La Estadistica en La Direccion de Proyectos

LA ESTADISTICA EN LA DIRECCION DE PROYECTOS
Autor: Walter Ulises Amaya Luna
INTRODUCCION
Podremos darnos cuenta que tan poderosa es la ciencia estadística, cuando bien utilizada es
una herramienta vital para mantener el control en los proyectos y con esto lograr la realidad
de estos controlando todos los elementos involucrados en su ejecución en tiempo real.
Como saber si un proyecto es viable en todos sus aspectos?
Que tan importante es el uso de los datos cuantitativos y cualitativos para tomar decisiones?
Si se le da el uso adecuado a la información estadística minimizamos los riesgos de fracaso

en la ejecución de proyectos?.
Porque fracasan los proyectos que se realizan solo por instinto?
Y a muchas preguntas nos daremos cuenta que si se aprovecha el análisis de los datos con
los métodos estadísticos adecuados lograremos un alto porcentaje de éxito en la ejecución
de los diferentes proyectos que se emprenden en cualquier rama.
DESARROLLO
La gerencia de proyectos es una de las más poderosas herramientas de gestión de proyectos

creadas hasta hoy. El 26% de las empresas desarrolla más de 100 proyectos anuales y el
15% entre 50 y 100 proyectos. Este es el resultado de la encuesta mundial sobre el grado
de madurez de las organizaciones en gerencia de proyectos, realizada por Price Waterhouse
Coopers entre 198 funcionarios de primer nivel en empresas del mundo. Un proyecto es
entendido como un esfuerzo que se hace una sola vez pata crear un producto o servicio y
obtener un resultado. Los procesos son esfuerzos que se repiten. El origen de la gerencia
de proyectos es la ingeniería civil. En un proyecto se planean los tiempos, recursos
financieros, personal, infraestructura, materiales, etc... Para esto se han diseñado modelos
como el del PMI que consta de 9 áreas: integración de los procesos; alcance de los
procesos; gestión del tiempo; costos de los procesos; calidad en relación con el
cumplimiento de los objetivos; recursos humanos; comunicación que genera, recolecta,
distribuye, almacena y dispone la información; desarrollo de la gestión del riesgo; gestión
de la adquisición. (Dinero, 2006)
La ejecución de proyectos es más antigua que las pirámides de Egipto, sin embargo solo
hasta la segunda guerra mundial se empezó a hablar sobre La Gerencia de Proyectos. Y en
los Estados Unidos entre 1969 y 1974 nace el PMI (Project Management Institute), quien
por medio de datos estadísticos resumió los problemas más comunes que se presentaban en
la realización de los proyectos y se fijaron las áreas de conocimiento en gerencia de
proyectos. Sin el uso de la estadística para medir y tomar decisiones de los datos que nos
arrojan no lograríamos tomar decisiones para lograr el éxito del proyecto. (Oldenburg
Basgal)
Porque fracasa la gestión de proyectos?. Puede ser por una mala planificación, un mal
gerenciamiento. De acuerdo a encuestas realizadas por Standish Group, quien fue
considerada líder en la provisión de encuestas, reportes, estadísticas desde el año 1994
sobre Project management. Qué porcentaje de proyectos TI fueron exitosos y cuales los
más importantes en caso de fallas:
Año Exitosos En problemas Cancelados

199 16% 53% 31%
4
199 27% 33% 40%
6
199 26% 46% 28%
8
200 28% 49% 23%
0
200 29% 53% 18%
4
200 35% 46% 19%
6
200 32% 44% 24%
9
El 70% de todos los proyectos emprendidos estuvieron en problemas o fracasaron y solo un

30% llegaron con éxito a la meta. En la encuesta realizada a los ejecutivos sobre el tema el
principal factor de falla encontrado fue un alcance poco claro y una mala comunicación
durante la ejecución. (Figuerola, 2009)
No se puede gestionar lo que no se mide. Si no podemos medirlo no podemos controlarlo.

Si no podemos controlarlo no podemos gestionarlo. Las mediciones son claves. Si no
puede gestionarlo no puede mejorarlo.
Tomar decisiones en base a estados financieros pasados o en base a la intuición,

desconociendo las probabilidades de éxito u ocurrencia es uno de los problemas más
comunes hallados en las empresas. Hoy en día es fácil recolectar datos y analizarlos por el
avance de la tecnología en las computadoras. Quienes haciendo uso de las estadísticas y la
convirtieron en una herramienta fundamental, fueron quienes lograron los mayores avances,
ejemplo Japón, paso de ser una economía de copia barata a líder. El primer paso para el
uso de la estadística es concientizar, luego capacitar, implementar y diagnosticar. Para
conocer los datos que verdaderamente se necesitan en la organización. (Lefcovich, 2006)
Se han ideado herramientas estadísticas para determinar si los proyectos están bajo control
o fuera de control. Estas herramientas nos permiten tener un monitoreo en tiempo real de
los parámetros tiempo-costo y el rendimiento técnico. Son herramientas para la toma de
decisiones cuantitativas, que permiten tomar acciones correctivas antes de que ocurra el
fracaso. Unas de estas son la grafica SPC típica que sirve para monitorear un proceso de
fabricación o servicio estable y otra la grafica SPCT que sirve para monitorear un proceso
de proyecto en constante evolución. La diferencia básica entre estas dos es que la SPCT usa
datos históricos normalizados para el cálculo de la media o línea central, y deben utilizarse
al menos 20 proyectos en 20 periodos de tiempo diferentes. El grafico SPCT puede
determinar si un proyecto esta fuera de control en comparación con otros proyectos
normalizados. (Bauch & Chung)
Utilizando métodos estadísticos podemos calcular el valor final de una secuencia de
sucesos sujetos a variabilidad, por ejemplo el plazo o el costo de un proyecto. Esto se
realiza ejecutando muchas veces los diferentes sucesos variando aleatoriamente su valor en
función de la función estadística que los define, que dan como resultado valores que
permiten calcular el valor medio y la variabilidad para el conjunto. Esto se conoce como
método de Montecarlo y su utilidad radica en que como las tareas no cuestan ni duran lo
mismo y los riegos asumidos tienen una probabilidad determinada de ocurrir y un impacto,
no es correcto conceptualmente dar un determinado valor del costo o la duración del
proyecto. Lo correcto es de hablar de un valor medio y una variabilidad para el costo y la
duración totales. (Garriga)
El método del valor agregado para la gestión de proyectos integra tres elementos críticos
que son el alcance, el costo y la duración del proyecto. Esto requiere de un monitoreo
periódico de los gastos y logros y permite el cálculo del costo y su variación en el tiempo,
con índices de desempeño. Esto le permite al Gerente del proyecto y su equipo ajustar la
estrategia del proyecto y hacer las correcciones según los objetivos del proyecto, las
tendencias y el ambiente en el proyecto se está ejecutando. (Ambary, 2003).
Los gerentes de proyectos desean que con una buena planificación, control de riesgos,
control de tiempo y del presupuesto se logre tener un proyecto exitoso. No siempre esto es
seguro.. Estadísticamente mediante un estudio realizado en Israel sobre más de 100
proyectos, se llego a concluir que a pesar que debe existir una buena planificación y control
por parte del gerente de proyectos, no es sinónimo de éxito. Es un aporte vital para el éxito
del proyecto la participación desde el inicio hasta el final del cliente o usuario final y tener
siempre claras las metas y sus requerimientos (Dov Dvira, 2002).
Por medio de encuestas y su análisis es posible conocer muchos factores para tener una
visión de la generación de valor por parte del proyecto que se está ejecutando. Las
organizaciones necesitan asegurar el éxito de sus proyectos, con el fon de tener éxito en la
ejecución de su estrategia y en convertir su visión en realidad. Un estudio sobre la gestión
de realización de resultados (BRM en ingles Benefits Realisation Management) y su
influencia en el éxito de los proyectos y en la ejecución de estrategias empresariales nos
muestra la importancia de este sistema y su influencia en la generación de valor. (Carlos
Eduardo Martins Serra a, 2014)
De acuerdo a un ejercicio realizado en el año 2013 para conocer el estado de la gerencia de

proyectos en 30 empresas MIPYME de la ciudad de Cali, podemos deducir lo importante
que es la gerencia de proyectos para la vida de las empresas en el largo plazo, su
sostenimiento y crecimiento. Por datos del Dane del año 2005 el 99.9% de las empresa en
Colombia son MIPYMES en Cali el resultado era de 99.2% y ofrecen el 77.5% del empleo.
Sin embargo la informalidad es alta si tenemos en cuenta que 53.5% no pagan impuestos, el
42.5% no llevan registros contables y el 45% no tienen registro mercantil. Tienen un
acceso limitado a las entidades financieras, para el 72% su fuente de financiación son
trabajos anteriores; tienen baja capacidad de inversión 0.43%. Así mismo tienen un ciclo de
vida corto tan solo el 25.5% tiene más de 5 años. En los resultados del estudio se concluyo
que las empresas evidenciaban un bajo nivel de madurez de la gerencia de proyectos,
debido a que sus procesos no estaban claramente definidos, estandarizados y monitoreados.
Los proyectos no están pensados en el largo plazo, no existe misión ni visión solo están
creados para la subsistencia más que como empresa. Para que exista mejora se debe
implementar la gerencia de proyectos como tal y así las PYMES puedan mejorar su nivel
de madurez. (Rubiano Ovalle & Cuadros lopez, 2012)
La implementación de six sigma y manufactura esbelta, son herramientas que han

implementado las grandes empresas para la mejora en la calidad y productividad. Mas la
implementación de estas herramientas en Pymes ha encontrado dificultades. Sin embargo
se han ideado variantes como Lean Six Sigma que permiten la aplicación de estas
herramientas si se tienen cuenta factores como: el compromiso de la dirección; la cultura
organizacional; la articulación de LSS con la estrategia de la organización; el enfoque al
cliente; la formación en LSS; las capacidades y competencias para la gestión y ejecución de
proyectos; el nivel de conocimiento de la metodología y herramientas; la priorización de los
proyectos LSS; y la capacidad financiera, técnica y tecnológica. (Heriberto & Carmenza,
2014)
Que tan importante puede ser la implementación de una oficina de gerencia de proyectos en
una organización, que permita dar acompañamiento en el entrenamiento, y desarrollo de
profesionales, consultoría interna, acompañamiento de proyectos críticos, desarrollo e
implementación de métodos, procesos y medidas de evaluación; análisis de mejores
prácticas (documentación de los éxitos y fracasos, investigación externa sobre las mejores
prácticas) y, ser depositario de la memoria. En la mayoría de los casos observados no
existe, todavía, un histórico comprobando de la eficacia de la OGP, pues los resultados
todavía no han podido ser cuantificados de manera sistemática. Un punto clave, por tanto,
parece ser la necesidad de creación de un método para el desarrollo de la justificación
económica y demostración de los beneficios de la OGP que ayude a las empresas que vean
a la OGP como una forma de mejorar la eficacia de la gerencia de proyectos. (Ivete
Rodrígues1, 2002)
CONCLUSIONES
La estadística es una ciencia que provee a los gerentes de proyecto y sus equipos de
trabajos, de herramientas y datos, que permiten tomar decisiones para la buena salud de los
proyectos en el corto y largo plazo.
Cuando no se poseen datos o memorias de sucesos realizados, el desarrollo va a ser mas a

oscuras, es decir los datos estadísticos nos iluminan el camino en la ejecución de un
proceso o proyecto, porque las tareas así sean iguales en diferente tiempo nunca se obtendrá
el mismo resultado.
Para lograr desarrollo debemos tener mediciones de lo que se realiza, para así realizar
mejoras, lo que permitirá obtener mejores resultados en cada proyecto que se inicie.
Debemos aprender del pasado pero verificando siempre el presente para probablemente
permanecer en el futuro.
Los países y las organizaciones que han logrado implementar el uso de la estadística como
una herramienta para la toma de decisiones son los que han logrado un mayor desarrollo y
mayor porcentaje de éxito en su proyectos.
Bibliografía
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LA ESTADISTICA EN LA DIRECCION DE PROYECTOS

Autor: Walter Ulises Amaya Luna

Como saber si un proyecto es viable en todos sus aspectos?

Si se le da el uso adecuado a la información estadística minimizamos los riesgos de fracaso

Porque fracasan los proyectos que se realizan solo por instinto?

La gerencia de proyectos es una de las más poderosas herramientas de gestión de proyectos

Año Exitosos En problemas Cancelados

El 70% de todos los proyectos emprendidos estuvieron en problemas o fracasaron y solo un

No se puede gestionar lo que no se mide. Si no podemos medirlo no podemos controlarlo.

Tomar decisiones en base a estados financieros pasados o en base a la intuición,

De acuerdo a un ejercicio realizado en el año 2013 para conocer el estado de la gerencia de

La implementación de six sigma y manufactura esbelta, son herramientas que han

Cuando no se poseen datos o memorias de sucesos realizados, el desarrollo va a ser mas a

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