.

INSTRUMENTO PUBLICOS NOTARIALES

Concepto de Documento e Instrumento
La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e
instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como
la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las
definiciones que sobre ambos da quien fuera distinguido maestro
sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien:
Documento.- Es todo objeto físico que representa y sirve para
demostrarla la realidad de otro objeto, de un hecho o de un
acontecimiento cualquiera”.
Instrumento.- Es todo objeto material representativo del pensamiento
mediante la escritura.
A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente
representa el pensamiento sino también la voluntad, y en el ámbito del
Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto
jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular o
extinguir relaciones jurídicas (Art. 140º del Código Civil).
Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera el acto
jurídico puede ser expresa o tácita, y, que la expresa, puede ser
formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en
las relaciones jurídicas, es que la manifestación de voluntad se formule
por escrito (Art. 141º del Código Civil).
El instrumento no solamente es representación de la voluntad y del
pensamiento, sino también descripción de objetos o hechos.
El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente
“documento” e “instrumento”, pero refiriéndose al concepto de
instrumento, es decir al documento escrito; así el artículo 400º
enumeraba los instrumentos públicos; el artículo 408º se refería a los
documentos públicos o privados redactados en idioma extranjero, el
artículo 410º a instrumentos privados, el artículo 411º a contra
documento privados y el artículo 412º a instrumentos privados.
El Código Procesal Civil vigente usa la denominación de “documento”, en
el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los
medios probatorio considera a los documentos (Art. 192º, inciso 3º); y,
define al documento, como “todo escrito u objeto que sirve para acreditar
un hecho” (Art. 233º), y a los documentos escritos los clasifica en
públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos,
como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías,
radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio y
video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o
representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado (Art.
234º).
 Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el
instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica
del documento, cuando se refiere a instrumento, como se aprecia en los
artículos 235º y 236º, que legislan sobre los documentos públicos y los
documentos privados, respectivamente.
II. CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS
 
Instrumentos Publicos Notariales
  


Es el medio de expresión de los actos que comprenden la función

notarial, estos instrumentos producen fe respecto a la realización del acto
jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencia.-
 
INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES

Son los instrumentos que se incorporan al protocolo notarial, es decir que

habiendo cumplido una serie de formalidades rigurosas y solemnes
ingresan al archivo propiamente de Escrituras Publicas comprenden el
protocolo notarial los siguientes registros:
-De Escrituras Públicas
-De Testamentos
-De Actas de protesto
-De Actas de Transferencia de bienes muebles registrables
-Otros que la ley determine
Modificado por la Primera disposición Complementaria de la Ley 26662.
-De Asuntos No Contenciosos
INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRA-PROTOCOLARES

 
Son los instrumentos que no revisten las formalidades ni solemnidades
de los instrumentos protocolares y por consiguiente no ingresan al
protocolo notarial, sin embargo para el caso del DL. N° 26002 Ley del
Notariado, equipara prácticamente lo formal con lo informal lo solemne
con lo sencillo lo riguroso con lo flexible en razón de que tanto lo que
esta dentro de un protocolo notarial, vía de autorización o autenticación
visible y exteriores por el sello y firma notariales entonces tiene el
carácter definitivo de ser instrumentos públicos notariales y su efecto
inmediato y universal, es que producen fe de manera definitiva e
incuestionable estos instrumentos son:
ACTAS:
- Autorización para viajes de menores
- Autorización para matrimonio de menores
- Destrucción de bienes
- De entrega
- Juntas, directorios, Asambleas, Comités y similares
- Licitaciones y concursos
- Remates y subastas e inventarios
- Sorteos y entrega de premios
 
CERTIFICACIONES

- Entrega de Cartas Notariales

- Expedición de copias certificadas
- Legalización de firmas
- Legalización de reproducciones
- Legalización de aperturas de Libros

DEBERES ETICOS DEL NOTARIO

 
La función del notario debe estar orientada fundamentalmente de
acuerdo a los siguientes criterios éticos que por lo demás aparecen
formando parte del art. 2 de D.S. N° 015-85-JUS de fecha 24-07-85 y
son:
-Veracidad
-Honorabilidad
-Objetividad
-Imparcialidad
-Diligencia
-Respeto a la dignidad y derecho de las personas a la Constitución y las
leyes

PROHIBICIONES LEGALES

 
Las prohibiciones al notario lo establece el Decreto L. N° 26002
publicado el 27 de diciembre de1,992 en el Articulo 17 siendo las
siguientes:
1.-Autorizar instrumentos públicos en los que se concedan derechos o
impongan obligaciones a él, su conyugue, a sus ascendientes,
descendientes y parientes consanguíneos o afines dentro del cuarto y
segundo grado respectivamente.
2.-Autorizar instrumentos públicos de personas jurídicas en las que el, su
cónyuge o los parientes indicados en el inciso anterior participen en el
capital o patrimonio, con excepción de las empresas de servicio publico,
o tengan la calidad de administradores, directores, gerentes apoderados
o representación alguna.
3.-Ser administrador, director gerente, apoderado o tener representación
de personas jurídicas de derecho publico o en las que el estado,
gobiernos locales o regionales tengan participación.
4.-Desempeñar labores o cargos dentro de la organización de los
poderes públicos y del gobierno Central, Regional o local con excepción
de aquellos para los cuales han sido elegidos mediante consulta popular,
ministros viceministros de estado la docencia y los nombrados en su
condición de notario.
5.-El ejercicio de la abogacía, excepto en causa propia, de su cónyuge
de los parientes indicados en el inciso a).
6.-Tener mas de una oficina notarial; y
7.-ejercer la función fuera de los limites de la provincia para la cual ha
sido nombrado.
De igual forma en el articulo 18 de esta ley se prohíbe al notario autorizar
minutas salvo el caso a que se refiere el inciso e) del articulo 17, la
autorización estar a cargo de abogado con expresa mención de su
numero de colegiación.
 
 
DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL
I. INSTRUMENTO PUBLICOS NOTARIALES
Concepto de Documento e Instrumento
La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e
instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como
la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las
definiciones que sobre ambos da quien fuera distinguido maestro
sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien:
Documento.- Es todo objeto físico que representa y sirve para
demostrarla la realidad de otro objeto, de un hecho o de un
acontecimiento cualquiera”.
Instrumento.- Es todo objeto material representativo del pensamiento
mediante la escritura.
A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente
representa el pensamiento sino también la voluntad, y en el ámbito del
Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto
jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular o
extinguir relaciones jurídicas (Art. 140º del Código Civil).
Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera el acto
jurídico puede ser expresa o tácita, y, que la expresa, puede ser
formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en
las relaciones jurídicas, es que la manifestación de voluntad se formule
por escrito (Art. 141º del Código Civil).
El instrumento no solamente es representación de la voluntad y del
pensamiento, sino también descripción de objetos o hechos.
El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente
“documento” e “instrumento”, pero refiriéndose al concepto de
instrumento, es decir al documento escrito; así el artículo 400º
enumeraba los instrumentos públicos; el artículo 408º se refería a los
documentos públicos o privados redactados en idioma extranjero, el
artículo 410º a instrumentos privados, el artículo 411º a contra
documento privados y el artículo 412º a instrumentos privados.
El Código Procesal Civil vigente usa la denominación de “documento”, en
el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los
medios probatorio considera a los documentos (Art. 192º, inciso 3º); y,
define al documento, como “todo escrito u objeto que sirve para acreditar
un hecho” (Art. 233º), y a los documentos escritos los clasifica en
públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos,
como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías,
radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio y
video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o
representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado (Art.
234º).
Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el
instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica
del documento, cuando se refiere a instrumento, como se aprecia en los
artículos 235º y 236º, que legislan sobre los documentos públicos y los
documentos privados, respectivamente.
II. CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS
 
Los instrumentos se clasifican en públicos y privados:
1. Instrumentos Públicos.- Son aquellos en los que ha intervenido un
funcionamiento público en ejercicio de sus funciones.
El funcionario público en ejercicio de sus funciones deja constancia de:
a.- Hechos realizados en su presencia;
b.- Declaraciones de las partes;
c.- Hechos propios del funcionario, y,
d.- Expide copias certificadas de los documentos originales que existen
en su poder.
2. Instrumentos Privados.- Son aquellos otorgados por las partes, sin
intervención de funcionario público. Estos instrumentos pueden ser
escritos y firmados por sus autores; escritos por un tercero, pero firmados
por el autor; escritos y firmados por un tercero a ruego del autor; escritos
por el autor, pero sin firma; y, ni escritos ni firmados por el autor.
Para el Código Procesal Civil:
Es documento público
a.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y,
b.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por
notario público, según la ley de la materia. La copia del documento
público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por Auxiliar
Jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda
(Art. 235º.
Es documento privado, el que no tiene las características del documento
público. La legislación o certificación del documento privado no lo
convierte en público (Art. 236º).

III. INSTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

1. Concepto
Los instrumentos públicos notariales, son aquellos que el notario, por
mandato de la ley o solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de
su función, dentro de los límites de su competencia y con las
formalidades de ley (Art. 23º del Decreto Ley Nº 26002 – Ley del
Notariado.
Esta definición o concepto de instrumento público notarial guarda
concordancia con las funciones que la misma ley le asigna al notario,
como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los
actos y contratos que ante él se celebran.
Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los
instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y
expide los traslados correspondientes.
Su función también comprende la comprobación de hechos y la
tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia
(Art. 2º de la Ley del Notariado y Primera Disposición Final de la Ley Nº
26662).

2. Clases de Instrumentos Públicos Notariales

La Ley del Notariado clasifica a los instrumentos públicos notariales, en
Protocolares y Extraprotocolares.
Son instrumentos públicos protocolares
Las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al
protocolo notarial; las cuales debe conservar y expedir los traslados, es
decir, las copias que la ley determina (Art. 25º de la Ley del notariado).

Son instrumentos públicos extraprotocolares

 
Las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de
su función, las cuales no incorpora al protocolo notarial (Art. 26º de la Ley
del Notariado).
3. Protocolo Notarial
El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la
misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos
protocolares con arreglo a Ley (Art. 36º de la Ley del Notariado.
Con cada diez (10) registros se forma un (01) tomo, que debe
encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su
utilización, los que serán numerados en orden correlativo, respondiendo
el notario del buen estado de conservación de los tomos (Art. 41º y 42º
de la Ley del Notariado).
Forma el protocolo notarial los siguientes registros:
a. De escrituras públicas;
b. De testamentos;
c. De actas de protesto;
d. De actas de transferencia de bienes muebles registrables; y,
e. Otros que la Ley determine (Art. 37º de la Ley del Notariado). Conforme a este inciso, se ha creado
el Registro de Asuntos No Contenciosos (Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26662).

 
1. Registro Notarial

El registro se compone de cincuenta (50) fojas ordenadas

correlativamente, según su numeración. Puede ser llevado de dos
maneras.
a. En veinticinco (25) pliegos de papel emitidos por el Colegio de Notarios, los mismos que se
colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última,
que las del segundo sean la segunda y penúltima y así sucesivamente; y,
 b. En cincuenta (50) hojas emitidas por el Colegio de Notarios, que se colocarán en orden de su
numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado (Art. 38º de la Ley
del Notariado).

 
Cada registro debe ser autorizado antes de su utilización, mediante un
sello y firma puestos en la primera foja por un miembro de la Junta
Directiva del Colegio de Notarios, designado por el Decano, con
conocimiento de la Junta Directiva (Art. 39º de la Ley del Notariado).
El registro se cierra el treintiuno de Diciembre de cada bienio,
sentándose a continuación del último instrumento una constancia suscrita
por el notario, de la que remitirá copia al Colegio de Notarios.
Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos
líneas diagonales que se trazarán en cada página con la indicación que
no corren (Art. de la Ley del Notariado.
5. Registro de Escrituras Públicas
El registro de escrituras públicas es aquel en el que se extienden las
escrituras, las protocolizaciones y actas que la Ley determina (Art. 50 de
la Ley del Notariado).
Escritura Pública.- Es todo documento matriz incorporado al protocolo
notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o mas actos jurídicos
(Art. 51 e la Ley del Notariado).
Protocolización.- Por la protocolización se incorporan al registro de
escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o
administrativa ordene. Esta incorporación se realiza sentando un acta en
el registro de escrituras públicas y agregando los documentos materia de
protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de
protocolización, los que no podrán separarse del registro por ningún
motivo (Arts. 64, 65 y 66 de la Ley del Notariado).
Actas.- Las actas consignan los actos, hechos o circunstancias que el
notario presencie o le conste y que no sean de competencia de otra
función. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y
necesariamente y por quien formule observación (Art. 98 de la Ley del
Notariado).
Las actas pueden ser protocolares o extraprotocolares según, se
incorporen o no al protocolo. Solamente se incorporan aquellas que la ley
determina. Generalmente las actas son documentos extraprotocolares.
6. Registro de Testamentos.- En el registro de testamentos de otorga el
testamento en escritura pública y el cerrado. Se lleva en forma directa
por el notario para garantizar la reserva que la ley establece; y, en el
otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las de la Ley del
Notariado.
7. Registro de Actas de Protocolo.- En el registro de actas de protesto
se extienden las actas de protesto de los títulos valores. Pueden llevarse
registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible
su uso en forma impresos (Arts. 75º y 77º de la Ley del Notariado).
El protesto se hace en el lugar de presentación para el pago, según la
naturaleza del título, para dejar constancia de que éste no ha sido
aceptado o no ha sido pagado, aún cuando la persona designada para
aceptar o pagar estuviere ausente o hubiere fallecido. El protesto se
entiende con la persona que se encuentre en el lugar donde debe
practicarse la diligencia (Art. 50º de la Ley Nº 16587 “De Títulos –
Valores”).
8. Registro de Actas de Transferencia de bienes muebles
registrables.- En este registro se extienden las actas de bienes muebles
registrables, que podrán ser:
a. De vehículos usados; y,
1. De otros bienes muebles identificables que la ley determine.

Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los

bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos
para tal fin (Arts, 78º y 80º de la Ley del Notariado).
9. Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos.- En este registro
constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la
Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos Nº 26662.
10. El Archivo Notarial Los Traslados.-
1. El Archivo Notarial: Esta integrado por:

 
1. Los registros que lleva el notario conforme a la Ley del Notariado;
2. Los tomos de minutas extendidas en el registro;
3. Los documentos protocolizados conforme a la ley; y,

4) Los índices que señala la Ley del Notariado (Art. 81º de la Ley del
Notariado).
b. Traslados: Son traslados las copias certificadas o certificaciones que expide el notario de los
instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.
 
Los traslados de los instrumentos públicos protocolares pueden ser:
testimonio, boleta y partes.
1. Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del documento público notarial con la fe
que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la
constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada
 una de sus fojas y expedido con un sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide
(Art. 83º de la Ley del Notariado).

 
1. Boleta: La boleta expresa un resumen del instrumento público notarial o transcripción de las
cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el notario, con designación del nombre de
los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse
suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas, expedida
con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere
necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción literal solicitada
(Art. 84º de la Ley del Notariado).
1. Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público
correspondiente para su inscripción. Contiene la transcripción íntegra del instrumento público
notarial con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y la constancia
de encontrarse suscrita por los comparecientes y autorizados por él, rubricado en cada una de sus
fojas expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha ene que lo expide (Art. 85º de la Ley
del Notariado).

 
El testimonio, la boleta y el parte pueden expedirse a elección del notario,
a manuscrito,
mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de
reproducción (Art.
86º de la Ley del Notariado).
No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público
notarial
que no ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En tales
casos, podrá expedir constancia que el instrumento ha sido extendido y
no
ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes (Art. 90º de la Ley
del
Notariado).
1. Instrumentos Públicos Extraprotocolares.- Son instrumentos públicos extraprotocolares aquellos
que no se incorporan en el protocolo notarial; y, pueden ser actas y certificaciones. En las actas, el
notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de
competencia de otra función (Art. 98º de la Ley del Notariado).

 
Son actas:
1. De autorización para viaje de menores;
2. De autorización para matrimonio de menores;
3. De destrucción de bienes;
4. De entrega;
 5. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;
6. De licitaciones y concurso;
7. De remates, subastas e inventarios;
8. De sorteos y de entrega de premios;
9. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado)

 
Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace
o le consta. Son certificaciones:
1. La entrega de cartas notariales;
2. La expedición de copias certificadas;
3. La legalización de firmas;
4. La legalización de reproducciones;
5. La legalización de apertura de libros; y,
6. Otras que la ley determine (Art. 95º de la Ley del Notariado).

 
12. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes
modalidades:
1. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.
2. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el
registro; y,
3. Poder por carta con firma legalizada, es aquél que se otorga en documento privado y en el que el
notario legaliza la firma del otorgante (Art. 117º, 118º, 119º y 120º de la Ley del Notariado).