Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web.

En Microsoft 365, puede crear un

sitio desde la página de inicio de SharePoint. También obtendrá un sitio de grupo de
SharePoint siempre que cree un grupo de Microsoft 365 en Outlook Online o en Microsoft
365. Si está en SharePoint Server, puede crear un equipo o una serie de sitios de otros tipos.
Puede usar los sitios como lugar seguro para almacenar, organizar y compartir información,
además de acceder a ella, en cualquier dispositivo. 
Mostrar la biblioteca de SharePoint en una vista del Explorador puede ser una forma rápida
de realizar todas las operaciones con archivos. Básicamente, hay dos formas de hacerlo:
puede sincronizar las carpetas o puede abrirlas en el Explorador. La diferencia es que las
carpetas sincronizadas se mantienen y se pueden usar en cualquier momento desde
cualquier aplicación, mientras que la opción Abrir del Explorador es una operación de una
sola vez.
Al sincronizar una biblioteca, realiza una copia local en el equipo de escritorio. Si sincroniza
dos bibliotecas, puede copiar o mover archivos y carpetas, crear carpetas y eliminar una o
más carpetas o archivos. La biblioteca sincronizada se sincronizará automáticamente con la
biblioteca de SharePoint.
SharePoint es un conjunto de herramientas de Microsoft,que dan forma a una plataforma
completa de colaboración empresarial. Esta plataforma, cuyo objetivo es incrementar la
productividad, está formada por diferentes funcionalidades que nos dan la posibilidad de crear
de forma sencilla, escalable y flexible diferentes sitios de colaboración formando una intranet
accesible vía web o con una aplicación, según la modalidad escogida.

Se trata por tanto de una plataforma idónea para ser utilizada como herramienta de gestión
documental o gestión del conocimiento, ya que aporta centralización de documentos, control
de versiones, gestores de procesos, cuadro de mandos, seguridad en el contenido, y la
opción de accesibilidad a través de varias plataformas, entre otras muchas características.
Además de todo ello, permite la creación de aplicaciones que aportan funcionalidades al
aplicativo, como puedan ser bibliotecas de documentos, wikis colaborativas, calendarios,
blogs, y muchas más aplicaciones que serán consideradas como web parts8 del aplicativo.
La plataforma SharePoint tiene algo más de 20 años de historia, ya que la que se considera
su primera versión “Microsoft Site Server” nace en el año 1998. A partir de dicha versión han
ido apareciendo nuevas versiones tal y como se ve en el diagrama temporal que se adjunta a
continuación.
Estas versiones, tienen 2 cambios disruptivos principales, la aparición de SharePoint Server
en 2003, ya que en dicha versión se le da el carácter colaborativo, aprovechando las
estructuras cliente-servidor de aquella época. El segundo es la aparición de SharePoint
Online aproximadamente en el año 2008, ya que supone un cambio de paradigma, al llevar la
herramienta a la nube. Este cambio se produce por el inicio de lo que en pocos años sería
una tendencia tecnológica mundial, la creación y migración de servicios a la nube.
A partir del año 2011 aproximadamente Microsoft crea la suite de ofimática Office 365, la cual
se aloja en la nube y que incluye entre otras muchas herramientas, la plataforma SharePoint
Online. Quedando desde ese momento ligado su uso a dicha suite. Aunque no de forma
exclusiva, ya que también se puede seguir utilizando la versión servidor.
Actualmente, Microsoft ha cambiado el nombre a dicha suite, pasando a llamarse Microsoft
365, la cual continua incluyendo la plataforma SharePoint, además de un gran número de
aplicaciones empresariales.

Modalidades
SharePoint es un producto que actualmente se ofrece en dos principales modalidades,
dependiendo de la estructura que se desea utilizar. Ambas tienen unas características muy
similares, pero poseen algunas diferencias que hay que tener en cuenta a la hora de escoger
una u otra.
SharePoint Online: Se trata de la versión que se encuentra alojada de forma completa en la
nube, bajo la suite de Office 365 o Microsoft 365. Sus principales ventajas son el hecho de no
depender de infraestructura de hardware en la compañía para poder implementarlo,
actualizaciones constantes y automáticas, y una administración y acceso más sencillos que
en la versión de servidor. Para este proyecto, utilizaremos esta versión, SharePoint online
bajo la cuenta de Office de la UOC, debido a su facilidad de implementación y versatilidad.

SharePoint Server: Es la versión que se instala OnPremise en los servidores de la compañía.

Esta versión, por tanto, se ha de administrar completamente de forma local por los
administradores de IT de la compañía. Esta modalidad, además se comercializa en dos
versiones, SharePoint Server standard, y SharePoint Server Enterprise, siendo esta última
más completa, con algunas funcionalidades importantes como la posibilidad de
implementación de un cuadro de mandos. Esta versión ofrece más posibilidades de
administración como el hecho de modificar el tamaño máximo de archivos o añadir capas de
seguridad extra para el acceso a la plataforma. Esto es debido a que las limitaciones las
marca la propia infraestructura del cliente, y no la nube de Microsoft.

SharePoint híbrido: Existe una modalidad de uso híbrido de SharePoint, en la cual se pueden
combinar el uso de las dos modalidades descritas anteriormente. Es un caso idóneo para
aquellas empresas que no quieren almacenar todos los datos en la nube, pero sí que quieren
mantener la versatilidad y facilidad de acceso e integración que ofrece la versión en la nube.
Todas las modalidades tienen un coste asociado, puesto que estamos ante un software
propietario de Microsoft que solo se comercializa mediante licenciamiento, ya sea a través de
un tenant de Office 365 o Microsoft 365, o mediante licencias específicas para la instalación
de la versión de servidor. Hay que tener en cuenta que las diferentes modalidades tienen
costes diferentes, por lo cual es importante estudiarlo en detalle para la implantación en una
empresa. Queda fuera del alcance de este proyecto detallar los costes de implantación de las
diferentes versiones de SharePoint.

Comparativa
Para poder situar la herramienta en el mercado, se realizará una búsqueda de software
similares en el mercado, evaluando sus características. Debido a la gran cantidad de
plataformas similares que existen en el mercado, vamos a establecer unos criterios de
selección que nos permita realizar un cribado de herramientas. Primeramente nos fijamos en
el cuadrante mágico de gartner, en el cual vemos que Microsoft, con su solución SharePoint
obtuvo en Noviembre de 2020 el reconocimiento como la empresa líder del sector,
apareciendo por tanto en la posición más destacada de dicho cuadrante.
Partiendo de dicho gráfico, escogeremos un representante de cada uno de los cuadrantes,
para realizar una comparación similar. Todos los sistemas que se van a revisar son
propietarios, no vamos a considerar para esta comparativa softwares gratuitos para que
pueda haber igualdad de condiciones. Además de ello, todos los sistemas escogidos están
dentro del marco de sistemas de gestión del contenido, ya que son los que se evalúan en
dicho cuadrante.

Laserfiche: Es un software de gestión de contenidos, perteneciente a la compañía Fujitsu, con

sede en Estados Unidos y fundado en el año 1987. No se especifica el lenguaje de
programación sobre el que está desarrollado.

Docuware: Es un sistema de gestión documental, propiedad de la compañía Ricoh. No se

especifica el lenguaje sobre el que está desarrollado. Fundado en 1988, tiene sedes en
Alemania y Barcelona.
Nuxeo: Plataforma de gestión de contenido, con sede en Estados Unidos y Londres. Está
desarrollado en Java y es de software libre. Fundado en 2020

General

General Nuxeo Laserfiche Docuware SharePoint

Versión LTS 2021 Laserfiche 11 Docuware 7.3 No especificado

Fecha Abril 2021 Marzo 2021 Julio 2020 2021

lanzamiento

URL Nuxeo LaserFiche Docuware SharePoint Online

Requerimientos

Requerimientos Nuxeo Laserfiche Docuware SharePoint

CPU 2 CPU 1 CPU 1,8Ghz 2 CPU x 2 Ghz N/A

64-bits

RAM 2 GB RAM 2 GB RAM 4Gb N/A

Base de datos MongoDB 4.4 SQL Server MySQL N/A

PostgreSQL 13 Oracle SQL server
Oracle

Autenticación LAPD protocol Active Directory Active Directory Active Directory

Active Directory AD Federation AD Federation Azure AD
Services Services
SAML
OpenId 2FA9
Kerberos
CAS

9
Two factor Authentication: Se trata de un sistema de seguridad que añade una capa más a la hora de confirmar la identidad
de un usuario, normalmente con verificación mediante dispositivo móvil.
Arquitectura

Arquitectura Nuxeo Laserfiche Docuware SharePoint

Almacenamiento en la Sí Si Si Sí (Exclusivo)
nube (RNF07)

Multiplataforma Sí Sí Sí Sí
(RNF02 y RNF05)

Código abierto Sí No No No

Instalación en Docker Sí No No No

Instalación en Cluster Sí Sí Sí N/A

Funcionalidades

Funcionalidades Nuxeo Laserfiche Docuware SharePoint

Exportar documentos (RF08) Sí Sí Sí Sí

Etiquetas (RF02) Sí Sí No Sí

Inteligencia artificial Sí (Nuxeo No Sí (Indexación) No

Insight)

Plantillas (RF03) Sí Sí Sí Sí

Notificaciones (RF05) Sí Sí Sí (Notification Sí

Server)

Cuadro de mandos Sí (Nuxeo Sí Sí (Integración Sí

Insight) (Laserfiche externa)
RIO)

Versionado de documentos Sí Sí Sí Sí
(RF01)

Compartir con usuarios Sí Sí Sí Sí

externos (RF04)

Firma digital Sí Sí Sí No
(Integración
externa)

Integraciones Sí Sí Sí Sí

Aprobación de documentos Sí Sí Sí Sí

Trabajo colaborativo (RF10) No No No Sí

 Búsquedas (RF07) Sí Sí Sí Sí

Sincronización local (RF09) Sí (Nuxeo No No Sí

Drive)

Auditoría (RF06) Sí Sí Sí Sí (Editable)

Una vez que hemos definido la arquitectura base en la que se sustenta nuestra plataforma,
veremos como SharePoint Online aplica dicha plataforma para su funcionamiento. En este
caso, utiliza los servicios de alojamiento en la nube Azure propios de la compañía para
alojar todos los componentes necesarios para su despliegue, apoyándose en las
suscripciones de Microsoft 365, y los tenants que se asocian a las compañías. Dichos
servicios de alojamiento de Azure, se sirven a su vez de los diferentes centros de datos
alojados por todo el mundo, en los cuales se encuentran la arquitectura física de servidores
necesaria para dar servicio a la plataforma. En el siguiente apartado, veremos de forma
detallada cómo funciona esta arquitectura.

Después de esta revisión se confirma que, tal y como

expone el cuadrante mágico de gartner, SharePoint
Online es una muy buena opción como plataforma de
gestión del conocimiento, ya que efectivamente es un
líder en su mercado, ofreciendo funcionalidades muy
actuales y estando en constante evolución y
actualización de forma automática.

En los siguientes apartados del proyecto,

analizaremos más en profundidad la herramienta, en
los aspectos estructurales y de diseño comenzando a
dar forma al prototipo, que es uno de los objetivos del
proyecto.
SharePoint nos permite crear plantillas que se pueden utilizar a la hora de crear un tipo de
documento concreto. Estas plantillas nos serán de mucha utilidad para poder crear y
reutilizar documentos con un diseño y estructura coherente y que mantengan la integridad
con el resto de documentos creados por la compañía del caso.
 Para poder utilizar esta funcionalidad, primero crearemos las
plantillas correspondientes, y las cargaremos en el sistema
mediante la opción de “Agregar plantilla”. De esta forma,
quedarán guardadas dentro de la plataforma para poder ser
utilizadas. En el apartado de definición de los contenidos
diseñaremos el ejemplo de plantilla que se utilizará en el sistema.

SharePoint sirve como portal corporativo utilizado para comunicación y noticias, o como

complemento para repositorio de datos. Gracias a su poder de cómputo y flexibilidad para
llevar al mundo digital formularios, listas, bibliotecas de datos y otras funciones, impulsa la
productividad y realiza sus procesos de negocio con un valor costo-beneficio superior.
 La clave para el uso de una herramienta es conocer las características que la hacen una
buena opción para su empresa.
Cumplimiento con los estándares regulatorios
Servicios de acceso
Con estos puede compartir soluciones en la web en conjunto con las aplicaciones de servicio
de Microsoft 365.
Soluciones web
Proporciona contenido preempaquetado que muestra como elementos web en sus páginas.
Biblioteca
En esta, sus usuarios pueden crear, guardar, actualizar y colaborar en archivos con otros
miembros del equipo.
Conexiones encriptadas
Resguarda su conexión a través de la protección absoluta en múltiples capas.
Information Rights Management
La gestión de los derechos de información le permite limitar las acciones  que realizan los
usuarios en el documento.
Soporte para dispositivos móviles.
Business intelligence
Permite analizar y visualizar datos a través de paneles para mejorar los procesos de toma de
decisiones.
Requisitos recomendados para lograr el mejor rendimiento
Componente Recomendación
CPU Procesador de cuatro núcleos de 64 bits o superior
RAM 16 GB
Almacenamiento Disco de estado sólido: 150 GB de espacio disponible
local
Tarjeta de red 1 Gbps
Sistema operativo Cliente de Windows Server 2012 R2, Windows 10 o
posteriores
.NET Framework 4.6.2 o posterior

Requisitos mínimos (es de esperar un rendimiento lento)

Componente Requisito
CPU Procesador de 2 núcleos a 1,4 GHz de 64 bits o superior
RAM 8 GB
Almacenamiento Disco duro: 150 GB de espacio disponible
local
Tarjeta de red Conexión a Internet de alta velocidad
Sistema operativo Cliente de Windows Server 2012 R2, Windows 10 o
posteriores
.NET Framework 4.6.2 o posterior

Conclusiones

Se observa que existe mucha competencia en el mercado de sistemas de gestión del

conocimiento, incluso centrándonos en el marco concreto de sistemas de gestión de
contenidos como ha sido el caso. Se observa que hay softwares muy maduros, aunque en
algunos casos no se están adaptando de forma rápida a las necesidades actuales, ya que
plataformas como Docuware tienen interfaces de usuario poco atractivas actualmente, y
todos los sistemas revisados a excepción de SharePoint, no permiten el trabajo
colaborativo.
El segundo paso será utilizar las plantillas creadas
en el sitio. Para ello, al darle click a la opción de
“Nuevo” veremos que ya podremos utilizar el
documento de tipo plantilla que se ha creado. Para
este ejemplo se ha cargado un documento en
blanco con el nombre de “Plantilla”.