M

ue
st
ra
gr
at
ui
ta
 ta
ui
at
Compra este libro
gr
ra
st
ue
M

COMPRA
ONLINE
M
ue
st
ra
gr
at
ui
ta
 ta
ui
at
gr
Preparación de pedidos
ra
st
ue
M
M
ue
st
ra
gr
at
ui
ta
 ta
ui
at
gr
Preparación de pedidos
ra

Recepción, almacenaje y distribución de productos

st
ue
M
M
ue
st
ra
gr
at
ui
ta
 ta
ui
Autor
at
gr
Francisco Tejada Molina (Jaén, 1968) es ingeniero técnico industrial y
técnico superior en prevención de riesgos laborales en las especialidades
de seguridad en el trabajo, higiene industrial y ergonomía y psicoso-
ciología aplicada. Ha desarrollado su carrera profesional durante trece
ra

años como ingeniero técnico en empresas del sector de las instalaciones

eléctricas realizando y ejecutando proyectos en sectores como el indus-
trial, servicios, agrícola y edificación de viviendas.
st

Durante los últimos seis años ha venido dedicándose a la formación y

docencia, habiendo sido profesor de educación secundaria obligatoria
en asignaturas como tecnología e informática y formador en más de
ue

60 acciones formativas en el ámbito de las instalaciones eléctricas,

prevención de riesgos laborales y manejo de equipos de trabajo como
carretillas elevadoras, grúas autocargantes, plataformas elevadoras,
maquinaria de movimiento de tierras, etc.
M
 Ficha de catalogación bibliográfica
Preparación de pedidos. Recepción, almacenaje y
distribución de productos

1.a edición
Ideaspropias Editorial, Vigo, 2014

ISBN: 978-84-9839-473-3

ta
Formato: 17 x 24 cm • Páginas: 170

ui
at
gr
ra

PREPARACIÓN DE PEDIDOS. RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN

DE PRODUCTOS.
st

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático,

ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por
ue

fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares
del Copyright.

DERECHOS RESERVADOS 2014, respecto a la primera edición en español, por

© Ideaspropias Editorial.
M

ISBN: 978-84-9839-473-3
Depósito legal: VG 585-2014
Autor: Francisco Tejada Molina
Impreso en España - Printed in Spain

Ideaspropias Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y

referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de
Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está
dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................. 11

1. Operativa de la preparación de pedidos ........................................... 13

ta
1.1. Características y necesidad de la preparación de pedidos en
distintos tipos de empresas y actividades ................................... 15
1.2. Consideraciones básicas para la preparación del pedido ........... 17
1.2.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga ........... 18

ui
1.2.2. Tipos de pedido ............................................................... 18
1.2.3. Unidad de pedido y embalaje .......................................... 19
1.2.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de

at
preparación del pedido .................................................... 21
1.3. Documentación básica en la preparación de pedidos ................ 24
1.3.1. Documentación habitual ................................................ 24
gr
1.3.2. Sistemas de seguimiento y control informático
de pedidos ....................................................................... 27
1.3.3. Control informático de la preparación de pedidos .......... 28
1.3.4. Trazabilidad: concepto y finalidad .................................. 29
ra

1.4. Registro y calidad de la preparación de pedidos ........................ 30

1.4.1. Verificación del pedido ................................................... 31
1.4.2. Flujos de información en los pedidos .............................. 31
1.4.3. Codificación y etiquetado de productos y pedidos .......... 32
st

1.4.4. Control y registro de calidad en la preparación de

pedidos: exactitud, veracidad y normas de visibilidad
y legibilidad de etiquetas ................................................. 36
ue

CONCLUSIONES ........................................................................... 39
AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 41
SOLUCIONES ................................................................................. 43
M

2. Sistemas y equipos en la preparación de pedidos .............................. 45

2.1. Equipos de pesaje, manipulación y preparación
de pedidos ................................................................................. 47
2.2. Métodos habituales de preparación de pedidos ......................... 56
2.2.1. Manual ............................................................................ 57
2.2.2. Semiautomático .............................................................. 60
2.2.3. Automático ..................................................................... 63
2.2.4. Picking por voz ................................................................ 63
 2.3. Sistemas de pesaje y optimización del pedido ............................ 64
2.3.1. Equipos utilizados habitualmente en el pesaje
y medición de pedidos ................................................... 65
2.3.2. Unidades de volumen y de peso: interpretación ............ 68
2.4. Consideración de técnicas y factores de carga y estiba en
las unidades de pedido .............................................................. 70
2.4.1. Factores operativos de la estiba y carga ......................... 70

ta
2.4.2. Distribución de cargas y aprovechamiento del espacio ... 71
2.4.3. Coeficiente o factor de estiba: interpretación
y aplicación a la preparación de pedidos ....................... 75
2.4.4. Mercancías a granel ....................................................... 76

ui
2.5. Pesaje, colocación y visibilidad de la mercancía en la
preparación de distintos tipos de pedidos .................................. 77
2.5.1. Usos y recomendaciones básicas en la preparación

at
de pedidos ...................................................................... 77
2.5.2. Colocación y disposición de productos o mercancías
en la unidad de pedido .................................................. 78
gr
2.5.3. Complementariedad de productos o mercancías ........... 79
2.5.4. Conservación y manipulación de productos
o mercancías .................................................................. 79
CONCLUSIONES ........................................................................... 83
ra

AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 85
SOLUCIONES ................................................................................. 87

3. Envases y embalajes .......................................................................... 89
st

3.1. Presentación y embalado del pedido para su transporte

o entrega .................................................................................... 91
3.1.1. Consideraciones previas ................................................ 92
ue

3.1.2. Embalaje primario: envase ............................................. 93

3.1.3. Embalaje secundario: cajas ............................................ 94
3.1.4. Embalaje terciario: palés y contenedor .......................... 94
3.2. Tipos de embalaje secundario ................................................... 97
M

3.2.1. Bandeja  .......................................................................... 97

3.2.2. Box palé ......................................................................... 98
3.2.3. Caja dispensadora de líquidos ....................................... 98
3.2.4. Caja envolvente o wrap around ..................................... 99
3.2.5. Caja expositora .............................................................. 99
3.2.6. Caja de fondo automático .............................................. 100
3.2.7. Caja de fondo semiautomático ...................................... 100
3.2.8. Caja de madera .............................................................. 100
3.2.9. Caja de plástico ............................................................. 101
 3.2.10. Caja con rejilla incorporada .......................................... 102
3.2.11. Caja con tapa ................................................................ 102
3.2.12. Caja de tapa y fondo ...................................................... 102
3.2.13. Caja de solapas .............................................................. 103
3.2.14. Cesta ............................................................................. 103
3.2.15. Estuche .......................................................................... 104
3.2.16. Film plástico .................................................................. 104

ta
3.2.17. Plató agrícola ................................................................. 105
3.2.18. Saco de papel ................................................................. 105
3.3. Otros elementos del embalaje .................................................... 106
3.3.1. Cantonera  ...................................................................... 106

ui
3.3.2. Acondicionador ............................................................. 107
3.3.3. Separador  ...................................................................... 107
3.4. Medios y procedimientos de envasado y embalaje ..................... 108

at
3.5. Operaciones de embalado manual y mecánico ......................... 109
3.5.1. Consideraciones previas: dimensión, número de
artículos o envases ......................................................... 109
gr
3.5.2. Empaque ........................................................................ 110
3.5.3. Etiquetado  ..................................................................... 110
3.5.4. Precinto  ......................................................................... 111
3.5.5. Señalización y etiquetado del pedido ............................. 112
ra

3.6. Control de calidad: visibilidad y legibilidad del pedido

o mercancía ............................................................................... 112
3.6.1. Recomendaciones de AECOC y simbología habitual .... 115
3.7. Uso eficaz y eficiente de los embalajes: reducir, reciclar
st

y reutilizar .................................................................................. 115
CONCLUSIONES ........................................................................... 117
AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 119
ue

SOLUCIONES ................................................................................. 121

4. Seguridad y prevención de accidentes y riesgos laborales en la

manipulación y preparación de pedidos ............................................ 123
M

4.1. Fundamentos de la prevención de riesgos e higiene postural

en la preparación de pedidos ..................................................... 124
4.1.1. Accidentes y riesgos habituales en la preparación
de pedidos ...................................................................... 125
4.2. Recomendaciones básicas en la manipulación manual de
cargas y exposición a posturas forzadas ..................................... 129
4.2.1. Señalización de seguridad ............................................. 129
4.2.2. Higiene postural ............................................................ 135
4.2.3. Equipos de protección individual .................................. 137
 4.2.4. Actitudes preventivas en la manipulación de carga ...... 140
4.3. Interpretación de la simbología básica en la presentación
y manipulación de productos/mercancías .................................. 145
CONCLUSIONES ........................................................................... 147
AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 149
SOLUCIONES ................................................................................. 151

PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................... 153

ta
GLOSARIO ......................................................................................... 157

ui
EXAMEN ............................................................................................ 161

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 165

at
CRÉDITOS FOTOGRÁFICOS ......................................................... 167
gr
ra
st
ue
M
 Introducción

INTRODUCCIÓN

Hasta hace unos años las empresas dedicadas a la actividad comercial se po-
nían como principal objetivo el aumento de las ventas y la ampliación de sus
mercados. Actualmente, las empresas además tienen como uno de sus princi-
pales objetivos el reducir, de la manera que sea, los costes económicos de su
actividad aumentando así su productividad y su competitividad.

ta
Puestos a buscar donde reducir costes racionalmente, se fijaron en la cadena o
flujo de suministros, es decir, el proceso que comprende desde el momento del

ui
aprovisionamiento de productos para su posterior venta, pasando por el alma-
cenaje de los mismos y terminando en la preparación y entrega de los pedidos
efectuados por los clientes.

at
Durante muchos años las labores de recepción, almacenaje y distribución de
productos no se tenían en consideración, se las consideraba como tareas que
gr
no aportaban valor añadido a los productos sino más bien todo lo contrario, se
veían como un mal necesario.

Esto hoy en día ha cambiado, y las empresas se han dado cuenta de que en
estas tareas intervienen un número importante de recursos humanos y
ra

materiales, que siendo bien gestionados y planificados traen consigo una dis-
minución de costes importantes para la empresa.
st

Este módulo formativo se va a centrar en las labores de preparación de pedidos

e intentará poner de manifiesto su importancia para la buena marcha de una
empresa dedicada a la actividad comercial.
ue
M

11
 Preparación de pedidos

ta
ui
at
gr
ra
st
ue
M

12
 Operativa de la preparación de pedidos

Preparación de pedidos

ta
1  Operativa de la preparación de pedidos

ui
at
Objetivos
-- Describir los documentos propios de los pedidos en diferentes tipos de empresas de
distribución comercial, almacenaje o industriales diferenciando al menos: hoja de pedido,
gr
albarán, orden de pedido, packing list, documento de transportes u otros.
-- Diferenciar las fases y diferencias de un proceso de preparación de pedidos en un comercio,
tienda o gran superficie, una empresa de servicios de almacén y logística y en una empresa
industrial.
ra

-- Argumentar las implicaciones que tiene la existencia de errores o carencia de datos para
la realización efectiva del pedido; cumplimentar correctamente, de forma ordenada y sin
tachaduras todos los apartados necesarios en la preparación de pedidos con documentos
incompletos.
st

-- Tramitar orden de pedido, packing list o albarán de entrega: clasificar los tipos de productos
y condiciones establecidas para la preparación del mismo; agrupar los productos según su
correspondencia o características; argumentar las implicaciones que tiene la existencia de
ue

errores o carencia de datos para la realización efectiva del pedido.

-- Detallar las ventajas de registrar y documentar los flujos de información derivados de la
preparación de pedidos para el control, trazabilidad y abastecimiento de productos; manejar
un equipo portátil de transmisión de datos PDA u otro.
-- Realizar la preparación del pedido: seleccionando y organizando las mercancías/productos,
M

utilizando el equipo de protección individual y de manipulación adecuadamente.

Contenidos
1. Operativa de la preparación de pedidos
1.1. Características y necesidad de la preparación de pedidos en distintos tipos de empresas y
actividades
1.2. Consideraciones básicas para la preparación del pedido
1.2.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga
1.2.2. Tipos de pedido

13
 Preparación de pedidos

1.2.3. Unidad de pedido y embalaje

1.2.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de preparación del pedido
1.3. Documentación básica en la preparación de pedidos
1.3.1. Documentación habitual
1.3.2. Sistemas de seguimiento y control informático de pedidos
1.3.3. Control informático de la preparación de pedidos
1.3.4. Trazabilidad: concepto y finalidad
1.4. Registro y calidad de la preparación de pedidos
1.4.1. Verificación del pedido

ta
1.4.2. Flujos de información en los pedidos
1.4.3. Codificación y etiquetado de productos y pedidos
1.4.4. Control y registro de calidad en la preparación de pedidos: exactitud, veracidad
y normas de visibilidad y legibilidad de etiquetas

ui
at
gr
ra
st
ue
M

14
 Operativa de la preparación de pedidos

1.1. Características y necesidad de la preparación de

pedidos en distintos tipos de empresas y actividades
La preparación de pedidos está compuesta por una serie de fases que se pue-
den resumir en: la obtención por parte del operario de los datos del pedido,
la localización y recogida de los productos, la consolidación de la mercancía,
la verificación de que el pedido es correcto, el embalaje de la mercancía, el

ta
etiquetado del pedido y elaboración de la documentación.

Para empezar se tendrá la obtención por parte del operario de los datos del

ui
pedido, normalmente se le facilitará estos datos a través de distintos medios
que pueden ir desde una simple nota, hoja de pedido del cliente, una lista de
pedidos, que se entregan en mano, hasta elementos más sofisticados como por

at
ejemplo a través de la pantalla de un ordenador, por radiofrecuencia o a través
de la voz con el llamado (picking por voz), etc.
gr
ra

Picking por voz

st

Una vez que se conozcan los artículos que componen el pedido, se tendrá que
localizar y recoger los productos. Si el cliente ha pedido solo un artículo o
varias unidades del mismo artículo, la tarea será más o menos rápida. El proble-
ue

ma se plantea cuando el pedido está compuesto por varios artículos distintos,

que muchas veces pueden estar almacenados en lugares alejados unos de otros,
lo que conllevará una pérdida de tiempo considerable pues implica despla-
zamientos desde la zona de preparación de pedidos hasta los distintos lugares de
M

almacenaje y después vuelta al punto de destino. Muchas empresas disponen de

sistemas automatizados que no hacen necesario que el operario vaya a buscar la
mercancía sino que es esta la que viene hasta él.

Una vez recogidos todos los artículos que conforma el pedido, llegará la fase de
consolidación de la mercancía, que no es otra cosa que el agrupamiento de
todos esos productos solicitados por un cliente en lo que se denomina unidad
de pedido. El siguiente paso es la verificación de que el pedido es correcto.

15
 Preparación de pedidos

Una vez verificado el pedido pasa al embalaje de la mercancía para prote-

gerla durante su manipulación y transporte y conservarla en las condiciones
adecuadas.

Después vendría el etiquetado que permite identificar la mercancía que

contiene. Se supone que cada uno de los artículos que componen el pedido ya
tienen el etiquetado individual que los identifica por lo que se debe etiquetar

ta
solo el pedido y no los artículos individuales. Verificar el correcto etiquetado,
llegados a este punto la mercancía está preparada para ser cargada y transpor-
tada hasta su lugar de destino. No se puede olvidar que será necesario elaborar
una documentación que acompaña a todo pedido, como puede ser el albarán

ui
de entrega, el packing list o documento de transporte, etc., y que se verá en un
próximo apartado.

at
Fases de la preparación de pedidos
Datos del pedido
gr
Localizar y recoger los productos
Consolidación de mercancía
Embalaje
ra

Etiquetado
Documentación
st

En función de las dimensiones y del tipo de empresa de la que se hable en el

proceso de preparación de pedidos será distinto de una a otra.
ue

Por un lado hay empresas pequeñas donde todo el proceso será manual y
prácticamente sin utilización de equipos de trabajo salvo alguna carretilla de
mano, una báscula y poco más.

Por el contrario existen otras empresas dedicadas al almacenamiento y distri-

M

bución de mercancías o las grandes empresas industriales donde puede haber

instalados sistemas de trabajo totalmente automatizados e informatizados y
donde por tanto la mayoría de las fases antes vistas se harán de forma semiau-
tomática o automática, en todas ellas el flujo de mercancía sigue un patrón
muy similar: la mercancía es recepcionada, a continuación es almacenada,
seguidamente se realiza la fase de preparación de pedidos y por último llega la
expedición final.

16
 Operativa de la preparación de pedidos

Recepción Expedición

ta
Preparación
de pedidos

ui
Almacenamiento

at
No es lo mismo preparar un pedido en un pequeño supermercado de barrio o
en una confitería, que hacerlo en una gran superficie comercial, una empresa
de distribución y logística o en una gran fábrica, por ejemplo de fabricación de
gr
electrodomésticos.

1.2. Consideraciones básicas para la preparación del pedido

ra

Se denomina preparación de pedidos como el proceso, por el cual se seleccio-

na y recoge de sus lugares de almacenamiento una serie de artículos solicitados
st

por un cliente a través de una orden de pedido. Después, se debe acondicionar

y conformar dichos artículos obteniendo un conjunto denominado pedido y
que será el que se envía al cliente. A esta actividad frecuentemente se le de-
ue

nomina con el anglicismo «picking».

La preparación de pedidos es una de las tareas que más hace aumentar los
M

costes de operación de un almacén, pues requiere de unos tiempos de eje-

cución elevada en función del tipo de pedido que se encuentren. No es lo
mismo un pedido compuesto por pocos artículos que un pedido formado por
muchos artículos y además todos distintos.

Se trata por tanto de un proceso que afecta a la productividad de toda la

cadena logística y en muchas ocasiones se convierte en un cuello de botella,
alargándose los tiempos de ejecución y por tanto aumentando los costes.

17
 Preparación de pedidos

1.2.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga

Una unidad de carga es un conjunto de productos de pequeñas dimensiones

que se agrupan en una unidad mayor con el fin de facilitar su traslado y ma-
nipulación. Otro concepto importante es el de unidad de pedido, esta sería
la formada por todos los productos o artículos solicitados por un cliente en su

ta
orden de pedido, y que se agruparán formando esa unidad de pedido.

ui
La unidad de carga más usada en el trabajo es el palé, pero se pueden encon-
trar otros como los contenedores, cajas, bidones, etc. El número de unidades
que conforman la unidad de carga depende del tamaño y naturaleza de estas

at
unidades. Un ejemplo de unidad de carga podría ser un palé cargado con 100
cajas de zapatos por ejemplo.
gr
La unidad de pedido es aquella formada por la agrupación de los productos o
artículos solicitados por un cliente en su orden de pedido.

1.2.2. Tipos de pedido

ra

Para definir los distintos tipos de pedidos existen diferentes criterios según los
cuales se encuentran: el modo de hacer los pedidos, la naturaleza de estos, el
st

destino del material y el acuerdo alcanzado entre comprador y vendedor.

Según el modo de hacer el pedido existe el pedido verbal, a través del teléfono
ue

o por conversación directa de las partes; bien a través de la página web de la

empresa vendedora o bien mediante el EDI (intercambio de datos electróni-
cos), «cada vez más frecuente en la actualidad», solicitud escrita por correo
ordinario; a través del fax y a través de representante del vendedor.
M

En función a la naturaleza de los pedidos se encuentran pedidos de productos,

se solicita a la empresa vendedora las adquisiciones de unos productos cual-
quiera. En el pedido de obras o servicios, lo que se solicita no son artículos
concretos sino la realización de una actuación o servicio concreto de tipo per-
sonal como por ejemplo la reparación de una avería, realización de una obra, el
trabajo de un aparejador o arquitecto, etc.

18
 Operativa de la preparación de pedidos

En relación con el destino del material se encuentran pedidos de reposición, los

realizados para cubrir las necesidades habituales de productos; para consumos
extraordinarios, para hacer frente a alguna situación no habitual que hace nece-
sario un número de existencias de un producto determinado superior al normal.

Por último estaría el criterio del acuerdo alcanzado entre comprador y ven-
dedor, el pedido condicional, la ejecución del pedido estará condicionada a

ta
que se cumplan una serie de cláusulas para que el compromiso se considere en
firme, por ejemplo el cumplimiento de una fecha de entrega, la posibilidad de
que se alcance un nivel de ventas determinado, la disponibilidad de suficientes
existencias para completar el pedido, etc.; El pedido en firme, es la modalidad

ui
más utilizada, cuando se conocen todas las condiciones que afectan al pedido
y, por tanto el acuerdo entre las partes es total.

1.2.3. Unidad de pedido y embalaje

at
gr
Una vez que está conformada la unidad de pedido de un cliente, tiene que
acondicionarse para conseguir realizar su manipulación y transporte de for-
ma segura.
ra

Importante

Aunque en un próximo apartado se estudiará con más detenimiento el tema

st

del embalaje conviene destacar que es una cobertura que se le da a las mercan-
cías para proporcionarle protección y también para facilitar su manipulación.
ue

Una vez embalada la mercancía puede ser almacenada y transportada con ma-
yores garantías de que los productos no van a sufrir daños. No se debe
confundir con el envase, ya que este contiene al producto y forma parte de su
M

propia identidad.

Ejemplo

Una caja de 12 botellas de agua, en la que las botellas serían el envase mien-
tras que la caja que contiene a las 12 botellas sería el embalaje.

19
 Preparación de pedidos

Cuando se prepara una unidad de pedido, la mayoría de los productos que los
componen vienen envasados y muchas veces incluso embalados. El problema
viene cuando tienen que agruparse todos esos productos en un único conjun-
to, que se tendrán que configurar y preparar para su entrega.

En función del tamaño y tipo de artículos que componen el pedido, se hará de

un modo u otro. Si son lotes pequeños, se pueden meter todos en una caja y

ta
proteger los productos internamente introduciendo diferente material como pa-
pel de periódico, plásticos con burbujas de aire, porexpán o corcho blanco, etc.

ui
Si la unidad de pedido es mayor puede darse la obligación de paletizar esa
unidad. Para ello se dispondrá de forma adecuada la carga encima del palé,
estibando adecuadamente las diferentes mercancías y poniendo cuidado en

at
situar convenientemente el centro de gravedad de tal forma que el conjunto
sea estable. Una vez está la carga dispuesta sobre el palé, se debe asegurar esa
estabilidad y darle resistencia y cohesión al conjunto para lo que se utiliza fre-
gr
cuentemente el retractilado y flejado de las cargas.

El retractilado consiste en envolver uniformemente toda la unidad de carga

dispuesta en el palé con un plástico y mediante la aplicación de calor de forma
equilibrada, se forma un conjunto compacto y estable. El retractilado protege
ra

la mercancía además contra posibles roturas, contra la lluvia, etc.

El flejado consiste en utilizar una cinta, generalmente de plástico o metálica,

st

para fijar la carga al palé, presentando una gran resistencia a la tracción además
de cierto grado de elasticidad todo ello bien fijado con una máquina especial
ilustrada a continuación.
ue
M

En el caso de utilizar algún sistema de flejado hay que evitar que este dañe
al producto, lo que se puede conseguir mediante la colocación de trozos de
cartón u otro elemento en las aristas o cambios de dirección.

20
 Operativa de la preparación de pedidos

ta
Flejado

ui
Los embalajes también tienen una labor de información, ya que si el producto
que contienen en su interior tiene unas características especiales, estas tienen

at
que aparecer en el exterior en forma de etiquetas o precintos para que la gente
que lo manipula sepa a qué atenerse.
gr
Entre la información que se pueden transmitir se puede señalar: si el artículo
es frágil o muy frágil, por ejemplo si es de cristal, cerámica, etc.; la necesidad
de colocarlo en una posición determinada durante su transporte o almace-
namiento; si se trata de algún producto tóxico, inflamable, etc. Y si se debe
ra

mantener en unas condiciones especiales de conservación durante el transporte

y almacenamiento, como por ejemplo la temperatura, la humedad, la exposi-
ción al sol, a la luz, etc.
st

1.2.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de

preparación del pedido
ue

Las empresas tienden a reducir costes de producción siendo la fase de prepara-

ción de pedidos y su distribución donde más trabajan las empresas para conseguir
este objetivo.
M

Optimizar significa buscar la mejor manera de realizar una actividad o dicho

de otra manera tiene que conseguirse eficacia y eficiencia por lo que se debe
hacer bien el trabajo (es decir que el pedido sea aceptado y recibido sin proble-
mas por el cliente) con el mínimo de recursos posibles.

21
 Preparación de pedidos

A la hora de preparar un pedido o unidad de pedido hay varios factores a tener

en cuenta para conseguir ese objetivo como pueden ser la gestión de la docu-
mentación, el número de referencias que se disponen en el almacén, la tipología
de pedidos, la zonificación del almacén, la compatibilidad, adaptar las condicio-
nes del almacén y tener una planificación adecuada.

En cuanto a la gestión de la documentación, por un lado se encuentra la pre-

ta
paración de la lista de pedidos con sus correspondientes referencias para que el
personal de almacén sepa qué pedidos debe preparar. Este, debe recibir las órde-
nes de trabajo de una manera rápida y concisa para poder ponerse a funcionar

ui
sin esperas o pérdidas de tiempo. Hoy en día existen sistemas de comunicación
con el operario que no necesitan de documentación escrita y las órdenes se
transmiten por vía informática, radiofrecuencias, por la voz, etc., lo que agiliza

at
enormemente esta fase. También se incluye aquí la posterior elaboración de
albaranes, documentos de transporte, etc., que acompañarán a la mercancía y
que deben confeccionarse sobre la marcha para no ralentizar el proceso.
gr
La agrupación de pedidos. Los pedidos pueden ser individuales para cada
cliente concreto, o se pueden agrupar. Esta agrupación se puede hacer de dos
formas: por clientes, es decir agrupar los pedidos de un único cliente en un solo
pedido. Esto se podrá hacer siempre que los compromisos de plazos de entrega
ra

se cumplan. Por destinos, es decir agrupar distintos clientes que se encuen-

tran en la misma ruta de reparto. De esta forma se consigue abaratar costes de
transporte ya que comparten la misma ruta y el mismo medio de transporte.
st

Cuanto más amplia es la gama de productos más complejas van a ser las
operaciones y por tanto aumentarán los tiempos de preparación de un pe-
ue

dido con lo cual será muy importante el número de referencias de que se

disponen en el almacén.

Cuanto mayor sea la cantidad de pedidos o la división de estos, más lento va a

M

ser el proceso. Es más fácil y rápido preparar un pedido formado por una caja o
palé completo que tener que ir extrayendo unidades sueltas para conformar un
pedido, será la llamada tipología de los pedidos.

También van a influir las características de los artículos como por ejemplo el
tamaño, el peso, la forma, embalajes utilizados, características especiales de al-
macenamiento, etc. A la hora de repartir todos los productos se tendrá que tener
en cuenta circunstancias como son el disponer aquellas referencias más solicita-

22
 Operativa de la preparación de pedidos

das juntas y cerca de la zona de agrupamiento de pedido, para que los recorridos
a realizar sean menores se designará la llamada zonificación del almacén.

Es lo que se conoce como rotación ABC o ley de Pareto. Los artículos de clase
a son los de mayor salida y se ponen junto a la zona de agrupamiento o conso-
lidación de pedidos, los de clase b tiene una salida intermedia y se ponen algo
más alejados y por último los de clase c son los de menos salida y se colocan

ta
en las zonas más alejadas.También se debe disponer juntos, aquellos productos
que pertenezcan a una misma línea o gama de productos.

ui
A la hora de repartir los productos también hay que tener en cuenta la com-
patibilidad de ellos, no se puede poner juntos los alimentos y los productos de
limpieza o droguería.

at
Por supuesto hay que adaptar las condiciones del almacén a las característi-
cas de los productos que se almacenan. Es decir si hay productos perecederos
gr
como alimentos, hay que tener zonas para productos congelados y refrigerados,
cuidar las condiciones generales de humedad, temperatura, limpieza, etc.

Será muy importante además llevar una exhaustiva planificación adecuada

de recorridos y desplazamientos del personal dentro del almacén. Está muy
ra

relacionada con el apartado anterior, hay que intentar reducir los metros re-
corridos en cada desplazamiento para buscar los artículos que componen o
determinado pedido.
st

Factores a tener en cuenta para la preparación de pedidos

ue

Gestión de la documentación
Número de referencias que se disponen en el almacén
Tipología de pedidos
Zonificación del almacén
M

Compatibilidad
Adaptar las condiciones del almacén
Tener una planificación adecuada

Los medios mecánicos con los que se cuentan jugarán un papel importante
dado que el trabajo será más rápido en función del tipo de equipos de los que
se dispongan: carretillas de mano, transpaletas manuales, equipos de tracción

23
 Preparación de pedidos

eléctrica como transpaletas o apiladores eléctricos, carretillas elevadoras, reco-

gepedidos, carrusel, transelevadores, etc.

El grado de automatización e informatización de los almacenes. Uso de tecno-

logías como radiofrecuencia, códigos de barra, sistemas de voz, disponibilidad
de un sistema de gestión de almacenes, etc.

ta
1.3. Documentación básica en la preparación de pedidos

ui
El proceso de preparación de pedidos requiere la elaboración de una documen-
tación sin la cual el trabajo resultaría complicado y difícil de llevar a cabo de
forma óptima.

at
Por un lado está la documentación a elaborar antes de la preparación del pedido
y, por otro lado, la que se debe preparar después.
gr
1.3.1. Documentación habitual
ra

El orden de pedido trata de un documento donde se reflejan los artículos solici-

tados por el cliente y las condiciones de la operación de compra-venta. La orden
de pedido consta de dos copias, una para el vendedor y otra para el comprador.
st

Una vez aceptado este documento tanto por el proveedor como por el cliente,
ue

la orden de pedido se convierte en un compromiso quedando obligadas ambas

partes a su cumplimiento.

Datos habituales para la orden de pedido

M

Datos del comprador

Código o número de identificación
Descripción de los productos solicitados
Condiciones de pago
Fecha y lugar de emisión
Fecha y lugar de entrega
Firma del comprador

24
 Operativa de la preparación de pedidos

Orden de picking o lista de pedido («picking list»), trata de elaborar una or-
den de trabajo para ser entregada al operario encargado de preparar los pedidos
y donde se le transmite la información sobre los productos que debe recoger.

Ejemplo

ta
Existen diversas circunstancias que pueden repercutir seriamente en la fase de
preparación de pedidos.

Será un factor clave la zona del almacén donde está el material, también será

ui
muy importante el número de estanterías que se dispongan en la zona de
trabajo así como la denominación y descripción del producto.

at
La referencia del producto jugará un papel importante sin olvidarse de la
cantidad solicitada del producto. Será muy importante el n° de orden para
identificarla, fecha de la orden de picking y fecha de entrega del pedido.
gr
También será crucial en el proceso el nombre de cliente, indicar si es envío
urgente u ordinario y el tipo de embalaje, según el tipo de producto que se
esté preparando.
ra

La firma del operario validando el pedido y las observaciones e incidencias

será por ultimo algo que se tendrá que tener en cuenta para finalizar con éxito
la fase de preparación de pedidos. En muchas empresas este soporte documen-
tal en papel ha sido sustituido por otros sistemas como instrucciones de voz,
st

terminales de ordenador, radiofrecuencia, etc.

ue

Se le llama albarán al documento que se expide cuando el pedido ya está

preparado y listo para su transporte, y se envía junto con la mercancía para
justificar de algún modo que el envío se ha producido y que ha llegado en
buenas condiciones a su destino.
M

El albarán es un documento que, por un lado, certifica que la mercancía ha

salido de las instalaciones de la empresa vendedora y, por otro, acredita que
tras el transporte, esta ha sido recibida por el comprador.

25
 Preparación de pedidos

Nombre Empresa S.L.

C/ Calle, Avenida o Plaza nº00 - C.P. 0000 Albarán nº
Tfno: 00 000 000 000 ..................
E-mail: empresa@ejemplo.es
Fecha.........

Destinatario
Razón social:
Dirección: NIF:

Lugar de entrega: Código cliente:

Modo de envío: Portes: Pagados Debidos
Número de bultos: Peso:

ta
Cantidad Artículo Código Precio unitario Importe total

ui
Conforme:

at Suma
Fecha de recepción: .............. IVA
......................
gr Total
......................
Fdo. ........................................

El albarán normalmente está compuesto de tres copias, generalmente de

ra

distintos colores para facilitar su identificación:

-- Una copia para la empresa vendedora, que de esta forma justifica la salida
del pedido y puede preparar la factura.
st

-- Otra copia que se queda el comprador y que acredita la recepción de la mer-

cancía y que le sirve para comprobar que coincide con la posterior factura.
ue

-- Una tercera copia que, tras ser firmada y sellada por el comprador, queda en
poder del transportista para devolvérsela al vendedor. Esta copia por tanto
también sirve al transportista para justificar la entrega.
M

Un albarán solo será válido si es firmado o sellado por el receptor. En ese

momento el receptor acepta que la mercancía recibida es la que se describe en
el albarán y que está en buen estado, dejando constancia además de la fecha
de entrega del mismo.

Esto último es de vital importancia tanto en caso de una posible reclamación

por parte del comprador, como para contabilizar el inicio de los plazos de pago.

Es muy importante guardar el albarán o copia para las posibles reclamaciones.

26
 Operativa de la preparación de pedidos

Datos incluidos en los albaranes

Número o código del documento para identificar el albarán
Datos de la empresa vendedora
Breve descripción del producto enviado y referencia
Cantidad de producto enviado
Lugar y fecha de emisión del albarán

ta
Número de paquetes o bultos y medio de transporte
Lugar de entrega, fecha y firma (sello de recepción)

ui
Pago de documentos, impuestos, etc. (opcional)

at
Se llama packing list o documento de transporte al formulario que emite el
vendedor y que se entrega al transportista. En él se refleja el número de bultos
que se transportan, peso, origen de la mercancía, a quién van dirigidos, si son
gr
a portes debidos o pagados, el tipo de embalaje, etc., y, en definitiva, una serie
de datos imprescindibles para una correcta entrega de la mercancía.

En el caso de que el reparto sea de proximidad, en el que no se utiliza transpor-

ra

te ajeno al establecimiento comercial y normalmente se hace por personal del

propio comercio, se utilizan las órdenes de reparto que consisten en docu-
mentos con los datos precisos para una entrega adecuada como por ejemplo
dirección de entrega, hora de entrega, medios de manutención a usar, número
st

de bultos y peso de los mismos, etc. Es lo denominado orden de reparto.

ue

1.3.2. Sistemas de seguimiento y control informático

de pedidos

Hoy en día los grandes establecimientos comerciales e industrias que dispo-

M

nen de centros de distribución de mercancías no se pueden concebir sin lo

que se denomina SGA (Sistema de Gestión del Almacén), que son programas
informáticos destinados a gestionar todas las operaciones que tienen lugar en
un almacén.

Dado que los avances tecnológicos están en constante crecimiento, existen

infinidad de programas informáticos y herramientas controladas por estos, los
cuales realizan un enorme trabajo. Sin ellos las grandes empresas no tendrían
viabilidad para afrontar trabajos de tal magnitud.

27
 Preparación de pedidos

Algunos de los más importantes que se citarán en los siguientes apartados

pueden ser el sistema de seguimiento y control avanzado de pedidos y el SGA.

1.3.3. Control informático de la preparación de pedidos

Los sistemas de gestión de almacenes son fundamentales para aumentar la

ta
eficiencia y la productividad de la empresa, así como para reducir al mínimo el
número de errores.

ui
Estos programas deben gestionar y controlar tanto las ubicaciones de los pro-
ductos, como los movimientos de los operarios y por supuesto a las máquinas

at
encargadas de la manutención.

Funciones de un SGA
gr
Control del stock del almacén
Gestión a tiempo real
Trazabilidad
ra

Planificar y controlar la carga de trabajo

Obtención e información constante de cara a la toma de decisiones
Tecnología de identificación de códigos para picking, como código
st

de barras, etc.

Con un buen SGA todo son ventajas para la empresa: mayor productividad, ma-
ue

yor fiabilidad en los datos que maneja, mayor facilidad en la toma de decisiones,
una adecuada planificación. Además, reduce las tareas administrativas, reduce
el espacio necesario y, en resumidas cuentas, reduce los costes de la empresa.
M

Muchas grandes empresas donde el departamento de distribución y almacén es

solo uno más de los departamentos existentes en la empresa, dispone de un
28
 Operativa de la preparación de pedidos

sistema informático denominado ERP que permite a las empresas controlar en

tiempo real la información que se genera en cada departamento y cada nivel
de la misma. Si este es el caso, los sistemas SGA deben estar perfectamente in-
tegrados con estos sistemas ERP.

1.3.4. Trazabilidad: concepto y finalidad

ta
La trazabilidad es la posibilidad de hacerle un seguimiento completo a un pro-

ui
ducto a lo largo de la cadena de suministros.

Este seguimiento abarca desde su origen y procedencia, hasta su estado final

at
como artículo de consumo, permitiendo en un momento dado conocer el his-
tórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote a lo largo de esa
cadena de suministros.
gr
La trazabilidad puede ser de tres tipos: la trazabilidad interna de la propia
empresa, es decir todos los pasos que ha ido siguiendo ese producto dentro de
la empresa; la trazabilidad ascendente (hacia atrás en el tiempo), que permite
saber cuáles son los productos que entran en la empresa y una serie de datos
ra

como lote, fecha de caducidad o consumo preferente y nombre de los provee-

dores de esos productos. También existe la trazabilidad descendente (hacia
delante en el tiempo), en este caso se refiere a cuáles son los productos que
st

han salido de la empresa con sus correspondientes datos como lote, fecha de
caducidad o consumo preferente y sus destinos y clientes.
ue

Lo que se pretende obtener con la trazabilidad es tener en todo momento un

control sobre los productos que pasan por la empresa, desde que se reciben de
un proveedor hasta que son enviados a un cliente.
M

Aportaciones principales de la trazabilidad

Control de cada una de las partidas y lotes de productos
Optimización de la gestión de existencias
Detección y acotación de problemas de forma rápida
Retirada selectiva del producto en caso de incidencia

Los sistemas de trazabilidad son muy importantes cuando se produce un pro-

blema en un producto alimenticio pues permite quitar de la circulación el lote

29
 Preparación de pedidos

o los lotes afectados de forma rápida lo que disminuye las pérdidas económicas
y el riesgo de provocar un problema de salud pública.

Otro ejemplo de sistema de trazabilidad eficiente es cuando se detecta que

una marca concreta de vehículos ha tenido algún problema en un modelo
determinado y se pide la revisión de todos los vehículos fabricados en unas
fechas concretas o en unas factorías determinadas. Sin la trazabilidad no sería

ta
posible distinguir qué vehículos están afectados por ese problema.

La trazabilidad de un sistema conlleva la necesidad de disponer de un buen

ui
sistema informático de gestión como el SGA visto anteriormente.

Documentación básica

at
para preparación de pedidos

Documentación Sistemas
Trazabilidad
habitual de seguimientos
gr
y control informático
Albarán de pedidos

Documento SGA
de transporte
ra

Orden de reparto
st

La documentación básica en la preparación de pedidos conlleva una serie de

procedimientos y sistemas a tener en cuenta para el correcto seguimiento de las
mercancías, esto hace posible el control total de del producto y su seguimiento.
ue

1.4. Registro y calidad de la preparación de pedidos

M

Toda actividad comercial, por pequeño que sea el comercio, debe dejar regis-
trados de alguna forma sus movimientos ya sea con una simple libreta donde
se anoten las entradas y salidas de mercancías, las facturas pagadas o las emi-
tidas, etc., o bien con un sistema informatizado que permita en todo momento
acceder a la información de todo lo que ocurre en la empresa.

El no dejar constancia de todos estos datos hará perder el control de los pro-
ductos que salen del negocio, de las existencias y abastecimiento de productos

30