ACCESS

Pantalla inicial
Al iniciar access aparece una ventana principal cuyo contenido presenta la barra de
herramientas, la finalidad de esta unidad es crear una base de datos, por lo que al
seleccionar una base de datos en blanco nos va a aparecer un recuadro el cual nos va a
dar la opción de cambiar el nombre y de una vez debemos de guardar el archivo en nuestro
equipo, por medio de la carpeta que allí aparece, el siguiente paso es dar click en la hoja
en blanco que aparece en la parte inferior como lo ilustra la figura.
Documento Access
1. Una vez nos encontremos adentro del documento podemos crear nuevas tablas
aparte de la que viene incluida al abrir el documento, seleccionamos el apartado de
crear y le seleccionamos el cuadro que dice tabla
2. Podemos seleccionar la casilla que deseamos cambiar y se nos abrirá una ventana
la cual nos mostrara distintos tipos de datos que podemos utilizar
3. Si deseamos también podemos hacerlo de manera más práctica, simplemente

seleccionamos la tabla que deseamos manejar y podemos dar clic derecho y
seleccionar vista de diseño
4. A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente
❖ En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y

Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características
adicionales de la columna que estamos definiendo.
❖ En la parte inferior derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da
una definición de para qué sirve cada casilla
En Access se presentan distintos tipos de datos
✓ Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como

dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número
que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
✓ Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro
del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más.
En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en
bases réplicas.
✓ Fecha/Hora: para la interdicción de fechas y horas desde el año 100 al año
9999.
✓ Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
✓ Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único,
o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numeración no se pueden
actualizar.
✓ Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
✓ Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros
datos binarios.
✓ Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como
texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de
hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
✓ Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo,
gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de
datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de
manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo
original.
✓ Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de
una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio
* Cantidad en una línea de pedido.
5. Si deseo eliminar un campo de mi tabla, selecciono el campo y le doy clic derecho

y después en la opción de eliminar filas
6. Toda tabla debe definir una clave principal. La clave principal proporciona un
valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma
que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual
identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una
clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo existen tres formas
➢ Debemos de seleccionar el campo que queremos la clave principal, después vamos
a la herramienta de diseño y seleccionamos la opción clave principal
➢ Si deseamos más de una llave en una tabla y los campos están seguidos
simplemente mantenemos clic izquierdo en el cuadrado que se encuentra antes
del nombre del campo y nos dirigimos a la herramienta diseño y seleccionamos la
opción de clave principal
✓ Si los campos no son consecutivos si no que se encuentran en distintos espacios,
mantenemos la tecla ctrl y seleccionamos los campos que desean que tengan la
clave principal
7. Si deseamos introducir un nuevo registro, pulsamos ENTER para ir al segundo

campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer
registro, pulsar ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el
momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo
se almacenará, no es necesario guardar los cambios de la tabla.
8. Si deseamos eliminar un registro, seleccionamos el registro a eliminar haciendo clic

sobre el cuadro de la izquierda del registro y damos clic izquierdo y seleccionamos
la opción de eliminar registro O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
9. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra
de desplazamiento que se encuentra en la parte inferior del documento. La barra
nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la
tabla.
• La flecha subraya de amarillo nos sirve para ir al primer registro de la tabla

• La flecha subrayada de verde nos sirve para ir al registro anterior de la tabla
• La flecha subrayada de azul nos sirve para avanzar al siguiente registro
• La flecha subrayada de morado nos sirve para pasar al siguiente registro de la tabla
• La flecha subrayada de naranja nos sirve para ir al último registro
10. Para buscar una palabra nos dirigimos a la herramienta de inicio y seleccionamos
la opción buscar
Y aparecerá un cuadro de dialogo de buscar y reemplazar:

❖ En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
❖ En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.
Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos
que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y selecciona en la lista
Documento actual.
❖ En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente
con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo
pero no tiene por qué coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
❖ En cuadro buscar podemos seleccionar :
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta
el último.
❖ Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas, diferencia a la hora de buscar entre

mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
11. Para reemplazar o sustituir una palabra nos dirigimos a la herramienta de inicio y
seleccionamos la opción de reemplazar
• La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y

además un cuadro para introducir el valor de sustitución,
• El cuadro Reemplazar por: que nos sirve para reemplazar la palabra que
deseamos tener
• Un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en
ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitución.
RELACIONES EN LA TABLAS DE ACCESS

12. Para crear relaciones en Access debemos de dirigirnos a la herramienta de base
de datos y elegimos la opción relaciones
13. Aparecerá un cuadro de dialogo de mostrar tabla y en el deberemos indicar que
tablas queremos relacionar
14. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal. Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo que deseamos que tenga relación.
Soltamos el botón del ratón y aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:
✓ En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes
y distribuidor) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (nit clientes y
distribuidor). Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo
tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una
fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del
campo sea el mismo.
✓ Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las
características de los campos de relación
✓ En la casilla de tipo de combinación podemos elegir que combinación deseamos
usar
✓ Para terminar, hacer clic sobre el botón crear. Se creará la relación y ésta aparecerá
en la ventana Relaciones

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3. Si deseamos también podemos hacerlo de manera más práctica, simplemente

❖ En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y

En Access se presentan distintos tipos de datos

✓ Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como

5. Si deseo eliminar un campo de mi tabla, selecciono el campo y le doy clic derecho

7. Si deseamos introducir un nuevo registro, pulsamos ENTER para ir al segundo

8. Si deseamos eliminar un registro, seleccionamos el registro a eliminar haciendo clic

• La flecha subraya de amarillo nos sirve para ir al primer registro de la tabla

Y aparecerá un cuadro de dialogo de buscar y reemplazar:

❖ Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas, diferencia a la hora de buscar entre

• La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y

RELACIONES EN LA TABLAS DE ACCESS

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