Manual Del Abogado eKOGUI

MANUAL DEL ABOGADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
ABRIL DE 2019
Código: DE
Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 2 de 110
Tabla de contenido
1. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD
LITIGIOSA DEL ESTADO. ........................................................................................................ 4
1.1. Definición .............................................................................................................. 4

1.2. Objetivo .................................................................................................................. 4
1.3. Ámbito de aplicación ........................................................................................ 4
1.4. Carácter vinculante de los lineamientos para el control,
administración y dirección .......................................................................................... 5
1.5. Usuarios del sistema .......................................................................................... 5
2. USUARIO ABOGADO .............................................................................................. 6
2.1. Objetivo .................................................................................................................. 6

2.2. Funciones del abogado .................................................................................... 6
2.3. Funciones comunes para los usuarios del sistema ................................ 7
3. ACCESO AL SISTEMA .............................................................................................. 7
3.1. Ingreso Ekogui- Perfil de abogado ............................................................. 11

3.2. Gestión del perfil de abogado ...................................................................... 15
4. MÓDULOS DEL SISTEMA ............................................................................................ 16
4.1 Procesos judiciales ........................................................................................... 16

4.2 Módulo de gestión de comité de conciliación ....................................... 16
4.3 Procesos arbitrales ........................................................................................... 17
4.4 Jurisprudencia ................................................................................................... 17
4.5 Conciliaciones extrajudiciales ...................................................................... 17
4.6 Comunidad jurídica ......................................................................................... 17
4.7 Trazabilidad ........................................................................................................ 18
5. PROCESOS JUDICIALES .............................................................................................. 18
5.1. Registro de procesos judiciales. .................................................................. 18

5.2. Actualización de procesos judiciales ......................................................... 33
5.2.1. Relaciones del proceso ........................................................................... 38
5.2.2. Actualización de las etapas del proceso. ......................................... 46
5.3. Buscar procesos judiciales............................................................................. 60
5.3.1. Visualización. .............................................................................................. 62
Código: DE-F-14 V-1

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6. MODULO GESTIÓN COMITES DE CONCILIACIÓN. ............................................. 64
7. MODULO DE PROCESOS ARBITRALES .................................................................. 70
7.1. CREACIÓN DE PROCESO ARBITRAL ......................................................... 70

7.2. PROCESOS EN REGISTRO ............................................................................. 77
7.3. Actualización procesal .................................................................................... 83
7.4. Demanda de reconvención .......................................................................... 87
7.5. Actuaciones que terminan el proceso arbitral ....................................... 90
8. MODULO DE JURISPRUDENCIA. ............................................................................. 91
9. MÓDULO DE CONCILIACIONES EXTRAJUDIALES. ......................................... 92
9.1. Registro ................................................................................................................ 92

9.2. Actualizar Conciliación Extrajudicial ........................................................ 101
9.2.1. Actualización conciliación extrajudicial en el Formulario de
radicación .............................................................................................................. 101
10. COMUNIDAD JURIDICA..................................................................................... 104
11. HERRAMIENTAS DEL USUARIO .............................................................................. 106
11.1. Tutoriales ekogui ............................................................................................ 108

11.2. Formatos............................................................................................................ 108
11.3. Cursos Virtuales ............................................................................................... 109
11.4. Preguntas Frecuentes .................................................................................. 109
11.5. Tour Virtual ....................................................................................................... 109
11.6. Canales de Atención ...................................................................................... 110

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1. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD

LITIGIOSA DEL ESTADO.
1.1. Definición
Conforme a lo establecido en el capítulo 4 del Decreto 1069 del 2015 capitulo 4, se

define el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del
Estado, Ekogui, como el único sistema de gestión de información del Estado, el
cual tiene como fin principal el seguimiento de la actividad, de los procesos y
procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante
las autoridades nacionales e internacionales. Por tal razón, el Sistema único de
Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, es la fuente oficial de la
información sobre la actividad litigiosa del Estado.
1.2. Objetivo
El sistema buscará proporcionar a los abogados las herramientas necesarias para

la generación de conocimiento, la formulación de políticas de prevención del daño
antijurídico, la generación de estrategias de defensa jurídica y el diseño de
políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.
El presente manual busca ser la herramienta de aprendizaje y auto capacitación

del usuario en el manejo, uso y desarrollo de cada una de las nuevas
funcionalidades de la versión 2.0 del sistema Único de Gestión e Información de la
Actividad Litigiosa del Estado – Ekogui.
1.3. Ámbito de aplicación
El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -

eKOGUI deberá ser utilizado y alimentado por los abogados de las entidades y
organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen
jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren
recursos públicos.
Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las
demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar
información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con
la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la
Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

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1.4. Carácter vinculante de los lineamientos para el control, administración y

dirección
Los lineamientos generales para el control, administración y dirección del Sistema
Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, así
como plan de vigilancia judicial para seguimiento y monitoreo de la información
contenida en el mismo serán definidos por el Consejo Directivo de la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los cuales tendrán carácter vinculante
para las entidades y organismos que se encuentran dentro del ámbito de
aplicación del sistema.
Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso

adecuado del Sistema Único Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI,
serán fijados por la Dirección de Gestión Información de la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y
organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del presente
capítulo.
1.5. Usuarios del sistema
Los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –
eKOGUl en cada una de las entidades serán aquellos servidores con alguno o
algunos de los siguientes roles.
1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.
2. Administrador del Sistema en la entidad.
3. Apoderado de entidad (abogado en el sistema)
4. Secretario técnico Comité de Conciliación.
5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces y/o enlace de pagos.
6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

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2. USUARIO ABOGADO
2.1. Objetivo
Usuario que ejerce la representación judicial de la entidad o apoya la

gestión dentro del Ciclo de Defensa Jurídica del Estado y por tal motivo, le
son asignados los procesos y/o casos para su registro, actualización,
modificación y/o edición permanente. Los procesos son asignados por los
Administradores de Entidad.
2.2. Funciones del abogado
Conforme a los establecido en el decreto 1069 de 2015 son funciones del abogado
frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del
Estado - eKOGUI, las siguientes:
 Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e

Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las solicitudes de conciliación
extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo que se
adelantan en las jurisdicciones ordinaria, contencioso Administrativa y
constitucional con excepción de las tutelas.
 En el sistema Ekogui no se hace el registro de procesos penales,

responsabilidad fiscal, procesos coactivos ni sancionatorios ambientales.
 Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y

trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado e informar a la Agencia,
dentro de los 15 días siguientes al ingreso de la información, cualquier
inconsistencia para su corrección.
 Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los
comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin
 Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una
periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una
sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que
determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
 Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una

periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una
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sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se

establezca para tal fin.
2.3. Funciones comunes para los usuarios del sistema
Son funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, las siguientes:
 Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema

Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -
eKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
o el administrador de entidad.
 Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la

confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de
Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y
adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de
acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
o las normas que lo compilen, adicionen, sustituyan o modifiquen.
 Dentro del marco de sus competencias funcionales, responder por la

veracidad y oportunidad de la información que reporten en el Sistema
Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –eKOGUI.
3. ACCESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema único de información litigiosa Ekogui, el abogado deberá

iniciar navegación Web, a través del uso de un explorador de internet,
preferiblemente Mozilla, Firefox o Google Chrome con el fin de asegurar el
correcto funcionamiento de la aplicación.
Para acceder al sistema Ekogui por primera vez, el usuario deberá seguir los
siguientes pasos.
Paso 1. Solicitud de creación de usuario: Para ello tendrá que comunicarse con el
administrador del sistema de la entidad y solicitarle la creación del usuario
indicándole el rol que va desempeñar en el sistema (abogado) y el correo
electrónico al cual estará vinculado dicho rol (el correo electrónico suministrado
debe ser un correo institucional).

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Nota: Recuerde que, por razones de seguridad, el usuario y la contraseña no deben

ser compartidos con ninguna otra persona, toda vez que la responsabilidad sobre
el ingreso, acceso y uso de la información contenida en el sistema, recae
directamente sobre el usuario que tiene a cargo la gestión de la información, so
pena de las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.
Paso 2. Creación de contraseña.
Una vez asignado su usuario, por el Administrador del Sistema en la entidad,

recibirá una notificación automática de bienvenida junto con las instrucciones
correspondientes para efectuar la asignación de la contraseña. Dicha notificación
será enviada al correo electrónico indicado al administrador de entidad en el paso
Una vez usted haya leído la notificación recibida vía correo electrónico, haga clic
en el enlace indicado a continuación:

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Una vez realizada la acción anterior el abogado visualizará una pantalla como la
siguiente:
Nota: Recuerde que la contraseña que va a registrar debe contener como mínimo
8 caracteres, que incluyan al menos una letra en mayúscula y un número.
Tenga en cuenta que la información de los campos identificados con los nombres
“contraseña” e “Ingrese nuevamente la contraseña”, debe coincidir para asegurar
la correcta creación de la contraseña.
Ahora, tendrá que Ingresar el número señalado en el campo “enter code” y hacer
clic en el botón “Entrar”.

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Al culminar el procedimiento anterior, el sistema lo re direccionará a la pantalla

de autenticación de usuario.
Una vez se encuentre en la pantalla de autenticación de usuario, seleccione el tipo

de documento (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería), ingrese su usuario
(número de cedula) y la contraseña que acaba de generar, posteriormente clic en
el botón “Entrar” y comience a disfrutar de los servicios que Ekogui 2.0 tiene
preparados para usted.

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3.1. Ingreso Ekogui- Perfil de abogado
Al ingresar al aplicativo Ekogui visualizará la página de inicio. Si el abogado

autenticado está vinculado a más de una entidad visualizará la funcionalidad
“seleccionar entidad” donde podrá indicar sobre qué entidad va a realizar gestión.
En este módulo el usuario podrá actualizar su información profesional y cambiar

la contraseña de acuerdo a las siguientes indicaciones.
a) Cambiar la contraseña
Paso 1. Dar clic sobre el nombre del usuario autenticado que se visualizará en la
parte superior derecha de la pantalla. El sistema cargará las opciones de
"Administración de perfil", y el usuario deberá seleccionar la opción "Cambiar
contraseña".
Nombre del abogado
Al seleccionar esta opción el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

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Paso 2. Debe registrar la información de la siguiente forma:
 Ingresar la clave actual en el campo "Contraseña actual".

 Ingresar la nueva clave en el campo "Nueva contraseña".
 Ingresar nuevamente la nueva clave en el campo "Ingrese nuevamente la
contraseña".
 Dar clic en la opción "Guardar".
Paso 3. El sistema lo re direccionará a la pantalla de autenticación, donde debe

seleccionar el tipo de documento, ingresar su usuario y la contraseña.

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b) Editar el Perfil
Una vez seleccionada la entidad el abogado podrá actualizar su información

profesional registrada en el perfil realizando los siguientes pasos:
Paso 1. Dar clic sobre el nombre del usuario autenticado, que se visualiza en la
parte superior derecha de la pantalla. El sistema cargará las opciones de
"Administración de perfil", y el usuario debe seleccionar la opción "Editar Perfil".
El sistema le mostrará la siguiente pantalla:

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A continuación, aparecerán las siguientes secciones:
 Sección general: En esta sección se visualizará el título y la descripción del

formulario.
 Información básica del usuario: En este espacio el usuario podrá diligenciar
y cargar información relacionada con el nombre de entidad, tipo de
documento, y foto (el sistema permite cargar documentos de máximo 2
megas y en formato: PDF, JPG y PNG).
 Información del pregrado y del postgrado
 Experiencia
Paso 2. Modificar la información de los campos editables en la sección información

básica y puede cargar la fotografía de su perfil.

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Paso 3. El sistema mostrará un link con la foto cargada debajo del campo
"Examinar"; la cual podrá eliminar ( ) para borrar el registro de la imagen
cargada.
Paso 4. Diligenciar los demás campos de postgrado, pregrado y experiencia (si

aplica) y debe seleccionar la opción "Guardar". El sistema desplegará un mensaje
de confirmación.
Paso 5. Dar clic en la opción "Si" del mensaje de confirmación.
Nota: Si el usuario autenticado está vinculado a más de una entidad deberá repetir
el procedimiento anterior cada vez que ingrese a una entidad diferente.
 El sistema guardará la información diligenciada y retornará al abogado al

“home” de la aplicación con un mensaje de confirmación exitoso.
El usuario podrá ingresar al módulo de procesos o al módulo de la comunidad

jurídica.
3.2. Gestión del perfil de abogado
Para realizar la gestión en el sistema ekogui el abogado debe hacer lo siguiente:
Paso 1. Ingresar con el link www.ekogui.gov.co, (se recomienda usar el navegador

Google Chrome).

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Paso 2. El sistema lo llevará a la siguiente pantalla, en la cual debe registrar la

información solicitada y dar clic en el botón “Entrar”
4. MÓDULOS DEL SISTEMA
4.1 Procesos judiciales
El módulo de procesos judiciales cuenta con una estructura lógica y está

parametrizado para que en el mismo se pueda registrar y actualizar la información
concerniente al flujo de los procesos judiciales a favor y en contra de la Nación,
permitiendo el cargue de piezas procesales relevantes que permitirá a las
entidades públicas y organismos del orden nacional hacer un seguimiento
efectivo en procura de desarrollar estrategias de defensa en forma ágil y
estructurada, así como políticas de prevención del daño antijurídico, que
garanticen la reducción del impacto fiscal asociado a la actividad litigiosa de la
Nación.
4.2 Módulo de gestión de comité de conciliación
Es un instrumento de apoyo para el abogado que representa los intereses del

Estado, al permitir gestionar de manera ordenada los casos que serán puestos en
consideración en los comités de conciliación de las entidades, fomentando la
solución de controversias a través de la conciliación y la reducción de la litigiosidad
en contra de la Nación. Así mismo, permite al Secretario técnico de comité de
conciliación convocar a los integrantes del comité de conciliación para cada sesión
y concluir las fichas presentadas en cada sesión del comité, con las decisiones allí
tomadas.

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4.3 Procesos arbitrales
Este módulo permite al abogado realizar el registro de todos los procesos

arbitrales que tiene a su cargo; así mismo permite registrar las actuaciones
procesales, es decir, registro de las actuaciones que se desarrollan en un tribunal
de arbitramento y llevarlo hasta su estado terminado y registrar la provisión
contable del mismo.
4.4 Jurisprudencia
El módulo de jurisprudencia está habilitado para ser consultado por todos los
usuarios del sistema Ekogui sin importar el rol que desempeñen dentro del
mismo, tiene como objetivo principal brindar a los usuarios información y
tendencia de una línea jurisprudencial, adicionalmente brinca acceso a cada uno
de los análisis y documentos de providencia que la conforman.
4.5 Conciliaciones extrajudiciales
Este módulo permite al abogado realizar el registro de todas las conciliaciones

extrajudiciales que tiene a su cargo, ingresando la información básica de la misma;
así mismo puede ingresar las etapas, actuaciones que se surtan a lo largo de la
misma y llevarla hasta su estado terminado.
4.6 Comunidad jurídica
La Comunidad Jurídica del Conocimiento nace como una iniciativa de la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica para proporcionar herramientas que permitan a los
defensores del Estado colombiano un mejor desempeño en la defensa de los
intereses de la Nación. Su objetivo es proporcionar herramientas que permitan
tanto a defensores, como a ciudadanos y abogados, mejorar su desempeño para
desarrollar un litigio de calidad, efectivo y responsable.

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4.7 Trazabilidad
Este módulo es una de las bondades que ofrece ekogui 2.0, permitiéndole al
administrador de entidad como al abogado, la consulta de tareas que tiene o ha
tenido algunas veces asignadas, mostrándole la fecha de la asignación de la
misma y su finalización, también permite realizar la trazabilidad de los procesos,
es decir, consultar las modificaciones, inserciones y/o eliminaciones que se le
hayan realizado a algún atributo de proceso.
5. PROCESOS JUDICIALES
El módulo de procesos judiciales se encuentra ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla y permitirá al abogado realizar el registro de los procesos
judiciales y la actualización procesal de los mismos.
5.1. Registro de procesos judiciales.
Al ingresar el abogado a realizar el registro del proceso y la actualización procesal,

el sistema le mostrará 3 cuadros donde podrá visualizar la siguiente información.
 Gestión
- En registro, esta etiqueta permite ver al abogado todos los procesos que tiene
pendientes de terminar su registro, permitiéndole editar y/o terminar todos los
tramites; estos aparecerán indicados con un número ubicado dentro del
paréntesis frente a la palabra en registro. El proceso que se encuentra sin finalizar
estará 7 días en el sistema, una vez pasado este tiempo, el sistema borrará
definitivamente el registro incompleto y el abogado deberá iniciar nuevamente
uno.

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- +Crear registro, en esta parte del formulario, el abogado dará inicio al registro del
trámite judicial. Una vez el abogado culmine con el ingreso de la información, el
proceso quedará en la carpeta de procesos activos.
 Estado
En la siguiente sección identificada con el nombre Estado, se encontrarán los
procesos efectivamente registrados en el sistema, identificados de la siguiente
manera.
- Activos: Son todos aquellos procesos cuyo registro ha finalizado en el
sistema, permitiéndole al abogado editar algunos campos dentro del
formulario, realizar relaciones procesales, actualización procesal,
calificación del riesgo y provisión contable.
- Terminados: Son aquellos procesos que mediante una actuación
procesal se han dado por terminado. Ejemplo: ejecutoria de sentencia.
 Accesos rápidos: En esta columna, el abogado podrá acceder rápidamente

y verificar la información de todos los procesos que tiene a su cargo, dando
clic en las siguientes opciones.
- Procesos activos superiores a 33.000 SMMLV. El abogado podrá visualizar
la cantidad de procesos de alto impacto económico que tiene a su
cargo, estos aparecerán indicados con un número ubicado dentro del
paréntesis.
- Procesos registrados en el último mes: Hace referencia a los procesos
que el abogado ha registrado en el sistema en el mes inmediatamente
anterior al mes de la consulta, es decir que, si por ejemplo el abogado
ingresa a esta opción en el mes de febrero, el sistema le mostrará los
procesos registrados durante el mes de enero.
- _ Descargar información básica de procesos judiciales “Activos” a través
de esta opción el sistema generará un reporte en Excel con la
información básica de los procesos judiciales activos, donde encontrará
los datos registrados en los pasos del registro del proceso, valores
económicos iniciales e indexados, fechas de registro y notificación del
proceso, actuaciones procesales entre otras.
- _ Descargar Información básica de procesos judiciales “terminados” a
través de esta opción, el sistema generará un reporte en Excel con la
información básica de los procesos judiciales terminados, donde
encontrará los datos registrados en los pasos del registro del proceso,
valores económicos iniciales e indexados, fechas de registro y
notificación del proceso, actuaciones procesales entre otras.

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Para dar inicio con el registro del proceso judicial en el aplicativo, el abogado
deberá ingresar de forma integral la información contenida en el auto admisorio
y la demanda.
Paso 1. Seleccionar la funcionalidad “Procesos Judiciales” la cual se encuentra en

la parte superior izquierda de la pantalla y dar clic en la opción “Home”, aparecerá
una pantalla que desplegará la opción crear registro.
Paso 2. El abogado deberá dar clic en la opción crear registro para ingresar la
información básica del proceso judicial que tiene a su cargo, este registro deberá
hacerse de forma integral teniendo en cuenta todas las situaciones que
involucren al total de entidades demandadas. En esta primera parte se le solicita
que ingrese los 23 dígitos del código único del proceso, esta información puede
ser ingresada de 2 formas.

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- Manualmente: Ingresando el código único del proceso, es decir los

23 dígitos que aparecen en la pieza procesal.
La estructura del código único del proceso es la siguiente:
1. Código del Despacho:

 Cinco (5) dígitos para el código DANE del municipio en donde está ubicado
el despacho.
 Dos (2) dígitos para el Código de la Corporación y Juzgado.
 Dos (2) dígitos para el Código de la Sala y Especialidad del Juzgado.
 Tres (3) dígitos para el Consecutivo del Despacho Judicial.
2. Código de identificación del proceso:

 Cuatro (4) Dígitos, para el año en que nace el proceso.
 Cinco (5) Dígitos para el Consecutivo de radicación. Se reinicia con 1 en cada
cambio de año.
 Dos (2) Dígitos para el Consecutivo de recursos del proceso, el cual variará
conforme a los recursos interpuestos dentro del proceso judicial.
El Abogado también puede construir el CUP seleccionando los valores contenidos

en la lista despegable, conforme al caso objeto de registro.

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 El departamento
 Ciudad
 Corporación
 Especialidad
 Despacho inicial.
Una vez ingresada esta información, el abogado deberá ingresar el año en que el
proceso dio inicio, los cinco (5) dígitos para el consecutivo de radicación y
finalmente los dos (2) dígitos para el consecutivo de recursos.
Nota: Si el código es incorrecto o está incompleto, el sistema no permitirá el

registro, en este caso mostrará una alerta.
Una vez construido el CUP y constatado que la información registrada en el

sistema coincide con la contenida en el auto admisorio de la demanda, el abogado
deberá dar clic en el botón consultar para que el sistema verifique la existencia de
ese CUP en los procesos registrados en estado activo y terminado ya registrados
en el sistema.
- Si el CUP no existe, el sistema direcciona al paso 1 de registro.

- Si el CUP existe, direcciona al usuario a la visualización del contenido
proceso.
El abogado podrá vincularse al proceso registrandolo como ejecutivo conexo o

dando clic en la opción vincularse.
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MANUAL DEL ABOGADO
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Si al ingresar el CUP al sistema y el juzgado no se encuentra parametrizado en el

sistema, el abogado debe solicitar la creación del despacho judicial al correo
[email protected] adjuntando el auto admisorio de la
demanda con los 23 dígitos.
Cuando el sistema verifica que el proceso no ha sido registrado, desplegará un

formulario dividido en 4 secciones, donde se tendrá que ingresar la información
básica de la demanda.
Nota: Los campos marcados con asterisco rojo son de obligatorio registro en el
formulario.
A. Información básica.
 Jurisdicción: El abogado deberá seleccionar entre las 4 opciones presentes

en el formulario la jurisdicción en la cual se va adelantar el proceso judicial,
podra seleccionar:
o Constitucional
o Contencioso Administrativa
o Ordinario Civil
o Ordinario laboral.

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MANUAL DEL ABOGADO
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El campo de despacho inicial trae por defecto la información registrada en el CUP.
Una vez registrada esta información, el abogado deberá ingresar la acción, medio
de control, procedimiento o subtipo del proceso que tiene a cargo.
 Documento soporte
Seleccionado el medio de control, es necesario que el abogado adjunte el

documento soporte en Pdf o Word de la demanda. Se puede cargar el documento
de manera individual, siempre y cuando no supere los 8Mb, o masivamente
teniendo en cuenta que sumados sus tamaños no sobrepasen las 67Mb, y que
individualmente los archivos no superen las 8Mb.

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 Partes procesales
En esta parte del formulario, el abogado deberá ingresar el tipo de parte procesal
en la que actúa la entidad que representa, es decir si actúa como demandante o
demandado, si existen otras entidades demandadas ajenas a su entidad debe
vincularlas al formulario de registro.
Todas las entidades del Estado sean de orden Nacional o territorial, deben ser
ingresadas seleccionando el valor de entidad, en el campo Tipo de parte procesal.
Es imperativo una vez ingresada la información, dar clic en el botón “+Adicionar”,
para que la información quede guardada en el sistema.

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Si la información ingresada es incorrecta, el abogado podrá seleccionar el registro

y hacer clic en la opción eliminar.
Ese mismo procedimiento debe realizarse para ingresar las demás partes
involucradas en el proceso. Si se trata de demandantes, el abogado debe
seleccionar en tipo de parte procesal, OTRAS PARTES, indicar el tipo de calidad,
ingresar cédula de ciudadanía y número, si el demandante ya se encuentra
registrado en el sistema, por defecto el aplicativo traerá los datos; sí no se
encuentran registrados se desplegará una ventana que permite su creación en la
plataforma.
Una vez se termine el diligenciamiento de esos datos, debe dársele clic en guardar.
Si dentro de la demanda no se encuentra el número de cedula del demandante,
el abogado podrá ingresar en tipo de documento NO FIGURA e ingresa los demás
datos el sistema le solicita.
La plataforma cuenta con una funcionalidad que permite al abogado conocer los
antecedentes de los demandantes que actúan en el proceso y en qué calidad lo
hacen.

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Nota: El número de identificación no puede ser un número negativo, tampoco

puede ingresar caracteres diferentes a números y no se permiten menos de 5 o
más de 12 dígitos; así mismo debe registrar la información en los campos
seleccionados según corresponda.
Nota: No olvidar dar clic en +Adicionar, para que la información quede grabada
en el sistema.
 Víctimas
En esta parte del formulario se debe ingresar las víctimas del proceso, eso
dependerá del caso que el abogado este registrando en el sistema, por lo general

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los procesos de nulidad y restablecimiento del derecho, laborales, no es necesario

ingresarlos.
 Apoderado de la contraparte
Registrada la anterior información, el abogado deberá ingresar los datos del

abogado de la contraparte, la cual se añade de la misma forma que los
demandantes, adicionando el número de la tarjeta profesional del apoderado.
 Actos administrativos
Es obligatorio el ingreso de los actos administrativos, siempre y cuando alguna de

las acciones o medio de control seleccionados por el abogado sea una nulidad y
deberá seleccionar el “Tipo de Acto” de la lista desplegable, ingresar el “Número
de Acto”, la “Fecha de Expedición del Acto” y finalmente deberá dar clic en la
opción +Adicionar.

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B. Hechos y causas del proceso.
En la Segunda parte del formulario el abogado deberá ingresar la siguiente

información.
 Fecha de los hechos
 Departamento y municipio de los hechos. Se tendrá que Ingresar en este
campo el “Departamento y Ciudad” donde se dieron las situaciones fácticas;
ingrese una palabra clave y seleccione la opción de la lista desplegable.
 Descripción de los hechos: Se debe Ingresar un mínimo de 300 caracteres,
en donde se incorporarán los fundamentos fácticos de tiempo, modo y
lugar que le dieron origen al proceso. Si no está de acuerdo con la
información ingresada por otra entidad puede proceder a modificarlos sin
que medie algún procedimiento adicional, dando clic en el campo de los
hechos, reemplazándolos por los que considere correctos.
NOTA: Tenga en cuenta que el análisis de los hechos debe ser integral y considerar
todas las situaciones que afecten a las demás entidades demandadas, toda vez que,
la información a registrar debe ser la del proceso en general y no solo aquella que
involucre a la entidad representada, es imperativo evitar el registro de
prescripciones y/o fundamentos jurídicos.
 Pretensiones declarativas: Este campo al igual que los hechos es de libre

diligenciamiento, permitiéndole al abogado hacer una breve descripción
de las pretensiones que buscan el reconocimiento de una relación jurídica.
Al igual que el campo de hechos puede ser modificada cuantas veces se
considere necesario, motivo por el cual debe hacerse teniendo en cuenta
las situaciones que afecten a las demás entidades demandadas.
 Causa: Ingresar una palabra clave en el campo “Causa” y seleccionar de la
lista aquella que corresponda al proceso. Guardar la información en la
opción +Adicionar.
Hay un catálogo de causas disponible desde agosto del 2017.

 Subcausa: Es opcional su diligenciamiento, sin embargo, se hace
indispensable diligenciar esta información principalmente para aquellas
entidades que han desarrollado políticas de prevención del daño
antijurídico en acompañamiento con la Dirección de Políticas y Estrategias
de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

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C. Valor económico de proceso
En la tercera parte del formulario, el abogado deberá registrar el valor económico

del proceso, seleccionando entre la opción determinado o indeterminado,
asimismo podrá indicar en el recuadro siguiente si el proceso que está registrando
en caso de pérdida puede significar un desembolso de recursos por parte de la
entidad o entidades involucradas dentro del mismo. (campo de erogación
económica)
Si selecciona la opción determinado se desplegarán varias opciones que hacen

referencia al tipo de daño que desea registrarse, se creó en el sistema una
tipología de daños más especifica que permitirá al abogado determinar la clase
de daños solicitados. Ejemplo, el abogado podrá ingresar en tipo de pretensión

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daños materiales y seleccionar lucro cesante, daño emergente daño o material

otros y en daño inmaterial, daño moral, daño a la salud o daño inmaterial otros.
Una vez seleccionado el tipo de daño, deberá registrar la unidad monetaria, el

valor que aparece en la demanda y posteriormente deberá dar clic en el botón
+Adicionar.
Nota: Para efectos del campo de pretensiones debe registrarse exclusivamente el

valor reportado en el acápite de “pretensiones de condena” de la demanda. El
valor es único y es el mismo para todas las entidades vinculadas. En caso de que
no haya valores cuantificables, se debe registrar con valor $0.
Por otro lado, el abogado podrá ingresar el juramento estimatorio o estimación de

la cuantía, siendo necesario el registro de la unidad monetaria y el valor de la
misma. Por último, se debe dar clic en el botón continuar para finalizar con el
registro del proceso.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Para el campo de estimación razonada de la cuantía debe registrarse

exclusivamente el valor reportado en el acápite de “cuantía” de la demanda. El
valor es único y es el mismo para todas las entidades vinculadas. En caso que no
hay valores cuantificables, se debe registrar con el valor $0.
D. Admisión de la demanda o auto que libra mandamiento ejecutivo.
Por último, el abogado deberá registrar de acuerdo a la información del auto

admisorio, la fecha en que el juzgado admitió la demanda o en la que se libró
mandamiento de pago cuando se trata de procesos ejecutivos, el ingreso de la
misma puede hacerse bien sea seleccionando el día, mes y año del calendario que
se despliega o ingresándola manualmente digitando primero el año, luego el mes
y por último el día. 2019/02/19.
En el campo de despacho judicial, el abogado podrá cambiar el juzgado, ya que

en algunas ocasiones el juzgado que recepciona la demanda y le da el número de
radicado no es el mismo que la admite.
Es obligatorio el cargue del documento soporte de la actuación que se está

registrando, el cual se adjunta dando clic en el botón “Gestionar documentos
soporte”. Para el caso en particular, el documento que se debe adjuntar
corresponde al auto admisorio de la demanda.
Una vez ingresada la totalidad de la información requerida para el seguimiento de

las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial, el
abogado deberá dar clic en finalizar; la aplicación mostrará una ventana
emergente, preguntando si desea guardar la información registrada en el
formulario.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Una vez dé clic en la opción “SI”, el proceso queda registrada en estado activo
dentro del sistema, ubicándose en la columna de procesos activos.
Recuerde que una vez el proceso es registrado, quedará automáticamente

asignado al abogado que finalizó el registro. Si el proceso fue registrado por la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado u otra, aparecerá a cargo del
administrador de la entidad quien posteriormente lo debe asignar al abogado que
considere.
5.2. Actualización de procesos judiciales
Otra de las tareas que tiene el abogado aparte de realizar el registro del proceso,
es la actualización del mismo, permitiendo ingresar relaciones procesales,
registrar los impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo y
finalmente actualizar las etapas del proceso, es importante que el abogado tenga
a la mano el CUP del proceso que desea actualizar.
Paso 1. Ingresar al módulo “Procesos judiciales”, “Home” dar clic en la

columna “activos”.
Aparecerá una pantalla donde encontrará un resumen de los “Procesos Activos”,

que tiene el abogado a su cargo, en cada fila se podrá visualizar la información
general de los mismos.

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- Código del proceso

- Número Ekogui: Es una configuración numérica que el sistema crea para
identificar el proceso judicial en el momento de su creación.
- Demandantes.
- Demandado
- Dependencia Especial
- Acción o medio de control
- Valor económico inicial
- Valor económico indexado
Para la búsqueda del proceso judicial al cual le desea realizar actualización del
procesal, el abogado tendrá 3 opciones.
Opción 1, El abogado podrá ingresar al panel ubicado en la parte izquierda de la

pantalla, posteriormente hacer clic en “Buscar procesos”, herramienta que
permite hacer una búsqueda por palabra clave.
Automáticamente el sistema lo direccionará a una pantalla donde le mostrará una

barra de búsqueda en la que el abogado podrá ingresar un texto o palabra clave
que identifique el proceso al cual desea realizar actualización procesal, y da clic
para que el sistema realice la búsqueda.
Una vez finalizada la búsqueda, el sistema le mostrará los resultados de la misma

e información básica del mismo.

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El abogado deberá darle clic en resultado de la búsqueda, “tipo de proceso:

proceso judicial” donde aparecerá la información del proceso.
Opción 2, El abogado también podrá realizar la actualización procesal así: ir a la

barra de búsqueda, ubicada en la parte superior del formulario, ingresando el Cup,
nombre del demandante, demandado, acción o medio de control, numero eKogui
(ID), valor económico o valor económico indexado.

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El sistema automáticamente buscará el registro que el abogado requiere

actualizar.
Opción 3, Finalmente, y como tercera opción para actualizar la información del

proceso, el abogado podrá seleccionar cualquiera de los procesos que arrojó la
búsqueda, dando clic en el recuadro ubicado en la parte izquierda de cada fila,
posteriormente el abogado deberá dar clic en actualizar.

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Una vez individualizado el registro, el abogado deberá dar clic sobre el mismo y el
sistema le mostrará una pantalla donde aparecerá información básica del proceso.
- Estado en el que se encuentra el proceso

- Código único del proceso (CUP)
- Número eKogui (ID)
- Jurisdicción
- Acción o medio de control
- Despacho actual
- Hechos
- Causas
- Partes procesales
- Valor económico
- Valor indexado

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El sistema le mostrará una serie de alertas que le indicaran información,

modificaciones o actuaciones relevantes del proceso.
5.2.1. Relaciones del proceso
Con el objetivo de poder conocer los antecedentes de la actividad litigiosa, desde

una solicitud de conciliación hasta una acción de repetición cuando haya lugar a
esta, el abogado deberá relacionar en el sistema Único de Gestión e Información
Litigiosa del Estado – Ekogui los procesos en los que opera la figura de la
acumulación procesal, integración procesal, así como los procesos y casos que
configuran las etapas del ciclo de defensa, a saber:
 Ejecutivo conexo: El proceso que dio origen a este tipo de proceso debe
estar en estado terminado.
 Acción de repetición: El proceso que dio origen a este tipo de proceso debe
 Recurso de revisión: El proceso que dio origen a este tipo de proceso debe
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 Recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia. El proceso que dio

origen a este tipo de proceso debe estar en estado terminado.
El sistema una vez ingresa la acción le arrojará una ventana emergente donde le
solicitará que ingrese el número Código único del proceso que dio origen al
proceso que va a registrar en el sistema, ingresado el CUP, podrá seguir adelante
con el diligenciamiento del formulario.
Pasos a seguir:
1. El abogado deberá realizar el registro del proceso, ingresando los 23 dígitos

de la demanda.
Una vez el sistema verifica que no existe otro proceso identificado con el mismo
CUP, lo direccionará a la primera parte del formulario.
Cuando el abogado ingresa alguna de las acciones o medios de control
mencionados anteriormente, aparecerá una opción con el nombre gestionar
relaciones al proceso.
El usuario deberá dar clic en esa casilla y el sistema le arrojará una ventana
emergente donde tendrá que ingresar los 23 dígitos del proceso que le dio origen
al proceso que está registrando.

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Una vez ingresa el CUP el abogado tendrá que dar clic en la lupita para que el
sistema busque el proceso y lo relacione con el proceso objeto de registro.
Ya desde el visor el proceso, el abogado podrá realizar otras relaciones al proceso,

cuando se presenten alguna de las siguientes situaciones.

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 Cambio de CUP (Código único del proceso): En algunas ocasiones

como resultado del cambio de despacho de la demanda de un
juzgado a otro, el Código Único del Proceso cambia. El abogado
ahora podrá a través de la opción relaciones del proceso, ingresar el
nuevo CUP que identifica el proceso, sin que esto implique como
sucedía anteriormente, la solicitud de su modificación al grupo de
soporte de la Agencia.
 Cambio del consecutivo del recurso: El abogado podrá cambiar los
últimos 2 números del CUP inicialmente asignado, cuando este haya
sido modificado por la interposición de algún recurso.
 Conciliación extrajudicial: Se podrá relacionar al proceso una
conciliación extrajudicial previamente registrada en el sistema,
ingresando el ID Ekogui asignado a la conciliación.
 Proceso Arbitral: Se podrá relacionar al proceso judicial un proceso
arbitral previamente registrado en el sistema (en estado terminado),
ingresando el código del centro de arbitramento más el número de
expediente de la demanda en el centro de arbitraje.
 Cambio de código único del proceso por CUP incorrecto: Cuando el
código único del proceso no concuerda con los estándares dados
por la rama en cuanto a su estructura, el abogado podrá modificarlo.
Para realizar cualquiera de las relaciones anunciadas. El abogado deberá ingresar

al visor del proceso y dar clic en añadir.
El sistema lo llevará a una pantalla, donde le pedirá que ingrese la relación

procesal y podrá seleccionar entre las opciones que aparecen en la lista
despegable.

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El abogado deberá seleccionar la relación que desea ingresar haciendo clic sobre
una de ellas e ingresando la información requerida en cada uno de los formularios.
Verificada la información ingresada, el usuario deberá dar clic en relacionar y

automáticamente el aplicativo guardará la relación procesal.
Existen otras relaciones al proceso que se pueden realizar desde la

actualización procesal.
 Acumulación procesal: El sistema le permitirá al abogado ingresar

relaciones procesales, que tengan como fin tramitar varios procesos en uno
solo, siempre y cuando las pretensiones del proceso acumulado sean las
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mismas y se encuentren en la misma instancia del proceso al cual se

pretende acumular. Es importante señalar que la entidad debe estar
vinculada a los 2 procesos.
 El abogado podrá seguir ingresando las actuaciones procesales al proceso

principal. Esta figura no da por terminado el proceso acumulado, sin
embargo las únicas actuaciones que se podrán ingresar serán las de
terminación (normal o anticipada).
Pasos a seguir.
1. El abogado deberá dirigirse al visor del proceso, actualización procesal e

ingresar la información solicitada en instancia, etapas y actuación procesal, dentro
de la cual debe seleccionar la opción ACUMULACIÓN PROCESAL, posteriormente
tendrá que dar clic en añadir.
Una vez el usuario da clic en añadir, el sistema le solicitará que ingrese información
adicional, correspondiente a la fecha de la actuación, despacho judicial y
observaciones si así lo desea, anexo del documento soporte y finalmente el Código
único del Proceso al cual se va acumular.

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Ingresada la información en la opción gestionar relaciones del proceso, el sistema

le mostrará una ventana emergente donde le solicitará el ingreso del CUP del
proceso al cual desea acumularse, posteriormente deberá dar clic en la lupa para
que el aplicativo lo busque dentro de los procesos ya registrados.
Verificada la información del proceso al cual desea acumularse, el abogado deberá

dar clic en relacionar y finalizar con guardar.
El sistema le mostrará una alerta confirmándole el registro de la actuación.
 Integración procesal: Esta actuación tiene como fin principal permitirle al

abogado integrar su proceso a otro proceso que busque la indemnización
de perjuicios a un grupo plural de personas, derivadas de la vulneración de
derechos o intereses colectivos. Esta actuación da por terminado el proceso
judicial.
Pasos a seguir:
1. El abogado deberá dirigirse al visor del proceso, actualización procesal e

ingresar la información solicitada en instancia y actuación procesal, dentro de la
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cual deberá seleccionar la opción INTEGRACIÓN PROCESAL, posteriormente

tendrá que dar clic en añadir.
2. Una vez el abogado da clic en añadir, el aplicativo le solicitará que ingrese

fecha de la actuación, despacho judicial y observaciones (si así lo desea.)
Registrada esta información, el sistema le pedirá que relacione el Cup al cual se va

integrar.

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Verificada que la información del radicado este correcta, el abogado deberá dar
clic en relacionar.
El aplicativo le pedirá que guarde la información. Una vez le de guardar el sistema

le mostrará una ventana emergente informándole que si continua adelante con
la actuación el proceso cambiara de estado activo a estado terminado.
Confirmando la acción, el proceso pasara automáticamente de estado activo a

estado terminado.
5.2.2. Actualización de las etapas del proceso.
Para realizar la actualización de las etapas que se surtan a lo largo del proceso, el
abogado deberá dirigirse a la parte final del formulario donde aparecerá la opción
“Actualización procesal.

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En esta parte del formulario, el abogado podrá ingresar la instancia en la que se

encuentra el proceso, etapa que solo se manejará en primera o única instancia y
finalmente la actuación procesal.
A manera ejemplo en la opción Instancia podrá ingresar “Primera instancia o

única instancia” en etapa “Inicio y Fijación del Litigio” y en actuación procesal
podrá ingresar auto que admite reforma de la demanda.
Para que el sistema le habilite segunda instancia o recurso de casación, es
imperativo que en actuación procesal el abogado ingrese una actuación de
sentencia.
El abogado podrá agregar cada una de las actuaciones procesales que se surtan
a lo largo del proceso, estas se podrán incluir dependiendo de la etapa en la que
se encuentren y estarán configuradas para ser registradas dependiendo de la
jurisdicción, acción o medio de control, instancia y etapa. Por otro lado, las etapas
solo se aplican en primera instancia, donde se encontrará, Inicio o fijación de
litigio, pruebas y fallo.
NOTA: Para que se habiliten las opciones segunda instancia y recurso

extraordinario de casación, es necesario que el abogado ingrese una actuación de
sentencia en primera instancia, la cual no dará por terminado el proceso.
En el sistema se encontrarán actuaciones de cinco tipos:
Actuaciones con información general, actuaciones con información detallada,

actuaciones con registro de valores económicos, actuaciones que dan por
terminado el proceso, y actuaciones que se pueden dar después de terminado un
proceso.
1. En actuaciones con información general, se le solicitará al abogado que

ingrese la siguiente información.
Nombre de la actuación, despacho, fecha de la actuación, observación de la

actuación si así lo desea, (campo de libre digitación) y documento soporte en
algunos casos.
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Dentro de este grupo de actuaciones encontramos entre otras.
 Auto que ordena correr traslado.

 Auto que resuelve el recurso de reposición en firme.
(Documento soporte obligatorio).
 Auto que ordena desvincular del proceso. (Documento
soporte obligatorio).
 Auto que admite reforma de la demanda.
 Audiencia de alegaciones y juzgamiento. (Documento
soporte obligatorio).
 Presentación de la subsanación de contestación de la demanda.
 Auto que admite la integración de demandantes en la acción de
grupo. (Documento obligatorio).
 Auto de apertura, decreto y practica de pruebas (Documento
obligatorio).
 Auto que resuelve la admisión de la demanda de reconvención.
(Documento obligatorio).
 Ejecutoria de la sentencia.
Pasos a seguir para realizar actualización procesal.
1. En primera medida el abogado deberá seleccionar el proceso al cual desea

realizarle actuación procesal.
2. Una vez seleccionado el proceso, el usuario tendrá que dirigirse a la parte
final del visor del registro, donde encontrara la opción “actualización procesal”
Dependiendo de la etapa en la que se encuentre el proceso, el abogado podrá

ingresar las actuaciones procesales.

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Ingresada la información, el abogado deberá darle clic en añadir. El sistema le

solicitara que ingrese más datos de la actuación registrada.
2. Actuaciones con información detallada: El abogado deberá registrar la

siguiente información.
Nombre de la actuación, despacho, fecha de la actuación, observación de la

actuación, documento soporte y además debido a la importancia de la misma,
solicita el registro de información adicional.
Ejemplo Sentencia: sentido de la decisión, valor del fallo, tipo de condena, clase
de la obligación, unidad monetaria, valor, descripción, valor costas).
Algunas actuaciones con información detallada presentes en el sistema.
 Auto que admite demanda (Documento soporte obligatorio).

 Auto que libra mandamiento de pago (Documento soporte
obligatorio).
 Auto que resuelve el remate de los bienes.
 Sucesión procesal (Documento soporte obligatorio).
 Presentación de la transacción de las pretensiones
 Presentación de Incidente.
 Auto que resuelve Incidente.
 Auto que remite proceso a otro despacho.
 Auto que resuelve el remate de los bienes.
 Presentación del recurso ordinario.
Pasos a seguir para el registro de actuaciones con información detallada.

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final del visor del registro, donde encontrara la opción “actualización procesal”
Ingresada la información que desea registrar, el abogado deberá dar clic

en añadir.
Como resultado de la importancia de la actuación procesal registrada, el aplicativo

le solicitará que ingrese más información que permita conocer a detalle la
decisión tomada por el juez.
Registrada la información requerida, el abogado deberá dar clic en

adicionar.

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3. Actuaciones con registro de valores económicos.

 Auto que resuelve acuerdo conciliatorio
 Auto que resuelve la transacción de las pretensiones
 Auto que resuelve medidas cautelares
 Sentencia
 Liquidación de sentencia.
Pasos a seguir para ingresar el registro de actuaciones con valores

económicos.
 En primera medida el abogado deberá seleccionar el proceso al

cual desea realizarle actuación procesal.
 Una vez seleccionado el proceso, el usuario tendrá que dirigirse a
la parte final del visor del registro, donde encontrara la opción
“actualización procesal”

en añadir.
Una vez ingresada la información, el usuario tendrá que registrar datos

relacionados a fecha de la actuación, despacho judicial, sentido de la decisión,

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documento soporte si así lo desea, observaciones, tipo de la medida cautelar,

unidad monetaria, valor de la medida y descripción de la medida.
4. Actuaciones que terminan el proceso.
A continuación, se relacionan las actuaciones que dan por terminado

el proceso:
 Integración procesal (Documento soporte obligatorio)

 Entrega del proceso a otra entidad mediante acta
(Documento soporte obligatorio). Esta clase de terminación
se da de manera administrativa.
 Reasignación administrativa de la entidad. (Documento soporte
obligatorio) Esta clase de terminación se da de manera
administrativa y la hace única y exclusivamente la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
 Sentencia de Casación. (Documento soporte obligatorio)
 Auto que resuelve el acuerdo conciliatorio. Se da por terminado
cuando el acuerdo es total. (Documento soporte obligatorio)
 Ejecutoria de Sentencia
 Auto que resuelve el desistimiento de las pretensiones.
 Auto que decreta desistimiento tácito. (Documento soporte
obligatorio)
 Auto que resuelve excepciones previas. (Documento soporte
obligatorio)
 Auto que decreta la perención del proceso. (Documento soporte
obligatorio)
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 Auto que resuelve conflicto de competencia y/o jurisdicción.

 Sucesión procesal. (Documento soporte obligatorio).
 Auto que resuelve la transacción de las pretensiones.
 Auto que decreta la cosa juzgada (Documento soporte obligatorio).
Pasos a seguir para el registro de actuaciones con información detallada.

final del visor del registro, donde encontrará la opción “actualización procesal”

en añadir.
Registrada la información, la aplicación le pedirá que ingrese datos relevantes de

la actuación ingresada.

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Como esta actuación da por terminado el proceso, el sistema le arrojará una alerta
preguntándole si desea continuar.
Si confirma la acción, el proceso pasará de estado activo a estado

terminado.
5. Actuaciones que se pueden registrar una vez terminado el proceso.
Una vez terminado el proceso el abogado podrá ingresar información al mismo, si

el administrador de entidad le reasigna nuevamente el proceso objeto de
actuación procesal, ya que una vez le registra una actuación de terminación del
proceso, este sale de su dominio.
 Archivo del expediente

 Auto que ordena desarchivar el expediente
 Presentación informes cumplimiento de sentencia
 Fallo de tutela
 Liquidación de sentencia.
NOTA: Todas las actuaciones procesales ingresadas por el abogado pueden ser
eliminadas, sin necesidad de solicitar a la Agencia su eliminación. Únicamente si el
proceso se encuentra en estado activo.
5.2.3. Calificación del riesgo y provisión contable.
El abogado deberá calificar el riesgo e incorporar la provisión contable de cada

uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis
(6) meses, así como cada vez que se profiera una actuación de contestación de la
demanda y sentencia judicial.

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NOTA
 No se debe calificar el riesgo cuando la entidad actúa como parte
demandante dentro del proceso.
 Todo proceso que sea registrado por la entidad o la agencia en el sistema
debe calificarse de manera inmediata.
 El abogado no podrá eliminar ninguna calificación del riesgo, el sistema
siempre le mostrará la última calificación realizada.
 Cuando la entidad actúa como demandante y la parte demandada
interpone demanda de reconvención o contra- demanda, la entidad
demandante ahora demandada no tendrá que calificar el riesgo ni ingresar
la provisión contable.
Para realizar la calificación del riesgo, el abogado deberá buscar el proceso al cual
desea calificar el riesgo, bien sea en “Buscador de procesos”, o “procesos judiciales”
Home” procesos activos, ingresando el CUP, ID Ekogui, demandantes,
demandado etc.
 Si no ha realizado ninguna actualización el campo estará

en blanco.
 Si solo ha realizado una calificación el sistema le mostrará

información en un cuadro.

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En la primera parte del formulario, el sistema le mostrará un cuadro donde

aparecen las fechas del registro.
 Fecha de admisión de la demanda.
 Fecha de calificación: Por defecto el sistema le mostrara la fecha
del día en que ingresa a realizar la calificación.
 Por último, año estimado de la terminación del proceso: En este
campo se debe indicar el año en que se espera que termine el
proceso, solamente se permiten números de cuatro (4) cifras con
posterioridad a la fecha actual.
Una vez registrada la anterior información, el abogado deberá calificar el riesgo

del proceso.

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1. Primero criterio, Fortaleza de la demanda.
Corresponde a la razonabilidad y/o expectativa del éxito del demandante

frente a los hechos y normas en las que se fundamenta.
Dependiendo de lo anterior, el abogado podrá seleccionar 4 criterios de

calificación, Alto, Bajo, Medio Alto y Medio bajo.
- Alto: No Existen hechos ni normas que sustenten las pretensiones del

demandante.
- Medio alto: Existen normas, pero no existen hechos que sustenten las
pretensiones del demandante.
- Medio bajo: Existen hechos, pero no existen normas que sustenten las
- Bajo: Existen hechos y normas que sustenten las pretensiones del
demandante.
Ponderación: En esta parte del formulario, el abogado puede calificar de manera

porcentual el riesgo. Es importante que la sumatoria de los porcentajes
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ingresados no sea superior a 100, si es así el sistema no les permitirá avanzar hasta
que los porcentajes ingresados sean ajustados.
2. Segundo Criterio, Fortaleza probatoria de la defensa.
Muestra la consistencia y solidez de los hechos frente a las pruebas que se aportan
y se practican para la defensa del proceso.
demandante.
demandante.
3. Tercer Criterio, Presencia de Riesgos procesales.
Este criterio se relaciona con los siguientes eventos en la defensa del estado.
- Cambio de titular del despacho.
- Posición del juez de conocimiento.
- Arribo oportuno de las pruebas solicitadas.
- Número de instancias asociadas al proceso.
- Medidas de descongestión judicial.

demandante.
demandante.
4. Cuarto Criterio, Nivel de Jurisprudencia.
Este indicador muestra la incidencia de los antecedentes procesales similares en

un proceso de contestación de la demanda donde se obtuvieron fallos favorables.

demandante.
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demandante.
Una vez finaliza el abogado de calificar el riesgo, debe dirigirse al final del
formulario donde aparece la opción de “calcular la calificación”. El sistema con
base en la información registrada, arrojará la probabilidad de condena y la
probabilidad de pérdida del caso.
Posteriormente, el abogado deberá ingresar la provisión contable del proceso y

finaliza dando guardar.
El aplicativo le permitirá al abogado descargar un archivo excel, el cual le servirá
de base para el cálculo de la provisión contable.
El sistema le mostrará una alerta, preguntando si desea guardar la información.

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Consideraciones Generales.
 El abogado asignado al proceso es quien realiza una calificación.

 La sumatoria de la “Ponderación” de los criterios debe ser igual a
100%
 No tiene registro parcial.
 Una calificación registrada no puede ser editada.
 Se alerta al usuario que debe realizar un registro de una
calificación del proceso cuando:
- Lleva 6 meses sin registrar una calificación.
- Una vez se registre la actuación de “Contestación de la
demanda”
- Una vez se registre una actuación de “fallo de sentencia”.
 El año estimado de “terminación del proceso” debe ser igual o
mayor al actual hasta 15 años más.
 El valor de la “Provisión contable” debe ser mayor o igual a cero.
5.3. Buscar procesos judiciales.
Para ingresar a este módulo, el abogado una vez ingresa al sistema, deberá
dirigirse al panel ubicado al costado izquierdo de la pantalla, dar clic en procesos
judiciales, “buscar procesos”.
En esta parte, el sistema mostrará un buscador de texto abierto, donde el abogado

podrá ingresar una palabra clave que identifique el proceso, pero también podrá

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ingresar si el abogado lo desea, hechos, valores económicos, demandantes,

demandados, acción, medio de control o cualquier clase de información que
considere lo ayudará a identificar el proceso objeto de búsqueda.
El sistema arrojará el resultado de la búsqueda, permitiéndole al abogado filtrar

la información por:
 Causas
 Tipo de proceso
 Estado de proceso
 Jurisdicción
 Acción o medio de control
Seleccionado el tramite objeto de búsqueda, el abogado podrá dar clic en

resultado de la búsqueda, “tipo de proceso”.

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Dependiendo del estado en el que se encuentre el proceso, el abogado podrá

realizar actualización procesal, calificar el riesgo e ingresar la provisión contable
del mismo.
Nota: En la búsqueda realizada por el abogado, el sistema le arrojará la

información de todos los procesos que tenga la entidad, permitiéndole solo el
ingreso a aquellos que tenga a su cargo, los demás solo podrá visualizarlos.
5.3.1. Visualización.
Una vez el abogado termina de realizar el registro del proceso en el sistema, podrá
ver el resumen del mismo ingresando al visor del proceso. El abogado encontrará
toda la información ingresada en el formulario, relaciones procesales, calificación
del riesgo y/o provisión contable y por último realizar las actuaciones procesales.
Todas estas actividades se podrán realizar desde un mismo formulario, el usuario
no tendrá que dirigirse a ningún otro lado del aplicativo para poder ingresarlas.
En esta parte encontrará, Código Único del Proceso, número Ekogui (ID),
jurisdicción, acción o medio de control, despacho actual, hechos, causas y partes
procesales.
Así mismo encontrará cuatro (4) cuadros que le permitirán.
 Ver: Esta opción le da la opción al usuario de ingresar al formulario

del proceso.
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 Editar: El aplicativo le permitirá ingresar al formulario de radicación

y realizar modificaciones al proceso. Podrá registrar más partes
procesales, victimas apoderados, ingresar nuevas fechas,
departamento, modificar hechos, pretensiones declarativas y
causas del proceso. El abogado no podrá eliminar pretensiones ni
editar ninguna información ingresada en la parte del formulario
que hace referencia a admisión de la demanda o auto que libra
mandamiento de pago.
 Generar PDF: Permite descargar un documento con la información
del formulario de radicación.
 Documento soporte: El abogado podrá ver y descargar los
documentos de demanda, auto admisorio de la demanda y auto
que libra mandamiento de pago.
En la parte de abajo el abogado podrá realizar las relaciones al proceso.
También podrá realizar la calificación de riesgo y/o provisión contable.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Por último, podrá realizar el ingreso de todas las actuaciones procesales que se
surtan a lo largo del mismo.
6. MODULO GESTIÓN COMITES DE CONCILIACIÓN.
En este módulo el abogado podrá gestionar las fichas de conciliación que serán
presentadas al comité de conciliación, también le permitirá al secretario técnico
del comité de conciliación quien tendrá un papel preponderante en este módulo,
agendar las sesiones del comité convocando a los integrantes del mismo, a
quienes les llegará un correo electrónico con las fichas en Pdf. Una vez finalizada
la sesión, el secretario técnico incluirá las conclusiones a cada ficha y cargará el
acta.
Pasos a seguir para realizar el diligenciamiento de una ficha de Conciliación.
1. Una vez el abogado ingresa al sistema, deberá dirigirse a la parte izquierda de

la pantalla, donde encontrará un vínculo llamado comités de conciliación, acto
seguido Home al cual deberá darle clic.

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MANUAL DEL ABOGADO
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2. El sistema automáticamente lo llevará a una pantalla donde le mostrará 3

cuadros con información de los procesos arbitrales, procesos judiciales y
conciliaciones extrajudiciales en estado activo que tenga a su cargo.
3. Deberá seleccionar una opción reflejada en los 3 cuadros y dar clic en fichas
por diligenciar.
NOTA: El campo fichas por diligenciar hace referencia a todos los procesos activos
que tiene el abogado a su cargo, sin que esto signifique que obligatoriamente deba
hacerle ficha de conciliación a cada uno de ellos, es facultativo del abogado realizar
esta acción y su realización va depender de la necesidad del caso, ya que a un
mismo proceso arbitral, judicial o conciliación se le podrán realizar varias fichas de
conciliación, siempre y cuando se hayan finalizado previamente.
4. El abogado deberá seleccionar el proceso judicial, arbitral o conciliación

extrajudicial al cual desea realizarle la ficha que va ser presentada ante el comité

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MANUAL DEL ABOGADO
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de conciliación. Es indispensable que previamente se haya calificado el riesgo e

ingresado la provisión contable para que le sea permitido el diligenciamiento de
la ficha.
5. Seleccionado el proceso, el sistema le mostrará a una ventana emergente,

donde el abogado indicará que tipo de ficha desea diligenciar. En el sistema
permite el registro de las siguientes fichas.
 Fichas de conciliación judicial
 Fichas de conciliación extrajudicial
 Fichas de conciliación arbitral
 Fichas para llamado en garantía
 Fichas para acciones de repetición
 Fichas para pacto cumplimiento.
6. El formulario de Gestión de fichas de conciliación y está dividido en 3 secciones

o etapas.
La primera parte se encuentra la información básica del proceso o caso, el sistema

le mostrará la información del proceso relacionado a la ficha, datos que fueron pre

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cargados de forma automática por el sistema, desde el proceso al que se la va a

crear la ficha seleccionada. En esta primera parte del formulario, el abogado podrá
visualizar el código único del proceso, despacho actual, tipo de acción o medio de
control, valor económico inicial, valor económico indexado, fecha de la última
actuación y la calificación del riesgo y provisión contable registrados, fecha de los
hechos, hechos, causa sub causa y pretensiones.
7. El abogado si lo desea podrá ingresar fecha de los hechos y un complemento

de los mismos y obligatoriamente deberá ingresar las pruebas allegadas al
proceso por las partes.
8. Posteriormente se le solicita que diligencie los fundamentos de derecho, los

cuales se deben ingresar dando clic en adicionar. No es un campo de

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obligatorio diligenciamiento. Después deberá darle clic en continuar para

seguir con el diligenciamiento de la ficha.
9. En la segunda parte del formulario, le aparecerá información acerca de la

valoración del riesgo realizada previamente y fecha de la última calificación.
10. El abogado deberá realizar el análisis jurídico del caso, en el cual ingresará el
principal problema jurídico, análisis de la caducidad de la acción y/o
prescripción de los derechos, declaraciones y pretensiones de la demanda,
síntesis de la contestación de la demanda si así lo desea, análisis del
precedente judicial, si aplica o no directriz nacional o institucional, si el proceso
tiene fallo, análisis del proceso, recomendación del abogado al comité y
finalmente su conclusión respecto al caso.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Una vez diligenciada toda la información solicitada en la ficha, el abogado podrá

guardarla, quedando en fichas en elaboración donde posteriormente podrá
modificarla si así lo desea; si por el contrario considera que la ficha esta lista para
enviarla al secretario técnico del comité de conciliación, deberá dar clic en la
opción que aparece en la parte final del formulario, donde se le pregunta si desea
dar por terminada la ficha, una vez seleccionada esta opción deberá darle clic en
guardar. La ficha pasará del estado en elaboración a fichas para decisión del
comité.
11. La tercera parte del formulario va estar conformada por la decisión del comité
de conciliación.
Nota.
 Una vez terminada la ficha, el secretario técnico podrá devolverla al
abogado si considera que es necesario realizarle alguna modificación, la
cual quedará nuevamente en fichas en elaboración.
 Si la ficha ya fue analizada en el comité y se determina que es necesario
realizarle algunas modificaciones y no se le han ingresado conclusiones o
subido el acta, el secretario técnico puede devolverle la ficha al abogado
para que éste realice los ajustes solicitados.

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MANUAL DEL ABOGADO
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7. MODULO DE PROCESOS ARBITRALES
7.1. CREACIÓN DE PROCESO ARBITRAL
El formulario de procesos arbitrales se encuentra dividido en 5 secciones o

etapas, la primera hace referencia a la información básica, la segunda a las
causas, sub causas y hechos, la tercera al valor económico del proceso o caso, la
cuarta información sobre la instalación del tribunal y la quinta a la admisión de
la demanda.
Paso 1. Ingreso a la plata plataforma: El abogado deberá autenticarse en el

Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado –
eKOGUI, con su usuario y contraseña.
Paso 2. Entrada al módulo de Arbitramentos: El abogado deberá ingresar al

módulo de arbitramentos, haciendo clic en el nombre “Procesos arbitrales -
Home” (ubicado en el costado izquierdo de la pantalla) o sobre el logo de
Arbitramento.
Paso 3. Acceso al formulario de radicación: Una vez seleccionada la opción, el

abogado deberá diríjase al recuadro de “Gestión” y hacer clic en el botón “+ Crear
registro”.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Paso 4. Registro de Información: El abogado podrá diligenciar los campos de

información sobre la demanda arbitral y las partes procesales, solicitados en el
formulario de la pestaña “Información básica”.
Nota: En caso que el Centro de Arbitraje donde cursa el proceso arbitral no se

encuentre dentro del Sistema eKogui, solicitar la parametrización de este a través
del correo [email protected] adjuntando los soportes que
considere necesarios para la parametrización.
En cuanto al ingreso de las partes procesales, es necesario vincular la calidad de

la entidad a la cual pertenece, así como involucrar la entidad que actúa como
contraparte.
Para realizar esta acción, se deberá seleccionar la opción entidad,
correspondiente a la calidad en la que se actúa y el nombre de la entidad como
está registrada dentro del Sistema eKogui, una vez realizada acción seleccionar
la opción “Adicionar”. La contraparte se ingresará teniendo en cuenta el tipo de
parte procesal (Entidad u otra parte) y posteriormente podrá dar clic en adicionar.

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MANUAL DEL ABOGADO
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En caso de que una de las partes del proceso sea del tipo “Otra parte” y no esté
registrado dentro del Sistema eKogui, una vez diligenciado el número de
identificación se solicitará la creación de la parte procesal. Una vez diligenciados
los datos solicitados, se deberá dar clic en la opción “Guardar”
Si dentro de las partes ingresadas la entidad actúa en calidad de convocado u otra

parte – contra parte – tercero en calidad de convocante, se solicitará la información
del apoderado de la contraparte.

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Diligenciada la información requerida del apoderado, se deberá dar clic en la

opción adicionar. Puede suceder que el número de identificación ya se encuentra
en la base de datos, el sistema automáticamente por defecto llenara los campos.
Una vez ingresados todos los datos, hacer clic en el botón “Continuar” para seguir
con el procedimiento de radicación.
Nota: Ingresado el número de expediente del proceso, el centro de arbitramento

y la identificación del contrato, el sistema identificará los procesos arbitrales
repetidos. Se deberá vincular todas las partes procesales tanto privadas como
públicas (territoriales y nacionales). Es necesario anexar siempre el documento
soporte de cada actuación.
El botón “Continuar” lo direccionará a la segunda parte del formulario de

radicación denominada “Causas, Sub-causas y Hechos” para proseguir con la
incorporación de los datos de información sobre el proceso arbitral.
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MANUAL DEL ABOGADO
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 El abogado podrá ingresar fecha y lugar de los hechos, así como causas del
proceso, para esto es necesario agregar cada uno de estos dando clic en
“Adicionar”. El abogado deberá ingresar un mínimo de 300 caracteres, en
donde incorporaran los fundamentos fácticos de tiempo, modo y lugar que le
dieron origen al proceso. Si no está de acuerdo con la información ingresada
por otra entidad puede proceder a modificarlos sin que medie algún
procedimiento adicional, dando clic en el campo de los hechos,
reemplazándolos por los que considere correctos.
Nota: El campo sub causa es opcional para su diligenciamiento, sin embargo, se

hace indispensable diligenciar esta información principalmente para aquellas
entidades que han desarrollado políticas de prevención del daño antijurídico en
acompañamiento de la Dirección de Políticas y Estrategias de la Agencia.

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Una vez ingresados todos los datos, se debe hacer clic en el botón “Continuar”
para seguir con el registro.
Al oprimir el botón “Continuar”, el sistema lo direccionará a la tercera y última

sección del formulario donde se podrá realizar el registro del “Valor económico del
proceso o caso”.
En esta parte del formulario, el abogado deberá registrar el valor económico del
proceso arbitral, seleccionando entre la opción determinado o indeterminado.
Posteriormente podrá ingresar el tipo de pretensión; el abogado cuenta con
opciones más específicas que permiten determinar con claridad la clase de
pretensión que está solicitando la parte demandante.

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Seleccionado el tipo de pretensión y valor económico del mismo, el sistema

permitirá ingresar valores del proceso.
Por otro lado, el abogado deberá ingresar el juramento estimatorio o estimación

de la cuantía, siendo necesario el registro de la unidad monetaria y el valor de la
misma. Por último, se debe dar clic en el botón continuar para finalizar con el
registro del proceso.
Al finalizar el registro de la información, se debe dar clic en registrar demanda.

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Nota: Una vez ingresada la información no podrá ser editada a menos que se
solicite su modificación a través de un requerimiento a la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado.
Al confirmar el registro de la demanda, se habilitarán dos nuevas pestañas para

continuar con el diligenciamiento del proceso, Instalación del proceso y admisión
de la demanda.
Si por algún motivo el abogado no cuenta con la toda la información necesaria

para continuar con el diligenciamiento del formulario, ese proceso arbitral
quedará pendiente, y el abogado podrá finalizarlo posteriormente en el cuadro
Gestión, “En Registro”.
7.2. PROCESOS EN REGISTRO
En esta opción, el abogado podrá terminar el registro de la demanda, incluyendo

la información de instalación del tribunal y admisión de la demanda.

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MANUAL DEL ABOGADO
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Paso 1. Ingreso a la plata plataforma: El abogado deberá autenticarse en el

Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado –
eKOGUI, con su usuario y contraseña.
Paso 2. Entrada al módulo de Arbitramentos: Ingrese al módulo de arbitramentos,

haciendo clic en el nombre “Procesos arbitrales - Home” (ubicado en el costado
izquierdo de la pantalla) o sobre el logo de Arbitramento.
Paso 3. Acceso al formulario de registro: Diríjase al recuadro de “Gestión” y haga

clic en el botón “En registro”.
Paso 4. Selección proceso arbitral: Una vez el abogado da clic en la opción “En
registro”, el aplicativo direccionará a una pantalla donde deberá seleccionar el
proceso arbitral al cual desea actualizar la información de instalación de tribunal
y admisión de la demanda. Una vez seleccionado el proceso a actualizar, se
habilitará la opción “Editar, ubicada en la parte inferior de la tabla, y se deberá dar
clic en esta.
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Paso 5. Instalación de tribunal: Para actualizar la información correspondiente a la

instalación del tribunal, se deberá seleccionar la pestaña No. 4 del “Instalación del
tribunal” ubicada en la parte superior del módulo
En este paso, se deberá ingresar la fecha de la Instalación del tribunal de

Arbitramento y cargar el documento soporte, adicional a esto se deberá ingresar
los datos de los integrantes del tribunal.
El Tribunal de arbitramento debe estar compuesto por 1-3-5 árbitros, además

deberá ingresar un secretario del Tribunal. Una vez ingresado el tipo de
documento y el número de documento, el sistema traerá la información de los

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integrantes del comité, en caso de no estar registrados en el sistema, se requerirá

el registro de los datos.
Posterior al ingreso de los datos, se debe dar clic en la opción +Adicionar.
Una vez ingresados todos los integrantes del Tribunal, se dará clic en la opción
“Continuar”.

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Paso 6. Admisión de la demanda: En este paso se deberá incluir la información

correspondiente a la admisión de la demanda.
Dependiendo de la decisión tomada por el Tribunal, el abogado podrá dar clic en

la barra “Sentido de la decisión de la demanda” y seleccionar la opción que se
ajuste a lo ordenado por el Tribunal.
Si el sentido de la decisión es “Inadmitida”, se deberá dar clic en la opción

continuar, para que el abogado pueda registrar la información relacionada a la
subsanación de la demanda.

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Cuando el abogado termine de ingresar la información concerniente a la

subsanación de la demanda, el abogado deberá dar clic en Finalizar.
Si el sentido de la decisión emitida por el Tribunal es “Admitida”, el sistema

mostrará la información básica del proceso arbitral, permitiendo al abogado
actualizar las actuaciones procesales posteriores o evolución procesal.

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7.3. Actualización procesal
Paso 1. Ingreso a la plataforma: El abogado podrá actualizar el proceso arbitral

ingresando todas las actuaciones que se surtan a lo largo del mismo. El abogado
deberá autenticarse en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad
Litigiosa del Estado – eKOGUI, con su usuario y contraseña.
Paso 2. Entrada al módulo de Arbitramentos: Una vez haya ingresado al módulo de

arbitramentos, deberá dar clic en “Procesos arbitrales - Home” (hallado en el
costado izquierdo de la pantalla) o sobre el logo de Arbitramento.
Paso 3. Acceso al formulario de actualización: El abogado deberá dirigirse al

recuadro de “Estado” y hacer clic en la opción “Activos”.

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El sistema le mostrará una tabla con la información general de los procesos

arbitrales a su cargo, los cuales se encuentran registrados en el sistema eKOGUI.
Paso 4. Selección del proceso a actualizar: El abogado podrá seleccionar el proceso

al cual desea realizar la actualización, escogiendo uno de los presentes en el
cuadro. Una vez encuentre o identifique el proceso arbitral a actualizar, deberá
seleccionarlo haciendo clic en el botón actualizar.
Paso 5. Registro de la actuación: El botón “Actualizar” lo direccionará a una

pantalla en donde se visualizará la información general del proceso arbitral,
como también su estado.

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Diríjase a la sección “Actualización Procesal” ubicada en la parte inferior del

módulo.
Todas las actuaciones procesales ya se encuentran parametrizadas en el sistema,

el abogado podrá seleccionar e ingresar la que corresponda al estado en el que se
encuentre el proceso arbitral.

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Dependiendo la actuación que se requiera ingresar, se abrirá una pantalla nueva

donde se ingresará la información necesaria acorde a la actuación ingresada. Una
vez ingresada la información solicitada, se deberá dar clic en la opción “Guardar”
Por último, se deberá confirmar que se desea guardar la información

correspondiente a la actuación procesal.
Una vez confirmado el registro de la actuación, el sistema mostrará un mensaje

de confirmación.

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7.4. Demanda de reconvención
Si dentro del proceso arbitral, la parte demandada interpuso demanda de

reconvención o contra demanda, el usuario podrá registrar toda la información a
la misma.
Paso 1. Contestación de la demanda: Si el proceso arbitral cuenta con una

demanda de reconvención, el sistema se lo preguntará en caso de ser afirmativa
la respuesta, el aplicativo le permitirá registrar información relacionada a la
reconvención en la actuación procesal de audiencia de laudo.
Una vez ingresada toda la información requerida, se deberá seleccionar la opción

“Guardar” ubicada en la parte inferior del módulo.
Paso 2. Ingreso de actuaciones: Para continuar con el registro de información

correspondiente a la demanda de reconvención, el abogado deberá ingresar la
actuación del laudo, sin embargo, para poder realizar el registro de la mencionada
actuación, es necesario ingresar previamente una serie de actuaciones, teniendo
en cuenta el curso procesal de la demanda.
Estas actuaciones son:
 Audiencia de conciliación
 Primera audiencia de tramite
 Audiencia de práctica de pruebas
 Audiencia de alegatos de conclusión
Nota: Tenga en cuenta que la actuación “Audiencia de conciliación” puede ser

ingresada más de una vez, sin embargo, para que pueda ser ingresada la
actuación “Audiencia de laudo” es necesario que al menos una de las audiencias
de conciliación Este bajo – podría cambiar si se cumple con el requisito legal o
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procedimental del artículo 24 de la ley 1563 de 2012, para lo cual, dentro de la

actuación se deberá poner “Si” en la pregunta correspondiente.
Ingresadas estas actuaciones, el abogado podrá ingresar la actuación de

“Audiencia de Laudo”
Paso 3. Audiencia de Laudo: Dentro del campo de actualización procesal, se deberá

seleccionar la actuación “audiencia de laudo” y dar clic en la opción “Añadir”
Una vez seleccionada la actuación, se deberá ingresar la información básica del

laudo arbitral.

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Posteriormente en dicha sección del formulario el usuario podrá registrar el

sentido del fallo, ingresando también los valores de la condena. En la pestaña de
la demanda de reconvención se registrará tanto el valor de la condena como los
valores que no fueron aceptados o tenidos en cuenta por el Tribunal de
arbitramento, ya que solo en esos campos se captura la información relacionada
a las pretensiones que según sea el caso, no fueron aceptadas en la demanda de
reconvención.
Una vez completada toda la información registrada, se debe dar clic en la opción
“Guardar” ubicada en la parte inferior derecha del módulo

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Guardada la información, esta se reflejará en el trámite procesal del

arbitramento.
7.5. Actuaciones que terminan el proceso arbitral
Dentro del sistema se encuentran parametrizadas unas actuaciones, las cuales

una vez ingresadas terminaran el proceso, estas actuaciones son:
Actuaciones procesales en el Sistema que terminan el Proceso Arbitral

- Auto que aprueba o imprueba el Acuerdo conciliatorio

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- Auto que concluye las funciones del tribunal y extingue los efectos del pacto
arbitral.
- Laudo ejecutoriado.
- Auto que acepta o rechaza el desistimiento de las pretensiones.
- Auto que acepta o rechaza la transacción de las pretensiones.
- Desistimiento tácito.
- Auto que ordena la desvinculación.
Sin embargo, se deben tener en cuenta que para el ingreso de estas actuaciones
se deben registrar las actuaciones necesarias o acordes a cada tipo único de
terminación tanto normal como anormal de un trámite arbitral.
8. MODULO DE JURISPRUDENCIA.
El módulo de jurisprudencia está habilitado para ser consultado por los usuarios
del sistema Ekogui sin importar el rol que desempeñen dentro del mismo.
Para ingresar al módulo, el usuario debe dirigirse al menú ubicado en la parte
lateral izquierda de la pantalla, donde encontrará la opción jurisprudencia.
Una vez da clic en dicha opción, el sistema mostrará una barra de búsqueda,
dentro de la cual el usuario podrá ingresar números, letras o palabras claves que
puedan delimitar la búsqueda. El sistema arrojará un listado con los documentos
que contengan la información diligenciada.
También permite filtrar la búsqueda delimitando causa, sub causa y también el

tipo de elemento, es decir si desea ver una providencia, análisis de jurisprudencia,
línea jurisprudencial o documento estratégico.
Cuando el usuario selecciona un análisis de jurisprudencia, podrá visualizar la
descripción que realizó la dirección de políticas de la entidad en relación a la
misma compuesta por:
- Identificación de la providencia.
- Hechos y problema jurídico
- Fundamentos y soportes
- Tesis jurídica
- Salvamento y aclaración voto.
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En cualquier parte del enlace providencia, el usuario podrá descargar el

documento para su consulta o exportar en un PDF el análisis de jurisprudencia
El usuario puede dar clic en línea jurisprudencial, podrá visualizar la información y

tendencia de la misma, tendrá además de esto acceso a cada uno de los análisis y
documentos de providencia que conforman la línea.
9. MÓDULO DE CONCILIACIONES EXTRAJUDIALES.
9.1. Registro
Para realizar el registro de conciliaciones extrajudiciales, el abogado deberá

ingresar a www. Ekogui.gov.co y dar clic en icono ekogui e ingresar usuario
y clave. El registro de conciliaciones se seguirá realizando en la versión 1.0.
Paso 1. El usuario deberá seleccionar la opción “conciliaciones extrajudiciales” y dar

clic en la opción “Radicar”, aparecerá una pantalla en la que hacen unas
recomendaciones las cuales debe leer antes de iniciar el registro de la conciliación
extrajudicial.

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Paso 2. El abogado deberá señalar si la entidad es convocada o convocante y

dependiendo de la opción seleccionada el sistema traerá la información de la
entidad y sus datos personales como abogado de la misma.
El formulario de radicación está conformado por secciones, la primera sección que

aparecerá es “Identificación de la solicitud”.
Paso 3. El abogado deberá elegir en cada caso la opción de la lista desplegable, y,

la fecha de la solicitud seleccionándola del calendario que se despliega o
ingresándola manualmente. Siempre será el día del registro de la conciliación.
Si tiene alguna duda sobre cómo registrar la información puede dirigirse a la

opción “Ayuda” ubicada a la derecha en la parte superior del formulario.
Nota: Siempre dar clic en el botón “Siguiente” para que el sistema guarde la
información ingresada y pueda continuar con el registro de las demás secciones.
Una vez realizada la acción anterior el sistema le mostrará unas alertas en las que
le indicará si la información fue ingresada de forma correcta o si existe alguna
inconsistencia.

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MANUAL DEL ABOGADO
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De Inmediato se desplegará la sección “Datos de los convocantes” en la que

deberá:
Paso 4. Responder a la pregunta inicial y de acuerdo a la opción

seleccionada deberá ingresar la información de las entidades de orden
nacional o persona natural, jurídica o entidades territoriales que actúen en
calidad de convocantes en la solicitud, así como la información del
abogado.
Nota: Para agregar información debe seleccionar el símbolo (+) como se muestra
en la gráfica.
Nota: el número de identificación no puede ser un número negativo, tampoco

puede ingresar caracteres diferentes a números y no se permiten menos de 5 o
más de 12 dígitos y debe ingresar la información en los campos seleccionados
según corresponda
Paso 5. Ingresada la información deberá dar clic en la opción agregar

para guardar la información, si lo que desea es eliminar el registro que
acaba de ingresar debe seleccionar el botón .

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MANUAL DEL ABOGADO
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Si desea editar la información que acaba de guardar seleccione el lápiz verde .
Al ingresar la información del abogado de los convocantes y dar clic en el botón

“Siguiente” aparecerá la sección “Datos de los convocados”.
Nota: Si la entidad es convocada o convocante, automáticamente el sistema

traerá la información correspondiente al nombre de la entidad, la calidad y los
datos del abogado según corresponda.
Paso 6. Solamente podrá ingresar la fecha de otorgamiento de poder y una vez

agregue la información y de clic en el botón “Siguiente” el sistema le mostrará la
siguiente pantalla.
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MANUAL DEL ABOGADO
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Si la información es correcta deberá dar clic en el botón aceptar si no está seguro

de la información registrada seleccione la opción “cancelar” y edite la fecha.
El sistema le mostrará el histórico de los abogados que ha tenido la conciliación

como se evidencia en la siguiente gráfica.
Nota: El usuario deberá ingresar la fecha de terminación del poder solamente

cuando ya no sea el abogado que representa a la entidad en esa conciliación.
Para el ingreso de la fecha de otorgamiento de poder de la conciliación

extrajudicial en el sistema debe tener en cuenta lo siguiente:
- La fecha de otorgamiento de poder no puede ser anterior a la fecha de

solicitud de la conciliación.
- La fecha de otorgamiento del poder debe ser igual o posterior a la fecha
de solicitud de la conciliación.
- Dos apoderados no pueden tener la misma fecha de otorgamiento ni
terminación de poder.
- Las fechas de otorgamiento y terminación del poder deben tener un
orden cronológico de manera que no se crucen las fechas entre sí.
- Se sugiere que entre la fecha de otorgamiento y terminación de poder
exista al menos un día de diferencia en el registro
- No puede modificar las fechas de otorgamiento y terminación del poder
una vez sea guardado el registro
Una vez finalizada está sección debe dar clic en el botón siguiente y se desplegará
la sección correspondiente a “Causa y hechos de la solicitud”.

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Paso 7. El abogado deberá dar clic en el lápiz e ingresar una palabra clave en el
campo “Causa de la Solicitud” y seleccionar de la lista aquella que corresponda a
su caso.
Nota: Puede ingresar más de una causa y solo puede editar o eliminar las causas
que se hayan ingresado para su entidad.
Paso 8. El usuario deberá ingresar en el campo “Ciudad de los Hechos” el

municipio o ciudad donde ocurrieron los acontecimientos, ingrese una palabra
clave y seleccione la opción de la lista desplegable.
Paso 9. El abogado tendrá que registrar un mínimo de 300 caracteres en el campo

“Breve descripción de los hechos”, donde ingresará los fundamentos fácticos de
tiempo, modo o lugar que le dieron origen al proceso. Si la información fue
ingresada por otra entidad puede seleccionar el campo “Acepto el contenido de
los hechos descrito en este proceso”.
Solamente puede modificar los hechos que haya ingresado para su entidad, si lo
ingresó otra entidad debe realizar la solicitud al grupo de Soporte.
Paso 10. El abogado deberá dar clic en el botón “Siguiente” para habilitar la sección
“Actos Administrativos Demandados”, donde podrá seleccionar el “Tipo de Acto”
de la lista desplegable, ingresar el “Número de Acto”, la “Fecha de Expedición del
Acto” del calendario y finalmente dar clic en la opción “Agregar”.

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Nota: Debe ingresar la totalidad de los campos para que se guarde la información.
En el caso de que no exista un acto administrativo puede pasar a la siguiente
sección sin necesidad de ingresar la información ya que el campo es opcional.
Paso 11. Dar clic en el botón “Siguiente” y aparecerá la sección “Valor Económico
de la Solicitud”, tendrá que escoger entre la opción determinado o
indeterminado. Si escoge la opción determinado, seleccione la unidad monetaria,
el valor que desea ingresar y dar clic en el botón agregar.
Nota: Puede ingresar la misma unidad monetaria e incluso los mismos valores si
así lo requiere en el botón “Agregar Pretensión o Agregar Cuantía

Versión: 02
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El sistema calculará los valores ingresados en el campo de las pretensiones y la

cuantía y los totalizará e indexará al equivalente en pesos.
Si otra entidad ya ingresó el valor de las pretensiones o de la cuantía, el sistema le

preguntará si está de acuerdo, en caso de que la respuesta sea no, se habilitará
otro campo para que ingrese la información.

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Valor
Valor
Valor
Nota: Puede modificar la información ingresada siempre y cuando sea la única

entidad vinculada en la conciliación y/o no haya aceptado el valor ingresado por
las otras entidades. En caso contrario deberá solicitar la modificación al área de
Soporte de la Agencia.
Tenga en cuenta que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado tomará
como valor económico del proceso el mayor valor registrado por las entidades
como pretensión económica del proceso, cuando no haya registros disponibles
se tomará el mayor valor registrado por las entidades como estimación razonada
de la cuantía.
Si la opción que escoge es “indeterminado” se desplegara el campo “Valor $

0,000” en el cual podrá ingresar algún valor (unidad monetaria pesos) o
simplemente dar clic en el botón “Siguiente” para que se guarde la información.
Paso 12. Dar clic en el botón “Siguiente” donde se desplegará la sección

“Impactos asociados a la conciliación extrajudicial”.
Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 101 de 110
Si usted considera que la solicitud de conciliación tiene alguno de los siguientes

impactos que harían que este caso fuera catalogado como de "alto impacto"
según el Decreto 4085 de 2011, debe seleccionarlos, de lo contrario seleccione la
casilla: "Sin impactos".
Paso 13. De clic en el botón “Finalizar Radicación”, a continuación, se mostrará la

siguiente pantalla:
El “Id ekogui” será el número de identificación del proceso en el sistema.
Puede exportar la información que acaba de ingresar a formato PDF, ingresar a la

funcionalidad de actuaciones procesales, radicar un nuevo proceso o volver al
inicio de la página.
9.2. Actualizar Conciliación Extrajudicial
Se actualizará en el sistema la solicitud de la conciliación que se acaba de crear

tanto en el formulario de radicación como en las etapas.
9.2.1. Actualización conciliación extrajudicial en el

Formulario de radicación
Es necesario tener en cuenta que, si la conciliación la registró la Agencia Nacional

de Defensa Jurídica del Estado, aparecerá en el módulo casos sin apoderados en
el perfil del administrador de entidad, quien le asignará un abogado a la
conciliación que deberá actualizar.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 102 de 110
Paso 1. Ingresar al módulo “Gestión de Procesos y Casos” dar clic en el botón

“Entrar”
El sistema le mostrará el siguiente módulo donde encontrará un resumen de los

“Procesos y Casos a cargo”, los “Procesos y Casos Activos”, “Valores de los procesos
y casos activos” y finalmente los “Procesos y Casos Terminados”.
Paso 2. Dar clic sobre el número de “Conciliaciones Extrajudiciales” - Procesos y

Casos Activos y el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde encontrará la
siguiente alarma:
Nombre del abogado – entidad y correo electrónico
En la parte inferior derecha de la página encontrará el botón “Excel” donde puede

exportar un documento donde se relacione la información de las conciliaciones
extrajudiciales activas.
 En la alarma el sistema le mostrará cuántos formularios de radicación

están pendientes por actualizar.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
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Paso 3. Deberá dar clic en el botón “Entrar” seleccione la conciliación que desea
actualizar con el botón y aparecerá un resumen del formulario de radicación,
debe completar los campos que hagan falta.
Cuando es la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado quien radicó el

proceso judicial y el administrador de entidad le asigna el caso al abogado
siempre deberá actualizar como mínimo la sección de los impactos asociados ya
que la fecha de otorgamiento del poder fue previamente ingresada por el
administrador.
Para actualizar la conciliación extrajudicial deberá dar clic en el botón actualizar

posteriormente encontrará un “Resumen Conciliación Extrajudicial” donde
tiene la opción de actualizar el formulario de radicación, exportar los datos del
registro del proceso a formato en pdf y ver la auditoría del proceso.
Nombre del abogado- entidad – correo electrónico
También encontrará dos módulos: conciliaciones, fichas, y/o procesos

relacionados a esta conciliación extrajudicial, jurisprudencia y doctrina y etapas
actuaciones y expediente digital.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 104 de 110
10. COMUNIDAD JURIDICA.
La Comunidad Jurídica del Conocimiento nace como una iniciativa de la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica para proporcionar herramientas que permitan a los
defensores del Estado colombiano un mejor desempeño en la defensa de los
intereses de la Nación.
Existen dos formas de ingresar a la Comunidad Jurídica:
La primera opción es registrar el correo electrónico finalizado en gov.co realizando

los siguientes pasos:
Paso 1. Ingresar al link http://www.ekogui.gov.co, y seleccionar el icono

“Comunidad Jurídica”
El sistema le mostrará la siguiente pantalla:
Paso 2. Dar clic en la opción "Ingresar" y colocar el nombre de usuario o

dirección de correo electrónico, la contraseña y presionar el botón Ingresar.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 105 de 110
En caso de no tener usuario puede registrarse en el link “Regístrese aquí” que se

encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla desplegando el siguiente
formulario con la información que deberá ingresar.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 106 de 110
La segunda forma de ingresar a la Comunidad Jurídica es si es usuario en ekogui:
Paso 1. En la parte superior derecha de la pantalla aparece un módulo “ingreso a

usuarios ekogui”; debe dar clic en el botón “Ingresar”.
Paso 2. Se desplegará la pantalla de inicio para que seleccione el tipo de

documento, el usuario, la contraseña y debe presionar el botón “Entrar”.
11. HERRAMIENTAS DEL USUARIO
Los usuarios pueden acceder a las herramientas del sistema ekogui con el fin de
facilitar su gestión en cada uno de los procesos de la siguiente forma:
De clic en el botón de “Inicio” y el sistema lo llevará a la página principal de

la Agencia en la cual encontrará la siguiente información:

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
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Seleccione “Herramientas de Usuario”, donde encontrará:

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 108 de 110
11.1. Tutoriales ekogui
Respecto de los tutoriales ekogui el abogado tendrá la siguiente información

de consulta:
11.2. Formatos
Otra de las herramientas que se encuentran en la página principal es la

relacionada a los formatos en los cuáles solicitará las respectivas eliminaciones,
modificaciones o entrega de procesos.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 109 de 110
Al iniciar sesión en el sistema ekogui le aparecerá la siguiente pantalla
11.3. Cursos Virtuales

De clic en la opción “Capacitación en línea” y encontrará los cursos
virtuales disponibles que se relacionan a acontinuación:
11.4. Preguntas Frecuentes

Regrese a la página principal y encontrará el icono de” Preguntas
Frecuentes”, de clic y se desplegará un archivo en pdf donde se relacionan
algunas posibles preguntas de los usuarios sobre el sistema y sus
respuestas.
11.5. Tour Virtual

En la parte inferior de la página de inicio como se muestra en la imagen
encontrará el “Tour Virtual” de las actuaciones prejudiciales, proceso
judicial, arbitramento y tutelas.

Versión: 02
MANUAL DEL ABOGADO
Pág.: 110 de 110
11.6. Canales de Atención
El abogado cuenta con los siguientes canales de atención:
Número de contacto: ( +57 (1) 7470777

Correo electrónico: [email protected]
Elaboró Revisó Aprobó
Cindy Lorena Alfonso Mónica Briceño Alvarado Salomé Naranjo

Gestión del Cambio Gestión del Cambio Directora de Gestión de
Información
Mónica Marín
Gestor T1 16

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MANUAL DEL ABOGADO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

1.1. Definición .............................................................................................................. 4

2.1. Objetivo .................................................................................................................. 6

3.1. Ingreso Ekogui- Perfil de abogado ............................................................. 11

4.1 Procesos judiciales ........................................................................................... 16

5.1. Registro de procesos judiciales. .................................................................. 18

Código: DE-F-14 V-1

6. MODULO GESTIÓN COMITES DE CONCILIACIÓN. ............................................. 64

7. MODULO DE PROCESOS ARBITRALES .................................................................. 70

7.1. CREACIÓN DE PROCESO ARBITRAL ......................................................... 70

9. MÓDULO DE CONCILIACIONES EXTRAJUDIALES. ......................................... 92

9.1. Registro ................................................................................................................ 92

11. HERRAMIENTAS DEL USUARIO .............................................................................. 106

11.1. Tutoriales ekogui ............................................................................................ 108

Código: DE-F-14 V-1

1. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD

Conforme a lo establecido en el capítulo 4 del Decreto 1069 del 2015 capitulo 4, se

El sistema buscará proporcionar a los abogados las herramientas necesarias para

El presente manual busca ser la herramienta de aprendizaje y auto capacitación

1.3. Ámbito de aplicación

El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -

Código: DE-F-14 V-1

1.4. Carácter vinculante de los lineamientos para el control, administración y

Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso

1.5. Usuarios del sistema

1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.

2. Administrador del Sistema en la entidad.

3. Apoderado de entidad (abogado en el sistema)

4. Secretario técnico Comité de Conciliación.

6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Código: DE-F-14 V-1

Usuario que ejerce la representación judicial de la entidad o apoya la

2.2. Funciones del abogado

 Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e

 En el sistema Ekogui no se hace el registro de procesos penales,

 Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y

 Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una

sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se

2.3. Funciones comunes para los usuarios del sistema

 Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema

 Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la

 Dentro del marco de sus competencias funcionales, responder por la

Para ingresar al sistema único de información litigiosa Ekogui, el abogado deberá

Código: DE-F-14 V-1

Nota: Recuerde que, por razones de seguridad, el usuario y la contraseña no deben

Paso 2. Creación de contraseña.

Una vez asignado su usuario, por el Administrador del Sistema en la entidad,

Código: DE-F-14 V-1

Código: DE-F-14 V-1

Al culminar el procedimiento anterior, el sistema lo re direccionará a la pantalla

Una vez se encuentre en la pantalla de autenticación de usuario, seleccione el tipo

Código: DE-F-14 V-1

3.1. Ingreso Ekogui- Perfil de abogado

Al ingresar al aplicativo Ekogui visualizará la página de inicio. Si el abogado

En este módulo el usuario podrá actualizar su información profesional y cambiar

Nombre del abogado

Al seleccionar esta opción el sistema le mostrará la siguiente pantalla: