Manual de Usuario Licencias Urbanísticas V1 - MinViv

GUÍA PARA EL REGISTRO
DE INFORMACIÓN
GUÍA PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN
REGISTRO DE LICENCIAS URBANÍSTICAS
MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

(MVCT)
“LA VIVIENDA Y EL AGUA SON DE TODOS”
Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

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www.minvivienda.gov.co
DE INFORMACIÓN
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
GENERALIDADES DEL APLICATIVO ...................................................................................................... 4
TIEMPOS .......................................................................................................................................... 4
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y DE SOFTWARE ...................................................................... 5
INGRESO AL APLICATIVO ................................................................................................................. 5
AUTENTICACIÓN EN EL SISTEMA .................................................................................................... 6
MENÚ INBOX ................................................................................................................................... 8
MENÚ NUEVO CASO........................................................................................................................ 9
GENERALIDADES DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................................. 10
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ................................................................................................. 10
INFORMACIÓN DEL CASO.............................................................................................................. 11
TRAZABILIDAD ............................................................................................................................... 15
AYUDA ........................................................................................................................................... 17
PROCESOS EN EL APLICATIVO ........................................................................................................... 18
TIPOS DE CASO PARA REGISTRO DE INFORMACIÓN ..................................................................... 18
ACTIVIDAD - SELECCIONAR PERIODO............................................................................................ 19
ACTIVIDAD - REGISTRAR LICENCIAS URBANÍSTICAS...................................................................... 19
PLANTILLA CARGA MASIVA ............................................................................................................... 23
Registros Licencias ........................................................................................................................ 23
Otras Actuaciones ......................................................................................................................... 31
Costos de Personal ........................................................................................................................ 32
Costos de Funcionamiento ............................................................................................................ 32
Costos de Inversión ....................................................................................................................... 32
ACTIVIDAD - VALIDAR REGISTRO................................................................................................... 33
ACTIVIDAD - CANCELAR REGISTRO ............................................................................................... 39
PREGUNTAS FRECUENTES ................................................................................................................. 40
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 42

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DE INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN
El cumplimiento del artículo 2.2.6.1.2.3.12 del Decreto 1077 de 2015: …”
Adicionalmente, los curadores urbanos remitirán trimestralmente por escrito al
Ministerio Vivienda, Ciudad y Territorio a más tardar el 30 de enero, 30 de abril, el
30 de julio y 30 de octubre de cada año, la información sobre las licencias expedidas
por el respectivo curador, correspondientes al trimestre inmediatamente anterior.
Dicha información será remitida en los formatos que para tal fin expida el Ministerio.
Parágrafo. Los curadores urbanos o la entidad encargada del estudio, trámite y
expedición de licencias, una vez en firme la correspondiente licencia de
urbanización, parcelación y/o intervención y ocupación del espacio público en sus
diferentes modalidades así como sus prórrogas, modificaciones y/o revalidaciones,
remitirán mensualmente en los medios tecnológicos que defina el municipio o
distrito, a la entidad encargada de la administración del espacio público del
respectivo municipio o distrito, la información relacionada con las áreas de cesiones
urbanísticas gratuitas destinadas entre otros, a vías, zonas verdes, parques,
equipamientos colectivos y espacio público en general, con el objeto de hacer
seguimiento a su entrega efectiva por parte de los urbanizadores, parceladores y/o
titulares de licencias de intervención y ocupación del espacio público, en los medios
y según lo determine el municipio o distrito. (Decreto 1469 de 2010, art. 45,
Adicionado por el Decreto 583 de 2017, art. 3)”.
De acuerdo con lo anterior, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio pone a

disposición de las Curadurías Urbanas la automatización del proceso de Licencias
Urbanísticas en el aplicativo Bizagi que permite a los Curadores a nivel nacional
registrar y reportar trimestralmente la información correspondiente a las Licencias
Urbanísticas, las actuaciones y los costos de personal, de funcionamiento y de
inversión propios del procedimiento.

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DE INFORMACIÓN
GENERALIDADES DEL APLICATIVO

TIEMPOS
Casos creados automáticamente:
El aplicativo crea automáticamente los casos que permiten realizar el registro de la

información, con un límite de tiempo para completar dicho registro. Una vez
alcanzado el tiempo, el caso se cierra de forma automática. Los tiempos
establecidos para realizar el registro de la información de los casos creados
automáticamente son los siguientes:
PERIODO DE TIEMPO
PERIODO DE LA INFORMACIÓN QUE SE REPORTA
HABILITADO
- Desde: 1 de enero
Primer Trimestre: Enero – Febrero – Marzo
- Hasta: 30 de abril
- Desde: 1 de abril
Segundo Trimestre: Abril – Mayo – Junio
- Hasta: 31 de julio
- Desde: 1 de julio
Tercer Trimestre: Julio – Agosto – Septiembre - Hasta: 31 de octubre
- Desde: 1 de octubre
Cuarto Trimestre: Octubre – Noviembre – Diciembre - Hasta: 31 de enero
Casos Extemporáneos - creados manualmente:
En caso de no haber reportado la información correspondiente de algún periodo, el

aplicativo cuenta con la posibilidad de crear un caso de forma manual para realizar
el registro de la información de forma extemporánea. Para estos casos el tiempo
para completar el registro es de un mes contado a partir de la fecha de la creación
del caso. Una vez alcanzado el tiempo, el caso se cierra de forma automática.
ES IMPORTANTE RECORDAR QUE SI UN CASO SE CIERRA

AUTOMÁTICAMENTE POR EL SISTEMA NO HAY POSIBILIDAD DE VOLVER
A ABRIRLO.

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REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y DE SOFTWARE
Los requerimientos mínimos de hardware y software que debe tener una curaduría
para acceder al aplicativo, son los siguientes:
 Computador de escritorio o portátil

 Acceso a Internet
 Lector de archivos tipo PDF
 Ofimático para hojas de cálculo tipo Excel.
 Navegador de preferencia Mozilla Firefox.
INGRESO AL APLICATIVO
En la página web del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

www.minvivienda.gov.co, en el home como lo muestra la imagen a continuación,
los curadores encontrarán el botón que les permitirá ingresar al aplicativo.

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DE INFORMACIÓN
AUTENTICACIÓN EN EL SISTEMA
La URL por la cual acceden las curadurías es pública, es decir, el acceso al aplicativo
depende de su conexión a Internet. Una vez ingrese a través del botón en la web de
la entidad www.minvivienda.gov.co podrá hacer uso de las credenciales de acceso
suministradas por la Oficina TIC del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
Escriba el usuario y la contraseña. En el campo de Dominio siempre deberá

seleccionar de la lista: “MINVIVIENDA”. Luego clic en el botón Ingresar.

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OLVIDO DE CONTRASEÑA
En caso de olvido de contraseña de clic en el ícono resaltado en rojo:
Será re - direccionado a la siguiente ventana:

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DE INFORMACIÓN
Allí escriba el usuario y seleccione en Dominio Minvivienda, luego clic sobre el botón
Buscar Usuario. Si su usuario está registrado en los usuarios se habilitará el botón
Recuperar Contraseña, de clic sobre el botón para que se le envíe un correo
electrónico con una nueva contraseña provisional para acceder al sistema.
En caso de no recordar el usuario o no recibir el correo electrónico con la nueva

contraseña, contacte al líder funcional de la Subdirección de Políticas De Desarrollo
Urbano y Territorial a través del correo electrónico:
[email protected]
MENÚ INBOX
Al ingresar al aplicativo en la cinta de menús se encuentran dos opciones. El menú

INBOX, le permite visualizar el listado de los casos activos y pendientes asignados
a su perfil, así:

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DE INFORMACIÓN
Al lado derecho en la columna de los íconos, se definen así:
Le permite marcar el proceso como favorito, para identificarlo rápidamente.
Le da acceso al flujo del proceso.
Le da acceso a la línea del tiempo, gráfica de la cronología del caso.
Le da acceso al resumen del proceso.
En la columna Número de caso, podrá identificar los casos abiertos con su

correspondiente Número de Caso y en la columna Actividad muestra el estado en
que se encuentra cada caso.
Los casos extemporáneos se identifican porque tienen la letra E al final del número.
MENÚ NUEVO CASO
El menú NUEVO CASO, le permitirá abrir un nuevo caso extemporáneo. Para

detalles Ver sección Casos Extemporáneos.

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DE INFORMACIÓN
GENERALIDADES DE LAS ACTIVIDADES

Línea de pestañas, que a su vez contienen diferentes grupos con información de
interés en la ejecución del proceso, así:
 Información de la Actividad
 Información del Caso
 Trazabilidad
 Ayuda.
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Está sección permite realizar cada uno de los pasos para completar un proceso de
Registro de Licencias Urbanísticas en el aplicativo Bizagi, Versión 11, así:
Información General: En esta sección encontrará la información referente al caso:
 Número de radicación
 Usuario creador
 Fecha creación
 Proceso
 Estado del caso
Información de la Actividad: En esta sección encontrará la carga masiva y las

validaciones posteriores. Los campos señalados con una línea roja, indican que de
obligatorio diligenciamiento.
Carga masiva: Le permitirá descargar la plantilla para los cargues masivos de
información y su posterior cargue una vez se encuentre diligenciada.
Validaciones posteriores: Le permitirán hacer las validaciones finales a cada
proceso. Recuerde que, al responder NO, en alguno de los enunciados deberá
justificar su respuesta.

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DE INFORMACIÓN
Comentario: Esta sección es un campo de texto que le permitirá escribir

información relevante del proceso en curso para su solución o posterior
diligenciamiento. Tenga en cuenta que los comentarios tienen una sección en la
trazabilidad del proceso.
INFORMACIÓN DEL CASO
Está sección permite visualizar cada uno de los pasos realizados en la pestaña
anterior para un proceso de Registro de Licencias Urbanísticas en el aplicativo
Bizagi, Versión 11, así:
Selección del Periodo: En esta sección podrá visualizar la información del periodo,
así:
 Registro extemporáneo: Si o No
 Fecha de registro: Fecha asignada por el usuario.
 Periodo: Vigencia y Trimestre.

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DE INFORMACIÓN
Carga Masiva: Le permite visualizar si hay o no un archivo adjunto con la plantilla

de cargue de información en el proceso.
Validaciones Posteriores: Esta sección le permite visualizar las respuestas de la

misma sección de la pestaña anterior, en caso de haberlas diligenciado.
Información Cargada: Le permite visualizar un resumen en tablas Bizagi de la

información cargada en el archivo Excel de Carga Masiva. Aparecen las pestañas
de: Registros Licencias, Otras actuaciones y costos.
La tabla de resumen Registro de Licencias contiene al lado izquierdo de cada

registro un ícono de tres puntos que le permite ver el detalle de la información
cargada en cada registro. Al clic sobre el ícono despliega una opción denominada
Abrir forma de detalle, de clic sobre ella para que aparezca la información:

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DE INFORMACIÓN
Detalle del registro:

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DE INFORMACIÓN
Información Cargada - Otras Actuaciones: Permite visualizar la información

cargada en la opción 2. Otras actuaciones del archivo Excel de carga masiva.
Información Cargada - Costos de Personal: Permite visualizar la información

cargada en la opción 3. Costos de personal del archivo Excel de carga masiva.
Información Cargada - Costos de Funcionamiento: Permite visualizar la

información cargada en la opción 4. Costos de Funcionamiento del archivo Excel de
carga masiva

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DE INFORMACIÓN
Información Cargada - Costos de Inversión: Permite visualizar la información

cargada en la opción 5. Costos de Inversión del archivo Excel de carga masiva
TRAZABILIDAD
Está sección permite visualizar cada uno de los pasos realizados durante todo el
proceso con sus fechas y usuarios, así:
Comentarios: Esta sección le permite visualizar cada uno de los comentarios que
durante el proceso se registraron en los campos de texto, contienen:
 Fecha en que se registró el comentario.

 Actividad
 Usuario que escribió el comentario
 Comentario.
Log de Ejecución: Esta sección contiene un log de cada una de las actividades
realizadas durante el proceso, con la siguiente información:
 Actividad: Nombre de la actividad.

 Fecha entrada, es la fecha del primer momento en esa actividad.
 Fecha solución, es la fecha de terminación de la actividad.
 Usuario ejecutor, nombre del usuario que realizó cada actividad.

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DE INFORMACIÓN
La tabla cuenta con una opción que permite ver en detalle toda la información
relacionada con la ejecución de la actividad, para esto es necesario seleccionar de
la tabla la actividad que se desea consultar y presionar el botón ( ) que se encuentra
en la parte inferior izquierda de la tabla.

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DE INFORMACIÓN
AYUDA
Repositorio de documentación relevante para el proceso, allí podrá encontrar

además del Manual de Usuario, los archivos pdf con la normativa del proceso. Estos
archivo los podrá descargar.

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DE INFORMACIÓN
PROCESOS EN EL APLICATIVO
TIPOS DE CASO PARA REGISTRO DE INFORMACIÓN
CASOS AUTOMATICOS
Los casos para el registro de información del trimestre actual serán creados de
forma automática por el sistema, por lo que, el usuario siempre podrá visualizarlos
en la pestaña Inbox una vez decida comenzar a realizar el registro de información.
CASOS EXTEMPORÁNEOS
Los casos para el registro de información, de forma extemporánea, deben ser

creados de forma manual. De clic sobre el menú Nuevo Caso, se desplegará la
opción Registro de licencias urbanísticas, selecciónela para crear un nuevo caso de
registro extemporáneo.
Los dos tipos de casos, automáticos y extemporáneos comparten las mismas

actividades salvo que los casos automáticos inician el proceso con la actividad
Registrar licencias urbanísticas y los casos extemporáneos inician el proceso con la
actividad Seleccionar periodo.

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DE INFORMACIÓN
ACTIVIDAD - SELECCIONAR PERIODO

(Solo aplica para registros extemporáneos)
Selección del Periodo: Le permite escribir la fecha del periodo extemporáneo que
va a cargar. El aplicativo automáticamente le asigna el trimestre y la vigencia.
Esta actividad cuenta con dos botones: Guardar y Siguiente. El botón Guardar
permite almacenar toda la información registrada en la actividad hasta el momento
de presionarlo, con el fin de habilitar la posibilidad de completar la actividad en otro
momento. El botón Siguiente valida que todos los campos marcados como
obligatorios estén correctamente diligenciados con el fin de avanzar el proceso a la
siguiente actividad.
ACTIVIDAD - REGISTRAR LICENCIAS URBANÍSTICAS

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DE INFORMACIÓN
Carga Masiva: Podrá descargar la plantilla para empezar su diligenciamiento.

Posteriormente debe adjuntar el archivo de plantilla debidamente diligenciado, en la
opción Adjuntar archivo.
Recuerde que mientras hace el diligenciamiento completo de la

plantilla, este debe quedar guardada en su computador. Así
mismo, es importante aclarar que el aplicativo NO guarda la
información parcialmente, es decir, mientras no haya adjuntado el
archivo manualmente, no quedará registro de la información en el
aplicativo.
Existen dos tipos de plantillas:
 La plantilla para procesos correspondientes al periodo 2020-3 y posteriores.

Está plantilla contiene todas las validaciones requeridas por la normatividad
urbanística del país.
 La otra plantilla es para periodos de registro anteriores al periodo 2020 – 2,
y estará publicada por corto tiempo mientras las curadurías que tienen
información pendiente se ponen al día. Está plantilla contiene solo las
validaciones vigentes en la versión 10.3.
Errores encontrados: Una vez adjuntado el aplicativo realiza internamente la

validación de los campos y genera un archivo que se puede descargar y contiene
los errores encontrados. Si la información ingresada en el Excel es correcta, el
campo se muestra en cero.
Si la información ingresada en el Excel no es correcta, el campo muestra el número

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DE INFORMACIÓN
de registros que presentan errores de validación y habilita un botón que permite

descargar el archivo con el log de errores. Estos errores deben ser solucionados
para que la carga masiva de información sea exitosa.
Una vez corregidos los errores, debe adjuntar nuevamente el archivo Excel para
que el sistema lo valide nuevamente. Para esto, debe eliminar el archivo
previamente cargado presionando el botón (X), ubicado al final de este, lo cual
permitirá que el campo (Adjuntar archivo) se habilite para adjuntar el nuevo archivo.
Validaciones Posteriores: Aquí se muestran diferentes preguntas relacionadas

con la carga masiva, las cuales van encaminadas a garantizar que toda la
información se cargó de forma correcta, así:
 ¿Registró todas las licencias tramitadas durante el trimestre?

 ¿Registró todos los costos causados durante el trimestre?
 ¿Registró todas las actuaciones tramitadas durante el trimestre?
 ¿Es el primer registro de la curaduría?
 ¿Existen nuevas inversiones?)

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DE INFORMACIÓN
Si alguna de las preguntas es contestada con un NO, habilita un cuadro para

detallar la razón del porqué de la respuesta.
Esta actividad también cuenta con dos botones: Guardar y Carga Licencias. El botón
Guardar permite almacenar toda la información registrada en la actividad hasta el
momento de presionarlo, con el fin de habilitar la posibilidad de completar la
actividad en otro momento. El botón Cargar Licencias valida que todos los campos
marcados como obligatorios estén correctamente diligenciados con el fin de avanzar
el proceso a la siguiente actividad.

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DE INFORMACIÓN
PLANTILLA CARGA MASIVA

La plantilla de carga masiva es un archivo Excel que cuenta con las validaciones
establecidas por el MVCT y que permite cumplir con la normatividad vigente para
los procesos de Licencias Urbanísticas que las curadurías deben reportar ante el
ministerio. La plantilla contiene un formulario con los siguientes opciones:
1. Registros Licencias.
2. Otras Actuaciones.
3. Costos de Personal.
4. Costos de Funcionamiento.
5. Costos de Inversión.
Registros Licencias
En esta pestaña se registra toda la información correspondiente a las licencias

urbanísticas tramitadas por la Curaduría Urbana durante el trimestre. Los campos
en color rojo son de carácter obligatorio. Los campos contienen validaciones. El
archivo contiene un botón de Ayuda, que despliega un cuadro donde se detalla el
metadato de cada campo, así:

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DE INFORMACIÓN
Ayuda para el diligenciamiento – Registros Licencias

Nombre del campo Restricciones
- Este campo es obligatorio.
B. Número de Licencia - Este campo es de tipo alfanumérico.
- Este campo no puede estar repetido.
C. Clase de Licencia - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Subdivisión", este campo
D. Número Subdivisión es obligatorio.
- Este campo es de tipo numérico (entero).
- Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Urbanización", este
campo es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: Nueva,
Prórroga, Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Urbanización y
Construcción", este campo es obligatorio y solo podrá seleccionar
de la lista: Nueva, Prórroga, Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Parcelación", este campo
es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: Nueva, Prórroga,
E. Tipo de Licencia Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Subdivisión", este campo
es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: Nueva, Prórroga,
Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Construcción", este
campo es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: Nueva,
Prórroga, Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Parcelación y
de la lista: Nueva, Prórroga, Modificación o Revalidación.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Reconocimiento", este
campo es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: N/A.
F. Clase de Suelo - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
- Este campo no es obligatorio, si no cuenta con la información
G. Código Catastral puede dejarlo en blanco.
- Este campo es de tipo alfanumérico.
H. Matricula - Este campo es obligatorio.
Inmobiliaria - Este campo es de tipo alfanumérico.

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DE INFORMACIÓN

- Este campo es de tipo fecha (dd/mm/aaaa).
I. Fecha Ejecutoria - Este campo debe estar dentro del rango del trimestre que va a
registrar.
J. Desistimiento seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si este campo está marcado con un "SI", el "Área Bruta", el "Área
Neta" y el "Área Útil" deben ser 0.
K. Negación - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
L. Renuncia - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
campo es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista los
valores que tengan la etiqueta "Urbanización" al inicio.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Urbanización y
de la lista los valores que tengan la etiqueta "Urbanización y
Construcción" al inicio.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Parcelación", este campo
es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista los valores que
tengan la etiqueta "Parcelación" al inicio.
M. Modalidad - Si la Clase de Licencia seleccionada es "Subdivisión", este campo
es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista los valores que
tengan la etiqueta "Subdivisión" al inicio.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Construcción", este
valores que tengan la etiqueta "Construcción" al inicio.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Reconocimiento", este
valores que tengan la etiqueta "Reconocimiento" al inicio.
- Si la Clase de Licencia seleccionada es "Parcelación y
de la lista los valores que tengan la etiqueta "Construcción" al
inicio.

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DE INFORMACIÓN

- Este campo no es obligatorio.
N. Modalidad 2 - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
O. Modalidad 3 - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe
P. Uso Principal - Si la Clase de Licencia seleccionada es "Subdivisión", este campo
es obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: Vivienda.
- Si Desistimiento está marcado con un "SI" y este campo está
vacío, este campo es Vivienda.
Q. Vivienda seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Vivienda", este campo solo
podrá seleccionar de la lista: NO.
R. Comercio/Servicios seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Comercio/Servicios", este
campo solo podrá seleccionar de la lista: NO.
S. Industrial seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Industrial", este campo solo
T. Dotacional seleccionar únicamente las opciones de la lista.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Dotacional", este campo solo
- Si el Uso Principal seleccionado es "Vivienda", este campo es
obligatorio.
U. Tipo de Vivienda - Si Vivienda esta marcado con un "SI", este campo es obligatorio.

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DE INFORMACIÓN

- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "VIS", este campo es
obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "VIS - VIP", este campo es
obligatorio.
V. Unidades VIS - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIS - VIS", este campo
es obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIP - VIS", este campo
es obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "VIP", este campo es
obligatorio.
obligatorio.
W. Unidades VIP - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIP - VIP", este campo
es obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIS - VIP", este campo
es obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIS", este campo es
obligatorio.
- Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIS - VIS", este campo
X. Unidades No VIS es obligatorio.
es obligatorio.
Y. Área Bruta M2 - Este campo es de tipo numérico (entero).
campo es obligatorio.
Z. Área Neta M2 - Si la Clase de Licencia seleccionada es "Urbanización y
Construcción", este campo es obligatorio.
AA. Área Útil M2 - Si la Clase de Licencia seleccionada es "Urbanización y
Construcción", este campo es obligatorio.
obligatorio.
AB. Área Construida VIS - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "VIS - VIP", este campo es
obligatorio.

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DE INFORMACIÓN

es obligatorio.
es obligatorio.
obligatorio.
obligatorio.
AC. Área Construida VIP - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIP - VIP", este campo
es obligatorio.
es obligatorio.
obligatorio.
AD. Área Construida No
es obligatorio.
VIS - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIS - VIP", este campo
es obligatorio.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Industrial", este campo es
AE. Área Construida obligatorio.
Industrial - Si Industrial esta marcado con un "SI", este campo es obligatorio.
AF. Área Construida
- Si Comercio/Servicios esta marcado con un "SI", este campo es
Comercio/Servicios obligatorio.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Dotacional", este campo es
obligatorio.
AG. Área Construida
- Si Dotacional está marcado con un "SI", este campo es
Dotacional obligatorio.
obligatorio.
AH. Área Útil VIS obligatorio.
es obligatorio.

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DE INFORMACIÓN

es obligatorio.
obligatorio.
obligatorio.
AI. Área Útil VIP - Si el Tipo de Vivienda seleccionado es "NO VIP - VIP", este campo
es obligatorio.
es obligatorio.
obligatorio.
AJ. Área ÚtiL No VIS es obligatorio.
es obligatorio.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Industrial", este campo es
obligatorio.
AK. Área Útil Industrial - Si Industrial esta marcado con un "SI", este campo es obligatorio.
AL. Área Útil
- Si Comercio/Servicios esta marcado con un "SI", este campo es
Comercio/Servicios obligatorio.
- Si el Uso Principal seleccionado es "Dotacional", este campo es
obligatorio.
AM. Área Útil
- Si Dotacional esta marcado con un "SI", este campo es
Dotacional obligatorio.
AN. Coordenadas del - Este campo es obligatorio.
Predio - Este campo es de tipo alfanumérico.
AO. Dirección del - Este campo es obligatorio.
Inmueble - Este campo es de tipo alfanumérico.
AP. Estrato - Este campo es de tipo paramétrico por lo que se debe

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DE INFORMACIÓN

AQ. Localidad puede dejarlo en blanco.
- Este campo es de tipo texto.
AR. Sector puede dejarlo en blanco.
AS. Barrio puede dejarlo en blanco.
AT. Vereda puede dejarlo en blanco.
AU. Corregimiento puede dejarlo en blanco.
AV. Manzana puede dejarlo en blanco.
AW. Lote puede dejarlo en blanco.
AX. Cantidad de Planos - Este campo es obligatorio.
Estructurales - Este campo es de tipo numérico.
AY. Cantidad de Planos - Este campo es obligatorio.
Arquitectónicos - Este campo es de tipo numérico.
AZ. Cantidad de Planos - Este campo es obligatorio.
de Subdivisión - Este campo es de tipo numérico.
BA. Cantidad de Planos - Este campo es obligatorio.
de Urbanización - Este campo es de tipo numérico.
BB. Cantidad de Planos - Este campo es obligatorio.
de Parcelación - Este campo es de tipo numérico.
BC. Medidas Pasivas - Si la Modalidad seleccionada es "Construcción - Obra Nueva" y
Medidas Activas esta marcado con un “NO”, este campo es
obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: SI (Guía de
Construcción sostenible, pág. 44 - 63).

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DE INFORMACIÓN

BD. Medidas Activas - Si la Modalidad seleccionada es "Construcción - Obra Nueva" y
Medidas Pasivas esta marcado con un “NO”, este campo es
obligatorio y solo podrá seleccionar de la lista: SI (Guía de
Construcción sostenible, pág. 44 - 63).
BE. Zonificación
Climática seleccionar únicamente las opciones de la lista.
BF. ¿El predio está en
una zona climática
distinta a la que le fue seleccionar únicamente las opciones de la lista.
asignada?
BG. Si a la pregunta
anterior marco "SI"
seleccione la zona seleccionar únicamente las opciones de la lista.
correcta
Otras Actuaciones
El botón la permite acceder al diligenciamiento de la información de las Otras

Actuaciones tramitadas por la Curaduría Urbana durante el trimestre. Los campos
en color rojo son de carácter obligatorio. En caso de presentarse que un campo no
tiene actuaciones durante el trimestre se debe diligenciar con un número cero (0).

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DE INFORMACIÓN
Costos de Personal
El botón la permite acceder al diligenciamiento de la información de los Costos de

Personal que ocupa la Curaduría Urbana durante el trimestre. Los campos en color
rojo son de carácter obligatorio. Todos los campos son de texto y número, según
corresponde la información a excepción del campo Nivel Educativo que
corresponde a una lista de la cual debe seleccionar.
Costos de Funcionamiento

funcionamiento que ejecuto la Curaduría Urbana durante el trimestre. Los campos
en color rojo son de carácter obligatorio. En caso de presentarse que un campo no
tiene actuaciones durante el trimestre se debe diligenciar con un número cero (0).
Costos de Inversión

Inversión ejecutados por la Curaduría Urbana durante el trimestre. Esta opción no
es de carácter obligatorio.

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
ACTIVIDAD - VALIDAR REGISTRO

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
Información Cargada - Registros Licencias: Muestra la información cargada en

la plantilla de cargue masivo en la opción Registros Licencias.
Los registros tienen en la parte izquierda un ícono con tres puntos que despliega la
opción Editar Registros Licencias y muestra editable la información del registro.

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
Información Cargada - Otras Actuaciones: Muestra editable la información

cargada en la plantilla de cargue masivo en la opción Otras Actuaciones.
Información Cargada - Costos de Personal: Muestra editable la información

cargada en la plantilla de cargue masivo en la opción Costos de Personal.

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
Información Cargada - Costos de Funcionamiento: Muestra editable la

información cargada en la plantilla de cargue masivo en la opción Costos de
Funcionamiento.
Información Cargada - Costos de Inversión: Muestra editable la información

cargada en la plantilla de cargue masivo en la opción Costos de Inversión.
En la parte inferior se encuentra la última pregunta de validación del proceso:
¿La información registrada está completa y es correcta?
Con ello el usuario de la curaduría confirma y garantiza que la información cargada

se encuentra debidamente diligenciada en el aplicativo y cumple con la normatividad
vigente.

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
Si responde NO y da clic sobre el botón Finalizar registro de licencias, el proceso

regresa a la actividad Registrar licencias urbanísticas, para que complete la
información que requiere para completar el proceso.
Si responde SI y da clic sobre el botón Finalizar registro de licencias,

automáticamente todas las Validaciones Posteriores serán marcadas con SI por el
aplicativo.
Esta actividad cuenta con dos botones, SÍ:
 Guardar, que permite confirmar toda la información registrada en la actividad

hasta el momento. Habilita la posibilidad de completar la actividad en otro
momento.
 Finalizar Registro de Licencias valida que todos los campos marcados como
obligatorios estén correctamente diligenciados con el fin de finalizar el
proceso de registro de información.
ES IMPORTANTE RECORDAR QUE SI UN CASO SE CIERRA, NO HAY

POSIBILIDAD DE VOLVER A ABRIRLO.

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
ACTIVIDAD - CANCELAR REGISTRO
Selección del Periodo: En caso de requerir cancelar un caso este campo le permite
escribir el motivo que justifica la actividad de cancelar el proceso. Una vez ejecutada
la cancelación del proceso esta se hace de forma definitiva. Si requiere hacer una
cancelación solicite ayuda en el correo [email protected] allí
le asignaran la asesoría jurídica necesaria.

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DE INFORMACIÓN
PREGUNTAS FRECUENTES
Las preguntas frecuentes que aparecen a continuación fueron sacadas de

las sesiones de capacitación impartidas a la Curadurías:
Pregunta 1: Sí se hace una licencia simultáneamente con tres modalidades, por ejemplo,
urbanismo, subdivisión y construcción; ¿Se puede hacer? y ¿Cómo se relacionaría en el archivo
Excel de cargue masivo?
En las casillas correspondientes diligenciar la información. Lo general es urbanismo y

construcción. La subdivisión debería ir separada del urbanismo y construcción. El aplicativo
no permite repetir el número de licencia.
Pregunta 2: Cuando en una misma radicación hay varias solicitudes por ejemplo aprobación de
PUG, licencia de urbanización 1a etapa, licencia de construcción, subdivisión y RPH. ¿Cómo se
resuelve el formato?
PUG es de urbanismo y construcción. La subdivisión va aparte en una nueva resolución.
Pregunta 3: ¿Cómo se debe hacer cuando la ejecutoria va en el siguiente trimestre después del
informe?
Se pone la fecha en que fue elaborada la resolución. Una ejecutoria se da después de 10

días de entregada la resolución. Se da como ejecutada en el momento que el propietario
firma. Para asuntos notariales, tiene que esperar 10 días.
Pregunta 4: Aclarar tema de los desistimientos; ¿Entonces todo desistimiento se debe informar
así no se hubiese terminado el proceso?
60 días hábiles para tener un acto de la C.U. de aprobación o desistimiento de la licencia.

Desistimiento genera una resolución.
Se diligencian los datos que se tengan. Unidades se diligencian como 0. Sí la modalidad
Pregunta 5: ¿Por qué no se incorpora la sección de coordenadas a partir del otro año?
La información de las coordenadas no representa ningún inconveniente y es de fácil

consecución. Por lo tanto, no retrasa los procesos.

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DE INFORMACIÓN
Pregunta 6: ¿Qué área se debe ingresar?, se debe sumar el área de reconocimiento con
ampliación.
Sí se debe sumar el área total aprobada. Se ponen en modalidades. En el DANE no se suma,

pero en Bizagi, sí.
Pregunta 7: ¿Qué pasa con los que figuran como desistimientos? Tienen número de resolución,
pero no tienen áreas.
Dejarlo como cantidad de desistimientos. No tienen áreas aprobadas, solo área bruta. Si
no tienen, hay que poner 0.
Pregunta 8: ¿Una licencia puede tener varios números de licencia?
Un número de licencia por cada licencia. Es un número único por cada licencia.

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DE INFORMACIÓN
GLOSARIO
Actividades (Bizagi): Representan trabajos o tareas llevadas a cabo por los

usuarios del proceso.
Aplicación web: Herramienta que utiliza un usuario, en un navegador, para acceder

a un servidor en internet.
Archivo: Documento que almacena información específica del usuario creador.
Autenticación: Acto o proceso de confirmar que algo o alguien es quien dice ser.
Base de datos: Programa capaz de almacenar gran cantidad de datos,

relacionados y estructurados.
Botón: Objeto que, al ser pulsado o presionado, ejecuta una acción determinada.
Carga masiva: Ingresar un alto flujo de información a la base de datos ejecutando

un solo paso.
Caso (Bizagi): Espacio virtual en el que se ejecutan todas las actividades del
proceso de registro de información.
Comentario: Observación u opinión que se hace o se expresa, relacionada con el

comportamiento del sistema.
Enlace: Cadena de texto que permite acceder a un servidor en internet, utilizando

un navegador.
Errores de validación: Ingreso de información incorrecta dentro del sistema, es

decir, que no cumple con ciertas condiciones dadas.
Excel: Programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp.
Extemporáneo: Impropio del tiempo en que se produce u ocurre.
Grupo (Bizagi): Espacio virtual que muestra cierta información establecida,

visualmente organizada en pequeños conjuntos de información relacionada.
Información: Conjunto organizado de datos que se almacena en la base de datos.
Información almacenada: Hace referencia a la posibilidad de guardar datos en un

Conmutador (571) 322 34 34 – Ext: 2070
DE INFORMACIÓN
lugar específico del sistema para su uso posterior.
Log: Se refiere a la generación de información secuencial, en un archivo, referente

a todos los acontecimientos que han ocurrido a lo largo de la ejecución del proceso.
Login: Utilizado para referirse al ingreso de la aplicación.
Navegador: Programa diseñado para navegar por internet u otras redes

informáticas de comunicación.
Paramétrico (Bizagi): Dato que ya se encuentra definido dentro de una lista de

datos.
Pdf: Extensión para un archivo informático para documentos digitales de solo

lectura.
Pestaña (Bizagi): Espacio virtual que muestra cierta información establecida. Al

presionarlas, muestran su contenido y ocultan el de otras pestañas.
Plantilla: Estructura de archivo definida para ser diligenciada.
Proceso (Bizagi): Flujo de actividades que se deben ejecutar y completar para

registrar la información en el sistema.
Registro de información: Proceso realizado para ingresar información en el

sistema.
Sistema: Permite almacenar y procesar información.
Trazabilidad: Conjunto de procedimientos que permiten conocer el histórico de la

ejecución del proceso.
Txt: Extensión para archivo informático que contiene únicamente texto, formado
solo por caracteres legibles.
Usuario: Sujeto que utiliza el sistema.
Validaciones: Proceso de revisión de la información para corroborar que cumple

con ciertas condiciones dadas.

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Manual de Usuario Licencias Urbanísticas V1 - MinViv

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GUÍA PARA EL REGISTRO

GUÍA PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN

REGISTRO DE LICENCIAS URBANÍSTICAS

MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

De acuerdo con lo anterior, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio pone a

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

GENERALIDADES DEL APLICATIVO

Casos creados automáticamente:

El aplicativo crea automáticamente los casos que permiten realizar el registro de la

Casos Extemporáneos - creados manualmente:

En caso de no haber reportado la información correspondiente de algún periodo, el

ES IMPORTANTE RECORDAR QUE SI UN CASO SE CIERRA

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y DE SOFTWARE

 Computador de escritorio o portátil

En la página web del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Escriba el usuario y la contraseña. En el campo de Dominio siempre deberá

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

En caso de olvido de contraseña de clic en el ícono resaltado en rojo:

Será re - direccionado a la siguiente ventana:

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

En caso de no recordar el usuario o no recibir el correo electrónico con la nueva

Al ingresar al aplicativo en la cinta de menús se encuentran dos opciones. El menú

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Al lado derecho en la columna de los íconos, se definen así:

Le permite marcar el proceso como favorito, para identificarlo rápidamente.

Le da acceso al flujo del proceso.

Le da acceso a la línea del tiempo, gráfica de la cronología del caso.

Le da acceso al resumen del proceso.

En la columna Número de caso, podrá identificar los casos abiertos con su

MENÚ NUEVO CASO

El menú NUEVO CASO, le permitirá abrir un nuevo caso extemporáneo. Para

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

GENERALIDADES DE LAS ACTIVIDADES

Información General: En esta sección encontrará la información referente al caso:

Información de la Actividad: En esta sección encontrará la carga masiva y las

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Comentario: Esta sección es un campo de texto que le permitirá escribir

INFORMACIÓN DEL CASO

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Carga Masiva: Le permite visualizar si hay o no un archivo adjunto con la plantilla

Validaciones Posteriores: Esta sección le permite visualizar las respuestas de la

Información Cargada: Le permite visualizar un resumen en tablas Bizagi de la

La tabla de resumen Registro de Licencias contiene al lado izquierdo de cada

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Detalle del registro:

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Información Cargada - Otras Actuaciones: Permite visualizar la información

Información Cargada - Costos de Personal: Permite visualizar la información

Información Cargada - Costos de Funcionamiento: Permite visualizar la

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Información Cargada - Costos de Inversión: Permite visualizar la información

 Fecha en que se registró el comentario.

 Actividad: Nombre de la actividad.

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