ciclo documental y la transfe-

rencia final de los documentos al Archivo Nacional de Cataluña
por parte de los organismos centrales, y a los históricos comarca-
les por la de los servicios territoriales.

2.2.3. Aruyón'

Muy parca en este sentido, la legislación aragonesa crea uno

sólo específico de caracter consultivo, la Comisión Asesora de
Archivos, cuya composición y funciones se determinarán regla-
mentariamente.

124 ' Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de archivos; BOE 301, 17 de diciembre

 Centros
El sistema aragonés esta integrado por los siguientes:
- El Archivo General de Aragón, dependiente de la Diputa-
ción General, se erige en archivo general de la misma e his-
tórico de la Comunidad.
- Los archivos de las diputaciones provinciales.
- Los archivos municipales.

- Los de titularidad pública que pueda crear en el futuro la

Diputación General de Aragón.

- Los que, siendo de tiularidad privada, sean considerados de

uso público por recibir de los poderes públicos subvencio-

nes o ayudas en cuantía igual o superior a la mitad de su
presupuesto ordinario, o disfruten de beneficios fiscales en
cuantía igual o superior al 10 % de su presupuesto.
- Los archivos privados que se integren por iniciativa de sus

titulares.

2.2.4. Galicia16
órganos

La Dirección General del Patrimonio Histórico y Documental

es la encargada de asistir y asesorar a los archivos del sistema.
Cuenta, entre otros, con los siguientes servicios técnicos:
- El Departamento de Conservación Documental, integrado
en el Instituto de Conservación y Restauración de Galicia.
- El Centro de Información de Archivos de Galicia, cuyas fun-

ciones son: confeccionar y actualizar el censo de archivos

y documentos, confeccionar una base de datos bibliográfica
al respecto, realizar ediciones e informar en la materia.
~-El Centro de Microfilm y Reprografia.
Asimismo cuenta con una Comisión Técnica de Archivos, con
carácter asesor y consultivo.

'' Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, de archivos; DOG 23, I de febrero. 125

 Crr1t ros
Los que componen estc sistema son:
El Archivo General de la Administración de Gnlicia, en ca-
lidad de archivo intermedio de la Xunta y de las institucio-
nes autonómicas que se determinen posteriormente.
El Archivo del Parlamento de Galicia.
La red de archivos centrales de las consellerías y de sus de-
legaciones territoriales.
El Archivo del Tribunal Superior de Justicia y la red de
archivos judiciales.
La red de archivos históricos gallegos.
La red de archivos de las diputaciones provinciales.
La red de archivos municipales.
La red de archivos universitarios.
Cualesquiera otros de titularidad pública y los que, en el
futuro, pueda crear la Xunta. La gestión del Archivo del
Reino de Galicia ha sido transferida a la Xunta así como la
de los archivos históricos provinciales, que pasan a desem-
peñar la función añadida de ser depósitos intermedios de
sus respectivos territorios.
Los privados considerados de uso publico por recibir apor-
taciones públicas equivalentes o superiores al 25 YOde su
presupuesto ordinario.
Cualesquiera otros de titularidad privada, integrados por
iniciativa de sus titulares.

2.2.5. Cunurius'

El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares, en sus res-

pectivos imbitos territoriales, planificarrin y coordinaran los órga-
nos y servicios. Se instituyen dos de carricter asesor y consultivo: el

126 l7 Lcy 3,1990. dc 22 dc fcbrcro. de archivob; BOC 27, 2 de marzo

Consejo Regional de Archivos, al servicio del gobierno autónomo,
y los Consejos Insulares de Archivos, para los cabildos.

Centros
- Los archivos de titularidad autonómica, dentro de los cua-
les se crea el Archivo General de Canarias, como centro
intermedio e histórico.
- Los archivos de titularidad insular, creando los Archivos

Generales Insulares, a semejanza del anterior.

- Los archivos de titularidad local, bajo la tutela de los ante-

riores.
- Los archivos de titularidad privada que reciban ayuda eco-

nómica de los poderes públicos canarios o disfruten de be-

neficios fiscales.
-- Los privados que se integren por inciativa de sus titulares.

2.2.6. Murcia'*
órganos

El Servicio de Archivos se encarga de planificar, coordinar

e inspeccionar la organización y funcionamiento del sistema. La
asesoría es competencia del Consejo Asesor Regional de Archivos,
Bibliotecas y Museos.

Centros
- El Archivo de la Administración Regional, con caricter
intermedio y amplias competencias en materia de gestión
documental.
~ El Archivo Histórico Provincial, de gestión transferida.
- Los archivos municipales.
- - Los de titularidad pública que, en el futuro, pueda crear la
Comunidad Autónoma.

I' Ley 61'1990. de l I de abril. de archivos; BORM 116, 72 de mayo 127

 Los de titularidad privada, considerados de utilidad públi-
ca por recibir subvenciones o ayudas de la Comunidad; así
como los que se integren por iniciativa de sus titulares.

2.2.7. Custilla-Lu Mcrncha”

N o se crea mhs servicio específico que la Comisión Calificado-
ra de Documentos, encargada del régimen de acceso. Los centros
inegrados en el sistema son:
~ El Archivo Regional, con funciones de depósito intermedio.
~ Los archivos históricos provinciales gestionados por la Co-
munidad.
~ Los archivos de la Administración Local.
~ Los que pueda crear la Junta.
~ Los privados, tanto los considerados de uso público, como
los que se integren por voluntad de sus propietarios.

2.2.8. País
Con muy poca concreción, por derivarse de una ley de marco
amplio, se crea el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, inte-
grado por:
Los archivos de titularidad pública, excepto los de titulari-
dad estatal y de los territorios históricos (antiguas provin-
cias), los cuales se podrán integrar mediante convenio.
- Los de titularidad privada que soliciten su integración por

vía de convenio.
Las funciones del sistema consisten en homologar los servicios
y coordinar los planes archivísticos. Para su puesta en marcha el
Gobierno Vasco creara un centro específico. Sin embargo de lo
cual, se crea el Archivo Histórico del Gobierno Vasco.
~

’” Ley 4/1990, de 30 de mayo, de Patrimonio histórico; DOCLM 41, 13 de ju-

nio.
*” Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Culiural Vasco; BOPV 157, 6 de
128 iigosto.
 2.2.9. Custillu y

El Consejo de Archivos de Castilla y León se instituye como

órgano consultivo y asesor de la Administración autonómica, en
materia de archivos y patrimonio documentnl. Asimismo, se crean
los siguientes servicios: el Centro de Conservación y Restaurucibn
de Documentos, el Centro de Microfilmación y Reprogruíía, y el
Centro de Información de Archivos.

Ceritros
El sistema lo integran los siguientes:
- El Archivo General de Castilla y León, creado con la finali-
dad de servir como depósito intermedio e histórico de los
órganos centrales de gobierno y administración de la Co-
munidad Autónoma.
- El Archivo de las Cortes de Castilla y León, encargado de

la documentación parlamentaria.
- Los archivos centrales de la Presidencia y de las consejerías,

concebidos como archivos administrativos, cuya documen-

tación será remitida al primero. El Archivo Central de la
Consejería de Presidencia y Administración Territorial susti-
tuye al Central de la Administración creado en 1986.
- Los archivos territoriales, uno por cada provincia, operan

como depósitos centrales para la documentación de los ór-

ganos autonómicos periféricos.
-- Los archivos históricos provinciales, de gestión transferida,
recibirán la documentación histórica remitida por los terri-
toriales, a título de depósito. Asimismo serán centro de las
redes provinciales.
~ Los archivos de las diputaciones provinciales.
- Los archivos municipales y de las restantes entidades loca-

les de ámbito inferior al provincial.

?’ Ley 6/l99l. de 19 de abril. de archivos; BOCL 91, 15 de niayo. 129

 - Los archivos privados de uso público, es decir, con subven-
ciones de cuantía igual o superior al 50 U/o de sus ingresos.
-- Los de titularidad autonómica o local que se puedan crear
en el futuro.
- Cuantos se integren en el sistema por convenio o concierto.

La coordinación de los centros que no tengan carácter regional

se realiza mediante redes básicas de ámbito provincial, integradas
por sus respectivos archivos históricos provinciales, territoriales,
locales y cuantos haya de carácter provincial integrados en el sis-
tema.

2.2.10. Madrid22

Es el único caso en el que la dirección y la coordinación del

sistema no están explícitamente encomendadas a una consejería,
hasta tanto se determine por vía reglamentaria. Se establece, sin
embargo, el Consejo de Archivos como Órgano consultivo y ase-
sor.

Centros
En este caso se agrupan en subsistemas, entre los que cabe des-
tacar:
- El compuesto por los archivos de la Asamblea y los del
Consejo de Gobierno y de la Administración regional.
-- Los archivos municipales.
~ Los archivos de la Iglesia.
Los archivos de empresa.
El primer subsistema mencionado lo integran: el Archivo re-
gional, con funciones de depósito intermedio e histórico, los archi-
vos centrales de las consejerías, los de empresas y entes públicos

130 22 Ley 4,’1993. dc II de abril. de archivos; BOCM 101, 30 de abril

regionales, el de la Asamblea, los estatales de gestibn transferida,
y los que puedan crear en el futuro las autoridades autonómicas.
Por Último se crea la Red de archivos de uso público de la Comu-
nidad de Madrid, en la que podrán integrarse todos los centros, pú-
blicos o privados, de competencia autonómica, cuya consulta sea de
interés para los ciudadanos. Hasta tanto se desarrolle regiamentaria-
mente, esta nueva figura presenta perfiles realmente misteriosos.

3. Los sistemas archivísticos de otros países

En este punto, nos hemos visto en la necesidad de seleccionar
unos cuantos sistemas entre todos los existentes en el mundo. El
resultado se ha centrado en nuestro entorno, el espacio europeo en
el que nos desenvolvemos, eligiendo los modelos francés, it,‘i 1.lano,
británico y alemán, representativos los dos primeros de sistemas
centralizados, y de sistemas descentralizados los dos Últimos.
Igualmente atenderemos los modelos de Estados Unidos y de la
Federación Rusa, pues tanto su magnitud como su ejemplaridad
para otros países de su influencia así lo recomendaban.

3.1. Francia23
Su organización se remonta a la época revolucionaria con la
creación de los archivos nacionales y, poco más tarde, de los de-
partamentales; actualmente está regulado por la ley de archivos de
1979 y diversos decretos de desarrollo. Como sucede en todos los
países, la organización de los sistemas archivísticos son fiel reflejo
de la estructuración política, y en este caso está marcada por una
fuerte centralización. Su estructura es la siguiente:

Lu Dirección (ir los Archioos tlr Frtiticiu

Creada en 1897 para unificar la dirección de los archivos na-

cionales y departamentales, depende actualmente del Ministerio
de Cultura. Sus principales funciones son:

Lz L. Vnlls: «L’«rganisation des archivcs publiques en Frnncw, en L / ; + I / / .1 ,

1988, págs. 119-llY. 131
 1. Asegurar la acci8i-i del Estado en todos los dominios cn los
que, legalmente, deba intervenir.
2. Gestionar directamentc los Archivos de Francia, asegurar
el control de los departamentales, municipales y hospitala-
rios.
3. Gestionar la carrera de los archiveros nacionales y depar-
tamentales, y asegurar la formación de todos los archive-
ros que trabajen en archivos centrales o locales.

Posee un servicio técnico a disposicibn de los departamentos

ministeriales y tres inspectores generales, cuya misión consiste en
inspeccionar regularmente los archivos departamentales, los de los
grandes municipios y de las administraciones hospitalarias.

Los Archivos NLicionciles

Creados en 1790 con el fin de reunir los archivos de los grandes

organismos suprimidos del Antiguo Régimen y, posteriormente, de
conservar los fondos procedentes de los órganos centrales del Es-
tado. Bajo la dirección del Director general de los Archivos de
Francia, consta de los siguientes centros:

- El Depósito Central (París) conserva la documentación his-

tórica.
~ La Ciudad de los Archivos Contemporineos (Fontaine-
bleau) contiene la documentación estatal más reciente.
-~ El Depósito de Ultramar (Aix-en-Provence) conserva la do-

cumentación de las antiguas colonias francesas.

~ El Depósito Central de microfilms (Espeyran) es un servicio
especializado en la duplicación y conservación, en silos
subterrimeos, de microfilms procedentes de toda Francia.

Para controlar mejor el flujo de la documentación contempo-

ránea, en cada administración central existe un archivero en mi-
sión, encargado de organizar y velar la transferencia de la docu-
mentación a los Archivos nacionales.
Hay dos ministerios cuyos archivos quedan fuera del alcance
132 de esta organización, el de Asuntos Exteriores y el de Defensa.
 Los archivos departamentales

Creados en 1796, los ciento dos existentes dependen de la auto-

ridad de los presidentes de los consejos departamentales respecti-
vos. Sus funciones son:

1. Conservar la documentación de las instituciones del Anti-

guo Régimen.
2. Conservar la documentación de las instituciones departa-
mentales, así como la de los servicios estatales periféricos,
incluidos los notarios.

Sus archiveros ejercen la inspección sobre los municipios, ex-

cluidos los grandes. Todos los inferiores a dos mil habitantes están
obligados a depositar en el archivo departamental su documenta-
ción con más de cien años, aunque algunos han optado por con-
tratar archiveros intercomunales para evitar desprenderse de sus
fondos.

Otros archivos

Desde 1960 se han creado unas entidades nuevas, puramente

administrativas: las regiones, cuyos archivos se constituirán a base
de los documentos procedentes de la actividad de los consejos re-
gionales, de los organismos dependientes y de las administraciones
estatales que ejerzan su actividad en el marco regional.
Otro tipo es el de los archivos «del mundo del trabajo)), cinco
centros interregionales de reciente creación, encargados de reunir
archivos de empresas, de sindicatos obreros y de asociaciones pro-
fesionales. El primero fue el de Roubaix, al norte del país.

3.2. Italiaz4

El sistema archivístico italiano se estructura a la luz de un dc-

creto del Presidente de la República (i963), del siguiente modo:

D. Porro: ((L’amministrnzione archivistica italiana», en Lliytrl, l . I W X , phgs.

13 1 - 1 39. 133
 El CciitrLiI
Or~g<iiii,si~io ptrrrr l o s Bicvies Archiciisticos
Dependiente del Ministerio para los Bienes Culturales y Am-
bientales, está encargado de coordinar las actividades de su com-
petencia:
i . Conservación: organización, descripción, valoración y
disfrute público de los documentos del Estado y de los
estados preunitarios (anteriores a 1870).
2. Vigilancia de la producción, organización y conservación
de los documentos de todas las administraciones estatales,
centrales y periféricas, para su selección y transferencia
a los archivos históricos.
3. Vigilancia sobre los archivos no estatales públicos y pri-
vados.
4. Tutela sobre la documentación estatal y de los entes públi-
cos detentada por terceros.
5. Investigación científica y enseñanza en materia archivís-
tica.
Cuenta, asimismo, con un órgano consultivo denominado Jun-
ta para ios Bienes Archivísticos, uno de los seis comités que com-
ponen el Consejo Nacional para los Bienes Culturales y Ambien-
tales, encargado de asesorar la política estatal en la materia.
Quedan fuera de su jurisdicción los archivos del Senado, de la
Cimara de los Diputados, del Ministerio de Asuntos Exteriores
y del Estado Mayor militar.

E l Archivo Centrnl del Estudo

Conserva la documentación producida por los Órganos centra-
les del Estado italiano, así como los archivos de personalidades
políticas relevantes. También se encarga de vigilar los archivos de
oficina y administrativos de los ministerios y de los demis Órganos
centrales del Estado.

Los Archiins tic Estudo

Presentes en las capitales de provincia, son en total noventa
134 y cinco y comprenden: los archivos de los estados italianos preuni-
tarios, los de los órganos periféricos estatales, los de las corpora-
ciones religiosas suprimidas, los notariales, algunos archivos pri-
vados y de entes públicos.

Las direcciones archivísticas

Son los servicios periféricos a través de los cuales la Adminis-

tración ejerce la función de vigilar los archivos no estatales, públi-
cos (conservación, organización, acceso...) y privados (identifica-
ción, control de las ventas, declaración de documentos de alto
interés histórico...).

3.3. Gran Bretaña25

El «Puhiic Record Oi/ice»

Este sistema se rige por una ley de 1958, según la cual la res-
ponsabilidad de los archivos estatales depende del Lord Ckunw-
llor, ministro de Justicia.
El archivo es el depósito nacional de toda la documentación
relativa al gobierno del Reino Unido y a los tribunales de justicia
de Inglaterra y del País de Gales, y se encuentra bajo la dirección
del Keeper of Public Rrcords (Conservador de los Archivos Estata-
les). Se divide en tres secciones:

1. Se ocupa de todos los servicios relacionados con la docu-

mentación que ya se encuentra en el archivo.
2. Denominada Records Adininistrution Diuisiori (Sección de
Administración de Documentos), se encarga de organizar
la clasificación de la documentación en todos los ministe-
rios y departamentos gubernamentales, así como de di-
rigir y supervisar s u conservacihn desde que es creada
hasta su destrucción o transferencia al archivo na-
cional.
3. Sección de personal y administración.
 E l «Scotti*\/l R1.cord O//il.lW
Conserva los documentos del antiguo reino hasta su unión con
Inglaterra en 1707, y la documentación gubernamental posterior
relacionada con Escocia. Asimismo, ejerce labores de supervisión
sobre todos los demás archivos del país.

E l «Pithlic Record Of/ice o/' Nothern Irelund»

Conserva la documentación estatal relacionada con la región,
al igual que la generada en ella, incluida la de los condados.

Los «countjl record ofices»

Fruto de la división administrativa británica en condados,
contienen la documentación administrativa de los mismos desde el
siglo X V I , junto con los documentos legales, y archivos privados
familiares, de empresas, de sindicatos, iglesias, hospitales y escue-
las que hayan sido depositados voluntariamente.

3.4. Alemania26
El sistema archivístico alemán ha sido reestructurado a raíz de
la unión de 1990, tras casi cuarenta años de división. Después de la
11 Guerra Mundial, en 1946, se creó el Archivo Central (Postdam)
para la zona ocupada por los soviéticos, el cual será rebautizado
tras la creación de la República Democrática Alemana como
Archivo Central Alemán. Éste se hizo también cargo de la docu-
mentación histórica del Archivo Secreto del Estado (Gekeimes
Stuutsarchiii) y del Archivo Central de la antigua Prusia. En la Re-
pública Federal Alemana se creó (1950) el Bundesarchiu (Archivo
Federal) en Koblenza, encargado de recoger la documentación del
extinto Reich y la devuelta por los aliados occidentales (Tercer
Reich, Welinnucht y Partido Nazi). Durante los primeros años am-
bos sistemas colaboraron activamente, hasta la definitiva división
a finales de los cincuenta.

'' F. P. Kahlciiberg: «Deinocr;icy and Federalism: Changes in the National

Archiva1 Systcm in il united Gerrnany)). en Thc Anicriccin Archioist. 55, 1, 1993,
136 págs. 7 ~ 5 .
 La República Democrhtica, siguiendo el modelo soviético, di-
señó un sistema archivístico centralizado bajo la supervisión de la
Administración Archivística Nacional, dependiente del Ministerio
del interior. Este sistema comprendía la documentación estatal,
los archivos de los distritos, de los municipios, de las organizacio-
nes de masas, de las industrias socializadas y, desde 1976, la docu-
mentación activa de la Administración central, todo lo cual com-
ponía el Fondo Archivístico Nacional.
En la República Federal, los archivos nacionales se desarrolla-
ron de acuerdo con la tradición federalista, bajo el signo de la des-
centralización y del pluralismo funcional diferenciado entre el
Archivo Federal y los archivos de los lünder (estados), bien que
con una activa cooperación supraregional.
La reunificación de 1990 ha supuesto la extensión del modelo
occidental a todo el país, de modo que se ha formado un solo
Archivo Federal, con diversas sedes, y en los nuevos estados (lün-
der) de la mitad este se están organizando nuevos archivos.

3.5. Estados Unidos de N ~ r t e a r n é r i c a ~ ~

Este país, desde su independencia, venia arrastrando u n gra-
ve problema de organización y conservación de los documentos
federales. Tras varios intentos poco afortunados, sc: crea en
1934 el Archivo Nacional, organismo central encargado de la
conservación de los archivos gubernamentales transferidos des-
de las respectivas administraciones, para lo cual necesitaba
jugar un papel importante en la gestión de la documentación
administrativa de las agencias federales. Desde los años cin-
cuenta, este papel lo desempeña el NARS, actualmente NARA
(National Archives and Records Administration), con la si-
guiente estructura:
- El Servicio de Gestión de Documentos, encargado de asc-
sorar a las administraciones federales en materia de gestión
de documentos, formación, técnicas de archivo, etc.

*’ A. Ricks: ((Records management as an archiva1 hnctionu. en Ardiirimt,

XXVI, 1979. pigs. 29-36. 137
 - El Servicio de los Archivos Intermedios Fedefales que
coordina quince archivos intermedios distribuidos por to-
do el país. Se encarga, ademis, de evaluar los programas de
conservación de documentos de los organismos federales,
y dirige la transferencia de fondos a los centros que coordi-
na, de los cuales sólo en torno al 2-3 % es conservado'por
su valor perman~nte.
-- El Servicio de los Archivos Nacionales, encargado de la do-
cumentación histórica, así como de determinar 10s docu-
mentos con valor permanente.
Fuera del alcance del NARA están los sistemas archivísticos de
los estados de la Unión.

3.6. La Federación Rusa28

En la desaparecida Unión Soviética, el servicio que administra-
ba el sistema archivístico era denominado Glavarchiv: Administra-
ción Archivística Principal del Consejo de Ministros de la URSS.
Los cambios políticos se han notado lógicamente en este campo,
ya que se ha pasado de un sistema centrafizado a otro basado en el
control de las repúblicas.
Por lo que respecta a la principal, la Federación Rusa, el Con-
sejo de Ministros creó en 1991 su propio sistema bajo la dirección
del Comité de Asuntos Archivísticos, conocido como R o s k o m w
chiv. Inicialmente sólo controlaba sus archivos estatales, pero
pronto se elaboraron planes para controlar diversos archivos esta-
tales de la URSS, en particular los que contenían documentos del
Imperio Ruso.
En el mes de agosto los archivos del Partido Comunista y del
KGB en territorio ruso fueron nacionalizados y transferidos a la
jurisdicción de ((Roskomarchiv)).Los primeros han sido organiza-
dos en tres niveles sucesivos según su ámbito territorial: repúbli-
cas, regiones ( k w i ) y municipios (obíust). Los documentos del

'" P. K. Grimsted: ((Beyond Pcrestroika: Soviet area archives after the august
coup». en T/w Arnericori Ard1it'i.sr. 55, 1 , 1992, págs. 94-124. V. P. Koziov: ctThe
opening of russian archives as an indicütor of social change: problema and perspec-
138 tives», en ~ u i i i r s ,1993, 1. págs. 11-17.
KGB con más de treinta años de antigüedad van siendo entrega-
dos gradualmente a la autoridad archivística estatal, a excepción
de las series más comprometedoras.
La consolidación del sistema archivístico ruso se produjo en el
mes de octubre, cuando un decreto del Consejo de Ministros puso
el Glauurchiu de la URSS bajo control archivístico ruso. Rosko-
r?itrrchiu asumía la responsabilidad de la Administración Archi-
vística Principal y los archivos estatales subordinados de la URSS,
las organizaciones científico-investigativas y otras instituciones
y empresas en el territorio de la Federación. Al igual que en tantos
otros países, los archivos militares y de la política exterior estan
fuera del sistema.
Todavía es pronto para dar por cerrado el diseño de la nueva or-
ganización archivística, pues aún quedan muchos problemas pen-
dientes: los conflictos de competencias entre la Federación Rusa y las
demás repúblicas por el control del legado soviético, la reivindicación
que hace la primera sobre todos los documentos relativos al Imperio,
independientemente de su ubicación, la negativa a reintegrar la docu-
mentación incautada durante la 11 Guerra Mundial, etc.

4. El sistema archivístico de la
Unión Europea
El sistema archivístico29está determinado por la organización,
el funcionamiento y el conjunto de actividades de las tres comuni-
dades que le dieron origen: CECA (Comunidad Europea del Car-
bón y del Acero), creada en 1952, CEE (Comunidad Económica
Europea) y EURATOM (Comunidad Europea de la Energía AtÓ-
mica), instituidas en 1957, unidas todas ellas desde 1967 bajo la
Comisión de la Comunidad Europea.
El sistema lo componen los siguientes centros:
- Archivo de la Comisión.
~- Archivo del Consejo.

- Archivo del Parlamento Europeo.

*' H. Hofmann: «Les archives couranies ei les archives hisioriques de la Corn-

mission des Communautés Européennes)). eii Arcliiues CI Bihliorht'tlues Jv Belyiqire,
1 9 ~ 2 3págs.
, 53-12. 139
 - Archivo del Tribunal de Justicia.
- Archivo del Tribunal de Cuentas.
Dependiente de la DG IX (Dirección General de Personal
y Administración) , en 1981 el sistema fue denominado Archivos
Generales (históricos y administrativos), pero desde 1984 se desga-
jan ambas ramas, quedando los administrativos en las respectivas
sedes de Bruselas y Luxemburgo, mientras los históricos son con-
centrados en Florencia. Están divididos en ocho secciones:
- AnAlisis histórico 1, I I y 111.
- Documentos activos I y 11.
- Aplicaciones informáticas y archivos audiovisuales.

- Acceso a los archivos e investigaciones.

- Transferencias y préstamos.

Cada dirección general y servicio de la Comisión posee su pro-

pio archivo administrativo, regido por el reglamento de (correo
y documentación activa)) de 1975, y son auxiliados en sus tareas
por un ((equipo volante)) de especialistas, encargado de resolver de
forma rápida y pragmática problemas particulares.
Cuando la documentación pierde su utilidad administrativa es
enviada a los Archivos Generales, que funcionan como archivos
intermedios, donde se procede a su valoración, selección, expurgo
y descripción.
Transcurridos treinta años, salvo que se trate de materia clasi-
ficada, la documentación alcanza la categoría de histórica y de li-
bre consulta. Como ya se ha señalado, los Archivos
tienen su sede en Florencia en el Instituto Universitario Europeo,
y son accesibles en línea a través del servidor ECHO, como vere-
mos más adelante. Los fondos existentes son:
1. Instituciones comunitarias centrales:
1.1. Parlamento Europeo.
1.2. Consejo de Ministros.
1.3. Comisión de la Comunidad Europea.

'" ((Guida degli archivi storici delle comunile europee)), en Rassegnu degli
140 ~ r d i i i . di
; Siuro. 51, 1991. 2-3, págs. 443-460.
 1.4. Comité Económico y Social.
1.5. Tribunal de Cuentas.
2. Depósitos de fondos privados:
2.1. Organismos internacionales:
- ESA (Agencia Espacial Europea).
- OCDE (Organización Europea para la Coopera-
ción y el Desarrollo).
2.2. Movimientos y asociaciones de caricler privado:
- Fondo Unión Europea de Federalistas.
- Fondo Movimiento Europeo.
2.3. Personalidades y grupos políticos:
- Fondo Altiero Spinelli.
- Fondo Jules Guéron.
- Fondo Max Kohstamm.

- Grupo Socialista del Parlamento Europeo.

- Fondo Paolo Maria Falcone.

- Fondo Helmut Goetz.

- Fondo Hendrik de Bruijn.

- Fondo Pierre Uri.

- Fondo William O. Lock.

- Fondo Orlof Zimmermann.

- Fondo Pierre Auger.

3. Archivos exteriores:
- Documentos de Robert Triffn.
- Fondo Lord Perth.
- Fondo DE-CE
4. Colecciones y manuscritos:
- Colección de recortes de prensa del Parlamento Europeo.
~- Colección del grupo parlamentario europeo GRAEL.

~~ Colección de entrevistas e historia oral. 141

 6.
El archivo
en sus primeras fases

Introducción
Como ya se ha visto en capítulos precedentes, el ámbito tradi-
cional de la archivística se ha visto dividido en dos grandes blo-
ques de atención, si bien sus diferencias no son a la postre muy
claras:
- Administración de archivos.
- Gestión de documentos.
La administración de archivos es, de forma breve, el conjunto
de tareas encaminadas a la explotación de los documentos con fi-
nes histórico-culturales y de investigación.
La gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedi-
mientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la
explotación de los documentos por parte de las administraciones.
Como éste es el aspecto que nos proponemos analizar, veá-
moslo un poco más por extenso. En opinión de A. Ricks', el ám-
bit0 de ala gestión de documentos se extiende al ciclo de vida
completo de los documentos, desde su producción hasta su elimi-
nación final o su envío al archivo para su conservación perma-
nente». El objeto «está dirigido a asegurar una documentación
adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación
y uso del papeleo, mejorar la forma en cómo se organizan y re-
cuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el

I A. Ricks: «Records management as an archiva1 functionu, en Archiiirnt.

XXVI, 1979, pág. 29. 143
almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos
intcrmcdios, y ascgiirar el expurgo iidccuado de los documentos
que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos
del inomento)).
Esta nueva rama surgió hacia los años treinta en Estados
Unidos y se extendió a los países de su influencia, dando lugar
ii una división del trabajo sobre la documentación de archivo en-
tre gestores de documentos y archiveros. Como una de sus conse-
cuencias, a mediados de siglo, se suscitó un debate interno' en
torno al acercamiento de los archiveros a las administraciones
para resolver sus necesidades, lo cual conllevaba cierta transfor-
mación del perfil profesional. La polémica se centró en torno
a dos posturas:
La que podríamos denominar conservadora, encabemda por
Hilary Jenkinson3, para quien la función del archivero era la de
conservador de documentos, ajena a la solución de problemas
prllicticos de orden administrativo tales como la valoración, la se-
lección y el expurgo; las cuales no consideraba funciones propias
de! ccnsrrvadcr de archivos.
La que podríamos denominar innovadora, encabezada por
Theodor Roosvelt Schellenberg", basa sus principios en la idea del
records i n u n u p i i e n t (gestión de documentos). Entre las funciones
del archivero se encuentran las de organizar la documentación ad-
ministrativa, así como seleccionar y eliminar la documentación.
La postura del primero no es conservadora en sentido peyo-
rativo, sino que representa una tradición archivística inglesa, en
particular, y europea, en general, con una administración más
o menos estable y, en cualquier caso, ininterrumpida desde la
Edad Media, que ha dado lugar a importantes fondos documen-
tales, objeto de atención clkico y favorito de los archiveros
europeos.
 El segundo representa las necesidades y las peculiaridades de
una administración moderna, sin tradición administrativa secular,
como es la norteamericana. Se plantea la necesidad de dar res-
puesta a unos fondos documentales cualitativamente diferentes
a los europeos, no sólo por su antigüedad, sino también por los
distintos usos administrativos.
Las posturas llegaron a ser aún mis irreconciliables cuando al-
gunos participantes de las 1 1 .“ y 12.‘’conferencias de la Trrhlc Rori-
de des Archives contrapusieron la gestión de documentos y la ad-
ministración de archivos5. A las que se añadieron las voces de los
munagers‘ y de los archiveros norteamericanos’. Si bien es cierto
que hubo opiniones más equilibradas que abogaron, desde el prin-
cipio, por la comunidad científica y por la asunción de dos vertien-
tes de un mismo cuerpo profesional8.
Cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras
las fronteras entre unos y otros, cuyos problemas en materia técni-
ca, de formación, apreciación social, etc. deberían solucionarse
desde una perspectiva integradora’. No existe una función docu-
mental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una
misma moneda.
Este sentimiento es más palpable en los países que observan I n
división y ha dado lugar al concepto de archivística integrada, ex-
puesto por C. Couture” y C. Pétiiiat en el seminario previo al X i í
Congreso Internacional de Archivos celebrado en Quebec en 1992.
En esencia, se insiste en la necesidad de abarcar el tratamiento de
la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo

’Ams i / r 5 Oii2i~l171’ Y I t/iJU:i>iiiC l Y J r ~ / ¿ ~ r l ~ i i c; r>~f .rst ~ l . / l t l l i o t i i / / dr

~ ~ . s/ir 7irhle K o t i r k
des A r c k i t v s f B u u r e s t IY69, Jrrusulerii I Y 7 0 ) . París: Archives Nationules, 1971.
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l. 1980, págs. 30-3 l.
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Ilat: «Notioiis loiidanientnles de I’archivistique intégrée I I n . eii A r d i i i ~ i ~ r rXi . X X I X .
1994, piig~.6-13 y 14-23. 145
 hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo
de vida, buse del rccorrls / ? t ( I / i r t y ~ I ? z c ' I I r el
: análisis de las necesidades
de las administruciones, el establecimiento de un calendario de
conservación, el diseíio racioiial de los documentos, la protección
de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de
los documentos, su eliminación o transferencia a los archivos defi-
nitivos. Aspecto que en realidad no es tan novedoso, pues ya a co-
mienzos de los sesenta R. H. Bautier" incidió en este aspecto al
hablar de la ampliación del dominio de la archivística.
La confluencia no presupone ni puede plantearse en términos
de victoria del uno sobre el otro; al contrario, debe interpretarse
como el feliz resultado de una evolución natural, impulsada por
las necesidades reales de la sociedad. El futuro, aún incierto, exi-
girá un enorme esfuerzo por parte de todos, pero de manera muy
significativa por la de los archiveros clasicos. Así lo señala M.
Duchein": resulta ((evidente que si los archiveros no se preocu-
pan de la gestión de los archivos corrientes (o, si se prefiere la
palabra, de los pre- archivos), los archivos históricos estarán con-
denados a desaparecer. Como consecuencia de esto debemos en-
frentarnos a la realidad: no se pueden manejar los archivos co-
rrientes, los pre-archivos, con los métodos y los principios de la
archivística clásica. Si los archiveros no lo comprendieran, los
documentalistas o los records munciyers los reemplazarían y to-
marían su puesto)).
En consonancia con lo expuesto, el presente capítulo y algunos
de los siguientes van a estar dedicados a exponer las tareas desem-
peñadas por el archivero en el ciclo de vida de los documentos. N o
se pretende realizar una traslación exacta, ni mucho menos, del re-
cords munuyement, esto lo dejamos para posterior ocasión. Hay as-
pectos en los que el archivero no interviene, bien por falta de co-
bertura legal como por falta de conveniencia, como son el diseño
de los documentos, la gestión del correo, de las telecomunicacio-
nes, etc., por ejemplo, en los que no hay tradición ni práctica algu-
na en nuestro país ni en los de nuestro entorno europeo.

" R. H . Bautier: <(Lesarchives)), en L'lfistoirr ef scs mithodrs. París, Galli-

mard, 1961, págs. 1137 y ss.
'' M . Duchrin: ((Artxibaria komunikazioren aroan...)),en Irurgi. 11, 1989, pág.
146 30.
 1. El archivo de oficina: papel del archivero
El escaso grado de organización existente en los archivos de
oficina es causa diaria de lentitud en la acción administrativa
y origina no pocos problemas así internos como externos. Los
usos administrativos del pasado, el tan recurrido ((vuelva usted
mañana)), y la menor complejidad de las tareas encomendadas,
hicieron posible el manejo de un número de expedientes m i s o
menos abarcable y un concepto de la diligencia en el actuar de fle-
xibilidad notable. Ahora, la actuación de las administraciones
-públicas o privadas- es tan complicada que su personal se sien-
te incapaz de afrontar con sus solas fuerzas la gestión documental,
tanto por falta de recursos como por desconocimiento de las técni-
cas adecuadas. Los ((tempos moderatos)) ya no son posibles, la so-
ciedad exige rapidez y eficacia en la gestión y, en el ámbito de la
cosa pública, le asisten las leyes, como lo prueba la Ley de Régi-
men Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimien-
to Administrativo Común13.
Existen, ademis, razones de orden puramente económico para
reforzar la importancia que adquiere la gestión de la documenta-
ción en esta fase. Los empleados de los servicios administrativos
dedican entre el 5 y el 10 % de su tiempo de trabajo, según unas
estima~iones'~, hasta más del 20 %O según otras, a buscar y clasifi-
car la inf~rmación'~, lo que representa unos costes elevadísimos
a todas luces. Incluso las entidades con una tipología documental
normalizada y con grados muy altos de automatización, como son
las empresas de seguros, entidades financieras, etc., no se libran de
estos problemas. En 1985, un fondo de pensiones frances16 estima-
ba en 780 francos -unas 17.000 pesetas de entonces- el coste me-
dio que implicaba la búsqueda de un expediente mal clasificado;
,asimismo, era el 1,5 %O el total de los expedientes provisional o de-
finitivamente irrecuperables.

l3 Ley 3011992, de 26 de noviembre; BOE 285, 27 de noviembre, págs.

9453-9485.
l. Cuerin-Brot: Lrs urchil-rs des rnrreprisrs. Consrils prutiyirrs d'oryuirisciiir)ii.
París: Archives Nationales, 1989, pág. 9.
' J. L. Glenisson: G k r . or<quiiiseri'os urchiivs. M6rnorisrr /'in/Onnufioriiiiit,riie.
París: Chambre de Commerce et d'industrie de Paris, 1988, pág. 1.
'(' lhid. 147
 Parece claro que la correcta gestión de la documentación admi-
nistrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela
como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos
de cada entidad, sea pública o privada, y es una herramienta de pri-
mer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Lo
contrario es motivo de retraso en la resolución de los asuntos, lo
que ocasiona perjuicios a la propia organización y a terceros, espe-
cialmente grave en el caso de las Administraciones públicas, lo cual
se traduce --además- en términos económicos. El tiempo de tra-
bajo, salarios, motivación ... malgastados en búsquedas de informa-
ción difíciles si no imposibles, se traduce en los mismos términos.
Las decisiones sustentadas en una información incompleta, defec-
tuosa, acarrea consecuencias negativas cuya lectura es la misma que
en los casos anteriores. Así, queda clara la necesidad de organizar
correctamente la documentación de las oficinas. Mas teniendo en
cuenta que en esta fase es responsabilidad de las propias unidades
administrativas jcómo puede intervenir el archivero?
Desde luego, hay algo que nunca se debe hacer y es entrome-
terse en el trabajo ajeno. Por desgracia, algunos profesionales pre-
tenden erigirse en árbitros de las administra~iones'~, adjudicándo-
se unas atribuciones cuando menos descabelladas. Nuestra fun-
ción no consiste en divagar sobre los males de la Administración
ni en elucubrar soluciones grandilocuentes, es algo mucho más
sencillo y efectivo. La gestión de los documentos plantea proble-
mas, claro esti, pero ello no es culpa de los demás o al menos no
exclusiva de quienes los tramitan, sino de la excesiva información
existente y de su diversidad (tipológica, temática, de los soportes,
de los medios para su tratamiento...). El archivero es un medio pa-
ra un fin, es decir, debe organizar la documentación y hacerla re-
cuperable para su uso por parte de terceros.
Nuestra capacidad de intervención directa en esta fase de ges-
tión, mientras los documentos son objeto de uso frecuente por

" En este sentido, algunos autores norteamericanos se llevan la palma, movi-

dos por una obsesiva búsqueda de quintaesencias teóricas fuera del ámbito
archivístico. Sirva conlo ejemplo el artículo de M. A. Lutzker, quien aboga al Iinnl
por convertir al archivero en una suerte de defensor que medie en los conflictos
burocráticos y ayude a clarificar los objetivos institucionales. M. A. Lutzker: «Max
Weber and the analysis oí' modern bureaucratic organization: notes toward a theo-
148 ry of appraisaln, en Thr Americuti Archiiist, 45. 2, 1982, págs. 119-130.
 El rrrchiiw cii sus prinirrtis J u x s

parte de las oficinas y los asuntos que reflejan se encuentran en

tramitación, se verá limitada por una serie de aspectos que pode-
mos resumir en dos:
1. La experiencia nos demuestra que las neccsidades de las
oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponi-
bles por parte del archivo.
2. Asimismo, la producción documental crece a un ritmo ver-
tiginoso. Los estudios realizados en el sector privado csti-
man en un metro lineal la documentación producida al
año por cada empleado de oficina". En el ámbito público,
un reciente estudio calcula en 1,5 metros lineales los docu-
mentos producidos al año por cada mil habitantes", al
margen de la documentación electrónica. Es decir, en tan
solo cinco años un municipio de 20.000 habitantes produ-
ce 150 metros lineales de documentos en papel, o sea,
1.500.000 páginas. Considerando que en tales casos el ser-
vicio de archivo lo componen una, dos personas como má-
ximo, y debemos añadir toda la documentación acumula-
da a lo largo de la historia, nos podemos hacer una idea de
la envergadura del trabajo. Dicho de otro modo, la base de
partida es obtener la máxima rentabilidad con recursos li-
mitados, si no insuficientes.
No hay lugar para la duda, es materialmente imposible organi-
zar y atender todos los archivos de oficina, además son responsa-
bilidad del personal administrativo; mas como quiera que se siente
desbordado por la creciente complejidad y por el volumen de la
documentación que genera, el archivero debe acudir en su ayuda:
i. En primer lugar debe conocer cuales son las necesidades
de cada servicio, el volumen y el estado de su documenta-
ción.

'' 1. Guerin-Brot: op. d., pág. 7.

'' Estas cifras se refieren al municipio holandés medio. Simplificando, el autor
calcula un metro lineal para el municipio europeo medio por cada mil habitantes,
lo que hace 100 metros/año por cada 100.OOO habitantes; como cada metro repre-
senta unas 1O.OOO páginas, en el supuesto anterior significaría i . ~ . O O ode pigi-
nas/año. Aclarando que los sistemas electrónicos no han sido incluidos en la esii-
mación. J. van Albada: «Some reflections on archives management)). en Jtrnits.
1991, 1, pág. 48. 149
 2. Debe diseñar un sistema de organimción y de explotación
adecuado a cada caso.
3. Asimismo, deberá instruir al personal en los conocimientos
básicos que le permitan mantener los sistemas en el tiem-
po, con la ayuda y la supervisión del archivero.
4. A la hora de elaborar las soluciones tendremos en cuenta
varios aspectos:
--- Los archivos de oficina son subsistemas integrados en
un sistema global, el del archivo, por lo cual deben ges-
timarse con la vista puesta en el futuro de e%a docu-
mentación (que no sea destruida arbitrariamente, que
permanezca organizada, etc.).
- Los administrativos hacen caso de nuestras recomen-
daciones cuando les facilitan el trabajo, prefieren la ra-
pidez a la calidadz0, de modo que la gestión documen-
tal deberi ser para ellos un instrumento Útil.
-- En Última instancia, la finalidad de la documentación
en esta fase es la de estar al servicio de la toma de deci-
siones. La rapidez y la calidad de las decisiones depen-
den de la cantidad y de la calidad de la información, así
como de su disponibilidad; es decir, de la forma en que
la documentación haya sido organizada y de las posibi-
lidades de acceso a la misma cuantas veces resulte ne-
cesario".
Considérese que la gestión documental e informativa requiere,
por una parte, un tratamiento adecuado desde sus orígenes para
normalizar y agilizar el trabajo administrati~o,y por la otra para
lograr que esos fondos de oficina -cuyo destino final es el archi-
vo- lleguen en condiciones de reflejar las actuaciones de la entidad
que los ha creado y de reproducir el orden original de los mismos.

Los epígrafes siguientes abarcan aspectos válidos para el archi-

vero pero, sobre todo, para el personal de oficina. Son una serie de

J. van Albada: rrp. rir., pigs. 48-49.

'' P. C . Mazikana: Lu gesiitin dus urchiiws el dus docunieiiis uu seruirt! des deri-
150 tirr4r.s: im &rr& R A M P . París: ünesco, 1990, 47 piigs.
 El ur<liioo rn sus privnrrus ,/uses

elementos de juicio básicos que le orienten en el tratamiento de su

documentación. Son sencillos pero de probada eficacia, además de
servir para aclarar las cuestiones elementales en torno a esta parte
de la cadena documental, pues los manuales al uso para la forma-
ción del secretariado incurren en numerosos y graves errores; con-
funden organización con ordenación, desconocen los usos admi-
nistrativos y, prácticamente, se reducen a contemplar las piezas
sueltas -correspondencia, facturas y poco más-, ignorando la
piedra angular de la acción administrativa: el expediente.
Basta con ejercer durante algún tiempo como archivero para
darse cuenta de esta problemática. Cuántas veces nos llegan agru-
paciones inconexas de documentación, mal llamados expedientes,
conteniendo trámites, actuaciones, documentos de consulta.., y
cuántas otras nos vemos obligados a reconstruir los expedientes
a partir de espesas marañas documentales sin descripción alguna.
Para poner coto a todo esto el archivero tiene la oportunidad
-aún más, el deber- de sensibilizar a los diferentes servicios so-
bre la importancia de la cuestión, ayudar y orientar en la resolu-
ción de los problemas prácticos. «No se debe olvidar que la orga-
nización de los documentos comienza en las oficinas, en el estadio
mismo de su producción, y que la distinción entre archivos co-
rrientes y archivos definitivos o históricos, establecida para la co-
modidad de su tratamiento, es, de hecho, artificial: son los mismos
documentos o, al menos, una parte de entre ellos, utilizados hoy
día por los servicios, quienes están llamados a convertirse en defi-
nitivos o históricos en cuanto adquieren cierta antigüedad»22.

2. El expediente administrativo
Su etimología procede del verbo latino aexpedire)), infinitivo
que forma el participio presente ((expediens, expedientiw: el que
resuelve, de ahí que el expediente este encaminado a resolver un
determinado asunto o materia. Piedra angular de la actuación ad-
ministrativa, está definido por el derecho a d m i n i s t r a t i v ~como
~~

” 1. Guerin-Brot: op. <,¡f., pág. 24.

’’ Existen diversas fuentes, esta definición es del art. 164.1 y 2 del Reglamento
de organización, iuncionamicnto y regimen jurídico de las entidades localcs. Ke;il
Decreto 2.568/86, de 28 de noviembre de 1986; BOE 305, 22 de noviembre, pig.
41.827. 151
 «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedentc y fundninentos a la rcsolución administrativa, así co-
mo las diligencias encaminadas a ejecutarla)). Los expedientes se
forman «mediante agregación sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictiinienes, decretos, acuerdos, notificaciones y demhs di-
ligencias que deban integrarlos, y sus hojas íitiles serán rubricadas
y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación)).

2.1. Partes del expediente

Los componentes estructurales del expediente son:
1. Lo.\ tiocuuientos: que se producen e insertan de manera su-
cesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de
la tramitación y estan unidos por una relación de
causa-efecto, de ahí que deban estar ordenados de acuerdo
con ese ritmo. Los documentos son el soporte de:
~ La información: que sirve como referencia y anteceden-
te para fundamentar la resolución.
La resolución administrativa: objetivo final, es la deter-
~

minación fija y decisiva adoptada respecto del asunto

planteado en el expediente.
- La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas

a cumplir los efectos de la resolución adoptada.

Podemos diferenciar los documentos de un expediente
en función de su tradición y de su contenido.
Por su tradición24:
~ Los documentos originales: en principio no han sido
elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de
otra oficina, aunque no siempre.
- Los documentos no originales: suelen corresponder

a la oficina tramitante y se conservan a efectos de refe-

rencia, ya que los originales se formalizan -por lo ge-
neral- - para su envio al exterior.

E. Sierra: «El expcdiente ;idniinistrotivo. Esbozo de tipología documental»,

152 en B ~ J / C / t; /IrI .ANAB,AD.XXIX. 7, 1979. púgs. 747-760.
 - Los documentos marginales: tales como diligencias,
notas, documentos de ayuda a la tramitación, etc.
Por su contenido2?
- Los documentos esenciales: informes, dictámenes, reso-
luciones ... que recogen la información mis cualificada
del procedimiento administrativo.
- Los documentos de enlace: oficios de remisión, notas
internas ... cuya finalidad es servir de nexo y dejar cons-
tancia de los trámites realizados.
2. Lu curpetillri o guarda exterior: contiene y agrupa los docu-
mentos. Además puede soportar informaciones tales como:
nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de inicia-
ción y de finalización, resumen del asunto, número de do-
cumentos, digitos del cuadro de clasificación con la deno-
minación de la serie, y signatura de instalación.
3. El extracto o resumen: que sintetiza el contenido, el asunto
de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado.
4. La relación de contenido: breve descripción de cada docu-
mento, con su fecha y número de orden. Sirve para conocer
fácilmente la tramitación seguida y localizar los documen-
tos sustanciales.

2.2. La tramitación

Aun cuando los expedientes son distintos entre sí por diversos

conceptos -por los asuntos que tratan, por las atribuciones de
que son reflejo, etc.-, en el caso de las Administraciones públicas
todos siguen un procedimiento regulado por las leyes en sus aspec-
tos básicos: el procedimiento administrativo común2'. En esencia
consta de las siguientes partes:

'' M .L. Conde: M u i i u d de frufumietifo rlr trrdiilos ut/>niiiislrrifiiios.

Madrid: Di-
rección de Archivos Estatales, 1992, pág. 27.
'' Véase la citada Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, especialmente e l título VI (<delas dis-
posiciones generales sobre los procedimientos adniinistrativos)). 153
 - Iniciación. Las procedimientos pueden iniciarse de oficio
o a solicitud dc persona interesada.
e De oficio: se inician por necesidades internas de la Admi-
nistración, mediante acuerdo del órgano competente, por
petición razonada de otros órganos o por denuncia.
e Por soiicitud de persona interesada: cuando la acción es
emprendida desde fuera, a instancia de parte, mediante
solicitud razonada.

- Procedimiento. Se impulsa de oficio en todos sus trámites.

Los interesados, en cualquier momento del procedimiento
anterior al trámite de audiencia, además de los hechos re-
levantes solicitados por la Administración, pueden aducir
alegaciones y aportar documentos u otros elementos de
juicio -por cualquier medio de prueba admisible en dere-
cho+ que serán tenidos en cuenta por el órgano compe-
tente al redactar la correspondiente propuesta de resolu-
ción.
Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes
de redactar la propuesta de resolución, se da audiencia
a los interesados para que puedan alegar y presentar los
documentos y justificaciones que estimen pertinentes. He-
cho lo cual, el Órgano a1 que corresponda resolver puede
acordar un periodo de información pública, cuando la na-
turaleza del procedimiento lo requiera.
En todo momento los interesados pueden alegar defec-
tos de tramitación, lo que podri dar lugar a la exigencia de
responsabilidad disciplinaria, si hubiere razones para ello.
- Finalización. Cuatro son los medios de poner fin al procedi-
miento:

o Resolución: mediante decisión motivada, expresando,

ademiis, los recursos que contra la misma procedan, ór-
gano ante el cual haya de presentarse y plazo para inter-
ponerlos. En nigún caso cabe el silencio administrativo,
mal uso que ha sido eliminado.
o Desistimiento: todo interesado puede desistir de su soli-
154 citud.
 o Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus dere-
chos cuando no este prohibido por el ordenamiento
jurídico.
o Caducidad: en los procedimientos iniciados a solicitud
de persona interesada, transcurridos tres meses de su pa-
ralización por causa imputable a la parte solicitante.
Ejecución. La ejecución de los actos es inmediata y cuenta
con plazos para su cumplimiento.

2.3. Procedimientos prácticos

Para que el expediente obtenga carta de naturaleza, deberh
ser ordenado en su interior siguiendo el cursus de las diligencias
que se han seguido durante su tramitación; es decir, figurarh en
primer lugar el documento que le ha dado origen (bien sea una
instancia, cuando se inicia a solicitud de parte, bien la orden de
iniciación si se tramita de oficio), y posteriormente se irhn aña-
diendo los documentos según el orden en el que se vayan produ-
ciendo (casi siempre cronológico). La observancia de esta regla es
imprescindible para que las actuaciones contenidas en el expe-
diente tengan una disposición lógica, la consulta del mismo sea
ágil y el resultado Óptimo. Manteniendo el sistema tradicional,
consistente en disponer los documentos de abajo hacia arriba, en
el orden contrario al de su producción, se desvirtúa la carac-
terística esencial del expediente en aras de un ahorro de tiem-
po trabajo cuando menos dudoso.
Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desorde-
nación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que
el personal encargado de la tramitación numere los documentos y,
llegando al terreno de lo utópico, elabore una relación de conteni-
do a medida que aquélla se produce. Este procedimiento, tan sini-
ple y rápido como beneficioso para todos, consiste en describir ca-
da documento en el acto de su inserción; las carpetillas o guardas
de expediente van provistas de unos casilleros o pautas en los que
basta con indicar el número de orden de cada documento, su fecha
y una breve descripción de una Iínca. En cualquier caso, no es mu-
cho exigir que se limite siquiera a los documentos esenciales. 155
Este procedimiento apenas si llevará unos minutos al oficinis-
ta al tiempo que produciri efectos m u y positivos en diversos ór-
denes:

1. La localización de un documento se resuelve con la bús-

queda del mismo a través de la relación de contenido, de
modo que no es necesario revolver todos los papeles sino ir
a tiro hecho mediante el número de orden.
2. A efectos administrativos sirve como guía para conocer el
punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto.
3. En caso de utilización negligente, devolverlo a su orden
original se convierte en tarea simple y mecánica.

Además de lo antedicho conviene tener en cuenta algunas pre-

cauciones*’:

1. Tener buen cuidado en no dejar documentos sueltos; todo

documento debe formar parte inmediatamente de un expe-
diente. De no hacerlo así desde el mismo instante de su re-
dacción o de su recepción, será cada vez más dificil hacerlo
con acierto.
2. Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes, re-
sultado en general de un desorden en el trabajo, que lleva
a abrir nuevos expedientes sin tomar la precaución de
comprobar si ya existen.
3. N o extraer documentos originales de los expedientes en
tramitación a solicitud de terceros; en tal caso se fotoco-
piarán y devolverán inmediatamente a su lugar.
4. N o extraer documentos originales de expedientes conclu-
sos para constituir nuevos expedientes; emplear asimismo
fotocopias.
5. Conservar los documentos en orden dentro de los expe-
dientes. Si contienen subexpedientes, éstos se conservan en
carpetillas (una hoja de DIN A3 doblada por la mitad, por
ejemplo), identificados por medio de un título y sus docu-
mentos asimismo ordenados cronológicamente.
 6. Grapar cada oficio con su respuesta; la grapa es menos da-
ñina que los «clips», pues ofrece menos superficie a la oxi-
dación.
7. Agrupar el documento principal con los que le acompa-
ñan, dando al conjunto la fecha del principal.
8. Cada expediente debe ser identificado, haciendo constar en
la parte exterior de la carpetilla un título o entrada des-
criptiva, las fechas extremas (de iniciación y conclusión)
y un número de orden o signatura.
9. Si por algún motivo se extrajera un documento de su expe-
diente, además de apuntarlo en el libro de control de prés-
tamos, dejaremos constancia del hecho colocando una fi-
cha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la
persona a quien le ha sido proporcionado, la fecha del
préstamo y las indicaciones que permitan identificar tal
documento: descripción y fecha.

3. La organización del archivo en la oficina

El archivo de oficina2*, como cualquier otro, responde a una
exigencia de primer orden: encontrar la información que se busca
en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer
con precisión qué es lo que se tiene, es decir el conjunto de docu-
mentos, algo imposible de todo punto si ese grupo no está organi-
zado de forma apropiada. De acuerdo con lo manifestado ante-
riormente, este epígrafe es un conjunto de pasos básicos para
lograr ese nivel imprescindible de organización, en los que el archi-
'vero instruirá a las unidades administrativas.
En primer lugar, en cada puesto de trabajo deben estar presen-
tes sólo los expedientes en tramitación, los cuales se individualiLa-
riin por medio de carpetillas y éstas ;I su vez pueden guardarse e n
un sistema de carpetas colgantes o en estanterías. En efecto, el nú-
mero de expedientes tramitados a un mismo tiempo por cada lid-
ministrativo es pequeño y no plantea problema alguno. ;,Pero que

J. R.Cru: Ardiilos iiwiicipir/e.s dr Eusktrili: t m m r i t l ilv o r ~ q u t i i x ~ ~ iV( ihl o. r i x

Instituto Vasco de Administración Pública, 1997, págs. 47-63. 157
hacer con el resto de la documentación, precisamente la mas ' nu-
merosa?
Tratar adecuadainentc el archivo de oficina requiere el empleo
de técnicas, en función directa con la complejidad y volumen del
mismo; y a no se trata de los documentos de cada cual, sino de los
de todo un servicio, departamento o división administrativa. Antes
de nada resulta imprescindible elaborar un esquema lógico y orde-
nado de los diversos elementos que componen el servicio, toman-
do en consideración para ello las actividades o tareas propias del
mismo. Se trata, en definitiva, de reproducir en forma de esquema
o cuadro, la división interna del departamento en cuestión, así co-
mo las tareas realizadas cotidianamente. Veamos un ejemplo:
Imaginemos que un departamento de personal quiere organi-
zar su documentación. En primer lugar, deberá dotarse de un or-
ganigrama que refleje sus actividades y los tipos de documentos
producidos como consecuencia de su ejercicio. Para ello, puesto
que el asunto reviste excesiva complejidad y no es función propia
de los departamentos administrativos, el archivero proporcionará
a cada oficina su cuadro de clasificación que, a su vez, estar^ in-
cluido en el cuadro de clasificación general del archivo; de este
modo la clasificación realizada en origen serh armónica con la que
reciba en las etapas posteriores, evitándose duplicidad de tareas
e inconexiones al consultar los fondos de las oficinas en las fases
posteriores del archivo. Teniendo en cuenta las grandes Areas de
actuación de dicho departamento, el organigrama reflejará necesa-
riamente los asuntos de personal, de disciplina y control, los mu-
tuales, de clases pasivas y seguridad social, las oposiciones y con-
cursos, así como lo relacionado con la actividad sindical; su desa-
rrollo quedaría como en el cuadro adjunto. En él tiene cabida toda
la documentación generada en un departamento de personal, y su
acomodo no debe plantearnos mayores problemas.

Organigrama del archivo de un departamento de personal

2.5.1. P L A N T I L L A DE P E R S O N A L

/ 1 - Correspondencia.
 - Expedientes personales.
- Expedientes de selección de personal.
~ Nóminas, retribuciones y reclamaciones salaria-
les.
- Plantillas.
2.5.2. DISCIPLINA
Y CONTROL

- Expedientes disciplinarios.
- Instrumentos de control de acceso.
- Partes de alteraciones (permisos, bajas, vacacio-
nes...).
2.5.3. CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES Y SEGURIDAD SO-
CIAL

- Certificaciones.
- Expedientes de asistencia.
~ Libros de matrícula.
- Libros de visitas.
~ Partes de cotización.
2.5.4. RELACIONESLABORALES
- Convenios.
- Expedientes de elecciones sindicales.

¿Cuál es la utilidad de este esquema para el archivo de oficina?

Mucha y clara como vamos a ver. Tradicionalmente las oficinas
suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archivado-
ras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel indicando
el contenido de la misma mediante términos m i s o menos signifi-
cativos; así aparecen tantas palabras o líneas como expedientes
hay en cada caja. Este sistema no plantea dificultades cuando se
trata de administraciones pequeñas, ahora bien a medida que su-
bimos en la escala también lo hace el volumen de documentos. En
el caso de una oficina de personal, por ejemplo, el ayuntamiento
de un municipio en torno a los 20.000 habitantes tiene por término
medio cerca de 150 empleados (entre funcionarios y contratados), 159
 a los que podemos iiiiadir otros 50 que se turnan cada seis meses
en los planes de fomento de cinpleo, más los jubilados, etc. U n de-
partamento que, en definitiva, maneja cientos de expedientes no
puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito; cada búsqueda
requiere leerse una cantidad considerable de descriptores (nom-
bres, frases...) con la consiguiente pérdida de tiempo, además basta
con devolver algunos expedientes ---cosa frecuente- a la ctija
equivocada, para que ii partir de ahí cualquier búsqueda sea un
verdadero martirio, con el consiguiente despilfarro de trabajo/
tiempo. A fin de evitarlo existe una solución tan sencilla como
efectiva, la descripción mediante inventario.
El inventario consiste en describir la documentación por me-
dio de ciertos elementos, con la finalidad de conocer su contenido
y su localización física. Los elementos que forman parte de la ficha
de un inventario son:
1.Fechas límite del expediente (año de inicio y año de finali-
zación).
2. Entrada descriptiva breve, precisa y concisa, que sirve para
conocer el contenido de cada expediente y ayuda a elegir,
ante la presencia de varias opciones, cuál es la de nuestro
interés.
3. Dígitos del cuadro de clasificación y denominación de la
serie.
4. Signatura de archivo, es decir, el número de la caja y el del
expediente dentro de cada caja.

ENCABEZAMIENTO
Año in.-año fin. Dígitos cuadro clasificación. Denomi-
nación serie.
Descripción ................................................
............................................................
Signatura.

Veamos algún ejemplo. Para describir el expediente de un señor

160 llamado Javier lrazu García, Secretario General, lo haremos así:
 IRAZU G A R C ~ AJavier
,
1945-1980 2.5.1. Expedientes personales.
Javier Irazu García, Secretario General.
15-3

De este modo podemos conocer de entre todos los expedientes

personales cuál es el que necesitamos y, además, su localización en
el archivo, pues no tenemos sino que acudir a la caja número 15
y buscar dentro de ella el tercer expediente. La devolución del origi-
nal a su lugar es tan sencilla y mecánica que la posibilidad de error
es prácticamente nula. Con los demás expedientes se opera del mis-
mo modo y, a medida que los vayamos fichando, los agruparemos
por series dentro del fichero o en ficheros independientes, en el caso
del procedimiento manual. Así agruparemos las fichas relativas
a los expedientes personales, colocándolas por orden alfabético, los
de selección de personal, después pondremos las fichas relativas
a las nóminas, odenándolas cronológicamente por años y éstos a su
vez por meses, siguiendo la secuencia lógica. Y así sucesivamente
con todos los demás. Si nunca hasta ahora se ha elaborado u n in-
ventario, al principio llevará algún tiempo el hacerlo, pero una veL
realizado, su puesta al día es rápida y muy cómoda.
¿Cuáles son sus ventajas? En primer lugar las búsquedas son
muy rápidas, pues al estar colocadas en un orden lógico que re-
produce las tareas o trabajos propios de cada oficina, no es nece-
sario enfrascarse en la búsqueda caja por caja, sino acudir al fiche-
ro que contiene la información relativa a cada actividad y dentro
de ésta localizarla en sus fichas. Así, por ejemplo, cuando se bus-
que el expediente de un trabajador, no se va a consultar la serie de
expedientes de oposición, sino la de expedientes personales; como
quiera que las series documentales son exclusivas entre sí, es decir
que la información que contiene una no la contiene la otra, la bús-
queda es más rápida, directa y pertinente.
Este sistema supone, además, un ahorro considerable de espa-
cio en el archivo, ya que en lugar de reservar cajas para un tema
determinado, otras para otros y, a su vez, espacio en las estanterías
para su futuro crecimiento, permite guardar los expedientes según 16 1
 se van archivando, no importa el orden. En una misma caja se
pueden guardar expedientes de distinta naturaleza, al margen de
su temlítica, pucs cuando haga falta recurrir a ellos, su localización
vendrii dada por la ficha que expresa el número de la caja y el del
expediente dentro de la caja. Son las fichas las que estlín agrupa-
das por orden según las series. En consecuencia, como ya se ha
podido intuir, las cajas se numeran correlativamente del uno (f) en
adelante y se colocan en las estanterías siguiendo dicho orden.
Otra ventaja de este procedimiento consiste en reducir al míni-
mo las posibilidades de error al buscar y devolver cada expediente
a su sitio, pues como quiera que la única referencia necesaria es un
número, estos son ficiles de recordar y mutuamente excluyentes,
y el error está descartado. Además introduce un elemento de segu-
ridad para la propia documentación, pues cuando una persona no
autoriada o sin conocimiento previo del responsable intente acce-
der a un documento, se encontrara con una serie de cajas numera-
das que no le dicen nada y, por consiguiente, deberá acudir al en-
cargado de ese archivo para que le franquee la documentación ne-
cesaria, si le corresponde conocer sobre esa materia.
En el ejemplo que acabamos de ver los posibles términos de
búsqueda se reducen a uno, el nombre del interesado, en otras mu-
chas ocasiones nos veremos en la necesidad de describir expedien-
tes m i s complicados, a los que se puede acceder por varios con-
ceptos. 2,CÓmo actuar en estos casos'? La solución es bien simple,
tanto mis hoy cuando existen máquinas de escribir con memoria.
Se redacta una ficha maestra y se imprimen tantas como encabeza-
mientos puede haber. Veimoslo con el expediente de un procedi-
miento contencioso- administrativo y con el de una obra.

ENCABEZAM 1ENTO
1 1992-1993 2.4. Expedientes de causas judiciales. 1
Recurso contencioso-adiniiiistrativo interpuesto por Cons-
trucciones Eraiki S. A., contra la liquidación efectuada en la
obra del depósito regulador de aguas, ubicado en el monte San
Marcos, cota 20.

162 1 33- 1
l
 En efecto, para recuperar este expediente se nos pueden plan-
tear varias preguntas, tales como el nombrc del recurrente, el mo-
tivo del recurso e, incluso, otros aspectos. En este c a redac-
~ ~
taríamos una ficha encabezada por el nonibre del actor Cons-
trucciones Eraiki, S. A.- otra por el concepto del recurso liqui-
dación de obra depósito- y una tercera por el objeto en cuestión
-depósito San Marcos y/o depósito cota ?O-. Estas fichas colo-
cadas en la serie correspondiente según el orden alfabélico de su
encabezamiento, son suficientes para localizar la documentación
requerida, sea cual sea la interrogación planteada.

ENCABEZAMIENTO
1991 2.15.3. Expedientes de obras mayores.
Construcción de un edificio de 6 plantas para viviendas,
garajes y locales comerciales, en el núm. 8 de la Avenida de
Navarra.
Constructor: Eraiki S. A.
Promotor: Viviendas Sociales, S. A. L.
Arquitecto: Ignacio Legrand Visir.
24- 1

En esta ocasión cuatro fichas serán suficientes, una para ser en-
cabezada por la calle y el número de la finca, otra por el construc-
tor, una tercera por el contratista, y la última por el arquitecto; de
modo que la búsqueda se realice por todos los conceptos lógicos
posibles.

La correspondencia
Su organización está suficientemente tratada en los manuales
para la formación del secretariado, por lo cual nos limitaremos
a realizar algunas observaciones.
Conviene dejar bien claro que la correspondencia emitida o re-
cibida durante la tramitación de un expediente debe formar partc
de éste y en modo alguno se clasificará ni ubicará de otra manera.
Por otra parte, la correspondencia mantenida por una oficina 163
 y que no cumpla la condición anterior, formará una o más series
documentales en las que cada documento irá unido con su res-
puesta, caso de haberla. Su ordenación estará condicionada por la
cantidad y por la importancia que tenga la correspondencia entre
las actividades de una oficina, puede ser un sistema cronológico en
los casos mis simples, hasta otros más complejos y abordados en
los manuales referidos.
En el caso de las Administraciones públicas, donde toda la co-
rrespondencia que ingresa pasa por el registro de entrada y la que
se envía afuera por el registro de salida, llevará una serie de dili-
gencias (fecha y número de registro) que, junto con los asientos de
dichos registros, sirven para certificar legalmente los actos de re-
cepción y envío.
Lo que nos ha llevado a explicar el modelo de fichero manual, es
el deseo de dejar claros los sencillos procedimientos que el archivero
enseñarli a los oficinistas; sin embargo, raro es el centro de trabajo
donde no se cuente con medios informáticos básicos para automati-
zar este instrumento. Ello puede realizarse mediante bases de datos,
sin conexión alguna entre las dependencias o, mucho mejor, a través
de aplicaciones integradas en un sistema de gestión electrónica del
archivo, aspecto que veremos más adelante. Sea cual sea la opción
elegida, las ventajas que presentan radican en la simplificación del
trabajo y en un acceso más rápido a la información. En este supues-
to no tendría mucho sentido elaborar modelos distintos de fichas,
unos para las oficinas y otros para el archivo; deberá ser el respon-
sable de este último quien diseñe los modelos normalizados de des-
cripción -accesibles a través de la red local- que serán utilizados
por las unidades administrativas y cuya información podrá ser
aprovechada en las fases posteriores del archivo. Asimismo el archi-
vero deberá establecer los índices normalizados para la recupera-
ción de la información, evitando así que cada oficina elabore enca-
bezamientos arbitrarios que posteriormente no sirvan.
Las oficinas suelen emplear otros tipos documentales que re-
quieren procedimientos mucho más sencillos para asegurar un ni-
vel correcto de acceso. Veamos los principales:
1. Los textos de apoyo. Son instrumentos legales y administrati-
vos, tales como boletines oficiales, colecciones de jurispruden-
164 cia, normativas, etc. que sirven como apoyo y referencia a la
 tramitación. Se guardan debidamente ordenados siguiendo
su número de serie y/o su secuencia cronológica.
2. Los catálogos, folletos y material publicitario. Se ordenan
por materias en carpetas clasificadoras, y son expurgados
a medida que se renuevan o prescribe su utilidad.
3. Los libros y publicaciones periódicas. Cada servicio tiene su
pequeña biblioteca de referencia con los libros y publica-
ciones periódicas (revistas especializadas), propias de su
área de actuación; en función de su volumen se verá la con-
veniencia de colocarlos en las estanterías de acuerdo con
algún criterio temático, o solicitar su catalogación por par-
te de un bibliotecario.
4. La hemeroteca. Compuesta generalmente por recorta de
prensa, pegados en hojas uniformadas (DIN A4 o folio)
y ordenados temáticamente en carpetas de millas; son re-
mitidos al archivo, cuando éste no lleve una hemeroteca
general, o destruidos a medida que su utilidad informativa
para la dependencia vaya desapareciendo.
La descripción propia de materiales como planos, mapas, foto-
grafias, microformas, cintas magnéticas, etc. se verá más adelante,
en el capítulo dedicado a los instrumentos de descripción.
El archivo de oficina tiene una utilidad inmediata para la acción
administrativa, por ello el acceso a la documentación debe ser espe-
cialmente ágil y, evidentemente, ésta debe estar controlada para evi-
tar que con el movimiento de sus fondos, éstos se disgreguen o se
pierdan. Bastará con que el encargado del archivo en cada oficina
registre el movimiento de los fondos, bien mediante un libro bien
mediante fichas, dejando constancia del expediente prestado o con-
sultado (signatura y algún descriptor), el nombre del interesado y su
firma, así como las fechas de entrega y devolución. Si transcurridos
diez o quince días desde el préstamo la documentación no hubiese
sido reintegrada, se avisara al interesado para que así lo haga o jus-
tifique la demora, pues la documentación no es propiedad de quien
la tramita ni esta a su sólo servicio, sino al de la entidad que lo po-
see y al de la sociedad. De todos modos, siempre que se trate de
documentos valiosos o cuando por su frecuencia de uso o la natura-
leza negligente del usuario, el riesgo de pérdida o deterioro sea ele-
vado, se librará fotocopia de los mismos. 165
 Las acciones que acabamos de ver deben ser tomadas en cada
servicio o departamcnto, de modo que la documentación sea ges-
tionada de forma racional y eficaz. Es necesario dejar bien claro
«que sc trata no de una función accesoria y subalterna, sino de
una función de administración activa esencial para la buena mar-
cha del servicio, puesto que pretende --entre otros objetivos-
permitir la mejor gestión del conjunto de informaciones que la ofi-
cina necesita para ejercer sus actividades))29.
Reconocer e institucionalizar la función del archivo en la ofici-
na consiste en:
1.Designar u n responsable por cada servicio, entre el perso-
nal que muestre aptitudes para la organización.
2. Definir su función en los siguientes aspectos:
Será el puente de unión con el archivo general y traba-
jará en coordinación con el archivero, quien le instruirá
en las técnicas necesarias para el correcto desarrollo de
sus tareas anexas. Evidentemente, salvo que el desarro-
llo burocrático así lo aconseje, estas tareas no serán de-
sempeñadas en régimen de exclusividad.
- Se encargará del mantenimiento, puesta al día y custo-

dia del archivo de oficina, así como de las transferen-

cias al archivo general.
3. Dotarle de los medios necesarios y, algo muy importante,
la consiguiente revalorización del puesto de trabajo y me-
jora del nivel retributivo, en atención a la importancia de
su tarea y la necesidad de justa compensación a un trabajo
que precisa dotes de organización, iniciativa y conocimien-
tos aiiadidos.

4. La organización del sistema de archivo:

fase preliminar
Antes hemos dicho que los archivos de oficina son subsistemas
o partes de un sistema, el del archivo, como lo son el intermedio
y el definitivo o histórico. En toda entidad, pública o privada, se
pueden dar dos supuestos al respecto: que exista un sistema de
archivo implantado y en funcionamiento, en cuyo caso la tarea del
archivero consiste en mantenerlo mejorándolo; que no haya nada
de esto y deba diseñarse desde la base. En el segundo supuesto las
oficinas están literalmente atiborradas de documentos, lo que deri-
va en problemas de seguridad para kstos, ya que en la lucha por el
espacio su destrucción incontrolada es el destino que les aguarda.
En el menos malo de los casos están arrumbados en sótanos, bu-
hardillas, huecos y demás lugares desaconsejables. El propósito de
este epígrafe es, precisamente, exponer en síntesis la que podría-
mos denominar fase preliminar en la organización de un sistema
de archivo y las estrategias a seguir.
Cuando nos enfrentamos con el reto de organizar un sistema de
archivo para una entidad que nunca lo ha poseído, entre la fase de
oficina y las siguientes -que serán objeto de los próximos capítu-
los- debemos afrontar una nueva y preliminar que, en esencia,
consiste en censar y organizar toda la documentación existente (cla-
sificarla, ordenarla y describirla), diseñar los circuitos por los que se
moverá y las instalaciones para acogerla. Esto exige recopilar toda
la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cual nues-
tro trabajo resultaría baldío. Necesitamos conocer la entidad con
precisión: cuáles son sus fines y cómo está organizada hasta el últi-
mo detalle. Asimismo es preciso saber qué documentación posee,
cual es su cantidad y dónde se encuentra, quiénes la producen y c8-
mo, cuáles son las necesidades de aquélla respecto de ésta. Sólo una
vez recopilada esta información procederemos a analizarla y con los
datos y conclusiones obtenidos diseñar el sistema3'.

4.1. Información sobre la entidad

Esta etapa se caracteriza por la recogida de información sobre
el organismo interesado para:

'"Ln bibliograíia que se ocupa de la gestión de In documentación admiiiisir:iti-

v a es iibundnnte, destacando por su claridad y brevcdnd la obra ya citada: i ~/om i -
c ~ .especialmente
i i o i i r r i - c l i i i ~ ..., ~ las páginas 26 a 36, que seguiremos bisic;imeiiic. ii lo
largo de este epígritk. Asiiiiisnio resulta recomendable la obra de M . Robergc.: f,(t
g/oh<t/c,,s?..s/<;rfirf/ii/ir<,
1'1 .\ i w h i i -
< / < W i o i ii k / ' i i ! / i ) i - i i i < i / i o f i t r t / r i i i i i i , ~ r ~ r i i i iccpp/ictrIioii
~i~:
q ~ w Qucbcc:
. Documcntor. 1992. 29X págs. Taiiihicn es biisico el manual dc 1. A.
Penii ef id.: Krcortls r)imriyciiieiii hriiitlhook. Aldershot: Ashgotc. 1992. 249 pUgs. 167
 1. Identificarlo: si se trata de una administración pública o de
una organizacibn privnda, y prccisar sus límites.
2. Conocer su cstructura orgaiiizativa: las unidades que lo cons-
tituyen. las diversas escalas (centrales y descentralizadas), las
ramificaciones eventuales, filiales... La naturaleza de las rela-
ciones internas, tanto orgánico-jerlirquicas como de gestión.
3. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los come-
tidos y competencias de cada uno de los diferentes niveles
o escalas que la integran.
Las fuentes de información son los documentos fundacionales,
los organigramas de estructuración, los estudios de organización
y distribución de los recursos humanos, entre otros. En este senti-
do las instancias responsables deben ser claras y proporcionar to-
das las precisiones necesarias para saber cuál es el ámbito sobre el
quc debemos actuar, cuáles son sus propósitos, cómo está organi-
zado, cuáles son sus recursos humanos, qué tareas tienen enco-
mendadas, cómo se relacionan entre sí ...
Asimismo es preciso hacer una primera aproximación a la rea-
lidad documental pues, antes de continuar adelante, deberemos sa-
ber si ha habido previamente alguna actuación archivística y, en
caso positivo, analizarla. Si se conoce aproximadamente el volu-
men global de la documentación, su tasa de crecimiento anual y,
en fin, cuantas cuestiones se consideren necesarias.
SimultAneamente, la autoridad competente deberá actuar en
esta fase con el fin de adoptar algunas determinaciones absoluta-
mente necesarias para que el archivero pueda desarrollar su traba-
jo y llevarlo a buen fin. En este sentido le corresponde:
1.Hacer conocer a todos los niveles subordinados su firme deter-
minación de solucionar el problema de la gestión documental.
2. Designar un responsable de alto nivel encargado de llevar la
operación a buen termino, así como con capacidad de decisión
para resolver las cuestiones planteadas por el archivero.
3. Sensibilizar al personal sobre las necesidades de la opera-
ción, las razones que la han inspirado, su desarrollo y el
papel que cada uno deberá desempeñar.
A pesar de todo ello no es suficiente y las reticencias a vencer
168 por nuestra parte son numerosas y de diversa naturaleza. Cual-
quiera que sea el nivel considerado, desde la dirección al simple
oficinista, el sentimiento patrimonial sobre los documcntos está
muy extendido. No importa tanto cuál pueda ser su estado de
abandono y desorganización, cuanto tenerlos «controlados» y al
abrigo de los demás. Por otra parte, como la información es po-
der, existe una tendencia generalizada a confundir la retención de
los soportes con la posesión de la información, cuando en la
mayoría de los casos ésta ya ha prescrito y, no habiéndolo hecho,
es de difícil localización. Asimismo, la falta dc comunicación en cl
organismo, fruto de una mala gestión documental, es otro factor
que ayuda a explicar este tipo de actitudes".
Para vencer las reticencias de algunas personas ante lo que
consideran como pérdida de sus documentos, hay que ganar su
confianza haciéndoles ver que:
- Conservan la plena disponibilidad sobre sus documentos,
a los que podrán acceder con mayor rapidez y seguridad
siempre que lo precisen.
- Nada concerniente a éstos (transferencias, eliminaciones ...)

se hará sin su conocimiento y, en el caso necesario, sin to-

mar en consideración su parecer.
- La operación es también cosa suya y el éxito depende de su

colaboración.
- El esfuerzo se verá ampliamente compensado con un acceso

más fácil, rápido y seguro a la información y a los documentos.

- El desalojo regular de la documentación que ya no es nece-

saria para la realización de sus tareas mejorará las condi-

ciones de trabajo: más espacio, menos responsabilidad, me-
jor manejo de un volumen menor de documentos, etc.

4.2. Información sobre los documentos

Todas las unidades administrativas serán la base para la reco-
gida de información, cuyo número y localización conoceremos por
los datos de la etapa anterior. Las oficinas se caracterizan por tc-
ner unas atribuciones delimitadas, se encargan de realizar tareas

'I M. Duinont: ((Gestion des documcnts et gestion documcntaire: corniiicnl

Peut-oii parler de rentabilité:')). en A r d i i w ~ ,15, 4, 1984, piigs. 71-74. 169
 específicas y especialimdas, lo que da lugar a la producción de do-
cumentos en serie, como vimos al definir el archivo, fruto natural
de su actividad. Por cllo, si de s u cjercicio se desprenden los docu-
mentos y éstos son reflejo de sus atribuciones, es muy importante
conocerlas para delimitar las series.
En consecuencia, necesitamos obtener del responsable de cada
oficina y de sus colaboradores informaciones relativas a3':
- El organigrama de la oficina y su estructuración jerárquica.

Las atribuciones desempeñadas, tanto las exclusivas como

las compartidas (véase cuestionario n." 1).
Si esto es importante no es suficiente, debemos descender hasta
los mismos documentos, saber dónde están, cuáles y cuántos son.
Para conocer el primer aspecto, la ubicación fisica (véase cues-
tionario n.') 2), solicitaremos información sobre:
- Los archivos de cada despacho.

Los archivos situados fuera de los despachos pertenecientes

a la oficina (pasillos, cuartos,...).
Los archivos en locales compartidos con otras oficinas.
En los tres casos es preciso saber:
o Su localización exacta.
o Si hay alguien a su cargo y los tiene bajo llave.
o Su estado físico de conservación y orden.
o La cantidad de documentación, expresada en metros linea-
les. Y a ser posible indicando los medios de instalación:
archivadores, estanterías, muebles portaplanos, etc.
El siguiente paso consiste en recabar información detallada so-
bre las series documentales emanadas de las distintas atribuciones
adjudicadas a cada una de las oficinas (véase cuestionario n.' 3). Al
respecto los principales datos que nos interesan son:
Identificación de la unidad administrativa.
Atribución o grupo de atribuciones.

'' Son muy útilcs los modclos de cuestionarios elaborados para el SCAA (Sis-
temil de Control de Archivos Administrativos). Grupo de Trabajo de Archivos Ad-
niiiiiatralivos: «El tratamiento de In documentaciOii cconbmica en las Adniinistra-
ciones públicas)). en Priiiierus Jorntrtlus sobre itietodo/o(jítr ptirci /u identf/icucitiii ....
170 págs. 713-NO.
 CUESTJONARIO N Ú M . I
Atribuciones

a
Oficina

Orgnnismo/Dep;irtamento/Área del que dcpende

Atribuciones exclusivas Secciiin cncarguda

Atribuciones compartidas Sección eiicargadu

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Oficinas con quienes las comparten (en cl niismo orden)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
8.
9.

Inspirado en: Grupo de Trabajo de Archivos Administrativos: «E1 lrnt;imienlo

de la documentación económica eii las Administraciones públicas)>,en P r i m ~ w ~
J o r r i t i t / ~.sohrc~
~ i i ~ r t o t / o / o ~.... i 227.
~ i tp. 171
 'Tipo de archivo: Locaiizuciúii
0fiLiii;i Desp;ich»s n Rcsponsable Llave
t u c r a del despacho 0 Sí U N o 0 Sí 0 No 0
Cornpa rt ido

Instalaciún Ms/Ls

Archivadores o armarios (carpetas suspendidas) I

Estanterías o armarios (cajas o carpetas)

Muebles portaplanos

Instalaciones para soportes informáticos

Otrois tipo/s de instalaciones

ídem. anterior, págs. 230-234.

172
 El urchiiio rti sus priinrrusfusrs

CUESTIONARIO NÚM. 3
Series documentules

Departamento/Servicio Oficina Sección Atribuci¿)n/Atribuciones

Plazo de
Denominación de la serie/ Fechas Clasificaci¿m utilidad
Grupo de expedientes N.”W L s
adminis.

1 173
 cu ESTIONAR10 N úM . 3 conr iriiiucicíri)

Iiispirndo en: La lonction archives..., pág. 35 y Grupo de Trabajo de Archivos

Administrativos: ((El tratamicnto de la documentación económica en las Adminis-
..., pág. 235.
traciones públicas)). en Piinirrcis Jorirudus sohre ni<,fo<lo/oy¡u
174
 El rrri,hiao eri sus pritnrrus ,fusr.\

- Denominación de las series documentales o grupos de ex-

pedientes.
~ Cantidad expresada en metros lineales y/o número de expe-
dientes.
- Fechas extremas que abarca el conjunto.

- Clasificación adjudicada, en caso de existir.

~ Plazo en el cual pierden su utilidad administrativa.

- Destino dado a los expedientes una vez perdida esa utilidad.

Por último, el archivero necesita conocer las necesidades que

tienen las unidades administrativas en materia documental e infor-
mativa, a fin de diseñar las respuestas (véase cuestionario n." 4). A l
respecto, cada una de ellas contestara a un cuestionario que recoja
los siguientes aspectos:

a) Las necesidades informativas de sus diferentes productos

documentales, de manera jerarquizada según su importan-
cia y frecuencia de uso, expresando qué necesitan conocer
en cada caso.
b) Procedimientos utilizados para la custodia, conservación
y consulta de sus documentos.
c) Medios técnicos y humanos empleados.
d) En caso de haber contestado a los dos apartados anterio-
res, necesidades que no resultan satisfechas.
Sin lugar a dudas nos costará conseguir que todas las oficinas
contesten adecuadamente a nuestro cuestionario; muchas veces ten-
dremos que acudir personalmente para completar la información
cuando no para arrancársela literalmente; sin embargo, debemos
considerar y hacérselo ver así, que se trata de un esfuerzo a realizar
una sóla vez y que de la cantidad y de la calidad de la información
que nos proporcionen dependen los beneficios futuros.

4.3. Análisis
Una vez recopilada toda la información, procede analizarla ex-
haustivamente y solicitar cuantas aclaraciones sean necesarias por
parte de quienes la hayan proporcionado. 175
 CUESTIONARIO NÚM. 4
N c c r s i d d r s ir!fi)nnuriz~as

1 Oficina: I

Nombre Cargo Teléfono

Archivos empleados: base de datos, fichero, registro ... Descríbalos

Necesidades informativas por orden de importancia. Series documentales

l.
2.
3.
4.
5.
6.
/.
8.
9.

176
 El rrrcliiuo rn sus pritnrrcis fiisrs

CUADRO NÚM. 4 (continuucidn j

-
Necesidades informativas: pautas de acceso*
'ipologia Otros
V.0 serie Fechas Actor (eceptor Asunto especifíquelos)
ocumen.

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Expectativas no contempladas en este cuestionario:

* Quedan fuera la signatura y las referencias del cuadro de clasificación por

resultar de utilidad obvia.

177
 Tras estos pasos procederemos a analizar los siguientes aspec-
tos:
1. Las atribuciones: los documentos de una oficina son el re-
nejo de su actividad, es decir de sus atribuciones. Lo que
interesa es establecer un cuadro de reparto funcional de las
tareas. Este cuadro debe contemplar, por una parte, las di-
ferentes atribuciones específicas de cada oficina, y la indi-
cación de la subdivisión encargada de cada una, por la
otra.
2. Las series: puesto que las series documentales son la plas-
mación de las diferentes tareas ejecutadas en el desarrollo
de una atribución, es necesario establecer un cuadro o rela-
ción de las series documentales emanadas de cada atribu-
ción.
3. La cantidad y la distribución de los documentos: para pre-
ver las necesidades de espacio en los depósitos del archivo,
así como para establecer un orden de prioridades en la
transferencia desde las oficinas.
4. Las necesidades: expresadas por los distintos servicios, dis-
tinguiendo las comunes de las particulares, para elaborar
las respuestas.
Al final, con los jefes de servicio/directores de departamento, se
procederá a evaluar los resultados, y en caso necesario, a ajustar
bien las relaciones interdepartamentales y jerárquicas.

4.4. Diseño

Con toda la información acumulada, y tras su detenido estu-

dio, la respuesta del archivero deberá centrarse en los siguientes
aspectos:
l. Elaborar un cuadro de clasificación general para los fon-
dos de la entidad, basado en las funciones de la misma y en
las atribuciones desarrolladas. Asimismo, proporcionara
a cada departamento y a las unidades administrativas la
178 parte referida a sus fondos para que en adelante la clasifi-
 cación sea armónica desde el origen y normalizada cn toda
la organización.
2. Diseñar los circuitos de movimiento de la documentación,
organizando la transferencia de fondos al archivo, regular
y ordenada. Aunque al principio deberá organirar la trans-
ferencia masiva de toda la documentación innecesaria que
se ha ido acumulando en las oficinas y en remedos de
archivos.
3. Establecer el volumen documental cxistcntc y estimar los
incrementos periódicos de documentación, a fin de conocer
las necesidades de espacio en el archivo, previendo lugar
suficiente para acoger el crecimiento de los próximos vein-
te años.
4. Elaborar el estudio donde se especifiquen las necesidades
en materia de locales e instalaciones para el archivo, ya
que sin éste el resto del trabajo habrá caído en saco roto.
5. Diseñar los procedimientos de archivo, descripción y recu-
peración de la información, considerando en cada caso las
necesidades de cada cual y las características de su docu-
mentación. Así como los de control sobre el uso y el movi-
miento de los fondos.
Aspectos todos ellos que abordaremos en capítulos si-
guientes.
6. Recomendar la designación de un administrativo por cada
departamento, área ... que añada a sus tareas las de servir
de nexo con el archivo; cuyas funciones pueden resumirce
en la organización, uso y mantenimiento del archivo de
oficina, así como de la remisión de los fondos al archivo
general.
7. Formar al personal en las tareas del archivo, según se h a
visto, y en el modo de encauzar sus demandas.

179
 7.
El archivo intermedio

Introducción
Desde que los documentos pierden su utilidad administrativa
inmediata hasta que son conservados definitivamente, pasan por
una edad denominada intermedia en la que son objeto de trata-
mientos diversos. En primer lugar son transferidos desde las ofici-
nas de los organismos creadores al archivo intermedio, donde per-
manecen un tiempo -por término medio hasta los treinta años-
durante el cual son sometidos a valoración y selección, es decir se
decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y de conser-
vación permanente, y cuáles van a ser destruidos. Ambos, transfe-
rencia y expurgo, son los aspectos más relevantes de la edad inter-
media, por lo que a fin de darles un tratamiento adecuado los he-
mos desgajado del presente para constituir dos capítulos exentos.
Ahora vamos a ocuparnos exclusivamente de los archivos interme-
dios en sí, cuáles son sus funciones, las razones de su existencia,
sus características, las labores que desempeñan ...

1. Orígenes y funciones del archivo

intermedio
El archivo intermedio es el mas reciente, por lo que a su factu-
ra se refiere, y está estrechamente unido a la creciente actividad de
las administraciones'. Tradicionalmente éstas habían enviado su

' C. Wyffels: Archirrs conirmporuijlrs df$81s intermediuirrs. Bruselas: Archi-

ves Générales d u Royaume, 1972, 60 págs. 181
 docuineiitnción a los archivos generales, del reino ... para su con-
servación perpetua; mas desde finales del siglo xix y, sobre todo,
a lo largo del XX, la generación de una masa creciente de papeleo
ha forzado la búsqueda de una solución. Ante la imposibilidad de
conservarlo todo y ante la incapacidad de los organismos produc-
tores para guardar Ni sifii los documentos que ya no usan con fre-
cuencia, la solución ha sido la creación de los archivos interme-
dios, encargados de recibir toda la producción documental y de
seleccionar la parte a conservar.
Aunque existen algunos precedentes poco claros y de corta du-
ración2, los archivos intermedios aparecen por primera vez en Es-
tados Unidos durante la 11 Guerra Mundial -denominados re-
cords cctiters--- a causa del enorme crecimiento de los documentos
producidos por las administraciones federales3. En adelante, su
desarrollo continuarii hasta completar un total de quince centros
repartidos por el territorio de la Unión. Casi simultineamente se
adoptan medidas similares en Canadi (1945) y poco mis tarde se
extienden al continente europeo, donde la pionera fue Gran Breta-
ña que en 1950 inaugura el «limbo» de Hayes -dependiente del
Puhlic Records 0jfic.e- como archivo intermedio de los ministe-
rios y servicios centrales del Estado. En 1965 la República Federal
de Alemania instaura el primer Zwischenurchio cerca de Bonn, en
1969 se crea en España el Archivo General de la Administración
(AGA), y en Francia la Cite! des Archives Conteniporuines en Fon-
taineblau4.
La situación de los archivos intermedios ha evolucionado bas-
tante en nuestro país durante los Últimos años, al abrigo del Esta-
do de las autonomías y del celo por preservar sus respectivos pa-
trimonios documentales. El primer antecedente que se conoce es el
Archivo General Central creado en 1858 y ubicado en Alcali de
Henares', para aligerar a los ministerios del colapso producido
por los fondos documentales que ya no utilizaban; pero su incen-

' E. Lodoliiii: Ar<hii.i.s~i<~u

..., págs. 33-34.
.' A. Ricks: «Thc records managcment as iin archiva1 lünction)>,p6gs. 29-36.
' G . Duboscq: Orymiisurioii </ir p r ~ ~ u r d i i i u ~París:
q e . Unesco, 1974, págs. 15-24,
Para el C;IS» espaiiol, vcase M. L. Conde: ((Fuentesdocumentales de la Administra-
ción central: el Archivo General de la Administración)). en Sfudiu Storicu. Hisroriu
Co,ifc,itiportiiiru,VI-Vil, 1988-1989, págs. 157-168.
182 5 M. L. conde: o p . ( i r .
 El urcliiiv ititernicdio

dio en el verano de 1939 supuso la destrucción de importantes fon-

dos referidos a los siglos xviii y XIX. En la fecha ya señalada se
crea el AGA que entrará en funcionamiento a partir de 1972. En
1970 se crea el Depósito Regional de Cervera (Lleida) como inter-
medio para el área catalana y asociado al de la Corona de Ara-
gón6. Con la entrada en vigor de las autonomías, casi todas han
creado y consagrado en su legislación los archivos intermedios de
sus respectivas administraciones. También algunos municipios de
gran entidad han actuado en el mismo sentido, como es el caso de
Barcelona7 cuyo Archivo Municipal Administrativo viene actuan-
do como depósito intermedio desde 1987.
Las funciones del archivo intermedio, ya adelantadas, son las
siguientes':
1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya
no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar
el funcionamiento de sus sistemas documentales'.
2. Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos
que todavía no son de libre acceso para el público, una
parte considerable de los cuales está destinada a ser des-
truida transcurridos ciertos plazos de tiempo.
3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser con-
servados y los que van a ser eliminados.
4. Garantizar a las administraciones de origen la plena dis-
ponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a los
mismos cuando sea necesario.
5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprove-
chamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e insta-
laciones más baratos que los de las oficinas". Según algu-
nos estudios representa un ahorro del 50% frente a los

Guiu de los urcliioos esíurules espuñoles. Giriu del imwsiiyudor. Madrid: Minis-
terio de Cultura, 1984, págs. 47-48.
' R. Alberch: <(Eltratamiento de la documentación activa y semiactiva: expe-
riencias del Archivo Municipal de Barcelona)), en Prinirrus Jornudus Sobre niriodo-
logiu..., págs. 497-5 13. Guiu de I'Arsiu Muriicipul de Burcelotiu. Barcelona: Ayunta-
miento de Barcelona, 1992, págs. 15-17.
G . Duboscq: p. cii., pág. 24.
P. C. Mazikana: La grsiioti des urchiiws.,., pág. 17.
' O Oílice of Federal Records Centers: ((Manual de Administración de docu-

mentos)) (trad. de M. C. Flexes) en El mundo d r los urchiiios. 1, 4-5, 1982, pág. 107. 183
 costes de conservación en las sedes de las administraciones,
al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios
y equipamientos costosos' '.
Sin embargo, la saturación de los archivos históricos de algu-
nos países ha hecho que los intermedios no puedan remitir los fon-
dos de tal categoría a sus destinatarios, de modo que han termina-
do por convertirse parcialmente en archivos históricos. Esto es lo
que viene sucediendo en los Estados Unidos desde 1969, donde los
intermedios se han convertido a su vez en reyionul brunches (ramas
regionales) del histórico nacional; otro tanto ocurre en Francia
desde finales de los setentaI2 y en E ~ p a ñ a ' ~ .
De los cinco funciones descritas, la primera atañe a la transfe-
rencia de fondos que trataremos en el siguiente capítulo, la segun-
da y tercera caen de lleno en el expurgo (valoración, selección
y eliminación) y serán objeto de otro tema; así pues, nos centrare-
mos solamente en las dos Últimas.

2. Construcción y equipamiento
La construcción y el equipamiento de este tipo de archivos di-
fiere poco respecto de los demás en lo esencial, y como ya existe un
capítulo dedicado a los edificios e instalaciones, nos limitaremos
a señalar los elementos diferenciadores de los intermedio^'^.
Al planificar la construcción de un archivo debemos considerar
una serie de aspectos: la ubicación geográfica, la concepción de los
diferentes espacios según su uso, los materiales de construcción, el
equipamiento mobiliario, los controles ambientales y de seguri-
dad, por citar los más importantes. Si la característica diferencia-

'' C. Couture y J. Y. Rousseau: Lrs urc~liilrsmi x . y h , s i k l e . U i i r riponse uiix

hesoins d e I'url~niriisrrctriori rr rlr /u rrcherclru. Montreal: Université de Montreal,
1982, P'L~s. 137 y 15 1- 158.
'' E. Lodolini: op. cir., págs. 37-38.
l 3 El AGA conserva documentación continua desde el siglo xvi~iy, en algunos
casos, desde el X I I I y el XVI.F. J. Aguado ct u/.:«Bolumen handiko fondo dokumen-
talen deskripzioa: Adrninistrazioaren Artxibategi Nagusia. Descripción de grandes
volúmenes de fondos documentales: el Archivo General de la Administración)), en
Irurcqi. IV, 1991, págs. 359-376.
14
G. Duboscq: op. cii.. págs. 26-35 y 63-73. «Off-site storagc)), en Tlie rrcortls
184 rc,irirw/ r r p o r i , V, 8, 19x9, 15 págs.
dora de este tipo de centros es el alojamiento de grandes masas de
documentos a bajo coste, algunos de los aspectos considerados co-
mo la ubicación y el equipamiento incidirán positivamente en los
costes, otros en cambio son irrenunciables y comunes para todo
tipo de archivo.
La ubicación geográfica es el factor que influye de forma más
poderosa en la economía de medios. Las sedes de las organizacio-
nes se sitúan, por lo general y sobre todo en el caso de las adminis-
traciones públicas, en el centro de las ciudades, donde el suelo es
más caro; sin embargo las compensaciones rentabilizan el precio:
están mas cerca del grueso de los usuarios, facilitan el acceso de
sus empleados (al menos en teoría) que reducen sus desplazamien-
tos, se encuentran mejor interconectados y próximos a todo tipo
de servicios que se concentran en la misma área ... En cambio, nada
de ésto es prioritario en la concepción de un archivo intermedio, al
contrario, lo que necesita es amplios espacios a precios reducidos,
por lo cual la periferia de las grandes ciudades es la mejor iocaliza-
ción y la más empleada. Lo principal es que el suelo, factor funda-
mental en los costes, sea barato y pueda adquirirse en cantidad
suficiente como para satisfacer las necesidades de espacio presen-
tes y futuras; asimismo debe estar situado próximo a una vía de
comunicación principal por carretera que permita conectar con la
sede central de la entidad en plazos de tiempo razonables, y un
acceso similar a los empleados del servicio, así como alejado de
fuentes de contaminación y peligro potencial (industrias...).
El eje central sobre el que debe girar el diseño arquitectónico
son los depósitos, donde se pueda almacenar la documentación
con densidad. Deben ser espacios diáfanos, o sea, sin columnas, pi-
lastras... o reducidas a su mínima expresión, y permitir la instala-
ción de las estanterías en altura, todo ello con la finalidad de apro-
vechar al máximo cada metro cuadrado. También debe facilitar el
acceso seguro de las remesas, mediante un muelle de acceso a cu-
bierto de las inclemencias del tiempo. Contará con salas amplias
para la clasificación y manipulación de los documentos, así como
otros componentes comunes a todo tipo de archivo (sala de con-
sulta, oficinas, etc.).
La construcción debe cumplir determinados requisitos genera-
les de solidez, resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc. que
veremos en su capítulo correspondiente. La diferencia no está en 185
 la calidad de los materiales, sino en la austeridad que permite un
tipo de servicio no concebido en esencia para el público.
Tanto el equipainiento como las medidas ambientales y de se-
guridad son las mismas que en los demas centros. La solidez e ino-
cuidad de las estanterias, el control de la humedad, la temperatura,
el polvo, los insectos, los roedores, el fuego, los robos, son aspectos
irrenunciables en un archivo.

3. Servicios
En el punto anterior hemos esbozado las condiciones que posi-
bilitan la conservación de los documentos a bajo coste, ahora nos
proponemos abordar los servicios que presta el archivo intermedio.
Salvedad hecha de las transferencias y del expurgo, éstas son: la ins-
talación de los fondos, su clasificación, descripción e información.
La instalación. Los grandes centros suelen reservar depósitos
o sectores completos para instalar los fondos en función de su pro-
cedencia, algo tan legítimo como correcto; sin embargo, dentro de
cada depósito no se puede aplicar este criterio ya que la reserva
para futuros ingresos representaría un despilfarro de espacio. Las
unidades (cajas, legajos, libros...) pueden instalarse y signaturarse
de tres formas distintas:
~ Secuencial: siguiendo la numeración continua de las unida-
des de instalación desde el uno en adelante, por el orden de
ingreso.
~ Cronológica: de acuerdo con el año de ingreso y un núme-
ro correlativo asociado (por ejemplo: 1994/21.379, significa
que esa caja hace el número 21.379 de las ingresadas en
1994).
- Dirección: señalando la ubicación de la unidad en el archi-
vo, de modo que se otorga un número por cada uno de los
siguientes elementos: depósito, sección, bloque, estantería
y posición. Así el 1-4-3-3-7 significara que la caja se encuen-
tra en el primer depósito, dentro de éste en el cuarto grupo
o cuerpo de estanterías, en el tercer bloque de dicho cuerpo,
186 en la estantería tercera, ocupando la séptima posición.
 Como regla general, la mejor signatura es la más sencilla y la
que menos posibilidades de error ofrece: la secucnciul, lo que no
impide tener 4iino de los depósitos en el que se señalen los nú-
en cada bloque de estanterías, y hacer lo pro-
pósitos.
operación debe realizarse de acuerdo con el
u
.
. Liasiticaciónelaborado para cada entidad. Si el sistema
de archivo funciona adecuadamente, las oficinas remitirán sus do-
cumentos debidamente clasificados, en cuyo caso nos Iitnitareinos
a revisarlo por si hubiera error. De marchar bien el sistema, la cla-
sificacitjn otorgada en origen se mantendrá durante toda la vida
de los documentos.
Descripción. En principio, las relaciones de entrega serán el ins-
trumento de descripción por excelencia en el archivo intermedio,
una vez comprobadas con los envíos y corregidas. Por norma, la
gran masa de documentos a tratar y la segura destrucción de la
mayoría a medio plazo, no aconsejan ir mucho más allá, aunque
existen excepciones. En el supuesto de un sistema que funcione a la
perfección, las oficinas nos enviarán sus fichas, vaciados de bases
de datos, y otros instrumen~osque nos permitirán mejorar la des-
cripción de los fondos. Como esto es posible pero poco probable,
deberemos establecer alguna estrategia al respecto, basada en des-
cribir mejor las series documentales que presenten mayor frecuen-
cia de consulta y las que prometan un futuro uso por los valores
que comportan. En cualquier caso y dado el gran volumen de
información a manejar, la automatizaci~nde estos procesos se
impone.
Información. Los pasos anteriores están funda~entalmenteen-
caminados a ofrecer informacjón a los usuarios, a facilitar su con-
sulta de la manera más rápida y satisfactoria posible. En este senti-
do hay que prever la más amplia gama de posibilidades: consulta
en sala, préstamo a los organismos productores, reproducción
compulsada de documentos, consulta telefónica (verbal y vía fax)
y mediante conexión en red (correo electrónico y/o programa de
gestión electrónica del archivo). Teniendo en cuenta que el archivo
intermedio es un mero depositante que se re~ponsab~li~a de fa ges-
tión pero no de la propiedad de los fondos, que siguen pertene-
ciendo a los organismos productores, en principio solamente estos 187
 tienen acceso a los mismos. Cualquier consulta documental por
parte de terceros, bien sea otro organismo o un ciudadano, deberá
realizarse mediante autorización escrita del remitente, a fin de ga-
rantizar la confidenci¿~ljdadde sus documentos. No obstante, co-
mo quiera que debido a la saturación de los sistemas, buena parte
de los fondos ha alcanzado la etapa de conservación ~ r i n a n e n t e
por su interlts para la investigación, en este supuesto la comunica-
ción al público debe regirse por el principio de libre acceso a los
documentos de carácter histórico; sería ridículo que la consulta de
documentación fiscal del siglo X V ~ I Io la relativa a las finanzas del
Estado durante la 11 Guerra Carlista, por poner algún ejemplo, tu-
viera que hacerse previa autorización escrita del Ministerio de Ha-
cienda, simplemente porque no hay un archivo histórico al que en-
viarla y se ubica en uno intermedio.
El Último paso que cabe al archivo intermedio, una vez expur-
gados los fondos, es remitirlos al archivo histórico correspondien-
te al transcurrir treinta anos -por término medio- de haber fina-
lizado su tramitación. Tan pronto como son destinados a la con-
servación perpetua, las administraciones de origen pierden todo
derecho sobre ellos y pasan a la autoridad exclusiva del archivo”.
Como los documentos tienen que ser objeto de ciertos tratamien-
tos antes de su puesta a disposición de los usuarios (recepción, ins-
talación...), conviene enviarlos al histórico con unos meses de ante-
lación.

f 88 ’’ G . Duboscq: op. cir., pig. 53.

 8.
El ingreso
de los documentos

Introducción
De acuerdo con la definición de archivo, los documentos no se
producen en él -salvo los que son fruto de su propia gestión-
sino a lo largo del proceso natural de actividad de la entidad en
cuestión, por lo tanto ingresan. Los ingresos de documentos en los
archivos son de dos tipos: ordinarios y extraordinarios.
Ordinarios: se efectúan mediante transferencia, en plazo de
tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. Tam-
bién podríamos haberlos denominado internos, por cuanto se pro-
ducen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias exte-
riores. Es el tipo de ingreso por antonomasia.
Extraordinarios: se producen -como su propio nombre indi-
ca- de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad al-
guna, al contrario, dependen de numerosas contingencias.
Mientras los primeros se dan de manera continua, rítmica, en
la vida de un archivo, los segundos pueden o no hacer acto de pre-
sencia en alguna ocasión.

1. Los ingresos ordinarios: la transferencia

de fondos
La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de proce-
dimientos mediante íos cuales la documentacióm es remitida de 189
trativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en
cajas o legajos, con cuidado de no desgajar expedientes ni romper
el orden natural en caso de ser perceptible, numerarlos y realizar
una relación somera de los mismos por duplicado y firmada por
ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedara en poder de los
servicios administrativos como prueba de la transferencia. Acto se-
guido serán enviados al archivo para su tratamiento adecuado. Es-
te sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los docu-
mentos de la destrucción o del olvido sea prioritaria a cualquier
otra consideración, sin embargo no se aceptará como procedi-
miento habitual de transferencia por hechos consumados. En el
supuesto que hemos visto en el capítulo anterior, el archivo se en-
contrará con una serie de remisiones masivas, la primera que haga
cada servicio, compuestas por los documentos acumulados antes
de ponerse en marcha el sistema; pero no se aceptará un proceder
como el descrito, y el archivero deberá poner especial empeño en
que se realicen de acuerdo con las normas reguladoras de las
transferencias.
Transferencias directas continuas. En estos supuestos los docu-
mentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se
producen, según finaliza su tramitación. Se dan, o al menos sólo
son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espa-
cio y personal, donde hace falta que una persona se haga respon-
sable de toda la documentación --generalmente no es un archi-
vero profesional- y garantice su integridad y servicio. Es una
especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los
casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una rela-
ción anual de transferencias.

2. Planificación de las transferencias

y operaciones previas

Los principios generales que han de regir el planteamiento de

toda transferencia son los siguientes':

191
 l. Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un míni-
mo de diligencias sin menoscabo del rigor.
2. Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los do-
cumentos.
3. Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de
descripción.
4. Respetar y evidenciar su procedencia.
Por otra parte, la planificación de las transferencias ha de res-
ponder a una pregunta evidente, jcuándo se debe enviar la docu-
mentación al archivo? En este sentido son varios los criterios a to-
mar en consideración:
1.La finalización de la tramitación. Como principio general
sólo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tra-
mitación haya finalizado, pues lo contrario supondría de-
jación de responsabilidad por parte de los gestores y su in-
debida asunción por el archivo.
2. Lafrecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste en
valorar la frecuencia con que los servicios administrativos
consultan sus documentos, utilizando para ello el sistema
empleado en cada caso para controlar los movimientos de
los documentos (consulta, préstamo^...)^. Realmente el pla-
zo de cinco años establecido por la teoría archivística debe
ser considerado como tope máximo, pues recientes investi-
gaciones desvelan que un año después de finalizada su tra-
mitación el 90 % de la información no es utilizada, se con-
sidera prescrita, y alcanza el 99 % transcurridos cinco
años. En consecuencia, es más realista admitir plazos de
conservación en las oficinas de un año o inferiores en caso
necesario4.
3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de
recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o ra-
zonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo
que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapi-
dez la documentación solicitada, es recomendable adoptar

192 ’ P. C. Mazikana: Lu gestiou des u r c h i i w ..., pág. 16.

J. van Albada: «Some reílections on archives managementn, pág. 49
 plazos ajustados. Sin embargo, cuando se trate dc u n servi-
cio de grandes dimensiones (estatal, nacional ...) sin posibili-
dades de ofrecer respuestas rápidas, conviene mantener
plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos.

En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo

con los responsables de cada unidad, se procederá a redactar un
calendario de transferencias que señale su número y frecuencia
anual (fechas) para cada oficina, el cual se revisará periódicnniente
para adaptarlo a las necesidades cambiantes. Esta planificaci9ii es
necesaria para no colapsar el archivo a cada paso, y para que Ins
tareas que le corresponden (comprobación, clasificación, descrip-
ción, etc.) puedan ser realizadas sin interfereiicias.
Antes de remitir la documentación, los responsables de cada
departamento deberin acometer una serie de operaciones muy
simples, al paso que beneficiosas. En primer lugar, procederun
a destruir los documentos inútiles, que hinchan sin necesidad mu-
chos expedientes, tales como las fotocopias de originales conserva-
dos, las anotaciones inservibles (notas con direcciones, apuntes...),
los borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, las
fotocopias de boletines, leyes, etc., que hayan sido empleados con
fines informativos durante la tramitación; en fin, todo cuanto no
constituye parte del expediente tal y como se define desde el punto
de vista legal.
En segundo lugar se deberá comprobar que los documentos es-
ten en orden dentro de los expedientes, y éstos además completos,
pues no se pueden enviar por entregas como si de un coleccionable
se tratara. Solo se deben remitir expedientes conclusos y comple-
tos. En realidad, ambas son tareas que deberían haber sido realizn-
das ante de archivar los expedientes en In etapa de gestión.
En tercer lugar, los productores de la documentación deberiin
remitirla convenientemente acondicionada en cajas de archivo,
a las que se dará un número correlativo, y adjuntando los instru-
mentos de descripción relativos a la misma (fichas, disquetes, etc.).
Asimismo, los gastos que puedan derivarse de la remisión correrán
a cargo de las administraciones, como principales beneficiarias del
proceso'.

193
 3. La relación de entrega
La experiencia nos enseña cuan difícil es conseguir que las ofi-
cinas remitan al archivo su documentación ordenada, en cajas nu-
meradas y con una relación de entrega u hoja de remisión bien
cumplimentada. Para ellos el archivado es una pesada carga que
no sirve para nada, y la transferencia no es sino el simple traslado
de papeles de un local a otro. A pesar de todo, el archivero debe
jugar un papel importante ante los responsables administrativos,
hacerles ver que éste es el mejor momento para transformar los
papeles en un útil de información, y la mejor garantía para todos
sobre el buen funcionamiento del circuito documental.
La relación de entrega es un documento normalizado, impreso,
que acompaña a cada remisión y proporciona los datos siguientes:
- Nombre del servicio remitente.
- Signatura del remitente: número de caja y de expediente.

- Breve descripción de los expedientes.

- Fechas extremas.

- Accesibilidad.

-- Plazo de conservación.
- Código del cuadro de clasificación.

- Signatura de archivo.
Y se distribuyen en la hoja -que irá por triplicado- como
consta en la figura adjunta.
La redacción de estas hojas se hará del siguiente modo:
1. Donde dice servicio remitente, escribirá cada uno el nom-
bre de acuerdo con la designación recibida en el organigra-
ma oficial.
2. La fecha de remisión será aquella en la cual se haya trans-
ferido efectivamente la documentación al archivo.
3. El número de orden que figura a la izquierda será el de la
caja o legajo y el del expediente dentro de éste, separados
por un guión ( 1 3-2).
4. La descripción de cada expediente, salvo que sus carac-
194 terísticas e importancia así lo requieran, se expresará mc-
 Archivo RclaciOn de entrega
~ . ~~~

~ ~~

Remitente: Fecha remisión: m m a

-
N _<' Descripción Fechas Código
-

-
Motivos de restricción al acceso:

El remitente, Recibí: el archivero,

m m m

195
 dinntc un;i frase corta o una rclación concatenada de des-
criptores; por ejemplo: «Fulano de Tal, guardia munici-
pal», si es simple de expresar, o si es más complejo, me-
diante descriptores, «obras colector-margen izquierda-
sección 5."-n." 1-77>).
5. Las fechas extremas indicarán los años de inicio y conclu-
sión del expediente, basta con indicar las decenas y unida-
des, separadas por guión (79-84).
6. El grado de accesibilidad indicará si sobre dicha documen-
tación ha recaido algún tipo de calificación reservada
o restricción de acceso, en cuyo caso se justificará suficien-
tcmente.

Una vez consignados estos datos, el jefe del servicio firmará la

hoja u hojas de remisión que habrán de acompañar a la documen-
tación reseñada. Llegada a su destino, el archivero se encargara de
cotejar o verificar el contenido con la hoja de remisión, a fin de
comprobar que los datos expresados corresponden a la documen-
tación de la que se hace responsable a partir de ese momento. Ve-
rificado lo cual, procederá a rellenar la parte reservada de la hoja:

7. El plazo de conservación, así como decidir si la documen-

tación es eliminable por completo, en parte, o debe ser
conservada, será anotado por el archivero, de acuerdo
con la planificación realizada y que se plasma en el cua-
dro de expurgo.
8. Código del cuadro de clasificación que corresponda a la
serie apropiada a cada expediente.
9. Signatura definitiva del archivo, es decir el número de ca-
ja o legajo y el del expediente.
10. En el casillero del margen superior se pondrá el año de
transfcrenciu y el número secuencia1 de ésta, que figurará
así en el registro.

Finalmente firmará la hoja, dando a entender su acuerdo

o visto bueno a todo lo expresado. Una de las copias se devolve-
rá al departamento remitente, y con las otras dos proceder'a a es-
196 tablecer:
 -Un registro general de ingresos, por vía ordinaria se entien-
de, con el original, siguiendo su orden cronológico.
~-
Con la otra copia un registro por secciones administrativas
o servicios.
En cualquier caso no se debe admitir, bajo ningún concepto.
una transferencia desorganizada de documentos entrerneahdos,
ni una hoja mal cumplimentada, en la que los datos declarados no
se correspondan con la configuración del envío. La mejor forma
de conseguir un estricto cumplimiento de este proceso será consa-
grándolo legalmente mediante su inclusión en el reglamento del
servicio, el cual, una vez aprobado por la autoridad competente,
alcanzará garantías plenas.
El paradigma de la buena remisión, al menos en su plantea-
miento, es la planificada por el NARA para la Administración fe-
deral en Estados Unidos. El procedimiento para la remisión de
fondos desde los organismos federales a los archivos intermedios
está escrupulosamente normalizado hasta en sus mínimos detalles,
incluyendo modelos oficiales de cajas archivadoras en función de
los tipos documentales, a su vez normalizados, la forma de emba-
larlas, numerarias, etc.6.

Como ya se ha indicado al comienzo de este apartado, la hoja

de remisión de fondos es garantía del circuito documental, y la ra-
zón resulta evidente. Cuando las transferencias se realizan sin or-
den ni concierto, dependiendo del arbitrio de cada oficina y sin
ninguna garantía formal, los inconvenientes que se derivan son va-
rios: la documentación llega desordenada, mal descrita, incomple-
ta y sin conocimiento cierto del material enviado; a resultas de lo
cual el archivero debe perder el tiempo en ordenarla, reclamar los
documentos ausentes para completarla, y no hay más prueba que
su palabra sobre la cantidad y la naturaleza de los documentos.
Sin embargo, respetando un procedimiento tan simple como éste,
la documentación permanece ordenada, suficientemente descrita
y completa; además tanto el remitente como el receptor poseen u n
instrumento valiosísimo para conocer con exactitud la ubicación
de los fondos y lu rcspoiisubilidad de su custodia. De este modo,
cuando soliciten docuiiientxióii a1 archivo, los departamentos po-
drAn efectuar sus preguntas con acierto y concreción, ya que las
hojas de entrega les fiicilitnráii la búsqueda; por otra parte, en caso
de existir algún problema. al estar firiiiadas y aceptado su tenor
por ambas partes, estas hojas serviran para demostrar el envío
o no de una documentación determinada al archivo. A veces ocu-
rre que se rcclamun a éstc expedientes que jamás han sido remiti-
dos, o que por mala gestión no sean localizados -lo cual también
puede suceder -;las hojas de remisión de fondos serán, llegado el
~

caso, árbitros imparciales. En definitiva, la relación de entrega tie-

ne una triple utilidad:
o Jurídica: en cuanto a la responsabilidad de los fondos. En la
etapa intermedia los documentos continúan siendo propie-
dad de las administraciones productoras, el archivo se en-
carga de su gestión.
o De gestión: de los fondos documentales y su puesta en servi-
cio.
o De información: por cuanto durante mucho tiempo será el
único instrumento de descripción disponible, de ahí la im-
portancia de que los datos sean claros y precisos.
Cabe señalar, por Último, que las oficinas -reacias en princi-
pio a seguir estos pasos- percibirán inmediatamente que el archi-
vo no es un devorador de documentos, sino el organismo que los
conserva en unas condiciones de accesibilidad de otro modo im-
pensables.

4. Los ingresos extraordinarios

Son ingresos que se producen sin plazo determinado ni tienen
periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas contin-
gen ci a s.
Cabe distinguir los siguientes tipos:
1. Donación7. Consiste en la entrega o donación pura y sim-
ple sin mediación de compra o intercambio de bienes. Es el
 más tradicional y no plantea problemas particulares. N o
hace falta ninguna formalidad jurídica especial para reci-
birlo, salvo la redacción de un acta de entrega. Procede de
particulares, archivos familiares o de instituciones priva-
das; este concepto - como el siguiente - no cabe en el caso
de las entidades públicas, pues las leyes prescriben la ina-
lienabilidad del patrimonio documental público. Es uno de
los medios de ingreso extraordinario más frecuentes y fo-
mentado por la legislación, que prevee este medio como
forma de pago de la deuda tributaria -specialmente en el
caso del impuesto de transmisiones sobre las herencias- -
y como medio de desgravación fiscal*.
2. Legado. Se diferencia de la modalidad anterior en que se
realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herede-
ros. En lo demás es similar.
3. Compra. Procedimiento poco frecuente en los archivos por
falta de medios económicos. Además las ventas se realizan
generalmente en el mercado libre, a veces con una proce-
dencia poco clara, a manos de anticuarios y libreros de
lance que sobreestiman su valor material. Por otra parte,
resulta difícil establecer el valor pecuniario de los docu-
mentos de archivo, el cual varía mucho si se realiza sobre
un fondo o sobre piezas sueltas, siendo mis ventajosa la
primera fórmula que la segunda por resultar mlis cara"'.
La LPHE en el artículo 38 del título IV sobre la pro-
tección de los bienes muebles e inmuebles, señala que
quien tratare de enajenar un bien que haya sido declarado
de Interés Cultural, que tenga incoado expediente para su
declaración o esté incluido en el Inventario General, debe-
rá notificarlo al órgano de la Comunidad Autónoina co-
rrepondiente encargado de la protección del Patrimonio
Histórico Español y al Ministerio de Cultura, decliirniido
cl precio y las condiciones en que sc proponga realiLur la
enajenación. La Comunidad Autónoma competente podrii
 ejercer los derechos de tanteo y retracto, aunque el ejerci-
cio dc tales derechos por parte de la Administración del
Estado icndrá carlicier prcferentc siempre que se trate de
adquirir bienes muebles para un museo, archivo o bibliote-
ca de titularidad estatal. En lo que se refiere a los bienes en
manos dc instituciones eclesiásticas, no podrán transmitir-
se por título oneroso o gratuito, ni cederse a particulares ni
ii entidades mercantiles. Dichos bienes sólo podrán ser
enajenados o ccdidos al Estado, a entidades de Derecho
Público o a otras instituciones eclesiásticas". Aspecto que
tambicn estl'i recogido en la legislación autonómica.
4. Reintegración. Consiste en devolver al archivo la documen-
tación que ha estado en poder de otras personas, organis-
mos e incluso naciones, como es el caso de los documentos
arrebatados como resultado de u n guerra, por ejemplo los
archivos enviados a París durante el periodo napoleónico,
o los incautados durante la 11 Guerra Mundial.
5. Depósito". Como su propio nombre indica, es el depósito
de una documentación por un periodo de tiempo indefini-
do o determinado, según los casos. N o implica transferen-
cia de propiedad alguna y los documentos no se convierten
en propiedad del receptor. Sus propietarios pueden reivin-
dicar y obtener su posesión siempre, a menos que una claú-
sula especial en el contrato de depósito prevea expresa-
mente que será transformado en donación ipso4rcto al tér-
mino de un plazo dado. En estos casos es obligatorio re-
dactar un documento que especifique la naturaleza, plazos
y condicionamientos del depósito.
Se trata de un fórmula empleada tanto con archivos
privados como con fondos públicos, caso este Último con-
templado por la legislación archivistica para garantizar la
custodia de archivos por parte de administraciones de ran-
go superior, cuando sus propietarios no pueden asegurarla
o descuidan sus obligaciones al respecto.
 9.
El expurgo
de los documentos:
valoración, selección
y eliminación

Introducción
El incremento exponencial de las actividades humanas, la cre-
ciente intervención de las administraciones públicas en múltiples
aspectos de la vida social, ya en el ámbito de la p r i u u c I d d ya en el
colectivo, han producido la denominada inflación de la documen-
tación contemporánea. Los métodos administrativos cada ver. más
alambicados, la imperiosa plasmación documental de los procedi-
mientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar las ac-
tuaciones, la exigencia de comunicar la información en distintos
niveles, los métodos de difusión y multiplicación, generan una ma-
sa documental de dimensiones crecientes, imposible de conservar
en su totalidad y en parte, además, innecesaria. De manera que la
buena marcha de un sistema actual de archivo, la gestión de los
documentos como recurso básico de información, está condiciona-
da por la solución de un problema clave: adecuar el enorme volu-
men de documentos a los recursos disponibles. «De hecho, incluso
si los archivos pudieran almacenar y atender la totalidad de los
complejos y voluminosos expedientes, informes, memorias, foto-
grafias, mapas, documentos informáticos y otros documentos dc
una organización o institución moderna, la propia cantidad de
materiales los haría de hecho inutilizables.»'.
 Para hnccrnos un;i idc;i dc la magnitud del problema veamos
algunas cifras'. LLIAdministraciOn Fcdernl estadounidense produjo
desde su independencia hastu 19 14 unos SOO.OO0 metros lineales de
docunientnción aproximadamente, en la década de los años treinta
ya eran 100.000 los mctros lineales producidos, esta vez cada año,
y en la de los 70 se había disparado a 1 .00O.O00 de metros lineales al
año. Por entonces los organismos centrales británicos producían
unos 160.OO0 metros lineales/año, mientras una estimación para to-
das las administraciones españolas situaban la cifra en 235.000 me-
tros liiieales/año aproximadamente. En la actualidad, cualquier país
desarrollado produce en un año más documentación que la conser-
vada durante siglos de su historia. Como se puede observar se trata
de un verdadero proceso de hiperinflación documental imparable
y creciente, cuya única solución es reducir a un tamaño razonable el
volumen conservado. Para conseguirlo, las distintas administracio-
nes vienen poniendo en marcha en las Últimas décadas planes con-
trolados de expurgo, a fin de conservar la mínima cantidad posible
de documentos, fundamentados en consideraciones así económicas
-limitación de los recursos disponibles al efecto- como informati-
vas -+vitar la saturación debida a informaciones imprecisas y re-
dundantes-. En definitiva, se procede a la eliminación masiva de
documentos, de cuyas resultas se conservan: entre el 1 y el 4 YOen
Alemania, Estados Unidos, Gran Bretaña y Rusia3; hasta el 5 YOco-
mo máximo en Holanda4; entre el 5 y el 10 YOen Francia y Cana-
di5, por citar los ejemplos mis importantes.
De ahí la aserción de R. H. Bautier', según la cual el archivero,
de conservador «se ha convertido en una suerte de especialista de
la eliminación: es el hombre que sabe destruir)).
1. Evolución histórica

En materia de expurgo se ha inventado poca cosa, aunque se

ha avanzado mucho. Decimos que se ha inventado poco porqiic
todas las entidades ----públicas o privadas vienen observando In
eliminación de documentos desde la noche de los tiempos. Cuando
son abandonados a su suerte en desvanes, bodegas, graneros ... se
está destruyendo documentación, cuando ante la remodelación de
espacios, el traslado de sede o simplemerite por atiborramiento dc
papeles éstos son llevados en camiones como basura o para ser re-
ciclados, se está haciendo expurgo. A nadie debe extraíiarle nada
de lo dicho pues, aunque se trata de una práctica aberrante, ha
sido y sigue siendo aún frecuente. El avance consiste en que, apar-
te estas prácticas, se destruye la mayor parte de la documentación
producida pero con orden, de acuerdo con criterios previamente
establecidos y orientados a garantizar la conservación de los docu-
mentos más importantes.
Hasta hace menos de cien años -como indicara M. Du-
chein7- nadie se planteaba graves cuestiones sobre la legitimidad
del expurgo, ni de los criterios adoptados para destruir los docu-
mentos, por entonces corrientes: la defensa de los derechos del Es-
tado y de los particulares, los acontecimientos importantes los ~

relativos al poder público y a la élite social eran las raLones q ~ i e

~

justificaban la conservación de los documentos. Los mismos histo-

riadores, embarcados en la historia evenemencial, dinástica, insti-
tucional, militar, no veían utilidad alguna en la documentación
administrativa, mis allá de su valor de gestión. Hoy día, en c m -
bio, con la evolución de las ciencias sociales, de la propia historia
y sus diversos métodos de análisis, resulta muy complicado vis-
lumbrar los límites de la utilidad para la conservación.
((Precisamente, esta toma de conciencia se produce en el mo-
mento en el cual el progreso de las técnicas de reprografía y dc
duplicación, así como la extensión de las intervenciones del Estndo
en todos los sectores de la actividad económica y social, mullipli-
can hasta el infinito la masa de documentos, hasta el punto de

’ M . Ducheiii: «Tri, sélection, échnntilloiinge. A propos de deux iiiiiiiiicls ci

d’une circiilnire», en i , t r Gazerir k s urdiircs. 120. 1983. págs. 41 y 5s. 203
 hacer, en sentido estricto, su producción, su conservación y su uti-
li.ución incontrolables e iiiiiiaiiejables.)>8.
Hasta hace no mucho tiempo algunos autores insistían en la
necesidad de conservarlo todo, siquiera fuese desorganizado, para
no privar a las generaciones futuras de estas fuentes de informa-
ción. Pero cstc deseo no es operativo, ni desde el punto de vista
económico9 ni desde el informativo. Los recursos materiales y hu-
manos que la sociedad puede dedicar a la conservación son limita-
dos y muy inferiores a su capacidad para producir documentos,
asimismo estaríamos haciendo un flaco favor a las generaciones
venideras transmitikndoles un legado archivístico casi imposible
de manejar e inservible en buen parte. Tampoco las necesidades
presentes podrían ser satisfechas a costa de una conservación ma-
ximalista, no solamente por las razones aducidas, sino porque
cualquier búsqueda informativa es tanto más lenta e imprecisa,
cuanto mayor sea el volumen de los documentos no pertinentes.
Los modernos criterios que rigen el expurgo han sido sistema-
tizados y difundidos por la archivística norteamericana, especial-
mente a partir de su autor cumbre: T. R. Schellenberg; sin embar-
go, sus orígenes se encuentran en dos tradiciones europeas, la bri-
tánica y la alemana, tal y como lo señala O. Kolsrud''.
En Gran Bretaña -como en Francia, Alemania y otros
países- se afrontó desde muy pronto el problema del exceso de
documentos. Ya la «Public Record Ofice Act)) de 1877 autorizaba
a destruir los posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso
legal, histórico, genealógico o anticuario; algo más tarde, en 1898,
la autorización se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde
sus orígenes la archivística inglesa prima el punto de vista admi-
nistrativo y son las propias oficinas las encargadas de seleccionar

* Ihiil.
Buena parte de los iiutores norteamericanos y sus seguidores se fundunientnn
con excesivo empeño en criterios de tipo economicista para decidir la conservación,
desatendiendo un aspecto tan fundamental corno que la conservación del patrimo-
nio histórico no tiene por que ser econóniicameiite rentable. Un buen ejemplo de
dicha tendencia es el libro de F. Boles y J. M. Young: Archirril uppruisd. Londres
[etc.]: Neal-Schuman pub. inc., 1991, I I X págs.
' O O. Kolsrud: «The evolutioii of basical :ippraisal principles: sorne comparuti-
ve observationw, en 7 / 1 0 Artrrricuri Ar<,hic.isf.55, 1, 1992, págs. 26-39. Este articulo
resume magistralmente la gestaciim de los principios que rigen el proceso de expur-
204 go. por lo que seguiremos su exposición en lo que resta de epígrafe.
la documentación a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta
es la tradición que recoge Jenkinson citando establece que la elimi-
nación es responsabilidad de las administraciones, el archivero es
un in~ermediarioentre éstas y los investig'ici ores.
Tras la 11 Guerra Mundial - siguiendo esa línea británicos
y norteamericanos fundamentaron en tres criterios la conservación
permanente de los documentos: deben arrojar luz sobre el funcio-
namiento de las administraciones, servir pura la reconstruccibn de
su historia, o para la investigaciói; en general. En 1952 se estable-
ció en Inglaterra el Comité Grigg, encargado de estudiar un nuevo
sistema de selección. Como resultado de sus trabajos se diseñó
uno nuevo, basado en dos criterios: el administrativo y el históri-
co; en consecuencia y a partir de ese momento, los documentos
so11 seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las
administraciones de origen a los cinco años de su tramitación, en-
tre el 50 y el 90 % es destinado a la destrucción sin mucho esfuer-
zo, mediante la aplicación del criterio administrativo. Transcurri-
dos veinticinco años llega la segunda revisión en la que, aplicando
el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un ta-
maño manejable, esta vez por parte de los archiveros. Aunque fue
severamente criticado por el informe Wilson (1981), que reclamaba
para los archiveros un papel más activo en la selección, el gobicr-
no respondió negativamente.
En Alem~niala tradición es Completamente distinta, los cua-
dros de expurgo fueron desarrollados tempranamente (desde 1832)
y el archivero ha jugado siempre un papel destacado en el proceso;
además, las preocupaciones se han centrado siempre en la conscr-
vación antes que en la destrucción. El interés para la investigación
es el criterio más invocado por la archivística germana. H. O.
Meisner estableció en 1937 tres reglas básicas para la valoración:
la edad de los documentos, el contenido informativo y el orden je-
rárquico de las administraciones (central, regional, local). Este últi-
mo criterio, según el cual cuanto más abajo en la escala se
encuentre una administración, menor será el valor de sus docu-
mentos, fue el más criticado. F. W. Zimmermann propuso como
argumento que el contenido y no su origen, la pertenencia y no la
procedencia, debía ser la razón decisiva para la conservación
o destrucción. Estableció el valor de mercado de los documentos.
pero no desde el punto de vista crematístico, sino el que viene 305
 dndo por In demanda y. cn tnl sentido, su valor lo indica el interés
actual o el posible iiiteris futuro que presentan.
A mediados dc los cincuciitii Schellenberg, bebiendo de am-
bas tradiciones, establece su teoría de los dos valores del docu-
mento:

Valor primario: el que tiene para la administración de ori-

gen.
Valor secundnrio: el que posee para la investigación y es de
dos tipos:

o Valor testimonial: documentos con información sobre la

historia, la organización y las funciones de la administra-
ción de origen.
o Valor informativo: documentos importantes para la in-
vestigación en general.

La influencia inglesa queda patente en el valor primario, es

decir, el que poseen los documentos para la entidad que los ha
creado. La diferencia estriba en que Schellenberg y la escuela ame-
ricana no reconocen la división funcional entre administradores
y archiveros en el proceso de selección; en consecuencia apreciar el
valor primario no es tarea exclusiva de aquéllos sino también y so-
brc todo dc los archiveros. Con todo, la preeminencia británica del
punto de vista administrativo se ve reflejada en el concepto de va-
lor testimonial.
La teoría germánica impregna asimismo los escritos de Sche-
Ileiiberg, reflejada en las recomendaciones que hace para apreciar
el valor testimonial, basadas en el lugar que ocupe la entidad den-
tro de la jerarquía administrativa. Por otra parte, el valor informa-
tivo se basa abiertamente en la teoría de Zimmermann y, al mismo
tiempo, el papel destacado que debe desempeñar el archivero en
todo el proceso del expurgo hunde sus raíces en la esencia de la
tradición archivística alemana.
La obra de Schellenberg representa una síntesis de las corrien-
tes inglesa y alemana que incorpora al caso norteamericano y
difunde internacionalmente. Como veremos en adelante, estos
principios permanecen en esencia e inspiran los procedimientos de
206 expurgo en todo el mundo.
2. Principios que rigen el expurgo
Orgunicidud de los documentos
El expurgo está indisolublemente unido a los conceptos de ci-
clo vital del documento y a las fases del archivo.
El ciclo vital del documento, ya lo hemos visto, abarca desde
su creación en el curso de una tramitación administrativa, hasta el
momento en el que se decide su eliminación o su conservación de-
finitiva, y corre paralelo a las fases del archivo; las cuales se distin-
guen en función de:
l . La utilidad administrativa y legal de los documentos.
2. Su utilidad histórica.
A partir de lo cual, se diferencian tres periodos:
1. Periodo de utilidad corriente: documentos conservados en
la administración de origen.
2. Periodo de utilidad intermedia: documentos conservados
en el archivo intermedio.
3. Periodo de utilidad definitiva: documentos conservados en
el archivo histórico.
Combinando ambos elementos, interés administrativo-legal
e histórico, la reglamentación de expurgo gobierna la totalidad del
ciclo de vida de los documentos, fijando para cada serie documen-
tal la duración de la conservación en su administración de origen
y su transferencia a un archivo intermedio, donde son destruidos
o transferidos parcial o íntegramente a los archivos históricos para
su conservación definitiva.

inulienubilidud de la documeritución púhlicu

La eliminación de la documentación pública, en cuanto in-
tegrante del patrimonio de las naciones, esta sujeta a determi-
nados requisitos legales orientados a garantizar la conservación
de los documentos constitutivos del Patrimonio Histórico y la
inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales conteni-
dos en ellos. Aparentemente se produce una contradicción, ya 207
 q ue ni i e ti tras I o s o rgu ti i s ni os p ii b I i cos p rod ucen d ocu men t os que
estún liamndos II formar parte del patrimonio documental, el
propio Estado autoriza y, a ú n mis, fomenta la eliminación de
dichos documcntos cn su prlictica totalidad. Sin embargo, la con-
trndiciin sólo es :iparctitc ya que, xieiiiás de las razones aduci-
das hasta ahora, todo documento público no tiene por que en-
grosar el patrimonio si con el puso del tiempo no ofrece u n valor
consi sí e t i t e.
La diferencia entre la documentación pública y la privada radi-
ca en la distinta naturuleza de las consecuencias derivadas de una
eliminación negligente. Cuando un particular destruye la suya a la
ligera, en principio las repercusiones se limitan al ámbito de la pri-
vacidad y lus consecuenciiis negativas recaen en el interesado. En
el caso de los documentos públicos las consecuencias adquieren
una magnitud mucho más trascendente, desde el punto en que
pueden recoger derechos y deberes inalienables del Estado y de los
ciudadanos. Por ello, para evitar responsabilidades personales
y minimizar la posibilidad de error, los estados regulan legalmente
el expurgo mediante dos vías:
a) La mención expresa en la legislación sectorial: leyes de
archivos, de patrimonio histórico, etc.
b) Reglamentos, guías, etc. de obligatorio cumplimiento en
los distintos niveles de las administraciones públicas.

E l t l o c w i i c w t o ilr circkiiio ti(> e s L I I Z ,fin (’17 sí i i i i s n i o

Como afirman algunos autores trasnochados. Se crea con una
finalidad primera de carácter administrativo-legal al servicio de la
gestión que, pasado el tiempo, puede llegar a trasmutarse en utili-
dad histórico-cultural. Todo documento, desde el punto en que ha
perdido el primer valor y el segundo no es consistente como para
justificar los costes y problemas que su conservación implicaría, es
considerado como subproducto administrativo y, en consecuencia,
eliminado.

prrrir
Cotisc~ri~rr it?fi)riiiiir

Dicha función no consiste en acumular todos los productos

208 administrativos, de cualquier modo y en cualquier condición, sino
de modo y manera que la documentación esté organizada y en ser-
vicio, sea comunicable y ofrezca interés.
En definitiva se conserva para informar, y en este punto se tra-
ta de evaluar la cantidad y la calidad infcmnativa de los documen-
tos, para decidir uno u otro destino.

3. La sustitución: evaluación de costes

y rendimientos
Cabría pensar, y así lo han expresado algunos autores, que las
nuevas tecnologías son la solución para evitar el expurgo. Algunas
empresas del ramo, si bien no lo plantean como una alternativa
a la eliminación, vienen ofreciendo primero la microfilmación, des-
pués la digitalización, como panacea para resolver la probleiniitica
del archivo, especialmente la del espacio. Sin embargo, pretender
trasladar a distinto soporte la documentación que no presenta va-
lor alguno, no deja de ser una visión simple que no supera el más
somero análisis.
En primer lugar conviene aclarar que la documentación iniitil
y que estorba no hay por qué conservarla pues, siendo su poten-
cial informativo endeble, su destino es la destrucción.
En segundo lugar, los procedimientos de sustitución son ope-
rativos cuando se aplican sobre documentos necesarios, pero no
en otro caso. Es posible e incluso conveniente duplicar los docu-
mentos importantes para garantizar su conservación, aun en el ca-
so de que los originales sean destruidos por raAn inopinada, para
evitar que la consulta excesiva los deteriore, o por cualquier otra
causa justificada; pero hacerlo con aquellos que nunca ser'an con-
sultados, cuya información carece de interés tan pronto ha finali-
zado la actividad por la cual habian sido creados, carece de lógica.
Y ello porque los procedimientos de conservación acarrean una
serie de costes variados:

1. Requieren la organización y descripción previa de los do-

cumentos con unos niveles de exhaustividad que normal-
mente reservamos para los que son conservados definitiva-
mente. Considérese que deberíamos organim' Y describir 209
 una ni;is;i documcnial inmanejable con los medios habi-
tuales, y ello cxigiria la contratación de personal especia-
lizado en cantidad; de otro modo, la microfilmación o la
digitalizaciin de series desorganizadas y sin describir no
haría sino reducir cl espacio ocupado pero no la dimen-
sión del caos. De acuerdo con la ortodoxia archivística la
documcntación debe estar clasificada, ordenada y descri-
ta en todas las fases de su ciclo vital, pero la experiencia
nos demuestra que hasta su fase definitiva pasa por una
serie de contingencias que reducen el deber ser a mero de-
seo.
2. lnversih en material, instalaciones y personal especializado
para procesar la documentación, o en su caso contratarlo
con una empresa. Cualquiera de las técnicas de sustitución
exige procedimentos técnicos complicados, en orden a ga-
rantizar una calidad del resultado que depende de numero-
sas contingencias derivadas del estado de conservación de
los originales; algo que varíü dentro de un mismo expedien-
te, donde encontramos documentos perfectamente legibles
junto con otros desvaídos.
3. Instalaciones especiales para el almacenamiento de los ma-
teriales sustitutivos, que en el caso del microfilm resultan
muy onerosas por los requisitos especiales de luz, tempera-
tura y humedad.
4. Equipamiento para ia recuperación de la información: lec-
tores-reproductores de microfilm, sistemas de disco Óptico,
etc.
5. U n periodo de vida del material incierto y en todo caso
corto, que obliga a sucesivas sustituciones de calidad de-
creciente.

En función de todo ello podemos concluir que la sustitución

no es una alternativa al expurgo, por cuanto ninguna administra-
ción aceptará los costes que supone, aplicada a una documenta-
ción de dudosa utilidad futura. Se puede llevar a cabo cuando, por
su excesivo volumen, nos veamos obligados a destruir documentos
con valor para su conservación, aunque siempre es preferible con-
2 10 servar el original.
 4. La valoración
Como su propio nombre indica, la valoración es la fase del
proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los valores
inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe
hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la docu-
mentación de una entidad, no sobre una base parcial. Las relacio-
nes que median entre las series son fundamentales para la valora-
ción". Consiste en el estudio de las series documentales una por
una: su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la
tipología documental, el valor que han tenido o puedan conserv;ir
en adelante para la entidad que los ha creado, el que puedan ofre-
cer para su propia historia, para la investigación en general y para
la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histó-
rico, de información y de investigación, presente y futuro. En defi-
nitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a es-
tablecer los criterios que rijan su destino.
«La determinación del valor de los documentos para su arclii-
vo es una operación de juicio y, por lo tanto, es necesariamente
más o menos subjetiva. Pero esta subjetividad puede reducirse al
mínimo siempre que se definan los objetivos y criterios de ev'd 1ua-
ción, es decir, si se establecen previamente unos patrones o normas
de valoración en función de las cuales el evaluador formule sus jui-
cios.))' '.

4.1. Requisitos legales

Es evidente que la definición de tales objetivos y criterios
no puede dejarse exclusivamente en manos de los archiveros, pues
' exigiría de éstos hallarse en posesión de una erudición universal,
algo que resulta inalcanzable, no es necesario, ni tan siquiera
deseable. Como es imposible, por otra parte, que una institución
de archivo cuente en su plantilla con un equipo completo de
 especialistas en las distintas Areas de actividad y de conocimiento
implicadas, la solución adoptada en los países más avanzados es la
constitución de comisiones de expertos.
La comisión de expertos se constituye como un grupo de estu-
dio del que forman parte representantes de la entidad que ha gene-
rado los documentos, ¿idministrativistas, investigadores y archive-
ros. Al estar presentes todos los grupos interesados en el proceso
documental: creadores, juristas, usuarios y gestores, que representan
el abanico más amplio de puntos de vista, se obtienen las máximas
garantías de que el resultado se acerque al ideal objetivo en la medi-
da de lo posible. Su función consiste en estudiar, evaluar y estable-
cer los principios o pautas por los cuales se atribuye a las series do-
cumentales un grado de valor que va desde el cero al absoluto.
En el caso de los documentos públicos, la importancia y la res-
ponsabilidad que representa su valoración, requiere una mínima
normativa legal que señale las funciones y competencias de las co-
misiones y regule sus actuaciones; esto se suele hacer contemplán-
dolas en la legislación archivística, posteriormente desarrolladas
por la vía reglamentaria. Por lo que hace a la documentación pri-
vada no existe un comportamiento uniforme, aunque algunas
grandes empresas y organizaciones lo afrontan en términos muy
similares, mediante Órdenes emanadas de los Órganos de dirección.
Como en otros países de nuestro entorno natural, la Ley del
Patrimonio Histórico Español en su artículo 58 establece la crea-
ción de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Admi-
nistrativos, competente ~- -entre otras- en materia de ((inutilidad
administrativan de los documentos de la Administración del Esta-
do y del sector público estatal13. Su desarrollo se encuentra to-
davía en fase de estudio, es el proyecto de Reglamento de los
Archivos del E ~ t a d o ' en
~ , cuyo título primero se le confiere como
competencia, entre otras, la solución del complejo problema de la
eliminación documental.
Presidida por el titular de la cartera de Cultura, estara com-
puesta por vocales procedentes de la Administración, la Universi-

BOE 155, 29 de junio de 1985, pig. 20.349.

I4 Coiiiisión de Reglamento: «El rcglamento como medio de normalización
archivistican, en P r i t t i t w s Jortiirdus sohri, tnriodo/ogíu puru /u idi~niI$i~ui.iiiti y iiu/o-
ruckin d r / i J / l < / O S dlJ<'Ut>iC'ti/t//e.Y dr lus udmi~iisiruciotiespiihiicus. Madrid: Ministerio
212 de Cultura, 1992, págs. 61-6X.
dad, el Consejo Superior de Investigaciones Científicas y los archi-
vos. Los dictámenes que elabore serán publicados en el BOE y por
Orden Ministerial se permitiri la eliminación efectiva de docu-
mentos cuyo expurgo haya dictaminado.
Cuando han transcurrido casi diez años de la aprobación de la
LPHE la regulación del expurgo en su forma más elemental se en-
cuentra aún en fase de estudio, lo que nos distancia negativamente
de los demis países europeos, cuya antigüedad y experiencia en el
asunto ofrece multitud de ejemplos en los que inspirarse. Por otra
parte, la legislación mencionada solo afectaría a los documentos
de la Administración Central y del sector público estatal, qucdan-
do fuera de su campo de acción los de las administraciones auto-
nómicas y locales. Estos son ámbitos en los que se denota una viva
preocupación, pero donde los resultados no son mucho mejores.
La legislación archivística autonómica prevé la creación de meca-
nismos similares, pero se aprecia cierta tendencia inercia1 a dejarse
llevar por los ritmos del Estado, con la sola excepción por ahora
de Cataluña.
El decreto catalán' instituye la Comisión Nacional de Valora-
ción y Selección de Documentación, cuya composición es interdis-
ciplinar, estipula sus competencias y el procedimiento a seguir en
todo proceso de expurgo que debe contar con la aprobación de
dicha comisión. Como criterio general excluye del proceso tanto la
documentación anterior a 1940 como la original que poseyendo
validez administrativa tenga menos de cinco años.

4.2. Criterios
Aun cuando la valoración posee un componente subjetivo,
combatido mediante el concurso del número mis amplio posible de
puntos de vista, existe una serie de criterios universales que se han
ido fraguando en las experiencias de algunos países --según hemos
podido observar- recogidos en su momento por T. R. Schellen-
bergl' y mantenidos en esencia sin variaciones apreciables, lo que

l 5 Decreto 117/1990, dc 3 de mayo, sobrc evaluación y selección dc docuiiicn-

tación dc la Administración pública, BOGC 1.297. 25 dc mayo, págs. 2292-2193.
'' T. R. Schellenberg: op. cit., págs. 163-209. 213
 demuestra su acierto y v;iiidez”. Los que a continuación se relacio-
nan son criterios gcncrnles de caricter orientativo, pautas de com-
portamiento parn afrontar el milisis de las series documentales.
Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración
documental son los siguientes:
l. La jeraquía administrativa y funcional.’ El valor de los do-
cumentos depende en buen medida del lugar que la oficina
productora ocupe en la pirámide organizativa. Como ya
viéramos en el capítulo dedicado al archivo en sus prime-
ras etapas, procede estudiar ---si no lo hemos hecho ante-
riormente-- la estructura organizativa de la entidad para
desvelar los diferentes niveles, las funciones encomendadas
a cada uno y las actuaciones emprendidas para su desarro-
llo. De este modo observaremos que en toda entidad exis-
ten niveles de:
e Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las
políticas, a los procedimientos y a la organización.
e Desarrollo: de esas políticas desde el punto de vista le-
gal, económico, administrativo, investigador... Tienen
a su cargo las denominadas funciones sustantivas, aque-
llas que comportan el trabajo profesional y técnico de la
entidad.
e Gestión: administrativa, financiera ... que realizan opera-
ciones concretas y frecuentemente rutinarias, denomina-
das funciones facilit~tivas.
2. Los valores primarios.’9 Son aquellos que poseen los docu-
mentos para el organismo de origen y que persisten incluso
después de haber perdido su vator corriente de gestión.
Son de carácter:

17
M. Riegcr: op. cit., pbgs. 221-222. H. T. Pinkctt: cAmerican archiv;ii thcory:
ihc statc of ihc ;ir[», en 7%e Aiirc,ric<rri Ardiii.i.st. 44, 3, 1981, pigs. 217-219. F. Hull:
ufj/j~iici(jti ite /c;<%i<.rrs lic. rflursirro t’ii /ir c‘olisrriiiciriri d@r1vjisrros: c>slrirtio rfd Rutrip
y directrices t i / rrspwto. París: Uiicsco, 19x1. piígs. 9-10. T. W. Wadlow: Tlie dispo-
sifiori r!f!/oi-i,rtiriir.rct rccorr/.\. París: Consejo Internacional dc Archivos, 1985, págs.
29-43.
I B T. W. Wadlow: op. cit., págs. 28-34.
1Y
T. R. Schellenbcrg: op. c‘if.. pig. 164. M. Ricgcr: o p . cit., págs. 221-222. T. W.
214 Wadlow: ~ p cit., . pigs. 34-38.
 - Administrativo (directivas, normas, reglamentos...).
- Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de

la entidad).
- Fiscal (presupuestos, instrumentos contables...).

- Científico y tecnológico (resultado de investigaciones

puras y aplicadas).
- Así como los que se refieran a la protección de los dere-

chos cívicos, legales, fiscales, de la propiedad ... de ciu-

dadanos particulares o de la ciudadanía en general.

Éste es, además, un criterio orientativo --aunque no

único ni excluyente- para estimar el valor futuro de los
documentos, pues los que cuentan con un alto valor pri-
mario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumi-
blemente alcanzaran en el futuro un gran valor histórico
derivado de su condición de piezas maestras. En definitiva,
«la comprensión del valor administrativo de los documen-
tos es absolutamente indispensable para apreciar su valor
histórico)>20.

3. Los valores secundarios.21Derivados de su importancia pa-

ra la investigación, son de dos tipos:

0 Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan

los orígenes y la evolución histórica del organismo
productor, sus facultades y funciones, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuación,
procedimientos, decisiones y operaciones importan-
tes. Son indispensables para la entidad creadora y pa-
ra la investigación22:

- Para la primera son «un depósito de sabiduría y ex-

periencia administrativa)).

'') P. Boiaard: «Por una política de las eliminaciones. Reflexiones sobre la prác-
tica de los archivos del Sena), en P. Walne (ed.):Ltr citltninistruckjti modrrtitt (Ir
t r r d i i i w y lo qesrititi dr tlocuttieti/os: rl pronriturio Kunip. París: Unesco, 1985, pig.
200.
'' T. R. Schcilcnberg: op. cii., pág. 164-206. T. W. Wadlow: o p . cii., págs. 38-43.
z z T. R. Schcllenberg: op. cir., púg. 166. 215
 Para la segunda ((proporcionan la fuente de recursos
inás efectiva de lo que se ha hecho en realidad)).
Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen
~ustanciulincntea la investigación y al estudio en cual-
quier campo del saber. La información no interesa tanto
por referirse al morlus operrinúi de una entidad, cuanto
porque trata cuestiones distintas, ajenas a si misma, co-
mo por ejemplo los censos de población. Según los esta-
bleciera Schellenberg los valores informativos pueden
referirse a personas (tanto físicas como jurídicas), cosas
(entcndidas como lugares, edificios y otros objetos mate-
riales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones socia-
les, políticas
Al eiijuiciar el valor informativo de los documentos
y, en general cualquier otro valor, han de tomarse en
consideración tres aspectos:
La exclusividad: que la información no se encuentre
en otras series de modo tanto o más completo.
La forma en cómo se encuentra, que puede ser: in-
tensiva, extensiva o diversificada.
La importancia que los documentos pueden tener
para la investigación y la cultura.
La distinción entre valores testimoniales e informativos
la realiLó Schellenberg por motivos puramente expositivos,
pues no son excluyentes sino que pueden ser simultáneos.
((Evidentemente la evaluación no es tarea fácil; con toda pro-
babilidad es la mis exigente de todas las responsabilidades del
archivero))’”. Es la fase clave de todo el proceso de expurgo, por
cuanto las decisiones adoptadas determinarán el contenido de la
documentación que se conserve permanentemente, es decir, las
fuentes archivisticas de información que legaremos a las genera-
ciones futuras. Muchos son los autores que manifiestan abierta-
mente su angustia ante el grado de acierto, es decir, el valor que en
el futuro pueda tener el legado archivístico. ¿.Es posible que con el

216
tiempo se revelen imprescindibles para la investignción series iic-
tualmente eliminadas? Es una incógnita sin solucibn y obsesionar-
nos con ella probablemente no nos lleve m u y lejos. El archivero
debe esforzarse en aplicar los criterios de valoración con la mayor
objetividad posible, siendo consciente de que se encuentra inmerso
en una realidad social, actúa en un momento y bajo circunstancias
concretas que influyen poderosamente en sus decisiones. Evidente-
mente el orden archivistico está empapado de orden social. El va-
lor es algo inherente al documento y existe antes de que lo anulicc
el archivero, por ello la valoración es un proceso durante el cual
no sólo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea
o se destruye ese valor en función del contexto y del
Lo que sí convenga quizá sea minimizar el punto de vista del
productor de los documentos en beneficio de los otros, pues a par-
tir de esta fase prácticamente no lo utiliza, es el Último de los usua-
rios del archivo histórico.

5. La selección
Es la tarea por la cual se determina el destino de los documen-
tos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para
su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto.
Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente
y en su totalidad, y los documentos desprovistos de interés, por
consiguiente destinados a la destrucción, existe una amplia zona
de conservación parcial, es decir a seleccionar2'.
La selección se produce en dos etapas sucesivas, una de carác-
ter conceptual y otra practica. En la primera, partiendo de los va-
lores identificados, se deciden y establecen los plazos y las modali-
dades de selección para cada serie documental; esta etapa depende
de la propia valoración y participa de SUS criterios y procedimien-
tos. En la segunda, se actúa directamente sobre las series apliain-
d o el método de selección apropiado a cada caso.
Como quiera que todos los documentos no poseen el mismo

B. Broihninii: <<Ordcrso l v a l ~ l ~probing

: ihc theoretical terms oí' :ircliiv;il
practico), en Adiii.uricc. 32, 199 1, pig. 8 l .
2s Actes de la 276nie. Coiikrence..., pág. 34. 217
valor, se cstableccn distintos plazos y modalidades de eliminación
o, si se prefiere, de conservación, partieiido de tres premisas:
Existe docunientnción de valor imperecedero que será con-
1.
servada siempre.
3. Hay documentos cuyo valor es consistente, pero que cadu-
ca en diferentes plazos de tiempo.
3. Existen series documentales que conviene conservar en su
totalidad, pero en otros casos basta con guardar fragmen-
tos a modo de testimonio.

5.1. Criterios y etapas

Los criterios de selección son los empleados en la valoración,
por cuanto aquélla es un resultado de ésta. Veamos algunos ejem-
plos: cuando una serie documental, las actas del Consejo de Minis-
tros, ha mostrado poseer valores suficientes, el resultado será la
conservación íntegra y permanente; en otro caso, de la serie de las
declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas,
cuyo valor puede ser más o menos consistente pero imposible de
conservar por su volumen, se seleccionara una muestra. Si se trata
de una serie de nóminas del personal, la selección será su conser-
vación temporal para ser destruida una vez transcurrido el perio-
do de utilidad.
Por cuanto tiene de dictamen que sentencia el destino de los do-
cumentos, la selección es el aspecto más peliagudo del proceso de
expurgo y, en consecuencia, precisa el concurso de los usuarios, ad-
ministración e investigadores. Esta primera parte de la selección es
tarea que incumbe a todos, ya que los productores de la documen-
tación dehcrlin aclarar los plazos de tiempo durante los cua LS van
1 x 7

a necesitarlos pnrii el desarrollo de sus actividades; los investigado-

res, por otra parte, deberán exponer sus criterios y preferencias res-
pecto del grado de integridad con que se coiiservariin las series.
El resultado final de estos trabajos lo vcrcmos mas adelnn-
te son los cundros de expurgo, donde se relacionan las series do-
~

cuiiientalcs y la suerte reservada a cada una de ellas; mas como

quiera que se trnta de instrumentos que deciden la destrucci6n de
documentos, en el caso del sector público deberiiii contar con el sus-
tento legal necesario, sea por la vía reglamentaria o por cualquier
otro procedimiento, según ha sido explicado con anterioridad.
Entrando en el terreno prlictico, técnico, de la sclccción, Cstu se
realiza en tres grados sucesivos”:
- ((Depuración de los expedientes (durante su etapa activa).
~ Una “primera selección” (al término del periodo de trámite
y durante la etapa intermedia).
~ Una “segunda selección” (al término del periodo interme-
dio, incluso durante el periodo definitivo: es el delicado
asunto de la selección de documentos ya acept‘‘i d os como
históricos) )).
Estos tres grados de selección --como señala H. Bastien”
están unidos a la noción de densidad o concentración de la infor-
mación en los documentos. Según se ha podido demostrar, apli-
cando ciertas reglas económicas y particularmente la Ley de Purc-
to utilizada para la planificación, resulta que:
((5 a 15 % de los documentos representan del 65 al 75 ‘%) del
-

valor (categoría A).

- 20 a 30 ‘YOde los documentos representan del 20 al 30 ‘%) del

valor (categoría B).

- 65 a 75 ‘YO de los documentos representan del 5 al 15 ‘%, del

valor (Categoría ( 2 ) ~ ~ ~ .
Las tres categorías se relacionan con los grados de selección,
de modo que la depuración se aplica a la categoría B, la primera
selección a la C y la segunda a la categoría A.

5.2. Métodos
Los métodos empleados para la retención de los documentos
seleccionados varían en función de diversos factores, tales como la
dimensión del fondo documental, la etapa del ciclo de vida en la
qiic se rcalicc, las caracierísiiciis de cada serie documental ... de
modo qiic sien-ipre no se tiplica el mismo, ni siquiera Lino concre-
to sino en coinbinnciún. Eii esencia podemos distinguir los si-
guientes:
Selección pieza por pieza: Se trata de u n procedimiento previo
reulizudo en Itis administraciones de origen, donde los propios ad-
miniciradorcs dcben depurar sus productos antes de remitirlos al
archivo, rcvis%iidolos pieza por pieza a fin de eliminar los borrn-
dores, duplicudos, copias de referencia y cuantos documentos que
hinchan innccesarinmente los expedientes. Aunque desde el punto
de vista conservacioiiista puede ser considerado como el método
ideal, por cuanto permite el estudio individualizado de las unida-
des archivísticas, debido a la lentitud y a 111 negativa ratio cos-
tcs/beiieficios, resultn imposible de aplicür salvo en fondos docu-
meiitales muy pequeños.
Selección cualitativa: Que en función de la naturaleza del crite-
rio empleado puede ser intrínseca o extrínsecaz9:
intrínseca. Se basa en «la determinación (1 priori de un cri-
terio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la
coiiservación o la eliminación sistemAtica de cada documento
o expediente, examinado uno tras otro». Por ejemplo, en la
selección de expedientes judiciales se puede establecer como
criterio la conservación de iodos los referentes a los grandes
casos de una época, a personajes destacados, al movimiento
obrero, a la lucha política ...; o en una serie de expedientes de
pcrsonal los que se refieran a personalidades, a determinadas
categorías de trabajadores altamente cualificados, etc. Este
método responde a la necesidad de eliminar series volumino-
sas de documentación sin interés global, por una parte, y de
conservar lo que se considera relevante para la investigación,
por la otra; sin embargo, al tratarse de un criterio cambiante,
debe ser combinado con otros métodos basados en atributos
extrínsecos, determinados total o parcialmente por el azar,
para garantizar que cualquier otra categoría de documentos
esté representada.
 Extrínseca. Según sea el criterio elegido (el nombre, la fecha
o la localización geográfica), distinguimos las siguientes varie-
dades":
Alfabética. Empleada para expedientes que contienen
~~~~

datos de carácter personal, consiste en elegir quellos

cuyos apellidos comiencen por una o m l i s iniciules. El
problema que debemos tener en cuenta con este nietodo
es el de la representatividad, pues en función de su ori-
gen (romano, eslavo, germlinico ...) los patroníinicos
tienden a emplear prioritariamente como inici,'1 I cs
1 . unas
letras más que otras, lo que puede provocar problemas
de sub o sobrerepresentación.
- Cronológica. Consiste en seleccionar la documentación

de determinados años (uno cada cinco, diez ...) o toma-

dos al azar o los considerados significativos o más im-
portantes por los acontecimientos desarrollados. Otra
práctica consiste en conservar una representación de ca-
da año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio
o uno elegido al azar. Este tipo de selección plantea dos
inconvenientes: uno de representatividad, es decir, hasta
qué punto la información conservada puede ser extra-
polable a otros años, y la discontinuidad de la informa-
ción debida a los cortes cronológicos.
- Topográfica. Se basa en la elección de áreas geográficas

cuya documentación es conservada íntegramente, o Iii

de determinados lugares de cada área. Este método se
aplica, por ejemplo, a la documentación de servicios
periféricos de una organizacih, de entre los cuales se
selecciona la de uno o la de varios para su conservación
íntegra; también se emplea para series que abarcan am-
plios territorios, en las que se eligen los documentos rc-
lativos 21 varios lugares de cada demarcación, por ejeni-
plo los censos agrícolas. El inconveniente es una vez
más de represeníntividad, ¿,puede una región represeii-
tar al conjunto o varias localidades al conjunto de las
regiones en las que se enclavan'?
 Conibiiixin. Eii rcalidnd los métodos expuestos hasta
ahora no suelen ser puestos en priictica individual-
mente, con frecuencia se coii-ibinaii varios de ellos para
obviar en la medida de lo posible los inconvenientes de
cada 1111o.

Selección por muestreo: También denominada muestreo es-

tadístico o simplemente niucstreo. Consiste en la aplicación de u n
«procedimiento (ninteiiiiitico) mediante el cual se obtienen una
o m i s niuestras de una p o b l a c i ó n ~ ~En
' . nuestro caso la pobla-
ción esii constituida por la serie o series objeto de selección, y las
muestras por los documcntos extraidos para su conservación. Este
concepto estadístico aplicado a los archivos puede quedar definido
como «la extracción de cierto porcentaje de documentos, más
o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy
poco interesante como para ser conservado en su totalidad^^'. De
todos los tipos de muestreo, dos son los aplicados en los archivos:

Aleatorio. También denominado probabilístico, es el mis

fiicil de comprender y complicado de aplicar. Es el ((muestreo
en el que puede calcularse de antemano la probabilidad de ca-
da una de las muestras que sea posible seleccionar^^^. Su apli-
cación requiere numerar secuencialmente todos los expedientes
de la serie o series en cuestión; después, tomando como instru-
mento base una relación de números extraídos al azar (núme-
ros aleatorios), se seleccionan aquellos expedientes cuyos nú-
~ ~ . es la esencia del mé-
meros coincidan con los a l e a t ~ r i o s Esta
todo. La muestra que se conserva es absolutamente objetiva
por ser producto del azar, pero lo que no está asegurado es que
sea representativa del conjunto desde un punto de vista cuali-
tativo, es decir, en cuanto a la información contenida en la
muestra retenida.
Sistemático. Basado en la progresión aritmética de un nú-
mero aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra
 a ~ e l e c c i o n a rSi
~ ~se. desea hacer un muestreo de un quinceavo
(1/15) se extrae un número al azar situado entre el uno y el
quince, que es la base de la progresión. Pongamos que sale el
número 6, en ese caso conservaremos el expediente 6 , el 71
+ +
(6 15),el 36 (21 15) y así sucesivamenlc. Este procedimien-
to presenta tres variantes'": en racimos (se seleccionan también
las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida),
en dos etapas (por ejemplo, cuando se seleccionan primero
ciertos legajos o cajas y en una segunda etapa se muestreun al-
gunos expedientes o documentos), estratificado (la población se
divide previamente en número de subpoblaciones o estratos fi-
jados de antemano, dentro de cada uno de los cuales se realiLa
un muestreo).
La elección de un tipo u otro de selección depende de varios
factores. En principio ninguno es la panacea pues presentan pro-
blemas, la solución más adecuada será siempre la combinación
de varios métodos; por ejemplo, si aplicamos el muestreo a una
serie documental determinada, convendrá realizar una selección
cualitativa entre los expedientes que hayan quedado fuera, para
asegurar la conservación de los más significativo^^^. De todos
modos conviene establecer algunos principios generales al res-
pect o3':
1. El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar se-
ries grandes y de contenido homogéneo, ya que en el caso

35 ((Muestreo en que los 11 elementos de la muestra se seleccionan tomniido

aleatoriamente un número i. que designorú, cii una pobliici0n o lista de N cleiiieii-
tos. al primero que va a formnr parte de l a iiiueslra. A continuncióii, de iiiiiiicrii
sistemitica, se van tomando el elemento i 1, qtic está en ! + ilugares desptihs del
+
i-ésinio de la lista; el i X que esti 21, lugares dcspiiCs, y así sucesiviirneiite, Iiasta
agotar los elementos disponibles de la lisiii o población. lo que ocurrirá ciiaiido sc
Ilcgtie al que octipn el lugar i + (11 -~ i)!,.El iiúnicro i sc elige entre 1 y !, de modo
cluc satisfaga la condiciOn:
i + (11 - 111, illi <i +Id
Real Acadcniiii de Ciciicins Exactas, I.'isicas y Ncitiirales: I . i ) i . c t l ~ i t l ( r i . i....
i> pig.
4x0.
J 1,
O. Gtiyotjeanriin: O ~ J , <,ir.. págs. 21-77.
31
O. Giiyoijeaiiiiiii: O/'. cir.. pág. 24.
Jx
I h i t l . Actcs de lu 22i.nic. C'oiifCreiicc.... p'igs. 37-44. F. ti tiII: piiph. 3)
Y 52 y Sh.
OIJ. i . i t . .
--_
333
 de iiiformucioiies dc distinta iiaturalcza, hetcrogéneas, este
sistcma resulta inscrviblc.
3. El t a i n u ñ o dc In inucstru, In dimensión de lo seleccionado,
es iiiversniiientc proporcioiial ii la homogeneidad d e la se-
rie. Cuanto inás homogéiica sea, incnor será la cantidad
conservadu. E n cambio lu representatividad es directn-
mente proporcional al tnninño de la población: cuanto
mayor sea la scric mlis representativo s e r i el resultado d e
la selección. Mientrns que para grupos documentales d e
masa niediana y alto grado de diversificación ( d 100.000
expedientes), muestras del 5-10 !A ' pueden ser perfecta-
mente representativas; en los grupos >, 100.000 expedien-
tes y d e contenido muy repetitivo (homogéneo), puede ser
suficiente una muestra del 1 'Y" o menos.
3. Conviene n o confundir el muestreo con los demás métodos
d e selección, algo bastante corriente. Aquél se basa exclusi-
vainetitc en leyes estadísticas. inatemiiticas, éstos en crite-
rios de otra indole y en cierto modo subjetivos.

5.3. La selección de los documentos electrónicos

Los docuiiientos clectróiiicos, también denominados documen-
tos legibles por miquina según una traducción literal del inglés
presentan algunos aspectos diferencia-
( r ~ i r i c h i r i c ~ - r . r r r r / r ~rrc~orr/.s).
~/l~
dores respecto de los soportes clisicos coino el papel, aparte los
meramente físicos, como son la ripida caducidad de los sistemas
-tanto el software como el hardware--- y que requieren documen-
tación auxiliar para hacerlos inteligibles"'. El primer aspecto
resulta difícilmente superable cuando, transcurrido el tiempo, se
pretende recuperar docuinentos elaborados con sistemas desapa-
recidos, salvo que los datos puedan ser traspasados a los sistemas
actuales. En cuanto al segundo, siempre que se disponga de los
medios necesarios, no presenta nilis dificultad que el aprendizaje
d e las rutinas necesnrins para recuperar y manejar la información,
a partir de los manuales de uso o de cualquier otra documentación
auxiliar que deberá incluirse en la remisión de fondos.
El tratamiento de los documentos en nuevos soportes exige un
esfuerzo de adaptación por parte de la comunidad archivística, no só-
lo por lo que se refiere al tema presente sino para cualquier otro co-
mo la descripción, etc. La dificultad que ofrece la selección de los do-
cumentos electrónicos, objeto de controversia entre diversos autores,
parte del desconocimiento de los archiveros, en general poco o nada
familiarizados con ellos; de hecho en la mayoria de los sistemas piibli-
cos no estlin incluidos en los programas de selección"".
Los principios para la valoración y selección de los sistemas
electrónicos de información son los mismos que los empleados pa-
ra los documentos en cualquier otro soporte: su valor primario pn-
ra la gestión y sus valores testimonial e informativo. «En resumen,
la tecnología no plantea problemas de selección. En realidad ofre-
ce oportunidades para la selección al hacer mlis accesible la infor-
mación en algunos casos. La tecnología plantea problemas de ac-
cesibilidad. La diferencia no es de tipo semántico. De acuerdo con
este criterio, las consideraciones técnicas no forman parte de la sc-
lección, forman parte de la accesibilidad»4L.
Los problemas o especificidades que plantea la documentación
electrónica pueden ser resumidos en dos:
1. Consiste en que los archiveros encaren decididamente la
gestión de estos documentos en todo su ciclo de vida
-con el consiguiente esfuerzo de aprendizaje--- del mismo
modo que los documentos en soportes clásicos42. Sólo de
esta manera, atribuyendo y fijando los valores correspon-
dientes a la documentación generada por medios informá-
ticos, podremos evitar la destrucción de información con
valor permanente en su primera fase, como se viene denun-
ciando r e ~ e t i d a m e n t e ~ ~ .

'" A. Kowlowitz: ((Appraising in a vaciitim: clcctronic records ;ipprnisnl iasiics.

A vicw Irom the trenchcs)), en Arcliiiws criid Mirscwiis ir!/iJrmutics:rccliriicd reporr.
1991, 13. pág. 32.
'I
M. L. Millcr: ((1s the past prologue?: appraiaal ;ind the new technologies)). en
/ I r d i i i w mirl i2;lirsrioii.s i i $ ~ r i i i u r i c s : rrcliiiicul reporr, 199 l. 13. pág. 42.
C. M . Dollnr: op. cir.. pág. 49.
J. van Albadii: «Some refleciions o n archives maiiagemeiit)),en Jtrriirs. 100 1,
I . pag. 50. 225
 3. La solucibn de los iispcctos tkcnicos no es competencia de los
iircliiveros. aiinq IIC sí sLI planteamiento como exigencia. El
más iiciiciniite, la caducidad, piiedc solucionarse mediante la
migración de la información de los viejos a los nuevos sistc-
mas antes de que cadiiquen y traspasarla a un formato en el
cunl pueda ser conservada ii largo plazo y accesible en todo
momento4"; o qiie la información con valor permanente sea
conservada en los sistemas activos de las administraciones de
forma que sea accesible para el público45.

6. El cuadro de expurgo
El resultado final de los trabajos de valoración y selección son
los cuadros de expurgo, conocidos también como cuadros de se-
lección, cuadros de selección y expurgo, etc. Son los instrumentos
en los que se describen las series documentales sobre las que se
han de aplicar, y si se elaboran para la totalidad de u n fondo
o archivo se presentan reproduciendo su cuadro de clasificación.
En ellos se especifica el destino concedido a cada serie, cuáles se-
rán conservadas íntegramente, culilcs seleccionadas, en qué plazos
de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimen-
sión o porcentaje retenido. Los elabora la comisión de expertos
y son aprobados por la administración competente con categoría
de reglamentos, siguiendo los principios de legalidad, publicidad,
etc. En algunos paises no entran en vigor hasta haber pasado un
periodo de tiempo después de su publicación, para que los ciuda-
danos puedan presentar u n recurso, lo que refuerza el cnrricter pii-
blico de estas decisiones"".
Existen dos tipos de cundro de expurgo"':
a) Los cuadros dr expurgo gcncralrs: Aplicxlos a scrics dncii-
mentnlcs qiie son coniitnc's ;I todas las ~idiiiiiiisii-~icioiic~
centrales o ;i inucliiis de ciitrc cllns. como s o n las de cxpc-
d icii tcs persono les, las de con t ra t x i ó i i , ct c.
 b) LOScuadros de expurgo especiales: Conciernen iiiiicamentc
illas series documentales de una adiniiiistrución dada o de
un grupo de administraciones emparentadus.
cuadros que cubren toda la producción de una administra-
LOS
ci()l.i dc un grupo de administraciones anlilogas se denominan
0
cuadros integrales, en caso contrario cuadros parciales.
Los integrales consisten e n una relación de series que, rcprodu-
ciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica pura cada
un;i de ellas los siguientes aspectos:

1 . Código.
2. Tipologia documental/denonlinación de la serie.
3. Tipo de conservación:
~~~ Temporal (número de años).
Permanente.
4. Tipo de destrucción:
-- - Completa.
~ Parcial (tipo de muestreo).
Como quiera que la administración es cambiante y la evolu-
ciÓn tecnológica está acelerando su capacidad de mutación, la va-
lidez de los cuadros prescribe en plazos de tiempo cada vez mas
cortos, lo que obliga a su revisión periódica. Los cambios procedi-
mentales, incluso la introducción de nuevos soportes, exigen re-
considerar y adaptar los criterios de

.7. La eliminación
Es el procedimiento por el cual los documentos determinados
son destruidos. su ejecución directa es responsabilidad dcl archivo
¡ntermedio, quien la realizará de acuerdo con el cuadro de expurgo.
Generalmente la documentación es eliminada vendiéndola co-
mo papel para reciclar o reulilizándola, como es el caso de los do-
cumentos audiovisu&s y de los electrónicos. En cualquier caso,

227
 aquellos que hubiesen coiitenido información clasificada como se-
creta, rcservadn ... dcberiin ser destruidos por cremación o por tri-
t t i r x i o ; no obstante siemprc es recomendable proceder a triturar
los documentos antes dc su venta, para evitar cualquier posible
utilizaciOn indebida.

8. Conclusiones
Es necesario destruir parte de la documentación contemporli-
ne;i pues, dado su volumen, es materialmente imposible conservar-
la en su integridad y de manera que sea utilizable. Como ya hemos
visto no se puede hacer de cualquier manera, todo procedimiento
de expurgo debe ir precedido por la valoración y la selección de
los documentos, al final de lo cual es necesario establecer criterios
legales y prescribir su procedimiento mediante cuadros reglamen-
tarios. Es una tarea ineludible y si no se afronta conforme a estos
principios rectores, ampliamente aceptados, otros lo harlin de ma-
nera incontrolada; como es el caso de las administraciones de
origen que, agobiadas por la masa de documentos que soportan,
muchas veces deciden eliminarlos por su cuenta sin pararse en
mientes, y en nuestro país existen muchos y escandalosos ejem-
plos, fruto en buen medida de la indecisión manifestada por quie-
nes tienen la responsabilidad de regular esta materia.
Una de las incógnitas que deja sin resolver el expurgo, la posibi-
lidad de equivocarnos, o sea hasta qué punto estamos conservando
la información realmente valiosa, podemos considerarla como una
certeza al menos en parte. En un porcentaje que sólo el tiempo per-
mitiri'i calcular nos estamos equivocando, destruimos documenta-
ción que debcríuinos salvaguardar y viceversa; sin embargo, hechos
todos y los mis honestos esfuerzos por aplicar criterios objetivos, el
resultado fiiial seguro que lo recompensa. Además no podemos es-
capar de la realidad social que imbuye el quehacer archivístico.
Hiista no hace mucho la documentación conservada era la que
había sobrevivido a la selección más o meiios arbitraria en origen,
a sucesivas guerras, incendios, pillajes y demás ;icasos. Es la primera
vez en la historia de la archivística en que la documentación se con-
serva siguiendo unos criterios bien fundamentados, ampliamente
228 debatidos y mejorados día a día, lo que no es poco.
 10.
La organización
del archivo: clasificación,
ordenación e instalación

Introducción
La organización de un archivo responde a una necesidad doble:
proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo
que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar
la localización conceptual' de los documentos. En cuanto al primer
aspecto, todo fondo es el resultado de la acción administrativa de
un ente que a lo largo de su historia desempeña una serie de funcio-
nes, para lo cual se dota de una estructura administrativa, variables
ambas en el tiempo. Organizar el fondo de un archivo consiste en
dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el
cual los documentos han sido creados. Pero ademis, atendiendo
a la función primordial, nos referimos a la informativa, debe facilitar
la localización de los documentos, proporcionando con su estructu-
ra organizativa la información suficiente para orientar las búsque-
das con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún gé-
nero; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas
y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubica-
ción conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al
esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará
respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y só-
lo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva.
 El h-mino orgaiiiLaciOii c11 cspnñol es en realidad nias amplio
y sii mantenimiento resultaría obvianiente genérico. Para designar
las tareas señaladas se cmpleiin dos tkrniinos específicos: clasifica-
ci8n y ordeiinción, sobre los que volveremos más adelante. En
otros idiomas, en cambio, la poliseniia queda resuelta con un solo
término' que designa am has realidades: mw/tp/íttwf (inglés), c h s -
s m c v i i (fraiicks) y o r d i i i m c r t i o (italiano). En espnñol se empleó
hasta hace unas décadas la palabra arreglo con esa doble acepción
archivística, sin embargo hu caído en desuso.

1. Fundamentos teóricos:
el principio de procedencia
y el de respeto al orden original
Como hemos visto al tratar la historia de la archivística, la or-
ganización de los fondos documentales evolucionó durante siglos
sin criterios de general aplicación. A finales del xvlii y bajo la in-
fluencia de las corrientes sistematizadoras -eran los tiempos en
que Linneo había elaborado la clasificación bothnica, Cuvier la
zoolbgica, etc.j -, muchos fondos comenzaron a ser clasificados
de acuerdo con criterios ideológicos o temhticos, tales como el sis-
tema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses.
La puesta en practica de tales sistemas llevó a sumir algunos fon-
dos cn la confusión y la subjetividad, mezclando unos documentos
con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas... cri-
terios muy variables y de dudosa utilidad.
Cuando la situación de la practica era mlis desalentadora, el
archivero e historiador francés Natalis de Wailly, jefe de la sección
administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del
Interior, redactó la circular de 24 de abril de 1841 titulada Insiruc-
t j o i l s pour lu misr rii ordre et Ir ciussenient d r s urchioes dkpartu-
En
,~lL,iltulrset ~ o m i n u t i u l e s ~ . dicho texto se enunciaba la noción
de fondo de archivo, consistente en ((reunir los documentos por
fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de
1111cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un indivi-
duo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determina-
do... Los documentos que apenas se relacionan con u n estubleci-
miento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia)). Un poco
más tarde el autor aclararía que «la clasificación general por fon-
dos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto
cumplimiento de un orden regular y uniforme ... Si en vez de este
método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las
cosas, se propone un orden teórico... los archivos caerán en un de-
sorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta de es-
ta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un docu-
mento» ’.
De este modo nacía el principio de procedencia’ o rrspect d ~ p s

,/Onds, el primer fundamento teórico de la archivística que dará lu-

gar al periodo de pleno desarrollo o mayoría de edad. En esencia
consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener
agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración
pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructu-
ra o clasificación propia de dicha entidad.
El avance fue considerable pero no bastante. Este principio re-
sultaba insuficiente porque más adelante proponía la posibilidad
de clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de cü-
da fondo a partir de cierto nivel’, con lo cual no quedaba plena-
mente satisfecho el objetivo final: arreglar los archivos de acuerdo
con criterios objetivos. Con todo, el principio de procedencia se
expandió rápidamente a otros países y será en uno de ellos, Priisin,
donde quede completado. H . von Seybel’, director de los Archivos
 del Estudo, partiendo dc los planteamientos de su coetáneo M.
Lchmuiiii, en los rcgl¿imentos piiblicados en 1881, Re(/u/trtirr $ir
iiii gc4winicw Srrriristrrchii~,enunció un nuevo
d i c . o~~/riirii~~,strr/>c.ir<.ri
principio: el r . ~ ~ ~ / i . s / r . ~ r / ~En
i r ~esencia
r i i ~ ~ ~disponía
/~. que los docu-
mentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hu-
bicru dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos
o materias. Así nace el denominado principio de respeto al orden
original de los documentos, que indica el necesario respeto al que
se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio
general se completaban los dos pilares biisicos sobre los que des-
cansará la teoría y la praxis archivísticas.
Unos años más tarde, en 1898, los archiveros holandeses Mu-
Iler, Feith y Fruin publicaban su manual, considerado como la bi-
blia de los archiveros modernos, titulado Hcitid/eidiny uoor liet or-
d r r i c w eji hesdirijwri w i i ~ ~ ~ l i i Esta c ~ obra
i ~ . resultó ser el mejor
vehículo para la difusión de los mencionados principios, ii los que
añadieron un matiz en el que ponen especial énfasis, la necesidad
de restablecer el orden original cuando haya desaparecido; ello im-
plica que el archivero se convierte en dichos casos en una suerte de
arqueólogo o restaurador de los fondos').
Ambos principios se expandieron rápidamente y la comunidad
archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas
modernos. Proceso que, sin embargo, no ha estado exento de difi-
cultades, derivadas de la naturaleza misma de los procedimientos
administrativos, del concepto de fondo y de la metodología plan-
teada por los archiveros holandeses.
El principio de respeto al orden original fue concebido en y pa-
ra países regidos por el procedimiento de la registrarur'O, esto es,
los de tradición anglo-sajona, cuyas administraciones clasifican to-
dos los documentos desde su origen (creación o recepción). En
cambio, como otros muchos, los países de tradición latina poseen
un procedimiento administrativo que no contempla la clasifica-
ción, ni siquiera prescribe un orden mínimo para disponer los do-
cumentos. Cuando se observan son, por lo general, arbitrarios
y cambiantes de una entidad a otra y dentro de cada cual a lo lar-
go del tiempo, de modo que el archivero se encuentra con proble-

I/>i<l.
232 10 M.Diiclicin: 01). c.ir., págs. X3 y 5s
n1:is de difícil solución: los criterios de clasificación varían cada
cierto tiempo a lo largo de la historia de una entidad, y eso cuando
han existido, no hay criterios normalizados para cada cual en un
momento dado, qué interes tiene reconstruir el desorden ... En defi-
nitiva, no es posible, aun en el caso de proponérselo, realizur un
trabajo similar al del arqueólogo o al del restaurador.
El respeto a la procedencia no ofrece problemas especialcs
o irresolubles, incluso en las administraciones latinas se puedc rc-
construir la organización y las funciones de cada entidad. El respe-
to al orden original, en dicho caso, sólo es posible llevarlo a cabo
de modo parcial: es factible y necesario reconstruir el orden de los
documentos en los expedientes, en las series de correspondencia ...
es decir al nivel básico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo
con los sistemas de clasificación empleados cuando han existi-
~

do-- para mantener organizados los fondos.

El principio de procedencia tampoco se ha librado de la con-
troversia. El primero de sus detractores fuc el archivero australia-
no P. J. Scott”, quien planteó la contradicción existente entre In
esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de
organismos diferentes en un fondo. Asimismo, la reproducción de
la clasificación en las estanterías del depósito era un atraso, por
cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover
todo o parte del fondo en el archivo. Tales contradicciones son
fruto de la concepción sui yeneris de fondo derivada de la prictica
norteamericana. En sus archivos, así como en los de los países que
observan sus mismas pricticas, el fondo o record yroup no se esta-
blece de acuerdo con el principio de procedencia srricto S ~ I I S Usino
,
considerando otros factores como la fluidez de las administracio-
nes modernas, el tamaño del fondo de modo que sea manejable,
Y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los
documentos.
El concepto europeo de fondo lo enunció Jenkinson” como
((losdocumentos resultantes de la actividad de una administración
con una estructura orginica completa en sí misma, con capacidad
 de actuar iiidepeiidicntcnieiite, sin ninguna autoridad añadida
o externa, en todos los aspectos de su competencia)). El norteame-
ricanoi3 fuc definido por los Archivos Nacionales como «la uni-
dad archivística muyor ... establecida algo arbitrariamente de
acuerdo con el principio de procedencia y el deseo de conseguir
una unidad de tamaño e índole convenientes para los trabajos de
organización, descripción y publicación de los instrumentos de in-
formación)). El concepto europeo dc fondo y el norteamericano de
record group son sustancialmente distintos, el primero está excesi-
vamente influido por el peso de la documentación histórica, en
función de la cual fue definido, de modo que no resulta muy difícil
identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas;
el segundo, lo está por la preponderancia de la documentación
contemporiinea de unas administraciones modernas, fluidas y poli-
jerirquicas, que no siempre son fáciles de delimitar.
Diferencias conceptuales aparte, es una temeridad limitar el fon-
do a un tamaño manejable pues, ademis de subjetivo constriñe la
existencia del mismo a un hecho ajeno a su naturaleza. Asimismo es
un error, lo veremos al final de este capítulo, reproducir la clasifica-
ción del fondo en su ubicación física en los depósitos del archivo.
En un intento por adaptar este concepto a las exigencias de la
documentación, con independencia de su cronología y de su terri-
torialidad, M. Duchein" estableció los siguientes criterios para
identificarlo:
«a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la
archivística da a este término (es decir, conjunto infrangi-
ble de documentos), un organismo público o privado de-
be poseer un nombre y una existencia jurídica propios,
establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc.,
preciso y fechado.
b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por
un texto legal o reglamentario.
c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe es-
tar definida con precisión por el acto que le dio origen; so-

l3 H . T. Pinkctt: ((Aincriciin archiva1 theory: the state of thc art», en i'lie Ame-
I O X I . pág. 219.
rictr,, A r < h k I . \ l . 44.
234 M . Duchcin: o/>. ( , i r . . págb. 76 y 77.
 bre todo, su subordinación a otro organismo de nivel más
elevado debe estar claramente establecida.
d ) Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su
nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar
los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, ten-
ga que someterse automáticamente ;I una autoridad supe-
rior. (Es claro que esto no quiere decir que deba gozar de
podcr de decisión para todos los asuntos; muchos de ellos
importantes, tendri que someterlos a decisión en escalas
superiores de la jerarquía administrativa. Pero para pro-
ducir u n fondo de archivo de su propiedad, el organismo
deberá gozar de poder de decisión, al menos para ciertos
asuntos.)
e) En cuanto sea posible, la organización interna debe ser co-
nocida y señalada en un organigrama.
La aplicación de estos principios da lugar a las siguien-
tes consecuencias:
--Las divisiones o secciones internas de un organismo no
reunen las condiciones requeridas para la producción
de un fondo de archivo.
- En cambio, cualquier organismo que posea una exis-

tencia jurídica y un nivel de competencia propio puede

producir un fondo de archivo, pese a que esté subordi-
nado a otro de nivel más alto.
- Los Órganos locales dependientes de un organismo ccn-

tral producen fondos de archivo que les son propios.

- Finalmente, se hace inevitable introducir en archivísti-

ca una noción nueva: la de jerarquía de fondos, corres-

pondiente a la jerarquía de los organismos producto-
res, lo cual implica subordinación de ciertos fondos con
relación a otros.))
El debate no está cerrado. En los últimos años continúan Lipa-
reciendo criticas al respeto de los fondos por parte de algunos
archiveros norteamericanos y australianos tales como F. ~ o l c s5 ',

15
F. Boles: «Disrespecting original ordcr)), eii 7 ' 1 ~Ai~icvictrir ~ 4 r t ~ / i l r ' r .45.
~i.
19x2. 235
 D. Henrman, R . Lytle y C. Sniifh, entre otros. Bearman y LytleIh
consideran que I n aplicacibn del principio de procedencia plantea
serias dificultades, debido a que las administraciones actuales no
son monojerárquicas sino polijerárquicas, y es muy complicado
delimitar los fondos; problema agudizado porque las oficinas crea-
doras no conservan siempre su documentación. C . Sniith” propo-
ne mantener la procedencia sólo en los niveles mas bajos: unidad
archivística y serie, donde considera que los resultados son irrefu-
tables. Asimismo aboga por abandonar la costumbre de reprodu-
cir la clasificación en la instalación de los documentos en el depó-
sito, y la reconstruccih del orden original. Concluye planteando
sustituir ambos principios por otros dos:
~

El mantenimiento físico de lo que denomina orden activo

final en los niveles de serie y unidad archivística, esto es res-
petar su origen y forma de disposición original.
~~ Documentar todas las relaciones, a través del tiempo, de
los organismos, las series y las unidades archivísticas.

2. La aplicación de los principios teóricos

En general, como señala Elio Lodolini”, la reconstrucción del
orden originario respetando el principio de procedencia ((tiene ca-
rhcter objetivo; cualquiera que sea el archivero que lo aplique a un
determinado archivo o fondo, el resultado es el mismo. Si se desor-
denase un fondo diez o cien veces y se lo entregara para su organi-
zación a diez o cien archiveros distintos, el resultado final debería
ser siempre idéntico. Podemos equiparar este método de organiza-
ción de los archivos con el método galileano para las ciencias
exactas, según el cual un experimento, cuantas veces sea repetido
en las mismas condiciones y con el mismo método, debe dar siem-
pre el mismo resultado)>.
La filosofía de estos principios programaticos dimana de la ne-

Ib
D. A. Bearman y R. H . Lyllc: «The power of the principie of provcnance)), en
A d i i i w i u , 21, 1985-1986, págs. 14-17.
” C . Smith: «A case ior iibandonmení o i respectn. en A r d i i i v s c i d Mansir-
criprs. 14, 1986, págs. 154-168; y 15, 1987, págs. 20-28.
236 1 8 E. Lodolini: op. d., pág. 134.
 organización del archivo: clusijicación, ordenacibn e instalacibn

esaria reflexión de cada organismo que lo crea en su archivo. Por

ello -indica Lodolini- «los documentos deben ser devueltos al or-
den originario, aquel que tuvieron cuando fueron creados; por con-
siguiente, no solo según el fondo de procedencia, sino dispuestos en
el seno de cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron
producidos, y que refleja el modo de ser y de funcionar de la institu-
ción que íos ha creado, sobre la base de las competencias, de la or-
ganización, de la estructura, de los procedimientos de la institución
misma, en cada momento, en el transcurso de su actividad y según
los cambios que en su modo de ser y de funcionar haya habido du-
rante la vida de la institución. Este es el significado de la afirmación
según la cual, el archivo refleja la institución que lo ha creado»I9.
Aun cuando a la luz de lo visto puedan resultar un tanto abul-
tadas las aseveraciones del eximio profesor italiano, no es un juego
de palabras, sino algo bastante sencillo: toda organización o enti-
dad tiene unos fines u objetivos que le dan origen y, para lograrlos,
se dota de una estructura organizativa con funciones precisas. La
marcha de esa estructura en el desempeño de sus funciones produ-
ce, entre otras, una actividad administrativa de la que se derivan
los documentos, cuya organización debe reflejar ese proceso en el
cual han sido creados.

FINES DE UNA ENTIDAD

J \
ORGANIZACIÓN FUNCIONES

1 ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

El despliegue de estas tareas implica, obviamente, el conoci-

miento de la entidad, de su Organización y estructura, de los méto-
dos de funcionamiento, de los procedimientos, de las variaciones

l9 íbid. pág. 142. 237

 en el tiempo de cada uno dc estos elementos, de cada cntc u orga-
nismo productor de dociimcntos y, en consecuencia, del sistema
adoptado en cada uno de ellos para organizar sus documentos.
Para lograr un nivcl adecuado de intcligeiicia no existen sino dos
vías, adctnás c o ~ ~ l ~ t ~ i e i La a r ~ ~ ~des :La entidad y, sobre
i ~historia
todo, in propia y paulatina organización del fondo; pucs por consi-
derables que sean nuestras referenci~ishistóricas, result¿ir~nsiem-
pre insuficientcs, hasta tanto el estudio empírico de las series vaya
conformando la realidad estructural de la institución y su devenir
en ei tiempo, o por ío menos sus vestigios conservados.
A fin de cuentas, los elementos constitutivos de un archivo son
dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que
median entre ellos. En opinión de Duchein, «el documento de
archivo, a diferencia del objeto de co~eccióno del "dossier" de do-
cumentación constituido por piezas heterogéneas de diversas pro-
cedencias, no tiene, pues, razón de ser, sino en la medida en que
pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo está
en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por
mínimo que sea. En un comienzo, nunca se le concibe como un
elemento aislado. Siempre posee un carkter utilitario que sólo se
hace claro cuando ha conservado el puesto que ie corresponde
dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompa-
ñaw2*. El respeto a la procedencia es, en definitiva, un método
que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasifi-
cación como para la descripción de los fondos; todo lo obrado al
margen del mismo es arbitrario, carente de rigor, subjetivo y, por
consiguiente, antiarchivístico.
De acuerdo con estos principios enunciados, el arreglo de un
archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos
definir en tres apartados:

t. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases

o agregados documentales en función de su procedencia, es
decir, del autor que los ha creado.
2. Ordenar los ~ocumentosdentro de cada agrupación o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros confor-
me a la unidad de orden establecida para cada caso.

238 2(' M. Dushcin: op. c.ir., pág. 72.

 3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga
de relieve la estructuración dada al fondo.

3. La clasificación.
EtimolÓgicamente clasificar procede del latín d c i s s i s j u w e , ha-
cer clases2’, pero desde la perspectiva archivística posee un senti-
do matizado. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los
documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los
m i s amplios a los m i s específicos, de acuerdo con los principios
de procedencia y orden original.
Según esta definición los agregados documentales nos vienen
dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y divi-
siones administrativas que tramitan los documentos en el desem-
peño de sus funciones, en tal sentido la clasificación está implícita
en su origen.
Siendo ésto cierto no es suficiente, ya que los entes evolucionan
con el tiempo en sus estructuras, niveles competenciales y procedi-
mientos, de modo que el archivero necesita establecer un sistema
de clasificación válido para todos los documentos de un fondo,
sean cuales sean las estructuras, las funciones y los procedimicntos
de la entidad que los ha creado.

3.1. Criterios
Al respecto, según T. R. Schellenberg”, tres son los elementos
que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las tic-
ciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependen-
cia que los produce, y los asuntos o materias sobre los que versan:
Las acciones. De acuerdo con lo visto en las páginas preceden-
tes, toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo
cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como
para lograr los fines. Por ejemplo, un grupo de personas que desea

L ’ Real Academia Española: Di<,cioriicrio de /u Irtiguu espuñoltr. Madrid: Espii-

aa-Calpe, 1984, vol. 1.
2 2 T. R. Schellenbcrg: Ar<.hiiws ttioi/c~rrios,piigs. 83-86. -_
139
competir en el mercado de los robots constituye una empresa a tal
fin. Para funcionar se dota de una serie de competencias: la gestión
de los recursos humanos y materiales, la investigación y el desa-
rrollo, la venta de sus productos, entre otras. Cada una de estas
competencias se descompone en distintas atribuciones, así la ges-
tión de los recursos humanos impticari Ia contratación, e1 control
de su actividad, las relaciones laborales, etc. Este conjunto de as-
pectos, que Schelferiberg denominara acciones, es uno de los ele-
mentos que puede ser tenido en cuenta al clasificar los documen-
tos.
La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo
una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura
organizativa que le permita un funcion~imientoidóneo. En el ejem-
plo anterior, la empresa se estructurará en niveles jerhrquicos es-
pecializados: consejo de administración, dirección general, depar-
tamentos, oficinas, etc. Esta estructura organizativa es otro de los
criterios a considerar en la clasificación.
Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva di-
rectamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la
misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea obser-
var tanto en sus actividades como en su organización. En nuestro
ejemplo los asuntos pueden ser, entre otros: autómatas programa-
bles, edificios, laboratorio, retribuciones, químicos, ingenieros, etc.

3.2. Sistemas
De acuerdo con estos elementos, S~hellenberg’~
establece tres
iipos de clasificación:

1. t u cius$cwih jirncionui
Como su propio nombre indica, las funciones de fa entidad que
genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos toma-
dos en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo es-
te criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de las que son resultado. En el caso
planteado, por ejemplo, agruparemos todos los expedientes que
recogen los convenios laborales de la empresa, para constituir la
serie de ((expedientes de convenios)). La característica común a to-
dos ellos es que son producto de una misma actividad, la de esta-
blecer el marco de relaciones laborales entre la empresa y sus em-
pleados. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas
deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las
actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. En
nuestro ejemplo, la serie mencionada junto con las de ((contrata-
ción)), ((expedientes personales)), «nóminas))... se engloban bajo la
función de gestión del personal o de los recursos humanos. Por fin,
las funciones se agrupan a su vez en las clases más amplias, deriva-
das de las líneas de acción de la entidad. La función de personal
junto con las de asesoría jurídica, patrimonio ... pertenecen a la ac-
ción administrativa.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones de-
berán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquim-
do de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secun-
darias sobre la base de las funciones y las clases elementales o se-
ries documentales deberán comprender los expedientes y otras
agrupaciones de documentos resultado de cada actividad.

2. Lu clusificución orgunicu

En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las dife-

rentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la enti-
dad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades ... Decimos
las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan
según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este
nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se rea-
lizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas
hasta las divisiones más amplias. En el ejemplo anterior, las series
documentales se clasificarán de acuerdo con la o las diferentes ofi-
cinas de personal, a su vez englobadas por la sección de recursos
humanos que, al mismo tiempo, dependerá de la dirección de ad-
ministración, dependiente de la dirección general. 24 1
 3. C/~i.s$c~ic~itin
por iticiterirrs

Este tipo de clasificacibn es resultado del análisis del contenido

de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que
versan. Tomando los ejemplos anteriores, los convenios podrían
ser clasificados por títulos como ((condiciones de trabajo)) o «rela-
ciones laborales)); los personales, siguiendo las distintas profesio-
nes, y así sucesivamente.

3.3. La elección del sistema

La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre
los tres que hemos expuesto, depende de varios aspectos o exigen-
cias del trabajo archivístico:
Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la
clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.
Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa
tanto de la percepción que el archivero pueda tener cuanto
de aspectos inequívocos.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia na-
turaleza de los documentos, del proceso administrativo del
cual son resultado.
Aplicando estos aspectos, el sistema de materias quedará des-
cartado por carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor
por cuanto el contenido puede ser percibido de forma diferente
por los distintos archiveros, ademis es independiente del proceso
que da lugar a los documentos.
El sistema orgánico es objetivo, ya que la estructura organiza-
tiva de una entidad es ajena al archivero y está determinada por
los fines que persigue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra par-
te, las series son establecidas de acuerdo con el proceso adminis-
trativo del cual resultan. Sin embargo, como quiera que las estruc-
turas organizativas varían con el tiempo en virtud de múltiples
contingencias, no cumplen la exigencia de estabilidad.
La clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los
documentos, de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es
242 objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las activida-
des, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la
entidad y el único problema que plantean es su correcta identifica-
ción, pero en todo caso ahí están, al margen de quien las analice.
Es por tanto objetivo y, además, cumple la otra condición, es csta-
ble. Las funciones varían de magnitud a lo largo de la historia de
una entidad: en nuestro ejemplo la función de personal no es lu
misma en los inicios con un puñado de empleados que más ade-
lante si se convierte en una gran empresa, pero en general las fun-
ciones permanecen. También se puede dar el caso de quc una
o más funciones desaparezcan o surjan otras nuevas, en el primero
darán lugar a series cerradas que a partir de una fecha dada deja-
rán de crecer, y en el otro de nuevas series que incorporaremos ;I la
clasificación. Por tanto, el problema de la supresión, de la creación
y de la ampliación de competencias es, --como dijera Du-
~ - el punto de vista archivístico, un falso problema.
~ h e i n ~ desde
«Porque cuando a un.organismo se le priva de una atribución (sin
que sea transferida a otro) simplemente se suspende el crecimiento
del fondo al dejar de recibir los documentos correspondientes a la
atribución derogada, sin que por ello se modifique la naturaleza
del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva compc-
tencia en un organismo)). El capítulo más peliagudo consiste en la
transferencia de funciones que implique también transferencia de
documentos. En el caso de nuestra empresa se daría si se fundasen
otras, a partir de la matriz, que desarrollasen parte de sus funcio-
nes, con traspaso de medios humanos y materiales, documentos
entre ellos; que fuese absorbida o cualquier otra contingencia. La
casuística posible ha sido analizada y resuelta en todas sus mani-
festaciones' s.
Uno de los problemas que plantea este sistema, quizá el que
requiere más agudeza, radica en la perfecta diferenciación entre los
órganos y las funciones. En los ejemplos aducidos hemos hablado
de la función de personal y del departamento de personal,
podíamos haber hecho lo mismo con la función de asesoría jurídi-
ca y el departamento de tal nombre, con la función de dirección
y dicho departamento, etc. Algunas veces la función y el órgano
se denominan de la misma forma, cuando así sea no tiene sentido

'' M . Duchein: o p . cit., pág. 79.

'' /hit/. págs. 17 y ss. 243
 alterar el nombre, la diferencia estriba en que mientras una perma-
nece el otro suele sufrir alteraciones. Por ejemplo, una asesoría
jurídica puede ser eliminada del organigrama y contratada como
servicio en el exterior, pero la función permanecerá asi como los
documentos generados mediante su ejercicio.
Este sistema, en fin, no siendo perfecto, ofrece riesgos mínimos
de confusión, de interferencias, de ambigüedad; además asegura
mucho mejor el respeto de los fondos en su continuidad que el sis-
tema basado en las estructuras administrativasz6.

4. El cuadro de clasificación
M. Roberge” lo define como «una estructura jerárquica y 1Ó-
gica que refleja las funciones y las actividades de una organización,
funciones que generan la creación o la recepción de documentos.
Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la
información y que permite situar los documentos en sus relaciones
los unos con los otros para constituir eso que se llama general-
mente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de
información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que
sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sis-
tema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar
la denominación de los expedientes. El requisito previo indispen-
sable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues,
un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que ge-
nera los documentos)).
De esta definición se desprende que el cuadro de clasificación su-
pone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide
en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o activi-
dad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquica-
mente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la ads-
cripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda
posibilidad de pertenencia a otro. Además es un instrumento inesti-

’’ Munurl d’Ar<~/iii.isiiyirr,págs. 192 y 193.

244 ’’ M. Robcrge: ((Le systeme de classilication des docurnents administratifs», en
Lligull. 2, 1990, pjg. 14.
mable para la localización conceptual de las series documentales,
pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos.
El cuadro de clasificación no debe ser elaborado aprioristica-
mente, sobre una base especulativa, sino a Partiendo
del conocimiento previo sobre la historia, la organización y los pro-
cedimientos de la entidad, esto es del contexto que le permita anali-
zar el conjunto de documentos como un todo, el archivero podrá
posteriormente identificar y establecer las series29,así como las de-
más agrupaciones documentales. El cuadro es resultado de un tra-
bajo empírico y simultáneo con otras tareas: la ordenación y la des-
cripción, que veremos más adelante. Sólo es posible establecerlo
tras haber manejado, analizado, toda la documentación del fondo.
Si ésta es en esencia la metodología de trabajo, la presentación
del cuadro es inversa; es decir irá de lo general a lo concreto3',
figurando primero las grandes agrupaciones y dentro de cada una
las siguientes, por su jerarquía. «Es muy importante que los nive-
les sucesivos de subdivisión en un sistema de clasificación sean
consistentes. De este modo, si la división principal es por funcio-
nes, todos los encabezados o títulos en ese nivel deberán ser por
funciones; si la división secundaria es por actividades, todos los
encabezados en ese nivel serán por actividades. Todos los títulos
o encabezados ... deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues
tendrán que reflejar las funciones, actividades o transacciones
a que se refieren~~l. Asimismo, como principio general, en los fon-
dos poco voluminosos no hay que descender a subdivisiones exce-
sivas, sino agrupar los documentos en otras más amplias.
En 1964 el archivero norteamericano O. W. H ~ l m e estable-
s~~
ció cinco niveles diferentes de clasificación: archivo, fondo y sub-
fondos, serie, expediente y documento33, acordes con la práctica

T. R. Schellenberg: o p . cit., pág. 93.

29
T. R . Schellenberg: T h e urrtingrriirtit ol'urchiurs. Washington: NARA, 1988,
reimpresión de la edición de 1965, págs. 86-89.
'"L. Garon: (<Lesfonds d'archives: objet premier de la normalisation en arclii-
viSt¡que», en Lu tiormulisutioti cti urchii>isiique.Melutiges J a q u e s Duchurriie. Quc-
bec: Documentor, 1992, pág. 119.
''3 2 T. R . Schellenberg: Archiiws niodertios..., pág. 94.
O. W. Holmes: «Archiva1 arrangement: five differeiit operaíions iit five dille-
rent levels», en M. F. Daniels y T. Walch (eds.): A tnoderti u r d i i r r s rrudcr: h<i,vc-
rcUditic/.s on circhiid rlieory und prucrice. Washington: NARS, 1984, págs. 162- 1 x 0 .
3 3 Depository, record group and subgroups, series, filing unit, document. 245
 seguida en su país; sin eiiibnrgo resultan excesivas para u n cuadro
de cliisificación. En primer lugar el cuadro se realiza para un fondo
concreto, de modo que si en un archivo tenemos diversos fondos,
clnborarcnios un cuadro especifico para cada uno de ellos, de
acuerdo con el principio de procedencia. A partir de aqui, el cua-
dro se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos:

SECCIÓN:División primera del fondo, establecida en virtud de

las líneas de acción de la entidad.
S u e s ~ c c i ó División
~: de la anterior realizada en virtud de la
función o funciones desarrolladas. A su vez es subdivisible
cuando una función se despliegue en diferentes áreas de ac-
tividad con identidad definida.
SERIE: Conjunto de documentos34 producidos de manera con-
tinuada como resultado de una misma actividad.

Los principios que inspiran un cuadro de clasificación son: de-

limitación, unicidad, estabilidad y simplificación.

Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los do-

cumentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reu-
nidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una per-
sona física o jurídica. Delimitado así el fondo, quedan fuera cuales-
quier otros de procedencia ajena, aunque compartan instalaciones
y personal las entidades que los han creado, o hayan sido enco-
mendados a la entidad de referencia (donaciones, legados, depósi-
tos...); cada uno de éstos tendrá su propio cuadro de clasificación
cid hoc y diferenciado.
Unicidad: Como quiera que los límites temporales, la edad de
los documentos, no es característica definitoria del archivo ni rom-
pe la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la
documentación con independencia de su cronología, desde la más
antigua a la más reciente.
Estabilidad: A fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro
debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el
tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable.

Sc entiende por documento tanto las unidades archivisticas (expediente, dos-

246 sier y libro), como las piezas documentales (documentos sueltos o acompañados).
 Simplificación: La simplicidad del cuadro es u n imperativo de
SU universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los
supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas,
aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasifi-
car el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.
Siguiendo el sistema funcional, en los últimos años se han ela-
borado algunos cuadros de clasificación especialmente interesan-
tes. M. R ~ b e r g eplantea
~ ~ un sistema codificado y distribuido en
siete niveles jerárquicos, cada uno de los cuales es a su vez subdivi-
sible. Establece dos tipos de documentación: la administrativa de
gestión, común a todo organismo y cuya clasificación es universal
en opinión del autor, y los documentos administrativos de explo-
tación u operativos, derivados de las funciones específicas de cada
entidad, cuya clasificación debe ser adoptada para cada caso.
R. de Felice también ha elaborado un método de clasificación
funcional representado numéricamente3'. En Francia cabe desta-
car el sistema informatizado puesto en práctica por los Archivos
Nacionales para la documentación contemporánea, con el que se
resuelven los problemas planteados por los cambios estructurales
y funcionales de la Administración central37. Está dividido en tres
niveles: el primero es funcional y recoge las grandes funciones del
Estado, el segundo comprende las grandes estructuras administra-
tivas, las direcciones y los establecimientos públicos, y el tercero
las subdivisiones administrativas del anterior hasta la oficina. Asi-
mismo es destacable el sistema de los Archivos Departamentales
para la documentación contemporánea, que rompe con la tradi-
ción nacional de los cuadros de clasificación".
A primera vista pudiera pensarse que los procedimientos
archivísticos de organización no son normalizables, a diferencia de

J 5 M. Roberge: Lu cltrssijicutiori uriiuersellr drs doiurnrnts cidiiiinisrrut~/i.Que-

bcc: Documentor, 1985, 247 págs.
3h R. de Felice: L'urc,hirIio e ~ ~ r i t r m p o r i i n rritolurio
r~: r clusf/icucioriesistrniiiiicu di
~'ornpc'/rtixinei rnoiirrni urchiili cnrrrnti puhlici r priiuti. Roma: La Nuova Itnlia
ScientiTica, 1988. 116 págs.
37
M. O. Ducrot: ((Evolution des estructures administratives et respect des
fotids:I'apport de I'informatique. La nomenclature NI du Centre des Archives Con-
temporaines dc Fontainebleaun, en La Guirrrr d ~ Asr c h i i w 144, 1989. págs. 18-43.
'' C. Pailhcs: ((Le systeme de classirication des archives ofliciels francais: la sc-
rie Wn, en Lliytrl, 2, 1990, pigs. 35-66. 247
 los bibliotecarios; tal suposición, como hemos visto, es incorrecta.
En efecto la organizacinii de archivos estH siijeta al respeto dc la
idiosincrasia de la institiiciOn que genera los documentos y, en tan-
to los organismos son diferentes entre sí, no es posible llegar a un
sistema universal. Mas, por fortuna, el horizonte no es tan limita-
do, existen determinadas cntegorias de archivos que por su carac-
terísticas biisicamente uniformes en el h b i t o de cada pais, son
susceptibles de normalización en un grado muy alto. Un buen
ejemplo lo constituyen los archivos municipales españoles que con-
tarán, en breve, con un cuadro de clasificación valido para todos3".
Claro está que por ahora es de todo punto imposible alcanzar un
cuadro de clasificación universal de archivos, como existe la CDU
para las bibliotecas ello es debido a las diferencias sustanciales ya
expuestas y no representa demérito alguno de aquéllos para con
éstas, sino pura y simple manifestación de su diferente complejidad.
Por otra parte, es preciso señalar que las pautas organizativas, así
como los procedimientos observados en la totalidad de las tareas
archivísticas (criterios de descripción, de control del movimiento
de fondos, de construcción de edificios, restauración, etc.) presen-
tan día a día un creciente grado de normalización, consecuencia
lógica y feliz del proceso de reflexión coordinada - q x c i a l m e n t e
destacable a partir de la creación del Consejo Internacional de
Archivos a mediados de siglo- y a la adquisición del status
científico por parte de una disciplina que, como la archivistica, se
halla inmersa en un continuado proceso de renovación.
Ejemplo de cuadro de c i a s i f i ~ a c i ó n ~ ~

1. GOBIERNO
1.1. Ayuntamiento pleno
~- Privilegios fiindacionnles'.
~ Expedientes de constituc'iim de ayuntamiento.
~ Expediente de sesiones'.
Actas.
~~

-~~ OrdenanLas y reglamentos,

"' Es el resultado dc varios años de trabajo de la Mesa de CIasifie~~ci¿~ii

de
Archivos Municipales. eompucsla por profesionalcs de todas las comunidades
autónomas del pais. cuya publicación sc espera para 1995.
248 40 J. R. CruL Mundet: Arcliii:o.s itiutiicipulrs dr Euskudi .... pág. 89.
 1.2. Alcaldía
1.2.1. Autoridad judicial

~ Expedientes de C;IUS;IS civiles.

-- Expedientes de causas criminales.
~ Actos de conciliación.
~ Nombramiento de guardas jurados.
HidalgLiías.
1.2.2. Secretaría particular
- Autos de gobierno.
~- Bandos.
- Correspondencia.
- Decretos y edictos.
~ Mociones.
- Planes y memorias de gestión.
1.2.3. Prensa y protocolo
-- Libros de firmas.
- Expedienies de honores, distinciones y ac-
tos representativos.
~ Boletines.
- Hemeroteca.
1.3. Comisiones de gobierno3.
-- Expedientes de sesiones'
-~ Actas.
1.4. Comisiones informativas y especialess
- Expedientes de sesiones".
~~~ Actas.

' incluye privilegios fundacionales, í'uerns y confirmaciones que alecien

a la naturaleza del municipio y a su organizocióii; incluyendo agrupacio-
nes,segregacioiies de términos, etc.
Incluye convocatorias. mociones. borradores y extractos.
Incluye la Comisión de Gobierno, la Municipal Permanente, la Junta
de Gobierno y la Junta Municipal.
Véase nota 2.
' incluye in participación en juntas de órganos extramunicipales de ca-
rácter general, tales cnmo mancomunidades sin finalidad sectorial, as¡ como
en las Juntas Generales de antiguo régimen.
Véase nota 2.
249
 5. La ordenación
La organización de un fondo no termina en la clasificación, si-
no que se complementa con la disposición de los distintos elemen-
tos. Es una tarea material consistente en relacionar unos elemen-
tos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano,
bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números ... La ordeiia-
ción se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.
Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes si-
guiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide
con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se orde-
nan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su
parte, las series y las demás agrupaciones documentales (subsec-
ción y sección, a1 menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerar-
quía, comenzando por las principales y terminando con las acceso-
rias; aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido:
pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los
documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico),
la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico).
Apenas si nos vamos a ocupar de este aspecto, pues dado su carác-
ter mecánico apenas requiere explicaciones. Veamos los principa-
les métodos empleados:
1. Cronológico. La fecha de los documentos es el criterio orde-
nador empleado por este método, siguiendo los tres compo-
nentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el
día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se
suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por
meses y dentro de éstos por días. Si desconociéramos el día,
el elemento se colocará al final del mes, si es éste la iiicógni-
la se situari'i al final del año, y desconociendo este último se
ubicará al finnl dc la década o del siglo correspondiente. Es
el método más difundido, especialmenie para ordenar los
documentos dentro de los cxpedientes, por cuanto en princi-
pio el cronológico coincide casi siempre con el orden lógico
de la tramitacibn administrdtivn.
250 2. AífrihPtico. Utiliza las letras del abecedario como criterio
 de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la
que se basa. Así cuando se consideran noni bres de persona
(método onomástico), se ordenan poniendo el primer ape-
llido, seguido del segundo y el nombre propio. Es el idó-
neo, por ejemplo, para series de expedientes personales.
Si se consideran los nombres de lugar (método geográ-
fico o toponímico), se ordenan según su jerarquía cspacial
comenzando por las agrupaciones mayores y terminando
por las menores; así en una serie de obras se comeiim-á
por el barrio/distrito, calle/avenida/plam, número de finca,
planta y se finaliza con la vivienda. Si no es factible discer-
nir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones fores-
tales, rurales ... se sigue el orden alfabético de los topóni-
mos.
Otro método bastante empleado es la ordenación por
materias y no supone necesariamente una relación sistemá-
tica de las mismas, sino que puede ser simplemente la suce-
sión alfabética según la experiencia vaya probando su utili-
dad.
3. Numérico. Establece la ordenación de los documentos si-
guiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante,
o agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por
ejemplo, para los documentos contables.
4. AlfLlnumdrico. Consiste en la combinación de letras y nú-
meros para componer los códigos de ordenación.
De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco
necesario, cuál de ellos es el mejor; al decidir el tipo de ordenación
que se ha de aplicar en cada momento, se elegirá aquél que mejor
se adapte al objeto de la ordenación.

6. La instalación
La instalación de los documentos en el depósito es una taren
íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste,
como su propio nombre indica, en la ubicación física de todo el
fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o li-
bros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en 25 1
 forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las
estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y re-
sistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc.).
Antes de introducir u n expediente en su correspondiente caja,
procede identificarlo a fin de saber cual es su ubicación física, para
ello se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de
instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta. Así a un
expediente ubicado en la caja o en el legajo número 97 y cuyo nú-
mero de orden es el 3, por ser este su lugar, se le dará la signatura
97,3; de este modo la localización física del mismo dentro del de-
pósito será tan simple como inequívoca.
La instalación de las cajas, legajos y libros puede hacerse según
dos métodos:

l . Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el de-

pósito, estableciendo espacios reservados para las seccio-
nes, subsecciones, series ... Este sistema ha sido amplia-
mente empleado y ha provocado numerosos problemas
procedimentales, recuérdese el caso estadounidense y de
los demas países que siguen sus prácticas. Las unidades
de instalación ostentan en su lomo un código para su ubi-
cación y posterior localización, consistente en reproducir
los dígitos del cuadro de clasificación más un número de
serie, lo que da como resultado una signaturación muy
larga y complicada que combina números, letras e incluso
otros símbolos. Además, este sistema presenta algunos in-
convenientes de difícil solución. Por un lado, exige la re-
serva de espacio libre en las estanterías para añadir la do-
cumentación que se vaya agregando con el tiempo; mas
i como quiera que no es posible prever el crecimiento de
los fondos, resulta totalmente contraindicado salvo que
se trate de archivos muy pequeños y de escaso crecimien-
to, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone conside-
rar esclerótico el cuadro de clasificación, por las dificulta-
des que entraña la creación de nuevas series cuando ello
resulte imperioso.
2. El sistema de numeración continua, el más indicado para
todo archivo en crecimiento, numera las unidades de insta-
252 lación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.
 Lu orgunizuciiin del lirchioo: clusi/icrrci(jn. ordenuciiin e iiisitrluciiíti

Este no supone el abandono del cuadro de clasificación,

muy al contrario, marca un clara disociación entre la clasi-
ficación (tarea intelectual) y la colocación material de los
documentos (tarea mecánica). A medida que ingresan en el
archivo las unidades se numeran sucesivamente y se colo-
can en las estanterías. Tan siquiera es recomendable tener
doble numeración, una para cajas/legajos y otra para li-
bros, sino solamente una4’. De esta manera se logra un
ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades
de instalación es rápida, sencilla y sin error, por ser la refe-
rencia un número natural.
En las organizaciones con archivo único, esto es, aque-
llas en las que las fases intermedia e histórica comparten
instalaciones, se produce una situación particular: el apro-
vechamiento del espacio y de la signaturación que dejan
libres los documentos eliminados. Cuando tal circunstan-
cia se produce, la solución consistirá en ocupar íos huecos
y las signaturas de instalación con los nuevos ingresos. To-
do expediente, caja, legajo o libro eliminado deja un hueco
que será ocupado por otro nuevo ingreso.

41
L. Martinez: ((“Archiveros y cabezudos”. Algunas consideraciones sobre las
necesidades de instalación y las s-ignaturas)), en &iitT (/e A N A U A D , XLI, 1991,
págs. 59-76. 753
I
 11.
La descripción

Introducción
L a descripción de los documentos constituye la parte culmi-
nante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en
su finalidad con la de la propia documentación: informar. Si esta
es clasificada, ordenada... en definitiva, conservada, es porque con-
tiene información; si existen los archivos y sus profesionales no es
por la mera complacencia de guardar objetos por valiosos que
sean, sino por la necesidad de obtener información precisa en dis-
tintos momentos y para múltiples finalidades. Es una tarea pri-
mordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de
la organización de los fondos, encaminada a poner los documen-
tos en servicio, es decir, hacer de ellos un Ú t i l disponible para la
sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehículos, los instru-
mentos de descripción o de información, que median entre los con-
sultantes y el acervo documental, previendo a diferentes niveles las
interrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo
a su finalidad central: la información. En definitiva, el objeto de la
labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos do-
cumentales.
Como señala M . Duchcin', no obstante su importancia. cs
u n a :isignatur:i pendiente de la archivísticn por vnrios conceptos:
los manualcs cliisicos dc iiutorcs consiigradoc como E. Casanova,
11. Jcnkinsnii, F,. Lodolini... le hnri prestado poca atencih. la
 denominacibn y la tipología de los instrumentos de descripción
son múltiples y ambigüas, por lo cual puede ser considerada como
el pariente pobre en algunos países. Afortunadamente en los Últi-
mos años se están haciendo aportaciones muy destacables, en el
sentido de alcanzar una norma internacional para la descripción
archivística, de lo que nos ocuparemos a lo largo de este capítulo.

1. La descripción archivística: modelos

y normas
Mientras que el acuerdo respecto de los objetivos y los princi-
pios de la descripción es unánime, no es posible decir lo mismo en
cuanto a los tipos de instrumentos y su elaboración, incluso en ca-
da país, y el nuestro es al respecto un paradigma dificilmente
superable. Esta ambigüedad o falta de normalización produce
efectos negativos en diversos órdenes, entre los cuales la deficiente
información proporcionada a los usuarios y la imposibilidad de
acceder a sistemas de información archivísticos de escala siquiera
nacional, son algunos de los mlís importantes.
Las bibliotecas, los museos y los centros de documentación
cuentan con redes nacionales a las que se puede acceder desde
cualquier centro, tomar, intercambiar y consultar información, in-
cluso se está avanzando en su internacionalización. Lo que en es-
tos casos son realidades, en el de los archivos no pasa de aspira-
ción. Sus causas han sido señaladas por M. Guercio2:
La menor sensibilidad mostrada tradicionalmente por los
archiveros ante la necesidad de normalizar sus actividades.
Siendo cierto, creemos que sería más correcto hablar del fa-
talismo con que se ha abordado la cuestión tantas veces.
La naturaleza de los hasta hace poco usuarios predominan-
tes, un sector restringido y altamente especializado, susti-
tuidos por un público heterogéneo y familiarizado con las
posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información.
- La influencia de los modelos administrativos, distintos en el

tiempo y en cada país.

M. Guercio: (tModels for iostering the dcvelopment of standard practices wit-

256 hin a region or a particular countryn, en Archiuitrn. XXXIX, 1994, págs. 200-209.
 En realidad los obstáculos no son tantos, tan distintos, ni mu-
cho menos insuperables. El principal escollo, de tipo ético, consiste
en vencer determinadas actitudes conservadoras mantenidas
a cualquier precio. En efecto, los libros, los artículos de revista, las
patentes ... plantean pocas dificultades para normalizar su descrip-
ción, mas ésta no se ha logrado de la noche a la mañana sino co-
mo resultado de un esfuerzo colectivo decidido. Los expedientes,
los planos, las cintas magnéticas... no plantean problemas mucho
mayores, pues si bien los usos administrativos varían de un país
a otro, los formatos son distintos, como lo son los fines para los
que han sido creados; con todo, ofrecen una serie de datos --cuya
descripción es necesaria (los caracteres internos y externos)- que
aparecen en todos los casos y son considerados en todas partes,
variando el nombre y la ubicación de los campos.
'En resumen, la normalización es posible y necesaria por razo-
nes de3 coste, cooperación, comprensión y comunicación. Las nor-
mas descriptivas son un canon de comunicación entre creadores
de documentos, gestores de información y usuarios, cuyo desarro-
llo facilitará la comprensión de los instrumentos, la naturaleza de
los documentos y su contenido; asimismo, los beneficios económi-
cos que se derivan de la normalización en otros ámbitos de la acti-
vidad humana favorecerán el desarrollo archivístico y, por Último,
agilizarán la cooperación entre archiveros así como con los demás
profesionales de la información.
De acuerdo con lo dicho hasta ahora veamos panorámicamente
los modelos desarrollados en algunos países con categoría de nor-
mas nacionales o de modelos al menos, así como los avances reali-
zados por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Obviamente
quedarán fuera las muchas aportaciones individuales que se han he-
cho a este respecto, pues aun siendo encomiables la mayoría no es
conveniente mantener y promocionar la heterogeneidad, sobre todo
cuando se basa más en la forma que en el fondo.
La automatización de las técnicas archivísticas y de la descrip-
ción en especial ha sido el motor de arrastre para que la normali-
zación pase de ser una aspiración a convertirse en una realidad
con perfiles cada vez más nítidos. Ya en los años setenta A. Arad

' K. M . Haworth: {(Standardizing archiva1 descriptionn, en Arcliiiurn. XXXIX,

1994, págs. 187-199. 257
 y L. Bell' claboraroii u n cstudio para el Comitc de Automatiza-
ción del CIA en el que se establecian los niveles, los elementos
y las reglas para «elaborar un formato de descripción que ayudara
a los archiveros a la hora de aplicar la automatización y les guiara
cuando tuvieran que trabajar con sistemas automatizados e inter-
cambiar datos)).
En el hmbito nacional el grado de normalización y los métodos
empleados varían mucho de unos países a otros, así en China, No-
ruega y la ex Unión Soviética existen normas nacionales concretas,
en Suecia se lleva cierto control a través de la legislación archivísti-
ca, en otros casos como los de Francia e Italia los archivos naciona-
les son los encargados de promulgarlas; donde no existe una direc-
ción central de archivos, como Gran Bretaña y Estados Unidos, son
los organismos profesionales quienes han procurado fomentarlas5.
Paradójicamente son estos dos últimos junto con Canadá los que
han ofrecido resultados mejor definidos aunque diferentes.
La norma empleada por los archiveros norteamericanos sigue la
obra de S. Hensen6 -conocida como A P P M 2 y que esencialmente
es una adaptación de las Anylo-Arnericun Catuloyuiny Rules 2." edi-
ción ( A A C R 2 t si bien ha sido cuestionada y se encuentra en fase
de estudio. Los canadienses se rigen por las Rules of' Archiuul Des-
cription' (RAD) que son una versión modificada de las AACR2. En
Gran Bretaña partiendo del Archiuul Description Project, inicial-
mente fundado por la Society u[ Archivists junto con la British
Lihrury y desarrollado posteriormente por la Universidad de Liver-
pool, se elaboró en 1986 el Manuul qf Archiuul Description (MAD)
mejorado en la segunda versión de 1989 (MAD2)*,cuya finalidad es
proporcionar una norma para la elaboración de instrumentos de

A. Arad y L. Bell: «Descripción archivistica: un sistema general)), en Bolriin

1/14A D P A . 2-3, 1977-1978. págs. 35-42.
C. Kitching: Tlir inipucl íJf~eoiiipulrri~ulion~ii on urc/iii~u/f¡tidinguids: ti K A M P
srudy. Paris: Uncsco, 1991, pig. 29.
'
S. L. Hcnsen: Arcliiiw. pcr.\otiii/ pupcw uiid niriiiuscripr.~:u cuiu/ogqiiiii<qniunud
/or urc/iii.u/ rrpositorirs, /iisroricu/ socic,ri<,s utid iiiuiiirscripfs iihrurirs. Chicago: So-
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Ku/t,s /iJr urc/iii.u/ drscripiioii. Ki.yirs poirr /u dcwriprion (/es documrnis d'trrc/ii-
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M . Cook y M. Procter: A inunutil ofurcliiiwl drscriprion. Scwnd c d i r i o i i . Alders-
hot: Gower I'ublishing Compniiy Limited. 1989, 291 págs. M . Cook y M. Procter:
A M AD iiser yiridr. Hoiv i o sci uhoui lisiiny urcliiiw: u short expluniriory giiide i o rlir
258 rules of'rlit, hfutiuul o / u r c / i i ~ dilcwripliun. Aldershot: Gawer PCL, 1989, 55 págs.
descripción. Entre las normas canadiense y norteamericana de una
parte y la británica de la otra, existe una diferencia fundamental.
Ésta tiene la intención de convertirse en norma para la descripción
archivística, las otras dos se limitan a regir el formato para adaptor-
lo al de las bases de datos bibliogrificas, especialmente al MARC".
En el limbito internacional también se esthn realizando avances
decisivos. Fruto de la preocupación manifestada por la comunidad
archivística y del mandato del Programa General de Información
(PGI) para extender el desarrollo normativo al Programa de Gestión
de Documentos y Archivos (RAMP), el Consejo Internacional de
Archivos (CIA) viene desarrollando desde 1989 diversas iniciativas
encaminadas a establecer la normativa para la descripción archivísti-
calo. En diciembre de dicho año se celebró en París la primera reu-
nión de expertos para elaborar un plan de acción a largo plazo. El
segundo encuentro fue en octubre de 1990 en Hor-Grenzhause (Ale-
mania), donde se elaboró un borrador de declaración de principios
y se acordó redactar una norma general, así como invitar a organis-
mos no gubernamentales como la Asociación Internacional de Archi-
vos Sonoros (IASA) y la Federación Internacional de los Archivos del
Film (FIAF) a participar en su futuro desarrollo. En enero de 1992
durante la reunión celebrada en Madrid, se adoptó el texto de la
«Declaración de principios sobre la descripción archivística))' que '
más tarde sería aprobado por el XII Congreso Internacional de
Archivos12. Asimismo se redactó el ((Proyecto ISAD (G): Norma
Internacional General de Descripción Archivística)), que el citado
congreso animó a desarrollar, cuya versión definitiva se aprobó a co-
mienzos de 1993 (Estocolmo) y fue publicada en la revista J ~ r i u s ' ~ ,
estableciendo un período de cinco años para contrastar su validez.

M. Cook: ((Standards for archiva1 description and for data exchange)),en J u -

tius. 1, 199 l . pág. 97 y J<tnu.\. 2. 1992, pág. 153.
in
«Normas para las descripciones cn materia de archivos)), en Bokliti tlrl
U N I S I S T , l . 1991, p á g . 11-12,
I
urcliiikticu. primera versibn re-
Dccluruciríti de priticipios sobre /u drs<.rip<~icíti
visada, adoptada por la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripcibn, Madrid,
Espana. enero de 1992. Ottawa: Secretaria de Iii Comisión sobre Normas de Des-
cripcihn. 1992, 12 págs.
'' A d i i i w n . XXXIX, 1994, págs. 480 y 483.
I J «General lnternational Standard Archiva1 Description ISAD (G). Norme
General et Internationale de Description Archivistique ISAD (G)»,en Jum\, 1994,
págs. 7-46. Existe u n a versión española publicada por el Ministerio de Cultura, ilsi
como sendas traducciones de la norma original en catalán y en euskera. 259
 La Declaración de principios es el fundamento teórico para la
elaboración de la normativa, cuyo propósito es14:
a) Asegurar la creación de descripciones consecuentes, apro-
piadas y que se expliquen por si mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información
sobre el material archivístico.
c) Permitir el intercambio de datos de encabezamientos auto-
rimdos.
d) Haccr posible la integración de descripciones de diferentes
depósitos en u n sistema unificado de información.))
Las premisas de carácter teórico pueden ser resumidas en los
siguientes puntos:
De acuerdo con el principio de procedencia la descripción
se dispone y exhibe de lo general a lo particular.
Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de
vida, estos principios han sido concebidos para documen-
tos seleccionados y organizados, es decir, de conservación
permanente.
La unidad de descripción más amplia es el fondo, cuyas
partes constituyen niveles subsecuentes.
Se establece un modelo jerárquico de los niveles de organi-
zación del fondo y las partes que lo constituyen, los cuales
son a su vez niveles de descripción.

2. La Norma Internacional de Descripción

Archivística: ISAD (G)
Aunque se trata de un proyecto a falta de aprobación, conside-
ramos imprescindible difundirlo y recomendar su aplicación, tanto
porque el texto definitivo diferirii poco del actual, como porque las
reglas pueden ser asumidas en cualquier sistema, pues su universa-
lidad emana del carácter general con el que han sido concebidas.
 La descripción

Modelo de niveles de clasificación y ordenación de un fondo

Nota
S-fondos = sección de fondos

Fondo

S-fondo

I
I
I
I
........ ..........
1
I
I
I
I
Serie Serie
I
........ ........... -...................................................... .._.........
I

1
$
r-Expediente
i CIri
Expediente
I

Expediente

Unidad
documental documental

26 1
Como veremos más adelante se inspiran en los precedentes más
inmediatos: A P P M i , M A D 2 y RAD.
Se han establecido veinticinco elementos que pueden ser com-
binados para constituir la descripción de una unidad archivistica,
agrupados en cinco arcas de información’6:
1. Área de mención de identidad (donde se incluye informa-
ción csencial para identificar la unidad de descripción).
-.
3 Área de contenido (donde se incluye información acerca
del origen, organización y materias de la unidad de des-
cripción).
3. Área de acceso y utilización (donde se incluye información
acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción).
4. Área de materiales relacionados (donde se incluye informa-
ción acerca de los documentos que tienen una importante
relación con la unidad de descripción).
5. Área de notas (donde se incluye información específica))).
De los veinticinco elementos sólo una parte aparece y es esen-
cial en toda descripción”:
o Signatura.
o Título.
o Fecha de creación de la documentación incluida en la uni-
dad de descripción.
o Volumen de la unidad de descripción.
o Nivel de descripción.

Los puntos de acceso a la información se basan en los elemen-

tos de la descripción, y su valor se incrementa con el control de los
encabuamientos.
La I S A D (G) está planteada como un sistema de descripción
multinivel que abarca el fondo y sus partes, de acuerdo con la je-
rarquía establecida en el cuadro anterior y se rige por las siguien-
tes regias’?
1." D e s c r i p c i h de lo qenerul LI lo específico

OBJETIVOS: Proporcionar información sobre el contexto

y la estructura jerárquica del fondo y de sus partes.
REGLA:En el primer nivel de descripción se debe dar in-
formación sobre el fondo como un todo. En el próxi-
mo y siguientes niveles se debe dar información sobre
las partes que se describen. Las descripciones resul-
tantes se presentarán en una relación jerárquica de
parte-todo que va del nivel más amplio (fondo) al más
especifico.

2." Infi,rinución pertinente u1 iiiiiel de descripcicín

OBJETIVOS: Describir de forma precisa el contexto y con-

tenido de la unidad de descripción.
REGLA: Se proporcionará sólo la información que sea
adecuada al nivel que se esta describiendo. Por ejem-
plo, no debe proporcionarse información detallada del
contenido de un expediente si la unidad de descrip-
ción es un fondo, ni una historia administrativa de un
departamento entero si el productor de la unidad de
descripción es una división o rama del mismo.

3." Interconexión de descripciones

OBJETIVOS: Dejar clara la posición de la unidad de des-

cripción en la jerarquía.
REGLA: Se relacionará cada descripción con la unidad de
descripción inmediatamente superior, en su caso, y se
identificará el nivel de descripción.

4.'' Repeticiíin de inj¿wrmrci~in

OBJETIVOS: Evitar redundancia.

REGLA: La información común a todas las partes se in-
cluirá en el nivel mis alto que sea adecuado. No se re-
petirá en un nivel más bajo de descripción la informa-
ción que se haya dado ya en un nivel mis alto.)) 263
 Los elementos de la descripción son, veintiséis como se ha di-
cho, aunque sólo cinco de ellos son imprescindibles, la presencia
del resto dependerá de los objetivos perseguidos. Agrupados por
áreas son los siguientes:

ÁREADE MENCIÓN DE IDENTIDAD

1.Signatura (código de referencia): Sirve para localizar los

documentos en su ubicación. Debe incluir el código de
país de acuerdo con la norma ISO 3 166, seguido del códi-
go del archivo de acuerdo con la norma nacional, más la
signatura local. Por ejemplo, la de un documento de los
Archivos Nacionales de Canadá sería: CA NAC ANC-
C2358, donde CA es el código de país, NAC ANC el del
archivo y C2358 la signatura de depósito. Parece claro
que salvo ésta última, las informaciones anteriores son
necesarias en el caso de conectar el archivo a alguna red
de intercambio de información pero no para su uso in-
terno.
2. Título: Que identifique la unidad de descripción transcri-
biendo su nombre si lo tiene o asignándole uno si no lo
tiene; en cuyo caso deberá ser breve e incluir el nombre
del productor, un término que indique el tipo documental
y una frase que refleje la función, actividad, asunto, locali-
zación o tema. Ejemplos:

Archivo del Ministerio del Interior (fondo).

Política Interior (sección).
Asociaciones (subsección).
Autorización de asociaciones (serie).
Asociación Nacional de Archiveros (expe-
dien te).

3. Fechas de producción de los documentos que componen la

unidad de descripción: Expresadas como una fecha simple
o como un periodo cronológico indicando las fechas ex-
tremas, según los casos. También se pueden señalar las fe-
264 chas predominantes y las lagunas significativas. Ejemplos:
 Lu descripcióti

1960 mayo 30
1991
1952-1979
1898-1932 (predominante 191 1-1929)
1789-1823 (laguna 1793-1812)
4. Nivel de descripción: Indicando el nivel de la unidad.
Ejemplo: expediente, serie, etc.
5. Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen
o tamaño): Debe especificarse el volumen de las unidades
en cifras arábigas y la denominación específica del sopor-
te documental. Ejemplos:
2 bobinas de película.
128 fotografías.
30 m.

ÁREADE CONTEXTO
6. Nombre del productor: sirve para identificar el productor
o productores de la unidad de descripción, el cual se seña-
la siempre que no aparezca en el titulo.
7. Historia adrninistrativa/biográfica:Proporciona una his-
toria o detalles biográficos sobre el productor de la uni-
dad de descripción para situar los documentos en su con-
texto y hacer que sean mejor entendidos, anotando conci-
samente cualquier información significativa. Ejemplo:
La Caja General de Reparaciones, creada por decreto
de 23 de septiembre de 1936, fue un organismo depen-
diente del Ministerio de Hacienda cuya finalidad era
auxiliar sobre todo a la población civil por los daños
derivados de la insurrección militar. Finalizada la
guerra, se crea en 1940 la Comisión Liquidadora de la
Caja General de Reparaciones con el objetivo de de-
volver a sus propietarios los bienes incautados. Sus
actividades finalizan en septiembre de 1941 entregan-
do al Juzgado Gubernativo de Madrid los objetos no
reclamados. 265
 8. Fechas de acumulación de la unidad de descripción: Se tra-
ta de consignar las fechas durante las cuales el productor
ha acumulado la unidad y no coinciden necesariamente
con las de p r o d ~ c c i ó n ' ~Ejemplos:
.
1787.
19 14-1918.
9. Historia de la custodia: Proporciona información sobre los
cambios de propiedad y custodia de la unidad de descrip-
ción que sean significativos, si bien no deben incluirse los
casos en los que la unidad se reciba directamente del pro-
ductor, para lo cual está el próximo elemento. Ejemplo:
La documentación de la Comisión Ejecutiva del
PSOE y de la UGT fue sacada de España en 1939 y
depositada en el Instituto Internacional de Historia
Social de París. A consecuencia de la 11 Guerra Mun-
dial, en junio de 1940 los alemanes se incautan de la
misma y la envían a su país, donde de nuevo es captu-
rada -esta vez por las tropas soviéticas- y enviada
a Moscú. En 1981 fue devuelta a España y depositada
en la Fundación Pablo Iglesias.
10. Forma de ingreso: Señala la procedencia, método y fecha
de ingreso, salvo que sea confidencial, Ejemplos:
Transferida por la Dirección General de Rentas.
Depositado por los duques de Osuna en septiembre
de 1917 y adquirido por el Estado en diciembre de
1927.

ÁREADE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

1l. Nota/resurnen de alcance y contenido: Identifica la forma
y contenido de la unidad de descripción para que los
usuarios juzguen su interés potencial. Ejemplo:

l4 Lasjrclius dr p r o d u c c i h son las de los documentos incluidos en la unidad de

descripción que, por ejemplo, en los casos de antecedentes y pruebas son anteriores
a las de acumulación. F<,chus dr ucuniulucih. equiparables a las denominadas fc-
chas extremas, son las correspondientes al inicio y finalización de la tramitación
266 administrativa.
 La serie de Propiedades y Desamortización, pro-
cedente del Ministerio de Hacienda, contiene docu-
mentación de los siglos X V I I I al xx relativa a minas,
montes, bienes mostrencos, censos, secuestros, tempo-
ralidades, edificios públicos y referencias a todo el
proceso desamortizador. Contiene asimismo los fon-
dos de la Caja General de Reparaciones ( 1936- 1939).
12. Información sobre valoración, selección y eliminación: Se
proporciona cuando se ha producido alguna acción de es-
te tipo que afecte a la interpretación de los documentos.
Ejemplo:
Expedientes seleccionados uno de cada diez años.
13. Nuevos ingresos: Informa al usuario sobre el cambio de
volumen de la unidad en concepto de ingresos, transferen-
cias o depósitos adicionales. Ejemplo:
Los documentos de la Oficina para los Refugiados in-
gresarán anualmente cada treinta de mayo durante
siete años, en una cantidad estimada de tres metros.
14. Sistema de organización: Ofrece datos relativos a la orga-
nización de la unidad. Ejemplo:
Expedientes ordenados alfabéticamente.

ÁREADE CONDICIONES DE ACCESO Y UTlLíZACI6N

15. Situación legal: Informa sobre la situación legal de la uni-
dad de descripción. Ejemplo:
Transferida por la Empresa Municipal de Transportes
de acuerdo con el art. 7 del Reglamento del Archivo.
16. Condiciones de acceso: Informa acerca de las condiciones
que restrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el
periodo de tiempo o la fecha límite de dichas condiciones.
Ejemplos:
Correspondencia familiar cerrada hasta el 20 1O.
Es necesario obtener permiso del depositante. 267
 Munuul de cochirísticu

17. Derechos de autor/normas sobre reproducción: Indica las

restricciones en cuanto a la utilización o la reproducción,
incluyendo la norma que las rija. Ejemplos:
Reproducción prohibida sin permiso de la dirección.
Reproducción libre para fines no lucrativos citando la
procedencia.
18. Lengua de los documentos: Identifica la lengua o lenguas,
tipo de escritura y sistemas de símbolos utilizados. Ejem-
plos:
Latín. Visigótica cursiva.
Bilingüe: hebreo y catalán.

19. Características físicas: Proporciona información sobre

aquellas que afecten a la utilización de la unidad. Opcio-
nalmente se indicará cualquier característica diplomática
significativa que pueda afectar a su utilización. Ejemplos:
Imágenes desvaídas.
Legible solamente bajo luz ultravioleta.
Sellos y marca de aguas.
20. Instrumentos de descripción: Se indican todos cuantos
proporcionen información relativa al contenido de la uni-
dad de descripción. Ejemplos:
Inventario sumario.
índice de la correspondencia.

ÁREA DE MATERIALES RELACIONADOS

21. Ubicación de los originales: Se identifica cuando la unidad

de descripción sea una reproducción, incluyendo a ser po-
sible la signatura. Si los originales ya no existen, debe in-
dicarse. Ejemplos:
Original en el Archivo Histórico Nacional, Hacienda
1.233.
268 Originales destruidos tras microfilmación, 1990.
 Lu descripcihi

22. Existencia de copias: Se indica además su ubicación y si la

unidad está disponible en otro soporte. Ejemplo:
Film disponible también en videocasette.
23. Unidades de descripción relacionadas: Si la unidad de des-
cripción está formada por documentos que tienen una re-
lación directa e importante con otra unidad, se indica di-
cha relación. Ejemplo:
Más documentación relacionada con la empresa en los
expedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores.
24. Documentación complementaria: Señala la existencia de
documentación asociada en otros archivos. Ejemplo:
Documentación relacionada en el fondo Presidencia
del Gobierno del Archivo Histórico Nacional.
25. Bibliografía/nota de publicación: Identifica las publicacio-
nes que se hayan basado en la utilización, estudio o análi-
sis de la unidad de descripción. Ejemplo:
Publicado en J. González: Reinado y diplomas de Fer-
nando 111, vol. 111, 124-126.
ÁREADE NOTAS
26. Nota: Aporta información adicional importante que no se
pueda incluir en ninguno de los elementos de descripción
definidos.
Según ha sido señalado la ISAD (G) está influida por tres pre-
cedentes nacionales: el MAD2 inglés, las RAD canadienses y el
APPM norteamericano, todos los cuales coinciden en considerar
la procedencia y el fondo como bases de la descripción. Del prime-
ro toma el concepto de descripción multinivel y coincide en los
elementos que la integran, sin embargo la distribución es diferente.
La influencia más decisiva de los otros dos modelos es el concepto
de encabezamientos autorizados que el MAD2 no ha previsto, pe-
ro cuyos redactores recomiendan incluir' '.

'' M. Cook: «Description standards: the struggle towards the lightn, en Ardii-
imriu. 34. 1992, págs. 50-57. 269
 El sistema multinivel'" consiste en describir las agrupaciones
documentales (fondo, sección, serie) como un conjunto que pro-
porciona por un lado información general (macrodescripción),
y por otro sobre los componentes de las agrupaciones (cajas, lega-
jos, libros, expedientes, documentos) uno tras otro (microdescrip-
ción); en cualquier caso ambos niveles se pueden simultanear, esta-
bleciendo las relaciones existentes entre los componentes y las
agrupaciones documentales a las que pertenecen.
Los encabezamientos autorizados consisten en normalizar todas
aquellas palabras que pueden constituir puntos de acceso a la infor-
mación, ya sean nombres de persona, organismos, funciones, geo-
gráficos, materias, acrónimos, etc. Ambos sistemas americanos reco-
gen este aspecto con detalle y consideran al unísono que la proce-
dencia constituye el encabezamiento principal y punto de acceso
primario' '. Aparte los diversos sistemas de indización de contenido
que traeremos a colación más adelante, los encabezamientos nor-
malizados que se incluyen en ello son el primer procedimiento de
control sobre el lenguaje de la descripción, necesario para que esta
sea uniforme, consecuente y se explique por sí misma, para com-
prender el contexto de los documentos y para facilitar la recupera-
ción y el intercambio de información. Normalización que se aplica
por ejemplo a la procedencia de los documentos, donde la denomi-
nación de la entidad originadora puede variar con el tiempo, inclu-
so pasar de una a otra, el control de autoridades permite normalizar
el nombre de acuerdo con una sola forma y mantener el resto me-
diante referencias, lo que permite a usuarios y archiveros un grado
de comunicación no alcanzado hasta ahora".
ISAD (G) sera en su dia una norma general de descripción que
permita sentar las bases de la normalización archivística más allá de
la descripción, pero tiene por delante un vastísimo campo de trabajo
hasta armonizar la denominación y la estructura de los instrumentos

Ih
M. Cook y M. Procter: A tiiiitiuul ofurchiiwl drscription. págs. 27-24.
17
D. A. Bearman y R. H. Lytle: «The power of the principle of provenanceu, en
Archii1uriu. 1985-1986, págs. 23-24. H . Stibbe: «Implementing the concept of fonds:
primary acces point, multilevel description and authority control)), en Ardiitwriu,
34, 1992, págs. 116 y ss.
ix En este sentido se encuentra en fase de elaboración una norma para el con-
trol de autoridades que desarrolle este punto de ISAD, denominda ISAAR (CPF):
lnternational Standard Archiva1 Authority Records for Corporate Bodies, Persons
270 and Families.
de información, establecer las reglas de control de encabezamientos,
así como los formatos compatibles para la difusión y el intercambio
de datos. Sólo así será posible alcanzar niveles Óptimos de servicio
y explotación de los archivos como recurso básico de información.

3. El plan descriptivo
La descripción es la parte de la tarea archivística que engloba
las diversas actividades desplegadas por el archivero para elaborar
los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos, esto es, pun-
tos de acceso. Para logarlo es preciso establecer un plan descripti-
vo que observe los principios siguientes'?
1. El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente ac-
cesibles los fondos documentales del archivo.
2. Debe formularse un programa descriptivo a fin de propor-
cionar con prontitud ciertos datos referentes a todos los
documentos del archivo, por mínimos que sean. Posterior-
mente, el archivero decidirá la profundidad con que es ne-
cesario describir cada agrupación documental y, en conse-
cuencia, el tipo de procedimiento para llevarlo a cabo".
3. Los instrumentos deben revelar el contenido y el carácter
de los documentos y facilitar su localización. Además «de-
ben responder a las demandas imprevisibles de un público
indeterminado y heterogéneo»2', de modo que abran am-
plias posibilidades objetivas de acceso a los documentos.
4. Ponerlos al alcance de los usuarios.
La puesta en práctica de estos principios supone seguir la lógi-
ca empleada en la clasificación, con la que está estrechamente rela-
cionada, en cuanto se describe desde la globalidad hasta descender
a lo concreto, aprovechando la estructuración de las agrupaciones

'' T. R. Schellenberg: Tknic.us descriprious de urchiuos. Córdoba (Argentina):

Universidad Nacional, 1961, págs. 5-16.
2o M. Duchein: «Artxibo deskribapen tekniken bilakaera. Artxibo bakoitzari
zein deskripzio dagokio'? Ld evolución de las técnicas de descripción archivís1ic:i.
¿,Quédescripción para qué archivos'?)),en Irurgi. IV, 1991, págs. 41-53.
'' B. Delmas: «(Jaur egungo artxibategien analisien hastapenak, meiodoak etii
proposamenak Frdntzian. Principios, métodos y propuestas de análisis de los
archivos contemporáneos en Francia)), en Irurgi, IV, 1991, pág. 82. 27 1
 documentales. De este modo un fondo o un grupo de fondos empa-
rentados (por su adscripción a un mismo archivo, por su radicación
geográfica...) se describen globalmente, proporcionando los datos
característicos generales. Dentro de cada fondo se desciende a des-
cripciones tanto mhs detalladas cuanto menores sean los grupos so-
bre los que se realicen (sección, serie, documento).
Siguiendo esta lógica existen varios tipos de instrumentos
cuyas diferencias radican en las agrupaciones documentales y en el
grado de detalle con que son descritas. Su denominación varía no-
tablemente de unos paises a otros, incluso en el caso español no
existe un acuerdo al respecto, aunque sí por lo que se refiere a sus
tres clases: guías, inventarios y catálogos.
El tema de la descripción tiene enjundia suficiente como para ocu-
par una monografía22,mas por exigencias de la brevedad nos limitare-
mos a esbozar los principales instrumentos en las páginas siguientes.

4. Los instrumentos de descripción: tipos

El objeto de este epígrafe es doble: por una parte, estudiar los
distintos instrumentos de descripción existentes y comúnmente
aceptados, por la otra, aplicar la norma ISAD (G) en el diseño de su
estructura para demostrar que es perfectamente aplicable y recoge
en sus distintos campos toda la información contenida en dichos
instrumentos. Además, la norma está concebida como un formato
único para la descripción, pero que no es necesario rellenar en su
totalidad. En cada uno de los casos que estudiemos vamos a con-
templar los campos estrictamente necesarios, no obstante el lector
debe imaginar que hablamos de un solo formato o ficha que contie-
ne los veinticinco campos, de íos cuales tomamos los necesarios
y adecuados a cada nivel de descripción. Un sistema automatizado,
lo más habitual en estos tiempos, no soportaría diseñar modelos de
fichas diferentes para cada caso. Al igual que el MARC y otros em-
pleados en las bibliotecas, nosotros lo utilizaremos de acuerdo con
los objetivos perseguidos en el plan descriptivo.

” Pueden consultarse en español las de: A. Heredia: Munuul de iristrunzuntos de

de.sc,ripcihn docunwntul. Sevilla: Diputación Provincial. 1982, 103 págs; M . C. Pes-
272 cador: El urc,hiw. Instrurnrnios de iruhujo. Madrid: Norma, 1986, 229 págs.
 Lu descripciíiri

En la medida en que la comunidad archivera adopte un forma-

to para la descripción, con los adelantos tecnológicos existentes, el
intercambio de información archivistica no conocerá fronteras.

4.1. Las guías

Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos
de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupa-
ciones documentales, esbozan la historia de los organismos pro-
ductores y facilitan información auxiliar acerca del archivo
o archivos y los servicios disponibles.
Es dificil establecer su tipología por ser muy variables los crite-
rios empleados para su elaboración. Según S ~ h e l l e n b e r gpueden
~~
ser sumarias o descriptivas, en función de la amplitud con que se
describan los fondos; para E. Taillemite24 pueden ser geográficas
-cubren toda una región-, metódicas -se centran en un tema-
y de depósito - c u a n d o se elaboran para un archivo-. Para M.
Vázquezz5 -siguiendo a Schellenberg- son de dos tipos: genera-
les, se ocupan de uno o más archivos, y especiales, se centran en un
tema determinado. Sin aspiraciones de exhaustividad podemos es-
tablecer, al menos, los siguientes tipos:
- El censo-guía: Se utiliza para informar acerca de un gran
número de archivas como pueden ser todos los de un
paísz6 o una región. Este instrumento proporciona infor-
mación amplia tanto por el ámbito geográfico que abarca,
como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo
hace de una manera genérica. Un buen ejemplo es el «Gen-
so-guía de los archivos españoles))elaborado bajo los auspi-
cios del Ministerio de Cultura y cuyos resultados se pueden

2 3 T. R . Schellenberg: The arrariyrmrnt 1Jf urchices. Nueva York: Columbia

University Press, 1965, pág. 262.
24 E. Taillemite: «Les instruments de recherche dans les archives)), en H. A.
Taylor: Tke urrungemrnf und descriprion of'urchii-ul rnuteriuls. Munich [etc.]: K. G.
Saur. 1980. pág. 140.
2 5 M. Vázquez: «Guias», en Descripci(in dr documentos urchiuísticos. Muferiules
de truhujo. Lima: Instituto Rivas-Agüero, 1982, págs. 67-71.
Z h Existen en muchos países, por ejemplo: J. Foster y J. Sheppard: Brirish urchi-
~ ' r sA. Guidr fo urchirrs rrsourcrs iti the Linited Kingdom. Hants: MacMillan Puhlis-
her Limited. 1990, 834 págs. 273
 consultar en la base de datos CARC del Centro de Infor-
mación Documental de Archivos (CIDA), a través de la red
PIC. Comprende buena parte de los archivos españoles y
la información --distribuida en dieciocho campos- permi-
te conocer: la denominación del centro y entidad de la que
depende, dirección, clasificación, y contenido global de los
fondos, servicios, accesibilidad y principales materias de
consulta.
~ La guía de fuentes: Tiene por objeto recopilar datos de to-
dos los fondos documentales que contengan información
relativa a un tema o a un área geográfica determinada, por
ejemplo las guías de fuentes para la historia de las naciones
publicadas por el CIA”.
-- La guía orgánica: Se caracteriza por recoger información de
varios archivos relacionados por su pertenencia a un orga-
nismo determinado, ya sea nacional o internacional. Los
datos son asimismo sumarios, por el amplio número de
fondos que abarcan; por ejemplo, la guía de los archivos es-
tatales españoles, la de las Naciones Unidas, la de los mi-
nisterios de asuntos exteriores de la Unión Europea, etc.28.
~ La guía de archivo: Centra su atención en un solo archivo
así posea uno o más fondos. La información que propor-
ciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las
entidades productoras, la organización y el contenido de
las agrupaciones documentales. Ejemplos son las guías del
Archivo Histórico Nacional, la de la Fundación Pablo Igle-
sias, la del Archivo General de Simancas, e t ~ . ’ ~ .

’’ Sourcrs o f f l i e history 11JA.siu urid Occwniu in Neiherlunds. Munich [etc.]: K.

G . Saur, 1982, 2 vols.
Guiu de l o s urchiiws rsiuiulrs r.spuñolr.s. Madrid: Ministerio de Cultura. 1984,
244 págs. Cuide des archiors des oryunisuíions iniernuiionules. 1. Le sysit.inr des Nu-
íions Unirs. Paris: Unesco, 1984, 293 págs. Guía de los urchioos de los minisierios de
asuntos r x i e r i o r ~ sde los esiudos miembros de lus Comunicades Europeus y de lu Coo-
p e r u c i h Políficu Europeu. Luxemburgo: Oficina de Publicaciones Oficiales de las
Comunidades Europeas, 1990. 82 págs.
C. Crespo (dir.): Archiiio Hisicirico Nucionul. Guíu. Madrid: Ministerio de
Cultura, 1989, 87 pigs. A. Martin: Cuíu puru /u consultu drlfi)ndo docirmrniul (Ir lu
F u n d a r i h Publo I&s~us.Madrid: Fundación Pablo Iglesias, 1989, 183 págs. A. de
la Plaza: Archioo Generul de Simuncus. Guíu del iniwsii&u/or. Madrid: Ministerio de
274 Cultura, 1992, 375 págs.
 Los elementos empleados en la descripción varían segun el tipo
de guía que vayamos a elaborar y del nivel del fondo que tomemos
como base. En cualquier caso los comunes a todo fondo serán:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
-~ Fechas.

- Nivel de descripción.

- Volumen.

Área de contexto:
- Historia administrativa/biografica.
Área de condiciones de acceso y utilización:
- Condiciones de acceso.
- Instrumentos de descripción.

Área de notas:
- Nota: dirección y servicios.
Veamos un ejemplo parcial tomando los datos de la Guía del
Archivo Histórico Nacional. Dentro del fondo del Consejo y Ca-
mara de Aragón, la sección del Consejo de Aragón quedaría así:

Sección Consejo de Aragón.

1 5 16-1834.
232 libros y 2.874 legajos
Este consejo fue creado en 1494 por Fernando el Católico
para tratar los asuntos de esta corona. Se conservan los do-
cumentos de gobierno, muy abundante en los libros y regis-
tros de las administraciones de Aragón, Cataluña, Valencia,
Mallorca y Cerdeña.
E. Sarrablo Aguareles: Catálogo de consultas del Consejo de
Arugbn. Madrid: Dirección General del Patrimonio Artísti-
co y Cultural. 1975. 998 págs.

Los demás datos serían generales para el archivo. 215

 4.2. Los inventarlos

Debido a la falta de normalización repetidamente invocada

y a su caricter primordial, existe todavía una evidente indefinición
acerca de este instrumento. En todos los países a los que nos veni-
mos refiriendo existe acuerdo en cuanto a que entre un instrumento
tan genérico como la guía y otro tan exhaustivo como el catálogo,
debe haber uno intermedio que ofrezca la posibilidad de describir
los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garan-
tizar una cantidad de información satisfactoria para los usuarios y,
al mismo tiempo, con la sumariedad necesaria como para permitir
la descripción uniforme de amplios grupos documentales. Dicho
instrumento, el inventario, presenta variedades más o menos abun-
dantes según los paises, así en Francia3' distinguen: el repertorio
numérico, el numérico detallado, el inventario sumario y el analíti-
co; en Italia31 entre sumario y analítico; en España3* las actitudes
van desde la de A. Matilla (esquemático, sumario, analítico
y analítico de resúmenes) o la de M. C . Pescador (somero, descripti-
vo, analítico y mixto), hasta la de A. Heredia que los deja en un solo
tipo. Resulta complicado reducir tanta variedadj3, entre otras cosas
porque se basan en prácticas consuetudinarias, en cambio sí cabe
recomendar dos variedades o tipos de inventario que, a nuestro jui-
cio, compendian las características de los demás y cuya práctica
contrastada los ha revelado como instrumentos apropiados.
El inventario describe las unidades que componen las series docu-
mentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasifi-
cación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades
descritas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las
unidades de instalación) y el analítico (describe las unidades

30 Association des Archivistes FranGais: Manuel d'Archiiiistique. ThGorie et pru-

tique des urchioes publiques t>n Frunce. Paris: SEVPEN, 1970, págs. 243-293. E. Tai-
Ilemite: op. cit., págs. 140-145. J. Guerout: «Que1 type d'inventaire choisir?)),en Lu
Gu-ette des Archioes, 152-157. 1991, págs. 14-47.
3 1 P. Carucci: «Gli inventar¡)), en Russeynu de(g/i Archiiii di Sfuto, 1989, págs.
547-557.
'* A. Matilla: «Cartilla de organización de archivos)), en Boletín de /u Direccicín
Geiierul de Archiiios y Bihliotrcus. 55, 1960. M. C. Pescador: op. cit., págs. 20-25. A.
Heredia: o p . cit., págs. 27 y ss.
3 3 Véase para más información C. Tornel: ((Inbentarioa Espainako artxibagin-
tzaren alorrean. El inventario en el panorama archivístico español», en Irurgi, IV,
276 1991, págs. 291-325.
 L u descripción

archivísticas: los expedientes). Este instrumento es la verdadera obra

del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre
el fondo documental, la clasificación y la descr¡pción, aunados con
una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo esta orga-
nizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido
y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda do-
cumental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.

4.2.1. El inventario somero

Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de
identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican.
Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de
control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es
mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica
y apenas si les orienta acerca de la documentación que pueden en-
A pesar de las carencias y junto a su función controla-
dora, es un primer procedimiento válido para la descripción de
grandes volúmenes documentales.
Los elementos de la ficha del inventario somero, complementa-
do con un resumen de la evolución histórica del ente que ha dado
origen al fondo, son:
Área de mención de identidad:
- Signatura.

- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.
- Volumen.

Veamos un ejemplo:

Volumen Nivel Título Fechas Signatura

Cajas Libros
3 1.1 Privilegios fun-
dacionales 1237- 1456 1-3

34 N. Sales: «L’eliminació de documents: el punt de vista de I’historiador)),en

Lliyal, 2, 1990, págs. 137-142. 277
 39 12 1 . 1 Exps. de consti-
tución del Ayun-
tamiento 512- 989 4-55
3 475 1 . 1 Actas 512- 989 56-530
7 1.1 O r d e n a n z a s
y reglamentos 508- 989 531-537
92 27 1.2. Causas civiles 536- 833 538-656
89 6 1.2. Causas crimina-
les 520-1 823 657-751
3 1.2.1 Autos de conci-
liación
- - ---- _______________---___
-- ~-__-- .....................

Como acabamos de señalar es un instrumento denostado por

los usarios, a los que no falta razón, mas por otra parte debemos
considerar que el volumen documental y su ritmo de crecimiento
muchas veces impide descender a detalles y contentar así a los es-
pecialistas de cada área35.

4.2.2. El inventario analitico

Posee una característica distintiva respecto del anterior, funda-
mental por otra parte, y es que describe los fondos con mayor pro-
fundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos elemen-
tos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubica-
ción fisica, conocer su organización, e individualizarla para que cada
cual elija entre todas las opciones las de su interés. Logra la mejor
relación costes/beneficios porque permite describir uniformemente los
fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios pa-
ra los usuarios, lo cual no obsta para que en determinadas series do-
cumentales, con indudable interés informativo, el archivero deba ela-
borar otros instrumentos que las describan en detalle.
Los elementos de la ficha de inventario analítico son:

35 Véase al respecto O. Krakovitch: ({L'inventaire: travaii de foryat ou travail

de fourmi'? Produit de serie ou ouvrage scientifique'!)), en Lu Guzettr des A r c h i i w
278 152-153, 1991, págs. 11-13,
 La descripción

Área de mención de identidad:

- Signatura.
- Título.
- Fechas.
* OBLIGATORIOS
- Nivel de descripción.
- Volumen.

Área de contenido y estructura:

- Resumen de alcance y contenido.
*
- Información sobre valoración, selección
y eliminación.
- Sistema de organización.

Área de condiciones de acceso y utilización:

OPTATIVOS
- Condiciones de acceso.
- Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados:

- Unidades de descripción relacionadas. ,
 misma, en cuyo caso podremos repetirla en tal concepto, la
datación será el elemento que los individualice. Así, por
ejemplo, en una serie de libros de actas de Pleno de un
Ayuntamiento, del Consejo de Administración de una em-
presa ... será suficiente con la denominación de la serie. Otro
tanto sucedería con los libros registros de entrada, de salida
(de documentos), de plicas, censos, padrones, y otros mu-
chos más. Aunque el soporte no sea el libro, muchas series
presentan características similares: la correspondencia, los
expedientes de servicios... En estos casos el archivero valo-
rará - e n función de la demanda- la calidad informativa
y redactará otros auxiliares, como pueden ser los índices,
que faciliten un acceso más preciso. Por ejemplo, los libros
de actas que contienen las deliberaciones y los acuerdos de
los órganos superiores de cada entidad, contarán con índi-
ces que pormenoricen su contenido.
- Información sobre valoración, selección y eliminación: se

especifica siempre que la serie no se conserve íntegramente.

- Sistemas de organización: cuando exista alguno distinto al
de la tramitación.
- Condiciones de acceso: se indican si existe algún impedi-

mento al libre acceso.

- Instrumentos de descripción: cuando haya alguno que me-
jore la proporcionada por el inventario.
Unidades de descripción relacionadas: indica aquellas que
tienen una relación directa e importante.
Veamos algunos ejemplos fijándonos más en la excepción que
en la norma:
Un libro de actas del Pleno de un Ayuntamiento en varios to-
mos:

1993. 1.1. Actas.

Libro de actas del Pleno.
36.254-36.257.
4 tomos.
índices.
280
 Lu descripcibn

Un expediente personal:

1977-1989 2.5.1. Expedientes personales.

María Antonia García Maldonado, Jefe del Servicio de
Recursos Humanos.
7.254.
Acceso restringido.

Un expediente relativo al Impuesto sobre la circulación de

vehículos:

1986. 3.3.4. ICV

Impuesto sobre la circulación de vehículos.
15.610-15.615.
6 cajas.
Se conserva completo uno de cada cinco años, los termina-
dos en l y 6.
Acceso restringido.

Un expediente sobre la concesión de la construcción del enlace

entre la Carretera Nacional 1 y la 634 entre San Sebastián y Orio:

1973. 2.5.4. Concesión de obras.

Contratación de la obra de construcción del enlace entre
la N-1, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián
y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras, S. A.
73.555.
1 caja.
Documentación relacionada en: 7 1.294-71.298, proyecto téc-
nico; 72.003-72.004,expropiaciones.

De este modo cada expediente ha sido descrito en los térmi-

nos imprescindibles para garantizar una información suficiente.
No vamos a extendernos sobre el formato del inventario porque
cada vez son más los realizados en bases de datos automatizadas, 28 1
 en cualquier caso se complementa con un buen índice, aspecto que
trataremos miis adelante. Tampoco nos vamos a ocupar de la ca-
siiística que plantea la descripción de un fondo desorganizado o de
uno previamente organizado, por obvias razones de brevedad36.

4.3. Los catálogos

El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así
en sus caracteres internos como en los externos, las piezas docu-
mentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expe-
dientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor his-
tórico, para una exposición, publicación...). Dada su naturaleza
pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación documental
(fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos
de documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos,
pergaminos...} y limitados a un periodo cronológico concreto.
El catálogo es el menos recomendable de todos los instrumentos
de descripción,desde un punto de vista práctico y de servicio,a tenor
de las necesidades descriptivas y de las carencias de medios materia-
les y humanos de la mayoría de los archivos. En tiempos pasados
algunos profesionales dedicaron su tiempo y los escasos medios
puestos a su alcance en la confección de primorosos catálogos, mien-
tras que el consultante se veía obligado a exprimir su intuición para
intentar sondear en el grueso de los depósitos a través de unos instru-
mentos descriptivos trasnochados y raquíticos. Por fortuna, los crite-
rios han evolucionado y el catálogo ocupa el lugar que le correspon-
de, es decir, ser un instrumento al que se recurre excepcionalmente.
De todos modos, cuando se opte por un catálogo debe hacerse
sólo para preparar aquellas colecciones que representen un alto
valor científico o artístico, pero nunca de manera indiscriminada.
Decimos colección porque el catálogo no puede ser aplicado a un
fondo, sección... sino a un conjunto de documentos seleccionado
de acuerdo con criterios mas o menos subjetivos.
Este epígrafe se reduce a exponer brevemente3' los pasos para

.16 Para más información al respecto véase J. R. Cruz: A r c h i i w municipu/c~.s

de
Euskudi. iifuiiuufde oryunizuciiiti. Vitoria: instituto Vasco de Administración Públi-
ca, 1992, págs. 104-116.
3 7 Véase J. R. Cruz: «La catalogación de documentos», en Biidiim. 1, 1987,
282 págs, 129-143. Del mismo autor: Archiuos rnutti<,ipu/esde EuskuJi ..., págs. 140-149,
 La drscripcicin

la catalogación de documentos sueltos y de expedientes, con la es-

peranza de ayudar a quienes se muevan por los mares de futuribles
oposiciones, más que por el convencimiento sobre la necesidad de
abordar su ejecución, salvo en contadas excepciones, generalmente
reducidas al ámbito de determinadas colecciones valiosas dentro
del fondo histórico.

4.3.1. El catálogo de documentos

Podemos considerar la ficha catalográfica como la unidad de
información que describe un documento en tres sentidos:
1. En cuanto a su contenido y localización temporal, conden-
sando su mensaje en unas cuantas líneas, a fin de orientar
al consultante sobre la conveniencia o no de su lectura,
y dotándola de la datación tan completa como el docu-
mento y los conocimientos del archivero lo permitan.
2. En sus características formales: volumen, medidas, materia,
tipología, etc.
3. En su localización espacial dentro del fondo al que perte-
nece, a través de la signatura.
La forma material que adopte dependerá del soporte elegido
para su realización, ya sea una ficha de cartulina normalizada, ya
la memoria de un ordenador. Aunque pueden ser incluidos otros
muchos, los elementos que la componen son como mínimo los si-
guientes:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.

- Volumen.

Área de contenido y estructura:

Resumen de alcance y contenido. 283
 Munuul d e urchiiiisricu

Área de condiciones de acceso y utilización:

- Lengua de los documentos.
- Características físicas.

Área de materiales relacionados:

- Ubicación de los originales.
- Existencia de copias.

- Documentación complementaria.
- Bibliograíia/nota de publicación.

La fecha de todo documento se subdivide en dos elementos: la

data crónica y la data tópica. La primera está compuesta por el
año, mes y día. El año deberá expresarse en cifras arábigas y em-
pleando el sistema de datación cristiano actual, en los casos de do-
cumentación medieval o de otras culturas, de modo que los demás
sistemas aparecidos en la documentación (era hispánica, pontifica-
dos, etc.) deberán convertirse con el auxilio de unas tablas crono-
lógicas. El nombre del mes se indicará en letras y completo, sin
abreviaturas, y el día en numeración arábiga. Ambos deberán ser
reducidos al sistema actual cuando no aparezcan así originaria-
mente (festividades litúrgicas, días andados...). Cuando la fecha no
venga expresada, pero sea deducible por elementos inherentes
o externos al documento, se escribe entre paréntesis; por ejemplo:
(1237. noviembre. 23. Sevilla). En caso de no ser posible, se indica
tal circunstancia con un s. d. (sin datación).
La data tópica consiste en el nombre del lugar en el que se otor-
ga el documento, situado a continuación de la crónica y escrito con
ortografía moderna. Como norma general figurará exclusivamente
el topónimo del lugar de expedición, simplificando de ese modo el
encabezamiento. Cuando no venga expresado pero pueda deducirse
de su propio contenido, se escribirá entre paréntesis, y cuando no
sea posible se dejará en blanco el lugar reservado al efecto.
Resumen de uicunce y contenido: consideramos los siguientes
aspectos: el autor (en cuanto otorgante, el que realiza el acto
jurídico), el acto jurídico en sí mismo (donación, venta...), el desti-
natario de éste y el resumen del contenido textual.
El nombre del autor, escrito con ortografia moderna, encabe-
284 zará este segmento de la ficha seguido, cuando el documento lo
 Lu descripcitjn

permita, de su cargo, dignidad u oficio; aspecto que conviene evi-

tar cuando se trate de pontífices y monarcas, en cuyo caso es sufi-
ciente añadir el ordinal y, opcionalmente, el sobrenombre por el
que se le conozca. Ejemplo: Alfonso XI, Carlos IV, León XIII,
y nunca el rey Juan 11 o el papa Clemente 111. También está de
sobra anteponer los tratamientos (don/doña), no digamos ya otros
más engorrosos (como Excelentísimo y similares), pues aunque su
consignación en el documento pueda ser reflejo de una determina-
da preeminencia social, a efectos del catálogo es un elemento
superfluo. Comenzar por el tipo diplomático (Real Cédula, Decre-
to...) carece de rigor científico, pues se trata de un elemento secun-
dario.
El acto jurídico que representa el documento puede muy bien
expresarse condensado en una sola palabra, a través de la cual se
relaciona al autor con el destinatario; así Alfonso XI confirma a...
cuando se trate de una confirmación, Pedro Pérez de Arriaga, Co-
rregidor de Guipúzcoa, sentencia..., si se trata de una sentencia ju-
dicial. El destinatario precisa los mismos requisitos que el autor
y huelga en consecuencia repetirlos.
El resumen del contenido textual debe ser breve, preciso y con-
ciso, expresando el objeto central del documento sin dar lugar
a divagaciones ni a pormenorizaciones circunstanciales. Es sabido
que no resulta fácil condensar en unas cuantas líneas el contenido
de un documento extenso textual y conceptualmente, pero no lo es
menos que la función del catalogo consiste en describirlo y ayudar
al consultante a decidir sobre la conveniencia o no de su lectura,
por lo que dependerá del buen criterio del catalogador la búsque-
da de esa ráfaga descriptiva.
La lenyuu de los docutnentos: latín, francés... se señala cuando
no sea el castellano.
4 Las característicusfísicas: las medidas del soporte, base por al-
tura, expresadas en milímetros, siempre que no sean normalizadas.
El número de folios o páginas. El soporte material se especifica si
es diferente al papel. El sello si es que lo lleva o falta, debe mencio-
narse: sello de plomo pendiente de hilos de seda, sello en cera,
a falta de sello en placa ... La tipología diplomática, siempre que
pueda establecerse con acierto y teniendo la precaución de no
aceptar a pie juntillas la autocalificación que al respecto pueda lle-
var el documento, sin antes haberla contrastado con el estudio de 285
 su estructura: Real Cédula, Provisión Real... La tipología paleo-
grifica indicará el iipo o tipos de escritura empleados en la redac-
ción. Puede considerarse un elemento optativo y especialmente re-
servado a la producción documental antigua, medieval y de los
inicios de la Edad Moderna; basta en todo caso con expresar su
denominación genérica sin entrar en detalles, por ejemplo: gótica
cursiva, cortesana, procesal ... La tradición documental sirve para
aclarar, en caso de no ser original, si se trata de una copia simple,
de un traslado auténtico ... El estado de conservación permite al
consultante hacerse una idea de lo que va a encontrar en cuanto
a facultades físicas se refiere.
ühicucibn de los originules: se emplea asimismo para señalar
donde se encuentran los originales que contienen documentos
catalogados como insertos.
Existencia de copias: también se indica si existen versiones del
mismo documento en otros archivos.
Biblioyru$u/riotu úe pubíicución: señala cuantas obras publi-
quen, citen o registren el documento catalogado.
Antes de finalizar, veamos un ejemplo de ficha completa3*:

1237. marzo. 20 Vitoria.

Fernando 111 el Sunto, rey de Castilla y León, confirma
al concejo de Huurcon (referido a Oyarzun) el fuero y el tér-
mino territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIlI, en-
comendando asimismo a los hombres de San Sebastián el
mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colabora-
ción defensiva.
AMR: 213.
B.I.l
Pergamino. 306 x 303. Signo rodado. Sello de plomo per-
dido, conserva restos del vínculo. Privilegio rodado. Caroli-
na de transición. Conservación general buena.
Latín.

'' Fuente: J . A. Munita: «El original más antiguo del Archivo Municipal de
Renteria: el privilegio rodado de Fernando 111 al con jo de Oyarzun (20.mar-
286 zo-1237)», en Bilduniu. 2, 1988, págs. 67-105. %
 Lu descripcirín

Gamón, J. 1.: Noticias (6), p. 118 (traduce al castellano).

Gorosabel, P.:Diccionario (lo), t. IV, p. 704.
Banus, J. L.: El fuero (3), pp. 237-239.
1 González, J.: Reinado (8), t. 111, pp. 124-126.

4.3.2. El catálogo de expedientes

Antes de proceder a la catalogación de un e ~ p e d i e n t ees~ de

~
todo punto obligatorio ordenar los documentos siguiendo la Iógi-
ca de su tramitación, segiin hemos visto al tratar el expediente ad-
ministrativo. Los elementos que componen la ficha catalogrhfica
son esencialmente los mismos que en los documentos, aunque pre-
sentan ciertas características en los casos siguientes:
- Fechas: se consignan las extremas, es decir la inicial y la fi-
nal del expediente. Ello no quiere decir que la inicial sea la
del documento más antiguo sino la del que inicia la trami-
tación, pues a veces éste lleva documentación anexa de fe-
cha anterior (por ejemplo partidas de nacimiento, certifica-
dos...). También existe cierta tendencia a confundirla con la
del registro de entrada, que no es sino una diligencia admi-
nistrativa. Asimismo la fecha final la proporciona el docu-
mento de resolución o el último, en el caso de expedientes
incompletos, pero nunca la diligencia de archivo.
- Resumen de alcance y contenido: además del resumen, in-
cluye la relación de los documentos contenidos en el expe-
diente, resumidos muy brevemente y con su fecha. Convie-
ne tener buen cuidado en no incluir las diligencias salvo
que contengan una resolución.
Veamos un ejemplo40:

V. E. Sierra: «El expediente administrativo. Esbozo de tipologia documen-

cn Boletitr de ANABAD. 2, 1979, págs. 247-260.
lal)),
"' Fuente: P. León: Un s i y b dr/i>tnrntoespufiol (utios I71C-/825 ). Eiprdicvirc,.~
consrrwrlos en el Arcliiiw Histhrico Nacionul. Madrid: Ministerio de Cultura, 19x0.
págs. 233-234. 287
 ~

1789-1802. Estado. Fomento.

ESP AHN-E2.829/56
112 folios.
Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitrióli-
cos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boti-
cario y químico, financiada mediante un préstamo sobre
fondos de bienes mostrencos.
Contiene:
1. Resumen del expediente para el secretario de Estado
(29 abril 1789).
2. Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau
las operaciones que exponía en su memorial (Aran-
juez, 9 mayo 1789).
3. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez
Bueno (Madrid, 3 1 mayo 1789).
4. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole
audiencia para exponer sus pretensiones (Aranjuez,
2 de junio de 1789).
5. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la
devolución del préstamo que le concedieron del fondo
de bienes mostrencos (La Carolina, 14 mayo 1802).
6-7. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general
de mostrencos, Francisco Nogués, notificándoles la
prórroga durante dos años (Gerona, 26 octubre 1802).
8. Resumen del expediente para el rey (s. d.).

4.4. La descripción de documentos especiales

Hasta ahora nos hemos referido a los documentos textuales,
casi siempre agrupados en expedientes y elaborados sobre papel,
en cambio, existen otros tipos documentales corrientes en nues-
tros archivos desde hace siglos -documentos graficos- y otros
cada día más abundantes -los informaticos-; también pode-
mos encontrarlos de distinta naturaleza: los iconográficos -di-
bujos, litografías ...-, los fotográficos -positivos, negativos, pla-
288 cas de vidrio, videos, films...- y los sonoros -discos, cintas
magnetofónicas, etc.-. Como quiera que su estudio alargaría ex-
cesivamente la exposición de este punto, el tratamiento de estos
tipos puede consultarse en la bibliografía de referencia. Vamos
a detenernos exclusivamente en los dos primeros: los gráficos
y los informáticos.

4.4.1. Documentos grú$cos no proyectahles

Son los mapas, planos, dibujos, croquis ... Los elementos a te-
ner en cuenta son aquellos que permitan identificar el documento,
sus características, información y ubicación; es decir, los siguientes:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

-- Nivel de descripción.
- Volumen.

Área de contenido y estructura:

- Resumen de alcance y contenido.
Área de condiciones de acceso y utilización:
- Características fisicas.
Área de materiales relacionados:
- Existencia de copias.
- Unidades de descripción relacionadas.

- Características físicas: indica la materia del soporte, escala,

dimensiones, tintas, colores y demás detalles del documento.
-- Unidades de descripción relacionadas: en su caso señalará
la unidad de la que el documento ha sido desgajado para su
correcta colocación o con la cual se relaciona directamente.
Veamos un ejemplo. Se trata de un piano de la ciudad de Pam-
plona realizado sobre papel por Juan Antonio Toreli en 1706 289
 Muiiiid dr uri~/iii~í.s/iiu

y que se encuentra en la sección de Estado del Archivo Histórico

Naciona141:

1706 marzo 3 Estado. Mapas, planos y dibujos.

ESP AHN-E629
Plano de la ciudad y castillo de Pamplona, destacando
los bastiones y las puertas, y el curso del río Arga. Con ex-
plicaciones topográficas.
Juan Antonio Toreli, profesor de matemáticas (lo delineó).
420 x 580. Escala 250 toesas = 95 mm.; 1 5 . 1 16. Manuscri-
to en tinta negra, iluminado en verde, amarillo, ocre y carmín.
Disponible también en diapositiva color.
Procede del legajo 297 de la misma sección.

4.4.2. Documentos informáticos

Han sido incluidos en este epígrafe de especiales por las especi-
ficidades que presentan en cuanto al formato y otros aspectos se
refiere. Por lo demás, la información, la procedencia y el contenido
no varían necesariamente respecto de los otros formatos; en conse-
cuencia, su descripción se caracterizará por recoger los datos nece-
sarios para su manejo, además de los apropiados al nivel de des-
cripción. Los elementos son:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.

Volumen.
Área de contenido y estructura:
- Resumen de alcance y contenido.

4 1 Fuente: P. León: Mupus. plunos y dihuios dr /u srcribn dr Estudo de/ Arcliiiw

290 Hi.s/drico Nucionul, Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, phg. 70.
 La drscripciiin

Área de condiciones de acceso y utilización:

- Condiciones de acceso.
- Características físicas.

- Lengua.

- Derechos de autor/normas de reproducción.

Área de materiales relacionados:

- Existencia de copias.

- Lengua: indica el lenguaje de programación empleado y, en

general, el software necesario para su manejo.
- Características físicas: tamaño o extensión, medio emplea-

do, memoria requerida, periféricos necesarios.

Veamos la forma de describir un censo de población en sopor-
te óptico, por ejemplo:

1991. 2.14. Censos

Censo de población.
1 CD ROM
2 1.254.
Acceso restringido.
Entorno PC. SPSS.
1,2 GB. Lector CD.
Derechos sobre el programa: Instituto Nacional de Estadística.

5. La indización
A menudo los usuarios se quejan de que los instrumentos de
descripción presentes en los archivos resultan excesivamente com-
plicados y poco Útiles para conocer qué hay sobre las materias de
su interés. Demasiado ocupados en la procedencia, en la clasifica-
ción... que desde luego constituyen otros puntos de acceso a la in-
formación, los archiveros han llegado a apartarse peligrosamente
de su verdadera razón de ser: los usuarios. Por fortuna esta actitud
se está rectificando en los Últimos años y prueba de ello es el papel 29 1
 Mtrtiuul dr urcliiiisticrr

creciente que la indización tiene entre los instrumentos de descrip-

ción.
Cuando se habla de sistemas de indización, como señala C.
Díez4’ a quien seguiremos en este epígrafe, «con frecuencia encon-
tramos distintas denominaciones que hacen referencia a un mismo
concepto: sistemas o “lenguajes de indización”, “lenguajes termi-
nológicos”, “lenguajes controlados”, “lenguajes normalizados”,
“lenguajes de recuperación”, “lenguajes documentales’’... aportan-
do cada uno de los adjetivos que acompañan a “lenguajes” y a ve-
ces a “sistemas” una característica de éstos -sirven para indizar el
contenido de los documentos, constituidos por términos, controla-
dos y normalizados...- y todos ellos remiten a un conjunto de pa-
labras y/o términos que tienen como misión sintetizar y represen-
tar el contenido de los documentos por parte del profesional de la
documentación, para recuperarlos de este modo por el usuario)).
La indización comprende tres etapas43 que, adaptadas a la do-
cumentación de archivo, son:

1.” Examen del documento y determinación de su contenido,

prestando atención a los siguientes elementos: emisor (ac-
tor), receptor, canal (procedimiento), mensaje (asunto)
y contexto, siguiendo a Jakobson en su teoría del acto co-
rnuni~ativo~~.
2.” Identificación y selección de los conceptos principales, ex-
traídos del documento mediante análisis intelectual
y transformados posteriormente en términos de indización.
3.a Selección de términos de indización que expresen los con-
ceptos de los documentos, bien mediante términos conte-
nidos en ellos o a través de otros que elijamos y sean re-
presentativos.

Los lenguajes de indización empleados para reflejar el conteni-

do de los documentos son:

4 2 C. Diez: Lus iiidusirius de la lriiguu: puiiorúniicu pura los yesrorc~sde la itdbr-

tnucicín. Madrid: Bi blioieca Nacional, Fesabid, 1994.
” PNE-50-121: ((Documentación.Métodos para el análisis de documentos, de-
terminación de su conienido y selección de los términos de indizaciónn, en Revista
Espufiolu de Documeniución Cieni$cu. 14, 1, 1991, págs. 57-63.
292 ‘‘ R. Jakobson: Ensuyos de liiigüisriru yrneral. Madrid: Ariel, 1974.
 Lu úescripcih

1.Lenguajes codificados, numéricos o alfanuméricos, como

los empleados en la clasificación.
2. Lenguajes libres.
3. Lenguajes controlados.
4. Lengua humana.
Nos vamos a centrar en los más empleados, el segundo y el ter-
cero, para lo cual seguiremos a van Siipe4':
- Los lenguajes libres: se construyen a partir de la lectura de
los documentos, cuyo contenido es reílejado mediante pala-
bras claves o descriptores libres.
- Los lenguajes controlados: se elaboran tras estudiar la te-
mática de los fondos así como el nivel y las peticiones de
los usuarios, son las listas de materia y los tesauros.
La diferencia reside en que los primeros se construyen a poste-
riori y los segundos a priori, veámoslo:
- Las palabras clave son las significativas o llenas de conteni-
do (mientras que los artículos, pronombres, conjunciones
y preposiciones son vacías desde el punto de vista semánti-
co, aunque tienen contenido gramatical). Como no precisan
labor intelectual alguna, son extraidas a partir de la descrip-
ción o, cada vez con más frecuencia, del texto completo de
los documentos registrados en el ordenador. Estas palabras
forman una lista ordenada alfabéticamente -junto con su
frecuencia de aparición o sólo el número de documentos en
los que aparecen- y actualizada a medida que se analiza la
información. Si esto es una de las ventajas del sistema, la
falta de normalización -palabras de todas las formas y ca-
tegorías gramaticales, ambigüas, etc.-- es uno de los gran-
des inconvenientes, que genera una alta tasa de ruido ado-
cumentos no pertinentes extraídos)) y de silencio ((docu-
mentos pertinentes no extraídos)), en las

45 G. van Siipe: Lenyuujes de intíizucicín: concepción. consrrucci<iny u t i í i x ~ i < í ~ i

eri los sisirriius docunientu/es. Salamanca
[etc.]: Fundación Gerrnán Sánchez Ruipé-
rez, 1991.
4h C . Diez: op. cit. 293
 Los descriptores libres. Este lenguaje se diferencia del ante-
rior en dos aspectos:
o El proceso intelectual a través del cual el indizador va
elaborando - tras la lectura de cada documento-~ una
lista formada por términos representativos de los con-
ceptos.
o El indizador debe alcanzar cierto grado de homogenei-
dad que no existe en las palabras claves, como que los
términos sean nombres y vayan en singular, por ejemplo.
- Lus listus de ericuhezuniieníos de materia: son una relación
de términos normalizados a priori y aplicables en principio
para simbolizar el conjunto del conocimiento general. El in-
dizador sintetiza el contenido de los documentos a través de
los descriptores registrados en la lista, «en cuya elaboración
la lingüística juega un papel superior al desempeñado en los
anteriores sistemas, ya que se utilizan medidas de control
para evitar la sinonimia, polisemia, homonimia y conseguir
la uniformidad morfológica y sintáctica de los términos»47.
- Los t e s ~ u r o s Podemos
~~. definir el tesauro como «un voca-
bulario finito, elaborado a priori, formado por términos con-
trolados y normalizados, que sirve para la indización y recu-
peración de documentos pertenecientes a un dominio parti-
cular del conocimiento humano; al referirse a un campo
científico del saber, los términos representan conceptos
unívocos y necesitan organizarse a través de una serie de re-
laciones ---de equivalencia, jerárquicas y asociativas- que
se entretejen formando con ellos una estructura semántica
tupida^^'. En el caso de los archivos el dominio particular lo
constituyen los fondos individualmente o por categorías.
Las relaciones son:
o De equivalencia: señalan la sinonimia entre varios térmi-
nos e indican el que ha sido tomado como descriptor.

.*' Ihid.
M . T. Laureilhe: Le ilieruurirs: WII r d c , su siruciirre, SOII rluhorurion. Villeur-
banne: Presses de I'ENSB. 19X 1, XX pigs. E. Currás: Tlirsclurus: Irri~itujcsrrrniinolti-
cjicos. Madrid: Paraninfo, 1991, 284 págs.
294 ' .*' C . Díez: ihid.
 Lu drscripcirín

Gráficamente se representan por los símbolos USE y Up

(usado por). El primero sirve para dirigir del término no
preferente al preferente, de un no descriptor a un descrip-
tor, por lo general escrito con distinta tipografía. Por
ejemplo: tren USE transporte ferroviario, en el caso con-
trario transporte ferroviario Up tren.
o De jerarquía: representadas mediante los símbolos TG
(termino genérico) y TE (término específico), los cuales
indican relaciones de género-especie, parte-todo ... Por
ejemplo: Organizaciones internacionales TE ONU, Indus-
tria TE Industria papelera.
o De asociación: representadas mediante TR (termino rela-
cionado), pueden ser de: semejanza, causalidad ... Por ejem-
plo: Patrimonio etnológico TR Excavación arqueológica.
Al elegir un sistema para indizar los documentos deberemos
tener en cuenta que la complejidad o el control del lenguaje es di-
rectamente proporcional a la precisión de las búsquedas; en conse-
cuencia la evaluación50 se realizará analizando el «ruido» y el
«silencio»; es decir, consideraremos:
- El número de documentos pertinentes encontrados.
- El número de documentos pertinentes no encontrados: si-
lencio.
- El número de documentos no pertinentes encontrados: ruido.
- El número de documentos no pertinentes no encontrados.

Otro de los factores que inciden en la recuperación de la infor-

mación es la extensión del lenguaje documental, o sea, la cantidad
de conceptos y de términos empleados. Utilizando pocos y de sig-
nificado muy amplio, la subjetividad del analista es menor y la in-
dización mas sencilla, pero en contrapartida es difícil recuperar la
información de forma precisa. En el caso contrario, empleando
muchos conceptos específicos, las respuestas del sistema acusan en
gran medida la subjetividad del indizador.
((Todosestos sistemas pueden ser construidos de forma manual

5" Las fórmulas para hallarlo están expuestas en J. Chaumier: Atiúiisis y ícri-
yircijes docirmrniules: el truiumieiiio litigüklico en lu inJiirmuci(jn documriituriir. Bsr-
celona: Mitre. 1986. 295
 o, lo más común en los últimos tiempos, informáticamente, hacien-
do uso de softwares estadísticos y lingüísticos, y de bancos termi-
nológicos. El uso de la informática trae numerosas ventajas, tradu-
cidas todas ellas en mayor rapidez y precisión en el trabajo con los
términos: ordenación automática, detección de errores ortogrrifi-
cos, su registro y relaciones directas o aviso de su ausencia, bús-
quedas a partir de uno determinado o de todos los relacionados,
así como las variantes y íos contextos en que aparecen))”.

Todavía son pocos los logros alcanzados por la archivística en

esta materia y han venido de la mano de las nuevas tecnologías,
aunque en los años venideros es de esperar cierta eclosión de te-
sauros y otros sistemas de indización. En los países anglosajones
existe cierta tradición en el uso de listas de encabezamiento de ma-
terias”, en Francia cabe destacar la aplicación EGERIE” y sobre
todo el tesauro de la serie W de los archivos departamentales para
la documentación contemporánea, con carácter de norma nacio-
naIs4. En España los logros son pocos hasta el momento”.

6. Los instrumentos de control

Una vez que ha sido descrita la documentación, ya está en con-
diciones de ponerse a disposición de los usuarios y para ello es ne-
cesario crear otros elementos de control, pero referidos a su uso.
A diferencia de los descriptivos, los instrumentos de control se ela-
boran para uso interno del servicio y son, como señala M. C. Pes-
cadors6, de dos tipos: sobre el contenido (registro de fondos, rela-
ciones de entrega, relaciones de contenido e inventario cuantitati-

” C. Díez: ihid.
” NARA: LI/¿wii.lr.sptrw.s, dutu c4rrrirtits: niuriirul. Washington: NARA, 1989.
’’ 1. Cloulas: «Aplicsción EGERlE. Iiidización del inventario general de los
fondos. OrientiiciOn de los investigadores en los fondos de archivo)),en Bolrfíri da/
ADPA. l . 1985. págs. 63-84,
Direction des Archives de France: T/ic,suurit.s W. Vocuhuluires norrriulisLs
poicr /u rlr.wripriori ct /‘iriúr.wriori d r s trrc/iiiw trdniiriisiruiitws locules coritrmporui-
r i c s . París: Minisiere de la Culiure, 1989, 249 págs.
“ R. Martín (coor.): Vocuhit/ario de iridizución y consulfu de /u htrsr de <lutos
BADATOR. Bergara: Gobierno Vasco, 1993, 254 págs.
296 5 6 M. C. Pescador: op. cit.. págs. 3 y ss.
vo de los fondos) y sobre el servicio (registro de usuarios, identifi-
cación de usuarios y boletines de consulta). De los primeros ya he-
mos hablado al hacerlo sobre la remisión de fondos, seguidamente
vamos a analizar los instrumentos de control sobre el servicio,
muy brevemente ’.
En este punto debemos diferenciar dos tipos de usuarios: los
internos y los externos; o sea, la propia administración, por una
parte, los consultantes e investigadores, por la otra. A fin de con-
trolar tanto las consultas en sala como el envío de documentación
a otras dependencias, deberá elaborarse un registro (bien en forma
de libro, bien en un fichero que puede ser automatizado), en el que
constarán los siguientes datos: signatura de archivo, descripción
del documento, solicitante (nombre, apellidos y dependencia), fe-
cha de salida y de entrada (devolución) con la rúbrica del peticio-
nario y del archivero.
Para controlar las consultas en sala por parte de consultantes
e investigadores, estableceremos los siguientes instrumentos:
1 . Un registro de investigadores en el que conste su nombre,
dos apellidos y dirección, tema de investigación y categoría
del mismo en caso de ser reseñable.
2. Un boletín de consulta en el que consten: nombre y apelli-
dos, fecha, documentación solicitada y su signatura de
archivo.
Con estos procedimientos tan simples podremos elaborar las
estadísticas de usuarios del archivo, así como la de investigadores
que solicitan el Ministerio y las consejerías de Cultura. Nos permi-
te conocer en todo momento en qué manos se encuentra la docu-
mentación, reclamarla ante las oficinas que se demoren en s u uso,
al tiempo que nos servirá de orientación a la hora de elegir el ins-
trumento descriptivo de las distintas series en función de su mayor
o menor uso, o reproducir aquellos documentos que por su excesi-
va consulta y consiguiente manipulación corran riesgo de verse
deteriorados.

297
 12.
Los archivos
y las nuevas tecnologías

1n t roducción
Antes de entrar en materia conviene aclarar que las relaciones
con las nuevas tecnologías entendidas como algo diferente al pro-
cedimiento archivístico es un enfoque llamado a desaparecer, ya
que su decidida aplicación a las distintas fases del quehacer profe-
sional exigirá su tratamiento combinado como algo inherente. La
bibliografia en la materia abunda todavía en especulaciones acerca
del futuro impacto de las tecnologías de la información, aunque
cada vez es más numerosa la que aborda aplicaciones concretas
y ofrece soluciones. Aspectos básicos como las transferencias, la
selección, el control de fondos, la descripción ... dentro de poco se-
rán prácticamente inconcebibles sin el auxilio o la mediación de
dicha tecnología. Es por esto que nos proponemos abordar la
cuestión desde un punto de vista eminentemente práctico, centran-
do la vista en las posibilidades y en los logros que ofrecen en las
distintas fases del trabajo archivístico.
Asimismo es necesario adelantar que no vamos a extendernos
en explicaciones acerca del «software», del «hardware», de los nue-
vos soportes y demás aspectos técnicos que, aparte no ser compe-
tencia archivística, son ya sobradamente conocidos y cuentan con
voces autorizadas para su anlilisis. Por Último, al tratarse de un
entorno en constante mutación, consideramos que una monografía
corre el riesgo de quedarse rápidamente desfasada en este punto,
como lo ponen de relieve obras de tan sólo hace algunos años'.
1. Historia
Es opinión comúnmente aceptada que la profesión archivística
ha sido poco ágil en el ~iprovechainientode las nuevas tecnologías,
afectada por un inveterado conservadurismo auxiliado por la esca-
sa presión de los usuarios tradicionales y por los limitados recur-
sos disponibles. Siendo ésto cierto, no son todos ni los más decisi-
vos ante factores como el escaso grado de normalización necesario
para u n uso racional de dichas tecnologías, o la poca considera-
ción de los archivos como recurso básico de información por parte
de las propias entidades a las que dan servicio*.
Ya en el Congreso Internacional de Archivos de 1964 celebra-
do en Bruselas se trató el tema de la automatizacion, aunque los
par~icipantesconsideraron que el ordenador en los archivos sólo
tenía cabida para realizar determinadas operaciones contables
y estadísticas; hubo en cambio una excepción, el NARA de Esta-
dos Unidos, que consideró más amplia su utilidad en aspectos co-
mo el control de los depósitos y la localización de expedientes, se-
gún sus propias experiencias estaban demostrando3.
Hacia 1971 ia actitud de un número creciente de archiveros
había cambiado. En el informe dirigido a la Octava Mesa Redon-
da de los Archivos, R. H. Bautier señaló la aplicación incipiente de
las técnicas informáticas en la recopilación, procesamiento y difu-
sión de la información, conctuyendo que su desarrollo afectaría
a las políticas archivísticas de algunos países: los Archivos Nacio-
nales de Suecia fueron los primeros en asegurar su competencia
sobre los documentos informáticos de valor permanente como ya
la tenía sobre los convencionales, seguidos por el NARA, Cana-
dá ... Esta nueva situación venía gestándose desde finales de los se-
senta. Se habían producido algunos cambios de origen externo
que propiciaron dicha evolución. De UR lado, la aplicación de los
ordenadores a los estudios históricos y sociológicos propició el de-
 Los trrchiiw y ltrs nueiius recnoloyíus

seo de acceder a los datos registrados en los nuevos soportes; del

otro, se estaba comenzando a expurgar cintas magnéticas al mar-
gen de los archiveros, dada su falta de conocimiento sobre la ma-
teria, la carencia de recursos para conservar y utilizar los nuevos
documentos, así como los obstáculos legales para transferirlos por
ser tan recientes. Todo ello animó a los profesionales de diversos
países a utilizar las computadoras y a automatizar algunos proce-
sos, especialmente la recuperación de la información. Alemania
(RFA) fue la pionera en los programas de indización, seguida por
EE.UU., Italia y Francia.
Fruto de esta nuevo estado de cosas se fundó en 1972 el Comi-
té para la Automatización del CIA, centrado en el fomento de las
nuevas tecnologías aplicadas a los archivos. A partir de entonces
los proyectos van proliferando sobre todo en los países desarrolla-
dos. Con un ligero desfase España se suma a estas iniciativas con
proyectos como la «Guía de investigado re^»^ (1975), la informati-
zación del Catastro de Ensenada (1976) y el inventario informati-
zado de los protocolos notariales5 (1976), interrumpidos al poco
tiempo de su inicio.
Lo que caracteriza a esta primera generación de aplicaciones
informaticas es su carácter minoritario, su rigidez -derivada de la
poca flexibilidad de los sistemas- y sus elevados costes, así como
el abandono de la mayoría ante la segunda generación surgida en
los años ochenta. Ésta se caracteriza por el diseño de proyectos
que se mantienen vigentes a largo plazo y son más flexibles que los
anteriores por la menor rigidez técnica, resultan más baratos, se
extienden a todos los campos del trabajo archivístico y a un núme-
ro muy amplio de centros y países. Esta generación, que aún per-
mence activa, será el objeto de nuestra atención ya que la que
podríamos considerar como tercera -caracterizada por el alma-
cenamiento masivo en soportes Ópticos, los sistemas hipermedia,
los documentos virtuales, los sistemas expertos, etc.- es aún inci-
piente.

Giriu de inoestigudores en los u r c h i i m espuñoles. Rama de hutnunidutles. Mn-

drid: Comisaría General de Archivos, 1977, 2 vols.
A. Matilla: «Nuevas instrucciones para Archivos Históricos de Protocolos»,
en Boletín de Archivos, 1980, págs. 7-26. 30 1
 2. La aplicación de las nuevas tecnologías
Todavía no se ha llegado ai extremo de fabricar un androide
archivero que sustituya por completo el trabajo huinano, sin em-
bargo las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de auto-
niatimr muchos procesos con indudables ventajas: la gestión ad-
ministrativa, el almaccnamiento y sustitución de soportes, las
transferencias, el control sobre el expurgo, la descripción, la difu-
sión... Este nuevo mundo de posibilidades exige, en contrapartida,
el acercamiento Iiacia u n entorno como el de la informática y las
teleconiunicaciones que en principio puede resultar extraño, por lo
cual es recomendable dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
1.Conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen, lo
que no implica convertirse en un experto, algo tan poco
probable como innecesario.
2. Reflexionar hasta alcanzar un alto grado de certeza sobre
cuales son nuestras necesidades, las exigencias de nuestro
centro que podrían ser mejoradas con estos medios. La ex-
periencia nos muestra que muchos proyectos malogrados
lo son por la incertidumbre del archivero sobre lo que de-
sea y necesita.
Por ello, es necesario familiari~arnoscon este entorno y cono-
cer cabalmente nuestras exigencias. Éstos han de ser los principios
bitsicos que nos permitan evaluar ia adecuación, así de los produc-
tos comerciales como de las Soluciones a medida.
E1 siguiente paso consistirá en elegir entre la adquisición de pro-
ductos comerciales o su diseño cid hoc y, en este supuesto, contratarlo
con el exterior o a los servicios informáticos de la entidad. Salvo el
«hardware)>,que siempre sera adquirido, la respuesta dependerá de
múltiples factores, pero sobre todo - una vez más -- de nuestras
necesidades. La relativa capacidad de absorción que ofrecen los
archivos ha posibilitado la.proliferación de empresas y de productos
específicos. Cuando hasta hace unos años sólo era factible adaptar
soluciones más o menos compatibles, hoy se pueden comprar buenos
paquetes informiiticos conabidos para su uso archivístico. La oferta
es muy amplia y abarca desde las bases de datos para ta descripción,
302 hasta paquetes para la gestión archivística integral.
 Excepción hecha de los proyectos que incluyan investigación
y desarrollo de nuevas aplicaciones o la respuesta a necesidades
cuyo volumen y especificidad así lo justifiquen, la adquisición es
factible y recomendable, además las empresas suelen facilitar la
adaptación de sus productos a cada centro. Insistamos nueva-
mente en que lo importante es especificar con claridad las necesi-
dades funcionales del archivo, conocer las tecnologías y su mer-
cado, para poder evaluarlas; lo contrario puede ocasionar el en-
cargo a medida de aplicaciones como sencillas bases de datos
para la inventariación y otros errores. En cualquier caso, y a fitl-
ta de un organismo de tutelaje con capacidad para homologar
productos, procede asesorarse a través de colegas que hayan so-
lucionado demandas similares, expertos de la propia entidad,
consultores externos, y estudios de caso cada día mis abundantes
entre las publicaciones del área.

Si bien la mayoría de los procedimientos archivísticos son sus-

ceptibles de ser automatizados, el más beneficiado es sin duda la
descripción-recuperación y cuanto con ello se relaciona, en perfec-
ta consonancia con las disciplinas afines que en este sentido se en-
cuentran en una fase bastante más avanzada. Dejaremos fuera la
gestión administrativa y aspectos tan obvios como el procesamien-
to de textos, pues no presentan peculiaridad alguna que los dife-
rencie de la actividad administrativa general.
La amplia expansión de la informlítica a todos los aspectos del
trabajo administrativo facilita sobremanera la automatización del
archivo desde sus inicios. Tan pronto como la entrada de un docu-
mento es registrada por medio del ordenador conectado en red,
podemos realizar el seguimiento del expediente a lo largo de su
tramitación, clasificarlo y describirlo (incluyendo su indización), lo
cual es factible mediante un programa de gestión integral del
archivo que funcione conectado con todas las unidades adminis-
trativas'. Desde este punto la consulta, el préstamo, el régimen de

R. Bedia: «Registro de documentos. archivo y recuperación electrónica: el

inundo de la imagen en la gestión de expedientes. Nuevas lecnologias en aplicacio-
nes tradicioiialcs)), en X I Jorncidus I n / i ~ r i t i d i c ay Adrniiiisirucicín LOCU/. Zaragoza:
FEM P, IW9, págs. 13.1-1 3.30. 1. Zurnalde: «K«ntrol-fitxo eta espediente-jarriii-
kuntzn Euskal Autonomi Elkartearen Adm¡n¡strdzioren Sistima Arixibistihoaren
oinarrizko trcsna deskripzio gisa. La ficha de control y seguimiento de expedicntcs 303
 acceso... en la fase de gestión, se realiza con los mismos procedi-
mientos.
Como quiera que la gcstión clcctrónica integral del archivo re-
quiere normulitar todos los procesos desde la fase de oficina, la
descripción, lu indización y la clasificación realizadas en estos mo-
mentos serún transferidas al archivo intermedio como lo serán
también las hojas de remisión de fondos a través del sistema, con
el consiguiente ahorro de tiempo y de personal'; asimismo se con-
trola mejor la disponibilidad de espacio en los depósitos y la sig-
naturación de las unidades de instalación', realizado todo ello de
forma automatitada. Por cuanto se refiere al expurgo, informati-
zando los cuadros dc selección, el ordenador indicará periódica-
mente las series que han de ser objeto de tratamiento, su localiza-
ción, el tipo de selección aplicable, las unidades de instalación y las
signaturas que queden libres, con su posterior asignación a nuevos
ingresos; asimismo es imprescindible para seleccionar información
en bases de datos" y cualquier tipo de documentos informáticos.
Como ya hemos apuntado, el campo primero y más amplio de
aplicación es el de la difusión de la información, ya que al fin y al
cabo la informática es el tratamiento automático de la informa-
ción". A partir de los registros acumulados en las fases anteriores,
el archivo podrá elaborar -mejorándolos- los instrumentos de
descripción, de control de consultas y usuarios, estadísticas, etc.
Entendidos como aplicaciones concretas, al margen de siste-
mas integrados de gestión, son tantos los proyectos y los logros
alcanzados que resultaría prolijo y estéril su enumeración. Las pri-
meras aplicaciones de la que hemos denominado segunda genera-
ción continúan en marcha y están centradas en la indización de
inventarios impresos, tal es el caso de la base EGERIE, un índice

como instrumento descriptivo básico del Sistema Archivístico de la Administración

Autónoma Vasca)),en Iruryi. IV, 1991, págs. 379-389. J. Borrás: d'arxiu general de
la Universitat Pornpeu Fabra: un sistema integrat de la gestió deis documents ad-
mii~islr~~lius i d'arxiusn, en L/i</ri/í.5, 1992, págs. 147-158.
' C . Pailhcs: (<Lesystemc de classification des archives orriciels francais. La sc-
rie W,), en L/igu//,2, 1990, págs. 35 y SS.
M. Duchein: «L'arxiver davant la informatic¿», en Lliqull. 6, 1993, pág. 81.
A. Kowlowitz: ctArchival appraisd of online informalion systemsn, en .&di-
cul It~J>rrnuficsTrc.fi,ricu/Rrpurth, 3, 1988, págs. 1-74.
' O M. T. Molina: «El archivero en la sociedad i n f o r m a ~ i ~ ~ dena ) Bolcrin
~, del
304 ANABAD, XXXVI, 1986, p&. 19-30.
extraído a partir del Inuentaire Generul des Forids de los Archivos
Nacionales franceses". Otros se han orientado a la gestión infor-
matizada de inventarios como es el caso del Archivo Municipal de
AlcobendasI2 o el programa A R C A que consiste en la aplicación
del programa CD/ISlS para la organización e inventario de los
archivos de la iglesia veneciana13 o la base de datos de licencias de
obras públicas del Archivo Municipal de Barcelona'", por citar al-
gunos ejemplos.

3. Últimas tendencias aplicadas a los archivos

En los últimos años se están desarrollando nuevas aplicaciones
cuya repercusión es inmediata, en algunos casos, o inminente, en
otros; nos estamos refiriendo a los avances en la aplicación de las
tecnologías ópticas, los sistemas expertos, los documentos EDI, las
guías de recursos de información, los sistemas integrados y las co-
nexiones en red.
Las tecnologías ópticas para el tratamiento automatizado de
imágenes se está revelando como uno de los campos mas prome-
tedores. La combinación del disco Óptico como soporte de alma-
cenamiento y las tkcnicas de OCR (Reconocimiento Óptico de Ca-
racteres) aplicadas al tratamiento de imágenes, gráficos, documen-
tos... en múltiples profesiones ha sido rápidamente adaptada por
los archivos, bien que con carácter experimental. En Canadá el
sistema ArchiVISTA conserva en discos Ópticos los fondos del
Centro Canadiense de la Caricatura, cerca de 20.000 ilustraciones.
En Estados Unidos se experimenta el sistema ODISS para docu-
mentos de la Guerra Civil. El Archivo Municipal de Utrecht ha
-puesto en marcha el A R E para el acceso a la descripción y a los

I I 1. Cloulas: «Aplicación EGERIE. Indización del Inventario General de los

Fondos. Orientación de los investigadores en los fondos de archivos)), en Bolrfíri
del ADPA. 1, 1985, págs. 63-84.
I z J. M. Rodríguez: «Etapas previas al proceso informático de un archivo mu-
nicipal», en Lli~ull.1, 1990, pigs. 201-221.
I J C. Salmini y E. Pozzana: (<ISIS/AKCA:uno struniento per l'ordiniimcnlo
e I'iiivCntariaZioncdi archivi)),en CKIllRJ di Ricrrchr In$>r»iulichr prr i Brni Culfu-
1, 1991, págs. 35-44.
rtr/ic hoí/rtiilfJ~~'ii~/(Jrr>iutif)ni.
l 4 1. Puig: «La base de datos LL.0.P. del Archivo Municipal Administraiivo de
Barcelona)), en Arquiiw Rio Cluro, 9, 1990, págs. 16-29. 305
documentos digitalizados de los registros notariales”. En España
destaca el Proyecto de Informatiaición del Archivo General de In-
dias‘h desarrollado por el Ministerio de Cultura en colaboración
con IBM y la Fundación Ramón Areces, el cual espera ser aplicado
en el futuro a otros archivos históricos nacionales. Consiste en un
sistema automatizado para la gestión de las distintas fases del archi-
vo, principalmente en lo que hace referencia al servicio e informa-
ción al investigador. Estri compuesto por tres subsistemas: la gestión
del servicio de referencia a través de una base de datos de informa-
ción textual, la consulta de documentos -previamente almacena-
dos en discos ópticos- a través de pantallas de alta resolución, y la
gestión de usuarios (acreditaciones, acceso, peticiones, estadísti-
cas...). Las dificultades técnicas que han presentado los documentos
por su estado de conservación, han hecho de este proyecto un ban-
co de pruebas inmejorable para el perfeccionamiento de una tecno-
logía cuyos costes, cada día menores, van facilitando su expansión.

Los sistemas expertos. Otro de los horizontes con futuro es el

uso de la inteligencia artificial 4 1 procesamiento del lenguaje na-
tural, la robótica y los sistemas expertos- para comunicarnos con
las mriquinas en nuestra propia lengua”, acceder a bases de datos
inteligentes con grandes cantidades de información, etc. Ya se es-
tiin realizando algunos ensayos con sistemas expertos, sistemas
con capacidad de aprendizaje que acumulan el comportamiento
de los expertos en un Area del saber y emulan sus respuestas, de
ahí su nombre. Ya en 1986 los Archivos Nacionales estadouniden-
ses elaboraron un prototipo para el servicio de referencia18. La ba-
se se realizó con parte de los fondos del Departamento de Interior,
el sistema aprendió el conocimiento profesional acerca de la natu-
raleza y el origen de las unidades administrativas, el contenido de
los documentos, su clasificación y los procedimientos de búsqueda
para responder a las demandas. Los resultados fueron sorprenden-
temente buenos, aunque la incorrecta indización limitó la capaci-
dad de respuesta al 74 % de las preguntas correctamente formula-
das; además el sistema identificó nueve series apropiadas en las
que el archivero había errado al primer intento. El problema prin-
cipal fue la dependencia del sistema respecto de la calidad c inte-
gridad de la información que se le había proporcionado.
Asimismo es reseñable el Proyecto de Gestión inteligente de la
Información que están desarrollando los Archivos Federales de
Suiza, junto con la Universidad de Ginebra y el Instituto de Estu-
dios en Inteligencia Artificial de Lugano, consistente en un sistema
de recuperación de información en grandes masas documentales
con la ayuda de un sistema expertoI9.

El intercambio electrónico de datos. Cuando la comunidad

archivística habia comenzado a resolver las cuestiones planteadas
por los documentos electrónicos, también denominados según su
traducción literal del inglés: documentos legibles por máquina, las
tecnologías de la información -la conjunción de la informática
y de las telecomunicaciones-- han introducido un nuevo foco de
atención que se perfila como la vía m i s decisiva para llegar a la
oficina sin papel: el intercambio electrónico de datos, m i s conoci-
do por su acrónimo EDI (Electroriic Data iiitercliunge).
Tradicionalmente las empresas así como las administraciones
basan sus operaciones en el intercambio de documentos en sopor-
te convencional, ya sea para la correspondencia, la facturación
o cualquier otro tipo de actividad. El desarrollo de las tecnologías
de la información ha permitido en los Últimos años incrementar
el intercambio de datos en forma electrónica, sin intervención del
papel, si bien para que dicha comunicación fuese aceptada por to-
dos, para compatibilizar sistemas, ha sido necesario alcanzar for-
matos normalizados que desde 1979 comenzaron a ser desarolla-
dos en Estados Unidos y en los que actualmente trabaja ISO (AN-
SI X12, TDCC, EDIFACT'"). Dichas normas definen la sintaxis,

"' M. Virquez de I'argo y P. Gonriilcr: op. cii., pág. 160.

"' S. <;;ivrel: dnforniation ieclinology siaiidards: tools f o r itie arctiivibi>>.CII
A i . < h i ~ i t r i iXXXIX,
. 1994, phgs. 241-350. 307
 los elementos de los datos, los segmentos de datos, las estructuras
de control y los protocolos de comunicación para la transferencia
entre computadoras.
El intercambio electrónico de datos2' es el canje de informa-
ción de ordenador a ordenador en u n formato normalizado, es
decir, la comunicación sin papel, con el consiguiente ahorro de
tiempo y de medios. No se trata ni del fax ni del correo electróni-
co, ya que ambos comunican texto libre generalmente en una for-
ma legible por el hombre. Por contra, EDI comunica información
codificada, simbólica, en un formato estructurado y los datos son
legibles por las máquinas.
Cada documento EDI está concebido como un «conjunto de
transacciones)) compuesto por: los ((segmentos de datos)) equipara-
bles a los apartados de un documento convencional, los ((elementos
de datos)) que son las unidades de información más pequeñas en las
normas EDI y las rutinas para la detección de errores a fin de ase-
gurar una comunicación adecuada. Veamos como ejemplo la se-
cuencia para el intercambio de un contrato de adquisición de bie-
nes o mercancías: el comprador envía una orden de compra al ven-
dedor, el cual responde con un ((acuse de recibo funcional)) en el
que indica la recepción del pedido y si es inteligible, para posterior-
mente enviarle un ((reconocimiento del pedido)) donde le indica los
pormenores: aceptación, rechazo, modificación, etc. Todo ello con
la rapidez que permite la comunicación en línea, frente a la tradi-
cional del correo o del fax, que exigen además introducir los datos
en el sistema informático para la gestión. Se trata, en resumen, de
una comunicación directa entre sistemas e independiente del
«hard», del ((soft))y del procedimiento de conexión, ya sea red pro-
pia o mediante servidor, funciones que en España ejerce Telefónica.
EDI presenta algunos problemas de carácter legal2' por su es-
caso reflejo en el ordenamiento jurídico, los cuales se están resol-
viendo con lo que se denomina «Acuerdo entre partes que mantie-
nen relaciones comerciales)), un contrato entre comprador y ven-
dedor que describe la relación EDI existente entre ellos, define ia
manera en que las partes se comunicarán entre sí electrónica-

'' B. Wrighi: EDI ~ t i dihr Artirricun Luw: (1 pruciicul gitidr. Alexandria: Elec-
tronic Data lnterchange Aswciation, 1989, págs. X l l I y ss.
308 2 2 S. Gavrei: op. cit.
mente, establece reglas para el intercambio de datos y el uso de
normas para mensajes, y resuelve las cuestiones relativas a la auto-
matización, control de acceso, confidencialidad, integridad, acep-
tación y disponibilidad de los documentos. En los países más desa-
rrollados, España entre ellos, las carencias legales han sido resuel-
tas mediante la legislación sectorial.
Hasta ahora el intercambio electrónico de documentos se utiliza
fundamentalmente en el ámbito mercantil: compra-ventas, trans-
porte, banca, seguros, etc., y en el del automóvil, aunque también se
está introduciendo en las administraciones públicas. Los documen-
tos, en consecuencia, son de tipo contable: presupuestos, órdenes de
compra, facturas, pagos, embarques, letras de crédito, cheques...
Son las grandes empresas, especialmente las grandes superfi-
cies, quienes más están pujando por la implantación extensiva del
EDI, ya que presenta ventajas muy importantes:
1. La normalización documental para su gestión y, también, pa-
ra su archivo. Por múltiple que sea la procedencia de los do-
cumentos y su tipología, se trata de formatos normalizados.
2. Reduce los costes en el proceso de datos, pues no hace falta
<(picarlos».
3. Disminuye los errores al reducir los trámites.
4. Agiliza las relaciones, así comerciales como administrati-
vas y de todo tipo.
5. Representa, por todo ello, un ahorro enorme de tiempo
y de recursos.
Existen otras normas que actúan en el entorno de sistemas
abiertos y afectan a las telecomunicaciones, pero no directamente
a la documentación de archivo, por ejemplo el SGMLZ3(Stundrird
' General Markup Language) adoptado por ISO en 1986, sirve para
describir la estructura lógica de los documentos y es utilizado so-
bre todo en el entorno de la publicación electrónica. ODA (Oprti
Docutnent Architecturr) se emplea para el intercambio de docu-
mentos compuestos (texto, gráficos, imagen y sonido)z4.

'' F. Role: «La norme SGML pour décrire la structure logique des docu-
de /'/n/iwrnutfon,28, 1991 , págs. 187-1 92.
nicntsn, en Do<~utnt.nftrlislr-S<.irn<.rs
S. Ciavrel: p. cir. 309
 Las guías de recursos de información archivística. Son bases de
datos nacionales con información acerca de los archivos y de los
instrumentos de descripción disponibles, actualizadas y consulta-
bles en línea, lo quc no impide su regular publicación impresa, co-
mo la Kecoid.s rcpositorirs ir? Grrtit Brittrin o el Directory qf urchi-
ut’s tiritl mririir.script.s repositories in ílie Uniterl Siutes2 En España’,
es muy destacablc la base de datos CARC (Censo de Archivos Es-
pañoles) ya citada en el capítulo anterior, que forma parte del
sistema integrado del CIDA. Algunas comunidades autónomas
preparan sistemas de información de este tipo, de acuerdo con el
articulado de su legislación sectorial.

Los sistemas integrados han surgido como respuesta a la nebu-

losa de aplicaciones que impide la armonización de los subsiste-
mas dependientes de los sistemas nacionales. En Francia, a través
del Departamento de Organización y Sistemas de información
(DOSI) dependiente del Ministerio de Cultura, están trabajando
en la coordinación e integración de las múltiples aplicaciones ofre-
cidas por los Archivos Nacionales (EGERIE, JLB, MINOTAUR,
RENO, SERAC, ARCADE...)26. En Gran Bretaña el Public Re-
cord 0jjic.e estA desarrollando el Records Injbrmution System (RIS)
que aunari el control y los datos de los fondos. En Estados Uni-
dos el Archivo Nacional prepara el Archivul lnjbrrnution System
(AIS), en Portugal el proyecto ARQBASE” y en España el CIDA
ofrece un sistema de bases de datos sobre el censo-guía (CARC),
fuentes para la historia (GUFU, para la de España e Italia, GUCI
para la Guerra Civil) y bibliografía archivística (BARC).

La conexión a redes internacionales. La adopción de algún for-

mato para el intercambio de información a escala internacional
a través de las redes es la faceta en la que menos avances se han
producido por el impedimento que representa la falta de una nor-
ma internacional de descripción. Los archiveros estadouniden-

’’ C. Kitching: p. cit.. pigs. Y y ss.

”’ J. 1’. Bruiitcrch: ((Dokumentu iiiformntikoaren bilakaera Frantziako Artxi-
bo Nazionoletnn. La evoluciOn de lo informiítica documental en los Archivos Na-
cionales frniiceses: balance d e veinte años de experiencia)), en I r m q i , 111. 1990, págs.
55-105.
3 10 l7 C. Kitchiiig: o p . <.ir.
 Los ctrchiiios y lus tiucius trcnoloyíus

ses28 han desarrollado una versión del formato MARC para el con-
trol de archivos y manuscritos (USMARC:amc), lo que les permite
intercambiar información a través de las redes bibliotecarias como
son la Online Computer Lihrury Center (OCLC) y la Reseurch Lihru-
ries Injbrrnution Network (RLIN); en Canadá, Gran Bretaña y Sue-
cia se está estudiando la adaptación de este formato'", aunque lo
emplean sobre todo las propias bibliotecas con archivos y coleccio-
nes de manuscritos, así como algunas universidades.
Aun siendo modestos los resultados si los comparamos con los
niveles alcanzados en otros sectores de la información, la aplica-
ción de las nuevas tecnologías está provocando un efecto de arras-
tre en la solución de viejos problemas pendientes de la archivística,
de modo que los avances en la normalización terminológica, de la
descripción, en la búsqueda de formatos... permanecería presumi-
blemente en una situación menos prometedora si no llega a ser por
las exigencias de este nuevo entorno.
La conexión de los distintos sistemas en redes internacionales
de difusión de la información es un anhelo contemplado a comien-
zos de los ochenta3'. Las redes locales (LAN) y nacionales vienen
funcionando en muchos países aunque con las limitaciones ya ob-
servadas, sin embargo son todavía muy pocos los archivos que
intervienen en conexiones de mayor alcance. Entre las excepciones
se encuentran el Archivo Nacional de Estados Unidos y el Archivo
Histórico de las Comunidades Europeas que comentaremos segui-
damente; asimismo se están haciendo algunos esfuerzos en Cana-
dá, Gran Bretaña, Rusia ... Las redes abiertas (WAN) ofrecen ven-
tajas tales como la difusión de la información al más alto nivel, la
facilidad para los usuarios de poder simultanear sus búsquedas en
diferentes fondos y fusionarlas con información bibliográfica.
En 1983 el Reseurch Librury Group3' (RLG) -que alberga la
RLIN- introdujo el formato AMC, recién creado entonces, lo

'' M . Cook: «The role of computers i i i archives)), en Infi>rrtiution dri~elopiiirtit.

5, 1989, págs. 217-220, K . D. Roe: «From archiva1 gothic to M A R C modern: buil-
d i n g common data structuren, en Tlir ,4tYIrr¡<t/li Archii+sf. 53, 1990, págs. 56-66,
C. Kiiching: o p . cit., págs. 34 y ss.
-"' R. M. Keisner: (<Aplicación de niicroordenadores en los archivos: hacia 1:)
creación de un;i red internacional de recuperación de la Información)), en H&i;ll
tlrl A D P A . 1-2, 1982-1983, págs. 57-65.
j1 A. van Camp: «Sharcd clcctronic informalion for archives)), en J ~ ~ ~ , ~1 ., . , ,
1991, págs. 92-96. 31 1
 que ha permitido a muchos ;ircliivos de Estados Unidos registrar
y gestionar sus fondos en red. Ya en 1988 el NARA ingresó en el
RLG engrosando así el número de archivos interconectados, que
al año siguiente sobrepasaban los sesenta. Actualmente está en
marcha el proyecto para describir las series de los Archivos Vati-
canos para incluirlos en RLIN.
Reviste especial interés la experiencia llevada a cabo en los
Archivos Históricos de las Comunidades Europeas, consistente en
la creación de la base de datos EURHISTAR32 conectada por la
vía del servidor ECHO (Organización de Distribución de la Comi-
sión Europea) que proporciona acceso en línea desde cualquier lu-
gar del mundo a una serie exclusiva de bases y bancos de datos. El
sistema, basado en el programa BASIS-K, esta estructurado en
siete niveles descriptivos --siguiendo la filosofia del MAD2- que
alcanzan hasta las piezas documentales, y las búsquedas se reali-
zan mediante el CCL (Co»moit C o ~ ~ z ~ Lunguuye),
zun~ el mismo
lenguaje que para las otras bases de ECHO. Aparte su valor
intrínseco, la garantía de acceso global ha animado tanto a la OC-
DE (Organización Europea para la Cooperación y el Desarrolio)
como a la ESA (Agencia Europea del Espacio) a transferir sus
archivos, lo que le confiere tintes ejemplarizantes para otros siste-
mas archivísticos.

4. El impacto futuro de las tecnologías

de la información
Como señala Ch. M. Dollar3j, la voluminosa inversión en la
creación de información y en las tecnologías que la sustentan ha
obligado a considerarla como cualquier otro activo de un negocio
(planificación, cálculo de costes, presupuesto y evaluación), lo que
ha dado lugar a una nueva profesión y a una nueva disciplina: la
gestión de los recursos de información (IRM, fiflffrmutionResour-

,’’
J. M . I’alüyrct: «Thc Europcan Communiiy Histurical Archives: an es--
rience wiih cornputcri~~tiun)). en Archic>i e Conipuier. 2, 1991, págs. 115-123. C .
Terzuoli: «Cli Archivi Storici delle C o n ~ m u n i tEuropee
~ aperti al pubblico via
ECHO)>,en Arrhivi c‘ Curtipi~rer,1. 1993, págs. 38-39.
’’Ch. M. Dollar: c<Arxiversi gestctrs de documents: un programa per a I’era de
3 12 la iniormació», en Lliydl, 6, 1993, pUgs. 13-26.
L'PS Munayemenr). Ésta puede ser definida como «el conjunto de
actividades planificadas y dirigidas en una organifiición que tienen
como resultado una información para la organimción, utilizable,
accesible, oportuna, segura, integral, económica y exacta^^". Su
irrupción está provocando un fuerte impacto en diversos órdenes
que nos proponemos abordar siquiera brevemente.
Los cambios producidos en el entorno de la información han
sumido a los profesionales afectados (archiveros, bibliotecarios,
documentalistas) en un periodo de adaptación mú1tipie3': física,
intelectual, organizativa, educativa y de las políticas de informa-
ción.
La forma diferente de los documentos electrónicos (compues-
tos, hipermedia, virtuales ...) representa la desaparición de los atri-
butos físicos asociados a los tradicionales, con los que hemos tra-
bajado mayoritariamente hasta ahora. El desarrollo de las redes
y la conectividad que permiten los sistemas abiertos y las normas
de transmisión de datos están cambiando la naturaleza del traba-
jo, el cual se caracterizará por la instantaneidad, la descentraliza-
ción y la colaboración e intercambio de información3'. Todo ello
repercute en el destinatario final: el usuario, cada vez más familia-
rizado con estos medios y que espera respuestas más ágiles y acor-
des con los tiempos3'.
Uno de los principales efectos de dicho impacto es la progresi-
va desaparición de las barreras que separaban las profesiones rela-
cionadas con la gestión de la i n f ~ r m a c i ó nderivada
~~, de la necesa-
ria comunidad y normalización de la descripción, el acceso y la
conservación.
Hay tres aspectos esenciales para los archiveros y gestores de
documentos que es necesario señalar en este nuevo entorno39:

34 T. M. Campbell: «Archives and lnformation Managementn, en Archirurici.

28, 1989, pUg. 146.
" B. Stuart-Stubbs: «Whitcr informatioii?>).cn C. J. Durance (comp.): Maniiqr-
tneni of'reujrrlrd it!/ijrrntrtion. Coiwriny disciplines. Munich [etc.]: K. G. Saur, 1990.
págs. 15-25.
Ch. M. Dollar: Tlic. bnpuci ~ ~ / i f l f ~ j r f ~tdino/o~/ies
~ ~ / t i ~ j t i on t r r c l i i i d / J ~ I W I ~ / V , ~
urid pru<"icc,.s:sonir <o/isi$c,rutions. Washington: NARA, 1990, págs. 27-30.
" Ch. M. Dollar: ((Arxivers i gcstors de documents...», pág. 19.
'' B. Stiiart-Stubbs: op. cit., pág. 23. Ch. M. Dollar: «Seizing the opportuniiy:
archivists in the information age», en Ar<./iiiiirni.XXXIX, 1094, pigs. 449-455.
" V. las obras citadas de Ch. M.Dollar. 313
 l. Mantener la procedencia de la información electrónica co-
mo medio para ascgurar la protección de la autenticidad
de los documentos, pues como quiera que pueden tener
múltiples orígenes y dar lugar a otros nuevos como resul-
tado dc la combinación de sus datos, la veracidad de éstos
debe ser garantizada.
2. La incorporación de funciones de selección y de conserva-
ción en el diseño de nuevas aplicaciones de los sistemas de
información, para evitar que la sustancial para el futuro
pueda ser eliminada sin control, como resultaría de la ac-
tualización indiscriminada de datos.
3. Mantener los documentos accesibles a lo largo del tiempo,
venciendo los problemas planteados por la caducidad de
los soportes y de los sistemas, los cuales sólo se pueden so-
lucionar hasta el momento a través de una costosa migra-
ción continua.
La respuesta4' debe pasar por la participación de la comuni-
dad archivística en el diseño de las normas para las nuevas tecno-
logías, aportando su punto de vista, y las necesidades o aspectos
que para nuestras funciones deban quedar recogidas y garantiza-
das. Ello supone colaborar en el diseño de los directorios de las
fuentes de información o sistemas de metadatos y asegurar que
contengan la información necesaria acerca del contexto en el que
han sido producidos los documentos, asi como en el desarrollo de
la Norma del Diccionario de Recursos de Información (IRDS) pa-
ra asegurar que la procedencia sea incorporada al sistema. Tam-
bién es importante incluir funciones de selección y de conservación
en el diseño de nuevas aplicaciones de sistemas de información
y en los nuevos documentos. Por Último, se debe mantener la acce-
sibilidad a lo largo del tiempo mediante normas que soporten la
interoperabilidad y la migración a través de las generaciones de la
tecnología.
 13.
El derecho de acceso a
la documentación pública

Introducción
El objeto de estas paginas forma parte del complejo, extenso
y apasionante mundo del derecho a la información, dentro del
cual vamos a centrar nuestro análisis en lo estricta y dircctamcntc
relacionado con los archivos españoles, por evidentes razones de
brevedad.
En el capítulo dedicado a la evolución histórica de la
archivistica’ hemos tenido ocasión de comprobar que el grado
de acceso a los fondos documentales es uno de los elementos ca-
racterísticos de cada periodo, por no decir el principal. Durante
el que hemos denominado prearchivístico, tanto en la antigüedad
como en el medievo y la modernidad, excepción hecha del caso
ateniense, el acceso estuvo rígidamente limitado a los representan-
tes del poder; solo a finales de este periodo comenzaron a abrirse
los fondos históricos a un reducido grupo de eruditos bien rela-
cionados con la élites politicas. La desaparición de las institucio-
nes de antiguo régimen a partir de la Revolución Francesa per-
mitió poner sus documentos -carentes ya de interés para cl
Estado-. a disposición de los investigadores, al paso que se con-
sagraba la división entre archivos históricos (consultables) y archi-
vos administrativos (no consultables), esto es, los fondos al servicio
de la gestión del poder continuaban estando vedados a los ciu-
dadanos, con la sola excepción de Suecia cuya ((Real ordenanLn

’ Véase. :isiniisnio, J. Lansó: ((L’acces a la documentació a I’Estiii espanyol.

U n a p a n o r i m i c n Iiistórica)), en Lliytrll. 3. 1991. págs. 13-29, 315
 sobre libertad de prensa» ( 1 776) proclamaba expresamente, entre
otros, el derecho de acceso dc los ciudadanos suecos a la documen-
tación oficial2. Habrá de pasar aún mucho tiempo hasta que la si-
tuación de cstc derecho adquiera un nuevo sesgo. Será unos años
después de finalimda la 11 Guerra Mundial3, cuando los aliados
abran los archivos del 111 Reich para investigar y difundir los
crímenes n u i s contra la humanidad. El interés que adquiere la do-
cumentación contemporánea unido a la expansión de la democra-
cia como modelo de organización social, inician un proceso que va
cristalizando en las correspondientes leyes nacionales que regulan
el derecho a la información y al acceso a la documentación pública.
Este derecho constituye una de las señas de identidad que ca-
racteriza a las administraciones democráticas, garantía al mismo
tiempo de transparencia en su actividad. Éste es un punto que ya
se planteó seriamente en las décadas de los sesenta y setenta, pues
era preciso hacer valer los derechos del ciudadano frente a la Ad-
ministración, al tiempo que se la debía defender de sí misma, con-
trarrestando el poder que la maquinaria burocrática posee frente
al administrado e impidiendo que el secretismo a ultranza ocultara
los malos usos'.
En nuestro país, a pesar de haber sido enunciado de manera
inequívoca en el texto constitucional, no existe aún ley que lo de-
sarrolle, sino una nebulosa normativa que de una u otra manera
termina refiriéndose a esa ley todavía nonata.

1. Breve panorama internacional

El país pionero fue Suecia con la ya mencionada ordenanza de

1776, que posteriormente sirviera de ejemplo para otros países es-
~ . actual ley (1976) desarrolla exhaustivamente este
c a n d i n a v o ~Su

L. A. Poined: E / d r r c ~ h ode u c ( w o d e l o s (~iirr/uútiiio.\o /OS circliii~osy rrgistros

t i t / i r i i i i i . s l i . ( i t i ~ o s .Madrid:
Ministerio p x a las Administraciones Públicas. 1989, púgs.
75-78.
'
P.Serrn: LOSt i r ~ l i i i j'~ el ~ w w u /u dociiriieiiru<i<íri. Madrid: Ministerio de
~ .u
Culiura, 1980, págs. i i y 12.
' J. R. Cruz: «El derecho de acceso a la documentación pública)), en B i l d i i i i i ~ 7,~ ,
1988. págs. 107-170.
3 16 5 L. A. Pomed: ()p. (.ir., págs. 25-46.
 El derecho de ucceso u /u dociiriienrricicíri piihlicu

derecho por cuanto declara la publicidad de los documentos ofi-

ciales y el libre acceso a los mismos, bien que establece algunas
restricciones como la seguridad nacional, la intimidad de las per-
sonas, etc.; no obstante tanto el gobierno como el parlamento tie-
nen potestad para autorizar la comunicación de un documento re-
servado.
Estados Unidos puede ser considerado como el adalid en este
terreno. La Freedom of lnformution Act de 1966 (Ley de Libertad
de Información) garantiza a los ciudadanos un acceso ripido
a los documentos públicos en poder de los organismos adminis-
trativos. Sólo se estipula como requisito que el solicitante indivi-
dualice los documentos con una breve descripción, que previa-
mente la Administración está obligada a ofrecer al ciudadano
poniendo a su alcance los instrumentos necesarios. De este modo
la descripción documental queda elevada al rango de exigencia
legal.
Las excepciones a la norma, similares a las suecas y que deno-
minaremos generales por aparecer en todas las leyes de la materia,
presentan dos soluciones originales: por una parte la Administra-
ción está obligada a demostrar que el documento no es comunica-
ble legalmente, por la otra cualquier persona tiene derecho a ape-
lar la negativa ante los tribunales, que deberán dictaminar con
urgencia y prioridad sobre cualesquier otros asuntos. «La posibili-
dad sancionadora del tribunal no se reduce a la condena al pago
de las costas, sino que puede condenar por desprecio a la ley al
funcionario responsable de la negativa infundada de modo recalci-
trante y, en su caso, al jefe del servicio administrativo poseedor del
documento denegado))6.
En 1972 continuó su desarrollo con la creación del Freedom o\'
lnjbrtnution Cleuring House, Órgano independiente de la Adminis-
tración, entre cuyas funciones destaca su labor de ((auxilio a los
peticionarios que no sean satisfechos en demandas de inforniación,
haciendo posible que los mismos hagan los recursos pertinentes
contra la decisión; de igual forma tiene eiummendada la recopila-
ción de aquellas informaciones que, siendo de difícil acceso para el
público en general, le hayan sido confiadas, especialmente de

J. M. Desantes: Teoriu y rigirnen jurídico de /u docurneriru<~ihi.Madrid:

EUDEMA. 1987, pág. 147. 317
 aqucllos datos a los que hayu sido denegado el acceso de los parti-
culares, siempre y cuando, obviamente, no se hallen clasificados
como secrctos en virtud de disposicibn normativa expresa»'. En
1974 y 1976 fiic reformada dicha ley para poner coto a todo tipo
de prlictica dilatoria y obligar a todos los organismos federales
11 presentur una memoria anual de las peticiones recibidas y la
suerte de las mismas.
El paiiorama no es tan positivo en todos los paises de nuestro
entorno. En Gran Bretaña, a pesar de que los documentos son co-
mo norma general declarados públicos transcurridos treinta años
desde su redacción, no existe ley alguna que regule el !ibre acceso
sino todo lo contrario, lo que domina es el secretismo por parte de
unas administraciones que poseen bastantes facilidades, derivadas
de la O ~ / k i ~Serrcrs
iI Act que declara el dominio de la reserva8. Por
contra, en Francia', tras una tradición escasamente aperturista
a pesar del mítico decreto de 7 de mesidor del año 11 (1794), el
acceso está regulado por dos leyes: una de 1978 sobre las relacio-
nes entre Administración y administrados y otra de 1979 sobre
archivos. El principio dominante es el libre acceso de los ciudada-
nos, salvo a los documentos nominativos y ocho excepciones espe-
cificadas en la ley del 78 y cinco en la del 79. Además, el ejercicio
de este derecho queda garantizado por la Cominission d'AccPs uux
Docwneiiis Adininistrrit#s, orgünismo a imitación de la Cleuring
House americana; no obstante, cuando se trata de documentos his-
tóricos ---con más de 30 años- todavía no comunicables (por es-
tar incluidos en alguna de las excepciones contempladas en la ley
de archivos, cuyos plazos de apertura van desde los 60 a los 150
años), el Director general de los Archivos de Francia y no ia Co-
misión es el Único que posee la potestad para levantar las restric-
ciones, a solicitud individual, rnzonada y bajo ciertas condiciones.

' L. A. Ponicd: op. cit., pág. 4X.

' R. Norton-Taylor: ((Personal privncy vcrsiis frccdoiii of inforniatioiiv, cn Jtr-
~ I I I . \ .2. 1992, p". 41-45.
" M. Duchcin: <<Laconiin1iiiic;itioii des dociimciits dministriitih en I'ranc:>>.
3 18 en iA/ifp//,3, 1991. piigs. 63-67.
2. El acceso a la documentación:
derecho constitucional
El derecho a la documentación, como el derecho a la infor-
mación, es universal y no admite excepciones. «Derecho a la in-
formación en este plano relaciona1 Administración-administru-
dos, que en opinión de Braibant, constituye un elemento de esa
tercera generación de derechos del hombre que surgen bien
avanzado el siglo XIX, después de la sucesiva eclosión de los de-
rechos cívicos y políticos y de los derechos económicos y socia-
les» l '.
Hasta llegar a ser expresamente reconocido por la Constitu-
ción ha pasado por una serie de vicisitudes negativas, amparadas
en una legislación netamente restrictiva: Ley de Procedimiento
Administrativo (1958), Ley de Prensa e Imprenta (l966), Ley de
Secretos Oficiales (1 968)... que durante varias décadas han regula-
do profusa y parcialmente sobre la materia, constituyendo un gali-
matías jurídico caracterizado, como señala Desantes' ', por los si-
guientes principios:
1. La dispersión de las disposiciones reguladoras por lo nu-
merosas, su distinta jerarquía normativa y los diversos
archivos y registros que regulaban.
2. La falta de principios reguladores unitarios.
3. La declaración de algún registro como público, es decir, el
establecimiento de un registro para cumplir una función de
publicidad que por axioma lo destina a ser consultado, le-
jos de facilitar el acceso de cualquier ciudadano al mismo,
ha supuesto un obstáculo para el conocimiento de sus da-
tos, y ello, además de por la inercia del funcionariado ad-
ministrativo, porque tal declaración ha supuesto la cober-
tura justificadora de una intervención administrativa en
ocasiones más política que técnica.
4. Incluso en los supuestos de personas directamente afectadus

"' J. M . C;isiells: «El derecho de acceso ii la documentncibn de la Adniiiiiaírii-

cióii Pública)), CII K c i i s t t i Vusc~cdi, Adrtiiiristitrcitin P ú h l i u . 10, 19x3. püg. i 38.
l 1 J. M . Dcsnnies: op. cir.. págs. IZO y 121. 319
 o interesadas por documentos o datos obrantec en archi-
se ha reservado «el dere-
vos o registros, la Aiii~ii~istr¿~c¡Ón
cho de concederlos o negarlos, según la naturaleza o carác-
ter de los documentos quc sc pidan».
5. La Ley de Secretos Oficiales, ley 9:1968 de 5 de abril, aun
con 121 modificación de la ley 48/1978 de 7 de octubre, su-
pone siempre una limitación potencial a la facultad de soli-
citar el conocimiento de datos que, de un modo u otro,
obran en poder de la Administración.
En resumen, el secreto y la confidencialidad primaban
sobre fa publicidad.
Afortunadamente el texto de la Constitución recoge el princi-
pio del derecho a la documentación, no como fundamental -por
cuanto no está incluido en el título primero- pero sí con rango
cotis~itucionaly, en consecuencia, a desarrollar mediante ley orgá-
nica; se trata del artículo 1 0 5 . l ~ )cuyo
' ~ texto dice: «La Ley regula-
rá el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros adminis-
trativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la averiguación de los delitos y la intímidad de las personas)). De
este apartado se deduce que:
- El sujeto del derecho es el ciudadano, término más restricti-
vo que el de administrado, pues según expresa el artículo
23.1 de la Constitución es aquel que goza de plenos dere-
chos a participar en los asuntos públicos, en definitiva todo
español con mayoría de edad civil, aunque la posterior ju-
risprudencia del Tribunal Constitucional ha evitado situa-
ciones discriminatorias por la simple condición de no na-
cional13.
-- Su objeto esta perfectamente definido: los archivos y los re-
gistros, abarcando todos los estadios de la documentación.

'' Un buen resumen de la polémicit despertada durante su debate y aproba-

ci¿m en las Cortes en J. M. Casteils: ((El marco actual del derecho de acceso a la
d ~ c t i m ~ n t a ~ iadministr~ttiva)~,
ffi~ en Liyuli, 3, 1991, págs. 34 y 35. Un estudio ex-
haustivo del precepto lo ofrece J. F. Mestre: E / derrclio de uccewi u ur<,hii~ts y rryis-
{ros ud/iiirti.strrrrii~o.s,( Airúlisis del urrículo IC15.h) de /u Consritircirin). Madrid: Civi-
tas. 1993. 190 nites.
r L
I 3 J. M. Castella: «El marco actual...)), pág. 37. L. A. Pomed: op. cil., págs.
320 152-163.
 Las restricciones establecidns se deben a ruones de necesi-
dad e interés general y protege tanto la seguridad del Esia-
do'4, como el honor y la intimidad individualis, extremo
ya desarrollado por la ley orgánica i , X2 de 5 de mayo de
1982 del Derecho al honor. a la intimidad personal y fiimi-
liar y a la propia imagen.

i,Cómo se plasma el derecho a la información en el plano rela-

cional Administración-administrados'! Según Castells'" se verifica
en dos vertientes:

1. «La posibilidad para éstos de conocer los "datos persona-

les" que de algún modo les afecten.
2. La necesaria posibilidad de consultar por el común de los
administrados aquellos documentos públicos que puedan
presentar un interés general.))

Vertientes ambas del derecho de los administrados a recibir

información de la Administración, como parte esencial de la
publicidad de ésta hacia el exterior. La información le protege
de sí misma, en tanto le impide caer en posturas cripticas, auto-
ritarias o bajo el dominio de grupos de interés; resulta ademis
una eficaz protección de los ciudadanos mediante el control
que pueden ejercer sobre el funcionamiento administrativo, evi-
tando en lo posible las actuaciones burocrhticas arbitrarias. En
cambio, dieciseis años después de haber sido promulgado nuestro
texto fundamental, todavía no existe una ley orgánica que de-
sarrolle el citado artículo, y aunque las leyes preconstitucionales
han sido sustituidas no ha variado suficientemente la dispersión
* normativa, como tendremos ocasión de ver en el epígrafe si-
guiente.

I 4 J. Bermejo: «El secreto cn Lis Adiniiiistrncioncs píiblicas. Principios búsicos

y re+aci«nes específicas del orderiamieiiio jurídico español)). en ¿'ii.ir<is. R i , r i , ~ / ~ i
c~.S/JtrIlo/lIdi' L)cVY,<'/iO . ~ t / f f i ~ i t ¡ S ~ ~ 57, l ~ ~ ~ .pigs. 17-27.
t l / ~ I<)88,
I s L. A. Ponicd: <<Laintimidad de las personas como límite dcl dercclio dc ;IC-
ccso ii la docunicntación administrntivu». en L/i~gtr//. 3, 1991, 43-59.
I " J. M. Costells: «El derecho de ;icccso...)), págs. 13X y 139. 32 1
 3. La legislación española a la luz
de la Constitución
3.1. La legislación estatal
En la exposición vamos a seguir la secuencia cronológica con
la que se ha ido perfilando el escenario normativo.

Lu Ley riel Ptrtriiiioriio Histcirico Espuiiol ( L P H E )

El acceso a los archivos, sobre todo los históricos, queda regu-
lado por el título VI11 y sus principios aparecen enunciados en el
artículo 62, que dice: «La Administración del Estado garantizara el
acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliote-
cas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restriccio-
nes que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custo-
diados o de la función de la propia institución, puedan establecer-
se». En el mismo sentido el artículo 52.3 especifica que las personas
obligadas a la conservación de los bienes constitutivos del Patri-
monio Documental y Bibliogrifico ((habrán de permitir el estudio
por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos)), pudien-
do excusarse los particulares cuando suponga una intromisión en
su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
El texto resulta mucho mis completo cuando define el objeto
de esas garantías, el Patrimonio Documental, aspecto que le apro-
xima a la legislación francesa por cuanto contempla un abanico
mis amplio que el de los organismos estrictamente oficiales. «For-
man parte del Patrimonio Documental los documentos de cual-
quier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de
su función por cualquier organismo o entidad de carácter público,
por las personas jurídicas en cuyo capital participe niayoritaria-
mente el Estado u otras entidades públicas y por las personas pri-
vadas, fisicns o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo rela-
cionado con la gestión de dichos servicios)).
Asentados ya el principio de xceso, su objeto y los entes afec-
tados por la presente ley, veamos en qué términos se concreta la
consulta documental. El artículo 57 se encarga de ello en dos sen-
tidos; los supuestos dc consulta y las condiciones en que ésta se
322 realice:
 « l . La consulta de los documentos constitutivos del Patrimo-
nio Documental Español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrii
a las siguientes reglas:
a) Con carácter general, talcs documentos, concluida su tra-
mitación y depositados en los Archivos centrales de las co-
rrespondientes entidades de Derecho público, conforme
a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, se-
rán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasifi-
cadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no de-
ban ser públicamente conocidos por disposición expresa
de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entra-
ñar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la
averiguación de los delitos.
b) No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrií so!¡-
citar autorización administrativa para tener acceso a los
documentos excluidos de consulta pública. Dicha autori-
zación podrá ser concedida, en los casos de documentos
secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respec-
tiva declaración, y en los demás casos por el Jefe del De-
partamento encargado de su custodia.
c) Los documentos que contengan datos personales de ca-
rácter policial, procesal, académico o de cualquier otra
índole que puedan afectar a la seguridad de las personas,
a su honor, a la intimidad de su vida y familiar y a su
propia imagen, no podriin ser públicamente consultados
sin que medie consentimiento expreso de los afectados
o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco
años desde su muerte, si su fecha es conocida o en otro
caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los docu-
mentos.
2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para
la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este
artículo, así como para la obtención de las reproducciones de los
mismos.))
Las lógicas limitaciones establecidas alcanzan un tono exage-
rado con la referencia a la Ley de Secretos Oficiales que, por ex-
tensiva, supone una seria limitación a la facultad de obtener datos 323
 obrantes en podcr de I n Adininistración. Como señala J.Berme-
jo". ademhs dc al legislndor, esta ley ((asigna al Gobierno y a la
Junta de Jefes de Estado Mayor en una especie de dicotomía
podcr civil poder militar, hoy no admisible - la competencia para
~~

declarar un asunto, acto, documento, etc., como secreto o reserva-

do, según el grado o nivel de protección exigida)). La experiencia,
por otra parte, nos demuestra lo poco Ú t i l que resulta la solicitud
de autorizaciones especiales, aun trathdose de tenias ya alejados
en nuestra historia e incluso de datos personales relativos al solici-
tante.

Ltr Ley Rqirludorri t l r Busrs de Ri;~/ii?ieriL o c ~ r l '(~L R B R L )

y 11. Rr~qlun~oiro y Régi~rien
rir Or~qunizrci(íri,Fu~icion~rmier~to
Jurídico di. lus Eritidurlrs Loc~ilrs" ( R O F )
Siguiendo la línea legislativa general, no existe mayor concre-
ción en el plano de la Administración Local. La Ley de bases
(LRBRL) indica expresamente en su artículo 18.1 apartado e), en-
tre los derechos del vecino el de «ser informado previa petición
razonada, y dirigir solicitudes a la Administración municipal en
relación a todos los expedientes y documentación municipal, de
acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución)). La
referencia no podía ser más firme, al igual que las esperanzas por
convertirlo en punto de arranque de una reglamentación local, pa-
ra hacer efectivo este derecho del vecino; es decir, desarrollar los
cauces mediante los cuales pudiera el administrado acceder a la
documentación pública del nivel administrativo más inmediato
cual es el local. En cambio, el artículo 70.3 conduce esta cuestión
al punto de espera, pues si bien reconoce que «todos los ciudada-
nos ticncn derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas
de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así
como a consultar los archivos y registros...)); tal derecho deberá
ejercerse «...en los términos que disponga la legislación de desarro-
llo del articulo 105, letra b), de la Constitución)).
El ROF distingue dos hmbitos informativos: el de los corpo-

'' J. Bermejo: 01'. c,ir.. píg.36.

Ix Ley 7:'19X5 de 2 de abril, Reguladoro de las Bases de Rcginicn Loc;il, BOE
XO, de 31 de :ibril.
324 ''' Real Decreto 2.5X6'IWO de 28 de noviembre. BOE 305. de 22 de diciembre.
r:itivos y el de los ciudadanos, quedando el primero satisfactoria-
mente explicitado, en tanto el segundo aguarda la legislación de
rango superior que lo desarrolle.
El acceso a la información por parte de los corporativos queda
regulado en los artículos 14 a 16 del título primero, capítulo pri-
mero, y en el artículo 84 del título tercero, sección primera. Esta-
blece como principio genérico el derecho inherente a todos los
miembros de las corporaciones locales a obtener del «Alcalde
o Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes,
datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corpo-
ración y resulten precisos para el desarrollo de su función)),previa
petición que se entenderá concedida, salvo que se dicte resolución
o acuerdo denegatorio motivado.
No obstante existen casos de acceso directo a la documenta-
ción, en los que los servicios administrativos están obligados a fa-
cilitar la información, sin necesidad de autorización previa:

Cuando se trate de corporativos que ostenten delegaciones

o responsabilidades de gestión, podrán acceder a la infor-
mación de tales áreas.
- En todos los asuntos que hayan de ser tratados por los ór-
ganos colegiados de que forman parte, así como en las re-
soluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano mu-
nicipal.
- Cuando se trate de documentación o información que sea
de libre acceso por los ciudadanos.

El artículo 16 dicta las normas para la consulta documental

por parte de los corporativos:

- Los documentos originales se podrán consultar ya en el

archivo general, ya en la dependencia donde se encuen-
tren o bien en los lugares reservados a los miembros de la
Corporación. En tal caso, el interesado deberá firmar un
acuse de recibo y tendrá la obligación de devolver el ex-
pediente en un término máximo de cuarenta y ocho ho-
ras.
Sólo podrán librarse copias en los citados casos de acceso
libre de los corporativos a la información y en los que 325
 hayan sido cxprcsuincntc autorizados por el presidente de
la Comisión dc Gobierno.
En cualquier caso, la documentación no puede salir del edi-
ficio oficial.
La consulta de los libros de actas y los libros de resolucio-
nes del Presidente deberii efectuarse en el Archivo o en la
Secretaría General.
El examen de los expedientes sometidos a sesión podrá ha-
cerse únicarncnte en el lugar en que se encuentren de mani-
fiesto a partir de la convocatoria, del que no podrán salir
los originales.
«Los miembros de la Corporación tienen el deber de guar-
dar reserva en relación con las informaciones que se les fa-
ciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singu-
larmente de las que han de servir de antecedente para deci-
siones que aún se encuentren pendientes de adopción, así
como para evitar la reproducción de la documentación que
pueda serles facilitada, en original o copia, para su estu-
dio.))

El acceso de los ciudadanos a la documentación pública muni-

cipal es una zona sombreada del ROF. El articulo 15.c) habla
cripticamente de «la información o documentación de la entidad
local que sea de libre acceso por los ciudadanos)), sin aclarar cual
sea dicha documentación y los limites que la definan. Las Únicas
referencias expresas las hace sobre el Registro general de docu-
mentos, consultable directamente o mediante certificación (art.
152), así como de los expedientes administrativos en tramitación.
Aspecto más diáfano es el de la información y participación
ciudadana, contemplado en el título VII, que recoge la publicidad
de las convocatorias, sesiones, acuerdos y resoluciones, encomen-
dada a una oficina de información (art. 230) que, entre otras fun-
ciones, se encargará de recoger y gestionar las solicitudes de con-
sulta de archivos y registros. El archivo, sin embargo, tantas veces
citado a lo largo del texto, aparece vagamente perfilado en el
artículo 148, según el cual «las entidades locales deben velar por ia
custodia, ordenación, clasificación y catalogación de los documen-
326 tos y expedientes)).
 Lu Ley de Régimen Jurídico de lus Administrucionrs Púhiicus
y del Procedimierito Administrutivo Común”

Sustituye, entre otras, a la de Procedimiento Administrativo

de 1958, y reconoce en su artículo 35 apartado h) entre los dcre-
chos de los ciudadanos el de ((acceso a los archivos y re&‘wtros
de las Administraciones públicas en los términos previstos en la
Constitución y en ésta u otras leyes». Derecho especificado en el
artículo 37 mediante diez puntos, cuyas características son las
siguientes:

1.Los ciudadanos pueden acceder a los registros y a los ex-

pedientes que correspondan a procedimientos terminados,
reconociendo así el derecho a la información pero no a la
codecisión, ya que el acceso a los procedimientos en trámi-
te queda reservada a los interesados, concepto definido en
el articulo 31 con un criterio bastante más amplio que la
legislación precedente.
2. Son los particulares quienes ejercen tal derecho formulan-
d o petición individualizada de los documentos, de modo
que no caben las solicitudes genéricas ni pueden afectar
a la eficacia en el funcionamiento de los servicios públicos.
Cuando se trate de investigadores que acrediten un interés
histórico, científico o cultural relevante se podri autorizar
el acceso directo a los expedientes, siempre que quede debi-
damente garantizada la intimidad de las personas. Asimis-
mo, los ciudadanos tienen el derecho de obtener copias
o certificados de los documentos, previo pago de las tasas
que en cada caso se establezcan.
3. Resulta esperanzador el apartado 9 que parece consagrar
la obligatoria descripción de los fondos y la difusión de la
misma, por cuanto dice: ( 6 e r i objeto de periódica publica-
ción la relación de los documentos ohrantes en podcr dc
las Administraciones públicas sujetos a un régimcn dc cs-
pecial publicidad por afectar a la colectividad en su con-
junto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por
los particulares».

”’ Ley 30’1(>02dc 26 de iiovieiilbre. B01: 2x5. de 77 de iioviciiihrc. 327

 4. Al igual que la ley francesa de 1978” se obliga la regular
public~icióride «las instrucciones y respuestas planteadas por
los particuliires LI otros órganos administrativos que com-
poríen una interpretación del derecho positivo o de los pro-
cedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas
por los particulares en sus relaciones con la Administración».
5. Quedan al margen los documentos que contengan datos
relativos a la intimidad de las personas, salvo para los afec-
tados, quienes tienen derecho ;I exigir su rectificación si re-
sultaren incompletos o inexactos. Los de carácter nomina-
tivo, salvo sus titulares y ((terceros que acrediten un interés
legítimo y directo)). Asimismo están excluidos los docu-
mentos que afecten a: la defensa nacional, la seguridad del
Estado, la investigación de los delitos, las materias protegi-
das por el secreto comercial e industrial, la política mone-
taria, y (dos que contengan información sobre las actuacio-
nes del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autó-
nomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales
no sujetas a Derecho Administrativo)).
6. Se regirá por sus disposiciones específicas el acceso a: los
archivos históricos, los sometidos a la normativa sobre
materias clasificadas, los documentos y expedientes sanita-
rios con datos de carácter personal, los regulados por la
legislación del régimen electoral, los que sirvan a fines ex-
clusivamente estadísticos, el Registro Civil, el de Penados
y Rebeldes y cuantos de carácter publico cuyo uso esté re-
gulado por una ley, asi como el acceso a los archivos públi-
cos por parte de diputados, senadores, parlamentarios
autonómicos y corporativos locales.

Lu Ley 0rgÚtiic.a de Re~gulíicií>ndel Tratatnierito Au/ornatizado

(le l o s Dutos de Crtrrícter P r r s » t d ( L O R T A D ) 2 2
Aunque no posee una relación tan directa con los archivos co-
mo las comentadas hasta ahora, su ámbito de actuación es con-
fluyente en buena manera con el nuestro, ya que desarrolla el

?‘ L. A. Ponicd: El t l m d i o .... pág. 67.

328 22 Lcy 5,’1992, de 29 de octubre. BOE 261, de 31 de octubre.
artículo 18.4 de la C o n s t i t ~ c i ó ny ~en~ parte también el 105.b),en
(unto tiene la misión de proteger la intimidad de las personas en
relación con el uso de los archivos y rcgktros informáticos'",
Y ;iún m i s - según declara en la exposición de motivos la p r i w
~ ~ ; ~entendida
l~id como «un conjunto mas amplio, más global, de
facetas de su personalidad que, aisladamente consideradas pueden
carecer de significación intrínseca pero que, coherentcmente cnla-
&idas entre si, arrojan como precipitado un retrato de la persona-
lidad del individuo que éste tiene derecho a mantener reservado)).
Para lograrlo la ley establece unos principios que garanticen la
exactitud y la actualización de los datos, de forma que reflejen con
veracidad la situación del titular, así como el consentimiento del
interesado para el tratamiento automatizado de los datos de ca-
rácter personal. Tal protección se basa en los derechos de las per-
sonas, recogidos en el título 11125:

l . Derecho de impugnación y a exigir responsabilidades por

el daño causado al interesado por el uso de datos erróneos.
2. Derecho de información y acceso.
3. Derecho de rectificación y cancelación, caso de que los da-
tos sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o per-
tinentes para el fin por el cual hubiesen sido registrados.

El ejercicio de estos derechos se lleva a cabo mediante un pro-

cedimiento orientado a garantizarlos y a facilitar el camino del
ciudadano, que se ha dado en llamar hubeas dutu. Asimismo se
crea la Agencia de Protección de Datos cuyas funciones son: aten-
der las peticiones y reclamaciones de los afectados, proporcionar
información, ejercer la potestad sancionadora y el control, así co-
mo conceder las autorizaciones en relación con los movimientos
internacionales de datos.
A pesar de las garantías enunciadas, muchos son los expertos
que han criticado este texto legal por la discriminación que ejerce

'' «La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la iiitinii-
dad personal y familiar de los ciudadanos y cl pleno ejercicio de sus derechos.))
24 F. Herrero: «Libertad de expresión, derecho a la intimidad ~. v nrotección de
~
r ~ - -
i

datos informáticos», en F u n d r s i ~ )128,

. 1992, págs. 4-5.
2 5 J. Carrascosa: ((Régimen legal de los soportes archivisiicow, en L/i<qii//, 6.
1993, págs. 122- 127. 329
 en favor de los ficheros de titularidad pública, frente a los priva-
dos, y la escasa protección de los ciudadanos respecto de los pri-
meros, así como por la escasa seguridad que ofrece en cuanto a la
transferencia intcrnacional de datos se refiere26.

3.2. La legislación autonómica

Desde la Ley de Archivos de Andalucía (1984) hasta ahora son
muchas las comunidades autónomas que han tratado la materia
como hemos tenido ocasión de comprobar al tratar los sistemas
archiví~ticos'~.A pesar de la lógica dispersión, todas estas leyes
presentan unos rasgos comunes que caracterizarían al modelo
autonómico de acceso:
1. Su articulado se adapta al ordenamiento establecido por la
Constitución y por la Ley del Patrimonio Histórico y, si-
guiendo la tónica estatal, tratan la materia de forma bas-
tante superficial, de modo que buena parte de ellas remiten
a un posterior desarrollo reglamentario.
2. En todos los casos se establece el acceso libre y gratuito a todos
los documentos con una antigüedad superior a los treinta años
contados a partir de haber finalizado su tramitación.
3. Son muchasz8las que comparten su articulado sobre el ac-
ceso con otra materia, la difusión del patrimonio docu-
mental, con entidad y diferencias suficientes como para ha-
ber sido tratada aparte.

2 h M. A. Davara: ((La ley de protección de datos (LORTAD): ¿,una limitación

del uso de la informática para garantizar la intimidad'!», en Aciuulidud Jurídico
Arunzudi, 12 y 19 de noviembre de 1992, págs. 1-3 y 1-4.
27 Andalucia: Ley 3/1984. de 9 de enero, de archivos, B O J A 4, 10 de enero.
Cataluña: Ley 6/1985, de 26 de abril. de archivos. DOCC 536, 10 de mayo. Aragón:
Ley 6/1986, de 28 de noviembre de archivos, BOE 301, 17 de diciembre. Galicia:
decreto 307/1989 de 23 de noviembre de archivos, DOC 23, 1 de febrero de 1990.
Canarias: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de archivos, BOC 27, 2 de marzo. Murcia:
Ley 6/1990. de 1 I dc iibril, de archivos, BOKM 116, 22 de mayo. Castilla-La Man-
cha: Ley 4ii990, de 30 de mayo, de patrimonio histórico, DOCLM 41, 13 de junio.
País Vasco: Ley 7/1990. de 3 de julio, de patrimonio cultural, BOP Y 157, 6 de agos-
to. Castilla y León: Ley 6/1991, de 19 de abril, de archivos, BOCL 91, 15 de mayo.
Madrid: Ley 411993. de 21 de abril, de archivos y patrimonio documental, BOCM
101, 30 de abril.
330 '' Aragim, Gaiicia. Cnnarias, Murciü y Castilln y León.
 4. Un aspecto positivo son los mecanismos que ofrecen para
la consulta de archivos privados, en tanto constitutivos del
patrimonio documental de las comunidades autónomas.
5. Asimismo algunas especifican entre las infracciones el difi-
cultar o impedir el acceso a los documentos de acuerdo
con lo estipulado en los textos respectivos.
6. El principio general de libre acceso tiene una serie de restric-
ciones mejor o peor especificadas y se refieren a los docu-
mentos que afecten a: la defensa y la seguridad del Estado, el
honor y la intimidad de las personas físicas, los secretos
oficiales, comerciales, industriales y científicos protegidos
por la ley, y los que afecten a los intereses vitales de la co-
munidad autónoma (en los casos de Andalucía, Canarias
y Castilla-León). Solamente en esta última se exige que la
limitación o denegación de este derecho deba producirse
motivadamente y por escrito, además ofrece la posibilidad
de obtener autorización administrativa en dicho supuesto,
aspecto que también está recogido en la ley madrileña.
7. Por Último, hay dos singularidades que merecen ser desta-
cadas. El artículo 26.2 de la ley canaria pretende que la in-
sularidad no sea un obstáculo para el acceso de los ciuda-
danos a los archivos públicos, y para que no tenga que
desplazarse a otra isla, «los Archivos Generales Insulares
colaborarán en el intercambio de información entre ellos)).
Aún más llamativo es el artículo 41 de la madrileña,
donde especifica que las consultas tenderán a realizarse
a través de copias, dejándose los originales sólo para oca-
siones necesarias. Cuando dichas copias deban ser autenti-
cadas, concede tal facultad a los archiveros de dicha comu-
nidad29, «salvo en los casos de documentos que se rijan
por normas especiales)).
A la vista de este Corpus legislativo se deduce cierto galimatías
Jurídico respecto del derecho de acceso a la documentación pública,
 disperso en una nebulosa de distinta jerarquía normativa. No obs-
tante, recurriendo a la perspectiva histórica se aprecia una evolu-
ción positiva, aunque todavía esté por desarrollar el tantas veces
invocado artículo 105 b).
Asimismo, y a pesar de la dispersión señalada, existen unos prin-
cipios reguladores unitarios que le confieren cierta cohesión. Ade-
más, las garantías que se ofrecen al ciudadano para denunciar y exi-
gir responsabilidades ante las actuaciones negligentes de la Admi-
nistración y de sus funcionarios, permite resolver en la prüctica la
mayoría de las negativas de acceso, provocadas por actitudes perso-
nales arbitrarias y sobre documentación libremente comunicable.

4. Las Comunidades Europeas

El régimen de acceso a los documentos de las instituciones co-
munitarias es diferente según sea su naturaleza histórica o admi-
nistrativa.

4.1. La documentación histórica

Está contemplada en un reglamento del Consejo y dos decisio-

nes de la Comisión3o.Como principio general son considerados his-
tóricos y accesibles al público todos los documentos y unidades
archivísticas, una vez transcurridos treinta años a partir de la fecha
de su elaboración. Tras esta declaración se articula un completísimo
régimen de salvedades en las que los documentos no son accesibles:

'" Reglamento (CEE, EURATOM) núm. 354/83 del Consejo, de I de febrero

de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comuni-
dad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica. (Diu-
Europrus. L 43/1, de 15 de febrero de 1983).
v i o Qjiciul dr I u s Coniurii~ludr.~
Decisión núm. 359/83/CECA de la Comisión, de 8 de febrero de 1983, relativa
a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Europea del
Carbón y del Acero. (Dicirio Q/iciul rlr lus Cornioiidudes Europrus. L 43/14, de 15 de
febrero de 1983).
Decisión de la Comisión, de 30 de noviembre de 1990, por la que se modifica la
Decisión 89/196/CEE, Euratom. CECA, por la que se fijan determinadas modali-
dades relativas a la desclasificación de documentos amparados por el secreto profe-
sional o de empresa. (Diurio Ojkiul de lus Conirinidudes Europrus, L 340124, de 6 de
332 diciembre de 1990).
 1. Los expedientes de personal y los documentos3' «que con-
tengan información sobre la vida privada o profesional de
una persona determinada)).
2. Cuantos hayan sido clasificados bajo alguno de los re&'rime-
nes comunitarios de secreto, los contratos sometidos a
la Agencia de Abastecimiento de la Euratom o suscritos
por ella, así como los relativos a asuntos sometidos a la j u -
risdicción del Tribunal de Justicia de las Comunidades
Europeas.
3. Los documentos que «según las demás normas y prácticas
establecidas a este respecto, dentro de cada institución,
sean considerados como confidenciales o pertenecientes
a una categoría más rigurosamente protegida, a menos que
hayan perdido su carácter de clasificados)).
4. Los amparados por el secreto profesional o de empresa,
a menos que las personas o empresas en cuestión hayan
sido informadas y no formularen objeción alguna. La in-
formación se hará mediante publicación en el Diurio Ofi-
cial de las Comunidades Europrus y el plazo de alegaciones
será de ocho semanas.
Para evitar en lo posible el enquistamiento de los documentos
en la confidencialidad y en la protección, cada institución procede-
rá, a más tardar durante el vigesimoquinto año siguiente a la fecha
de su elaboración, a examinarlos con miras a su eventual liberali-
zación. Toda esta reglamentación atañe en los mismos términos
a los documentos comunitarios clasificados que posean los estados
miembros.

4.2. La documentación administrativa

Regulada mediante Decisión de la Comisión3*, inspirada en la
declaración relativa al derecho de acceso a la información, aneja al

3 1 En todos los artículos se emplea la expresión (documentos y unidadcs

archivisticas». más completa quc la habitualmente utilizada de documentos, :iun-
que aqui emplearemos sólo esta voz por razones de brevedad.
32 Decisión de !a Comisión de 8 de febrero de 1994, sobre el acceso del público
a los documentos de la Comisión (94/90/CECA, CE, ECJRATOM). (Diurio Oficrtrl
de los Comunidudes Europrus, L 46/58-61. de 18 de febrero de 1994). 333
 Acta final del Tratado de la Unión Europea, en que se destaca que
la transparencia dcl proceso dc dccisión refuerza el caracter demo-
crático de las instituciones, así como la confianza del público en la
Administración. El principio general dice textualmente que «el pú-
blico tendrá el mayor acceso posible a los documentos que posean
la Comisión y el Consejo)). Dicho acceso se realizara previa solici-
tud por escrito y con los datos suficientes para identificar la docu-
mentación, dirigida a los servicios competentes de la Comisión,
quienes informaran por escrito al solicitante en el plazo de un mes,
«sobre la aprobación de su solicitud o la intención de darle una
respuesta negativa)).
En el primer supuesto, el acceso se efectuará bien mediante
consulta in situ, bien mediante entrega de una copia que pagara el
solicitante, de acuerdo con las tarifas establecidas en el artículo
2.5. «La institución de que se trate podrá disponer que la persona
a la que se entregue el documento no pueda reproducirlo, difun-
dirlo o utilizarlo con fines comerciales, mediante venta directa sin
su autorización previa)).
En el segundo supuesto, la decisión deberá motivarse debida-
mente y el peticionario tiene un mes de plazo para solicitar revisión
ante el Secretario General de la Comisión; sin embargo y curio-
samente, el silencio administrativo es interpretado en contra del
solicitante. El artículo 2.4 dice: «La falta de respuesta en el plazo de
un mes de uno de los funcionarios mencionados en el punto 2 a una
petición de acceso a un documento constituirá una negativa a la
misma)).
A tal fin existe un régimen de excepciones que afecta a todo
documento cuya divulgación pueda suponer un perjuicio para la
protección:

- Del interés público (seguridad pública, relaciones interna-

cionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales,
y actividades de inspección e investigación).
- Del individuo y de la intimidad.
- Del secreto en materia comercial e industrial.
- De los intereses financieros de la Comunidad.

- De la confidencialidad que haya solicitado la persona física

334 o jurídica que haya proporcionado la información o que re-
 quiera la legislación del Estado miembro que haya propor-
cionado la información.
Las instituciones, si lo desean, tiene la potestad de denegar el
acceso para salvaguardar el interés de las mismas en mantener el
secreto de sus deliberaciones.

335
 14.
El edificio
y las instalaciones

Introducción
El archivo puede estar constituido por uno o más edificios
construidos y equipados exclusivamente para dicho fin, o reducir-
se a uno o más locales integrados en las instalaciones de una enti-
dad, en virtud de lo cual contará con todos o con una parte de los
servicios que se contemplan en el presente capítulo. En su redac-
ción hemos seguido fielmente el manual de M. Duchein', así como
las indicaciones técnicas de J. E. Simonet', por lo que se echará en
falta el aparato de citaciones de los demás capítulos.
Las instalaciones del archivo están lógicamente determinadas
por las finalidades del servicio, de modo que deben garantizar la
adecuada conservación de los fondos y facilitar su difusión.

1. El edificio: concepción general

Desde el punto de vista arquitectónico podemos definir el
archivo como el edificio o conjunto de edificios donde se encuen-
tran agrupados los depositos y los locales de trabajo, con los ane-
xos necesarios. Todos los elementos que veremos a continuación
sólo se encuentran en los grandes archivos, pero al menos deben
 contar - para ser considerados como tales-- con tres elementos
esenciales: depósitos, locales de clasificación y locales de consulta.

1.1. El emplazamiento

El emplammiento ideal de un archivo es una cuestión delicada,

pues los elementos que entran en juego son numerosos y, en oca-
siones, contradictorios. En primer lugar es deseable que los archi-
vos se ubiquen tan cerca como sea posible de sus usuarios: admi-
nistraciones, estudiantes y profesores e investigadores no universi-
tarios. Por otra parte se ha de buscar la seguridad, huyendo de las
vecindades peligrosas por razones estratégicas (como objetivos
militares o nudos ferroviarios), geogrificas (terrenos húmedos, in-
festados, deslizantes...), ambientales (Contaminación atmosférica,
acústica...). Asimismo hay que considerar tanto el coste como la
disponibilidad de suelo en cantidad suficiente. En definitiva, el em-
plazamiento ideal parece situarse en el terreno de la utopía.
Al menos se deben evitar algunos errores esenciales como los
focos de contaminación industrial, los terrenos exiguos de los cascos
históricos de las ciudades, emplazamientos demasiado alejados de
los centros urbanos o mal comunicados. La situación más factible es
un emplazamiento suburbano, donde hay mayor cantidad de suelo
disponible y a mejor precio, o el desdoblamiento en varios centros.
En este caso se situaría el archivo principal y orientado al público en
un enclave céntrico y los anexos destinados principalmente al alma-
cenamiento masivo de los fondos menos consultados, en un empla-
zamiento periférico. Sin embargo este modelo requeriría unir las
instalaciones mediante un sistema de transporte propio.

1.2. Edificios antiguos y edificios modernos

A pesar de lo que se pueda pensar dejindose llevar por la nos-

talgia de lo pintoresco, el ideal es un edificio nuevo construido es-
pecíficamente para ello. Los archivos no se acomodan a locales
edificados con otros fines, por razones de capacidad, resistencia de
materiales y estructura de la construcción, necesidad de respetar la
338 arquitectura ...
 Poco menos incómodas son las edificaciones construidas como
archivos hace cincuenta, sesenta o cien años, una época en la que
prevalecían en este terreno hábitos deplorables: estancias de altos
techos, grandes ventanales vidriados, oficinas exiguas ... A todas lu-
ces la mejor solución para alojar servicios archivísticos son los edi-
ficios específicamente construidos para ellos según las normas mo-
dernas.
Muchas veces, los responsables últimos prefieren aprovechar
edificios de carácter histórico (palacios, iglesias, conventos ...) y ha-
bilitarlos para fines culturales, el de archivo entre ellos. Tampoco
es una mala opción si se eligen bien los edificios y se observan las
normas necesarias para eliminar toda fuente de peligro y si se pue-
de remodelar el espacio con amplia libertad para que se adapte
a las necesidades del servicio y no al revés. Es preferible vaciar por
completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remode-
lar a voluntad. Entre los posibles destinos, algunos ofrecen mayo-
res ventajas como: las iglesias, conventos y prisiones, por ejemplo,
que ofrecen amplios espacios diáfanos; en cambio no son recomen-
dables aquellos que obliguen a respetar la distribución interior
e incluso la decoración: mansiones, castillos ...

1.3. Papeles respectivos del arquitecto

y del archivero

Si bien el arquitecto es el responsable de estos trabajos, es ne-

cesario que sea informado a conciencia de las necesidades del ser-
vicio y de los errores de orden funcional que debe evitar. ¿Quién le
informará mejor sino el archivero? Se impone el establecimiento
de una estrecha colaboración entre ambos.
En primer lugar le corresponde al archivero dirigir el progra-
ma de trabajos previos, una memoria que recoja las necesidades
del servicio y las características que debe reunir. Más adelante, en
el momento de 10s planes del anteproyecto, el archivero debe dar
S U opinión y, tras analizarlo, formular las objeciones consecuentes
si proceden. En fin, debe seguir atenta y puntualmente la marcha
de los trabajos, asistiendo a todas las reuniones de obra. Es la oca-
sión de constatar las anomalías, los detalles que hayan escapado 339
 a la lectura de los planos y el momento de remediarlos. En caso de
conflicto con el arquitecto se debe acudir inmediatamente a la
autoridad superior.
N o conviene olvidar que el arquitecto es el Único maestro de su
obra, posee una formación técnica que le es propia, y el archivero
-simple cliente- no puede pretender imponer sus concepciones
arquitectónicas. En definitiva, todo se sitúa en el terreno de las re-
laciones humanas.

2. Características arquitectónicas
Las características arquitectónicas del archivo varían con la
función propia de cada una de sus dependencias, así como la del
depósito es la seguridad en la custodia de los documentos, la de
los locales de trabajo y la sala de consulta es la seguridad y bienes-
tar humanos, lo cual comporta una serie de requisitos específicos
en cada caso; especialmente singulares e importantes de observar
en la construcción o adecuación de los locales destinados a depósi-
tos, pues en los otros dos casos se siguen los criterios empleados
habitualmente para los centros de trabajo.
La estructura será preferiblemente de hormigón armado y en
casos excepcionales acero laminado. En edificios adaptados que
tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, éstos
serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insectici-
das. Los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra
natural o artificial, el ladrillo a cara vista u otros materiales de fá-
cil conservación. Las cubiertas serán inclinadas, dejando &mara
de aire, con elementos impermeabilizantes. Las bajantes se coloca-
rán preferiblemente al exterior, por fachadas o patios.
En cualquier caso habrá que tener en cuenta la eliminación de
barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos.

2.1. Dependencias
El archivo tipo está compuesto por los siguientes elementos,
cuyo volumen se calculará teniendo en cuenta las necesidades fu-
340 turas de espacio a treinta años vista:
A) ÁREARESERVADA
1. Depósitos documentales.
2. Zona de trabajo:
Locales de recepción de los documentos.
- Locales de limpieza, desinseciación y desinfección.
- Locales de clasificación.
- Taller de restauración.
- Taller de encuadernación.
- Taller de reprografía.
- Sala de trabajos especializados.

- Cuarto de eliminables.

3. Dependencias sirvientes:
- Vestíbulos, distribuidores, pasillos.
- Aseos y vestuarios.
- Servicios de limpieza.

B) ÁREAPRIVADA
1. Administración.
2. Cuartos de instalaciones.
3. Dependencias sirvientes.

C) ÁREAPÚBLICA
1. Recepción:
- Información.
- Guardarropa.
- Salas de consulta.

- Control.
- Reprografía.

2. Reunión: salón de actos, exposiciones.

3. Dependencias sirvientes. 34 1
 Por motivos de seguridad cada una de las tres áreas deberá
disponer dc un itcccso indcpcndiente desde el exterior, y en el peor
de los casos deberli haber dos al menos, uno para personas y otro
para documentos. En función de esta independencia de las tres
áreas se proyectará la distribución interior y sus circulaciones. El
depósito documental deberá aislarse lo más posible del resto del
edificio y los circuitos de la documentación no podrán ser interfe-
ridos por los visitantes; el mostrador de la sala de investigadores
será el único punto de contacto al efecto.

2.2. Área reservada

2.2.1. Los depcisitos

Los depósitos constituyen la razón de ser, el corazón de los

archivos. Su finalidad es proporcionar el mejor almacenamiento
posible de los documentos con seguridad y de modo que sean fá-
cilmente accesibles para su uso.
La estructura puede ser de dos tipos: convencional y metálica
autoportante. En el primer caso los depósitos serán construidos
con pilares y planchas de hormigón. En el segundo la estructura se
forma a base de pilares y vigas metálicos que soportan al mismo
tiempo y directamente el peso de las estanterías, que descansan so-
bre ellos, y el hormigón sólo interviene como cierre. Este sistema
resulta más barato y rápido de ejecución, y se utilizó sobre todo en
los años sesenta y setenta, pero es menos resistente en caso de in-
cendio, por lo que es poco recomendable.
Por termino medio los depósitos ocupan el 60 "O/ de la superfi-
cie construida. Las medidas, según las recomendaciones interna-
cionales de seguridad, no deberán exceder los 250 nietros cuadra-
dos que, con estanterías fijas, sirven para alojar unos 1.500 metros
de documentación. Cuando se requiera más espacio al efecto, se
compartimentará en unidades que no superen individualmente di-
cha superficie. La altura máxima en estos locales no debe rebasar
los 2,50 metros, para evitar grandes masas de aire que faciliten la
combustión. Asimismo no se recomienda la utilización de plantas
bajo rasante (techumbre) como depósitos documentales por las di-
342 ficultades que entraña el control de las humedades. Se situarán co-
venientemente aislados del resto de las dependencias y dotados
con medidas de protección contra riesgos por deterioro proceden-
tes del exterior. Los ascensores, montacargas y montalibros no
tendrán acceso directo, sino a través de un vestíbulo cortafuegos.
Un factor primordial en la concepción arquitectónica es la re-
sistencia mecánica de estos locales, por las cargas que soportará la
estructura bajo el peso de la documentación. Con un sistema de
estanterías lijas deberá resistir 750 kg/m2, que en caso de almace-
namiento compacto con estanterías móviles será de 1.250 kg/m2.
Asimismo resulta indispensable que el depósito este provisto de
muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas, así
como puertas metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico,
que resistan al menos una hora sin deformarse; todo ello a fin de
evitar que la sala se venga abajo y se extienda, en caso de siniestro,
a otras dependencias con excesiva rapidez.
Los muros exteriores necesitan medidas de aislamiento térmico
e higrométrico, mediante el empleo de muros dobles con cámara
de aire, fibras aislantes... Los suelos de mejor calidad son los de
hormigón, resistente e ignífugo, cubiertos con revestimientos resis-
tentes al desgaste provocado por el uso y cualquier agente agresi-
vo. Pueden ser pavimentos pétreos pulimentados o resinas sintéti-
cas termoestables.
Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente a las fa-
chadas de menor insolación e incidencia de vientos portadores de
agentes contaminantes o humedad. La superficie de los mismos se-
ra equivalente al 10 YOde la del cerramiento correspondiente. La
carpintería será de aluminio anonizado o lacado, con elementos
practicables y el máximo hermetismo, y con acristalamiento de vi-
drio de las siguientes propiedades: inastillable, absorbente de ra-
diaciones (UV e IR), y aislante acústico y térmico.
Las instalaciones de fontanería no atravesarán estos locales
bajo ningún concepto, salvo las de acondicionamiento o las de
protección contra incendios, en cuyo caso contarán con elementos
protectores.

343
 2.2.2. Zoria de trahirjo

Loctrlcs ric ,rí~rpcicíri-r.\-pur~jo-~~l~i.sifi<LI~~icíii

Siguiendo el circuito de los documentos, en primer lugar estará

el local de recepción, con un muelle de carga a cubierto para facili-
tar el acceso de los vehículos. La documentación pasará inmedia-
tamente al espacio reservado para la limpieza, desinfección y de-
sinsectación, que contará con un potente aspirador industrial para
desempolvar las unidades de instalación, así como un autoclave
para proceder a las labores de desinfección y desinsectación cuan-
do sea necesario; irá provisto de campana extractora y la expul-
sión de gases rebasará el punto más alto del edificio o acometerá el
alcantarillado. Las salas de clasificación y expurgo, contiguas a la
anterior, tendríin una superficie determinada por el volumen de in-
gresos así como por la concepción del archivo; ya que en la medi-
da en que éstos procedan de un archivo intermedio donde ya han
sido expurgados, el local para tal trabajo es innecesario. El equipa-
miento de estos locales lo constituyen fundamentalmente mesas
grandes con cajeros de 40 x 50 cms. para clasificar los documen-
tos. Contarán igualmente con un espacio anexo reservado a alma-
cén para el material de embalaje: cajas, carpetas...

Todo archivo debería contar al menos con un equipo sencillo

de encuadernación para las necesidades corrientes del servicio. El
equipamiento de un taller especializado, capaz para realizar traba-
jos con documentos valiosos, requiere personal específico y el ma-
terial adecuado (prensa, guillotina...), en definitiva unos costes que
sólo se justifican en el caso de grandes archivos con un número
suficiente de encuadernaciones históricas que requieran tratamien-
tos especiales.

Tírlier de rrstuurtrcicín
Otro tanto sucede con la restauración, una de las operaciones
mls delicadas. Requiere personal específico de alta cualificación,
344 con unas instalaciones y maquinaria costosísimas. AI igual que en
el caso anterior solamente un volumen de trabajo suficiente para
mantener regularmente activas estas inversiones, justificaría su iin-
plantación.
Preferentemente se situará cerca de la zona de liinpiezu-dcsin-
fección-desinsectación y nunca próximo a los depósitos, debido
a la presencia de productos químicos corrosivos e inflamables; por
ello deberá contar con sistemas de deiección y extinción de fuego,
así como salida de emergencia. Los recubrimientos de paredes
y suelos serán anticorrosivos, hidrófugos y antideslizantes. Tendrá
cuatro zonas diferenciadas: de tratamientos manuales (limpiezas
específicas, consolidación, encuadernación, montaje...), de lavado
y tratamientos tóxicos (para uso de líquidos y productos especia-
les, con extracción mecánica del aire), de tratamientos mecaniza-
dos (para integración, laminación, con maquinaria específica), y la-
boratorio (para análisis químico-físicos).

Tdler de reproyrujíu

Todo servicio de archivo necesita realizar reproducciones de

documentos que en su mayoría se solucionan por medio de foto-
copiadoras. Aparte de éstas hay otras necesidades como la micro-
filmación, la fotografía y, últimamente, la digitalización de docu-
mentos. Para cubrirlas hace falta contar con personal especializa-
do, así como laboratorios para la reproducción --con cámaras
planetarias- y para la duplicación --con las instalaciones propias
(zona de lavado, revelado, secado...).

2.3. Área privada

El espacio dedicado a actividades administrativas no se distin-

gue en sus aspectos arquitectónicos de los destinados a oficinas en
cualquier otra dependencia. Se ubica lo más cerca posible de los
depósitos para evitar pérdidas de tiempo en los traslados, aunque
separado al menos por un vestíbulo cortafuegos. En cuanto a sus
dimensiones deben ser capaces de alojar los puestos de trabajo ne-
cesarios, compartimentando los despachos según sus funciones. 345
 2.4. Área pública

En u n gran archivo el vestíbulo debe ser un lugar amplio y

atractivo, con un buen sistema de señalización que indique al
usuario los itinerarios para localizar los distintos servicios.
El de información generalmente se encuentra en el mismo lu-
gar, aunque puede constituir un local aparte pero inmediato, tiene
entidad por sí mismo y debe orientar al usuario sobre las condicio-
nes de acceso al archivo, servicios que presta e información sobre
los fondos. Un buen servicio debe contar con medios informaticos
para el registro y acreditación de los usuarios, y un sistema multi-
media con el que ellos mismos puedan resolver sus necesidades en
primera instancia.
En un archivo de dimensiones modestas este local está aglome-
rado con las oficinas administrativas o junto al servicio de présta-
mo en la sala de lectura, separado por una ventanilla.

Cotijjuiito S ~ L de
I Ircturu, inuenturios, bibliotecu
Lugar de trabajo intelectual por excelencia, la sala de lectura
debe ser tranquila, bien iluminada, agradable y propicia al recogi-
miento. El acceso se hará desde el área de acogida e información,
sin necesidad de pasar por zonas restringidas, y estará prudente-
mente cercana a los depósitos para reducir al mínimo los despla-
zamientos y el tiempo de entrega de los documentos.
Los puestos de lectura pueden ser mesas corridas o pupitres
individuales, en cualquier caso contarán con unas dimensiones
mínimas de I x 0,70 m por lector, pues los documentos son mu-
chas veces de gran volumen. Para culcular las dimensiones de
esta snla se debe prever u n espacio de cinco metros cuadrados
por usuario. Por lo que hace a Ia iluminacihn la mejor es la natu-
ral que no sea directa ni cenital, apoyada con lur eléctrica de
modo que se logre una iluminación ambiente entre los 500 y los
750 lux.
U n aspecto muy importante e5 la vigilancia de los puestos de
consulta para evitar los robos, a tnl fin lo mejor es que la sala sea
346 un espacio diáfano. Permancnternente habrú al menos una perso-
na, diferente de la que atiende los pedidos, vigilando en un punto
sobreelevado, que puede ser reforzada mediante cámaras de tclevi-
sión en circuito cerrado.
Junto a la sala de lectura se ubicara otra para los instrumentos
de descripción, con ficheros o con terminales de ordenador conec-
tadas asimismo con el servicio de pedidos, en función del grado de
automatización del centro. En el mismo local se puede ubicar la
biblioteca auxiliar provista de obras de referencia, así como es-
pecíficas sobre los temas de investigación de los fondos.
A veces no es suficiente con una sala de lectura, ya que algunas
investigaciones requieren locales especiales para la consulta de mi-
crofilms, documentos electrónicos, documentos estropeados,
audiovisuales ... Habrá que prever estas necesidades y el equipa-
miento necesario: lectores de microfilm, ordenadores, videos...

Grupo s d u de exposiciones-conji.rencias-reuniones-
servicio educativo
El desarrollo de las actividades de los archivos en favor de la
enseñanza y la apertura al público más amplio, comporta el diseño
consecuente de locales afectos a estas actividades. Este espacio tie-
ne que ser fácilmente accesible y preferiblemente desde la calle, es-
tar aislado de la sala de lectura (por el ruido que generan) y de los
depósitos (por motivos de seguridad), y contar con salidas de
emergencia. Raro es el archivo que no disponga al menos de un
local multiusos, aunque lo ideal es contar con salas separadas: una
para exposiciones temporales, otra para reuniones y conferencias,
y una para el servicio educativo. El mobiliario y las instalaciones
variarán con sus finalidades específicas: vitrinas, paneles y vídeos
para la sala de exposiciones; sistema de proyección, pantalla, buta-
cas y mesa para la de conferencias-reuniones; mesas, sillas... para el
servicio educativo.

3. El mobiliario
En este epígrafe nos vamos a referir al mobiliario para la insta-
lación de los documentos, entre los cuales las estanterías consti-
tuyen sin duda alguna uno de los elementos más importantes. 347
 Tradicionalmente se han empleado las elaboradas a base de made-
ra, combinadas en algunos casos con armarios-vitrina, sin embar-
go este es un procedimiento que debe ser rechazado sin paliativos,
dado quc In madera se comba bajo el peso de los documentos
y favorece la proliferación de insectos xilófagos, además de ser
combustible. N o obstante la madera puede ser tratada contra
estas contingencias, pero el proceso es caro y poco seguro a largo
plazo.
La estanterías deben presentar cierto número de cualidades: in-
combustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo
cómodo.

Solidez. Los documentos de archivo son pesados, un metro

lineal puede alcanzar los 100 kg, por tanto la estantería ten-
drá el espesor suficiente para soportar dicho peso sin defor-
marse. Será además de superficie lisa, con una pintura
y tratamiento antioxidante.
Manejabilidad. Para lo cual deben ser móviles y poder ubi-
carse en altura cada 25 milímetros.
-- Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de
perno y tuerca, así como las aristas vivas y elementos cor-
tantes que puedan dañar a la documentación y a las perso-
nas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe
circular entre las estanterías, de modo que las divisiones
interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en «X»,
y sólo estarán cerrados los laterales para evitar que caigan
los documentos. Asimismo estarán a unos centímetros del
suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba
como protección contra el polvo.

Las dimensiones de un cuerpo de estantería son habitualmente:

1,90 metros de altura (base de la balda superior) para acceder
a mano por una persona de estatura normal, con baldas o estantes
de 1 x 0,40 x 0,50 (longitud, profundidad y distancia entre bal-
das). Se colocan cn paralelo, perpendicularmente a la dirección de
las viguetas en el caso de los forjados unidireccionales, exentas de
las paredes, salvo en el caso de los costeros, y de forma que no
348 dejen rincones de dificil aireación o limpieza.
 Hay dos sistemas:
- El convencional, de estanterías fijas de doble cuerpo
o a dos caras dispuestas en paralelo, situadas con una sepu-
ración de 0,80 metros entre cuerpos y u n pasillo de 1,20 de
anchura entre bloques.
- El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos estan

fijos y los demás, montados sobre raíles, se desplazan me-

diante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (ma-
nual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal
o pivotante, según los modelos.
El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espa-
cio pues basta con reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí
donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías.
Como quiera que la carga soportada por metro cuadrado es
superior a la del sistema convencional, hay que tenerlo en cuenta
al hacer el calculo de estructuras.

Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro y 211

legajo existen diferentes soluciones mobiliarias. Los documentos
que no pueden ser doblados, planos, mapas, dibujos, documentos
de tamaño excepcional, pueden guardarse en muebles:
- Portaplanos horizontal: los documentos se guardan en ca-
jones de grandes dimensiones para evitar dobleces, son los
más cómodos y seguros.
Portatubos: en los que previamente los documentos han si-
do dispuestos enrollados. Su principal problema es que cs-
tos se deforman y su manipulación es incómoda.
Portaplanos vertical: o sistema colgante, pues los documen-
tos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus
bordes. Es práctico para las oficinas pero inconveniente pu-
ra planos, mapas, etc. antiguos cuyo soporte, menos sólido,
puede verse afectado.
Otro elemento importante en la instalación y protección de
documentos lo constituyen las cajas de archivo. Las mejores son
las de cartón no ácido y resistente, elaboradas uú Iioc., aunque son
mas económicos los modelos prefabricados y de fhcil mont2ije; en 349
 cualquier caso deben rechazarse las de madera, incluidas aquellas
que siendo de c a r t h tienen el lomo curvo de madera, pues aun
siendo mis vistosas comportan u n elevado riesgo de infección por
insectos. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12 centí-
metros, y cuando por el lamaño de los documentos se requieran
otras de medidas especiales, deberán ser unos centímetros más am-
plias que cstas para evitar roces y dobleces. En cualquier caso de-
ben ser sólidas, elaboradas con cartonaje rígido, con uno de sus
lados y lomo abntibles, cerradas con dos cintas e incluso pueden ir
provistas de lengüetas de cartulina para evitar la pérdida de docu-
mentos durante su transporte.
Otros tipos documentales (microformas, cintas y discos magné-
ticos ...) requieren protección especial (polvo, campos magnéti-
cos...); como primera medida deben ubicarse alejadas de conduc-
ciones eléctricas, en cajas de plástico y armarios ampliamente
comercializados para su instalación.

4. Medidas ambientales y de seguridad

La correcta conservación de los documentos requiere, además
de unas instalaciones y mobiliario adecuados, la adopción de de-
terminadas medidas para controlar cuantos factores puedan poner
en peligro la integridad del fondo y de las personas. La humedad,
la temperatura, la luz solar, el polvo, la contaminación, el fuego,
los insectos, los roedores, la electricidad ... constituyen peligros po-
tenciales para la seguridad, algunos de ellos por sí mismos, otros
cuando su presencia sobrepasa ciertos límites.

4.1. Los factores climaticos: humedad,

temperatura y luz solar
Uno de los principales problemas es el exceso de humedad,
causante de la parte más significativa -junto con la desidia huma-
na de la destrucción de nuestro patrimonio documental. La hu-
medad actúa sobre los documentos reblandeciendo las fibras y fa-
voreciendo la formación de ácidos derivados de las sales y otros
350 productos utilizados tanto en la fabricación del papel como de las
tintas, al tiempo que favorece la aparición de mohos y hongos que
duplican el esfuerzo destructor, cualquiera que sea el soporte. Para
evitar sus efectos nocivos es necesario controlar la humedad am-
biente, bien mediante la instalación de un sistema de aire acondicio-
nado, bien de aparatos deshumidificadores. Sea alguna de estas dos
U otra la solución adoptada, el nivel más adecuado para documen-
tos en papel es el resultante de combinar u n 45/65 YOde humedad
relativa del aire a una temperatura media de 17/18 "C;en todo caso
nunca inferior a los 15 ni superior a los 21 grados, ya que a tempera-
tura muy baja la humedad se condensa con mayor rapidez y a tem-
peraturas elevadas los microorganismos encuentran su caldo de
cultivo ideal. Otros soportes necesitan condiciones diferentes:

Soporte 1 Temperatura (' C)

Fotografia blanco y negro 15-20 30-35

Fotograíía color 10-18 25-35
Film blanco y negro 12-20 30-40
Film color 10-20 25-35
Magnético 14-18 40-50
óptico 16-20 35-45
, Microformas 18-20 30-40

Es muy importante que la ratio humedad/temperatura sea

constante tanto a lo largo del día como del año, evitando los cam-
bios súbitos, ya que cuando se producen oscilaciones bruscas de
humedad y temperatura, el soporte se ve sometido a fuertes tensio-
nes de contracción y dilatación, con lo cual pierde resistencia física
Y se vuelve quebradizo. Además de los controles incorporados al
sistema de aireación, un simple higrómetro-termómetro serli sufi-
ciente para conocer las oscilaciones en torno ;i la media y adoptar
las medidas necesarias. Asimismo, u n uso adecuado y racional de
la calefacción nos permitirá mantener ambos parametros en unos
términos adecuados; es evidente que el sistcmn de calefacción no
Puede ser de agua, por los riesgos que comporta, sino preferibie-
mente elécírico, con termostato y temporiudor.
En las áreas interiores existe el peligro de excesiva sequedad
ambiente, sobre todo durante e] verano, lo que provoca el efecto 35 1
 contrario, es decir, la pkrdida dc agiia en las mo1écul:is de celulosa
u otro material y su consigiiiciite dcbilitamiento. Cuando la hume-
dad relativa del aire sc sitiic por debajo de cierta tasa, el equilibrio
se recompone por medio de aireación mecanica o mediante un
aparato huiiiidificador provisto de higrostato que lo detenga una
vez alcanzado el nivel adecuado.
Para evitar la transmisión de calor del exterior a1 interior
y viceversa, se einpieariin niateriales aislantes térmicos. La elección
de los sistemas de renovación, calefacción, refrigeración y climati-
zación, dependeri de las condiciones climatológicas de cada zona
geográfica.
Otro de los principales problemas ambientales es el de la luz
solar, cuyos rayos ultravioleta atacan el papel y las tintas median-
te procesos destructivos de oxidación. El depósito de archivo debe
prever este inconveniente, evitando los grandes ventanales abier-
tos al exterior y que la luz solar pueda incidir directamente sobre
la documentación o sobre sus contenedores. N o se trata de elimi-
narla por completo, pues la luz natural tiene un importante papel
como germicida, sino de dosificarla. En consecuencia la orienta-
ción sur es la menos indicada para abrir los vanos, que no deben
superar el 10% de la superficie del muro. La incidencia de los
rayos solares puede regularse mediante el sistema de ventanas en
arpillera, partesoles o vidrios filtrantes; no son recomendables las
persianas, cortinas, contraventanas... por cuanto en la práctica la
falta de control sobre las mismas suele hacerlas ineficaces.

4.2. El polvo y la contaminación

El polvo es u n elemento cuya presencia resulta tan molesta co-

mo dificil de evitar, en atención a su variado origen, ya sea del ex-
terior ya de los propios suelos, paredes, techos, o de la documenta-
ción misma; existen, sin embargo, diversos procedimientos que
combinados reducen su presencia a términos tolerables. Éstos se
dirigen en tres sentidos, cuales son: evitar su entrada desde el exte-
rior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar revesti-
mientos sintéticos (que sean incombustibles) a paredes y techos pa-
352 ra impedir que su desgaste natural genere polvo, recubrir los sue-
los con materiales apropiados al mismo fin (baldosas, losa, revesti-
mientos sintéticos ...) y verificar regularmente la limpieza del depó-
sito.
La contaminación atmosférica, cuyos gases tóxicos mis comu-
nes son el anhídrido sulfuroso y el carbónico, los compuestos clora-
dos, férricos y plúmbicos, resulta corrosiva. Al entrar en contacto
con la humedad, y de forma muy especial el anhídrido sulfuroso,
uno de sus componentes más abundantes, forman microgotas de
ácido (sulfúrico...) que destruyen los documentos. Una vez mis es el
aire acondicionado la mejor manera de evitar su presencia, al igual
que las cajas archivadoras ya descritas para paliar sus efectos.

4.3. El fuego

N o por evidente es un enemigo a olvidar, pues los materiales

de archivo son fácil pasto de las llamas, como lo ha demostrado la
luctuosa historia de incendios de que han sido protagonistas. Las
primeras medidas deben adoptarse en la selección de los materia-
les de construcción y mobiliario incombustibles. Como ya se ha
indicado al hablar del depósito, éste quedará aislado del resto de
las dependencias, evitando toda proximidad a focos de peligro ta-
les como calderas, motores ... Asimismo, la instalación eléctrica del
archivo deberá observar las normas de seguridad más estrictas.
A pesar de todo, estas medidas son insuficientes para evitar
que por múltiples contingencias se declare un incendio, de rápida
propagación -por razones obvias- y capaz de alcanzar grandes
proporciones. En tal sentido conviene adoptar las siguientes medi-
das de carácter general:

1. Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el recin-

to del edificio.
2. Las puertas metálicas tendrán la holgura suficiente para
que en caso de incendio la dilatación no las bloquee.
3. Las vías de evacuación estarán perfectamente señalizadas
y es recomendable instalar una manga de evacuación en
los depósitos. 353
 4. Es obligatorio instalar sistemas de detección automática
de humos en depósitos, servicios generales y locales de tra-
bajo especializados, sala de consulta, reunión, guardarro-
pa, cuartos de maquinaria y calderas, estación de transfor-
mación y grupo electrógeno. Se instalarán además pulsa-
dores de alarma y megafonía.
5 . Sistemas de extinción en todas las plantas, con bocas de
incendio y extintores portátiles. Serán automáticos en de-
pósitos documentales -con un sistema de extinción de es-
puma seca (ya que el agua desbarataría cuanto no hubiese
sido abrasado por el fuego)- y en locales con alto índice
de riesgo (cuartos de calderas, almacenes de combustible,
transformador...).
6. Protección contra descargas eléctricas atmosféricas: para-
rrayos no radiactivo.

4.4. Los factores biológicos

Estos factores son determinados insectos, los roedores y los

microorganismos. Su acción, al devorar partes distintas del docu-
mento, provoca pérdida de masa, éste se debilita y su deterioro,
derivado de su fragilidad, es más rápido.
Entre los insectos, los más perniciosos son los xilófagos:
El lepisma o pececillo de plata, que se alimenta preferente-
mente de colas y almidón.
0 La carcoma, muy típico -al igual que el anterior- de latitu-
des húmedas y templadas, come preferentemente el papel de
calidad, el que contiene más celulosa pura, cavando galerías.
La termita, insecto fotófobo, vive al abrigo de la luz por lo
que es difícil de detectar, devora toda clase de celulosa (ma-
dera, papel, cartón, tejido) y cava profundas galerías apenas
perceptibles desde el exterior.
Otros: cucarachas, capricornios, lictus...
Los microorganismos, es decir los hongos y las bacterias, se de-
354 sarrollan en condiciones de calor y humedad elevados. Como no
 El edificio y las instalaciones

realizan la función clorofílica, toman el carbón necesario de las

moléculas de celulosa del soporte documental, reblandeciéndolo
y extendiéndose en forma de manchas de pigmentación variada
que borran la escritura.
La presencia de estos factores deberá evitarse al máximo, com-
binando todas las medidas necesarias: limpieza regular de los de-
pósitos, desinfección y desinsectación de los documentos cuando
ingresan, control de la humedad y la temperatura, hermetismo de
accesos con exclusión de orificios, rendijas, etc., por donde puedan
acceder íos roedores; asimismo, en el perímetro de las edificaciones
se crearán barreras en el terreno con productos insecticidas hasta
metro y medio de profundidad, cuando exista riesgo de invasión
de termitas.

4.5. La instalación eléctrica y de seguridad

La instalación eléctrica del archivo debe observar todos los re-

quisitos usuales de seguridad, y la iluminación será suficiente pero
sin excesos. En los depósitos, un punto de luz de 60 W cada dos
metros en los pasillos entre estanterías, y de 75 W cada 4 Ó 5 me-
tros en los pasillos centrales, encastrados en el techo para evitar
zonas de sombra, son suficientes. Es necesario un interruptor gene-
ral en la entrada y varios más, parciales, en pasillos y paredes, así
como tomas de electricidad con cubierta de seguridad.
Los sistemas de protección contra el robo y el vandalismo de-
ben desempeñar las siguientes funciones: detectar la presencia de
intrusos, ya sea durante las horas de cierre, ya en el área reservada,
impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia (frac-
tura o escalo) y vigilar el interior durante el horario de apertura.
Para la detección de intrusos se puede emplear un sistema con
detectores y barreras de infrarrojos, por ejemplo. La entrada vio-
lenta se podrá evitar colocando rejas en las ventanas cuyo alféizar
esté situado a menos de cuatro metros sobre el nivel exterior,
y sensores de rotura de vidrio. Las puertas irán dotadas con cerra-
duras de seguridad y contactos magneticos.
Lo más difícil de evitar son los robos en la sala de lectura, cual-
quiera que sea el sistema de seguridad elegido, siempre y cuando el 355
 consuliante tenga la md:i idca de sustraer u n documento y ocul-
tarlo entre sus cuadernos. N o obstante la vigilancia podrá ser más
completa y efectiva d o p i a n d o las siguientes medidas: ei mostra-
dor de control dispondrá de totat visibilidad, para lo cual debed
elevarse sobre un estrado y la sala no tendrá recovecos ni obstacu-
los que dificiiIten la visión. Dispondrá de u n solo acceso por de-
lante Jcl mostrador que, a ser posible, contará con una instai~ición
de alarma por señalización magnktica. En fin, son recomendables
los cerrumientos acristalados que faculten la visión desde las de-
pendencias contiguas, así como la instalación de camaras de televi-
sión en circuito cerrado con monitores en los puntos de control,

356
 15.
La función cultural

1n t ro d ucción
Durante la mayor parte de su historia los archivos han tenido
una sola finalidad, ser fuentes de información al servicio de sus de-
tentadores. Una vez perdida su utilidad inmediata, aquella para la
cual habían sido creados, los documentos eran conservados y trans-
feridos de unas generaciones a otras, pero no para su uso por parte
del público, sino como referencias básicas para mantener y recrear la
memoria del pasado de acuerdo con las estrategias de quienes los
poseían. Será el siglo XIX, como hemos tenido ocasión de ver en el
primer capitulo, el escenario de la apertura o liberalización de los
vestigios del pasado, dando lugar a la categoría de los archivos his-
tóricos. Los primeros en acercarse hasta ellos fueron los eruditos:
historiadores, paleógrafos, genealogistas, anticuarios... a los que con
el transcurso del tiempo se fueron uniendo investigadores preferible-
mente universitarios y, ya bien entrada la segunda mitad del XX,
escolares, aficionados y un sinfín de nuevos usuarios que encuentran
en ello una forma de desarrollar sus inquietudes intelectuales, de
ocio culto, en definitiva, de realización personal. Como señalara F.
Hildesheimer, «más allá de su misión tradicional en el sector espe-
cializado de la investigación histórica profesional, los archivos tien-
den a convertirse en verdaderos divertimentos culturales»'.
Este cambio en la conceptualización de los archivos que se
está produciendo, sobre todo en las últimas décadas, va indiso-
lublemente unido al principio de la difusión y acceso a la cultura
por parte de los ciudadanos, que constituye una de las señas de
 Muriuul de urchiubticu

identidad de las sociedades más desarrolladas; así lo recoge el

apartado primero del artículo 44 de la Constitución -«Los pode-
res públicos promoverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que
todos tienen derecho»-- principio que también está recogido en
los estatutos de autonomía.
Como consecuencia de este nuevo estado de cosas los archiveros
se ven envueltos en un nuevo reto profesional, consistente en adop-
tar todas las medidas necesarias para satisfacer las necesidades de
los usuarios externos, así como para captar a sectores de población
poco interesados en estos servicios e incluso desconocedores de su
existencia. De este modo se abre una nueva vertiente de estudio, el de
los usuarios, que se está introduciendo en confluencia con las demás
ciencias de la documentación. En el terreno de la práctica son cada
vez más los centros que desarrollan políticas de popularización: ser-
vicios educativos, exposiciones, publicaciones... en fin todo cuanto
contituye lo que ha dado en denominarse función cultural de los
archivos, convertidos en empresas de servicios para los ciudadanos.

1. Los nuevos usuarios

En los años cincuenta se inició tímidamente el cambio de ten-
dencia en cuanto a la tipología de los usuarios se refiere, una evo-
lución que en las Últimas décadas se ha confirmado de forma ine-
quívoca. Los investigadores profesionales han ido cediendo prota-
gonismo a otras clientelas externas que podríamos agrupar en dos
bloques: los aficionados y los estudiantes.
El término aficionado no tiene ninguna carga negativa sino
que es simple expresión de su naturaleza, se trata de personas con
una formación variable pero que en ningún caso es la propia de
los historiadores. Generalmente proceden del sector terciario, ya
en activo ya jubilados, y sus preferencias se centran en la genea-
logía y la historia local como temas de investigación*. Surgidos al
amparo de la cultura de masas y del tiempo libre, presentan un
perfil diferente al que estaban acostumbrados los archiveros:

E. Gautier-Desvaux: «Les besoins culturels)), en Actes du Congris de Nice,

1982: I’uction culturelle dans les archives. París: Archives Nationales, 1983, págs.
358 11-21.
 Lu función culturul

1. Sus demandas son por regla general muy específicas y en-

tran en colisión con el modus operandi tradicional de los
centros. Habituados a ir a tiro hecho, desean encontrar da-
tos concretos de carácter familiar o local sin enfrascarse en
búsquedas prolongadas, lo que provoca cierta frustración
al comprobar que los instrumentos de descripción no satis-
facen sus expectativas y que la documentación, de origen
administrativo, en muchas ocasiones no recoge los datos
que espera encontrar.
2. La frecuente incompatibilidad de horarios les mueve a re-
clamar que los servicios estén abiertos durante más tiempo.
3. El desconocimiento de las técnicas de investigación sitúa
a los archiveros ante el dilema de prodigarles ciertas aten-
ciones, para lo que habitualmente no poseen medios, o d_e-
jarlos a su suerte y que sean la paciencia y el interés los que
seleccionen la clientela, solución poco recomendable.
4. La creciente familiaridad con las nuevas tecnologías, mejor
implantadas en otras unidades de información como son
las bibliotecas y que utilizan con similar frecuencia, lleva
a los usuarios a cierto grado de insatisfacción con los servi-
cios que se les presta.
5. La experiencia nos demuestra que las demandas informati-
vas de carácter administrativo, relacionadas con necesida-
des inmediatas de los ciudadanos, constituyen el grueso de
las consultas, y que éstos esperan rapidez y concreción en
las respuestas.
El acercamiento de los estudiantes a los archivos es consecuen-
cia de los enfoques pedagógicos que, en las últimas décadas, pro-
pugnan una enseñanza mas experimental y el conocimiento del en-
torno inmediato como base para el aprendizaje de lo general.
Estos planteamientos han llevado a un recurso creciente a los
archivos como fuente de información por parte del público escolar
en dos sentidos:
1.El uso personal o en grupo para obtener datos elementales
de carácter demográfico, económico, social e histórico.
2. El acceso mediatizado en forma de visitas concertadas, ser-
vicio educativo... donde son ios centros y el profesorado 359
 quienes toman la iniciativa y median entre el archivo y los
usuarios finales.
En resumen y tal como se señaló en la Conferencia Interna-
cional de la Mesa Redonda de los Archivos celebrada en Os10
en 19813, el cambio no ha sido solamente cualitativo sino tam-
biCn cuantitativo, gracias a la liberalización de acceso a los do-
cumentos conleinporáneos, las mejoras técnicas y de capacidad
de los archivos, la niultiplicación y la mejora de los instrumentos
de descripción. «A los que hay que añadir el aumento del tiempo
de ocio, la moda por la genealogía y la historia local, el surgi-
miento de nuevos tenias de investigación abordados por un pú-
blico más curioso que nunca por su pasado, y los efectos de los
esfuerzos de popularización y de publicidad de los propios archi-
vero~.))~.
La situación así creada obliga a los archiveros a modificar en
parte sus presupuestos y a realizar un esfuerzo adicional para res-
ponder adecuadamente a las necesidades de este nuevo público, así
como a emplear las fórmulas necesarias que, supliendo la forma-
ción requerida para trabajar con los documentos, permitan su dis-
frute a la mayoría de los ciudadanos, ya que los archivos consti-
tuyen ----nolo o1videmos~- parte del patrimonio cultural de la hu-
manidad.
Los beneficios derivados no son despreciables y pueden resu-
mirse en dos aspectos fundamentales5:
1. La afluencia de este público ha llevado a los archiveros
a encontrar nuevas formas de comunicación.
2. Gracias a la presión de la demanda, combinada con la de
los archiveros, la actitud de los poderes públicos respecto
de los archivos ha mejorado sensiblemente, así como las
dotaciones y equipamientos de éstos.
2. El marketing de archivos
La finalidad de toda operación de marketing archivistico con-
siste en proyectar una buena imagen del servicio, tanto a quienes
lo utilizan como a quienes lo desconocen, suscitando su interés".
Hay que cambiar la percepción negativa que la sociedad ha posei-
do tradicionalmente, para lo cual deberemos identificar a los desti-
natarios, conocer sus gustos, sus necesidades y suscitar otras nue-
vas.
Al plantearnos la forma de dirigirnos al público, de conocer
sus necesidades, interpretarlas e, incluso, crearlas un tanto artifi-
cialmeiite, podemos sentir la tentación de creernos muy diferentes
a los demás: los museos, por ejemplo, cuyas obras pueden ser obje-
to de mera contemplación estética, o las bibliotecas, que poseen
productos finales de información. Los documentos de archivo no
son por lo general estéticamente atractivos y, ademlis, son fuentes
de información primarias, pero tampoco son tan originales ni es-
tán tan aislados por cuanto a su uso se refiere. Así como para un
museo no es lo mismo dirigirse a un investigador que al público en
general, o para una biblioteca a los usuarios infantiles, juveniles,
universitarios, ancianos... para el archivo tampoco es lo mismo
servir a una entidad, a los investigadores científicos, a los aficiona-
dos, a los escolares ... Es necesario establecer categorías de usua-
rios, reales y potenciales, y dirigirse a ellos de manera diferenciada.
En este sentido podemos establecer dos grandes grupos: los usua-
rios internos y los externos.

2.1. Los usuarios internos

Entendiendo por tales los miembros de la entidad que posee el

archivo, sea una administración pública, una empresa, etc. La for-
ma de crear una imagen positiva depende de los servicios que pres-

(' T. Wilsted y W. Nolte: hlunuyitig u t d i i i ~ und ~ l t,iu,iu.wipr reposirorie.\. Chica-

go: The Society of American Archivists, 1991, págs. 79-82. B. W. Dearstyne: 7'hr
u r c h i i d cvirrrprisr. Modeiti trre.hii.til priticiples. pruc~iirusicnd rncinuyerrirrit irc~/iiiii/ur.~.
Chicago [etc.]: American Library Association, 1993, págs. 197-206. 36 1
 temos para satisfacer sus necesidades que se resumen en una: recu-
perar la información de forma precisa y en tiempo razonable. La
forma de lograrlo ha sido el objeto central de este libro.

2.2. Los usuarios externos

Los ciudadanos, entre los cuales podemos distinguir diferentes

grupos:
- Los investigadores cientyicos: público habitual desde hace
muchos años y con capacidad suficiente para moverse entre
la información, necesitan unas instalaciones adecuadas
e instrumentos de descripción claros y precisos para reali-
zar sus búsquedas.
- Los ajicionados: requieren mayor atención para orientarse
en los fondos y, muchas veces, para precisar los objetos de
su interés. Tanto en este caso como en el anterior, la mejor
ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de recu-
peración de la información -como los índices- que les
permitan acceder a los datos concretos.
- Los estudiantes: de enseñanza primaria, secundaria y supe-
rior, entran en contacto en diferentes grados con las fuentes
de la historia. Los servicios educativos, de los que hablare-
mos más adelante, son el procedimiento que mejores resul-
tados está dando, por cuanto les permite recrear y repre-
sentar la historia, aunque sean pasajes fragmentarios, de
forma palpable; por otra parte sirven para suscitar el
interés de quienes son potenciales usuarios como investiga-
dores o aficionados del futuro.
- Los ciudadanos en general, en su doble vertiente: la relacio-
nal Administración-administrados y la cultural, posean
o no inquietudes al respecto. En cuanto a la primera, se
cumple facilitando el acceso a los documentos de acuerdo
con la legislación vigente. La segunda se centrará en susci-
tar el interés del público mediante procedimientos Ilamati-
vos y de consumo general: exposiciones y publicaciones
362 principalmente.
 Lu junci(in culturul

2.3. Reglas básicas de promoción

Todos los archivos no disponen de los medios necesarios para

organizar campañas de marketing completas, sin embargo ello no
impide que utilicen medios de promoción más modestos pero tam-
bién efectivos’:
1. El folleto publicitario: con información general sobre el
archivo, sus fondos y servicios. Debe ser breve, de fácil lec-
tura, libre de jerga profesional, ilustrado, e irá dirigido al
mayor número posible de lectores.
2. El boletín informativo: es una publicación periódica que re-
coge noticias sobre las actividades del archivo, destaca lo
más importante sobre los fondos de nuevo ingreso, temas
de investigación, etc. Debe ofrecer una imagen atractiva al
tiempo que carente de ostentación, e irá dirigido a los espe-
cialistas así como al público interesado, por lo que ha de
poseer un estilo claro, resuelto y sin tecnicismos.
3. El uso de los medios de comunicación: siempre que se pro-
duzca algún acontecimiento relevante entre las actividades
del archivo tales como conferencias, mesas redondas, jor-
nadas ... Asimismo cabe la posibilidad de publicar artículos
divulgativos y noticias relacionados con fechas memora-
bles y aspectos llamativos de la historia que puedan des-
pertar el interés del gran público.
4. Las visitas concertadas y guiadas: también sirven para acer-
car los archivos a los ciudadanos y darles a conocer los
servicios que prestan, sus fondos...
5. El toque personal del archivero: tiene una incidencia fun-
damental en la imagen que se proyecta. Las relaciones
con los usuarios y la apertura hacia el exterior en forma
de colaboración con asociaciones culturales, científicas,
y con publicaciones; ofreciendo las instalaciones para la
presentación de libros, la colaboración con las oficinas

’ R. Alberch y J. Boadas: Lafunción cultural de los archiros. Vitoria: Departa-

mento de Cultura del Gobierno Vasco, 1991, págs. 70-76. B. W. Dearstyne: o p . cit.,
págs. 206-214. T. Wilsted y W. Nolte: op. cit., págs. 82-87. 363
 dc turismo, la convocatoria dc premios de investigación...
son b u a s ;i jugar para difundir el archivo.

3, Las exposiciones
Las e x p ~ ~ s i c i ode
~ ~documentos
es históricos están dirigidas a to-
do tipo de público y su efecto más positivo consiste en atraer a esa
gran parte de la población que, de otro modo, no se acercaría al
archivo. A pesar de las posibilidades que ofrecen, no es un recurso
iiiuy habitual y en España son pocas las experiencias llevadas a ca-
bo, sobre todo en coniparnción con los países de nuestro entorno.
Como señala W. Jaroschka' uno de los motivos que probable-
mente frenan estas inciativas radica en que «el profano compara
a menudo las exposiciones archivisticas con las organizadas por
los museos, lo que engendra el riesgo de que para resistir esta com-
paración se expongan siempre las mismas piezas susceptibles de
producir un efecto visual, las cuales, por otra parte, no son dema-
siado numerosas en los archivos. Esto no afecta Únicamente a la
conservación material de los documentos, sino que provoca una
distorsión de la imagen verdaderamente representativa del patri-
monio archivís(ic0. Nuestra tarea consiste en presentar una cate-
goría particular de fondos sin complejo de inferioridad)). Por otra
parte existen limitaciones materiales como la falta de instal~ciones
y de recursos para afrontar los gastos que conllevan, pues realizar-
las sin los medios necesarios para que resulten atractivas pueden
producir el efecto contrario al perseguido: el alejamiento del públi-
co.
Lo primero que se necesita es una cabeza visibie, normalmente
e1 archivero, que conciba la idea, 1ü proyecte, transmita entusias-
mo y confianza, y busque patrocinadores que la ~nancienen la
medida de lo posible. Este Último Factor dependerá de ia idea, de la
capacidad de trabajo y de los contactos, pues una exposición es
una buena ventana al exterior para cualquier entidad.

364 Citado por R. Alherclr y J. Boadas: o p . cil., pág. 56.

 3.1. La elección del tema
Un aspecto fundamental para alcanzar el éxito es la adecua-
da elección del tema con oportunidad y actualidad, que en Tea-
lidad son aspectos cuasi sinónimos. Por oportunidad entende-
mos la capacidad del archivero para entrever las cuestiones que
puedan motivar a los ciudadanos a visitar la exposición, y ac-
tualidad no significa necesariamente inmediatez en el tiempo si-
no aprovechar cuantos aspectos del pasado sean objeto de con-
memoración; en resumen estar con los tiempos y adaptarse a las
tendencias de la sociedad. Los temas que cumplan tales premisas
pueden ser muy abundantes, ya estén relacionados con la his-
toria ya con la contemporaneidad. Veamos algunas posibilida-
des: nuestro pasado es tan rico en acontecimientos y procesos
memorables que a cada paso podemos extraer un tema (guerras,
epidemias, revoluciones, personajes...), dependerá del buen hacer
del archivero el aprovechar la fuerza de la ola originada por
su tratamiento en los medios de comunicación, así como abor-
dar los aspectos más llamativos de lo acontecido. Otro plantea-
miento puede ser la elección de temas imperecederos que des-
pierten la memoria de los visitantes, como pueden ser la vida
cotidiana en una ciudad, provincia, región ... y en una época de-
terminada, el mundo del trabajo, la emigración, la educación,
y cuantos temas que nos permitan combinar documentos con
objetos atractivos, fotografías que evoquen paisajes desapareci-
dos o grupos con los que se puedan identificar parte de los vi-
sitantes. Tampoco se deben descartar los temas de actualidad,
así el plan urbanístico de una ciudad puede dar lugar a una
exposición sobre arquitectura y urbanismo, el sindicalismo, los
partidos políticos ... Algunas actividades del archivo pueden sus-
' citar temas de interés, el ingreso de fondos relevantes (donacio-
nes de personalidades, colecciones de fotografías, películas...), la
publicación de una guía, un inventario ... son ocasiones aprove-
chables.
Estri claro que los temas y las ocasiones no nos van a faltar
nunca, pero también que no es suficiente si no se cuenta con los
medios necesarios para hacerla atractiva o, teniéndolos, si se orga-
niza ignorando una serie de principios que esbozaremos a conti-
nuación. 365
 3.2. Tipología
De acuerdo con las disponibilidades materiales y los objetivos,
tenemos los siguientes tipos de exposiciones':
~- Permunentes: pueden estar ubicadas en una sala reservada
al efecto, compartir instalaciones multiusos (sala de confe-
rencias, etc.), el vestíbulo o cualquier otro lugar de paso
ohligado. Son aquellas que utiliza el archivo como carta de
picsentación y su carácter permanente no significa impere-
cederas, ya que los documentos no pueden estar expuestos
iiidefinidamente sin deteriorarse, ni el público puede encon-
lr,irse de continuo con las mismas imágenes.
- lcwporales: están dedicadas a temas monográficos que re-
vistan interés para la sociedad, de acuerdo con los criterios
señalados anteriormente.
-- Itinerantes: son una modalidad de las anteriores, caracteri-
zadas por el desplazamiento a otros puntos geográficos pa-
ra acercarse a un público que de otra forma no se habría
trasladado al archivo y lograr una difusión más amplia. En
estos casos, sobre todo si los locales de acogida no ofrecen
garantías bastantes, es habitual sustituir los originales por
reproducciones facsimilares.

3.3. El montaje
Hay una serie de principios de general aceptación que es nece-
sario observar, tales como el acondicionamiento, la elección de los
materiales, su disposición ... para garantizar el buen suceso de la
exposición y la integridad de los documentos".

Los materiales
Exponer un documento implica decidir si su estado físico per-
mite sacarlo del medio ambiente en el que se conserva, por lo que

R. Alberch y 1. Boadas: op. cit., págs. 58 y 59.

'" Seguimos las obras ya citadas de R. Alberch y 1. Boadas: págs. 55-76. B. W.
366 Dearstyne: págs. 214-218. P. D. Cheynet rf u/.: págs. 429-441.
 La funcicin culturul

deberemos examinar cuidadosamente la solidez del soporte y de

las tintas. Si no reune las condiciones que garanticen su integridad
procederemos a su restauración previa o a descartar su exhibición.
Asimismo estudiaremos el tiempo de exposición, que no puede ser
indefinido. Se estima que un plazo superior a los tres meses impli-
ca serios riesgos para todo tipo de soportes y de escrituras.
La elección de los documentos no es tarea fácil porque exige
combinar el atractivo estético con el contenido informativo, para
lo cual es necesario considerar los siguientes aspectos:
1 . El estado físico de conservación, ya comentado.
2. El valor informativo o contenido debe primar sobre el so-
porte como regia general, es decir la capacidad de evoca-
ción y la relación que tengan los documentos respecto del
tema de la exposición.
3. La calidad visual, esto es, el atractivo, la legibilidad y la
singularidad de los documentos.
4. El equilibrio entre texto y valor iconográfico, que los elegi-
dos procuren ofrecer valor documental e impacto visual al
unísono.
El objetivo es hacer la exposición atractiva e interesante par-
tiendo de una premisa irrefutable: la capacidad de atención de los
vistantes, siendo variable, en la mayoría de los casos es escasa. En
este sentido, dada la habitual austeridad que presentan los docu-
mentos escritos, no pueden ser los únicos materiales y conviene no
excederse en su número para evitar el aburrimiento y la desazón
del público. Para evitarlo emplearemos 10s siguientes recursos:
1.Utilizar documentos iconográficos tales como mapas, pla-
nos, fotografía, carteles, facturas con membretes ilustrados,
y otros tipos documentales que podemos encontrar en los
archivos o solicitarlos en préstamo a otras instituciones.
La combinación de un 70 YOde estos tipos con un 30 YO
textual está aceptada como la solución más equilibrada.
2. Emplear artificios para romper la monotonía, como pue-
den ser las fotografías aumentadas de fragmentos que con-
tengan firmas de personajes, una caligrafía llamativa ...
3. Intercalar todo tipo de objetos directamente relacionados 367
 con el tema, efectos personales. utensilios, armas, mnquina-
ria, y cuanto sirva para crear scnsación de originalidad, di-
namismo y atraer In :itencii,n del visitante.
4. Rcalimr moritiijes iiudiovisiiales e intcractivos: videos rea-
lizados L’.V prof¿~so,sucesiones ágiles de diapositivns acom-
paiiudas de voz y banda sonora, los multimedia, hiperme-
dia ... son complementos prlicticamente imprescindibles.

En el capitulo dedicado al edificio hemos tenido ocasión de co-

nocer las condiciones que deben reunir los locales dedicados al
efecto, así como las necesarias para la adecuada conservación de
los documentos, por lo que no tiene sentido repetirlas. N o obstan-
te conviene tenerlas muy presentes, ya que el montaje de una ex-
posición debe cumplirlas estrictamente para asegurar la conserva-
ción adecuada de los documentos.
El equipamiento de muebles expositores se compone sobre todo
de vitrinas horizontales, situadas a una altura de 90 cms. del suelo
para facilitar la observación de su contenido. Sus dimensiones ha-
bituales son 120 x 60 x 25 centímetros (largura, anchura y profun-
didad, respectivamente), están fabricadas en madera tratada con
productos ignífugos e insecticidas, su parte superior es una superfi-
cie transparente (vidrio irrompible y filtrante de los rayos ultravio-
letas o material similar) y disponen de cerradura. Otra variante son
las vitrinas murales o verticales con estanterías para soportar obje-
tos. Asimismo se pueden emplear paneles suspendidos de dimensio-
nes variables para documentos grandes, ampliaciones fotográficas,
etc. que también deben asegurar la integridad de su contenido.
La iluminación es otro aspecto importante ya que exige conju-
gar la visibilidad y una atmósfera agradable con la seguridad do-
cumental. Como principio la luz natural deberá ser tamizada y no
iifectarA direclamente a los objetos. Siempre es preferible una ilu-
minación artificial indirecta que no sobrepase los 80 lux en la
superficie de los documcntos. Asimismo es desaconsejable que las
vitrinas y expositores dispongan de iluminación interior, porque
eleva la temperatura e implica riesgos derivados de posibles fallos
368 en la instalación eléctrica.
 Lu jiunciiin culrurul

La presentación

La aceptación y el éxito dependen en gran medida de la forma

en como se presenten y distribuyan los materiales, del ritmo y del
buen gusto. Lo más apropiado es recurrir a un experto en la mate-
ria (diseñador con experiencia en exposiciones),pero en caso de no
disponer de los medios para ello la regla que nos guíe sera el equi-
librio entre el orden intelectual y el visual.
El orden intelectual permite comprender la exposición y justifi-
car el lugar que cada objeto ocupa en su sucesión, el ritmo que
ayuda a mantener la atención del visitante.
El orden visual permite establecer la armonía y evita la ruptura
de formas, el amontonamiento o la mezcolanza de objetos incone-
xos, salvo que mediante la ruptura ocasional se quiera atraer la
mirada o subrayar algun aspecto.
Cada objeto debe ir acompañado por una leyenda clara que lo
explique y presente, así como con su número de orden. En el caso
de documentos que presenten dificultades de lectura y de com-
prensión irán acompañados de su transcripción y/o traducción,
completa o parcial según su interés y extensión.
Las diferentes partes de la exposición se señalizarán mediante
rótulos destacados y de contenido significativo, acompañados por
leyendas de gran formato que expliquen el contexto. No obstante
es recomendable ofrecer visitas guiadas tantas veces cuantas sean
posibles.

Publicaciones

Las características de una exposición recomiendan elaborar

tres publicaciones diferentes con sus finalidades respectivas: el car-
tel, el folleto y el catálogo.
El cartel tiene por finalidad informar sobre la exposición: títu-
lo, lugar y fechas de celebración, organizadores y promotores. El
atractivo que le confiera su diseño será el mejor reclamo para la
población y, en tanto objeto de colección, su venta proporcionará
ingresos que sirvan para sufragar en parte los gastos del montaje.
El folleto sirve al visitante proporcionándole una sinopsis del
contenido, la relación de los objetos expuestos y otras informacio-
nes que faciliten su itinerario y comprensión. 369
 El ctrrúlo~gose caracteriza por su cuidado diseño, la profusión
de ilustraciones y la inclusión de textos divulgativos de alta cali-
dad. Su elaboración ha de ser exquisita, velando por la calidad de
las ilustraciones, por coordinar los autores y armonizar los tex-
tos y, muy importante, que así la composición como la impresión
garanticen el nivel. Evidentemente se trata de una obra costosa,
mas como quiera que una vez finalizada la exposición no volverá
a repetirse, es el medio m2is efectivo para que el público interesa-
do conserve su recuerdo; ademlls los ingresos pueden llegar a fi-
na ncia rl o.
Hay otros medios como los audiovisuales y todo tipo de obje-
tos de amplio consumo (camisetas, cpinsn ...) en los que no vamos
a detenernos.

El pristtrmo de documentos
Es muy normal que nos veamos obligados a solicitar en présta-
mo documentos y otros materiales a otros archivos, instituciones,
empresas, familias ... para lo cual observaremos algunas formalida-
des legales que garanticen su integridad. Aparte de ésto, todo celo
en su manejo es poco y la profesionalidad que demostremos en tal
sentido ante terceros es fundamental para generar un clima de
confianza, que andado el tiempo puede traducirse en donaciones
o depósitos de sus fondos.
También puede darse el caso contrario y prestemos temporal-
mente algún documento para su exhibición o para su reproduc-
ción. En ambos casos se observarán los siguientes principios":
1.Las solicitudes, por escrito, se dirigirán al archivo e iden-
tificaran los documeníos solicitados así como al peticio-
nario.
2. Antes de su entrega se realizará una copia de seguridad
que puede correr a cuenta del solicitante.
3. Éste deberá suscribir una póliza de seguro y depositará una
fianza que será reintegrada tras la devolución de los docu-
mentos en el mismo ser y estado en que fueron prestados.
4. El periodo de prestamo se especificará con claridad, salida
 y devolución, y las fechas se ajustarán al mínimo impres-
cindible.
5. Las condiciones de seguridad en que vaya a realizarse el
transporte, manipulación y exposición de los documentos
se especificaran con claridad, corriendo el solicitante con
los gastos.
6. Se redactará un documento de préstamo, cuyas cláusulas
reflejen los principios citados anteriormente y cuantos sean
necesarios.
Cuando no sea posible cumplir estos requisitos, los originales
serán sustituidos por reproducciones. En los casos de préstamo al
extranjero, la operación deberá ser autorizada por la Administra-
ción del Estado en cumplimiento de la Ley del Patrimonio Histó-
rico Español.

4. El servicio educativo
Las concepciones pedagógicas desarrolladas en la segunda mi-
tad de este siglo, que propugnan como ideal una enseñanza que
potencie la observación y la experimentación del alumno, así co-
mo el enorme desarrollo experimentado por la historia local, han
sido las condiciones de posibilidad para la creación de servicios
educativos en los archivos12.
Su desarrollo e implantación ha sido desigual. Francia fue el
país pionero comenzando sus primeras experiencias en los años
cincuenta y ahora posee la red de servicios pedagógicos inás
sólidamente implantada. Asimismo cabe destacar los casos de
Gran Bretaña, Irlanda y los paises de la Europa oriental. En
todos ellos la acción educativa se basa en programas de alcance
estatal. Contrariamente, en otros como Alemania, Italia, Espa-
ña ... se han producido experiencias muy interesantes pero con
frecuencia aisladas.
 Monuul dc rirdiioísiicu

Los objetivos perseguidos con los planes dirigidos hacia los es-
colares son:

1.Acercarles a las fuentes primarias como medio de mejorar

su comprensión de la historia, la geografia y las ciencias
sociales.
2. Potenciar su capacidad de análisis y su sentido crítico
a través del manejo de diferentes fuentes documentales que
reflejen un mismo episodio de manera diversa.
3. Favorecer, por medio de los documentos, su respeto hacia
el patrimonio histórico y una comprensión del pasado
y del presente mejor fundamentada.

Los alumnos del Último tramo de la enseñanza primaria (EGB)

así como los de la secundaria (BUP y FP) constituyen el grueso de
la clientela en un servicio educativo, aunque hay otros segmentos
de la población a los que puede dirigirse como son los estudiantes
universitarios y los ciudadanos en general.

4.1. Los medios necesarios

La puesta en marcha de un servicio educativo exige movilizar

unos medios humanos y materiales de cierta consideración que no
se pueden suplir con voluntad, por lo cual no está al alcance de la
mayoría de los archivos.
En el orden material es necesario disponer de un local distinto
al de los investigadores, aunque no tiene por que ser necesaria-
mente exclusivo, se puede recurrir a la fórmula de la sala poliva-
lente. El mobiliario lo componen mesas y sillas fundamentalmente,
asi como medios audiovisuales (video, proyector de diapositivas,
pantalla...), una pizarra y paneles.
En cuanto al personal hace falta un responsable del servicio
adscrito a la plantilla del centro, lo cual sólo es factible en los
grandes archivos, en la mayoría de los casos es el propio archivero
quien asume estas funciones: proporciona los materiales y las ins-
talaciones, presenta los documentos y, en colaboración con el pro-
372 fesor, lleva a cabo las actividades planificadas. En Francia predo-
 La función culturul

mina la figura del profesor c ~ l a b o r a d o r encargado

'~ del servicio,
al cual dedica a la semana unas horas que le son compensadas.

4.2. Las actividades

Concebidas para grupos en torno a 35 Ó 40 alumnos y en sesio-

nes de hora y media como máximo, tienen una finalidad instru-
mental de apoyo, pero en nigún caso deben pretender asumir la
función educativa de la escuela.
Se organizan eligiendo un tema inspirado en el programa esco-
lar, lo que permite al profesor un tratamiento más a fondo antes
de la visita y un mejor aprovechamiento para los alumnos. Obvia-
mente la elección de los documentos estará determinada por:
- El contenido de dicho tema.
- Deberán poseer valor pedagógico y contenido histórico al
mismo tiempo.
- Estarán dotados de los elementos suficientes para hacerlos

atractivos y suscitar el interés del alumnado (ilustrados, fá-

ciles de leer...).
- Y su tipología deberá ser variada: manuscritos, mapas, pla-

nos, carteles, fotografias, grabados ...

Los documentos pueden presentarse de dos maneras: exposi-
ción y manipulación. En el primer caso los alumnos se limitan
a observarlos en vitrinas y paneles, lo cual es la mejor garantía de
conservación pero es un procedimiento menos atractivo. El segun-
do les permite manejar los materiales, lo que posee un fuerte atrac-
tivo y potencia el interés del discente, además la integridad puede
resolverse protegiéndolos con bolsas de plástico -nunca plastifi-
Carlos- y permitiendo la manipulación de aquellos que posean es-
caso valor (fragmentos, duplicados, etc.), así como el recurso a los
facsímiles que permiten un trabajo más cómodo y evita el agrupa-
miento en torno a los ejemplares únicos.
Partiendo de las explicaciones orportunas del responsable de
la sesión, bien individualmente bien en grupos reducidos, los

" P.Y. Playoust: «Les hommew, en Actes du Congris de Nice ..., págs. 22-32. 373
 alumnos proceden 21 annliznr los documentos, a contrastarlos con
los conocimientos adquiridos y, finalmente, se abre una fase de ex-
posición ;I I n clase y posterior debate sobre los aspectos que hayan
llamado lu atención de cada cuul. Finalmente es el profesor quien
recapitula la sesión poniendo el acento en los aspectos más rele-
vantes.
Cuando el archivo no disponga de medios o los alumnos no
puedan desplazarse y aun no sucediendo ni lo uno ni lo otro, exis-
ten otras posibilidudcs para desarrollar actividades pedagógicas.
M u y brevemente son:

Las maletas pedagógicas, así denominadas en Francia,

o cajas de enseñanza con archivos, en Gran Bretaña. Con-
sisten en un conjunto de facsímiles convenientemente
transcritos y/o traducidos, acompañados de fotografias,
diapositivas, dibujos ... que ilustran un tema del programa
de esíudios. El archivo los ofrece a los centros escolares,
para posteriormente rotarlos en préstamo entre los intere-
sados.
Las exposiciones itinerantes, de acuerdo con lo ya visto, re-
sultan más costosas que la solución anterior.
Las experiencias Iúdicas dirigidas sobre todo a los mis jó-
venes, tales como: juegos de pistas, puzzles, maquetas, re-
cort ables...

Las posibilidades de acción cultural desde los archivos no aca-

ban aquí, se pueden organizar talleres de historia dirigidos a los
ciudadanos, colaborar con los grupos de historia local, organizar
actividades prácticas para los estudiantes universitarios y, en fin,
cuantos surgan de la interacción archivos-sociedad. De todos mo-
dos es forzoso reconocer que nos encontramos en una fase embrio-
naria, ya que la experiencia que tenemos hasta ahora es relativa-
mente escasa y los resultados no siempre han sido satisfactorios.
Se trata de una preocupación reciente y no se sabe si va en la di-
rección ~ o r r e c t a ' ~pues
, carecemos de la tradición que poseen los
bibliotecarios y los documentalistas en el estudio de los usua-

'' J. J. Grabuwshi: ((Keepers, uscrs and funders: building an uwareness of

374 archiva1 valuen. en Tlir Aiiirricuii A i c l i i i i s r . 55, 1992, págs. 464-472.
rios' '. La opinión de los autores es inayoritariamente favorable
a la «vulgarización», lo que no obsta para que algunos, decepcio-
nados por las posibilidades reales y por los resultados obtenidos,
reivindiquen para los archivos el carácter de reserva destinada
a usuarios especializadosLh.

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39 I
 Indice analítico

ácidos, 350, 353 - funciones, 95

administración de archivos, 93, - ubicación, 185, 338
143-146 archivo administrativo, 98
aficionados, 358,362 Archivo Central del Estado italia-
AFNOR, 61 no, 134
Agencia de Protección de Datos, Archivo de la Corona de Aragón,
329 118
uktenplan, 43 archivo de gestión, 97
Alfonso el Magnánimo, 83 archivo de oficina
Anglo-American Cataloguing Ru- -actitud del archivero, 148-151
les (AACR2), 258 - clasificación, 158-159
APPM2,258,260,269 - control del movimiento de los
Arad, A., 55, 60, 6 1, 62, 257 fondos, 165
archeion, 27, 28 -costes, 147
Archiva1 Description Project, 258 - descripción, 159-163
archivalia, 62 Archivo del Reino
archiveconomía, 64 - de Galicia, 119
archives udministration, v. admi- - de Mallorca, 119
nistración de archivos - de Valencia, 119
archivintendencia, 64 Archivo Federal de Alemania, 137
archivística clínica, 66 Aahivo General Central, 182
archivo Archivo General
- características, 93-94 - de Andalucía, 123
- definición, 9 1-93 - de Aragón, 125
- diseño, 185 - de Canarias, 127
- edades, 97-99 - de Castilla y León, 129
- edificio, 338-340 - de Indias, 24, 36, 46, 118
- elementos, 340, 342 - de la Administración de Gali-
- finalidades, 96 cia, 126 393
 Manual de uidiiví.sri<u

- de la Administración, 1 19, 182 BARC, 113

- de Simancas, 24, 36, 46, 1 1 7, BASIS-K, 3 12
274 Balelli, G., 59
archivo histórico, 98 Baitenay de Bonvouloir, 4 1
Archivo Histórico del Gobierno Bautier, R. H., 24, 26, 32, 146,
VdSCO, 128 202, 300
Archivo Histórico Nacionai, 46, Bearman, D.,236
117-118, 274 Bell, L., 258
archivo intermedio, 98 Beringio, 39
Archivo Nacional de Cataluña, Bermejo, J., 323
123-124 Boies, F., 235
archivonomía, 64 Boletín injimnutiso, 363
archivos de Estado, 134 boletín de consulta, 297
archivos de las Chancillerías, 120 Brenneke, A., 22, 51, 59
archivos del Estado, 35-38 Briceño, M., 60
Archivos Históricos de las Comu- British Libruiy, 2.58
nidades Europeas, 3 12 Bruijn, Hendrik de, 141
Archivos Históricos Provinciales, Bundesurchiv, 136
120
Archivos Nacionales, 42, 44, 46, calendario de transferencias, 193
117-119, 132 calendario republicano, 85
Archivos Nacionales de Suecia, calor, 352
300 carcoma, 354
Archivos Nacionales franceses, Carlos V, 35
230 cartulario, 3 1-33
Archivos Regionales, 119-120 Casanova. E., 22,49,59,64
Archivos Vaticanos, 36 Castells, J. M., 321
Archivos-Bibliotecas: diferencias catálogo: definición, 282
de base, 70-7 I catálogo de documentos
Archivos, Bibliotecas y Centros de - definición, 283
Documentación: similitudes, 72- - elementos, 283-286
74 catálogo de expedientes
Archivos-Centros de Documenta- - elementos, 287
ción: diferencias de base, 71 CCL (Conimon C o n i n ~ f f Lírtl-
n~
archivos de interés público, 122 ,quuge), 3 12
archivos departamentales, 133 CD/iSiS, 305
archirwni, 28 CDU, 248
ArChiiWni, 108-1 10 CECA, 139
areópago, 28 CEE, 139
urrun~í’~i~~tzt230 , CeIlSO-gUíd, 273
arreglo, 230 Censo-Guía de Archivos, 113
Auger, Pierre, 141; censores, 28
Centro Coordinador Andaluz de
bacterias, 354 Archivos, 122
394 Bahrner, R., 60 Centro de Conservación y Micra-
 filmación Documen~dly Biblio- Cook, M., 65-66. 75-76
grática (CECOMI), 11.5 corpus, 40
Centro de información Documen- correspon~iencia,163- 164
tal de Archivos (CIDA), 112- rounty t.c.i.oi.doffrm~,136
114,273 Couture, C., 145
Chancillería de Valladolid, 35 cuadro de clasificación, 276
Chevrikres' 41 - definición, 244
ciclo de vida de los documentos, - metodologiü, 245
5 1,97, 143, 146, 190,207 - niveles, 245-246
Cité des A r ~ h i ~ ~~níetnp(iruine.s,
,c.~ - n~~rm~lizac~ón, 247-249
182 - presentación, 245
ciudadanos en general, 362 - principios, 246-247
clasificación, 33, 230 cuadros de expurgo, 2 1 X
clasificación: definición, 239 cuadros de expurgo especiales, 227
clasificación, historia de la, 38-42 cuadros de expurgo generales, 226
clasificación funcional, 240-244 Cuvier. 230
clasificación orgánica, 241-242
clasiticación por materias, 242 Daunon y Camús, 230
dassemcnt, 230 declaración de principios sobre la
clusses,40 descripción archivística, 259
colección, 7 l Departamento de Documentación,
comisión de expertos, 2 12 Bibliotecas y Archivos (DBA),
Comisión Nacional de Valoración 106
y Selección de Documentación, depósito, 200
213 - estructura, 342
Comisión Superior Calificadora de - medidas, 342
Documentos Administrativos, - seguridad, 343
116,212 Depósito Regional de Ccrverd, 183
Comité Crigg, 205 derecho a la información, 3 i 5-335
Comité para la Automatización, derecho germano, 30
30 I derecho romano, 32
Commissiori d'A&s uux Docid- descripción
ments AdministratiJS,3 18 - áreas, 262
compra, 199-200 - automatización, 303
,conexión a redes int~rnacionales, - elementos, 262, 264-269
3 I 0-3 12 - principios, 27 1
conjunto sala de lectura, inventa- -'reglas, 263
rlos, biblioteca, 346-347 descriptores libres, 294
Consejo del Patrimonio Histórico, Díez, C., 89, 291
116 difusión de la información, 73
Consejo Internacional de Archivos Dirección de los Archivos de Fran-
(CIA), 53, 60, 88,92; 106, 108- cia, 131
110,257,259 Dirección de los Archivos Estata-
~onst~tución, 110, 319, 324, 358 les, 112
contaminación atmosférica, 353 d ~ u m e n t o246
, 395
 Manuol de atrhivística

- autenticidad, 33 - definición,151- 152

-caracteres externos, 101-102 - ordenación, 155-157
- caracteres internos, 102 - tramitación, 153-155
- definición, 99- 1 O0 expurgo, 42
- finalidad, 208-209
- inalienabilidad, 207-208 Falcone, Paolo Maria, 141
- organicidad, 207 faszikel, 43
- valores, 28, 30,68-70, 102-104, Feith, J.A., 22, 232
206, 211, 214-217 Felice, R. de, 247
documentos, producción de, 149, Felipe 11, 24, 35
202 Florencia, 36
documentos Flores, 39
- cantidad, 101 folleto publicitario, 363
-clases, 101 fondo, 48, 62, 69-70, 229-236,
- eliminación, 202 260,262-263,271,276,278,282
- forma, 102 - criterios de identificación, 234-
- formatos, 101 235
-tipos, 101 fondo de archivo, v. fondo
documentos especiales, 288-291 formación integrada, 74-77
Dollar, Ch. M., 312 formato códice, 3 1
donación, 198-199 Freedom of Information Act, 3 17
dossier, 7 1 Freedom of Information Clearing
Ducharme, J., 60 House, 3 17
Duchein, M., 23, 48, 5 5 , 72, 77, Fniin, R., 22, 232
146, 203, 234, 238, 243, 255, fuego, 353-354
327 - sistemas de detección, 354
duplicación, 209-210 - sistemas de extinción, 354
Fundación Pablo Iglesias, 274
École de Charles, 46
ECHO, 140,312 gases, 353
EGERIE, 304 Geheimes Staatsarchiv, 136
encabezamientos autorizados, 260, gestión de documentos, 49, 51-52,
262,270 72, 93, 143-146
epistate, 28 gestión electrónica del archivo,
era cristiana, 85 304
era hispana, 85 Giussani, Nicolo, 40
ESA (Agencia Europea del Espa- Cluvarchiv, 138-139
cio), 141, 312 Goetz, Helmut, 141
Escuela de los Annales, 49 Grecia, 27, 29
estanterias, 348-350 Gregorio XIII, 84
estudiantes, 359 grupo sala de exposiciones-confe-
EURATOM, 139 rencias-reuniones-servicio edu-
EURHISTAR, 312 cativo, 347
expediente, 7 1 Grupo Socialista del Parlamento
396 - componentes, 152-153 Europeo, 141
 Índice analítico

grupo parlamentario europeo (ICRBC), 1 14- 1 1 5

GRAEL, 141 Instituto Universitario Europeo,
Guercio, M., 256 140
Guéron, Jules, 141 Intercambio Electrónico de Datos
guía (EDI), 307-309
- definición, 272-273 inventario: definición y tipología,
- elementos, 275 276-277
- tipos, 273-274 inventario analítico
guía de archivo, 274 - definición, 278
guía de fuentes, 274 - elementos, 279-280
Guía de Fuentes para la Historia de inventario informatizado de los
Italia y España, 113 protocolos notariales, 30 I
Guía de Fuentes sobre la Guerra inventario somero
Civil, 113 - definición, 277
Guía de Investigadores, 113, 301 - elementos, 277
guía orgánica, 274 investigadores científicos, 362
guías de recursos de información IRM, Information Resources Ma-
archivística, 3 10 nugement, 3 12-3 13
ISO 3166.264
habeas data, 329
Haus-Hof-und Staatsarchiv, 36 Jakobson, R., 292
Hensen, S., 258 Janus, 109
Heredia, A., 51, 61, 65, 93, 276 Jaroschka, W., 364
Hildesheimer, E, 357 Jenkinson, H., 49, 91, 144
Holmes, O. W., 246 Junta de Calificación, Valoración y
hongos, 351,354 Exportación de Bienes del Patri-
humedad, 350 monio Histórico Español, 116
Junta Superior de Archivos, 114
ilustración, 41
inforrnatización del Catastro de Keeper of Public Records, 135
Ensenada, 30 1 Kohstamm, Max, 141
informe Wilson, 205 Kolsrud, O., 204
ingresos extraordinarios, 189
ingresos ordinarios, 189 Le Moine, 41
insectos, 354 Leesch, W., 59, 65
instalación legado, 199
- definición, 25 1-252 Lehhann, M., 232
- métodos, 252-253 lengua humana, 293
- secuencial. cronológica, de di- lenguajes codificados, 293
rección, 186 lenguajes controlados, 293
instalación eléctrica, 355-356 lenguajes libres, 293
Institut jiir Oesterreichische Ges- lenguajes terminológicos, 73
chichtsfurung, 46 lepisma, 354
Instituto de Conservación y Res- Ley de Régimen Jurídico de las
tauración de Bienes Culturales Administraciones Públicas y del 397
 P roc ed i ni i e n t o Ad ni i n i s t ral i v o Muller, S., 22, 232
Común, 327-328 Murasu, 27
Ley de Secretos Oficiales, 320,
323 NARA (National Archives and Re-
Ley del Patrimonio Histórico Es- cords Adininistration), 137-1 38,
pañol, 92, I I 1 , 322-324 197, 300, 3 12
ley francesa de archivos, 92 NARS, v. NARA
Ley Orgánica de Regulación del NATIS, 106
Tratamiento Automatizado de los Navarra, 24
Datos de Carácter Personal Nippur, 27
(LORTAD), 328-330 Norma del Diccionario de Recur-
Ley Reguladora de Bases de Régi- sos de Información (IRDS), 314
men Local (LRBRL), 324 normalización, 63, 256-260, 269-
limbo de Hayes, 182 272, 275
Linneo, 230 nuevas tecnologías, 52, 73, 209
listas de encabezamiento de mate-
ria, 294 OCDE (Organización Europea pa-
local de recepción, 344 ra la Cooperación y el Desarro-
locales de recepción-expurgo-cla- llo), 141, 312
sificación, 344 OCR (Reconocimiento Óptico de
Lock, William O., 141 Caracteres), 305
Lodolini, E., 51, 60, 68, 92, 236, ODA (Open Document Architectu-
237 re), 309
Lord Chancellor, 135 Oficial Secrets Act, 3 18
Lord Perth, 141 Online Computer Lihrary Center
luz solar, 352 (OCLC), 3 11
Lytle, R.,236 ordenación, 230
- métodos, 250-25 1
Mabillon, J., 39, 83 ordinamento, 230
maletas pedagógicas, 374 Organismo Central para los Bienes
Manual of Archiva1 Description Archivísticos, 134
(MADZ), 258,269, 3 12 Organización: definición, 229
MARC, 259, 272, 3 I I
Matilla, A,, 64, 276 palabras clave, 293
Maximiliano de Augsburgo, 35 Papembroeck, 83
Mayans, 39 Paperbroquio, 39
medios de coniunicación, 363 Papritz, J., 24
Meisner, H. O., 205 Pedro el Grande, 36, 42
Metroon, 29 personalia, 40
microorganismos, 354 Pescador, M.C., 276,296
mohos, 35 I Pétillat, C., 145
Molina, M' T., 87-88 polvo, 352
Mondéjar, 39 portaplanos horizontal, 349
Montfaucon, B., 81 portaplanos vertical, 349
398 Movimiento Europeo, 141 portatubos, 349
 índice unuiítico

prefectos, 28 Reglamento de los Archivos del

préstamo de documentos, 370, 37 1 Estado, 2 12
principio de procedencia, 23-25, Reglamento de Organización, Fun-
47-48, 63, 23 1, 233, 236-238, cionamiento y Régimen Jurídico
260 de las Entidades Locales (ROF),
principio de respeto al orden origi- 324-326
nal, 232 reintegración, 200
principio del respeto de los fondos, relación de entrega
v. principio de procedencia - cumpliinentación, 194- 197
Programa de Gestión de Documen- - elementos, 194
tos y Archivos (RAMP), 106, Reseurch Libruries Informutioti
1 10,259 Network (RLIN), 3 1 1, 32 1
Programa General de Información Research Librury Group (RLG),
(PGI), 106, 259 311-312
Proyecto de Informatización del respect des jonds, v. principio de
Archivo General de Indias, 306 procedencia
Proyecto ISAD (G), 259, 262, 269- Reyes Católicos, 35
270,272 Ricks, A., 143
Public Record Office of Nothern Richelieu, 36
Ireiund, 136 Roberge, M., 244, 247
Public Records Ofice, 135, 182 Roberts, J. W., 56, 66
Public Records Ofice Act, 204 robo, 355
publicaciones, 369 roedores, 355
publicidad, 29, 37-38, 44, 50, 53, Roma, 27, 29
74,315, 335 Roskomurchiv, 138-139
Pütter, 4 1 Rousseau, J. Y., 60
R ii 1 e s of A rch i vu 1 Des c rip I io ti
Rammingen, Jacob von, 40 (RAD), 258,269
Ras-Shamra, 27
Recepción, 346 salas de clasificación y expurgo,
record group, 233-234 344
Records Administrution Division, Samarán, Ch., 64
135 Sandri, L., 22
records centers, 182 Scott, P. J., 233
records rnunagernent3v. gestión de Scottish Record Ojfice, 136
documentos scuniu, 3 1
red PIC, 273 scriniu sturariu, 29
redes abiertas (WAN), 3 I 1 scrinia viatoria, 29
redes locales (LAN), 3 1 1 Scuola di Paírogrujki e Diplotnci-
redes nacionales, 256 ticu, 46
regalia, 40 Schellenberg, T. R., 51, 59, 91,
Register Housr, 36 IOO,I44, 204, 206, 2 13, 2 16,
registrutur, 43, 232 239-240, 273
registro, 3 1-32 sección, 246
registro de investigadores, 297 selección cualitativa, 220-272 399
 selección pieza por pieza, 220 término genérico, 295
selección por muestreo, 222-223 termino relacionado, 295
sequedad, 35 1 termita, 354
serie, 246 t i ~ ~ t i i l l294-296
~~.~,
seriem, 40 thf~.suu/~it,s, 3I
Servicio Nacional de Microfilni, translerencia
115-116 -criterios, 191-192
Seybel, H. von. 231 - definición, 190
SGML (Stunduid Cmeizrl Murkitp - operaciones previas, 193
Lunpuge), 309 -principios generales, 191-192
Siena, 36 - utilidad, 197-198
Simancas, castillo de, 35 transferencias directas continuas,
Simonet, J.E., 327 191
Sistema Nacional de Archivos de transferencias directas en niasa,
Euskadi, 128 190-191
sistemas de protección, 355-356 tréssor de churtes, 33
sistemas expertos, 306-307 Triffin, Robert, 141
sistemas integrados, 3 10 Turín. 36
Slipe, G. van, 293
Smith, C., 236 Ugarit, 27
Society o j Archivists, 258 Unesco, 106
soportes, 73 Unión Europea de Federalistas,141
Spinelfi, Altiero, 141 UNISIST, 106
Stute Puper O&ce, 36 Uri, Pierre, 141
Stielow, F. J., 58, 61 usuarios, 53,72, 73,297,357,375
subsección, 246
Valla, L., 83
Tahle Ronde des Archives, 145 vandalismo 355
tubulurium, 27-28 Vázquez, M., 273
Tailiemite, E., 273 vidimus, 29
taller de encuadernación, 344 Viena, 36
taller de reprografía, 345 visitas, 363
taller de restauración, 344-345
Tanodi, A., 51, 59, 61-62, 64, 95 Wailly, N. de, 23, 25,47, 230
~ ~ n o l o g í ópticas,
as 305-306
Tell Hüriri, 27 Xarxa d'Arxius Comarcals. 124
temperatura, 35 1
teoría archivística, 55-70, 72, 230- Ziininermann, F. W., 205
238 Zimmermann, Orlof, 141
término específico, 295 ~ ~ i i . ~ ~ h e ~ a182
rc~ziv,

400
 ESTELIBRO SE ACABÓ DE REDACTAR
EL DíA 30 DE MAYO DE 1994 Y
S E TERMINÓ DE IMPRiMlR
EN MADRID EL DIA25 DE OCTUBRE DE 1994.
QUEESTE MANUALDE ARCHIVISTICA
SIRVA DE FARO Y GUIA A
FUTURAS GENERACIONES DE ARCHIVEROS.

FUE COMPUESTO EN JALME,

IMPRESO EN LAVEL,
Y ENCUADERNADO EN ATANESLAINEZ.

LAUS DE0
 TíTULOS PUBLICADOS

1 úr Cultura del Libro

Obra colectiva, coordinada por Fernando Lázaro Carreter
2 Historia del libro
Hipólito Escolar Sobrino (2- ed. agotada)
3 Historia de las bibliotecas
Hipólito Escolar Sobrino (3- ed.)
4 El libro en la cultura de los años 80
Mesa redonda, moderada por Fernando Lázaro Carreter (24 ed.)
5 Diccionario de lectura y términos ajinrs
lntemational Reading Association
6 El libro en Hispanoamérica. Origen y desarrollo
José Luis Martínez, director de la Academia Mexicana (3- ed.)
7 Panorámica histórica y actualidad de Iu lectura
José Antonio Pérez-Rioja
8 Análisis estructural del sector editorial español
José Manuel Galán Pérez
9 Medio siglo de libros infantiles y juveniles en España (1935-1985)
Fernando Cendán Pazos
10 Memorias de un editor. El apasionante mundo del libro
José Ruiz-Castillo Basala
11 El libro en el ecosistema de la coniunicución cultural
Juan B. Olaechea Labayen
12 La biblioteca, lugar de apertura a la comprensión internacional.
Función del libro y la lectura
Compilación de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
(En español, inglés y francés)
13 La legibilidad. Investigaciones actuales
Obra colectiva, dirigida por Francois Richaudeau
14 Manual de bibliotecus
Manuel Carrión Gútiez (24 ed.)
15 Libros y bihliotecm pura niños
Obra colectiva, dirigida por Claude-Anne Parmegiani
16 Dicriontrrio de ortogru$'u técnica
José Martínez de Sousa
17 Bibliotecas piíblicus, hiiv v muñanu. Nuevos plunteamientos de
objetivos y gesticín
Fundüci6n Bcrtelsmann (Ed.)
18 Creur y uniniur unu hibliotecu
Marie-Claire Germanaud y Georgette Rappaport
19 Cdculo editoriul
Alfonso Mangada Sanz
20 Munual de codicología
Elisa Ruiz García
21 Mercuderes de libros. Cutitro siglos de historiu de la Hermandad
de Sun Gerónimo
Javier Paredes Alonso
22 Dicci«naricJ de Autores. Quién es quién en las letras españolas
Centro de las Letras Españolas
23 Malos lectores, ¿por qué?
Jacques Fijalkow
24 Restuuración de libros
Stepháne Ipert y Michele Rome-Hyacinthe. ( 1" reimpresión)
25 Leer en la escuela. Nuevas tendencias en la enseñunza
de la lectura
Compilación de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez
26 Automatización de bibliotecas. Problemática y aplicaciones
Dennis Reynolds
21 Lrr Fiesta del Libro en Españu. Crónica y miscelúnea
Fernando Cendán Pazos
28 El compromiso intelectual de bibliotecarios y editores
Hipólito Escolar Sobrino
29 Diccionario de bibliología y ciencias ajines
José Martínez de Sousa (2"ed.)
30 La biblioteca universifariu. introducción a sil gestión
James Thonipson y Reg Carr
31 Historiu de k i escritr~rci
Albertine Gaur
32 Diccionurio de la edicirín y de las artes gr&m
Obra colectiva, dirigida por John Dreyfus y Francois Richaudeau
33 La fonoteca
Fátima Miranda Regojo
34 La biblioteca electrónica
Nuria Amat
35 Niños lectores
John Spink
36 Bibliografia de biblioteconoimíu /I
Fundación Germán Sánchez Ruipérez
37 L a s industrias de la lengua
Obra colectiva, dirigida por José Vidal Beneyto
38 Comprensión de la lectura y acción docente
Obra colectiva, dirigida por Aníbal Puente
39 Los lenguajes de indizución
Georges Van Slype
40 Gestión de automatización de bibliotecas
Marlene Clayton
41 Los sistemas de hipertexto e hiperrnedios. Una nuesa uplicucióti
en informática documental
Mercedes Caridad y Purificación Moscoso
42 Formación de profesionales y usuarios de bibliotecas
Aprendizaje y diseño de instrucción
Manlla D. Svinicki y Barbara A. Schwartz
43 Bibliografa de biblioteconomía L?
Fundación Germán Sánchez Ruipérez
44 Manual de planijcación para bibliotecas.
Sistemas y procedimientos
C. R. McClure, A. Owen, D. L. Zweizig, M. J. Lynch y N. A.
Van House
45 introducción a la bibliografía. Guía próctica para trabajos de
descripción y compilación.
A.M. Lewin Robinson
46 Hacia una semiología de b escritura
Elisa Ruiz
c
47 El resumen documental. Principios y métodos
María Pinto Molina
48 Leer y escribir en España. Doscientos años de alfabetizacicín
Obra colectiva, dirigida por Agustín Escolano
49 Materiales no librurios en las bibliotecas. Guía práctica
Richard Fothergill y Ian Butchart
50 L)ic.c?oiirrrici tle trutlrictorcs
Coordiiinción de la obw: Esther Benítez
51 T6cnii.ir.s do gestio'n piirli hihlioti~crrsy i'ctitros de inf¿)rtnucichi
Jo Bryson
52 Libros y litorutnru puru nitios en Itr E.sputiu <.otiteni/)or(ítirii
Jaime García Padrino
53 Libros,Pretisri y Lecturu en lu Espufin tlrl siglo X I X
Jean-Francois Botrel
54 Los Munuscritos. Historiu ilustriidu del libro espuño1
Obra colectiva, dirigida por Hipólito Escolar
55 Bib1iogntjkt.s. Sus objetivos y rnétodos
D. W. Krunimel
56 Los Iengrcujes clocumriitciles y de clasijicucióti. Coricepcicíri,
cori.struccidti y utiliZuci6ti en los sistemus docurtientules
Jacques Maiiiez
51 Curso p rk t ico sobre el procesamiento de ln terminología
Juan C. Sager
58 Historiu universril del libro
Hipólito Escolar Sobrino
59 Comunicaciones y ncceso u la infortizucicín en Ir biblioteca
Roy Adams
60 De los incunables itl siglo xvI/I. Historia ilustrudu del libro español
Obra colectiva, dirigida por Hipólito Escolar
61 Encube~amientosde niuteria para libros infantiles y juveniles
Alberto Villalón
62 Munuul de estudios de usuarios
Elías Sanr Casado
63 Manual de archivística
José Ramón Cruz Mundet
64 bitmducrión u Iu terminología
Reiner Arntr y Heribert Pich
65 Guíu de bibliotecus públicus españolas
Coedición de la Fundación para el Desarrollo de las bibliotecas
y la Fundación Germán Sánchez Ruipérez
66 Lcr edicicíti rnoderntr. Siglos XIX .v XX.
Historiii ilustrudu riel libro espuño1
Obra colectiva, dirigida por Hipólito Escolar