REGLAMENTO DE DÉBITO AUTOMÁTICO

LA EMPRESA de acuerdo con el FORMATO ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS CASH

MANAGEMENT radicado en las oficinas de EL BANCO, ha seleccionado el producto de DÉBITO
AUTOMÁTICO integrante del portafolio de CASH MANAGEMENT, para que el mismo sea prestado
por EL BANCO. En consecuencia, se regirá por las disposiciones legales sobre la materia, así
como por las condiciones previstas en el CONTRATO MARCO y por las contenidas en este
REGLAMENTO.

CAPITULO I. DEFINICIONES ESPECÍFICAS

Sin perjuicio de las definiciones contenidas en el CONTRATO MARCO, los términos previstos en el
presente REGLAMENTO tendrán el significado que a continuación se indica, ya sea que se
encuentren en mayúscula sostenida, en minúscula, mayúscula inicial, en plural o singular.

Como quiera que el portafolio de CASH MANAGEMENT se encuentra compuesto por una
pluralidad de productos y/o servicios, los términos contenidos en este REGLAMENTO se entienden
en el contexto del producto de DÉBITO AUTOMÁTICO, sin perjuicio de que para cada uno de los
servicios y/o productos que pueda seleccionar LA EMPRESA, las definiciones puedan variar.

DEBITO AUTOMATICO: Producto que permite a LA EMPRESA recibir el ingreso de su facturación

(servicios que son facturables regularmente), a través de un débito en la cuenta de ahorros o
corriente del USUARIO en el BANCO o en cualquier entidad financiera, previa autorización del
USUARIO. SERVICIO DE DÉBITO AUTOMÁTICO y los valores debitados, acreditarlos en la
CUENTA DE RECAUDORA determinada por LA EMPRESA en el FORMATO ACEPTACIÓN DE
PRODUCTOS CASH MANAGEMENT. Se excluyen del servicio de débito automático las cuentas
que de acuerdo con lo previsto en la legislación vigente no puedan ser objeto del mismo, por
ejemplo: Cuentas de Ahorro Programado, Cuentas de Pensionados, entre otras.

USUARIO: Personas naturales, o personas jurídicas que tienen relación con LA EMPRESA pueden
ser Clientes del BANCO o de cualquier otra entidad financiera, interesadas en pagar a través de EL
BANCO, los bienes o servicios facturados por LA EMPRESA.

BANCO: Es el Banco Caja Social.

ENTIDAD FINANCIERA: Entidad o Banco en el cual tiene cuenta de ahorros o corriente el

USUARIO que recibe el dinero por parte de LA EMPRESA.

EMPRESA: Es toda persona jurídica o persona natural con establecimiento de comercio, vinculada
al BANCO a través de alguno de los productos y/o servicios de CASH MANAGEMENT; que haya
aceptado expresamente este Reglamento y adicionalmente haya cumplido los demás requisitos
necesarios para acceder a los productos de CASH MANAGEMENT.

PORTAL DE INTERNET EMPRESARIAL: Es la página en Internet de EL BANCO a través de la

cual podrá acceder a los productos y/o servicios adquiridos, realizar transacciones y consultas
necesarias de sus productos.

PRENOTIFICACION: Es una Transacción no monetaria que genera LA EMPRESA para validar la

existencia y condiciones de la cuenta de ahorros o corriente del USUARIO en EL BANCO o en otra
entidad financiera.

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RED: Entidad que permite el intercambio de transacciones financieras y de información entre las
entidades que la conforman: ACH Colombia y CENIT.

AUTORIZACIÓN DE DEBITO AUTOMÁTICO: Documento mediante el cual el USUARIO autoriza a

LA EMPRESA para que ésta a través de EL BANCO realice el débito automático del valor
adeudado a LA EMPRESA por concepto de bienes y/o servicios prestados por ésta con cargo a la
cuenta de aquel.

CUENTA RECEPTORA DE LA TRANSACCIÓN: Es la cuenta que el USUARIO tiene radicada en

EL BANCO o en cualquier entidad financiera y que permite debitar las sumas de dinero producto
de los pagos que realice como Cliente de LA EMPRESA.

CUENTA RECAUDADORA: Es la cuenta que LA EMPRESA tiene radicada en EL BANCO y que

permite acreditar las sumas de dinero producto de los recaudos recibidos.

CAPITULO II. ASPECTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS

PRIMERA. Para que EL BANCO pueda efectuar las transacciones automáticas directamente a EL
BANCO o a las entidades financieras con las cuales convenga la prestación del servicio, es
indispensable que el USUARIO tenga cuenta corriente o de ahorros en las mismas.

SEGUNDA. Para efectuar los recaudos, los débitos se podrán realizar por parte del BANCO de
cuentas de EL BANCO o de las entidades financieras con las cuales éste acuerde prestar el
servicio, hacia cuentas de la EMPRESA en el BANCO.

TERCERA. Para la prestación del servicio de recaudos a cuentas del BANCO regirán todas las
estipulaciones de los contratos de cuenta corriente o de cuenta de ahorros, suscritos por el
USUARIO con el BANCO, que no sean contrarias a las especiales prescritas en este.

CUARTA. Para que EL BANCO pueda prestar adecuadamente el producto de DÉBITO

AUTOMÁTICO, se requiere que las cuentas de los USUARIOS a debitarse cuenten con los fondos
suficientes y disponibles. Así mismo estas cuentas no podrán presentar bloqueos de ninguna
naturaleza o encontrarse en estado inactivo, y en cualquier caso, deberán permitir a EL BANCO
realizar el cargo de la suma indicada por LA EMPRESA.

QUINTA. AUTORIZACION DE DEBITO AUTOMATICO: Para la prestación del producto LA

EMPRESA debe obtener la Autorización de Recaudo por escrito del USUARIO, cerciorándose de
que haya sido debidamente otorgada, de la validez de la identidad del USUARIO, que contenga
datos ciertos y correctos, y que se expida conforme al modelo de formato de "Autorización de
Débito Automático", proporcionado por EL BANCO.

SEXTA. TRASLADO DE RECURSOS: Para la correcta prestación del producto y/o servicio, LA
EMPRESA elaborará y enviará al BANCO a través del portal de internet empresarial con las
oportunidades y condiciones establecidas por EL BANCO la relación de los débitos a efectuar a los
USUARIOS. La relación de los débitos debe tener entre otra la información descrita según la
estructura de archivo proporcionada por el BANCO.

SEPTIMA. RESPONSABILIDAD. EL BANCO, no asume ninguna responsabilidad frente a LA

EMPRESA en los siguientes eventos: 1. Cuando las cuentas de los USUARIOS estén saldadas,
canceladas, o exista otra causa que no permita hacer el débito. 2. Cuando LA EMPRESA envíe la
información con errores en las cuentas o valores a debitar. 3. Cuando los débitos en cuentas de
otras entidades financieras no puedan realizarse por causas de la entidad financiera donde el

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USUARIO tenga su cuenta de ahorros o corriente o la entidad que sirve de red para transmisión
de los dineros.

OCTAVA. HORARIO. LA EMPRESA se acoge a los horarios de corte que posea el BANCO y los
que permitan las entidades reguladoras.

NOVENA. PRENOTIFICACION. Previamente a la realización de Transacciones Crédito, a

obligación por parte de LA EMPRESA, ordenar a EL BANCO la realización del proceso de
Prenotificación hacia la Cuenta del USUARIO. La Prenotificación deberá realizarse una sola vez
por cada transacción a debitar del USUARIO.
Para adelantar el proceso de Prenotificación LA EMPRESA procederá a la transmisión de archivo
según la estructura proporcionada por EL BANCO través del Portal de Internet Empresarial, como
mínimo, con cuatro (4) Días Hábiles Bancarios de anticipación a la fecha en que se ordene la
primera Transacción Débito a abonar al USUARIO. Si el proceso de Prenotificación no resultare
exitoso en EL BANCO, deberá reiniciarse y LA EMPRESA deberá realizar el respectivo reintento.

CAPITULO III. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL BANCO

Sin perjuicio de las OBLIGACIONES GENERALES previstas en el CONTRATO MARCO, EL

BANCO se obliga de forma especial para el servicio de DÉBITO AUTOMÁTICO, a cumplir de forma
oportuna y completa las siguientes obligaciones:

PRIMERA. DÉBITO: Realizar el débito automático de las cuentas autorizadas frente a LA

EMPRESA por los USUARIOS para tal fin.

PARÁGRAFO: En caso de tener duda sobre la procedibilidad, legitimidad o autenticidad de la

operación, EL BANCO podrá abstenerse de ejecutar cualquier instrucción de la Transacción del
Débito Automático.

SEGUNDA. Realizar las transacciones de los servicios seleccionados en las cuentas y en las
fechas determinadas por LA EMPRESA, dentro de los horarios de corte y procesamiento que EL
BANCO le haya informado por cualquier medio idóneo o por cualquier medio acordado por las
partes, los cuales podrán ser cambiados por EL BANCO previo aviso a LA EMPRESA o en
cualquier momento, sin previo aviso, ante eventos de caso fortuito o fuerza mayor. EL BANCO, no
asume responsabilidad por la omisión, errores o demora de LA EMPRESA en la elaboración y
remisión de la información necesaria para realizar las transacciones en las cuentas corrientes o de
ahorros.

TERCERA. ACREDITACIÓN DE PAGOS: Acreditar en la CUENTA RECAUDADORA de LA

EMPRESA, el valor de los recaudos exitosos recibidos, el mismo día hábil en que se efectúan en la
cuenta establecida previamente en el FORMATO ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS CASH
MANAGEMENT.

CUARTA. REVERSIÓN DE OPERACIONES: El Cliente autoriza a EL BANCO para que reverse

las transacciones y/o retenga, reintegre, debite o bloquee los recursos que se hayan acreditado en
sus cuentas de manera errónea o fraudulenta por parte de EL BANCO u otro(s) Cliente(s) de EL
BANCO u otros Bancos. En caso de que no sea posible el reintegro de los dineros por los
procedimientos establecidos para tal fin por EL BANCO, el Cliente se obliga a devolverlos s éste
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud realizada por EL BANCO sin necesidad
de requerimientos adicionales. El incumplimiento de lo previsto anteriormente, dará lugar a que EL
BANCO inicié los procesos judiciales correspondientes con base en sus registros contables y lo
dispuesto en el presente REGLAMENTO.

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QUINTA. Atender las sugerencias o recomendaciones que formule LA EMPRESA para el mejor
desarrollo del presente reglamento.

SEXTA. Brindar la capacitación necesaria a LA EMPRESA para la correcta utilización de los

servicios ofrecidos y de los sistemas empleados en su operación a través del Portal de Internet
Empresarial.

SEPTIMA. Poner a disposición de LA EMPRESA, la información pertinente de las transacciones

exitosas y rechazadas producto de su aplicación, de acuerdo con los horarios establecidos y
comunicados por EL BANCO a LA EMPRESA.

OCTAVA. Conservar los registros electrónicos en los sistemas del Banco que soporten los pagos
realizados.

NOVENA. Entregar a la EMPRESA a través del Portal de internet empresarial la información sobre
los débitos realizados y/o rechazos generados.

DECIMA. TRANSACCIONES NO EXITOSAS: Remitir a LA EMPRESA, los archivos con las

transacciones NO exitosas para que este las genere nuevamente en el formato de archivo de
entrada y las envié a EL BANCO, para el proceso de reintento correspondiente.

CAPITULO III – OBLIGACIONES ESPECIALES DE LA EMPRESA

Sin perjuicio de las OBLIGACIONES GENERALES previstas en el CONTRATO MARCO, LA

EMPRESA se obliga de forma especial para el servicio de DÉBITO AUTOMÁTICO, a cumplir de
forma oportuna y completa las siguientes obligaciones:

PRIMERA. REMISIÓN DE INFORMACIÓN: Enviar a EL BANCO en los horarios establecidos para

tal fin por éste, la información relativa a las transacciones a realizar, la cual debe contener los
datos necesarios para el procesamiento y débito a cuentas de los usuarios. El archivo mediante el
cual se remita la información deberá conservar la estructura establecida en el proceso de
alistamiento y capacitación proporcionado por EL BANCO.

La información suministrada por EL USUARIO deberá estar acorde con los términos, formatos,
características y condiciones técnicas requeridas por EL BANCO. La información suministrada por
EL USUARIO y recibida por EL BANCO es confidencial y para uso exclusivo del servicio
convenido.

SEGUNDA. AUTORIZACIÓN DE DÉBITO AUTOMÁTICO: Obtener por escrito la AUTORIZACIÓN

DE DEBITO AUTOMÁTICO suscrita por el USUARIO, cerciorándose de que: i) haya sido
debidamente otorgada, ii) no haya dudas sobre la identidad del USUARIO, iii) contenga datos
ciertos y correctos, y que se expida conforme al modelo de formato de "Autorización de Débito
Automático".

PARÁGRAFO: El documento contentivo de la AUTORIZACIÓN DE RECAUDO, es de exclusiva

propiedad de EL BANCO y en tal medida estará a disposición de éste siempre que lo requiera.

TERCERA. ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA: Una vez obtenida la AUTORIZACIÓN DE DEBITO

AUTOMÁTICO suscrita por el USUARIO, LA EMPRESA será la responsable por la custodia y
administración de la misma y, en particular, deberá:

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 1. Mantener una base de datos o registro permanentemente actualizado y de fácil manejo de
dicha AUTORIZACIÓN DE DEBITO AUTOMÁTICO, de su cancelación y en general de
cualquier modificación que se pueda presentar.

2. Mantener los documentos originales de la “AUTORIZACIÓN DE DEBITO AUTOMÁTICO”

de las Transacciones Débito en sus archivos, a título de depósito gratuito en beneficio de

EL BANCO cuyo costo será asumido por LA EMPRESA en su totalidad. El archivo supone
el empleo de dispositivos técnicos y de seguridad que garanticen la confidencialidad de la
información contenida en ellos y permitan la conservación de los documentos originales de
acuerdo con las normas vigentes, su observación física, su preservación, la reconstrucción
de su contenido en caso de contingencia y su entrega física y/o exhibición, dentro de las
veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a la solicitud de autoridades arbitrales, judiciales,
administrativas o de EL BANCO. LA EMPRESA en su calidad de depositario de las
“Autorizaciones de Recaudo Débito Automático” será responsable ante EL BANCO y el
USUARIO hasta por culpa levísima por el uso indebido, pérdida, sustracción, deterioro,
adulteración o por cualquier otro hecho que comprometa o afecte la integridad física o
ideológica de las “AUTORIZACIONES DE DE DÉBITO AUTOMÁTICO”.

3. Podrá contratar con sociedades especializadas en la guarda y custodia de documentos, el

depósito de los documentos originales de la AUTORIZACIÓN DE DEBITO AUTOMÁTICO
siempre y cuando se cumplan con los requisitos enunciados anteriormente.

CUARTA. PRENOTIFICACIONES: Ordenar a EL BANCO la realización del proceso de

Prenotificación hacia el USUARIO titular de la CUENTA RECEPTORA DE LA TRANSACCIÓN, de
forma previa a la misma. La Prenotificación deberá realizarse una sola vez por cada autorización
que LA EMPRESA ha obtenido de un USUARIO únicamente respecto de la realización de la
primera Transacción Débito dirigida a éste para adelantar el proceso de Prenotificación LA
EMPRESA procederá a la transmisión electrónica de datos a través del sistema Internet que posee
EL BANCO, como mínimo, con cuatro (4) Días Hábiles Bancarios de anticipación a la fecha en que
se ordene la primera Transacción Débito. Si el proceso de Prenotificación no resultare exitoso en
EL BANCO, deberá reiniciarse y LA EMPRESA deberá realizar el respectivo reintento.

PARÁGRAFO: En caso que el proceso de Prenotificación resultare exitoso, LA EMPRESA

procederá a la transmisión electrónica de datos a EL BANCO, que le permitan contar con al menos
dos (2) Días Hábiles Bancarios para efectuar la Transacción Débito. Si la Transacción Débito no
resultare exitosa en la entidad financiera en la que el USUARIO de LA EMPRESA sea el titular de
la Cuenta de Ahorros y/o Corriente, deberá reiniciarse el proceso de transmisión electrónica de
Datos por parte de LA EMPRESA.

QUINTA. COSTOS DE LA TRANSACCIÓN: LA EMPRESA asumirá todos los costos, gastos de

cualquier tipo en que deba incurrir el BANCO por errores que se deriven de cargos realizados con
base en datos irreales, equivocados o que presenten cualquier inexactitud y que hayan sido
suministrados por LA EMPRESA.

SEXTA. RESPONSABILIDAD DE LA TRANSACCIÓN: Asumir total y completa responsabilidad

por la Transacción Débito que origine, obligándose únicamente a hacerlo con base en
instrucciones y autorizaciones previas del USUARIO, las cuales deben encontrarse
permanentemente actualizadas, toda vez que EL BANCO no recibirá ni atenderá ninguna
modificación o novedad que provenga directamente del USUARIO.

PARÁGRAFO: En caso de que las “AUTORIZACIONES DE DÉBITO AUTOMÁTICO” fueren

erróneas, fraudulentas, imprecisas, incompletas o inexistentes, LA EMPRESA será responsable
por el valor total de tales Transacciones, y por lo tanto, autoriza irrevocablemente a EL BANCO

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para debitar en cualquier momento de cualquiera de sus cuentas tales sumas de dinero para
responder ante la entidad financiera en la que el USUARIO de LA EMPRESA sea titular de la
CUENTA RECEPTORA y devolver los fondos a ésta. Dicha autorización irrevocable se extiende al
monto indebidamente afectado; como al daño emergente, al lucro cesante, incluyendo, pero no
limitándose a cualquier suma que EL BANCO o el USUARIO deba pagar para reembolsar los
débitos generados; a los intereses sobre tales sumas liquidados a la máxima tasa legal permitida,
así como a los costos legales, honorarios de abogados y demás expensas en que incurra EL
BANCO con ocasión de estas transacciones. LA EMPRESAresponderá hasta por culpa levísima,

fuerza mayor y caso fortuito, tal como los define la ley, por todos los perjuicios que se causen a EL
BANCO y al USUARIO como consecuencia de la ocurrencia de cualquiera de estos hechos. Así
mismo, será responsabilidad de LA EMPRESA obtener de los titulares de las respectivas cuentas,
las autorizaciones que sean necesarias para reversar abonos errados que se hayan efectuado
como consecuencia de su actuar.

SÉPTIMA. INFORMACIÓN AL USUARIO: Notificar al USUARIO sobre los rechazos que se

presenten e instaurar las acciones de cobranza pertinentes, así como corregir, preparar y originar
nuevamente las Transacciones a que haya lugar.

OCTAVA. RECLAMOS: Atender y resolver directamente los reclamos, que surjan por parte de los
USUARIOS, en la entidad financiera en la que el USUARIO de LA EMPRESA sea titular de la
CUENTA RECEPTORA, dentro de los siguientes tres (3) días hábiles Bancarios después de
recibido el reclamo. En ningún caso la atención de los mismos estará a cargo de EL BANCO.

CAPITULO III - DISPOSICIONES VARIAS

PRIMERA. SUSPENSIÓN DEL SERVICIO: EL BANCO podrá suspender temporalmente el servicio

por fallas técnicas o eventos que impliquen riesgos técnicos del sistema, en la seguridad del
servicio, intento de fraude o uso indebido, etc., caso en el cual EL BANCO avisará previamente a
LA EMPRESA a través de la página web de EL BANCO o por cualquier otro medio o canal de
acuerdo con la Ley. La terminación o suspensión del servicio no dará lugar a indemnización
siempre y cuando la causa no sea imputable al incumplimiento de las obligaciones pactadas.

SEGUNDA. RELACIONES JURÍDICAS INDEPENDIENTES: EL BANCO queda absolutamente

desligado del negocio celebrado entre LA EMPRESA y los USUARIOS en cuanto se refiere a la
cantidad, calidad u otros aspectos de mercancía o servicios que se paguen a través del servicio
débito automático, y será responsabilidad de LA EMPRESA la entrega al USUARIO del producto o
la prestación del servicio sin haber verificado si el débito fue exitoso.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL BANCO es un simple intermediario para el recaudo, razón por la

cual, LA EMPRESA, LA RED o los USUARIOS, según sea el caso, serán los responsables por el
cumplimiento de las obligaciones tributarias inherentes al negocio.

PARÁGRAFO SEGUNDO: EL BANCO no es directa ni indirectamente garante de ninguna cuenta

por cobrar a favor de LA EMPRESA y no será responsable por ninguna inexactitud de cualquier
dato(s) o instrucción(es) suministrado(s) por LA EMPRESA.

TERCERA. RESPONSABILIDAD: EL BANCO no será responsable por demoras o deficiencias

que se presenten en el servicio y que tengan como causa situaciones imputables a LA EMPRESA,
al USUARIO, a LA RED, o a otras entidades financieras

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PARÁGRAFO PRIMERO: En los eventos en los cuales se acredite la responsabilidad del BANCO
respecto de una transacción, el valor a indemnizar en ningún caso y por ningún concepto excederá
el valor de cada Transacción Débito.

PARÁGRAFO SEGUNDO: PARÁGRAFO: EL BANCO tampoco será responsable en el evento de

que las operaciones sufran demoras, no puedan realizarse o sean interferidas por fallas en los
sistemas de comunicación, en los equipos de computación o en el fluido eléctrico, debido a un
evento de fuerza mayor, caso fortuito, causa extraña o hecho de un tercero.

CUARTA. MODIFICACIONES AL SERVICIO: EL BANCO podrá limitar, ampliar o modificar las

condiciones del servicio dando aviso previo a LA EMPRESA a través de la página web de EL
BANCO o por cualquier otro medio o canal de acuerdo con la Ley, en los términos y plazos
previstos por ésta.

QUINTA. DURACIÓN: El presente servicio tendrá duración indefinida, pero cualquiera de las
partes podrá darlo por terminado en cualquier tiempo, avisando a la otra por escrito, con no menos
de treinta (30) días comunes de anticipación.

CONTRATO MARCO, TERMINACIÓN Y PARÁGRAFO: El presente REGLAMENTO es parte

integrante del CONTRATO MARCO suscrito por las partes, en consecuencia la terminación del
CONTRATO MARCO por cualquiera de las causales previstas en aquel, producirá como efecto la
terminación del presente REGLAMENTO.

PARÁGRAFO: El aviso por escrito remitido por cualquiera de las partes, a la otra, con el propósito
de dar por terminado el presente REGLAMENTO, no acarreará por sí mismo, la suspensión o
terminación del CONTRATO MARCO, el cual dentro de su contenido tiene previsto un
procedimiento específico para tal fin.

SEXTA. Hacen parte del presente REGLAMENTO, el FORMATO ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS

CASH MANAGEMENT, y los demás documentos anexos que en desarrollo del mismo suscriban
las partes. CONTRATO DE CASH MANAGEMENT.

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