Sesión 1 - Conceptos de La Gestión de Proyectos

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Introducción a la

gestión de proyectos
PROFESOR DR. MARCELO WERNECK

1
¿Qué es un proyecto?

El proyecto es un esfuerzo temporal


realizado para crear un producto,
servicio o resultado único.

Es temporal.

Tiene fechas de inicio y finalización


específicas.

Genera un producto, servicio o


resultado único.

Se completa cuando se han alcanzado


sus objetivos.
2
El proyecto es un esfuerzo temporal

Cada proyecto tiene un principio y un


final definidos.

El final se alcanza cuando:


• se han alcanzado los objetivos del
proyecto,
• queda claro que los objetivos del
proyecto no se lograrán o no se
podrán lograr,
• cuando no hay más necesidad del
proyecto.

La temporalidad generalmente no se
aplica al producto, servicio o
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resultado creado por el proyecto.
El resultado de un proyecto es único

El resultado puede ser La presencia de elementos repetitivos


• Un ítem o componente físico; no cambia la singularidad del
• La capacidad para realizar un proyecto.
servicio;
• Un documento;
• Un proyecto de investigación que
desarrolla conocimiento.

Productos similares pueden tener


aspectos como propietarios
diferentes, diseño diferente,
ubicación diferente, contratistas
diferentes, etc.
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Proyectos x Operaciones

Las operaciones son continuas y


repetitivas.

Implican un trabajo continuo que no


tiene una fecha de finalización
explícita.

Generalmente se repiten los mismos


procesos y se producen los mismos
resultados.

El propósito es mantener la
organización en funcionamiento.
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Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos se dividen en fases con


el objetivo de un mejor control de la
gestión.

El ciclo de vida define las fases que


conectan el inicio de un proyecto con
su final.

Puede ayudar a definir si el análisis de Hay organizaciones que definen un


viabilidad se llevará a cabo en la ciclo de vida estándar para todos los
primera fase de un proyecto o si será proyectos.
un proyecto separado.
En otros casos, el equipo del proyecto
define el ciclo de vida de un proyecto
determinado. 6
Ciclo de vida de un proyecto

La transición de una fase a otra suele Generalmente, los ciclos de vida


estar definida por alguna entrega. definen:

Por lo general, estos entregables se • El trabajo técnico de cada fase.


revisan para garantizar que estén • Cuándo se deben generar entregas
completos y sean correctos, y que se en cada etapa.
aprueben antes de que comience la • Cómo se revisarán, verificarán y
siguiente fase. validarán las entregas.
• Quién está involucrado en cada
etapa.
• Cómo controlar y aprobar cada
fase.

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Ciclo de vida de un proyecto

Los niveles de costo y esfuerzo de las


personas comienzan bajos, alcanzan
su máximo en las etapas intermedias
y disminuyen hasta el final.

El nivel de incertidumbre y el riesgo


de no alcanzar los objetivos es mayor
al inicio del proyecto.

http://gestiondeproyectossegunpmbokv5.blogspot.com/2013/11/el-ciclo-de-vida-
en-los-proyectos-y-los.html 8
Ciclo de vida de un proyecto

La probabilidad de éxito aumenta a lo


largo del proyecto.

La capacidad de los interesados ​en


influir en las características finales del
producto y su costo final es alta al
inicio y disminuye con el tiempo.

Un factor que contribuye es el


aumento en el costo de los cambios a
medida que avanza el proyecto.

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Interesados

Stakeholders

Un proyecto tiene éxito cuando


logra sus objetivos y cumple o supera
las expectativas de los interesados.

Son personas u organizaciones con


intereses en el proyecto.

Participan activamente en el
proyecto.

Tienen algo que ganar o perder con el


proyecto.
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Interesados

El equipo de gestión del proyecto


debe:

identificar a los interesados;

determinar sus necesidades y


expectativas;

determinar los mecanismos de


comunicación;

gestionar su influencia en los


requisitos para garantizar un proyecto
exitoso.
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Ejemplos de interesados
Patrocinador (sponsor)
• Quién proporciona los recursos
para el proyecto.

Gerente del proyecto

Cliente / usuario

Organización ejecutora

Miembros del equipo del proyecto

Oficina de proyectos (PMO)

Sociedad 12
Programas

Son grupos de proyectos Programa:


relacionados. Mejorando la educación de los
jóvenes
Gestionado utilizando las mismas
técnicas de forma coordinada. Proyectos:
• Formación de profesores;
El propósito es lograr objetivos que • Reformulación de material
no serían alcanzables si los proyectos didáctico;
se administraran por separado. • Reestructuración de bibliotecas;
• Adaptación de los programas de
estudio de los cursos ...

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Portafolios

Colecciones de programas o La gestión del portafolio incluye:


proyectos que logran un objetivo
empresarial específico. • Asignar valores para cada proyecto
o proyecto potencial;
El objetivo es cumplir con los • Monitorear proyectos activos;
objetivos estratégicos de la • Equilibrar la cartera en relación con
organización. otras inversiones de la
organización;
• Asegurar el uso eficiente de los
recursos;
Generalmente realizado por la alta
dirección.

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Project Management Office

Gestiona proyectos y programas.

Establecer estándares y
procedimientos de gestión.

Brindan apoyo o capacitación.

Son un canal para informar los


resultados del proyecto.

Almacenan la documentación de los


proyectos.

Monitorean los proyectos.


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Restricción triple

La calidad del proyecto se ve afectada


por el equilibrio de los factores de
alcance, tiempo y costo.

Los proyectos de alta calidad entregan


el producto, servicio o resultado
dentro del alcance, en el tiempo y
costos definidos.

Cualquier cambio en alguno de estos


elementos generará cambio en al
menos uno de los demás.

16
El gerente de
proyectos

17
El gerente de proyectos

Es la persona responsable de lograr Mantiene el equilibrio entre las


los objetivos del proyecto. funciones técnicas y gerenciales del
proyecto.
Coordina e integra las actividades
entre diferentes unidades Asume los riesgos inherentes a la
funcionales. gestión del proyecto.

Conoce los aspectos de la estructura Trabaja con las restricciones


organizativa. impuestas por los objetivos definidos
para el proyecto.
Fuertes habilidades de comunicación
interpersonal.

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El gerente de proyectos

Un buen técnico no siempre se Algunos proyectos requieren


convierte en un buen gerente de conocimientos específicos de alguna
proyectos. área.

Los gerentes son generalistas con


muchas habilidades y cualidades.

El conocimiento técnico puede ser un


diferenciador pero no es obligatorio.

El equipo proporciona este


conocimiento.

Son solucionadores de problemas.


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Competencias del gerente de proyectos

Capacidad de comunicación Capacidad de planificación

Quizás la más importante; Produce y organiza documentos de


proyectos;
Oral y escrita;
Organiza reuniones;
El gerente debe asegurarse de que la
información sea explícita, clara y Reúne los equipos;
completa;
Organiza horarios;
"El gerente dedica el 90% de su
tiempo a comunicarse". Prioriza actividades.

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Competencias del gerente de proyectos

Capacidad de hacer presupuestos

Capacidad de gestionar los conflictos

Capacidad de negociación

Capacidad de liderazgo

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Certificaciones PMI

Programa completo de certificaciones Profesional en Dirección de Proyectos (PMP)®


para quienes ponen en práctica la Profesional en Dirección de Programas (PgMP)®
profesión y tienen diferentes tipos de Profesional en Dirección de Portafolio (PfMP)®
educación y experiencia.
Técnico Certificado en Dirección de Proyectos
(CAPM)®
Demuestran tanto su compromiso con
Profesional Certificado en Enfoque Ágil del PMI
la profesión como sus habilidades, a (PMI-ACP)
través de la certificación, de su Profesional en Dirección de Riesgos del PMI (PMI-
educación, experiencia y PMP)®
competencia.
Profesional en Análisis de Negocio del PMI (PMI-
Fueron desarrolladas por directores PBA)®
de proyectos y aseguran mejoras en Profesional en Gestión el Cronograma del PMI (PMI-
torno a nuestro desarrollo SP)®
22
profesional.
Profesional en Dirección de Proyectos (PMP®)

Es la certificación con mayor Ser PMP significa que hablas y


reconocimiento en la industria para comprendes el lenguaje global de la
Directores de Proyectos. dirección de proyectos y te conecta
con una comunidad de profesionales,
PMP® es verdaderamente global. organizaciones y expertos de todo el
Como PMP, puedes trabajar en mundo.
prácticamente cualquier industria,
con cualquier metodología y en
cualquier lugar.

El PMP también puede proporcionar


una ventaja significativa en lo que
respecta al salario y el potencial de
ingresos (23% más alto en promedio).
23
Los procesos de la
gestión de proyectos

24
La gestión de proyectos

Agrupa un conjunto de herramientas Es un proceso que incluye:


y técnicas.
• planificación,
Realizada por personas. • ejecución del plan del proyecto y
• medición el progreso y el
Describir, organizar, monitorear el desempeño.
trabajo de las actividades del
proyecto.

Todos los proyectos están


compuestos por procesos.

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Procesos

Un proceso es una serie de acciones y Se describe en términos de:


actividades interrelacionadas que se
realizan para generar un conjunto Entradas: Documentos o elementos
predeterminado de productos, que influirán en el proceso.
resultados y / o servicios.
Herramientas y técnicas:
Mecanismos aplicados a las entradas
para crear las salidas.

Salidas: Documentos o elementos


resultantes del proceso.

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Procesos de gestión de proyectos

Para emprender proyectos exitosos, el


equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos necesarios


para lograr los objetivos del proyecto.

Utilizar un enfoque definido para


adaptar los planes y especificaciones
de productos para cumplir con los
requisitos de diseño y productos.

La aplicación de procesos de gestión


de proyectos a un proyecto es
iterativa y varios procesos se repiten
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y revisan durante el proyecto.
Grupos de procesos

Un proceso individual puede definir y El resultado o producto de un proceso


restringir cómo se utilizan las se convierte en la entrada de otro
entradas para producir salidas para proceso.
un grupo determinado.
Los grupos de procesos no son fases
Un grupo incluye los procesos de del proyecto.
gestión de proyectos constitutivos
que están vinculados por las entradas Todos los grupos de procesos suelen
y salidas respectivas. repetirse para cada fase o sub-fase.

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Grupos de procesos

Inicio Monitoreo y control


Define y autoriza el proyecto o la fase Mide y monitorea regularmente el
del proyecto. progreso para identificar variaciones
del plan de gestión del proyecto.
Planificación Se pueden tomar acciones
Define y afina los objetivos y planifica correctivas.
las acciones necesarias para alcanzar
los objetivos y el alcance para el que Cierre
se llevó a cabo el proyecto. Formaliza la aceptación del producto,
servicio o resultado y lleva el proyecto
Ejecución o una fase del proyecto a un final
Integra personas y otros recursos para ordenado.
llevar a cabo el plan de gestión del
proyecto.
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Grupos de procesos

Los grupos de procesos generalmente


se repiten dentro de cada fase a lo
largo del proyecto. 30
Áreas de conocimiento

Integración Costo
Asegura que los elementos de diseño Asegura que el proyecto se complete
estén coordinados. dentro del presupuesto estimado.

Alcance Riesgos
Asegura que el proyecto contiene Identificación, análisis y respuesta a
todo el trabajo requerido, y solo el los riesgos del proyecto.
trabajo requerido, para completar el
proyecto con éxito.

Tiempo
Asegura que el proyecto se complete
a tiempo.
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Áreas de conocimiento

Calidad Adquisiciones
Asegura que el proyecto satisfará las Adquisición de productos y servicios
necesidades para las que fue creado. fuera de la organización.

Recursos humanos Interesados


Proporciona el mejor uso de las Gestionar la relación con los grupos
personas involucradas en el proyecto. de interés.

Comunicaciones
Asegura que la generación, captura,
distribución, almacenamiento y
presentación de la información se
realice de manera adecuada y en el
momento adecuado.
32
Metodologías de
gestión de proyectos

33
Metodologías de gestión de proyectos

Un sistema de prácticas, técnicas,


procedimientos y reglas que utilizan
las personas que trabajan en una
disciplina.

Un conjunto de políticas,
procedimientos, estándares,
procesos, prácticas, herramientas,
técnicas y tareas.

A veces se usa indistintamente con


proceso.

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Metodologías de gestión de proyectos

Similitud entre diferentes proyectos y base para la creación de metodologías.

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3

Biblioteca de Actividades

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Metodologías de gestión de proyectos

Como una receta

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Utilidad de las metodologías de gestión de
proyectos

Planificación

Seguimiento

Medición y Análisis
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Componentes de las metodologías

Actividades Responsabilidades Ciclo de vida

Productos Herramientas y Modelos (templates)


técnicas
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Metodologías maduras x inmaturas

Inmaturas Maduras
Ad Hoc – Improvisação
Muy dependientes de los Apoyadas por la alta dirección
profesionales
Auditoría de la conformidad en
Indisciplinadas relación a la metodología

Baja productividad Mayor productividad

Calidad difícil de predecir Basadas en buenas prácticas


generales
Riesgo de adoptar nuevas tecnologías
Calidad gestionada

Adopción de tecnología disciplinada 39


Beneficios de las metodologías

Corto plazo
Reducción del tiempo y los costos del
ciclo;

Planes realistas, con grandes


posibilidades de alcanzar el
cronograma esperado;

Mejor comunicación sobre el "qué" se


espera de los grupos y el "cuándo";

Retroalimentación: conocimientos
adquiridos o lecciones aprendidas
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Beneficios de las metodologías
Largo plazo Largo plazo

Entrega más rápida al mercado Mayor confianza y satisfacción del


mediante controles más estrictos; cliente;

Reducción del riesgo global en Énfasis en la satisfacción del cliente y


proyectos; el valor agregado;

Mejor gestión de riesgos, que Aceptación y reconocimiento por


conduce a una mejor toma de parte de los clientes de la
decisiones; organización.

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Implementación de las metodologías

42
Responsabilidad
social y ética

43
Responsabilidad Social y Ética

El PMI tiene un Código de Ética y Se aplica a:


Conducta Profesional.
• Todos los Miembros del PMI
Describe las expectativas que • Personas que no son miembros del
depositamos en nosotros mismos y PMI pero que cumplen uno o más
en nuestros compañeros de profesión de los siguientes criterios:
en la comunidad global de la • Los no miembros que tienen
dirección de proyectos. una certificación del PMI;
• Los no miembros que solicitan
Articula los ideales a los que comenzar un proceso de
aspiramos, así como los certificación del PMI;
comportamientos que resultan • Los no miembros que sirven al
obligatorios en nuestros roles PMI en calidad de voluntarios.
profesionales y voluntarios
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Valores - Responsabilidad

Es nuestro deber de responder por las


decisiones que tomamos o dejamos
de tomar, las acciones que tomamos
o dejamos de tomar, y las
consecuencias que resultan de las
mismas.

Estándares deseables
Estándares obligatorios

Quejas sobre ética


Necesidad de pruebas/evidencias

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Valores - Respeto

Es nuestro deber de mostrar una alta


estima por nosotros mismos, por los
demás y por los recursos que
se nos encomiendan.

Los recursos que se nos encomienden


pueden incluir personas, dinero,
reputación, seguridad de
los demás y recursos naturales o
ambientales.

No actuar de manera abusiva.


Respeto a los derechos de propiedad.
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Imparcialidad

Es nuestro deber de tomar decisiones


y actuar imparcial y objetivamente.

Nuestra conducta debe estar libre de


intereses propios, prejuicios y
favoritismos.

Situaciones de conflictos de interés

Discriminación

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Honestidad

Es nuestro deber de entender la


verdad y actuar de manera veraz,
tanto en nuestras comunicaciones
como en nuestra conducta.

Engañar a otros.

Obtener provecho personal.

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Referencias

PMI (2017). Project Management


Body of Knowledge. 6th edition.

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