Manual para Hacer Informes Escritos

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN HUMACAO
CENTRO DE COMPETENCIAS DE LA COMUNICACIN
Mdulo Preparacin de Informes Escritos

Diseado por: Profa. Ana M. Vzquez Guilf Profa. Iris Lynette Garca Cruz
Departamento de Administracin de Sistemas de Oficina octubre 2003
Al finalizar el Mdulo Preparacin de Informes Escritos el(la) estudiante(a):

1. Diferenciar las caractersticas de los estilos de informes escritos. 2. Reconocer los mrgenes, tamao de letra, espaciado, enumeraciones en el texto y numeracin automtica de pgina de acuerdo con el estilo de informe escrito seleccionado. 3. Identificar los diferentes tipos de ttulos en un informe escrito. 4. Producir un informe escrito de acuerdo al estilo seleccionado. 5. Crear correctamente una portada para el informe escrito. 6. Disear correctamente una tabla de contenido para el informe escrito. 7. Organizar las referencias o bibliografas segn el Manual de Redaccin de la American Psychology Association (APA).
Mdulo Preparacin de Informes Escritos Diseado por: Profas. Ana M. Vzquez Guilf e Iris Lynette Garca Cruz Universidad de Puerto Rico en Humacao: Centro de Competencias de la Comunicacin
Introduccin
La preparacin de informes es tarea continua en la universidad; por lo tanto, debes saber cmo preparar un buen informe. Debes reconocer los estilos, formatos, ubicacin de ttulos, portada, tabla de contenido, referencias y bibliografas. As logrars un informe escrito de calidad y organizacin. En el siguiente mdulo encontrars informacin sobre la preparacin de: Estilos de informes escritos o Sin encuadernar o Encuadernado al margen izquierdo o Encuadernado en el borde superior Formato o Mrgenes o Tamao de letra o Espaciado o Enumeraciones en el texto o Numeracin de pginas Ttulos o Principal o Secundario o subttulo o Laterales o al margen o Prrafos Referencias y Bibliografa o Segn APA Otras partes del informe escrito o Portada o Tabla de contenido
Pre-prueba Realiza los cambios al siguiente informe escrito de acuerdo

con tus conocimientos. Selecciona un estilo de informe Aplica las reglas para la escritura de ttulos Cambia a espacio doble Aade vietas (bullets) a la lista del ltimo prrafo Organiza la referencia segn APA
REGLAS DE CONDUCTA Del alumno(a) En la escuela En el saln de clases. En el saln de clases el alumno cuidar de no hacer ni decir nada que pueda perturbar u ocasionar desagrado tanto a su profesor como a sus compaeros. Prestar atencin cuando su profesor d explicaciones y tambin cuando alguno de sus compaeros conteste a una pregunta. Evitar hacer ruido o entablar apartes con algn compaero mientras se conduce la clase. Evitar tambin comer dulces o masticar goma, limarse las uas o acicalarse en alguna forma. Usar las sillas para sentarse y no para colocar en ellas sus pies, y cuando se vea obligado a cambiar alguna de sitio, la levantar, no la arrastrar. Llegar a tiempo a sus clases y cuando por alguna razn se vea obligado a llegar tarde, entrar silenciosamente procurando no hacer nada que pueda interrumpir el intercambio de ideas entre el profesor y sus alumnos. Una vez terminada la clase, deber presentar sus excusas al profesor. En los pasillos y escaleras. En los pasillos y escaleras, durante los cambios de clase, caminar siempre por su derecha de manera que no obstaculice el trnsito y todos, profesores y estudiantes, puedan llegar a tiempo a sus otras actividades. Se debern evitar asimismo las tertulias en las escaleras y pasillos. Estas obstaculizan el trnsito por los pasillos y perturban las tareas docentes, ya que son poderosos distractores. En la biblioteca. En la biblioteca debe observarse el ms absoluto silencio para no perturbar a los compaeros que estudian. Si hay que dirigirse a algn empleado para solicitar un libro o una informacin, debe hacerse brevemente y en voz baja. Tan pronto como se termine de leer un libro o de utilizar alguna fuente de informacin, debe devolverse inmediatamente para que otros puedan utilizarla tambin. Los libros deben tratarse con cuidado para que no se estropeen. La mutilacin de libros es una falta imperdonable. Los siguientes actos, entre otros, se consideran mutilacin de libros: Arrancar pginas Recortar lminas Escribir las pginas Doblar o estrujar las pginas Mojar intencionalmente el libro Referencias J. Williams y Marta Cals, 1984 Conducta Organizacional, New York: Scott, Foresman and Co.
Estilos de Informes Escritos

Existen tres estilos de informes escritos. Cada uno de estos estilos tiene unas caractersticas particulares. Segn el tipo de encuadernacin que se d al informe se le otorga el nombre. Para que los reconozcas, los describiremos a continuacin. a) Los informes que no se encuadernan se conocen como informes sin encuadernar unbound reports. Son aquellos que se entregan sin ser colocados en carpetas, slo unidos con una grapa o sujetos con una presilla.
b) Aquellos informes que se encuadernan al margen izquierdo se conocen como informes encuadernados al margen izquierdo leftbound reports.
c) Los informes encuadernados al margen superior se conocen como informes encuadernados al borde superior topbound.
Ejercicio 1 Identifica el estilo de manuscrito
a) sin
encuadernar unbound al margen izquierdo leftbound en el
b) encuadernado
c) encuadernado
borde superior topbound
Coteja tus contestaciones en la seccin de claves, al final de este mdulo.
Formato
Mrgenes Los informes que contienen ms de una pgina se encuadernan para la presentacin. Para trabajar estos informes escritos se deben seguir las siguientes reglas al momento de establecer los mrgenes superior e inferior, izquierdo y derecho. Cabe sealar que la primera pgina se diferenciar de las subsiguientes. Sin encuadernar unbound Primera pgina Segunda pgina
1.5
1 1
Encuadernado al margen izquierdo leftbound Primera pgina Segunda pgina
1.5
1.5
1.5
1
6
Encuadernado en el borde superior topbound Primera pgina Segunda pgina
2.5
1 1
1
Tamao de letra
Para los informes escritos se recomienda el tamao de letra 12. Espaciado Cuando hablamos de espaciado en un informe escrito, nos referimos a los espacios entre lneas. El espaciado puede ser sencillo o doble. Es importante sealar que cuando se usa doble espacio, los prrafos se sangran. Cuando se usa espacio sencillo, pueden no sangrarse los prrafos. Si es un informe comercial se recomienda usar espaciado sencillo y los prrafos sin sangrar. Si es un informe educativo se recomienda espacio doble y los prrafos sangrados cinco espacios. Enumeraciones en el texto Las enumeraciones y la lista de vietas son usados para enfatizar informacin en los informes escritos, peridicos, artculos de revistas y presentaciones. Se utilizan si se requiere una secuencia de pasos. Si no es necesario un orden lgico en la lista, se puede utilizar las vietas o smbolos para hacer nfasis. Cuando lo que se enumera contiene una sola lnea se utiliza espacio sencillo. Si la informacin enumerada contiene dos lneas se utiliza espacio sencillo entre la informacin y espacio doble entre la enumeracin.
Ejemplo: Espacio sencillo Tipos de ttulo en un informe: 1. 2. 3. 4. Ttulo Principal Ttulo Secundario Ttulo al margen izquierdo Ttulo de prrafo Espacio doble
(hay informacin que toma dos lneas)
Tipos de informe: Sin encuadernar Enduadernado a la izquierda Encuadernado en el borde superior
Numeracin de pginas Las pginas deben numerarse para una mejor organizacin y adems para la preparacin de la tabla de contenido. Para esto tambin encontrars algunas reglas. Ejercicio 2 Indica el margen para la siguiente pgina de acuerdo al estilo de informe escrito, que se indica abajo.
Primera pgina de un informe encuadernado al margen izquierdo
Primera pgina de un informe encuadernado en el borde superior
Segunda pgina de informe encuadernado a la izquierda

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Ttulos
En un informe escrito puedes encontrar cuatro tipos de ttulos: ttulo principal, ttulo secundario o subttulo, ttulo al margen y ttulo de prrafo. Los ttulos en un informe representan una jerarqua establecida de acuerdo con los espacios. Tambin pueder haber diferencia en el tamao de la letra. Cada ttulo tiene una funcin especial. Por ejemplo, el ttulo principal informa al lector el tema o asunto que trata el informe. Los ttulos de margen ayudan a dividir los informes largos en secciones que facilitan el entendimiento del contenido. Veamos a continuacin los nombres de los ttulos de un informe y sus caractersticas. 1. Ttulo principal, se escribe: Centralizado Tamao de letra 14 Todo con maysculas Ennegrecido Se dan dos a tres espacios, si luego sigue el ttulo secundario o subttulo. Si lo que sigue es el informe escrito se dan tres o cuatro espacios.
2. Ttulo secundario o subttulo, se escribe: Centralizado Tamao de letra 12 Con la primera letra de las palabras principales en maysculas Ennegrecido o subrayado (uno de los dos) Se dan dos espacios para comenzar el informe
3. Ttulo de margen, se escribe: Comenzando al margen izquierdo Tamao de letra 12 Ennegrecido
4. Ttulo de prrafos, se escribe: Al comenzar el prrafo y finaliza con un punto (si los prrafos del informe se estn sangrando el ttulo de prrafo tambin se sangra) Con la primera letra de las palabras principales en maysculas Subrayado
Ejemplo de la localizacin de los ttulos
TTULO PRINCIPAL Ttulo Secundario Ttulo al margen Ttulo de prrafo.
Ejercicio 3 Identifica el tipo de ttulo de acuerdo con lo estudiado sobre el tema de Ttulo en el Informe Escrito. Pareo 1. 2. 3. 4. Ttulo Principal Ttulo Secundario Ttulo al margen Ttulo de prrafo a. En la escuela b. Del alumno c. En el saln de clases. d. REGLAS DE CONDUCTA
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Referencias y Bibliografa
Las referencias consisten de una lista completa de las fuentes utilizadas y consultadas para trabajar el informe. Puede crearse en una pgina individual o incluirse como parte de la ltima pgina del informe, teniendo como ttulo Referencias o Bibliografa. Si aparecen en una pgina separada, esta llevar los mismos mrgenes de la primera pgina del informe escrito. Lleva el ttulo Referencias o Bibliografa, en tamao de letra 14, centralizado, en mayscula slida y ennegrecido. Si se incluye en la ltima pgina del informe se dan tres espacios despus del texto final y dos espacios despus del ttulo REFERENCIAS. Referencias o Bibliografa segn APA
Otras partes del informe escrito

Portada La portada de un informe incluye: ttulo del informe, el nombre y ttulo de la persona o institucin para quien se prepar, nombre y ttulo de la persona que lo prepar o cualquier otro dato que considere necesario y la fecha en que se complet. Toda la informacin que contiene la portada debe presentarse: Centralizada Ennegrecida Con espacios aproximados entre cada parte Letra tamao 14 (puede variar)
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Ejemplo de una portada para un informe escrito
MDULO PREPARACIN DE INFORMES ESCRITOS
8-10
PREPARADO PARA CENTRO DE COMPETENCIAS DE LA COMUNICACIN
8-10
PREPARADO POR IRIS LYNETTE GARCA CRUZ, PROFESORA ANA M. VZQUEZ GUILF, PROFESORA
8-10
10 de noviembre de 2003 2
12
Tabla de Contenido Una tabla de contenido incluye una lista de los ttulos en el documento y el nmero de la pgina en el cual aparece cada ttulo. La tabla de contenido se crea despus de finalizado el documento. En un informe escrito la tabla de contenido se coloca al principio y se considera una de las pginas preliminares.
Ejemplo de una tabla de contenido
TABLA DE CONTENIDO
Ttulo Principal ....................................... 1 Subttulo o Ttulo Secundario ................. 2 Ttulo de margen 1 ................................. 3 Ttulo de margen 2 ................................. 4-5 Ttulo de prrafo 1.................................. 6 Ttulo de prrafo 2.................................. 7-9 Conclusin ............................................. 10 Referencias o Bibliografa ...................... 11
Post-prueba Aplica los conocimientos adquiridos

Preparacin de Informes Escritos en el siguiente informe.
en el mdulo
Selecciona un estilo de informe Aplica las reglas para la escritura de ttulos Cambia a espacio doble Aade vietas (bullets) a la lista del ltimo prrafo Organiza la referencia segn APA
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REGLAS DE CONDUCTA Del alumno(a) En la escuela En el saln de clases. En el saln de clases el alumno cuidar de no hacer ni decir nada que pueda perturbar u ocasionar desagrado tanto a su profesor como a sus compaeros. Prestar atencin cuando su profesor d explicaciones y tambin cuando alguno de sus compaeros conteste a una pregunta. Evitar hacer ruido o entablar apartes con algn compaero mientras se conduce la clase. Evitar tambin comer dulces o masticar goma, limarse las uas o acicalarse en alguna forma. Usar las sillas para sentarse y no para colocar en ellas sus pies, y cuando se vea obligado a cambiar alguna de sitio, la levantar, no la arrastrar. Llegar a tiempo a sus clases y cuando por alguna razn se vea obligado a llegar tarde, entrar silenciosamente procurando no hacer nada que pueda interrumpir el intercambio de ideas entre el profesor y sus alumnos. Una vez terminada la clase, deber presentar sus excusas al profesor. En los pasillos y escaleras. En los pasillos y escaleras, durante los cambios de clase, caminar siempre por su derecha de manera que no obstaculice el trnsito y todos, profesores y estudiantes, puedan llegar a tiempo a sus otras actividades. Se debern evitar asimismo las tertulias en las escaleras y pasillos. Estas obstaculizan el trnsito por los pasillos y perturban las tareas docentes, ya que son poderosos distractores. En la biblioteca. En la biblioteca debe observarse el ms absoluto silencio para no perturbar a los compaeros que estudian. Si hay que dirigirse a algn empleado para solicitar un libro o una informacin, debe hacerse brevemente y en voz baja. Tan pronto como se termine de leer un libro o de utilizar alguna fuente de informacin, debe devolverse inmediatamente para que otros puedan utilizarla tambin. Los libros deben tratarse con cuidado para que no se estropeen. La mutilacin de libros es una falta imperdonable. Los siguientes actos, entre otros, se consideran mutilacin de libros: Arrancar pginas Recortar lminas Escribir las pginas Doblar o estrujar las pginas Mojar intencionalmente el libro Referencias J. Williams y Marta Cals, 1984 Conducta Organizacional, New York: Scott, Foresman and Co.
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REFERENCIAS
Delgado, C. & Maldonado, A. (1994). Manual de Referencia para la oficina moderna, Segunda edicin. McGraw Hill, Mexico. Quiones, J. & Acosta, Mara (2000). Gua de consulta para el personal de oficina. Publicaciones Puertorriqueas, San Juan. Santiago, A., Morales, Z & Rodrguez, A. (2000). Mecanografa en el Tercer Milenio. McGraw Hill, Mexico. Vanhuss, S., Duncan, C., Forde, C. & Woo, D. (2000). College Keyboarding. South-Western Educational Publishing, Cincinnatti, Ohio. Vanhuss, S., Forde, C. & Woo, D. (2002). Keyboarding and Word Processing, Complete Course. South-Western Thomson Learning, Mason, Ohio. Williams, J & Cals, M. (1984). Conducta organizacional. Scott, Foresman and Co., New York.
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REGLAS DE CONDUCTA
Del alumno(a) En la escuela En el saln de clases. En el saln de clases el alumno cuidar de no hacer ni decir nada que pueda perturbar u ocasionar desagrado tanto a su profesor como a sus compaeros. Prestar atencin cuando su profesor d explicaciones y tambin cuando alguno de sus compaeros conteste a una pregunta. Evitar hacer ruido o entablar apartes con algn compaero mientras se conduce la clase. Evitar tambin comer dulces o masticar goma, limarse las uas o acicalarse en alguna forma. Usar las sillas para sentarse y no para colocar en ellas sus pies, y cuando se vea obligado a cambiar alguna de sitio, la levantar, no la arrastrar. Llegar a tiempo a sus clases y cuando por alguna razn se vea obligado a llegar tarde, entrar silenciosamente procurando no hacer nada que pueda interrumpir el intercambio de ideas entre el profesor y sus alumnos. Una vez terminada la clase, deber presentar sus excusas al profesor. En los pasillos y escaleras. En los pasillos y escaleras, durante los cambios de clase, caminar siempre por su derecha de manera que no obstaculice el trnsito y todos, profesores y estudiantes, puedan llegar a tiempo a sus otras actividades. Se debern evitar asimismo las tertulias en las escaleras y pasillos. Estas obstaculizan el trnsito por los pasillos y perturban las tareas docentes, ya que son poderosos distractores.
2 En la biblioteca. En la biblioteca debe observarse el ms absoluto silencio para no perturbar a los compaeros que estudian. Si hay que dirigirse a algn empleado para solicitar un libro o una informacin, debe hacerse brevemente y en voz baja. Tan pronto como se termine de leer un libro o de utilizar alguna fuente de informacin, debe devolverse inmediatamente para que otros puedan utilizarla tambin. Los libros deben tratarse con cuidado para que no se estropeen. La mutilacin de libros es una falta imperdonable. Los siguientes actos, entre otros, se consideran mutilacin de libros: Arrancar pginas Recortar lminas Escribir las pginas Doblar o estrujar las pginas Mojar intencionalmente el libro
REFERENCIAS
Williams, J. y Cals, M. (1984). Conducta Organizacional. Scott Foresman and Co, New York.
Claves
Ejercicio 1 Identifica el estilo de manuscrito
a) sin
encuadernar unbound al margen izquierdo leftbound en el
b) encuadernado
c) encuadernado
borde superior topbound
(b)
(c)
(a)
Ejercicio 2 Indica el margen para la siguiente pgina de acuerdo al estilo de informe escrito, que se indica abajo. 1.5 2.5 1.5
1.5
1 Primera pgina de un informe encuadernado al margen izquierdo
1 Primera pgina de un informe encuadernado en el borde superior
1 Segunda pgina de informe encuadernado a la izquierda
Ejercicio 3 Identica el tipo de ttulo de acuerdo con lo estudiado sobre el tema de Ttulo en el Informe Escrito. Pareo 1. 2. 3. 4. Ttulo Principal Ttulo Secundario Ttulo al margen Ttulo de prrafo d b a c a. En la escuela b. Del alumno c. En el saln de clases. d. REGLAS DE CONDUCTA
Pre-Prueba y Post-prueba Aplica los conocimientos adquiridos en el mdulo Preparacin de Informes Escritos en el siguiente informe. Selecciona un estilo de informe Aplica las reglas para la escritura de ttulos Cambia a espacio doble Aade vietas (bullets) a la lista del ltimo prrafo Numera las pginas Organiza la referencia segn APA

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Mdulo Preparacin de Informes Escritos

Al finalizar el Mdulo Preparacin de Informes Escritos el(la) estudiante(a):

Pre-prueba Realiza los cambios al siguiente informe escrito de acuerdo

Estilos de Informes Escritos

Ejercicio 1 Identifica el estilo de manuscrito

encuadernar unbound al margen izquierdo leftbound en el

borde superior topbound

Coteja tus contestaciones en la seccin de claves, al final de este mdulo.

Encuadernado al margen izquierdo leftbound Primera pgina Segunda pgina

Encuadernado en el borde superior topbound Primera pgina Segunda pgina

Tipos de informe: Sin encuadernar Enduadernado a la izquierda Encuadernado en el borde superior

Primera pgina de un informe encuadernado al margen izquierdo

Primera pgina de un informe encuadernado en el borde superior

Segunda pgina de informe encuadernado a la izquierda

Coteja tus contestaciones en la seccin de claves, al final de este mdulo.

3. Ttulo de margen, se escribe: Comenzando al margen izquierdo Tamao de letra 12 Ennegrecido

Ejemplo de la localizacin de los ttulos

TTULO PRINCIPAL Ttulo Secundario Ttulo al margen Ttulo de prrafo.

Coteja tus contestaciones en la seccin de claves, al final de este mdulo.

Otras partes del informe escrito

Ejemplo de una portada para un informe escrito

MDULO PREPARACIN DE INFORMES ESCRITOS

PREPARADO PARA CENTRO DE COMPETENCIAS DE LA COMUNICACIN

Ejemplo de una tabla de contenido

Post-prueba Aplica los conocimientos adquiridos

encuadernar unbound al margen izquierdo leftbound en el

borde superior topbound

1 Primera pgina de un informe encuadernado al margen izquierdo

1 Primera pgina de un informe encuadernado en el borde superior

1 Segunda pgina de informe encuadernado a la izquierda

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