Resumen Capitulo 3

Capítulo 3: administración de proyectos.
Los cinco fundamentos más importantes de la administración de proyectos que debe

manejar el analista de sistemas son:
1. Definición del problema, ya sea que use el SDLC clásico u otro método, primero
debe identificar el problema del sistema y el objetivo que desea lograr. La
última parte de la definición del problema incluye las soluciones necesarias,
alcanzables y posibles para eliminar los errores que bloquean el proceso del
sistema.
Los analistas crean definiciones de problemas. Esta definición es una
declaración formal del problema, que incluye:
- Las cuestiones de la situación presente.
- Los objetivos para cada cuestión.
- Los requerimientos que se deben incluir en todos los sistemas
propuestos.
- Las restricciones que limitan el desarrollo de los sistemas.
2. Determinar la viabilidad del proyecto, Después del proceso de selección de

proyectos, es realmente una decisión difícil porque habrá más proyectos que se
solicitarán de los que realmente se ejecutarán.
Los cinco criterios de selección importantes son:
- El proyecto propuesto cuenta con el respaldo de la autoridad
competente.
- Está correctamente sincronizado para atraer recursos.
- Ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.
- Hazlo práctico.
- Esto es lo suficientemente importante como para ser considerado por
encima de otros puntos.
Llega el momento de comprobar la viabilidad de dicho proyecto, ahí es donde

entra el analista de sistema, que recopila datos directos del proyecto, sea por
medio de investigación, opiniones relacionadas al proyecto o por medio de
entrevistas relacionadas al mismo, buscando viabilidad técnica, económica y
operacional. A través de este estudio de viabilidad, los analistas recopilan datos
que permiten a la administración decidir si se puede o no continuar con un
estudio de sistemas completo.
3. Planeación y control de actividades, la planeación se refiere a las actividades

requeridas para poder escoger un equipo apto para el proyecto a desarrollar,
evaluar el tiempo necesitado para completarlo. El control implica proporcionar
lo que se necesite para agilizar las actividades del desarrollo y que se acople al
plan de tiempo establecido.
Al hacer un inventario regular de los equipos existentes, los analistas de
sistemas podrán determinar de manera más efectiva si recomiendan hardware
de computadora nuevo, modificado o actual. El hardware de la computadora se
puede comprar, alquilar o arrendar. Los concesionarios ofrecen servicios de
apoyo, como mantenimiento preventivo y formación de usuarios, que
normalmente se negocian de forma individual.
El software puede construirse como un producto personalizado, comprarse

como un paquete comercial listo para usar (COTS) o enviarse a un proveedor de
servicios de aplicaciones (ASP) para su desarrollo. Para preparar una propuesta
de sistema, se deben determinar todos los costos y beneficios de las diversas
alternativas. Los analistas de sistemas pueden usar una variedad de métodos
para pronosticar costos, ganancias, volumen de transacciones y variables
económicas futuras que afectan los costos y las ganancias. Pueden ser tangibles
(cuantificables) o intangibles (no cuantificables y difíciles de comparar
directamente).
Los analistas de sistemas pueden usar una variedad de técnicas de análisis de

costo-beneficio, incluido el análisis de punto de equilibrio, el enfoque de
ingresos y el análisis de flujo de caja.
4. Programación de fechas y tiempos del proyecto, para decidir la planeación,

que incluye la estimación del tiempo requerido para cada una de las actividades
del analista y programación de las actividades de análisis hay que agregar tareas
detalladas y establecer el tiempo requerido para completarlas, por ejemplo: en
la actividad de recopilación de datos entra la actividad especifica de realizar
entrevistas con un tiempo de 3 semanas, no más de ahí.
Un método que los analistas de sistemas pueden usar para planificar tareas es
el gráfico de Gantt, que muestra las actividades como barras en un gráfico.
Existe otra técnica llamada Método de evaluación y revisión de proyectos
(PERT), que muestra las actividades como flechas en una cuadrícula. PERT
ayuda a los analistas a identificar las rutas críticas y el tiempo de inactividad,
información necesaria para un control eficaz del proyecto.
5. Administración de los miembros del equipo de análisis de sistemas, Por lo

general, los analistas de sistemas son responsables de los proyectos y necesitan
saber cómo determinar qué se necesita y cómo iniciar los proyectos; y cómo
desarrollar definiciones de problemas, verificar la factibilidad de completar
proyectos de sistemas, mitigar riesgos, identificar y administrar actividades y
reclutar, administrar y motivar a otros miembros del equipo.
Agregar personas innecesarias a un proyecto, tratar de cumplir con tiempos de

entrega poco realistas y evitar que los equipos de desarrollo busquen ayuda de
expertos fuera de sus patrocinadores inmediatos son las razones por las que los
programadores ven que los proyectos fallan. A menudo podemos evitar estos
errores al examinar la motivación detrás del artículo deseado y por qué nuestro
equipo recomienda o evita un artículo en particular.
Los analistas de sistemas deben seguir tres pasos principales para desarrollar
una propuesta de sistema efectiva: organizar efectivamente el contenido de la
propuesta, escribir la propuesta en un estilo comercial apropiado y presentar la
propuesta de sistema de información oralmente. Para ser eficaz, una propuesta
debe estar escrita de forma clara y comprensible, y su contenido debe dividirse
en diez secciones funcionales. Las consideraciones visuales son importantes al
crear una oferta.
Como evitar fracasos en los proyectos.

En primer lugar, es fundamental establecer discusiones exhaustivas con la
administración y las partes interesadas para comprender plenamente los
objetivos y requisitos del proyecto. Además, es crucial realizar estudios de
viabilidad que permitan evaluar la factibilidad del proyecto y determinar si vale
la pena llevarlo a cabo. La capacitación y la experiencia del equipo también
desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones informadas sobre
la viabilidad y las motivaciones detrás de la solicitud del proyecto.
Además, es importante estar al tanto del clima político de la organización, así

como de las situaciones financieras y competitivas que puedan afectar al
proyecto. Mantenerse actualizado acerca de estos factores externos ayuda a
anticipar posibles obstáculos y riesgos, y a tomar medidas preventivas.
Finalmente, es necesario reconocer que la decisión de continuar con un

proyecto no recae únicamente en el equipo. Aunque se deben tener en cuenta
las recomendaciones y el análisis del equipo, la administración tiene la última
palabra en cuanto a si se asignarán más recursos al proyecto. Por lo tanto, es
importante que el proceso de toma de decisiones sea transparente y esté
abierto a escrutinio externo. Los miembros del equipo deben ser conscientes de
que su reputación y posición en la organización pueden estar ligadas a los
proyectos que acepten y ejecuten.
En resumen, para evitar fracasos en los proyectos, es necesario establecer

discusiones detalladas, evaluar la viabilidad y comprender las motivaciones del
proyecto, estar al tanto del entorno político y financiero, utilizar herramientas
como el diagrama de causa y efecto, aprender de proyectos anteriores y
mantener un proceso de toma de decisiones transparente. Estas medidas
contribuyen a minimizar los riesgos y aumentar las posibilidades de éxito en los
proyectos.

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