MANUAL DE USUARIO HELISA 0.

SOFTWARE ADMINISTRATIVO

MARÍA STELLA BALAMBÀ VELÁSQUEZ

CÓD. 990028.

UNIVERSIDAD LIBRE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE CONTADURIA PÙBLICA

2008
 MANUAL DE USUARIO HELISA

HELISA 0.8

SOFTWARE ADMINISTRATIVO

MARÍA STELLA BALAMBA VELÁSQUEZ

Trabajo de Grado para optar al título de Contador Público

UNIVERSIDAD LIBRE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS,

ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

2008

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 CONTENIDO

INTRODUCCIÒN VII

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA VIII

OBJETIVOS IX

OBJETIVOS ESPECÍFICOS IX

1. INTRODUCCIÒN HELISA BÀSICA …………………………………………10

2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS………… ………………………………….11

2.1. Requisitos mínimos del equipo …………………………………………….......11

2.2. Características generales del programa…………………………………………11

3. MÓDULOS QUE CONFORMAN HELISA 0.8………………………………..12

3
3.1. Aspecto general de la distribución de módulos……………………………….12

4. COMO INGRESAR AL PROGRAMA CONTABLE HELISA 0.8……………13

4.1. Funciones con el teclado…………………………………………………….14

5. COMO CREAR UNA EMPRESA ………………………………………. …15

6. ASENTAR LIBROS ………………………………………………………….16

6.1. Partes del formato para asentar libros ……………………………………….17

6.2. Cuerpo del documento…………………………………………………… ….18

6.3. Ayudas para registros……………………………………………………. ….21

7. CONTABILIDAD GENERAL ………………………………………………..25

7.1. Cartilla de cuentas ……………………………………………………………..25

7.2. Consultar los libros …………………………………………………………….27

7.3. Elaborar informes …………………………………………………………….28

7.3.1.Algunos informes contables ……………………………………………….28

7.4. Transferencia de datos …………………………………………………………29

8. .Opciones de uso poco frecuente ……………………………………………….30

8.1. Modificar/ reafectar asientos ………………………………………………….30

9.IMPUESTOS /TERCEROS …………………………………………………….32

9.1. Renta y complementarios …………………………………………………….32

9.2. Administración de terceros …………………………………………………..33

9.3. Cartilla de NITS ……………………………………………..........................34

10. CENTRO DE COSTOS ……………………………………………………...35

10.1. Informe del Centro de Costos ……………………………………………….35

11. CUENTAS POR COBRAR Y PAGAR ……………………………………..36

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11.1. Informes de cuentas por cobrar …………………………………………......37

12. INVENTARIO ………………………………………………………………38

12.1. Parámetros inventario ……………………………………………………..38

12.2. Nombre para lista de precios ………………………………………………39

12.3. Nombre para bodegas ……………………………………………………..40

12.4. Nombre para los grupos ……………………………………………………40

12.5. Administración Kárdex …………………………………………………….41

12.6. Cartilla de artículos …………………………………………………. …….42

12.7. Asentar el kàrdex …………………………………………………………..45

12.8. Registro de los cargos y descargos de inventario ………………………….48

12.8.1.. Tomo de inventario físico………………………………………… …….50

12.9. Traslado entre bodegas …………………………………………………….51

12.10. Consulta de Kárdex ……………………………………………………....53

12.11. Estado de inventario ……………………………………………………...54

12.12.. Informe de inventario …………………………………………………....55

12.13. Informe principal ………………………………………………………...55

12.14. Modificar/ eliminar Kárdex ………………………………………….......55

12.15. Revisar libros en Kárdex. ……………………………………………..….57

12.16.. Recalcular costos por promedio ……………………………………..…...59

12.17. Recalcular costos por periodo ………………………………………..........60

13.. MODULO DE ADMINISTRACIÓN DEL KÀRDEX ..…………… .. …....62

13.1. Características Generales …………………………………………………...62

14. MÓDULO DE GESTIÓN DE VENTAS … ………………………..………..63

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14.1. Características Generales ……………………………………………….….63

15.MODULO ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ………………….…..64

15.1. Características Generales ………………………………………………….64

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 INTRODUCCIÒN

Para mejorar el buen uso del programa HELISA, se ha diseñado este método
de forma clara y concisa.

Este método permite que el usuario pueda llevar a cabo una contabilidad ágil y
precisa.

Cada capítulo en que ha sido elaborado el método HELISA 0.8, trae

explicaciones claras y diferentes funciones necesarias para el buen
funcionamiento; con mecanismos sencillos y algunas claves, llevando a
realizar un asiento de cuentas exitoso.

Este manual hace una descripción completa de los pasos que se deben llevar y
puede servir como guía tanto al contador profesional como al estudiante que
quieran mejorar los procedimientos de operación y reducir costos.

El método HELISA 0.8 consta de 34 capítulos y en varios capítulos hay notas

muy importantes que son claves para el ágil manejo de éste manual.

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 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para un usuario con algunos conocimientos en contabilidad sistematizada,

resulta un poco difícil llevar el programa HELISA versión 4.0, por algunos
términos que utiliza.

Este método se ha diseñado para que sirva de guía a estos usuarios y a

estudiantes de bachillerato.

¿Qué se busca con la elaboración del manual HELISA 0.8?

¿Por qué es importante la elaboración del manual HELISA 0.8?

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 OBJETIVOS

Ilustrar contabilidades para el aprendizaje de forma sencilla, veraz y clara.

OBJETIVO ESPECÌFICO

Reunir en el desarrollo del programa HELISA versión 0.8 más conocimientos,

teniendo como meta llegar a muchos usuarios del común, dueños de pequeñas
empresas o a docentes de la asignatura contabilidad.

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 MANUAL DE USUARIO HELISA 0.8

1. INTRODUCCIÓN HELISA BÁSICA

HELISA básica, es el software administrativo y de gestión; orientado a medianas y grandes

empresas. Está integrado por los módulos de contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, administración de terceros, renta y complementarios, centros de costo. Al cual se le
pueden integrar los módulos de inventarios, gestión de ventas, activos fijos, presupuesto y
cuenta cero.

HELISA básica, con su apariencia sencilla y plana, está respaldado en un trabajo de

ingeniería serio, acucioso y una segura y poderosa manejadora de archivos, donde el
límite al tamaño de su información, lo determinará la capacidad de almacenamiento del
equipo donde se instale.

Entrada principal a HELISA Básica.

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 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Plataforma D.O.S., versión para ambiente multiusuario.

2.1 REQUISITOS MÍNIMOS DE EQUIPO

Sistema Operativo Microsoft Windows 9x, Me, 2000, XP, Server 2003, Vista
Procesador Pentium III 1.200 MHz, equivalente o superior.
Espacio en disco 10 Megabytes para su instalación.
Memoria de 512 Megabytes en RAM
Unidad de diskette, Unidad de CD-ROM
Monitor VGA 800 X 600 o resolución superior.

2.2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROGRAMA

Capacidad para manejar hasta 100 empresas.

Creación de usuarios con definición de perfiles de acceso individual.
Actualización automática de saldos en los libros de todos los meses siguientes, cuando se
modifica o adiciona una transacción en un periodo anterior.
Reutilización de cartilla de cuentas, clientes, proveedores, terceros, centros de costos y
documentos entre las empresas creadas.
Banco de formatos de documentos.
Programación de ayudas en la captura de conceptos usuales
Consultas rápidas de información por pantalla.
Elaboración de informes con la posibilidad de determinar rangos de fechas.
Posibilidad de modificar, retirar o insertar, los registros aún después de ser grabados sin
importar si es de meses anteriores, siempre y cuando no hayan sido impresos los libros
oficiales.

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 3. MÓDULOS QUE CONFORMAN HELISA DOS

Todos los módulos que se citan aquí, se integran a través de una única captura, es decir, al
asentar un documento, afecta, de darse el caso a todas las bases de datos con las que el
documento tenga alguna relación. Ejemplo: Si se hace un recibo de caja, afectará
contabilidad, acreditará en cartera al cliente, llevará a Renta, Complementarios y Terceros
el valor de la retención y si el pago afecta a un negocio en particular, hará la respectiva nota
en el cuaderno de negocios. Estos módulos son los siguientes:
Contabilidad General.
Cuentas por Cobrar (deudores).
Cuentas por Pagar (acreedores).
Administración de Terceros.
Renta y Complementarios.
Centros de Costos.

3.1. Aspecto general de la distribución de módulos en HELISA Básica.

Módulos adicionales:

• Administración de kàrdex.
• Gestión de ventas.
• Presupuesto.
• Cuenta Cero.
• Activos Fijos

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 4. COMO INGRESAR AL PROGRAMA CONTABLE HELISA 0.8

A B

E D

Entrar al programa de una forma sencilla por primera vez.

A). En el recuadro anterior nos aparece modo de trabajo: V.DOS o RED.

B). Propietario del software.

C). Propietario de lenguajes y herramientas utilizados en HELISA.

D). Espacio para digitar el nombre del usuario y la Clave.

E). Nombre de usuario y No. De registro asignado.

NOTA:

1. En el campo Nombre escriba en mayúscula: ADMINISTRADOR y la tecla ENTER.

2. En el campo clave: tecla ENTER si es la primera vez. O en su lugar la clave que se

suministre.

Al ingresar el usuario y la clave nos aparece la siguiente pantalla.

13
 2

1 3

5
4
5

1. Al lado izquierdo del recuadro nos aparece la lista de empresas a las cuales se tiene
acceso.

2. Nombre de la empresa y periodo seleccionado.

3. Menú de módulos con sus opciones.

4. Datos de la empresa seleccionada.

5. En la franja inferior aparece información y Acciones a ejecutar como: cambio de mes,

TAB opciones/ módulos, barra, registros.

4.1. FUNCIONES CON EL TECLADO:

FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el periodo.

HOME o INICIO para desplazarse a la primera empresa en la lista.

END o FIN para desplazarse a la última empresa en la lista.

FLECHA ARRIBA o PAGE UP para desplazarse hacia arriba en la lista de empresas.

Una letra para ubicarse en las empresas cuyo nombre comienza con la inicial tecleada.

TAB para intercambiar entre el menú de los módulos y el menú opciones, tiene efecto sobre
la empresa que actualmente esta seleccionada, es decir sobre la que se encuentra resaltada
en la lista de empresas.

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 5. COMO CREAR UNA EMPRESA

Es muy fácil y sencillo con la tecla TAB nos muestra el siguiente recuadro.

A continuación tecla INS para crear empresa.

Escogemos un código de lista para numerar la empresa a crear y nos ayudamos con los
datos que nos dan en barra de la parte baja de la pantalla.

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 6. ASENTAR LIBROS

Como ingresamos un documento ya sea un recibo de caja una nota contable, etc.

En el pantallazo anterior cuando ya hemos seleccionado la empresa y el periodo a trabajar

damos un ENTER= asentar los libros.

Asentar los libros es la base funcional de HELISA 0.8. Esta opción nos permite varios
procesos:

a). registrar el movimiento contable de una empresa a través de documentos y

comprobantes como:

- Recibos de caja,

- comprobantes de egreso.

- Notas contables

- Ajustes, etc.

Todos estos procedimientos afectan de forma inmediata los saldos de la compañía.

b). ayuda para obtener automáticamente los valores respectivos de I.V.A. y retención en la
fuente, en los comprobantes de egreso o facturas.

c). registrar la información necesaria para el control de las cuentas por cobrar y cuentas por
pagar.

16
d). grabar información de documentos ya sea en forma parcial o total sin afectar saldos para
luego ser recuperados cuando se les necesite. Este es el concepto de librería de documentos.

e). ejecutar el comprobante de cancelación de las cuentas de resultado, egreso e ingresos en

cualquier mes, visualizando cada registro calculando antes de su afectación contable.

f). con la misma filosofía del anterior, obtener el comprobante de ajustes por inflación.

g). permitir la impresión o reimpresión de cualquier documento no importando el día o el

mes en que haya sido elaborado.

NOTA:

El siguiente recuadro es lo más importante del sistema contable HELISA 0.8 Se

recomienda que toda la información que se registre por este medio, sea lo más real y
confiable posible ya que esto permitirá obtener consultas e informes verídicos, lo cual
facilitara el logro de un buen sistema de información que sirva como apoyo a la toma
de decisiones, así como al cumplimiento de las reglas contables.

6.1. PARTES DEL FORMATO PARA ASENTAR LIBROS.

DOCUMENTO: Sigla del documento a registrar. El documento debe estar parametrizado

en documento y/o formas, antes de poderlo registrar. Teclee las siglas respectivas o si no
las conoce oprima la tecla flecha a la derecha y aparecerá la tabla de documentos como lo
muestra el grafico anterior. Seleccione de la lista el documento y teclee ENTER.

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1). Lista de documentos.

NUMERO: Aparece el numero del consecutivo siguiente, dentro del documento tecleado,
que se registra. Si el cursor se sitúa en este dato, significa que el número puede ser alterado
en este momento. Si el cursor salta a la fecha del documento, significa que el número no es
alterable. En la selección Documento y formas se detalla la forma de definir el parámetro
de modificación del número de documento. Si es necesario modifique y luego oprima
ENTER. Al momento de modificar el consecutivo, el documento conserva para las
siguientes operaciones el mismo número, es decir permite alterarlo, pero no pierde el
consecutivo.

FECHA: Fecha real del documento a registrar. Esta fecha es muy importante para el
registro contable. El sistema asume para el día, el día que tiene registrado el computador, y
para el mes y el otro año, el del periodo que se selecciono al entrar al sistema.

Una vez definida la fecha del documento oprima ENTER.

Nota importante.

Si desea cambiar el día, simplemente teclee el día deseado si desea cambiar el periodo,
oprima la tecla FLECHA IZQUIERDA para retroceder o la FLECHA DERECHA
para adelantar.

El sistema le permitirá desplazarse desde el periodo inicial hasta el final de la empresa

seleccionada. Cuando se desplaza hacia un periodo anterior al final, en la parte
inferior se presenta un aviso que indica el cuidado que debe tener al registrar
información de periodos ya cerrados, especialmente cuando ya se han impreso los
libros oficiales. En caso de registrar información en un mes anterior al actual, el
sistema automáticamente afectara los saldos de los periodos posteriores.

6.2. CUERPO DEL DOCUMENTO.

Los siguientes datos pertenecen al cuerpo del documento hay una línea de datos para cada
registro del movimiento mínimo se deben afectar dos registros por cada documento un
debito y un crédito, excepto cuando se efectúa un documento anulado como lo es un
cheque.

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CÓDIGO: Nos da la opción de seleccionar una cuenta de un listado que es el PUC (Plan
Único de Cuentas), para su afectación con este registro.

Si usted no conoce el código de la cuenta busque con la tecla FLECHA DERECHA y nos
aparece la cartilla de cuentas desde los activos seleccione teclee los dígitos iníciales y
oprima FLECHA DERECHA. Si usted conoce y sabe las cuentas digite el código contable
completo y oprima ENTER.

CONCEPTO: Es el concepto de cada registro del documento y es de máximo 50 caracteres

en la parte inferior de la pantalla aparece el concepto completo. En el cuerpo del documento
se hace desplazamiento hacia la izquierda. Si desea que aparezca como concepto el nombre
de la cuenta seleccionada, oprima la tecla TAB en este campo. Al final oprima la tecla
ENTER.

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BENEFICIARIO: Nombre de la persona a la cual queda registrada la transacción. Teclee el
nombre completo o escoja de la lista con FLECHA DERECHA y ENTER. Si el
beneficiario no existe y desea incluirlo en la lista oprima tecla INS. En la parte baja de la
pantalla se solicitaran los datos básicos del beneficiario, dependiendo si es un cliente, un
proveedor, un tercero.

Al incluir un nuevo beneficiario es muy importante para el sistema que se registre

correctamente los datos como lo es el NIT o la cédula de ciudadanía el digito de
verificación el tipo de identificación A= NIT, C=cédula, y el nombre del beneficiario.

VALOR DB y CR: Valor a cargar en la cuenta seleccionada. Puede ser de tipo debito o
crédito, dependiendo de la naturaleza del movimiento. Si es debito digite el valor a registrar
y oprima la tecla ENTER y si es crédito registre valor y oprima ENTER para finalizar.

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NOTA.

No es necesario teclear comas entre miles. Para un valor con decimales, teclee el valor
entero, luego el punto decimal y finalmente los dos dígitos decimales.

Para facilidad y rapidez de grabación, teclee una D para registrar la diferencia actual
entre el valor total debito y crédito, con el fin de equilibrar la diferencia de la
contrapartida.

CENTRO DE COSTOS (C.C.): Si la cuenta digitada se encuentra definida con manejo de

centros de costos, el sistema solicita el centro de costos al que le aplicara el valor
registrado. Teclee los dígitos correspondientes al centro de costos y luego teclee ENTER.
Si se equivoca o quiere ver la lista de códigos de centro de costos oprima la tecla de
FLECHA DERECHA, para que el sistema muestre la cartilla d centros de costos
disponibles. Seleccione el centro de costos y ENTER.

En esta opción no está disponible la tecla INS, es decir, no es posible crear centros de
costos. Esto debe crearse a través de la opción de cartilla de centros de costos en el modulo
centro de costos.

6.3. AYUDAS PARA ESTOS REGISTROS.

- para efectos de duplicar la información del registro anterior, en cualquiera de sus

campos o datos, sitúese en la columna que quiere duplicar y oprima la tecla marcada
con la comilla (´).

- Validación de sumas iguales en el comprobante. Al finalizar el registro de los

movimientos de un documento, en la columna código teclee ENTER. El sistema

21
 revisara la suma, indicando si el documento se encuentra descuadrad, caso en el
cual no se permite afectar saldos.

- Para efectos de ayudar a calcula el I.V.A. y la retención en la fuente, en la columna

de código oprima la tecla I para calcular IVA. o R para calcular retención. El
sistema calcula el valor de acuerdo al porcentaje que actualmente tiene registrado
para la cuenta y registra como concepto y beneficiario a lo definido en el primer
registro del documento, que debe corresponder al ingreso, egreso, activo, etc. El
cursor se sitúa en el valor calculado, para modificarlo o dar ENTER y continuar con
el siguiente dato. Para realizar este procedimiento, es necesario hacer primero una
transacción manualmente para que el programa aprenda a asociar la cuenta base,
con su respectiva cuenta de IVA o retención.

- si deseas cambiar el porcentaje a las cuentas de IVA o de retención, digite la cuenta,

oprima F2 y efectué los cambios solicitados, en la parte baja de la pantalla. Para que
el sistema recalcule el valor, retorne con la FLECHA ARRIBA hasta que se
encuentre en la columna código y oprima I o R.

- Si desea cambiar completa o parcial el concepto del documento que se está

asentando ubíquese en la columna código o en la columna beneficiario y pulse F3
entonces el programa le solicita el termino a buscar y el termino por el cual será
cambiado e inmediatamente lo realiza.

- Oprima F2 para registrar cualquier forma de pago cuotas variables y F3 para

registrar un pago con cuotas fijas y plazo constante.

- Usted puede abandonar el documento en cualquier momento. Teclee ESC y el

sistema confirma el deseo de abandonar, a través de la pregunta ¿desea ignorar este
documento S/N. S para reiniciar el proceso de asentar libros.

- Para finalizar la grabación de un documento y dar la orden de afectar libros, sitúese

en la columna código, como si fuera a registrar otra línea. Oprima la tecla ENTER.
Si llega a existir diferencia entre la suma de los débitos y los créditos esta será
avisada y no permitirá la afectación de los saldos del libro mayor.

- Para finalizar la sesión de asentar libros, oprima la tecla ESC cuando el sistema
quiera iniciar un nuevo documento, es decir se encuentre situado en el campo de
tipo de documento. En la franja inferior aparece la pregunta desea imprimir algún
documento de los que acaba de asentar S/N. Si la respuesta es S el sistema
desplegara una pantalla sobrepuesta en donde aparecerán todos los documentos
registrados en esa tanda.
- Usted puede abandonar el documento en cualquier momento. Teclee ESC y el
sistema confirma el deseo de abandonar, a través de la pregunta ¿desea ignorar este
documento S/N. S para reiniciar el proceso de asentar libros.

22
- Para finalizar la grabación de un documento y dar la orden de afectar libros, sitúese
en la columna código, como si fuera a registrar otra línea. Oprima la tecla ENTER.
Si llega a existir diferencia entre la suma de los débitos y los créditos esta será
avisada y no permitirá la afectación de los saldos del libro mayor.

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NOTA.

Para ingresar a cada uno de los módulos oprima las teclas que están al lado izquierdo del
nombre de cada modulo.

F1: Contabilidad

F2: Impuestos /terceros

F3: Centros de costos

F4: Cuentas por cobrar

F5: Cuentas por pagar

F6: Administración Kárdex

F7: Gestión de ventas

F12: Cierre periodo

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 7. CONTABILIDAD GENERAL

Para entrar a este modulo oprima F1: Contabilidad

Planes contables incluidos (PUC) para comerciantes, sector financiero, sector asegurador,
administradoras de pensiones y cesantías, sector real, entidades vigiladas por la
superintendencia de valores, sociedades titularizadoras, sector salud, sector cooperativo,
casas de cambio, fondos caja de auxilios CAxDAC, entidades públicas y de servicios
públicos domiciliarios.

Generación automática del comprobante de ajustes integrales por inflación, cancelación de

cuentas de resultado y cancelación de saldos de terceros.
Librería con documentos de uso frecuente o repetitivo, que se incluyen y definen
automáticamente
Programación de ayudas en la captura para conceptos repetitivos y para la captura de
impuestos.

7.1. CARTILLA DE CUENTAS

Cuando creamos una nueva empresa o ingresamos por primera vez encontramos el
programa está limpio sin información, para lo cual debemos parametrizar el programa de
acuerdo a la necesidad de cada empresa.

Lo primero que debemos hacer es crear nuestro plan de cuentas (cartilla de cuentas), Con
esta opción podemos manipular el plan de cuentas, adicionando o eliminando códigos de
cuentas, modificando el nombre de una cuenta o indicando si una cuenta puede o no
manejar centros de costos o terceros.

Dependiendo si existe o no el plan de cuentas al dar ENTER aparece una pantalla sin
ningún código contable. En la parte superior izquierda se muestra el modo de CREANDO y
en la parte baja un recuadro en blanco, indicando la posibilidad de empezar a crear códigos

25
contables. En este punto usted ya puede crear los códigos contables uno tras otro o copiar el
código contable de un patrón o de una empresa ya existente. Para copiar todo el plan de
cuentas siga las instrucciones del programa en la parte baja de la pantalla.

Para crear una cuenta de cualquier nivel siempre debe existir la cuenta de nivel superior por
lo tanto las cuentas deben crearse de primero a ultimo nivel. Para ingresar la cuenta
manualmente digite el código completo a crear y oprima ENTER. Repita el paso para cada
cuenta que quiera crear.

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Si se encuentra en el modo de MODIFICANDO y desea crear una cuenta, simplemente
oprima la tecla INS y el sistema le abrirá casilla para la apertura.

Para finalizar el proceso oprima ENTER y el sistema retornara al menú principal de

contabilidad.

7.2. CONSULTAR LOS LIBROS.

Este es un proceso para consultar la información contable de una empresa la cual se divide
en dos grupos saldos y transacciones la primera permite conocer los saldos de cada una de
las cuentas y la segunda observar de cada uno de los registros gravados en la opcion de
asentar libros. Para consultar libros teclee en el menu de empresas luego en el menu
principal de contabilidad escoja la opcion consultar libros.

Para el desplazamiento en los catalogos utilice las flechas de manejo de cursor END, PAGE
DOWN, PAGE UP, etc.

27
7.3- ELABORAR INFORMES

En esta sección se pretende dar una guía para obtener reportes que le permitan consultar la
información contable, bien sea por pantalla, en un archivo o en papel a través de la
impresora.

Para elaborar los informes teclee ENTER en el menú de empresas. Luego en el menú
principal de contabilidad, escoja la tercera opción. Elaborar los informes los cuales se
dividen en principales, de movimiento, de auditoria, etc.

7.3.1 Algunos Informes de Contabilidad General.

Libros Principales: Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado,

Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado, Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento: Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario
(resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros.
Libros para Auditoria: Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance,
Auditoria con formato de Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y Terceros.
Libros de Cámara de Comercio: Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance,
Libro Diario, Libro de Cuenta y Razón.
Libros de Análisis Financiero: Balances y Estados de Resultados con periodos en serie,
Balances y estados de resultados Comparados (análisis vertical y horizontal), Cambios en el
Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos, Indicadores Financieros.
Manejo de 14 meses (ENE, FEB, MAR…., AJU y CAN), lo cual permite mostrar y
comparar balances sin Ajustes, con Ajustes y con Cancelación, totalmente independientes.
Generación automática de comprobante de ajustes integrales por inflación, y de
cancelación de cuentas de resultado, discriminando utilidad ó pérdida, por efecto

28
inflacionario del operativo.
Libre definición del estado de resultados, por el usuario y para cada contabilidad en
forma independiente.
Librería de documentos de uso frecuente o repetitivo, que se incluyen automáticamente
(no volver a digitar), aun sin que sus sumas sean iguales.

7.4. TRANSFERENCIA DE DATOS

Esta opción permite transferir archivos datos hacia otros programas o desde otros
programas para el intercambio de de información.

Esta opción se encuentra oprimiendo F1 en el menú de empresas. Luego cuando aparezca el

menú principal de contabilidad, desplácese con la teclas del cursor hasta la opción
Transferencia de datos y oprima ENTER y aparecerá el menú de transferencia de datos.

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 8. OPCIONES DE USO POCO FRECUENTE.

Estas opciones son utilizadas en cosas especiales. En el menú principal de contabilidad, al

oprimir la tecla SHIFT del lado izquierdo aparecerá en la parte inferior derecha el menú de
opciones de uso poco frecuente.

La primera opción MODIFICAR/ REAFECTAR ASIENTOS, es utilizada para modificar o

reparar asientos ya registrados por la opción de asentar los libros.

La segunda opción INCONVENIENTES CON LIBRO, es utilizada para revisar el estado

actual de los archivos y eliminar las posibles inconsistencias que se encuentren en los
libros.

8.1. MODIFICAR/ REAFECTAR ASIENTOS

Esta opción es utilizada para modificar, retirar o insertar información a documentos ya

grabados a través de la opción asentar los libros.

NOTA:

Realice una copia de los archivos antes de proceder a ejecutar esta opción.

Modifique la información que crea conveniente, si usted cambia el tipo de documento,

el número del documento, el tipo de asiento D/C o el valor, el comprobante actual se
descuadra

30
Oprima ENTER para la opción y desplácese con la flecha abajo.

Siga al pie de la letra los pasos mencionados en el llamado de atención. El no acatar esta
advertencia podrá acarrear en una pérdida total de la información contable. La revisión se
hace solamente sobre los libros contables.

En términos generales el proceso realiza los siguientes pasos:

1. Revisar el libro mayor del año en proceso.

2. Revisa el libro de transacciones del mes seleccionado.
3. Borra los saldos de las cuentas en el periodo seleccionado.
4. Reafecta los saldos de las cuentas en el periodo seleccionado con las transacciones
del mismo periodo.
5. En caso de estar revisando un año anterior al actual, se recalculan saldos finales del
año seleccionado y se reafectan saldos iníciales del año siguiente. así sucesivamente
para cada año siguiente hasta llegar al año actual.

31
 9. IMPUESTOS / TERCEROS

Selección de terceros por nombre o por NIT.

Asociación de terceros a cuentas de cualquier tipo, definible por el usuario.
Búsqueda y captura por orden alfabético
Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
Consultas e informes de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con valores mensuales,
bimestrales, trimestrales, semestrales o anuales.
Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de rangos de fechas.
Anexo mensual de retención.
Elaboración de extractos o estados de cuenta por tercero
Inclusión de los estados financieros principales (Balance, estado de resultados, etc.), como
una extensión del código.

9.1. RENTA Y COMPLEMENTARIOS

En esta opción hay una serie de procedimientos, consultas e informes, cuya finalidad es
conocer los saldos o los movimientos de un tercero, asociado, con cualquier procedimiento
contable, de compras, ventas, créditos, etc.

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Este módulo tiene gran afinidad con administración de terceros, puesto que es el
tratamiento del tercero, pero ya con una óptica estrictamente tributaria. Aquí se definen las
tablas de impuestos (cuentas, tarifas, mecánicas, bases, naturaleza), los conceptos
tributarios y los formatos para los certificados, para las cartas de entrega, para los rótulos y
diseño de la carta de solicitud de certificados.
Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompañarlo de un formalismo como es la
carta de entrega, los respectivos rótulos para el sobre y además, expedir la lista de entrega y
firma, para ser enviados por correo certificado.
Información de contribuyentes en medios magnéticos, según resolución expedida.
Los principales certificados son: Certificado de retención en la fuente, de Ingresos y
Retenciones, Certificados de ICA, de Retención de IVA, Anexos oficiales, declaración
mensual de Retenciones y declaración Bimestral de IVA.
La información se alimenta directamente de la captura de datos en contabilidad.

9.2. ADMINISTRACIÓN DE TERCEROS

La finalidad de esta opción es mantener al día las hojas de vida de todos los terceros como
el control sobre los saldos y movimientos.

33
9.3. CARTILLA DE NITS Y CÈDULAS

Se debe diligenciar lo más completo posible. El sistema pregunta el NIT o cedula, el digito
de verificación, la clase de documentos. A= NIT o C= cedula el nombre del registro de
cámara de comercio, dirección, teléfono, y ciudad del tercero.

- Presionando INS crea la hoja de vida del tercero.

- Con DEL borra la hoja de vida siempre y cuando no tenga movimiento.

- Presionado ENTER modifica cualquier campo.

RENTAS

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 10. CENTROS DE COSTOS

Código estructurable hasta en cuatro (4) niveles para centro, sub-centro, división y sub-
división.
Posibilidad de asociar cualquier cuenta, para ser administrada a través de centros de costo.
Posibilidad de activar su manejo aún después de iniciada la contabilidad, debido a la
facilidad que se permite con la inserción de registros.
Consultas que asocian períodos anteriores, cuentas y resúmenes.

10.1. INFORMES DE CENTROS DE COSTOS :

Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallados, Cartilla de

Centros de Costos, Movimiento diarios por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de

35
 11. CUENTAS POR COBRAR Y PAGAR

Creación de Hojas de vida con campos que permiten crear la clasificación de informes
especiales.

Toma la información directamente desde la captura de la contabilidad.

Definición de múltiples formas de pagos, para la generación de informes por edades y
control de cartera.

Los informes se pueden estructurar por cliente, por ciudad, por zona, por grupo, o por otros
dos campos de la hoja de vida de cada cliente, que son de libre definición.

Las edades de la cartera son de libre definición al momento de elaborar el informe y según
el informe se puede discriminar en edades bien los saldos vencidos o los saldos por vencer.
En la gran mayoría de informes de HELISA, como en este caso, se puede suprimir los
títulos y subtítulos de los informes e imprimirlos sin saltos de página para, cuando estos se
van a utilizar simplemente en labores de revisión.
Consultas acompañadas de información gráfica.
Análisis comparativo gráfico o numérico por vendedor, zona, ciudad, etc.
Opción de conciliación con contabilidad.

36
11.1. ALGUNOS INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR:

Estados de Cartera: Directorio de clientes, Estado general corriente, Estado general por
edades, Estado detallado por edades, Estado de cartera de prueba, Movimiento por deudor y
Movimiento Diario de Cartera.

Informes Complementarios: Lista de clientes en mora, Planilla para cobros, Relación de

Facturas (con las edades de plazo), Relación de recaudos o cobros (con las edades de pagos
en mora), Informe con periodos en serie (columnario), clientes sin registro de compras en
determinado periodo.

Opciones para hacer correo (informes en formato carta o circulares): Estados de cuenta,
Extractos de cuentas, Recordatorios a clientes (textos diferentes de acuerdo a la edad de la
mora), impresión de rótulos para las cartas y circulares personalizadas.

37
 12. INVENTARIO

12.1 PARAMETRIZACION INVENTARIO

En este capítulo describiremos la manera de crear y modificar los nombres de las listas de
precios, bodegas y grupos, así como las características asociadas a éstos últimos.

Para acceder a esta opción sitúese en el menú de empresas y ubique la empresa que quiere
trabajar. Observe que en el cuadro superior derecho aparezca la palabra opciones; en caso
de que muestre la palabra módulos oprima la tecla TAB para pasar a la tablilla de opciones.
Seleccione el período de inicio del inventario y luego digite la función F9. El sistema
ingresa al proceso de parametrización de inventarios.

Para el desplazamiento dentro de cada sección utilice las flechas de movimiento del cursor
(Flechas de dirección vertical, PAGE UP, PAGE DOWN, HOME, END) o ubique de forma
más directa con las iníciales del ítem a localizar.

NOTA:

Si el módulo de inventarios aún no está activo para esta empresa el programa pedirá
confirmación para inicialización del Kárdex.

En caso de responder afirmativamente la pantalla de parámetros será desplegada.

Aparecen tres secciones:

- Nombres para las listas de precios.

- Nombres para las bodegas.

- Nombres para los grupos.

Use la tecla TAB para desplazar el cursor entre ellas o ESC para regresar a la lista de
empresas.

38
Recuerde:

Todo lo que aquí se defina tiene validez únicamente para la empresa que usted selecciono
antes de entrar a esta opción.

12.2. NOMBRES PARA LAS LISTAS DE PRECIOS:

Una lista de precios es la identificación con que se diferenciarán los márgenes de

rentabilidad asociados a cada uno de los artículos para más adelante establecer el respectivo
precio de venta.

Para crear o modificar un nombre se debe ubicar el cursor sobre la línea a procesar,
presionar ENTER, escribir el nombre como va a quedar identificada y dar ENTER
nuevamente para confirmar.

NOTA: Las listas que queden sin nombre se asumirán como no activas.

39
12.3. NOMBRES PARA LAS BODEGAS.

Aquí se definen los nombres con que se identificarán las ubicaciones físicas de la
mercancía.

Para agregar una nueva bodega presione la tecla INS, escriba el nombre con el que esta se
identificará y presione ENTER para confirmar o ESC para cancelar la creación.

Para modificar el nombre de una bodega ya creada ubíquela con el cursor, dé ENTER,
escriba el nuevo nombre y confirme dando ENTER o cancele con ESC.

NOTAS: Las bodegas quedan organizadas en forma alfabética.

El sistema revisa que el nombre dado no exista.

ADVERTENCIA: las bodegas creadas no pueden ser eliminadas, pero pueden ser
reutilizadas cambiando su nombre.

12.4. NOMBRES PARA LOS GRUPOS.

Aquí se definen los nombres para los grupos de inventario con sus respectivas
características, con base en los cuales se podrá efectuar la clasificación del inventario.

Para agregar un nuevo grupo presione la tecla INS, escriba el nombre con el que esta se
identificará y presione ENTER; el cursor se ubica en el cuadro donde se define el código
contable asociado y las características. El código contable se utiliza para facilitar la
imputación en el momento de elaborar manualmente el asiento en el módulo de
contabilidad. Tome de la cartilla de cuentas el código asignado para el inventario y digítelo
en este campo. Las características deben ser definidas en orden de prioridad, de acuerdo a
las necesidades para esta empresa pero no es necesario que queden en forma consecutiva;
esto es, puede haber espacios intermedios con el fin de insertar otras nuevas.

Para modificar el nombre de un grupo ya creado ubíquelo con el cursor, dé ENTER, escriba
el nuevo nombre y confirme dando ENTER o cancele con ESC.

NOTAS: Los grupos quedan organizados en forma alfabética.

El sistema revisa que el nombre dado no exista.

ADVERTENCIA: los grupos creados no pueden ser eliminados, pero pueden ser
reutilizados cambiando su nombre y eventualmente, sus características.

40
Para modificar o adicionar características en un grupo ya creado, ubique el cursor sobre
este y presione la flecha a la derecha. En cuanto a bodegas y grupos es necesario utilizar al
menos un ítem de cada uno de ellos

12.5. ADMINISTRACIÓN DEL KÁRDEX

Para lograr el acceso al módulo lleve el cursor hasta el nombre de la empresa que desea
trabajar. Observe que en el cuadro superior derecho aparezca la palabra módulos; en caso
de que muestre la palabra opciones oprima la tecla TAB para pasar a la lista de módulos.
Seleccione el período a trabajar y luego digite la función F8. En pantalla aparecerá el menú
con las opciones disponibles para la manipulación del inventario.

A)-Con la opción Cartilla de Artículos UD. puede manipular el listado de artículos,

adicionando o eliminando ítems, ó modificando los datos a los ya creados.

B)- Asentar Kárdex es la opción que le permite registrar el movimiento de los artículos.

C)- En Consultar el Kárdex podrá obtener por pantalla información en forma rápida y
dinámica.

D)- Con la opción Informes de Kárdex tendrá gran variedad de listados que podrá
igualmente ver por pantalla que enviar a un archivo o a cualquiera de las impresoras
definidas.

E)- Transferencia de Kárdex posibilitará la exportación e importación de movimientos

desde o para un archivo DOS.

NOTA: En la franja inferior aparece una guía de los mandatos disponibles y las teclas de
manejo respectivas.

41
Seleccione la opción a trabajar.

NOTA: Desde este menú puede hacer también llamados al editor de textos
propio de HELISA con la tecla F9 (Véase el anexo 2: "Editor de textos", en el manual
de contabilidad).

De igual forma puede solicitar el menú de opciones de uso poco

frecuente oprimiendo la tecla SHIFT (Véase más adelante, en este mismo capítulo, la
sección "Opciones de Uso Poco Frecuente").

Para retornar al menú de empresas oprima la tecla ESC.

12.6. CARTILLA DE ARTÍCULOS.

Si al dar ENTER en esta opción la pantalla nos muestra la lista de grupos creados y la
plantilla para definición de artículos, es porque aún no se han creado ítems, esto es, UD. se
halla en el proceso de adición de artículos que explicamos un poco más adelante en esta
misma sección; en caso contrario el programa mostrará los nombres ya existentes.

En orden alfabético son mostrados los nombres de los primeros artículos, seguidos por las
primeras tres características, según el orden de definición de éstas hecho en la
parametrización de grupos.

Para el desplazamiento dentro del catálogo utilice las flechas de movimiento del cursor
(Flechas de dirección vertical, PAGE UP, PAGE DOWN, HOME, END) o ubique de forma
más directa con las iníciales del ítem a localizar.

Para la creación de un nuevo artículo presione la tecla INS. La presentación cambia

mostrando en la parte izquierda los grupos previamente creados; utilizando las teclas de
movimiento vertical o las iníciales, seleccione el grupo de inventario al cual desea ligar el

42
artículo que va a crear, dé ENTER y, a continuación, escriba los datos correspondientes al
mismo. Si desea cancelar el modo de creación oprima ESC y el sistema vuelve a la pantalla
de artículos.

Siempre que se adicionan registros nuevos al catálogo, HELISA presenta como defecto la
mayoría de datos dados al último artículo del grupo que ha sido creado o modificado. Esto
se hace con el objeto de dar mayor facilidad y rapidez al proceso, ya que es posible que
algunos de estos campos sean iguales para el nuevo ítem.

Después de llenar todos los campos y dar ENTER en la última característica el registro
queda grabado con la información especificada, y el cursor vuelve a posicionarse en la
descripción del artículo para permitir continuar con la creación de ítems.

NOTA: Dos o más artículos pueden ser creados con la misma descripción, pero,
en este caso, deberán ser diferenciados entre sí por las características de cada uno.

PRECIO BASE: para efectos del sólo manejo de Kárdex este dato no tiene validez; su
definición aquí está encaminada al proceso de facturación (para los usuarios de HELISA
que tengan este módulo implementado). Es el valor al que se le aplicará un margen de
rentabilidad para obtener el precio real de venta. Existen tres maneras para determinarlo:

- Ultimo costo: establecerá el precio base tomando para este valor el costo de la
última entrada al inventario.

- Costo promedio: asumirá como precio base el valor del costo promedio actual en la
bodega seleccionada al momento de facturar.

- A definir: El precio base será asignado por el usuario manualmente,

independiente a la valorización del inventario.

La forma de indicar al programa cuál de los anteriores sistemas determinará el precio base
para el artículo en creación es seleccionándolo en la tabla de tipos. Oprima la flecha de
dirección derecha, estando ubicado en este campo. Aparece una ventana en la que, con las
flechas de movimiento vertical, se debe elegir el sistema a utilizar y presionar ENTER. Si
escogió la opción A DEFINIR, el cursor se posiciona nuevamente en el campo precio base
esperando el valor que el usuario ha de ingresar; en caso contrario se salta al siguiente
campo.

UNIDAD: es el nombre de la medida que se utiliza para controlar cantidades físicas en el

inventario. (Ej. Gramo, metro, litro, unidad, frasco, caja, docena, paquete, resma, etc.)

TOPE MÍNIMO: Permite inspeccionar el stock que se debe mantener como mínimo del
artículo, con el fin de que en ningún momento haya una cantidad insuficiente de éste, de

43
acuerdo con su rotación promedio. Si no se especifica un valor, el sistema asumirá que no
se requiere controlar un mínimo de existencia.

TOPE MÁXIMO: controla que la existencia almacenada no supere el valor definido en

este campo, para impedir un sobre stock innecesario, por cuestiones de costos de
almacenaje, riesgos de averías o deterioro de la mercancía. No especificar un valor, indica
al programa que las cantidades no deben ser controladas.

MARGEN DE RENTABILIDAD: Son los porcentajes que entrarán en juego con el precio
base para generar el precio de venta al cliente en el momento de elaborar facturas:

Si: MR = Margen de rentabilidad

PB = Precio base

PV = Precio de venta

CARACTERÍSTICAS: Constituyen los campos que diferenciarán al artículo que se está

creando de los demás. Estos datos pueden ser utilizados también en la elaboración de
informes para establecer agrupamientos de la información presentada. Cada campo puede
ocupar únicamente 15 caracteres; cuando alguna característica sea más larga, defínala en
forma abreviada pero lo más explícitamente posible.

Se pedirá digitar las características dadas en la opción parámetros de inventario al grupo

que ha sido asociado con el artículo que se está procesando.

La modificación de un registro se realiza ubicando éste en el catálogo y oprimiendo la tecla

ENTER o la flecha de dirección derecha. La pantalla cambia mostrando los campos
correspondientes a este artículo. Ayudándose con las flechas de dirección vertical,
posiciónese sobre el dato que desea cambiar, borre la totalidad de la información con la
flecha de dirección izquierda o carácter a carácter con BACKS PACE, y dé el nuevo
contenido.

Si lo que desea hacer es asociar el artículo a un grupo diferente al que pertenece

actualmente, párese en el nombre y pulse la tecla TAB: en la parte izquierda aparece la lista
de grupos resaltando el que tiene asignado; seleccione el nuevo grupo y reasigne con
ENTER. Fíjese que al desaparecer la ventana de grupos los nombres de las características
que se muestran ahora son las del grupo elegido, pero conservan el contenido del anterior;
cerciórese de hacer las modificaciones necesarias.

44
Si desiste de la modificación dé ESC en cualquier parte para cancelar; en caso contrario,
confirme el cambio llegando hasta la última característica y presione ENTER. El sistema
muestra de nuevo el catálogo y el cursor se posiciona sobre el registro modificado.

Para eliminar un artículo, ya sea porque se creó erróneamente o no se esté trabajando,

resáltelo con el cursor y oprima DEL. Cuando el artículo seleccionado presente saldo o
movimiento en el año de trabajo el programa advertirá con un mensaje en la franja inferior,
e impedirá su retiro del catálogo; sino, pedirá confirmación para ejecutar el mandato: digite
"S" para borrarlo o "N" para cancelar.

ADVERTENCIA: Al modificar o eliminar artículos el proceso es realizado únicamente

en el período seleccionado al hacer el ingreso a esta opción, mientras que cuando se hacen
creaciones los registros nuevos son adicionados en el mismo período y también en los años
posteriores.

Dando ESC en el listado de artículos podrá regresar al menú principal de administración del
Kárdex.

12.7. ASENTAR EL KÁRDEX.

Asentar el Kárdex es el proceso funcional que le permitirá registrar cargos y descargos de

inventario, afectando saldos y costos de los artículos en las bodegas especificadas.

En esta opción usted podrá:

- Registrar cargos al inventario mediante un documento de entrada o una devolución

de salida.

- Registrar descargos elaborando un documento de salida o una devolución de

entrada.

- Efectuar traslados entre bodegas con un documento de traslados.

- Hacer ajustes al inventario a través de un documento de inventario físico.

Solicitar al sistema el cálculo de los ajustes por inflación.

45
La elección del proceso a ejecutar la realizará el sistema cuando usted escoja el tipo de
documento que quiere asentar. Recuerde que cuando se definieron los documentos (ver
Definición de formas y/o documentos), al establecer su naturaleza como 7, para manejo del
Kárdex, se requirió además dar la clase de transacción con el fin de indicar al programa el
tipo de tratamiento que este debía dar a cada documento.

ADVERTENCIA: debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, se

recomienda que toda la información que aquí se registre sea lo más real y confiable posible,
ya que esto permitirá obtener consultas e informes verídicos, lo cual facilitará el logro de un
buen sistema de información que sirva como apoyo a la toma de decisiones.

Al seleccionar la opción Asentar el Kárdex, en el menú principal

De administración del Kárdex y dar ENTER, aparece en pantalla el formato para registro de
movimientos.

NOTA: Al igual que en todo el sistema HELISA, en la franja inferior se

presenta, para cada uno de los campos en que se ubica el cursor, una indicación de lo
que usted debe teclear o puede realizar.

El primer grupo de datos (parte superior de la pantalla), corresponde al encabezamiento del

documento, es decir, los datos generales del movimiento que se va a registrar. Detallemos
cada uno de ellos:

DOCUMENTO: sigla del documento a registrar. El documento debe estar predefinido

antes de poderlo registrar. Teclee las siglas respectivas; si no las conoce, oprima la flecha
hacia la derecha y aparecerá una ventana con la tabla de los documentos predefinidos para
el manejo del Kárdex. Seleccione el documento y teclee ENTER.

46
NUMERO: aparece el número consecutivo siguiente que se debe registrar, según el tipo
del documento tecleado. Si es necesario modifique y luego oprima ENTER.

FECHA: fecha real del documento a registrar. Constituye un dato muy importante para el
registro de movimiento. HELISA asume para el día el mismo que tiene registrado el
computador, y para el mes y el año, el del período que seleccionó al entrar al módulo.

Si desea cambiar el día, simplemente borre el que aparece por defecto y teclee el deseado.
Si quiere cambiar el período, oprima la FLECHA IZQUIERDA para retroceder o la
FLECHA DERECHA para adelantar. El sistema le permitirá desplazarse desde el período
inicial hasta el período final de la empresa seleccionada.

ADVERTENCIA: En caso de registrar información en un mes anterior al actual,

HELISA automáticamente afecta los saldos de los períodos posteriores, pero no actualiza
los costos; para que los costos de inventario sean re calculados haga uso del proceso
Inconvenientes con el Kárdex (vea Opciones de uso Poco Frecuente), a partir del período
en que hizo ajuste al movimiento.

Igualmente, al afectar meses anteriores, se deben re calcular los Ajustes por Inflación a
partir del mes siguiente, hasta el actual, debido a que los saldos cambian (Véase Ajustes por
Inflación).

Una vez definida la fecha del documento oprima ENTER.

CONCEPTO: Es una descripción general que explica el porqué del movimiento. Este dato
es de máximo 15 caracteres.

Una vez que se da ENTER en el concepto aparece un titulo en la parte superior derecha
indicando el tipo de transacción que se efectuará con los datos posteriores, dependiendo del
documento que se va a trabajar.

Los datos de la franja central pertenecen al cuerpo del documento. Hay una línea para cada
registro de movimiento. Los campos solicitados varían de acuerdo a la clase de transacción
correspondiente al documento elegido.

47
12.8 REGISTRO DE LOS CARGOS Y DESCARGOS NORMALES DEL
INVENTARIO

Cuando se seleccionó un tipo de documento cuya clase quedó definida como: entrada a
bodega, salida de bodega, devolución de salida o devolución de entrada, los datos que
debemos dar son:

ARTICULO: es la descripción del ítem del catálogo que se va a afectar. Es un campo

alfanumérico de 40 caracteres.

Digite el nombre completo y oprima ENTER. Si no lo recuerda puede hacer uso de la

ayuda para búsqueda ofrecida por el sistema: oprima la flecha a la derecha y, en pantalla
(parte izquierda) aparece ordenado en forma alfabética el catálogo de artículos desde el
primer ítem; ó, si conoce parcialmente el nombre, teclee los primeros caracteres y oprima la
FLECHA DERECHA: también aparece el catálogo, pero el cursor se ubica sobre el ítem
más aproximado al texto digitado; este proceso también se ejecutará en caso de que se
equivoque al teclear la descripción completa.

NOTA: Recuerde que en cualquier sección donde se manipule la cartilla de artículos

la ubicación se puede realizar por medio de las teclas de movimiento del cursor
(FLECHAS ARRIBA Y ABAJO, PAGE DOWN, PAGE UP, HOME, END) o
digitando las letras iníciales.

En la parte inferior derecha aparece un recuadro donde se detallan las características

pertenecientes al artículo que resalta el cursor; esto es muy útil para poder identificar más

48
claramente el artículo, sobretodo, cuando existen artículos creados con la misma
descripción.

Seleccione el artículo a afectar y oprima ENTER.

BODEGA: este espacio sirve para indicar dónde se harán los cargos o descargos de la
mercancía. Es un campo alfanumérico de 15 caracteres.

Digite la bodega y oprima ENTER. Si no recuerda el nombre completo o lo conoce

parcialmente puede ayudarse con la ventana de bodegas ofrecida por el sistema: oprima la
flecha a la derecha y, en pantalla aparecen ordenadas en forma alfabética mostrando frente
a ellas el saldo actual del artículo escogido; el cursor se ubica sobre la primera; este proceso
también se ejecutará en caso de que teclee el nombre erróneamente.

NOTA: Como el espacio en la línea de detalle no es suficiente para mostrar

completamente las descripciones del artículo y la bodega, en la parte inferior de la
pantalla aparece el detalle completo, mientras en el cuerpo se hace un desplazamiento
hacia la izquierda.

CANTIDAD: es el número de unidades que entran o salen de la bodega escogida.

No es necesario teclear comas (,) entre miles. Para una cantidad con decimales, digite el
valor entero, luego el punto decimal y finalmente los dos dígitos decimales.

Cuando se graben salidas del inventario o devoluciones de entradas el sistema chequea que
la cantidad dada no sobrepase la existencia actual en la bodega seleccionada, desplegando
un aviso de advertencia y una señal sonora, e imposibilitando la salida de dicha cantidad de
artículos.

VR. UNIDAD: indica el costo de cada unidad de inventario. El programa siempre sugiere
como valor el costo promedio: modifíquelo de ser necesario.

Cuando se esté registrando una entrada a almacén, este valor afectará el promedio por
bodega. Si se está grabando una salida, este dato es meramente informativo, porque el
sistema HELISA, independientemente del valor aquí digitado, descargará a costo promedio.

VALOR TOTAL: Es un campo a nivel informativo que corresponde al resultado de

multiplicar la cantidad por el valor unitario. No es necesario digitar nada porque es definido
automáticamente por el programa.

49
12.8.1. TOMA DE INVENTARIO FÌSICO

Al momento de encontrar inconsistencias entre las existencias físicas de la mercancía en

bodega y el saldo que da el sistema, es necesario aplicar ajustes al inventario para hacer que
estos dos coincidan.

Este registro se hace seleccionando el tipo de documento cuya clase quedó definida como:
inventario físico. Los datos que debemos dar son:

ARTICULO: es la descripción del ítem del catálogo que se va a ajustar. Es un campo

alfanumérico de 40 caracteres.

Para su manipulación refiérase al mismo tópico en el apartado registro de cargos y

descargos normales del inventario (anteriormente, en esta misma sección).

BODEGA: este espacio sirve para indicar dónde se hará el ajuste de la mercancía. Es un
campo alfanumérico de 15 caracteres.

Su manejo se detalla bajo el titulo registro de cargos y descargos normales del inventario
(anteriormente, en esta misma sección).

CONTADO: es la cantidad verificada en el conteo físico.

No es necesario teclear comas (,) entre miles. Para una cantidad con decimales, digite el
valor entero, luego el punto decimal y finalmente los dos dígitos decimales.

50
EN LIBRO: corresponde al saldo actual que arroja el sistema. Este campo, de carácter
informativo, es mostrado después de seleccionar la bodega, y sirve para guiar al usuario al
momento de hacer el ajuste.

DIFERENCIA: dato calculado por el sistema que indica la desigualdad entre la cantidad
digitada y la cantidad dada por el sistema.

Si en esta columna se presenta un valor positivo el programa internamente generará un

cargo para el artículo en proceso, en la bodega seleccionada; de lo contrario el movimiento
generado será un descargo.

COSTO UNIDAD: es un valor que da HELISA y corresponde al costo unitario del

artículo. En cualquier caso (cargo o descargo) el movimiento efectuado se hará con este
costo; esto con el fin de conservar el mismo costo promedio.

12.9. TRASLADO ENTRE BODEGAS

Para transferir mercancía de una bodega a otra, el registro en el programa se debe hacer por
medio de un documento previamente definido como traslado de inventario.

En este caso aparecen dos campos nuevos entre los datos generales del documento:

BODEGA ORIGEN: hace referencia a la bodega de donde saldrá la mercancía.

BODEGA DESTINO: es la bodega a la que se harán los cargos de inventario.

NOTA: por razones obvias, el programa no permite definir como bodega destino la
misma seleccionada como de origen, no permitiendo continuar al tratar de hacerlo.

ADVERTENCIA: Al elaborar traslados del inventario, por cada transacción digitada

HELISA genera dos transacciones para el mismo artículo: una efectuando el descargo en la
bodega origen y la otra el cargo en la bodega destino.

ARTICULO: es la descripción del ítem del catálogo que se va a ajustar. Es un campo

alfanumérico de 40 caracteres.

Para su manipulación refiérase al mismo tópico en el apartado registro de cargos y

descargos normales del inventario (anteriormente, en esta misma sección).

NOTA: si al seleccionar un artículo existente en el catálogo, el programa no

permite continuar, se debe a que el ítem no presenta existencia en la bodega origen.

Luego de seleccionar el artículo a procesar, en la parte inferior se muestra el saldo

actual en cada una de las bodegas.

51
CANTIDAD: es el número de unidades que se van a transferir.

No es necesario teclear comas (,) entre miles. Para una cantidad con decimales, digite el
valor entero, luego el punto decimal y finalmente los dos dígitos decimales.

El sistema chequea que la cantidad dada no sobrepase la existencia actual en la bodega

origen, desplegando un aviso de advertencia y una señal sonora, e imposibilitando el
traslado.

COSTO UNIDAD: indica el costo de cada unidad de inventario para la bodega destino; el
programa siempre sugiere como valor el costo promedio de la misma: modifíquelo de ser
necesario.

Cuando se estén registrando traslados de mercancía, este valor afectará el promedio de la

bodega en que se hace la entrada; mientras que en la bodega origen será descargada con el
valor del costo unitario actual, pues este valor no debe presentar variación.

COSTO SALE: campo de carácter informativo que muestra el costo unitario actual en la
bodega destino.

COSTO ENTRA: campo de carácter informativo que muestra el costo unitario actual en la
bodega de origen.

Adicional a lo explicado anteriormente, se tienen algunas ayudas y/o características

especiales, sin importar el tipo de documento:

- Para efectos de duplicar la información de un registro, en cualquiera de sus campos,

sitúese en la columna que quiere copiar y oprima la tecla marcada con la comilla sencilla
(').

- La franja que remata el cuerpo del documento es una línea de estado que presenta en
su parte izquierda el registro donde se halla posicionado y la cantidad de registros
digitados, y ajustado a la derecha el costo total de los artículos procesados.

- Podemos hacer un desplazamiento entre las transacciones con las teclas de manejo
vertical del cursor (FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, PAGE UP, PAGE DOWN,
HOME, END).

- Para el desplazamiento horizontal dentro de una línea, utilice la FLECHA ARRIBA

para ir al campo anterior o ENTER para pasar al siguiente.

NOTA: Siempre que haga movimientos sobre registros ya grabados y el cursor

se posicione sobre la columna de artículos, se mostrarán para cada uno de ellos sus
respectivas características.

52
12.10. CONSULTAR EL KÁRDEX

Esta opción le permitirá hacer consultas rápidas y dinámicas de la información del Kárdex.
Esta información se refiere a dos grupos: saldos y transacciones; ambas ofrecen la
posibilidad de conocer la información de los artículos, ya sea en forma general o
seleccionada (por bodega y/o grupo).

Para consultar el Kárdex presione la tecla F8 en el menú de empresas. Luego, en el menú

principal de administración del Kárdex, escoja la opción “CONSULTAR EL KÁRDEX”.

CARTILLA DE ARTÍCULOS

Es un listado de los artículos creados, en donde se muestran los datos asignados a los
mismos. Esta lista aparece ordenada en forma alfabética por nombre del artículo, seguido
de las tres primeras características.

Para ver el resto de datos oprima la tecla ENTER o la FLECHA DE DIRECCIÓN

DERECHA, e inmediatamente, aparecerá una ventana visualizando toda la información del
registro seleccionado. Presionando cualquier tecla la ventana desaparece.

53
Si desea ver sólo la información de los artículos pertenecientes a un grupo específico teclee
TAB para ver todos los grupos creados y seleccione el que desea consultar, ayudándose con
las teclas de movimiento vertical del cursor. En pantalla son mostrados únicamente los
ítems correspondientes al grupo elegido. Puede seleccionar uno distinto volviendo a digitar
TAB o regresar a la lista general dando ESC.

12.11. ESTADO GENERAL DE INVENTARIO

Esta lista presenta las existencias actuales, el costo unitario y el costo total del mes para
cada uno de los ítems del Kárdex.

54
12.12. INFORMES DE KÁRDEX

En esta sección se pretende dar una guía para obtener reportes que permitan consultar la
información del Kárdex, bien se a por pantalla, en un archivo o en papel a través de la
impresora.

Los informes en HELISA son agrupados en varias opciones, dependiendo del tipo de
información que se desea como resultado y del nivel del detalle del mismo. El programa no
limita la cantidad de informes al número de opciones establecidas en el menú; esto es, que
al ingresar a cualquiera de ellas es permitido parametrizar y filtrar la información de varias
formas, de manera que se pueden obtener muchas presentaciones de un mismo informe.

Para imprimir informes del Kárdex presione la tecla F8 en el menú de empresas. Luego, en
el menú principal de administración del Kárdex, escoja la opción “INFORMES DE
KÁRDEX”.

12.13. INFORMES PRINCIPALES

Son los informes que presentan en forma general el estado del inventario.

12.14. MODIFICAR/ELIMINAR KÁRDEX

Esta opción es utilizada para modificar o retirar información de documentos del Kárdex,
grabados con anterioridad en el proceso de Asentar el Kárdex.

55
ADVERTENCIA: realice una copia de los archivos del Kárdex antes de ejecutar cualquier
modificación mediante esta opción (Vea la sección “ELABORAR LA COPIA” en el
capítulo de “PROCESOS ADICIONALES” del manual de contabilidad).

Al dar ENTER, en pantalla aparece un llamado de atención que se debe tener en cuenta
antes de realizar este procedimiento.

Oprima ENTER para que aparezcan los movimientos grabados hasta el momento, en el mes
seleccionado antes de ingresar a esta opción.

A continuación se explica la manera de manipular la información presentada:

Buscar: para encontrar un documento o un registro específico, utilice las teclas de manejo
del cursor. De igual forma puede ubicar rápidamente un documento, tecleando el tipo de
documento (Ejemplo: EB, SA, TR, etc.) y el número del documento completo (Ejemplo:
000005, 000345, etc.). El sistema, a medida que se digita la información del documento, se
va ubicando en la franja respectiva, hasta encontrar el más cercano; el registro actual es el
que se encuentra resaltado.

Modificar: oprima ENTER en el registro resaltado; aparece un recuadro con toda la

información del registro.

Modifique la información que crea conveniente. Con las teclas de dirección vertical puede
desplazarse entre los campos del registro. Con la tecla BACKSPACE puede borrar letra a

56
letra, en un campo determinado; con la flecha de dirección izquierda limpia todo el
contenido del campo.

Nota: los campos número del documento, fecha, cantidad, valor y concepto son los únicos
que se permite modificar; los demás (artículo, bodega y tipo de documento), son mostrados
a manera de información e identificación del registro acezado, pero no pueden ser
cambiados; en caso de ser necesario modificarlos, se debe proceder a Eliminar los registros
respectivos y volverlos a asentar (recuerde que no es necesario eliminar todas las
transacciones del documento, sino únicamente las necesarias).

Para que el sistema tome las modificaciones realizadas, desplácese hasta el último campo
(concepto de la operación) y pulse ENTER; por el contrario, si no desea que las
modificaciones sean tenidas en cuenta, oprima la tecla ESC.

Borrar: sitúese en el registro a retirar y oprima la tecla DEL; el sistema pregunta:

Lo retira? N

Se sugiere N (no) como respuesta. Si está seguro de su eliminación oprima la tecla “S”, de
lo contrario oprima “N”, ENTER o ESC.

Reacfectar: una vez efectuados todos los cambios requeridos, oprima la tecla ESC para
que dichos cambios reafecten los libros de inventarios. En la pantalla se indica dicho
proceso y, al terminar, el control del programa vuelve al menú principal.

12.15. REVISAR LIBROS DE KÁRDEX

La función principal de esta opción es la de revisar la integridad física de los archivos de

Kárdex y la correspondencia entre sus datos.

Utilice este proceso cuando encuentre una de las siguientes situaciones:

Caídas de luz, especialmente si se presentó durante un proceso de alimentación o

modificación de los archivos (ejemplo: creación o modificación de la cartilla de artículos,
asentar el Kárdex, modificar transacciones, etc.).

Preferiblemente, antes de ejecutar cualquiera de las opciones de recalcular costos

(explicadas en los numerales siguientes), y/o cuando se encuentren inconsistencias en la
información o se considere que el sistema no funciona en forma correcta (ejemplo: la no
aparición de la cartilla de artículos).

Cuando haya borrado bastantes ítems de la cartilla de artículos o muchos registros de

movimiento en el mes, con el fin de liberar espacio físico en el disco.

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Antes de proceder a efectuar el proceso anterior, lleve a cabo estas tareas:

La ejecución de un programa que chequee el disco duro (Ejemplo: CHKDSK/F, para

versiones DOS 4.0 y anteriores; para versiones posteriores utilice SCANDISK), donde
están los programas y los datos de la contabilidad. Este proceso se efectúa buscando
eliminar las posibles inconsistencias que existan a nivel de administración del disco duro,
antes de revisar la consistencia, de los datos en los archivos.

Si trabaja en red, verifique que no exista ningún usuario trabajando con la misma empresa.

Obtenga copia de todos los archivos del Kárdex pertenecientes a la empresa a revisar (Vea
la sección “ELABORAR LA COPIA” en el capítulo de “PROCESOS ADICIONALES” del
manual de contabilidad).

Al dar ENTER, en pantalla aparece un llamado de atención que se debe tener en cuenta
antes de realizar este procedimiento.

ADVERTENCIA: siga al pie de la letra los pasos mencionados en el llamado de atención.

El no acatar esta advertencia podrá acarrear una pérdida total o parcial de la información.

Si ya efectuó los pasos recomendados y está seguro de continuar, oprima ENTER para
comenzar el proceso. De lo contrario, oprima la tecla ESC y en sistema retorna al
menú”ADMINISTRACIÓN DEL KÁRDEX”.

Una vez comienza el proceso, éste no debe ser interrumpido de ninguna manera, ya que
existirán pérdidas de información. En caso de haberse equivocado en la orden de ejecución
de esta opción, simplemente, déjelo procesar hasta su finalización.

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En términos generales el proceso realiza los siguientes pasos:

Revisa en libro mayor de Kárdex del año en proceso.

Revisa el libro de mayor de saldos por bodega del año en proceso.

Revisa el libro de transacciones del mes seleccionado.

Si algún artículo presenta saldos en el mayor de bodegas o movimiento en el libro de

transacciones pero no está creado en la cartilla de artículos, crea el ítem en éste, le asigna
como nombre “artículo creado en reafectación” y lo liga al primer grupo creado en la
definición de parámetros de inventario. Deberá procederse a modificar sus datos en la
opción “CARTILLA DE ARTÍCULOS” del menú “ADMINISTRACIÓN DEL
KÁRDEX”.

ADVERTENCIA: Como este proceso no reafecta movimientos es posible que haya

inconsistencias entre éstos y los estados de inventario; para lo cual se recomienda recalcular
costos.

12.16. RECALCULAR COSTOS POR PROMEDIO

El sistema actualiza existencias y valoriza el inventario tomando como patrón el orden

cronológico de las operaciones, desde el período elegido hasta el final.

Se recomienda el uso de esta opción:

Si hubo caídas de luz, después de ejecutar “INCONVENIENTE CON EL KÁRDEX”.

Cuando se encuentran inconsistencias entre el saldo presentado en los estados de inventario

y el acumulado de los movimientos respectivos.

Cuando la información no haya sido grabada en estricto orden de fecha.

ADVERTENCIA: si en un mismo día no se tuvo la precaución de asentar las operaciones

en el orden real en que estas se sucedieron, recalcular con esta opción no soluciona las
posibles incongruencias que se puedan presentar en los costos teóricos; es preferible que si
se desea corregir estas inconsistencias proceda a borrar e ingresar nuevamente las
operaciones causantes de estos inconvenientes o si lo prefiere ejecute el sistema de costos
por período.

Cuando haya recalculado costos por periodo y desee retomar la valorización por costo
promedio.

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Al dar ENTER, en pantalla aparece un llamado de atención que se debe tener en cuenta
antes de realizar este procedimiento.

Si está seguro de continuar, oprima ENTER para comenzar el proceso. De lo contrario,

oprima la tecla ESC y en sistema retorna al menú ”ADMINISTRACIÓN DEL KÁRDEX”.

Una vez comienza el proceso, éste no debe ser interrumpido de ninguna manera, ya que
existirán pérdidas de información. En caso de haberse equivocado en la orden de ejecución
de esta opción, simplemente, déjelo procesar hasta su finalización.

ADVERTENCIA: No olvide recalcular ajustes por inflación, debido a la posible variación

de los costos.

12.17. RECALCULAR COSTOS POR PERIODO

El sistema actualiza existencias y valoriza el inventario tomando como patrón el costo

promedio de las entradas del período elegido, desde el mes seleccionado hasta el mes
actual.

Se recomienda el uso de esta opción:

Antes de solicitar al sistema cualquier informe, si se han registrado cargos a inventario

después de la última vez en que se ejecuto esta opción.

Cuando haya recalculado costos por promedio y desee retomar la valorización por costos
por periodo.

Si hubo caídas de luz, después de ejecutar “INCONVENIENTE CON EL KÁRDEX”.

Cuando se encuentran inconsistencias entre el saldo presentado en los estados de inventario

y el acumulado de los movimientos respectivos.

Cuando la información no haya sido grabada en estricto orden de fecha.

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Al dar ENTER, en pantalla aparece un llamado de atención que se debe tener en cuenta
antes de realizar este procedimiento.

Si está seguro de continuar, oprima ENTER para comenzar el proceso. De lo contrario,

oprima la tecla ESC y en sistema retorna al menú ”ADMINISTRACIÓN DEL KÁRDEX”.

Una vez comienza el proceso, éste no debe ser interrumpido de ninguna manera, ya que
existirán pérdidas de información. En caso de haberse equivocado en la orden de ejecución
de esta opción, simplemente, déjelo procesar hasta su finalización.

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 13. MÒDULO ADMINISTRACIÓN DEL KÁRDEX

13.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Estructura totalmente dinámica a través de la conformación de grupos (hasta 99) de

inventario y asociando a cada uno, una lista de hasta 10 características del ítem.

• Administra hasta 99 bodegas, permitiendo el traslado entre las mismas y cada una
puede manejar costo independiente.

• Captura de entradas, salidas, devoluciones de entradas, devoluciones de salidas,

traslado entre bodegas, toma de inventario físico, incluso en meses anteriores,
previa definición de derechos por el usuario.

• Listados, consultas y proceso de captura de información en orden de menor a

mayor, con o sin código.

• Al no existir un código fijo los informes se pueden estructurar por grupos y/o
características. (Ejemplo: EL GRUPO TELAS; se pueden obtener informes
clasificados por las características de COLOR, TEXTURA, MARCA, MEDIDA, y
del GRUPO LIBROS, por las características de AUTOR, EDICIÓN, MEDIO,
TEMA, EDITORIAL, etc.).

• El costeo por defecto es promedio, pero puede hacer re cálculos para fijar
promedios diarios, semanales, quincenales o mensuales.

• Campo de hasta 20 caracteres alfanuméricos para el manejo de la referencia en la

creación de ítems.

• Captura por referencia o descripción del artículo.

NOTA:
Todos los informes permiten ser ordenados por BODEGA-GRUPO o GRUPO-
BODEGA con posibilidad de seleccionar, ordenar y condicionar.

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 14. MÒDULO GESTIÓN DE VENTAS

14.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Posibilidad de facturar servicios y/o artículos, permitiendo incluir comentarios y

preguntas y aplicando esquemas de descuentos pactados por líneas, por ítems, o por
totales.

• Editor de formatos, para diseñar libremente el contenido, la distribución, los títulos,

los rubros, comentarios, preguntas y respuestas, fórmulas y formatos de los
elementos de la factura.

• Puede incluir en el cuerpo de la factura cualquier cantidad de comentarios

complementarios del producto o servicio y que puedan ser prefijados para uso
frecuente.

• Trabaja con hasta diez (10) listas de precio, asociando a cada una el valor
porcentual que opera como incremento de un precio base, o como margen de
rentabilidad del mismo.

• Interface entre los módulos de Kárdex, Contabilidad (realizando la correcta

codificación que involucra Ingresos, Devoluciones, Retenciones, IVA, ICA,
RETE-IVA, RETE-ICA y Auto retención, de acuerdo a las condiciones
comerciales), cuentas por cobrar y centros de costos.

• Lista de informes para conocer ventas por vendedor, por forma de pago, por cliente,
producto, ciudad, operador en un término de días, semanas, meses, etc.

• Posibilidad de trabajar remisiones, tanto de artículos, como de servicios.

NOTA:
Todos los informes de este módulo permiten su configuración y condicionamiento, sus
contenidos son definidos por el usuario; además en el momento de elaborarlos se
pueden organizar sus campos.

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 15. MODULO ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

15.1. CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Objetivo: HELISA Administración de Activos Fijos es una herramienta que

permite registrar y controlar cada uno de los activos que posee una Empresa, a
nivel contable y administrativo, manejando Hoja de vida, Depreciación, Ajustes por
Inflación, Ubicación, Responsable, Pólizas de seguros, por cada uno de los bienes,
incluyendo la Administración de las Licencias de Software. Se tiene en cuenta
Activos No Depreciables.

• Métodos de Depreciación Implementados:

Línea Recta
Saldo Declinante ó Reducción de Saldos
Suma de Dígitos del año
Unidades Producidas

• Procesos que controla:

Compra de activos Fijos

Venta de Activos Fijos
Mejoras y/o Reparaciones
Traslados (Cambio de Ubicación y/o Responsable)
Activos dados de baja
Comprobante de Cálculo de Depreciación
Comprobante de Ajustes por Inflación

• Informes Generados:

Cartilla de Grupos
Cartilla de Responsables
Cartilla de Ubicaciones
Cartilla de Pólizas de Seguros
Hoja de Vida Activos
Libro de Activos Fijos
Rotación de Activos
Reparaciones y/o Mantenimientos de Activos
Licencias de Software

Todos los informes tienen múltiples formas de selección, tanto de forma como de
contenido, es decir, cada informe tiene múltiples interpretaciones de acuerdo a su
Configuración.

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 CONCLUSIONES.

Lo importante para este manual es tener nociones en sistemas y manejo del computador y
sobretodo el buen observar para que no tenga inconvenientes cuando vaya a realizar las
operaciones y recálculos en los módulos.

Una de las ventajas que tiene este programa es que es muy sesillo de usar y aprender.

Con este manual se pretende dar a conocer los pasos más importantes para operar de una
forma rápida y sin complicaciones con procesos especiales y una buena instrucción.

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 BIBLIOGRAFÌA

- PEÑA CALDERÓN Heraldo, HELISA 4.0, Kimpres Ltda. Colombia, 2008

- HERNÀNDEZ SAMPIERI Roberto, Metodología de la Investigación, McGraw-HILL,

Colombia, 2008.

INFOGRAFIA
-http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_2.html
http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_8.html

http://helisa.com/administrador.html

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