Anexo 1

Actividades del Servicio de Intermediación de Seguros

Los Proveedores deben realizar las actividades que están comprendidas en el siguiente clausulado.
En el numeral 1 se encuentran las actividades generales del contrato de Intermediación de Seguros
y en el numeral 2 se encuentran las actividades mínimas que debe realizar el Proveedor por cada
Ramo. El Intermediario de Seguros debe realizar mínimo diez (10) visitas técnicas y aquellas que
haya ofrecido de más en su Oferta para realizar las siguientes actividades:

I. Servicio de Intermediación de Seguros

1. El Intermediario de Seguros debe realizar las siguientes actividades generales

relacionadas con el contrato:

1.1. Empalmar con el anterior Intermediario de Seguros durante el primer mes de

ejecución de la Orden de Compra. Como mínimo para cumplir con esta actividad
debe:

a) Revisar las actas de reuniones.

b) Verificar las tareas pendientes del anterior Intermediario de Seguros.
c) Informar por medio de un acta de recibo a la Entidad Compradora las tareas
pendientes del anterior Intermediario de Seguros.

1.2. Diseñar e implementar el Plan de Seguros:

a) Asistir a la Entidad Compradora en la identificación y evaluación de los Riesgos y su

posible aseguramiento. El Intermediario de Seguros debe reunirse con el director de
la Entidad Compradora y con el grupo encargado del área de aseguramiento de la
Entidad.
b) Diseñar, implementar, coordinar y manejar el Plan de Seguros consultando a la
Entidad Compradora para ello.
c) Realizar el estudio de mercado del sector de aseguramiento y presentarle a la
Entidad Compradora las Compañías de Seguros que podrían asegurar los Riesgos
identificados en el Plan de Seguros.
d) Promover la consecución de Pólizas que generen mayor valor por dinero. Para esto
debe proponer a la Entidad Compradora métodos realistas de minimización de
costos y apoyarla en la identificación de requisitos correctos de aseguramiento de
acuerdo a las necesidades de la Entidad Compradora.
e) Informar a la Entidad Compradora alternativas para actualizar su Plan de Seguros
y/o Pólizas adquiridas

1.3. Estructurar el Proceso de Contratación de la(s) Compañía(s) de Seguros:

a) Prestar asesoría jurídica y técnica en el diseño de los Documentos del Proceso para
la contratación de las Pólizas de Seguro, considerando:

1
  Información que la Entidad Compradora deberá proveer a las Compañías de
Seguros. Ver Anexo 1 para el detalle del Ramo.
 Definición de la suma asegurada. Ver numeral 2.2 y tener en cuenta las
recomendaciones.
 Información del Plan de Seguros actual y datos históricos de aseguramiento,
coberturas, exclusiones, garantías, entre otros.
 Información suministrada por el anterior Intermediario de Seguros.
 Informes realizados por las Compañías de Seguros y Reaseguros.

b) Diseñar y proponer los términos y condiciones de las Pólizas de Seguros para que
las Entidades Compradoras obtengan las Pólizas más favorables técnica y
económicamente de acuerdo a sus necesidades de aseguramiento y presupuesto.
c) Asesorar en todos los trámites previos de selección de las Compañías de Seguros:
(i) estudios previos; (ii) pliego de condiciones; (iii) asistencia a audiencias y
reuniones preliminares derivadas del Proceso de Contratación; (iv) invitación al
proceso de contratación; y (v) evaluación de ofertas y proyección de respuestas a
las observaciones formuladas por los proponentes. El Intermediario de Seguros
debe tener claro como mínimo los siguientes puntos:
 Análisis del sector.
 Presupuesto disponible de la Entidad Compradora.
 Interés asegurable de la Entidad Compradora.
 Velar por obtener un número mínimo de cotizaciones que garanticen un proceso
competitivo.
d) El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora en la
evaluación técnica de las propuestas recibidas. Con el objetivo de asesorar imparcial
y objetivamente a la Entidad Compradora sobre las características comerciales,
técnicas y financieras de las Compañías de Seguros el Intermediario de Seguros
debe:
 Participar en el comité evaluador. Realizar recomendaciones.
 Elaborar el informe de evaluación y tener en cuenta cualquier ajuste que
recomiende la Entidad Compradora.
 Responder las observaciones que realicen los proponentes al informe de
evaluación y hacer las correcciones o aclaraciones que sean necesarias.
e) Asesorar en el diligenciamiento de los formularios y documentos requeridos en la
solicitud de ofertas para la suscripción de las Pólizas con las Compañías de Seguros,
consolidar la información y revisar la coherencia, pertinencia y oportunidad de la
misma.
f) El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora en la selección
y adjudicación de la Compañía de Seguros. El Intermediario de Seguros debe
considerar:
 Compañías de Seguros autorizadas y registradas ante la SFC que acrediten el
adecuado margen de solvencia, tal como lo define y supervisa dicho ente, podrán
emitir un contrato de seguros bajo las condiciones óptimas.
 Las Compañías de Seguros se pueden presentar mediante la figura de Unión
Temporal, Consorcio o Coaseguro, siempre y cuando, en los dos primeros casos,
se demuestre la solidaridad de responsabilidades dentro de dicho acuerdo, y en
el tercer caso, se demuestre el contrato de seguro emitido por la compañía líder
así como en el respectivo certificado individual de coaseguro.

2
 Las Compañías de Seguros deben acreditar experiencia en cuanto a Riesgos con
actividades similares para las cuales están expidiendo la Póliza. En ese sentido,
deben soportar al menos 5 casos similares en los últimos 3 años y con montos
asegurados similares.
 Acompañar a la Entidad Compradora en la audiencia de adjudicación de la
Compañía de Seguros para responder preguntas en el caso de ser necesario.
g) Gestionar la entrega oportuna de las Pólizas contratadas.

1.4. El Intermediario de Seguros debe realizar las siguientes tareas durante la vigencia
de las Pólizas:

a) Asesorar en la celebración del contrato de seguros y expedición de la Póliza. El

Intermediario de Seguros debe realizar:
 Evaluar que la Prima propuesta por la Compañía de Seguros sea de acuerdo al
mercado y al tipo de Riesgo.
 Verificar que la Póliza cumpla con los objetivos de aseguramiento de la Entidad
Compradora.
 Evaluar que la Compañía de Seguros haya incluido los términos y condiciones
diseñados por el Intermediario en beneficio de la Entidad Compradora.
b) Analizar y revisar las Pólizas, formatos y demás documentos expedidos por la
Compañía de Seguros. El Intermediario de Seguros debe verificar la veracidad de la
información en cada Póliza expedida y debe corresponder a lo pactado en el proceso
de selección.
 Revisar las coberturas, amparos, bienes asegurados, información de la Entidad
Compradora, entre otras. Verificar que los mismos correspondan a los seguros
solicitados y contratados.
 Analizar la información contractual de las Pólizas contratadas e informar las
repercusiones en la Entidad Compradora.
 Verificar las garantías solicitadas a la Compañía Aseguradora.
c) Velar por que la Entidad Compradora cumpla con las cargas que le correspondan
de acuerdo con la Ley y el contrato de Seguros.
d) Revisar, dar visto bueno y reportar a la Entidad Compradora todos los documentos
relativos a las Pólizas, certificados de modificación, anexos, facturas, notas de
crédito, notas de débito, en general a toda la documentación e información enviada
por las Compañías de Seguro.
e) Informar por escrito o solicitar ajustes/variación en las Pólizas durante su vigencia
cuando sea necesario. Por ejemplo en Pólizas de incendio y lucro cesante, deberá
realizar el mantenimiento del inventario de los activos asegurados, incluyendo las
altas y bajas respectivas y solicitando a la Compañía de Seguros la actualización
respectiva del inventario de activos asegurados.
f) El Intermediario de Seguros debe entregar un manual sobre cada una de las Pólizas
contratadas, el manual debe entregarse antes del primer mes de vigencia de la
Póliza y como mínimo debe incluir:
 ¿Por qué tener una Póliza de este tipo en la Entidad Compradora?
 Garantías que debe cumplir la Entidad Compradora.
 Amparos y montos de cada Póliza: alcance e interpretación
 ¿Qué hacer en caso de Siniestro?
 ¿Con quién debe comunicarse en caso de Siniestro?
3
  Acciones de promoción y prevención.
g) Realizar mínimo cinco (5) capacitaciones para informar a la Entidad Compradora. El
Proponente debe tener en cuenta lo siguiente para realizar la capacitación:
 Acordar con la Entidad Compradora el día, lugar y la hora de cada capacitación.
 Informar a la Entidad Compradora el número máximo de asistentes a cada
capacitación.
 Informar una semana antes de la capacitación a la Entidad Compradora sobre los
temas a tratar en la capacitación y cualquier requerimiento necesario para poder
realizar la capacitación.
 Tomar asistencia en la capacitación y dejar una copia a la Entidad Compradora.
h) Mantener organizada la información de las Pólizas suscritas, tanto en físico como en
digital. La información debe estar guardada en la Entidad Compradora. Los
documentos que mínimo deben estar archivados son:
 Póliza, condicionado, anexos y cláusulas actuales.
 Si es una renovación debe tener el documento de la vigencia anterior.
 Solicitud del Seguro firmada.
 Relación de bienes asegurados con su ubicación.
 Copia de las garantías firmadas.
 Carta de entrega de documentación.
 Con relación a la información digital, la Entidad Compradora aprobará los formatos
digitales a ser diligenciados por el Intermediario de Seguros y le proveerá uno de
dichos formatos, el cual corresponde al establecido por el Ministerio de Hacienda
y Crédito Público y CCE.
i) Asesorar a la Entidad Compradora para realizar las actividades que los inspectores
de Seguros proponga.
j) Asesorar el pago oportuno de la Prima. Recordar a la Entidad Compradora las
fechas de pago.
k) Informar con antelación el vencimiento de las Pólizas de Seguros de la Entidad
Compradora para realizar su prorroga o renovación.
l) Presentar un informe mensual y acumulativo de todo lo relacionado al Plan de
Seguros y el cumplimiento de las obligaciones contractuales:
 Información general de las Pólizas vigentes.
 Control de vencimientos de Pólizas.
 Modificaciones en la Póliza.
 Gestión de primas: estado de cuentas y primas pendientes de pago.
 Gestiones de renovación.
 Tramites de reclamaciones por siniestro con revisión y control de documentos.
 Estadísticas de siniestralidad.
 El informe debe ser entregado los primeros diez días hábiles del mes siguiente.
m) Informar oportunamente sobre las decisiones adoptadas por la SFC y otros
organismos del Estado Colombiano en materia de Seguros y de los cambios que se
operen en el mercado asegurador, de interés para la entidad.
n) Instruir a los funcionarios encargados del manejo operativo del Plan de Seguros,
sobre los alcances, requisitos y amparos de los contratos de Seguros y de las Pólizas
que forman parte del programa de la entidad.
o) Asesorar los potenciales Riesgos que pueden afectar los intereses asegurables y
que generen la necesidad de adquisición de nuevas Pólizas.

4
1.5. El Intermediario de Seguros debe realizar las siguientes actividades durante un
Siniestro que presente la Entidad Compradora:

a) Gestionar el aviso del Siniestro de forma oportuna.

b) Verificar y aprobar los formularios y reportes para la reclamación del Siniestro.
c) Gestionar la reclamación ante la Compañía de Seguros.
d) Realizar el seguimiento de los Siniestros a pesar del vencimiento de las Pólizas.
e) Presentar a la Compañía de Seguros en forma oportuna y dentro de los términos
establecidos la totalidad de la documentación relacionada al Siniestro, requerida
para el pago de la indemnización.
f) El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora en:
 Evitar la propagación y extensión del Siniestro.
 Informar a la Compañía de Seguros.
 Informar de otras Pólizas que puedan servir a la Entidad Compradora a mitigar
Riesgos.
 Informar o denunciar ante las autoridades cuando sea pertinente.
 Diligenciar documentación en relación al Siniestro y su cuantía.
 Demostrar la cuantía y ocurrencia del Siniestro.
g) El Intermediario de Seguros debe coordinar y dar seguimiento al ajustador de
pérdidas. Obtener las indemnizaciones en las mejores condiciones posibles de
forma, tiempo y cuantía.
h) Restablecer la suma asegurada después de que la Entidad Compradora reciba el
pago del Siniestro.
i) Llevar un registro estadístico sistematizado de Siniestros, presentar el resumen
cuando la Entidad Compradora lo requiera. En este se debe indicar el estado actual
del Siniestro y el término de la prescripción, entre otros.
j) El Intermediario de Seguros debe proponer los correctivos que sean necesarios para
reducir el índice de siniestralidad de la Entidad Compradora.

1.6. El Intermediario de Seguros debe realizar las siguientes actividades al finalizar la

Orden de Compra:

a) Mantener bajo confidencialidad toda la información de la Entidad Compradora luego

de finalizado el contrato y no utilizarla para su propio beneficio.
b) Entregarle a la Entidad Compradora el estado final de sus Pólizas teniendo en
cuenta lo siguiente:
 Pólizas contratadas.
 Fechas de vencimientos, si alguna Póliza sigue vigente.
 Estado de cuentas y Primas pendientes de pago.
 Tramites de reclamaciones por Siniestro con revisión y control de documentos.
 Estadísticas de siniestralidad.
 Base de datos en medio físico y digital de las Pólizas de Seguros.
 Tareas pendientes.

1.7. El Intermediario de Seguros debe ofrecer a la Entidad Compradora la posibilidad de

tener personal en las instalaciones de la entidad. La Entidad Compradora en la
Solicitud de Cotización debe especificar el núm ero de personas que requiere en la
entidad, el perfil y las horas de disponibilidad.
5
2. El Intermediario de Seguros debe realizar las siguientes actividades para los Pólizas
que se contraten según el Ramo que aplique.

2.1 El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora para que esta
pueda generar mínimo la siguiente información por Ramo y disponer de ella si es
necesario para la compra de la Póliza:

Vida grupo y colectivo  Actividad de la Entidad Compradora.

 Información de los asegurados, incluyendo: género, edad, aficiones
que desempeña en la vida cotidiana, profesión, estado de salud
actual, antecedentes médicos, zona geográfica de residencia y/o
trabajo del asegurado.
 Modalidad del Seguro.
 Información del grupo asegurable.
 Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia
del siniestro.
Automóviles  Datos del asegurado: edad, record del conductor, entre otros.
 Datos del vehículo: Detalles del vehículo (clase, tipo, marca, modelo,
año de fabricación), uso del vehículo, zona geográfica, almacenaje
del vehículo, modificaciones del vehículo.
 Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia
del Siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las
mismas causas.
SOAT Detalles del vehículo: número de pasajeros, categoría de vehículo,
tonelaje, cilindraje, placa, tarjeta de propiedad del vehículo, entre otros.
Cumplimiento  Pliego de condiciones y minuta del contrato.
 Estados Financieros, balance general, flujos de caja.
 Actas Consorciales.
 Experiencia.
 Licencias y Certificaciones.
 Datos de constitución de la Entidad Compradora.
 Grupo financiero y accionistas principales.
 Contragarantías solventes.
Vida Individual  Datos del asegurado: género, edad, aficiones que desempeña en la
vida cotidiana, profesión, estado de salud actual, antecedentes
médicos, zona geográfica de residencia y/o trabajo del asegurado.
Responsabilidad Civil  Información del asegurado: actividades, procesos y peligros
asociados, ventas, número de empleados.
 Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia
del siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las
mismas causas.
Terremoto 1. Inventario de la Entidad Compradora:
 Revisar la plantilla de la base de datos que usa la Entidad
Compradora para realizar el inventario de bienes.

6
  Asesorar a la Entidad Compradora para diligenciar la base de
datos del inventario y mantenerlo actualizado (altas y bajas).
 Verificar que los bienes asegurados incluyan todos los bienes
incluidos en el inventario de la Entidad Compradora.
 Revisar que el valor corresponda con el último avalúo realizado.

2. Informes de inspección
 Solicitar los informes de inspección anteriores, generados por las
Compañías de Seguros/reaseguradoras, quienes elaboran estos
informes dentro de sus procedimientos previos a la suscripción.
 Analizar estos informes de inspección.

3. Siniestralidad:
 Solicitar información siniestral de por lo menos los últimos cinco
años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del siniestro y
medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas causas.
 Contar con el informe de ajuste de la pérdida, elaborado por la
Compañía de Seguros o por entidades externas expertas en el
tema - “ajustadores de pérdidas”, con las recomendaciones
pertinentes para la mitigación o mejoramiento de las edificaciones
o actividades expuestas. Con motivo de las recomendaciones
efectuadas, se debe proceder con la elaboración de un
cronograma de actividades para la implementación de las medidas
y el presupuesto.

Incendio y Lucro Cesante 1. Inventario de la Entidad Compradora:

 Revisar la plantilla de la base de datos que usa la Entidad
Compradora para realizar el inventario de bienes.
 Asesorar a la Entidad Compradora para diligenciar la base de
datos del inventario y mantenerlo actualizado (altas y bajas).
 Verificar que los bienes asegurados incluyan todos los bienes
incluidos en el inventario de la Entidad Compradora.
 Revisar que el valor corresponda con el último avalúo realizado.

2. Informes de inspección
 Solicitar los informes de inspección anteriores, generados por las
Compañías de Seguros/reaseguradoras, quienes elaboran estos
informes dentro de sus procedimientos previos a la suscripción.
 Analizar estos informes de inspección.

3. Siniestralidad:
 Solicitar información siniestral de por lo menos los últimos cinco
años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del siniestro y
medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas causas.
 Contar con el informe de ajuste de la pérdida, elaborado por la
Compañía de Seguros o por entidades externas expertas en el
tema - “ajustadores de pérdidas”, con las recomendaciones
pertinentes para la mitigación o mejoramiento de las edificaciones

7
 o actividades expuestas. Con motivo de las recomendaciones
efectuadas, se debe proceder con la elaboración de un
cronograma de actividades para la implementación de las medidas
y el presupuesto que dicho ejercicio conllevaría.

Ingeniería  Tipo de obra que se va a realizar.

 Costo total de la obra, incluyendo costos directos e indirectos.
 Estudio de suelos.
 Acta de vecindades.
 Experiencia del contratista.
 Cronograma de la obra.
 Hoja de vida de los contratistas.
 Inspección del riesgo.
 Planos de la construcción.
 Medidas de protección de seguridad con que cuenta el riesgo
asegurado.

Sustracción 1. Información del asegurado:

 Actividad del asegurado.
 Estado de bienes a asegurar.
 Mantenimiento.
 Procesos y peligros asociados.
 Localización.
 Seguridad.
2. Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del
siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas
causas.

Transporte 1. Los derechos y obligaciones contraídas en la transacción comercial

entre el vendedor y el comprador, como:
 Tipo de transporte: marítimo, aéreo, terrestre, combinación.
 Precio.
 Momento donde se produce la transferencia de riesgos sobre la
mercadería del vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercadería.
 Contratante del transporte.
 Contratante del Seguro.
 Responsabilidad de los trámites de documentos de parte de cada
una de las partes.
 Tipo de Póliza a ser requerida: individual o flotante. En la póliza
individual se cubre un determinado transporte y/o viaje, una
mercadería y su duración se limita al tiempo que dure el transporte
de la mercadería asegurada. La Póliza flotante tiene fecha abierta
de inicio de vigencia pero no de fin y el Asegurado se compromete
a declarar todos los embarques y la compañía a aceptarlos.
2. Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del
8
 siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas
causas.
Todo Riesgo Contratista  Tipo de obra que se va a realizar.
 Costo total de la obra, incluyendo costos directos e indirectos.
 Estudio de suelos.
 Acta de vecindades.
 Experiencia del contratista.
 Cronograma de la obra.
 Hoja de vida de los contratistas.
 Inspección del riesgo.
 Planos de la construcción.
 Medidas de protección de seguridad con que cuenta el riesgo
Asegurado.
Manejo  Actividad del Asegurado.
 Ubicación.
 Número de empleados.
 Tipos o clase de cargos a asegurar.
 Eventos históricos de infidelidad presentados por parte de sus
empleados, sus peligros asociados.
Corriente débil  Inventario de los equipos.
 Medidas de protección de los equipos.
 Uso de los equipos.
 Siniestralidad.
Montaje y Rotura  Información del Asegurado: actividad del Asegurado, estado de
bienes a asegurar, mantenimiento, procesos y riesgos asociados,
etc.
 Información de equipos: relación valorizada (año de fabricación,
marca, capacidad, potencia, país de origen). Ubicación de los
equipos.
 Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia
del siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las
mismas causas.
Exequias  Tipo de servicio funerario.
 Tamaño del grupo familiar.
Aviación (cascos) 1. Datos de la aeronave:
 Marca, tipo, serie, matricula, año de fabricación, número de sillas
de pasajeros, tripulación.
 Utilización estimada de la aeronave y destinos de la aeronave.
 Medidas de seguridad de las operaciones.
 Principales contratos de operación.
 Empresa que realiza el mantenimiento de la nave.
 Detalle de contratos de arrendamiento de la nave.
 Uso de la nave.
 Certificado de matrícula y aeronavegabilidad.
2. Información de pilotos: nombre, horas totales de vuelo, horas en
marca y modelo, accidentes o incidentes en los últimos cinco años.
9
 3. Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del
siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas
causas. Ajuste de pérdidas.

Navegación y casco barco  Relación de bienes asegurables.

 Estado de los bienes que se desean asegurar.
 Mantenimiento de los bienes.
 Inspección de los bienes.
 Siniestralidad.
 Solicitar información siniestral de por lo menos los últimos cinco
años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia del siniestro y
medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las mismas causas.
Ajuste de pérdidas.

Minas y petróleo  Relación de bienes asegurables.

 Actividad del Asegurado
 Ventas (exportaciones).
 Siniestralidad: Solicitar información siniestral de por lo menos los
últimos cinco años, indicando causa, cuantía, fecha de ocurrencia
del siniestro y medidas adoptadas para prevenir pérdidas por las
mismas causas. Ajuste de pérdidas.

Vidrios  Actividad del Asegurado.

 Relación de bienes asegurables (con valores).
 Estado de los bienes a asegurar.
 Mantenimiento.
 Inspección.
 Siniestralidad.

10
2.2 El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora sobre la
definición de la suma asegurada de cada Póliza. El Intermediario de Seguros debe
considerar por Ramo, al menos, los siguientes aspectos:

Vida grupo y colectivo La compensación debe ser definida por el Asegurado. Es el

valor que será́ pagado a los beneficiarios de la Póliza en caso
de muerte del Asegurado.
Automóviles  Suma asegurada para daños: Valor comercial del
vehículo.
 Suma asegurada para el amparo de responsabilidad
civil: Se define por límites de responsabilidad.
SOAT  Cuantías mínimas:
 Gastos de transporte y movilización de las víctimas,
hasta 10 SMLDV.
 Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y
hospitalarios, hasta 800 SMLDV.
 Incapacidad permanente, hasta 180 SMLDV.
 Muerte de la víctima y gastos funerarios, hasta 750
SMLDV.
Cumplimiento Valor del contrato garantizado. El valor del contrato puede ser
indeterminado, siempre que se indique como se determina el
valor de las garantías.
Vida Individual La suma asegurada debe ser definida por el Asegurado. Es el
valor que será́ pagado a los beneficiarios de la Póliza en caso
de muerte del Asegurado.
Responsabilidad Civil Límite de cobertura (o límite de responsabilidad o límite de
indemnización). Responsabilidad de la Compañía de Seguros
de pagar por daños (incluyendo costos, honorarios y gastos de
los reclamantes). Los Costos de Defensa serán pagados
adicionalmente a los límites de indemnización a menos que un
anexo de esta Póliza disponga lo contrario.
Generalmente la suma asegurada es por evento.
Terremoto PML: El intermediario de Seguros debe realizar una propuesta
para realizar un estudio de pérdida máxima probable (PML) y
prima pura de riesgos (pérdida anual esperada) para la
amenaza de terremoto.

Los resultados que debe entregar el Intermediario de Seguros

consiste en la estimación del PML como porcentaje del valor
asegurable establecido para el portafolio de edificaciones y la
pérdida esperada para los escenarios sísmicos más
representativos y para diferentes periodos de retorno. La
pérdida anual esperada o prima pura del riesgo se presentará
como un porcentaje anual sobre el valor asegurado del
inmueble y representaría el valor anual promedio de pérdidas
durante la vida útil de la edificación por concepto de

11
 terremotos. Dicho resultado se presentará para la totalidad del
portafolio y la desagregación se realizará por zonas cresta.
Incendio y Lucro A valor total (suma asegurable al 100%):
Cesante Valor total de reemplazo de la totalidad de los bienes que
forman parte de la materia asegurada.

A primer riesgo:
Se declara el Valor de Reemplazo de la totalidad de los bienes
que conforman la Materia Asegurada y se fija una parte de ese
Valor Declarado como Suma Asegurada.

PML:
El intermediario de seguros debe realizar una propuesta para
realizar un estudio de pérdida máxima probable (PML) y prima
pura de riesgos (pérdida anual esperada) para la amenaza de
terremoto.

Los resultados que debe entregar el Intermediario de Seguros

consiste en la estimación del PML como porcentaje del valor
asegurable establecido para el portafolio de edificaciones y la
pérdida esperada para los escenarios sísmicos más
representativos y para diferentes periodos de retorno. La
pérdida anual esperada o prima pura del riesgo se presentará
como un porcentaje anual sobre el valor asegurado del
inmueble y representaría el valor anual promedio de pérdidas
durante la vida útil de la edificación por concepto de
terremotos. Dicho resultado se presentará para la totalidad del
portafolio y la desagregación se realizará por zonas cresta.
Ingeniería Valor total del contrato de montaje al término de la obra,
incluyendo los materiales, mano de obra, fletes, derechos de
aduana, impuestos, entre otros.
Sustracción Valor comercial de los bienes sustraídos.
Transporte Valor comercial de la mercancía declarada en la factura, el
costo de seguros y el costo de fletes. Se recomienda incluir
una suma adicional para gastos derivados de pagos de
impuestos, inspecciones, formularios y otros gastos menores
Todo Riesgo Contratista Valor Total Obra: Este valor debe incluir todos los materiales
(ya sean propios, de los mandantes o de terceros identificados
en la póliza), fletes, mano de obra, servicios, derechos,
impuestos, gastos de construcción y todo otro costo o gasto
relativo a la obra.
Bienes Existentes: Si la obra a ejecutar se realiza sobre un bien
ya existente, se puede asegurar dicho bien existente, en un
valor que deberá ser informado por el cliente.
Manejo Límite de cobertura (o límite de responsabilidad o límite de
indemnización). Responsabilidad de la aseguradora de pagar
por daños (incluyendo costos, honorarios y gastos de los
reclamantes).
Corriente débil Valor comercial
12
Montaje y Rotura Valor comercial
Exequias Suma asegurada a ser definida por el Asegurado. Valor hasta
el cual la compañía de seguros pagará a quien demuestre
haber pagado el costo de los servicios funerarios contratados
en la póliza.
Aviación (casco) Valor comercial de la aeronave, que incluirá́ el fuselaje,
maquinaria propulsora y equipo de dotación
Navegación y casco Valor comercial de la embarcación, con sus accesorios a la
barco fecha de iniciación del seguro. Se pueden incluir los gastos de
aprovisionamiento de la nave y los gastos de seguro.
Minas y petróleo El intermediario de seguros debe realizar una propuesta para
realizar un estudio de pérdida máxima probable (PML) y prima
pura de riesgos (pérdida anual esperada) para la amenaza de
terremoto.

Los resultados que debe entregar el Intermediario de Seguros

consiste en la estimación del PML como porcentaje del valor
asegurable establecido para el portafolio de edificaciones y la
pérdida esperada para los escenarios sísmicos más
representativos y para diferentes periodos de retorno. La
pérdida anual esperada o prima pura del riesgo se presentará
como un porcentaje anual sobre el valor asegurado del
inmueble y representaría el valor anual promedio de pérdidas
durante la vida útil de la edificación por concepto de
terremotos. Dicho resultado se presentará para la totalidad del
portafolio y la desagregación se realizará por zonas cresta.

Vidrios Valor comercial.

13
2.3 El Intermediario de Seguros debe asesorar a la Entidad Compradora para que pueda
diligenciar la información relacionada al Siniestro. El intermediario deberá facilitar
tanto el formulario para la presentación del reclamo como su gestión. Así mismo,
para algunos Ramos la Entidad Compradora debe realizar actividades que eviten la
propagación del Siniestro.

Vida grupo y colectivo  Documento que demuestre la identidad del Asegurado,

este puede ser la cédula de ciudadanía, cédula de
extranjería, pasaporte o registro civil de nacimiento.
 En caso de fallecimiento del Asegurado, el Registro Civil
de Defunción.
 Historia clínica del Asegurado, en donde se demuestre la
causa del fallecimiento o de la invalidez (evolución del
padecimiento o enfermedad que desencadena la
muerte).
 En los hechos accidentales, acta de levantamiento del
cuerpo, certificado de necropsia o informe médico en
donde se demuestre que la muerte o la incapacidad fue
causada por un accidente cubierto por la póliza de Vida
Grupo. Si el fallecimiento o la invalidez se produce tiempo
después del accidente, se requiere de la historia clínica
que evidencie la relación entre el accidente y el
fallecimiento.
 Original o copia de la Póliza de Seguros. En caso de no
tenerlos, la Compañía de Seguros está en la obligación
de entregar esta documentación previa comprobación
del estado de asegurado o de beneficiario de la póliza.
 Documento de identidad del (de los) beneficiario(s).
 Documentos que acrediten la condición o legitimidad del
(de los) beneficiario (s).
 Incapacidad total y permanente, o incapacidad
permanente parcial, la calificación de la pérdida de la
capacidad laboral dada por: El Instituto de Seguros
Sociales, la Administradora Colombiana de Pensiones -
COLPENSIONES-, las Administradoras de Riesgos
Laborales -ARL-, las Compañías de Seguros que
asuman el riesgo de invalidez y muerte, Entidades
Promotoras de Salud (EPS) o las juntas calificadoras de
invalidez de índole regional o nacional.
 Incapacidad total temporal se debe presentar la
incapacidad médica que indique la causa y el tiempo que
esta dura, y constancias de ingresos tales como
extractos bancarios, certificación de contador o similares,
que demuestre el dinero que la persona ha dejado de
ganar.
 En la cobertura de enfermedades graves, se requiere
siempre la historia clínica completa donde se evidencie

14
 claramente la fecha del diagnóstico, las pruebas médicas
que confirman el diagnóstico, la evolución y tratamiento
de la enfermedad.
Automóviles  Prueba sobre la propiedad del vehículo o de su interés
asegurable.
 Copia de la denuncia penal, si fuere el caso.
 Licencia vigente del conductor, si fuere pertinente.
 Copia del croquis de circulación o acta de conciliación en
caso de choque o vuelco y de la respectiva resolución de
la autoridad competente.
 Facturas o cotizaciones del valor de los daños sufridos
por el vehículo asegurado.
 Facturas o documentos que acrediten la cuantía de los
perjuicios causados a terceros.
 Pérdida total: Traspaso del vehículo a nombre de la
compañía de seguros.
 Para Responsabilidad Civil: prueba de la calidad del
Beneficiario, del perjuicio sufrido y de su cuantía.
 Carta de reclamo previo del tercero, presentado al
Asegurado, por perjuicios derivados de la
responsabilidad civil extracontractual.
SOAT De acuerdo a normatividad Colombiana vigente.
Cumplimiento  Comunicación escrita de la Entidad Compradora
contratante Asegurada para la reclamación del pago.
 En caso de caducidad: Copia auténtica del acto
administrativo ejecutoriado y del acta de liquidación del
contrato o de la resolución ejecutoriada que acoja la
liquidación unilateral.
 En caso de aplicación de multas y cualquier otro
incumplimiento: copia auténtica del acto administrativo
ejecutoriado, junto con la constancia de la entidad estatal
contratante asegurada, de la no existencia de saldos a
favor del contratista garantizado, respecto de los cuales
se pueda aplicar la compensación de multas, o en la que
conste la disminución en el valor a indemnizar en virtud
de la compensación.
Vida Individual  Documento que demuestre la identidad del Asegurado
puede ser la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería,
pasaporte o registro civil de nacimiento.
 En caso de fallecimiento del Asegurado, el registro civil
de defunción.
 Historia clínica del Asegurado, acta de levantamiento del
cuerpo, certificado de necropsia o informe médico en
donde se demuestre que la muerte o la incapacidad fue
causada por un accidente cubierto por los amparos de
accidentes.
 Original o copia de la Póliza de Seguros.
 Documento de identidad del (de los) beneficiario(s).
15
  Documentos que acrediten la condición o legitimidad del
(de los) beneficiario (s).
 Incapacidad total y permanente, o incapacidad
permanente parcial; la calificación de la pérdida de la
capacidad laboral dada por las entidades legalmente
habilitadas para realizar esta valoración.
 Incapacidad Total Temporal: presentar la incapacidad
médica que indique la causa y el tiempo que esta dura, y
constancias de ingresos tales como extractos,
certificación de contador, que demuestre el dinero que la
persona ha dejado de ganar.

Responsabilidad Civil  Si contra el Asegurado se iniciare algún procedimiento

judicial, o fuere citado a asistir a diligencia de conciliación
previa por la ocurrencia de un suceso, deberá dar aviso
inmediato a la Compañía de Seguros aunque ya lo haya
dado respecto a la ocurrencia del suceso.
 El Asegurado queda obligado a colaborar en su defensa,
a otorgar los documentos y a concurrir a las citaciones
que la ley o la Aseguradora le solicite.
 Queda igualmente obligado a tomar las providencias
aconsejables tendientes a evitar la agravación de los
perjuicios.
 Copia del contrato celebrado entre la Entidad
Compradora y el Contratista Asegurado.
 Carta de presentación formal y explicativa del reclamo,
con informe escrito sobre las circunstancias de tiempo,
modo y lugar en que ocurrió el siniestro o tuvieron lugar
los daños motivo de la reclamación del o los terceros.
 Facturas de compra de los bienes de los Beneficiarios, si
es procedente.
 Valoración de los daños de los bienes de los
Beneficiarios, si es procedente, con presupuesto o
cotizaciones para la reconstrucción, reparación o
reemplazo de los bienes asegurados afectados,
reservándose la Aseguradora la facultad de revisar y
verificar las cifras correspondientes.
 Comprobantes de pago, recibos o facturas de los gastos
necesarios y razonables en que incurrió el Contratista
Asegurado para evitar la extensión y propagación de las
pérdidas, autorizadas por la Aseguradora.
 Informe técnico o médico, si es procedente, indicando
causas y daños.
 Denuncia ante las autoridades en caso que las
circunstancias lo requieran.
 En caso de fallecimiento, también se requiere copia del
certificado de defunción y de la autopsia de ley.

16
Terremoto  Formulario de reclamación debidamente diligenciado.
 Carta de reclamación.
 Informe técnico indicando la causa de los daños.
 Cotización discriminada de reparación o reposición.
 Factura de compra de los artículos dañados.
 Certificado expedido por parte del cuerpo de bomberos
sobre lo sucedido.
 Soportes contables que demuestren la pérdida.
 Disposición del salvamento.
Incendio y Lucro  Formulario de reclamación debidamente diligenciado.
Cesante  Carta de Reclamación.
 Informe Técnico indicando la causa de los daños.
 Cotización discriminada de reparación o reposición.
 Factura de compra de los artículos dañados.
 Certificado expedido por parte del cuerpo de bomberos
sobre lo sucedido.
 Soportes contables que demuestren la pérdida.
 Disposición del salvamento.
Ingeniería  Obtener y entregar o poner de manifiesto los detalles,
libros, facturas, documentos justificativos, actas y
cualquier otro informe que sea necesario para demostrar
la ocurrencia del siniestro y el monto de la pérdida.
 Informes que den claridad del origen, causas y
circunstancias bajo las cuales la pérdida se hubiera
producido.
 Conservar las partes dañadas y tenerlas a disposición
para que puedan ser examinadas por un experto.
 Informar a las autoridades respectivas en caso de
pérdida o daño debido a Sustracción con violencia.
 Responsabilidad Civil extracontractual: proceder a
contestar la demanda y a tomar las demás medidas
necesarias para la defensa legítima de sus intereses.
 No comprometerse a pagar, ajustar, admitir o repudiar
ningún reclamo bajo esta póliza, sin consentimiento
escrito de la compañía de seguros.
Sustracción  Formulario de reclamación debidamente diligenciado.
 Carta de reclamación.
 Cotización discriminada de reparación o reposición.
 Factura de compra de los artículos hurtados.
 Original o copia al carbón de la denuncia.
 Soportes contables que demuestren la pérdida.
Transporte  Factura comercial.
 Lista de empaque.
 Factura de fletes exteriores.
 Conocimiento de embarque o guía aérea.
 Declaración de importación.
 Remesa terrestre de carga.
17
  Remisiones.
 Factura de fletes terrestres.
 Carta de reclamo al transportador y su respuesta.
 Documentos de entrada y salida de la mercancía a
almacenes y bodegas generales de depósito.
 Denuncia ante la autoridad competente (en caso de
hurto).
 Certificado de la pérdida expedido por un Contador
Público.
Todo Riesgo Contratista  Evitar la propagación y extensión del siniestro.
 Informar a la compañía de seguros.
 Informar de otros seguros.
 Informar o denunciar ante las autoridades cuando sea
pertinente.
 Diligenciar documentación en relación al siniestro y su
cuantía.
 Demostrar la cuantía y ocurrencia del siniestro.

Manejo  Aviso del siniestro y/o reclamación formal, indicando

circunstancias de modo, tiempo y lugar en que ocurrieron
los hechos.
 Denuncia penal contra el trabajador o trabajadores que
hayan incurrido en el delito.
 Información contable, registros de inventarios, facturas,
recibos, cheques, libros y cualquier otro documento que
soporte o sustente la pérdida presentada.
 Contrato de trabajo del funcionario o funcionarios
denunciado(s), al igual que una relación de los salarios,
comisiones, primas, participaciones, prestaciones
sociales o de otra naturaleza a que el trabajador o
trabajadores responsables del ilícito tengan derecho,
señalando si se han realizado descuentos de alguna
índole.
 Cualquier otro documento que demuestre la ocurrencia
del Siniestro y la cuantía de la pérdida, así como aquellos
que soporten el cumplimiento de las garantías pactadas
en la Póliza.

Corriente débil  Formulario de reclamación totalmente diligenciado por el

Asegurado.
 Factura original de la compra del equipo Asegurado.
 Para Personas Jurídicas: Certificado de existencia y
representación legal vigente con fecha de expedición no
superior a 30 días a su presentación y fotocopia del
documento de identidad del representante legal quien
debe firmar el Formulario de Reclamación.
 Para personas naturales: Fotocopia legible del
documento de identidad del propietario del equipo.
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  Original o copia del denuncio ante la autoridad
competente. El denuncio debe contener la fecha del
evento, marca y modelo del equipo afectado y una breve
descripción de las circunstancias de tiempo, modo y
lugar bajo las cuales se llevó a cabo el evento. No se
aceptarán denuncios con tachaduras ni enmendaduras,
o ilegibles
Montaje y Rotura  Carta de reclamación a la compañía (modo, tiempo y
lugar como ocurrieron los hechos).
 Relación detallada y valorizada de los bienes
reclamados.
 Factura de adquisición de los bienes reclamados,
certificación de revisor Fiscal y/o carta indicando cuándo
y dónde fue adquirido el bien reclamado.
 Denuncia o informe de autoridad competente, según el
caso.
 Una cotización de cada uno de los bienes reclamados de
iguales o similares características.
 Concepto técnico de las causas y alcance de los daños.
 Carta de reclamación a terceros responsables y su
respuesta.
 Informe contable.
 Carta del tercero reclamante, especificando la
responsabilidad del asegurado de los hechos.
 Soporte de los gastos en el que incurrió el tercero,
incluyendo historia clínica.
 Valorización de los daños a los bienes.
Exequias  Informe del accidente.
 Registro civil de nacimiento del asegurado.
 Registro civil de defunción.
 Acta de levantamiento del cadáver.
 Certificado de necropsia.
 Original de la póliza.
 Documento de identidad del asegurado fallecido, así́
como del (de los) beneficiario(s).
 Historia clínica del asegurado si existió atención en un
establecimiento clínico u hospitalario.
 Documentos que legalmente sean necesarios para
acreditar la condición o legitimidad del (los) beneficiario
(s) de la Póliza.

Aviación  El Asegurado no iniciará el desmantelamiento o

reparaciones sin el consentimiento de la empresa de
seguros, excepto lo que fuese necesario por razones de
seguridad para prevenir daños posteriores o para cumplir
órdenes dadas por la autoridad competente.
 El Asegurado cuidará con toda diligencia de la aeronave
y su salvamento de acuerdo con lo dispuesto por la
19
 legislación colombiana, sin perjuicio de dar cuenta a la
autoridad aeronáutica respectiva para que provea la
vigilancia adecuada.
 En caso de Siniestro, el Asegurado está obligado a
presentar los siguientes documentos, en original o copia
autenticada, como mínimo.
o Licencias del capitán y de la tripulación.
o Certificado de aeronavegabilidad.
o Registro de las horas de vuelo del avión.
o Registro de las horas de vuelo de los motores
propulsores.
o Certificado de horas de vuelo del piloto.
o Certificado de autorización de vuelo de la
Aeronáutica Civil.
o Registro de los últimos servicios o reparaciones
efectuadas al avión (fuselaje) y de los motores
propulsores.
o Libro de navegación o bitácora.
o Informe del piloto a la Aeronáutica Civil.
o Informe de la Aeronáutica Civil de su investigación
sobre el accidente.

Navegación y casco  Dar aviso de Siniestro.

barco  Evitar su extensión y propagación, y proveer el
salvamento de la embarcación.
 Dar cuenta a la Autoridad Marítima o Fluvial
respectivamente, evitando los hurtos.
 En caso de pérdidas y/o a causa del riesgo de Incendio,
se debe presentar a la Compañía, un informe del estado
de pérdida y/o daños causados por dicho incendio.
 Antes de la inspección y reparación se debe avisar a la
Compañía, para que nombre a un inspector si así lo
considera pertinente. Si la embarcación se encuentra en
el exterior y no es posible comunicarse con la Compañía
de Seguros deben dar aviso a las oficinas del Lloyd's
Agency más cercana para que estos procedan a nombrar
un inspector que represente a la Compañía de Seguros
si esta lo determina.
 Demostrar la ocurrencia del Siniestro y la cuantía de las
pérdidas, sustentando como mínimo:
o Licencia de navegación del patrón o capitán.
o Certificado de matrícula.
o Certificado nacional de seguridad de construcción.
- certificado de seguridad de equipo de armamento
o Certificado nacional de equipo radiotelefónico o
radiotelegráfico.
o Último zarpe.
o Libro de navegación o bitácora.
o Copia autenticada de la protesta.
20
 o Copia autenticada del fallo de la capitanía del
puerto (Si es procedente).
o Facturas de compra de partes de repuesto, de
mano de obra, de costos y seguros de transporte,
de gastos de montaje y desmontaje, de gastos
aduaneros si los hubiese y de los demás gastos
relacionados con el siniestro.
o Reporte técnico, elaborado por una persona
calificada para tal fin, donde se determine la fecha
y hora de ocurrencia del siniestro, las causas
exactas o más probables del mismo y el alcance
de los daños.
Minas y petróleo  Formulario de reclamación debidamente diligenciado.
 Carta de reclamación.
 Informe técnico indicando la causa de los daños.
 Cotización discriminada de reparación o reposición.
 Factura de compra de los artículos dañados.
 Certificado expedido por parte del cuerpo de bomberos
sobre lo sucedido.
 Soportes contables que demuestren la pérdida.
 Disposición del salvamento.
Vidrios  Aviso de Siniestro donde se indiquen las circunstancias
de tiempo, modo y lugar del siniestro y demás hechos
que lo rodearon.
 Relación clara y precisa de los bienes dañados o
perdidos con el siniestro con los respectivos soportes de
cotizaciones de reparación, reconstrucción o reposición.
 Soportes contables como facturas, recibos o documentos
similares que permitan al asegurado demostrar los
gastos incurridos para evitar la propagación del siniestro.
 Informes de las autoridades pertinentes que atendieron
el hecho objeto de la reclamación.
 Denuncios penales cuando sea procedente por delitos
cometidos en contra de los bienes del asegurado.
Facturas, recibos de pago y demás documentos que
acrediten el valor de los bienes asegurados.

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