Despacho de Materiales

Normas
Generales
1. Los despachos desde la bodega general se realizarán con frecuencia diaria tanto para
materiales directos en indirectos. Para el caso del balanceado y ferretería existen dos
horarios:
Balanceado
• Mañana, desde las 9 hasta las 11 horas; y
• Tarde, desde las 14 hasta las 16 horas.
Bacteria, combustible, ferretería y medicación.
• Mañana, desde las 7 hasta las 9 horas; y
• Tarde, desde las 13 hasta las 14 horas.
En el caso de requerimientos emergentes, la bodega estará disponible a los solicitudes y
despacho fuera de los esquemas establecidos.
2. Las solicitudes de despacho de materiales deberán ser realizados desde el día anterior
máximo hasta las 20 horas. Dicha solicitud se deberá ser socializada en el formato “Solicitud
de Materiales”; vía mail y/o WhatsApp. Par el caso de balanceado, como documento
soporte deberá adjuntar la Dieta.
3. Para realizar la solicitud de los materiales se ha definido de acuerdo con la siguiente tabla:
MATERIAL RESPONSABLE
Balanceado Jefe de Producción
Bacteria Coordinador Técnico o Técnico de Zona
Combustible
Administrador
Maquinaria
Combustible
Jefe de Producción
Motos y motores fuera de borda
Ferretería Administrador o Jefe de Producción
Medicación Coordinador Técnico o Técnico de Zona
Casos EMERGENTE Jefe de Bodega
4. Se respetará el sistema FIFO/ FEFO para el almacenamiento y despacho de materiales

almacenados en bodega.
5. Sera obligación de las áreas de Bodega de Materiales y y áreas descritas en el punto
número 3, completar formato “Pedidos de materiales”, donde se llenarán todos los campos
obligatorios como quien solicita, quien entrega y quien recepciona los materiales al igual
que las horas en que se realizan, en dicho documento se detallaran los materiales
solicitados y las cantidades a despachar; previa revisión de stock en el sistema ACOSUX.
6. Los materiales abiertos o expuestos de deberá proteger del polvo y/o contaminantes.
7. Los requerimientos deben estar respaldados por las transferencias entre las Bodegas de
Materiales y Producción que se efectúan en el sistema ACOSUX.
“COPIA NO CONTROLADA”, Impreso este documento, el área de Organización y Proyectos, no garantiza que esta
impresión sea la última versión del documento
8. Las transferencias de bodega de materiales y la verificación de existencia de producto en
bodega deben realizarse en el sistema y se debe entregar el debido documento justificativo
el “Vale de acompañamiento de mercancía – traspaso de almacenes”, el mismo que deberá
estar debidamente firmado por cada uno de los responsables del proceso.
Las bodegas han sigo codificadas de la siguiente manera:

CENTRO DE
EMPRESA NOMBRE DE BODEGA CÓDIGO
COSTO
GODPROEX S.A CP1 PRODUCIÓN ULISES 15
CP2 PRODUCIÓN SAN ANDRES 25
CP3 PRODUCIÓN VAL2A 35
CP3 PRODUCIÓN VAL2B 36
CP4 PRODUCIÓN VAL2C 45
SA2 PRODUCIÓN SAN ANDRESITO 55
VAL4 PRODUCIÓN VAL2D 65
VAL5 PRODUCIÓN VAL2E 75
PRODUCIÓN SAN ANDRESITO SEMI
SA-SM 85
INTENSIVO
PROEXDI CIA 15 PRODUCCIÓN PROCADI PR2
LTDA 25 PRODUCCIÓN GABRIELITA GABY
45 PRODUCCIÓN PROCADI-2 PRO2
55 PRODUCCIÓN GABRIELITA-2 GABY2
GODYA CIA LTDA 15 PRODUCCIÓN IRIS IR1
Mecanismo de
Nº Actividades Responsable
control
Necesidad de proveer materiales a las áreas solicitantes.
Recibir el pedido de materiales:
Recibir del solicitante; el formato previamente autorizado y firmado Jefe/ Asistente de Pedidos de
1
por cada responsable. Bodega materiales
Verificar existencia de producto en bodega:

Ingresar al sistema ACOSUX y revisar el inventario mediante el
módulo Inventario / Consulta / Saldo a Bodega y utilizando el
formato “Pedidos de materiales” donde constan los materiales
solicitados y con la cual se verificará la existencia del producto
requerido dentro del sistema. Módulo:
Jefe/ Asistente de Inventario /
2
Bodega Consulta / Saldo a
¿Si no hay existencia en almacén?
Bodega
Ir a actividad Nº 3
¿Si hay existencia en almacén?

Informar la no existencia de producto:

Comunicar al área de solicitante la inexistencia del inventario de
productos que no se poseen en bodega.
Informar vía mail al área de Compras que de acuerdo con lo Jefe/ Asistente/
Bodega
verificado en el sistema y físicamente en la bodega de Materiales, Vía email y/o
3
la no existencia de determinado(s) producto(s), para que se WhatsApp
Sub-Gerente de
proceda con la generación de solicitud de materiales. Producción
Entregar el documento de pedido de materiales para que

sea preparado y despachado:
Entregar al Asistente de Bodega el documento Pedidos de
materiales para que proceda a preparar el material solicitado
(conteo, pesado, medida) ya sean materiales directos o indirectos Jefe/ Asistente/ Pedidos de
4 y separándolos de acuerdo con la solicitud. Bodega materiales
Con el producto preparado se despachará y firmará el formato
Pedidos de materiales para evidenciar la hora de entrega y
responsable.
Entregar los productos al área solicitante:

Proceder a entregar el producto al área de solicitante para lo cual:
El Asistente de Bodega y/o Montacarguista deberá de entregar el
Asistente de
formato Pedidos de materiales con las cantidades reales que se va
Bodega FOR CAV 2.6.14
a entregar y deberá de receptar la firma de quien recibe.
Pedidos de
5
materiales de
Mientras el responsable del área solicitante deberá completar el
Producción
formato Pedidos de materiales con las cantidades reales que recibe
Solicitante
por parte de la Bodega y receptará de igual forma la firma y hora
del Asistente de Bodega que entrega los materiales.
Realizar el traspaso mediante el Sistema SAP: Operario de

6 Módulo:
Bodega/ Jefe/
El Asistente de Bodega comunicará y entregará el formato Pedidos Asistente/ digitador Inventario /
de materiales al Jefe de Bodega para que realice el debido traspaso de Bodega de Transacciones /
de los materiales mediante el Sistema ACOSUX. Materiales Transferencia
Se deberá de imprimir 2 documentos de soporte utilizando la

transacción “MB90 – Mensajes de Movimientos de Mercancías”, los
mismos se dividirán para cada área que intervienen en el traspaso.
Entregar constancia del despacho realizado:

El Asistente de Bodega entregará al responsable del área
Vale de
solicitante el documento “Vale de acompañamiento de mercancía Jefe/ Asistente/
acompañamiento
– traspaso de almacenes” con evidencia del traspaso realizado una digitador de
7 de mercancía –
vez validado las cantidades reales del traspaso se procederá con la Bodega de
traspaso de
firma de los documentos por parte de ambas los responsables de Materiales
almacenes
ambas áreas, como conformidad de lo entregado y recibido.
Formato Pedidos
de materiales
Archivar los documentos de despacho de materiales de
bodega: Digitador de Vale de
8
Archivar el formato Pedidos de materiales y el “Vale de Materiales acompañamiento
acompañamiento de mercancía – traspaso de almacenes” en el de mercancía –
lugar asignado de la Bodega de Materiales. traspaso de
almacenes
FIN DEL PROCESO
ANEXOS
Anexo 1: Transacción de transferencia desde Bodega hacia Bodega de Producción
1. En el sistema ACOSUX, ingresar en el módulo de Inventario, Transacciones y

Transferencia.
2. En dicha pantalla se procederá a seleccionar o ingresar información en los siguientes
campos:
a. Empresa
b. Motivo - Desplegable
c. Fecha - Desplegable
d. Bodega de origen - Desplegable
e. Bodega de destino - Desplegable
f. Observaciones – Redactar este campo
g. Seleccionar el código y cantidad del producto.
3. Una vez culminado se podrá proceder con la carga de archivos soportes, mismo que son
sustentos de los movimientos a realizar. Para finalizar, realizar clic en el botón
“Mayorizar” para finalizar la transacción.
Nota: Para eliminar celda con información incorrecta, proceder a presionar el botón
o clic derecho y seleccionar eliminar.
Anexo 2: Carga de Consumos desde plantilla Excel
1. Para el proceso de carga de consumos mediante hojas de Excel colocando las siguientes
columnas: Producto, Nombre, Cantidad, Piscina.
2. Se debe guardar el archivo en el dispositivo para su posterior carga al sistema.
3. Dentro del sistema ACOSUX, se procederá ingresando al módulo: Inventario /
Transacciones / Consumo / Nuevo. Posteriormente, se deberá seleccionar la empresa y
en el ícono “Descarga plantilla” desplegar la lista y seleccionar “Importar datos”.
4. En la nueva pantalla, se deberá seleccionar el ícono “+ Escoger” para proceder a la

búsqueda y carga del documento Excel que fue previamente elaborado. La operación
finalizará cuando en la pantalla se pueda evidenciar el “nombre” y “peso (KB)” del
documento seleccionado y finalizar con el proceso con el botón “Subir”.
Nota: En caso de corrección seleccionar el botón “Cancelar” y repetir el punto 4.

5. Finalmente, el consumo se vera reflejado como la imagen adjunta. Para este proceso se
deberá validar el Motivo, Bodega y CC (Centro de Costo). Para culminar el proceso
validado, presionar el botón “Guardar”.

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4. Se respetará el sistema FIFO/ FEFO para el almacenamiento y despacho de materiales

Las bodegas han sigo codificadas de la siguiente manera:

Verificar existencia de producto en bodega:

¿Si hay existencia en almacén?

Informar la no existencia de producto:

Entregar el documento de pedido de materiales para que

Entregar los productos al área solicitante:

Realizar el traspaso mediante el Sistema SAP: Operario de

Se deberá de imprimir 2 documentos de soporte utilizando la

Entregar constancia del despacho realizado:

Anexo 1: Transacción de transferencia desde Bodega hacia Bodega de Producción

1. En el sistema ACOSUX, ingresar en el módulo de Inventario, Transacciones y

Anexo 2: Carga de Consumos desde plantilla Excel

2. Se debe guardar el archivo en el dispositivo para su posterior carga al sistema.

4. En la nueva pantalla, se deberá seleccionar el ícono “+ Escoger” para proceder a la

Nota: En caso de corrección seleccionar el botón “Cancelar” y repetir el punto 4.

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