Instructivo de Compras

CODIGO: I-SS-01-00
INSTRUCTIVO DE COMPRAS
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1. OBJETIVO
Adquirir bienes, productos y servicios que cumplan con los requisitos establecidos
por la organización.
2. ALCANCE
Aplica a todas las compras de Contado y/o a Crédito de C.I. Silver & Gold S.A.S y
pagadas por cualquier medio ya sea en cheque, efectivo o transferencia
electrónica.
3. DEFINICIONES
 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien, producto o

un servicio, previamente solicitado.
 Cotización: Formato por el cual los proveedores detallan los productos y
servicios ofrecidos o solicitados y sus respectivos precios, con el fin de
someterse a su análisis en la organización para posible compra.
4. RESPONSABLES
 GER Gerente
 ESS Encargado de SG SST
 CON Contador
5. GUÍAS GENERALES
Las compras se realizan de acuerdo al proveedor elegido, después de realizar un

estudio y selección del proveedor, basado en los criterios de selección de
proveedores.
Se debe realizar una re - evaluación de proveedores anualmente, informando el
resultado de ésta a la alta dirección.
Para la compra de elementos de protección personal, equipos de seguridad o
exámenes médicos, se buscarán los posibles proveedores de equipos o servicios,
verificando las certificaciones con las que cuentan.
Los proveedores que comercialicen los elementos de protección personal, y de

seguridad, los cuales deberán poseer certificado de conformidad de producto o
cumplimiento de normas técnicas, otorgado por un organismo acreditado para tal
fin, los elementos de protección personal y equipos de seguridad utilizados en C.I.
Silver & Gold S.A.S, poseerán una ficha técnica la cual contendrá las
especificaciones y características de los mismos.
Los proveedores de exámenes médicos deberán tener los documentos que los
acrediten para suministrar este servicio, o las licencias de los profesionales de la
salud que realicen los exámenes.
ELABORADO REVISADO APROBADO

ASE ESS GER
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6. DESARROLLO
6.1 EMP:Solicitar a GER por medio del R-SS-41 Requisición de compra, sus
requerimientos de compra; cuando la requisición sea para satisfacer los
requerimientos pactados con los clientes o empresas usuarias se debe generar
una requisición por cada tipo de producto o servicio a comprar (Ej: dotación,
Elementos de protección personal, insumos o servicios específicos que se
requieran).
6.2 GER: Revisar y aprobar las requisiciones.
6.3 GER: Elegir o buscar el proveedor adecuado revisando el R-SS-42 Lista de

Proveedores. En caso de no tener un proveedor seleccionado, o de tenerlo no
contar con cotizaciones vigentes, revisar el R-SS-42 Lista de Proveedores y
escoger tres para solicitar las cotizaciones, diligenciando el R-SS-32 Solicitud
de Cotización. Analizar las cotizaciones, con el fin de determinar el proveedor
encargado del suministro.
Cuando se necesite buscar un nuevo proveedor, éste debe cumplir con los R-
SS-43 Criterios de Selección y de Reevaluación de Proveedores
establecidos. Si pasa la evaluación de los criterios de selección de
proveedores, lo escoge como proveedor principal, el siguiente como proveedor
opcional y el siguiente como no apto.
6.4 GER: Generar por la R-SS-44 Orden de compra, según las especificaciones
de las requisiciones. Se realiza una orden de compra para cada requisición
generada, relacionando en ésta el número de la requisición correspondiente.
6.5 GER: Enviar la R-SS-44 Orden de compra, al proveedor seleccionado,

solicitándole que genere una factura por cada orden de compra.
6.6 GER: Recibir el producto o servicio solicitado, confrontándolo con la R-SS-44

Orden de compra y así dar aprobación al producto o servicio recibido
mediante su firma y anotación del número de la requisición correspondiente en
la factura recibida. Cumpliendo con estos requisitos y los exigidos por la DIAN,
debe pasar dicha factura, a radicación de documentos externos.
Si el producto o servicio es rechazado por no cumplir con los requisitos
exigidos al proveedor se diligenciará el R-SS-33 Informe de Reevaluación de
Orden de Compra, y se devolverá al proveedor para su cambio o arreglo.
Cuando se recibe el cambio del producto o servicio se dejan las anotaciones
pertinentes en el R-SS-33 Informe de Reevaluación de Orden de Compra.
6.7 GER: Generar el R-SS-45 Evaluación o reevaluación de Proveedores.

ASE ESS GER
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6.8 CON: Aplicarlas retenciones y descuentos tributarios pertinentes y luego

contabilizar la factura.
6.9 GER: Ordenar el pago en efectivo, transferencia o cheque con su respectivo

comprobante de egreso, y cancelar a cada proveedor, teniendo en cuenta los
vencimientos de las facturas según lo pactado con éste, anexando al
comprobante de pago su respectiva factura, requisición y orden de compra
para proceder a archivar.
7. REFERENCIAS
 R-SS-44 Orden de Compra.

 R-SS-42 Lista de Proveedores.
 R-SS-32 Solicitud de Cotización .
 R-SS-33 Informe de Reevaluación de Orden de Compra.
 R-SS-41 Requisición de compra.
 R-SS-43 Criterios de Selección y de Reevaluación de Proveedores.
 R-SS-45 Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
 R-SS-20Matriz de EPP
 Normas legales DIAN.
 Decreto 1072 de 2015
CUADRO CONTROL DE DOCUMENTOS

CARGO NOMBRE FECHA
ELABORADO: ASE Ultra Servicios Ltda. 01/11/2016
REVISADO: ESS Deisy Prada 10/11/2016
APROBADO: GER Norberto Rangel 16/11/2016
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

00 Versión original 16/11/2016

ASE ESS GER

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 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien, producto o

Las compras se realizan de acuerdo al proveedor elegido, después de realizar un

Los proveedores que comercialicen los elementos de protección personal, y de

ELABORADO REVISADO APROBADO

6.2 GER: Revisar y aprobar las requisiciones.

6.3 GER: Elegir o buscar el proveedor adecuado revisando el R-SS-42 Lista de

6.5 GER: Enviar la R-SS-44 Orden de compra, al proveedor seleccionado,

6.6 GER: Recibir el producto o servicio solicitado, confrontándolo con la R-SS-44

6.7 GER: Generar el R-SS-45 Evaluación o reevaluación de Proveedores.

ELABORADO REVISADO APROBADO

6.8 CON: Aplicarlas retenciones y descuentos tributarios pertinentes y luego

6.9 GER: Ordenar el pago en efectivo, transferencia o cheque con su respectivo

 R-SS-44 Orden de Compra.

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