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Otras utilidades de Word

En este apartado nos vamos a centrar en dos fichas que nos proporcionan diferentes
funcionalidades en Word.

Por un lado, hablaremos de las Referencias, desde donde podemos crear tablas de
contenidos, índices y glosarios para nuestro documento.

En segundo lugar, veremos la Combinación de correspondencia. Su uso y utilidad para

confeccionar y enviar cartas por email o correo postal de forma masiva.

1. Referencias
Cuando en Word hablamos de referencias incluimos toda una serie de funcionalidades que
permiten agregar información para organizar el contenido, generar glosarios, ampliar
información, incluir citas y mucho más.

Veamos las diferentes opciones:

1.1 Tabla de contenido

Es un mapa dentro de un documento que ayuda al lector a saber la organización del

documento y a poder moverse rápidamente por él.

Una tabla de contenido puede estar compuesta por la lista de los títulos que componen el
documento en uno o varios niveles. Es lo que vulgarmente conocemos como índice.

Para crearla, nos situamos sobre la página donde queremos incluirla y pulsamos sobre el botón
Tabla de contenido

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de la ficha Referencias, seleccionando un estilo:

Las tablas automáticas se generan con los títulos y páginas donde se encuentran.

La tabla manual genera también el listado con las páginas, pero nosotros tenemos que
rellenar los textos de los títulos.

Una vez insertada la tabla de contenido, si la seleccionamos veremos que se encuentra dentro
de un cuadro de control que nos dará la opción de cambiar el tipo de tabla y también
actualizarla por si hubiera cambios en el documento.

Para actualizar la tabla también podremos hacerlo con el botón Actualizar tabla de la cinta de
opciones (o F9). Podemos elegir si queremos actualizar solo los números de páginas o
actualizar toda la tabla. Con la opción Agregar texto añadimos el texto que tengamos
seleccionado a la tabla de contenidos.

Podemos generar tablas de contenidos personalizadas desplegando la opción Tabla de

contenido de la ficha Referencias. Podemos elegir el número de niveles, mostrar los números
de las páginas, los caracteres de relleno, el estilo de la tabla, etc.

1.1 Notas al pie

Desde este grupo disponemos de las siguientes opciones:

Insertar nota al pie

Permiten agregar información relevante en el pie de la página sobre algún término o frase que
queramos aclarar.

Al pulsar Insertar nota al pie de la ficha Referencias, Word sitúa donde tengamos el cursor un
superíndice con el número 1 (o siguientes si ya tenemos alguna nota en esa página) y baja el
foco (cursor) al pie de la página (dentro del margen) para introducir la nota aclaratoria.

Sobre la nota sitúa una pequeña línea horizontal para separarlo del resto del texto.

Hay un par de opciones más que nos permiten movernos entre todas las notas al pie (Nota al
pie siguiente) y Mostrar notas (que baja hasta el pie para ver las notas de esa página).

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Insertar nota al final

Permiten agregar información importante al final del documento sobre algún término o frase
que queramos aclarar.

Al pulsar Insertar nota al final de la ficha Referencias, Word sitúa donde tengamos el cursor un
superíndice con la letra i (o siguientes, ya que las trata como números romanos) y manda el
foco (cursor) al final del documento para introducir la nota aclaratoria.

Sobre la nota sitúa una pequeña línea horizontal para separarlo del resto del texto.

Con la opción Mostrar notas nos desplazamos al final del documento de forma automática. Si
existen notas al pie en la misma página, permite elegir qué notas queremos ver, las notas al pie
o las notas al final.

1.2 Investigación

En este grupo de la ficha Referencias, disponemos de la opción Buscar, que abre un panel
lateral derecho donde podemos introducir términos para buscar.

Podemos buscar:

Definiciones.

Páginas web.

Imágenes.

Otros resultados que existan en Internet.

Se usa la tecnología del buscador Bing de Microsoft. Los resultados se categorizan en Web,
multimedia y ayuda (de Microsoft)

Sobre cada uno de los resultados podemos hacer varias acciones si pulsamos en los tres
puntitos (...) que tenemos arriba a la derecha:

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Abrir en enlace en el navegador predeterminado.

Insertar dicho enlace en el documento.

Citar el resultado en el documento.

Marcar el resultado como inapropiado.

1.3 Citas y bibliografía

En este grupo de opciones encontramos las siguientes funcionalidades:

Insertar Citas

Esta opción permite acreditar una fuente de información al citar el libro, artículo u otro
material del que proceda.

Permite seleccionar de una lista de Fuentes guardadas o bien agregar nuevas fuentes y
gestionarlas mediante el botón Administrar fuentes.

De la misma forma, podemos seleccionar un estilo de los predefinidos en Word para nuestras
citas, seleccionándolo del desplegable Estilo. Normalmente, la cita se añade donde deseemos
con la información del autor y del año de publicación, por ejemplo (Miguel Carrasco, 2021).

Bibliografía

Incluye una lista de todas las fuentes en una biografía o sección de trabajos citados.
Complementa a la funcionalidad anterior.

Una vez tengamos citados los textos u objetos de nuestro documento, pulsamos sobre
Bibliografía e insertamos una de las opciones predefinidas, normalmente al final del documento.
También podemos crear nuestro estilo propio para guardar en la biblioteca de bibliografías.

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1.4 Títulos

Desde la ficha Referencias podemos agregar títulos a las imágenes y objetos del documento,
como pueden ser tablas o ecuaciones.

Al pulsar sobre Insertar título aparece un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar el tipo
de objeto (rótulo), agregar el nombre del título y la posición del mismo respecto del objeto
(encima o debajo de la selección).

También podemos usar autotítulos para rotular de forma automática objetos que insertemos
en nuestro documento. Esta opción permite seleccionar los objetos sobre los que vamos a
agregar un título de manera automática, el rótulo que va a tener y la numeración.

Los títulos son muy útiles como marcadores y referencias cruzadas de elementos del
documento.

Desde esta sección podemos también Insertar una tabla de ilustraciones, que agrega una
lista con todos los objetos que tengan título asociado y su número de página. Esta tabla se
puede actualizar cuando queramos con el botón Actualizar tabla.

1.5 Índice

Un Índice en Word no es lo que todos conocemos como índice normal, lo que en esta
aplicación es Tabla de contenidos.

El índice proporciona un listado con palabras clave y los números de página donde aparecen.
Es lo que se conoce vulgarmente como glosario.

Con la opción Marcar entrada, agregamos el texto que tengamos seleccionado al índice,
marcándolo como tal y mostrándose los elementos ocultos del documento.

Al agregar una entrada, podemos seleccionar varias opciones para localizarla posteriormente,
cómo la página donde se encuentra, una referencia cruzada o un intervalo de páginas. (Ver
imagen)

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El índice lo podemos actualizar en cualquier momento con el botón Actualizar índice.

2. Correspondencia
En esta ficha vamos a tener todas las opciones y funcionalidades disponibles para realizar una
combinación de correspondencia.

Como hemos comentado anteriormente, esta utilidad permite generar de forma semiautomática
una gran cantidad de cartas, pudiendo generar el envío por email o incluso los sobres y
etiquetas para enviar por correo postal.

Para poder entender esta función de Word debemos conocer los conceptos de documento
principal, archivo de datos y campo y así finalmente podremos ejecutar la función de
combinar correspondencia.

2.1 Documento principal

Es el documento inicial del que partiremos para desarrollar esta función. Hemos de
configurarlo con la forma y tamaño que deseemos que tengan las cartas, cupones, etiquetas,
mensajes de correo electrónico, sobres finales, etc.

Se introduce la información que será igual en todas las copias de la correspondencia a

enviar. Por ejemplo, el remite en un sobre o un logotipo en una carta modelo.

Otra opción destacada es poder agregar marcadores al documento principal. Los marcadores
indican el lugar donde aparecerá información dinámica para cada documento generado.

Por ejemplo:

Agregar un marcador para las direcciones de los destinatarios a un documento principal

de sobres

Agregar un marcador para el nombre después de la frase "Estimado/a" a un documento

principal de carta modelo.

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2.6 Archivo de datos

El archivo de datos contendrá la información dinámica con la que cargaremos nuestros

documentos. Algunos ejemplos:

La lista de contactos de Microsoft

Una tabla creada en

Una base de datos de

Un archivo de texto.

Deberemos almacenar en ese archivo datos únicos y diferentes, como nombres y direcciones
de los destinatarios, que deseemos utilizar en la combinación de correspondencia. Así, gracias
a la estructura del archivo, podremos asignar datos concretos a los marcadores que hayamos
incluido en el documento principal.

El objetivo final de una combinación de correspondencia es generar un conjunto de

documentos individuales para imprimir (cartas, etiquetas, sobres, etc.) o transmitir
electrónicamente (como emails) que contienen una información común, pero cada uno de ellos
tiene una información específica o única.

2.7 Campos

Los campos de combinación se emplean como marcadores para indicarle a Word donde irá
ubicada la información que procede directamente de un archivo de datos.

Por ejemplo, en una carta se podrían agregar campos para la información almacenada en las
columnas Dirección y Nombre de una base de datos de Access que contiene los datos de
nuestros clientes.

La información específica que se imprima o aparezca en un documento combinado individual

procederá de una fila (o registro) del archivo de datos.

2.8 Creación de combinación

Veamos a continuación los pasos en orden para crear la combinación. Vamos a seguir el
procedimiento que nos facilita Word a través del Asistente para crear correspondencia, que
encontramos al desplegar la opción Iniciar combinación de correspondencia.

Estos pasos también las podemos hacer de forma manual a través de las opciones que

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disponemos en la ficha correspondencia.

1. Seleccionar tipo de documento: disponemos de las siguientes opciones:

Cartas: cada destinatario se hará corresponder como mínimo con una página.

Mensajes de correo electrónico: para realizar un envío masivo de emails.

Sobres: personalizados para cada uno de los destinatarios.

Etiquetas: en caso de utilizar etiquetas adhesivas para pegar en sobres.

Directorio: opción similar a las cartas, pero en los que pueden aparecer varios
destinatarios dentro de la misma página.

2. Seleccionar el documento inicial:

Deberemos seleccionar el tipo de documento que queremos combinar:
El documento actual.

Una plantilla de combinación de correspondencia.

Un documento ya existente.

Para el caso de sobres y etiquetas, la opción de documento actual no está

disponible, a no ser que tengamos el diseño del documento ya adaptado a sobre o
etiqueta. De hecho, la segunda opción en ese caso es Cambiar el diseño del
documento.

Word dispone de un cuadro de diálogo para poder configurar tanto sobres como
etiquetas de forma específica al que podemos acceder desde la ficha
Correspondencia, grupo Crear.

3. Seleccionar los destinatarios: seleccionamos una lista de destinatarios de una de las

siguientes opciones:
Usar una lista existente: podremos seleccionar un archivo de origen con los datos
con los que cargaremos nuestros documentos de correspondencia. Base de datos
Access, hoja Excel, página web, documento de texto, etc.

Seleccionar de los contactos de Outlook, si tenemos contactos guardados en esta

aplicación.

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Escribir una lista nueva: podemos crear una lista nueva directamente desde Word
seleccionando campos (columnas) y rellenando registros con los datos (filas)
generando un nuevo origen de datos.

4. Creación de la carta: si aún no lo hemos hecho, ahora podremos confeccionar la

carta. Para agregar la información dinámica de los destinatarios, hacemos clic en la
ubicación del documento donde queremos insertarla y seleccionamos algunos de los
elementos que nos ofrece Word:
Bloque de direcciones: para especificar los elementos de la dirección donde
enviamos la carta (nombre, dirección postal, etc.)

Línea de saludo: para insertar la típica línea de inicio de conversación o saludo.

Ejemplo: Querido Antonio.

Franqueo electrónico: necesitamos un software compatible para integrar el

franqueo a la carta postal.

Más elementos: para incluir cualquier tipo de campo, como tratamiento, nombre,
código postal, teléfono, etc.

Reglas: disponible desde la cinta de opciones, podemos especificar reglas para

mostrar determinada información dependiendo de los valores de los campos en
cada registro. Es útil si queremos que los documentos finales tengan valores
diferentes dependiendo de ciertos parámetros. Por ejemplo, mostrar en el campo
teléfono el prefijo si es el destinatario es de determinado país.

5. Vista previa
Llegados a este punto podemos ver una vista previa de uno de los documentos que
hemos combinado.

Podemos movernos entre los documentos que vamos a generar para ver la vista
previa de distintos documentos.

Desde aquí también podemos cambiar la lista de destinatarios.

6. Completar combinación
Desde aquí Word nos informa que la combinación se ha completado y está lista para
generar los documentos, ya sean cartas, sobres, correos electrónicos o cualquier
otro.

Dependiendo del tipo de documento tendremos diferentes opciones. Por ejemplo,

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para cartas podremos realizar la impresión o editar las cartas de forma individual.
Para correos electrónicos, tenemos la opción de hacer directamente el envío,
conectando nuestro documento Word con Outlook.

En este vídeo podemos ver un ejemplo sencillo de combinación de correspondencia en Word

2019. Es interesante practicar esta funcionalidad para tener claro cada uno de los conceptos.

https://www.youtube.com/watch?v=1kA7h8bF_5Q

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