Proyecto Upgrade SAP R/3 versin 4.0B a 4.

7 Enterprise
e implementacin de inteligencia de negocios
de SAP R/3 en Alimentos del Valle S.A.














Alejandro Bolaos
Elizabeth Murillo
Mara Teresa Garzn
















Universidad ICESI
Facultad de ingeniera
Santiago de Cali
2006
2


Proyecto Upgrade SAP R/3 versin 4.0B a 4.7 Enterprise
e implementacin de inteligencia de negocios
de SAP R/3 en Alimentos del Valle S.A.









Alejandro Bolaos
Elizabeth Murillo
Mara Teresa Garzn








Asesor temtico
Juan Carlos Garzn O.
Ingeniero de Electricista
Empresa de Energa del Pacifico. EPSA E.S.P.
Unidad de Mercados y Desarrollo
Energas Alternativas







Universidad ICESI
Facultad de Ingeniera
Santiago de Cali
2006
3


Nota de Aceptacin



...........................

...........................

...........................

...........................

...........................

...........................

...........................



.........................
Jurado 1



.........................
Jurado 2



.........................
Jurado 3







Santiago de Cali, 12 de Enero de 2006.
4
CONTENIDO


Pg.

INTRODUCCION 6
1. ANTECEDENTES 8
1.1. HISTORIA 8
1.2. OBJETIVOS 8
1.2.1. OBJETIVOS GENERALES 8
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 9
1.3. ACTIVIDADES DEL PROYECTO 9
1.3.1. UPGRADE DE SAP 9
1.3.2. IMPLEMENTACIN DE BW - INTELIGENCIA DE NEGOCIOS 10
2. PROYECTO UPGRADE SAP R/3 11
2.1. ETAPAS DEL PROYECTO 13
2.2. VENTAJAS COMPETITIVAS 13
2.3. FACTORES CLAVES DE XITO 15
2.4. BENEFICIOS DEL UPGRADE 19
3. IMPLEMENTACIN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS 21
3.1. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS DE SAP 24
3.2. MAPA DE RUTA DEL PROYECTO DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
27
3.3. OBJETIVO PRINCIPAL DE LA IMPLANTACIN DE BI EN ADV 27
3.3.1. OBJETIVOS ESPECFICOS 27
3.4. FACTORES CLAVES DE XITO 28
3.5. METODOLOGA DE TRABAJO PROYECTO BW 28
3.6. LINEAMIENTOS ESTRATGICOS 29
3.7. BENEFICIOS EN LA ORGANIZACIN 30


ANEXOS 35



5
LISTA DE GRFICAS

Pg.


Figura 1. Visin Empresarial..........................12
Figura 2. Metodologa ASAP............................16
Figura 3. Esquema BI..............................23
Figura 4. Pirmide MySap...........................25
Figura 5. Cubrimiento mySAP.com.....................26
Figura 6. Perspectiva estratgica......................31
Figura 7. Transformacin a empresa de clase mundial.........36



6
LISTA DE TABLAS

Pg.


Tabla 1. Comparativo proyecto upgrade.................13
Tabla 2. Productos y Subproductos....................17









7
INTRODUCCION


La capacidad de tomar decisiones comerciales efectivas de manera
rpida, clara y sencilla es cada vez ms importante y representa la
oportunidad para desarrollar ventajas competitivas y estratgicas. Para
obtener estas ventajas, es necesario extraer el conocimiento de las
"bodegas de informacin que yacen en nuestros sistemas
transaccionales. Dicho conocimiento debe ser relevante y entregado de
manera oportuna y as poder transformar la informacin en un activo
organizacional.


Complementar la documentacin de la fase inicial de SAP del caso de
xito "Implementando un sistema ERP en Alimentos del Valle con el
proceso de upgrade, implementacin del mdulo de HR (Recursos
Humanos) y finalmente el montaje del proyecto BW (Business
Warehouse) - Inteligencia de Negocios, el cual le permitir a la empresa
Alimentos del Valle pasar de una organizacin transaccional a una
organizacin inteligente donde los procesos sean convergentes con la
planeacin estratgica y la informacin operativa con los objetivos del
negocio.


Debido a la escasez de casos de estudio de empresas Colombianas que
involucren implementacin de sistemas de informacin integrados y
gerenciales consideramos que complementar el caso de xito de
Alimentos del Valle contribuye a ampliar los recursos y medios de las
universidades, permitindole a los estudiantes acceder a un caso real,
de una empresa vallecaucana en el cual se plasman todo el proceso que
vive una compaa cuando toma la decisin de manejar toda su
informacin de forma integrada, la cual implica una verdadera
transformacin tanto en sus procesos, su cultura y aspectos
tecnolgicos logrando conseguir el mejor provecho de la informacin
alcanzando inteligencia de negocios.
8


1. ANTECEDENTES


1.1. HISTORIA


Alimentos del Valle S.A. es una empresa constituida desde hace 60 aos
aproximadamente, naci en la dcada del 40 en una ciudad
Colombiana, en 1958 empez actividades en la ciudad de Cali. En 1970
adquiere una empresa en la ciudad de Palmira, y posteriormente
realiza el montaje de la planta de alimentos en Cali. En la dcada de los
80, adquiere otra empresa del mismo sector.

A partir de los 90 y hasta el 2000 ha tenido un enorme crecimiento
adquiriendo otra Industria de Alimentos en Bogot, otras dos empresas
en Cali, y otra empresa de Alimentos Yumbo.

Alimentos del Valle S.A. presenta un enorme cambio tecnolgico durante
el ao 1999 cuando implementa de forma exitosa entre los meses de
febrero a julio el sistema de informacin SAP R/3


1.2. OBJETIVOS


1.2.1. Objetivos Generales


Continuar con el proceso de evolucin tecnolgica y de
optimizacin de los procesos (Logstica, Planificacin de
Produccin, Comercial, etc.).


Tener la plataforma actual de R/3 para soportar los procesos de
inteligencia de negocios, planeacin estratgica, administracin
del cliente y gestin de la cadena de suministros y sacar provecho
a los productos de mySAP ya adquiridos.


Montaje de BW (Business Warehouse) - Inteligencia de Negocios
para obtener informacin estratgica, verdica, en tiempo real de
9
los resultados de la organizacin y del entorno que le permita a la
alta gerencia consultar, compartir y analizar informacin para
soportar de forma adecuada los procesos de toma de decisin,
enfocado en desarrollar ventajas estratgicas.


1.2.2. Objetivos Especficos


Relacionados con el proceso de Upgrade de SAP R/3:

Actualizacin de: SAP 4.7, Oracle 9.2, S.O. Aix 5.2
Optimizacin de todos los procesos aplicando las mejores prcticas
que vienen embebidas en el upgrade.

Relacionados con el proyecto de Inteligencia de negocios

Articulacin de la informacin directiva alineada con la planeacin
estratgica de la empresa.
Cultura de la estructuracin, anlisis y aprendizaje de la
informacin interna y externa para la toma decisiones.


1.3. ACTIVIDADES DEL PROYECTO


1.3.1. Upgrade de SAP


No. Nombre Descripcin
1 Preparacin
del
Proyecto
Es la preparacin inicial del proyecto

2 Blue Print Se levanta la informacin de los procesos actuales
y como se representaran en el sistema
3 Realizacin Se configura y prueba el sistema de acuerdo a los
procesos identificados en la fase anterior
4 Preparacin
Final
Se prepara a la organizacin a utilizar el sistema,
mediante los cursos a los usuarios y se cargan los
datos actuales al sistema
5 Entrada en
Productivo
Entrada en operacin del sistema y soporte a los
usuarios

10
1.3.2. Implementacin de BW - Inteligencia de Negocios


Fases Descripcin
Fase I
(3 Meses)
Diseo Conceptual
Construccin del DataWarehouse
Definicin de Indicadores
Panel de Informacin Diaria
Panel de Informacin Financiera
Panel de Informacin Comercial
Panel de Informacin Produccin
Sistemas de Alarmas
Tablero basado en WEB
Fase II
(3 Meses)
Panel de Informacin de Compras y almacenes
Panel de Informacin de Ingenios
Integracin de Portales
Integracin de Objetivos y presupuestos
Mdulo de Benchmarking
Taller de Estrategia de Negocio y Balanced
ScoreCard
Fase III
(2 Meses)
Implantacin de BPS (Pronsticos de Venta)
Definicin de Indicadores Causa-Efecto
Mdulo de Cuadro de Mando Integral
Mdulo de Simulacin

11


2. PROYECTO UPGRADE SAP R/3


A partir del ao 2000 la empresa empieza a investigar las nuevas
metodologas para el desarrollo de indicadores de gestin a travs del
Balanced Scorecard (BSC) Tablero de comando / cuadro de mando
integral (CMI), basado en las directrices trazadas por la Gerencia
General.


El estudio desarrollado por Deloitte & Touche sobre Alineamiento de
Procesos en junio del 2003, establece un plan de accin recomendando
formalizar y divulgar el Plan Estratgico Corporativo, Optimizar el
modelo de Procesos y cadena de Valor, Rediseo de la estructura
organizacional, Implementacin de los indicadores de Desempeo (SAP -
BW, SEM), Implementacin de Servicio al Cliente (SAP - CRM) e
Implementacin de la cadena de suministros (SAP - SCM).


Al poseer la infraestructura bsica necesaria en el manejo de la
informacin y la optimizacin de sus procesos, Alimentos del Valle S.A.
puede empezar a mirar la manera de avanzar del nivel transaccional al
nivel de anlisis estratgico de la informacin apoyado en toda la
infraestructura mySAP.com de su ERP Proyecto Upgrade SAP R/3
versin 4.0B a 4.7 Enterprise


Despus de transcurridos 3 aos con la implementacin y puesta en
marcha de manera exitosa del sistema de informacin SAP R/3 versin
4.0B bajo una plataforma Intel con sistema operacional Windows NT 4.0
Enterprise Edition y base de datos Oracle 8.04, Alimentos del Valle
S.A.(ADV) observa que para algunas necesidades de informacin tales
como la administracin de la relacin con los clientes, la cadena de
abastecimiento y la administracin de los procesos a travs de
indicadores de gestin SAP R/3 empieza a mostrar limitantes que hacen
pensar a la alta direccin en adoptar nuevas aplicaciones
administrativas, que le permitan a la Organizacin mejorar su
productividad, rentabilidad y crecimiento, adems de contar con la
plataforma tecnolgica para acceder a las nuevas herramientas de
gestin integral e inteligencia de negocios.
12
Bajo esta premisa se empieza a estructurar a travs del Lder de
Tecnologa Informtica el proyecto de Upgrade SAP R/3 de la versin
4.0B a la 4.7 Enterprise apoyado directamente por la Gerencia General,
siendo nuevamente innovadora en el mercado por ser la primera
empresa en implementar la ltima versin de SAP R/3.


Figura 1. Visin Empresarial

































Proyecto de Optimizacin
SAP R/3
2001
Adquisicin de
licencias MySAP
2001
Upgrade de SAP R/3 a
versin 4.7E
2003
MySAP BI
2005
MySAP SEM-BSC,
MySAP SEM- BPS
2006
Implantacin de SAP
R/3 versin 4.0B
1999
MySAP CRM
2007
Consultora
Consultora
Consultora
Consultora (etapa 1)
Proyecto
BI
13
2.1. ETAPAS DEL PROYECTO


Etapa de inicio: Ajustar la metodologa.
Etapa de anlisis de la situacin actual: Identificar
necesidades de gestin, operacin y control, evaluar la tecnologa
actual y definir infraestructura tecnolgica.
Etapa plan de transformacin: Analizar las soluciones, evaluar
y seleccionar las soluciones, aprobar el software y definir
infraestructura tecnolgica.
Etapa Negociacin: Legalizacin de los contratos de servicios,
arrendamiento y respaldo a los compromisos adquiridos.
Etapa Implementacin: Implantacin y entrada en productivo.


Los resultados finales del proyecto de upgrade se pueden resumir en el
siguiente cuadro:

Tabla 1. Comparativo proyecto upgrate

ANTES DESPUES

SAP R/3 Versin 40B SAP R/3 Versin 4.7 Enterprise

Base de Datos Oracle 8.04 Base de Datos Oracle 9.2i

Sistema operacional Windows Sistema operacional AIX 5.2
NT 4.0 Enterprise Edition

Plataforma tecnolgica Intel Plataforma tecnolgica Risc

Servidor por funcionalidad Consolidacin de servidores con
particionamiento lgico.

Mdulos SAP: AM, TR, FI, CO, Adicional a los anteriores: WM y EC
AR, HR, PP, QM, MM, PM y SD


2.2. VENTAJAS COMPETITIVAS


Con la implementacin del ERP y el upgrade de SAP se ha conseguido
ventajas competitivas como:
14

Reduccin de los costos de produccin en un 15%.

Disminucin del lead time del proceso en un 10%, despachos
directos a los distribuidores desde las plantas productoras y
optimizacin de los procesos de produccin logrando un mejor
aspecto y consistencia de los productos.

Consolidacin oportuna de la informacin contable en un tiempo
inferior a dos das de la fecha de cierre. Considerando que el
proceso que se tena con el sistema anterior a SAP, tardaba entre
20 a 25 das para obtener la informacin consolidada. Con la
implementacin del ERP se puede obtener sta informacin en el
mismo mes del cierre.

Calidad de las entregas al cliente (pedido completo, tiempo de
entrega, sin errores en la facturacin). Apoyndose en las
herramientas que proporciona SAP y otras fuentes de informacin
tales como radiofrecuencia, avantel y hand held, la empresa
puede medir la efectividad del cumplimiento de las entregas a los
clientes y su nivel de satisfaccin, con lo cual puede tomar las
medidas para corregir los problemas detectados.


Con lo cual se consigue la relacin con las estrategias del negocio:
Optimizacin de procesos e implementacin de mdulos SAP que la
organizacin detect eran requeridos: Flexibilidad en su crecimiento y
preservacin de la inversin en el tiempo. La inversin en actualizacin
requerida fue de US$ 250.000 aproximadamente y en la Implantacin
EC (Consolidacin estados financieros grupo empresarial) y HR (recursos
Humanos) US$ 80.000.


Dentro de los beneficios potenciales del proyecto cabe resaltar que se
consigui:

1. Implementar en 4 meses las nuevas herramientas administrativas
que permiten a la organizacin mejorar su productividad, rentabilidad
y crecimiento en el mediano plazo.
Mdulo FI (Finanzas)
Mdulo CO (Costos)
15
Mdulo EC-CS (Consolidacin estados financieros grupo
empresarial).
Mdulo MM (Gestin de Materiales)
Mdulo SD (Ventas y Distribucin)
Parametrizacin mdulo SD para Proceso Exportaciones
Mdulo PP (Gestin de Produccin)
Mdulo QM (Gestin de Calidad)
Mdulo HR (Recursos Humanos)
Mdulo PM (Gestin de Mantenimiento)
Mdulo WM (Gestin de Bodega)
Mdulo TR (Tesorera)
Mdulo PA (Profit Anlisis)
Mdulo AM (Activos Fijos)
Mdulo AR (Cartera)
Mdulo AIS (Auditoria de Sistemas de Informacin).

2. Consecucin, preparacin y montaje de equipos para migrar la
plataforma tecnolgica de hardware.

3. Actualizar la versin del sistema de informacin SAP R/3 de la versin
4.0B a la 4.7 Enterprise.


2.3. FACTORES CLAVES DE XITO


Los factores crticos de xito considerados para el proyecto fueron:

1. Comprensin por parte de ADV, que el proceso de Upgrade de R/3
producira cambios.

2. Participacin del proyecto, por parte de ADV de las personas con el
perfil idneo.

3. Definicin clara del alcance y estrategia del plan de negocio.

4. Dedicacin del personal 100% al proyecto.

5. Gerencia del Cambio.

El proyecto se denomin ABC Upgrade para darle continuidad al
proceso de implementacin inicial denominado en la empresa con el
16
nombre de ABC2000, que significaba Gestin de Mejoramiento con
Actitud de Cambio.

ABC Upgrade se baso igualmente en la metodologa ASAP que consta de
5 componentes:

Figura 2. Metodologa ASAP


Preparacin del Proyecto: Preparacin inicial del proyecto.

1. Blue Print: Levantamiento de informacin de los procesos actuales y
como se representaran en el sistema.

2. Realizacin: Se configura y prueba el sistema de acuerdo a los
procesos identificados en la fase anterior.

3. Preparacin Final: Se prepara a la organizacin a utilizar el
sistema, mediante los cursos a los usuarios y se cargan los datos
actuales al sistema.

4. Entrada en Productivo: Entrada en operacin del sistema y soporte
a los usuarios.



17
Productos y subproductos resultantes:


Tabla 2. Productos y Subproductos
Producto Subproducto Entregable Metodologa
Zona de
expansin
habilitada y
disponible.
Preparacin
equipos.
Equipos listos.
Configuracin y
alistamiento
ambientes DEV
(Desarrollo), QA
(Pruebas) y PRD
(Produccin).
Ambientes
disponibles.

Organigrama y
procesos
crticos.
Documentos escritos
de aprobacin, actas.
Reuniones para definicin con
la alta gerencia con actas de
ejecuciones autorizadas.
Ejecucin del
upgrade en QA
(Pruebas) y
DEV
(Desarrollo).
Desarrollo
conversin,
interfaces y
mejoras.
Documentos
resultados de las
pruebas.
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Creacin de
reportes.
Reportes probados. Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Creacin de
formularios.
Formularios
probados.
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Archivos de carga
inicial.
Archivos para montar
en productivo.
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Establecimiento.
Autorizaciones.
Usuarios y roles con
acceso a las
transacciones
definidas por cada
lder funcional.
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Prueba final de
integracin.
Documentos
resultados de prueba
final.
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Documentacin.
Usuario final.
BPP (Manuales de
usuario por cada uno
de los mdulos).
Trabajar en ambientes QA
(Pruebas) y DEV (Desarrollo).
Entrenamiento.
Usuarios
finales.
Usuarios a nivel
nacional
capacitados.
Listas de asistencias
diligenciadas.
Capacitacin directa a
usuarios a nivel nacional
trasladados a Cali contando
con 5 salas de capacitacin y
40 computadoras, atendiendo
un total de 200 personas en 9
das.
Plan entrada en
productivo.
Lista de actividades
a realizar.
Revisin y validacin
de las actividades.
Reuniones para definicin con
la alta gerencia con actas de
ejecuciones autorizadas.
Transposicin Ambiente PRD
(Productivo) a punto
para iniciar en vivo.
Se utiliz la semana santa
para no ingresar ms datos
en SAP.

18
Para los integrantes del proyecto se definieron roles y
responsabilidades: Comit de direccin (C.D.C), Patrocinador del
proyecto (P.D.P), Gerente del proyecto (G.D.P), Lder del equipo
funcional (L.E.F), Miembro del equipo de desarrollo (M.E.D) y
Administrador del sistema R/3 (A.S.S). (Vase Anexo A).


La verificacin del avance del proyecto se llev a cabo con la
metodologa ASAP y reuniones peridicas en las cuales se validaba
avance y calidad de los entregables en cada fase del proyecto. (Vase
Anexo B).

El equipo del proyecto ABC Upgrade estableci reuniones peridicas con
el objetivo de hacer seguimiento detallado del avance de cada una de
las etapas de la metodologa ASAP aplicada, en la cual se definieron los
siguientes comits:


Comit de direccin
Integrantes: Comit directivo, Patrocinador, Gerencia del Proyecto.
Frecuencia: Semana
Da: Mircoles
Duracin: 2 horas.
Documentos: Agenda de Comit de Direccin, Minuta de Comit de
Direccin


Control del proyecto
Integrantes: Gerencia de Proyecto, Lderes, puede participar el
Patrocinador del Proyecto.
Frecuencia: Semanal.
Da: Martes
Duracin: 1hora.
Documentos: Informe semanal.


Avance por mdulos
Integrantes: Gerentes proyecto, equipos.
Frecuencia: Semanal
Da: Lunes
Duracin: 30 Min.
19
2.4. BENEFICIOS DEL UPGRADE


El propsito fundamental de actualizar la plataforma actual de SAP R/3,
como una etapa de preparacin para la implementacin de nuevas
iniciativas de negocio, se logr exitosamente, debido a que las metas
propuestas en tiempo y dinero se lograron. El cronograma inicial de las
Once (11) semanas para la entrada en productivo de la funcionalidad
existentes y optimizadas se cumpli a cabalidad y el propsito que el
down time se produjera durante la semana santa, tambin se logr.
Adicionalmente, el presupuesto establecido para el proyecto se ejecut
dentro de lo establecido con un 97.33%, de tal forma que dicha meta
tambin fue lograda.


As mismo, haber realizado la actualizacin del sistema SAP R/3 a la
versin 4.7 y no a una versin anterior, gener a la organizacin un
ahorro de mas de US$ 350,000.oo, ya que se aprovechar la nueva
tecnologa de SAP para las actualizaciones del R/3, evitando de esta
manera un nuevo proyecto de upgrade.


Dentro del proceso de seleccin de plataforma tecnolgica la
Organizacin qued con una plataforma tecnolgica completamente
flexible y adaptable al crecimiento de la misma, permitiendo preservar la
inversin realizada en por lo menos siete (7) aos, cuando lo normal es
de 3 a 4 aos, ya que el actual servidor de instancia central de SAP
(Base de Datos) ocupa el 50% de un servidor, el cual con
particionamiento lgico permite ofrecer otros servicios (aplicativos)
simultneamente dentro del mismo hardware y evita tener una
capacidad instalada inactiva. As mismo, los indicadores de
disponibilidad subieron de 95.6% a 99.9% para el servicio de SAP en la
Organizacin.


De otro lado, se realizaron actividades de mejoramiento sobre los
procesos actuales del sistema que generaron cada uno sus propios
beneficios, tanto econmicos como operativos, los cuales valdra la pena
atender individualmente, como por ejemplo: el proceso de planificacin
de produccin, el cual antes del proyecto no ofreca informacin
confiable para la programacin de la produccin de las plantas ni en su
explosin de materiales (BOM), generando errores en el abastecimiento
20
y sobre costo en los inventarios; situaciones que fueron resueltas y
ajustadas gracias a dicha optimizacin.



21


3. IMPLEMENTACIN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS


La capacidad de tomar decisiones comerciales efectivas de manera
rpida, clara y sencilla es cada vez ms importante y representa una
ventaja competitiva en la era actual. Para obtener esta ventaja, es
necesario extraer el conocimiento de las bodegas de informacin que
yacen en los sistemas transaccionales. Dicho conocimiento debe ser
relevante y entregado de manera oportuna y as poder transformar la
informacin en un activo organizacional.


Segn las estadsticas los negocios recolectan enormes cantidades de
datos diariamente, como ordenes de compra, inventario, cuentas por
pagar, transacciones en el punto de venta (POS), transacciones en Web
site; sin embargo, un porcentaje de estos datos (> 90%) no se utiliza
para tomar decisiones.


El montaje de proyectos de inteligencia de negocios le permite a las
empresas pasar de organizaciones transaccionales a organizaciones
inteligentes donde los procesos sean convergentes con la planeacin
estratgica y la informacin operativa con los objetivos del negocio.


Tambin le permite a la organizacin desarrollar e implantar estrategias
que apunten a convertirla en una empresa de clase mundial y al mismo
tiempo diferenciarse de la competencia, no solo en: Calidad, precio y
tiempo de entrega (Lead Time); sino tambin en estrategias aplicadas
utilizando las mejoras prcticas.


Para hablar de clase mundial definamos antes qu es una mejor
prctica. Las mejores prcticas de negocios son aqullas que nos
permiten generar ventaja competitiva probada y capacidad de absorber
cambios en el entorno de la mejor manera para incrementar nuestras
posibilidades de permanecer en los mercados (local, nacional e
internacional).
22
Las mejores prcticas tienen diversos campos de aplicacin, como son:
planear recursos de manufactura, administrar la estrategia del negocio,
identificar y segmentar mercados, reducir actividades que no generan
valor al cliente, disear nuevos productos, distribuir, manufacturar,
administrar la demanda y mejorar procesos, entre otros. Dichas
prcticas, estandarizadas y con rutas probadas para ser implantadas.
Por otra parte, hay empresas que desarrollan sus propios sistemas de
produccin, que estn al nivel de los estndares internacionales.
Estas acciones no son aisladas y estn asociadas a lo que llamamos las
competencias distintivas de la empresa, habilidades, conocimiento y
tecnologa que permiten a la empresa entregar valor al cliente y que son
difciles de imitar por los competidores, que se integran de una manera
inteligente y prctica en su modelo de planeacin, produccin (PN),
suministro (SCM) y distribucin (DRP). Son aplicables segn el tipo de
negocio y dependen de una gestin responsable.
La clase mundial consiste en una serie de prcticas, criterios y
resultados consistentes, inmersos en modelos bien dimensionados y
desarrollados, cuya funcionalidad es obtener mejoras continuas para
satisfacer los requerimientos del cliente. Para contribuir a la ventaja
competitiva, haciendo a la organizacin exitosa en el presente, y
proporcionar productos, servicios y empleos en el futuro.


















23
Figura 3. Esquema BI

Hace cinco aos la organizacin vivi uno de los momentos de cambio
ms trascendentales en toda su historia: la implementacin de SAP. Con
la premisa de la gerencia general que la informacin es un valor esencial
y se requiere contar con indicadores de gestin en tiempo real, se
estructuro el proyecto ABC Estratgico Fase 1, que en ste momento
comienza a implementarse en la organizacin, el cual permitir que en
la labor cotidiana haya un componente de anlisis mucho mas fuerte:
"Ya lo urgente no le quitar tiempo a lo importante.

La empresa ADV que es conocedora del sector de alimentos y que ha
logrado tener un alto nivel de confiabilidad y estabilidad en sus sistemas
transaccionales, est comenzando un proceso que le permitir contar
con indicadores de su evolucin, casi en tiempo real de todos sus frentes
de actuacin, alineados al mapa estratgico de la compaa.

24
Con esta iniciativa le estamos apuntando a un nivel superior en nuestra
estructura de funcionamiento: queremos apoyar la labor gerencial, el
anlisis estratgico precis el Lder de proyectos especiales.

No obstante esto no quiere decir que ABC Estratgico vaya a impactar
nicamente la labor de los altos mandos, si no que busca integrar toda
la informacin para su consulta y anlisis a todo nivel de la
organizacin.

En este momento la labor de recoleccin de informacin y el diseo de
reportes suele ser una labor tan importante como dispendiosa: con la
implementacin de esta nueva tecnologa, los lderes de equipo y/o
cargos con capacidad de decisin podrn acceder a informacin
consolidada con un solo clic, por ejemplo, procesos que demoran una
semana para consolidar la informacin pueden obtenerse en lnea con
solo hacer una consulta.

Nuestro objetivo es liberar tiempo a los asociados, liberarles carga
operativa para que puedan efectuar anlisis, que es en ltimas lo que
importa, aadi el Lder de proyectos especiales.

Aunque el desarrollo del proyecto comenzar por el equipo comercial, de
manera progresiva ir cubriendo a todos los equipos que componen la
organizacin. Por ahora lo importante es que cada equipo establezca
que tipo de informacin requiere para un anlisis de su evolucin, qu
tipo de indicadores le son tiles, concluy el vocero del proyecto.
(Vase Anexo C)


3.1. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS DE SAP


La herramienta de inteligencia de negocios de SAP permite integrar
informacin de diferentes fuentes de datos de tipo SAP R3 y de otras
fuentes (SYSGOLD, PIMS, EXCEL, AVANTEL, etc), con lo que se crea un
repositorio de informacin a travs de estructuras de cubos para su
explotacin; la cual soportara los procesos internos y externos
permitiendo desarrollar estrategias enfocadas en el conocimiento del
cliente interno y externo.



25
Figura 4. Pirmide MySap





















OLAP -
On Line
Analytic
BW Bodega
de Informacin
OLTP - On Line
Transacction
I
M
P
L
E
M
E
N
T
A
C
I

N
PRESENTACIN (Nivel estratgico) :
Anlisis de la informacin a travs de
la herramienta propia de SAP R/3 -
BEX QUERY DESIGNER :
BEX ANALISYS (Presentacin tipo
Excel)
CONSOLIDACIN (Nivel
tctico)
EXTRACCIN
(Nivel
transaccional):
R/3, SYSGOLD,
PIMS, EXCEL,
etc
Nivel
actual de
la
empresa
U
T
I
L
I
Z
A
C
I

N
26
Figura 5. Cubrimiento mySAP.com
1









































1
El texto en rojo corresponde a los mdulos implementados en ADV.

R/3
HR, FI,
CO, IM,
TR, SD,
PM, MM,
QM, PS,
PP,PP.PI,
Soluciones
de Industria
SAP BW
Business Information
Warehouse
SEM-BPS
Business plannig and
Simulation
SEM-BCS Business consolidation
SEM-CPM-
PM
Performance
Measurement
SEM-CPM-
SM
Strategic
Management
SEM-BIC
Business Information
Collection
SEM-SRM
Stakeholder Relationship
Management
SAP CFM
Corporate Finance
Management
SAP KM
Knowledge
Management
SAP SCM
Supply Chain
Management
SAP APO
Advanced Planner
and Optimizer
SAP LES
Logistics Execution
System
MySAP CRM
mercadeo
MySAP CRM Ventas
MySAP CRM servicio
MySAP CRM centro
de interaccin
Enterprise
Portals
Business
Intelligence
Supply Chain
Management
Customer
Relationship
Management
SAP CRM
Strategic Enterprise
Management
Ventas, Televentas, Ventas mviles
Planeacin de mercadeo, Gestin de campaas, E-marketing, Gestin
de oportunidades, Gestin de promociones comerciales,
Segmentacin de clientes, Anlisis de mercadeo, Portal de mercadeo
Mannufactura de proceso, Manufactura Discreta, Productos de consumo,
Telecomunicaciones /Utilities, Servicios financieros, Sector pblico
SEM-CPM
Corporate Performance
Monitor
SAP SEM
27
3.2. MAPA DE RUTA DEL PROYECTO DE INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS


Los pasos para la implantacin de un proyecto de inteligencia de
negocios son los siguientes:
*SEM: Administracin estratgica empresarial


3.3. OBJETIVO PRINCIPAL DE LA IMPLANTACIN DE BI EN ADV


Iniciar la evolucin de la organizacin a un modelo de empresa
inteligente a travs del uso de tecnologas de MySAP (BW, SEM,
Portals).


3.3.1. Objetivos Especficos


Habilitar los indicadores del negocio integrando la informacin de las
diferentes fuentes e implementar el Balance Scorecard definido en la
empresa.
28
Proporcionar un acceso intuitivo y gil a la informacin del negocio a
la Direccin y Gerencia de la organizacin.
Crear un repositorio nico de informacin que permita integrar la
informacin que se genera en la organizacin.
Obtener "Know How tcnico


3.4. FACTORES CLAVES DE XITO


Apoyo de la gerencia.
Gestin tecnolgica.
Gerencia del cambio.
Garantizar la confiabilidad de la informacin para que la toma de
decisiones sea basada en dicha informacin y no en la intuicin.
Educacin y entrenamiento constante enfocado a la explotacin
del conocimiento y tecnologa disponible.


3.5. METODOLOGA DE TRABAJO PROYECTO BW


El desarrollo del proyecto en ADV se realizar en las siguientes etapas:



















BW
1.1.1.1 CP
M -
PM
1.1.1.2 CP
M -
SM
BPS KM-CFM-
SRM
1.1.1.2.1 SEM
Portals
3 Meses (Etapa 1)


8 Meses (Etapa 2)
3 Meses (Etapa 3.2)
6 Meses (Etapa 4)
Por
Definir
(Etapa 5)
Diseo Estratgico
(Etapa 3.1)
29
Etapa 1: Transferencia de Conocimiento. BW - Bodega de Datos,
Reportes y Tablero de Control de los Indicadores definidos

Etapa 2: Despliegue de BW, Reportes y Tablero de Control de los
Indicadores definidos

Etapa 3.1: Diseo Estratgico

Etapa 3.2: Transferencia de Conocimiento Mdulos BSC - Tablero de
Control y BPS - Simulacin y Planeacin de Negocios

Etapa 4: Despliegue Mdulos BSC y BPS.

Etapa 5: KM - Administracin de Conocimiento, CFM - Administracin
Financiera, SRM - Administracin de las Relaciones con los
Stakeholders.


3.6. LINEAMIENTOS ESTRATGICOS


La estrategia de la organizacin est encaminada a:

Convertirse en una empresa de clase mundial.
Adquirir una mayor participacin en el mercado actual mediante la
diversificacin de sus productos y la adquisicin de nuevas
empresas.
La ampliacin de sus mercados principalmente en Estados Unidos,
Las Antillas, Europa y China.

La implementacin del proyecto BW soporta la estrategia de la
organizacin sensibilizando a las gerencias de lo importante del manejo
de la informacin de manera oportuna, incentivando a utilizar de forma
ptima los recursos de sistemas de informacin que se tienen pero no se
han explotado en todo su potencial. Falta todava mucho en la parte de
estabilizacin y utilizacin de los recursos actuales, pero el conocer
todas las bondades que obtiene la empresa accediendo al detalle de la
informacin, hace que la organizacin se consolide y pueda proyectarse
como de clase mundial.


30
3.7. BENEFICIOS EN LA ORGANIZACIN


Se entiende por Inteligencia en los negocios el proceso basado en la
gestin de informacin y el uso efectivo de la misma para tomar
mejores decisiones de manera efectiva y oportuna. ADV siendo
consiente de la importancia de ste concepto busca dar respuesta a
interrogantes como:

Cules son los clientes ms rentables (Top)? Cmo puede la
organizacin expandir su relacin con los clientes ms rentables?
Cules productos pueden dar origen a una venta cruzada de
manera ms efectiva? Quienes son los clientes para esta venta
cruzada?
Cules campaas de mercadeo han sido las ms efectivas?
Cules canales de venta son las ms efectivas? Y para cuales
productos?

Para transformar la informacin en conocimiento y el conocimiento en
ventaja competitiva. Al igual que incrementar el desempeo corporativo
como resultado de mejorar las relaciones con los clientes y proveedores,
mejorar la rentabilidad de productos y servicios y controlar el manejo
del riesgo.

ADV fundamentada en los puntos anteriores y con una visin del futuro
est direccionando a la organizacin bajo la siguiente perspectiva
estratgica:















31
Figura 6. Perspectiva estratgica


Adicionalmente, la implantacin del proyecto de ERP y la integracin con
el modulo de BW, le permite a la organizacin obtener los siguientes
resultados a corto y largo plazo:

Corto Plazo:
Repositorio integrado para dar respuestas a las necesidades de la
gerencia.
Reduccin de tiempo y costo en desarrollo de reportes y consultas.
Toma de decisiones basada en datos y no en la intuicin.
Responder a preguntas complejas en minutos en lugar de das.
Niveles de seguridad para proteger la informacin confidencial.

Largo Plazo:
Incrementar la visibilidad al interior del negocio, mejorar las
relaciones con los proveedores (SCM) y clientes (CRM) y
alineamiento de las operaciones con las metas y objetivos
corporativos.
Incrementar ingresos y rentabilidad mediante la adquisicin y
conservacin de los clientes ms rentables, ofrecimiento de
productos y servicios diferenciados y decisiones ms asertivas y
giles.
Actualizacin
Versin
(May-Jun/03)
2003
BW - Inteligencia
de negocios
(Feb/05)
CRM- Gerencia Relaciones
con el Cliente
SEM- Planeacin
Estratgica
SCM - Administracin
Cadena de Valor
MAANA
32
Establecimiento de metas comerciales y programas de
compensacin para los empleados.

Actualmente, ADV se encuentra en el proceso de montaje del proyecto
de BW y a continuacin se describe los conceptos involucrados para
convertir a la organizacin en una entidad capaz de generar su propio
conocimiento.

CRM: MySAP CRM - Gerencia relaciones con el Cliente

Es una solucin Centrada en el Cliente la cual busca:

Gestin de Mercadeo
Planeacin de Mercadeo
Gestin de Campaas
E-Marketing
Gestin de Oportunidades
Gestin de Promociones Comerciales
Segmentacin de Clientes
Anlisis de Mercadeo
Gestin estratgica

Portal de Mercadeo
nico punto de acceso/ personalizado
Alertas para accin inmediata
Medidas Claves de Negocio

Ventas
Asegura consistencia, efectividad, y prediccin a travs del
ciclo de ventas
Integrado con planeacin y presupuesto
Manejo de Contactos
Gestin de Oportunidades
Metodologa de Ventas /asistente
Gestin de Actividades y Tareas
Manejo de Incentivos y Comisiones
Gestin de pedidos, cotizaciones y contratos
Integracin con Logstica
Componente Analtico

Servicio al Cliente y Soporte
Gestin de requisiciones de servicio
33
Gestin de actividades
Base de conocimiento Instalada
Workflow
Autorizacin de Retorno de Material
Contratos
Precios y Facturacin; Analtico
Gestin de Fuerza de Servicio

Gestin de Operaciones de Servicio
Gestin de reparaciones
Control de repuestos
Componente analtico
Portafolio de servicios


SCM: MySAP SCM - Administracin Cadena de Valor

Ofrece la funcionalidad de transformar la cadena de suministro
secuencial en una cadena de valor interconectada, proporcionando la
capacidad para crear valor y construir una ventaja competitiva basada
en las siguientes funciones:

Coordinacin
Gestin de eventos en la cadena de suministro: Monitoriza cada
etapa de los procesos de la cadena de suministro, desde la oferta
econmica hasta el momento en el que el producto llega al cliente,
generando alarmas cuando algo falla.

Gestin del Rendimiento de la cadena de suministro: Controla e
informa sobre indicadores clave y objetivos de rendimiento,
incluyendo costes y bienes en toda la red de la cadena de
suministro.

Planificacin
Planificacin de la demanda y suministro: Posibilita a los
compradores y vendedores la colaboracin bajo demanda y
preveer pedidos, sincronizando planes basndose en el
intercambio dinmico de informacin.

Diseo de la cadena de suministro: Le permite alinear la
infraestructura de su cadena de suministro a las cambiantes
condiciones del mercado, tales como el lanzamiento de nuevos
34
productos, nuevos segmentos de mercado, etc. lo que conduce a
generar valor con mayor rapidez.

Coordinacin
Gestin de eventos en la cadena de suministro: Monitoriza cada
etapa de los procesos de la cadena de suministro, desde la oferta
econmica hasta el momento en el que el producto llega al cliente,
generando alarmas cuando algo falla.

Gestin del Rendimiento de la cadena de suministro: Controla e
informa sobre indicadores clave y objetivos de rendimiento,
incluyendo costes y bienes en toda la red de la cadena de
suministro.


SEM: MySAP SEM - Planeacin Estratgica

El cuadro de mando integral es un marco para medir la actividad y los
resultados presentes y futuros de una organizacin apoyados en
inductores que ayudan a crear valor desde las cuatro perspectivas
(Cliente, Financiera, Interna, Aprendizaje y Crecimiento) que soportan la
estrategia. El cuadro de mando integral es un avance del pensamiento y
la prctica estratgica.

Alinear la organizacin con la estrategia
Enviar la construccin de objetivos e indicadores del CMI - BSC para
que la estrategia sea el trabajo diario de todos (proceso continuo)
Obtener el compromiso de todos los involucrados (movilizar el
cambio)
Apropiar y difundir el conocimiento, estructura y metodologa que la
empresa ha implementado bajo un enfoque integral (lo sistemtico)
Vigilar la aplicacin del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar),
el 5W2H (What, Where, When, Why, Who, How, How much), y la
matriz de planeacin de calidad e impactos organizacionales (nfasis
en la planeacin)
Implementar la interrelacin entre procesos y resultados para
examinar continuamente la eficiencia y la eficacia en forma rpida,
fiable y sostenible (orientacin a resultados = eficacia)
Precisar e integrar enfoques y polticas derivadas de la estrategia
corporativa y para las unidades de negocio (integrados por la
estrategia corporativa)
35
Descentralizar y desarrollar el liderazgo, el compromiso y la
responsabilidad en la relacin de procesos y resultados por UEN
frente a lo estratgico.
Facilitar su auto-comprensin como parte de un equipo inter-
funcional e interdependiente que contribuye a generar, implementar
y evaluar la estrategia de la empresa.
Participar en el proceso de definicin, establecimiento, alineamiento
de objetivos, metas y recursos estratgicos. Apoyar las iniciativas
estratgicas as como la inversin en activos intangibles.
Ser consecuente con el Rol Estratgico de otros asociados
Traducir la estrategia a trminos operativos (Creacin de tcticas
para la transformacin de la estrategia en actividades y tener la
realimentacin del desempeo y del xito de la estrategia y tcticas
escogidas por medio de los indicadores KPI "Key Perfomance
Indicators).


En Alimentos del Valle guiados por su visin de convertirse en una
empresa de Clase Mundial, la alta gerencia est buscando escalar a un
nivel que le permita a la organizacin conocer su realidad en tiempo real
y con hechos y datos del ambiente interno y externo. Al igual que
transformar y estructurar la informacin transaccional, de tal forma que
le posibilite desarrollar estrategias y tcticas que le permitan ser ms
competitiva. Siguiendo estos lineamientos espera pasar de una
organizacin transaccional a una organizacin inteligente donde los
procesos sean convergentes con la planeacin estratgica y la
informacin operativa con los objetivos del negocio, de cara al entorno y
con una respuesta oportuna al mercado y sus cambios.














36

Figura 7. Transformacin a empresa de clase mundial












Organizacin
Integrada
Organizacin
Transaccional
Organizacin con
sistemas Integrados

Informacin generada
con reportes

Manejo de informacin
directiva manual

Desarticulacin en la
informacin estratgica
y operativa

Existen aplicaciones de
analticas

Se tienen tecnologas
de DataWarehouse

Articulacin de la
informacin Directiva

Reduccin de la
preparacin manual de
Informacin Directiva

Cultura de anlisis con
informacin histrica


Despertar
Integracin
Disponibilidad
limitada de la
Informacin
Acceso a un solo
repositorio de
Informacin
Integracin de la
informacin
a la Estrategia
organizacional
Informacin operativa
con los objetivos de
negocio

Sistemas de
Inteligencia de
Negocios

Procesos integrados a
la planeacin
Estratgica

Manejo de Cuadros de
mando de gestin


Organizacin
Inteligente
37
ANEXO A (Estructura Organizacional Proyecto Upgrade)


La estructura del proyecto definida fue la siguiente:






































GERENTE DEL PROYECTO
COORDINADOR
(16) CONSULTORES SAP
COORDINADORA
(32) LDERES FUNCIONALES ADV
(1) CONSULTOR FI (GL AR)
(1) CONSULTOR FI (AA TR)
(1) CONSULTOR CO
(1) CONSULTOR EC - CS
(1) CONSULTOR MM
(1) CONSULTOR SD
(1) CONSULTOR PP
(1) CONSULTOR QM
(2) CONSULTORES HR
(1) CONSULTOR PM
(1) CONSULTOR ABAP
(1) CONSULTOR WM
(1) CONSULTOR BASIS
(1) CONSULTOR AIS
(1) CONSULTOR GESTIN
DEL CAMBIO
(4) FUNCIONALES FI (GL AR)
(4) FUNCIONALES FI (AA TR)
(2) FUNCIONALES CO
(1) FUNCIONAL EC - CS
(2) FUNCIONALES MM
(3) FUNCIONALES SD
(3) FUNCIONALES PP
(2) FUNCIONALES QM
(2) FUNCIONALES HR
(3) FUNCIONALES PM
(3) FUNCIONALES ABAP
(2) FUNCIONALES WM
(2) FUNCIONALES BASIS
(1) FUNCIONAL AIS
(1) FUNCIONAL GESTIN DEL
CAMBIO
GERENTE PATROCINADOR
GERENTE GENERAL
38
ANEXO B (Cronograma de Actividades Proyecto Upgrade)


CRONOGRAMA GENERAL DE TRABAJO PARA EL UPGRADE E IMPLANTACIN EN
ALIMENTOS DEL VALLE






3
1
/
0
1
/
2
0
0
3

0
7
/
0
2
/
2
0
0
3

1
4
/
0
2
/
2
0
0
3

2
1
/
0
2
/
2
0
0
3

2
8
/
0
2
/
2
0
0
3

0
7
/
0
3
/
2
0
0
3

1
4
/
0
3
/
2
0
0
3

2
1
/
0
3
/
2
0
0
3

2
8
/
0
3
/
2
0
0
3

0
4
/
0
4
/
2
0
0
3

1
1
/
0
4
/
2
0
0
3

1
8
/
0
4
/
2
0
0
3

2
5
/
0
4
/
2
0
0
3

0
2
/
0
5
/
2
0
0
3

0
9
/
0
5
/
2
0
0
3

1
6
/
0
5
/
2
0
0
3

2
3
/
0
5
/
2
0
0
3





2
7
/
0
1
/
2
0
0
3

0
3
/
0
2
/
2
0
0
3

1
0
/
0
2
/
2
0
0
3

1
7
/
0
2
/
2
0
0
3

2
4
/
0
2
/
2
0
0
3

0
3
/
0
3
/
2
0
0
3

1
0
/
0
3
/
2
0
0
3

1
7
/
0
3
/
2
0
0
3

2
4
/
0
3
/
2
0
0
3

3
1
/
0
3
/
2
0
0
3

0
7
/
0
4
/
2
0
0
3

1
4
/
0
4
/
2
0
0
3

2
1
/
0
4
/
2
0
0
3

2
8
/
0
4
/
2
0
0
3

0
5
/
0
5
/
2
0
0
3

1
2
/
0
5
/
2
0
0
3

1
9
/
0
5
/
2
0
0
3

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Adecuacin zona de expansin
Elctricos (Iluminacin y Linea regulada)
LAN
Distribucin fsica del rea
Pruebas de funcionamiento y operacin
Preparacin inicial para la instalacin de los
equipos
Definiciones y elaboracin del plan de trabajo
Instalacin de equipos Nuevos
Alistamiento de infraestructura fsica centro
cmputo
Elctricos
LAN
SAN
Configuracin y alistamiento ambiente de
DEV, QA y PRD
Preparacin del Proyecto
GAP Anlisis
Realizacin ambientes de DEV y QA
Migracin Plataforma
Efectuar el upgrade tcnico de DEV
Actualizar el sistema de DEV
Definir la IMG de upgrade
Efectuar la configuracin del Upgrade
Adaptar las parametrizaciones de autorizacin
Adaptar los desarrollos propios del cliente
Adaptar las interfases
Efectuar las pruebas horizontales y verticales
Realizacin de produccin
Documentacin de cambios y mejoras
ACTIVIDADES
39
Formacin
Plan de contingencia para entrada en productivo
Efectuar el upgrade tcnico de PRD
Soporte



Implantacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1. Preparacin Inicial
2. Plano Empresarial
Estructura Organizativa
Definicin de los Procesos
3. Realizacin
Configuracin Baseline
Configuracin Final
Desarrollo Conversin
Desarrollo Interfaces
Desarrollo Mejoras
Crear Reportes
Crear Formularios
Archivos de Carga Inicial
Establecer Autorizaciones
Prueba Final de Integracin
Documentacin Usuario Final
4. Preparacin Final
Entrenamiento Usuarios Finales
Plan Entrada Productivo
Transposicin
5. Puesta en marcha y soporte
Soporte pos productivo
Fin de proyecto














40
ANEXO C (Estructura Organizacional Proyecto BI)





























Comit Proyecto
Gerencia ADV
Lder Equipo de Tecnologa
Informtica y Comunicaciones

Gerencia Empresa Consultora

Lder Proyecto
Coordinador de proyectos e
inversiones

Analistas BW
Analista 1 / Analista 2
Lder Funcional
Lder de Equipo de Calidad
Integral, Gestin de Cambio y
Productividad
Soporte Tenico
Administrador Sistema y Base de
Datos

Consultor BW / SEM

Consultor Basis

Consultor Funcional

41
Anexo D (Descripcin Mdulos SAP R/3)


MODULO SAP R/3 CODIGO
Contabilidad Financiera FI
Libro Mayor FI-GL
Cuentas por Pagar FI-AP
Cuentas por Cobrar FI-AR
Activos Fijos FI-AM
Tesorera TR
Gestin de Caja TR-CM
Controlling - Costos CO
Control de Gastos Generales CO-OM
Cuenta de Resultados CO-PA
Contabilidad de costos del producto CO-PC
Controlling Empresarial EC
Contabilidad de Centros de Beneficio EC-PCA
Consolidacin estados financieros grupo empresarial EC-CS *
Gestin de Materiales MM
Ventas y Distribucin SD
Planificacin de Produccin PP
Gestin de Calidad QM
Recursos Humanos HR
Mantenimiento de Plantas PM
Warehouse Management WM
Desarrollos ABAP


Parametrizacin mdulo SD para Proceso Exportaciones.
Mdulo PA (Profit Anlisis).
Mdulo AIS (Auditoria de Sistemas de Informacin).










42
ANEXO E (Gua del Profesor)


1. FICHA TECNICA


Nombre del caso: Actualizacin de SAP R/3 e implantacin de
inteligencia de negocios en Alimentos del Valle
S.A.
Autor(es): Mara Teresa Garzn, Elizabeth Murillo, Alejandro
Bolaos.
Fecha original: 12- Diciembre de 2005
Fecha revisin: 12- Enero de 2006
Cursos de aplicacin: Sistemas integrados de informacin (ERP),
Sistemas de informacin gerencial.
Nombre empresa: Alimentos del Valle (Nombre Empresa Ficticio)
Direccin empresa: Carrera 4 Nro. 125 - 45 (Direccin Ficticia)


AUTORES TELEFONO E-MAIL
Mara Teresa Garzn 6824561 [email protected]
Elizabeth Murillo 4187000 [email protected]
Alejandro Bolaos 8861111 [email protected]


Resumen del caso:

Despus de transcurridos 3 aos con la implementacin y puesta en
marcha de manera exitosa del sistema de informacin SAP R/3 en
Alimentos del Valle (ADV), empieza a mostrar limitantes que hacen
pensar a la alta direccin en adoptar nuevas aplicaciones
administrativas, que le permitan a la organizacin mejorar su
productividad, rentabilidad y crecimiento, adems de contar con la
plataforma tecnolgica para acceder a las nuevas herramientas de
gestin integral e inteligencia de negocios.

Para contar con indicadores de gestin e informacin estratgica en
tiempo real, se estructuro el proyecto ABC Estratgico Fase 1, el cual
permitir que en la labor cotidiana haya un componente de anlisis
mucho mas fuerte: "Ya lo urgente no le quitar tiempo a lo importante.



43

Objetivos pedaggicos:

1. Permitir a los estudiantes acceder a un caso real, de una empresa
vallecaucana en la cual se plasman todo el proceso que vive una
compaa cuando toma la decisin de manejar toda su informacin
de forma integrada.

2. Divulgar las razones tecnolgicas y de plan de negocio por las
cuales una organizacin decide incursionar en un proceso de
actualizacin tecnolgica.

3. Describir el proceso de transformacin que sufre una organizacin
tanto en sus procesos, su cultura y aspectos tecnolgicos al
desarrollar un proyecto de inteligencia de negocios.

4. Explicar como un ERP contribuye al desarrollo de ventajas
competitivas para la organizacin y como BI aporta al desarrollo
de ventajas estratgicas.

5. Facilitar a los estudiantes el entendimiento de cmo IT/IS son uno
de los pilares que contribuyen para que una empresa sea
catalogada de clase mundial.


Preguntas:

1. Si usted fuera CEO de la compaa cmo justificara ante la junta
directiva la actualizacin e implantacin de nuevas funcionalidades
de un ERP?

La tecnologa por vanguardista que sea, no es una razn suficiente
para actualizar o comprar una solucin informtica, por lo cual
toda organizacin debe concentrarse en los beneficios que se
podrn obtener. Dichos beneficios se deben ver reflejados en los
procesos estratgicos y operaciones, por lo cual, una actualizacin
se debe presentar como una alternativa de mejoramiento en la
empresa en cuanto a la toma de decisiones y simplificacin de
procesos, adems como una herramienta que supla las nuevas
necesidades del mercado y de la organizacin, es decir, se debe
ver la tecnologa como un proceso de apoyo a la generacin de
valor de la organizacin.

44
2. Cules considera los factores claves de xito para la implantacin
de un proyecto de esta magnitud?

Patrocinio y total apoyo de la alta gerencia
Concientizacin de todo el personal de la empresa de la
necesidad y beneficios de la implantacin del proyecto
Gestin del cambio para preparar a la organizacin antes,
durante y despus de la implantacin del proyecto
Seleccin de las personas con el perfil idneo para el desarrollo
del proyecto.
Definicin clara del alcance y estrategia del plan de negocio.
Entrenamiento constante enfocado a la explotacin del
conocimiento y tecnologa disponible.

3. Considera que la empresa sigui un proceso adecuado en la
actualizacin e implantacin del proyecto ABC Estratgico Fase 1?

La empresa est creciendo en sus herramientas de manejo de
informacin de una forma adecuada y acorde al mercado, se
cuenta con una cultura al cambio que lo favorece, pero se est
quedando corta en aprovechar los recursos informticos
existentes, lo que hace que sean subutilizados los potenciales que
posee en manejo de informacin.

4. Segn lo expuesto en este caso, cree usted que su organizacin
debe empezar un proceso de reestructuracin enfocado hacia la
inteligencia de negocios para responder a los cambios del
mercado? Por qu?

La organizacin ya ha incursionado en un proceso de Inteligencia
de Negocios desde hace un ao y una de las principales razones
que dio origen a este proyecto fue la necesidad de consolidar la
informacin del negocio a nivel regional. El tener informacin
oportuna, consolidada y confiable le ha permitido a la empresa
conocer ms profundamente su negocio y el mercado en el que se
desenvuelve (tendencias, clientes, competidores, etc) para los
procesos de toma de decisiones. Este cambio debe estar
acompaado de un proceso de estabilidad y confiabilidad de los
sistemas transaccionales, alineado con la estrategia de la
compaa y soportado por un cambio cultural en la organizacin.

45
5. Como contribuira el desarrollo de este tipo de proyectos, en la
estrategia de la compaa?

Indudablemente el contar con informacin de forma oportuna,
contar con indicadores que midan la gestin de cada una de las
reas y procesos, hace que la empresa crezca de forma
organizada, apuntando hacia los lineamientos gerenciales
establecidos.

6. Cmo puede soportar el ERP y BI a que una empresa sea de
clase mundial?

El conocer la gestin de la compaa en su totalidad (procesos y
reas crticas), permite a la alta direccin consolidar sus
estrategias gerenciales con las mejores prcticas del mercado
hacindola ms competitiva y con presencia a nivel internacional.

7. Cules podran ser las diferentes etapas en la integracin de
tecnologas de Inteligencia de Negocios y la evolucin de la
compaa para llegar a convertirse en una empresa de clase
mundial?

Las etapas de integracin de Inteligencia de negocios y la
evolucin de la compaa para ser una empresa de clase mundial
se pueden ver reflejadas en los siguientes pasos:
Diseo que sea capaz de administrar la estrategia del negocio,
identificar y segmentar mercados, reducir actividades que no
generan valor al cliente, soporte, disear nuevos productos,
distribuir, manufacturar, administrar la demanda y mejorar
procesos.
Consolidacin de la informacin de acuerdo a las necesidades
de la organizacin acordes con los estndares internacionales y
mejores practicas conocidas.
Anlisis de la informacin a travs de las herramientas con el
objetivo de emprender acciones a obtener ventajas
competitivas, habilidades y conocimiento del sector.


46
2. PLAN DE TEMAS:


Lineamiento estratgico de la empresa:

























Actualizacin
Versin
(May-Jun/03)
2003
BW - Inteligencia
de negocios
(Feb/05)
CRM- Gerencia Relaciones con el
Cliente
SEM- Planeacin
Estratgica
SCM - Administracin
Cadena de Valor
MAANA
47
Actualizacin SAP R/3:

Los resultados finales del proyecto de upgrade se pueden resumir en el
siguiente cuadro:


ANTES DESPUES

SAP R/3 Versin 40B SAP R/3 Versin 4.7 Enterprise

Base de Datos Oracle 8.04 Base de Datos Oracle 9.2i

Sistema operacional Windows Sistema operacional AIX 5.2
NT 4.0 Enterprise Edition

Plataforma tecnolgica Intel Plataforma tecnolgica Risc

Servidor por funcionalidad Consolidacin de servidores con
particionamiento lgico.

Mdulos SAP: AM, TR, FI, CO, Adicional a los anteriores: WM y EC
AR, HR, PP, QM, MM, PM y SD






















48
Proyecto Inteligencia de Negocio:



Nivel
Transaccio
nal
Sistemas
Transacciona
les

49
Transformacin Organizacional:

En el siguiente cuadro se muestran las diferentes etapas en la
integracin de tecnologas de Inteligencia de Negocios y la evolucin de
la compaa hasta convertirse en una organizacin que genera su propio
conocimiento.



















Organizacin
Inteligente
Organizacin
Integrada
Organizacin
Transaccional
Organizacin con
sistemas Integrados

Informacin generada
con reportes

Manejo de informacin
directiva manual

Desarticulacin en la
informacin estratgica
y operativa

Existen aplicaciones de
analticas

Se tienen tecnologas de
DataWarehouse

Articulacin de la
informacin Directiva

Reduccin de la preparacin
manual de Informacin
Directiva

Cultura de anlisis con
informacin histrica

Despertar
Integracin
Disponibilidad
limitada de la Informacin
Acceso a un solo
repositorio de Informacin
Integracin de la informacin
a la Estrategia organizacional
Informacin operativa
con los objetivos de
negocio

Sistemas de Inteligencia
de Negocios

Procesos integrados a la
planeacin Estratgica

Manejo de Cuadros de
mando de gestin

Cultura de Benchmarking

50
Empresa de Clase Mundial









51


52