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NOTA IMPORTANTE: EL ACCESO A LA PLATAFORMA PARA EL REGISTRO Y CARGUE DE DOCUMENTOS


SERÁ DESDE EL 23 DE JULIO DE 2020, POR FAVOR ABSTENERSE DE INGRESAR PREVIAMENTE A LA
PLATAFORMA.

GENERALIDADES
La Universidad del Tolima le da la bienvenida y lo(la) felicita por ser admitido(a) a la mejor Universidad de
la región. A continuación, encontrará la información con las fechas y procesos que usted debe seguir para
legalizar su matrícula.

Tenga en cuenta que este instructivo tiene como propósito explicar detalladamente los pasos y requisitos
para llevar a cabo todo su proceso de matrícula, por lo que se recomienda leer todo el documento.

Inicialmente, se aclara a todos los admitidos que por razones de equidad y en el marco de la normatividad
vigente, una persona podrá estudiar solamente una carrera en la Institución. En caso que usted haya sido
admitido(a) a más de un programa, deberá elegir un sólo programa, en el cual desea realizar su matrícula;
una vez matriculado, NO podrá realizar el cambio a otro programa de los que haya sido admitido en razón
a que el cupo será asignado al siguiente aspirante en cola de espera para los segundos listados.

Únicamente podrá realizar el cambio a otro programa, en caso de que usted también sea admitido en un
segundo o tercer listado, teniendo así, la opción de elegir uno de los dos programas.

En total cumplimiento de las disposiciones del Gobierno en el marco del aislamiento preventivo decretado
a nivel nacional, todo el proceso de matrícula, entrega de documentos, soportes, fotografía, registro de
datos, se realizará de manera digital a través de la plataforma y correo institucional.

CANALES DE ATENCIÓN AL PÚBLICO


Se establecen como únicos canales de atención a los admitidos los siguientes:

• Envíe un correo electrónico a soporte_correo@ut.edu.co en caso de requerir soporte, solución


de dudas o atención en temas relacionados con su cuenta de correo electrónico institucional
que se mencionará más adelante.
• Envíe un correo electrónico a ogt@ut.edu.co en caso de requerir soporte, solución de dudas o
atención en temas técnicos relacionados con el acceso a la plataforma Institucional que se
mencionará más adelante.
• Si requiere soporte, atención de dudas o situaciones particulares, usted podrá diligenciar el
formulario puesto a disposición de los admitidos en el link: DE CLICK AQUÍ PARA ACCEDER AL
FORMULARIO DE SOPORTE. Tenga en cuenta que para diligenciar este formulario usted debe
tener abierta la cuenta de correo institucional ya que por seguridad solo podrá diligenciarlo con
una cuenta de correo @ut.edu.co. Se solicita a todos los admitidos que previo a requerir un
soporte, se asegure que ha leído la totalidad del presente instructivo y no ha encontrado
solución a su caso particular.

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RECOMENDACIONES PREVIAS
• A lo largo del presente instructivo encontrará que deberá realizar el cargue de documentos en la
plataforma, tenga en cuenta que usted podrá ingresar a la plataforma únicamente desde el
próximo 23 de julio de 2020, por lo tanto, el periodo del 16 al 22 de julio usted deberá recopilar y
digitalizar toda la información requerida.
• Consulte las fechas de cada uno de los procesos, recuerde que la agilidad del proceso depende
100% de usted, por lo que, si sigue estrictamente el instructivo aquí descrito, su proceso será
realizado de manera ágil, fácil y exitosa.
• Tenga en cuenta las restricciones, requerimientos y posición para la digitalización de los
documentos PDF requeridos, en caso que el documento no cumpla con todas las indicaciones
descritas en la página 11, será rechazado, y usted deberá realizar el cargue nuevamente,
retrasando la expedición de sus recibos o proceso de legalización de matrícula.
• La Universidad le solicitará una fotografía digital la cual debe ser tomada teniendo en cuenta las
restricciones y especificaciones de las páginas 9 y 10, el sistema no admitirá fotografías
escaneadas o tomadas con celular, por lo que es requerido acudir a un centro fotográfico y
presentar las restricciones e instrucciones para que el sistema de la Universidad acepte la foto.
• El acceso a la plataforma para el cargue de documentos está programado para el 23 y 24 de julio
de 2020, por tal razón, el instructivo para realizar el cargue será enviado el día 22 de julio a su
correo personal e institucional.
• Toda la información que usted registre en la plataforma será reportada al Ministerio de Educación
Nacional, por lo tanto, usted es el responsable de la calidad de la información que registre.

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LISTA DE CHEQUEO

A continuación, se presenta una lista de chequeo para que usted pueda validar que ha realizado el proceso
como lo requiere la institución y sirva de guía para no pasar por alto ninguno de los pasos:

Item Descripción Detalle Fecha


Obtener correo institucional y clave de
1 Consultar páginas 5 y 6 16 de julio.
acceso.
2 Consolidar los documentos requeridos. Consultar páginas 7, 8 y 9 Del 16 al 24 de julio
3 Realizar toma de la fotografía Consultar páginas 9 y 10 Del 16 al 24 de julio
Digitalizar los documentos de acuerdo
4 Consultar página 11 Del 16 al 24 de julio
con los lineamientos establecidos.
Desbloquear ventajas emergentes de su
5 Consultar página 12 Del 16 al 24 de julio
navegador de internet.
Asignar la clave de acceso a la
6 Consultar página 12 Del 16 al 24 de julio
plataforma Academusoft

Registrar información y realizar cargue


7 de documentos en la plataforma 23 y 24 de julio
Academusoft
Descargar recibos de pago de: El instructivo será
Desde el 28 de julio a
8 • Matrícula. enviado a su correo las 8:00 a.m.
• Seguro estudiantil. personal y correo
institucional el día 22 de
Realizar el pago de:
julio. Del 28 de julio al 6 de
10 • Matrícula.
agosto.
• Seguro estudiantil.
Solicite la legalización de la matrícula
11 Del 1 al 10 de agosto.
académica.

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OBTENER CORREO INSTITUCIONAL Y CLAVE DE ACCESO

1. La Universidad remitió a su correo electrónico personal registrado en el formulario de inscripción,


los datos de la cuenta de correo institucional con la contraseña y el usuario de la plataforma
institucional llamada “Academusoft”.
2. Busque en la bandeja de entrada de su correo personal un correo con el asunto “DATOS ACCESO
CORREO INSTITUCIONAL Y PLATAFORMA ACADEMUSOFT. ADMITIDOS [B-2020]” en caso de no
encontrarlo busque en la bandeja de correos no deseados o spam. El contenido del correo es el
siguiente:

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Pasos que usted debe realizar:

1. Ingrese a http://www.gmail.com con las credenciales de usuario y contraseña del correo


institucional.
2. El sistema le solicitará realizar el cambio de contraseña por una nueva contraseña que usted
pueda recordar con facilidad.

Notas importantes:

• El correo institucional le será requerido en todos los procesos académicos y es requisito para
ingresar a la plataforma Institucional, por lo tanto, tenga especial cuidado con la asignación de la
contraseña.
• En caso que en su correo personal no encuentre los datos de acceso enviados por la Universidad,
por favor realizar la solicitud al correo soporte_correo@ut.edu.co en el cual debe indicar que
usted es un(a) admitido(a) al cual no le llegó el correo electrónico con los datos de acceso,
informe su nombre completo y número de documento.
• En caso de requerir soporte técnico sobre el correo institucional, envíe un correo electrónico a
soporte_correo@ut.edu.co detallando su nombre completo, número de documento y caso
especial.

Recomendaciones:

• Una vez ingrese a su correo institucional se le sugiere al admitido que configure en el correo la
información correspondiente para poder recuperar la contraseña en caso de olvido. El manual se
encuentra en el link:
http://aspirantes.ut.edu.co/images/Admisiones/Hoja_de_vida/Manual_Configuraci%C3%B3n_c
orreo.pdf

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CONSOLIDAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS

Prerrequisitos:

• Todos los documentos que usted cargue en el sistema son documentos con carácter legal, por lo
tanto, deberán ser digitalizados de manera individual en archivos PDF, es decir en un archivo PDF
deberá existir máximo un documento. Ver página 11.
• Todos los documentos para la aplicación de descuentos deben ser cargados en la plataforma
institucional.
• No se recibirá ningún documento enviado a correos electrónicos de la Universidad.

En esta etapa del proceso, el admitido debe consolidar los documentos requeridos los cuales deberán ser
escaneados y cargados en la plataforma en las fechas establecidas en la página 4, adicionalmente verificar
los requisitos y documentos soporte correspondientes para la asignación de descuentos.

Una vez cerrado el proceso de cargue de documentos por parte del admitido, La Oficina de Liquidación
de Matrícula iniciará el estudio de cada uno de los documentos reportados para aplicar los descuentos
solicitados por el admitido, realizando los cruces correspondientes con las bases de datos del orden
nacional, departamental y municipal puestas a disposición de la Institución, verificando la información
reportada. En caso de evidenciar alguna diferencia entre la información reportada y la información
validada, se realizará la anulación de la admisión.

Notas:

• La Universidad del Tolima liquida el valor de la matrícula de los programas de pregrado de la


modalidad a distancia por un valor total de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente y al
ser admitido a primer semestre adicionalmente pagará el valor del carné.

DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DEL ADMITIDO:

1. DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Documento de identidad del admitido ampliado al 150% por ambas
caras en un único folio (una sola hoja).
2. DIPLOMA DE GRADO DEL COLEGIO: El admitido deberá tener escaneado el diploma de grado del
colegio.
3. ACTA DE GRADO: El admitido deberá tener escaneado el acta de grado del colegio.

Notas:

• En caso que el admitido haya validado ante el ICFES el bachillerato, el documento de validación
es válido como diploma y como acta de grado.

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• En caso que el admitido sea graduado de un colegio en el extranjero, deberá tramitar la
convalidación que corresponde ante el Ministerio de Educación Nacional. Ver link:
https://www.mineducacion.gov.co/portal/convalidaciones/Convalidaciones-Preescolar-Basica-
y-Media/356933:Convalidaciones-de-Educacion-Prescolar-basica-y-media

DOCUMENTOS PARA DESCUENTOS

CERTIFICADO ELECTORAL
Si usted como admitido sufragó en las elecciones del 27 de octubre de 2019, puede solicitar el descuento
del diez por ciento (10%) sobre el valor de su matrícula. Para obtenerlo usted deberá digitalizar el
certificado cumpliendo lo siguiente:

1. El certificado debe ser únicamente de las elecciones del 27 de octubre de 2019.


2. La información registrada en el certificado electoral, debe corresponder con la información del
admitido tal y como se encuentra en su cédula de ciudadanía.
3. El documento debe ser digitalizado (escaneado) a COLOR, en formato PDF de forma horizontal.
4. El documento debe ser totalmente nítido, completo, sin tachones, borrones, enmendaduras.
5. El documento debe ser digitalizado exactamente como el original es decir no puede ser ampliado
o encontrarse desenfocado, blanco y negro, cortado o en posición vertical.
6. El documento digitalizado debe tener la suficiente nitidez para validar toda la información que
contiene el certificado electoral, así como los logos y textos del mismo.

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Nota: Para la digitalización del certificado electoral le recomendamos hacer uso de la app “camscanner”
la cual puede instalar en su teléfono con Android o IOS. Dicha aplicación le permitirá de forma rápida,
digitalizar el certificado electoral el cual quedará en formato PDF y a color.

DESCUENTO POR HERMANOS


En caso que el admitido sea menor de 25 años y que tenga uno o más hermano(s) estudiando un programa
de pregrado de la modalidad presencial y distancia se requiere lo siguiente:

• REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL ADMITIDO: Registro civil de nacimiento del aspirante
admitido que solicita el descuento.
• REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL HERMANO: Registro civil del hermano que se encuentra
estudiando en la Universidad.
• FORMATO DE SOLICITUD DE DESCUENTO POR HERMANOS: Diligenciar en su totalidad el formato
de solicitud de descuentos por hermanos.
• CONSTANCIA O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A SALUD: La constancia deberá ser expedida por la
EPS y tener una fecha de expedición no mayor a 60 días calendario en la cual se evidencie la
relación del cotizante y el listado(s) de beneficiario(s). En este documento se verificará que el
admitido y el hermano se encuentren como beneficiarios

REALIZAR TOMA DE LA FOTOGRAFÍA

La fotografía debe ser tomada teniendo en cuenta las especificaciones técnicas que se detallan a
continuación:

• Tipo documento de identidad: es decir tomada de frente. No se aceptará por ningún motivo
fotografías de medio cuerpo o de cuerpo entero.
• Debe ser una foto reciente.
• Debe ser una foto nítida.
• Tamaño: 3x4
• Formato: JPG
• Fondo: Rojo
• Peso máximo: 2MB
• Peso mínimo: 50 KB
• Resolución: 300ppp

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La fotografía tiene las siguientes restricciones:

• No gorras, gafas, sombreros y/o accesorios: NO se admiten fotografías de medio cuerpo, cuerpo
entero, de perfil o imágenes de FACEBOOK u otras redes sociales.
• No se permiten objetos, muebles o enseres de fondo, imágenes en grupo, en compañía, con
mascotas, etc.
• No puede ser una fotografía tomada con un celular o escaneada.

Dependiendo del lugar donde usted se tome la fotografía, le será entregado un CD, una memoria USB o
le será enviada al correo electrónico. Siendo este el insumo para que usted cargue la foto al sistema.

La Universidad del Tolima no le solicitará en ninguna parte del proceso de matrícula de estudiante nuevo,
fotografías impresas ya que el requisito es que sea cargada directamente al aplicativo.

Tenga en cuenta que la fotografía que usted registre en el sistema, será usada para la generación del
carné, por lo que en caso que la foto sea alterada con programas de edición tales como Photoshop, Paint,
etc, la escanee o realice cualquier modificación a la misma, la impresión del carné será errada y el admitido
deberá asumir el pago de la impresión de un nuevo carné.

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DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

Todos los documentos que usted digitalice deben ser totalmente legibles y cumplir con todas las
restricciones que se detallan a continuación:

• No se aceptarán documentos con enmendaduras, tachones o ilegibles.


• Los documentos deben encontrarse escaneados en formato PDF.
• Debe separar en diferentes archivos PDF, según corresponda al documento solicitado.
• Los documentos deberán estar en forma vertical, por lo tanto, no se legalizarán aquellos
admitidos que carguen en el aplicativo de Hoja de Vida, documentos en posición horizontal o más
de un documento en un solo PDF. Ejemplo:

• A CONTINUACIÓN, SE PRESENTA UN EJEMPLO DE CÓMO DEBEN ESTAR ESCANEADOS LOS


DOCUMENTOS:

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DESBLOQUEAR LAS VENTAJAS EMERGENTES DE SU NAVEGADOR DE INTERNET

Es requerido que el admitido desbloquee las ventanas emergentes en el navegador de internet de su


computador, este es un requisito indispensable para acceder a la plataforma institucional, ya que de no
realizarse este paso al acceso al sistema no le será permitido.

Las ventanas emergentes es una opción de los navegadores de internet la cual por defecto se encuentra
deshabilitada, por lo tanto, usted deberá realizar el desbloqueo de las ventajas emergentes siguiendo el
instructivo que se encuentra en el link:

http://www.ut.edu.co/images/manuales/manual_ventanas_emergentes.pdf

Notas importantes:

• Este proceso debe ser realizado una sola vez en el navegador de su preferencia: Google Chrome
o Mozilla Firefox.
• En caso de realizar cambio de computador o realizarlo desde un café internet, deberá verificar
que las ventajas emergentes se encuentren habilitadas antes de acceder a la plataforma.

ASIGNAR LA CLAVE DE ACCESO A LA PLATAFORMA ACADEMUSOFT

Academusoft es la plataforma institucional en la cual usted deberá realizar el cargue de la fotografía,


documentos y registro de información, requerido para realizar su proceso de matrícula.

Para realizar el cambio de contraseña usted deberá tener abierto su correo institucional ya que llegará un
código de seguridad para realizar el cambio de la clave de la plataforma.

Pasos:

1. Ingrese al link de acceso a la plataforma Academusoft: DAR CLICK AQUÍ.


2. Siga el paso a paso del instructivo de restablecimiento de contraseña de la plataforma en el link:
http://www.ut.edu.co/images/manuales/Manual_Recuperar_Contrase%C3%B1a_Academusoft.
pdf

Notas importantes:

• En caso de olvidar la contraseña de la plataforma o en caso de bloquear el usuario por ingresarla


de forma errada, usted podrá recuperar el acceso al sistema realizando nuevamente el cambio de
la contraseña.
• En caso de requerir soporte técnico sobre el acceso a la plataforma Academusoft, envíe un correo
electrónico a ogt@ut.edu.co detallando su nombre completo, número de documento y caso
especial.

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