CEAR 2021 C01101

Configurar Word
Curso avanzado de Word
 CONFIGURAR WORD
Word es nuestra máquina de trabajo. Tiene que ser precisa. No podemos
llevarnos ninguna sorpresa. Word no hace "cosas raras", sino que sigue las
instrucciones precisas que le hemos dado. Por eso tenemos que calibrar nuestro
Word. Más aún cuando se trabaja en grupo.
Veamos cuáles son las opciones más importantes de Word.

Word 2007: Botón Office / Opciones

Word 2010: Menú Archivo / Opciones

GENERAL

MOSTRAR

Módulo de Word · Configuración 1

 REVISIÓN

Módulo de Word · Configuración 2

 OPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN

Módulo de Word · Configuración 3

 GUARDAR

IDIOMA

Módulo de Word · Configuración 4

 OPCIONES AVANZADAS

Módulo de Word · Configuración 5

Módulo de Word · Configuración 6
 PERSONALIZAR

Módulo de Word · Configuración 7

CEAR 2021

ATAJOS DE TECLADO
Y CÓDIGOS UNICODE
Curso avanzado de Word
Desplazamiento por el texto
Para desplazarse por el texto:
Saltar de un fin de palabra a otro: CRTL + flechas izda / dcha.
Saltar un párrafo a otro: CRTL + flechas arriba / abajo
Saltar al principio / fin de un doc.: CRTL + inicio / fin
Páginas: Re Pág / Av. Pág.
Ir a página / marcador F5 (previamente hay que insertar marcadores)

Selección:
Caracteres: MAY + flechas izda / dcha.
Palabra: CRTL + MAY + flechas izda / dcha. (o F8 + F8)
Línea: MAY + flechas arriba / abajo (F8 + F8 + F8)
Párrafo: CRTL + MAY + flechas arriba / abajo (F8+ Enter)
Todo hasta el inicio / fin CRTL + MAY + inicio / fin
Frase: F8 + .
Desde curso hasta un símbolo: F8 + (símbolo)
Todo: CRTL + E
Selección vertical: ALT + Ratón

Suprimir
Una palabra: CRTL + Delete / Supr
Resto (como en Selección + Supr)

Copiar / Cortar / Pegar

Copiar: CRTL + C
Cortar: CRTL + X
Pegar: CRTL + V
Copiar varios: Mantener pulsado CRTL + doble click botón izdo. ratón.

Caracteres:
Aumentar /reducir cuerpo: (Selección) CRTL + < / CRTL + MAY + <
MAY / minús / VERSALITAS: MAY + F3
Cursiva: CRTL + K
Negrita: CRTL+ N
Subrayado: CRTL + S

Otros útiles:
Deshacer: CRTL+ Z
Repetir última función: F4
Insertar página: CRTL + Enter
Historial del ratón: MAY+ F5
Salvar o grabar: CRTL + G
Guardar como: F12
Buscar / Reemplazar: CRTL + L
Zoom: CRTL + botón-rueda del ratón
Ver / ocultar códigos: CRTL + MAY + 8
Ver Panel de tareas: CRTL + F1

Códigos ASCII & Unicode: ALT + secuencia de número, SOLO con teclado numérico
(en portátiles, se activa con tecla FN, de color azul o verde
al igual que los números).
Saltar de una ventana a otra
o de un programa a otro: ALT + tabulación

10
Personalizar el teclado
Personalizar atajos y otras funciones

Ver e imprimir una lista de teclas de método abreviado

(de http://www.microsoft.com/latam/accesibilidad/training/office2000/keyboard.asp)

Los métodos abreviados de teclado son similares a las macros, que son pulsaciones e instrucciones
grabadas y guardadas con un nombre o código de tecla específico. Cuando escriba el nombre o el
código de tecla, el programa ejecutará las instrucciones.
Puede obtener acceso a la lista desde la barra de menús del programa con el que esté trabajando.
Paso Acciones del mouse Acciones del teclado
1 En la barra de menús: Para abrir el cuadro de diálogo Macros, presione
• Haga clic en Herramientas. ALT+F8.
• Elija Macro.
• Haga clic en Macros.
2 En el cuadro de diálogo Macros: En el cuadro de diálogo Macros:
• Haga clic en la flecha Macros en y, a • Vaya al cuadro Macros en presionando ALT+A.
continuación, en Comandos de Word. • En la lista Macros en, utilice las teclas FLECHA
ARRIBA y FLECHA ABAJO para resaltar
Comandos de Word.
• Presione ENTRAR.
3 En la lista Nombre de la macro: Vaya al cuadro Nombre de la macro presionando
• Desplácese hacia abajo y haga clic en ALT+M.
ListaDeComandos. • En la lista Nombre de la macro, escriba
ListaDeComandos.
4 Haga clic en Ejecutar. Presione ENTRAR.
5 En el cuadro de diálogo Lista de En el cuadro de diálogo Lista de comandos:
comandos: • Seleccione Configuración actual de los
• Haga clic en Configuración actual de menús y el teclado presionando C.
los menús y el teclado.
6 Haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR.
La lista de métodos abreviados de teclado se La lista de métodos abreviados de teclado se abrirá
abrirá como un nuevo documento que podrá como un nuevo documento que podrá examinar.
examinar.
7 Para imprimir el documento: Para imprimir el documento:
• En la barra de menús: • Presione CTRL+P.
• Haga clic en Archivo y, a continuación, • Presione ENTRAR.
en Imprimir.

Cuadro de diálogo Macros: comandos de Word Cuadro de diálogo Macros: ListaDeComandos

11
Asignaciones de símbolos predeterminadas de Word

Para ver todos los códigos de todas las fuentes tienes que ejecutar el Mapa de caracteres:
Inicio / Programas / Accesorios / Herramientas del sistema / Mapa de caracteres

12
 SÍMBOLOS Y EL MAPA DE CARACTERES
En alguna ocasión nos encontramos con que necesitamos caracteres, números, signos o
símbolos que no aparecen en nuestro teclado (por ejemplo, la beta alemana [ß], la delta
islandesa [ð], la l polaca [ł], o nuestra eñe, cuando trabajamos con teclados foráneos).
Lo habitual en esos casos es recurrir a la función de Insertar / Símbolo. Pero esta
opción tiene un gran inconveniente: se pierde mucho tiempo. Para insertar un símbolo
debemos arrastrar el cursor del ratón hasta el menú Insertar, luego seleccionar la
opción Símbolo, y allí encontrar el símbolo que buscamos; después pulsamos dos veces
sobre él, y finalmente, con el ratón, cerramos la ventana de Insertar símbolo...
demasiado paseo con el ratón para un símbolo. Es como si volviéramos a trabajar con
tipos móviles que hay que extraer de la caja o del chivalete. Imagina el tiempo que
tardarías en escribir una carta, en castellano pero con un teclado inglés, en la que
aparecieran unas cuantas eñes, tildes...

Sin códigos: «No sabes cunto te extrao! Este va a ser un ao duro sin ti. Besos,
cario».
Todo ok: «¡No sabes cuánto te extraño! Este va a ser un año duro sin ti. Besos,
cariño».
Quizás los mensajes se vuelvan aún más escuetos para no perder tiempo con el
aburrido paseo del ratón, yendo y viniendo a buscar eñes... Y no solo se trata de eñes,
pues ese mismo texto abre y cierra con comillas latinas, que tampoco tenemos en
nuestros teclados convencionales. Por eso, si no queremos perder el tiempo con el
ratón, tenemos dos herramientas que nos permitirán insertar cualquier símbolo.

1. Insertar símbolos con atajos de teclado de Word

Word nos ofrece una selección de

símbolos comunes a los que ya ha
asignado por defecto una
combinación de teclas. Los puedes
ver en Insertar / Símbolo /
Caracteres especiales (v. cuadro
adjunto).

Así, para insertar una raya (un

«guión largo») tienes pulsar a la vez
las teclas ALT, CRTL y el signo
menos [-] del teclado numérico.
A pesar de todo, en este cuadro
siguen faltando signos (las comillas
latinas [« »]) u otros a los que
realmente no les ha asignado
ninguna combinación de teclas
(espacio corto, sección o párrafo).
No obstante, Word te ofrece la
posibilidad de que reconfigures esa
asignación de teclas: pulsa el botón Teclas, que aparece en esa pantalla abajo, a la
izquierda.

13
2. Insertar códigos ASCII y Unicode

El sistema más práctico siempre será que atribuyas combinaciones de teclas a los
signos que utilices con más frecuencia; pero para que no enloquezcas añadiendo
asignaciones por todo tu teclado el método más seguido es la inserción de signos
mediante códigos ASCII y Unicode. Realmente, los más utilizados son los Unicode, por
lo que nos centraremos en ellos.

Los códigos Unicode funcionan no solo en Word, sino en cualquier programa que se
ejecute bajo entorno Windows. De este modo Windows es capaz de reproducir
cualquier letra, signo o número en pantalla, porque ha asociado a estas instrucciones
(«¡Que aparezca una [ß]!») un código de cuatro cifras específico para cada letra, signo y
número. En las páginas siguientes tienes un listado de estos códigos, primero
ordenados correlativamente, y luego agrupados por temática.

Para insertar cualquier signo, independientemente del teclado y programa con el que
estés trabajando, tan solo tienes que mantener pulsada la tecla ALT (la de la izquierda
del teclado; no la tecla ALT GR, de la derecha) y a continuación teclear en el bloque
numérico la secuencia del código que quieras que aparezca en pantalla.

1º Mantén pulsada esta tecla... 2º ... teclea aquí el código Unicode

del signo que buscas.

Atención portátiles / laptops

Los teclados de los ordenadores portátiles llevan este teclado numérico sobrescrito (en color azul o
verde) sobre estas teclas centrales. Para activarlo, debes mantener pulsada la tecla de ese color
(generalmente FN) más la de ALT, y luego teclear el código Unicode.

Para insertar símbolos en Mac, usa este enlace:

http://www.geoff-hart.com/resources/accents-mac.pdf

14
Ahora, cuando quieras insertar una comilla latina de apertura [«], por ejemplo, tendrás
que mantener pulsada la tecla ALT y teclear 0171. Si lo prefieres, puedes asignar esta
combinación a una selección de teclas.

Para un profesional de la edición es fundamental conocer cuáles son los códigos de

estos signos, ya que las combinaciones de teclas solo responderán en el programa en
que hayan sido asignadas, y tan solo en el ordenador del usuario.

Cuando trabajes con otras utilidades, por ejemplo, Buscar y Reemplazar, no podrás
insertar una comilla inglesa de apertura [“] en el cuadro de diálogo como se suele hacer
habitualmente –pulsando la tecla de mayúsculas más la tecla del número dos (MAY +
2)–. Te encontrarás con que lo único que aparece es el símbolo de la comilla recta
simple ["]. ¿Por qué? Porque habitualmente los usuarios de Word suelen tener
activadas distintas funciones de Autocorrección (que vimos anteriormente), entre ellas
la de cambiar automáticamente la primera inserción de comilla latina.

El truco de ALT+X
Otro modo de insertar
símbolos

En ocasiones aparece un
código numérico o una
combinación alfanumérica.
Para que aparezca en
pantalla ese símbolo puedes
teclear esa combinación
alfanumérica y luego pulsar
ALT+X.

Por ejemplo: el símbolo de

Copyright de grabaciones [℗]
tiene el código 2117. Para
insertarlo en el texto escribe
ese código y después pulsa
ALT+X: los números 2117 se
transformarán en ℗ .

Prueba con 01FC para

insertar el símbolo [Ǽ].

Más sobre unicode

Todos los unicode disponibles:

http://unicode.org/charts/

Lo mismo, para Mac:

http://www.geoff-hart.com/resources/accents-mac.pdf

Un documento para descargar:

http://goo.gl/Jd7dH ("Todos los Unicodes del mundo")

15
 UTILIDADES. CONTROL DE CAMBIOS

Para corregir en pantalla es necesario que podamos ofrecer a nuestro cliente un sistema
de llamadas y signos de corrección que cumpla la misma función que el sistema
utilizado en papel. Pero en vez de utilizar un listado de signos que marcamos sobre
cada error y unas llamadas en el margen de cada línea, utilizaremos el procedimiento
que nos proporciona nuestro procesador de textos, Word, conocido como Control de
cambios.
Todos los procesadores de textos poseen un sistema
de Control de cambios: OpenOffice, LibreOffice,
GoogleDocs o InCopy. También los programas de
composición lo llevan incorporado: QuarkXpress,
InDesign, así como los editores y lectores de pdf:
Adobe Acrobat y Adobe Reader.

La corrección que podemos aplicar con Word corresponde a la fase de edición o

tratamiento de texto. Es imprescindible para la corrección de estilo, revisión de
traducciones, correcciones de concepto y preparación del original. Las correcciones de
primeras pruebas se siguen llevando a cabo sobre papel aunque cada vez se extiende
más el uso de corrección sobre pdf o sobre el texto maquetado.

No obstante es imprescindible que aprendamos a manejar el procedimiento de

corrección que nos propone el Control de cambios y la edición en Word. Este sistema
facilita el trabajo en equipo en el que los cambios de uno o varios correctores, cambios
señalados por el autor, el traductor o el editor se pueden superponer a los nuestros en
el mismo documento. También es esencial para tener más confianza en la
automatización de tareas en Word ya que si bien nos permite duplicar nuestra
productividad en la corrección, al mismo tiempo tenemos que verificar la validez de los
cambios que se hayan introducido automáticamente. Por este motivo es esencial
conocer y manejar el Control de cambios con toda soltura y confianza.

Si trabajas con versiones anteriores de Word (2000, XP o

2003) solicita a tu profesor el anexo con las instrucciones
para usar el Control de cambios de tu versión.

Para comenzar a corregir en pantalla con el Control de cambios es necesario que sigas
estos pasos:
1. Asegúrate que el documento que recibes está en el formato y versión que has
acordado con tu cliente. Si hay diferencias de versión, usad la más antigua de las
dos.
2. Comprueba que no tiene virus.
3. Abre el documento para comprobar que el texto se corresponde a la materia,
unidades o volúmenes acordados.
4. Guarda siempre una copia de seguridad y trabaja sobre una nueva copia.
5. Activa el Control de cambios: en la cinta Revisar pulsa el botón
o pulsa Crtl+May+E

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CEAR 2021

BUSCAR Y REEMPLAZAR
Curso avanzado de Word

17
 UTILIDADES. BUSCAR Y REEMPLAZAR, COMO HERRAMIENTA DE ANÁLISIS

Si todas las casas editoriales siguieran con firmeza unas normas de estilo, obligando a
sus autores a seguirlas en la redacción del libro, el proceso de edición sería mucho más
fluido y rápido. Pero no todas siguen unas normas, y las editoriales que las siguen, no
siempre ofrecen unas normas realmente unificadas, ni cubren todos los casos a los que
ha de enfrentarse un corrector. Por este motivo, algunos editores prefieren seguir el uso
elegido por el autor, siempre que no presente irregularidades. Por ejemplo, un editor
puede dar libertad de uso en las voces biacentuales, pero pedir algo más de rigor en el
uso de cajas altas y bajas en términos históricos; puede que no importe que el autor
haya preferido reúma a reuma —siempre que todos los casos aparezcan finalmente con
la misma forma—, pero no admitirá la alternancia Imperio bizantino frente a Imperio
Romano aunque en ambos casos sea este el uso preferido por el autor, ya que faltará a
la unificación de casos generales (términos históricos) por más que se mantenga la de
casos particulares (Imperio bizantino frente a Imperio Romano).

Cuando nos encontramos con que el trabajo al que nos enfrentamos no mantiene una
uniformidad en el uso de determinados rasgos diacríticos —alternancia en el uso de las
mayúsculas o minúsculas, o en el de las voces biacentuales, por ejemplo— podemos
usar la función Buscar y Reemplazar como herramienta para determinar criterios: bien
para saber cuál es la tendencia dominante o para detectar los casos en los que hay
irregularidades en la aplicación de una norma concreta.

En este caso podemos utilizar esta función incluso cuando hacemos correcciones
sobre papel, pues siempre podremos solicitar una copia del archivo en soporte digital
para que al menos podamos establecer los criterios en pantalla. Esto nos permite tener
una visión global del documento, lo que, unido a la rapidez del procesador de texto, nos
facilita reducir drásticamente el tiempo que invertimos en analizar y aplicar criterios de
usos ortotipográficos. Una vez que descubramos qué criterios ha seguido el autor, nos
será más fácil —y sobre todo más rápido— aplicar las correcciones para conseguir una
unificación fiable.

¿Para qué nos sirve?

En el caso del uso irregular de mayúsculas y minúsculas, podemos pedir ayuda a esta
función para que el programa nos diga en cuántas ocasiones aparece un término con su
inicial en caja alta y cuántas en baja.

Supongamos que estamos

corrigiendo un libro de texto —
de Historia de 2º de
Bachillerato, por ejemplo—
repleto de términos históricos,
movimientos artísticos,
localizaciones geográficas,
topónimos, obras de arte,
tratamientos y cargos de
autoridades, además de otras
pesadillas para los correctores
como son las variaciones con
voces biacentuales o términos
que se escriben juntos o
separados.
El autor puede seguir una
Figura 1.- Ejemplo de anotaciones manuales sobre una hoja de pauta en el uso de las voces
seguimiento —o cuaderno del corrector— para averiguar en
cuántas ocasiones y dónde aparecen los casos de términos variables,
de cara a obtener el criterio que ha seguido el autor y así saber qué
términos y qué forma debemos unificar.
18
biacentuales, pero puede dejar de mantenerla en ocasiones... ocasiones que debemos
detectar los correctores. Si ha optado por un uso mayoritario de una forma (período
por periodo, por ejemplo) que contravenga las normas de estilo de la casa editorial,
normalmente el editor recomendará que se mantenga el uso de la forma que haya
usado mayoritariamente el autor. Pero para poder lograr esta unificación debemos
saber cuál es el caso por el que ha optado mayoritariamente el autor.

El procedimiento habitual y aconsejado, en caso de que se trabaje sobre pruebas en

papel y no se disponga de copia del archivo en soporte digital, es ir anotando en nuestro
cuaderno del corrector todas las variables que vayamos encontrando (v. fig. adjunta).
De este modo, cuando terminemos de corregir todo el documento, daremos paso a
evaluar los criterios usados para las cajas altas y bajas, voces biacentuales y demás. Así
podremos determinar en qué casos conviene más seguir la norma editorial o unificarlas
para mantener la forma elegida mayoritariamente por el autor. De este modo haremos
menos correcciones y ahorraremos tiempo.

De todos modos, este procedimiento nos consume una gran cantidad de tiempo si lo
comparamos con las posibilidades que nos ofrece la función Buscar y Reemplazar.

Sin dejar de lado nuestro cuaderno de corrector, cada vez que nos encontremos con
alguno de estos términos lo anotaremos con su posible alternancia y a continuación, con el
documento en pantalla, en nuestro procesador de textos, abriremos la función Buscar y
Reemplazar. Para activarla, pulsa el menú Edición / Reemplazar, o bien, pulsa
directamente la combinación de teclas CTRL+L. Te aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:

NOTA

Pulsa sobre el botón

para que te aparezcan

el resto de las opciones
que aquí puedes ver
bajo el cuadro Opciones
de búsqueda.

Ahora, en el espacio para buscar, introduce el término o términos que presentan

variación. En el espacio para reemplazar, inserta el mismo término o términos escritos
exactamente igual a como los hayas introducido en el espacio para buscar. No te olvides
de marcar las opciones de búsqueda Coincidir mayúsculas y minúsculas y Sólo
palabras completas en el caso en que busques palabras aisladas.

19
 NOTA
También puedes insertar el
comando ^&
(MAY+ ^ seguido de MAY+6)
en el espacio Reemplazar con:
Así te aseguras de que el texto
con que se hará el reemplazo
será exactamente igual al
buscado.

Ahora pulsa el botón Reemplazar todos para averiguar cuántas veces aparece ese
término en esa forma. En pantalla te aparecerá un cuadro con el resultado. Anótalo en
tu cuaderno de corrector.

Aquí puedes ver la

cantidad de casos en que
aparece esa forma

Repite la misma operación, ahora con la variante del término y anota también el
resultado:

Resultados anotados en
tu cuaderno de corrector:

20
 Ahora bien, antes de aplicar una unificación, tienes que asegurarte de qué criterios ha
seguido con el resto de los términos históricos. Prueba, por ejemplo, con Imperio
napoleónico. Si el autor se ha dejado llevar por criterios subjetivos, probablemente
haya escrito mayoritariamente el segundo término en caja baja (puede incluso que haya
escrito los dos términos con sus iniciales en minúscula). Así, podrías encontrarte con
un resultado de Imperio Napoleónico = 1, e Imperio napoleónico = 12.

De este modo, en unos segundos hemos podido averiguar qué ha hecho el autor
respecto al uso de las mayúsculas y minúsculas con las iniciales del término histórico
Imperio romano. Si lo comparas con lo que habrías tardado en anotar todos los casos y
sus variables, comprobarás que este método te permite ahorrar mucho tiempo.

Como antes se mencionaba, a pesar de las preferencias del autor por consignar
Imperio Romano con su segundo término en mayúscula, no se puede seguir siempre el
criterio del uso mayoritario, por mucho que simplifique nuestra actuación (siempre se
tardará menos en corregir los casos minoritarios). Si aceptáramos ese procedimiento, el
lector —que siempre es el principal beneficiario de nuestro trabajo— encontraría una
anomalía según vaya leyendo, pues establecería la convención de que el Imperio
Romano se merece nombrarlo con una mayúscula y el Imperio napoleónico con
minúscula, lo que aportaría una valoración subjetiva no implícita en el texto.

Nuestra tarea, en este caso, es establecer una unificación de los usos de las
mayúsculas y minúsculas en los términos históricos, que no podremos aplicar hasta que
sepamos qué criterios ha seguido el autor a lo largo del texto. Por este motivo, el uso de
la función Buscar y Reemplazar nos facilita y acelera esta tarea.

Por otra parte, si podemos hacer nuestra corrección en pantalla, el uso de esta
función se puede automatizar. Es decir, tanto si tenemos que seguir el libro de estilo
editorial como si tenemos que determinar los criterios del autor, al final siempre
podremos aplicar directamente los cambios, lo que nos servirá para ganar aún más
tiempo. Los correctores más avanzados pueden convertir el listado de preferencias en
todos los usos diacríticos en Macros, lo que facilitará que nuestro ritmo de producción
llegue a ahorrarse entre un 20 y un 30 % del tiempo total.

21
CEAR 2021

MACROS
Curso avanzado de Word

22
 MACROS O CÓMO AUTOMATIZAR TAREAS DE LIMPIEZA

Cuando pensamos que Word ya no nos puede ofrecer más soluciones con sus
herramientas, en realidad nos queda la más importante de todas: las macros. Las
macros nos dan posibilidad de crear nuestras propias herramientas, que comúnmente
suelen ser la suma de distintas funciones.

En este apartado aprenderás no solo a diseñar una macro de limpieza, sino lo que es
más importante: aprenderás cómo se hacen las macros para que tú desarrolles tus
propias herramientas.

¿Para qué sirve una macro?

Cuando trabajas en procesador de textos, a menudo tienes que utilizar una
combinación de herramientas y funciones de una manera repetitiva, como puede ser
asignar a ciertos términos el mismo tipo de letra, tamaño y estilo. Puedes hacerlo
mediante tres instrucciones (1. Asignar tipo de letra: Arial; 2. Tamaño: 12 p.; 3. Estilo:
negrita), o mediante una macro, de tal modo que con solo apretar un botón se ejecuten
en una sola instrucción estas 3 funciones. El objetivo de hacer una macro —el de
automatizar una tarea— es siempre el mismo: reducir el tiempo en la producción
(aumentar la productividad) a la vez que se unifica el proceso sin que haya posibilidad
alguna de que se presenten variaciones o irregularidades mientras se aplica esa
unificación.

En las labores de corrección también encontramos tareas repetitivas que podemos

automatizar (siempre que tengamos la oportunidad de corregir en pantalla).

Así, por ejemplo, siempre tendremos que realizar una limpieza básica: eliminar todas
las erratas del texto. Pero Word no sabe en realidad qué son las erratas ni sabe dónde se
esconden. Ahora bien, podemos pedirle que nos ayude a eliminar aquellas que sabemos
que siempre pueden aparecer en un texto, y que siempre —sin ambigüedades— son
errores.

Es decir, en esta primera fase, no nos ayudará a detectar si la forma aún / aun debe o
no llevar tilde, como ocurre con los pares el / él, tu / tú, mi / mí; ni tampoco sabrá
detectar qué criterios se han utilizado para aplicar la cursiva o las comillas... Pero sí que
nos puede ayudar a aplicar una primera limpieza básica, lo que sin duda ya nos
permitirá ahorrar algo de tiempo.

Podemos, en primer lugar, enseñarle a Word, qué son erratas básicas. Por lo tanto,
tendremos que definir de antemano cuáles son esas erratas. Como verás en el siguiente
cuadro, una de las principales fuentes de erratas se encuentra en la combinación de los
signos y los espacios, tanto por la presencia como la ausencia de estos últimos.

Esta es una lista que tú puedes ampliar si consideras que hay más elementos, signos o
palabras que deseas incluir.

23
 Buscar Reemplazar
Doble espacio ## # Un espacio
Tres puntos ... … Símbolo de puntos suspensivos
#. .
Espacios antes de signos de #, ,
Solo el signo de puntuación
puntuación #; ;
#: :
Signos de ?. ?
Solo signos de cierre
cierre y punto !. !
¿# ¿
¡# ¡
(# (
[# [
Signos dobles de apertura {# { Solo signos de apertura
seguidos de espacio «# «
“# “
‘# ‘
<# <
#? ?
#! !
#) )
#] ]
Signos dobles de cierre
precedidos de espacio
#} } Solo signos dobles de cierre
#» »
#” ”
#’ ’
#> >
Espacio tras salto de línea ^p# ^p Solo salto de párrafo
Espacio tras tabulación ^t# ^t Solo tabulación
Doble espacio ## # Un espacio

Cuadro 1.- Instrucciones para una macro de limpieza básica.

Nota: No podemos incluir los guiones y rayas [-, –, —], ni las comillas rectas dobles y
simples [", '] como signos dobles ya que en realidad son signos simples que en
ocasiones se utilizan para abrir y cerrar un comentario o una aposición. Como su uso no
es regular, Word no puede localizar los casos erróneos, por lo que no es recomendable
incluirlos en esta lista.

Dado que Word va a tratar de localizar esas erratas en el texto, nos valdremos de la
función Buscar y Reemplazar.

En el anterior listado nos hemos valido del símbolo [#] para representar el espacio,
pero en el cuadro de Buscar y Reemplazar bastará con que pulses sobre la barra
espaciadora para que Word entienda que quieres que aparezca un espacio.

Para otros signos como el de puntos suspensivos, las comillas latinas, las inglesas o
las simples, deberás introducir su correspondiente código Unicode, tal y como
explicamos en uno de los apartados anteriores. Mientras esté abierto el cuadro de
diálogo de esta función, no podrás abrir el de Insertar símbolo, por lo que es
imprescindible que anteriormente hayas apuntado sus códigos para utilizarlos ahora.

Ahora lo único que tendrías que hacer es abrir el cuadro de diálogo de Buscar y
Reemplazar y empezar a introducir cada uno de los más de cincuenta reemplazos.

24
 Cada vez que introduzcas una
instrucción debes pulsar el botón
Reemplazar todos. Entonces te
aparecerá un cuadro de diálogo que te
indicará cuántos reemplazos ha hecho.
En ocasiones, puede que no encuentre
ninguno.

Si cada vez que abrimos un documento le aplicamos esta limpieza, no nos cabrá la
duda de que pueda escaparse ninguno de estos errores. De hecho, como habrás visto, al
final se incluye la primera instrucción —suprimir dobles espacios— ya que es probable
que en nuestra limpieza y ajuste hayamos introducido espacios donde puede que ya los
hubiera. De este modo, repitiendo la primera instrucción, se suprime cualquier error.

Ahora bien, aplicar ¡cincuenta instrucciones! puede suponer una tarea engorrosa, que
nos lleve más tiempo del que desearíamos invertir.

Dado que esto no es más que una secuencia de cincuenta operaciones, podemos
pedirle a Word que reúna todas estas operaciones bajo una sola macrooperación; es
decir, podemos pedirle a Word que nos genere una única instrucción que se encargue
de hacer esta limpieza. Así solo tendríamos que pulsar un botón para que la limpieza se
hiciera ¡instantáneamente!

No es ningún sueño. Tan solo hay que aprender a hacer una macro. Y es mucho más
sencillo de lo que puedas esperar, ya que no se requieren conocimientos de
programación en Visual Basic.

25
 Lo que necesitas saber en realidad es cómo aprende Word a hacer lo que tú quieres
que haga. Word necesita saber tres cosas:

1. Cómo vas a llamar a esta macrooperación. Por ejemplo, «Limpieza».

2. Desde dónde se va a ejecutar. Todos los comandos de Word se pueden ejecutar
desde un menú, desde un botón de una barra de herramientas, o desde una
combinación de teclas. En este caso recomendamos que se ejecute desde un
nuevo botón, porque lo usaremos una vez por documento. Si fuera de uso
continuo, lo asignaríamos a una combinación de teclas.
3. Qué tiene que hacer Word. En ese caso concreto queremos que Word ejecute,
uno tras otro, cincuenta reemplazos.

Ahora nos toca aprender cómo se hace una macro. Sigamos esos tres pasos:

1. Cómo vas a llamar a esta macrooperación. Vamos a darle un nombre:

1.1. Pulsa en la tira Vista / Macros / Grabar macro

1.2. Te aparecerá un cuadro de diálogo:

1.3. Aquí es donde puedes darle un nombre a tu macro;

como dijimos, vamos a llamarla «Limpieza».

2. Desde dónde se va a ejecutar. Vamos a pedirle a Word que ejecute esta macro
desde un botón de la barra de herramientas de acceso rápido (que después
procederemos a asignar y diseñar). Para ello, pulsa sobre la opción Asignar macro
a /Botón.

Ahora, antes de que Word nos pregunte qué tiene que hacer cuando se pulse un botón
asignado a la macro «Limpieza», precisamente debemos colocar el botón en la barra de
herramientas; y si queremos, podemos modificar la imagen del botón, para que su
icono se aproxime más a la función que queremos que realice. Vamos a ver cómo se
hace todo esto.

26
 En cuanto hayas pulsado el botón señalado en el punto 2, te aparecerá en pantalla el
cuadro de diálogo Opciones de Word / Barra de heramientas de acceso rápido:

Pulsa el
Aquí tienes la botón …y
macro que se Agregar... automáticamente
está creando: aparecerá en la
Limpieza. lista de la barra.

También puedes modificar el

icono del botón de tu nueva
macro.
Pulsa el botón Modificar…
y elige el que mejor
represente la instrucción que
quieras ejecutar.

27
 3. Ahora ya podemos continuar con el último punto: Qué tiene que hacer Word.
Cuéntale qué quieres que haga cuando se pulse el botón Limpieza.

En cuanto hayas cerrado el cuadro de diálogo que nos estaba permitiendo modificar
nuestro botón, en la parte inferior de la pantalla de Word te aparecerá un cuadrado azul
(para indicarte que puedes deterne la grabación si lo pulsas), al tiempo que al cursor
del ratón parece habérsele pegado una casete que lo persigue incansable: desde este
momento Word estará grabando todos los comandos que ejecutes.

En nuestro caso, lo que queremos es que Word reemplace todos los casos que hemos
señalado en nuestra lista. Así, en primer lugar, abriremos la función Buscar y
Reemplazar, le indicaremos que busque el primer caso:
Buscar: ## (dobles espacios)
Reemplazar por: # (un espacio)
Entonces pulsaremos el botón Reemplazar todos y nos aparecerá una ventana
emergente que indica cuántos reemplazos se han hecho. Aceptamos, y volvemos a
Buscar y Reemplazar el siguiente caso:
Buscar: . . . (tres puntos seguidos)
Reemplazar por: … (el símbolo de puntos suspensivos)
De nuevo aceptamos la ventana emergente que indica el número de reemplazos... y
seguimos este procedimiento hasta que acabemos todos los casos de la lista.

Cada vez que introduzcas una

instrucción debes pulsar el botón
Reemplazar todos. Entonces te
aparecerá un cuadro de diálogo que te
indicará cuántos reemplazos ha hecho.
En ocasiones, puede que no encuentre
ninguno. Pulsa el botón Aceptar y vuelve
a introducir el nuevo caso.

28
 Ahora solo queda pulsar en el botón de Stop, y la macro ya estará lista.

Ahora, la próxima vez que abras un documento, bastará con que pulses tu nuevo
botón para que en un solo instante se ejecuten esos cincuenta reemplazos. Todavía no
habrás empezado a corregir, pero ya te habrás quitado una buena parte del trabajo.
Ejemplo de un par de párrafos —unas 1.400 matrices— de un documento de 200 páginas, cerca de 100.000
matrices. Contiene 14 errores sencillos. Significa que aproximadamente cada 100 matrices hay un error. Según este
promedio, en todo el documento podría haber 1.000 errores sencillos.

Continuemos con la analogía entre los memes y los genes . A través de este
libro,he recalcado que no debemos pensar en los genes como agentes
conscientes que persiguen un fin determinado. La ciega selección natural,
sin embargo, los hace comportarse como si en realidad fuese así,y ha sido
conveniente, como si empleásemos signos taquigráficos, referirnos a los
genes en el lenguaje de la determinación.Por ejemplo: cuando decimos «
los genes intentan aumentar su número en el futuro acervo génico» , lo que
realmente queremos decir es que «aquellos genes que se comportan de tal
manera como para aumentar su número en los futuros acervos génicos
tienden a ser los genes cuyos efectos percibimos en el mundo ».
De la misma manera que hemos considerado conveniente imaginar a los
genes como agentes activos, trabajando intencionadamente por su propia
supervivencia,quizá sea conveniente imaginar a los memes de igual forma.
En ninguno de los dos casos debemos atribuir a ello un sentido místico. En
ambos casos la idea de la intención o propósito es sólo una metáfora, pero
ya hemos visto lo fructífera que es esta metáfora en el caso de los genes.
Incluso hemos empleado términos como «egoísta» y «despiadado» al
referirnos a los genes, sin olvidar que es exclusivamente una forma de
expresión. ¿ Podremos, exactamente con el mismo espíritu, buscar memes
egoístas o despiadados?.

29
 Ahora el mismo ejemplo, tras activar el control de cambios y ejecutar la macro.
¿Se tardará menos en pulsar un botón o en señalar 1.000 correcciones?

Ahora que has aprendido a desarrollar una macro, habrás comprobado que es más
sencillo de lo que parecía. Si por un momento obvias el largo paréntesis sobre cómo
cambiar la imagen de tu botón, en realidad consta de tres pasos, donde el último es el
más importante porque será donde le expliques a Word qué quieres que haga por ti.
Piensa que ahora puedes empezar a desarrollar tus propias macros. Si ya has
preparado tu procesador de textos para que haga una limpieza básica, ¿por qué no
pruebas a desarrollar macros para normalizar y unificar? Piensa que los listados de
voces biacentuales que has visto en este curso puedes interpretarlos también como un
listado de elementos que debes buscar y reemplazar en un documento. ¿Para qué
entretenerse en localizarlos si puedes hacer una normalización con una macro?
También habrás visto los listados de pares de términos y expresiones que pueden
escribirse juntos o separados: también en este caso puedes convertir esta lista en una
macro que te facilite la normalización.
Y también puedes unificar. Como vimos en el apartado anterior, Buscar y
Reemplazar como herramienta de análisis, uno de nuestros mayores problemas es el
desorden en los criterios de uso de las mayúsculas y minúsculas. Tanto si has
averiguado cuáles son los criterios a seguir mediante un análisis, como si consigues el
manual de estilo de la casa editorial para la que trabajes, seguro que puedes
transformar esas listas de términos históricos, movimientos artísticos, topónimos, etc.,
en sus correspondientes macros.
De este modo lo que habrás conseguido es automatizar tus tareas básicas antes de
comenzar a revisar realmente un documento. Porque, recuerda, un ordenador sigue sin
comprender contextos: seguirá siendo incapaz de unificar los criterios en el uso de
cursiva frente a comillas, y le dará igual si un banco ofrece cerditos o créditos. Tu
verdadero trabajo de corrección comienza ahora... pero con la confianza de que ya
habrás adelantado casi un 30 % de tu trabajo nada más empezar.

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CEAR 2021

ANEXOS
Curso avanzado de Word

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 CÓDIGOS Y COMODINES PARA USAR EN

BUSCAR Y REEMPLAZAR
EN ESPAÑOL (Y TECLADO DE ESPAÑA)
Basado en la obra de Jack Lyon, Wildcard Cookbook for Microsoft Word, 2015.
Traducido, ampliado y adaptado al español por Antonio Martín, con la supervisión de Jorge de Buen.

*Quienes usan un sistema operativo con el método americano de separación de valores —con comas— deben usar la coma en vez del punto y coma.
Así, los usuarios de EE. UU., Argentina, México, Perú y otros, en el caso de la búsqueda “ho{2;}la”, se debe cambiar por “ho{2,}la”.

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 ₂

„
fi
fl

33
34
 Mac character codes
Accents and diacriticals (S = shift, O = Option, SO = both)
Accent itself Accented letters: press the indicated shortcut, then the indicated letter
Acute (´) SO + e (´) Option E plus: A (Á), a (á), E (É), e (é), I (Í), i (í), O (Ó), o (ó), U (Ú), u (ú)
Circumflex (ˆ) SO + i (ˆ) Option I plus: A (Â), a (â), E (Ê), e (ê), I (Î), i (î), O (Ô), o (ô), U (Û), u (û)
Grave (`) SO + ` (`) Option ` plus: A (À), a (à), E (È), e (è), I (Ì), i (ì), O (Ò), o (ò), U (Ù), u (ù)
Umlaut (¨) SO + u (¨) Option U plus: A (Ä), a (ä), E (Ë), e (ë), I (Ï), i (ï), O (Ö), o (ö), U (Ü), u (ü)
Tilde (˜) SO + n (˜) Option N plus: A (Ã), a (ã), N (Ñ), n (ñ), O (Õ), o (õ)
Ring (˚) O + k (˚) Option A (Å), Option a (å)
For symbols: Hold the S = Shift key, O = Option key, or SO = both, then type the specified character.
Typographical Mathematical or scientific (Sym = switch to Symbol font first) Miscellaneous
Bullet (•) O+8 Degree (°) SO + 8 Alpha (Α α) Sym A / a Currency
Copyright (©) O+g Division (÷) O+/ Beta (Β β) Sym B / b cent (¢) O+4
Dagger (†) O+t Equal: Chi (Χ χ) Sym C / c euro (€) SO + 2
Double dagger (‡) SO + 7 Approximately (≈) O+x Delta (Δ δ) Sym D / d florin (ƒ) O+f
Ellipsis (…) O+; Greater than or (≥) O+. Epsilon (Ε ε) Sym E / e pound (£) O+3
(period)
Em dash (—) SO + - Less than or (≤) O+, Eta (Η η) Sym H / h yen (¥) O+y
(comma)
En dash (–) O+- Not (≠) O+= Gamma (Γ γ) Sym G / g European letters
Paragraph mark (¶) O+7 Infinity (∞) O+5 Iota (Ι ι) Sym I / i Cedilla (Ç) SO + C
Quotations: Integral (∫) O+b Kappa (Κ κ) Sym K / k Cedilla (ç) O+c
Single curly left (‘) O+] Multiply (×) Sym O + y* Lambda (Λ λ) Sym L / l N + tilde (Ñ) O + N, N
Single curly right (’) SO + ] Partial differential (∂) O+d Mu (Μ µ) Sym M / m N + tilde (ñ) O + N, n
Double curly left (“) O+[ Per thousand (‰) SO + r Nu (Ν ν) Sym N / n Norwegian O (Ø) SO + O
Double curly right (”) SO + [ Plus or minus (±) SO + = Omega (Ω ω) Sym W / w Norwegian O (ø) O+o
French single left (‹) SO + 3 Prime (′) Sym O + 4 Omicron (Ο ο) Sym O / o Ligatures
French single right (›) SO + 4 Proportional (∝) Sym O + m Phi (Φ φ) Sym F / f A + E (Æ) SO + '
French double left («) O+\ Radical (√) O+v Pi (Π π) Sym P / p a + e (æ) O+'
French double right (») SO + \ Raised dot (·) SO + 9 Psi (Ψ ψ) Sym Y / y O + E (Œ) SO + q
Registered (®) O+r Summation (∑) O+w Rho (Ρ ρ) Sym R / r o + e (œ) O+q
Section (§) O+6 Therefore (∴) Sym + \ Sigma (Σ σ) Sym S / s
Trademark (™) O+2 Tau (Τ τ) Sym T / t
Theta (Θ θ) Sym Q/q Copyright 2006
Upsilon (Υ υ) Sym U / u Geoff Hart
Xi (Ξ ξ) Sym X / x www.geoff-hart.com
Zeta (Ζ ζ) Sym Z / z
* This may not work in Word X. Instead, create a keystroke such as Control-X to insert this symbol. To do so, open
the Insert menu, select Symbol, and select the × symbol. Click the "Shortcut Key" button and choose a shortcut.

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