Mercadotecnia Industrial

Función de Compras

Objetivos de la función de compras en una organización

Uno de los aspectos más críticos en una organización que reside dentro de las actividades
logísticas de la misma, es la de fijar los objetivos de sus compras. Esto es así ya que en muchas
organizaciones se invierte mucho capital en las mismas y ser o no eficaz en este proceso
determina o compromete en muchas ocasiones la rentabilidad y por tanto la supervivencia de la
empresa.

Lejos de ser un problema puntual y específico de un área de la organización, normalmente

adjudicado al Área de Operaciones (logística y producción), se debe de acometer como un punto
estratégico más a planificar con sumo cuidado, mucho más si las compras a realizar son de bienes
de equipo. Empecemos definiendo cual es el objetivo de la Función de Compras de una
organización.

¿Cuál es el objetivo principal de la Función de Compras?

El objetivo más importante de la función de compras es la de prestar un servicio eficaz

al departamento usuario (departamento que realiza la petición de compra al departamento de
compras) y hacerlo al menor coste para la organización o empresa.

Para cumplir con este objetivo será preciso desarrollar y ejecutar paulatina pero eficientemente lo
que se denomina “proceso de compra” y que se puede resumir en cuatro puntos:

 Búsqueda y valoración de las fuentes de abastecimiento de forma continua ya que con ello

se asegura tener un conocimiento actual y profundo del mercado de abastecimiento y al
mismo tiempo conseguir mejores precios u otras condiciones satisfactorias para la
organización (calidad de los productos/materiales comprados, disminución de plazos de
entrega, entregas parciales puntuales, etc.,).
  Definir la necesidad de la compra, junto con el departamento usuario, estimando las
exigencias en cuenta a precio, calidad, servicio, y tiempo de entrega, así como los posibles
riesgos de afrontar la compra con un determinado proveedor.

 Enviar la oferta de compra a los proveedores seleccionados, analizar posteriormente su

respuesta a esta oferta y seleccionar la más adecuada que se ajuste a los requerimientos
necesarios del departamento usuario.

 Controlar todo el proceso de compra, una vez comprometidas ambas partes para que se
cumpla lo pactado y analizar cómo ha transcurrido todo el proceso como experiencia para
futuras compras con dicho proveedor.

Una vez descritos los objetivos a alcanzar por parte de la Función de Compras de una organización,
analizaremos en próximas entradas la Ejecución del Proceso de Compra que comprenderá cuatro
etapas: planificación, organización, gestión y control.

El comportamiento de compra industrial

En el sector industrial un número reducido de compradores concentra la mayor parte de las
compras del sector y se suelen encontrar en la misma área geográfica. Además, las relaciones
comerciales suelen ser de largo plazo. Todos estos aspectos del comportamiento de compra
industrial permiten a los proveedores personalizar las soluciones para sus clientes.

Las relaciones B2B en el sector industrial se realizan entre expertos, por tanto, el equipo comercial
de la empresa proveedora debe tener un conocimiento exhaustivo de la industria y sus productos,
para conocer todos los aspectos que justifiquen el precio de éstos.

Los clientes suelen tener necesidades muy concretas, por la complejidad técnica y tecnológica del
producto. Compran de acuerdo a las especificaciones técnicas y tienen muy en cuenta el servicio
post-venta. Suelen almacenar los productos que compran en lugar de utilizarlos directamente.

Características del proceso de compra industrial

En los mercados industriales los clientes buscan maquinarias, químicos y materias primas.
El marketing industrial se enfoca a la venta de bienes y servicios a empresas industriales, Gobierno
e instituciones sin ánimo de lucro. Éstos, a su vez, producen para revender a otros clientes
comerciales. Tiende a enfocarse más en el desarrollo técnico que en la investigación del cliente.

Antes de comenzar el proceso de compra industrial, la empresa debe tener claros los criterios que
va a tener en cuenta. Una vez definidas estas directrices, debe asignarles un grado de relevancia, es
decir, determinar los factores que nos resulten más importantes a la hora de adquirir mercancía. A
partir de ahí comenzar a buscar al proveedor idóneo para el pedido.

El proceso de decisión de compra

Son ocho etapas del proceso de compra industrial generalmente llamadas fases de compra. El
modelo se conoce como matriz de compra.
1. Reconocimiento de problemas: el proceso se inicia cuando algún miembro de la
empresa reconoce un problema o necesidad que se puede satisfacer adquiriendo
un bien o servicio. Puede ser por un estímulo interno (nuevos productos,
desperfecto en máquinas) o externo (nuevas ideas, anuncios, etc.) Quienes se
dedican al márketingg de negocios pueden estimular el reconocimiento de
problemas por correo directo, telemarketing o visitas a prospectos.

2. Descripción general de la necesidad: el comprador determina las características

generales del artículo que necesita y la cantidad requerida. Quienes se dedican al
márketingg de negocios pueden ayudar a los compradores describiendo la forma
en que sus productos satisfacerían la necesidades del comprador.

3. Especificación del producto: desarrolla las especificaciones técnicas del artículo.

Es común que un equipo de ingenieros realice el análisis de valor (PVA). El análisis
de valor del producto es una estrategia para reducir costos en la que los
componentes se estudian con detalle para determinar si se pueden rediseñar o
estandarizar, o fabricarse con métodos de producción más económicos.
Especificaciones estrictas permiten al comprador rechazar componentes que son
demasiado costosos o que no cumplen las normas especificadas. Los proveedores
también pueden usar el análisis del valor como herramienta para posicionarse de
modo que puedan ganar una cuenta.
4. Búsqueda de proveedores: el comprador trata de identificar los proveedores más
apropiados. Se examinan directorios, teléfonos, recomendaciones; hoy día el mejor
lugar es Internet. Los proveedores tienen que aparecer en los principales catálogos
o servicios en línea, desarrollar un programa de publicidad y promoción sólido, y
crear una buena reputación. Después de evaluar cada empresa, el comprador se
quedará con una lista de proveedores calificados.

5. Solicitud de propuestas: el comprador invita a los proveedores calificados a que

presenten propuestas. Después de evaluar las propuestas, se invita a unos cuantos
proveedores a efectuar presentaciones formales. Entonces, quienes se dedican al
márketingg de negocios deben ser hábiles para investigar, redactar y presentar
propuestas (tanto por escrito como prestaciones orales).

6. Selección de proveedores: primero el centro de compras especifica los atributos

que se buscan en los proveedores e indica su importancia relativa. Luego se
evalúan los proveedores en general por los siguientes atributos: precio, reputación
del proveedor, confiabilidad del producto, confiabilidad del servicio, flexibilidad del
proveedor, etc. Quienes se dedican a márketingg de negocios necesitan entender
cómo los compradores industriales efectúan las valuaciones. 

Métodos para determinar el valor de los clientes: Evaluación de ingeniería interna;

del valor en uso en el campo; de valor en sesiones de grupo; preguntas de sondeo
directo; análisis conjunto; uso de benchmarking; enfoque de composición;
calificaciones de importancia.

La selección y la importancia de los atributos varía con el tipo de situación de

compra. En general los atributos más importantes son precio, reputación del
proveedor, confiabilidad del producto, confiabilidad del servicio y flexibilidad del
proveedor.

Para la selección de proveedores el precio sigue siendo un criterio clave. La gente

de márketingg puede contrarrestar la petición de un precio más bajo de varias
maneras. Como parte de selección del proceso de proveedores, los centros de
compras deben decidir cuántos proveedores usarán. En el pasado, se utilizaba una
base amplia. Hoy, se tiende a reducir el número de proveedores; y se espera que
éstos proveedores colaboren estrechamente con ellos (la empresa) durante el
desarrollo de productos, y aprecian sus sugerencia. Incluso existe una tendencia
hacia la fuente única: usar un solo proveedor.
 7. Especificación de pedido rutinario: luego de la selección de los proveedores, el
comprador negocia el pedido final, enumerando las especificaciones técnicas, la
cantidad requerida, el tiempo de entrega esperado, las políticas de devolución,
garantías, etc. Un contrato de cobertura total ( o planes de compra sin existencia)
establece una relación a largo plazo en la que el proveedor promete reabastecer al
comprador según se necesite a precios convenidos durante un período de tiempo
dado. Y da pie a que se tienda a comprar de una sola fuente y a ordenar más
artículos de esa fuente única.

8. Revisión del desempeño: cada cierto tiempo, el comprador examina el desempeño

de el o los proveedores elegidos. Hay 3 métodos:

 El comprador se pone en contacto con los usuarios finales y pide sus

evaluaciones.
 El comprador podría calificar al proveedor según varios criterios
empleando un método de puntos ponderados.
 El comprador podría sumar los costos de un pobre desempeño por parte
del proveedor y así obtener un costo de compra ajustado, que incluye
precio.
El proveedor debe monitorear las mismas variables que los compradores y usuarios finales del
producto, esto es en situación de compra nueva. En situaciones de recompra modificada o
recompra directa, algunas etapas se comprimirían o se pasarían por alto.

Tareas del área de compras en la empresa

Como hemos visto el departamento de compras realiza una serie de funciones. Veamos a
continuación las tareas diarias que se llevan a cabo en esta área.

 Planificación y gestión del departamento de compras en función de un presupuesto dado.

 Estar pendiente de las novedades del mercado: cotizaciones, noticias del sector, etc.
 Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de precio, eficiencia y flexibilidad de
condiciones.
 Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso de que estos fallen. Siempre vienen
bien contar con un plan B, en caso de apuros.
  Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer comparativa de
opciones. No importa que sean proveedores preseleccionados, ya que eso nos facilitará la
toma de decisiones.
 Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros. Esto es: quién
compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué documentación a presentar será
necesaria.
 Acordar las condiciones de suministro con los proveedores más adecuados.
 Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco excederse.
 Supervisar la calidad de los productos adquiridos así como si han llegado en perfectas
condiciones. En caso de que no fuera así, se desprende otra tarea que sería la de reclamar
al proveedor.
 Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.
 Gestión de la relación con proveedores. Esto implica hacer seguimientos de órdenes de
pedido, las entregas, los problemas que pueden surgir. Quizá también podamos desarrollar
un sistema para que los procesos de entrega se puedan mejorar.
 Intentar ahorrar costes a la empresa. El departamento de compras va a contar con un
presupuesto para ir adquiriendo los materiales que necesitamos. Pero también pueden
reducir los costes a la empresa si negocian los gastos en la adquisición del material,
organizando el inventariado de una forma más eficiente, etc.

¿Cómo ahorrar con una buena planificación de compras?

Independientemente de si tu empresa es grande o pequeña y de si cuentas o no con un
departamento que se encargue de las compras de la empresa, necesitan adquirir material para el
desempeño de su producción. De ahí que una de las premisas sea ahorrar en la empresa a la hora
de realizar las compras. Esta simple acción puede suponer cierta ventaja competitiva a la hora de
abastecerse. Por eso, es tan importante plantear una buena planificación y control del proceso de
compras.

Ventajas de planificar las compras

 Tendrás un mayor control de lo que compras y, por tanto, de lo que gastas en adquirir estos
bienes, que suponen un gasto a la empresa.
  Conseguirás mejores precios y condiciones de los proveedores que te abastezcan.
 Al medir lo que compras disminuirá tus costes de inventariado, como consecuencia se
reducirán los costes de distribución y logística.
 Mayor probabilidad de que lo que has comprado se necesite de manera inmediata, por lo
tanto entrará antes en producción y podrás recuperar lo invertido.
 Mejorarás la distribución de la carga laboral de los trabajadores del departamento de
compras y ahorrarás tiempo.

Consejos para realizar una buena planificación de

compras

o Seleccionar los proveedores. Es importante encontrar aquel proveedor que nos va

a suministrar lo que necesitamos con los requerimientos de calidad que estamos

buscando. Asimismo, aunque elijamos un único proveedor es necesario tener una lista de

ellos por si el nuestro falla o hay algún tipo de problema. También a la hora de negociar el

precio, es importante conocer cómo lo están ofreciendo los demás proveedores para

obtener la mejor calidad al mejor precio. Consulta todas las claves para elegir los

proveedores de tu negocio.
o Planifica tu proceso de abastecimiento. Esto implica que todos los miembros
de la empresa conozcan el procedimiento, y es mejor plasmarlo por escrito. Es necesario

conocer los posibles proveedores, qué productos se compran, cada cuanto tiempo, la

documentación necesaria para cada uno de los procesos.

o Pedir varios presupuestos. Antes de tomar cualquier decisión que genere un gasto
a la compañía, es necesario tener al menos tres o cuatro presupuestos para poder

decantarse por uno o varios proveedores. También habrá que tener en cuenta la cantidad y

el momento en que van a hacer falta. Esto es debido a que estas dos cuestiones pueden

modificar el precio final. También deberás fijarte en la fecha de pago. Es otro condicionante

a tener en cuenta.
o Comprar lo que verdaderamente se necesite. En algunos casos puede parecer
algo muy obvio, pero este punto hace que las compañías ahorren gastos. Así, por ejemplo,

en material de oficina hay que adquirir lo que verdaderamente se vaya a utilizar. Es

importante tener en cuenta el gasto mensual que vas a tener mensualmente.

 o Controlar la calidad. Si quieres asegurar ahorro y eficiencia deberás hacer un

exhaustivo control de la calidad de las materias primas. Esto es vital para que tu producto

también sea de calidad. De ahí que sea importante garantizar el flujo de entrada y salida de

los materiales con el fin de que la producción no pare. Además, deberás fijarte en que

el inventario esté cubierto, que no haya pedidos duplicados ni se desperdicie nada.

o Buena relación con los proveedores. Como sabes, una relación no acaba con la
compra y llegada a tu empresa del pedido. Como se supone que vas a hacer más pedidos

al mes o al año es importante mantener una buena relación con tus proveedores. Una de

las razones es que más adelante nos pueden ayudar a mejorar los procesos de entrega y el

stock.

Como conclusión para ahorrar y tener una buena planificación has de seguir tres reglas básicas

que podemos resumir en: planificación, coordinación y control. En definitiva, se trata de

organizar tu previsión de ventas para poder planificar las compras y ajustar el presupuesto de

la empresa en función de las necesidades.

3 herramientas digitales para agilizar el proceso de compra

industrial
Agilizar el proceso de compra industrial no es una tarea fácil. En muchos casos la empresa
industrial no acaba de reconocer con exactitud cuál es su problema o necesidad. En otras
ocasiones, la superabundancia de información aportada por los distintos proveedores dificulta la
elección del más adecuado. Por fortuna, hoy existen una serie de herramientas o acciones de
marketing que, asentadas sobre una firme estrategia, pueden empujar a tus clientes potenciales a
lo largo de las diferentes etapas de su proceso de compra.

Una estrategia digital para conectar con tus clientes industriales

Las empresas proveedoras de productos o servicios industriales necesitan fortalecer su imagen
digital para seguir siendo competitivas. Los compradores tienen un recurso infinito en sus
manos para formar sus decisiones de compra: internet. Sin una presencia activa y estratégica en
la red, cada vez es más difícil captar clientes. Los tiempos de derribar puertas frías van poco a
poco llegando a su fin. Las empresas buscan optimizar al máximo sus recursos y para ello ya
disponen de numerosa información online para encontrar la mejor opción calidad-precio.  Sí, hoy en
día la batalla se libra en internet, y si las empresas no son activas en la red, difícilmente captarán la
atención de sus clientes potenciales.

Llegó el momento de la introspección: ¿Esta mi web enfocada a la captación de leads? ¿Se genera
contenido que responde a las necesidades de mis clientes? ¿Conecto con mis clientes en los
entornos digitales donde son activos? Si tienes un no por respuesta ante estas cuestiones, he de
recomendarte el seguimiento de una estrategia digital b2b que se sustente sobre una estrategia
de inbound marketing. ¿Por qué? Porque empezarás a usar ciertas herramientas digitales bajo un
enfoque de marketing de resultados. Esta nueva perspectiva te permitirá generar atracción y
mejorar tu vinculación con los comportamientos de tus clientes.