UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE APURÍMAC

Facultad de Administración
Escuela Académico Profesional de Administración

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONAL IV- GESTION

ENTIDAD
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TAMBOPATA
GERENCIA
DESARROLLO URBANO Y RURAL
SUB GERENCIA
SUB GERENCIA DE OBRAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

DOCENTE: MG. ANA MARÍA ROBLES IZQUIERDO

PRESENTADO POR:
Magnolia Malave Huacho

ABANCAY – PERÚ
2022
 - 2 de 56

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado en primer lugar a nuestro Dios Creador, que siempre me
acompaño en todo momento, a mi madre y hermanos, por siempre confiar en mí, por siempre
motivarme a cumplir con los objetivos propuestos, por apoyarme incondicionalmente, a la vez
por ser mi inspiración, a mis amigos y compañeros por los buenos momentos que hemos
compartido, por compartir e intercambiar conocimientos, por las anécdotas compartidas en
nuestra casa de estudios.
También dedico este trabajo a todos los docentes de cada asignatura, quienes pusieron un
grano para que pueda cumplir con mis objetivos, por compartir sus conocimientos, por
transmitirnos sabidurías, por las experiencias vividas, hoy en día puedo decir que hicieron una
digna labor como docentes.
Para concluir, este trabajo también va dedicado hacia las personas que nos orientaron a diario,
vocero del saber, MG.: ANA MARIA ROBLES IZQUIEDO y jefa de Practicas Bachiller en
Administración FABIANA GAMARRA CCONCHURO, gracias por siempre absolver las dudas,
por las correcciones, por los consejos que nos brindaron, reitero mi agradecimiento.
 - 3 de 56

AGRADECIMIENTO

Agradezco a todos los docentes de la Universidad Nacional Micaela Bastidas de Apurímac

(UNAMBA), de la Facultad de Administración Sud Sede Tambobamba, por permitirme ser parte
de esta casa de estudios, por brindarme su apoyo y compartir sus conocimientos, así como en
el asesoramiento del presente Informe, por su dedicación laboriosidad, entusiasmo en
brindarme sus conocimientos académicos durante mi formación como futura Profesional de
Administración.

A la Municipalidad Provincial de Tambopata, por permitirme realizar mis Practicas Pre

Profesionales, al Sub Gerente de Obras y estudios por su apoyo que me brindo, por la
confianza brindada y compartir e intercambiar conocimientos, por brindarme las herramientas,
equipos, instrumentos, así mismo y a los compañera (os) del trabajo, por sus consejos y
valores, por la motivación constante para continuar con mis preparaciones académicas y
reactivos disponibles a crecer profesionalmente competente.

A todas las personas y amigos que de una u otra manera estuvieron a mi lado que me
enseñaron y me dieron ánimo para seguir adelante con mis estudios.
 - 4 de 56

INDICE
PRESENTACIÓN......................................................................................................7

I. INFORMACIÓN GENERAL....................................................................................8

1.1. La Institución..............................................................................................

1.1.1. Razón social de la institución...............................................................

1.1.2. Objetivos de la Institución....................................................................

1.1.3. Ubicación de la institución, región, provincia, distrito,

direcció..........................................................................................................

1.1.4. Línea de actividad................................................................................

1.2. Ubicación del área de trabajo dentro de la Municipalidad

Provincial de Tambopata.................................................................................

1.2.1. Estructura Orgánica de la Municipalidad Provincial de

Tambopata......................................................................................................

1.2.2. Denominación del área de desempeño de practica...........................

1.2.3. Reporte y Supervisión de Trabajo...................................................

1.3. Docente asesor..................................................................................

II. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL...............................................................18

2.1. Teorías....................................................................................................

2.1.1. Teoría de la Gestión Municipal...........................................................

2.1.2. teoría de Desarrollo Urbano y Rural...................................................

2.2. Conceptos...............................................................................................

III. ANÁLISIS DE LA PRÁCTICA............................................................................25

3.1. Descripción de las principales actividades desarrolladas......................

3.1.1. Actividades Realizadas......................................................................

3.1.2. Objetivos de los trabajos realizados................................................

3.1.3. Periodo durante el cual realizó su trabajo..........................................

 - 5 de 56

3.1.4. Metodología y procedimiento utilizado para elaborar su

trabajo.....................................................................................................................

3.1.5. Coordinaciones realizadas.................................................................

3.1.6. Documentos, libros, registros, reportes que manejo y/o

elaboro....................................................................................................................

3.1.7. Importancia y significado de los trabajos realizados en

relación a los objetivos de la institución...................................................................

3.1.8. Importancia y significado de la práctica en relación a la

formación profesional del alumno............................................................................

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................31

4.1. Conclusiones.........................................................................................

4.2. Recomendaciones.................................................................................

V. CAPITULO PLAN DE MEJORA.........................................................................33

5.1. Diagnostico Situacional............................................................................

5.1.1. Identificación Del Problema...............................................................

5.2. Objetivos..................................................................................................

5.2.1. Objetivos Generales..........................................................................

5.2.2. Objetivos Específicos.........................................................................

5.3. Acciones De Mejora.................................................................................

5.4. Beneficios Esperados...............................................................................

5.5. Implementación........................................................................................

5.6. Monitoreo Y Seguimiento.........................................................................

ANEXOS................................................................................................................. 38
 - 6 de 56

INDICE DE TABLA

Tabla N° 1: Ubicación de la Municipalidad provincial de Tambopata 9

Tabla N° 2: Personal de la Sub Gerencia de Obras, Estudios y Proyectos de
Infraestructura
17

INDICE DE FIGURAS

Figura N° 1: Organigrama de la Municipalidad Provincial de Tambopata..........10

Figura N° 2: Organigrama de Organo de Linea de la MPT................................11
Figura N° 3: Organigrama de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural...........11
Figura N° 4:Cuadro de Registro de ingreso y salida de los documentos............27
Figura N° 5: Cuadro de salida de los Documentos I..........................................28
Figura N° 6:Cuadro de salida de los documentos II...........................................28
Figura N° 7: Inventario de los informes emitidos del año 2021..........................36
Figura N° 8: Carpeta de informe emitidos escaneados......................................36
Figura N° 9: Carpeta de cartas emitidas escaneadas........................................37
Figura N° 10: cuadro de Excel de los correos electrónicos del
personal de la sub Gerencia de Obras y Estudios..............................................
Figura N° 11: Carpeta de Resoluciones Escaneadas........................................38
 - 7 de 56

PRESENTACIÓN

El presente informe pre profesional menciona las actividades realizadas durante mi formación
como profesional de Administración, en las Prácticas Pre-Profesionales según lo establecido en
el plan de estudios del currículo vigente de la Universidad Nacional Micaela Bastidas de
Apurímac, teniendo como requerimiento cumplir con 450 horas de prácticas pre profesionales.

Las Practicas Pre-Profesionales fueron desarrolladas en la Municipalidad Provincial de

Tambopata – Madre de Dios, Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural, en la Sub Gerencia de
Obras y Estudios, que está a cargo el IGN. José Manuel Zavala de la Cruz, llevados a cabo
desde el 11 de noviembre del 2021

Las Practicas Pre-Profesionales es una etapa de transición entre la vida como estudiante y
profesional el cual nos permite adquirir e intercambiar conocimiento, a su vez está orientada a
la integración, profundización y aplicación de los conocimientos técnicos, científicos y
habilidades adquiridas en las aulas universitarias.

En ese sentido es importante destacar la importancia de adquirir nuevas experiencias en el

campo laboral ya que es un aspecto clave en el futuro de cualquier persona que se quiera
insertar en el mundo laboral. En las siguientes se detallada todas las actividades que se realizó.
 - 8 de 56

I. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. La Institución

La Municipalidad Provincial de Tambopata - Madre de Dios es un órgano de gobierno Promotor

de desarrollo local, con personería jurídica de derecho público.

1.1.1. Razón social de la institución.

Razón social: Municipalidad Provincial de Tambopata-Madre de Dios

RUC: 2016229859
Dirección: Av. León Velarde Nro. 230, Puerto Maldonado 17001
Correo: [email protected]
Teléfono: 082-573405
Horario de Atención: lunes a viernes 07:30 am - 16:00pm

1.1.2. Objetivos de la Institución

Los objetivos de la Municipalidad Provincial de Tambopata fueron obtenidos

del portal web de dicha institución y se detalla a continuación:
- Optimizar y mejorar los servicios públicos de limpieza pública, parques, y jardines y
Serenazgo Municipal que brinda la Municipalidad Provincial de Tambopata.
- Mejorar la ejecución física financiera del programa de inversiones 2019, considerando
los lineamientos de política nacional, regional y local.
- Mejora de la recaudación tributaria e incremento de la base tributaria municipal.
- Mejorar la atención, modernizar la gestión municipal con el uso de tecnologías de la
información y comunicación, incremento de la productividad de los recursos humanos,
simplificación de procedimientos con un enfoque de mejora de atención al ciudadano.
- Impulsar el crecimiento ordenado de la provincia, a través del mejoramiento de la
infraestructura urbana y rural con fomento a la inversión pública y privada de las
actividades empresariales, turísticas, cuidado del ecosistema y la prevención de
desastres naturales.
- Promover programas y/o actividades sociales, educativos, culturales, deportivos, y
económicos en armonía con la participación ciudadana y el desarrollo sostenible de la
provincia.
 - 9 de 56

1.1.3. Ubicación de la institución, región, provincia, distrito, direcció

La Municipalidad Provincial de Tambopata se encuentra Ubicada íntegramente en

territorio selvático, abarca las cuencas de los ríos Tambopata, Madre de Dios, Las Piedras e
Inambari; a lo largo de este último río existen lavaderos de oro, cuya explotación a dañado
mucho a los ecosistemas adyacentes, debido a que el proceso de extracción implica el uso de
mercurio, metal pesado, altamente contaminante.
Es la provincia de mayor actividad económica, pues en ella se encuentra la capital
departamental, Puerto Maldonado.
En su jurisdicción se encuentra la zona reservada de Tambopata – Candamo y el
Parque Nacional Bahuaja Sonene. Otra actividad importante en la producción, aparte de la
minería, es la extracción de castaña, de algunos árboles maderables y el cultivo de cacao, café,
arroz y caucho (jebe).
La información fue extraída de la página web de dicha entidad.
Tabla N° 1: Ubicación de la Municipalidad provincial de Tambopata

MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE
TAMBOPATA

Mg. Francisco Keler

Autoridad
Rengifo Khan
Región Madre de Dios
Provincia Tambopata
Av. León Velarde Nro.
Dirección 230, Puerto Maldonado
17001
Fuente: Elaboración propia

1.1.4. Línea de actividad

 La municipalidad provincial de Tambopata tiene como línea de

actividad de contribuir al desarrollo económico, social de esa manera
mejorar el nivel de vida de la población, generando empleo en
proyectos sociales, mejorando los servicios básicos de la población en
general.
 Su función es ser promotora y facilitadora y reguladora de la integridad
del desarrollo, prestando un servicio eficiente, brindando una atención
personalizada donde todos los tramites sean transparentes.
 - 10 de 56

1.2. Ubicación del área de trabajo dentro de la Municipalidad Provincial de

Tambopata

1.2.1. Estructura Orgánica de la Municipalidad Provincial de Tambopata

Figura N° 1: Organigrama de la Municipalidad Provincial de Tambopata

 - 11 de 56

Fuente: Extraído del portal web de la Municipalidad Provincial Tambopata

1.2.1.1. Estructura del área de trabajo

Las practicas pre profesionales lo vengo realizando en la sub gerencia de

obras, estudios y Proyectos de infraestructura y esta sub gerencia depende de la
Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural “GDUR” es el órgano de línea de segundo nivel
organizacional de la Municipalidad Provincial de Tambopata, y es el encargado de
planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de obras de infraestructura del
ambito Urbano y Rural , elaborar y actualizar los planes Urbanos y Catastro, el
otorgamiento de licencias de Contruccion.

Figura N° 2: Organigrama de Organo de Linea de la MPT

Fuente: Elaboracion propia

Figura N° 3: Organigrama de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural

Fuente: Elaboracion propia

 - 12 de 56

La Sub-Gerencia de Obras, Estudios y Proyectos de

Infraestructura es el órgano encargado de planificar, programar,
normar, dirigir y ejecutar las obras del programa de las inversiones,
supervisando el avance y ordenando la información para una
adecuada liquidación. Está bajo el cargo de un profesional titulado
en Ingeniería Civil. Depende de la Gerencia de desarrollo Urbano y
Rural.

1.2.1.2. Funciones generales Gerencia de

Desarrollo Urbano y Rural

Funciones de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural

Las siguientes funciones de la gerencia de Desarrollo Urbano y
Rural, fueron extraídos del Reglamento de Organización y
Funciones (ROF).
a) Dirigir y gestionar el proceso de elaboración y diseño de Planes para el
Acondicionamiento Territorial de nivel provincial, Plan de Desarrollo Urbano,
Desarrollo Rural, esquema de zonificación de áreas urbanas, Plan de Desarrollo
de Asentamientos Humanos, Catastro y otros planes específicos de acuerdo a la
zonificación vigente y a la normatividad de la materia.
b) Otorgar las autorizaciones para la ejecución de obras de Habilitaciones Urbanas
y edificaciones para obras de ampliación, conservación, refacción o modificación
del inmueble, sea pública o privada.
c) Planificar y programar la ejecución de proyectos de inversión, y gestionar ante el
titular del pliego la aprobación de las modificaciones de las obras de
administración directa o por contrata, adicionales, deductivas, ampliación de
plazo, etc.
d) Otorgar la conformidad a las valorizaciones mensuales presentadas por los
contratistas en los proyectos ejecutados previo informe de validación de la
unidad orgánica a cargo de la supervisión.
e) Aprobar los términos de referencia para la contratación de la ejecución de las
inversiones, en concordancia con la normatividad vigente.
f) Aprobar el plan de actualización, mantenimiento y/o ampliación del Catastro
municipal.
 - 13 de 56

g) Aprobar el plan de mantenimiento de vías urbanas y rurales y supervisar su

ejecución de acuerdo al cronograma.
h) Aprobar los planes y programas de fiscalización posterior y control, que generen
las unidades a su cargo dentro del procedimiento administrativo sancionador.
i) Resolver en primera instancia y emitir los actos resolutivos que aprueben
procedimientos de su competencia en primera instancia.
j) Gestionar los actos de saneamiento, adquisición, administración y disposición de
los bienes muebles e inmuebles a su cargo, organizando los expedientes
sustentatorios correspondientes.

k) Requerir la contratación de pólizas de seguros para los bienes muebles e

inmuebles que se encuentren bajo su administración, conforme a la prioridad y
disponibilidad presupuestal.
l) Elaborar el informe técnico que determine los actos de administración y
disposición de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, reposición y otros) bajo
su cargo.
m) Las demás funciones que le asigne el Gerente Municipal en el marco de sus
competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.

1.2.1.3. Funciones específicas

Funciones de la Sub Gerencia de Obras, Estudios y Proyectos

de Infraestructura
Las siguientes funciones de la Sub Gerencia de Obras, Estudios y Proyectos de
Infraestructura fueron extraídos del Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
de la entidad.

a) Programar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la ejecución de obras

de infraestructura básica, de servicios públicos, edificaciones, obras viales y
cualquier otro tipo de obras municipales.
b) Proponer, organizar y controlar todas las acciones inherentes al desarrollo de las
obras, proyectos y estudios en el ámbito de la vía pública que se realizan en el
Provincial.
c) Formular y proponer el Plan Operativo Anual y su presupuesto según el
programa de inversiones Municipal.
 - 14 de 56

d) Velar por el cumplimiento del Plan de Inversiones en obras públicas y su

respectiva asignación de los recursos económicos y financieros de inversión en
coordinación con la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Racionalización.
e) Programar, coordinar y controlar los procesos de estudios y diseños de
proyectos de obras hasta el nivel de expediente técnico con sus respectivas
memorias descriptivas, especificaciones técnicas, presupuestos de obra y
análisis de precios unitarios, de acuerdo a las disposiciones legales y
normatividad vigente.
f) Absolver consultas y/o modificaciones que se pudiesen presentar en la ejecución
de la obra, así como también, elaborar el expediente técnico de estas
modificaciones.

g) Desarrollar los expedientes técnicos para la ejecución de obras públicas de

acuerdo a los perfiles de proyectos aprobados por el SNIP.
h) Brindar asesoramiento técnico y apoyo en la ejecución de obras.
i) Ejecutar estudios de proyectos de infraestructura básica de servicios públicos y
equipamiento social.
j) Desarrollar acciones de recopilación de documentación e información legal y
reglamentaria relacionada con los precios unitarios, así como efectuar el análisis
y actualización correspondiente.
k) Formular, mantener y consolidar estudios y proyectos de inversión en
infraestructura.
l) Elaborar proyectos de mantenimiento y conservación de los bienes de uso
público.
m) Desarrollar los expedientes técnicos de ingeniería correspondientes a los
proyectos de infraestructura.
n) Verificar el diseño de ingeniería desarrollado en el expediente técnico.
o) Comprobar y constatar en el campo los estudios de suelo y topografía.
p) Las verificaciones que sean necesarios que deben estar contenidos en el
expediente técnico
q) Coordinar con entidades públicas y privadas la obtención de información
respecto a obras existentes, en ejecución y/o por ejecutar, necesaria para la
elaboración de proyectos.
 - 15 de 56

r) Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normas reglamentarias,

relativas a la ejecución de obras.
s) Planificar, programar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la ejecución de las
actividades del programa de mantenimiento preventivo.
t) Presidir el Comité Especial Permanente de Obras Públicas y Comité Especial de
Obras Específicas, que se requiere proponiendo al superior jerárquico la
conformación del Comité Especial que corresponda.
u) Organizar y formular las Especificaciones Técnicas, así como los Expedientes
Técnicos del Plan de Obras aprobados, para su ejecución.
v) Dar información periódica y oportunamente sobre los avances físicos y
financieros de las obras públicas en ejecución, sean éstas por Contrata y/o
Administración Directa.

w) Elaborar informes de valorizaciones periódicas, calendarios de avance de obras,

informes técnicos adicionales, reducciones de obras y ampliaciones de plazo, y
actas de recepción de obras.
x) Administrar el Sistema de Trámite Documentario en el ámbito de su
competencia, conforme a la normatividad vigente.
y) Coordinar con las entidades públicas y privadas, de ser el caso, para la buena
ejecución y control de calidad en las obras de mantenimiento y reparación de
infraestructura urbana.
z) Brindar el apoyo técnico en el mantenimiento y reparación en los diversos
ambientes de la Municipalidad.
aa) Iniciar de oficio, o por disposición superior, procedimientos sancionadores en
relación a los asuntos de su competencia.
bb) Emitir opinión técnica en asuntos relacionados a su competencia.
cc) Proponer normas en el ámbito de su competencia.
dd) Disponer la apertura o inicio de procedimientos sancionadores en relación a los
asuntos de su competencia.

1.2.1.4. Personal responsable

Los requisitos mínimos para Sub Gerente de Obras y estudios son

las siguientes:
 - 16 de 56

 Profesional Titulado en Ing. Civil y/o Arquitectura Colegiado y Habilitado.

 Estudios y/o capacitaciones referidos a la especialidad
 Capacitación manejo de AUTOCAD, MS10, MS PROJECT.
 Experiencia de 02 años en ejecución y supervisión de obras.
Las funciones específicas del jefe inmediato son las siguientes:
a) Ejecutar directamente o concesionar la ejecución de obras de infraestructura
urbana o rural de carácter multidistrital que sean indispensables para la
producción, el comercio, el transporte y la comunicación de la provincia tales
como (corredores viales, puentes, parques, parques industriales, embarcaderos
y terminales terrestres en coordinación con las municipalidades distritales o
provinciales de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de
Desarrollo Regional.
b) Elaborar las evaluaciones trimestrales, semestrales y anuales; de obras con la
medición de avances físicos y financieros.
c) Programar la ejecución de las obras anualmente.
d) Coordinar el aspecto de la ejecución, programación y avance de las obras e)
Determinar el llenado de un cuaderno de obra y las ocurrencias diarias de obra
e) Cumplir estrictamente el expediente técnico debidamente aprobado
f) Controlar mediante asistencia administrativa las entradas, salidas saldos de
materiales.
g) Controlar el avance técnico financiero de la ejecución de las obras al termino
entregar la obra en etapa de pre-liquidación i) Controlar la seguridad y calidad de
las obras
h) j) Efectuar el mantenimiento y reparación de las obras públicas
permanentemente.
i) k) Reportar la información estadística de su área.
j) l) Coordinar con la gerencia de infraestructura la programación de ejecución de
obras.
k) Respaldar el normal avance de las obras, la seguridad y la calidad de la misma.
l) Efectuar otras funciones afines que le asigne el gerente de Desarrollo Urbano y
Rural.
 - 17 de 56

1.2.2. Denominación del área de desempeño de practica

El lugar de desempeño de mis practicas es en la Sub Gerencia de Obras, Estudios y

Proyectos de Infraestructura, donde desarrollamos los objetivos de manera conjunta con
demás responsables de la sub gerencia.

1.2.2.1. Estructura orgánica

Tabla N° 2: Personal de la Sub Gerencia de Obras, Estudios y Proyectos de

Infraestructura
RESPONSABLE CARGO
Ing. José Manuel Zavala de la Cruz Sub Gerente de Obras, Estudios y
Proyectos
Bachiller en Adm. Karina Lucero Mendoza Asistente Administrativo de Obras,
Estudios y Proyectos
Ing. Mayumy Argandoña Mayta Responsable Tecnico
Cpc. Tec. Karen Elizabeth Siancas Qquellon Asistente Administrativo de la Actividad
Sra. Suxe Díaz, Zadith Almacenera
Bachiller. De ing. Civil. Iván Abel Hernández Guardián de la actividad
Villa
Sr. Juan Alberto Huanca Choquehuanca Jefe de Cuadrilla de la actividad
Estudiante de Adm. Magnolia Malave Practicante
Huacho
Fuente: Elaboración Propia

1.2.2.2. Funciones

Realizo las siguientes tareas que me son encomendadas por el jefe inmediato.
 Ingreso y salida de documentos (Informes, Cartas, Actas)
 Archivar documentos como:
 Informes, cartas y actas
 Requerimientos
 Contratos
 Resoluciones
 Comprobantes de Pagos
 Elaboración de informes, actas de conformidades y Cartas de renuncia
 Generar requerimientos en el Sistema Integrado de Administración Municipal
(SIAM), que es Generador de requerimientos de Compra y servicios.
 Actualización y seguimientos de documentos en el software Excel, en el SIAM y
en la consulta del expediente en la página de Ministerio de Economía y Finanzas
(MEF).
 Sacar copias de los diferentes documentos y a su vez fedatar.
 - 18 de 56

 Otras actividades que me designa el jefe inmediato.

1.2.3. Reporte y Supervisión de Trabajo

Los reportes de las tareas asignadas a mi persona, durante el día se le hacía llegar al
Ing. José Manuel Zavala de la Cruz durante los cuatro meses, tanto el jefe inmediato y mi
persona se está en constante comunicación y en coordinación de esta manera se pueda
cumplir con los objetivos de la actividad de intervención Inmediata con Trabaja Perú, a su
vez como de la Sub Gerencia de Obras y Estudios.

1.3. Docente asesor

Entorno al curso de Practicas Pre-Profesionales IV se ha estado informando de manera

periódica a la docente responsable del curso Mg. Ana María Robles Izquierdo y a su vez a la
Lic. Fabiana Gamarra Cconchuro, quienes están encargados en realizar el seguimiento
respectivo de los avances que se viene realizando y las experiencias laborales que se ha
venido adquiriendo, a la vez la docente nos ha brindado la orientación, también nos
absuelven las dudas que podamos tener.

II. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

2.1. Teorías

2.1.1. Teoría de la Gestión Municipal

Según el Sistema de Monitoreo de la Administración Pública-SISMAP (2016, p.10), en su

investigación “Manual de Gestión Municipal”, se define la gestión, como la 22 acción y efecto
de administrar. Por tal razón, resulta entendible que la gestión municipal no es más que la
organización y administración de los recursos del municipio. “Es un proceso continuo de
análisis, toma de decisiones, organización y control de actividades para mejorar la formulación
de políticas públicas municipales y su implementación, con el fin de ordenar el territorio y
promover la calidad de vida de sus habitantes”.

La gestión municipal es una tarea compartida con la finalidad de elevar las condiciones
económicas, sociales, humanas, físicas y culturales del municipio y de su población, para
hacerlo económicamente equitativo, políticamente viable, administrativamente eficiente y
 - 19 de 56

ambientalmente sustentable. Todo se basa en un proceso de planificar y administrar los

recursos propios de un municipio de manera eficiente y eficaz, con visión de desarrollo.

Implica el conjunto de acciones que realizan las entidades municipales para el cumplimiento de
objetivos y metas establecidas en la planificación de los programas de trabajo en seguridad
ciudadana, mediante la administración e integración de los recursos de un territorio. Una clara
visión de gestión municipal se entiende como el manejo de una serie de funciones de recursos
destinados a proporcionar a los distintos sectores de la población, los satisfactores de sus
respectivas necesidades de bienes de consumo colectivo.

Es requisito indispensable que exista una adecuada organización administrativa, para que sus
autoridades y funcionarios/as logren mayores posibilidades de éxito en la realización de su
gestión. Son estas autoridades locales, por lo tanto, los responsables de la administración de
los bienes de la municipalidad, la organización del territorio y la gerencia de las prioridades en
servicios y asistencia de los/as habitantes.

Ante esa situación, la gestión municipal y la administración municipal promueve y conduce el

desarrollo local basado en una visión integral y compartida entre los principales agentes que
intervienen en el proceso, poniendo en valor su 23 capacidad de conocimiento y cercanía de la
población. Esta cercanía implica una comprensión real de la situación espacio-ambiental, físico-
territorial, social económica y cultural de la población a la que se orienta la gestión.
Además, la gestión municipal debe de implicar una gestión efectiva de los servicios
municipales, estableciéndose compromisos con el desarrollo local, insertando capacidades en
el proceso de competencia municipal, formulando procesos transparentes y eficientes de
gestión financiera y presupuestaria, definiendo niveles de control municipal, teniendo la
planificación y organización municipal como ejes viables de una buena dirección, y legitimando
el accionar de sus autoridades, entre otras.

Lograr los objetivos de una buena gestión municipal, implica cumplir con los procesos de
elaboración de programas de trabajo, definir los límites de responsabilidades, mantener
actualizados los controles y procedimientos, e impulsar el ejercicio del control social por parte
de la ciudadanía. Al final, evaluar la calidad de lo producido y entregado a la ciudadanía.

La gestión municipal se sustenta en los siguientes principios:

 - 20 de 56

 Eficiencia y eficacia, cualidades y calidades de una gestión que procura el desarrollo

interno de la institución municipal y que transfiere esto a la ciudadanía en las
características de los servicios que ofrece.
 Espacios de participación ciudadana, visto como el conjunto de acciones o iniciativas
que buscan el impulso del desarrollo local, la democracia participativa y el control social.
 Pensamiento estratégico, que busca la capacidad de anticipación de los
acontecimientos, visualizar un destino y construirlo.
 Transparencia, que posibilite democratizar, hace creíble genera confianza en la gestión
municipal.
 Descentralización y participación, como elementos fundamentales de la interrelación y
participación activa de la ciudadanía en los asuntos municipales.
 Bases de información, como plataforma para la información.

2.1.2. teoría de Desarrollo Urbano y Rural

El desarrollo urbano y rural constituyen dos modalidades de crecimiento y mejoramiento de los

asentamientos humanos. El desarrollo urbano es un sistema de expansión de áreas
residenciales destinado a crear ciudades.
Por su parte, el desarrollo rural es un proceso que tiene como finalidad mejorar el nivel de vida
de las personas que viven en las áreas no urbanas.

En este sentido, ambas modalidades requieren procesos integrados para alcanzar los objetivos
trazados.
La primera es el resultado de una cuidadosa planificación por parte de ingenieros civiles y de
diseño, gerentes de proyecto, arquitectos, planificadores ambientales y topógrafos.
La segunda incluye el desarrollo social, económico y político de los sectores más pobres y los
lugares más remotos.
Desafíos del desarrollo urbano y rural
En la actualidad, el desarrollo urbano y rural es un área prioritaria clave en la agenda de
crecimiento y reducción de la pobreza de muchos países.
El enfoque actual es que los vínculos entre el campo y la ciudad son vitales para reducir los
índices de pobreza y promover el desarrollo rural y urbano de manera sostenible.
Estos vínculos pueden contribuir a mejorar el nivel de vida y crear oportunidades de empleo en
ambos contextos.
 - 21 de 56

Por otro lado, se debe tener en cuenta que el proceso de urbanización (crecimiento de la
población urbana) ha aumentado a nivel global, especialmente en los países en desarrollo.
Así, en el año 1950 solo el 30% de la población vivía en zonas rurales. Ya en el año 2014 la
proporción había aumentado a 54%. Y las proyecciones hablan de un 66% para el año 2050.
Esto plantea grandes retos para la planificación urbana. Pero también resalta la necesidad de
mejorar las condiciones de vida de las poblaciones rurales y evitar la migración masiva.

 Desarrollo urbano
El proceso de urbanización trae como consecuencia importantes cambios en la
distribución espacial de las personas, recursos, uso y consumo de los terrenos.
Por otra parte, existe una estrecha relación entre este proceso y el desarrollo social y
económico. Las ciudades y las áreas metropolitanas contribuyen en gran medida a las
economías nacionales y desempeñan un papel vital en la articulación de los mercados
mundiales.
Por ello, en muchos países, los temas urbanos ocupan grandes espacios en las
agendas de política nacional. No obstante, muchos países carecen de políticas y
marcos de apoyo para aprovechar sus beneficios.
De hecho, en los países en desarrollo, los desafíos de la urbanización muchas veces
superan los avances en materia de progreso.
En todo caso, entre los retos a afrontar están: gestionar la expansión y la congestión
urbana, fomentar la inclusión social y alcanzar la sostenibilidad ambiental.

 Desarrollo rural
El mayor desafío del desarrollo rural es superar las profundas disparidades de estos
sectores con respecto a las áreas urbanas.
De acuerdo con datos aportados por Naciones Unidas, las zonas rurales presentan una
mayor ocurrencia de falta de acceso a los servicios modernos de electricidad.
Esto afecta negativamente la productividad, los logros educativos e incluso a la salud,
agravando el problema de la pobreza.
También tienen menos fuentes mejoradas de agua potable, y una proporción muy alta
carece de instalaciones de saneamiento mejoradas
 - 22 de 56

En la Sub Gerencia de Obras y Estudios de la Municipalidad Provincial de Tambopata, tiene

convenios con trabaja Perú, es un programa del gobierno cuyo objetivo es generar empleo de
manera temporal.
A continuación, detallare todo lo referente de Trabaja Perú.

Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo

MTPE (2020) se encarga de generar un empleo decente y productivo, así como el

cumplimiento de los derechos laborales y fundamentales de la población, fortaleciendo el
diálogo social y la empleabilidad y protección de los grupos vulnerables, siempre desde una
visión centrada a la ciudadanía.
Diseñan, conducen y supervisan los sistemas funcionales en el ámbito de trabajo y promoción
del empleo, asegurando el cumplimiento de políticas públicas de acuerdo a las normas de la
materia.
Impulsamos la formalización laboral, a través de información y asesoramiento para contribuir
con la creación y desarrollo de empleo decente, en concordancia con las políticas de desarrollo
productivo y sostenible de la economía.
Mejoran las competencias laborales para incrementar la empleabilidad de la población en edad
de trabajar, con énfasis en la población juvenil y otras poblaciones vulnerables, y acorde a la
demanda real del mercado laboral y a las perspectivas de desarrollo económico del país.
Promueven y fortalecen el diálogo social como uno de los instrumentos eficaces para lograr la
concertación laboral tripartita, que fomente la productividad y promueva el empleo decente,
estableciendo una sólida base para el desarrollo sostenible del país.

Programa para la Generación de Empleo Social Inclusivo - Trabaja

Perú

MTPE (2020) El programa Trabaja Perú tiene como objetivo generar empleo temporal
destinado a la población en edad de trabajar a partir de 18 años, que se encuentran en
situación de pobreza y pobreza extrema, o afectada parcial o íntegramente por desastres
naturales o por emergencias, y a las mujeres víctimas de toda forma o contexto de violencia.

¿Cómo se generan los empleos temporales?

 - 23 de 56

El empleo se genera a partir del cofinanciamiento o financiamiento de actividades de

intervención inmediata o de proyectos de infraestructura básica, social y económica, intensiva
en mano de obra no calificada. Las actividades y/o proyectos son presentados por
municipalidades y gobiernos regionales.

¿Cómo interviene el Programa?

Trabaja Perú tiene dos modalidades de intervención:
1. Regular:
Se enfoca en la reactivación económica de los distritos focalizados por el Programa a
través de la ejecución de proyectos de inversión o actividades de intervención inmediata
intensivas en mano de obra no calificada (MONC).
2. Por emergencias o desastres naturales:
Busca mejorar las condiciones de las personas damnificadas o afectadas por una
emergencia o desastre natural que no cuentan temporalmente con capacidades
socioeconómicas disponibles para recuperarse. Para ello, se ejecutarán proyectos de
inversión o actividades de intervención inmediata intensivas en mano de obra no
calificada (MONC).
Programa para la Generación de Empleo Social Inclusivo - Trabaja Perú (Trabaja Perú)
es una entidad adscrita a Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

2.2. Conceptos.

 Resolución municipal: Las Resoluciones son notas de gestión administrativa emitida

por el Concejo Municipal. Las resoluciones a diferencia de las ordenanzas, son normas
de gestión administrativa del Concejo municipal y de cumplimiento obligatorio
 Orden de Compra: Una orden de compra, también llamada orden de pedido o nota de
pedido, es un documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor.
De esta forma, lo que hacemos es documentar nuestras necesidades de productos. Lo
habitual es enviar este documento al proveedor para que este suministre dicho pedido
 Orden de Servicio: Documento emitido por la Oficina de Abastecimiento para formalizar
la contratación de los servicios, solicitados por las diferentes áreas usuarias del Ministerio
de Economía y Finanzas.
 Acta de Préstamo:  conocido también como contrato de préstamo o contrato de
préstamo de bienes, es un contrato mediante el cual una de las partes (persona que
presta el objeto o comodante) concede a otra (persona que recibe el objeto en préstamo
 - 24 de 56

o comodatario) el uso de un bien u objeto de manera gratuita, por su parte, quien recibe
el objeto en préstamo contrae la obligación de devolver el objeto a quien se lo presta.
 Comprometido: Es la fase en la que se afecta total o parcialmente el calendario de
compromisos del mes para la adquisición de bienes y servicios.
 Certificado: Acto administrativo en donde se constata que existan los créditos
presupuestarios para atender las obligaciones durante el año fiscal.
 Devengado: Acto donde se reconoce la Obligación de Pago formal. Bien atendido o
servicio realizado
 Girado: Pago de gastos devengados con recursos públicos
 Comprobantes de pago: El comprobante de pago es el documento que acredita la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.
 Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso conforme a las normas del
Reglamento de Comprobantes de Pago
 Movimiento de Participantes: El movimiento de participantes es el proceso mediante el
cual el Organismo Ejecutor solicita al Programa (unidad zonal) la afiliación y/o
desafiliación del participante, previo al inicio de obra/actividades de intervención
inmediata y/o durante su ejecución.
 - 25 de 56

III. ANÁLISIS DE LA PRÁCTICA

3.1. Descripción de las principales actividades desarrolladas.

3.1.1. Actividades Realizadas

Las actividades que se viene realizando dentro de la sub gerencia de Obras y Estudios se
hicieron uso de los conocimientos adquiridos durante la formación profesional en la carrera de
Administración, el cumplimiento de actividades correspondientes a los 4 meses se
desarrollaron acciones administrativas y de gestión.
 Archivar documentos como:
- Informes, cartas y actas
- Requerimientos
- Ordenes de Compras y Servicios
- Contratos
- Resoluciones
- Comprobantes de Pagos
Todos los documentos que ingresan a la Sub Gerencia de Obras y Estudios, se
archivan con la finalidad de que no extravíen y a su vez tener un orden y ubicar los
documentos con exactitud.
 Elaboración de informes, actas de conformidades y Cartas de renuncia.
Coopero en la redacción de actas de conformidades de las ordenes de bienes de los
materiales de escritorio, del kit sanitario, kit de herramientas, agua para consumo
humano, adquisición de cartel, etc., también, también apoye en la redacción de
informes de conformidades de las ordenes de servicios, de todo el personal de la
actividad de intervención inmediata (trabaja Perú) como es del personal
técnico/administrativo, participantes de la actividad, del jefe de cuadrilla, guardián de
la actividad, y del almacero. También redacte las cartas de renuncias de los
participantes de la actividad, que renunciaron sin ningún motivo, las cartas de
renuncias permiten que otros participantes puedan trabajar en lugar de ellos, era
necesario redactar las cartas de renuncias.
 Generar requerimientos en el Sistema Integrado Administrativo municipal - SIAM
Generador de requerimientos de Compra y servicios.
 - 26 de 56

Apoye en ocasiones en generar requerimientos de los bienes y servicios que se

requería en la actividad de intervención inmediata.
 Forrado y rotulado de archivadores: Coadyuvar en la organización de archivar los
documentos generados por la sub gerencia de Obras y Estudios, todos los
documentos deben estar correctamente ordenado bajo numeración correlativo,
fechas y tipos de documento en el acervo documentario.
 Llevo el control de Registro de los documentos que ingresan a la Sub Gerencia de
Obras y Estudios, de las diferentes Gerencias y/o Subgerencias de la municipalidad
Provincia de Tambopata, los registro está detalladamente en un cuadro de Excel
(número de registro, número de folios, hora de ingreso, fecha de ingreso, numero de
proveído, origen de documento, tipo de documento, a que obra pertenece, quien está
a cargo), a su vez también registro la salida o respuesta de los documentos que
ingresan, de la misma manera como se registra su ingreso, se registra con los
mismos detalles la salida de los documentos.
 Apoyo en la redacción de Cartas y Memorandos.
Redacto cartas para dar conformidades de pagos de los residentes de obras, del
personal Administrativo y/o Técnico, del personal obrero, de todas las obras en
ejecución. Los memorandos los redacto solo para su conocimiento y fines de los
residentes de obras.

 Actualización y seguimientos de documentos.

La actualización de los requerimientos, ordenes de servicios y órdenes de bienes, lo
realizaba en el software Excel, a su vez se podía actualizar a través del sistema
SIAM. En el sistema SIAM, permite ver si los requerimientos ya tienen N° de ordenes
de los servicios/bienes, si estas órdenes de los bienes ya tenían proveedores,
también me apoye con la página de Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) en
consulta de expediente, en esta página podía saber y extraer en qué fase se
encontraban las ordenes de bienes y servicios (comprometido, devengado, girado o
pagado).
El seguimiento de los diferentes documentos administrativos lo realizaba en
diferentes áreas como:
- Sub gerencia de Abastecimiento
-En el área de Almacén
-Gerencia de Administración y Finanzas.
 - 27 de 56

-En la Gerencia General

-En la gerencia de Desarrollo Urbano y Rural
-En la sub gerencia de Contabilidad
-En la sub gerencia de Tesorería
 Sacar copias (de los comprobantes de pagos, resoluciones, contratos del personal de
la actividad, del plan COVID, y del expediente técnico de la actividad), para dar el
respectivo tramite y a su vez fedatar para presentar en los informes finales que
requería la actividad.
 Apoyo en recepción y distribución de documentos a las diferentes Áreas.
 Otras actividades que me designa el jefe inmediato.

En las siguientes figuras se puede observar a detalle las actividades realizadas

dentro de la Sub Gerencia de Obras y Estudios:

Figura N° 4:Cuadro de Registro de ingreso y salida de los documentos

Fuente: Captura de Pantalla del exel

 - 28 de 56

Figura N° 5: Cuadro de salida de los Documentos I

Fuente: Captura de Pantalla del exel

Figura N° 6:Cuadro de salida de los documentos II

Fuente: Captura de Pantalla del exel

3.1.2. Objetivos de los trabajos realizados

La práctica pre profesional nos permite a potencializar la calidad de la formación integral del
estudiante al brindarnos la oportunidad de actuar y poner en práctica todo lo aprendido en
nuestra formación académica en el medio laboral antes de concluir los estudios Universitarios.
 - 29 de 56

Los objetivos que se logró alcanzar con los trabajos realizados son las siguientes:
 Reconocer mis fortalezas y superar mis debilidades.
 Aprender a trabajar en equipo en un lugar de trabajo
 Adquirir experiencias de cómo se desarrollan y ejecutan las acciones administrativas.

3.1.3. Periodo durante el cual realizó su trabajo

Las practicas Pre Profesionales realizadas en la Municipalidad Provincial de Tambopata –

Madre de Dios, fueron durante 04 meses comprendidas desde el 11 de septiembre de 2021
hasta el 29 de febrero del 2022. Con una duración total de 450 horas acumuladas, 6 horas
diarias.

3.1.4. Metodología y procedimiento utilizado para elaborar su trabajo

La metodología utilizada para el desenvolvimiento en el área de trabajo fue aplicar lo aprendido

y los conocimientos adquiridos para desempeñarme y cumplir eficientemente mis tareas
diarias, paralelo a ello aplique la práctica en la redacción de documentos (Cartas, informes y
memorando.) dichos documentos fundamentales para la gestión correspondiente apoyándome
en los medios de tecnología (computadora, el USB, el celular, internet)..

3.1.5. Coordinaciones realizadas

Las actividades realizadas en la Municipalidad Provincial de Tambopata en la sub gerencia de

obras y Estudios depende jerárquicamente de la Gerencia De Desarrollo Urbano y Rural, que
se encarga de coordinar y dirigir, evaluar su ejecución de acuerdo con los planes y estrategias
de desarrollo Provincial, supervisar sus actividades y ejercer las funciones de dirección política
y administrativa; a continuación, se mencionan las coordinaciones específicamente realizadas
con esta área:
o Administración y Finanzas.
o Logística y Abastecimiento
o Almacén Central
o Recursos humanos
o Gerencia municipal
Dentro de la Sub Gerencia de Obras y Estudios, estamos más en Coordinación, el sub
Gerente, con la asistente Administrativo, con los Proyectistas de los expedientes técnicos, y
con la sub Gerencia de Supervisión y Liquidación de obras.
 - 30 de 56

3.1.6. Documentos, libros, registros, reportes que manejo y/o elaboro

Al inicio de las Practicas Pre Profesionales no podía realizar aportes, solo podía realizar
mejoras o arreglos a los formatos que me facilitaron, como son los cuadros de seguimientos en
el Excel, plantillas de Word, para la elaboración de documentos. Me sentí a gusta y me
familiaricé con el (SIAM), este sistema aparte de ser regenerador de requerimientos, apoya
bastante al momento de dar seguimientos, no es necesario ir al área usuaria a dar los
seguimientos, en el SIAM, puedes ver si los requerimientos ya tienen número de órdenes,
puedes saber los nombres de los proveedores de las órdenes de compra, y el número de SIAF.

3.1.7. Importancia y significado de los trabajos realizados en relación a los objetivos de

la institución

Las actividades que venimos realizando son de mucha importancia, las cuales enriquecen al
cumplimiento con el logro de objetivos de la entidad, uno de estos objetivos es Mejorar la
atención, Modernizar la Gestión Municipal con el uso de tecnologías de la información y
comunicación, incremento de la productividad de los recursos humanos, simplificación de
procedimientos con un enfoque de mejora de atención al ciudadano, en la sub gerencia de
obras y estudios, contribuimos a diario a lograr este objetivo, los tramites documentarios solo
pueden estar un día o dos días como máximo en el despacho, esto para no perjudicar al área
usuaria, también para que no se traspapele los documentos.

3.1.8. Importancia y significado de la práctica en relación a la formación profesional del

alumno.

Las practicas Pre Profesionales son acciones de carácter formativo que realizamos todos los
estudiantes las prácticas pre profesionales en diferentes entidades, no solo es para poner en
práctica todo lo aprendido sino también nos permite intercambiar y adquirir nuevos
conocimientos, habilidades para dar soluciones a los problemas improvistos, nos enseña desde
lo más básico que es de como ordenar los documentos, hasta como dar seguimientos a los
documentos sin la necesidad de ir a cada área, todo lo aprendido también nos permite
compartir con los demás compañeros que están realizando en otras entidades las Practicas Pre
Profesionales, para facilitar a cumplir sus tareas diarias de manera exitosa.
 - 31 de 56

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

4.1. Conclusiones

 El haber realizado las prácticas profesionales fue de gran utilidad para comprender de otra
forma las funciones que realice y ver los aspectos donde fue útil el apoyo dado. Aquí se
muestran las funciones que un practicante realiza y la importancia de ellas ya que no es solo
ir a una entidad y hacer cualquier trabajo, si no que se dan a los estudiantes trabajos de
importancia y como en mi caso el de registrar los ingresos y salida de los documentos, a sus
vez también apoyar con la redacción de documentos, es de gran importancia e interés
porque aquí tienes que ser eficaz y no demorar en los trámites para los pagos o
procedimientos que afectan no solo a las áreas que de ti dependen sino también a los
solicitantes o áreas usuarias.

 Las practicas Pre-Profesionales IV en la Sub Gerencia de Obras y Estudios nos permitió

tener una visión amplia del manejo de documentos administrativos referente a ejecución de
obras, a ampliación de presupuesto o adicionales presupuestales, a revisión de expediente,
a elaboración de expedientes, a dar conformidades a las órdenes de servicios y bienes, que
son fundamentales para el cumplimiento adecuado de dicha Sub Gerencia.

 Por último, realizar mis practicas pre profesionales me permitió adquirir e intercambiar
conocimiento que será de utilidad para mi experiencia laboral.
 - 32 de 56

4.2. Recomendaciones

 Municipalidad Provincial de Tambopata, observe que las áreas no están bien ubicadas
acorde a las gerencias y sub gerencias, por ejemplo, un piso debería ser para una
gerencia, y así sucesivamente de las demás gerencias, para evitar un desorden,
también para evitar el desplazamiento innecesario, puesto que también quita tiempo
que puede usado en otras cosas.

 A la municipalidad y su gerencia de desarrollo urbano y rural, que adquieran un local

con los equipos y materiales de escritorio, para las actividades de intervención
inmediata de trabaja Perú, esto para lograr con los objetivos ya que trabaja Perú es
exigente y riguroso con los cronogramas, esto va permitir a los responsables técnicos y
a los asistentes administrativos cumplir con sus funciones de manera eficiente y sentirse
a gusto con su trabajo.

 La sub Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural, debe elevar un informe especificando la

contratación de un profesional competitivo, para la elaboración y revisión de los
expedientes técnicos a la Sub Gerencia de Recurso Humano.

 Mantener vigente los archivos del año pasado y del presente año a su vez compartir los
inventarios de los documentos tramitados que fueron generados por la sub gerencia de
obras y estudios, del año pasado y del presente año, esto para evitar la interrupción del
trámite presente al momento de dar seguimiento de dichos documentos, o querer sacar
copias de los documentos extraviados por parte del área usuaria, consolidar
información actual y enviar escaneado bajo un medio (WhatsApp), para que estén
actualizados por ejemplo en el tema de las resoluciones de alcaldía o de gerencia.
 - 33 de 56

V. CAPITULO PLAN DE MEJORA

5.1. Diagnostico Situacional

En la Sub Gerencia de Obras y Estudios, durante los cuatro meses ya al finalizar el año fiscal
del 2021 se pudo ver desorden en los documentos administrativos, algunos documentos con
expedientes incompletos o extraviados, no estaban correlativos los documentos, no se
encontraban los documentos en los archivadores que les correspondía, los datos en los
cuadros de Excel estaban incompletos como por ejemplo, faltaba digitar la fecha, el nombre del
responsable, el número de registro, el origen de los documentos y entre otros, en pocas
palabras no existía un inventario físico por cada mes de los documentos tramitados. En el
transcurso de los primeros meses del año 2022, también se observó que, los residentes,
asistentes administrativos/técnicos, los inspectores de obra, el personal de Supervisión y
Liquidación de Obras, se les extravía los documentos originales incluyendo los expedientes
técnicos, esto conlleva a solicitar en calidad de prestado a nuestro despacho, ya que en la Sub
Gerencia tenemos los documentos originales, al momento de facilitarles los documentos, quita
tiempo, porque se le tiene que observar a que no alteren el orden de los documentos, lo otro a
que solo lleven el documento que les corresponde, a fin de que no se extravié los documentos,
lo otro es que cuando llevan los documentos prestados, no devuelven al instante como indican,
uno tiene que ver los
medios para comunicar la devolución de dicho documento, al momento de realizar esta
actividad también interrumpen el trámite actual de los documentos, esto lleva a que se
traspapele los documentos, también suele ocurrir errores en la numeración de registro, otra
causa de interrupción en el trámite administrativo es que el jefe inmediato suele solicitar los
cargos de cada documento tramitado (cartas, informes, memorando entre otros) pero a fin de
que no se extravié solo se le hace el alcance de copias de dichos documentos. Por otro lado,
también se pudo ver que al momento de entregar cartas y/o memorando a los residentes,
consultorías, proyectistas e inversionistas, cuando se le hace la respectiva llamada no se
apersonan en el momento indicado, a fin de que no se traspapele o se estante los documentos
se les hace llegar escaneado por medio de su WhatsApp, pero lo formal seria que estos
documentos lleguen escaneado por medio de su correo electrónico, pero no se cuenta con los
correos de cada uno.
 - 34 de 56

5.1.1. Identificación Del Problema

Para poder identificar los problemas en la Sub Gerencia de Obras y Estudios se Realizó el
análisis de la matriz FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas para precisar
los problemas reales de la gerencia y de esta manera poder realizar mejoras.

FORTALEZAS

 Coordinación constante con todo el equipo de la Sub Gerencia de Obras y Estudios

 Servidores comprometidos con el trabajo.
 Buena actitud en la atención al usuario.

DEBILIDADES

 Inexistencia de un inventario de los documentos tramitados del año anterior, al mismo

tiempo un inventario actual.
 Inexistencia de un archivo con los correos electrónicos de todo el personal
comprometidos o relacionados con la sub Gerencia de Obras y Estudios.

 Inexistencia de un archivo de las resoluciones escaneadas

OPORTUNIDADES

 Adquirir nuevos conocimientos.

 Facilidad de ubicar los documentos
 Apoyo absoluto por parte de los superiores y pares.

AMENAZAS

 Extravíen los documentos

 Generar desorden en los documentos
 Desconfianza
Después de haber mencionado las debilidades y amenazas se pudo identificar el problema de
la Sub Gerencia de Obras y Estudios.
PROBLEMA: “Deficiente acceso a la información sobre las documentaciones generadas
por la sub Gerencia de Obras y Estudios”
 - 35 de 56

5.2. Objetivos

5.2.1. Objetivos Generales

Facilitar al área usuaria inventarios del año pasado y actual, de todos los documentos
tramitados por la Sub Gerencia, en un software dinámico.

5.2.2. Objetivos Específicos

 Facilitar al jefe inmediato documentos escaneados emitidos por la Gerencia de Obras y

Estudios, para evitar sacar copias.
 Solicitar los correos electrónicos de todo el personal relacionado con la sub Gerencia de
Obras y Estudios para registrar en un cuadro del Excel, para hacerles llegar los
documentos respectivos.
 Facilitar al área usuaria resoluciones escaneadas, tanto de la Gerencia Municipal y de
Alcaldía municipal para compartir mediante el grupo de WhatsApp de la sub gerencia de
Obras y Estudios.

5.3. Acciones De Mejora

 Crear una carpeta con documentos escaneados emitidos por la Gerencia de Obras y
Estudios, para el jefe inmediato.
 Generar un cuadro Excel con los correos electrónicos y LOS de todo el personal
relacionado con la sub Gerencia de Obras y Estudios.
 Generar un archivo con las resoluciones escaneadas, tanto de la Gerencia Municipal y de
Alcaldía municipal para compartir mediante el grupo de WhatsApp de la sub gerencia de
Obras y Estudios.

5.4. Beneficios Esperados

 Reducir el retraso del trámite administrativo al momento de dar seguimientos.

 Evitar las pérdidas de los documentos
 Facilidad al área usuaria y al jefe inmediato al momento.

5.5. Implementación

La implementación del presente plan de mejora partirá del compromiso e interés que tenga la
sub gerencia de Obras y Estudios, para que de esa manera pueda aplicar y compartir las
acciones necesarias que se piensa ejecutar, este plan de mejora va contribuir a mejorar y
 - 36 de 56

manejar de manera adecuada los documentos tramitados, lo otro es que disminuirá la

burocracia documentaria.

Hasta la fecha ya se viene ejecutando el plan de mejora en un 50% pero solo para el manejo
dentro de la sub gerencia de obras y estudios, que se puede detallas a continuación:

Figura N° 7: Inventario de los informes emitidos del año 2021

Fuente: Captura de Pantalla del exel

Figura N° 8: Carpeta de informe emitidos escaneados

Fuente: Captura de Pantalla de carpeta de Informes emtidos

 - 37 de 56

Figura N° 9: Carpeta de cartas emitidas escaneadas

Fuente: Captura de Pantalla del exel

Figura N° 10: Cuadro de Excel de los correos electrónicos del personal de la sub
Gerencia de Obras y Estudios

Fuente: Captura de Pantalla del exel

 - 38 de 56

Figura N° 11: Carpeta de Resoluciones Escaneadas

Fuente: Captura de Pantalla del exel

5.6. Monitoreo Y Seguimiento

Para la implementación del presente plan de mejora se tiene que hacer un seguimiento y
actualización inter diaria y/o semanal, por parte del asistente administrativo, y un control por
parte del jefe inmediato.

ANEXOS
- 39 de 56