GUIA DE APRENDIZAJE No. 1 SERVICIO AL CLIENTE
GUIA DE APRENDIZAJE No. 1 SERVICIO AL CLIENTE
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GFPI-F-019 V
2. PRESENTACIÓN
Queridos aprendices:
El cliente es lo más importante de una organización. Él está mejor y más informado que nunca, tal vez,
adquiridos por su experiencia o por sus habilidades, además, está protegido por leyes y reglamentos en
defensa del consumidor.
Sabe muy bien, que es “conquistado” por diferentes ofertas e ideas, por lo tanto, es mucho menos leal a
las empresas con cuales interactúa, es decir que busca mayor calidad, a menor precio, y obvio!... que
satisfaga todas sus demandas y necesidades. Actualmente, el cliente no busca empacadores,
despachadores o vendedores, él lo que busca son “asesores” que le permitan elegir el mejor servicio o el
mejor producto.
“El consumidor del nuevo siglo se encuentra mucho más instruido, tiene acceso a un sin número de medios
de comunicación impresos y electrónicos, nacionales y extranjeros, e incluso a la red mundial Internet” . Por
tal razón, posee mayores elementos de juicio para decidir si estamos dándole un buen servicio o no.
Ahora que la competencia es global, tenemos que buscar nuevos mecanismos de diferenciación, nuevas
formas de atraer al cliente, de conseguir que se quede con nosotros y obtener su total fidelidad.
Cada vez más, los productos y servicios que venden diferentes empresas, en el mismo ramo o industria, se
van pareciendo entre sí. Dada la facilidad que tienen muchas empresas para reproducir, e incluso mejorar,
lo que ofrecen sus competidores globales, la oferta se está convirtiendo en un patrón estándar.
Cada día, el “pastel” de todo tipo de industrias y comercios debe dividirse entre más empresas. Todas
quieren una porción de ese “pastel”, que es el mercado. Por eso todas luchan por atraer al cliente con
mejores ofertas, mejores condiciones, mejor servicio y estar a la vanguardia de la tecnología.
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● Descripción de la Actividad:
● Conforme equipos de cuatro (4) aprendices.
● Elabore un cuadro comparativo en un documento digital o manual, donde a través de las
preguntas: Qué?, por qué? y para qué? es importante el conocimiento que se ha de adquirir
durante su formación en el programa Técnico en Asistencia Administrativa y la importancia
que este tiene con las MYPIMES.
● Socialice su cuadro comparativo con los compañeros de formación orientados por el
instructor.
● Consulte material de apoyo para la reflexión inicial.
Materiales: lápices, colores, esferos, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel, etc.
ACTIVIDAD DE REFLEXION
Los funcionarios de las empresas (ejecutivos o personal de soporte) tienen la convicción de que el software
del centro de ayuda dará una imagen coherente del cliente y presentará esta información en cualquier
plataforma o dispositivo. A pesar de estas altas expectativas, la dirección a menudo no es capaz de invertir
los recursos, el tiempo, y la formación que se suelen requerir para ampliar o mejorar el servicio al cliente.
Las empresas medianas y grandes son especialmente propensas a sufrir estas nuevas presiones, dada la
cantidad entre miles de clientes con los que interactúan, el número de transacciones que procesan, su
fuerza de trabajo y unas restricciones presupuestarias que impiden añadir personal al mismo ritmo en el
cual se suman los clientes.
Los clientes esperan poder comunicarse con los funcionarios de la empresa a cualquier hora del día,
personalmente o utilizando las tecnologías de la comunicación y la información (TIC). Los clientes desean
que estos aplicativos tuviesen características tecnológicas e innovadoras, que le ofrezcan mayor seguridad
y fidelidad al momento de adquirir un bien o servicio.
¿Considera usted que todas las empresas que actualmente conoce, cumplen con todas las
herramientas tecnológicas necesarias para atraer y satisfacer al cliente?
¿Si una organización Empresarial tuviese un servicio virtual, qué inconvenientes considera usted que
él cliente puede encontrar a la hora de utilizarlo?
● Situación Problémica:
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En Colombia la mayoría de las MIPYME, son creadas a nivel familiar o por una idea de un emprendedor, y
uno de los problemas que más adolecen estas microempresas es el hecho un bajo desarrollo tecnológico
ausencia de protocolos de servicio al cliente, así como falta de procesos de comunicación asertiva.
De acuerdo a lo anterior, planteamos el siguiente problema a solucionar: ¿cómo mejorar en las MIPYMES
el correcto servicio al cliente y sus respectivos protocolos, el aprovechamiento de las TIC, y la
comunicación asertiva en cada uno de los procedimientos organizacionales?
● Actividad 1 contextualización.
Identificar los procesos y procedimientos de las empresas, teniendo en cuenta la calidad de servicio
al cliente y la actividad económica de la empresa.
Descripción de la Actividad:
● Conforme equipos de trabajo de 4 aprendices.
● Elabore un mapa mental donde se identifiquen los procesos y procedimientos implicados en la
estructura organizacional de la empresa. Seguidamente, marque en cada uno de ellos, el nivel
de atención al cliente que requieren en las áreas correspondientes, estableciendo prioridades
y diferenciando el cliente interno del externo.
● Socialice con sus compañeros el trabajo realizado con la orientación del instructor(a)
Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a internet.
Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel, entre
otros.
● Actividad 2 contextualización.
Indicar las características del servicio al cliente adecuado en las Mipymes, teniendo en cuenta las
herramientas tecnológicas y las fuentes de comunicación utilizadas.
● Actividades de apropiación:
Utilizar las Tecnologías de la información para elaborar el protocolo de servicio al Cliente de las
mipyme, enfocados en las técnicas de comunicación organizacionales, de acuerdo con los
procedimientos administrativos.
Para la elaboración de esta actividad cada uno de sus instructores(as) que acompañan el proceso
del trimestre, darán orientaciones precisas respecto a la forma cómo deben hacer entrega de estas
evidencias. Es importante estar atento a las mismas.
Evidenciar los aspectos más relevantes de la atención al cliente en las microempresas, teniendo en cuenta
los protocolos de atención y la actividad económica.
Descripción de la actividad:
Identificar los elementos que integran el triángulo del servicio con base en la estrategia del
servicio diseñada para la MIPYMES.
Descripción de la actividad:
Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel, entre
otros.
Elaborar un protocolo de servicio al cliente para las mypimes, teniendo en cuenta la actividad
económica, estructura organizacional y tipos de clientes.
Descripción de la actividad:
● Descripción de la actividad:
Por equipos de trabajo, elaboren un Brochure por cada tipo de eventos empresariales que se apliquen
en las Mipyme. Tenga en cuenta que dentro de los eventos empresariales se incluyen:
reuniones de trabajo, lanzamientos de productos, seminarios, foros, simposios, talleres de
capacitación y demás.
De igual forma por equipos de trabajo, escojan uno de los eventos, y en ambiente de formación,
realicen la simulación del evento que escogieron; elaboren toda la documentación relacionada
con dicho evento como lo es, las invitaciones, certificados y memorias del evento, en función
de las Mipyme.
Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel, USB,
entre otros.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
•Utiliza equipos de
reproducción de documentos
de acuerdo a las necesidades de
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la unidad administrativa.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
AUDITORÍA: es el mecanismo que tiene una compañía para revisar si cumple con el requerimiento
legal e interno según su reglamento interno, para brindar un buen servicio.
BUZÓN DE SUGERENCIAS: está diseñado para que los consumidores sin necesidad de escribir su
nombre o sepan quién es da la opinión de cómo le parece el servicio o lo atención prestada en el
establecimiento.
CRM (Gestión de relaciones con los clientes) es un término de la industria de la información que se
aplica a metodologías, software y, en general, a las capacidades de Internet que ayudan a una
empresa a gestionar las relaciones con sus clientes de una manera organizada.
CADENA DE SATISFACCIÓN: es utilizada en las empresas como medio de medir las capacidades de
sus colaboradores el sentido de pertenencia con la organización para así poder brindarles a los
clientes lealtad a la marca.
CICLO DE SERVICIO: Es la cadena que forma todos los momentos de verdad que el cliente ha
tenido la oportunidad de vivirlos, esto ayuda también a las personas que prestan un servicio para
mejorarlo y conocer las necesidades del cliente.
CLIENTE: es la persona que adquiere nuestros productos o servicios, con la finalidad de suplir una
necesidad que para él es básica e importante en ese momento. Ellos son los más importantes de
nuestra empresa gracias a ellos es la productividad.
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CULTURA ORGANIZACIONAL: es el conjunto de normas que se tengan en una organización en
todas sus áreas basadas en respeto, valores, ética, integridad, actitudes, hábitos todo esto genera
una persona íntegra y un ambiente laboral bueno.
DISPOSICIÓN: es tener el espacio y tiempo suficiente para realizar una actividad o brindando un
servicio al cliente eficiente, solucionando cualquier problema o inquietud que puede tener este
sobre nuestro producto o servicio.
EMPODERAMIENTO: el proceso que realiza una persona para ganar poder, autoridad e influencia
sobre otros, para esto es necesario tener poder de decisión, acceso a la información, habilidad para
ejercer efectivamente.
ENCUESTA: son un tipo de preguntas verbal o escrita que se relaciona a un grupo de personas
determinado para obtener información sobre un tema específico para investigación, cuando es de
forma escrita se usa entrevista y de forma escrita se realiza por medio de cuestionario.
ESTRATEGIA: es la técnica que tiene una organización para desarrollar ciertas actividades que
mejoren el proceso de servicio con un objetivo fijo la satisfacción del cliente.
ÉTICA: ser correcto y actuar bajo una normas o principios individuales y sociales que cada uno de
nosotros vamos creando porque en el ambiente interno y externo de la organización de va
creando.
MISIÓN: compromiso moral que tiene una organización o persona para poder llevar a cabo la
función o deber moral que una persona o colectividad consideran necesario para cumplir con su
compromiso con la sociedad.
MOMENTO DE VERDAD: es el contacto físico que tiene el cliente con la organización donde
sabemos cómo se prestara el servicio a cada uno de los clientes.
MOMENTO ESTELAR: esto se lleva a cabo cuando el cliente ya tiene lo que estaba buscando,
llevándose una buena imagen de la empresa y del servicio que se prestó.
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MOMENTO CRÍTICO: se llama así cuando el usuario se lleva una mala imagen de la empresa o
negocio al que está acudiendo llenándolo de insatisfacción y enojo en algunos casos.
ORGANIZACIÓN: es actividad relacionada a cumplir un mismo objeto con una actividad destinado
para cada una de las personas que la conforman estableciéndoles tareas, roles o labores definidas
para el área asignada.
RESARCIMIENTO: se usa cuando al prestar un servicio se incumple con las obligaciones adquiridas
ya, las cuales pueden ser penales o contractuales. Brindando seguridad que el compromiso se
contraído.
REINGENIERÍA: se utiliza cuando los procesos no funcionan bien y necesitan comenzar de nuevo
planteando nuevas alternativas. Es hacer lo que se está haciendo pero hacerlo bien.
SISTEMA: es la forma de manejar las normas o procedimientos con un orden lógico para la
empresa, para ordenar el funcionamiento de una colectividad.
VALOR AGREGADO: son las características que le dan a un producto o servicio que lo hace ser
diferente a la competencia, esto hace darle un mayor valor que le brinda a la empresa o negocio
diferenciarse en el mercado.
VISIÓN: es donde la empresa se ve a corto, mediano y largo plazo haciendo una proyección de su
futuro sin dejar de lado las necesidades, expectativas y cambio de los clientes.
AULA DIGITAL: Son aulas proveídas por equipos informáticos, con un número variable de
ordenadores (generalmente entre 15 - 25, conectados en red local).
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COMPETENCIAS VIRTUALES: Serían el conjunto de conocimientos y habilidades que se necesitan
para poder desempeñar tareas relacionadas con la sociedad de la información y el conocimiento.
Implican capacidades cognitivas, reflexivas y analíticas y evaluativos.
CUESTIONARIO: Instrumento idóneo que nos posibilita obtener gran cantidad de datos a partir de
una muestra amplia y genera resultados estadísticos. Es uno de los instrumentos más utilizados en
el ámbito de las Ciencias de la Educación.
E- LEARNING: Es un nuevo concepto traducido por “enseñanza a distancia” intenta explicar que se
trata de no enseñar de cualquier forma, sino de dotar a las personas de las competencias
necesarias para vivir y trabajar en la sociedad de la información en redes y que todos puedan
acceder a la cultura digital buscando aprender a aprender, consolidar su personalidad, desarrollar
las capacidades genéricas, aprender durante toda la vida y afrontar los retos de la sociedad de la
información y usar las TIC ante estos permanentes procesos formativos. Una manera pues,
diferente de entender el proceso de enseñanza-aprendizaje
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WEB. 2.0.: Es un conjunto de aplicaciones que con independencia de los planteamientos
psicopedagógicos que sustenten la acción docente apuestan por el buen uso didáctico de las TIC y
enriquece los procesos de enseñanza y aprendizaje. Además, situados en esta sociedad de la
información que exige una fuerte disminución de las prácticas memorísticas/reproductoras en
favor de las metodologías socio constructivistas centradas en los estudiantes y en el aprendizaje
autónomo y colaborativo, los entornos sociales para la interacción que ofrecen las aplicaciones de
la Web 2.0 constituyen un instrumento idóneo para ello (Dr. Pere Marquès Graells, 2007).
WEBQUEST: Según su creador Bernie Dodge, una Webquets es “una actividad de investigación en
la que la información con la que interactúan los alumnos proviene total o parcialmente de recursos
de Internet”. Una Webquest es una actividad didáctica en la que se propone una tarea a los
alumnos y un proceso para llevarla a cabo, durante el cual tendrán que utilizar, analizar y
comprender determinada información para construir sus propias ideas
WIKIS: es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por sus usuarios a través del navegador
web. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparte. El ejemplo más
conocido de wiki es la Wikipedia. Se trata de una enciclopedia colaborativa, elaborada y mantenida
por sus visitantes. En Wikipedia podemos realizar búsquedas de términos o conceptos. El botón
"Editar" es el que diferencia las Wiki de otros sitios web, permitiéndonos participar en la
elaboración de su contenido.
www.marketing-xxi.com/departamento-de-atencion-al-cliente-104.htm
https://tunegocioonline.weebly.com/bibliografiacutea.html
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http://office.microsoft.com/video.aspx?
assetid=ES010201893&vwidth=884&vheight=540&CTT=11&Origin= ).
http://www.aulaclic.es/excel-2013/
http://www.aulaclic.es/word-2013/
www.recursossa.com/Documentos/1_2_3.htm
www.actualicese.com.co GFPI-F-019 V
www.esl-lab.com
www.englishpod.com
www.bbcinenglish.com
http://webpages.ull.es/users/manarea/Documentos/sitiosweb.pdf
http://webpages.ull.es/users/manarea/guiadidacticawebs.pdf
http://tecnologiaedu.us.es/bibliovir/pdf/SALINAS.pdf
● AGUADED, J.I. y PÉREZ RODRÍGUEZ, M.A. (2001b): Nuevas corrientes comunicativas, nuevos
escenarios didácticos. Comunicar: Revista científica iberoamericana de comunicación y educación, 16,
120-130.
● BALLESTEROS, C y LÓPEZ MENESES. (2002): El correo electrónico: una experiencia colaborativa para la
formación y el desarrollo profesional de los docentes. En Aguilar, M y otros.
● GORKA, P y CASTAÑO, C. (2006): Sistemas wikis para la enseñanza. En Cabero, J y Román, P. (Coords):
E-actividades. Un referente básico para la formación en Internet. Sevilla, Eduforma (MAD), 169-181.
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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
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