P-Pe-01 Requisitos Legales

Tipo de documento Procedimiento
Código P-PE-01
REQUISITOS LEGALES
Versión 0.1
Fecha 28/07/2022
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la identificación, actualización, implementación y

comunicación de requisitos legales y otros requisitos.
2. ALCANCE
Aplica para el desarrollo de las actividades en campo y las labores administrativas.
3. DEFINICIONES
 Legislación: conjunto de leyes por las que se rigen en una materia

 Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar
el Sistema Integral de Gestión, el cual deberá actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables.
 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
 Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales,
reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la
empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o
derivar en responsabilidades penales o civiles.
4. CONDICIONES GENERALES
Los requisitos legales no son manejados como documentos externos por lo tanto no son
documentos controlados.
La revisión de los requisitos legales se realizará semestralmente, si no se presentan
cambios en la normatividad.
La actualización se realizará cada vez que se expida, se modifique o se derogue un
requisito legal que aplique con las actividades y servicios propios de la organización.
4.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y

OTROS
Para la identificación y actualización de requisitos legales del Sistema Integrado de
Gestión, se emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional,
Regional y Local tales como:
 Ministerio de salud y de la Protección social
 Ministerio del trabajo
 Constitución Política Nacional de Colombia de 1991
 Código sustantivo del trabajo
Código P-PE-01
REQUISITOS LEGALES
Versión 0.1
Fecha 28/07/2022
4.2 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación, se indican los aspectos establecidos en la matriz y como se debe
diligenciar cada casilla:
Tipo de requisito: Indique si el requisito es legal (obligatorio cumplimiento), suscrito
(voluntario), o informativo (no es obligatorio).
Año: Indique el año de emisión.
Origen: Indique la entidad que da origen al requisito.
Peligro / aspecto relacionado: Indique si se ha identificado un peligro asociado al
requisito.
Artículo aplicable: Indique los artículos, numerales, parágrafos, capítulos, títulos etc.,
que le aplican directamente a la misión y a los servicios prestados por la empresa.
Tema: Indique de manera resumida el contenido de la norma o el objeto de esta.
Cómo s e cumple: Indique de qué manera se da cumplimiento al requisito.
Proceso responsable: Indique el proceso al cual le aplica el requisito
Registros: Indique la evidencia del cumplimiento del requisito si aplica.
Fecha de seguimiento: Indique la fecha de actualización del requisito.
Comunicar a: indique a quien y el medio por el cual será comunicado el requisito
4.3 COMUNICACIONES
Los requisitos legales serán comunicados al personal de la empresa, a clientes y otras
partes interesadas cuando así se requiera. Esta comunicación se podrá realizar por
medio de oficios, E-mail o capacitaciones si se requieren, estas condiciones se
encontrarán definidas en la matriz de comunicaciones.
Así mismo, la matriz de requisitos legales podrá ser consultada a modo de lectura, por
cualquier empleado, a través de la nube de la empresa.
Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo
requieran, los requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la
cual fueron contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la
normatividad y obtener su participación en los diferentes procesos establecidos por la
empresa.
4.4 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

LEGALES
Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno
de los artículos identificados en la matriz para determinar su estado.
Código P-PE-01
REQUISITOS LEGALES
Versión 0.1
Fecha 28/07/2022
Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de

lograr el cumplimiento de los requisitos establecidos.
El seguimiento será realizado por el encargado del área de HSE, con la asesoría de un
abogado de la empresa cuando se requiera.
Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se
generará una nueva versión de la respectiva matriz.
5. DESARROLLO DEL CONTENIDO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Gerente, jefes de
Identificar y analizar los requisitos legales Matriz de
1 proceso, asesor
aplicables al SIG. Requisitos Legales
legal
Establecer los requisitos legales aplicables y Encargado del Matriz de
2
dar cumplimiento a estos. área de HSE Requisitos Legales
Encargado del Matriz de
3 Actualizar la Matriz de Requisitos Legales
área de HSE Requisitos Legales
Realizar la divulgación de la actualización de Encargado del E-mail
4
la Matriz de Requisitos Legales. área de HSE Capacitaciones
Matriz de
Requisitos Legales
Verificación y monitoreo del estado de Encargado del
9 Matriz de
cumplimiento de los requisitos legales. área de HSE
Requisitos Legales
Indicadores
Acciones
Levantamiento de planes de acción derivados
Encargado del correctivas,
10 del estado de cumplimiento de los requisitos
área de HSE preventivas y de
legales
mejora.
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN CAMBIO REALIZADO VIGENCIA

No.
0.1 Actualización total del procedimiento 28/07/2022
Código P-PE-01
REQUISITOS LEGALES
Versión 0.1
Fecha 28/07/2022
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
LUIS ANGEL ARTETA JUAN CARLOS FREDDY ALBERTO

JIMENEZ FERRARI PINTO GARCIA BARRIOS
CARGO: CARGO: CARGO:
ASESOR EXTERNO RESPONSABLE DEL GERENTE

SIG SIG
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

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4.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y

4.2 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

4.4 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

VERSIÓN CAMBIO REALIZADO VIGENCIA

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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LUIS ANGEL ARTETA JUAN CARLOS FREDDY ALBERTO

ASESOR EXTERNO RESPONSABLE DEL GERENTE

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