2023

Semana 4.
Entregable 2
Aaron Lara Valdes
Profesor:
Giovani Ramírez
Romero
Ciclo: 23-2
Introducción

En este entregable aplicaremos el ciclo de vida del desarrollo de software para la implementación

de un sistema de información, para mejorar la administración de solicitud de viáticos, optimizar

tiempo de respuestas en cuanto aprobaciones o rechazos de las solicitudes. Veremos las partes

del ciclo de vida del desarrollo de software, la parte de la planificación que nos ayudaran a

determinar las necesidades y el alcance del proyecto, el análisis de lo solicitado para definir que

es exactamente lo que se necesita y se definan correctamente los requerimientos del sistema, el

diseño donde investigaremos posibles alternativas para el tipo de herramienta o software

apropiado para los requerimientos y limitantes del proyecto, explicaremos el funcionamiento de

cada modulo del sistema para facilitar la interpretación de sistema. Después realizaremos las

pruebas para asegurar que se cumplieron los requerimientos del sistema, una parte medular del

ciclo de vida del desarrollo de sistemas de información es el mantenimiento del sistema donde

eliminaremos defectos detectados durante su uso, lo podríamos adaptar a nuevas necesidades del

sistema y añadirle nuevas funcionalidades.

Desarrollo

2.1 Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Actualmente en la organización se realizan solicitud de viáticos mediante un correo electrónico

que adjunta un formato de solicitud de viáticos, este correo llega al jefe directo de cada empleado

para la revisión y aprobación del mismo, una vez autorizado reenvía ese correo al área de

finanzas para la distribución de fondos al empleado en caso de ser aprobado y en caso de ser

rechazado se notifica al empleado que fue rechazado respondiendo el mismo correo electrónico,

debido al gran flujo de correos que existe es normal que al momento de hacer un reporte sobre

cuantas autorizaciones se hicieron o cuantas solicitudes se realizan en una semana, para el

encargado de dicha actividad es complicado tener que rastrear cada correo para identificar si fue

autorizada o no la solicitud.

El principal objetivo es hacer más fácil la administración de solicitudes de viáticos, y práctico

para las personas involucradas al proceso la revisión con herramientas dentro del ambiente de

office 365 como SharePoint, PowerAutomate, autorización o rechazo, también. Que se puedan

visualizar todas y el estado de cada una de las solicitudes, también, así como el nombre del

solicitante y la persona que autoriza o rechaza la solicitud.

2.2 Determinación de requerimientos

En seguida se enlistan los pasos a seguir:

• el usuario tiene que llenar el formato de solicitud de viáticos

• el usuario debe colocar el formato en un repositorio asignado por el equipo de TI

 • se genera un registro en una lista de SharePoint con un ID para su identificación y se

coloca por default una columna de estado como “por autorizar”.

• el jefe inmediato o la persona que se coloca como “autoriza” dentro del formato de

solicitud de viáticos recibe una notificación en Microsoft Teams y un correo electrónico

notificando que tiene una solicitud de viáticos por aprobar

• el jefe inmediato o la persona que autoriza tiene que revisar la solicitud para aprobar o

rechazarla

• se notifica al empleado si la solicitud fue aprobada o rechazada

• cambia el estado de la solicitud a “Aprobado” o “rechazado” según sea el caso

• Si la solicitud fue aprobada se notifica al área de finanzas que la solicitud con el numero

ID correspondiente fue autorizada

• El área de finanzas entra a la solicitud revisa el estado de la solicitud el monto y realiza la

dispersión de fondos

2.3 Análisis de necesidades

Después de revisar los requerimientos se tiene que realizar un análisis donde se recopila la mayor

cantidad de información y los detalles para lograr el funcionamiento optimo del sistema.

• Realizamos entrevistas con el personal que tendrá que hacer uso del sistema para

saber su postura delante del sistema.

 • Tenemos que asegurar se comentan el mínimo de errores al momento de

manipular información.

En este proyecto el mayor reto es proponer una solución que no genere un gasto y que se

aprovechen las herramientas que proporcionan Microsoft, como en este caso es PowerAutomate

que ayuda automatizar tareas apoyándose de todo el ambiente de Microsoft como SharePoint,

Outlook y Microsoft Teams.

2.4 Diseño del sistema

El siguiente diagrama explica el flujo que tendrá el sistema.

El siguiente caso de uso muestra la interacción entre el usuario, la persona que autoriza, y el

usuario del área de finanzas

El diagrama muestra que el usuario tiene llenar el formato y puede revisar el estado de su

solicitud, la parte del personal que autoriza puede revisar la solicitud y aprobar o rechazarla,

finalmente el empleado de finanzas puede ver el estado de la solicitud y según sea el caso si es

aprobada dispersar los fondos o en caso de ser rechaza omitir la solicitud.

2.5 Desarrollo y documentación del software

Para el desarrollo de este sistema se utilizó la herramienta PowerAutomate, se creo un flujo de

nube automatizado que desencadena una acción al momento de que se detecta que un usuario

cargo el formato de solicitud de viáticos, después agrega un nuevo registro a una lista de

SharePoint extrayendo los datos del formato de solicitud, se envía la notificación utilizando una

herramienta que se llama Approvals notificando por correo electrónica y por una notificación en

Microsoft Teams con una acceso directo a la lista de SharePoint donde aparece el formato en

caso de revisión mas detallada o en su caso en la lista aparece información relevante para el que

autoriza, si se autoriza se notifica al empleado y al área de finanzas, se actualiza el estado de la

solicitud y se cierra la solicitud, este proyecto lo realice yo mismo, fue un proceso de 2 meses

utilizando en promedio 4 hrs a la semana, lo que nos da un total de 16 hrs. Sin la necesidad de

contratar a un tercero y aprovechando las herramientas de la organización.

Se genero el siguiente manual de usuario:

Manual de usuario para Empleado.

1. Se llena el formato de solicitud de gastos

2. Se sube al repositorio proporcionado por TI

Manual de usuario para Autoriza

1. Se revisa la solicitud

2. Se aprueba o rechaza
Manual de usuario para Finanzas

1. Se revisa la solicitud

2. Se aprueba y dispersa los fondos.

2.6 Pruebas y Mantenimiento

Para este sistema se realizaron las pruebas unitarias para ir probando la funcionalidad de cada

módulo asegurando el correcto funcionamiento, Pruebas de aceptación para validar cada

funcionabilidad con las personas involucradas en cada parte del proceso para que nos den el visto

bueno de cada parte y finalmente la prueba de rendimiento donde pudimos validar que la

cantidad de solicitud no influía en el rendimiento del sistema.

Durante su uso se añadieron columnas relevantes a la lista de SharePoint, así como la posibilidad

de abrir el documento “Formato de solicitud de viáticos” desde Microsoft Teams o desde

Outlook sin necesidad de entrar a la lista de SharePoint, en este caso fue un mantenimiento

perfectivo.

2.7 Implementación y evaluación

Después de realizar las pruebas y el mantenimiento realizamos un plan de divulgación y

capacitación al personal.

• Realizamos videos tutoriales de cada caso de uso

 • Capacitamos al personal con manuales, sesiones y tutoriales

• Se capacito personal para dar soporte en caso de ser necesario

• Se realizo un nuevo procedimiento para la solicitud de viáticos

Tomamos en cuanto lo siguiente para evaluar el sistema:

Evaluación operacional: el sistema funciono según el requerimiento solicitado, se evaluaron

aspecto como: facilidad de uso, optimización de tiempos.

El impacto organizacional: incrementamos las autonomías del personal, mejoramos tiempos de

respuesta en las solicitudes, podemos crear reportes, analíticas que nos ayuden a tomar

decisiones.

3.Conclusión

Considero que que el ciclo de vida del software es muy importante a la hora de planear la

implementación de un sistema, cada parte es importante por que nos ayuda a llegar a la

satisfacción de una necesidad, después de revisar diferentes fuentes me di cuenta que podemos

describir el ciclo de vida de diferentes maneras, mi manera seria la Planificación, el Análisis, el

diseño. Pruebas y mantenimiento y finalmente la implementación creo que no podría

implementar algo nuevo sin alguna de estas partes, casi siempre como desarrollador nos damos

cuenta que el cliente no tiene una clara idea de lo que necesita entonces empezamos a definir el

requerimiento, lo analizamos, empezamos a diseñar posibles soluciones con distintas

herramientas, pasamos a las pruebas y mantenimiento para validar que cubramos los

requerimientos y finalmente implementamos y evaluamos, algo que casi siempre se descarta es la

evaluación pero es importante sabes que impacto tuvo en la organización un sistema.

4.Aprendizaje

Me di cuenta de que hay pasos que ya implementaba, pero otros que no, como la evaluación que

considero ahora importante, te das cuenta cuando realizaste una correcta planificación de un

proyecto cuando lo explicas que fue lo que me paso aquí, vi los punto que hice correctamente y

los que omití, para aprender del impacto que tiene omitir algún paso.

Bibliografía
aws, A. (05 de Agosto de 2023). Amazon aws. Obtenido de ¿Que es un SDLC?:
https://aws.amazon.com/es/what-is/sdlc/
Intelequia. (28 de Noviembre de 2020). Intelequia. Obtenido de CICLO DE VIDA DEL
SOFTWARE: TODO LO QUE NECESITAS SABER:
https://intelequia.com/blog/post/ciclo-de-vida-del-software-todo-lo-que-necesitas-saber