PROCEDIMIENTO RETIRO DE PERSONAL

PROCESO: Gestión del Talento Humano

1. OBJETIVO: Conservación de la información al momento de cese del personal

2. ALCANCE: A todo el personal retirado y/o cesado

2. RESPONSABLE Coordinador (a) Grupo de Gestión de Personal

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
FLUJO (flujograma) Entradas Descripción Responsable Salidas PC

Inicio

Se recibe documentación para el trámite de acuerdo con las causales de retiro:

• Retiro por renuncia
• Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación, vejez, o invalidez absoluta.
• Retiro por declaratoria de vacancia del empleo en caso de abandono del mismo
1. Recibir documentación para el trámite de retiro
• Retiro por declaratoria de insubsistencia del nombramiento como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del
desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa
Subdirector(a) de Gestión del Talento
• Documento de retiro P • Retiro por declaratoria de insubsistencia para cargos provisionales o de libre nombramiento y remoción • Documento de retiro
Humano
• Por edad de retiro forzoso
• Retiro por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario
• Retiro por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo
• Retiro por orden o decisión judicial
• Retiro por supresión del empleo
• Retiro por muerte

1. Se informa a gerencia general de dicha decisión y juntamente al área de sistemas:

• Los pasos establecidos en el presente procedimiento.
2. Enviar correo electrónico al servidor • Diligenciar el formato Hoja de recorrido. Devolución de elementos y novedades de retiro.
• Correo electronico enviado

2. Se informa al Gerente el Coordinador del Grupo de Inventarios y Suministros de Oficina por correo electrónico institucional con copia al jefe Auxiliar administrativo/ Profesional Grupo
• Documento de retiro H • Devolución de elementos y novedades de X
inmediato, o a la persona encargada (cuando aplique) y a la Oficina de Control Interno la siguiente información: de Gestión de Personal
retiro o cambio de cargo de servidor públicos"
• Los pasos establecidos en el presente procedimiento.

Se proyecta resolución de aceptación de renuncia, para que el Coordinador (a), gerencia comuniquen al área de personal el motivo de su salida.
3. Elaborar y proyectar acto administrativo Auxiliar administrativo/ Profesional Grupo
• Proyecto resolución de retiro H
de Gestión de Personal

• F-011 “Remisión de
documentos para firma”
• “Remisión de documentos para
¿El acto admirativo diligenciado
No Subdirector(a) de Gestión del Talento firma” revisado
cuenta con visto H El acto administrativo deberá contar con el visto bueno de los responsables encargados de la proyección y revisión del mismo. Humano
bueno de los
• Proyecto de resolución de retiro revisado
responsables? • Proyecto de resolución de
retiro

Sí

¿Es aprobada por parte • Proyecto de resolución de

H Se recibe acto administrativo para posterior firma del director(a) General. Director General • Resolución de retiro
de la Dirección retiro revisado
General? No

Sí
Se elabora la carta informando la resolución de retiro, los trámites respectivos para el proceso de desvinculación y la orden de examen médico de • Carta informativa
retiro, se realiza entrega al colaborador de la copia de la resolución de retiro y los documentos mencionados anteriormente.
Auxiliar administrativo/ Profesional Grupo • Orden de examen médico de retiro
4. Notificar y/o comunicar el acto administrativo/ • Resolución de retiro H
Sistemas. Se informa de la novedad a todas las áreas interesadas a través de correo electrónico y en el sistema de Gestión Humana se debe inactivar el vínculo de Gestión de Personal
laboral con la entidad. La inactivación será realizada por parte del grupo administración de salarios y sistemas. • Comunicación escrita informando
novedades

Es deber del trabajador hacer entrega de los elementos y documentos relacionados “Devolución de elementos y novedades de retiro o con el visto
bueno de las dependencias relacionadas, las cuales firman el recibido a satisfacción de los mismos y quiénes deberán informar a área correspondiente
los saldos pendientes por cancelar por parte del trabajador, con el propósito de tenerlos en cuenta en la liquidación definitiva.

Una vez el trabajador se retire de la entidad el área de sistemas deshabilitara correo contraseñas o datos de dispositivos que puedan facilitar la filtración
de información. • Devolución de elementos y novedades de
5. Devolver elementos • Resolución de retiro HV Servidor público en retiro retiro o cambio de cargo de servidor públicos X

• Formato F: 11 Devolución de
6. Registrar la información del trabajador en retiro elementos y novedades de retiro o Se deberá de emitir un informe y mediante correo electrónico a todas las áreas sobre su término del vínculo laboral y cesar con el Auxiliar administrativo/ Profesional Grupo
H
cambio de cargo de servidor envio de información de Gestión de Personal
públicos

Se realiza entrevista de retiro al trabajador de acuerdo a lo estipulado en el reglamento de trabajo.

• Entrevista • Entrevista de retiro
7. Se realiza la entrevista de retiro H Profesional Grupo de Gestión Personal
de retiro. diligenciada
*La Entrevista de retiro es opcional por parte del trabajador

Version 1
 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
FLUJO (flujograma) Entradas Descripción Responsable Salidas PC

Se le informa al grupo de administración de salarios para que proceda a realizar la respectiva liquidación de todos los pagos relacionados con
vacaciones pendientes por disfrutar, primas y cesantías, las cuales serán notificadas mediante Resolución, para lo cual el servidor público debe dejar Directora general / coordinadora de talento
• Reporte de Novedad V expresa su autorización si desea ser notificado mediante correo electrónico, debe diligenciar la autorización de notificación electrónica y hacer entrega humano • Memorando de Novedades de Nomina
8. Reportar novedad de nomina
de la misma en el Grupo de Administración de Salarios de manera física o via e-mail. El pago de la liquidación se consignará en la cuenta que el
servidor público tiene registrada para el pago de la nómina.

• Documentación soporte del Directora general / coordinadora de talento

9. Archivar historia laboral A Se relaciona la documentación pertinente con la desvinculación y se archiva en el expediente del trabajador. • Archivo de expediente del trabajador
servidor público humano

Fin

6. DEFINICIONES
Toda persona que sirva un empleo de voluntaria aceptación puede renunciarlo libremente en cualquier tiempo. La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito, de forma espontánea e inequívoca, su
Renuncia
decisión de separarse del servicio.
Declaración de insubsistencia En cualquier momento podrá declararse insubsistente a un nombramiento ordinario, sin motivar la providencia, de acuerdo con la facultad discrecional que tiene el nominador de nombrar y remover libremente sus empleados.
El empleado que reúna los requisitos determinados para gozar de pensión de retiro por jubilación, por edad o por invalidez, cesará en el ejercicio de funciones en las condiciones y términos establecidos en la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.
Retiro por pensión

Teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen y sustituyan, en los casos de retiro por invalidez, la pensión se debe desde que cese el subsidio monetario por incapacidad para trabajar y su pago se comenzará a hacer segun el procedimiento señalado en la citada ley
Retiro por invalidez

Retiro del servicio por destitución El retiro del servicio por destitución solo es procedente como sanción disciplinaria y con la plena observancia del procedimiento señalado en las normas disciplinarias vigentes.

Retiro por revocatoria del nombramiento por no acreditar Cuando la administración verifique que se produjo un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público sin el lleno de los requisitos exigidos, deberá contar con el previo consentimiento
los requisitos para el expreso del empleado para la revocatoria del acto. El procedimiento se adelantará en el marco del debido proceso y el respeto al principio de buena fe que rige las actuaciones administrativas, y deberá ceñirse al procedimiento previsto en la Ley 1437 de 2011 o en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
desempeño del empleo.

Acta de entrega de cargo Documento con el cual un servidor público hace la entrega formal del cargo al jefe inmediato o a quien este designe; en caso de retiro definitivo del servicio. El acta se debe elaborar según el cargo actual desempeñado.
Paz y salvo de inventarios Constancia de los elementos que se entregaron inicialmente para cumplimiento de las funciones.
El abandono del cargo se produce cuando un empleado público sin justa causa: No reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, permiso, vacaciones, comisión. Deje de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos. Se abstenga de prestar el servicio antes de que asuma el cargo quien ha de reemplazar.
Abandono del cargo

Desvinculación laboral Es el proceso mediante el cual se concluye la relación laboral entre el DNP y el servidor público.
Seguridad Social Sistema que garantiza la protección obligatoria en salud, pensión y riesgos profesionales de una persona con vínculo laboral.
Retiro del servicio Se produce cuando se genera una causal prevista en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004 y decreto 648 de 2017 Capitulo 1 Artículo 2.2.11.1.1 Causales de retiro del servicio,.
Liquidación Actividad mediante la cual se calcula el valor a reconocer y pagar por un concepto determinado.
Las sanciones disciplinarias son facultades del empleador, y su función principal además de la punitiva es corregir la mala conducta del servidor público, materializada en faltas o incumplimientos a las obligaciones contractuales emergentes de la ley de contrato de trabajo, del convenio colectivo, del estatuto profesional,
Sanción disciplinaria
del reglamento de la entidad.

Retiro forzoso Procederá cuando el servidor cumple la edad de retiro, establecido en la Ley para los servidor públicos públicos.
7. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS
NOMBRE Código
Devolución de elementos y novedades de retiro o cambio de cargo de servidor públicos F-TH-30
Entrevista de Retiro F-TH-15
Remisión de documentos para firma F-TH-16
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión: Fecha Descripción

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

Version 1