Anexo 1 Caso Practico Final

Los documentos administrativos escritos están al servicio de la
comunicación empresarial
Caso práctico
se repartían las vacaciones en los meses

de julio, agosto y septiembre; Este año, la
empresa cerrará las instalaciones en
agosto, por lo que todos los empleados
podrán disfrutar las vacaciones ese mes a
partir del 3 de agosto de 2021; por lo que
solicita adelantar todas las gestiones
administrativas pertinentes para poder dar
cumplimento a la nueva directriz sin
generar traumatismo en la empresa.
Le solicita al Departamento de Gestión

Humana, que se encarga de la
administración del talento humano; y su
Lina Arbeláez Martínez Guzmán, es la jefe inmediato es el Señor Carlos Alberto
Directora Ejecutiva de la empresa Rodríguez López, comunicar a todos los
Informáticos Siglo XXI, S.L., empresa colaboradores de la entidad, la novedad
dedicada a la comercialización de para el disfrute de vacaciones y también
hardware y software. La señora Lina, una remitir toda la información de novedades
mañana solicita a su asistente de nómina para la liquidación del pago de
administrativo citar a reunión del Comité vacaciones y salario del mes de julio antes
Institucional de Gestión y Desempeño del 8 del mismo mes; esto con el fin de
para el día 28 de mayo desde las 14:00 que el 1 de agosto, se pague la nómina
horas. La agenda para la reunión del del mes de julio sin problema.
comité será para informar de las nuevas
disposiciones para el periodo de disfrute Solicita de igual forma, al Departamento
de vacaciones del año para todos los Comercial que se encarga de la
empleados de la empresa; así como las administración de los puntos de venta y la
medidas de choque que se tomarán para bodega y su jefe inmediato es la Señora,
que la empresa quede al día en todas sus Adriana Lucia Guzmán Hernández,
obligaciones funcionales al momento del Profesional en mercado y ventas, informar
cierre por 15 días. Solicita de manera a los proveedores y clientes del cierre de
puntal, invitar al Coordinador de los 15 días por motivo de vacaciones.
puntos de venta y al jefe del área de Igualmente, solicita realizar los pedidos a
comunicaciones y sistemas-TIC. Le proveedores de productos antes del 2 de
recuerda a su asistente administrativo junio; recepción de pedidos de productos
preparar todo para la reunión y su hasta el 1 de Agosto; hacer entrega de los
importante presencia en la reunión para productos a los clientes hasta el día 2 de
elaborar el acta de la misma. agosto; enviar a los puntos de venta las
mercancías para surtir y entregar a
El día de la reunión, la Señora Lina clientes desde el 30 de mayo hasta el 18
informa al comité que la empresa ha de julio para que la bodega alcance a
cambiado el criterio de asignación de las surtir los puntos de venta, las tiendas
vacaciones de los empleados. En años puedan surtir los productos y los clientes
anteriores, los trabajadores de la empresa reciban sus productos antes del 2 de
Rocio Astudillo Escobar

Instructor, Gestión Documental
SENA, Regional Huila
agosto; entregar informe de ventas del consolidado debe ser enviado
mes de junio y julio el 1 de agosto al posteriormente a la oficina del Sistema
Director Administrativo y financiero; dejar Integrado de Gestión, para que, junto con
actualizado el inventario de productos de la oficina del Archivo Central realicen la
la bodega y los puntos de venta hasta el 2 verificación con las diferentes unidades
de agosto e Informar del proceso al administrativas antes del 30 de julio.
Director Administrativo y financiero.
Terminada la reunión, de inmediato los
Solicita al Director Administrativo y encargados de las diferentes tareas en las
financiero, encargado del apoyo unidades administrativas respectivas,
administrativo y financiero, Señor Rodrigo proceden a solicitarles a sus asistentes
Serrano Benítez; Contador público, administrativos que elaboren las
Especialista en finanzas, que solicite al comunicaciones escritas respectivas, ya
señor Julián Darío Molano Lope, que es obligatorio que se comunique por
Tesorero, que informe sobre las fechas de escrito y sea visible y accesible a todo el
recepción y pagos de cuentas en la oficina personal afectado de la empresa.
de la tesorería y le informe al despacho de
la directora ejecutiva. Solicita informar a
los proveedores que los pagos se
realizarán hasta el 2 de agosto, de
acuerdo con la información suministrada
por el señor Molano Lope.
Solicita a la señora Paula Andrea Andrade

Astudillo, jefe oficina jurídica, verificar con
la unidad de correspondencia, qué
solicitudes de PQR, están pendientes por
atender y le solicita resolver antes del 1 de
agosto; también pide revisar los procesos
de cobro jurídico que están en curso y
actualizar con la oficina de cartera del
departamento comercial.
Solicita al jefe de la oficina de archivo

¿SABÍAS QUE…?
central, señor Gustavo Adolfo Ríos Leño,
publicar el calendario y horario de En comunicación oral utilizamos el
atención para recepción de tono de la voz y de los gestos y
comunicaciones, teniendo en cuenta el movimientos corporales para
cierre por disfrute de vacaciones que transmitir alrededor del 90% del
inicia el 3 de agosto. mensaje.
Solicita al jefe de la oficina de planeación, En la comunicación escrita contamos

Señor Gustavo Martin Riaño Félix, remitir exclusivamente con palabras, por lo
a las diferentes unidades administrativas que su elección es de vital importancia
el formato de inventario documental que para la correcta transmisión del mensaje.
deben diligenciar todos los colaboradores
antes de salir al disfrute de vacaciones, e
indicarles que éste debe ser remitido
antes del 30 de julio a la oficina de
Sistemas TIC para su consolidación.
Indica que el inventario documental
Rocio Astudillo Escobar

Instructor, Gestión Documental
SENA, Regional Huila

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Solicita al jefe de la oficina de archivo

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