COD: FO -MZ-10

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VERSION 1

A QUIEN SE COMUNICA RESPONSAB

ASPECTO A
PROCESO LE DE CUANDO SE COMUNICA MEDIO DE DIVULGACION REGISTROS RESULTADO ESPERADO
COMUNICAR
INTERNO EXTERNO COMUNICAR

Proveedores, REUNIONES DE ACTAS DE REUNION CONOCER EL DIRECCIONAMIENTO

Direccionamiento Toda la Cada vez que se actualiza
clientes y alta dirección ACTUALIZACIONES(INTERNO), Y LISTAS DE ESTRATEGICO Y SU IMPORTANCIA
Estratégico organización esta disponible
comunidad PAGINA WEB (EXTERNO) ASISTENCIA FRENTE A LA ORGANIZACIÓN

cuando se tenga claro los

presentaciones , correos Actas de entrega , dar a conocer los reglamentos a los q se
Requisitos del Toda la requisitos obligatorios del
N/A Alta dirección institucionales , actas de asistencias y Requisitos del producto están dispuestos nuestros productos para no
producto organización producto expuestos por la
reunión y Ordenes de compra incurrir en estos mismos
normatividad vigente

Presentando la matriz legal y

Identificación de cuando se tenga por
Comunidad, Alta reglamentaria en presentaciones , ACTAS DE REUNION dar a conocer los reglamentos a los q se
requisitos Toda la completo la normatividad
clientes, y dirección correos institucionales , actas y Y LISTAS DE están dispuestos nuestra organización para
Reglamentarios, organización vigentes aplicables a la
proveedores SST reunión(INTERNO),PAGINA ASISTENCIA no incurrir en estos.
legales organización
WEB(EXTERNO)
Gestión Gerencial

N/A capacitaciones . Carteleras, correos

Reglamentos Proveedores y INDUCCION Y CUANDO actas de reunión y conocimiento preciso del personal de la
Toda la Alta dirección institucionales , memorias al personal
organizacionales clientes SE ACTUALIZEN asistencia organización y partes interesada.
organizacion (INTERNO),PAGINA WEB(EXTERNO)

Informe de revisión
Información y
por la dirección El personal conozca que
resultados de la Lideres de lider del Después de
N/A Reuniones con el Acta de reunión actualizaciones.mejoras,fortalezas o
revisión por la proceso sistema revisado S.G.C
personal debilidades tiene el S.G.C
dirección

Manual de calidad
Que todo el personal conozca que
(aunque ya no es Cada vez que se
Toda la lider del Procedimiento o procedimientos,responsable, docmentos etc..
exigencia de la N/A actualize o en una Por medio de la red
organización sistema protocolo documental Se necesita para sostener el sistema de
norma pero es una reinduccion
gestion
buena herramienta)

Revisión por la
Previo o durante la Presentación,
Desempeño del Toda la Lider del Registro de entrega Dirección
N/A revisión por la resumen o entrega
S.G.C organización sistema de copia del informe Conocer para trabajar en el dia a dia en los
dirección de copia de informe.
cambios y mejoras que realiza la Empresa.

Cada ves que se realice

un pedido a la
REQUISITOS DE Presentación en físico del Lograr un mayor orden y conocimiento de las
N/A Proveedores Compras organización o se realice registros de compra
COMPRA registro,correo necesidades y especificaciones del ingreso
la compra de materia
prima
Compras

Selección y Cada vez que se necesite Resultado de la

Lista de chequeo de evaluacion y Que los proveedores evaluados sepan su
Evaluacion de N/A Proveedores Compras conseguir un proveedor y evaluación de
selección resultado para la realización de mejoras .
proveedores la evaluacion anual proveedores.
 La alta direccion esteentyerada del inventario
Inventario Alta direccion N/A Compras Cada vez que se necesite Red Registro de inventario que tiene la empresa tanto de materia prima
como de producto finalizado.

Lider del Que los clientes esten enterados de nuestros

Publicidad N/A Clientes Cada 3 meses Correos,pagina web N/A
proceso productos y los beneficios de este

Registro de entrega del

documento y
Gestion comercial

Definición de las actualizacion de

A los Alta dirección Cuando se detecte la El mejoramiento del trabajador en eficiencia
necesidades de los Inducción y reinducción de los este,acta de la reunión
diferentes N/A y Lider de necesidad y en la reunión laboral y personal. Mejoramiento en la
clientes internos de colaboradores. anual asistencias,
procesos cada procesos de inicio de año. comunicación interpersonal.
cada proceso actas de las reuniones
del comité de
convivencia.

cuando es interno se
comunica cuando halla
cambios en el producto y Tanto el cliente como la organización sepan
Informacion sobre Toda la
Clientes Marketing cuando es externo se Folletos, pagina Web, correos ninguno muy bien cuales son las caracteirsitcas del
el producto organización
comunica cuando el producto y que necesidad satisfaga.
cliente este interesado por
el producto

Después de cada
evaluación de
Evaluación y satisfacción. Reuniones con el
A los Lider del
seguimiento de la Cuando sea personal. Que el personal conoszca la perpestiva de los
diferentes N/A procesos Asistencia de reunion
Satisfacción del necesario por Informes. cliente respecto a nuestros productos
procesos administrativo
cliente. quejas,
sugerencias y
reconocimientos.

Lider del Recibir por el ente regalor los impuestos

Impuestos de renta Cada vez que se solicite Por correo o personalmente( interno) Registro de pago del
Alta direccion Ente regulador procesos obligatorios y estos ser comunicados para al
y patrimonio por el ente regulador Radicados,carta,(Externo) impuesto
administrativo ta direccion para ahcer respectivo pago

al momento de ver la
Lider del necesidad del personal de Procedimientos, capacitaciones y
Programa Toda la mayor conocimiento de los empleados al
N/A procesos la organización ya sea clasificación de residuos solidos en la Lista de asistencia
ambiental organziacion momento de optimizar recursos
administrativo para su refuerzo o nueva organización y campo de trabajo.
incorporación de personal

cuando se halla analizado

y estructurado por
Matriz de aspectos
Comunidad,pro completo los aspectos e presentaciones , carteleras , en la parte
e Lider del dar a conocer los aspectos e impactos mas
Toda la veedores y impactos mas interna y en la parte externa por medio
impactos(brigadas proceso Acta de entrega significativos de la organización para
organziacion clientes y significativos a los q se de la pagina web y correo para
de emergencia y administrativo reducirlos en lo mas posible
Bomberos están expuestos los Bomberos
riesgos)
integrantes de la
organización

alta dirección Lider del cuando se tenga las

Programa de correos institucionales , presentaciones cronograma de obtener mayor eficacia en las auditorias
y líder de N/A procesos fechas definidas en el
auditorias en físico actividades planeadas y mantener el SGC.
proceso administrativo cronograma de auditorias
inistrativo
 Al terminar la

Administrativo
evaluación de
Resultados de Los lidéres del ´proceso conoce la
Satisfacción Presentación,
las evaluaciones Lider del percepción del cliente y
Lider de (semestralmente o resumen o entrega Registro de entrega de
de satisfacción N/A procesos utiliza la información
procesos anualmente) Previo o de copia de informe. informe
del cliente administrativo para efectuar su
durante la
Revisión del SGC
revisión por la
dirección

Cuando se halla Que las partes interesadas tengan sus

Respuesta de Clientes y Lider del
terminado la investigacion Registro de reclamo respuestas a los reclamos o peticiones que
reclamos y N/A proveedores,co procesos Correo,via telefonica
de los reclamos y satisfecho por el cliente hallan tenido para asi estar siempre
peticiones munidad administrativo
peticiones satisfechos

• Entrega de informe
general y por
proceso
Resultado de Responsables • Envío de informe Emprender las acciones
Lider del
auditorías de Al finalizar la por correo Registro de entrega de apropiadas (Correctivas,
N/A procesos
internas y los procesos auditoría electrónico copia del informe preventivas y de
administrativo
externas • Publicación de mejora)
resultados en
Página Web del
SGC

REVISIÓN
GERENCIAL

Lider del Cada vez que haya

Documentos del Toda la Registro de entrega del Que todo el personal tenga acceso a todos los
N/A procesos cambios en la listado maestro de documentos,intranet
Sistema Gestion organización listado maestro. documentos del sistema integrado de gestion
administrativo documentacion

Todos los
Manual de En la practica al
cargos que Recurso Información permanente web y documento de consulta el cual el conocimiento de los parámetros exigidos
funciones y N/A contratar o en el
dependan e la humano para consulta en la web reposa en el archivo de la organización para cada cargo y sus respectivos requisitos
perfiles de cargo momento de ascensos
alta dirección

Empleados Recurso El personal que tenga memorando que sepan

Memorandos N/A Cada vez que se necesite carta Lista de entrega
activos humano el porque de este(para corregir o felicitar)

Resultado de la Cada 3 meses en

Toda la Recurso Que las personas sepan que incidentes se
investigacion de N/A capacitaciones de Intranet o reuniones Registro de asistencia
organización humano encontraron y como se van a prevenir
incidentes seguridad industrial
Recurso Humano

gerencia y simulacros , instructivos lograr un mayor orden y conocimiento en caso

Plan de a toda la
Bomberos recursos Todo el año. presentaciones (interno)Correo(externo) , señalizaciones , actas de algún percance en el que la organización
emergencia organización
humanos de asistencia y reunión pueda estar dispuesta
 cuando se halla analizado
y estructurado por
Matriz de riesgos
Toda la lider del completo los niveles de presentaciones , carteleras, Correo y lograr mayor conocimiento en los niveles en
ambientales y Bomberos Acta de entrega
organización sistema riesgos a los q se están via telefonica(externa) los q nuestros empleados están expuestos
peligros
expuestos los integrantes
de la organización

al momento de ver la
Recurso necesidad del personal de mejores practicas y métodos para la
Toda la
Programa siso N/A humano con el la organización ya sea Sepatatas Lista de asistencia protección de nuestro personal para evitar
organziacion
lider SST para su refuerzo o nueva accidentes laborales
incorporación de personal
INFRAESTRUCTURA

Necesidad de lider de Formato de necesidad de Registro de necesidad Saber que se necesita para que la
Compras N/A Cuando se necesite
mantenimiento proceso mantenimiento de mantenimiento. infraestructura este en buen estado

Programa de Encargado de lider de Según el cronograma de Que los equipos se calibren o verifiquen
N/A Intranet Registro del programa
calibracion metrologia proceso actividades según planeación establecida.

Iniciando año
Documentos del
Periodos
S.G.C El personal este atento a las actividades a
Planeación de Lideres de Todo el mensuales actas de reunión y
N/A Comités realizar para mantener el sistema de gestion
actividades proceso personal Cuando sea asistencia
Reuniones integral.
necesario según plan
Actas

lider del
No conformidades
sistema Todo el Analisis y acciones a Reuniones actas de reunión y Mejoramiento en los procesos de la
en el N/A
Lideres de personal seguir de los hallazgos. Comités lluvia de ideas Verbalmente. asistencia organización.
TODA LOS PROCESOS

servicio o producto
procesos

Cada año en Que las personas esten concientes de la

Investigacion de Toda la Todo el Registro de
N/A capacitaciones de Capacitacion importancia de investigar incidentes en la
incidentes organización personal capacitacion
seguridad industrial organizacion para prevenir futuros accidentes

Lider del
Que todo el personal sepa de los accidnetes
Resporte de sistema Todo el Cunado se presente un
N/A Verbalmente Registro de accidentes que se estan presnetando en la organización
accidentes LIDER DEL personal accidente
como forma de tomar conciencia.
PROCESO

Lider del
Seguimiento a En las reuniones
proceso en Líder de cada Que los lideres del proceso siga sus
resultados de los de comité y
congunto del N/A proceso Informe de Gestion del sistema Red activudades para dar cumplimientos a los
procesos cuando la alta
lider del objetivos y mets
dirección lo solicite
sistema
Confirmacion del Lider de Previamente de mandar el Confimar los pedidos para que no halla una
DESPACHOS Comercial N/A Via telefonico o correo Registro del pedido
pedido proceso pedido equivocacion.