Guía de Usuario

POLARIS SOFTWARE 2019

MODULO DE CONTABILIDAD

G JHG HG HJG
 GUIA DE USUARIO

Contenido
PANTALLA DE INICIO ................................................................................................................................3
INGRESO AL SOFT WARE ...........................................................................................................................3
PANTALLA PRINCIPA L ...............................................................................................................................4
BA RRA DE MENUS ........................................................................................................................................4
BA RRA DE HERRAMIENTAS ......................................................................................................................5
MENU CONFIGU RACION .........................................................................................................................6
Opci ón Empre sas ..................................................................................................................................7
Cre ar E mpresas ......................................................................................................................................8
Inici o de Oper acione s .......................................................................................................................8
Opci ón Catalo go de Cuen tas..................................................................................................... 12
Opci ón Parámetros ........................................................................................................................... 14
Opci ón Mi gr ar D ato s ........................................................................................................................ 16
MENU OPERACION .................................................................................................................................. 17
Opci ón Parti das................................................................................................................................... 18
Opci ón Reo rden ar Par ti das .......................................................................................................... 21
Opci ón Compro bar P ar tidas ........................................................................................................ 21
Opci ón Re proc esar P ar ti das ........................................................................................................ 22
MENU IN FORMES ...................................................................................................................................... 23
Opci ón Bal ance Gener al ............................................................................................................... 24
Opci ón Estado de Re sultados ..................................................................................................... 25
Opci ón Cambi os en Patri monio ................................................................................................. 26
Opci ón Flujo de Ef ectivo ............................................................................................................... 27
Opci ón Anexos a E stado Fin anciero s .................................................................................... 28
Opci ón Bal ance de Compro bación ........................................................................................ 29
Opci ón Li bro Mayor .......................................................................................................................... 30
Opci ón Li bro Auxiliar ....................................................................................................................... 31
Opci ón Parti das de Di ario ............................................................................................................. 33
Opci ón Diario Gener al .................................................................................................................... 34
Opci ón Hi stó rico de cuen ta......................................................................................................... 35

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Opci ón Sal do s Men suales ............................................................................................................. 36

Opci ón Catalo go................................................................................................................................ 37
Opci ón Ín dices .................................................................................................................................... 38
Menú de Impre sión ........................................................................................................................... 39
MENU CIE RRES ........................................................................................................................................... 40
Opci ón Tr asl adar Sal do s ................................................................................................................ 40
Opci ón Cierr e de Me s ..................................................................................................................... 41
Opci ón Li qui dar Resul tado s ......................................................................................................... 42
Opci ón Cierr e Anual ........................................................................................................................ 44
MENU GRA FICAS ...................................................................................................................................... 45
MENU HE RRAMIENTAS ............................................................................................................................ 46
Opci ón Usu ari os .................................................................................................................................. 47
Opci ón Rein dex ar D ato s ................................................................................................................ 49
Opci ón Backu p .................................................................................................................................... 50
Opci ón Re stau rar Backu p ............................................................................................................. 51
MENU SALIR................................................................................................................................................. 52

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PANTALLA DE INICIO

INGRESO AL SOFTWARE

Se selecciona el usuario POLARIS SOFTWARE y se digita la contraseña POLARIS

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PANTALLA PRINCIPAL

BARRA DE MENUS

Configuración: Opción donde se ingresa toda la información necesaria para el inicio de

las operaciones de cada empresa.
Operación: Opción donde se ingresa toda la información contable de la empresa.

Informes: Opción donde se visualizan y se imprime la información contable generada.

Cierres: Opción donde se realizan los cierres mensuales y anuales de la empresa.

Graficas: Opción que permite generar gráficas para el análisis de información.

Herramientas: Opción que permite parametrizar funciones del software como usuarios y
backups.

Salir: Opción del menú que permite salir totalmente del software.

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BARRA DE HERRAMIENTAS

Selección empresa : Opción que permite

seleccionar y trabajar cualquiera de las empresas creadas en el Software POLARIS
CONTABILIDAD.

Periodo: Esta opción nos permite visualizar el mes y el año

de la empresa que se desea utilizar.

Botón 1: Con este botón se traslada al primer mes que se inició operaciones en la
empresa.

Botón 2: Con este botón se traslada al mes anterior del que se está utilizando.

Botón 3: Con este botón se traslada al mes siguiente del que se está utilizando.

Botón 4: Con este botón se traslada al último mes de operaciones en la empresa.

Actualizar: Con este botón se actualizan los datos de la empresa.

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MENU CONFIGURACION

Empresa: Opción que permite crear las empresas que se utilizaran.

Catálogo: Esta opción permite definir las diferentes cuentas contables con las que
iniciaremos operaciones, se puede crear hasta 10 niveles de cuentas y un rango de hasta
20 dígitos por sub cuentas.

Parámetros: En esta opción podremos configurar los parámetros para el manejo del
módulo de contabilidad tales como firmas en los balances, cuentas liquidadoras e índices
financieros, etc.
Migrar datos: Esta opción traslada la información contable de versiones anteriores a la
versión actual.

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GUIA DE USUARIO

Opción Empresas

Opción que permite crear una nueva empresa.

Esta opción permite modificar los datos de una empresa ya existente.

Esta opción permite eliminar una empresa ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

Esta opción permite buscar una empresa específica dentro de las ya existentes.

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GUIA DE USUARIO

Crear Empresas

Opción que permite crear una nueva empresa.

Aquí se digitan todos los datos de la empresa que se desea utilizar (Los datos con asterisco
son obligatorios).

Esta opción guarda los datos digitados de la empresa.

Esta opción cancela los datos modificados de una empresa.

Inicio de Operaciones

Se selecciona la empresa previamente creada

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Al ser la primera vez que se utiliza nos pregunta si deseamos iniciar operaciones

Haga clic en el botón SI

POLARIS se adapta fácilmente a cualquier tipo de catálogo de cuentas, adicionalmente

tenemos la opción de copiar el catálogo de cuentas de una empresa existente a la nueva
empresa que recién hemos creado.
Haga clic en el botón Siguiente

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 GUIA DE USUARIO

Se determina la cantidad de dígitos por nivel de acuerdo al catálogo de cuentas que se

desee utilizar, este proceso se puede efectuar con la opción Dígitos, POLARIS nos permite
crear hasta 10 niveles de cuentas y podemos ingresar un rango de hasta 20 dígitos por sub
cuentas.
Haga clic en el botón Siguiente

A cada tipo de cuenta contable se determina el digo inicial con el que comienzan cada
una de las cuenta contables y se borran los que no se necesitan.
Haga clic en el botón Siguiente

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 GUIA DE USUARIO

Se define el mes y al año desde donde se desea iniciar operaciones y se le da clic en el

botón Finalizar

Se da clic en el botón Aceptar y posteriormente en el botón para iniciar las

operaciones de la empresa.

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GUIA DE USUARIO

Opción Catalogo de Cuentas

Opción que permite crear un nuevo cuenta contable dentro de la

empresa.

Esta opción permite modificar los datos una cuenta contable ya existente.

Esta opción permite eliminar una cuenta contable ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

Esta opción permite buscar una cuenta contable específica dentro de las ya existentes.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva cuenta contable.

Se digita el número de cuenta contable, el nombre de la cuenta Aquí se asigna el

nombre a cada una de las plantillas según los formatos de cheque que se utilicen.

Al definir las cuentas de mayor se debe agregar a que rubro del flujo de efectivo
pertenecen para que genere automáticamente el reporte de Flujo de Efectivo.

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 GUIA DE USUARIO

Esta opción guarda los datos digitados de la cuenta contable.

Esta opción cancela los datos modificados de la cuenta contable.

Opción Parámetr os

Esta opción nos permite definir la configuración necesaria para el manejo del módulo de
CONTABILIDAD.

Se definen los nombres de las personas que firman los balances, el simbolo de moneda

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 GUIA DE USUARIO

Se definen las cuentas contables para iniciar el proceso de liquidación de resultados

Se definen las cuentas contables para generar los índices financieros tales como prueba
acida, liquidez inmediata etc.

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 GUIA DE USUARIO

Opción Migrar Datos

Esta opción nos permite trasladar los datos de versiones anteriores del POLARIS a la versión
actual.

Muestra el listado de empresas a trasladar a la nueva versión POLARIS

Esta opción inicia el proceso de migración de las empresas seleccionadas.

Esta opción cancela el proceso de migración.

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GUIA DE USUARIO

MENU OPERACION

Partidas: Esta opción permite ingresar los diferentes movimientos contables de nuestra
empresa, permite copiar partidas de un mes a otro, así como trabajar partidas
simultáneamente por más de un usuario.

Reordenar partidas: En esta opción renumera todos los correlativos de las partidas, este
procedimiento se lleva a cabo siempre y cuando se eliminen partidas, permite renumerar
por fecha y por tipo.

Comprobar partidas: Esta opción permite realizar una revisión de la cuadratura de todos
y cada uno de las partidas contables ingresadas, en caso que existan partidas
descuadradas genera un informe.

Reprocesar partidas: Esta opción actualiza los saldos de las cuentas contables después de
haber modificado o eliminado alguna partida contable.

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GUIA DE USUARIO

Opción Partidas

Opción que permite crear una nueva partida de diario.

Esta opción permite modificar los datos una partida ya existente.

Esta opción permite eliminar una partida ya existente.

Esta opción permite imprimir la partida contable.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva partida de diario.

Aquí se digitan todos los datos de la partida contable: fecha, concepto general,
clasificación de partida, número de cuenta, concepto específico del movimiento y cargo
o abono según la aplicación que se desea realizar.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción permite agregar una nueva línea de movimiento para digitar una
cuenta contable.

Esta opción permite eliminar una línea de movimiento.

Esta opción permite buscar una cuenta contable que se desea ingresar en la partida
contable.

Esta opción despliega una calculadora para realizar operaciones aritméticas.

Esta opción permite copiar el contenido de una partida contable de cualquier mes
a la partida actual que se está trabajando.

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 GUIA DE USUARIO

Esta opción mayoriza los movimientos de la partida contable.

Esta opción cancela los datos modificados de una partida contable.

Esta opción se utiliza en caso que dos o más personas digitan partidas del
mismo mes al mismo tiempo.

Opción Reordenar Partidas

Esta opción se utiliza después de la eliminación alguna partida contable y reordena los
correlativos por fecha o por tipo y fecha.

Opción Compr obar Partidas

Esta opción permite realizar una revisión de la cuadratura de todas las partidas de diario
ingresados en POLARIS, Este proceso verifica que no exista ningún error e inconsistencias en
los valores dentro de las partidas.

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 GUIA DE USUARIO

Si existen partidas descuadradas mostrara un reporte con dichas partidas.

Opción Reprocesar Partidas

Esta opción se utiliza después de haber modificado una partida, este procedimiento
reordena todos los saldos que hemos modificado en el mes que nos encontremos y actualiza
la información con los saldos reales después de las modificaciones efectuadas.

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GUIA DE USUARIO

MENU INFORMES

Balance general: Opción que permite visualizar el reporte del balance general ya sea
con saldos acumulados o mensuales, en forma de reporte o cuenta y en forma
comparativa.

Estado de resultados: Opción que permite visualizar el reporte de estado de resultados en

forma acumulado o mensual y en forma comparativa.

Cambios en el patrimonio: Opción que permite visualizar el reporte de cambios en

patrimonio de un periodo mensual a otro y en forma comparativa.
Flujo de efectivo: Opción que permite visualizar el reporte de flujo de efectivo de un
periodo mensual a otro y en forma comparativa.

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GUIA DE USUARIO

Opción Balance General

Se digita el encabezado del reporte, se selecciona con saldos acumulados o mensuales,

si es en formato de reporte o cuenta y si se desea hacer comparativo.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

24
GUIA DE USUARIO

Opción Estado de Resultados

Se digita el encabezado del reporte, se selecciona con saldos acumulados o mensuales,

y si se desea hacer comparativo.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

25
GUIA DE USUARIO

Opción Cambios en Patrimonio

Se digita el encabezado del reporte, se selecciona el periodo a mostrar, y si se desea

hacer comparativo.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

26
GUIA DE USUARIO

Opción Flujo de Efectivo

Se digita el encabezado del reporte, se selecciona el periodo a mostrar, y si se desea

hacer comparativo.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

27
GUIA DE USUARIO

Opción Anexos a Estado Financieros

Se digita el encabezado del reporte, se selecciona la cuenta contable, el mes con el que
se desea comparar y con saldos acumulados o mensuales.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

28
GUIA DE USUARIO

Balance de comprobación: Opción que permite visualizar el reporte por el tipo de cuenta
y el nivel de detalle de las cuentas.

Libro mayor: Opción que permite visualizar según se necesita el libro mayor o libro diario
mayor se puede incluir el detalle de cargos y abonos y las cuentas con saldos cero.
Libro auxiliar: Opción que permite visualizar el libro auxiliar de una sola cuenta o de todas
del catálogo, donde se puede incluir el detalle de cargos y abonos.

Opción Balance de Comprobación

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GUIA DE USUARIO

Se digita el encabezado del reporte, el tipo de cuenta, y el nivel de detalle que se

desea mostrar.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

Opción Libro Mayor

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GUIA DE USUARIO

Se digita el título del reporte ya sea libro mayor o libro diario mayor, el encabezado del
reporte, si desea mostrar el detalle de movimiento, las cuentas con saldos cero y si desea
mostrar el saldo por movimiento.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

Opción Libro Auxiliar

Se digita el encabezado del reporte, el código de la cuenta, si desea mostrar el detalle

de cargos y abonos, y si desea mostrar el saldo por movimiento, en caso que no se digite
ningún código se genera el informe de todas las cuentas en el catálogo.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

Partidas de diario: Opción que permite visualizar el reporte de partidas de diario de un

rango predeterminado.

Diario general: Opción que permite visualizar todas las partidas digitadas en el mes

Histórico de cuenta: Esta opción genera el movimiento histórico de una cuenta o de todas
las cuentas que dependan de ella en un rango de meses predeterminados.

Saldos mensuales: Opción que permite visualizar un reporte comparativo de saldos de

doce meses, el cual puede ser con saldos acumulados o mensuales y hasta un nivel
determinado de cuentas.

Catalogo: Esta opción genera el catálogo de cuentas con la opción de incluir los saldos
de las cuentas.

Índices: Opción que permite visualizar un listado de los índices financieros tales como
razón corriente, prueba acida, liquidez inmediata, etc.

32
GUIA DE USUARIO

Opción Partidas de Diario

Se digita el encabezado del reporte, el tipo de cuenta y el rango de partidas que

se desea imprimir.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

33
GUIA DE USUARIO

Opción Diario General

Se digita el encabezado del reporte.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

34
GUIA DE USUARIO

Opción Histór ico de cuenta

Se digita el encabezado del reporte, el código de la cuenta, el rango de meses que se

desea visualizar y el saldo por movimiento.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

35
GUIA DE USUARIO

Opción Saldos Mensuales

Se digita el encabezado del reporte, el tipo de cuenta, a partir de qué mes se desea
generar el reporte, el nivel de detalle de las cuentas y si los saldos serán acumulados o
mensuales.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

36
GUIA DE USUARIO

Opción Catalogo

Se digita el encabezado del reporte, y si se desea mostrar con saldos.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

37
GUIA DE USUARIO

Opción Índices

Se digita el encabezado del reporte.

Opción que permite visualizar en pantalla el reporte.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

38
GUIA DE USUARIO

Menú de Impresión

Se desplaza a la primera página del reporte

Se desplaza a la página anterior del reporte

Se desplaza a una página especifica en el reporte

Se desplaza a la página siguiente del reporte

Se desplaza a la última página del reporte

Tamaño de la página del reporte

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Busca un texto especifico en el reporte

Presenta las impresores disponibles

Cantidad de copias que se desean imprimir

Permite guardar los reportes en los siguientes formatos: Imagen, PDF, RTF (Word),
Excel, HTML y MHTML
Permite enviar informe por correo electrónico

Define las preferencias de impresión

Imprime el informe

Configuraciones de la barra de impresión

Cerrar el informe

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 GUIA DE USUARIO

MENU CIERRES

Trasladar de saldos: Esta opción nos permite trasladar los saldos de las cuentas contables
de un mes anterior que ha sido modificado hasta el mes actual que se está trabajando

Cierre de mes: Esta opción cierra el mes actual de operaciones y apertura el siguiente, el
cierre puede ser en forma preliminar o definitiva.

Liquidar resultados: Esta opción Liquida las cuentas de ingresos y egresos de un ejercicio
contable, liquidando cada una de las cuentas de resultado acreedoras y deudoras,
estableciendo la pérdida o utilidad del ejercicio y dejando el estado de resultados con
saldos a cero.

Cierre anual: Esta opción cierra el periodo actual y apertura el siguiente periodo,
adicionalmente crea la partida de apertura con la que iniciaremos el siguiente año.

Opción Trasladar Saldos

Esta opción nos permite trasladar los saldos finales del mes actual que se está trabajando
hacia el mes siguiente o meses siguientes, esta opción puede ser efectuada en cualquier
momento, se recomienda que después de efectuar cambios en un mes anterior al último
mes creado en el sistema.

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 GUIA DE USUARIO

Opción Cierre de Mes

Esta opción cierra el mes de trabajo actual y apertura el siguiente mes de trabajo. El mes a
cerrar puede quedar en forma preliminar con lo que todavía se pueden hacer cambios a los
datos registrados.

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 GUIA DE USUARIO

El cierre puede hacerse en forma definitiva en cuyo caso ya no se pueden modificar los
datos, solo se pueden consultar los reportes.

Opción Liquidar Resultados

Esta opción nos permite liquidar las cuentas de resultado de un ejercicio contable, liquidando
cada una de las cuentas de resultado acreedoras y deudoras, estableciendo la pérdida o
utilidad del ejercicio y dejando el estado de resultados con saldos a cero

Antes de ejecutar esta opción debe definir las cuentas contables y porcentajes en
Parámetros que se encuentra en el Menú Configuración.

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Al finalizar este procedimiento POLARIS a generado automaticamente tres partidas

liquidadoras donde deja a cero las cuentas de egresos e ingresos y la ultima determina la
utilidad o perdida del ejercicio.
En caso que el resultado no sea el deseado las partidas pueden ser eliminadas se hacen los
correcciones necesarias y se liquida nuevamente.
Se debe considerar que deben de definirse todas las cuentas necesarias para hacer la
liquidacion caso contrario el proceso sera cancelado y POLARIS mostrara los parametros
pendientes de definir.

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 GUIA DE USUARIO

Opción Cierre Anual

Esta opción nos permite cerrar el periodo contable actual y aperturar el siguiente periodo
contable, adicionalmente POLARIS crea la partida de apertura con la que iniciaremos el
siguiente año.
Para poder realizar este procedimiento debe de cerrar en forma definitiva cada uno de los
meses de Enero a Noviembre.

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GUIA DE USUARIO

MENU GRAFICAS

Tipos de reportes que se pueden generar.

Periodo en meses que se desean analizar.

Tipos de graficas que se pueden generar.

45
GUIA DE USUARIO

Opción que muestra los resultados del análisis.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

MENU HERRAMIENTAS

Usuarios: Esta opción nos permite agregar, eliminar, editar, asignar o restringir accesos a
cada uno de los usuarios existentes
Reindexar datos: Esta opción nos permite generar nuevamente los índices de todas
nuestras bases de datos, para efectuar este procedimiento no debe haber ningún usuario
conectado al sistema.
Backup: Esta opción crea una copia de seguridad de todos los módulos, se genera una
copia de todos los archivos y los meses creados, se crea un archivo ZIP donde se guardara
toda la información.

Restaurar backup: Esta opción recuperar la copia de seguridad dentro de una nueva
empresa.

46
GUIA DE USUARIO

Opción Usuarios

Opción que permite crear un nuevo usuario.

Esta opción permite modificar los datos de un usuario ya existente.

Esta opción permite eliminar un usuario ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

47
GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo usuario.

Se digita el nombre el usuario.

Se digita el nombre completo del usuario.

Se digita la contraseña del usuario.

Opciones existentes en el módulo de CONTABILIDAD.

48
GUIA DE USUARIO

Opciones a las que el usuario tendrá acceso.

Esta opción guarda los datos digitados del usuario

Esta opción cancela los datos digitados en usuarios.

Opción Reindexar Datos

Esta opción nos permite generar nuevamente los índices de todas nuestras bases de datos,
para efectuar este procedimiento no debe haber ningún usuario conectado al sistema.

49
 GUIA DE USUARIO

Opción Backup

Esta opción crea una copia de seguridad de todos los meses trabajados en la empresa

El usuario determina el nombre del archivo de respaldo y el lugar donde se desea guardar

50
 GUIA DE USUARIO

Opción Restaurar Backup

Esta opción permite recuperar una copia de seguridad de una empresa realizada
previamente.

El usuario buscar el archivo de la empresas que desea restaurar.

51
 GUIA DE USUARIO

MENU SALIR

Esta opción nos permite salir totalmente del sistema

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