Gestión logística y comercial 2º- Administración y Finanzas

UD4. GESTIÓN DE STOCKS

1. Concepto y clasificación de stocks

Para que el funcionamiento de las empresas sea eficiente es necesario realizar una gestión
adecuada de los productos adquiridos.
El stock de una empresa es el conjunto de mercancías que se encuentran en ella, acumuladas en
un lugar determinado, en tránsito o inmersas en el proceso de producción, y cuyo objetivo es su
aplicación empresarial en procesos industriales o comerciales.
Las funciones del stock son:
- Acercamiento de la mercancía necesaria al centro de producción o al almacén de existencias,
para poder realizar la actividad empresarial
- Compensación de las diferencias entre las previsiones de ventas y las ventas reales de una
empresa
- Control de parte del valor del inmovilizado de la empresa
La empresa debe mantener un nivel de stock óptimo a través de una gestión eficiente.
El stock óptimo es el nivel de stock que garantiza una adecuada atención a la demanda o al
consumo de materiales para la producción, y minimiza los costes de mantenimiento.
En el término stock se incluyen gran diversidad de productos que se pueden agrupar en diferentes
conceptos; la clasificación que establece el Plan General Contable (Grupo 3. Existencias) es la
siguiente:

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Para poder analizar de forma coherente los stocks de una empresa es preciso clasificarlos en
función de diferentes criterios:
Por su duración: tiempo de vida útil de la mercancía:
- Perecedero: se deterioran con el paso del tiempo.
- No perecedero: apenas se ven afectados por el paso del tiempo.
- Con fecha de caducidad: no se pueden vender después de una fecha concreta.
Por su aplicación: utilidad que tienen las mercancías para la empresa:
- Comercial: productos que componen el surtido de la empresa o, lo que es lo mismo, oferta
comercial de la empresa a sus clientes.
- Industrial: productos que se incorporan al proceso productivo.
Por su función: papel que cumplen en la empresa:
- De ciclo: también denominados normales, cubren la demanda habitual en la empresa.
- Estacional: existencias disponibles para aumentos esperados de la demanda.
- Óptimo: nivel adecuado de existencias almacenadas para atender la posibles demanda pero
sin general un exceso inútil.
- De seguridad: tienen la función de evitar roturas de stock.
- De presentación: existencias expuestas al público en el comercio.
- De especulación: se aprovechan precios bajos para comprar más de lo habitual.
- De anticipación: destinados a servir posibles ventas estacionales o especiales.
- En tránsito: bajo este tipo de stock se encuentran mercancías:
▪ En ruta (en el transporte)
▪ En embalaje (en el proceso de salida)
▪ En curso (en el proceso de fabricación), etc.
- Muerto: todas las mercancías que ya no tienen ningún uso para la empresa, salvo su posible
venta como material desechado (chatarra, etc.).
- Máximo: cantidad máxima de existencias que es posible almacenar.
- Dormido: aquella parte de las mercancías que no se han utilizado en mucho tiempo. Señala
niveles de existencias excesivos.
- Reutilizable: mercancías desechadas que pueden ser reutilizadas completa o parcialmente.
Por su gestión: incidencia en la gestión de las existencias:
- Operativo: los reaprovisionamientos de mercancías que se utilizan habitualmente.
- Físico: cantidad de producto disponible en el almacén, en un momento dado.
- Neto: stock físico menos los pedidos no servidos a clientes.
- Disponible: stock neto más los pedidos no recibidos de los proveedores.
Por su finalidad: clasifica los stocks según el tipo de material que constituyen y su finalidad dentro
del proceso productivo:
- Producto terminado: artículos listos para la venta.
- Material de acondicionamiento: envases, embalajes y artilugios utilizados para dejar
acabado el producto.
- Materias primas: elementos obtenidos de la naturaleza necesarios para fabricar productos o
prestar servicios.
- Materiales en curso: materiales que se añaden para la fabricación de otro producto.
- Componentes: productos acabados que se incorporan en la fabricación de otro producto y
que por sí solos no tienen función.
- Subproductos: residuos y desechos producidos en la fabricación.
Por su valor: valor económico que representan en relación con el stock total:

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- Sistema ABC:
« Grupo A: pocas unidades físicas (20%) que tienen mucho valor económico (80%).
« Grupo B: porcentaje medio respecto a las unidades físicas (40%) y respecto al valor
económico (25%).
« Grupo C: muchas unidades físicas (40%) que representan poco valor económico (5%).
Desde un punto de vista económico y funcional, la clasificación según el sistema ABC indica el nivel
de control que se debe ejercer sobre los distintos grupos de productos:
« Grupo A: debe controlarse con sumo cuidado y de forma permanente, ya que es un grupo
que controla la mayor parte del valor económico del almacén con pocas operaciones.
« Grupo B: merece un control medio. Al sumar el control del grupo A al de este grupo B se
controla casi la totalidad del valor económico del almacén.
« Grupo C: precisa controles simples y aleatorios, ya que hay que intervenir sobre grandes
cantidades de producto que representan poco valor económico.

2. Necesidad de gestionar stocks

La gestión de stocks tiene como objetivo determinar las cantidades de productos que debe tener la
empresa, de forma que se cumpla el principio logístico básico:
Disponer en cada momento de los materiales necesarios con el menor coste posible.
Será necesaria, por tanto, la coordinación eficiente entre el servicio al cliente, la necesidad de
producción y los pedidos a los proveedores. La gestión de stocks debe dotar a la empresa de una
flexibilidad en los niveles de existencias que le permita producir o adquirir productos a ritmos
diferentes de los de las ventas, para que se puedan servir a tiempo tanto los pedidos previstos como
los imprevistos.
Será necesario determinar un sistema que equilibre los costes de posesión de las mercancías con
la satisfacción de las necesidades de producción y comercialización de la empresa. Para lograr este
objetivo de rentabilidad es preciso combinar dos conceptos: el margen comercial y el índice de
rotación de stocks.

2.1. Costes de posesión de stocks

Son aquellos costes en los que debe incurrir la empresa para conservar sus stocks. Los más
importantes son:
- Administrativos: gastos de personal administrativo, sistemas informáticos, material
administrativo, etc.
- Operativos: gastos de personal del almacén, equipos de almacenaje, seguros de los riesgos de
las mercancías, etc.
- De espacio: alquileres, amortizaciones, seguros, impuestos y suministros de los espacios de
almacenaje
- Económicos: pérdidas y deterioros de la mercancía
- Financieros: coste del capital invertido en almacenaje

2.2. Margen comercial

El margen comercial es la diferencia que existe entre los ingresos que se obtienen en la
comercialización de un producto y el coste total (costes de adquisición y costes de posesión) de las
mercancías o materiales necesarios.
Para aumentar el margen comercial hay que disminuir los costes de posesión, y la mejor forma de
conseguirlo será almacenar el mínimo de productos durante el menor tiempo posible (conseguir que
las mercancías se repongan continuamente).

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2.3. Índice de rotación de stocks

El índice de rotación de stocks es el número de veces que un producto se repone en el almacén,

recuperando la inversión realizada y obteniendo el margen comercial, en un periodo determinado
de tiempo.
El índice de rotación de stocks se calcula de la siguiente forma:

El resultado nos indica el número de veces que se renuevan los materiales a lo largo del año:
- Si el índice de rotación es muy bajo entonces la inversión que se ha realizado no es productiva
y los artículos se renuevan poco, lo que supone un coste de posesión alto y riesgo de que los
productos queden obsoletos.
- Si el índice de rotación es muy alto, las existencias están en un continuo movimiento; por
tanto, los costes de gestión de compra son altos y se deberá prestar un servicio eficiente a los
clientes en periodos imprevistos.
De esta forma, el beneficio será:

Por lo anterior, lo ideal es aumentar el índice de rotación de stocks manteniendo el margen

comercial.
A partir del índice de rotación de stocks se puede calcular el periodo medio de almacenamiento,
que nos indica cada cuántos días o meses se renuevan los materiales.

2.4. Periodo medio de maduración económico

Es el tiempo que transcurre desde que la empresa invierte una unidad monetaria en materias primas
hasta que la recupera.
Para determinarlo necesitamos calcular además los siguientes índices:

Producción del período

Índice de rotación de productos fabricados =
Existencias medias de productos en curso

Producción vendida
Índice de rotación de productos vendidos =
Existencias medias de productos terminados

Ventas netas
Índice de rotación de cobros a clientes =
Saldo medio de la cuenta de clientes

La suma de estos periodos más el periodo medio de almacenamiento es igual al periodo medio de
maduración económico.

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3. Cómo gestionar stocks

La gestión de stocks de una empresa es un proceso circular que tiene como objetivo fundamental
establecer el equilibrio entre el coste de los stocks y el nivel de servicio de atención al cliente.
El proceso circular de la gestión eficiente de stocks:

1. Previsión
de la
4. Control de demanda
stocks y 2. Análisis de
reposición de stocks
mercancías
3. Mantenimiento
de stocks

Por tanto, las funciones básicas que hay que desarrollar para llevar a buen término la gestión de
stocks son:

1.- Previsión de la demanda: el departamento comercial determinará con la mayor exactitud

posible el volumen de ventas de la empresa, para cada producto, en un periodo de tiempo concreto.
También es útil para determinar las compras.

2.- Análisis de stock: señala la cantidad mínima, óptima y máxima de mercancía que debe
contener el almacén en cada momento.

3.- Mantenimiento de stock: se determina el número de unidades que es preciso comprar para
mantener los niveles de stocks previstos bajo condiciones de coste eficiente.

4.- Control de stocks y reposición de mercancías: se controla en cada momento el stock real de
la empresa a través del sistema de revisión periódica y del sistema de revisión continua, y se
realizan los inventarios.
PREGUNTAS BÁSICAS EN LA GESTIÓN DE STOCKS:
✓ ¿Cuántos artículos debemos almacenar?: Previsión de la demanda (se calcula el stock máximo)
✓ ¿Qué cantidad debemos solicitar?: Se calcula el volumen óptimo de pedido.
✓ ¿Cuándo tenemos que emitir un nuevo pedido?: Se atiende a la cantidad calculada en el punto
de pedido.
✓ ¿Cómo evitar roturas de stock?: Se debe contar con un stock de seguridad.

3.1. Previsión de la Demanda

La primera fase del proceso de gestión de stocks consiste en prever la demanda futura. Para ello,
las empresas consideran variables como la evolución de sus ventas, la situación general del
mercado y la evolución de la competencia.
Existen diversos métodos de previsión, que se utilizarán en función de lo siguiente:
« El plazo de previsión de la demanda: corto, medio o largo
« La disponibilidad de datos históricos fiables (datos de ventas ya realizadas en los periodos
anteriores al que se pretende predecir).
« La exactitud exigida en la previsión, que dependerá del tipo de producto, del mercado y de la
estrategia comercial de la empresa.
« En aquellos casos en los que no se puedan utilizar datos históricos de ventas, por ejemplo en
productos nuevos, se puede estimar la demanda.

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En las previsiones de demanda es necesario tener en cuenta lo siguiente:

- Ningún método de previsión es perfecto. Es imposible determinar los acontecimientos futuros.
- La previsión de la demanda reduce la incertidumbre y, por tanto, el riesgo en la toma de
decisiones logísticas y comerciales.
- Es más importante identificar los factores que hacen variar la demanda que cuantificar su posible
variación.
- Los datos obtenidos en las previsiones servirán como base para la toma de decisiones
estratégicas relativas a la gestión de stocks.
Para calcular la previsión de la demanda en la gestión de stocks, se va a utilizar TRES MÉTODOS
OBJETIVOS. Se denominan así porque las previsiones se realizan a partir de series cronológicas
de datos.

❖ MÉTODO INGENUO:
El método ingenuo consiste en aplicar el porcentaje de variación del periodo anterior al periodo
futuro, de forma que se supone que la tendencia de las ventas de mantiene constante en el tiempo.
Es un método que solo tiene en cuenta las variaciones del último periodo.
Si se toma P como el volumen de ventas de cada periodo, la fórmula de cálculo es la siguiente:

❖ MÉTODO DE LAS MEDIAS SIMPLES:

El método de las medias simples emplea todos los valores de la serie cronológica para calcular su
media aritmética como previsión para el periodo siguiente. De esta forma, se supone que las
variaciones de un periodo están condicionadas por las variaciones que tuvieron lugar en los
periodos anteriores.
Si se toma P como el volumen de ventas de cada periodo, la fórmula de cálculo es la siguiente:

❖ MÉTODO DE LAS MEDIAS MÓVILES:

Para resolver el problema de otorgar la misma importancia a todas las variaciones entre periodos
sin tener en cuenta la antigüedad de los datos, se puede aplicar el método de las medias móviles.
En este método se toman todos los valores de la serie de tantos en tantos, de forma que se indica
el rango de la media móvil. Por ejemplo, los valores tomados de tres en tres indican una media
móvil de rango tres.
Con el resultado de las medias obtenidas con los valores según el grado, se hace una nueva serie,
y la previsión se obtiene de esta nueva serie. De este modo se podrá comprobar la tendencia que
ha seguido la serie de datos a lo largo del tiempo.
La fórmula de cálculo para la media móvil (MM) de rango tres de los tres primeros valores de una
serie es la siguiente:

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OTROS MÉTODOS son:

❖ MÉTODO DEL ALISADO EXPONENCIAL:

Esta técnica es más útil que la anterior porque se aplica los conocimientos sobre previsiones
efectuadas previamente. Se emplea la siguiente fórmula para la determinación de la predicción:

Dt+1 = St + (Rt – St)

Donde S representa el valor de la demanda supuesta y R es el valor de la demanda supuesta y R
es el valor de la demanda real en el periodo de tiempo anterior. α es un coeficiente corrector que la
empresa deberá establecer antes de hacer la previsión. Dicho coeficiente sirve para corregir el error
considerado.

❖ MÉTODO DE REGRESION DE SERIES TEMPORALES. AJUSTE DE UNA RECTA POR

MÍNIMOS CUADRADOS:
Los métodos anteriores son válidos para predicciones de la demanda a corto plazo. Para una
determinación de necesidades a largo plazo, el método de regresión de series temporales es más
acertado.
Parte del análisis de una recta de regresión a través del análisis del método de los mínimos
cuadrados, utilizando la información existente en el seno de la empresa. Dicha recta de regresión
sigue esta ecuación:
Y = A + BX
Una variación de este modelo es el que hace depender la variable de la demanda de otras variables.
Por ejemplo, la demanda de un producto determinado se le puede presentar a una empresa
comercial puede verse influida por el gasto en publicidad que esta realiza.
En este caso, la variable X de la recta de regresión tomará los valores de la variable de la cual
depende la demanda (en el ejemplo, el gasto publicitario).

❖ VALIDACIÓN DE MODELOS DE PREVISIÓN:

Existen formas de comprobar qué modelo, de los propuestos, es más exacto para la realización de
previsiones. Una forma sencilla de llevar a cabo esta comprobación es mediante el cálculo de la
desviación absoluta media (DAM) de los resultados obtenidos.

𝐸𝑟𝑟𝑜𝑟 𝑎𝑏𝑠𝑜𝑙𝑢𝑡𝑜
𝐷𝐴𝑀 =
𝑛

Siendo n el número de observaciones considerado.

El modelo más fiable será aquel en el que la desviación absoluta media es menor.
Estos métodos se utilizan cuando contamos con datos históricos, pero si esto no es posible o los
datos disponibles no son relevantes, existen métodos no cuantitativos que ayudarán a la previsión
de la demanda en estos casos.
Los métodos cualitativos más empleados a la hora de establecer estimaciones sobre la demanda
de productos nuevos o de productos con demanda muy variable son los estudios de mercado.
Estos estudios constituyen un proceso de recolección y análisis de información sobre la demanda,
los clientes potenciales y los principales competidores.
Se suelen realizar cuando se va a iniciar un negocio, se pretende operar en un mercado
desconocido o se quiere lanzar un producto o servicio nuevo.

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3.2. Análisis de stock

El análisis de stock parte de la observación del comportamiento que presentan los stocks de una
empresa. El más habitual es el cíclico, es decir, la reposición se realiza cada determinado tiempo
para mantener el stock entre sus límites máximo y mínimo. Representación gráfica del
comportamiento cíclico de stocks a lo largo de su proceso de gestión:

Dd = demanda o consumo diario ss = stock de seguridad

n = días de actividad del periodo dr = plazo de entrega del proveedor con posibles días
d = plazo de entrega de retraso

1. STOCK MÁXIMO: cantidad máxima de cada producto que es conveniente almacenar para
mantener un servicio de atención al cliente de total calidad al menor coste posible. Siempre
depende del tamaño del almacén, el coste de almacenaje y la capacidad financiera de la
empresa. El stock máximo se determina de la siguiente manera:

2. STOCK MÍNIMO: cantidad mínima de mercancía necesaria para poder servir los pedidos de los
clientes y evitar el desabastecimiento.
3. STOCK DE SEGURIDAD: cantidad de producto que hay que tener almacenada como garantía
de mantenimiento del stock mínimo en la peor de las situaciones previstas. Se calcula de la
siguiente forma:

4. ROTURA DE STOCK: situación que se presenta cuando se produce el agotamiento súbito de

un activo o materia prima que debía utilizarse con normalidad en el proceso productivo de un
bien o de la prestación de un servicio. El desencadenante de la rotura de stock suele ser la
insuficiencia del stock de seguridad, y la consecuencia inmediata es el desabastecimiento y, por
lo tanto, la disminución del nivel de servicio al cliente. Se calcula de la siguiente forma:

Se pueden producir diferentes situaciones en caso de rotura de stock:

• Pérdida de clientes: los clientes que no ven atendidas sus necesidades buscan otros
proveedores y puede que dejen de realizar más pedidos. En este caso determinar el coste de la
rotura es complejo, ya que al beneficio perdido en la operación con rotura hay que añadir el valor
(subjetivo) que la empresa da a los clientes perdidos.

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• Pérdida de rentabilidad: los clientes que no pueden ser atendidos con un determinado producto
cambian su pedido por otro producto de inferior calidad o que deja un margen comercial menor
a la empresa. El coste de la rotura es la diferencia entre el beneficio previsto en el pedido original
y el beneficio realmente obtenido.
• Aumento de la rentabilidad: los clientes que no pueden ser atendidos con un determinado
producto cambian su pedido por otro producto de calidad superior o que deja un margen
comercial mayor a la empresa. El coste de la rotura supone un beneficio, que es la diferencia
entre el beneficio previsto en el pedido original y el beneficio obtenido realmente.
• Rotura programada: es habitual que los clientes admitan cierta demora en la entrega de los
pedidos, de forma que la empresa puede programar la rotura de stock. Para ello es preciso
determinar la diferencia entre el tiempo de servicio (plazo de entrega que se ofrece a los clientes)
y el tiempo de rotura (días de retraso en la entrega admitidos por el cliente). El beneficio obtenido
en la rotura programada consiste en la disminución del coste de almacenaje.
5. STOCK ACTIVO: cantidad de activo necesario para atender las necesidades normales del
proceso productivo.
6. STOCK DE PRESENTACIÓN O COMERCIAL: unidades de producto que se encuentran en el
punto de venta para atender la demanda más inmediata.
7. STOCK DE ANTICIPACIÓN: es aquel que trata de satisfacer las necesidades de
aprovisionamiento en un momento determinado de la producción.
8. STOCK MEDIO: media de la cantidad de mercancía que entra en cada periodo (Q) más el stock
de seguridad (ss). Si se supone que todas las entradas son de la misma cuantía, se calcula:

9. STOCK ÓPTIMO: es aquel que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo
tiempo que consigue una mejor rentabilidad (reducción de costes de almacén).
10. STOCK DE TEMPORADA: se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas,
por cambio de temporada o estación.
11. STOCK DE ESPECULACIÓN: es el que se planifica antes de que surjan las necesidades y
sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda, del suministro o del precio.
12. STOCK JUST IN TIME: consiste en adquirir solo la cantidad necesaria en el momento que se
precisa. Desde el punto de vista logístico resulta ser el stock óptimo.

NIVEL DE SERVICIO OFERTADO AL CLIENTE:

El nivel de servicio ofertado al cliente es la relación entre los productos de los que se dispone en
almacén y los que el cliente demanda. Es decir, la relación que existe entre los productos vendidos
y el total de productos solicitados.

3.3. Mantenimiento de stocks

El mantenimiento de stocks es una parte más de su análisis que tiene como finalidad determinar el
número de unidades que es preciso comprar para mantener los niveles de stocks previstos bajo
condiciones de coste eficiente.
PREMISAS DEL MODELO DE WILSON:
- La demanda prevista es cíclica y regular: se venden las mismas cantidades en los mismos
periodos

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- Los precios de compra se mantienen fijos

- El plazo de aprovisionamiento (entrega de la mercancía desde que se pide) es conocido
- No hay restricciones físicas o económicas para llevar a cabo el aprovisionamiento
Para analizar el mantenimiento de stocks se aplica el modelo de Wilson, que parte de determinadas
premisas para determinar, en primer lugar, los costes que afectan a las cantidades de producto que
es necesario pedir:

COSTES DE MANTENIMIENTO DE STOCKS. MODELO DE WILSON

FÓRMULA DE
COSTE DESCRIPCIÓN
CÁLCULO
Es el precio del producto. No hay que confundir precio de compra con
precio de adquisición.
El precio de adquisición está compuesto por el precio de compra del
Adquisición
producto – descuentos + gastos.
(El IVA no se considera coste de adquisición siempre y cuando sea
recuperable).
Gastos que son necesarios para emitir los pedidos del periodo, por
Pedido ejemplo: costes de material de oficina, teléfono, fax, salarios, dietas y
viajes de los agentes de compras, etc.

Coste del mantenimiento de las mercancías en el almacén desde que

entran hasta que salen. Por ejemplo: el coste del local o almacén, el del
Almacenaje
transporte interno, el de conservación de los productos almacenados,
etc.
También llamado coste de oportunidad, representa el beneficio que
Financiero podría obtener la empresa en el caso de invertir el dinero del stock al tipo
de interés del mercado.

Ca: coste de adquisición Cl: coste de almacén

D: volumen de la demanda A: gastos por mantener una unidad de producto en el
almacén
P: precio de unidad de producto
Cf: coste financiero
Cp: coste de pedido
i: tipo de interés
E: gastos de emisión de pedido
n: número de días que dura el periodo
Q: cantidad de producto por pedido

La suma de los costes de adquisición, pedido, almacenaje y financiero nos proporciona la fórmula
del coste total de stock:

A partir del análisis de estos costes y de la previsión de la demanda surge el siguiente gráfico:

Del gráfico anterior se obtienen las fórmulas que permiten gestionar el mantenimiento del stock:

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Cantidad económica de pedido (lote económico): el número de unidades que es preciso adquirir
en cada uno de los pedidos; se supone que estas cantidades son constantes. Se calcula con la
fórmula:

Punto de pedido: indica el número de unidades que debe tener el almacén para realizar un pedido,
es decir, proporciona información sobre el momento de realizar el pedido para recibir la mercancía.
Se calcula con la fórmula:

Otros valores que también conviene determinar son:

Demanda diaria: cantidad media que sale del almacén según el número de días que dura el
periodo. Se calcula dividiendo la demanda total (D) entre el número de días que dura el periodo:

Tiempo de reaprovisionamiento: el tiempo que transcurre entre dos entradas consecutivas de

mercancía en el almacén. Se calcula dividiendo la cantidad económica de pedido (Qp) entre la
demanda diaria:

Número de rotaciones: número de veces que es preciso reponer un artículo en el almacén durante
un determinado periodo de tiempo. Se calcula dividiendo la demanda total del periodo (D) entre el
lote económico (Qp):

3.4. Control de stocks y reposición de mercancías

Para llevar a efecto la gestión de stocks es preciso controlar en cada momento el stock real de la
empresa. Los sistemas más utilizados son:
Sistema de revisión periódica: consiste en realizar recuentos físicos, producto por producto, de
todas las mercancías que hay, tanto en el almacén como en el resto de la empresa.
Se trata de hacer los pedidos en fechas prefijadas y constantes, teniendo en cuenta un stock
máximo.
La cantidad que se va a pedir viene determinada por la siguiente fórmula:

Al tratarse de un sistema muy pesado para quien lo lleva a cabo, normalmente se usa en almacenes
donde hay muy pocos productos y pocas unidades de cada uno.
Sistema de revisión continua: consiste en actualizar el nivel de existencias de forma inmediata
cada vez que se produce una nueva entrada o salida.
El pedido se realizará automáticamente cuando el nivel de stock alcance el punto de pedido y la
cantidad solicitada será la del lote económico de pedido.
En los almacenes que siguen este sistema, el stock máximo está formado por la cantidad del lote
económico más el stock de seguridad.

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Actualmente, sistemas informáticos específicos hacen que este sistema sea el más utilizado, dada
la automatización de los procesos del almacén desde la recepción de la mercancía hasta la
expedición de los artículos al punto de venta.
Además, estos sistemas generan los pedidos (picking) de forma automática al llegar las existencias
al punto de pedido, lo que los hace muy exactos. PICKING es la preparación de pedidos de forma
automatizada. Consiste en partir de una lista de artículos y ubicaciones en las que se encuentran
los productos, e ir recogiendo las unidades que especifica la lista para conformar uno o varios
pedidos.
Ambos sistemas son complementarios. Las empresas usan el sistema de revisión continua y,
además, realizan recuentos periódicos para contrastar la información.
La planificación de las necesidades de materiales (MRP): los sistemas MRP (Material
Requirement Planning) son sistemas o técnicas que permiten a las empresas, especialmente a las
empresas industriales, realizar pedidos en el momento exacto en que sea preciso, teniendo el
proveedor el tiempo suficiente para servir la mercancía. Cobran mucha importancia debido a la
complejidad de la gestión de stocks, a consecuencia del gran número de variables que hay que
tener en cuenta.
Gestión just in time (JIT): se trata de llevar a cabo la gestión de stocks basada en una filosofía
cuyo principal objetivo es que se compre o se produzca el número de unidades que se necesite,
cuando se precise, para satisfacer la demanda del producto.
El objetivo es comprar y/o producir justo las unidades precisas en el momento que se necesitan
para satisfacer la demanda.
Parte de la idea de que los inventarios solo existen para prevenir problemas de retrasos en la gestión
de pedidos por los proveedores o paradas del sistema productivo. Se trata de sistemas pull, es
decir, el pedido del cliente es el que pone en marcha todo el proceso de producción del bien.
KANBAN. Sistema de tarjetas: sencilla técnica de colocación de tarjetas pegadas a los
contenedores o palés de materiales que se despegan cuando esos se utilizan para asegurar su
reposición e inicio de un nuevo producto final. Las tarjetas actúan, de este modo, como testigos del
proceso de producción.
INVENTARIOS:
El control de los stocks requiere la realización de inventarios, que son documentos que tienen las
siguientes características:
« Indican la valoración económica de las mercancías de la empresa.
« Requieren el recuento físico de los stocks.
« Se refieren a un momento concreto, por lo que es preciso efectuarlo cada vez que sea necesario
tener un conocimiento exacto de las mercancías de la empresa.
« Localizan las existencias allá donde estén (almacén, proceso productivo, tienda, etc.)
« Contribuyen de forma decisiva al control de la gestión de stocks.
Para la realización de un inventario supone desarrollar el siguiente proceso:
✓ PREPARACIÓN:
- Definición del tipo de inventario.
- Determinación del momento.
- Instrucción del personal.
✓ EJECUCIÓN:
- Colocación de la mercancía.
- Recuento físico.
- Anotación.
✓ APLICACIÓN:
- Valoración
- Control

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Los INVENTARIOS MÁS HABITUALES en una empresa son los siguientes:

Inventario por secciones: se realiza el inventario de los stocks haciendo un recuento físico según
las secciones o grupos de productos de la misma naturaleza:

Inventario por artículos: este sistema consiste en realizar el recuento físico según los productos
que presentan diferencias de colores y tallas:

Inventario valorado: registra el valor de stocks. Por regla general, se valora según el coste de
entrada en el almacén, salvo en casos en que el precio de mercado del producto sea inferior al de
adquisición, donde se tendrá en cuenta este último:

Inventarios administrados por los proveedores: se los denomina VMI por sus siglas en inglés
(Vendor Managed Inventory). Los proveedores gestionan los inventarios de los productos que

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venden a la empresa, lo que implica la cooperación entre los proveedores y todos los intermediarios
de la empresa hasta llegar a los consumidores finales.

3.5. Métodos de gestión de stocks

Una empresa difiere de otra en el tipo de actividad que desarrolla, en los productos que vende o
fabrica, en los intermediarios que intervienen en la cadena de suministro, en los medios de
transporte utilizados e incluso en las condiciones climáticas específicas de las zonas geográficas
por donde pasa la cadena logística, así como en otras particularidades.
Estos condicionantes hacen que cada empresa tenga que decidir cómo controla el stock para no
quedarse sin existencias y evitar excederse en los costes de almacenamiento.
Hay que distinguir dos partes en el proceso de gestión de stocks:
• La recepción y expedición de la mercancía, es decir, cómo se identifican y registran las entradas
y salidas de artículos.
• La ubicación de la mercancía, es decir, dónde se localiza cada artículo en función del tipo de
existencia y de la rotación de la misma
SISTEMAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS
Con independencia del grado de automatización del almacén, las empresas controlan el stock a
través de fichas de artículos que se cotejan con los albaranes y en las que se indican los datos del
mismo, si es una entrada o una salida, su lugar de ubicación y los movimientos y existencias
después de cada registro. A este proceso se le llama inventario permanente.
Para poder realizar el control, primeramente la empresa debe identificar los artículos con el fin de
tener cada unidad localizada y valorada en todo momento.
En la actualidad esto es posible gracias a softwares especializados que digitalizan y procesan la
información introducida previamente en una base de datos. Se sigue un proceso previo de
codificación estandarizada y, posteriormente, cada empresa codificará su mercancía antes de
proceder a su ubicación.
Hoy en día se distinguen principalmente TRES SISTEMAS DE CODIFICACIÓN (la exposición de
cada uno de ellos se desarrollará a continuación):
A. El código de barras estándar.
B. El código de barras bidimensional o matriz de puntos.
C. La etiqueta electrónica por radiofrecuencia.

A. Código de barras estándar

El sistema estándar de código de barras o GSI es una secuencia de barras
verticales separadas por espacios que permiten identificar con un número el país
de origen, la empresa proveedora y el producto. Se distinguen varios tipos de
código en este sistema (Figura 3.3):
• GTIN-13. Para productos dirigidos directamente al punto de venta.
• GTIN-14. Codifica agrupaciones realizadas a partir de unidades que utilizan el
GTIN13. Añade un indicador del contenedor al código anterior.
• GTIN-128. Es el sistema de identificación internacional por excelencia. Está
compuesto por el nombre de la empresa, la información obligatoria sobre el
producto y el código de barras.

B. Código de barras bidimensional

Los códigos de barras bidimensionales, cuyo ejemplo más popular es el código QR, recogen
información del producto en una matriz de puntos.

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A diferencia de la opción anterior, este código contiene datos, permite almacenar más cantidad de
información y es posible decodificarlo mediante el contacto visual directo con el lector, lo que lo
hace poco eficiente para el uso en centros de distribución. Por ello, se utiliza preferentemente como
herramienta de marketing.
Cada vez es más frecuente que las etiquetas de los productos incluyan un código QR junto con el
tradicional código de barras, como lo hace el Grupo Inditex, ya que siguen teniendo en las tiendas
lectores antiguos y poco a poco van implementando la nueva tecnología.

C. Etiqueta electrónica por radiofrecuencia

La tercera opción, y más avanzada, es la radiofrecuencia o RFID (Radio Frequency
IDentification), una etiqueta electrónica que puede ser leída o escrita y no requiere
del contacto visual directo con el lector.
Presenta la ventaja de permitir la lectura simultanea de varias etiquetas, en una
sola operación, y la información pasa directamente a través de Internet a los
sistemas de gestión del almacén gracias a un software específico.
En esta etiqueta aparece el identificador EPC (código de producto electrónico) con información
básica sobre el producto y los agentes de la cadena de suministro. En el caso de los productos
perecederos, la tecnología RFID es la única que permite conocer la fecha de caducidad a la hora
de gestionarlos, favoreciendo la trazabilidad desde el primer momento (Figura 3.5).

SISTEMAS DE UBICACIÓN
Para realizar una buena gestión del stock, tan importante es tenerlo bien identificado desde que
entra en el almacén como bien ubicado para su posterior uso o expedición.
Todos los empleados del almacén deben conocer y seguir unas normas generales, dictadas en
función de la rotación del producto, su dimensión y su peso, su compatibilidad o la posibilidad de
expedirse a la vez que otros.
Cada vez es más común encontrar almacenes automatizados que trabajan con sistemas integrales
de gestión del almacén (SGA). Una vez dentro de la empresa, existen diferentes maneras de
codificar la mercancía para que el sistema reconozca la ubicación exacta.
Este proceso dependerá del software utilizado o de la operativa propia de la empresa. Un ejemplo
sería dividir el almacén en varias zonas identificadas por una letra; cada estantería, por otra letra o
número; cada balda, por número, y cada zona de la balda, por otro número.

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A. El método ABC
Este método es bastante característico y utilizado, ya que permite colocar las existencias
atendiendo al índice de rotación de las mismas y reducir al máximo su movimiento.
Con este sistema, el almacén se dividirá́ en zonas de distintas medidas según el volumen de
mercancía que vaya a albergar cada una y según su cercanía a la zona de entrada o salida.
Según este método, los productos A son los de máximo movimiento o los de máxima inversión, y
representan una mínima parte de las unidades almacenadas. Los productos B son los de
movimiento o inversión media, y los productos C son aquellos de poca rotación o inversión, aunque
representen la mayor proporción de las unidades almacenadas.
Por lo tanto, clasificamos la mercancía en tres categorías:
▪ Categoría A. En torno al 20% de la mercancía supone el 80% de las compras. Requiere de
mayor vigilancia, ya que es la que concentra el mayor valor del stock, con lo que los registros
deben ser exactos, completos y detallados. Se suele realizar inventario de forma periódica unidad
por unidad para evitar errores.
▪ Categoría B. El porcentaje siguiente representa el 30% del stock, y se corresponde con el 15%
aproximado de las compras. Requiere menor control por parte de la empresa, ya que rota menos,
por lo que se suele actualizar el inventario por lotes, no por unidad.
▪ Categoría C. El 50% de los artículos que menos rotación tienen representan el 5% de las
compras. El control de este stock es sencillo porque apenas rota y con el simple recuento visual
de las cajas se revisa el inventario.

CASO PRÁCTICO. MÉTODO ABC

Una empresa cuenta en su almacén con los siguientes productos en existencias. Realiza un control
de los mismos basándote en el método ABC.

CÓDIGO ART. UDS ALMACÉN VALOR EN U.M.

100 20 1.000,00
200 10 800,00
300 25 500,00
400 5 800,00

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500 30 100,00
600 10 2.000,00

Solución:
Ordenamos los artículos según su valor monetario y calculamos:
- Unidades acumuladas: sumando número de unidades sucesivamente
- % unidades acumuladas: dividiendo unidades acumuladas por las unidades totales

- Valor acumulado: sumando valores de los artículos sucesivamente. Por ejemplo, para el artículo
100 será la suma del valor del artículo 600 a su valor.
- % valor acumulado: dividiendo valores acumulados entre valor total

CÓDIGO UDS UDS % UDS VALOR EN VALOR %VALOR % %

ART. ALMACÉN ACUMULADAS ACUMULADAS U.M. ACUMU ACUMULADO UNIDADES VALOR
600 10 10 10% 2000 2000 38,46%
100 20 30 30% 1000 3000 57,69% A 35% 73,08%
400 5 35 35% 800 3800 73,08%
200 10 45 45% 800 4600 88,46% B 10% 15,38%
300 25 70 70% 500 5100 98,08%
500 30 100 100% 100 5200 100,00%
C 55% 11,54%
TOTAL UDS 100 TOTAL VALOR 5200 TOTAL 100% 100%

El artículo más importante en nuestros almacenes es el que tiene un mayor valor.

De esta tabla extraemos las siguientes conclusiones:
Categoría A
Vemos en la tabla que los tres primeros artículos suponen el 73,08% del total del valor en el
almacén. Serán los artículos tipo A.
Todas las unidades son 100 suponiendo los artículos de esta categoría un 35% del total.
Esta categoría requiere de mayor vigilancia, ya que es en la que se concentra el mayor valor del
stock, con lo que los registros deben ser exactos, completos y detallados. Se suele realizar
inventario de forma periódica unidad por unidad para evitar errores.

Categoría B
El artículo 200 sería un artículo tipo B y suponen el 10% de los artículos del almacén con un valor
de un 15%.
Esta categoría requiere de un menor control por parte de la empresa ya que, rota menos, por lo que
se suele actualizar el inventario por lotes, no por unidad.

Categoría C
El resto serían artículos tipo C. Suponen el 55% de las unidades del almacén con un valor de un
11, 54% de las compras del almacén.
El control de este stock es sencillo porque apenas rota y con el simple recuento visual de las cajas
se revisa el inventario.

La gráfica sería similar a la imagen anterior.

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B. Otros métodos
En muchas ocasiones, la valoración de las existencias influye en la concepción del almacén y en la
distribución de las mercancías en las infraestructuras de almacenamiento.
La empresa ubicará las mercancías de forma distinta según el criterio que siga en su valoración:
FIFO («primero en entrar, primero en salir») o Precio Medio Ponderado (PMP).
En el caso de centros de distribución donde se preparan los pedidos mediante picking, los palés
que llegan se almacenan en zonas altas de las estanterías y se van seleccionando cuando se
quedan vacías las zonas bajas, de donde se escogen los productos en unidades menores. En el
caso de productos perecederos, en ocasiones entran antes productos que caducan después que
otros que ya están almacenados, en cuyo caso el sistema detecta la fecha de caducidad y, según
este criterio, escogerá́ para la salida el que caduque antes.

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