EL ACTA

CONCEPTO
Es un documento administrativo cuya finalidad es dejar constancia de hechos sucedidos
circunstancias valoradas y acuerdos alcanzados en el seno de un órgano colegiado. Se levantará acta
de cada sesión.
CARACTERÍSTICAS

• Se emplea en ellos el estilo informativo de una manera precisa, clara y concisa.

• Tiene el carácter de documento legal.
• No se borra ningún error; se corrige al final.
• Responden a un lenguaje determinado y a una estructura formal por cada institución.
• Las páginas van numeradas en orden correlativo, para evitar intercalaciones.
• Son escritas a mano.
• Se evita el punto y aparte, para no dejar espacios en blanco.
• Los verbos utilizados en la redacción de un acta deben estar en tiempo pasado.
• La persona encargada de su redacción debe tener mucho cuidado para no omitir el nombre
de algún socio, asistente o miembro que haga uso de la palabra durante la reunión.
• A sugerencia o petición de los oradores, la secretaria hará constar textualmente algunas
expresiones en el acta.
• Toda acta será aprobada en una próxima asamblea, luego de haber sido leída y deliberada
por los asambleístas. En caso que algún socio no esté conforme con lo expresado en el acta,
entonces esta será observada y luego de la rectificación recién se procederá a su aprobación.
ESTRUCTURA
1. Encabezamiento o título
Contendrá el carácter de la reunión (ordinaria o extraordinaria) y la denominación del órgano
colegiado.
2. Datos identificativos de la sesión
Fecha (en letra)
Hora (en letra)
Lugar (local y dirección)
3. Relación de asistentes y ausentes
Se especificarán los siguientes datos:

• Nombre y apellidos (precedidos de la condición que tienen dentro del órgano colegiado,
en el caso del presidente y del secretario).
• Puesto de trabajo (solo si ese dato tiene interés en la composición del órgano colegiado).

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Organización de la Documentación Contable Semestre I 1
 • Órgano o sector al que representan, en su caso (por ejemplo, una organización sindical,
una asociación de vecinos, etcétera).
En la relación de ausentes se harán constar, si existen, las ausencias justificadas.
4. Orden del día
Contendrá, tras el punto referido a la aprobación del acta anterior, la enumeración de los asuntos
que se abordarán en la reunión.
5. Deliberaciones y acuerdos
Se especificarán los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los
acuerdos adoptados y el número de votos con los que se aprobaron.
Se identificará a los intervinientes cuando sea procedente para la correcta interpretación del
contenido del acta.
Asimismo figurará el sentido del voto favorable o desfavorable al acuerdo adoptado, así como de
la abstención, de los que lo soliciten.
En el caso de que un miembro del órgano pida la transcripción íntegra de su intervención o
propuesta deberá aportar el texto de la misma en ese momento o en el plazo que determine el
presidente. Dicho texto se incluirá en el punto correspondiente del acta o se adjuntará a la misma.
6. Pie

Figurará la siguiente fórmula: «Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las
16:30 horas».
7. Firma y sello
El acta deberá ser firmada en todas las páginas por el secretario del órgano y en la última deberá
constar, además, la firma del presidente como visto bueno.
Como excepción a lo anterior, cuando el acta se refiera a acuerdos, pactos o convenios derivados
de la reunión de una comisión negociadora, firmarán también todos los presentes o los
representantes de cada una de las partes, identificados con sus nombres y apellidos.
El sello del órgano correspondiente se estampará a la izquierda de la firma del secretario.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la
que las firmas figurarán al final del texto.
Otros elementos que se deben tener en cuenta

• Se añadirán aquellos documentos cuyo contenido haya sido fundamental en la toma de

acuerdos, excepto si fueron remitidos a los miembros del órgano junto con la convocatoria.
• En las certificaciones de acuerdos que se emitan antes de la aprobación del acta se hará
constar expresamente tal circunstancia.

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Organización de la Documentación Contable Semestre I 2
 • Aquellas unidades que por el volumen de actas que generan lo consideren oportuno podrán
incluir a pie de página la denominación del órgano colegiado y la fecha de la reunión.
MODELO DE ACTA 1

ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD DE LA UNIVERSIDAD DE LIMA

Fecha: nueve de julio de dos mil diecinueve.
Hora: diez horas y treinta minutos.
Lugar: Auditorio de la Universidad, Av. Javier Prado 6010 Surco.
ASISTENTES:
a) Miembros del comité:
Presidente: Luis Orbegozo Villalta.
Secretaria: Marilyn Ochoa Benites.
Vocales:
− Julián Bedoya Sánchez, en representación de la Universidad de Lima.
− Nelson Vílchez Cortez, en representación del Consejo de Administración.
− Manuel Arévalo Solís, en representación de los alumnos.
− Mariella Rojas Bartra, delegada de prevención.
− Álvaro Barrientos Vega, delegado de prevención.
− Arturo Zevallos Briones, delegado de prevención.
− Verónica Delgado Tasayco, delegada de prevención.

b) Otros asistentes:
− Nelson Cerrón Velásquez, gerente de Bienestar de la Universidad, invitado por el presidente
del comité.
− Matías Roque Terrazas, técnico de prevención de la Universidad, invitado por el presidente
del comité.
− Alberto Soto Ríos, técnico de prevención de la Universidad, invitado por el presidente del
comité.
− Sebastián Córdova Tejada, delegado sindical de CC.OO.
AUSENTES:

− Daniel Ortega Dávalos, en representación de la Universidad.

− Anaís Lucero Marín, delegada de prevención.
− Sandro Pérez Varela, delegado de prevención.

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Organización de la Documentación Contable Semestre I 3
MODELO DE ACTA 2
ACTA DE REUNIÓN DE ÓRGANOS COLEGIADOS
ORDEN DEL DÍA:
1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.
2. Presentación de los nuevos miembros del Comité de Seguridad y Salud y renovación de las
comisiones.
3. Informe sobre la constitución del Servicio de Prevención de la Universidad.
4. Aprobación, si procede, del Manual general de prevención de riesgos laborales presentado por el
Servicio de Prevención de la Universidad.
5. Ruegos y preguntas.
DELIBERACIONES Y ACUERDOS:
Primero. Se aprueba por unanimidad el acta de la reunión celebrada el dieciséis de octubre de 2019.
Segundo. El presidente presenta a los nuevos miembros del comité y propone que la renovación de
las comisiones se realice al final de la sesión, una vez se apruebe el Manual de prevención.
Tercero. El presidente informa de la creación, en agosto de 1998, del Servicio de Prevención de la
Universidad de Lima, integrado por tres trabajadores propios: Nelson Vílchez Cortez (especialidad de
Higiene Industrial), Arturo Zevallos Briones (especialidad de Ergonomía y Psicosociología Aplicada) y
Matías Roque Terrazas (especialidad de Seguridad en el Trabajo).
Asimismo, informa que se va a concertar la cuarta especialidad (Medicina en el Trabajo) con un
servicio de prevención ajeno.
Cuarto. Los responsables del Servicio de Prevención exponen el Manual general de prevención de
riesgos laborales de la Universidad; a continuación aclaran que se ha producido una serie de
modificaciones en las siguientes páginas: 27, 31, 39, 40, 54 y 59 (el contenido literal de estas
modificaciones se acompañará en la siguiente convocatoria como anexo a esta acta).
Los asistentes a la sesión proponen las siguientes modificaciones:

− En la carátula del manual, donde dice «Actividad: enseñanza», sustituir por: «Actividad:
enseñanza superior».
− En la página 10 («Organigrama formal del sistema de prevención») incluir al vicerrector de
Investigación y Desarrollo Tecnológico.
− En la página 14 («Organigrama Funcional del Sistema de Prevención»), hacer dos salidas desde la
Planificación de la Actividad Preventiva: unidades académicas y unidades administrativas y de
gestión.
− En la página 38, segundo párrafo, tercera línea: sustituir «personal” por «miembros».
Se aprueba el manual por unanimidad con las modificaciones anteriores.
Igualmente, el gerente propone al Servicio de Prevención poner en conocimiento de todas las
unidades implicadas el Manual de prevención, así como elaborar una página web propia del servicio.

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Quinto. Se acuerda por unanimidad que en la próxima reunión se vuelvan a crear las comisiones del
comité, una vez que el Servicio de Prevención presente la planificación de la actividad preventiva.
Sexto. En el turno de ruegos y preguntas, se realizan las siguientes actuaciones:

− Arturo Zevallos pregunta por los escritos de quejas que los trabajadores han dirigido al Comité
de Seguridad y Salud, sin concretar ninguno de ellos en especial. La secretaria del comité contesta
que todos y cada uno de ellos han sido remitidos a las unidades encargadas de solucionar los
problemas (Unidad Técnica, Unidad de Gestión de Patrimonio y Contratación, Servicio de
Prevención, etcétera.).
− Alberto Soto manifiesta su preocupación e interés por el tema de la seguridad de edificios,
planteando que en la prevención de riesgos se deben cumplir tres fases: predictiva, preventiva y
correctiva.
− Verónica Delgado pregunta si es competencia del comité decidir sobre la asignación del plus de
peligrosidad, penosidad y toxicidad, a lo que el presidente y el gerente contestan que no.
Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las 10:30 horas.

EL PRESIDENTE LA SECRETARIA
Luis Orbegozo Villalta Marilyn Ochoa Benites

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MODELO DE ACTA 3
ACTA DE UNA ASAMBLEA
En la ciudad de Trujillo, a los ocho días del mes de mayo de dos mil diecinueve, se reunió en el Salón
Principal de la Universidad Nacional “César Vallejo”, la comisión de alumnos nombrados para
organizar la bienvenida a los nuevos ingresantes.
Preside la comisión el alumno Melitón Gutiérrez Fernández y la integran los alumnos: Virgilio Sotelo
Bernuy, Alejandro Robles Gotuzzo, Martín Rubianes Verástegui y Aníbal Gamero Zea.
El presidente abrió la sesión y solicitó al secretario que lea el acta de la sesión anterior. Se aprobó el
acta sin objeciones.
El presidente comunicó que había delegado al señor Virgilio Sotelo para la organización del evento,
y a los alumnos Wilbert Mendoza y Patricio Vargas para hacer llegar las invitaciones
correspondientes.
El alumno Alejandro Robles, en nombre de la comisión de bienvenida, informó que la organización
de la actividad se desarrolla con normalidad; el alumno Carlos Tenaud, en representación de la
comisión de abastecimiento, informó que todos los artículos requeridos ya fueron comprados.
El presidente pidió a los asistentes a esta asamblea, opiniones sobre el evento, y, posteriormente se
acordó por unanimidad levantar la sesión al no haber otro asunto por tratar, siendo las 17:25 horas
del ocho de mayo de dos mil diecinueve.

Presidente Secretario

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