Unidad 2 de AFI
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Se conocer la estructura organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos de los centros de informtica.
Conceptos Que es Organizacin? Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
Direccin. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. Es el planteamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y as mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinacin de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera del planeamiento e integracin de todos los sistemas, en un todo unificado.
Estructura Organizacional
La organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas y sociales. EN la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Definicin Antes de hablar de Estructura Organizacional debemos definir que es estructura. sta define las relaciones formales y el uso que se da a las personas en las organizaciones. La realizacin de las actividades de una organizacin supone la existencia de puestos muy diversos. Ello explica que haya administradores y empleados, contadores y trabajadores de ensamble. Estas personas deben relacionarse en forma estructural para qeu sea posible coordinar eficazmente su trabajo. Por tanto, podemos decir que la Estructura Organizacional es la distribucin a lo largo de varias lneas de personas entre posiciones sociales que influyen en las relaciones de los papeles entre esa gente.
La Estructura Organizacional es un medio complejo de control que se produce y recrea continuamente en la interaccin, y sin embargo, de forma a esa configuracin: las estructuras se constituyen y son constituyentes.
Funciones de la Estructura Organizacional Dentro de la Estructura Organizacional existen tres funciones fundamentales: Las estructuras tienen la intencin de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales. Las estructuras se disean para minimizar, o por lo menos, regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organizacin. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones, y no viceversa. Las estructuras son el ambiente donde se ejercita el poder (tambin las estructuras fijan o determinan que puestos tiene poder en primer lugar), donde se toman decisiones (el flujo de informacin que entra en una decisin est determinada en gran parte por la estructura) y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones (la estructura es la arena para las acciones organizacionales).
Funciones del Personal Dentro de una empresa, el Centro de proceso de datos o centro de cmputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en l, las cuales se engloban a travs de los siguientes departamentos:
Explotacin de Sistemas o Aplicaciones. La explotacin u operacin de un sistema informtico o aplicacin informtica en la utilizacin y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsin de fechas de realizacin de trabajos, operacin general del sistema, control y manejo de soporte, seguridad del sistema, supervisin de trabajos, entre otros.
Soporte Tcnico a Usuarios. Soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseo y control de la estructura de la base de datos, la gestin de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluacin de las necesidades y rendimientos del sistema y, por ltimo, la ayuda directa a usuarios. 2
Gestin y Administracin del Propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de gestin y administracin de un centro de procesamiento de datos engloban operaciones de supervisin, planificacin y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestin financiera y gestin de los propios recursos humanos. rea Directiva El rea directiva realiza, un alto nivel, las funciones de planeacin, organizacin, administracin de personal y control; adems de coordinar las actividades de las rea que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de informacin de un organismo. Un centro de cmputo es una unidad, que proporciona servicios a toda una organizacin y su rea directiva es el enlace principal entre las otras reas y el centro mismo. Es en esta rea en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relacin costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal tcnico que se requiera. Toda su funcin se enfoca a cumplir los objetivos de la organizacin a travs de la toma de decisiones adecuadas para la automatizacin de los proyectos. La persona encargada de esta rea debe poseer adems de conocimientos tcnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propsitos y metas as como las necesidades de cmputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado.
Departamento o rea de Operaciones Esta rea se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cmputo, manejar los equipos perifricos y vigilar que los elementos del sistema funcione adecuadamente. En esencial el personal del rea operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el "hardware" necesario y obtener informacin resultante del proceso de datos.
Departamento o rea de Produccin y Control Tanto la Produccin como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento. Funciones: Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de informacin de los usuarios. Usar las tcnicas de construccin de sistemas de informacin orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfaccin plena del usuario. Construir equipos de trabajo con la participacin del usuario y del personal tcnico de acuerdo a metodologa establecida. Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a travs de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrnico, mensajes relmpagos o flash. Mantener programas de capacitacin para el personal tcnico y usuarios.
Departamento o rea de Anlisis de Sistemas Los analistas tienen la funcin de establecer un flujo de informacin eficiente a travs de toda organizacin. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposicin de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. La realizacin de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema. Los proyectos tpicos de sistemas pueden implicar el diseo de reportes, la evaluacin de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisin de cambios de equipo la preparacin de presupuesto en el rea de cmputo. Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y bsicamente los requisitos para estos son: educacin profesional formal y experiencia prctica, esta ltima solo se logra despus de haber trabajado en el rea de programacin. Existen diferentes ttulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Snior que indican diferentes grados de experiencias, entrenamiento y educacin. A su vez estos pueden tener todava ms clasificaciones dependiendo del tamao de la organizacin, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la funcin de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Adems los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinados por analistas lder o jefes de anlisis.
Departamento o rea de Programacin. El grupo de Programacin es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. As como los analistas, los Programadores pueden clasificarse en: "Programadores Junior" o "Aprendices de Programacin" que son personas recin graduadas, personal de operacin que demuestra inters en la programacin o graduados de escuelas tcnicas de computacin, "Programadores Senior" son los que ya tienen varios aos de experiencia en proyectos grandes. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o lder de programacin que dirija el trabajo de cada grupo adems de establecer y reportar el trabajo del grupo. Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilizacin del equipo. Su funcin es extremadamente tcnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo
Departamento o rea de Implementacin. Esta rea es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuacin a las necesidades de los usuarios. Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: 4
Coordinar con las reas de sistemas y usuarios la implantacin de las aplicaciones. Disear los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento. Validar los nuevos procedimientos y polticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados. Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final. Elaborar conjuntamente con el rea de Programacin o Desarrollo, los planes de capacitacin de los nuevos usuarios. Coordinar la presentacin de las nuevas aplicaciones a los usuarios. Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.
Departamento o rea de Soporte. rea responsable de la gestin del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cmputo, entendiendo por gestin: estrategia, planificacin, instalacin y mantenimiento. Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: Planificar la modificacin e instalacin de nuevo software y hardware. Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte tcnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinacin necesaria para la resolucin de los problemas tcnicos en su rea. Realizar la coordinacin con lo tcnico del proveedor con el fin de resolver los problemas tcnicos y garantizar la instalacin de los productos. Proponer las notas tcnicas y recomendaciones para el uso ptimo de los sistemas instalados. Participar en el diseo de la Arquitectura de Sistemas.
Departamento o rea de Teleinformtica. Se encarga de lo siguiente: Proporcionar los servicios de mantenimiento, reparacin e instalacin de los equipos de voz, datos, video. Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones. Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a travs de los cuales la Direccin de Servicios de Cmputo proporciona diversos servicios a usuarios y particulares. Disear e instalar las redes de voz, datos y vdeo. Garantizar la operabilidad de las redes de voz, datos y videoconferencia las 24 hrs. del da los 365 das del ao. Planear el crecimiento y actualizacin de la infraestructura de red y telecomunicaciones. Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la informacin almacenada en los servidores de correo electrnico e Internet. Monitorear los cambios tecnolgicos en materia de hardware, software y redes de computadoras., documentando los resultados que se obtengan. Realizar estudios de mercado referentes a componentes y refacciones para equipo de cmputo y de telecomunicaciones, que permitan garantizar ventajas en cuanto a precio y calidad.
Delimitacin de Responsabilidades del Personal de las Diferentes reas El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito. Su importancia es tal, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas. Las empresas estn preocupadas por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP). Gerente: Persona, con plena capacidad jurdica, que dirige una empresa por cuenta y encargo del empresario. En esa persona se le encomienda la labor de cuidar, supervisar, controlar, planificar, las personas que bajo su mando estn. Tipos de Gerente Se ha usado el trmino gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir las cuatro actividades bsicas de la administracin en el desarrollo de sus relaciones. Una manera de captar la complejidad de la administracin es entender que los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y de diferentes rangos de actividades dentro de ellas. Despus de analizar el nivel y el alcance de diversos tipos de gerencia, s ver tambin que diferentes tipos de administracin refuerzan diferentes capacidades y roles. Gerente de Primera Lnea Gerentes Medios La Alta Gerencia
Jefe de rea. Como jefe sus funciones sern entre otras: Supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso de la empresa. Supervisores. En el piso de la planta o en la oficina local los supervisores juegan un papel crtico e importante al proporcionar puntos de vistas sobre cmo funciona el sistema ahora y cmo puede ser estimulado. Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida. Caractersticas Conocimiento del trabajo: Implica que debe de conocer la tecnologa de la funcin que supervisa. Conocimiento de sus responsabilidades: Implica que debe conocer las polticas, reglamentos y costumbres de la empresa. Habilidad para instruir: Necesita adiestrar a su personal para obtener resultados ptimos. Habilidad para dirigir: Deber liderizar a su personal, dirigindolo con la confianza y conviccin para lograr credibilidad.
Capturistas. Los Capturistas de datos son los primeros es manejar y convertir los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora. Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos del teclado para proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la importancia del trabajo de los preparadores de datos su educacin no requiere una formacin tcnica formal, un mecangrafo competente puede adquirir en pocas horas de instruccin especializada las habilidades necesarias para la preparacin de datos. Bibliotecarios. Los Bibliotecarios son los que: Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenecen con el fin de formar grupos ms grandes para tener mayor capacidad de negociacin y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes. Son los que tiene el poder de negociacin con los proveedores de los servicios electrnicos y exigir a stos el cambio de sus polticas para que resulten ms ventajosas para los clientes. Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se est invirtiendo, ya que en la mayora de los casos los contratos son de arrendamiento de la informacin y no en la adquisicin de la misma. Generan anlisis de costo-beneficio de los recursos contratados, con el fin de contar con indicadores que les permitan tomar decisiones. Tiene una visin integradora de los servicios con el fin de facilitar su consulta. Cuenta con estrategias de bsqueda de informacin en forma ptima, tales como la "Infopragmtica".
Controles Administrativos El Control Administrativo tiene como funcin central medir los resultados logrados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados con los estndares derivados de los objetivos definidos en la funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de s o no. En el cual se detiene el proceso de ejecucin y se hace depender su contratacin de la decisin que se tome. El control de calidad por inspeccin es de esta naturaleza. Control post-accin. En este caso se espera a que termine la ejecucin, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En ste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecucin, seguidamente se calcula la desviacin entre el resultado proyectado y el estndar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratgico. Sistemas de Control 1. Sistemas de Control por excepcin. Segn el principio de Pareto "En un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeo porcentaje en trminos de causas es equivalente a un porcentaje grande en trminos de efecto." 2. Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuacin. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluacin y correccin respectiva.
3. Sistema de informacin y control. El sistema de informacin es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeacin y control. 4. Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compaa y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones. Elaboracin y Aplicacin de Procedimientos de Trabajo. Recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Propuestas Tcnicas: que debe de incluir; Antecedentes: Recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaliza: El tipo de manual que se pretende realizar. Justificacin: Demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. Objetivo: Logros que se pretenden alcanzar. Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Resultados: Beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/o territorial. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollar. Costos: Estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. Estrategias: Ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. Informacin Complementaria: Material e investigacin que pueden servir como elemento de apoyo. Formacin y Contratacin de Personal Tcnico El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y tcnicas en informtica diseadas para satisfacer completamente los verdaderos requerimientos de las empresas. Pero el problema real es el riesgo que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas eficientes e incongruentes con sus necesidades reales, mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragar a los gastos de capacitacin. Compromisos de Trabajo A los directivos se les supone el compromiso, pero cada vez se espera -y se precisa- un mayor compromiso del resto de trabajadores con el proyecto de empresa. La verdad es que, cuando se intenta conseguir, no siempre se acierta. Mientras haya una sensible y bien notoria distancia entre el "nosotros"y el de "ellos" en las empresas, no puede esperarse que los compromisos respectivos sean comparables. El compromiso intrnseco El compromiso s parece un eficaz catalizador del rendimiento; por eso no puede sorprender que a menudo se formule como destacado valor corporativo en grandes empresas: innovacin, orientacin al cliente, compromiso con los resultados Obviamente, hemos de tener claro, en cada momento, con quin nos comprometemos y a qu. Cabe, desde luego, distinguir niveles 8
generales de compromiso: me pagan, trabajo; me gustan mis compaeros y mi trabajo, y lo hago lo mejor que puedo; me parece un proyecto estimulante y quiero formar parte de l Esta ltima reflexin se relaciona con lo que denominamos compromiso intrnseco. Hemos de convenir en que el compromiso -como la motivacin- es ms profundo y determinante cuando genera voluntad intrnseca (exenta de impurezas), ms all del cumplimiento. Compromiso y rendimiento No cabe esperar un elevado rendimiento construido sobre esfuerzos desalineados; sabemos que no se trata tanto de trabajar mucho, como de trabajar bien en la direccin establecida y generando los resultados deseados: si estuviramos convencidos de que nuestro trabajo es bueno, est bien orientado, contribuye a los resultados y goza de reconocimiento, eso realimentara nuestro compromiso y nuestra motivacin, en beneficio del rendimiento.
Evaluacin de Peticiones de Trabajo El rea de informtica tiene particularidades que la hacen distinta a otras disciplinas. Adems de los aspectos tecnolgicos, que la hacen particularmente dinmica, existen los aspectos relacionados con la realizacin de proyectos de desarrollo y mejoramiento, las caractersticas intrnsecas de la estructura del "software" y su desempeo, as como la utilidad que proporcionan los sistemas informticos a las organizaciones y a la comunidad.
La abundancia de la informacin genera durante las actividades productivas y evaluativas durante el desarrollo, la instalacin y la operacin requiere de mecanismos de seleccin y simplificacin que la hagan manejable y de utilidad a los productores y promotores de los sistemas. Una plataforma de evaluacin puede considerarse como un mecanismo de ayuda, por cuanto organiza los diversos tipos de informacin de una manera estructurada.
Asignacin Equilibrada de las Ordenes de Trabajo reas funcionales 1 rea administrativa. A continuacin se mencionan las actividades de cada una de estas reas todas son con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cmputo.
Capacitacin. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnolgicos y materiales del centro de cmputo. Biblioteca. Mantener al da la informacin a cerca de los recursos tecnolgicos existentes en el centro de cmputo a travs de documentales,manuales del equipo y revistas especializadas de computacin. Seguridad. Garantizar la proteccin del personal que labora dentro de la organizacin, as como mantener la integridad de la informacin y equipo. Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idneo para cada puesto as como controlar su ausencia (falta) y cumplimiento de obligaciones. Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cmputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado. Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cmputo. Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los deferentes materiales y equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cmputo. Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad. 9
Transporte. Cubrir las necesidades de distribucin de materiales, equipo suministro e informacin fuera de la empresa y que requiera el centro de computo. Organizacin. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cmputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organizacin. Inventario. Controlar la asignacin de materiales a las diferentes reas del centro de cmputo. Comunicacin. Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de inters general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cmputo.
2. rea de sistemas
Anlisis de estndares. Definir y difundir la estandarizacin de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas, las tcnicas de diseo, programacin, definicin de archivos, registros campos, longitudes y nombres. Anlisis de sistemas. Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargndose de la supervisin de su desarrollo y documentacin. Anlisis administrativos. El desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance. Mantener comunicacin directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solucin una vez, comenzado. Programacin. Elaborar en base a las especificaciones definidas en el anlisis del sistema los programas que constituyen el rea de produccin y desarrollo del centro de computo Estudios de nuevos proyectos. Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendra a la empresa su adquisicin.
3 rea de operacin
Captura. Satisfacer las necesidades de captacin de informacin con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cmputo. Cintoteca. Llevar acabo el control de entrada salida prstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cmputo. Recepcin. Efectuar el control de la recepcin y entrega de trabajos a procesar en el computador. Operacin. Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cmputo establecido. Terminales. Supervisar el funcionamiento y utilizacin de videos, lectoras e impresoras remotas.
Generar y mantener el sistema operativo. Controlar las bibliotecas operativas Controlar el uso del computador Llevar acabo respaldos de la informtica Elementos que constituyen un centro de cmputo
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Recursos Humanos. la cantidad y diversidad del personal de un centro de cmputo puede variar de una empresa a otra sin embargo existe una clasificacin de puestos tpicos comunes a la mayora de esta entidad tales como:
Jefe de la unidad Jefes de rea Analistas Programadores Operadores Personal de apoyo tcnico Personal de captacin y validacin de datos Personal de servicios auxiliares y Personal administrativo.
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