Determinar y estandarizar lineamientos básicos para la elaboración, control,

emisión, identificación, revisión, modificación, Disposición, aprobación y difusión

de todos los documentos del Sistema de Gestión Integral de la empresa.

2. ALCANCE:

Todos los procesos y documentos tienen como guía el presente procedimiento

para elaborar, emitir, modificar, distribuir y difundir y disponer la documentación
del Sistema de Gestión Integral.

3. RESPONSABLES:

El LIDER HSEQ es responsable de elaborar, mantener actualizado, difundir,

distribuir y hacer seguimiento de la aplicación del presente procedimiento.

DEFINICIONES:

 Disposición: Destino final del registro cuando se ha cumplido el tiempo de

conservación establecido.

 Código: Identificación del documento o registro

 Documento: datos que poseen significado y su medio de transporte que puede

ser físico o electrónico.

 Documento de origen externo: Son los documentos no generados por la

empresa, pero que se pueden utilizar en la ejecución de algunas actividades de la
misma, entre ellas se pueden contar los manuales de funcionamiento de los
equipos, normas, códigos, catálogos etc.

 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un

proceso (ISO 9000:2000).

 Listado Maestro De Documentos Del Sistema De Gestión Integral: Es la

relación de todos los documentos del Sistema de Gestión integral en la cual se
consignan aspectos básicos de control como son: nombre, fecha de edición y lista
de distribución (cargos)

 Elaboración: Etapa del desarrollo de un documento que inicia con la elaboración

del documento borrador, de acuerdo con los criterios establecidos
 Documento Controlado: Todo documento perteneciente al Sistema de Gestión
Integral de la organización que se encuentre identificado y distribuido como se
describe en el presente procedimiento. Se identifica como tal con el sello de
COPIA CONTROLADA.

 Documento No Controlado: Todo documento, procedimiento, programa

instructivo o manual que se encuentre en medio físico es no controlado al igual
que documentos entregados a los clientes externos, proveedores o alguna
organización externa; se identifica el documento con el sello de COPIA NO
CONTROLADA.

 Revisión: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el punto

de vista técnico y su coherencia con la realidad.

 Aprobación: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra

documentado corresponde con las políticas, objetivos, con los procesos
operativos, y con los requisitos del Sistema de Gestión integral. Constituye la
autorización para iniciar su aplicación, la cual culmina con la firma de la Gerencia
General.

 Documento Obsoleto: Todo documento perteneciente al Sistema de Gestión de

Calidad de la organización que mantenga la preservación del conocimiento o
requerimientos legales. Se identifica con el sello de OBSOLETO.

 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria

 Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso

 Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 proceso se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece

recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.

 Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de

detalle actividades u operaciones muy específicas.

 Procedimiento: Es la descripción de las actividades que se desarrollan dentro

de un proceso e incluyen el qué, el cómo y el quién corresponde el desarrollo de
 la tarea, involucrando el alcance, las normas y los elementos técnicos entre
otros.

 Instructivo: Documento que describe de forma detallada el “como” desarrollar

una actividad dentro de un procedimiento.

 Registro: Documento que provee evidencias objetivas de las actividades

efectuadas o de los resultados obtenidos.

 producto se define entonces como "resultado de un conjunto de actividades

mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados"."

CONSIDERACIONES GENERALES:

Como documentos externos se tienen:

 Las Normas
 Procedimientos y políticas de nuestros Clientes.

Todos los documentos de referencia suministrados por las partes interesadas son
controlados de acuerdo con el presente procedimiento, están identificados como
documento controlado y se incluyen en el listado correspondiente (Listado
maestro de documentos del SGI - FR-CAL-002).

Los documentos externos suministrados por las partes interesadas son

actualizados por ellos mismos y cada área que maneje estos documentos, son las
responsables de distribuirlos e informar al Líder HSEQ, para actualizar la (Listado
maestro de documentos SGI - FR-CAL-002).

Para las normas de gestión se consulta directamente con el Icontec y se adquiere

la actualización y se mantiene copia actualizada en la empresa.
Los documentos externos se consultan con una periodicidad de seis (6) meses y
en cualquier momento cuando se requiera.

Los documentos legales se consultan con una periodicidad Semestral y su

actualización se obtiene por los medios que difunden estas reglamentaciones,
función que está a cargo por el AL líder HSEQ, a través de las matrices de
identificación de requisitos legales (FR-CAL-008-MATRIZ DE REQUISITOS
LEGALES).

La revisión, control y actualización de dichos documentos se realizará conforme al

procedimiento para la actualización e identificación de requisitos legales y de otra
índole En cuanto a la distribución, no se mantendrán copias impresas de estas, se
garantizará el acceso de todo el personal a través de la matriz legal. En lo
referente a requisitos de otra índole cuando requieran ser impresos para el
desarrollo de las propuestas, se controlará su distribución en la matriz de otros
requisitos.

Con respecto a las hojas de seguridad, se garantizará el acceso de todo el

personal a través de los hipervínculos en el listado de productos químicos. Se
garantizará su disponibilidad en el sitio de uso y su distribución y actualización se
controlará a través del listado de productos químicos.

Asimismo, con las fichas técnicas de EPP, se garantizará el acceso de todo el

personal a través de la matriz de EPP. Se garantizará su disponibilidad en caso
que se requiera ser impresas, se controlará su distribución y actualización a través
de la matriz de EPP.

El Líder HSEQ debe Conservar los registros y documentos que soportan el

sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) de manera
controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida, lo cual se garantizara por medio
electrónico.
El Líder HSEQ, tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el
acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores. La conservación
puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el
presente decreto siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores.

2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en Seguridad y salud en el trabajo

3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo

4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

 DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

Todos los documentos del Sistema de Gestión integral de origen interno están
archivados en carpetas electrónicas la cual reposa una copia en el servidor y otra
en el computador del líder HSEQ, las copias físicas son documentos no
controlados. Si es el caso los procedimientos y/o instructivos estarán
documentados a través de herramientas de video, fotos, los cuales estarán
archivados en las instalaciones de la organización y en las zonas de trabajo; estos
además son identificados con el sello de copia controlada.

Con el fin de Garantiza la protección y recuperación de la información se

estableció un mecanismo para garantizar la conservación del documento el
cual consiste que Mensualmente se le realiza un backup a la información la cual
reposa en poder del Lider HSEQ y el líder de sistemas informáticos.

Anualmente se revisan los procedimientos, manuales, instructivos y políticas y

demás documentos del sistema de gestión integral, si se presenta cambios se
modifica la parte afectada del documento dejando evidencia en la hoja de control
de cambios , portada y lista maestra de documentos (Listado maestro de
documentos SGI - FR-CAL-002).

De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, en el capítulo 6, establece los

siguientes controles particulares para los documentos del SGSST que se listan a
continuación:
1. Política:
 Fechada y firmada por el representante legal
 Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse,
actualizada acorde con los cambios tanto en materia de (SST), como
en la empresa.
2. Objetivos:
 Firmados por el empleador.
 Ser revisados y evaluados periódicamente, mínimo una (1) vez al
año y actualizados de ser necesario.
3. Plan de trabajo anual en SST:
 Firmado por el empleador y el responsable del SG-SST
4. Programa de capacitación en SST:
 Ser revisado mínimo una (1) vez al año, con la participación del
Comité Paritario y la alta dirección de la empresa, con el fin de
identificar las acciones de mejora.

Luego de haber revisado, se procede realizar cambios en los documentos del

sistema de gestión se tendrá en cuenta: impacto en el proceso al cual corresponde
y la necesidad de retroalimentar los documentos o registros asociados con el
documento a modificar.
Todos los documentos nuevos y modificados son revisados y aprobados de
acuerdo al siguiente esquema:

RANGOS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

El control y la elaboración de la documentación aplica para LA EMPRESA X, y se

distinguen cuatro niveles básicos de documentación
REVISIÓN APROBACIÓN

LIDER HSEQ 1. Manuales:

GERENTEdocumento
GENERALque describe el
(G-G)
MANUALES
sistema de gestión integral de LA
EMPRESA X incluyendo la secuencia e
PROGRAMA interacción de procesos y el alcance del
S sistema de gestión.

2. Planes o Programas: documento que

PLANES describe cómo la organización cumple con
los parámetros o requisitos únicos de un
producto, proceso, proyecto o contrato en
particular
3. Procedimientos: documento que
PROCEDIMIENTOS
describe “¿Cómo?” se ejecutan los
procesos, contiene la secuencia de
actividades, los responsables, recursos, y
Registros registros utilizados.
4. Un Instructivo: es un documento
orientado a la operación o ejecución de
tareas; describe de forma sistemática y
detallada las actividades, y las áreas o
Instrucciones de Trabajo
personal responsable de las mismas.
5. Registro: documento que suministra
evidencia sobre las actividades efectuadas
o los resultados alcanzados en los
procesos. Los registros pueden ser: actas
de comité, formularios, comunicaciones del
cliente, solicitudes, certificados, entre otros.

Los documentos obsoletos son recogidos y destruidos después de la emisión del

nuevo documento actualizado. Los documentos obsoletos de origen externo que
mantengan la preservación del conocimiento o requerimientos legales son
identificados y archivados.

Cuando se realice un cambio a un documento se debe garantizar su

implementación; para la elaboración y modificación de los documentos la
organización ha establecido el instructivo (véase IN-CAL-001 Instructivo de
Control de Documentos)

Las copias de los documentos del Sistema de Gestión Integral que sean
entregadas para efectos de información y a personal externo son selladas como
copias no controladas.

CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS: Con el fin de tener un control en

las actualizaciones de los documentos, el documento debe llevar en la primera
hoja el siguiente formato de control:

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

REV NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA APROBO

En el cual se expresa la naturaleza o descripción del cambio, su justificación, la

única persona autorizada para aprobar la documentación del sistema de gestión
integral es el Gerente General. El control de los documentos.

Anualmente se revisara todos los documentos del sistema de gestión integral y de

haberse generado cambio se realizara la modificación en el formato (Listado
maestro de documentos SGI - FR-CAL-002).

EMISIÓN DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

INICIO

1. DETECCIÓN DE TODO EL PERSONAL

LA NECESIDAD

VER CUADRO DE
2. ELABORACIÓN RANGOS DE REVISION
Y APROBACION
INSTRUCTIVO
DEL DOCUMENTO IN-CAL- 001
 OK?
VER CUADRO DE RANGOS
3. REVISIÓN DE REVISION Y
APROBACION
NO
2
SI

4. APROBACIÓN
VER CUADRO DE RANGOS
DE REVISION Y
APROBACION
5. SACAR COPIAS Y
SELLAR COMO
CONTROLADO LIDER HSEQ

6. INCLUIR EN LA
LISTA MAESTRA
LIDER HSEQ
FR-CAL-002
7. DISTRIBUCIÓN DE
COPIAS
CONTROLADAS LIDER HSEQ
IN-CAL-001
8. IMPLEMENTACIÓN

RESPONSABLE DEL
FIN DOCUMENTO

ANULACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

RESPONSABLE FORMATO O
ACTIVIDAD DOCUMENTO

INICIO

1. DETECCION DE TODO EL
LA NECESIDAD PERSONAL

3. CAMBIO DEL
DOCUMENTO LIDER HSEQ

4. APROBACION
2. SOLICITUD DE RESPONSABLE DEL
CAMBIO DOCUMENTO

5. SACAR COPIAS Y
7. DISTRIBUCION
6.
8.ACTUALIZAR
RECOGER
SELLAR COMOyDE LIDER HSEQ
DESTRUIR
LISTACOPIAS
MAESTRA
COPIAS LIDERLIDER
HSEQ
LIDER HSEQ
HSEQ
CONTROLADO
CONTROLADAS
OBSOLETAS
FIN FR-CAL-002