En el sector privado, a la hora de tomar decisiones para adquirir equipo, son muy

Importantes los criterios de calidad, actualización tecnológica y rentabilidad.

Aunque en el sector público son igualmente importantes estas consideraciones,

Muchas de las ejecuciones de grandes proyectos institucionales, dependen de los

Recursos presupuestales, sometidos a eventuales ajustes, generando

Incertidumbre y retrasos en la ejecución.

En general todas las instituciones públicas como ya se anotó, deben ajustar a los

Requerimientos metodológicos definidos por el Banco de Proyectos del

Departamento Nacional de Planeación para la elaboración del estudio de

Mercado. Sin embargo, existen otras guías y manuales desarrollados por el

Ministerio de Salud, que ofrecen orientaciones básicas utilizadas por los

Municipios para elaborar sus Planes Locales de Salud, donde se incorpora un

Componente específico sobre la demanda y oferta de servicios.

En las requisiciones de equipo biomédico, tanto en las instituciones públicas

Como en las privadas es común encontrar que quien la efectúa es el Jefe de

Servicio, usualmente personal médico o paramédico. También es común, la

Existencia de Comités Técnicos, de Compras, Directivos o que se constituyen

Para analizar el proyecto. Son todas estas instancias las responsables de realizar

Los estudios técnicos y financieros, o donde se emiten conceptos o sugerencias o,

Donde finalmente, se aprueba la realización de las inversiones y sus

Desembolsos. Las instituciones públicas y privadas cuentan con dependencias

(planeación, financiera) que se encargan de elaborar los presupuestos de

Inversión.

En algunas IPS privadas responsables de atender los servicios de primer nivel

Por el Plan Obligatorio de Salud, los procesos de adquisición son menos formales.

Sustentados muchas veces en los rápidos aumentos de demanda de un servicio o

En la sobresaturación de un equipo o a la falta de recurso humano para su

Manejo. En estos casos el criterio básico para la selección de la alternativa más

PROCESOS DE ADQUISICIÓN

A continuación se presenta un resumen de los procedimientos generales

identificados en las instituciones del sector privado y público, para la adquisición

de equipo biomédico de baja, media y alta complejidad:

• Solicitud de adquisición de equipos: por lo general en el sector privado y

público las solicitudes son presentadas por el Jefe del servicio o unidad, donde

se identifican, valoran y priorizan e inician el proceso de negociación con la

instancia inmediatamente superior para posteriormente presentar lo acordado

en forma conjunta a un Comité responsable de profundizar sobre el

requerimiento, teniendo en cuenta prioridades de política y criterios técnicos y

financieros. Por último, al lograrse un consenso se presenta a aprobación de

una Junta o Comité o Consejo.

 Sondeo de mercado: en algunas entidades privadas y públicas se establece el

Potencial de población a atender en forma muy superficial, en otras donde los

Servicios son especializados y están dirigidos a un segmento especifico, se

Tiene mayor conocimiento de la demanda y de la oferta.

• Proceso de Selección: en general ambos tipos de instituciones requieren de los

Proveedores la presentación de sus cotizaciones, las cuales se deben ajustar a

Una serie de requisitos y especificaciones establecidas por la entidad.

• Estudio de los proveedores: se consideran los conceptos técnico y/o médico

Para recomendar el tipo de tecnología a adquirir según diagnóstico y prioridad

De necesidades; los precios y plazos de entrega; las condiciones de pago

(financiación); la calidad del servicio de mantenimiento y el cumplimiento de los

En esta área se encuentran diferentes formas de evaluación. La mayor parte de

Las instituciones, realizan la evaluación de los componentes técnicos basados

En la información suministrada en los catálogos técnicos, la experiencia de uso

De otras instituciones con equipos similares, el prestigio de la marca y modelo o

Mediante el concepto de personal médico que está en contacto directo con los

Equipos. A excepción del Hospital San Vicente de Paul de Medellín, no se tuvo

Conocimiento de una metodología similar a la empleada por esta institución en

La valoración técnica de los equipos. La metodología incorpora un sistema de

Puntaje que permite apreciar la viabilidad técnica de las propuestas objeto de

Estudio. Se asigna un puntaje a las alternativas teniendo en consideración las

Características técnicas, la importancia del equipo para el diagnóstico médico,

La calidad del servicio técnico y las experiencias que con las diferentes marcas

Existen en el medio.

• Evaluación económica: en algunas instituciones se tienen en consideración los

Ingresos que se esperan reportar según número de procedimientos

Estimados, las tarifas previstas, los costos fijos y variables, los gastos de

Personal y demás costos. En otras entidades, se evalúa los costos más

Relevantes dentro de varias alternativas, para conocer y seleccionar la opción

Menos costosa y que ofrece mejores condiciones técnicas y de calidad en la

Prestación del servicio.

• Autonomía para compras en equipo de baja tecnología: en ambos tipos de

Instituciones, la adquisición de equipo de bajo costo en general es asumida por

Un Comité de Compras, el cual se rige por topes señalados en Salarios

Mínimos Legales. Para los equipos de alto costo por lo regular, se requiere la

Aprobación de una instancia adicional superior.

• Sistema de contratación: el proceso por lo regular sigue unos pasos que no

Cotizaciones a los proveedores regulares, bajo las consideraciones del

Hospital; b. Consulta a usuarios de equipos similares; c. Solicitud de concepto

A expertos internos y externos sobre el equipo a adquirir; d. Contratación con el

Proveedor seleccionado.

Las entidades del sector público para realizar sus contratos se deben ajustar a

Los requerimientos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios,

Exceptuando las Empresas Sociales del Estado, las cuales se rigen, al igual

Que las IPS, por las normas del derecho privado contenidas en el código de

Comercio y el código civil.

• Capacitación de personal: ambos tipos de instituciones, establecen

Compromisos para capacitar el personal médico, paramédico, técnico, etc.

• Mantenimiento: en general en las IPS existen departamentos de suministros o

De ingeniería y mantenimiento que se encargan de las labores corrientes de

Soporte y en algunos casos, se encargan de dar el concepto sobre la viabilidad

Técnica del equipo sugerido para comprar. En la mayoría de las entidades se

Prefiere elaborar contratos donde se pacte con los proveedores originales,

Compromisos para el suministro de los servicios de mantenimiento preventivo y

Correctivo y de reposición de partes y piezas.

• Sistema de financiación: se identifican como los esquemas más usados, “leasing” internacional y
el crédito de proveedores con casas matrices. Usualmente se adquieren los equipos con recursos
propios de las instituciones O se acude a los créditos. En el caso de las instituciones públicas la
fuente Principal de financiación es el presupuesto, pero aquellas que requieren Mayores aportes
para el desarrollo de sus programas especiales, recurren al Esquema de cofinanciación del FIS.

• Garantía: dependiendo del equipo se puede obtener garantías entre uno y dos Años para el
mantenimiento preventivo, correctivo, suministro de repuestos e Insumos y soporte técnico.
• Pos garantía: la mayoría de las instituciones antes de adquirir sus equipos,

Analiza la situación de la previsión de insumos, repuestos y mantenimiento una vez se termine la

Públicas fases incluidas

Planeación: Según la OMS en la planeación se establecen medidas para satisfacer la

Necesidad de bienes y servicios de forma puntual a un costo razonable (Organization,

2012), en otras palabras, es el proceso de convertir las necesidades por parte del servicio

Asistencial a requisitos de adquisición.

2. Selección o evaluación: Se considera como el proceso de análisis e investigación

Encaminado a la toma de decisiones acertadas al momento de incorporar un equipo médico

A la institución. Este proceso permite que el acceso a la contratación de equipos, bienes o

Servicios sean de manera equitativa, eficiente, eficaz y segura.

3. Adquisición: Es el proceso por el cual se obtiene el equipo médico que se planificó y se

Seleccionó. En este proceso se incluyen todas las acciones desde la planificación,

Identificación de necesidades y proveedores, solicitud y evaluación de ofertas, revisión y

Adjudicación de contratos, en otras palabras, todas las fases de la administración del

Contrato hasta la entrega de las mercancías, el final del contrato o la vida útil del equipo.

4. Instalación: Según la OMS en esta fase se realiza el ensamble o construcción,

Actualización, comprobación y almacenamiento de materiales desechables relacionados.

Para tener un proceso adecuado se debe tener en cuenta la recepción y comprobación del

Equipo y los documentos en presencia del proveedor (Organization, 2012).

5. Mantenimiento: Es el conjunto de procedimientos técnicos y administrativos diseñados

Para prevenir daños, mantener, mejorar y restablecer los equipos biomédicos a su estado

Normal de funcionamiento. Se debe considerar los siguientes criterios: objetivos de

Modelos de mantenimiento, el mantenimiento y su manejo presupuestal (Sarria Garzón,

2017).

6. Bajas: Se toma la decisión de retirar de manera definitiva un equipo biomédico, tanto

Físicamente como de los registros contables e inventarios de la institución (Sarria Garzón,

2017). Este proceso debe estar soportado por la siguiente documentación: soporte legal del

Proceso de bajas, clasificación de bajas, metodología de bajas y procedimiento de bajas.

7. Reposición: Se realiza con el fin de evitar que los equipos médicos de la institución se

Vuelvan obsoletos. Para realizar una correcta renovación se debe tener en cuenta: el

Resultado de la evaluación del estado físico-funcional frente a la seguridad, eficiencia,

Productividad y disponibilidad de equipo biomédico, recursos económicos, metodología y

Propuesta de la reposición.

8. Traslado: Se cambia la ubicación física de un equipo dentro la misma institución o entre

Instituciones diferentes, ocasionando la cesación de responsabilidad de quien lo entrega y

Transfiriendo la responsabilidad a quien lo recibe. Este proceso debe ser soportado por la

Siguiente documentación: consideraciones generales, modalidades de traslado y

Planeación de traslado (Sarria Garzón, 2017).

9. Disposición final: Se realiza la entrega al servicio y se establece el arranque del

Funcionamiento del equipo para la atención de pacientes. Este proceso debe contar con la

Documentación sobre la evidencia que el equipo biomédico ha sido entregado e instalado