UNIDAD VI

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Conceptos
Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática  la información de una organización.
El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender:
"significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se
concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un
fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo
humano en la empresa". Agustín Reyes Ponce
"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Terry G. R.
ANTECEDENTES
El uso de los manuales data de los años de la Segunda Guerra Mundial. Éstos
formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba
con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se
instruía a los soldados en las actividades que se deberían desarrollar en campaña.
Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especialización y a la división del
trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las
organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeño, lo cual
hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que
permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de
una estructura organizacional.
Por tal motivo, los primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en
forma de circulares, memorandum, instrucciones internas etc., mediante los cuales se
establecían las formas de operar de un organismo. Ciertamente estos intentos
carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales
administrativos.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos.
Permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a.
b. Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
c. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar,
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c.
d. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
e. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
Facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas Administrativas.
 f. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 

g. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 

h.
i. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
j. Interviene en la consulta de todo el personal. 
k. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
l. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria. 
m. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
n. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 

ñ) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 

o. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como
deben hacerlo. 
p. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.

LIMITACIONES, POSIBILIDADES Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
manera le restan importancia.
Ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones  necesarias
en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
Organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
Niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.   
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
Antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
Procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
Seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
  DESVENTAJAS:
  1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
Operaciones. 
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
 Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
 Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
 Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a
seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
 Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
Producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
 Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.
 Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización
de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de
manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de
"historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se
interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual
de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en
secciones.

POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siguientes manuales:
 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación,

inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las
operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
 Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en
definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar
que afectan sus actividades.
 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.)
 Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el
manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.
 Manual de crédito y cobranzas: Entre los aspectos más importantes que puede
contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
 Manual de personal: Los manuales de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso
de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
 Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para
el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de
auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del
personal de asesoría.
 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados
que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy
poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de
adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de
la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omite
esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso.
GENERALES
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes
manuales:
 Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y
definiendo su estructura funcional.
 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,
contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos
y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales
establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar
de acuerdo a condiciones generales.

ESPECIFICO:
 Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una área específica
(personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección
personal en una organización.
 Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,
instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se
refiere a la auditoria interna en forma particular.
 Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero
de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación
respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos,
promociones, prestaciones, etc.
 Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por
ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

PLANEACIÓN, ELABORACIÓN, Y TÉCNICAS PARA PROGRAMAR EL PROCESO

DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada
planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:
 Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
 Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal,
finanzas, organización y tecnología usada etc.

a) El primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será

la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
 Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de
tiempo.
 Determinar la secuencia de dichas etapas.
 Estructurar en forma de flujo la secuencia.
 Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad
de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
 Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de las técnicas de planeación
y control.
Por un lado, la gráfica de Gantt, también conocida como gráfica de barras, puede ser
útil porque representa las actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevará a cabo
cada una de ellas.
El eje horizontal de la gráfica se usa para representar el tiempo y en la columna
vertical de la izquierda se enlistan las actividades, renglones o personal.
Ejemplo:
GRAFICA DE GANTT PARA ELABORAR EL MANUAL

 La elección de las diversas técnicas e instrumentos para la elaboración del Manual,
estará en función de lo que determine el personal responsable de su ejecución.
He aquí algunos indicadores sobre como planear el manual.
 Disponga del tiempo suficiente para la plantación.
 Permita que otras personas revisen sus planes.
 Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal.
 Planee desde el principio las actualizaciones.
 Anticípese a los problemas.

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y
diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran
las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
Investigación documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que
contienen datos importantes relacionados con la estructura orgánica.
Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del personal que realiza
directamente las actividades a analizar.
Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que
sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de
respuesta.
Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades específicas que realiza
una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de
completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.
c) Análisis de la Información
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en
forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del
manual.
Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la finalidad de
facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual,
para lo cual es necesario establecer la secuencia:
 Conocer el hecho o situación que se analiza.
 Describir ese hecho o situación.
 Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
 Examinarlos críticamente para comprender mejor cada elemento.
 Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
 Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
 Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los

cuestionamientos siguientes:
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?
d) Estructuración del Manual
En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la
elaboración de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:
1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de
manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible,
procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.
2.- Elaboración de diagramas: Un apoyo importante para la redacción ó contenido de
los manuales, son sin duda las gráficas, pues facilitan la comprensión de los
manuales; las representaciones gráficas más comunes son:
 Organigramas.
 Diagramas de flujo, y
 Cuadros de distribución.

3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer,
consultar, estudiar y conservar.
ELEMENTOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas
QUIENES SON RESPONSABLES DE ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable
prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en
diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un
equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases
de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el
contenido y presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea
personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los
conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo.
Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
FORMULACIÓN DE PRESUPUESTOS PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS
La formulación de un presupuesto es el paso final en la planeación del manual, pero
no existen lineamientos generales que indiquen cómo presupuestar esa elaboración
(por ejemplo una fórmula que indique el costo en pesos por página). Sin embargo, si la
planeación se hizo con esmero, el presupuesto debe ser totalmente congruente con el
costo. Cuando se solicite las estimaciones de tiempo para cada etapa del proceso de
elaboración, solicitar también una estimación de costos (cuando sea apropiado) y del
tiempo que estará vigente tal estimación.
Los costos incluidos en el presupuesto dependerán del sistema presupuestal del
organismo. Algunas empresas cargan todos los costos al departamento que solicita el
trabajo, pero otras sólo le cargan los gastos ajenos o adicionales necesarios para
producir los manuales. También existen organizaciones que cuentan con un
departamento que elabora manuales administrativos y absorbe todos los costos.
Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema principal, sobre todo si es la
primera vez que se elabora un manual, es el de incluir todos los costos pertinentes.
Las listas siguientes, una con conceptos probables de costos generales y otra de
costos potenciales de las personas (el tiempo de los analistas) pueden ayudar a
resolver el problema.
Costos generales
 Cubiertas o encuadernación.
 Comunicaciones (correspondencia, teléfono).
 Costos de distribución.
 Dibujo (pasta, gráfica, dibujos, etc.,)
 Papel
 Captura o tipografía
 Impresión (fotocopiado, captura)

Costo de tiempo del analista

 Auxiliar de analista
 Analistas
 Supervisor o coordinador
 Revisor
 Capturista
 Dibujante

El presupuesto también debe incluir el costo de las actividades, ya que si no se las

presupuesta desde el principio, es frecuente que después no se permita que se haga
tal gasto.
INTEGRACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo;
para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentación del
manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.
a) Validación
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la
persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para
este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.
b) Estructuración
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los
involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar
el proyecto final del manual.
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo,
recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones. 
a) Tipos de recomendaciones
 De mantenimiento: Preservación general de la misma estructura orgánica,
funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.
 De eliminación: Supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes,
eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de
áreas o unidades administrativas, etc.
 De adición: Introducción de un nuevo sistema, incremento del número de
operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
 De combinación: Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,
combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.
 De fusión: Agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un
mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.
 De modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de
trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas, etc.
 De simplificación: Reducción de pasos de un procedimiento, introducción de
mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes, registros,
programas, etc.
 De intercambio: Redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,
personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.

b) Elaboración del informe

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que
además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información
estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de
decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente: 
 Introducción: Es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de
trabajo.
 Parte principal o cuerpo: Sección donde se anotan los hechos, argumentos y
justificaciones.

Conclusiones y recomendaciones.
 Apéndices o anexos: Inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de
análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la
propuesta y recomendaciones.

Presentación del manual para su aprobación

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del
proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará
a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará. 
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del
informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser
analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para
explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar
el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su
desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido. 
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la
organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha
afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el
manual. 
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que
originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en
el manual. 
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la
organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los
cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual. 
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para
poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios
previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades,
mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo. 
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información,
proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse
en cada caso. 
b) Consejo de administración
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular de la
organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los
niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su
equivalente para su aprobación definitiva.
c) A otros niveles jerárquicos
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede
basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma más
accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el
compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el
posterior seguimiento y evaluación de las actividades.