Informe Auditoría Externa 2020

t t rtifi t / Certificación de Sistemas de Gestión
it r rt / Reporte Resumido de Auditoría
Organization/ Municipio de Medellín.

Organización:
Address/ Dirección: Calle 44 N. 52-165, Centro Administrativo la Alpujarra, Medellín, Antioquia.
Realizada de manera Remota a través de la aplicación Teams de Microsoft.
Otra parte Presencial
Standard(s)/ Norma(s): ISO 9001:2015 Accreditation Body(s)/ ONAC
Acreditación(es):
Representative/ Dra. Diana Patricia Anaya Hoyos. Subsecretaria de Despacho.
Representante:
[email protected]
Site(s) audited/ Sitio(s) UNO Date(s) of audit(s)/ Fecha(s)
auditados: de Auditoría(s) : Planeación: 09 de octubre.
Calle 44 No 52-165 Piso 6
( 7 horas).
Oficina 615 Centro
Reunión de apertura 19 de
Administrativo Municipal-
Octubre (1 hora).
CAM.
Auditoría en sitio: Octubre
20-21-22-23-26-27 de
2020.
Dies (10) dias de auditoria
(Dos auditores).
EAC Code/ Código EAC: 36 NACE Code/ 75.14 Technical Area 36.1
Código NACE: code / Area Técnica
Effective No.of Personnel/ 5.457 No.of Shifts/ Número de 1
Número efectivo de Turnos:
Empleados:
Lead auditor/ Auditor Gilma González U Additional team member(s)/ Juan Carlos Merizalde
Líder: Miembro(s) adicional(es)
del equipo auditor:
Additional Attendees and Roles / Asistentes adicionales y roles
No aplica.
This report is confidential, and distribution is limited to the audit team, audit attendees, client representative, the SGS office and may be subject
to Accreditation Body, Certification Scheme owners or any other Regulatory Body sampling in line with our online Privacy Statement which
can be accessed here/ Este informe es confidencial, y la distribución se limita al equipo de auditoría, a los asistentes de
la auditoría, al representante del cliente, a la oficina de SGS y puede estar sujeto al Organismo de Acreditación, a los
propietarios del Esquema de Certificación o a cualquier otra muestra del Organismo Regulador de acuerdo con nuestra
Declaración de Privacidad en línea la cual puede ser accedida desde aqui.
Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Report date/ 03/11/2020 Visit Type/ Tipo de RUA Visit n°/ Visita No.: Renova
No.: de reporte: visita: ciòn
CONFIDENTIAL/ CONFIDENCIAL Document/ GS0304 Issue n°/ Revision No.: 22 Page n°/ Página No.: 1 of 6
Documento:
1. Audit objectives/ Objetivos de Auditoría:
The objectives of this audit were/ Los objetivos de la auditoría fueron:
To determine conformity of the management system, or parts of it with audit criteria and its:
 ability to ensure applicable statutory, regulatory and contractual requirements are met,
 effectiveness to ensure the client can reasonably expect to achieve specified objectives, and
 ability to identify as applicable areas for potential improvement
Determinar la conformidad del sistema de Gestión, o partes de ésta con los criterios de auditoría y su:
 Capacidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales
aplicables
 Eficacia para asegurar al cliente que los objetivos específicos son razonablemente logrados, y
 Capacidad para identificar cuando aplique áreas de mejora potenciales.
2. Scope of certification/ Alcance de la certificación:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS PARA LA PROMOCIÓN DEL DESARROLLO
TERRITORIAL, SOCIAL, ECONÓMICO Y POLÍTICO DE LOS HABITANTES DEL
MUNICIPIO DE MEDELLÍN.
Has this scope been amended as a result of this audit?/ Ha sido modificado este alcance como Yes/Sí No/No
resultado de esta auditoría?
This is a multi-site audit and an Appendix listing all relevant sites and/or remote locations has been Yes/Sí No/No
established (attached) and agreed with the client/ Esta es una auditoria multisitio y con el
cliente se ha establecido y acordado una lista con todos los sitios y/o instalaciones
remotas relevantes (anexo).
For integrated audits, confirm the current level of the client’s IMS integration / Para
N/A Basic / High / Alto
auditorías integradas, confirmar el nivel actual de integración del
Básico
Sistema de Gestión Integrado del cliente.
3. Current audit findings and conclusions/ Hallazgos y conclusiones de la actual auditoría

The audit team conducted a process-based audit focusing on significant aspects/risks/objectives required by the standard(s). A sampling
process was used, based on the information available at the time of the audit. The audit methods used were interviews, observation of
activities and review of documentation and records. El equipo auditor condujo un proceso de auditoría basado y enfocado
en aspectos/riesgos/objetivos significativos como lo requiere la(s) norma(s). Se utilizó un proceso de muestreo,
basado en la información disponible a lo largo del tiempo de auditoría. Los métodos utilizados durante la
auditoría fueron entrevistas, observación de actividades y revisión de documentación y registros.
The structure of the audit was in accordance with the audit plan and audit plan included as an annexe to this summary report. La
estructura de la auditoría estuvo de acuerdo con el plan de auditoría incluido como un anexo de este
reporte de auditoría.
The audit team concludes that the organization/ El established and maintained its/
has/ has not /
equipo auditor concluye que la organización establecido y mantenido su
ha no ha

Documento:
management system in line with the requirements of the standard and demonstrated the ability of the system to systematically achieve
agreed requirements for products or services within the scope and the organization’s policy and objectives. Sistema de Gestión de
acuerdo con los requisitos de la norma y demostrado la capacidad del sistema para alcanzar
sistemáticamente los requisitos establecidos para los productos o los servicios dentro del alcance y los
objetivos de la política de la organización.
Number of nonconformities identified/ Major/ Minor/
Número de no conformidades Mayor Menor 2
identificadas:
Therefore the audit team recommends that, based on the results of this audit and the system’s demonstrated state of development and
maturity, management system certification be/ Por lo tanto, el equipo auditor, basado en los resultados de esta
auditoría y el estado de desarrollo y madurez demostrado del sistema, recomienda que la certificación del
sistema de gestión sea:
Granted/ Continued / Withheld / Suspended until satisfactory corrective action is completed/

Otorgada Mantenida Retenida Sujeta a que la acción correctiva sea completada satisfactoriamente.
4. Previous Audit Results/ Resultados de Auditorías Anteriores

The results of the last audit of this system have been reviewed, in particular to assure appropriate correction and corrective action has
been implemented to address any nonconformity identified. This review has concluded that:/ Los resultados de la auditoría
anterior de este sistema se han revisado en detalle, para asegurar que la apropiada corrección y acción
correctiva ha sido implementada para atender la no conformidad identificada. Esta revisión concluye que:
Any nonconformity identified during previous audits has been corrected and the corrective action continues to be effective.
(Refer to section 6 for details) / Cualquier no conformidad identificada durante auditorias anteriores ha sido
corregida y la acción correctiva sigue siendo efectiva: (Consulte la sección 6 para más detalles)
The management system has not adequately addressed nonconformity identified during previous audit activities and the specific
issue has been re-defined in the nonconformity section of this report./ El sistema de gestión no ha tratado
adecuadamente la no conformidad identificada durante las actividades de auditoria anteriores y
puntos específicos han sido redefinidos en la sección de no conformidades del informe.
5. Audit Findings/ Hallazgos de auditoria

The audit team conducted a process-based audit focusing on significant aspects/risks/objectives. The audit methods used were
interviews, observation of activities and review of documentation and records./ El equipo auditor realizó la auditoría
basado en procesos y enfocado en aspectos/riesgos/objetivos significativos. Los métodos utilizados durante
la auditoría fueron entrevistas, observación de actividades y revisión de la documentación y de los registros.
The management system documentation demonstrated conformity with the requirements of the audit
standard and provided sufficient structure to support implementation and maintenance of the Yes/Sí No/No
management system./ La documentación del sistema de gestión demostró
conformidad con los requisitos de la norma de auditoria y provee la estructura
suficiente para apoyar la implantación y mantenimiento del sistema de gestión.
The organization has demonstrated effective implementation and maintenance / improvement of its
management system and is capable of achieving its policy objectives, as well as and the intended Yes/Sí No/No
results of the respective management system(s)./ La organización ha demostrado la
efectiva implementación y mantenimiento/ mejora de su sistema de gestión y es
capaz de alcanzar los objetivos de su política, así como los resultados esperados
para el respectivo sistema de gestión.
The organization has demonstrated the establishment and tracking of appropriate key performance
Yes/Sí No/No
objectives and targets and monitored progress towards their achievement./ La organización ha
demostrado el establecimiento y seguimiento apropiado de los objetivos y metas,

Documento:
así como el monitoreo del progreso de los mismos dirigido a lograrlos.
The internal audit program has been fully implemented and demonstrates effectiveness as a tool for
Yes/Sí No/No
maintaining and improving the management system./ El programa de auditorías internas se
lleva a cabo y demuestra su eficacia como herramienta para mantener y mejorar
el sistema de gestión.
The management review process demonstrated capability to ensure the continuing suitability,
adequacy, effectiveness of the management system./ El proceso de la revisión por la Yes/Sí No/No
gerencia demostró su capacidad para asegurar la continua conveniencia,
adecuación y eficacia del sistema de gestión
Throughout the audit process, the management system demonstrated overall conformance with the
Yes/Sí No/No
requirements of the audit standard./ A través del proceso de auditoría, el sistema de
gestión demostró conformidad general con los requisitos de la norma de auditoría
Certification claims are accurate and in accordance with SGS guidance and the
organization is effectively controlling the use of certification documents and marks./ Los
N/A Yes/Sí No/No
reclamos de la certificación son exactos y, de acuerdo con las guías

de SGS y la organización, controla eficazmente el uso de los
documentos de certificación y marcas.
6. Significant Audit Trails Followed/ Líneas de investigación significativas durante la auditoría

The specific processes, activities and functions reviewed are detailed in the Audit Planning Matrix and the Audit Plan. In performing the
audit, various audit trails and linkages were developed, including the following primary audit trails, followed throughout / Los
procesos, las actividades y las funciones específicas revisadas se detallan en la matriz de planeación de
auditoria y el plan de auditoría. En el desarrollo de la auditoría se siguieron varias líneas de investigación e
interacciones, incluyendo las siguientes líneas de investigación primaria de auditoría:
Relating to Previous Audit Results/ En relación con los resultados de la auditoria anterior:
Ncm1: Educaciòn. (SE CIERRA)

Se observaron desviaciones asociadas al control de la provisión del servicio.
Evidencia.
Al revisar el control asociado a la articulación de una formación en Media Técnica con el colegio
Sor Juana Inés de la Cruz. se observó lo siguiente:
• No se evidenció el acta del Consejo Directivo del colegio aprobando la iniciativa.
• Reportan que deben realizar una intervención o test vocacional para identificar
necesidades de formación de los estudiantes, no se evidenció informe específico.
Se incumple el numeral 8.5.1 que requiere que: La organización debe implementar la producción
y provisión del servicio bajo condiciones controladas.
Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable…:
c) la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para
verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas.
Tratamiento:
- Sensibilizar al Equipo de Media técnica sobre la NTC ISO 9001:2015 desde el contexto de
la Organización hasta la mejora del sistema de Gestión de Calidad. Se evidencia lista de
asistencia del 11 de octubre de 2019 y presentación de los temas tratados.
- Estandarizar los criterios y el método de seguimiento y medición para que todo el personal
conozca y lo desarrolle. Se evidencia acta de reunión del 30 de octubre de 2019, Desarrollo
del taller 2 documentación para la definición de metodologías de seguimiento y medición.

Documento:
- Elaborar, aprobar y socializar del procedimiento del equipo de media técnica y los formatos
o guías que se desprenden del mismo. Se evidencia Acta de reunión del 30 de julio de 2020
y Procedimiento PR-EDUC-079.V2.
NCm2: Gobierno Local (SE CIERRA)

No se observó que en la totalidad de los casos el proceso esté realizando el seguimiento a su
gestión.
Evidencia.
- Se toma muestra de proceso Verbal abreviado radicado con No. 2- 38089-18, del 12 de Junio
de 2018, por quejas de la comunidad sobre el no cuidado de la infraestructura por parte de
un vecino, se evidencia que el trámite paso a atención al reclamo, se evidencio visita a Junio
19 de 2018, del auxiliar administrativo Walter Darío Flórez, evaluando si la queja es
procedente en el sitio, no se evidencio comunicación a Control Urbanístico informando acerca
del hecho para que este haga la evaluación respectiva, por lo tanto no se ha hecho la citación
dicha audiencia.
- Se toma muestra de un proceso identificado con el radicado No. 4475-19-000, Nombre del
ciudadano Martha Cecilia Grajales Castellar, para trámite de conciliación extrajudicial en
materia de disolución y liquidación sociedad conyugal, se evidencia que en el software Theta
el proceso debe aparecer como cerrado, pero no ha sido cerrado después de 4 meses de
finalizado el tramite con los ciudadanos.
Se incumple el numeral 8.5.1 que establece que: La organización debe implementar la producción
y provisión del servicio bajo condiciones controladas.
Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:
c) la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para
verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas, y los criterios
de aceptación para los productos y servicios.
Tratamiento:
- Establecer mediante circular política de operación la obligación del seguimiento periódico de
los expedientes de cada despacho en cabeza de los comisarios de familia e Inspectores de
Policía; identificando los expedientes activos y con demora en su trámite, así como los
responsables de su actualización, con una periodicidad previamente establecida; este
seguimiento debe ser socializado y evidenciado en los grupos primarios de cada despacho con
el fin de implementar estrategias de mejora. Se evidencia circular No. 201960000244 del
29/11/2019 donde se recuerda que se deben hacer los grupos primarios mensuales haciendo el
seguimiento a los expedientes.
- Socializar los resultados de la auditoría externa en el comité primario de inspectores de
policía y corregidores con el fin de recordar los lineamientos frente al seguimiento y control
de cada uno de los despacho a cargo. Se evidencia acta de reunión del 12/09/2019 de la
socialización de las inspecciones de Policías
- Socializar los resultados de la auditoría externa en el comité primario de comisarios de familia
con el fin de recordar los lineamientos frente al seguimiento y control de cada uno de los
despacho a cargo. igualmente se evidencia acta de reunión del 13/09/2019 de socialización
a comisarías en el punto 5 del acta.
- Gestionar el seguimiento a los trámites de los diferentes despachos asociados a las
inspecciones de Policía y corregidores. Se evidencia diferentes registros de los seguimientos
a los trámites.

Documento:
NCm4: Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles. (SE CIERRA)
No se observó que en la totalidad de los casos el proceso esté cerrando las acciones correctivas
que implementa.
Evidencia. Se observa que PQRSD presentada el 11 de mayo de 2018, por una humedad
producida por una casa de Mayores, administrada por la Alcaldía en la calle 94 con la 79 en el
Barrio Miramar, mediante radicado No 201810127302 de la ciudadana Sol Beatriz Mariaca,
reporta que fue intervenida, sin embargo no se logró evidenciar si la persona considera que la
adecuación fue recibida a satisfacción, se incumple el requisito 10.2 que requiere que:
Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización
debe:
1) reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:
d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;
La organización debe conservar información documentada como evidencia de:
a) la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente.
Tratamiento:
- Realizar visita a la peticionaria Sol Beatriz Mariaca para verificar la satisfacción de lo requerido
en el radicado No 201810127302. Se evidencia registro de visita del 15/11/2019 y del
13/02/2020 en esta última la persona firma con recibido a satisfacción
- Realizar reunión con el proceso de Servicio a la Ciudadanía, para que socialicen a la Unidad
de Mantenimiento las políticas de operación que tienen definidos para este proceso, respecto
a la satisfacción del servicio al cliente. Se evidencia acta de reunión del 11/10/2019 donde
relacionan los cambios en políticas de operación.
- Ajustar las políticas de operación del proceso MBMI, donde se incluya la satisfacción al cliente
externo en la atención de las PQR´S." Se evidencian las Políticas de operación ajustadas en
documento PO-MBMI.001, V.3 actualizado del 16/12/2019
- Modificar la documentación asociada a las políticas de operación en lo relacionado con la
satisfacción del cliente externo en las PQR´S. Se evidencia la modificación de los
documentos.
- Socializar los cambios en la documentación asociada a las políticas de operación en lo
relacionado con la satisfacción del cliente externo en las PQR´S. Se evidencia acta del
05/12/2019 donde se realiza la socialización
NCm5: Evaluación y Mejora. (SE CIERRA)
No se observa que en la totalidad de los casos el proceso de Evaluación y Mejora lleve a cabo
evaluación de la eficacia y oportunidad de los planes de acción propuestos.
Evidencia.
Se observa que el proceso de Evaluación y Mejora componente evaluación independiente, realizó
una auditoria a la Secretaría de Desarrollo Económico, se observó que como hallazgo el auditor
identificó que no se habían realizado unas capacitaciones a los beneficiarios de créditos, como
plan de acción el proceso propuso el cruce de las listas de los beneficiarios de créditos, el cual fue

Documento:
establecido para Septiembre de 2016, para Septiembre de 2018, no habían avanzado en el cruce
de dichas listas, en el momento de la auditoría de Marzo de 2019 la actividad ha avanzado en un
40 %, incumpliendo el numeral 9.1.3 de la norma ISO 9001, que establece que: La organización
debe:
La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiados que surgen por el
seguimiento y la medición.
Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar:…
d) si lo planificado se ha implementado de forma eficaz.
Tratamiento:
- Revaluar el plan de mejoramiento con respecto a la acción formulada frente a la eficacia y
oportunidad y hacer las recomendaciones pertinentes a los auditados, teniendo en cuenta las
causas que dieron origen a la observación. Se evidencia Actas de reunión del 22 de octubre
de 2019, con la Secretaría de Desarrollo económico.
- Revisar y realizar una propuesta de ajuste a la política de riesgos de la entidad, que incluya
los niveles de tolerancia frente a la oportunidad de las acciones formuladas en los planes de
mejoramiento y la criticidad del riesgo identificado en la actividad de auditoría. Se evidencia
ajuste a la “Política Integral de Administración de Riesgos Municipio de Medellín” V.4;
numerales 7.3 Aspectos relevantes sobre los factores de riesgo estratégico y en 7.7 Niveles
de aceptación del incumplimiento en las acciones de mejoramiento. Se evidencia documento
de aprobación de la Política Integral de Riesgos por el Alcalde de Medellín. De igual manera
se evidencia acta del CICCI del 26 de septiembre de 2019.
NCm6: Control Urbanístico. (SE CIERRA)

No se evidencia que se implemente la prestación del servicio bajo condiciones controladas a
través de la solicitud N. 201910195733, salida: 201930236590 del 4 de junio de 2019 al
Constructor Diseños Asociados SAS, para el seguimiento al Desarrollo Urbanístico y constructivo.
Evidencia: Acta de Inspección, seguimiento y control a obras en construcción y atención a PQRS.
FO-CONU-005.V.4, no se encuentra diligenciada en su totalidad especialmente el concepto de
la revisión realizada en campo.
Incumpliendo de esta manera lo establecido en el numeral 8.5.1 en lo relacionado con la
implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para verificar
que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas y los criterio s de
aceptación para los productos y servicios.
Tratamiento:
- Establecer directrices claras frente al diligenciamiento de los formatos a través de circulares
y/o instructivos. Se evidencia comunicación interna del 31/10/2019 con estas directrices
- Socializar las políticas de operación definidas tales como: instructivos, formatos y otros; a
los servidores responsables de su aplicación. Se evidencia registro de asistencia a eventos
de socialización del 28/08/2019 sobre la estructura de la Subsecretaría de control urbanístico,
igualmente se evidencia registro, se evidencian también registros de inducción y re inducción.
- Hacer seguimiento al diligenciamiento de los formatos y verificación del cumplimiento de las
políticas de operación definidas. Se evidencia que toman muestras aleatorias del 10% de las
solicitudes para la revisión del diligenciamiento de los formatos.
- Realizar las mejoras y ajustes necesarios según los resultados de los seguimientos. Se
evidencia mejora de Acta de inspección, seguimiento FO-CONU-005, V.5

Documento:
Relating to this Audit; including any significant changes (eg: to key personnel, client activities, management system, level of integration,
etc.):/ En relación con esta auditoría; incluyendo cualquier cambio significante (ejemplo: personal clave,
actividades de los clientes, sistema de gestión, nivel de integración, etc):
REVISIÒN DE HALLAZGOS DE FASE 1.

Hallazgo crìtico:
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas:

El formato de identificación grupos de valor y grupos de interés. FO-DIES-080. V. 2 del 20 de mayo
de 2020, partes Interesadas, no identifica para todos los casos la descripción de la parte
interesada, ni las expectativas y necesidades. Algunos casos observados: Claro, Avantel,
Movistar, Curadurías Urbanas, Valle de Aburrá y Corantioquia. En la mayoría no se evidencia
retroalimentación de acuerdo a lo establecido en el instructivo ubicado en la tercera pestaña del
documento en Excel; para asegurar que se revisa y se hace seguimiento al cumplimiento de estos
requisitos identificados: Necesidades y expectativas.
Tratamiento:
Formato: Formato de identificación grupos de valor y grupos de interés. FO-DIES-080. V.3.
Complementaron la identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. De
igual manera establecieron la manera como se hace la retroalimentación.
Es una prueba piloto para el Proceso de Direccionamiento Estratégico. Acción correctiva N. 2549,
fecha de ejecución 28 de Noviembre.
VERIFICACIÒN USO DE MARCA:

Su uso se encuentra reglamentado en el Manual de identidad gráfica, página 5: Se usa en la
papelería Institucional, hoja membrete, boletines e informes. El uso es acorde a lo establecido en
el reglamento.
Se confirma el Alcance de la certificación del Municipio de Medellín a través de la evaluación de

los diferentes Procesos especialmente los Misionales; donde se verificó la ejecución de los
diferentes Proyectos y se confirma la Prestación de los Servicios Públicos a través de Políticas
Públicas alineadas al Plan de Desarrollo Municipal y coherentes con el Plan Nacional de
Desarrollo. La evidencia de lo anterior, se encuentra en las notas en cada Proceso evaluado.
El Municipio de Medellín ha realizado su proceso de cambio de Administración a partir del 1 de enero

de 2020; lo cual significa la adopción de un nuevo Plan de Desarrollo para el cuatrienio 2020-2023.
Como consecuencia de ello se actualiza el Contexto de la Organización y se encuentra en el Proceso
ajuste de indicadores y documentación. A raíz de la pandemia ocasionada por el COVID-19, han
implementado ajustes importantes a los Procesos de Atención al Ciudadano y Grupos de Interés a
fin de no afectar la Prestación de los servicios. Se aprecia un crecimiento en el Número de Servidores
Públicos durante los últimos tres años (desde el inicio del primer ciclo de certificación año 2017), pues
actualmente cuenta con 5.457.
A continuación, se enuncian las líneas de investigación significativas realizadas durante la auditoría
al total de los Procesos (27) y 4 sedes seleccionadas en la muestra:

Documento:
PROCESOS YSEDES EVALUADAS:
1. PROCESO. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:

Virtual Teams de Microsoft.
Requisitos: 4.1; 4.2; 4.3; 5.1; 5.2; 5.3; 6.1; 6.2; 6.3; 7.3; 9.1; 9.3; 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Rodrigo Loaiza, Líder de Programa. Isabel Cristina Grajales Atehortua, Profesional
Especializado, Departamento Administrativo de Planeación.
Documentos revisados:
Caracterización del proceso CA-DIES-002 V8.
Evidencias verificadas:
Rendición pública de cuentas:
 Informe rendición de cuentas Plan de Desarrollo 2019: Informe General del Alcalde, periodo
2016-2019 fecha Diciembre de 2019. Se evidencia su publicación en el sitio web. Se
destacan entre otros, algunos temas: Principales resultados de indicadores trazados de
Ciudad, Gestión Fiscal y Financiera, Avance Físico y Financiero del Plan de Desarrollo,
Informes de Gestión de cada año, inversión por Comunas y Corregimientos y el desarrollo
de las 7 dimensiones del Plan de Desarrollo, las cuales son evaluadas a través de
indicadores.
Seguimiento al Plan de Acción: Ana Isabel Usuga.

 Se evidencia documentos a diciembre de 2019. El seguimiento se realiza con periodicidad
anual. Es el seguimiento que se hace al Plan de Desarrollo. Se hizo a agosto de 2020,
está en proceso la aprobación y publicación.
Avance Financiero. Recursos que destinan para cumplimiento del Plan de Desarrollo. Seguimiento
a la ejecución presupuestal.
Contiene 624 Proyectos:
Se analiza los Proyectos de Iniciativa Institucional. Estos son los Proyectos del Departamento
Administrativo de Planeación:
Proyecto PD 1231. Sistema Municipal de Planeación para el desarrollo sostenible, integral,
planeado y participativo.
Proyecto PD 1232. Proyecto 160437. Fortalecimiento de la planeación participativa del
Desarrollo. Cumplimiento de la meta al 200%.
Se evidencia el cumplimiento General.
Muestra: Reto: 4.1 - Medellín garantiza su oferta educativa Programa: 4.1.2 - Fortalecer el sistema
de educación técnica y superior Proyecto PD: 4.1.2.1. Apoyo para el acceso a la educación
superior.
Proyecto N. 160149. - Ampliación de la oferta académica en atención a los requerimientos
sociales y productivos – ITM. Se evidencia la medición y la eficacia es del 85%.
Proyecto N. 160259. - Fortalecimiento de la Escuela en Entorno Protector. Síntesis Proyecto:
Eficacia: 100%. Acompañamiento Psicológico a Instituciones Educativas.
Proyecto N. 160112. - Apoyo a las Juntas Administradoras Locales JAL. Trabajando con vos.
Proyecto: Eficacia: 100% Ejecución Financiera: 94%. Eficiencia (Eficacia / Ejecución Financiera *100):
106%.
Análisis: En las sesiones de las JAL se trataron temas de interés colectivo para las Comunas y
Corregimientos, por franjas tipo nodal, incrementando las acciones de articulación.
Proyecto N. 160367 - Prevención de la lucha contra la corrupción. Síntesis Proyecto: Eficacia:
100%. Ejecución Financiera: 85%. Eficiencia (Eficacia / Ejecución Financiera *100): 117%.

Documento:
Indicadores:
Indice de desempeño Institucional:
Se mide con periodicidad Anual. Logro: 97.1%. Año 2019. Indicador de eficiencia. Se analizan
tendencias.
Riesgos: Variaciones inesperadas en los instrumentos de planificación y financieros por causa de
un riesgo exógeno sobreviniente que obliguen al Municipio a cambiar las priorizaciones de un Plan de
Gobierno que se refleja en un Plan de Desarrollo Municipal y otros instrumentos. Este es un riesgo
nuevo. Se evidencia Último seguimiento a todos los riesgos con corte: Segundo cuatrimestre a Agosto
de 2020.
Acciones correctivas. Acción de mejora N. 530. Se materializó el último cuatrienio del 2020.
Acción correctiva N. 2549. Generada en la Auditoria Interna y relacionada con la caracterización
de población para lograr una homologación de grupos de interés de manera unificada.
Conclusión:
El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015
2. PROCESO INFRAESTRUCTURA FISICA:

Virtual Teams de Microsoft.
Requisitos aplicables: 4.1; 4.2; 4.3; 5.1; 5.2; 5.3; 6.1; 6.2; 6.3; 7.3; 9.1; 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Nathalia Urrego Arias, Secretaria. William Buitrago, Líder de Programa Prospectiva.
Documentos revisados.
 Caracterización CA-INFI-001. V. 14.
Proyecto: Pre construcción y construcción 2da calzada Av. 34 comprendido entre el sector La
Aguacatala hasta la Loma de Los Balsos (Cl. 9 Sur) y obras complementarias. Contrato N.
4600078580.
 Se evidencia publicación en el SECOP, licitación de obra pública. Contiene todos los anexos.
Inició el febrero de 2018. Ya se encuentra finalizado. (12 de octubre de 2020 terminó la obra
civil). Publicación o información a la Comunidad. No se evidencia.
 Estudios y Diseños.
 Acta de vecindad de cierre, código. FO-INFI-031. Visita realizada el 18 de agosto de 2020.
Contrato N. 4600078580. Dirección. Carrera 36 N.10-37. Observaciones: Estado de la
acera en buenas condiciones para ser tenidas en cuenta para el cierre del acta de entorno
con la Secretaria de Infraestructura Física, firmado por el propietario y por el interventor.
 Se evidencian las vallas Ampliación de la Avenida 34 entre el sector La Aguacatala y la
Loma de los Balsos.
 Registro fotográfico de entrega de piezas.
 Acta de reunión Secretaria de Infraestructura física, FO-INFI-009, Conjunto Residencial
Balsos de Oviedo.
 Informe fotográfico de socialización de inicio de obra, realizado el 13 de marzo de 2019.
Se evidencia listas de asistencia.
 Plano del Proyecto.
 FO-ADQUI-120. V.7. Informe parcial de supervisión y/o interventoría. De 01 al 30 de
diciembre de 2019. Informe N. 11. Y el de agosto de 2020.
Se evalúa en el Plan Indicativo y Plan de Acción. Se evidencia en el documento.
Indicadores:
Hicieron reingeniería al Proceso. Los cuales iniciarán su medición a partir del mes de noviembre.
Se evidencia la última medición del indicador en obsoletos, enero de 2019.

Documento:
Muestra:
Construcción de Ciclorutas.
Medición. Construcción de Ciclorutas. Se revisa el seguimiento realizado al Plan Indicativo, cierre
mes de agosto, porcentaje de avance.
Salidas No conformes: No se han presentado.
Se encuentra en Proceso la actualización de la ficha de Salida de Cara al Ciudadano. FO-DE-
INFI-013, V.7.
Riesgos:
Desacierto en la toma de decisiones frente a cambios, modificaciones o alteraciones del alcance,
valor, plazo de ejecución, metas o planes de trabajo; en los proyectos relacionados con la
ejecución de diseños y obras de infraestructura Física. Controles realizados. Mesas de trabajo en
el mes de mayo y Junio de 2020, para analizar los diferentes riesgos del Proceso. No se ha
materializado.
Fortalezas:
 Documentaron tres riesgos nuevos de corrupción asociados al Proceso, lo que hace que
se generen alertas y actividades de mitigación.
 Se encuentra en Proceso la modificación del nombre del Proceso, para que no sea igual a
la Secretaría.
Conclusión: Se hace reingeniería a los indicadores, los informes de interventoría son robustos y
dan a conocer actividades propias del Proceso con miras a incluir el componente Ambiental. Se
evidencia la mejora en el formato de Supervisión, observado en el informe del año 2019 y el último
de agosto.
El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015.
3. PROCESO GESTIÓN JURIDICA:

Requisitos aplicables: 6.1; 6.2; 7.1.3; 9.1; 9.3; 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: María Teresa de Guadalupe Muñoz Jaramillo. Subsecretaria de Prevención del Daño
Antijurídico. Lorena Andrea Restrepo. Líder de Programa.
Documentos Revisados:
 Caracterización CA-GEJU-001. V.7.
 Procedimiento Conceptos Jurídicos. Cód. PR-GEJU-022.
 TS03-310167. Radicado N. 20202130000781. Concepto Proyecto de Acuerdo 023 de
2020. Se crea la Comisión legal para la equidad de la Mujer en el Municipio de Medellín.
Fecha de creación el 03-08-2020. Fecha de vencimiento 27-09-2020. Responsable: Elsa
Miyerlay Caro Foronda. Se evidencia la solicitud en la plataforma HERMES- Sistema de
Gestión de Reparto. Se evidencia solicitud y el concepto el cual concluye que el Proyecto
de Acuerdo 023 de 2020 es viable jurídicamente. FO-GEJU-008. V.7.
 TS03-310172. Radicado. Fecha de creación. 24-09-20. Solicitud concepto Proyecto de
Acuerdo 026 de 2020. Responsable: Luz Marian Escobar Chavarriaga. Se encuentra en
trámite esperando los insumos de otras Secretarías.
 TS03-410289. Radicado N. 202010253548. Solicitud de ISVIMED. Inicia: 15-09-20 y
finaliza el 29-09-20. Responsable: Ángela María Ortega Bermúdez. Se evidencia solicitud:

Documento:
Proyecto de Acuerdo 023 de 2020 “Por medio del cual se modifica el Acuerdo 089 de 2018
y se crea la Comisión Legal para la Equidad de la Mujer, en el Concejo de Medellín”.
Se evidencia el formato FO-GEJU-008 Versión.7 Concepto, del 21 de septiembre de 2020.
Concluye que el proyecto de Acuerdo 023 de 2020 es viable jurídicamente. Firma el
Secretario.
Indicador: Oportunidad en la emisión de Conceptos Jurídicos.
Periodicidad semestral, la última fue en el mes de julio. Meta obtenida del 16.2, la cual se
encuentra dentro del rango esperado. Se evidencia análisis y la mejora obtenida comparada con
el resultado del primer semestre la cual fue del 19.8.
Riesgo:
Cuando un servidor público de la Secretaría General, deja de realizar las acciones judiciales,
extrajudiciales y administrativas correspondientes a la defensa activa o pasiva del Municipio.
Asociado a la Secretaria de Defensa. Control identificado: Que se hagan todas las actuaciones
que tienen que ver con el Proceso. “Diariamente se expide la agenda a los abogados. Y
semanalmente. Se evidencia.
Acción correctiva: Manifiestan no tener.
Salidas No conformes. Manifiestan no tener.
Fortalezas:
 Se ajustaron los procedimientos decreto 806 de 2020. Asociado a la Pandemia. Forma de
comunicación con la Procuraduría y despachos judiciales, lo que ha permitido agilidad en
el trámite y atención de los Procesos, porque llegan las solicitudes por correo electrónico.
Ha mejorado la comunicación con despachos judiciales, las conciliaciones se realizan de
manera virtual.
 La bondad de los Sistemas de Información HERMES Y HELENA, ha permitido trabajar
desde casa.
 Procedimiento de Actos Administrativos se ajustó a la virtualidad por temas del COVID.
PR-GJ-031. Ajuste a la radicación virtual.
Conclusión: Se destaca la reacción que tuvieron frente a la Pandemia que permitió el ajuste a
los Procedimientos y de esta manera no afectar el servicio a la Ciudadanía.
4. PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES:

Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 9.1.3; 10.1; 10.2; 10.3
Auditados: Sebastián Gonzalez, Subsecretario de Tecnologías y Gestión de la Información.

Carlos Botero, Líder de Infraestructura.
Documentos Procedimiento Monitoreo BACK UP. Cód. PR-TICS-065.
Las copias de seguridad se hacen en la Herramienta Veritas NetBackup. Se hacen al disco y a
cintas.
 Procedimiento Monitoreo BACK UP. Cód. PR-TICS-065. V. Documento Específico DE-TICS
GITI Estándar para nombrar políticas de backup.
 PET. Plan estratégico de Tecnología. V.3.
 Mapa y Plan de Tratamiento de riesgos. DE-TICS-084.

Documento:
Evidencias verificadas.
Políticas de respaldo de información. Se evidencia:
 VMWare se realiza diario, se retiene cada mes en la herramienta Appliance. Se ejecutan
los sábados y se envían las cintas a custodia semanalmente.
 EXCHANGE: se realiza diario, se retiene cada mes en la herramienta Appliance. Se
ejecutan diariamente.
 SOLMAN (OpenText - herramienta de archiving). Se ejecuta mensual, cada dos meses en
la herramienta Appliance. Se ejecuta el último domingo de mes. Informan su
almacenamiento en el Datcenter ubicado en el sexto piso. Monitoreo 7x24.
En el PET se establece la manera como se hace monitoreo a la disponibilidad de los servicios
tecnológicos mediante herramientas de monitoreo y el cumplimiento de los ANS. Se verifica: A
través de la herramienta Ruckus para revisar si el servidor está disponible y la capacidad de los
servidores en memoria y Procesamiento y capacidad de disco.
Con la herramienta TELL monitorea la red cableada.
Con la herramienta PRTG monitorean los enlaces con cada uno de las sedes, la capacidad en
megas. Esto son sirve para decidir si se amplía el ancho de bandas.
Herramienta para monitorear la red inalámbrica es propia de Ruckus.
Indicadores:
Disponibilidad de la plataforma tecnológica: Mide la disponibilidad a 8 plataformas.
Meta. 99.6%. Se mide con periodicidad mensual. Se genera un Análisis de los datos
fortalecido. Se evidencia documento “DISPONIBILIDAD DE LAS PLATAFORMAS
TECNOLÓGICAS Septiembre de 2020”.
Riesgos:
Indisponibilidad de la plataforma tecnológica.
Materializado. Documentan la acción correctiva N. 578. Agosto 13 de 2020. Analizan las
causas.
Fortalezas:
 Los cambios y mejoras en la tecnología e infraestructura, lo que ha permitido que la
comunicación sea más fluida y genere una mayor cobertura.
 Se cambiaron todos los switches de la red cableada a Switch Dell, ha permitido la
modernización de toda la tecnología y la actualización y mejoramiento de las políticas que
se tenían a nivel de conectividad.
 Se cambió el servidor de telefonía al interior del CAM. La planta que tenía más de 10 años
de uso.
 Se instaló el aplicativo Equinox, para usar la extensión en cualquier tipo móvil.
 Se cambió la tecnología de wifi de Eqinox a Ruckus, lo que ha permitido que la
comunicación sea más fluida y tener una cobertura mayor para empleados como visitantes.
 Se adquirió con Microsoft el office 365, lo cual ha permitido la ampliación de la capacidad.
 En el Centro de Servicios compartidos se implementaron nuevos proyectos: Se tienen 20
proyectos.
Conclusión: El Proceso monitorea de manera adecuada la disponibilidad de los servicios

tecnológicos mediante herramientas de monitoreo.
El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015

Documento:
5. PROCESO GESTIÓN SOCIAL DEL RIESGO:
Virtual teams Microsoft.
Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1; 10; 10.2; 10.3.
Auditados: Mónica Alejandra Torres. Secretaria de Inclusión Social, Familia y Derechos
Humanos.
La planificación del servicio se hace desde el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), Plan
Anual de Supervisión e Interventoría, elaboración de especificaciones técnicas, donde se definen
las estrategias y acciones a implementar según las problemáticas identificadas.
 Caracterización.
 Procedimiento atención de centros integrales para la familia. PR-GESR –
 Caracterización del Modelo MEDELLIN ME CUIDA, Secretaria de Inclusión Social,
Familia y Derechos Humanos.
Evidencias verificadas: Se toma como evidencia el programa asociado la entrega de

ayudas humanitarias a la Población vulnerable en razón a la Pandemia mediante decreto
N0457 del 7 de marzo de 2020 a través de dos contratos:
Contrato 4600085596 de 2020. Efectivo Limitada. Prestación de servicios de entrega de
apoyos vía transferencia monetaria no condicionada a personas vulnerables para la atención
de emergencias COVID-19. Duración un (1) mes. Se evidencia en el SECOP todo el proceso
con los anexos mediante N. de proceso 29358.
 Acta N. 12.
 Estudio previo N. 41214. FO-ADQU V. 3.
 Acta de inicio. FO-ADQU-058. V.5.
 Informe parcial de supervisión. FO-ADQU-12010 V.10. Presentado el 10 de mayo de
2020 presentado por los supervisores FABIAN RODRÍGUEZ GARRO, MARTIN OSSA
ESCOBAR y WILLINGTON LUJÁN MURIEL. Contiene el informe Técnico, Administrativo,
Financiero y Contable y Jurídico de la ejecución del proyecto.
 Acta N. 22, de urgencia manifiesta.
 Informe de supervisión. FO-ADQU-12010 V.10. Presentado el 10 de junio, por los
supervisores FABIAN RODRÍGUEZ GARRO, MARTIN OSSA ESCOBAR y WILLINGTON
LUJÁN MURIEL.
 Resolución 202050025064 del 16 de abril de 2020, por la cual se determinan los
beneficiarios y el monto de la transferencia monetaria no condicionada en el marco
del Estado de Emergencia Económica , Social y Ecológica ocasionada por el
COVID-19.
Contrato 4600085547 de 2020. Créditos Empresariales (Gana). Mediante el Decreto

Municipal 467 de 2020. Contratación por Urgencia manifiesta. Apoyo económico a
personas vulnerables para la atención de emergencias COVID-19. Contratación directa,
urgencia manifiesta por dos (2) meses. Se evidencia en el SECOP todo el proceso con
los anexos mediante N. de proceso 29322.
 Acta N.10, justificación de urgencia manifiesta. De 4 de abril de 2020. Se definen los

temas relacionados con la contratación, derivados de la urgencia manifiesta decretada
por el Gobierno Nacional.
 Análisis del sector Económico. Contratación directa régimen especial FO-ADQU-129
V.2.
 Informe parcial de supervisión N.1, del 24 de abril de 2020. Presentado por los

Documento:
supervisores FABIAN RODRÍGUEZ GARRO, MARTIN OSSA ESCOBAR y WILLINGTON
LUJÁN MURIEL.
 Informe final de supervisión y/o interventoría. FO-ADQU-119, V.7. Presentado por los
mismos interventores.
Se revisa la circular externa 002 Contraloría General de Medellín. Documento Ruta de
Atención en la Contingencia para la atención de la Población vulnerable durante la
cuarentena. Contiene los criterios de selección de la población a beneficiarse del
programa.
Son evidenciados y revisados los reportes de llamadas (10.000) a la población beneficiada
confirmando el beneficio 7.760 y cobraron la ayuda económica.
Indicadores: Asociados al plan de Desarrollo anterior.
Medidos para el cumplimiento del cuatrienio.
Familias que mejoran su condición de vida a través de procesos de inclusión social . Cumple:
105%.
Personas que mejoran sus relaciones familiares por medio del acompañamiento de la estrategia
Familia Medellín. Cumple, 105%.
Hogares con acompañamiento familiar para la superación de la pobreza extrema desde la
medición multidimensional. Resultado del 75%. No cumple. La acción a tomar fue ajustar la meta
para el próximo cuatrienio de 85.696 a 60.000 hogares acompañados. Y en revisión del informe
de indicadores al mes de agosto se evidencia cumplimiento de la meta. Resultado: 118.8%.
Oportunidad de mejora N. 829. Por autoevaluación, generada el 7de mayo.
Relacionada con la actualización del proceso de acuerdo al nuevo Plan de Desarrollo. Avance del
plan del 48.7%.
Los riesgos se encuentran en proceso de actualización de acuerdo al nuevo Plan de Desarrollo.
No han identificado Salidas o conformes.
Gestión del cambio: Documento Planificar el cambio DE-DIES-063, V. 2. Asociado a la
actualización de los indicadores del Proceso en razón al nuevo Plan de Desarrollo.
Fortalezas:
Actualización de los procesos de acuerdo al nuevo Plan de Desarrollo.

Mejora en la satisfacción de los Programas Alimentarios, apoyo nutricional para la
Población Vulnerable.
Conclusión: El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma
ISO 9001:2015
6. PROCESO CATASTRO:
Virtual Team Microsoft.
Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1.1; 9.1.3;
9.2; 9.3 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Iván Mauricio Salazar, Secretario. Iván Mauricio Salazar, Subsecretario de Catastro.
Catalina Navas Pérez, Contratista. Gestión Documental. Juan Carlos Gómez Suárez, Líder de
Programa.
 Caracterización CA-CATA-004. V. 10.
 Procedimiento Revisión de Avalúo. PR-CATA-061. V.2.

Documento:
Se verifican los siguientes radicados.
202030062826: Albeiro de Jesús Escobar Ávila. Resolución N. R-4388 del 27 de febrero de 2020.
Modificar la inscripción catastral del predio con matrícula inmobiliaria N°1289388, respecto al avalúo
catastral, a partir del 26 de diciembre de 2019. Respuesta a la solicitud radicado el 27 de febrero. Se
evidencia en la plataforma Mercurio los soportes adjuntos que debe presentar el Ciudadano.
1201900597692. Sara Marcela Saldarriaga Pareja. Resolución N. 2659 del 1 de septiembre de 2020.
Modificar la inscripción catastral, del ID predio 960070572.
1202000615887. Resolución 2071 del 21 de septiembre de 2020. Modificar la inscripción catastral
de los predios identificados con las matrículas inmobiliarias 1120195, 1168610 y 1218536 en lo
concerniente al avalúo catastral, a partir del 26 de diciembre de 2019
Indicadores:
Actualización de los predios de la base catastral: Se mide con frecuencia anual, la última medición
está con corte a diciembre de 2019. Con un cumplimiento del 100%. Se evidencia documento anexo
relacionado con el análisis del indicador.
Riesgos:
De Gestión.
Demora: Posible tardanza en el cumplimiento o entrega de respuestas oportunas.
Riesgo materializado. Acción correctiva: 564. Junio 2 de 2020. Se revisa en Solución.
Fortalezas:
 Cambio de Sede. Edificio Business Plaza, han logrado mejorar el ambiente de trabajo.
 Renovación de los equipos tecnológicos.
 Trabajo en casa y asistencia física a la sede con aforos especiales y medidas de
bioseguridad, máximo el 30% de ocupación.
 La integración de las herramientas SAP-MERCURIO, han permitido entre otras la disminución
del uso de papel.
 Los seguimientos adecuados a la gestión de los trámites a través de la plataforma, han
disminuido los tiempos de respuesta.
 La digitalización de los trámites, realizados a raíz de la Pandemia, ha permitido que no se
afecte la atención a los requerimientos y trámites realizados por los Ciudadanos.
Conclusión: El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma

ISO 9001:2015.
7. PROCESO. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Requisitos: 6.1; 7.5.3; 8.4; 9.1.1; 9.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Hernán Uribe, Subsecretario de Suministros y Servicios. Leidy Jiménez Echavarría,
Subsecretaria de Selección y Gestión de Proveedores.
Documentos Revisados.
 Caracterización del proceso. CA-ADQU-001 V13.
 Plan Anual de Adquisiciones.
 Procedimiento Gestión de Proveedores.
Selección de Proveedores: Orden de Compra N.46536, 25 de marzo de 2020. Proveedor. Asear
S.A ESP.

Documento:
Objeto: Prestación de Servicios de Aseo.
 Estudios Previos N. 28271. FO-ADQU-001. V.3.
 Acta de inicio, 01 de abril de 2020. Tiempo: Nueve (9) meses.
 Informe de Supervisión presentado el mes de abril de 2020, Alejandro Osorio Zapata,
Supervisor.
 Informe de Supervisión presentado el mes de junio de 2020, Alejandro Osorio Zapata,
Supervisor.
Se evidencia informes mensuales desde el mes de Mayo hasta el mes de Agosto.
Lo anterior, evidenciado en la Plataforma Acuerdo Marco de Precios, seleccionado por Colombia
Compra Eficiente.
Seguimiento del desempeño de los proveedores.

Los Informes de Supervisión contiene entre otros: Informe Técnico, Informe Administrativo,
Informe Financiero y Contable. Además registros fotográficos que evidencian la ejecución de las
actividades de Aseo en diferentes Instituciones.
El Contrato se encuentra aún en ejecución y su fecha de culminación es en el mes de Diciembre
de 2020.
Gestión del conocimiento.
Proyecto SIMO se dejaron algunos artículos donde las personas escriben lo que hacen día a día
en la ejecución de sus actividades, que contribuyen a la captura retención y transferencia de
conocimiento.
Se evidencia asistencia a la capacitación “Modalidades de Contratación” realizado el 24 de agosto
de 2020. Asisten 55 Servidores Públicos.
Programa Escuela de Proveedores, indicando forma de Contratación, Políticas Públicas, entre
otros. Se realiza de manera virtual, se han capacitado 1.269 en 11 charlas para 115 personas.
Se evidencia informe fotográfico.
Indicadores:
Ahorros logrados en la adquisición función centralizada de las compras.
Oportunidad en el proceso de selección.
Proceso de contratación por convocatoria pública con único oferente.
Hacen parte del Plan de Desarrollo. Indican que se va a dar continuidad con el Nuevo Plan de
Desarrollo. La medición se encuentra con corte a 31 de Diciembre. Se evidencia la medición a
agosto de 2020. Cumple con la meta establecida.
Acciones de mejora del proceso
Acción de Mejora N.844. Actualización de la caracterización del Proceso, Indicadores y Salidas
del Proceso.
Riesgos:
De Gestión.
 Incumplimiento en la aplicación de políticas de operación, directrices, planes y la normativa

legal del proceso de adquisiciones.
No se ha materializado. Se evidencia seguimiento cierre mes de agosto.
Fortalezas.
 Implementación del abastecimiento Estratégico, para establecer una estrategia de Compra
y que permita hacer compras más eficientes. Se encuentra en ejecución en un buen
porcentaje de avance.
 Liderar la implementación en el Conglomerado Público en el tema de Adquisición de Bienes
y Servicios.
 Tienda Virtual de la Alcaldía de Medellín, lo que permite realizar compras conjuntas.

Documento:
Conclusión
8. PROCESO. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Requisitos: 6.1; 7.1; 7.1.3; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 9.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Juan Camilo Oliveros. Subdirector de Prospectiva, Información y Evaluación Estratégica.
 Caracterización CA-GINF-002, V.10.
 Procedimiento Integración y publicación de conjuntos de datos en la Plataforma Medata. PR-
GINF-012. V.1.
 Catálogo de datos.
 Sitio Web, Medata. Se revisa por dependencias y se escoge la siguiente muestra.
Muestra: Salud. Se puede evidenciar la información publicada Registro de pacientes atendidos en las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud con diagnóstico probable o confirmado de Dengue y
notificados al SIVIGILA desde el año 2008 al 2018. Fecha de publicación: 24-09-19, fecha de
actualización. 28-04-20.
Indicadores:
Sistema de información Diseñado y Desarrollado. Meta. 70%. Logro 100%, diciembre de 2019. Se
evidencia el análisis del resultado.
Salidas No conformes. No reportan.
Acción de mejora y correctiva. No reportan.
Riesgos:
Tienen tres tipos de riesgos: corrupción, inexactitud e incumplimiento. Se toma como muestra:
Inoportunidad o aplicación a destiempo, debido a condiciones del entorno, de las políticas, estrategias
o procedimientos de entrega de información a los ciudadanos. Se controla a través de la verificación
semanal de los requerimientos recibidos de las dependencias. Se imparten lineamientos para
direccionar las acciones de comunicación a cumplir. No se ha materializado.
Fortalezas:
 Diseño del formato para realizar el estudio del Proceso y de esa manera revisar y programar
los cambios.
 La identificación de las partes interesadas.
 Diseñaron el formato CANVAS.
Conclusión:

Documento:
9. PROCESO EDUCACIÓN:
Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Alejandra Márquez, Subsecretaria de la Planeación Educativa. Juan Guillermo Matiz,
Profesional Universitario. Johan Stiven Londoño, Coordinador del Equipo Planes, Programas y
Proyectos.
 Caracterización CA-EDUC-001. V.8.
 Procedimiento Inspección, vigilancia y control a los Establecimientos Educativos.
 Protocolo de atención a la Ciudadanía para realizar trámites en línea durante la actual
contingencia. Se visualiza en la Página Web de la Alcaldía.
 Seguimiento visitas 2020.

Muestra seleccionada:
Centro de Estudios Técnicos de América. Núcleo 927. Programa: Conocimientos académicos en
Preparación para la validación del Bachillerato.
Se evidencia:
 Formulario.
 Correo electrónico informando la visita. 28 de septiembre y 27 de octubre.
 Se evidencia los documentos enviados por la Institución: Coinciden con los que fueron
solicitados en el correo.
 Se encuentra en Proceso de revisión. Aún no se han cumplido los tiempos.
PQRSD:
Se reciben a través del Sistema Mercurio y se recibe a través del Back office.
Se creó un proceso virtual, canal digital en razón a la Pandemia y se creó un correo
radicación.edu@medellin. edu.co.
 Informe cierre mes de julio. Se ampliaron los tiempos para las respuestas a raíz del decreto
491.
Indicadores:
Tasa de cobertura neta en la educación primaria.
Meta: 53%. Resultado: 49.56%. Analizan el resultado y tendencias.
Acción correctiva N. 2541. Del 9 de septiembre de 2020. Se identifican las causas con la técnica
de los tres por qué, asociados al cambio de Administración por lo que no se habían nombrado los
Profesionales que asumieran esa tarea.
Esta acción se encuentra asociada a la N. 2488 de auditoría Interna.
N. 2540. Incumplimiento del indicador “niños y niñas atendidas en un buen comienzo”.
Asociada a la acción N.2488.
Riesgos:
Materializado el riesgo de Ausentismo Laboral. Verificación de una incapacidad, (documento
falso). Acción 557.
Posibilidad de cometer errores en el desarrollo de las actividades de planeación y ejecución para
la prestación del servicio educativo.
(Desacierto)
Hallazgo: A través de oficio radicado No. 202030147691 del 22 de mayo de 2020, donde se le

Documento:
informa a la rectora del colegio que en vista de que el establecimiento educativo persiste
parcialmente en los hallazgos y que esta dependencia carece de potestades disciplinarias, los
resultados de esta revisión serán remitidos al Equipo de Apoyo Jurídico, con el fin de que la
información sea analizada y, desde allí, se adelanten las acciones administrativas que
correspondan. Acción N. 556.
¿Cómo es la atención a la Ciudadanía con el Covid-19?
Cierre obligatorio de taquillas en marzo a través de una circular. Los correos genéricos para cada
una de las taquillas físicas y los ciudadanos realizan los trámites. Protocolo para la atención. El
resultado ha sido positivo y los cierres fueron en un 100%. El acceso estuvo permanente y
monitoreado. Pues no se afectó la atención.
Las taquillas ya están abiertas parcialmente desde el 4 de septiembre. Horarios más reducidos.
 Protocolo de atención a la Ciudadanía para realizar trámites en línea durante la actual
contingencia. Se visualiza en la Página Web de la Alcaldía.
Se documentó la acción N.2485 relacionada con la gestión del cambio a raíz de la pandemia para
no afectar la atención al Ciudadano. Fue detectada por la Auditoría Interna.
Fortalezas:
 Caracterización de los trámites, actualización de las hojas de vida de los trámites y la

racionalización de ellos, para la actualización de la ficha de Salida de Cara al Ciudadano,
asociado a la Política de Cero Papel.
 Rediseño de la Unidad de Buen Comienzo, que permite la permanencia de este grupo
estudiantil. Busca mejor calidad para la vida de los niños y las niñas y mejora el indicador
de permanencia en el Proceso Educativo.
Conclusión:
10. FORTALECIMIENTO DE LA CUIDADANIA.

Virtual Teams Microsoft.
Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1.1; 9.1;
10.2; 10.3.
Auditados: Juan Pablo Ramírez Álvarez, Secretario de Participación Ciudadana. Nelson Sierra
Restrepo, Líder del Programa de Acción Comunal.
 Caracterización CA-FOCI-001.V.3.
 Procedimiento Inspección a Organizaciones Comunales. PR-FOCI-036.V.1.
 Plan de Trabajo: FO-DIES-063 Gestión del cambio Organizacional.
 Comunicación anunciando el Acto Administrativo para realizar la visita de inspección.
 Acto Administrativo N. 201970000076 del 14 de marzo de 2019.
 Plan de Inspecciones FO-FOCI-071 año 2020, no define los meses en que se intervienen
las diferentes Organizaciones Comunales y las actas e informes de inspección
evidenciadas corresponden al año 2019.
No conformidad menor:
No. Requisitos ISO Proceso Descripción del Sede

9001:2015 Hallazgo

Documento:
1 8.5.1. ( a ) Fortalecimiento de la No se observó que en la Virtual Team
Ciudadanía. totalidad de los casos el
Microsoft.
proceso realice
seguimiento a las
intervenciones de
inspección.
Evidencia.
El Plan de Inspecciones
FO-FOCI-071 año 2020,
no define los meses en
que se intervienen las
diferentes Organizaciones
Comunales y las actas e
informes de inspección
evidenciadas
corresponden al año 2019.
Incumpliendo lo
establecido en el numeral
8.5.1 literal a) de la norma
ISO 9001:2015. Que
establece: La
Organización debe
implementar la producción
y la provisión del servicio
bajo condiciones
controladas que incluya
cuando se aplicable la
disponibilidad de la
información documentada
que defina las
características de los
productos a producir y los
resultados a alcanzar.
Indicadores:
Participantes en procesos de formación para la participación que logran las transformaciones
intencionadas. Es un indicador de Producto asociado al Plan de Desarrollo. Plan Indicativo diciembre
31.
Se cumplió en el 100%. Meta: 100%. Se encuentra el análisis en el Pan indicativo.
Acciones documentadas:
Acción de mejora N.843, del 25 de junio de 2020. Documentaron en el FO-DIES 062 V.2 los
cambios proyectados en relación con Planificación y control de las salidas finales para los Grupos
de Valor, Política: Participación Ciudadana en la Gestión Pública, caracterización, riesgos,
oportunidades de mejora, entre otros; con fechas estimadas algunas para el 2020 y otras para el
2021.
Riesgos:
Inexactitud. Materializado. Acción correctiva N. 2466. Son revisadas las evidencias en
ISOLUCION.
Fortalezas:
 Diseño de la Política de participación Ciudadana en la Gestión Pública, que ha fortalecido
la rendición pública de cuentas.
 Proyectan mejora en los indicadores, para cambiar el enfoque para los grupos
poblacionales las Mujeres y los Jóvenes.
 Diseño un portal para interacción con la ciudadanía, siciudadania.co
Conclusión:

Documento:
Proceso con una No Conformidad Menor.
11. PROCESO GESTION INTEGRAL DEL TALENTO HUMANO:

Requisitos aplicables: 6.1; 7.1.6; 7.2; 7.3; 7.5.3; 9.1.1; 9.1.3; 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Melfy del Socorro González Herrera. Subsecretaria de Gestión Humana.
 Caracterización CA-GETH-003.V.11.
 Plan Estratégico de Talento Humano.
 Plan Institucional de Capacitación. DE-GETH-018 Versión 10. Año 2020. Se realiza el análisis
de las necesidades y las estrategias montadas.
Escuela de Formadores:
Inducciones Corporativas. Son 28 servidores que transmiten la inducción. Son formadores
internos que actúan al interior de la Entidad.
Inducciones Corporativas.
- Grupo 1 Provisionales. Se evidencia asistencia de 8 sesiones del 11 al 17 de enero.
Porcentaje de asistencia 58%. Se evidencia registro de asistencia.
- Grupo 3 Periodo de prueba Provisionales. Del 8 de enero al 17. Se evidencia registro de
asistencia.
- Formadores Internos.
- VIAJE AL INTERIOR DE TU SER. Del 15 de mayo al 22. Convocado por Boletín al día.
Asistieron 16 personas con una intensidad horaria de 8 horas. Se evidencia registro de
asistencia virtual.
- ENTRENAMIENTO EN ISOLUCION GRUPO 1. Julio 3. Se evidencia asistencia.
SENA:
- Excel intermedio virtual mes de mayo.
- Power Point. De 11 de agosto al 3 de septiembre.
- Tecnología en Gestión Humana. Terminaron 27 personas.
BECAS CONVENCIONALES:
Han sido beneficiados 29 trabajadores oficiales con becas para estudios universitarios, técnicos
y cursos. Para trabajadores oficiales por convención colectiva. Es por demanda del trabajador.
Se evalúa cada actividad a través de informes Gerenciales relacionados con los Procesos
formativos. Se evidencia.
Evaluación de la eficacia: Nivel de cumplimiento de actividades de aprendizaje. Cada uno de los
programas es evaluado con un pre test y pos test.
Indicador:
Desarrollo de competencias:
Acta de reuniones del 14 de agosto de 2020. Se analiza los resultados.
Riesgos:
Incumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad en la prestación del servicio. No se ha

Documento:
materializado el riesgo. Los controles implementados han sido efectivos. Se suspendieron
actividades grupales y contratos que implicaran eventos masivos, a razón de la medida preventiva
ante la situación de emergencia sanitaria mundial y se aplazan actividades propuestas en el plan
de bienestar e incentivos.
Incumplimiento en la gestión y seguimiento de los controles identificados en la "Matriz de
identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo"
No se han materializado. Riesgo calificado como alto. Dentro de los controles implementados a
raíz de la Pandemia COVID-19, está la dotación de elementos de protección personal (kit que
contiene productos como alcohol antiséptico, gel antibacterial, guantes quirúrgicos, traje de
protección contra contaminación, etc.,) y termómetros digitales infrarrojos para el control de
temperatura corporal en áreas de ingreso a los sitios de trabajo.
Acciones.
Oportunidad de mejora N. 858. Relacionada con la necesidad de actualización de la
documentación del Proceso en razón a los cambios del entorno interno y externo, nuevo Plan de
Desarrollo, nuevos indicadores, la versión 3 del MIPG y la Pandemia. Fecha de registro el 22 de
octubre.
Acciones correctivas: N. 2549. Registrada el 19 de octubre de 2020, por Auditoría Interna.
Relacionada con la implementación de una metodología para para caracterizar la Población de
Grupos de Interés.
Fortalezas:
 Diseño de Protocolos para aplicación de encuestas en Sisben.
 Actualización de la Matriz de riesgos de SG-SST relacionada con COVID-19.
 Posesiones y trámites de manera virtual, lo que logró dar continuidad para las vinculaciones
de los Servidores.
 Solicitud de cesantías virtual, que hace que no se interrumpa la atención a los Servidores
Públicos de la Entidad.
 Tramites del programa de vivienda de manera virtual, que hace que no se interrumpa la
atención a los Servidores Públicos de la Entidad.
 Fortalecimiento en el uso de herramientas tecnológicas, para dar continuidad a los
Procesos de formación y capacitación e incremento de la capacidad de asistentes.
 Asegurar la conectividad de trabajo en casa y lograr la cultura de la no presencialidad, lo
que ha fortalecido las oportunidades que da la virtualidad.
Conclusión:
12. PROCESO HACIENDA PÚBLICA.

Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3; 10.2; 10.3.
Auditados: Giovany Ávila Gómez, Subsecretario de Presupuesto y Dirección Financiera.
 Caracterización CA-HAPU-002.V.5.
Evidencias revisadas:
 Subcomité de Gastos. Septiembre de 2020. Contiene al análisis del presupuesto inicial y
definitivo. Se adiciona el 36% en relación al inicial. El presupuesto está asociado a Gastos
de Funcionamiento, Deuda e Inversión. Se presenta el análisis de la ejecución del gasto

Documento:
en los anteriores indicadores.
 Documento análisis de Funcionamiento Deuda e Inversión. Contiene el análisis de los
gastos Generales de la Entidad, se destaca el rubro de Gastos de Funcionamiento, donde
se evidencia la destinación de los recursos hacia las dependencias de Infraestructura
Física, Gestión Humana y Servicio a la Ciudadanía, Suministros y Servicios, Educación,
Infraestructura Física, entre otros. Se evidencia variación del 2.5% en relación al año 2020.
De esta manera se garantiza la adecuada ejecución de las actividades relacionadas con la
Sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad. Los Gastos de Inversión aseguran el
desarrollo de los Proyectos asociados al Plan de Desarrollo. Se materializa la Misión
Institucional de la Secretaria de Hacienda. Todo lo anterior para dar cumplimiento a la ley.
Se garantiza que los Procesos tienen los recursos necesarios para su funcionamiento y
para dar cumplimiento a lo definido en el Plan de Desarrollo.
Indicadores:
Seguimiento la Gestión Presupuestal de los Gastos del Plan Financiero del Plan de Desarrollo.
Meta: Ejecutar al 100% la inversión. 93.6% al año 2019. Se conservaron los Gastos dentro del
límite permitido.
Seguimiento a la ejecución Presupuestal de ingresos del Plan Financiero del Plan de Desarrollo.
Superó el 5%, en el 2019 a la meta establecida. Y en el cuatrienio se superó la meta generando
un superávit, por las estrategias direccionadas a la recuperación de cartera, adecuado manejo de
la deuda, cuentas por cobrar.
Seguimiento al cumplimiento de la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos.
Cumple para el 2019, gastos 131.6% frente a la meta y los ingresos en un 147.8%, frente a la
meta.
Riesgos:
Inoportunidad en la determinación de la planificación de las actividades de cierre y apertura para
la facturación.
Definición de controles: Programación del proceso de facturación el cual se encuentra tercerizado.
Se tiene estructurado por Comunas. Control que las facturas queden bien liquidadas. Incluye una
distribución de tiempos y realizan proceso de pruebas, para corregir las incidencias que se puedan
presentar.
Se evidencia cronograma de facturación del mes de agosto. Se suspendió la facturación durante
los meses de abril y mayo. Se realiza comunicación interna por correo electrónico sobre el inicio
de la facturación.
El riesgo no se ha materializado.
Acción de Mejora:
N. 822. Abierta. Está relacionada con las PQRSD, por caída en los niveles de respuesta. Se revisa
en Solución y se encuentra gestionada de manera adecuada.
Acciones correctivas, no han identificado.
Salidas No conformes:
Informe consolidado de Salidas no Conformes de cara al Ciudadano: FO-SECI-083. V.1.
Corresponden al primer semestre. Total de 29 trámites que no se respondieron oportunamente.
El resultado es del 7.58% frente a la meta del 10%, para iniciar una acción correctiva.
Las causas más frecuentes de las salidas no conforme es el incumplimiento de especificaciones
de contenido lo que conlleva a la radicación incorrecta de los trámites, la rotación de personas
enlaces para la gestión de las PQRSD, la inexactitud en la asignación del responsable de la
PQRSD.
Fortalezas:
 Atención al contribuyente de manera oportuna y eficaz, a través de las plataformas

Documento:
virtuales, crearon un canal presencial con la ciudadanía.
 Se creó una línea única de atención para canalizar solamente a los contribuyentes y de
esa manera la atención fue exclusiva a ellos.
 Los proveedores pueden radicar las facturas de forma virtual y de esa manera pueden
gestionar los trámites.
Conclusión:
13. PROCESO DESARROLLO ECONÒMICO:

Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3; 10.2; 10.3.
Auditados: Alejandro Arias. Secretario de Desarrollo Económico. Oscar Guzmán, Contratista.
Sandra Milena Botero Coordinadora Oficina Pública de Empleo.
 Caracterización CA-DESE-001.V.6.
Evidencias revisadas:
Indicadores:
 Tasa de ocupación laboral de Jóvenes entre 18 y 28 años. Establecen las metas para el
cuatrienio. Línea base 48.2%.
 Empresas que al terminar su acompañamiento incorporaron procesos estandarizados que
mejoraron su productividad. Establecen las metas para el cuatrienio: 80%.
Riesgos:
Registro de información falsa, alteración de documentos, presentación de juramento falso o callar
la verdad; por parte de un Servidor Público o contratista de la Secretaría de Desarrollo Económico,
para obtener beneficios él o un tercero de los proyectos, servicios o productos que entrega el
proceso.
Se revisan los controles y el seguimiento realizado al cierre del mes de Agosto.
Se materializó el riesgo de demora. Se documenta acción N. 555. Se revisa en ISOLUCION,
registrada el 14 de abril de 2020; identifican causas como la cuarentena y que no se tenían
procedimientos para la atención virtual. Generan un plan de Acción el cual se encuentra
gestionado de manera adecuada.
Salidas no conformes. Indican no tener.
Fortalezas.
 Prestación del servicio de manera virtual, lo que asegura la atención al Ciudadano.
 Diseño de un tablero de control al PQRSD, que permite hacer trazabilidad y seguimiento a
los planes de mejoramiento.
SEDE : 1.
SEDE CEDEZO BELEN
Oficina Pública de Empleo. Sandra Milena Botero Coordinadora.
Objetivo: Conectar la oferta que tienen las Empresas frente a las necesidades y buscadores de
las oficinas de empleo.
Empresas.
 Ficha de inscripción FO-DESE- 207. Concretos y mezclas S.A. Sin fecha, sin consecutivo.
Jaid Alirio Duarte Sánchez. Actividad: Obras civiles. Se evidencia en la plataforma de
Servicio Público de Empleo. Se evidencia el ingreso de la información del formulario, la
creación de la vacante N.16261704993. Creada el 25 de junio de 2020. Fecha límite de

Documento:
envío de HV, 9 de julio. Cerrada por vencimiento. Vacante: Coordinador de Alturas, se
evidencia las condiciones como salario, tipo de contrato. Se evidencia las personas
postulantes a la vacante. Se revisa una Hoja de Vida, Andrés Felipe Cetre Palacios.
Personas:
 FO-DESE-208. Formato de Hoja de vida. Jorge Andrés Mora Ochoa. Se evidencia en la
plataforma los datos de inscripción, información completa al 100%. Se evidencia los datos
del perfil. El sistema reporta que no fue vinculada.
Conclusión:
El Proceso y la Sede se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO
9001:2015.
14. PROCESO SALUD.

Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Natalia López Delgado. Subsecretaria de Salud Pública.
Dimensiones: Extensión de Servicios de Salud, Salud Pública.
 Caracterización CA-SALU-001.V.5.
 Procedimiento Implementación de la Estrategia de P y P.
 Análisis de la situación de Salud.
 Asignación de Responsables.
Muestra tomada: Estrategia Medellín me cuida.
 Estudios previos. FO-ADQU-001, V.3. Se realiza un análisis completo e acuerdo al

resultado del análisis de la situación de Salud. Aquí se hace la planificación de las acciones
a ejecutar en el territorio. En las especificaciones esenciales se puede evidenciar la
población objeto del programa, entorno hogar, entorno educativo, entorno laboral entre
otros. Contiene varios anexos que detallan los Procedimientos a desarrollar en la ejecución
del Proyecto. Se proyecta también la población beneficiada.
 Análisis de costos.
 Contrato N.4600085355 de 2020. Suscrito entre el Municipio de Medellín y ESE
METROSALUD. Objeto: Contrato interadministrativo para operar la ruta de Promoción y
Mantenimiento de la Salud en su componente extramural en el marco del Modelo de Acción
Integral Territorial MAITE. Firmado el 13 de marzo de 2020.
 Acta de inicio. Del 18 de marzo de 2020.
 Minuta de modificación.
 Informe de supervisión, firma interventora a partir del mes de julio: ITM. Instituto
Tecnológico Metropolitano.
 Primer Informe de Supervisión mes de marzo. 2020.
Informe de salidas no conformes, contiene un evento identificado.
Acciones para el acceso al servicio de salud. Se realizó tratamiento y en marzo se suscribió el
contrato 4600085062. Metrosalud.
Riesgos:
Tienen identificados tres (3) Riesgos de Gestión.
Acta de autoevaluación de riesgos. N.06 del 12 de agosto. Deciden identificar otro riesgo a raíz
de la materialización de un riesgo relacionado con PQRSD. Se evidencia en la plataforma

Documento:
Solución.
Acción N. 574. Por gestión de Riesgos. Se analiza las causas generadas por el indicador de
oportunidad que fue del 67.35%, reportado de Servicio a la Ciudadanía. Las causas: Analizadas
y revisadas las cuales se encuentran apropiadas.
Acciones: Trabajo virtual desde casa, con algunas dificultades en el acceso a la plataforma
mercurio.
Acción de mejora. N.850. Relacionada con la Gestión del Cambio.
Se evidencia el FO-DIES-163. Gestión del cambio organizacional. Cambios: Reorganización de la
estructura Administrativa de la Secretaria, identificación y análisis de riesgos, planificación de las
salidas finales para los grupos de valor, estrategia de racionalización de trámites, entre otros.
Indicadores:
Efectividad del componente de Salud del Plan de Desarrollo. Resultado 96%. Cumple. 96.6%.
Proporción de cumplimiento de actividades del POAD. Resultados: 98.45% a diciembre 31 de
2019 y 38.4%, parcial al 30 de junio de 2020.
Fortalezas:
 Restructuración de la planta de cargos, lo que generó más eficiencia a la Secretaria.
Conclusión:
15. PROCESO MOVILIDAD:

Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1.1; 9.1.3;
9.2; 9.3 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Magdalena Montoya, Responsable de PQRSD.
 Caracterización CA-MOVI-001.V.10.
 Procedimiento Mantenimiento de Red Semafórica- PR-MOVI-031. V.2.
 Reporte de PQRSD, corte 23 de octubre de 2020.
 Mapa y Plan de Tratamiento de riesgos DE-MOVI-053.
 Ficha de cara al Ciudadano.
 Consolidado Salidas No conformes de cara al Ciudadano. FO-SECI-083. V.1.
PQRSD: El Proceso gestiona el 65% del total de la Alcaldía.

Se encuentra dividida por grupos: Fotodetección, Cobro coactivo, Inspecciones y legal.
En promedio se han recibido 4.233 Peticiones. Se han atendido oportunamente 37.596, para un
95.09%.
Estos resultados se encuentran por encima de la base de datos que entrega Servicio a la
Ciudadanía.
Lo más representativo es la fotodetección del 98.73% de oportunidad.
Se compara la tendencia frente al 2019, 92.35%, se recibieron 74.314 peticiones y la oportunidad
en el año fue del 92.35%.
La información la manejan en la herramienta mercurio. Los reportes llegan del Proceso Atención
al Ciudadano, aquí lo depuran y revisan prioritariamente los que tienen tiempos especiales y hacen
seguimiento a las fechas de vencimiento y quienes en la Secretaria son los Responsables.
Riesgos:

Documento:
Pérdida de vehículos y/o accesorios relacionados con los vehículos inmovilizados y custodiados
en los diferentes patios de la Secretaría de Movilidad operados por Terminales de Transporte .
Riesgo materializado el 18 de julio. Se documenta Acción N. 575. Pérdida de dos Motocicletas
en el patio Norte (Feria de ganado). Registrada en ISOLUCION el 18 de agosto. Se realiza análisis
causal y se gestiona el plan de acción, se verifican las evidencias.
Se realiza la autoevaluación cada 6 meses.
Se han presentado:
Fallos contravencionales de Tránsito: Se superó el nivel de tolerancia, el cual es del 5% y llegó al
21.76%. Se incumplió en el criterio de contenido.
Acción de mejoramiento N. 569. Revisada en la plataforma ISOLUCION.
Mantenimiento de red Semafórica:

Contrato N. 4600083274, Contratista CONVIAS. Ampliación, reposición y mantenimiento de la
red de semáforos. Contratista: CONVIAS SAS. Tres meses. Corresponde al año anterior, porque
el proceso actual está en la etapa de inicio. Fecha: 09 octubre de 2018.
 Presupuesto año 2020. Mantenimiento Red semafórica.
 Estudios previos. Contiene entre otros aspectos: Programación de obra y especificaciones
técnicas.
 Pliegos.
 Términos de referencia.
 Acta de inicio de fecha 13 de enero de 2019.
 Informe de Interventoría N. 9, del 1 de agosto al 31 de agosto de 2019. Informe técnico
donde se hace seguimiento al cumplimiento parcial del objeto y alcance del contrato.
 Proyecto de acta final. Convenio para integrar todo el transporte de Medellín.
Fortalezas:
 El Área de cobro coactivo mejoró el espacio físico, lo que permite mejor comodidad a los
Usuarios.
 Implementación de la mesa de Calidad, todos los servidores se reúnen para informarse
sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, lo que hace que se fortalezca la toma de
conciencia.
 Mejora del Sistema de información, permitiendo que toda la información del Proceso esté
en una solo sistema concentrado.
 Implementación de cierres viales de manera automatizada a través del sistema SIGMOV,
el Ciudadano gestiona todo de manera virtual.
Conclusión:
16. PROCESO GESTIÓN CULTURAL:

Auditados: Álvaro Narváez, Subsecretario de Arte y Cultura. Dora Sepúlveda Ceballos, Líder de
Proyecto de Fomento. Diana Velásquez González, Profesional Universitario.
Virtual Team Microsoft
Requisitos: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3 10.1;
10.2; 10.3.
Participantes: Maira Alejandra Meneses Romero, Directora Técnica.

Documento:
Caracterización CA-GECU-001.V.10.
 Procedimiento Fomento, Formación y Participación.
Evento Festival de Tango.
 Informe Financiero.
 Pieza Publicitaria promocionando el Festival.
Riesgo:
Incumplimiento en la implementación de las Estrategias de fomento, formación y participación en
el marco del arte y la cultura. Controles Asociados: Acta del 28 de septiembre sin número, del
Comité de Cultura, Equipo, Unidad Administrativa o dependencia- FO.TICS-141. V.5. Acta de
reunión General. Contiene las temáticas de cada Subsecretaría.
Salidas No Conformes:
Informe consolidado de salidas no conformes de cara al ciudadano. Se identifican 236 las cuales
son analizadas en el informe con fecha 30 de junio de 2020.
Acciones:
Mejora: N. 566. Relacionada con la prestación del servicio en las Bibliotecas a raíz de la
Pandemia. Protocolo de Trabajo en casa. Se hace seguimiento, se encuentra cerrada.
Indicadores:
Fortalecimiento del Sector Cultural. Se mide con periodicidad anual. Meta: 183. Resultado: 183.
Se fortalece el sector cultural porque se contrataron más entidades de las que se tenían
proyectadas.
Fortalezas:
 Estímulos al Arte y la Cultura: Becas, pasantías, etc., entrega de estímulos desde
Resolución y no por Ley de Contratación.
Conclusión:
SEDE N.2.
CASA DE LA CULTURA ALCÁZARES.

Auditados: Dora Sepúlveda, Nini Ramírez, Gestión Administrativa.
Planeación de las actividades de la Casa de la Cultura:
 Planeador Fomento a la formación CATUL 2020.
 Planeador Oferta de Servicios artísticos y Culturales.
PRIMERA MUESTRA.
 Pieza publicitaria. Microhistorias de la vivencia. Martes y Viernes de 4 a 5 p.m. Inicia,
martes 12 de marzo. Convocatoria que se hace a través de la pieza publicitaria.
 Pedido de compra de servicios.4800244825, del 24 de abril de 2020, proveedor
Comfenalco Antioquia. Objeto: Prestar servicio de mediación del Laboratorio de creación
MICROHISTORIAS DE LA VIVENCIA a través de la Plataforma ZOOM o Jitsi, para el

Documento:
público de la casa de la Cultura Alcázares que comprende cinco encuentros de creación y
un evento de socialización, a realizarse entre el 12 de mayo y el 9 de mayo.
 Acta de Selección directa del proveedor Comfenalco, 22 de abril de 2020.
 Evaluación articulación territorial. Participación 12 personas.
SEGUNDA MUESTRA:
Fomento a la formación artística: Micro taller Panes caseros.
 Formato Planeación de clase. Se planifica desde la presentación de la Propuesta inicia el
8 de junio y termina el 22 de junio. Seis sesiones, 1 hora por sesión. Lunes y Miércoles de
9 a 10 a.m. Contiene información del tallerista y la presentación del contenido por cada
encuentro.
 Pieza publicitaria electrónica, divulgada a través de la plataforma Facebook y el boletín, el
cual contiene la programación de la Casa de la Cultura.
 Formulario de inscripción talleres CATUL-CDC Alcázares. Formulario digital por temas del
Covid-19.
 Pedido de compra: Comfenalco.
 Bitácora de Procesos formativos. Contiene el informe realizado por el profesor con la
información de la actividad. Asistieron 9 personas.
 Encuestas de satisfacción.
Evaluación de la Gestión:
 Acta de reunión General del Equipo Articulador. Febrero 18.
 Seguimiento al documento Maestro Fomento CATUL 2020. Se evidencia el estado de
ejecución
 Seguimiento Oferta de Servicios artísticos y culturales.
Se evidencia en el SIC-Sistema de Información Cultural, el reporte de oferta de servicios y se

revisan la Casa de la Cultura Alcázares todas las actividades ejecutadas hasta el mes de
Septiembre. Es una buena herramienta de Seguimiento.
Se evidencia el consolidado del reporte d indicadores con corte al mes de Agosto.
Se evidencia informe del SIC mensual: General y específico para Alcázares, contiene 18
actividades.
Se reportan a través del SIC. Han reportado 3 Salidas No Conformes.
1. Se incumple con la pieza establecida en la pieza gráfica del evento que se difundió en un
primer momento. Septiembre 11 de 2020. Se publicó el aplazamiento del evento.
2. Aplazamiento del taller horneado de panes, porque no se cumple el Número de
Participantes. Octubre 13 de 2020.
Oportunidad de Mejora:

9001:2015 Hallazgo
1 7.5 Gestión Cultural. Controlar en Virtual aplicación
Casa de la ISOLUCION los Teams de
Cultura formatos Microsoft.
Alcázares. mostrados en la
auditoría, de esa
manera se
oficializa su uso.

Documento:
Fortaleza:
 SIC-Sistema de Información Cultural, que permite realizar Seguimiento a la Gestión.
 Implementan el Manual de Gestión Administrativa, que permite toma física de Inventarios
para darle orden a los Bienes de la Sede.
 En Proceso Creación de la Intranet, para almacenar allí la documentación común con el
proveedor y de esa manera estar más sincronizados y actualizados.
Conclusión:
La Sede se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2015.
17. PROCESO GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES:

Auditados: Ana María Hoyos, Líder de Proceso. Alethia Carolina Arango, Directora DAGRD. Ana
Catalina Sandoval. Profesional especializado.
Requisitos aplicables: 6.1; 7.5.3; 8.1; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3; 8.5.4; 8.5.5; 8.5.6; 8.6; 8.7; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3
10.1; 10.2; 10.3.
 Caracterización CA-GRDD-001.V.12.
Indicador.
Política Pública implementada integralmente. Es un indicador acumulativo para el cuatrienio. Lo
componen: Adaptación al enfoque de GRD (50%) + Gobernanza (30%) + Adaptación al cambio
climático (20%). Al 23 de octubre presenta un avance del 36.5%. Meta para el cuatrienio del 60%.
Salidas No conformes: Reportan siete al cierre del 30 de junio de 2020.
Informe consolidado de salidas no conformes de cara al ciudadano. FO-SECI-083.
Muestra: Concepto parque de diversiones permanente e itinerantes.
Se presentaron 4 salidas. Acreditación para prestar servicios logísticos, Concepto, Plan de
Emergencias para parques permanentes e itinerantes, conceptos de DAGRD para eventos de alta
y baja convocatoria. No se cumplieron los tiempos porque no se estaban autorizando eventos
masivos por la pandemia.
Implementar en el Sistema mercurio las salidas No conformes por: Atención como primer
respondiente en situaciones de emergencia y desastres.
Riesgos.
Autoevaluación de riesgos corte al julio 31. No se ha materializado ninguno.
Incumplimiento en la prestación del servicio. Seguimiento al estado de las PQRSD. Se evidencia
correos electrónicos con servicio a la Ciudadanía informando las alertas de vencimiento.
SEDE N. 3.
SEDE ESTACIÓN NORTE CARIBE.
Participantes: Capitán Juan Guillermo Usman. Comandante del Cuerpo de Bomberos de
Medellín.
El Comandante informa todo el proceso para la atención de un incidente de incendio reportado a
partir del 123. Sede 5 Compañía A.
Incidente reportado por MATPEL en vía Pública. No se pudo evidenciar la información asociada
al incidente.
El capitán hace una verificación del ingreso a la herramienta FURI.
Minuta. El Capitán informa lo registrado en la minuta el día de hoy, se evidencia a través de un
pantallazo las novedades registradas en cada turno.

Documento:
Máquinas:
Se evidencia la Máquina de desplazamiento rápido MP2. Se revisa registro de inspección, lista
de chequeo, donde se verifica la inspección desde el día 21 hasta el 26 de octubre de 2020.
Conclusión:
El Proceso y la Sede se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma ISO
9001:2015.
18. PROCESO EVALUACIÓN Y MEJORA.

Auditados: Jazmín Andrea González, Líder de Proyecto. Yenny Maritza Hernández,
Subsecretaria.
Requisitos aplicables: 4.1; 4.2; 4.3; 4.4; 6.1; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3; 10.1; 10.2; 10.3.
 Caracterización CA-EVME-005.V.8.
Evaluación Independiente:
 Plan Anual de Auditoría y consultoría. Se toma como muestra auditoría a las PQRSD
realizada del 18 de agosto al 25 de septiembre. Se evidencia: Comunicación al Secretario,
Informe final de auditoría, documentación y seguimiento a trabajos de auditorías
reglamentarias. FO-EVME-080.
Autorías Internas: Realizada por auditoras contratadas externamente. Se revisa la competencia:
Ana María Escobar Vásquez. Ana María Díaz Saldarriaga.
 Certificados ISO 9001:2015.
 Certificados de experiencia y de formación en la norma ISO 9001:2015.
Los demás registros fueron revisados y verificados en la Fase 1.
Seguimiento a Riesgos:
 Informe Administración de Riesgos de Gestión. Segundo cuatrimestre de 2020. Total 87
Riesgos de Gestión. Se materializaron 13 riesgos de Gestión. El total para el seguimiento
anterior no cambió. (87). Se evidencia publicación en el sitio Web de la Entidad.
 Política de Administración de riesgos.
 Informes cuatrimestrales correspondientes al año 2020.
Revisión por la Dirección: Documento. Acta de Revisión por la Dirección FO-EVME-084 V.1.
Realizada el 28 de septiembre de 2020. Contiene los requisitos requeridos por la norma.
Documento: Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad 2020. (Revisado en la
fase 1).
Riesgos del Proceso:
4 de gestión y 3 de corrupción.
Se materializaron 2 en el último periodo.
Muestra evaluada: Inoportunidad en la entrega de los informes de auditoría a los auditados.
Se documenta la Acción N.577, registrada en ISOLUCION el 12 de agosto. Solo tiene definida una
acción asociada al ajuste del Plan Anual de Auditorías de acuerdo a la disponibilidad del personal
auditor y a los requerimientos del señor Alcalde en materia de auditorías por contratación producto
de la pandemia por COVID-19.
Indicador:
Acciones de mejoramiento gestionadas oportunamente.
Primer cuatrimestre: 18.37%.
Segundo cuatrimestre: 50.43%.

Documento:
9001:2015 Hallazgo
1 9.1.1 Evaluación y Aumentar la meta Virtual aplicación
Mejora del Indicador Teams de
“Acciones de Microsoft.
mejoramiento
gestionadas
oportunamente”, en
la medida en que se
van realizando las
mediciones y se
evalúan los
resultados. De esa
manera se aumenta
la exigencia y se
mejora la Gestión de
las Acciones.
Observación:
9001:2015 Hallazgo
1 10.2.1 b). Evaluación y Mejora
Virtual Teams de
No se observa que en la
Microsoft.
totalidad de los casos el
Proceso describa
claramente los hechos
identificados en la
materialización de los
riesgos, en el momento de
documentar las acciones.
Evidencia.
La acción N.577 para

abordar riesgos, no
evidencia claramente la
descripción del riesgo
materializado; lo cual no
permitió evaluar el
adecuado análisis de
causas. Lo anterior
incumple lo establecido en
el numeral 10.2.1 literal b)
de la norma ISO
9001:2015

Documento:
19. PROCESO COMUNICACIONES:

Requisitos: 6.1; 7.4; 7.5.3; 9.1.1; 9.1.3; 9.2; 9.3 10.1; 10.2; 10.3.
Auditados: Juan José Trujillo. Secretario de Comunicaciones.
 Caracterización CA-COMU-002.V.9.
 Plan Estratégico de Comunicaciones 2020-2023.
Muestra: Boletín de prensa posterior a la rueda de prensa. Evento Festival del Tango.
Se evidencia a través del chat de prensa de WS la publicación del boletín del 29 de junio,
publicación de fotografías y videos asociados al evento.
A través del Sistema Mailchimp se evidencia boletín del 29 de Junio de 2020, Festival Internacional
de tango.
Indicador.
Percepción ciudadana:
La última encuesta realizada por la firma INVAMER fue el 6 de agosto de 2020. Información
presentada en el documento Rolling Alcaldía de Medellín. Específicamente corresponde a la
pregunta: ¿Cómo evalúa usted la cantidad de información que recibe sobre los proyectos,
actividades, servicios y medidas de la Administración Municipal?, página 5, que arroja una cifra
de 67 como Promedio (0-100). Frente a la meta del 65, presenta cumplimiento. Mejoró en relación
a la última medición en diciembre de 2019 con un resultado del 52.
Riesgo:
Inexactitud. Pieza que presentó un error en una palabra. Riesgo Materializado.
Acción N. 573. Por error de digitación y se realizó la revisión sobre el texto inicial y no sobre la
pieza final. Definen el Plan de acción relacionado con el cumplimiento de revisión y aprobación de
las piezas diseñadas.
No tienen reportes.
Conclusión:

Documento:
Informe Auditor Juan Carlos Merizalde.
20. PROCESO: GESTIÓN DE LA SEGURIDAD:

Auditados: Karen Hoyos (Apoyo de Calidad) , Gloria Amparo López (Profesional Universitaria), Fredy
Alexander Montoya (Líder de Proyecto), Carolina Castaño (Profesional Universitaria), Deiby Johanny
Atehortúa (Líder de Proyecto), Doralba Castaño (Apoyo Gestión de la Seguridad), Leonardo Buitrago
(Secretario Operativo de la Seguridad), Santiago Palacios (Subsecretario de Planeación Secretaría
de seguridad), María Dolly Vargas (Representante de Desarrollo Institucional), Gustavo Lopera (Líder
de Programa), Ana Carolina Ospina (Líder de Proyecto) .
Requisitos: 4.2; 8.1;8.2;8.5 8.6; 8.7; 9.1;10.2; 10.3
Documentación revisada:
 Caracterización de proceso CA-GESE-001, V.12; Mesas de seguimiento y articulación al Plan
Integral de Seguridad y Convivencia.
 PISC, PR-GESE-014, V.1; PISCC 2020 -2023
Evidencias verificadas: Dentro de la caracterización del proceso tienen identificadas las partes
interesadas para cada una de las actividades del proceso entre las cuales está la Ciudadanía,
Organismos de seguridad y justicia, Entes descentralizados y Procesos competentes. Igualmente este
documento incluye las instancias del proceso como:
 Comité Territorial de Orden Público.

 Concejos Municipales de Seguridad.
 Comité de evaluación y seguimiento a los proyectos FONSET.
Relacionan una matriz de tercerización en la caracterización con actividades y mecanismos de control,

incluyen también los recursos humanos, tecnológicos, bienes muebles, bienes inmuebles,
instrumentos de seguimiento y medición (NA), relacionan los requisitos aplicables de la ISO
9001:2015, MECI, MIPG, SG-SST, normograma, documentos asociados y control de registros.
Dentro del procedimiento de Mesas de seguimiento y articulación al Plan Integral de Seguridad y

Convivencia – PISC establecen que se lleva a cabo un espacio de planeación con el personal de la
Subsecretaría Operativa de Seguridad responsable de liderar cada una de las mesas así:
 Violación a los derechos humanos y homicidios.

 Violencia intrafamiliar y violencias basadas en género u orientación sexual.
 Rentas criminales.
 Convivencia y espacio público.
 Hurtos.
Se evidencian actas de reunión de para la planeación del PISC, se revisa acta de reunión del
12/08/2020 donde relacionan la revisión de las acciones propuestas del PISC para la vigencia 2020,

Documento:
tienen registrado quienes participan de la reunión y los temas a desarrollar que son:
- Revisar la Matriz PISC y las acciones que presentan para el segundo semestre del 2020.
- Socializar a las Secretarías las observaciones programando reuniones virtuales
personalizadas.
Se evidencia que analizan las acciones presentadas para el segundo semestre del 2020 donde se
encuentran:
 Unidad de convivencia.
 Inspecciones.
 Comisarías.
 Subsecretaría operativa.
 Espacio Público.
 Planeación.
Dentro del procedimiento establecen que al iniciar cada año se construye el PISC en el cual se
recopilan y consolidan las acciones con sus respectivos indicadores y metas. Se evidencia archivo de
Plan de Acción PISCC 2020 – 2023 donde para las diferentes instituciones relacionan las acciones,
su articulación nacional, departamental y metropolitana, su articulación con instrumentos de la Alcaldía
de Medellín, la Planeación de las acciones por anualidad donde relacionan la acción, indicador de
producto, Meta 2020, periodicidad reporte del indicador, medio de verificación, dependencia interna
responsable del reporte, persona responsable del reporte, si requiere articulación institucional y
posible desagregación. Las instituciones dentro de este plan de acción para las que tienen definidas
actividades son:
 Ejército Nacional.
 Fiscalía General de la Nación – CTI.
 Fuerza Aérea Colombiana.
 Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses INML-CF.
 Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario.
 Migración Colombia.
 Policía Nacional.
 Secretaría de Seguridad y Convivencia.
 Unidad Nacional de Protección.
En el Acta No. 0025 del 15/10/2020 se aprueba el Plan de Acción del PISCC para la vigencia 2020,
también socializan y aprueban el Anteproyecto Presupuesto de inversión de los recursos FONSET
para la vigencia 2021, como es un plan cuatrienal se formula el plan en el primer semestre del 2020,
debido al COVID-19 se presentaron retrasos por lo que apenas se aprobó hasta el 15/10/2020 por lo
que el plan de acción todavía no ha tenido el primer seguimiento. Dentro del acta también definen las
fechas de construcción y presentación del PISCC para la vigencia 2021 entre el 03 y 04 de diciembre
de 2020 y la fecha máxima de presentación de los proyectos a ejecutarse en la vigencia 2021 es el
18/12/2020.
Se revisan las siguientes acciones el Plan de Acción PISCC 2019:

Documento:
 Ejército Nacional. Implementar estrategias para combatir la extorsión y el secuestro, Meta
250 Jornadas de prevención realizadas, Periodicidad Mensual, se evidencia la medición
del indicador cada dos meses en todo el año 2019 con un total de 269 jornadas cumpliendo
la meta.
 Fiscalía General de la Nación. Capturas de victimarios en mujeres mayores de 18 años,
Meta 39, el indicador se cumple en un 3%, mediante las actas de reunión de las mesas de
trabajo se realiza revisión de estas actividades y sus indicadores y allí analizan los
diferentes resultados a través del tiempo.
 Fuerza Aérea Colombiana.
 Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses INML-CF.
 Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario.
 Migración Colombia.
 Policía Nacional.
 Secretaría de Seguridad y Convivencia.
 Unidad Nacional de Protección.
Dentro del PISCC 2020-2023 tienen establecidos los siguientes indicadores con metas a 2023:
 Instrumentos de Territorialización diseñados e implementados, Meta 100.

 Organismos de seguridad y justicia fortalecidos, Meta 9.
 Zonas seguras implementadas, Meta 6.
 Equipos para la prevención y control de delitos articulados, Meta 9.
 Disponibilidad operativa de los subsistemas del SIES-M, Meta 80.
 Plan estratégico en Tecnología de información y telecomunicaciones para la seguridad
y la convivencia diseñado e implementado, Meta 100.
 Infraestructuras físicas para la seguridad y justicia construidas, Meta 4.
En el informe de Gestión de 2016 – 2019 se evidencia la medición de los indicadores del PISCC
correspondiente a ese periodo, donde comparan con resultados con respecto a las metas, se
evidencia registro de acta reunión de las mesas donde realizan seguimiento y análisis al cumplimiento
de los indicadores.
Tienen cronograma de las mesas con el propósito de que la subsecretaría de Planeación realice
seguimiento al cumplimiento de los objetivos.
Desde la subsecretaría Operativa cada seis meses se realizará un balance de las mesas PISC.
Resultado del análisis de la incidencia y la priorización en el PISC y la coherencia de los proyectos
presentados al FONSET con los lineamientos del PISC se generan orientaciones para la
asignación de recursos FONSET y la aprobación de los proyectos presentados por los diferentes
organismos de seguridad y justicia.
Dentro de la caracterización del proceso tienen definidos los siguientes indicadores que se miden
semestralmente:
 Número de mesas de seguimiento a Plan Integral de Seguridad y Convivencia, Meta 10

mesas, realizaron 17 en el primer semestre, relacionan análisis del indicador en la
observación de la medición.
 % Asistencia de los organismos de seguridad y justicia a las mesas de seguimiento, se

Documento:
evidencia medición en el primer semestre cuya meta es del 80% y se logró un 89% ya
que asistieron 8 de los 9 organismos de seguridad y justicia convocados ya que no se
logró contactar el enlace del Ejército Nacional debido a cambios en el mando y
estructura administrativa.
 % Implementación de los instrumentos de Territorialización. Se evidencia medición en
el primer semestre cuya meta es del 65%, el resultado fue de 28.41%, realizan análisis
del indicador donde no se cumple debido al COVID-19 por lo que las personas estás en
sus hogares y los organismos se han tenido que enfocar en otras actividades.
 Número de intervenciones especiales realizadas, la meta en el primer semestre de 2020
es de 20 y el resultado es de 58, se analiza el indicador donde describen que han
aumentado estas intervenciones debido al COVID-19.
En lo corrido del año no se han presentado salidas no conformes ni tampoco no conformidades

dentro del proceso.
Se revisa acción de mejora enfocada al fortalecimiento del proceso de recepción y despacho de

llamadas relacionadas con la seguridad y/o emergencias al NUSE-123 Número único de
Seguridad y Emergencias de la ciudad de Medellín. Se evidencia el establecimiento de los planes
de acción y el seguimiento de cada uno de ellos. Tienen mejoras en trazabilidad, redundancia,
mejora significativa desde el proceso tecnológico. Se evidencian las mejoras en Matriz de checklist
nuevos requerimientos.
Fortalezas:
 Uso de la herramienta Isolución para la búsqueda de la información documentada,
encuentran rápidamente la información solicitada durante la auditoría.
 Mejora en el proceso de recepción y despacho de llamadas relacionadas con la seguridad
y/o emergencias al NUSE-123 Número único de Seguridad y Emergencias de la ciudad de
Medellín. Se evidencia el establecimiento de los planes de acción y el seguimiento de cada
uno de ellos. Tienen mejoras en trazabilidad, redundancia, mejora significativa desde el
proceso tecnológico. Se evidencian las mejoras en Matriz de checklist nuevos
requerimientos.
Conclusión:
21. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Auditados: Andrés Benavides (Subsecretario de Gestión de Bienes), Mario Montoya (Líder de
Programa), Jairo Alberto Henao (Líder de Proyecto), Robeiro Bedoya (Líder de Programa), Eugenio
Palacio (Profesional Universitario), Hernán Alonso Uribe (Subsecretario de Planeación).
Requisitos: 7.1.3, 7.1.5; 9; 9.1.3; 10; 10.2; 10.3.
 Caracterización del proceso CA-ADMI-001, V.10.
 Plan de trabajo Proceso Administración de Bienes. FO-ADMI-017.

Documento:
Dentro del proceso tienen formato Plan de trabajo Proceso Administración de Bienes, se evidencia
que este formato incluye para cada una de las actividades la meta, fecha de inicio, fecha de
terminación, recursos, documentación que genera el proceso, frecuencia de seguimiento, meses de
seguimiento, responsable, evidencia, lugar y/o ruta donde reposa la evidencia y observaciones.
Se revisa el Plan de Trabajo de bienes muebles y seguros y se verifican las siguientes actividades:

Tramitar 100% de las reclamaciones por siniestros de bienes muebles e inmueble ante
la compañía aseguradora, se evidencia seguimiento bimestral a las solicitudes y
adjuntan las evidencias de cada uno de los seguimientos.
 Preparar 32 remates presenciales y virtuales, a la fecha tienen registrados 6 remates
que corresponde al 19%, la evidencia son los reportes del intermediario comercial,
manifiestan que no se va a lograr la meta de los 32 remates debido a que el 31/03/2020
el contratista de los remates terminó contrato y debido al COVID-19 solo se logró
concretar hasta el mes de octubre el nuevo contrato de remates.
 Verificar el inventario de los servidores de la Alcaldía de Medellín, lo seguimientos en
los diferentes meses están en blanco, está suspendida la actividad debido al COVID-
19, no se ha realizado esta actividad, se evidencia que envían comunicado del
10/06/2020 relacionando que debido al COVID-19 no se ha podido realizar la actividad
y que se decidió aplazar el diligenciamiento de la cartera en línea para cuando la
situación del país se normalice.
En el proceso no se cuentan con equipos de medición.
En bienes inmuebles relacionan que el Plan de Trabajo en este momento se encuentra en
construcción debido a la falta de personal, debido a esta misma razón tampoco tien en registrado
el seguimiento a las actividades que ya tienen programadas.
El COVID-19 ha afectado las actividades de campo que deben realizar lo cual a la vez ha afectado
la ejecución del plan de trabajo.
En lo corrido del año no han recibido observaciones de los entes de control por lo que no han
realizado respuesta a las observaciones.
Dentro de la caracterización del proceso tienen establecidos los siguientes indicadores:
 Disposición de bienes Muebles a través de remates, semestral, meta 100, medición 6,

valor estimado 16, se evidencia análisis del indicador relacionando lo descrito
anteriormente en la actividad de preparar remates.
 Atención a solicitudes de disposición de Bienes Inmuebles, meta 90%, se evidencia
medición trimestral del indicador con sus respectivos análisis, el análisis del indicador
es muy completo. No cumplen el indicador en el primer trimestre de 2020 ya que se
atendieron 25 de las 36 solicitudes, en el análisis relacionan que para su respuesta se
requiere de visitas a los inmuebles y poder determinar la situación real de éstos. A la
fecha no se ha contratado el personal de apoyo para las visitas de campo, no se
planteará una acción de mejoramiento dado que al 30 de marzo se firmó el contrato de
apoyo con el Pascual Bravo y se espera que la situación no se presente en los periodos
futuros.

Documento:
No Conformidad menor:
9001:2015 Hallazgo
1 7.1.2 Administración de En bienes inmuebles Virtual Teams
Bienes Muebles e no se cuenta con las Microsoft.
Inmuebles. personas necesarias
para la operación y
control del proceso
Evidencia.
En bienes inmuebles
relacionan que el Plan
de Trabajo en este
momento se encuentra
en construcción debido
a la falta de personal,
debido a esta misma
razón tampoco tienen
registrado el
seguimiento a las
actividades que ya
tienen programadas.
En el primer trimestre
de 2020 no se cumple
el indicador de
Atención a solicitudes
de disposición de
Bienes Inmuebles y el
análisis indica que a la
fecha no se ha
contratado el personal
de apoyo para las
visitas de campo”.
Lo anterior
incumpliendo el
numeral 7.1.2 de la
NTC ISO 9001:2015
que establece:
“La organización debe
determinar y
proporcionar las
personas necesarias
para la implementación
eficaz de su sistema de
gestión de la calidad y
para la operación y
control de sus
procesos”.
Se revisa la Acción de mejora N. 2539 del 28/07/2020, asociada al producto o servicio no conforme

Documento:
28/07/2020, en razón a que no se resolvieron oportunamente 6 solicitudes de disposición de
bienes inmuebles; en razón a que el Servidor Público salió a vacaciones y cuando regresó se
había presentado la pandemia y debido a sus preexistencias no podía asistir a laborar y el Servidor
no tiene un equipo de cómputo en su casa. Como plan de acción establecen designar un Servidor
Público que haga seguimiento a la respuesta oportuna a las solicitudes, que igualmente revise si
sale a vacaciones y proceda a trasladar los pendientes a quien lo va a reemplazar. Se contrató
recientemente a la persona y la acción aún permanece abierta debido a que diciembre 15 se
realizará el seguimiento a la misma.
Desde bienes inmuebles tienen la acción N. 727 donde están analizando la información
documentada, incluyendo firma digital en documentos debido al COVID-19 para poder realizar de
manera remota, se contrata a firma especializada para la revisión de esta información
documentada.
En el Proceso de Bienes Muebles están trabajando en la actualización de los procedimientos, buen

manejo al proceso de PQRD, revisión de cartera en línea con recursos propios del Municipio en
Línea, economía de tiempo, economía de procesos, seguridad en cada uno de los servidores, se
mantiene actualizada de la cartera de cada uno de los servidores.
Fortalezas:
- Análisis muy completo del indicador de Atención a solicitudes de disposición de Bienes
Inmuebles.
- Cambios en la información documentada ajustándose al Contexto del Municipio incluyendo
firma digital de documentos debido al COVID-19.
- Revisión de cartera en línea con recursos propios del Municipio, lo que genera economía de
tiempo y de procesos, seguridad en cada uno de los servidores y se mantiene actualizada la
cartera de cada uno de los servidores.
Conclusión:
Se evidencia un hallazgo en el proceso con respecto al déficit en el recurso humano para
implementación de las actividades de bienes inmuebles.
22. PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL

Auditados: Sandra Muñoz (Secretaria Encargada de Medio Ambiente), Tomás Felipe Tintinago
(Subsecretario encargado de Recursos Naturales), Santiago Arrollave (Subsecretario de Gestión
Ambiental), Diana Marcela Santacruz (Subsecretaria de protección y bienestar animal), Jaime Alberto
Gómez (Líder de Programa), Diana María Agudelo (Líder de Proyecto), Teresita Vélez (Técnica
Administrativa), Elcy Montoya (Enlace Subsecretaria de Gestión Humana), Manuel Antonio Cárdenas
(Líder de Programa), Juan Diego Hernández (Líder de Programa), Fredy Mosquera (Líder de
Proyecto), Milton Bolívar (Líder de Proyecto), Dora Mercedes Marulanda (Líder de Proyecto), Yerlyn
Valencia (Líder de Proyecto), José Arturo Valderrama (Profesional Universitario)
Requisitos: 6.1; 7.5.; 8.1; 8.2; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3

Documento:
 Caracterización del proceso Gestión Ambiental CA-GEAM-001, V.3;
Evidencias verificadas: Cuentan con documento matriz de oportunidades identificadas, donde

relacionan las oportunidades y para cada una de ellas las expectativas y equipos responsables.
 Secretaría de la Subsecretaría de Bienestar Animal.

 Montaje y puesta en funcionamiento del Proyecto estratégico “Refugio de vida silvestre”.
 Montaje y puesta en funcionamiento del proyecto estratégico “Planta Piloto de Residuos
Sólidos”.
 Reglamentación de acuerdos relacionados con la gestión de la infraestructura verde.
Acuerdo 106 de 2008, Acuerdos 41, 42 y 47 de 2015.
 Resolución 202050060967 SIG-MIPG Proceso GEAM.
 Plan de Trabajo SIG-MIPG Proceso GEAM.
Dentro del Mapa y Plan de tratamiento de riesgos tienen identificado el riesgo de Inoportunidad en
las acciones de recuperación, protección, conservación, educación e información. Para este riesgo
tienen identificadas diferentes causas, las consecuencias, descripción del riesgo, probabilidad –
Casi seguro, Impacto – Moderado, Nivel de riesgo – Extremo, Tratamiento del riesgo – reducir,
para las diferentes causas relacionan responsables de ejecutar el control, Periodicidad de
ejecución del control, Propósito del control , Como lo realiza, Que se realiza con las desviaciones
y observaciones resultante de la ejecución del control), Evidencia de ejecución del control,
Descripción del control, naturaleza del control, rango de calificación del diseño, probabilidad riesgo
residual – Probable, Impacto – Moderado, Zona de riesgo residual – Alto, relacionan que algunas
de las causas del riesgo se materializaron, realizan análisis de causas de esta materialización,
relacionan acción a tomar y siguen así realizando el seguimiento en el tiempo. Las causas
identificadas para este riesgo son:

Baja disponibilidad de recursos financieros. Control: cada líder debe informar los
recursos necesarios para el año siguiente.
 Deficiencia en la interacción con otros procesos. Control: cada líder dará traslado a las
instancias del Sistema de Gestión Ambiental para la articulación, sino se logra la
articulación se informa a los directivos correspondientes. Se materializa el riesgo en el
primer cuatrimestre, como control se informa a los directivos correspondientes, se
evidencia radicado N. 202020025550.
 Insuficiente disponibilidad de Talento Humano. Control: cada líder cada año identifica
las necesidades y el estado de formación de los Servidores a su cargo.
 Falta de procedimientos que orienten la gestión. Control: PQRSD. Se materializa en el
primer cuatrimestre y se establece control de reformulación del Plan de mejoramiento
de la auditoría. Se evidencia plan de mejoramiento 2195, se evidencia que establecen
las actividades con sus respectivos seguimientos interna, con un nuevo análisis de
causas y un tratamiento con 7 actividades.
 Cumplimiento de políticas públicas por causa de emergencia económica, social y
ecológica. Control: estar atento a nuevas regulaciones. Se materializa en el segundo
cuatrimestre como control se establece cronogramas ajustados mediante correos, se
evidencia comunicado del 29/04/2020.
Se evidencia que realizan seguimiento cada cuatro meses de manera acumulada al avance de
monitoreo.

Documento:
Se revisa el Plan de Trabajo SIG-MIPG en el cual se realiza control al cumplimiento de actividades
programadas, allí relacionan para las diferentes actividades las descripción de la actividad global
en ciclo PHVA, relacionan las tareas para cada una de esas actividades, % peso de cada tarea
con respecto a la actividad, producto / fuente de verificación, responsable, seguimiento en los
diferentes meses, observaciones y seguimiento en términos de cumplimiento de tareas y producto.
Se revisan las siguientes tareas de las diferentes actividades:
 Revisar, realizar ajustes al plan de trabajo Proceso GEAM, por parte de la secretaria de
despacho, con un peso de 10% en la actividad, programada para marzo y registran
como evidencia el Acta 001 Secretaria de despacho, se evidencia esta acta del
05/03/2020 donde relacionan el orden del día y el desarrollo de cada una de las
actividades del orden del día. Aprueban la estructura del comité interno, se evidencia
que el orden del día es lo visto en el Plan de trabajo Proceso GEAM.
 Planear las reuniones del Comité Interno SIG-MIPG Proceso GEAM, se evidencian las
actas de los diferentes comités de acuerdo a lo planeado.
 Acciones de recuperación de los recursos naturales, las salidas son Tramo de quebrada
con capacidad hidráulica mejorada, Gestión Integral de Residuos Sólidos, Cobertura
boscosa establecida y mantenida. Se revisa la salida Tramo de quebrada con capacidad
hidráulica mejorada, se evidencia Matriz de Priorización de las solicitudes, relacionan
las fichas, radicado, cuenca, quebrada, comunidad, ubicación, entre otros, en esta
matriz realizan seguimiento a las diferentes solicitudes hasta su cierre.
Dentro de la caracterización del proceso tienen relacionados los siguientes indicadores:
- Porcentaje de corredores ecológicos cualificados para la infraestructura verde realizados,

semestral, meta 50%, medición 100% del 15/04/2020, cuentan con el respectivo análisis
- Porcentaje de cobertura boscosa en suelo forestal protector incrementada, semestral, se
evidencia medición del indicador el 15/04/2020 con una medición del 100% y meta del 50%,
cuentan con el respectivo análisis.
- Porcentaje de acciones realizadas para la recuperación del río y sus afluentes, anual, se
evidencia medición del 15/04/2020 con un resultado del 100% y con su análisis
correspondiente.
- Porcentaje de puntos críticos de residuos sólidos recuperados, semestral, se evidencia
medición del 15/04/2020 con una meta del 50% y una medición del 100%, en el análisis
relacionan la intervención de 68 puntos en toda la ciudad.
- Porcentaje de animales atendidos a través del programa de bienestar animal, semestral,
se evidencia medición del 15/04/2020 con una meta de 50% y resultado del 100%, durante
el cuatrienio se atendieron 18.636 animales y se instalaron 62.579 Micro Chips
- Porcentaje de medidas implementadas para enfrentar el cambio climático, anual, se
evidencia medición del indicador del 15/04/2020 con un límite inferior de 75% y
cumplimiento del 100%
- Porcentaje de instancias de coordinación institucional fortalecidas, semestral, se evidencia
medición del indicador del 15/04/2020 con una meta y un resultado del 100%
- Porcentaje de instituciones educativas sensibilizadas en bienestar animal, semestral, se
evidencia medición del indicador del 15/04/2020 con una meta del 50% y un resultado del
100%, se capacitan en total 60 instituciones.
- Porcentaje de ejecución de los programas del sistema de gestión ambiental institucional,

Documento:
Anual, se evidencia medición del indicador del 15/04/2020 con una meta de 100%, límite
inferior del 90% y resultado del 93%. En el análisis del indicador relacionan los resultados
de los indicadores de los diferentes programas del sistema de gestión ambiental. Realizan
plan de mejoramiento de acuerdo a los resultados de los indicadores de los programas que
no lograron el 100% de cumplimiento, con sus respectivas actividades y seguimiento a la
ejecución a las mismas hasta el cierre respectivo.
Durante todo el proceso de la auditoría el personal consultó la información de la plataforma

Isolución garantizando el uso de la información documental actualizada.
Dentro del proceso de gestión ambiental se han presentado salidas no conformes que tienen que
ver con PQRSD, que son salidas no conformes por inoportunidad, se evidencian que relacionan
cada una de estas salidas no conformes con los respectivos tratamientos a cada una de estas,
adicionalmente se evidencia su gestión en el plan de acción 2195 revisado anteriormente. De
acuerdo a lo revisado anteriormente en la Matriz de riesgos se evidenció que en el segundo
cuatrimestre no se materializó el riesgo relacionado con estas PQRSD. Se evidencia un
seguimiento muy minucioso a cada una de las PQRSD realizadas con sus respectivas
estadísticas.
Se revisa Oportunidad de mejora No. 855 por autoevaluación del 21/10/2020 de la redefinición de
los indicadores de acuerdo al nuevo Plan de Desarrollo y el contexto actual del Municipio de
Medellín, se evidencia que los diferentes planes de acción se encuentran en ejecución y que ya
tienen la propuesta de los nuevos indicadores a implementar.
Fortalezas:
 Muy bien formulado el Plan de trabajo con el seguimiento a las actividades y tareas de cada
una de estas actividades con Plan de actualización integral de los procesos del Modelo de
Operación por Procesos – MOP, caracterización del proceso, roles y responsabilidades,
entre otra información importante para la planeación del proceso.
 Se evidencia un seguimiento muy minucioso a cada una de las PQRSD realizadas con sus
respectivas estadísticas.
 Creación de subsecretaría de Protección y Bienestar Animal.
 Redefinición de los indicadores del proceso de acuerdo a los cambios en el Contexto de
la Organización.
Conclusión:
23. PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS Y NO DOMICILIARIOS.

Auditados: Roger Alejandro Jiménez (Subsecretario de Servicios Públicos), John Mario Echeverri
(Líder de Programa), Lina María Méndez (Líder de Proyecto), Diego Alberto Acosta (Profesional
Universitario), Natalia Lopera (Profesional Universitario), Alejandra Barrios (Profesional Universitario),
Edison Perilla (Profesional Especializado), Diego Gallo (Profesional Universitario).
Requisitos: 6.1; 6.3; 7.5; 8.1; 8.2; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.

Documento:
 Caracterización CA-SPDN-001.V.14.
 Procedimiento alumbrado público PR-SPDN-012, V.4.
Evidencias verificadas: Dentro del proceso tienen identificados los siguientes riesgos de
gestión:
- Incumplimiento en la prestación del servicio público de acueducto y alcantarillado (Nivel

de riesgo extremo). Cusas:
o Insuficiente capacidad operativa de los prestadores. Se Materializa en el primer
cuatrimestre por cortes prolongados en la prestación del servicio de agua potable
en el acueducto Manantial de San Antonio de Prado, se crea acción para abordar
riesgos # 553 del 08/04/2020, se identifica como causa raíz captaciones ilegales
aguas arriba de particulares que disminuyen el caudal, variaciones climáticas que
han aumentado los tiempos de sequía y crecimiento acelerado y sin control de las
construcciones lo que aumenta la demanda del servicio de acueducto. Se evidencia
el establecimiento, ejecución y seguimiento a acciones como Ampliación del sistema
de acueducto Manantial y Abastecimiento de agua potable con carrotanque. Se
evidencia contrato 4600083421 de 2019 de Ampliación del sistema de acueducto El
Manantial, San Antonio de Prado por cinco meses, el cual ya se encuentra ejecutado
y para entrega en este mes.
o Deficiencia en la aplicación de los planes de emergencia y contingencia de agua
potable.
o Normativa aplicable poco clara por parte de los responsables de la prestación de los
servicios públicos.
o Deficiencia en las labores de supervisión e interventoría de los contratos
- Inexactitud en la formulación de un proyecto, en los cálculos de proyecciones que soportan
una inversión (nivel de riesgo alto), este riesgo no se ha materializado. Causas:
o Sub dimensionamiento de una problemática en la formulación de un proyecto
o Estimaciones o presupuestos basados en información proyectada con variables no
predecibles.
Se evidencia que para cada uno de los riesgos establecen sus respectivos controles con los
debidos seguimientos.
Se evidencia que el proceso accede a la información documentada directamente de la plataforma
Isolución, garantizando que se trabaja con los documentos y registros vigentes.
Cuentan con Procedimiento Alumbrado Público donde establecen una Revisión y aprobación de los
diseños de alumbrado público para lo cual se presenta un proyecto de iluminación a la Subsecretaría
de Servicios Públicos, se evidencia que los proyectos ingresan por medio de una PQRSD donde el
usuario solicita la revisión del diseño de alumbrado público, cuentan con un Manual de procedimiento
de Alumbrado público donde establecen los elementos requeridos por parte de los usuarios para poder
solicitar la revisión de los diseños.
Se evidencia el cumplimiento de flujograma del proceso en cuanto a proyectos de obligaciones
urbanísticas y requisitos para la conexión de la malla de alumbrado público mediante la revisión de
proyecto de alumbrado público de Parque la Riviera, se evidencia radicado del 05/08/2019 con asunto
de Diseño iluminación del espacio público, Parque la Riviera por parte de la sociedad Inversiones
Sánchez Martínez, inicialmente revisan el cumplimiento de los requisitos y documentos en la solicitud,
se devuelve al solicitante para que realice unas correcciones, se evidencia comunicado al solicitando

Documento:
las correcciones, una vez se revisa que están completos se remiten al operador EPM para que revise
el diseño con la interventoría, se evidencia revisión de EPM mediante correo electrónico del
03/02/2020 obra urbanística SN 21349330 – PARQUE LA RIVIERA indicando que no se encuentran
más observaciones, posteriormente la interventoría realiza revisión en campo, se evidencia correo
electrónico del 28/04/2020 de la interventoría aprobando la obligación urbanística indican que cumplen
a conformidad con los requisitos normativos, finalmente el Municipio aprueba mediante la firma y sellos
en los planos del proyecto. Finalmente se evidencia comunicado de revisión de la ejecución de la obra
donde verifican si la ejecución de la obra cumple con los parámetros requeridos y aprobados en el
diseño, se evidencia que los resultados cumplen con los requisitos del RETILAP.
Igualmente dentro de este Procedimiento de Alumbrado Público establecen la atención y respuesta
de solicitudes de la comunidad, donde establecen que cuándo la comunidad detecta una falencia en
la prestación del servicio de alumbrado público realiza la respectiva PQRSD y el Municipio por medio
de la interventoría externa y el operador de servicio realiza un diagnóstico a cada una de las solicitudes
y realiza las acciones correctivas a que halla a lugar.
Las PQRSD de la comunidad son gestionadas a través de EPM se evidencia que cuentan con registro
de las solicitudes donde cada una de ellas tiene un ID, tienen el detalle de la observación, la fecha de
creación y la fecha de reparación. Ya con la consolidación de estas PQRSD se realiza cálculo del
índice de disponibilidad mensualmente 99.9% en junio de 2020.
Dentro de la Caracterización del Proceso tienen definido el indicador de Percepción de la atención
a solicitudes del servicio de alumbrado público por parte de la ciudadanía, Meta 4 sobre 5,
frecuencia trimestral, se evidencia medición del indicador trimestralmente, se revisa explicació n
del indicador del tercer trimestre del 2020 el cual incluye los resultados de los diferentes periodos
evaluados en los que envían las encuestas a los usuarios, se evidencia medición del 06/10/2020
con un resultado de 5, en el análisis del indicador relacionan que solo el 16% no accedió a
responder la encuesta, el 82% responden que su nivel de satisfacción es excelente, el 2%
responde bueno, ningún encuestado consideró que la ´prestación es deficiente.
Dentro del proceso en el 2020 no tienen No Conformidades identificadas, tienen identificadas las
siguientes acciones de mejora:
- N. 866 del 23/10/2020, Habilitación de taquillas virtuales para la atención del mínimo vital
de agua potable y la verificación telefónica de requisitos, no se han ajustado los
procedimientos internos que muestren estas opciones, que han mejorado la eficiencia del
programa y deberían ser permanentes. Está pendiente estudiar la posibilidad de habilitar
en el procedimiento las opciones virtuales y telefónicas de manera permanente.
- N. 865 del 23/10/2020, la Caracterización del Proceso únicamente muestra un indicador,
no se visualizan otros indicadores de gestión del proceso. Como situación deseable
relacionan que desde la caracterización debe referenciarse o incluirse la batería de
indicadores de servicios públicos, tanto los que muestran la gestión del proceso como
aquellos que se miden dentro del hacer del proceso. Tienen definidas las siguientes
actividades:
o 20/11/2020: consultar metodológicamente como se puede vincular la batería de
indicadores a la caracterización e identificar que indicadores no se están midiendo
en otras agendas para incluirlos en el proceso.
o 30/11/2020: generar una nueva versión de la Caracterización del Proceso con las
conclusiones frente a la batería de indicadores y a los indicadores que deben ir al
proceso.

Documento:
Fortalezas:
 La habilitación de taquillas virtuales para la atención del mínimo vital de agua potable y la
verificación telefónica de requisitos.
 Resultados muy positivos en la implementación del programa mínimo vital de agua potable
con inversiones importantes en infraestructura con un muy buen seguimiento a la ejecución
de las mismas.
 Indicador de índice de disponibilidad de alumbrado público muy alto con valores superiores
al 99.9%.
Conclusión:
24. PROCESO: MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
Auditados: Andrés Benavides (Subsecretario de Gestión de Bienes), Fernando Correa (Líder de

Programa), Martha López (Líder de Proyecto), Carlos Botero (Líder de Programa TIC), Nadia Mariela
Gutiérrez (Secretaria unidad de mantenimiento).
Requisitos: 7.1; 7.1.4; 7.1.5; 7.1.5.2, 7.5; 8.1; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
 Caracterización CA-MBMI-002, V.10.
 Procedimiento Mantenimiento de Bienes Inmuebles dentro Administrativo Municipal y Sedes
Externas, PR-MBMI-027, V.6.
Evidencias verificadas: Se revisa Plan Integral de mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Municipio de Medellín donde se relacionan para las diferentes unidades de servicios internos un código
de necesidad, No. de proyecto, posición presupuestal, nombre del proyecto, objetivo del
mantenimiento, presupuesto estimado, presupuesto asignado, duración en meses, inicio y
seguimientos semestrales relacionando meta esperada y ejecutado en pesos.
Se revisa proyecto con Necesidad No. 41259 Innovación TIC para una organización digital, con fecha
de inicio del 01/07/2020 por un valor de $57.000.000, se evidencia contrato No. 4600087291 de 2020
del contratista Upsistemas SAS, con fecha de inicio del 25/09/2020 y finalización del 31/12/2020 cuyo
objeto es el Servicio de soporte y mantenimiento de los aires acondicionados del datacenter, se
evidencia que cuentan con estudios previos donde relacionan toda la información de acuerdo a los
requisitos necesarios para la ejecución del contrato, allí se encuentra el detalle de los equipos con los
mantenimiento requerido para los mismos.
Dentro de los estudios previos establecen que el contratista debe enviar al supervisor antes de iniciar
las actividades del contrato un Cronograma general de actividades y una vez se inicie la ejecución de
los trabajos un cronograma para cada equipo a intervenir y cumplir con el cronograma establecido,
igualmente debe presentar informes mensuales. Se evidencia seguimiento mediante el reporte del
contratista Upsistemas del 15/10/2020 donde relacionan las labores de lavado de serpentines

Documento:
condensador y evaporador, revisión electromecánica y frigorífica donde se detectan elementos para
cambiar que se dejan en tareas post servicios para su cotización, finalmente relacionan el registro
fotográfico como evidencia. Se evidencia comunicado del contratista del 14/10/2020 donde relacionan
las fechas tentativas para la programación de visitas de mantenimiento.
Se evidencia que llevan seguimiento a las PQRSD en un archivo en Excel se revisan las
siguientes:
- 27/03/2020, Radicado N. 202010100591, Edificio La Poblada solicitan que los ayuden con su
intervención y limpieza, fecha de vencimiento del 13/05/2020, se evidencia PQRSD por correo
electrónico, igualmente se evidencia mediante comunicado del 13/05/2020 donde relacionan
que gestionen ante EMVARIAS la recolección de los elementos ya que no se encuentra en el
alcance de la Subsecretaría de gestión de bienes.
- 14/09/2020, Radicado N. 202010249967, Se evidencia registro de PQRSD donde la persona
relaciona Lote que está afectando la vivienda y pone en riesgo de un colapso de la construcción
del usuario por motivos del debilitamiento de la estructura, fecha de vencimiento del
23/10/2020, se evidencia respuesta del 23/10/2020 donde relacionan que ya fueron
adjudicados e iniciados con los contratos de mantenimiento, se iniciará mediante la visita de
un equipo interdisciplinario a su predio para determinar las medidas correctivas que se
requieran.
Se evidencia que cuentan con inventario de hojas de vida de equipos en Isolución donde
establecen para los diferentes equipos de medición los próximos mantenimientos, próxima
calibración y un código de colores para los requisitos por vencerse, requisitos incumplidos y
requisitos cumplidos, se evidencia que pueden acceder a la hoja de vida del equipo por el mismo
sistema Isolución donde adjuntan los certificados de calibración de los equipos.
Dentro de la Caracterización del Proceso relacionan los siguientes indicadores:
- Cumplimiento del plan integral de mantenimiento, frecuencia anual, se evidencia medición del
indicador del 24/03/2020 con un resultado de 112% cumpliendo la meta de 75%, se evidencia
seguimiento semestral del indicador dentro del Plan Integral de Mantenimiento.
- Efectividad de los mantenimientos realizados, frecuencia semestral, se evidencia medición del
indicador del 10/07/2017 con un resultado de 55%, incumpliendo la meta del 80%, se evidencia
que generan acción No. 2452 del 07/07/2017, se evidencia análisis de causas por falta de
mano de obra para la ejecución de los mantenimientos debido al COVID-19, se han restringido
los mantenimientos debido al COVID-19, se ha visto afectada la consecución de los materiales
debido al COVID-19, se evidencia que establecen acciones como atender los requisitos con
fecha de compromiso del 31/12/2020, se evidencia seguimiento del 28/07/2020 donde
describen que debido al COVID-19 no se retomará aún.
- Cumplimiento en el mantenimiento preventivo de los equipos de medición y/o apoyo, tiene
medición anual, se evidencia medición del 07/02/2020 con un resultado de 90.23%, cumpliendo
la meta del 90%, se evidencia seguimiento al indicador en el 2020 al 30 de junio.
Como mejora resaltan que en el 2020 recibieron buenos recursos para intervenciones con lo cual
han realizado intervenciones eléctricas importantes, cambio de luminarias, cambios en ascensores
y mantenimientos a aires acondicionados.

Documento:
Fortalezas:
 La asignación de recursos importantes al proceso para diferentes intervenciones como lo
son las eléctricas, cambios de luminarias, cambios en ascensores y mantenimientos a aires
acondicionados.
Conclusión:
25. PROCESO: CONTROL URBANÍSTICO.
Auditados: Mauricio Cardona (Profesional Universitario), Isabel Monsalve (Profesional Universitario),

Jhon Fredy Duque Castaño (Profesional Universitario), Laura Camila Ossa (Profesional Universitario),
Mauricio Vergara Montoya (Subsecretario de Control Urbanístico), Juan Pablo Pérez (Asesor del
Despacho), Juan Carlos Rodríguez (Profesional Universitario), David Sánchez (Profesional
Universitario), Jairo Alberto Henao (Líder de Proyecto), Mónica Guerra (Directora Técnica), Maryen
Cecilia Torres (Contratista).
Requisitos: 6.1; 6.3; 7.1.5; 8.1; 8.2; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
 Caracterización CA-CONU-001, V.6.
 Procedimiento Seguimiento al desarrollo urbanístico y constructivo, PR-CONU-004, V.2
Evidencias verificadas: Dentro del proceso tienen identificados los siguientes riesgos de gestión:
- Inoportunidad en la entrega de las respuestas a los ciudadanos y dependencias de la

administración Municipal, relacionadas con los procesos constructivos (Externo). Causa: Alto
volumen de solicitudes internas y externas. Control: consolidado de solicitudes vs análisis de
carga laboral, el riesgo se materializa en el segundo cuatrimestre de 2020 por lo que levantan
acción de mejora No. 531 debido al número de PQRSD que puede llegar a ocasionar
incumplimiento en la entrega de respuestas, establecen dentro del plan de acción actividades
como:
o Gestionar evaluar la pertinencia de la conformación de unidades de trabajo dentro de
la subsecretaría con aumento de personal de carrera. Se evidencia comunicado a la
subsecretaría
o Distribuir las solicitudes de acuerdo con el número de ingresos y por zonas de ciudad y
corregimientos. Se evidencia archivo en Excel de distribución de los profesionales por
zonas y corregimientos, integrando algunas zonas con mayor cantidad de personal, por
la demanda que allí se presenta.
o Realizar seguimiento a través de las estrategias definidas por la subsecretaría, se
evidencia que realizan base de datos que permite el seguimiento de los ingresos y
cierres de las solicitudes PQRSD.
- Inadecuada aplicación de la norma específica y del POT vigente que regula el proceso de
control urbanístico, para el correcto seguimiento del Modelo de Ocupación (Alto). Causa:

Documento:
Desconocimiento de las normas y procedimientos internos del proceso. Este riesgo no se ha
materializado. Tienen definido control y es una mejora significativa donde la persona
responsable realiza revisión de las respuestas proyectadas el cual se lleva a la plataforma
Mercurio para tener toda la trazabilidad, se da visto bueno del sistema y se pasa a bandeja del
subsecretario para firma.
Se evidencia que mediante plataforma tecnológica registran las PQRSD de las diferentes partes
interesadas, de allí la persona encargada envía las PQRSD por correo electrónico a las partes
correspondientes quienes a su vez retroalimentan con la información con lo adelantado de cada
PQRSD. Se revisa la PQRSD No. 202010153385 que lo genera el usuario al Isvimed el 24/05/2020
quien a su vez la traslada a control urbanístico el 08/06/2020 en la cual solicita información de
cuando se necesita supervisión técnica y no se tiene, se evidencia respuesta a la solicitud del
23/10/2020.
Dentro del procedimiento Seguimiento al Desarrollo Urbanístico y constructivo establecen tarea

de realizar recorridos territoriales para revisar las respectivas solicitudes, cada uno de los
funcionarios realiza la programación de acuerdo a las solicitudes a verificar de cada una de las
visitas cada una de las personas realiza informes técnicos, cuándo identifican que hay una
infracción.
En la Caracterización del Proceso tienen definidos los siguientes indicadores:
- Cumplimiento de observaciones de autorización de ocupación de inmuebles, se evidencia

medición del indicador del 18/04/2020, meta 80%, Real 84%, relacionan en el análisis el
cumplimiento del indicador.
- Obligaciones urbanísticas analizadas, Meta año 2750, se evidencia medición mensual del
indicador, el acumulado a septiembre es de 1460.
- Solicitud de licencia urbanística revisadas, meta año 2000, se evidencia medición mensual del
indicador, con un resultado acumulado a septiembre 1473.
- Proyectos licenciados visitados, meta año 2714, se evidencia medición mensual del indicador,
con un resultado acumulado a septiembre 1050.
- Seguimiento a curadurías urbanas, se tiene registro de seguimiento desde el 2016 al 2019 con
registro de seguimiento todos los años a las cuatro curadurías.
- Infracciones urbanísticas intervenidas en el territorio, meta 100%, Real 100%, OM: revisar la
pertinencia de la definición del indicador de Infracciones urbanísticas intervenidas en el
territorio, pues como está pues este indicador siempre dará 100% y de esta manera no arroja
resultado para la toma de decisiones.
- Solicitudes de radicados de venta atendidos, meta 100%, se evidencia medición del indicador
mensualmente con un resultado del 100%.
No. Requisitos NTC Proceso Descripción del Sede
ISO 9001:2015 Hallazgo
1 9.1.1 Control Urbanístico Revisar la Plaza La Libertad
pertinencia de la piso 8 Torrea A.
definición del
indicador de
Infracciones
urbanísticas

Documento:
intervenidas en el
territorio, pues como
está definido este
indicador siempre
dará 100% y de esta
manera no arroja
resultado para la
toma de decisiones.
Fortalezas:
 Sistema de información Urbamed que se realiza con georreferenciación que les ayuda para
la toma de decisiones y el seguimiento de las obras en el Municipio.
 Mejora de acta de visita con información detallada donde aporta a los diferentes
componentes.
 La estrategia para el tratamiento de las PQR relacionado anteriormente.
Conclusión:
El proceso cumple con todos los requisitos evaluados y solo se encuentra una oportunidad de
mejora relacionada con el indicador de Infracciones urbanísticas intervenidas en el territorio.
26. PROCESO: SERVICIO A LA CIUDADANIA.
Auditados: Jorge David Tamayo (Subsecretario de Servicio a la Ciudadanía), Leonel Peña

(Profesional Universitario), Deisy Gonzalez (Profesional Universitaria), Alexandra Munera (Planeación
Organizacional), Laura Giraldo (Contratista), Ingrid Villa (Profesional Universitario), Duber Avendaño
Rua (Profesional Universitario), Daniela Medina (Contratista), María Adela Quintero (Profesional
Universitario).
Requisitos: 5.1.2; 6.1; 7.1.4; 7.5; 8.1; 8.2; 8.3; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2: 10.3.
 Caracterización CA-SECI-001, V.8.
 Guía metodológica para la racionalización de trámites de la función pública de diciembre de
2017; Gestión de PQRSD, PR-SECI-042, V.6; Atención a la ciudadanía a través de la línea
única 44 44 144, PR-SECI-021, V.3.
Evidencias verificadas: Dentro del proceso tienen identificados los siguientes riesgos:
- Entregar información equivocada o incompleta en los informes de gestión presentados a las

diferentes dependencias y a los ciudadanos por medio de los canales de atención (Extremo).
El riesgo se materializó en el segundo cuatrimestre por causa de Inadecuada reclasificación
de las PQRSD o demora en la misma. Acción: hubo un incremento en el ingreso de solicitudes
en un 130% con respecto al cuatrimestre anterior, realizaron acciones como entrenamientos
para nuevos integrantes del equipo de back office, también se materializa el impacto debido a

Documento:
inconvenientes con la herramienta Mercurio lo que se había reportado a TI. Se abre acción
#576 del 12/08/2020 donde se evidencia que realizan el respectivo análisis de causas,
establecen las siguientes acciones:
o Formación sobre los temas que hayan generado impactos en PQRSD de las demás
dependencias. Se evidencia acta del 10/06/2020 para aclarar temas de la subsecretaría
de movilidad a los trabajadores del BackOffice, se evidencia acta del 10/09/2020 de
socializar y retroalimentar el formato reporte de indicador de trámites mensual (back
office, enlaces y nuevos apoyos).
o Garantizar como mínimo 10 personas en el BackOffice capacitados, se evidencia
capacitación del 17/04/2020 de persona que ingresa, se evidencia ingreso del personal
para el BackOffice, actualmente son 19.
o El asesor realizar análisis del personal BackOffice requerido. Se evidencia que calculan
la gestión por asesor de PQRSD y de acuerdo al número de solicitudes calculan el
personal requerido.
- Incumplimiento en la respuesta a los requerimientos realizados por parte de la ciudadanía. Se
materializa en el segundo cuatrimestre del año debido a las mismas causas y también por la
causa de ineficacia en la atención a las llamadas recibidas de los ciudadanos en la línea única.
No se cumple la meta establecida para el indicador de eficacia del 95% durante los meses de
abril a julio de 2020. Se realiza seguimiento con acción #522. Acción: estrategias de
comunicación, se evidencia que cuentan con chat en línea donde establecen los guiones, se
ingresa directamente al chat y se evidencia la implementación de estos guiones. Se evidencia
tendencia al alza en el tiempo del indicador.
Dentro del proceso tienen entre otros los siguientes procedimientos:
- PR-SECI-021 Atención a la ciudadanía a través de la línea única 44 44 144. Describen como

realizan las diferentes tareas desde la planeación del proceso, se revisa el protocolo para la
atención a través de la línea única, se realiza llamada a la línea y se evidencia el cumplimiento
del protocolo.
- PR-SECI-042 Gestión de PQRSD. En este procedimiento se establece como es la recepción
y como se dirige a cada dependencia la respectiva PQRSD para su gestión correspondiente
hasta el cierre de cada una de ellas, se revisa este flujo de las PQRSD para las siguientes
evidenciando la implementación del procedimiento dentro del sistema Mercurio:
202010100591, 202010249967, 202010153385 – este último PQRSD se vencieron los
términos, se evidencia correo del 24/07/2020 mediante el cual recuerda a la dependencia que
esta solicitud se vence al siguiente día para su respectiva gestión.
Dentro de la caracterización del proceso tienen establecidos los siguientes indicadores:
- Nivel de servicio canal presencial, se evidencia medición mensual del indicador, la meta es del
80%, en el mes de septiembre se obtuvo un resultado de 77.5%. Se evidencia un análisis muy
completo del indicador.
- Eficacia en la atención canal telefónico, se evidencia medición mensual del indicador con
tendencia a la alza, en los últimos dos meses ya se cumple el indicador.
- Nivel de satisfacción ciudadanía, se evidencia medición del indicador en el 2019 y un
seguimiento el primer semestre del 2020 en el canal virtual. OB: Actualizar en la caracterización

Documento:
la frecuencia de medición del indicador de Nivel de satisfacción ciudadanía ya que allí se
establece semestral y en el plan de desarrollo establecen anual como realmente lo hacen
actualmente.
- Oportunidad de PQRSD, se evidencia medición mensual del indicador con el respetivo análisis
muy completo.
- Oportunidad de trámites, se evidencia medición mensual del indicador con una tendencia a la
alza en el indicador, en el mes de agosto dio un resultado de 99.78% cumpliendo la meta del
95%.
- Trámites racionalizados, se evidencia medición del 31/12/2019 con un cumplimiento del 100%
y meta del 100%, fueron racionalizados 20 trámites de los 20 priorizados. En este proceso de
racionalización se ejecuta el diseño y desarrollo del servicio teniendo en cuenta la Guía
metodolígica para la racionalización de trámites de la función pública de diciembre de 2017, se
revisa racionalización de fondo de calamidad donde se evidencia información de entrada como
que se realiza actualmente, se identifican que se ejecutan muchas actividades en este proceso,
identifican falencias, operatividad que manejan y finalmente después de todo el proceso de diseño
y desarrollo se logra la mejora identificando los temas de mayor demanda, mejorando directamente
la atención al ciudadano.
Observación:
No. Requisitos NTC Proceso Descripción del Sede
ISO 9001:2015 Hallazgo
1 7.5.3.1 Servicio a la No se observa que CAM Piso 6
Ciudadanía en la totalidad de los
casos la información
documentada es
idónea para su uso
Evidencia.
En la caracterización
de Servicio a la
Ciudadanía la
frecuencia de
medición del
indicador de Nivel de
satisfacción
ciudadanía se
establece semestral
y en el plan de
desarrollo
establecen
frecuencia anual.
Lo anterior
generando riesgo de
incumplimiento del
numeral 7.5.3.1 de
la NTC ISO
9001:2015 que
establece:
“La información
documentada

Documento:
requerida por el
sistema de gestión
de la calidad y por
esta Norma
Internacional se
debe controlar para
asegurarse de que:
a) esté disponible y
sea idónea para su
uso, donde y cuando
se necesite”
Resaltan la Estrategia Medellín Me Cuida a nivel del Municipio, la atención de las PQRSD,
inscripción de vendedores ambulantes a Medellín me cuida, ampliando cobertura, implementación
de las ventanillas virtuales y canales automatizados para atender la gran cantidad de solicitudes
debido al COVID-19.
Fortalezas:
 Análisis muy completo de los indicadores del proceso.
 Mejora significativa en los resultados de los indicadores gracias a los planes de acción
ejecutados por el proceso teniendo en cuenta el COVID-19.
Conclusión:
El proceso cumple con todos los requisitos evaluados, solo se presenta una observación
relacionada con la actualización de la caracterización del proceso.
27. PROCESO: GOBIERNO LOCAL
Auditados: Yomar Benítez (Subsecretario de Espacio Público), Juan Camilo López Bermúdez
(Subsecretario de Gobierno Local y Convivencia), Cielo María Serna (Profesional Universitario), Isabel
Pulgarín (Líder de Programa), Jairo Aníbal Gallego (Inspector de Policía), Jeny Ciro Jaramillo
(Comisaria de Familia), Weimar Velázquez (Inspector de Policía), Paola Andrea Daza (Profesional
Universitaria), María Dolly Vargas (Profesional desarrollo institucional).
Requisitos: 6.1; 7.1.4; 7.5; 8.1; 8.2; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
 Caracterización del proceso Gobierno Local CA-GOBI-001, V.8.
Evidencias verificadas: Dentro del proceso tienen identificados los siguientes riesgos de gestión:
- Inoportunidad en el desarrollo de los procesos asociados a las indisciplinas sociales y las

problemáticas familiares (Extremo). Causa: alto volumen de procesos vs debilidad en la
capacidad de respuesta. No se ha materializado. Control: semestral en comité primario
verifican la cantidad de procesos asignados a inspecciones y comisarías. Se evidencia en
reporte de comisaría de abril de 2020 donde relacionan la información de los cuatro primeros
meses del 2020 donde relacionan los casos ingresados por cada uno de los procesos que se

Documento:
tramitan en los diferentes despachos:
o Conciliación en derecho en materia de familia.
o Intervención en conflictos familiares.
o Restablecimiento de derechos de N.N.A.
o Violencia intrafamiliar.
Para las inspecciones de policía se evidencia igualmente el registro detallado y seguimiento a
los procesos asignados a las inspecciones.
- Inoportunidad para dar respuesta a las PQRSD según términos de ley (Extremo). Causa: alta
cantidad de PQRSD con poca capacidad de respuesta de las dependencias que participan en
el proceso. No se ha materializado. Se realiza control mediante plataforma Mercurio, se
evidencia que realizan medición mediante indicador de oportunidad a las respuestas, en el
mes de agosto de 2020 el porcentaje es de 96.39%, cumpliendo la meta del 90%.
Dentro de la caracterización del proceso tienen definidos los siguientes indicadores:
- Asuntos civiles de Policía, anual, se evidencia medición del 25/10/2020 con meta del 75% y
resultado de 84.48%, en el análisis relacionan que se vienen resolviendo los asuntos civiles de
policía recibidos.
- Audiencias de conciliación en derecho de familia realizadas, anual, se evidencia medición del
25/10/2020 con meta del 75% y resultado de 95.92%, se evidencia el análisis respectivo.
- Contravenciones comunes de policía intervenidas, anual, se evidencia medición del
25/10/2020 con meta del 75% y resultado de 98.33%, se evidencia el análisis respectivo.
- Medidas de restablecimiento de derechos a favor de niños, niñas y adolescentes, anual, se
evidencia medición del 25/10/2020 con meta del 75% y resultado de 74.62%, cumpliendo límite
inferior del 70%, se evidencia el análisis respectivos donde relacionan que por el COVID-19 se
decretó la suspensión de los términos en los trámites, se priorizó la atención de las
emergencias originadas en violencia intrafamiliar y restablecimiento de derechos, no podían
realizar muchas actividades de manera virtual ya que el usuario no tenía el recurso para
realizarlo.
- Orientación y/o asesoría de servicios de justicia, frecuencia semestral. Se evidencia medición
del 26/10/2020 con meta del 11000 y resultado de 20046, se evidencia el análisis respectivos
realizan la medición de los últimos dos semestres.
- Procesos administrativos de policía, frecuencia anual. Se evidencia medición del 25/10/2020
con meta del 75% y resultado de 81.3%, se evidencia el análisis respectivo.
- Conflictos familiares atendidos, frecuencia anual. Se evidencia medición del 25/10/2020 con
meta del 75% y resultado de 94.78%, se evidencia el análisis respectivo.
- Medidas de atención proferidas en materia de violencia intrafamiliar, anual, se evidencia
medición del 25/10/2020 con meta del 75% y resultado de 69.4%, por debajo del límite inferior
del 70%, se evidencia el análisis respectivo, tienen un análisis similar al indicador de
restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes. Se evidencia análisis detallado
de indicadores y plan de mejoramiento.
- Mediaciones, frecuencia anual. Se evidencia medición del 25/10/2020 con meta del 75% y
resultado de 85.59%, se evidencia el análisis respectivo.
- Procesos verbales abreviados, frecuencia anual. Se evidencia medición del 25/10/2020 con
meta del 75% y resultado de 41.91%, incumpliendo el límite inferior del 70%.Se evidencia el
análisis respectivo del indicador donde relacionan que debido al COVID-19, muchos procesos
no se puede realizar de manera virtual ya que el ciudadano no tiene acceso a la tecnología

Documento:
para realizarlo así.
- Trámites del proceso verbal inmediato atendidos en segunda instancia, medición anual. Este
indicador se creó este año en el mes de marzo y por lo tanto aún no ha sido medido.
Se revisa acción de mejoramiento N. 2551 del 26/10/2020 con relación al no cumplimiento del
indicador de Medidas de atención proferidas en materia de violencia intrafamiliar, establecen las
siguientes acciones:
- Gestionar recursos necesarios para descongestionar los despachos de comisarías de familia.

Se evidencia correo del 26/10/2020 solicitando los recursos.
- Realizar la descongestión de ser aprobados los recursos, programada para el 28/02/2021
- Realizar seguimiento a la descongestión en caso de ser realizada, programada para el
31/03/2021.
Resaltan el compromiso de los líderes y de los funcionarios para adaptarse a la operación del
servicio de justicia teniendo en cuenta el COVID-19.
Fortalezas:
 El ajuste del proceso para poder continuar la prestación del servicio teniendo en cuenta los
retos generados debido al Estado de Emergencia por el COVID-19, como la utilización de
las herramientas tecnológicas whatsapp y Microsoft Teams.
 Creación de metodología de intervención en territorio mediante estrategia Espacio público
24H, desconcentración de atención al público donde se pueden atender casos por fuera de
la sede administrativa.
Conclusión:
Sede N. 4. PROCESO: GOBIERNO LOCAL – INSPECCIÓN 10D
Auditados: Víctor Hugo Espinosa (Inspector de Policía Urbano de primera categoría), Wbeimar
Velázquez (Inspector de Policía), Cielo María Serna (Profesional Universitario), María Dolly Vargas
(Profesional desarrollo institucional), Jairo Aníbal Gallego (Inspector de Policía), María Victoria
Cifuentes (Secretaria), Franklin Escobar (Auxiliar Administrativa).
Requisitos: 6.1; 7.1.4; 7.5; 8.1; 8.2; 8.5; 8.6; 8.7; 9.1; 10.2; 10.3.
Documentación revisada: Registros del proceso.
Evidencias verificadas: Dentro de la inspección realizan procesos verbales abreviados, y demás

actividades relacionadas de las Inspecciones de Policía en el proceso auditado anteriormente.
Se evidencia en plataforma Theta que tienen flujograma para los diferentes procesos, donde se
indica que se recepciona al ciudadano, se direcciona a la dependencia correspondiente sino
corresponde a la inspección, si corresponde a la inspección, se realiza atención del reclamo,

Documento:
realizan citación para audiencia pública, si se requiere se va a segunda instancia, de acuerdo a lo
que resuelva la segunda instancia, lo devuelven a inspección para cumplimiento o ejecución,
finalmente se archiva.
Se toma como muestra los siguientes expedientes:

- N. 2-13528-20, Proceso verbal abreviado ingresado el 22/05/2020 y finalizado el 30/06/2020,
de comparendo 5-1 598556 del 18/03/2020 la inspección se recepciona en la inspección
19/03/2020, debido al COVID-19 hubo suspensión de términos hasta el 17/05/2020 el
18/05/2020 emiten orden de Policía No. 029 por la cual se resuelve el recurso de apelación,
revocando la medida correctiva y se ordena remitir al Comandante de la Estación de Policía
para que proceda notificar al ciudadano.
- N. 2-24510-20, Proceso verbal abreviado ingresado el 22/09/2020 en esta misma fecha está
el radicado, por riesgo por afloramiento de aguas que afecta los cimientos de la vivienda, se
evidencia que cuentan con comunicado de EPM de esa misma fecha donde indica que la aguas
mencionadas no son responsabilidad de EPM, el 22/09/2020 se hace auto de apertura, se
emite orden de policía No. 44 del 24/09/2020 mediante la cual ordenan a los propietarios de
los inmuebles proceder a seguir las recomendaciones del DAGRD y al informe de EPM, se
evidencia firma de notificación del ciudadano del 30/09/2020, se archiva el proceso el
08/10/2020.
Se evidencia que realizan comités primarios con frecuencia mensual para el control de la
inspección donde tratan temas como verificación de los objetivos propuestos en el comité anterior,
coordinación de la atención al público, directrices COVID-19.
Se revisan las siguientes salidas no conformes del proceso:

- N. 891215, Expediente 2-51558-19, se notifica auto que fija audiencia pública al siguiente día
de no asistir las partes a dicha audiencia y lo correcto era notificar dicho auto al siguiente día
de su expedición, realizan análisis de causas y la corrección correspondiente, fecha de
tratamiento del 05/03/2020.
- N. 891243, Expediente 2-19922-19, por error involuntario de la secretaria al colocar una fecha
distinta a la recepción de la declaración juramentada, se realiza aclaración por medio de un
auto aclaratorio en el que se aclaró la fecha de la diligencia, fecha de tratamiento 08/05/2019
(Se evidencia auto aclaratorio).
Se evidencia acción de mejora con respecto a la atención presencial siguiendo protocolos de
bioseguridad. Se evidencia el cumplimiento del protocolo durante la auditoría.
Fortalezas:
Las inducciones y capacitaciones que realizan a los nuevos colaboradores con información
de la Estructura Administrativa del Municipio de Medellín, datos de inspectores e
inspecciones del Municipio, Estructura de las Inspecciones de Policía, funciones generales
de los diferentes cargos, obligaciones del personal contratista de apoyo. Incluye y resaltan
más aún las tareas frecuentes de las inspecciones entre la cual está que se debe recibir a
todo quejoso, se toma la denuncia y se remite al competente en caso de que no sea
competente a la inspección a cargo. Además están tareas frecuentes como permisos para
trasteos, traslado de ganado a otros Municipio, Comité local de Gobierno, Consejos de
convivencia ciudadana (es la actividad social de la inspección). Adicionalmente tienen
presentaciones con el detalle de los procesos frecuentes en inspecciones explicando el
paso a paso.

Documento:
Conclusión:
,
7. Nonconformities/ No conformidades
NonConformity / No conformidad: No. 1 of/de 2 Major/ Mayor Minor/Menor
Department/Function/Departmento/Función: Administración de Standard Ref/ Cláusula 7.1.2 de ISO

Bienes Muebles e norma: 9001:2015
Inmuebles
Document Ref./ Document Ref.: CA-ADMI-002 Issue / Rev. Status/Edición/Revisión 2
Details of Nonconformity/ Detalles de No conformidad:
Hallazgo:
En bienes Inmuebles no se cuenta con las personas necesarias para la operación y control del proceso.
Evidencia:
• En bienes Inmuebles relacionan que el Plan de Trabajo en este momento se encuentra en

construcción debido a la falta de personal, debido a esta misma razón tampoco tienen
registrado el seguimiento a las actividades que ya tienen programadas.
• En el primer trimestre de 2020 no se cumple el indicador de Atención a solicitudes de
disposición de Bienes Inmuebles y el análisis indica que a la fecha no se ha contratado el
personal de apoyo para las visitas de campo”.
Lo anterior incumpliendo el numeral 7.1.2 de la ISO 9001:2015 que establece:
“La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación
eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos”.
NonConformity / No conformidad: No. 2 of/de 2 . Major/ Mayor Minor/Menor
Department/Function/Departmento/Función: Fortalecimiento de la Standard Ref/ Cláusula 8.5.1 a) de ISO

Ciudadanía norma: 9001:2015
Document Ref./ Document Ref.: FO-FOCI-071 Issue / Rev. Status/Edición/Revisión 1
Details of Nonconformity/ Detalles de No conformidad:
Hallazgo: No se observó que en la totalidad de los casos el proceso realice seguimiento a las
intervenciones de inspección.
Evidencia: El Plan de Inspecciones FO-FOCI-071 año 2020, no define los meses en que se
intervienen las diferentes Organizaciones Comunales y las actas e informes de inspección
evidenciadas corresponden al año 2019.
Incumpliendo lo establecido en el numeral 8.5.1 literal a) de la norma ISO 9001:2015. Que establece:
La Organización debe implementar la producción y la provisión del servicio bajo condiciones

Documento:
controladas que incluya cuando se aplicable la disponibilidad de la información documentada que
defina las características de los productos a producir y los resultados a alcanzar.
Client Proposed Action to Address Minor Non-Conformances Raised at this Audit / acción propuesta por el
cliente para atender las no conformidades emitidas en esta auditoria:
El cliente tiene pendiente el envio de los planes de acción.
Nonconformities detailed here shall be addressed through the organization’s corrective action process, in accordance with the relevant
corrective action requirements of the audit standard, including actions to analyse the cause of the nonconformity and prevent recurrence,
and complete records maintained. /Las No Conformidades detalladas aquí deberán ser tratadas según el proceso
de acción correctiva de la organización, siguiendo los requisitos relevantes de la acción correctiva de la
norma de auditoría, incluyendo las acciones tomadas para analizar las causas de la no conformidad y
prevenir su recurrencia, y manteniendo los registros completos.
Corrective actions to address identified major nonconformities shall be carried out immediately including a cause analysis, and
SGS notified of the actions taken within 30 days. An SGS auditor will perform a follow up visit within 90 days to confirm the actions
taken, evaluate their effectiveness, and determine whether certification can be granted or continued./ Las acciones
correctivas para tratar las no conformidades Mayores identificadas deberán ser atendidas
inmediatamente incluyendo el análisis de causa y se notificará a SGS de las acciones tomadas en el
plazo de 30 días. Un auditor de SGS realizará una visita de seguimiento en el plazo de 90 días para
confirmar las acciones tomadas, para evaluar su eficacia y para determinar si la certificación puede ser
concedida o continuar.
Corrective actions to address identified major nonconformities shall be carried out immediately including a cause analysis, and
records with supporting evidence sent to the SGS auditor for close-out within 90 days/ Las acciones correctivas para
tratar no conformidades mayores identificadas, deberán ser realizadas inmediatamente incluyendo el
análisis de causa, y los registros con la evidencia de soporte enviados al auditor de SGS en un plazo
de 90 días.
Corrective Actions to address identified minor non conformities including a cause analysis, shall be documented on a action plan
and sent by the client to the auditor within 90 days for review. If the actions are deemed to be satisfactory they will be followed up
at the next scheduled visit/ Las acciones correctivas para tratar las no conformidades menores identificadas
incluyendo el análisis de causa, deberán ser documentadas es un plan de acción y ser enviados al
auditor de SGS en un plazo de 90 días para su revisión. Si las acciones son consideradas
satisfactorias su seguimiento se realizará en la siguiente visita programada.
Corrective Actions to address identified minor non-conformities including a cause analysis, have been detailed on an action plan
and the intended action reviewed by the Auditor, deemed to be satisfactory and will be followed up at the next scheduled visit./
Las acciones correctivas para tratar las no conformidades menores identificadas incluyendo el análisis
de causa, han sido detalladas en un plan de acción y las acciones propuestas revisadas por el auditor,
son consideradas satisfactorias y su seguimiento se hará en la siguiente visita programada.
Appropriate cause analysis and immediate corrective and preventative action taken in response to each non-conformance as
required/ Es adecuado el análisis de causas de acciones correctivas y preventivas inmediatas, en
respuesta a cada no conformidad según corresponda.
Note:- Initial, Re-certification and Extension audits – recommendation for certification cannot be made unless check box 4 is completed.
For re-certification audits the time scales indicated may need to be reduced in order to ensure re-certification prior to expiry of current
certification.
Nota: - Auditorias Inicial, Re certificación y de Extensión – las recomendaciones para la certificación no pueden
ser hechas a menos que la lista de chequeo del numeral 4 haya sido diligenciada. Para auditorias de re
certificación las tablas de tiempo podrán necesitar ser reducidas para asegurar la re certificación antes de
que el certificado vigente expire.
Note: At the next scheduled audit visit, the SGS audit team will follow up on all identified nonconformities to confirm the effectiveness of
the corrective actions taken
Nota: - Para la siguiente visita programada, el equipo auditor de SGS hará el seguimiento a las no
conformidades identificadas para confirmar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

Documento:
8. General Observations & Opportunities for Improvement/ Observaciones Generales y Oportunidades para Mejora
La auditoría fue Remota-Parcial a través de la aplicación Teams de Microsoft.
Fortalezas a nivel General:
 El control de las Salidas No Conformes de Cara al Ciudadano.

 La rendición de cuentas a través de la Revisión por la Dirección, Rendición Pública de Cuentas,
entre otras, que permite que las partes interesadas internas y externas estén bien informadas.
 El liderazgo y compromiso de la Alta Dirección ejercido desde las diferentes Secretarías y
Consejo de Gobierno, que permite hacer acompañamiento y seguimiento al Sistema de Gestión
de la Calidad a todos los niveles del Municipio de Medellín.
 El empoderamiento de los Servidores Públicos entrevistados, lo que favorece la contribución a
la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
 La infraestructura tecnológica utilizada como soporte para el control de la información
documentada y las constantes innovaciones para la mejora.
 El establecimiento y disponibilidad de los Recursos, que garantiza la mejora continua del
Sistema de Gestión de la Calidad.
En cada Proceso se registraron las fortalezas identificadas.

Documento:
Observación 1 de 2.
9001:2015 Hallazgo
1 7.5.1 Servicio a la Virtual Teams
Ciudadanía. No se observa que en Microsoft.
la totalidad de los casos
la información
documentada es idónea
para su uso.
Evidencia.
En la caracterización de
Servicio a la
Ciudadanía la
frecuencia de medición
del indicador de Nivel
de satisfacción
ciudadanía se
establece semestral y
en el plan de desarrollo
establecen frecuencia
anual.
Lo anterior generando
riesgo de
incumplimiento del
numeral 7.5.3.1 de la
ISO 9001:2015 que
establece:
“La información
documentada requerida
por el sistema de
gestión de la calidad y
por esta Norma
Internacional se debe
controlar para
asegurarse de que:
A) esté disponible y sea

idónea para su uso,
donde y cuando se
necesite”

Documento:
Observación 2 de 2.
9001:2015 Hallazgo
2 10.2.1 b). Evaluación y Mejora
Virtual Teams de
No se observa que en
Microsoft.
la totalidad de los
casos el Proceso
describa claramente
los hechos
identificados en la
materialización de los
riesgos, en el
momento de
documentar las
acciones.
Evidencia.
La acción N.577 para

abordar riesgos, no
evidencia claramente
la descripción del
riesgo materializado;
lo cual no permitió
evaluar el adecuado
análisis de causas. Lo
anterior incumple lo
establecido en el
numeral 10.2.1 literal
b) de la norma ISO
9001:2015
Oportunidades de mejora.

9001:2015 Hallazgo
Plaza La
1 9.1.1 Control Urbanístico. Revisar la pertinencia de Libertad
piso 8
la definición del indicador
Torrea A.
de Infracciones
urbanísticas intervenidas
en el territorio, pues
como está definido este
indicador siempre dará
100% y de esta manera
no arroja resultado para
la toma de decisiones.
Su correcta definición
dará cumplimiento al
numeral 9.1.3 de la
norma ISO 9001:2015.

Documento:
2 9.1.1 Gestión Integral del Asegurar la planificación Virtual
Talento Humano. de los ajustes a realizar a aplicación
los Indicadores Teams de
Microsoft.
3 7.5 Todos Avanzar en los ajustes Virtual

de la documentación, aplicación
originados por el cambio Teams de
de Administración, Microsoft.
nuevo Plan de
Desarrollo y la
Pandemia.
4 7.5 Gestión Cultural. Casa Controlar en Isolución Virtual

de la Cultura Alcázares. los formatos mostrados aplicación
en la auditoría, de esa Teams de
manera se oficializa su Microsoft.
uso.
5 9.1.1 Evaluación y Mejora Aumentar la meta del Virtual

Indicador “Acciones de aplicación
mejoramiento Teams de
gestionadas Microsoft.
oportunamente”, en la
medida en que se van
realizando las
mediciones y se evalúan
los resultados. De esa
manera se aumenta la
exigencia y se mejora la
Gestión de las Acciones.
Es necesario programar tiempo adicional para futuras visitas, de esa manera se lograría cubrir un
muestreo más amplio para la evaluación de la conformidad de los requisitos de la norma.

Documento:
9. Opening and Closing Meeting Attendance Record/ Registro de Asistencia de Reuniones de Apertura y
Cierre.
Opening/ Closing/
Name/Nombre Position/Puesto
Apertura Cierre
Ver registros de asistencia remota,
teams Microsoft. Reunión de
apertura y cierre.
Se anexan registros de los siguientes

Procesos: Evaluación y Mejora,
Fortalecimiento de la Ciudadanía, Movilidad,
Salud y Gestión del Riesgo de Desastres.
(Estos fueron los que se recibieron).

Documento:

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t t rtifi t / Certificación de Sistemas de Gestión

it r rt / Reporte Resumido de Auditoría

Organization/ Municipio de Medellín.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

2. Scope of certification/ Alcance de la certificación:

3. Current audit findings and conclusions/ Hallazgos y conclusiones de la actual auditoría

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Granted/ Continued / Withheld / Suspended until satisfactory corrective action is completed/

4. Previous Audit Results/ Resultados de Auditorías Anteriores

5. Audit Findings/ Hallazgos de auditoria

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

reclamos de la certificación son exactos y, de acuerdo con las guías

6. Significant Audit Trails Followed/ Líneas de investigación significativas durante la auditoría

Ncm1: Educaciòn. (SE CIERRA)

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

NCm2: Gobierno Local (SE CIERRA)

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

NCm5: Evaluación y Mejora. (SE CIERRA)

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

NCm6: Control Urbanístico. (SE CIERRA)

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

REVISIÒN DE HALLAZGOS DE FASE 1.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas:

VERIFICACIÒN USO DE MARCA:

Se confirma el Alcance de la certificación del Municipio de Medellín a través de la evaluación de

El Municipio de Medellín ha realizado su proceso de cambio de Administración a partir del 1 de enero

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

1. PROCESO. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:

Seguimiento al Plan de Acción: Ana Isabel Usuga.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

2. PROCESO INFRAESTRUCTURA FISICA:

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

3. PROCESO GESTIÓN JURIDICA:

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

4. PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES:

Auditados: Sebastián Gonzalez, Subsecretario de Tecnologías y Gestión de la Información.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Conclusión: El Proceso monitorea de manera adecuada la disponibilidad de los servicios

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Evidencias verificadas: Se toma como evidencia el programa asociado la entrega de

Contrato 4600085547 de 2020. Créditos Empresariales (Gana). Mediante el Decreto

 Acta N.10, justificación de urgencia manifiesta. De 4 de abril de 2020. Se definen los

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Actualización de los procesos de acuerdo al nuevo Plan de Desarrollo.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Conclusión: El Proceso se encuentra conforme en relación a los requisitos aplicables de la norma

7. PROCESO. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

Seguimiento del desempeño de los proveedores.

 Incumplimiento en la aplicación de políticas de operación, directrices, planes y la normativa

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

8. PROCESO. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

 Sitio Web, Medata. Se revisa por dependencias y se escoge la siguiente muestra.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

 Seguimiento visitas 2020.

Job n°/ Certificado CO/MED / 2000010531 Fecha

 Caracterización de los trámites, actualización de las hojas de vida de los trámites y la

10. FORTALECIMIENTO DE LA CUIDADANIA.

No. Requisitos ISO Proceso Descripción del Sede