Código: AP-COM-PR-001

PROCEDIMIENTO ÁREA DE Versión: 01

COMPRAS Fecha: 02/02/2022
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1. OBJETIVO

Definir los procedimientos y establecer las pautas, tiempos y condiciones para la gestión del
Área de Compras en ITMCOL S.A.S y/o INTECMECOL S.A.S. Mediante un esquema que
asegure estándares de calidad y eficiencia de los productos y servicios adquiridos
externamente, así como los criterios de selección, evaluación y seguimiento de proveedores.

2. ALCANCE

Inicia desde la solicitud de requerimiento de un producto, continua con la entrega y termina

con la evaluación del proveedor.
Este procedimiento no aplica los siguientes tipos de compras:
a) Servicios de alojamiento.
b) Gastos de viaje.
c) Compras o servicios pagados con tarjetas de crédito empresarial.
d) Compas por caja menor.
Estos conceptos están a cargo de la Gerencia Administrativa.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRPCIÓN RESPONSABLE

El área de almacén identifica la necesidad de
un producto y realiza la solicitud por medio del
formato “REQUISICIÓN DE MATERIALES”
ES-OPE-FO-01, al Gerente de producción.
Solicitud del
1 Área de almacén
producto o servicio En caso de ser un servicio, el líder
correspondiente debe solicitar al área de
almacén diligenciar el formato con las
especificaciones de lo que se requiere.
(1 Día)
El Gerente de producción recibe la requisición
de materiales; luego de revisar los productos y
cantidades procede a firmar el documento y
solicitar el material por medio de la plataforma
ODOO en el canal de #compras.
Gerente de Producción
2 Revisión solicitud
Líder correspondiente
En caso de ser un servicio, el líder
correspondiente firma el documento y solicita
el servicio por medio de la plataforma ODOO
en el canal de #compras.
(1 Día)
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Una vez recibida la solicitud en el aplicativo el

Gerente Administrativo revisa y firma el
documento, respondiendo si está fue aprobada
Aprobación de la
3 o rechazada. Gerente Administrativo
solicitud
De ser rechazada vuelve a revisión y
evaluación del Gerente de producción.
(1 Día)
Una vez recibida la requisición de productos o
servicios el asistente de compras procede a
realizar (3) cotizaciones en caso de ser un
producto poco frecuente o nuevo. Con el
Cotización del apoyo de los proveedores correspondientes.
4 Asistente de Compras
producto o servicio
En caso de ser un producto de compra
periódica se solicita al proveedor confirmar el
precio.
(3 Días)
Luego de confirmar disponibilidad con el
proveedor elegido y evaluado previamente
según características y precio, se procede a
Asistente de Compras
5 Orden de compra generar la orden de compra en la plataforma
Gerente Administrativo
ODOO a la espera de la autorización del
Gerente Administrativo.
(1 Día)
Si el proveedor que suministra el producto o
servicio no está inscrito, se solicita Rut,
certificación bancaria y formato diligenciado
“FORMATO VINCULACIÓN Y
Verificación y
ACTUALIZACIÓN DE DATOS” AP-COM-FO- Asistente de Compras
6 registro de
07. Se procede a relacionar los datos del Asistente de Tesorería
proveedores
proveedor en la “BASE DE PROVEEDORES”
AP-COM-FO-06. Luego se remiten estos
documentos al área de tesorería y sean
inscritos en el banco.
Una vez autorizada la orden de compra o
servicio el Asistente de Compras procede a
enviar el documento por correo electrónico.
Asistente de Compras
Envío orden de En caso de ser una compra de contado se
7 Asistente Contable
compra procede a imprimir la orden junto con la
Asistente de Tesorería
cotización formal para ser firmada por el área
contable. Luego de ser firmada se relaciona la
solicitud en la planilla de pago a proveedores
indicando la fecha en la que se debe pagar.
8 Envío soporte de Luego de realizar el pago por medio dela Asistente de Compras
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pago plataforma del banco de la empresa el área de Asistente de Tesorería

tesorería envía al área de compras el
desprendible virtual del pago por medio de la
plataforma ODOO con el número de factura
que se canceló o el número de orden de
compra si corresponde a un anticipo.
El área que solicitó el producto o servicio junto
con el Gerente de Producción reciben el
material, revisando si cumple con las
cantidades y estándares de calidad ofertados.
Si cumple satisfactoriamente el Gerente de
Recepción de Gerente de Producción
9 Producción firma la remisión del proveedor y la
producto o servicio Asistente de Compras
entrega al área de compras.

Si no cumple el Gerente de Producción debe

colocar la observación en la remisión del
proveedor y devolver el producto.
La facturación de productos o servicios debe
ser radicada en el correo:
[email protected], el área de compras
revisa la factura, anexa los soportes
correspondientes y tramita al área de
contabilidad por medio del formato “ENTREGA Asistente de Compras
10 Recibir facturación DE FACTURAS” AP-COM-FO-09. Asistente Contable
Asistente de Tesorería
Luego de ser tramitadas el área contable las
entrega al área de compras y el asistente de
compras debe entregarlas al Asistente de
Tesorería con su respectiva firma y fecha de
recibido.
El asistente de compras al finalizar el mes
debe realizar la evaluación a proveedores
“EVALUACIÓN A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS” AP-COM-FO-08. Teniendo
en cuenta los siguientes criterios: servicio al
Evaluación de cliente, rango de precios, certificados de Asistente de Compras
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proveedores calidad de los materiales y tiempos de entrega. Gerente Administrativo

Semestralmente se revisan la calificaciones

para evaluar el proveedor y tomar decisiones
con respecto a las calificaciones regulares o
malas.

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3.1. FLUJOGRAMA

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3.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Se realiza auditoria mensual realizada por el área de control interno para revisar el cumplimiento
del procedimiento.

 Requisición de materiales (con firma de autorizado)

 Cotización de proveedores (productos nuevos)
 Órdenes de compra
 Órdenes de servicio
 Facturas proveedores
 Evaluación proveedores

3.3. PAUTAS DE REQUISICIÓN COMPRAS

 Los horarios para hacer requisición de materiales son los días lunes a jueves de 8:00 am –
1:00 pm. Posterior a esta hora, las requisiciones serán tramitados al día siguiente.
 El día viernes no se aceptan requisiciones de compra, excepto que esté autorizado por la
junta administrativa.
 Los documentos de requisición deben ir firmados obligatoriamente por las personas a
mencionar, en caso de no tener firmas no se dará aval a los procedimientos siguientes.

3.4. PERSONAS AUTORIZADAS

 Ing. Antonio Castro Santamaría.

 Luz Fanny Penagos González.
 Gerente Administrativo Sebastián Felipe Castro Penagos.
 Sub Gerente Juan Camilo Efraín Castro Penagos.

3.5. EVALUACIÓN A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

La evaluación a proveedores cumple con los siguientes parámetros para asignar una calificación
final que se realiza de manera mensual.

De acuerdo a el cumplimiento de cada criterio se asigna un puntaje y la suma de estos genera una
categoría la cual define el comportamiento del proveedor. Esto se tendrá en cuenta para la revisión
semestral de los proveedores.

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4. CONTROL DEL CAMBIO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA EMISIÓN

1 Comunicado procedimiento compras 23-Septiembre-2021
Descripción del procedimiento, objetivo, alcance, 03-Febrero-2022
2
flujograma, seguimiento y control, anexos

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5. ANEXOS

 Requisición materiales

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 Orden de compra ITMCOL SAS

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 Orden de compra INTECMECOL SAS

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 Orden de servicio ITMCOL SAS

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 Orden de servicio INTECMECOL SAS

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 Formato vinculación y actualización de datos.

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 Evaluación a proveedores y contratistas

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 Entrega facturas

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