Entregable 2 - Diseño de Proyecto - Yadira Cervantes Guerrero

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INTEGRACIÓN DE

PROYECTOS

Entregable 2 “Diseño de Proyecto”

ÍNDICE
Alumno: Guadalupe Yadira Cervantes Guerrero
No de Cuenta 16586974
Profesor: Jorge Luis Rojas Arce
Fecha de entrega: 05 / junio / 2022
Capítulo 1
Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Resumen.............................................................................................................................
Planteamiento del Problema...............................................................................................
Descripción del proceso empleado para el análisis del problema..........................................
Beneficios............................................................................................................................
Acta Constitutiva – App SoyTecNM......................................................................................
Plan para la Dirección del Proyecto....................................................................................
Indicadores (KPIS)..............................................................................................................
Consideraciones para el cierre del proyecto.......................................................................

Capítulo 2

Análisis que sustenta la realización del proyecto................................................................


Objetivos que se pretenden alcanzar..................................................................................
Justificación del proyecto...................................................................................................
Conclusión.........................................................................................................................

Capítulo 3

Análisis de la rentabilidad y viabilidad...............................................................................


limitaciones y riesgos que pudiera presentar.....................................................................
Estrategia de difusión........................................................................................................
Referencias........................................................................................................................

Resumen

El incluir tecnología en una institución educativa ayuda a incrementar la eficiencia, eficacia y


productividad en los procesos de las áreas involucradas para su correcto funcionamiento, de igual
manera impacta en obtener ventajas competitivas de manera sostenible en el mercado educativo.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Actualmente, existen procesos dentro de los planteles del Tecnológico Nacional de México que
aún se realizan de forma tradicional, lo que esta ocasionando un desvío de información y menor
control en los procesos.

En una junta con el director del Tecnológico Nacional de México, Jefe de Centro de Cómputo y Jefe
de Servicios Escolares, se llego al acuerdo de realizar la implementación de una Aplicación Digital.

Dicha aplicación tendrá la funcionalidad de que el alumno pueda generar su credencial digital,
realizar pagos de inscripción u otros servicios al plantel, así como tener acceso a servicios que
ofrece el departamento de servicios escolares como solicitar historial académico, constancias de
estudio, certificados, etc.

La Aplicación deberá estar lista el 10 de noviembre de 2022 de lo contrario se tendrán


penalizaciones.

Para lograr los objetivos se basará en los indicadores PKI de tipo informativo en el cual veremos el
tiempo que se usa para cada actividad, se usará la herramienta Project libre para poder
monitorear las actividades a realizar, así como los tiempos máximos por actividad.

Una vez concluido el proyecto se dará soporte durante un año.

Planteamiento del Problema

Actualmente, el Tecnológico Nacional de México imprime las credenciales a todos sus alumnos, lo
que genera un gasto y carga de trabajo cada semestre ya que se imprimen alrededor de once mil
credenciales para todos los alumnos.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Además, el departamento de servicios escolares cuenta con una inmensa carga de trabajo para
atender las peticiones de los alumnos en determinados periodos para realizar el proceso de
inscripción y reinscripción, así como tramites de documentación de constancias de estudio,
historial académico, solicitud de horarios entre otros.

Descripción del proceso empleado para el análisis del problema

Se realizó una junta con el Director del Tecnológico Nacional de México, Jefe de Centro de
Cómputo y Jefe de Servicios Escolares, en donde se externo la problemática que presentan y se
llego al acuerdo de realizar la implementación de una Aplicación Digital que permita a los alumnos
realizar los siguientes trámites a través de la App:

 Que los alumnos obtengan su credencial digital al momento de realizar el pago de


inscripción a través de la Aplicación SoyTecNM.

 Lograr el pago de inscripción de los alumnos en un plazo máximo de 15 días a partir de la


fecha de anuncio de convocatoria.

 Al solicitar algún tipo de trámite al departamento de servicios escolares, el tiempo de


respuesta será en un plazo máximo de 2 días hábiles.

 Automatizar el envió de documentación solicitada por los alumnos al departamento de


servicios escolares.

Beneficios

Obtener la credencial digital de manera inmediata y poder consultarla en cualquier momento a


través de la App SoyTecNM.

No mas filas ni procesos largos para el trámite de pago de inscripción y atención del departamento
de servicios escolares.

Con el control de accesos se podrá llevar el control de la asistencia de los alumnos.

Acta Constitutiva – App SoyTecNM

Project Charter Version Control Information


Nombre del proyecto: App SoyTecNM
Preparado por: María Bermúdez Cruz

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Versión Fecha Autor Razón del cambio


(AAAAMMDD)
1.0 2022/06/15 María Bermúdez Cruz Creación del Acta de Constitución del proyecto

1. Project Manager and Champion


Project Manager: Yadira Cervantes Guerrero
Project Champion: Oscar Pacho Soto

2. Project Sponsor
Project Sponsor: Armando Gutiérrez Orozco

3. Business Need & Opportunity

1. El Tecnológico Nacional de México tiene la necesidad de contar con una Aplicación para que los alumos
puedan generar su credencial digital con la cual se tendrá el control de acceso y asistenacia al plantel,
también permitirá realizar pago de inscripciones y acceso a servicios que ofrece el departamento de
servicios escolares.
2. La App debe ser compatible con los sistemas operativos Android y IOS.

4. Project Objectives
Depto. Afectado
Objetivo(s) Objetivo(s) Cumplidos - Criterios
(Beneficiado)
Servicios Escolares Cumplir con la elaboración de los entregables – Aprobación
1. Alcance de los entregables por parte del cliente.

2. Tiempo Servicios Escolares Concluir el proyecto en el plazo acordado con el cliente

3. Costo Dirección Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

5. Overall Project Scope


Áreas y procesos del negocio afectados: Departamento de Servicios Escolares / Departamento de Finanzas

Solución potencial de estudio:


La App SoyTecNM permitirá a los alumnos realizar los siguientes procesos:

1. Obtener su credencial digital a través de un registro con No de matricula y correo electrónico. Para
que los alumnos puedan registrarse, el plantel contará con acceso a un sitio web en donde deberán
cargar la base de datos de alumnos inscritos.
2. Llevar el control de accesos de los alumnos (entrada / salida) con lectura de código QR.
3. Realizar el pago de inscripción a través de la App solo con cargo a tarjeta de crédito o débito.
4. Solicitar trámites de alumnos al departamento de servicios escolares (constancias de estudios,
historial académico, etc.)

Cobertura geográfica: Nacional. Una vez liberada la “App TecNM” se implementará en el plantel Morelia y se
irá liberando a los demás planteles de la CDMX paulatinamente.

Marcos de tiempo: La liberación en producción se debe llevar a cabo antes del inicio de inscripciones (16
diciembre 2022)

Lo que se logrará (y actividades involucradas):


1. Levantamiento de información de los sistemas origen.
2. Análisis y diseño de solución.

Lo que no se logrará (y actividades no involucradas):


1. La explotación de la información histórica.

6. Project Constraints, Assumptions and Dependencies


Restricciones:

1. Las actualizaciones deben ser notificadas al departamento de Sistemas de la organización vía correo
electrónico y solo se podrá proceder si el departamento las autoriza.
2. Costo máximo de 100 pesos mas IVA por cada credencial generada.
3. Implementar en algún otro servidor la aplicación que no sea el acordado con el cliente.
4. Desarrollar cualquier actividad que no esté descrita en este documento o no se haya acordado con el
cliente en la fase de análisis.
5. Cualquier cambio requerido deberá ser autorizado por el gerente de la empresa.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Supuestos:

1. Se cuenta con un equipo de trabajo comprometido el cual permanecerá durante el desarrollo del
proyecto.
2. El proveedor cuenta con la experiencia en desarrollo de Apps en Android y IOS, prestando un servicio
de calidad y alto compromiso en el proyecto.
3. La herramienta de desarrollo de software cumple con lineamientos de seguridad que indica el
departamento de Seguridad Informática de la compañía.

Dependencias: Ninguna
7. Strategic Alignment
¿A qué proyecto de la organización se alinea este proyecto? Ninguno

8. Project Stakeholders
Nombre y título / esfera de Expectativa
competencia del Stakeholder
Armando GutiérrezOrozco Entregar a tiempo los informes de avance del Proyecto.
Rodolfo Cantú Santos Lograr el éxito del proyecto.
Jorge Ruiz Heiras Entregar un producto conforme las especificaciones técnicas.
Silvia Nolasco Aprobar la implementación
Francisco Ibañez Retroalimentar a tiempo los incidentes encontrados.
Armando Serrano Calidad en los entregables.

9. Key Risks and Mitigation


Breve descripción del riesgo Medidas de mitigación
1.Que no se cuente con los insumos en tiempo y forma:
Anticipar la generación de los insumos.
layouts, ejemplos de representaciones impresas, etc
2.Que las pruebas tomen mas tiempo al estimado Asignar en tiempo a los recursos necesarios para
necesario para concluir o reportar anomalías en tiempo. realizar las validaciones correspondientes.
3.Que durante la ejecución se detecten cambios o
Documentar y evaluar el control de cambios.
actividades que no estuvieran contempladas.
4.Que durante el análisis de la información el cliente no
Notificar la relevancia de la información y si es
cuente con disponibilidad para aclaración de dudas y/o
un stopper o no.
definiciones.
5.Que los programadores no puedan cumplir su
compromiso de abocarse a este proyecto conforme Pactar una penalidad en caso de
cronograma incumplimiento.

6.Que la falta de experiencia en las prestaciones del Se contratará a programadores con experiencia

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

producto impacte en el cumplimiento de los objetivos


y se tendrá consultoría y opinión de expertos.

10. Cost Estimates


Costos del proyecto más detallados serán determinados durante la fase de Planning, y esos servirán como
base para el Capital Investment Proposal (CIP) cuando sea necesario.
Elemento de costo Cálculo de costo Otra información
Hardware $90,000.00 Lector de Código QR
Credenciales $600,000.00 Se estiman 6,000 credenciales por semestre con un costo de
100 pesos c/u
Consultor $25,000.00
Pasarela de pagos $60,000.00
Infraestructura $55,000.00
Total cálculo de $830,000.00
costos

¿Ha sido financiado el proyecto en algún No Aplica


nivel?
Favor describir:

11. Schedule Estimates


Fechas específicas para los hitos del proyecto son determinados durante la fase de Planning, y no durante la
fase de Initiation con el Charter.

Hito importante Duración Responsable del Comentarios


(Milestones) Hito (si no es el
PM)
1. Project Charter 3 días PM Con la firma del project charter se
Firmado inicia la fase de planeación del
proyecto.
2. Planificación 1 semana PM
3. Análisis 3 semanas Consultor Solicitar los insumos a centro de
cómputo.
4. Diseño de interfaz 2 días Desarrollo
aprobado
5. Diseño de 2 días Infraestructura
infraesctructura
aprobado
6. Requerimientos del 3 días Cliente
software aprobados
7. Desarrollo 4 semanas
8. Pruebas 2 semanas Usuarios

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

9. Ajustes 2 semanas
10. Requerimientos del 3 días Servicios Compartir checklist del entregable a
software aprobados Escolares todos los involucrados.
para el pase a
producción
11. Go-Live 2 días PM / Cliente Se realizará ceremonia para formalizar
el lanzamiento del proyecto.
12. Estabilización 2 semanas PM / Cliente Generar chat para brindar soporte a
los usuarios.
13. Reunión Cierre del 1 día PM / Cliente Notificar a los involucrados 2 días de
proyecto anticipación.
14. Entregables firmados 2 días PM / Cliente
15. Cierre del proyecto 1 día PM / Cliente
16. Soporte a usuarios 1 año La fecha de cierre de proyecto es la
que se va a tomar como referencia
para considerar el año de soporte.

12. Target Date: Group Project Plan Review and Approval Session
Fecha programada: 10 de noviembre 2022

13. Project Charter – Agreement / Key Stakeholder Signatures


Nombre del proyecto: App SoyTecNM

He revisado la información contenida en este Project Charter y acepto:


Nombre Título Firma Fecha

Armando Gutiérrez Orozco Sponsor 03-jun-2022


Oscar Pacho Soto Project Champion 03-jun-2022
Yadira Cervantes Guerrero Project Manager 03-jun-2022
Jorge Ruiz Heiras Jefe Centro de Cómputo 03-jun-2022
Silvia Nolasco Jefe Servicios Escolares 03-jun-2022
Francisco Ibañez Jefe Planeación y Vinculación 03-jun-2022

Las firmas anteriores indican un entendimiento del propósito y contenido de este documento por
parte de los firmantes. Al firmar este documento, ellos lo aceptan como el Project Charter formal
y admiten que la fase Iniciación del proyecto ha sido completada y que puede iniciarse la fase
Planeación.

Plan para la Dirección del Proyecto

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Para gestionar el proyecto se utilizará la herramienta Project libre, herramienta que favorecerá la
productividad del equipo y permitirá tener siempre a la vista el avance y cumplimiento de las
tareas, Tambien será de utilidad para controlar los tiempos de cada fase del proyecto en esta
herramienta podremos ver que se cumplan paso a paso los objetivos establecidos en el Project
charter.

Es muy importante maantener la comunicación activa con el equipo tanto interno como externo
para lograr realizar la entrega en los tiempos establecidos ya que si no se cumple con la entrega a
tiempo habrá penalizaciones.

El proyecto se dividirá en 16 etapas, estas etapas tienen una fecha establecida para su inicio y
término.

El proyecto iniciará realizando una sesión con el Jefe de centro de cómputo y Jefe de servicios
escolares para definir el diseño de la credencial digital para el Tecnológico Nacional de México, las
funcionalidades que se van a emplear en la aplicación para el pago de inscripción y reinscipción, el
proceso y gestión de solicitudes de los alumnos al departamento de servicios escolares y las reglas
de negocio que aplican para cada funcionalidad, esta actividad tiene como periodo máximo tres
semanas.

Una vez teniendo esas definiciones, se tendrá listo el diseño de interfaz e infraestructura y deben
ser aprobadas en 4 días.
Posterior se llevará a cabo una sesión con el cliente para aprobar los requerimientos del software
en plazo máximo de tres días, a partir de tener la aprobación de los requerimientos se dará inicio
con el desarrollo lo que tomará cuatro semanas, en esta fase se realizarán sesiones semanales con

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

el cliente para mostrar avances. Posteriormente se tendrán dos semanas para realizar pruebas y
dos semanas mas para realizar cualquier tipo de ajuste reportado, en caso de no solicitar ningun
ajuste se tienen contemplados tres días para autorizar el pase a producción y así poder llevar a
cabo el Go live.

El Proyecto está planeado para terminar el 10 de noviembre del 2022, se tienen 2 semanas extras
contempladas por si alguna actividad se lleva más tiempo de lo planeado. A partir del 02 de
diciembre del 2022 comenzará el soporte, el cual será por un año.

Indicadores (KPIS)

El objetivo es la implementación de una App para uso de los alumnos, se necesita realizar la
entrega del proyecto antes de que inicie el semestre 10 de noviembre del 2022, de lo contrario se
tendrán el 9% de penalización por cada día de retraso, después de entregarse se deberá de dar
soporte por un año.

Debido a que este proyecto tiene una fecha límite de entrega la cual de no cumplirse habrá
penalizaciones tendremos que utilizar indadores KPIS en el cual veremos el tiempo que se usa para
cada actividad, así como también el tiempo que no debemos rebasar.

Este indicador es fundamental, aquí podremos corregir e incluso adelantar actividades, en caso de
notar que no avanzamos en el proyecto se llevarán a cao sesiones para tomar las medidas
necesarias para asegurar que los tiempos se cumplan.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Consideraciones para el cierre del proyecto

Al terminar el proyecto se debe considerar entregar:

 Video de inducción para realizar la comunicación y difusión a los alumnos.


 Video tutorial de la App.
 Manuales de usuario para el sitio web, al cual tendran acceso los administradores del
plantel.
 Credenciales de acceso al sitio web para los planteles.

Análisis que sustenta la realización del proyecto.

El Tecnológico Nacional de México lleva mas de 20 años generando las credenciales físicas a sus
alumnos generando un gasto considerable. Adicional el departamento de servicios escolares
cuenta con una inmensa carga de trabajo para atender las peticiones de los alumnos en
determinados periodos para realizar el proceso de inscripción y reinscripción, así como tramites de
documentación de constancias de estudio, historial académico, solicitud de horarios entre otros.

Objetivos que se pretenden alcanzar.

 Que los alumnos obtengan su credencial digital al momento de realizar el pago de


inscripción a través de la Aplicación SoyTecNM.

 Lograr el pago de inscripción de los alumnos en un plazo máximo de 15 días a partir de la


fecha de anuncio de convocatoria.

 Al solicitar algún tipo de trámite al departamento de servicios escolares, el tiempo de


respuesta será en un plazo máximo de 2 días hábiles.

 Automatizar el envió de documentación solicitada por los alumnos al departamento de


servicios escolares.

Justificación del proyecto.

Este proyecto se va a realizar por que El Tecnológico Nacional de México lleva mas de 20 años
generando las credenciales físicas a sus alumnos generando un gasto considerable.

El departamento de Servicios Escolares se verá beneficiado con la implementación de este


proyecto ya que optimizará los trámites para atender las peticiones de los alumnos para realizar el
proceso de inscripción y reinscripción, así como tramites de documentación de constancias de
estudio, historial académico, solicitud de horarios entre otros.
Este proyecto se logrará realizando la implementación de la Aplicacaión móvil.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Conclusión
Con la implementación de la Aplicación se podrán reducir los costos de credenciales de plástico,
las impresoras, la tinta, el almacenamiento y la manipulación. A traves de la aplicación los alumnos
podrán genera su credencial digital al momento de realizar su pago de inscripción a traves de la
misma y tendrán acceso en el momento que lo requieran desde la comodidad de su hogar,
evitando largas filas y procesos largos y cansados para realizar cualquier tipo de trámite.  

Análisis de la rentabilidad y viabilidad

Al llevar a cabo la implementación de la aplicación los alumnos podrán obtener su credencial


digital en el momento en el que se inscriben y esto les ahorrará tiempo, sus datos podrán
actualizarlos de manera inmediata, la credencial se mantendrá activa sin necesidad de ser
renovada.
Se optimizará el pago de inscripción y reinscripción a través de la aplicación, así como la atención
de tramites de documentación de constancias de estudio, historial académico, solicitud de
horarios entre otros que solicitan al departamento de servicios escolares.

Limitaciones y riesgos que pudiera presentar

 Los riesgos que pudieran existir es que los alumnos no cuenten con teléfono celular, sin
embargo, además de la aplicación se tendrá acceso vía web.
 Que no se cuente con acceso a internet.

Estrategia de difusión

Para este proyecto se tendrá una ceremonia en el plantel con el Director del Tecnológico Nacional
de México, incluyendo las subdirecciones y jefaturas del plantel, así como los alumnos que se
encuentren presentes.
En el plantel se colocarán carteles y módulos de atención para apoyar a los alumnos con la
descaraga de la aplicación y para poder realizar su registro.
Además se notificará vía correo a los alumnos que se encuentren inscritos.

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Diseño de Proyecto – App SoyTecNM

Referencias

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Carlemany. Recuperado 15 de junio de 2022, de
https://www.universitatcarlemany.com/actualidad/la-importancia-del-diseno-en-la-gestion-de-
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Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide, 5th Ed (PMBOK®) Autor: Project
Management Institute

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)4ªEd Autor: Project
Management Institute

Project Management Institute (2017), A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
Sixth Edition, Ed. Project Management Institute

Lledó, P. (2017). Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento. USA.
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