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    Acta de Constitución - Ejemplo - 1

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    Deysi Lizeth Dayanne Yucra Mamani

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    Acta de constitución

    Implementación del modelo de gestión de impacto


    Proyecto
    medioambiental para empresas industriales
    Patrocinador Fernando Dávila - Gerente de General
    Preparado por: Víctor Lee - Gerente de Operaciones Fecha 03 04 22
    José Eduardo Manrique - Director del
    Revisado por: Fecha 05 04 22
    Proyecto
    Aprobado por: Fernando Dávila - Gerente de General Fecha 04 04 22

    Revisión Motivo - responsable Fecha


    Actualización de presupuesto (José Eduardo
    01 29 04 22
    Manrique - Director del Proyecto)
    Breve descripción del producto o servicio del proyecto
    Empresa Industrial de Alimentos S.A.C invita en diciembre del 2021 a Consulting &
    Services S.A. a participar en la licitación para la ejecución del proyecto de concientización
    ambiental y motivación científica de empresas Industriales orientado a estudiantes en
    edad escolar. Es por ello que la consultora prepara una propuesta técnica y comercial,
    con la que obtiene la buena pro para realizar el proyecto.

    El proyecto consiste en el planeamiento, acondicionamiento, gestiones necesarias para


    un programa de visitas y talleres; y la ejecución del piloto del mismo. Está dirigido a los
    estudiantes de educación secundaria de colegios públicos y privados de la provincia de
    ABC.

    Se planifica la adquisición de equipos, implementos varios y software para ser utilizados


    durante OPEX. Además de manuales de procesos para cada etapa, preparación de
    material didáctico, de exposición y pruebas de impacto (pruebas escritas y virtuales).
    Finalmente se realiza transferencia de los activos tangibles e intangibles logrados para el
    OPEX, luego de la etapa piloto de 4 meses.

    Como producto del proyecto se logran los activos suficientes para ejecutar
    correctamente las siguientes etapas del piloto operativo del proyecto.
     Recorrido a planta industrial: Los estudiantes de las instituciones educativas
    visitaran las instalaciones de Empresa Industrial de Alimentos S.A.C En estas
    visitas los estudiantes podrán conocer los diferentes procesos para obtener
    algunos tipos de producto que se elaboran en dicha planta, ya sean bebidas,
    galletas, cereales, productos lácteos, etc. teniendo en cuenta la materia prima,
    insumos y producto final.
     Recorrido a planta de reciclaje: En esta etapa los estudiantes visitarán la planta
    de reciclaje implementada por la Municipalidad de Yanahuara, que, gracias a un
    convenio, permitirá a los estudiantes aprender de los diferentes materiales que
    se pueden reciclar y la importancia de esta actividad para el cuidado del medio
    ambiente.
     Talleres de Robótica: Como una actividad de aprovechamiento escolar, se
    implementarán talleres en los cuales los estudiantes tendrán la oportunidad de
    desarrollar su creatividad con kits de robótica con apoyo de expertos en el área.

    La Empresa Consulting & Services S.A. está comprometida con el medio ambiente y el
    desarrollo del sector educativo, siendo participe de la interacción de los estudiantes con
    el impacto de los diferentes tipos de industria.

    Se practican los valores de respeto e igualdad con todos los miembros del equipo del
    proyecto y asimismo actuar con la responsabilidad y compromiso para cumplir con los
    plazos establecidos para el éxito del proyecto.

    Alineamiento del proyecto


    Objetivos estratégicos de la
    Propósito del proyecto
    organización
    1. Ampliar en 25% la cartera de clientes 1. Recibir reconocimiento del rubro industrial
    en cuatro años en general acerca de estudios de impacto
    social. Que sea útil y llamativo para la
    captación de clientes potenciales.
    2. Lograr financiamiento adicional de S/ 2. Establecer contactos con las empresas
    1,000,000 para ejecutar proyectos industriales para obtener mejores
    internos de investigación en los oportunidades de negocio
    siguientes cinco años.

    3. Implementar en un plazo no mayor a 3. Documentación de un estándar para


    dos años al menos cuatro proyectos de mejorar la siguiente implementación de un
    componente principal intangible programa similar y la generación de activos de
    (servicios) el enfoque del PMI® la organización y lecciones aprendidas, siendo
    este el primero de los cuatro proyectos
    aplicando el enfoque PMI®.

    Objetivos del proyecto

     Cumplir con la fecha establecida para el inicio del proyecto el 01/04/2022


     Cumplir con el tiempo de 10 meses y medio establecido para la culminación del
    proyecto.
     Cumplir con la ejecución de cursos e inducciones, a aproximadamente 1140
    estudiantes, elaboración de material y planificación de visitas, layout de
    recorrido a planta industrial y planta de reciclaje, con sus respectivos informes y
    un informe final. Sumado a los señalado se deben cumplir con los paquetes de
    trabajo resultantes en la línea base del alcance aprobado por el patrocinador del
    proyecto.
     Entregar el proyecto cumpliendo con el presupuesto de la línea base de costos,
    tomado como costo total referencial (sin reservas) de S/ 1,072,556.60
     Lograr un CPI y SPI(t) no menor a 0.95 al final del proyecto.
     Cumplir con los indicadores de calidad propuestos por el Cliente

    Criterios de éxito del proyecto

     No exceder del presupuesto asignado para el proyecto en más de 3%


     Abarcar como mínimo 1000 estudiantes del quinto de secundaria pertenecientes
    a la Provincia ABC.
     Que nuestro cliente pueda utilizar los informes finales del proyecto para poder
    generar valor a partir de una buena toma de decisiones.
     El cliente aprueba el informe final en no más 20 días después de ser presentado.

    Los participantes de las vistas piloto conocen sobre las buenas prácticas del cliente y
    conocen las acciones que toma para el cuidado del medio ambiente. Esto se
    evidenciará mediante evaluaciones de impacto realizadas posteriormente a cargo
    del cliente.

    Factores críticos de éxito del proyecto

     Las I.E. se muestran abiertas a participar en el proyecto.


     Cumplir con la consigna de cero accidentes tipificados como graves o muy graves
    por el cliente.
     Que todos los miembros de equipo sepan reaccionar ante situaciones de
    emergencia.
     Para ejecución del proyecto la Empresa Industrial de Alimentos S.A.C cuenta con
    un convenio marco firmado con la Municipalidad de Yanahuara en donde se
    establezcan las condiciones y disponibilidad de al menos tres días a la semana
    para que se realicen las visitas y permisos de modificación para módulos de
    juegos didácticos.

    Requerimientos de alto nivel

    Clasificación Declaración Criterio de aceptación


    Establecer correctamente
    Cumplir con cada una de las etapas
    Proyecto los alcances de cada
    utilizando la Metodología_C&S_V1.pdf
    etapa del proyecto.

    Establecer los criterios de Llevar a cabo requisitos calidad con la


    Proyecto
    calidad del proyecto Metodología_C&S_V1.pdf
    En cada etapa se considera un rango del
    10% inferior en la cantidad de
    estudiantes planeados.

    -En la etapa I: recorrido a planta industrial


    Establecer la cantidad de y recorrido a planta de reciclaje, se

    Producto estudiantes en recorridos propone llegar a 120 estudiantes


    y talleres. semanalmente.

    -En la etapa II: taller de robótica, se


    propone llegar a los 30 estudiantes por
    grupo, tomando 1 semana para que el
    grupo cumpla con cinco sesiones.

    Cumplir con el procedimiento de


    Monitoreo permanente
    Proyecto informes mensuales y anuales según
    del proyecto
    Norma_C&S_V1.pdf

    Preparación adecuada de
    toda la documentación Llevar a cabo requisitos calidad con la
    Transferencia
    para transferencia Metodología_C&S_V1.pdf
    operativa.

    Comunicación respecto a
    Envío de informes de situaciones críticas
    Stakeholders cambios críticos del
    a los Stakeholders más importantes.
    Proyecto

    Extensión y alcance del proyecto

    Etapas del proyecto Principales entregables


    Planes de gestión

    Gestión del proyecto Documentos del proyecto

    Informes de gestión (informes de estado)


    Lista de asistencia a capacitación sobre el
    propósito y objetivos del proyecto.

    Lista de asistencia a curso de comunicación


    tecnológica.

    Cursos e Inducciones Lista de asistencia curso de primeros auxilios.

    Lista de asistencia de inducción de procesos


    industriales y datos generales del rubro.

    Lista de asistencia de taller de habilidades


    blandas.

    Etapas de visitas y talleres Reporte de cada etapa

    Informe Final

    Informes de avance para cliente


    Finalización
    Informe de transferencia al área operativa.

    Interesados clave
    Representante del cliente (Cliente externo)

    Gerente General (Patrocinador)

    Director del proyecto

    Coordinador de operaciones

    Coordinador de recorridos a planta industrial

    Coordinador de recorridos a planta de reciclaje

    Coordinador talleres de robótica

    Especialista de planta industrial

    Especialista en procesos de reciclaje

    Líderes de equipo robótica

    Asistentes de planta industrial

    Asistentes de planta de reciclaje


    Especialistas de robótica

    Asistente de planificación

    Asistente de costos

    Gerente de operaciones

    Jefa de logística

    Gerente finanzas y contabilidad

    Supuestos

     Se supone que el transporte que otorga la empresa de alimentos se encuentra


    en condiciones adecuadas para el transporte de estudiantes.
     Se supone que los directores de los colegios no boicotearán el proyecto.
     Se supone que los souvenirs importados llegarán en buenas condiciones.
     Se supone que los estudiantes no cometerán actos vandálicos durante ninguna
    etapa del proyecto.
     Se supone que, durante las visitas a planta industrial, la empresa de alimentos
    dará a los estudiantes todas las recomendaciones necesarias para proteger su
    salud y bienestar.
     Se supone que los pagos a proveedores por parte de la consultora serán
    puntuales, para no sufrir entregas atrasadas de souvenirs y otros.
     Se supone que los colegios cuentan con un ambiente adecuado para la
    realización de los talleres de robótica

    Restricciones

     Las visitas a vivero se programan dos grupos por día de lunes a viernes sin
    considerar feriados.
     Se deberán elaborar manuales de función para cada fase del proyecto.
     Se deberá evaluar cancelación de visitas o talleres si es que existe algún riesgo
    contra la integridad de los estudiantes.
     Las charlas de Inducción de Seguridad deben darse por personas o empresas
    Certificadas.
     Que los refrigerios de los estudiantes deben contener al menos 70% de
    productos frescos y saludables según condiciones a detallar.
     Los directores de los colegios deberán entregar la lista de participantes una
    semana antes de la visita o taller a realizar, para preparar el material.

    Riesgos de alto nivel

     Accidentes durante cualquiera de las dos etapas.


     Demora en entrega de souvenirs importados.
     Fluctuaciones en el tipo de cambio para adquisiciones en moneda extranjera.

    Hitos principales del proyecto

    Declaración Autoridad Fecha


    Gerente de operaciones de
    Consulting & Services S.A.
    Acta de Constitución aprobada 05/04/2022
    Director del Proyecto

    Gerente de finanzas y Contabilidad

    Gerente de marketing y

    Reunión kick-off comunicaciones (cliente externo)


    04/04/2022
    Director del Proyecto

    Informe de avance aprobado Coordinador de operaciones


    19/05/2022
    mes uno Coordinadores de etapas

    Asignar recursos físicos al


    Director del Proyecto 19/05/2022
    proyecto

    Supervisora de planta principal


    (cliente externo)
    Cursos e inducciones
    23/05/2022
    concluidos Coordinador de operaciones

    Director del Proyecto

    Inicio de ejecución de Coordinador de la etapa de Visita a


    04/07/2022
    recorridos a planta industrial planta industrial
    Coordinador de la etapa de visita a
    Inicio de talleres de robótica 11/07/2022
    planta de reciclaje

    Director del Proyecto


    Informe final del servicio
    Gerente de operaciones de la
    aprobado por el cliente 18/01/2023
    Consulting & Services S.A.
    externo

    Presupuesto del proyecto (sin reservas)

    Etapas del proyecto Monto en soles


    Gestión del Proyecto S/ 125,486
    Adaptación del modelo de gestión desarrollado S/ 17,338
    mediante Design Thinking
    Acondicionamiento S/ 82,829
    Etapa I: Recorridos S/ 295,651
    Etapa II: Taller de Robótica S/ 520,487
    Informes S/ 32,866
    S/ 1,074,657

    Director del proyecto asignado al proyecto

    José Eduardo Manrique, Director del proyecto

    Ver Anexo 1: Análisis financiero del proyecto

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