Obs-Min-Pro-001 Minuta de Reunion - V.0

Fecha: 02-05-23 Versión: 0.
1
MINUTA DE REUNIÓN Código:
OBS-MIN-PRO-001
Obra: Fecha de reunión: Preparó:
Planta Química de Litio el Carmen SQM 10/25/2023 Raul Hernandez
Objetivo de la reunión
Revision de Proyectos Adjudicados
Participantes Empresa Codigo Participante Empresa Codigo
Raul Hernandez OBS CHILE RH
Victor Venegas OBS CHILE VV
Oriana Lablee OBS CHILE OL
Viviana Ortiz OBS CHILE VO
Francisco Molina OBS CHILE FM
Fecha Tema Comentario en Reunión Nuevas Acciones acordadas Responsable Plazo Estado Comentarios
identif.
DOCUMENTACIÓN/INFORMACIÓN PENDIENTE POR PARTE EMPRESA
25-Oct PTS NUEVOS PROYECTOS Se elaboro en conjunto y modificación con PTS Finalizada
existentes
25-Oct Protocolos Minsal Se desarrollará en conjuntos y por partes iguales por en curso
turnos más casa matriz
25-Oct Programa Personalizado por Cargo En revisión por parte de gerencia en curso
26-Oct Cronogramas de Actividades de Se realizará en conjunto a personalizados en curso

prevención
27-Oct Programa y Plan de Alcohol y Drogas Se enviará un formato tipo de esta documentacion en curso
requerida, revisadas por parte de gerencia
OPERACIONES
finalizada
finalizada
finalizada
finalizada
HSE y MEDIO AMBIENTE
1/3
MINUTA DE REUNIÓN
INSTRUCTIVO SOBRE EL USO DE LA BITÁCORA DE PROYECTO
Objetivo:
Registrar y hacer seguimiento de las acciones acordadas en la reunión semanal de Obra con el Equipo de Proyecto y los referentes
El documento se envía, al finalizar la Reunión, a todos los presentes e invitados (ausentes) en formato PDF.
¿Cómo completar la Hoja "Bitácora de Proyecto"?

1. En el recuadro "Resumen de principales temas tratados" debe enumerar los temas que se analizaron durante la reunión. Debe ser si
Obra.
2. Mientras se desarrolla la reunión, el PySG o quien defina el PM, deberá ir actualizando en línea los siguientes campos:
2.1 Fecha identificación: se debe indicar la fecha en que se identifica el tema o desvío y se acuerda una acción
2.2 Tema/Frente de Trabajo: asociación de la problemática a un tema o frente de trabajo que lo identifique (p.e necesidad de realizar
Obra: "Incorporación de nueva cuadrilla")
2.3 Follow up de acciones (la definición de cómo completar el campo incluye las "nuevas acciones acordadas"): describe las accione
en análisis. Si la acción fue identificada en reuniones semanales anteriores, debe registrar los avances que hubo en ese frente y lo
2.4 Responsable: todas las acciones acordadadas deberán tener un único responsable, quien se compromete a gestionar y ejecutar la t
y no así áreas o sectores, lo que facilita hacer el seguimiento del avance en forma directa.
2.5 Estado: refleja el estado en que se encuentra la acción acordada. Existen 4 estados:
"Pendiente", si bien se encuentra dentro del plazo de resolución, el responsable no ha ejecutado las acciones acordadas y deber
"Vencida" la acción no fue finalizada y se venció el plazo acordado. El responsable deberá comprometer un plan de recupero qu
"En curso" el responsable está ejecutando las acciones acordadas y se encuentra dentro del plazo establecido.
"Finalizada" la tarea está finalizada. Se muestra por última vez en la Reunión semanal de Obra, luego quedará guardada en el h
2.6 Comentarios: incluir notas y/o información adicional que complemente la descripción de la acción, su impacto y el estado en que
3. Finalizada la reunión, debe guardar el documento en formato PDF y lo distribuye a los presentes y sectores impactados.
OBS-PROY-005B
A DE REUNIÓN
Fecha: 02-05-23
uipo de Proyecto y los referentes de Sede (o Focal Points definidos).
on durante la reunión. Debe ser sintética y permitir al lector adentrarse rápidamente en los temas clave de la reunión de
s siguientes campos:
una acción
tifique (p.e necesidad de realizar las gestiones de búsqueda y selección de personal para incorporar una nueva cuadrilla a la
acordadas"): describe las acciones que se acordaron realizar con los referentes de cada área para el tema o frente de trabajo
ances que hubo en ese frente y los nuevos compromisos que surjan, en caso que corresponda.
romete a gestionar y ejecutar la tarea en un plazo determinado. Se recomienda definir responsables con nombre y apellido
o las acciones acordadas y deberá justificarlo. Deberán acordar un nuevo plan de acción para estos casos
mprometer un plan de recupero que mitigue el impacto.
zo establecido.
a, luego quedará guardada en el histórico de acciones finalizadas
ón, su impacto y el estado en que se encuentra.
y sectores impactados.

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26-Oct Cronogramas de Actividades de Se realizará en conjunto a personalizados en curso

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uipo de Proyecto y los referentes de Sede (o Focal Points definidos).

ón, su impacto y el estado en que se encuentra.

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