Mapa de Procesos y Diagrama de Flujo

MAPA DE PROCESOS Y DIAGRAMA DE FLUJO
Un mapa de procesos muestra todos los procesos de una organización o unidad de negocio.
Así, en un mapa de procesos podrás ver los procesos más estratégicos, los procesos auxiliares y
los procesos operativos.
Podemos tener mapas de procesos por áreas de negocio: mapas de procesos para departamentos
de ventas o mapas de procesos para un lanzamiento de marketing.
Diagrama de flujos
 Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica y secuencial de un proceso
o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades principales necesarias para lograr un
objetivo común.
 Para que visualmente se pueda representar la sucesión de tareas y la relación entre ellas se
utilizan símbolos.
 Un diagrama de flujo de permitirá seguir los pasos de un proceso, identificar de forma fácil
en qué fases del procesos estás implicado y ayuda también en la toma de decisiones.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo pueden ser útiles para hacer lo siguiente:
1. Documentar un proceso
Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún proyecto o proceso
colaborativo.
2. Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos.
No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo para leer detenidamente un proceso
documentado largo y complicado.
Los diagramas de flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo,
entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rápida y sencilla.
3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad
Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de tareas a los miembros
del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera que todo fluya mejor.
4. Tomar decisiones y justificarlas
Las decisiones, son mucho menos complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de
flujo. Los diagramas de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de esas
decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos a seguir.
5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas
Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes
antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta guía
visual, puedes seguir cada paso y a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los
recursos suficientes para cada tarea.
6. Estandarizar los procesos
Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros proyectos o
procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorraréis tiempo (y evitarán el
estrés).
7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto
Es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo y siempre es posible detectar en qué etapa
del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado.
Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también ofrece un panorama general
excelente de las tareas que falta finalizar.
Símbolos de los diagramas de flujo
La última versión de este estándar es la confirmada en 2019.
El diagrama de flujo se lee de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Los símbolos pueden
indicar algún proceso o documento, decisiones que hay que tomar.
Símbolos estandarizados para crear diagramas de flujo.
Los símbolos pueden indicar algún proceso o documento, decisiones que hay que tomar y mucho
más. A continuación presentamos la simbología de los diagramas de flujo:
1. Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y conecta a dos bloques
entre sí.
2. Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los puntos de inicio o fin del
proceso de un diagrama de flujo.
3. Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un diagrama de flujo e
indica un paso del proceso.
4. Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra acerca de un paso con un
comentario o anotación.
5. Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú deben tomar para pasar
al paso siguiente del proceso. Por lo común, se trata de una decisión del estilo “verdadero o
falso” o de una pregunta que se responde por sí o por no.
6. Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.
7. Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.
8. Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso de incorporación o
extracción de datos externos.
9. Exposición: Indica un paso en el que se expone información importante.

10. Documento: Este símbolo representa a un solo documento.
11. Retraso: Con este símbolo puedes planificar y representar cualquier período de demora que
será parte del proceso.
12. Entrada manual. Este símbolo representa a los datos o la información que se debe ingresar
manualmente al sistema.
LÍMITE DE OPERACIÓN
13. Operación manual: Indica que una secuencia de comandos ocurrirá repitiéndose
continuamente hasta que una persona la detenga manualmente. Simboliza a una operación o
ajuste manual del proceso.
14. Conector (con otra página): Este símbolo se usa para conectar otros dos símbolos que están
en diferentes páginas.
15. Conector (en esta página): Con este punto se pueden conectar dos símbolos y reemplazar
líneas largas para simplificar el diagrama de flujo.
16. Símbolo de unión de invocación: Este símbolo se usa para converger diversas ramas en un
solo proceso.
17. Límite de operación. Muestra el comienzo de un proceso.
18. Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son líneas de puntos. El
símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del proceso en caso de ser
necesaria.
19. Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha sido determinado en
algún otro lugar.
20. Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.
Una vez que conoces lo que representa cada símbolo, puedes leer o crear casi cualquier tipo
de diagrama de flujo y entender mejor el proceso visualizado. Cuando crees un diagrama de
flujo en el que se utilicen diferentes formas y símbolos, incluye una leyenda para que los
demás compañeros de equipo puedan entenderlo.
21. Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de preparación o inicialización en
el proceso.
22. Agrupar indica una etapa en la que se organizan los datos de una
manera estándar.
23. Clasificar. Indica que en este punto se generará una lista que organiza
elementos en un orden determinado.
24. Mezclar indica un paso en el que se combinarán diversos conjuntos en

uno solo.
25. Base de datos. Lista de información con una estructura estandarizada que
permite la investigación y la clasificación.
26. Almacenamiento interno. Indica un dispositivo de almacenamiento

interno.
Tipos de diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en muchos campos y sectores del
mercado: En educación, ventas y marketing, negocios, ingeniería o fabricación.
Mark A. Fryman, en su libro Quality and Process Improvement (Mejora de los procesos y la
calidad), afirma que hay cinco tipos de diagramas de flujo desde la perspectiva de los negocios:
1. El diagrama de flujo de decisiones ayuda a explicar las medidas que se toman para
justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las
consecuencias de diferentes decisiones.
2. Un diagrama de flujo lógico se aplica para detectar deficiencias, cuellos de botella
o limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o problemas.
3. Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en un sistema.
Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.
4. Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del producto y
su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir documentación muy útil para
cuando se lanza un producto nuevo o mejores el proceso de producción.
5. En un diagrama de flujo de procesos se muestra cómo se obtendrá cierto resultado con un
proceso.
Otros tipos de diagramas de flujo
Algunos de los tipos más populares de diagramas de flujo fueron acuñados por Alan B.
Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management (Gestión de incidentes críticos) e
incluye las siguientes clasificaciones:
 Diagrama de flujo de documento
 Diagrama de flujo de datos
 Diagrama de flujo de sistema
 Diagrama de flujo de programa
En 1987, Andrew Veronis publicó un libro llamado Microprocessors: Design and
Application (Microprocesadores: diseño y aplicación) en el que se describen los siguientes tres
tipos de diagramas de flujo:
 Diagrama de flujo de sistema
 Diagrama de flujo general
 Diagrama de flujo detallado
A continuación, tenemos otros tipos de flujos de trabajo comunes:

 El diagrama de PERT
 El diagrama de flujo de trabajo
 El diagrama de flujo de carriles
 El diagrama de flujo de datos (DFD)
 El diagrama de flujo de procesos (PFD)
 El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0)
 El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones (SDL)
Cómo crear un diagrama de flujo

Independientemente de que escribas el diagrama de flujo en un cuaderno o de que uses una
plantilla para trazar un proceso oficial, tendrás que seguir estos cinco pasos para generar un
diagrama de flujo útil y razonable.
Para hacer un diagrama de flujo necesitarás definir:
1. Define el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta para

diagramas de flujo, define el alcance del proyecto y el propósito del proceso. Pregúntate qué
se debería cumplir con tu proyecto y cuáles serían las fechas adecuadas de inicio y de fin.
2. Pon las tareas en orden cronológico. Dependiendo del tipo de diagrama de flujo que crees,
tal vez te convenga revisar la documentación que tienes, consultar a algunos miembros del
equipo sobre sus experiencias anteriores u observar algún proceso en curso. Todo esto puede
ayudarte a redactar algunos de los pasos en forma de lista antes de crear el primer borrador del
diagrama de flujo.
3. Organiza las tareas por tipo y símbolo del diagrama de flujo. Una vez que tienes todas las
tareas escritas y organizadas en forma cronológica, asígnalas al símbolo correspondiente para
prepararte y dibujar el diagrama de flujo.
4. Dibuja el diagrama de flujo. Puedes hacer un bosquejo a mano o utilizar una herramienta o
software para generar diagramas de flujo que puedes compartir fácilmente con el equipo.
5. Confirma y perfecciona el diagrama de flujo. Recibir una segunda, tercera o incluso una
cuarta opinión sobre el diagrama de flujo puede resultar muy útil para detectar cuellos de
botella o problemas potenciales y darte la posibilidad de perfeccionar el diagrama antes de
iniciar el proceso.
Ventajas de diagrama de flujos.

1. Ayuda a comprender la lógica de programación. El Diagrama de Flujo te ayudará a
ordenar las ideas, y comprender mejor la lógica expuesta en un código fuente.
2. Facilita la identificación y resolución de problemas. El Diagrama de Flujo te ayudará a
identificar el problema, y encontrar una solución paso a paso.
3. Comunicación efectiva. El Diagrama de Flujo se transformará en una importante
herramienta de comunicación para transmitir ideas y explicar procesos de manera
comprensible en grupos de trabajo.
4. Ayuda a la depuración de errores. Debido a que al utilizar un diagrama de flujo eres
consciente de cada uno de los requerimientos y pasos del proceso, encontrar errores de
lógica será una tarea más sencilla.
5. Incentiva una lógica correcta. Si la lógica utilizada para resolver un problema es
errónea, el diagrama no podrá llegar a un final. Además, te arriesgas a rehacer su diseño.
Todos estos contratiempos, junto a su exposición gráfica, fomenta a escribir una lógica
correcta.
6. Aumenta la efectividad en el trabajo. La integración de esta herramienta en empresas
ayudará a conseguir una visión más precisa y comprensible en el proceso de creación
y evaluación de ideas y productos, tanto de sus requerimientos como de las operaciones
implicadas.
7. Ayuda a comprender mejor el proceso. No solo obligará a ser consciente de las reglas
y mejorará la comprensión del proceso, sino que también facilitará su retención gracias a
su naturaleza gráfica: esto debido a que la memoria visual está considerada como una
de las más potentes.
Desventajas del Diagrama de Flujo de Proceso
1. No muy útil en caso de lógica compleja. Cuando se requiere diseñar complicadas
soluciones algorítmicas, llevarlo a cabo a través de un diagrama de flujo no es la mejor
idea. Dibujar una lógica intrincada será un verdadero dolor de cabeza.
2. Puede retrasar el desarrollo de software. En programación, esta herramienta es más
útil cuando estás empezando. Seguir utilizándola en el desarrollo de software avanzado,
no solo será inútil, sino que te retrasará en el proceso.
3. Difícil de cambiar. Por su naturaleza gráfica, hacer cambios en la lógica de un diagrama
de flujo requerirá, en la mayoría de los casos, tediosos cambios en el flujo y diseño del
diagrama.

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9. Exposición: Indica un paso en el que se expone información importante.

24. Mezclar indica un paso en el que se combinarán diversos conjuntos en

26. Almacenamiento interno. Indica un dispositivo de almacenamiento

Tipos de diagramas de flujo

A continuación, tenemos otros tipos de flujos de trabajo comunes:

Cómo crear un diagrama de flujo

1. Define el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta para

Ventajas de diagrama de flujos.

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