GUIA SGC CDOC 01 Elaboracion de La Documentacion 2013

Universidad Autónoma de Sinaloa
Sistema de Gestión de la Calidad

Guía para la Elaboración de Documentación
CONTENIDO
1. OBJETIVO 2
2. TIPOS Y NIVELES DE DOCUMENTOS DEL SGC 2
3. DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001 2
3.1. Política de Calidad 2
3.2. Objetivo de la Calidad del SGC 3
3.3. Manual de la Calidad 3
3.4. Procedimientos Generales del SGC 3
3.4.1. Procedimiento para el Control de Documentos 3
3.4.2. Procedimiento para el Control de Registros 4
3.4.3. Procedimiento para el Control del Producto No Conforme 4
3.4.4. Procedimiento para Auditorías Internas 4
3.4.5. Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas 4
3.4.6. Procedimiento para la Revisión por la Dirección 4
4. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS 5
4.1. Plan de la Calidad 5
4.2. Objetivo de la Calidad de Proceso 7
4.3. Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto 8
4.4. Procedimiento Especifico del Proceso 9
4.5. Perfil de Puestos 11
4.6. Formato de Control de Registros 13
5. LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN 14
5.1. Lineamientos Generales de Formato 14
5.2. Lineamientos para la Codificación de los Documentos 15
6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 18
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Dirección del SGC Representante de la Alta Dirección Alta Dirección

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:
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1. OBJETIVO
El objetivo de esta guía es orientar a todos los involucrados en la certificación de

procesos, a través de especificaciones en la elaboración o actualización de los
documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la
Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS).
2. TIPOS Y NIVELES DE DOCUMENTOS DEL SGC
La estructura de la documentación utilizada en el SGC de la UAS está descrita de

acuerdo a la siguiente jerarquía.
TIPOS Y NIVELES DE LA DOCUMENTACIÓN
Nivel 1. Política y Objetivo de la Calidad.
Nivel 2. Manual de la Calidad: Describe el SGC de

acuerdo a la Política y el Objetivo de Calidad.
Nivel 3. Procedimientos Generales del SGC:

Describen los procesos y actividades
interrelacionados para implementar el SGC.
Nivel 4. Documentación Específica de los

Procesos: planes de la calidad, especificaciones,
instructivos de trabajo, documentos de trabajo
detallados, etc.
Figura 1
NOTA: Los formatos pueden ser aplicables a todos los niveles de la jerarquía.
3. DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001
3.1. Política de Calidad (PO)

Intenciones globales y orientación de la Universidad relativas a la calidad, tal como se
expresan formalmente por la alta dirección.
La PO debe estar vinculada al entorno, la Misión y Visión Institucional, por lo que debe
establecer coherencia con el Plan de Desarrollo Institucional Vigente. Incluye un
compromiso para cumplir con los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del
SGC.
Se encuentra declarada en un documento independiente y descrito en el Manual de

Calidad del SGC de la UAS.
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3.2. Objetivo de la Calidad del SCG (OC)
Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad.
El OC deriva de la PO y está vinculado a la misión del área y el proceso. Se alcanza a

través de las funciones que se desempeñan para su contribución al logro del plan de
desarrollo institucional vigente.
El SGC de la UAS, cuenta con un objetivo de calidad institucional y con objetivos de

calidad de los procesos. Se encuentran declarados en documentos independientes y el
primero descrito en el Manual de Calidad del SGC de la UAS.
Los OC de los procesos son cuantificables y se miden por medio de indicadores para el
logro de las metas propuestas.
3.3 Manual de la calidad (MC)
Documento único que constituye el segundo nivel de la documentación; en él se

establecen las orientaciones generales del SGC de la UAS. Contiene la filosofía
institucional, objeto y campo de aplicación de la norma ISO 9001 en su versión vigente,
referencias normativas, responsabilidad de la alta dirección, gestión de los recursos,
planificación y realización del producto y la mejora continua.
Explica como la organización cubre los requisitos aplicables de la norma, la

identificación de los procesos, definición de la organización y soporte de las exclusiones
permitidas.
3.4 Procedimientos Generales del SGC (PG-SGC)
Los Procedimientos Generales constituyen el tercer nivel de la documentación.

Mediante su uso se administra el SGC, por lo que son de observancia general. A
continuación se resume el campo de aplicación de cada uno de ellos.
3.4.1 Procedimiento para el Control de Documentos (PG-SGC-CDOC-01)
Establece lineamientos para asegurar que las versiones de los documentos sean
pertinentes, legibles, identificables, se encuentren disponibles en los puntos de uso y
prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
Su objetivo es definir los controles necesarios para la aprobación, revisión,

actualización, identificación, conservación y disposición de los documentos de origen
interno y externo.

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3.4.2 Procedimiento para el Control de Registros (PG-SGC-CRE-02)
Define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección,

la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Establece los lineamientos para mantener los registros que demuestren cumplimiento
con la aplicación del SGC.
3.4.3 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme (PG-SGC-PNC-03)
En este documento se establecen las acciones que se deben realizar en caso de que
un producto o servicio prestado no cumpla con los requisitos que se han establecido.
Su objetivo es establecer los mecanismos de identificación y control para prevenir el

uso o entrega no intencional del producto que no sea conforme con los requisitos
establecidos y verificar la efectividad de las acciones emprendidas para su tratamiento.
3.4.4 Procedimiento para Auditorías Internas (PG-SGC-AI-04)
Documento que establece la metodología para la realización de auditorías internas para

evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad, por un equipo de auditores internos.
Su objetivo es garantizar la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías

internas de calidad a través de la elaboración y aplicación del programa y plan de
auditoría, la elaboración del informe de auditoría y la identificación de áreas de
oportunidad, con el fin de evaluar la eficacia del SGC.
3.4.5 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (PG-SGC-AI-05)
Este procedimiento establece los mecanismos para aplicar acciones correctivas y

preventivas, en el momento en que se presenta una no conformidad ya sea real o
potencial.
Su objetivo es establecer la metodología para identificar, controlar, analizar y eliminar

las causas de no conformidades reales y potenciales del SGC de la UAS, definir y
emprender las acciones correctivas y preventivas necesarias para evitar su reincidencia
o prevenir su ocurrencia y verificar la efectividad de las mismas.
3.4.6 Procedimiento para la Revisión por la Dirección (PG-SGC-AI-06)

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Este procedimiento aunque no está requerida su documentación por la norma ISO 9001
en su versión vigente, el SGC de la UAS decide estratégicamente darle la categoría de
procedimiento general para su eficaz implantación.
Su objetivo es establecer los lineamientos necesarios para facilitar a la alta dirección la

revisión del SGC de la UAS con base en la Norma ISO 9001 en su versión vigente, con
el fin de asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del SGC.
3.5 Estructura de los Procedimientos Documentados
La estructura de los procedimientos documentados (papel o medio electrónico) está

definida de la siguiente manera:
Índice
Contenido
1. Titulo: Nombre del procedimiento claramente identificado.
2. Objetivo: Propósito del procedimiento.
3. Alcance: Incluye las unidades, áreas y etapas del proceso documentado.
4. Definiciones: Exponen de manera particular y con precisión la comprensión de
términos y abreviaciones utilizadas en el documento.
5. Políticas: Definición de lineamientos relacionados con el procedimiento y sus
actividades.
6. Responsabilidad y Autoridad: Define las responsabilidades y autoridades de
acuerdo a las funciones del personal y actividades descritas en el procedimiento.
7. Desarrollo: Descripción a nivel de detalle de las actividades y personal que las
lleva a cabo de manera secuencial. Establece que debe hacerse, por quién,
dónde y cómo. Cuando sea aplicable puede hacer referencia a instructivos de
trabajo, mecanismos u otros documentos relacionados al proceso.
8. Anexos:
Diagrama de flujo: Representación gráfica y secuencial de las actividades del
proceso.
Control de formatos: Identificación de los formatos para registrar el cumplimiento
con las actividades del proceso y los controles aplicables.
Identificación de cambios: En este anexo se consideran los cambios que se
generan en los documentos, si fuera aplicable, una vez que fueron objeto de
revisión.
4. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS
Los documentos específicos de los procesos constituyen el cuarto nivel de la

documentación. Sirven para la eficaz planeación, operación y control de los procesos
particulares del SGC, a continuación se hace una descripción de los principales.
4.1. Plan de la Calidad (PC)

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Documento que describe como se aplica el SGC a un producto y establece la
planificación del proceso. Incluye la descripción de sus elementos de entrada (clientes,
requisitos, los recursos que deben aplicarse e información necesaria), actividades-
desarrollo (la secuencia de actividades pertenecientes a un proceso, criterios de
aceptación del producto y responsables) y salidas (registros y productos) para el logro
de los objetivos de calidad relacionados al proceso.
Ejemplo:

Unidad Organizacional
Plan de la calidad
Requisitos Procedimientos,
Criterios de Objetivo
Cliente para el Recursos Información instrucciones, Responsables Registros Producto
aceptación relacionado
producto actividades
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
ENTRADAS ACTIVIDADES Y/O DESARROLLO SALIDAS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Página x de y
Figura 2
Para un mejor entendimiento de lo que debe contener el plan de la calidad, se explica

cada una de las columnas.
(1) Cliente. Señalar la(s) organización(es) o persona(s) que recibe(n) el servicio y/o
producto. El cliente puede ser interno o externo al proceso.
(2) Requisitos para el producto.- Se hace referencia al documento denominado
“Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto”.
(3) Recursos.- Son los recursos con los que cuenta el proceso para llevar a cabo
sus actividades: Humano (desde el titular de la UO hasta el personal operativo),
equipo y material de oficina, espacios físicos, conectividad y programas de
cómputo.
(4) Información.- Son los datos y la documentación que se necesita para poder
brindar el servicio, interna y externa.
(5) Procedimientos, instrucciones, actividades.- Se hace referencia al documento
“Procedimiento Especifico del Proceso” y en su caso a otros documentos del
proceso necesarios para el desarrollo de las actividades.
(6) Criterios de aceptación.- Los criterios de aceptación del producto se presentan
en conjunto con los requisitos, en el documento “Requisitos y Criterios de
Aceptación del Producto”, haciendo referencia en el plan de la calidad.
(7) Responsables.- Personal encargado de hacer cumplir el proceso, desde el
titular de la UO hasta el personal operativo.

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(8) Registros.- Especifique los registros principales que aportan valor al proceso y
que se van a controlar, deben ser los mismos que aparezcan en el formato de
control de registros de cada proceso.
(9) Producto.- Especifique cuál o cuáles son los productos que se van a obtener
como resultado del proceso.
(10) Objetivo relacionado.- Finalmente, se debe describir el objetivo de la calidad
que pretende lograrse con el desarrollo del proceso.
4.2. Objetivo de la Calidad del Proceso (Objetivo relacionado) (OC)
Documento en el cual se plasma el o los objetivos de la calidad que pretenden lograrse

en cada proceso específico. Se deben definir los indicadores para medirlos y la meta
que se quiere alcanzar; así mismo, es necesario establecer su frecuencia de revisión,
para conocer el cumplimiento de dicho objetivo, a través de las evidencias
documentadas que lo soportan. Estos deben ser consistentes con la política de la
calidad y su logro debe ser medible.
Ejemplo:

Objetivo de la calidad
PROCESO:
ÁREA ENCARGADA DE CUMPLIRLO: OBJETIVO DE CALIDAD:
(1) (2)
Elemento de la
Política de
Responsable Verbo Frecuencia
# Calidad con el Condición Evidencia
de cumplirlo operacional Indicador de revisión Metas
que se
relaciona
1. (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
2.

Página x de y
Figura 3
(1) Área encargada de cumplirlo.- Es la UO donde se lleva a cabo el proceso.

(2) Objetivo de la calidad.- Es lo que ambicionan o pretenden lograr en cada proceso
relacionado con la calidad. Deberá estar relacionado con el Plan de Desarrollo
Institucional Vigente, la Misión de la UO y la PO. Éste es el mismo que aparece en
el Plan de la Calidad del proceso como objetivo relacionado. Para su redacción se
recomienda iniciar con un verbo en infinitivo y dar respuesta a las interrogantes
¿Qué hace?, ¿cómo lo hace? y ¿para que lo hace?.

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(3) Elemento de la política de la calidad con el que se relaciona.- Se anotan los
conceptos o palabras claves de la Política de la Calidad del SGC, con los cuales es
congruente el Objetivo de la Calidad del Proceso específico.
(4) Responsable de cumplirlo.- Personal del proceso encargado del logro del
objetivo.
(5) Verbo operacional.- Es la palabra clave con la que se define cada objetivo, es
decir, el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar para su logro.
(6) Condición.- Es el requisito principal sin el cual no se puede lograr el objetivo.
(7) Indicador.- Es la medida que nos permite identificar el desempeño del proceso en
el cumplimiento de las metas y el objetivo de la calidad.
NOTA 1: Se deberá señalar la fórmula de cálculo para la obtención del indicador.
NOTA 2: El indicador deberá representarse por unidades de medida en: Importe, porcentaje, días y/o
veces.
(8) Frecuencia de Revisión.- Periodicidad en que se estará midiendo el cumplimiento
del objetivo.
(9) Evidencia.- Documentos para demostrar el cumplimiento del objetivo.
(10) Metas.- Es lo que se pretende alcanzar, es decir el valor a alcanzar de acuerdo a
la unidad de medida del indicador.
4.3. Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto (RCAP)
Documento donde se describen los diferentes tipos de requisitos para el producto que
se toman como elementos de entrada en un proceso específico.
Los requisitos del producto son establecidos por el cliente, la organización, legales y
reglamentarios y otros más que pudieran requerir para apoyar una eficaz planificación
del proceso (tipos de requisitos).
En este mismo documento se establecen los criterios de aceptación para cada requisito
del producto. Es la forma detallada y/o especificada de como se atenderán los
requisitos.
Ejemplo:

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Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto
TIPO DE
DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO CRITERIO DE ACEPTACIÓN
REQUISITO
Establecidos por el
(1) (1)
cliente.
Establecidos por la
(2) (2)
Organización
Legales y
(3) (3)
Reglamentarios
Otros requisitos
(4) (4)
necesarios

Página x de y
Figura 4
(1) Establecidos por el cliente:

Definen las necesidades o expectativa de éstos por lo que se citan los requisitos
que debe cumplir el producto a entregar (término del requisito) y su definición
(descripción de las características del requisito). El criterio de aceptación establece
como el proceso debe asegurar que el producto cumple con dichas características.
(2) Establecidos por la organización:

Definen las necesidades o expectativas del proceso para la obtención del producto,
por lo que se citan los requisitos de entrada, desarrollo y salida que deben
cumplirse para la obtención del producto a entregar. El criterio de aceptación para
estos requisitos establece como se cumple con dichos requisitos, es decir, que
debe realizarse para asegurar las actividades del proceso.
(3) Legales y Reglamentarios:

Define el marco normativo interno y externo al que se le deberá dar cumplimiento
de acuerdo a la responsabilidad legal del producto. El criterio de aceptación
establece los artículos y cláusulas del marco normativo referenciado.
(4) Otros requisitos necesarios:

Definen cualquier otro requisito adicional que el proceso considere necesario y su
criterio de aceptación respectivo.
4.4. Procedimiento Específico del Proceso (PE)
Cubre una parte del Sistema de Gestión de la Calidad que describe una secuencia de
actividades interrelacionadas que debemos llevar a cabo y los responsables de
ejecutarlas.

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Ejemplo:

Procedimiento de:
Procedimiento de (Nombre del Proceso)

Contenido
I. Objetivo
II. Alcance
III. Definiciones
IV. Políticas
V. Responsabilidad y Autoridad
VI. Desarrollo
VII. Anexos
1. Diagrama de flujo 1
2.-Diagrama de flujo 2
4. Control de formatos
5. Identificación de cambios

Página x de y
Figura 5
Objetivo.- Se define el propósito particular que tiene este procedimiento. No debe

confundirse con el objetivo de la calidad que es otro. Para su redacción se recomienda
dar respuesta a las interrogantes ¿Qué hace?, ¿cómo lo hace? y ¿para que lo hace?.
Alcance.- Refiere lo que pretende el procedimiento. Establece el campo de acción en el
que aplicará el procedimiento, es decir, identifica las actividades principales del
proceso.
Definiciones.- Son los conceptos más importantes o que requieren alguna explicación,
así mismo las abreviaturas utilizadas, que den claridad y entendimiento del proceso.
Políticas.- Lineamientos que coadyuven y den mayor certeza en el desarrollo del
proceso que lleva a cabo la UO.
Responsabilidad y Autoridad.- Es necesario definir quién participa en el
procedimiento y cuáles son sus responsabilidades y autoridades de manera concreta.
Desarrollo.- Se establece el orden lógico y secuencial de las actividades que se
realizan y el responsable de llevarlos a cabo. Es necesario redactar todas las
actividades en tiempo presente o infinitivo de la manera más breve y concisa posible,
sin olvidar que deben comprender todas las actividades y funciones principales y deben
corresponder estrictamente al procedimiento, apoyándose en las políticas de la
organización.
Anexos.- En este apartado debe elaborarse el diagrama de flujo del procedimiento y la
identificación de los formatos, instructivos, reportes propios del proceso y las encuestas
que se realizan en cada proceso.
Diagrama de Flujo.- Representación por medio de símbolos del desarrollo del
procedimiento de manera secuencial, especificando cada una de las actividades que
realizan los responsables.

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Responsab Responsable
Responsable 2
le 1 3
Inici
N Si
o
N Si
o
Fin
Figura 6
4.5. Perfiles de Puestos (PP)
Documento que especifica las competencias requeridas para desempeñar los trabajos
que afecten la conformidad con los requisitos del producto; referidas a la educación,
formación, habilidades, aptitudes y experiencia.
Además proporciona información como: nivel dentro de la estructura organizacional de

la UO, responsabilidades, autoridades y funciones básicas del puesto.
Los perfiles de puestos se consideran documentos específicos de los procesos por lo

que las UO deben establecer su control e identificación de acuerdo al apartado 5.2 de la
presente guía.
Ejemplo:

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Perfil de puesto
Nombre del puesto: (1)
Reporta directamente a: (indique puesto) (2)
Personal a su cargo: (3)
Edad: Máxima (4) Mínima (4)
Estado Civil: Soltero Casado Indistinto (5)
Sexo: Femenino Masculino Indistinto (6)
Responsabilidad: (7)
Autoridad: (8)
Funciones básicas: (9)

Educación (10)
Estudios requeridos: Titulado Pasante Cursando Suspendido
Escolaridad básica
Técnico medio
Bachillerato
Licenciatura
Otro Especifique:
Formación (11)
Especifique área de especialidad:
Económico Administrativa Ingeniería Socio/Humanísticas
Oficios Diversos Limpieza Ventas
Otros Especifique:
Idiomas: Leer Hablar Escribir Traducir
Inglés
Otro
Habilidades y Aptitudes (12)
Experiencia
Aspectos Requeridos para el desempeño del puesto: 0 a 1 año 1 a 5 años Más de 5 año

Página x de y
Figura 7
(1) Nombre del puesto: Identificar el nombre del cargo.

(2) Reporta directamente a: Indicar nombre del cargo inmediato superior al que
reporta.
(3) Personal bajo su cargo: Indicar el cargo(s) inmediato(s) inferior(es) que le
reporta(n).
(4) Edad: Especificar las edades máxima y mínima para ocupar el puesto en cuestión.
(5) Estado Civil: Señala la condición particular requerida para el puesto en cuanto a
los vínculos personales. La UAS promueve la igualdad de oportunidades y la no
discriminación por lo que se considera indistinto.
(6) Sexo: Señala el género requerido para el puesto. La UAS promueve la igualdad de
oportunidades y la no discriminación por lo que se considera indistinto.
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(7) Responsabilidad: Especifica el actuar necesario y preciso que compromete el
desempeño del cargo. Debe ser la misma que se describe en el procedimiento
específico del proceso.
(8) Autoridad: Especifica las facultades inherentes al puesto con base en las
responsabilidades del mismo. Debe ser la misma que se describe en el
procedimiento específico del proceso.
(9) Funciones básicas: En forma genérica describir los trabajos más importantes que
se desempeñan en el puesto, considerando la razón de ser de dicho puesto.
(10) Educación: Indicar el nivel y grado de estudios que se requieren para ocupar el
puesto que se describe.
(11) Formación: Identifica cuál es el área del conocimiento requerida para la
actuación laboral del personal a ocupar el puesto descrito.
(12) Habilidades y aptitudes: Identifica destrezas y capacidades para seleccionar
aquéllas que se requieren para el puesto. Las UO deberán señalar las necesarias
tomando en cuenta la necesidad de conocer de normas ISO 9000 y el propio SGC.
(13) Experiencia: Para cada uno de los aspectos requeridos para el desempeño del
puesto, seleccionar los años de experiencia que se debe tener.
4.6. Formato de Control de Registros (FO)
Documento donde se señalan los controles aplicables a los registros principales del
proceso. Contiene el nombre que tiene cada registro, su forma de almacenarlos, la
protección que se le dará, su forma de recuperarlos, cuánto tiempo se resguardarán así
como su clasificación.
Ejemplo:
Formato de Control de Registros
Unidad Organizacional:
Proceso: (1)
Identificación Descripción Almacenamiento Clasificación Protección Recuperación Retención Disposición
(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Página x de y
Figura 8
(1) Proceso: Nombre del proceso tal como se ha venido utilizando en los demás
documentos.
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(2) Identificación: Especificación de forma genérica con el que se reconoce al
registro.
NOTA Los registros se identifican por título, fecha y/o código
(3) Descripción: Nombre de los registros a controlar, tal y como aparecen en el
documento respectivo.
(4) Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente
el registro que proporcionen facilidad de acceso y a la información contenida en
ellos.
(5) Clasificación: Forma de ordenar o tipificar los registros durante su periodo de
uso.
(6) Protección: Asegurar la integridad de los registros durante su periodo de utilidad
y de retención.
NOTA La protección del registro depende del medio donde son almacenados.
(7) Recuperación: En caso de pérdida, forma de recobrar el registro o la información
contenida en él.
(8) Retención: Periodo obligatorio en que se conservarán los registros generados
en el proceso.
(9) Disposición: Destino final de los registros después de la retención.
NOTA Guarda permanente o eliminación.
5. LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACION
5.1. Lineamientos Generales de Formato
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAS deben observar lo

siguiente:
El Formato de los documentos será diseñado considerando lo siguiente:
a) El papel a utilizar debe ser Tamaño Carta.

b) La orientación de papel debe ser Vertical, con excepción de aquellos documentos
completos que por su contenido no se ajusten a la orientación vertical.
c) Márgenes: Cuando los documentos presentan orientación vertical, los márgenes
superior e inferior son de 1.5 cm. e izquierdo y derecho son de 2.5 cm.; para el tipo
de orientación horizontal se conservan los mismos márgenes superior e inferior de
1.5 cm., en tanto que los márgenes izquierdo y derecho deben ser de 2 cm.
d) Encabezado: Las páginas deberán contener un recuadro o tabla sin bordes con
 El logotipo oficial de la UAS en la parte superior izquierda del documento,
en un tamaño de 2.5 cm. de alto y 2 cm. de ancho.
 La razón social Universidad Autónoma de Sinaloa, en letra Arial en un
tamaño de 20 puntos, negrito y centrado.
 Debajo de la razón social deberá llevar Sistema de Gestión de la
Calidad, con el tipo de letra Arial en tamaño de 18 puntos, negrito y
centrado.
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 Debajo nombre de la unidad organizacional con el tipo de letra Arial en un
 Al final, el nombre del documento con el tipo de letra Arial en un tamaño
de 14 puntos, negrito y centrado.
Ejemplo:

Dirección de Prestaciones Sociales
Procedimiento de Prestaciones Sociales a los Universitarios
Figura 9
e) Pie en la primera página debe contener un recuadro o tabla con los siguientes
datos, con tipo de letra Arial de 8 o 9 puntos:
 Nombre del puesto y firma de quienes elaboran, revisan y aprueban el
documento.
 Fecha de emisión del documento.
 Código del documento de acuerdo al apartado 5.2.
 Versión
 Número de páginas
Ejemplo:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Dirección del SGC Representante de la Alta Dirección Alta Dirección
Página 1 de 18
31 de Agosto de 2012 PG-SGC-ACP-05 10
Tabla 1
f) Pie a partir de la segunda página los documentos y formatos: debe contener
solamente el segundo renglón que aparece en la primera página.
Ejemplo:

Página 2 de 18
31 de Agosto de 2012 PG-SGC-ACP-05 10
Tabla 2
5.2 Lineamientos para la Codificación de los Documentos
Los documentos del SGC que se identifican por medio de su codificación alfanumérica,
deberán considerar lo siguiente:

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Pasos:
1. Identificar el tipo de documento a codificar
2. Identificar el nivel del documento.
3. Codificar de acuerdo al nivel y estructura de la documentación.
4. Consultar los catálogos, o crear clave nueva
Estructura de la codificación de los documentos
XX - YY - ZZ - 00 EJEMPLOS
Iniciales del Consecutivo
Clave del Política de la Calidad
Nivel Siglas de la Sistema de numérico
Tipo de Institucional
1y2 institución Gestión de la respecto al tipo
documento PO-UAS-SGC-01
Calidad de documento
Iniciales del Consecutivo
Clave del Clave del Procedimiento General de
Nivel Sistema de numérico
Tipo de Procedimiento Control de Documentos
3 Gestión de respecto al tipo
documento General PG-SGC-CDOC-01
la Calidad de documento
Consecutivo
Nivel Procedimiento Específico de la
Clave del UO a la que numérico
Clave del Dirección de Contabilidad
4 Tipo de pertenece el
proceso
respecto al tipo
General denominado Egresos
documento documento de documento
PE-DCG-EGR-01
de origen
Tabla 3
NOTA: Los formatos deberán codificarse con la misma metodología del documento de procedencia,
identificando el tipo de documento con la clave “FO”.
CATÁLOGOS PARA LA CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
TIPO DE DOCUMENTO CLAVE

Nivel 1
Política de Calidad PO
Objetivo de la Calidad OC
Nivel 2
Manual de la Calidad MC
Nivel 3
Procedimiento General PG
Nivel 4
Plan de la Calidad PC
Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto RCAP
Procedimiento Especifico PE
Objetivo de la Calidad del Proceso OC
Perfil de Puestos PP
Formatos
Formatos FO
Otros documentos
Guía GUIA
Instructivo de Trabajo IT
Tabla 4

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UNIDADES ORGANIZACIONALES CLAVE
Centro de Investigación y Docencia en Ciencias de la Salud CIDOCS
Defensoría de los Derechos Universitarios DDU
Departamento Académico Legal DAL
Dirección General del Sistema Bibliotecario DGSIBIUAS
Dirección de Archivo General DAG
Dirección de Auditoría Interna DAI
Dirección de Contabilidad General DCG
Dirección de Contraloría Académica DCA
Dirección de Informática DI
Dirección de Personal DP
Dirección de Prestaciones Sociales DPS
Dirección de Sueldos y Salarios DSS
Dirección General de Planeación y Desarrollo DGPD
Dirección General de Recursos Humanos DGRH
Dirección General de Servicios Escolares DGSE
Escuela Preparatoria Lázaro Cárdenas EPLC
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales FACES
Rectoría REC
Secretaria de Administración y Finanzas SAF
Secretaría General SG
Sistema de Gestión de la Calidad SGC
Tabla 5
PROCEDIMIENTOS GENERALES CLAVE

Procedimiento para el Control de Documentos CDOC
Procedimiento para el Control de Registros CRE
Procedimiento para el Control de Producto No Conforme PNC
Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad AI
Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas ACP
Procedimiento para la Revisión por la Dirección RD
Tabla 6
PROCESOS DEL SGC CLAVE

Administrativo de Rectoría AR
Admisión al Primer Periodo de los Programas Educativos Escolarizados de Nivel
PGAPE
Bachillerato y Licenciatura
Apoyo Administrativo de la Dirección de Contabilidad General ADM
Servicios Administrativos de la FACES SA
Archivo Contable ARC
Asignación y Control de Cargas Académicas ACCA
Atención y Seguimiento de Quejas para Garantizar los Derechos de la Comunidad
SQAD
Universitaria
Auditoría Interna AI
Certificación Laboral CERTIFL
Certificación Profesional CERTIFP
Comprobación de Gastos CG
Contratación de Personal de Base Académico, Administrativos e Intendencia CP
Control de Guardias GUARD
Desarrollo de Colecciones DC
Egresos (Ventanilla de Trámites Generales) EGR(VTG)
Elaboración de la Estadística Básica EB
Elaboración de la Nómina Universitaria NOM

23 Agosto de 2013
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GUIA-SGC-CDOC-01 06
Emisión de Certificados de Estudios ECE
Ingresos Institucionales INGI
Operación y Contabilidad OYC
Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación Institucional PPP
Prestaciones Sociales a los Universitarios PSU
Procesos Técnicos PT
Recepción de Proyectos, Análisis y Determinación de Factibilidad por parte de las
Comisiones para poder ser presentados ante el Consejo Universitario con el fin de GAHCU
Emitir Acuerdos
Registro de Egresos EGR
Registro de Ingresos ING
Servicios al Público del SIBIUAS SP
Servicios de Archivo General SAG
Servicios de Laboratorio de Prácticas Experimentales SLPE
Servicios Informáticos y Seguridad de la Base de Datos SYSBD
Solicitud de Sangre, Hemocomponentes y Selección de Donadores SBS
Solicitud, Realización y Entrega de Resultados de Estudios Clínicos SRERE
Tabla 7
6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Cambios entre la guía para la elaboración de la documentación de la versión 5 y 6

No. De Párrafo / Adición
Capítulo Figura / (A) o
Texto Modificado
del Tabla / Supresió
Documento Nota n (S)
Portada 3.4.4 S 3.4.4. Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad
Párrafo Establece los lineamientos para mantener los registros que demuestren cumplimiento
3.4.2 S
2 con la aplicación al del SGC.
3.4.4 Titulo S 3.4.4 Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad (PG-SGC-AI-04)
Último Identificación de cambios: En este anexo se consideran los cambios que se generan en
3.5 A
Párrafo los documentos, si fuera aplicable, una vez que fueron objeto de revisión.
4.1 Título A Plan de la Calidad (PC)
4.2 Título A Objetivo de la Calidad del Proceso (Objetivo relacionado) (OC)
4.3 Título A Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto (RCAP)
4.4 Título A Procedimiento Específico del Proceso (PE)
4.5 Título A Perfiles de Puestos (PP)
4.6 Título A Formato de Control de Registros (FO)
Inciso d)
Debajo nombre de la dependencia unidad organizacional con el tipo de letra Arial en un
Penúltimo S+A
5.1 Párrafo
Tabla
S+A Fecha de Emisión: 31 de Agosto de 2011 2012. Versión: 09 10
2
Tabla Nivel 3. Procedimiento General. Clave PC PG. Facultad de Ciencias Económicas y
S+A
4 Sociales, Clave FACES.
Proceso del SGC: Apoyo Administrativo del Doctorado en Ciencias Sociales Servicios
5.2
Tabla Administrativos de la FACES, Clave: APA SA; Servicios del Banco de Sangre Solicitud
S+A
7 de Sangre, Hemocomponentes y Selección de Donadores; Solicitud, Realización y
Entrega de Resultados de Estudios Clínicos
Pie de Fecha de Emisión: 31 de Agosto de 2012 23 de Agosto de 2013; Versión 10 11; Este
S+A
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23 Agosto de 2013
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GUIA SGC CDOC 01 Elaboracion de La Documentacion 2013

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Universidad Autónoma de Sinaloa

Sistema de Gestión de la Calidad

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Dirección del SGC Representante de la Alta Dirección Alta Dirección

El objetivo de esta guía es orientar a todos los involucrados en la certificación de

2. TIPOS Y NIVELES DE DOCUMENTOS DEL SGC

La estructura de la documentación utilizada en el SGC de la UAS está descrita de

TIPOS Y NIVELES DE LA DOCUMENTACIÓN

Nivel 1. Política y Objetivo de la Calidad.

Nivel 2. Manual de la Calidad: Describe el SGC de

Nivel 3. Procedimientos Generales del SGC:

Nivel 4. Documentación Específica de los

3. DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001

3.1. Política de Calidad (PO)

Se encuentra declarada en un documento independiente y descrito en el Manual de

3.2. Objetivo de la Calidad del SCG (OC)

Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad.

El OC deriva de la PO y está vinculado a la misión del área y el proceso. Se alcanza a

El SGC de la UAS, cuenta con un objetivo de calidad institucional y con objetivos de

3.3 Manual de la calidad (MC)

Documento único que constituye el segundo nivel de la documentación; en él se

Explica como la organización cubre los requisitos aplicables de la norma, la

3.4 Procedimientos Generales del SGC (PG-SGC)

Los Procedimientos Generales constituyen el tercer nivel de la documentación.

3.4.1 Procedimiento para el Control de Documentos (PG-SGC-CDOC-01)

Su objetivo es definir los controles necesarios para la aprobación, revisión,

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:

3.4.2 Procedimiento para el Control de Registros (PG-SGC-CRE-02)

Define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección,

3.4.3 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme (PG-SGC-PNC-03)

Su objetivo es establecer los mecanismos de identificación y control para prevenir el

3.4.4 Procedimiento para Auditorías Internas (PG-SGC-AI-04)

Documento que establece la metodología para la realización de auditorías internas para

Su objetivo es garantizar la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías

3.4.5 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (PG-SGC-AI-05)

Este procedimiento establece los mecanismos para aplicar acciones correctivas y

Su objetivo es establecer la metodología para identificar, controlar, analizar y eliminar

3.4.6 Procedimiento para la Revisión por la Dirección (PG-SGC-AI-06)

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:

Su objetivo es establecer los lineamientos necesarios para facilitar a la alta dirección la

3.5 Estructura de los Procedimientos Documentados

La estructura de los procedimientos documentados (papel o medio electrónico) está

4. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS

Los documentos específicos de los procesos constituyen el cuarto nivel de la

4.1. Plan de la Calidad (PC)

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:

Universidad Autónoma de Sinaloa

ENTRADAS ACTIVIDADES Y/O DESARROLLO SALIDAS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:

Para un mejor entendimiento de lo que debe contener el plan de la calidad, se explica

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión:

4.2. Objetivo de la Calidad del Proceso (Objetivo relacionado) (OC)

Documento en el cual se plasma el o los objetivos de la calidad que pretenden lograrse

Universidad Autónoma de Sinaloa

ÁREA ENCARGADA DE CUMPLIRLO: OBJETIVO DE CALIDAD:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha de Emisión: Código del documento: Versión: