• Introducción a los Interesados

Temas a revisar • Identificar los Interesados

• Planificar la Gestión de los Interesados
• Gestión la Participación de los
Interesados
• Introducción al Alcance del Proyecto
• Recopilar los Requerimientos.
• Definir el Alcance
• Crear el EDT
• Verificar Alcance

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Logros de la sesión

Al finalizar la sesión, el participante estará en condiciones de:

o Reflexionar sobre la importancia de una correcta definición y

estrategia de los interesados del proyecto
o Establecer una clasificación ordenada de dichas interesados
o Entendimiento de los requerimientos del proyecto
o Determinación del alcance del proyecto
 Los Interesados en el Proyecto

¿Quiénes son
los
interesados?
 Los Interesados en el Proyecto

Los interesados en el proyecto son

individuos, grupos u organizaciones que
pueden afectar, ser afectados, o percibir
que son afectados por una decisión,
actividad, o resultado del Proyecto.
Los interesados pueden estar activamente
involucrados en el proyecto o tienen
intereses que pueden verse afectados
positiva o negativamente por el proyecto.
 Los Interesados en el Proyecto

Los interesados en el proyecto:

Pueden afectar el proyecto y sus entregables.

En diferentes niveles de autoridad dentro de la

organización o externos a la organización.

Resulta fundamental identificar a los interesados y

sus necesidades, expectativas, importancia e
influencia desde el inicio.

Se puede elaborar una estrategia para abordarlos

que debe ser revisada periódicamente.

Los interesados deberían ser clasificados según su

interés, importancia y participación.
Los Interesados en el Proyecto
 PASO 1: Identificar a los interesados

Proceso que consiste en identificar

a todas las personas, grupos u
organizaciones impactadas por el
proyecto, analizando y
documentando sus intereses,
participación, interdependencias,
influencias e impacto potencial en
el éxito del proyecto.
 PASO 1: Identificar a los interesados

Análisis de stakeholders :técnica de obtención

sistemática de información

Cualitativa y/o cuantitativa

Intereses, expectativas e influencia de los

stakeholders

En relación al proyecto y sus fases

PASO 1: Identificar a los interesados

▪ Ejemplo: Matriz poder / Interés

▪ Otros
▪ Matriz Poder / Influencia o
involucramiento
▪ Matriz Influencia / Impacto
 PASO 1: Identificar a los interesados

Información de identificación: nombre,

puesto en la organización, ubicación, rol
en el proyecto, información de contacto.

Información de evaluación: principales

requisitos, principales expectativas,
influencia potencial en el proyecto, fase
en el ciclo de vida donde el interés es
mayor.

Clasificación de los interesados:

Interno/Externo,
partidario/neutral/opositor, etc.
 PASO 1: Identificar a los interesados

Registro de Interseados

Matriz Poder/Interés
PASO 2: Planificar la estrategia de los interesados

Proceso que consiste en desarrollar las

estrategias de gestión apropiadas para
involucrar efectivamente a los
interesados a través del ciclo de
proyecto basado en sus necesidades,
intereses y su impacto potencial en el
éxito del proyecto.
PASO 2: Planificar la estrategia de los interesados
Técnicas Analíticas
Clasificación de los interesados

CLASIFICACION DESCRIPCION DE LA CLASIFICACION

Desconocimiento No tiene noción del proyecto y ningún impacto
Conocimiento del proyecto y potencial impacto y resistencia al
Opositor
cambio
Neutral Conocimiento del proyecto pero no apoya ni es resistencia
Conocimiento del proyecto y potencial impacto y soporte al
Ayuda
cambio
Conocimiento del proyecto, potencial impacto, y activo
Líder
involucramiento en asegurar el éxito del proyecto
PASO 2: Planificar la estrategia de los interesados
Técnicas Analíticas
Clasificación de los interesados

Stakeholder Desconoc. Opositor Neutral Apoyo Líder

Eliana A D
Raúl A D
Mónica A/D
Luis A D

Leyenda.-
▪ A = Nivel de Compromiso Actual
▪ D = nivel de Compromiso Deseado
 PASO 3: Gestionar el Involucramiento y Atención
de los Interesados

Proceso que consiste en comunicarse y

trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades/expectativas,
abordar los problemas a medida que se
presenten y fomentar su involucramiento.
Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito
del proyecto al incrementar el apoyo y
minimizar la resistencia de los interesados.
PASO 3: Gestionar el Involucramiento y Atención
de los Interesados

Habilidades Interpersonales

Generar confianza

Resolver conflictos

Escuchar de manera activa

Superar la resistencia al cambio

PASO 3: Gestionar el Involucramiento y Atención
de los Interesados

Habilidades de Gestión

Las habilidades de presentación,

redacción, oratoria

Facilitar el consenso

Negociar acuerdos

Modificar comportamientos
organizacionales
PASO 3: Gestionar el Involucramiento y Atención
de los Interesados

Solicitudes de Cambio

Gestionar las Expectativas de los

Interesados puede generar una
solicitud de cambio al producto o
al proyecto.

También puede incluir acciones

correctivas o preventivas, según
corresponda
PREGUNTAS DE LA SESION
Entender el Alcance del Proyecto

Es necesario entender al Cliente

Entender el Alcance del Proyecto
 PASO 1: Recolectar Requerimientos

• Proceso que define y documenta

Recolectar las necesidades cuantificadas de
requerimientos los interesados.
• Cumplimiento de los objetivos
del proyecto

• La identificación y gestión de los requerimientos del

proyecto y del producto, influye directamente en el éxito del
proyecto .
• Los requerimientos deben ser obtenidos, analizados y
registrados en suficiente detalle para ser medidos una vez
que empieza la ejecución del proyecto.
¿Como se obtienen?, de donde se obtienen?, quien los
define?, como se organizan, priorizan y registran? Hasta
que nivel de detalle es posible llegar? Esta disponible?¡
 PASO 1: Recolectar Requerimientos

• Necesidades
• Deseos
Recolectar • Expectativas cuantificadas y
requerimientos documentadas de los interesados
del proyecto
• Identificarlos, analizarlos y
registrarlos a nivel de detalle.

• sentimiento de carencia
de algunos de los
Necesidad satisfactores básicos
• Esperanza de realizar o
conseguir algo
Expectativa
• consiste en anhelar un
satisfactor específico para
Deseo una necesidad
• Estado del ánimo en el
cual se nos presenta
Esperanza como posible lo que
deseamos
 PASO 1: Recolectar Requerimientos

Los requerimientos:
• No tienen que ser ambiguos.
• Deben ser medibles.
• Susceptibles a pruebas,
• Completos, consistentes y aceptables
para los interesados claves del
proyectos.
 PASO 1: Recolectar Requerimientos

Matriz de Rastreabilidad o Trazabilidad

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Nombre del proyecto:

ID Descripción del Requisito Stakeholder / Interesado Entregables del Proyecto

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
 PASO 2: Definir el Alcance

Es el proceso de desarrollar una

descripción detallada del
proyecto y del producto

La preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica

para el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales
productos entregables, supuestos y restricciones que son documentados
durante el proceso de inicio del proyecto.
 PASO 2: Definir el Alcance

SMART
• Especifico SMART NO SMART
• Medible
• Acordado
• Realista Silabo aprobado Capacitación de
• Tiempo establecido Dictado en sede central buena calidad
Horario de 9 a 1pm

Instructor certificado
Se incluye manuales y
equipos ofimáticos para
pruebas
Evaluación con nota mayor a
14 para certificación
 PASO 2: Definir el Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

El grado y nivel de detalle con el que se define el trabajo a realizar y
excluir, ayuda a determinar el grado de control que el equipo del
proyecto tendrá sobre el alcance global del proyecto, incluye:

- Descripción del alcance del producto

- Criterios de aceptación
- Entregables
- Exclusiones
- Restricciones
- Supuestos
 ¿Qué es la EDT o la Estructura del
Desglose del Trabajo?

Es una estructura jerárquica, basada en los entregables del trabajo

que será realizado por el equipo del proyecto, con la finalidad de
crear entregables requeridos del proyecto y cumplir con sus objetivos.

Es conocida también como WBS por sus siglas en inglés de Work

Breakdown Structure.
 Paso 3: Crear la EDT

La EDT organiza y define el

alcance total del proyecto y
representa el trabajo
especificado en el enunciado
aprobado del alcance del
proyecto.

La EDT es la sumatoria de todos los entregables del proyecto.

 Paso 3: Crear la EDT
Descomposición

Subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más

pequeños y fáciles de manejar, hasta que el trabajo y los entregables
queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo
es el nivel más bajo de la EDT y es el punto en el cual se pueden estimar
de manera fiable el costo y el cronograma.

La descomposición implica:
- Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado
- Estructurar y organizar la EDT
- Descomponer los niveles superiores de la EDT
- Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la
EDT
- Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario
 Paso 3: Crear la EDT

1 Proyecto

2 Fases

Nivel 3 Entregable

4 Subentregable

5 Paquete de trabajo Mayor detalle

 Paso 3: Crear la EDT

Proyecto

Fase 1 Fase 2 Entregable 3 Subproyecto 4 Subproyecto 5

Entregable 2.1 Entregable 2.2 Entregable 4.1 Entregable 4.2

Paquete de Paquete de
Trabajo 2.2.1 Trabajo 4.2.1

Paquete de Paquete de
Trabajo 2.2.1 Trabajo 4.2.2
 Paso 3:Crear la EDT

Usar las fases del ciclo de vida del proyecto

 WBS: Construcción de un ERP
Proyecto ERP

1. Gestión 2. Flujo 3. Tecnología 4. 5. Migración 6. Almacenes 7.Capacitación

Procesos Implementación
1.1 Acta 2.1 Procesos de 3.1 Compra 6.1
4.1 Catálogo 5.1 Tablas 7.1 Documentación
Proyecto Contabilidad Servidor Reestructuración
Almacenes de procesos
Códigos
1.2 Plan de
Proyecto 2.2 Procesos de 3.2 Software 5.2 Procedures
4.2 Módulo 6.2 7.2 Talleres para
Logística Base Datos Contabilidad
Homogenización los usuarios
1.2.1 Alcance
Catálogo
2.3 Procesos de 3.3 Soft. Sist. 4.3 Mód. 5.3 Accesos y
1.2.2 roles
Finanzas Operativo Logística
Cronograma 6.3 Catálogo Web

1.2.3 Costos 2.4 Procesos de 3.4 4.4 Mód.

RR.HH Interconexión Finanzas
1.2.4 Calidad Redes
4.5
Configuración
1.2.5 RR.HH. 3.5 VPN

1.2.6
Comunicaciones
1.2.7 Riesgos

1.3 Informes de
LA REGLA DEL 100%: Todo
Avance

1.4 Reporte de
lo que no esta en el WBS ,
cambios

1.5 Informe de
no esta incluido en el
cierre
proyecto
 Crear la EDT

• Respalda y acompaña a la EDT.

• Descripción detallada el EDT
• Puede incluir para cada componente de la EDT:
• Un identificador de código de cuenta
• Descripción del trabajo
• La organización responsable .
Diccionario • Lista de hitos del cronograma.
• Actividades del cronograma asociadas.
de la EDT • Recursos requeridos.
• Costos asociados.
• Requerimientos de calidad.
• Criterios de aceptación.
• Referencias técnicas.
• Información de contrato.
Diccionario
de la EDT
 El Alcance del Proyecto

Enunciado
del alcance
EDT
Diccionario La Línea Base
detallado y EDT
aprobado
del Alcance

El alcance de la línea base es monitoreada, verificada y controlada a

través del ciclo de vida del proyecto.
 Paso 4: Verificación del Alcance

Proceso de obtener la aceptación

formal por parte de los interesados
del alcance del proyecto
completado y los productos
entregables relacionados.

Verificar el alcance del proyecto

incluye revisar los productos
entregables para asegurarse de que
cada uno se complete
satisfactoriamente.
 Paso 4: Verificación del Alcance

Trabajo de Inspección
Incluye actividades como medir, examinar y verificar, para determinar si el trabajo
y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del
producto.

Las inspecciones también se denominan

revisiones, revisiones del producto, auditorías y
revisiones generales.

Criterios de
Aceptación
 CASO – Sesión 3 y 4

o Matriz de Interesados
o Clasificación de los Interesados
o Estrategia de gestión de los Interesados
o Descripción del Proyecto ( En que consiste, que incluye / que no incluye)
o Fases del Proyecto / Entregables del Proyecto (por fases)
o Quien aprueba los cambios del alcance?
o Quien aprueba los entregables del proyecto?
PREGUNTAS DE LA SESION