Instructivo Aliados Estratégicos Abril 2022

“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.
” 1
INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN – ALIADOS ESTRATÉGICOS
SUBGERENCIA NACIONAL DE PREVENCIÓN Y BIENESTAR

EMPRESARIAL
COORDINACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS
ABRIL 2022
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“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.” 2
TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN
II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
III. ALCANCE
IV. OBJETIVOS.
V. COMPROMISOS.
VI. DERECHOS, DEBERES Y RESTRICCIONES.
6.1. DERECHOS
6.2. DEBERES
6.3. RESTRICCIONES
VII. COMPAÑÍA SEGUROS BOLIVAR – ¿QUIÉNES SOMOS?
VII. PROCESO DE ATENCIÓN EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN.
8.1. PROGRAMACIÓN Y CARGUE DE ACTIVIDADES EN SIPAB O DE ORDEN DE SERVICIO
8.2. CONSULTA DE SIPAB CONTACTO CON LA EMPRESA AFILIADA
8.3. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES
8.3.1. ACTIVIDADES PRESENCIALES.
8.3.2. ACTIVIDADES VIRTUALES.
8.3.3. INFORMES O SOPORTES POR CADA TIPO DE ACTIVIDAD CONTRATADA
8.3.4. GESTIÓN DE ACTIVIDADES EN SIPAB.
8.3.5. CERTIFICACIÓN ACTIVIDADES PRESENCIALES O VIRTUALES.
8.4. RADICACIÓN DE SOPORTES EN PLATAFORMA IMAGINE
8.5. FACTURACIÓN Y PAGO
8.5.1. RADICACIÓN VIRTUAL FACTURA.
8.5.2. CERTIFICADOS RETEFUENTE, ICA E IVA
8.5.3. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
8.6. SOLICITUD DE CERTIFICACIONES COMERCIALES.
IX. PROCESO DE MEJORAMIENTO
9.1. EVALUACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS.
9.2. AUDITORIA INTERNA.
9.3. NO CONFORMIDADES
X. PROCESO DE FORMACIÓN FOR+ PARA ALIADOS ESTRATÉGICOS
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LISTADO ANEXOS
 Anexo 1. AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”.

 Anexo 2. AT 028 “Registro de asistencia”.
 Anexo 3. Formato de Hoja de Vida de ARL SEGUROS BOLÍVAR.
 Anexo 4. Guía de Manejo para Herramienta SIPAB.
 Anexo 5. Gastos por desplazamiento, alimentación, alojamiento, visitas fallidas y
tiempos muertos.
 Anexo 6. Plantilla Presentaciones Power Point.
 Anexo 7. Presentación Informes Word.
 Anexo 8. Presentación Informe de vacunación.
 Anexo 9. Manual de Marca.
 Anexo 10. Plantilla Certificación (empresa – empleado).
 Anexo 11. Guía de Manejo para IMAGINE TECHNOLOGIES.
 Anexo 12. Calendario de Facturación Anual
 Anexo 13. Facturación electrónica – Operador Carvajal.
 Anexo 14. Servicios Excluidos Cobro IVA
 Anexo 15. Plan de Mejora – Desempeño Bajo.
 Anexo 16. Formato de Análisis de Causas.
 Anexo 17. Guía de manejo para Plataforma FOR+.
 Anexo 18. Plan de Mejora – Auditoría Externa.
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I. INTRODUCCIÓN
Con el presente instructivo le damos la bienvenida a la red de Aliados Estratégicos de ARL

SEGUROS BOLIVAR, aquí encontrará la información necesaria para comprender los procesos
administrativos establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la ARL y que le
permitirán de forma sencilla, amigable y confiable dar cumplimiento a los requerimientos.
Estamos seguros que a partir de este momento contamos con su compromiso y el de cada
uno de los profesionales que componen su equipo de trabajo, para dar lo mejor de sí y
siempre dejar la mejor imagen y recuerdo en nuestras empresas afiliadas, a través de la
gestión técnica y administrativa que van a realizar día a día.
Así mismo, queremos expresar que siempre va a contar con el apoyo de la Coordinación de
Aliados Estratégicos en todas aquellas inquietudes que se puedan generar a partir de esta
relación contractual.
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II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
1. ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

2. AGR - Asesor de Gestión de Riesgos: Es el funcionario responsable al interior de
la Subgerencia Nacional de Prevención y Bienestar Empresarial, de realizar al
acompañamiento técnico a las empresas afiliadas, por ende es quien genera los
planes de trabajo que se ven reflejados a través de cronogramas y secuencias.
3. AE - Aliado Estratégico: Persona natural o jurídica que presta servicios de
prevención y promoción a las empresas afiliadas.
4. SISALUD ARL: Sistema de Información de la ARL y de SALUD de la Compañía de
Seguros Bolívar. En este sistema deben estar registrados los profesionales de los
Aliados Estratégicos.
5. SIPAB: Sistema de Información de Prevención de ARL Bolívar. En este sistema se
encuentra registradas las actividades que los Asesores de Gestión de Riesgo –
AGR programan para que los Aliados Estratégicos ejecuten en las empresas
afiliadas.
6. SIEBEL: Sistema de reporte y gestión de PQR (peticiones, quejas y reclamos) de
la Compañía de Seguros Bolívar.
7. IMAGINE TECHNOLOGIES: Plataforma de radicación virtual de los soportes AT
031 - AT 028.
8. FOR+: Es una herramienta de formación virtual, gratuita, certificada y exclusiva
para los profesionales que sean inscritos a través de los Aliados Estratégicos que
presten servicios a nuestras empresas afiliadas. En esta plataforma se encuentra la
información de los productos desarrollados por la ARL SEGUROS BOLÍVAR para
garantizar la intervención y mitigación del riesgo.
9. CAPACITACIÓN (C): Tipo de actividad por medio de la cual nuestro aliado
transmite a los trabajadores su conocimiento en un tema específico. Secuencia
máxima de cuarenta (40) horas.
10. ASESORÍA (A): Tipo de actividad por medio de la cual nuestro aliado logra que el
responsable de SST de la empresa, reciba la información necesaria para realizar
una acción posterior en el SG SST. Secuencia máxima de diez (10) horas.
11. ASISTENCIA TÉCNICA (T): Tipo de actividad en la cual nuestro aliado elabora un
informe técnico a la empresa, como resultado de su visita de acuerdo con un tema
específico de SST. Son servicios contratados en horas y la secuencia debe estar
máximo por ochenta (80) horas.
12. SERVICIO ESPECIALIZADO (E): Igual que la Asistencia Técnica (T) pero con
temas relacionados a medicina preventiva y del trabajo. Son servicios contratados
en unidades. Al igual que la Asistencia Técnica (T) se debe entregar informe,
cuando el número de unidades sea igual o superior a diez (10).
13. NO CONFORMIDAD: El incumplimiento a los deberes establecidos que tienen los
AE, la cual puede ser detectada por la empresa afiliada (Impacto – Imagen de la
empresa afiliada), el AGR (Impacto – Seguimiento AGR) o la Coordinación de AE
(Impacto – En la Operación).
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III. ALCANCE
Este instructivo aplica para todos los Aliados Estratégicos a nivel nacional que presten
cualquier tipo de servicio de promoción y prevención en las empresas afiliadas a la ARL
SEGUROS BOLIVAR.
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IV. OBJETIVOS
Dar a conocer a nuestros Aliados Estratégicos la estructura de la ARL SEGUROS BOLIVAR,

sus procesos y procedimientos, deberes y derechos, entre otros; establecidos en la relación
contractual.
Asegurar a nuestras empresas afiliadas a la ARL SEGUROS BOLIVAR, la prestación de

servicios de promoción y prevención que cumplan con los atributos de servicio establecidos
por la Compañía de Seguros Bolívar, a través de nuestros Aliados Estratégicos.
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V. COMPROMISOS
Como requisito indispensable para prestar servicios en salud y seguridad en el trabajo a

empresas afiliadas de ARL SEGUROS BOLIVAR, el Aliado Estratégico debe realizar el curso
de inducción virtual a través de la página de Seguros Bolívar y aprobar la evaluación final de
éste. Es necesario que tomen el curso los funcionarios del Aliado, tanto del área administrativa
(recepción órdenes de servicio, entrega de soportes, facturación, etc.) como de la parte
técnica (profesionales de servicios).
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VI. DERECHOS, DEBERES Y RESTRICCIONES DEL ALIADO ESTRATEGICO
6.1. DERECHOS
Nuestros Aliados Estratégicos, que prestan los servicios de Prevención y Promoción en las
empresas afiliadas a la ARL SEGUROS BOLIVAR tienen derecho a:
 Recibir una inducción, en donde se le dan a conocer sus derechos, deberes,

restricciones, formatos y plantillas para la elaboración y presentación de informes,
instrucción para el diligenciamiento de la papelería o soportes correspondientes,
atributos del servicio y el presente instructivo de servicios entre otros.
 A ser informados de todo cambio interno de ARL SEGUROS BOLIVAR que pueda
llegar a afectar la prestación de sus servicios en las empresas afiliadas. Estos cambios
serán informados a través de comunicados los cuales serán remitidos por medio de
correos electrónicos.
 A participar en los comités, reuniones o capacitaciones que programe ARL SEGUROS
BOLIVAR.
 A ser escuchado y ser tratado con respeto por las empresas afiliadas, Asesores de
Gestión del Riesgo (AGR) y cualquier funcionario perteneciente a ARL SEGUROS
BOLIVAR.
 Reportar las no conformidades que se pueden presentar por parte de los funcionarios
de ARL SEGUROS BOLIVAR o de las empresas afiliadas, así como las novedades
que pueden afectar su puntuación en la evaluación de la prestación de los servicios.
 Recibir una retroalimentación de las No conformidades radicadas por la empresa
afiliada, por el Asesor de Gestión del Riesgo (AGR) o por la Coordinación de Aliados
Estratégicos.
 A recibir las felicitaciones de las empresas afiliadas, por aspectos positivos durante la
prestación de los servicios.
 A obtener los beneficios por el cumplimiento oportuno de los indicadores de acuerdo
con las políticas establecidas por la ARL SEGUROS BOLIVAR.
 A ser reconocidos los auxilios por desplazamiento, alimentación, alojamiento, visitas
fallidas y tiempos muertos, de acuerdo con las políticas de ARL SEGUROS BOLIVAR.
6.2. DEBERES
 Dar estricto cumplimiento al proceso de aseguramiento de programas, servicios y

control fiscal, que la ARL SEGUROS BOLIVAR lidera de acuerdo a la Resolución 7350
de 2013, la cual nos obliga a rendir cuentas a la Contraloría General de la República,
por ser responsables del manejo de dineros públicos de la nación.
 En concordancia con el punto anterior, cualquier asesoría profesional realizada a
nombre de ARL SEGUROS BOLIVAR, debe estar enmarcada dentro del Sistema
General de Riesgos Laborales.
 Demostrar en todo momento los atributos de servicio establecidos por ARL SEGUROS
BOLIVAR: confiable, sencillo y amigable.
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 Prestar los servicios contratados únicamente a las empresas indicadas por la ARL
SEGUROS BOLIVAR, con calidad y cumpliendo las normas legales vigentes, las
políticas internas y los atributos del servicio.
 Solicitar la instrucción sobre el diligenciamiento de la papelería o soportes
correspondientes a la prestación de un servicio, previo a éste. El registro inadecuado
de los mismos será motivo de devolución y la no presentación de soportes será motivo
de no pago del servicio.
 Solamente pueden ejecutar las actividades asignadas, los profesionales que se
encuentran inscritos en la base de datos de talento humano SISALUD de la ARL
SEGUROS BOLIVAR y que hayan dado cumplimiento al proceso de formación virtual
FOR+.
 Las actividades asignadas deben ser ejecutadas en su totalidad durante los sesenta
(60) días calendario siguientes de la fecha de programación. Las actividades no se
pueden ejecutar antes de la fecha de programación. Esta ejecución incluye:
• Programación de la actividad con la empresa afiliada.

• Ejecución de la actividad Registro de soportes AT 031 – AT 028 en la
plataforma IMAGINE y si aplica entrega de informe. Se deben cumplir los
tiempos establecidos de acuerdo al cronograma de facturación.
• Emisión y envío de prefactura por parte de la Coordinación de Aliados
Estratégicos.
• Radicación de la factura correspondiente por parte del Aliado Estratégico.
 Confirmar con la empresa afiliada, la fecha y hora, objetivo de la actividad, enfoque,

ayudas audiovisuales, el perfil de los asistentes y demás condiciones requeridas para
la prestación adecuada del servicio. En caso que la actividad sea presencial confirmar
la dirección y si la actividad es virtual el tipo de plataforma a usar (Zoom, Meet, Teams,
entre otras).
 Informar inmediatamente al Asesor de Gestión del Riesgo (AGR) vía correo
electrónico, cualquier cambio o novedad para la realización de la actividad que afecte
la adecuada ejecución de la misma.
 Contactar a la empresa afiliada con ocho (8) días de antelación a la fecha de
programación y reconfirmar uno (1) día antes de la actividad. Debe dejar evidencia del
contacto con la empresa afiliada, mediante confirmación vía correo electrónico con
copia al Asesor de Gestión del Riesgo (AGR) solicitante. Este correo electrónico puede
ser auditado por parte de la Gerencia de Auditoría de la Compañía o durante cualquier
proceso de auditoría de la Coordinación de Aliados Estratégicos.
 El Aliado Estratégico es el responsable del pago oportuno de sus aportes a la
seguridad social: EPS, ARL y Pensión. Así mismo, debe contar con las licencias o
permisos vigentes que legalmente sean requeridos para poder prestar los servicios en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 En caso que la actividad sea presencial, asegurar que sus profesionales lleven el pago
de seguridad social vigente para la ejecución de la actividad, ya que las empresas
afiliadas pueden solicitarlo para autorizar su ingreso. En caso que el profesional sea el
responsable del pago, es responsabilidad del Aliado Estratégico verificar la
autenticidad de la planilla de pago.
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 Realizar aclaraciones cuando la empresa afiliada lo requiera, adicionales a la asesoría,

capacitación, asistencia técnica y servicios especializados; siempre y cuando
corresponda al tema prestado a la empresa afiliada.
 En caso que la actividad sea presencial, usar los Elementos de Protección Individual
EPI requeridos para el control de los riesgos reales presentes en el sitio en donde se
prestan los servicios; así mismo conocer y emplear los procedimientos operativos
aplicables a la actividad que se vaya a realizar.
 Acordes a la Ley de Protección de datos, tanto el Aliado Estratégico como cada uno de
los profesionales, deben guardar confidencialidad en todos los documentos, elementos
e información que utilice en representación de la ARL SEGUROS BOLIVAR, como de
las empresas afiliadas.
 Debe contar con el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de datos
Personales de acuerdo a la legislación vigente.
 El Aliado Estratégico debe cerciorarse que cada uno de sus profesionales conoce y
maneja los estándares establecidos por ARL SEGUROS BOLIVAR para la prestación
del servicio contratado; en caso de que se carezca de estándares, éstos deben ser
previamente aprobados formalmente por el Asesor de Gestión de Riesgos (AGR) para
la implementación de la metodología propuesta.
 El profesional del Aliado Estratégico se debe identificar como un tercero prestador de
los servicios a nombre de ARL SEGUROS BOLIVAR; sea la actividad presencial o
virtual, debe llegar con el tiempo de antelación necesario para preparar
adecuadamente el inicio de la actividad (mínimo 15 minutos antes). Para el caso de las
actividades presenciales el profesional debe hacer uso de los distintivos entregados:
carnet, portacarnet o brazalete.
 Siempre se debe dejar copia del copia del formato AT 031 “Hoja de seguimiento de
reuniones y actividades” (Ver Anexo 1) en la empresa afiliada, por lo cual se debe
enviar vía correo electrónico el formato enunciado debidamente diligenciado para firma
y/o aprobación. El contacto de la empresa afiliada debe dar respuesta al correo
electrónico aceptando, validando y calificando la ejecución de la actividad o firmando
directamente el formato a través del uso de firma digital o rubrica.
 Se debe indicar al contacto de la empresa afiliada que para realizar la evaluación de la
actividad, debe hacer uso del segundo hipervínculo identificado como: Para calificar al
Aliado Estratégico (AE) que le prestó el servicio
https://survey.survicate.com/b09c954330cc4153/. Así mismo, el número de documento
hace referencia al NIT de la empresa afiliada a la cual se le prestó el servicio.
 Cuando el tipo de servicio es presencial y la actividad es capacitación debe ser
diligenciado el formato AT 028 “Registro de Asistencia” (Ver Anexo 2).
 Cuando el tipo de servicio es virtual y la actividad es capacitación, adicionalmente debe
enviar como reemplazo del formato AT 028 “Registro de Asistencia” (Ver Anexo 2),
alguna de las opciones que se explicarán en el punto 8.3.2. Actividades virtuales. Para
el caso de las actividades que generan informe técnico, el Aliado Estratégico debe
asegurar que éste cumpla con las directrices definidas por ARL SEGUROS BOLIVAR.
 Asegurar un plan de garantía del servicio en el evento de un incumplimiento, una No
Conformidad o una deficiencia en la prestación de los servicios.
 Asegurar el cumplimiento de los principios del Pacto Global en materia de: Derechos
Humanos, ámbito laboral, protección al medio ambiente y mecanismo anticorrupción.
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 Notificar a la Coordinación de Aliados Estratégicos de ARL BOLIVAR los cambios

administrativos (domicilio, correo electrónico, celular, teléfonos, cuenta bancaria), de
constitución jurídica y de estructura técnica que se presenten, para su respectivo
trámite interno de actualización.
 Asistir a todas las reuniones programadas, presencial o virtualmente, por ARL
SEGUROS BOLIVAR.
 Antes del 31 de enero de cada año, debe enviar a la ARL SEGUROS BOLIVAR
[email protected] un certificado de paz y salvo de los servicios
prestados durante el año inmediatamente anterior.
6.3. RESTRICCIONES
 Desarrollar, como parte de la asesoría prestada por ARL SEGUROS BOLIVAR,

actividades que suplan las responsabilidades propias de la empresa afiliada
(empleador) so pena de la suspensión temporal o definitiva del contrato de prestación
de servicios.
 Realizar actividades sin que éstas hayan sido cargadas en el Sistema SIPAB (Sistema
de Información de Prevención ARL SEGUROS BOLIVAR) o sin que haya recibido
previamente por correo electrónico una orden de servicio. Las actividades asignadas
solamente se podrán ejecutar a partir de la fecha de programación y dentro de los
sesenta (60) días calendario posteriores a esta.
 Ofrecer su portafolio de servicios, para ser ejecutado a través de ARL SEGUROS
BOLIVAR.
 Desarrollar actividades con profesionales no acreditados con ARL SEGUROS
BOLIVAR.
 Entregar informes directamente a las empresas afiliadas.
 Presentar informes y/o capacitaciones con logo de otras empresas, logos
desactualizados o diferentes a los aprobados por ARL SEGUROS BOLÍVAR.
 Realizar actividades fuera del alcance de la Licencia en Seguridad y Salud en el
Trabajo SST de la empresa jurídica y/o de sus profesionales adscritos.
 Mencionar a las empresas afiliadas y/o a los intermediarios, los valores pactados de
sus servicios con la ARL SEGUROS BOLIVAR.
 Tomar decisiones o emitir aseveraciones que impliquen compromisos para ARL
SEGUROS BOLIVAR.
 Manifestar a la empresa afiliada desacuerdos en referencia con las políticas de ARL
SEGUROS BOLIVAR.
 Suministrar a la empresa afiliada información relacionada con procesos administrativos
de ARL SEGUROS BOLIVAR, sin previa autorización de la Compañía.
 Utilizar inadecuadamente el formato de certificación a las capacitaciones realizadas.
 Presentar alguna duda, inquietud o reclamo a la empresa afiliada frente al proceso de
facturación, que se debe realizar ante la Coordinación de Aliados Estratégicos. En
caso de identificar que el Aliado Estratégico está incurriendo en lo expuesto, se
procederá a instaurar una No Conformidad y a la aplicación de sanciones a que haya
lugar.
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VII. COMPAÑÍA SEGUROS BOLÍVAR - ¿QUIÉNES SOMOS?
SEGUROS BOLÍVAR.- ENRIQUECER LA VIDA CON INTEGRIDAD

En Seguros Bolívar este propósito se hace latente en la medida que Enriquecemos la Vida con
Integridad porque protegemos y restablecemos la vida cotidiana de las familias y empresas
colombianas generando tranquilidad.
La esencia de nuestra cultura tiene como centro el ser humano, y a partir, de este eje se
ponen en práctica los principios y valores, la misión y el propósito superior.
https://www.segurosbolivar.com/quienes-somos
Servicio
Sencillo
Amigable
Confiable
Generamos valor a
nuestros clientes,
 Respeto
comunidad, Aliados
 Equidad Estratégicos e
 Disciplina inversionistas, a través
 Honestidad Principios y de un equipo humano
Ser Humano Misión
 Entusiasmo, alegría y Valores íntegro, comprometido,
buen humor amigable y siempre
dispuesto a aprender.
Propósito Superior
Enriquecemos la vida con integridad
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Confiable Amigable Sencillo

Enriquecemos la Enriquecemos la Enriquecemos la
Vida… Vida… Vida…
porque honramos porque nuestros porque nuestros
los compromisos clientes viven clientes viven
que adquirimos con experiencias experiencias
nuestros clientes amables y ágiles y fáciles.
con oportunidad y cercanas.
seguridad.
Cumplimos lo que Vamos Lo hacemos

prometemos más allá fácil y rápido
Para el caso de la ARL, nuestros atributos de servicio se aplican así:
ATRIBUTOS DEL SERVICIO - COMPAÑÍA SEGUROS BOLÍVAR
ATRIBUTO DEFINICIÓN
El servicio recibido o asesoría prestada generaron experiencias de amabilidad,
AMIGABLE
comunicación abierta y estable
El servicio recibido tuvo coherencia, respuesta efectiva y veraz además de
CONFIABLE
cumplir con los acuerdos de servicio y/o asesoría en el proceso.
El lenguaje fue sencillo, innovador con procesos mas ágiles, usando el
SENCILLO conocimiento propio del servicio o asesoría.
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VIII. PROCESO DE ATENCIÓN EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
El cumplimiento de estos diez (10) pasos es fundamental para la adecuada prestación de

servicios de prevención y promoción a nuestras empresas afiliadas. Esto se verá reflejado en
los resultados positivos en la evaluación de desempeño.
Tenga en cuenta que la ARL SEGUROS BOLIVAR únicamente podrá cargar actividades a
nombre de su empresa como Aliado Estratégico, siempre y cuando tenga su talento humano
inscrito, formado y aprobado según las políticas establecidas por la Compañía.
En caso de requerir inscribir a un nuevo profesional a nombre de su empresa, para ser

aprobado es indispensable enviar al correo electrónico [email protected] el
formato de hoja de vida junto con la siguiente documentación:
 Formato de Hoja de Vida de ARL SEGUROS BOLÍVAR (Ver Anexo 3).

 Certificado de la capacitación virtual de carácter gratuito en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo conforme a la Resolución 4927 de 2016 y Circular 063
de 2020.
 Copia de los diplomas de formación (técnica profesional, tecnológica o profesional).
 Tarjeta profesional (si aplica).
 Licencia en SST vigente (si aplica).
 En caso de ser profesional, copia del diploma como especialista en SST. (si aplica)
 Copia de los diplomas de cursos que estén relacionados con la formación en SST o de
la especialidad.
 Copia de documento de identidad (cédula de ciudadanía o extranjería).
 En caso que los estudios profesionales o de post grado hayan sido realizados en el
exterior, los diplomas correspondientes deben estar convalidados ante el Ministerio de
Educación Nacional.
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La Coordinación de Aliados Estratégicos se tomará ocho (8) días hábiles para realizar la
revisión, aprobación o rechazo de la hoja de vida y documentación soporte. La respuesta
se emitirá vía correo electrónico.
Si son varios profesionales los que se deben inscribir, la documentación debe estar
organizada en carpeta por profesional y la documentación marcada con el nombre de
profesional y el nombre del documento de forma independiente. Si los documentos se
encuentran en solo archivo serán devueltos. Todos los archivos deben estar en formato
PDF:
Es responsabilidad del Aliado Estratégico mantener actualizada la información del talento

humano, por lo cual debe informar vía correo electrónico a Yury Paola Vargas Vanegas
[email protected], el retiro de los profesionales. Se debe indicar el nombre
completo del profesional, número de cédula y código. Así mismo el Aliado Estratégico puede
solicitar vía correo electrónico el listado de los profesionales que se encuentran activos. El
Aliado Estratégico debe remitir las actualizaciones y/o renovaciones de la licencia en Salud y
Seguridad en el Trabajo, tanto de los profesionales como de la empresa del Aliado.
De igual manera el Aliado Estratégico debe notificar de manera formal la actualización de

información de datos del representante legal, persona contacto, correos electrónicos, teléfono
fijo o celular y cuenta bancaria. Esta información debe ser remitida vía correo electrónico a
yury.vargas @segurosbolivar.com
8.1. PROGRAMACIÓN Y CARGUE DE ACTIVIDADES EN SIPAB O DE ORDEN DE

SERVICIO
 ARL SEGUROS BOLIVAR en su calidad de contratante tiene la potestad de definir si
se carga actividades o emite o no órdenes de servicio, y en qué momento, para que
sean desarrolladas por los Aliados Estratégicos. Por lo tanto, no existe ninguna
obligación para ARL SEGUROS BOLIVAR, de emitir un número determinado de
órdenes de servicio, ni bajo determinada periodicidad, durante la vigencia del contrato.
Cabe resaltar que el único responsable del cargue de actividades es el Asesor de
Gestión de Riesgo (AGR) que atiende la empresa afiliada.
 Sin excepción alguna, para la prestación de servicios de prevención y promoción en
salud y seguridad en el trabajo para las empresas afiliadas, la ARL SEGUROS
BOLIVAR deberá cargar actividades en SIPAB o expedir la orden de servicio a nombre
del Aliado Estratégico, antes del desarrollo de cualquier actividad de promoción y
prevención.
 Los únicos medios por los cuales el Aliado recibirá una actividad a desarrollar por parte
de la ARL SEGUROS BOLIVAR, será a través de la consulta de SIPAB a través de su
usuario, o en caso de no tener acceso a SIPAB le llegará una orden de servicio al
correo electrónico registrado en la Compañía.
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8.2. CONSULTA DE SIPAB Y CONTACTO CON LA EMPRESA AFILIADA
 El Aliado Estratégico debe consultar diariamente el SIPAB con el fin de descargar las
actividades programadas por el Asesor de Gestión de Riesgo (AGR). (Ver Anexo 4 –
Guía de manejo para SIPAB)
 Después de asegurarse que cuenta con una actividad cargada en SIPAB o recibió la
orden de servicio por correo electrónico, debe contactar a la empresa afiliada para
reconfirmar la fecha de ejecución de la actividad; así como para verificar las
condiciones particulares del servicio, modalidad de la actividad (virtual o presencial),
como tipo de trabajadores a quien va dirigido, ayudas audiovisuales con las que se
cuenta, etc.
 El profesional que designe para atender el servicio, debe contar con el perfil y las
competencias acordes a la empresa afiliada y a la actividad que se desarrollará. (Ver
Anexo 4 – Guía de manejo para SIPAB).
 Adicionalmente, recuerde que el profesional debe estar previamente registrado y
aprobado por la Coordinación de Aliados Estratégicos en los programas y servicios
que prestará, acorde al alcance de la licencia de seguridad y salud en el trabajo (si lo
requiere).
 Es indispensable reconfirmar la actividad con la empresa afiliada ocho (8) días antes
de la actividad y el día previo a la fecha confirmada. Siempre recuerde dejar evidencia
de estas confirmaciones a través de un correo electrónico dirigido al contacto de la
empresa afiliada con copia al Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) solicitante de la
actividad.
 En caso que la clave para acceder a la plataforma SIPAB, se bloquee o solicite
cambio, se deben comunicar desde un celular a la línea #322 o al teléfono fijo en
Bogotá (1) 3122 122, especificando el motivo de su solicitud. En la línea de atención le
darán un número de caso, el cual lo puede notificar vía correo electrónico al analista de
soporte asignado para el seguimiento respectivo.
Es pertinente recordar que la actividad asignada debe ser ejecutada a partir de la fecha en la
cual se encuentra programada y solamente se podrá reprogramar dentro de los sesenta (60)
días calendario contados a partir de la fecha de programación, siempre y cuando existan
causas atribuibles a la empresa afiliada o al Asesor de Gestión de Riesgo AGR. En caso que
la empresa afiliada solicite reprogramación que sobrepase los sesenta (60) días calendario
contados a partir de la fecha de programación, esta reprogramación estará a cargo del Asesor
de Gestión de Riesgo AGR, previa notificación por parte del Aliado Estratégico.
Si la actividad está asignada por SIPAB, el Aliado Estratégico es el único responsable de la

gestión: ejecución o reprogramación dentro de los sesenta (60) días calendario contados a
partir de la fecha de programación. En caso que la actividad asignada sea a través de Orden
de Servicio (OS) y debe ser reprogramada o cancelada, se debe informar vía correo
electrónico al Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) solicitante, con copia al Analista de
Soportes asignado. Cuando la secuencia debe ser reprogramada en su totalidad, la
reprogramación en SIPAB es responsabilidad del Asesor de Gestión de Riesgo (AGR)
solicitante previa notificación por parte del Aliado Estratégico.
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8.3. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

Las siguientes indicaciones aplican tanto para actividades presenciales como virtuales:
 Recuerde que la actividad asignada tiene una vigencia de sesenta (60) días calendario
contados a partir de la fecha de programación para: confirmar la actividad con la
empresa afiliada, ejecutar el servicio, adjuntar los soportes correspondientes a través
de IMAGINE TECHNOLOGIES y facturar los servicios autorizados. Al cabo de dicho
tiempo la actividad se cancela, por lo tanto, no se debe programar la actividad con la
empresa afiliada. Está prohibido ejecutar actividades antes de la fecha de
programación.
 Si ARL SEGUROS BOLIVAR recibiera soportes con fecha superior a los sesenta (60)
días calendario contados a partir de la fecha de programación, éstos no serán tenidos
en cuenta para el pago. Tampoco serán válidos soportes con fechas anteriores a la
fecha de programación.
 En caso de que el Aliado Estratégico no pueda desarrollar la actividad asignada,
deberá comunicárselo inmediatamente al Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) de
manera formal (vía correo electrónico); y éste decidirá si se reprograma la actividad o
se asigna a otro Aliado.
 Cuando el Aliado Estratégico no logre ejecutar actividades previamente confirmadas
por causa de la empresa afiliada, ARL SEGUROS BOLIVAR reconocerá solamente
aquellas que cuenten con el soporte de asistencia a las instalaciones de la empresa,
firmado por la empresa afiliada. Se reconocerá el 50% del valor de una hora del
servicio programado cuando el servicio contratado se mida en horas o el 50% de una
hora estándar de ARL cuando el servicio se mida en unidades, es decir se entenderá
como visita fallida.
 Por lo anterior, es necesario que haya confirmación de la actividad con la empresa
afiliada vía correo electrónico, mínimo un día (1) antes de la ejecución de ésta, con
copia al Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) solicitante.
 Para toda capacitación y/o presentación en power point, se debe hacer uso exclusivo
de la plantilla de power point oficial que la Compañía ha definido. Ver Anexo 6.
Plantilla Presentaciones Power Point.
 Para el caso de asistencias técnicas, en el formato. AT 031 “Hoja de seguimiento de
reuniones y actividades” (Ver Anexo 1), en el campo de observaciones y sugerencias,
se debe aclarar el tiempo que fue utilizado para el levantamiento de la información (el
cual no debe sobrepasar las 10 horas diarias), y cuánto tiempo se utilizó para la
elaboración del informe.
 En aquellas actividades que generan informes, correspondientes a Asistencias
Técnicas y Servicios Especializados, el Aliado Estratégico debe cerciorarse que éstos
cumplan con las directrices definidas por ARL SEGUROS BOLIVAR y deben ser
presentados en la plantilla autorizada por la Compañía. Plantilla Presentación Informes
Word (Ver Anexo 7).
 Para el caso de las actividades cargadas como servicios especializados, y que superen
diez (10) unidades, se debe enviar informe de diagnóstico de condiciones de salud y/ó
Informe de vacunación. Presentación Informes Word (Ver Anexo 7) y Excel para
presentación Informe de vacunación. (Ver Anexo 8)
P
A
G
 En caso de utilizar formatos en archivo Excel, debe contar con portada igual a la usada
en la Presentación Informes Word (Ver Anexo 7). Recuerde utilizar la gama de colores
definida en el manual de marca. Manual de Marca (Ver Anexo 9).
 Los informes técnicos generados, deben ser enviados vía correo electrónico al Asesor
de Gestión del Riesgo (AGR), con copia al Analista de Soportes asignado, máximo
ocho (8) días calendario después de la visita a la empresa afiliada; indicando en el
“asunto” del correo electrónico, el cronograma y la secuencia a la cual pertenece.
Recuerde tener en cuenta las fechas de cierre de facturación.
 Nunca se debe enviar el informe directamente a la empresa afiliada.
 Tanto para las capacitaciones presenciales como virtuales, es responsabilidad del
Aliado Estratégico generar los listados de asistencia de acuerdo a lo establecido en el
presente instructivo. No son válidos los listados de asistencia de las empresas
afiliadas.
 Los datos relacionados en la tipología de actividad, tanto en la Orden de Servicio (OS)
o lo cargado en SIPAB, se debe marcar de igual forma en el campo “Tipología de
actividad” del formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades” (Ver
Anexo 1). Tenga en cuenta el tipo de actividad así:
o A – Asesoría
o T – Asistencia Técnica
o C – Capacitación.
o E – Servicio Especializado.
o M – Material
P
A
G
 Se debe indicar el tipo de servicio prestado de acuerdo a lo establecido con la empresa

afiliada o con las observaciones dadas por el Asesor de Gestión de Riesgo AGR. El
tipo de servicio puede ser: Presencial o Virtual.
 Cuando la actividad sea de tipología Asesoría (A), es indispensable que en el campo

“Decisiones y/ compromisos”, el profesional relacione los temas tratados sobre los
cuales se realizó la asesoría: describir qué se hizo y cuáles serán las acciones que
debe realizar el responsable de la empresa afiliada para ejecutar la actividad
asesorada. En caso que sea un Profesional en Gestión de Riesgo (PGR), se debe
relacionar las actividades realizadas día a día, como en el siguiente ejemplo: Formato
AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades” (Ver Anexo 1).
 La cantidad de personas que estén relacionadas en participantes ARL y Participantes

Empresa debe ser la cantidad de firmas que se encuentren relacionadas en la parte
inferior del formato (Firma ARL – Firma Empresa).
P
A
G
 En la actividad a realizar se debe hacer la transcripción textual de la “Descripción de la

Actividad” que se encuentra en SIPAB o en la Orden de Servicio. En los temas
desarrollados en la actividad se deben relacionar por lo menos tres subtemas
derivados de la descripción de la actividad.
8.3.1. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PRESENCIALES

 Se deben diligenciar los formatos. AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y
actividades”. (Ver Anexo 1) y AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2) en todas
los servicios ejecutados, y AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2) en el caso
de las capacitaciones y en el caso de algunos de los servicios especializados.
 Solamente se tendrá en cuenta los formatos AT 031 “Hoja de seguimiento de
reuniones y actividades”. (Ver Anexo 1) y AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo
2) correspondientes a la última versión (Revis. Nov/21).
 Los soportes deben estar diligenciados en letra legible, sin tachones ni enmendaduras.
 Siempre se debe dejar copia del formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y
actividades” (Ver Anexo 1) en la empresa afiliada, por lo cual se debe enviar vía correo
electrónico el formato enunciado debidamente diligenciado para firma y/o aprobación.
El contacto de la empresa afiliada debe dar respuesta al correo electrónico aceptando
y validando la ejecución de la actividad o firmando directamente el formato a través del
uso de firma digital o rubrica.
 Se debe indicar al contacto de la empresa afiliada que para realizar la evaluación de la
actividad, debe hacer uso del segundo hipervínculo identificado como: Para calificar al
Aliado Estratégico (AE) que le prestó el servicio
https://survey.survicate.com/b09c954330cc4153/. Así mismo, el número de documento
hace referencia al NIT de la empresa afiliada a la cual se le prestó el servicio.
 Los datos relacionados en la descripción de actividad, tanto en la Orden de Servicio
(OS) o lo cargado en SIPAB, se debe registrar de igual forma en el campo “Actividad a
realizar” del formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver
Anexo 1)
 Las firmas en el formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”.
(Ver Anexo 1), deben corresponder a la información que se diligencia tanto en los
datos de empresa afiliada como en los de participante de ARL. En caso de firmar otra
persona, se devolverá el soporte.
 El formato AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2) debe ser totalmente
diligenciado de puño y letra por cada uno de los(as) asistentes a la actividad. No se
reciben formatos de asistencia de las empresas afiliadas, ni formatos pre-diligenciados.
 Sólo se reconocerán auxilios por transporte, alimentación y alojamiento, en caso que el
servicio sea fuera del área de cobertura ofrecida por el Aliado Estratégico o en sitios
P
A
G
con dificultades para el acceso; estos valores autorizados deben estar incluidos en la
orden o contratación del servicio. (Ver Anexo 5).
 Para el caso de las actividades de capacitación, no se autorizarán como reemplazo del
formato AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2), hojas en blanco así estén
diligenciadas de puño y letra de los trabajadores asistentes. Ni listados de asistencias
con logos de la empresa afiliada.
 Si la empresa afiliada manifiesta que por protocolos de bioseguridad se encuentra
restringido el uso compartido de lapiceros o documentos, el Aliado Estratégico debe
generar el listado de asistencia utilizando herramientas como forms.office o formularios
de la plataforma Google (Ver ejecución actividades virtuales). No se validarán
fotografías de la actividad presencial como evidencia de la misma y reemplazo del
formato AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2), lo anterior sustentado en la
legislación de Habeas Data.
8.3.2. EJECUCIÓN ACTIVIDADES VIRTUALES:
Formato AT 031 – Seguimiento de Reuniones y Actividades:

o El Aliado Estratégico debe enviar vía correo electrónico a la empresa afiliada
con copia al Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) solicitante de la actividad, el
Formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver Anexo
1), debidamente diligenciado, según las recomendaciones del presente
instructivo. El formato debe incluir la firma del profesional que presta el servicio,
en el espacio Firma ARL. El profesional puede utilizar firma o rubrica (firma
escaneada o digitalizada).
o El contacto de la empresa afiliada debe dar respuesta al correo electrónico,
anexando el Formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y
actividades”. (Ver Anexo 1), debidamente firmado en el espacio firma empresa.
El contacto empresa puede utilizar firma o rubrica (firma escaneada o
digitalizada).
o En caso que el contacto de la empresa afiliada carezca de impresora debe dar
respuesta al correo electrónico aceptando y validando la ejecución de la
actividad. El Aliado Estratégico debe indicar a la empresa afiliada que también
se debe realizar la evaluación del servicio prestado a través del link respectivo.
o Este correo electrónico debe ser guardado como archivo PDF para así realizar
la radicación en la plataforma IMAGINE y proceder a la gestión de revisión y
autorización por parte de analista de soporte y posterior pago de la actividad.
Formato AT 028 - Registro de Asistencia:

Para las actividades virtuales está prohibido el uso del formato AT 028 “Registro de
asistencia”. (Ver Anexo 2). Como reemplazo de este formato se pueden utilizar
algunas de las opciones que a continuación se relacionan. La opción escogida se
debe adjuntar al correo electrónico que el Aliado Estratégico remita a la empresa
afiliada para la aceptación y validación de la actividad.
o Listados de asistencia realizados en archivo en Excel o herramientas tales

como forms.office o formularios de la plataforma Google. En estos listados se
debe especificar el nombre completo, número de cédula y cargo de los
P
A
G
participantes. Así mismo como encabezado del listado se debe registrar la

siguiente información: cronograma, secuencia, razón social y NIT de empresa
afiliada, fecha (día, mes, año), hora de inicio, hora de finalización, razón social
del Aliado Estratégico y nombre completo de profesional a cargo. Los listados
deben contener la misma información del encabezado del formato AT 028
“Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2).
 Está prohibido el uso de los logos de ARL SEGUROS BOLÍVAR en los listados de
asistencia realizados en archivo en Excel o herramientas tales como forms.office o
formularios de la plataforma Google.
8.3.3. INFORMES O SOPORTES POR CADA TIPO DE ACTIVIDAD CONTRATADA

Las actividades que son asignadas a los Aliados Estratégicos a nivel nacional, bien sea
por Orden de Servicio (ODS) o a través de SIPAB y que el servicio sea de tipo
presencial o virtual serán soportadas así:
HORAS MÁXIMAS SOPORTE A RADICAR

TIPOLOGÍA DE LA ACTIVIDAD
POR SECUENCIA AT 031 AT 028 INFORME TÉCNICO
Asesoría (A) Diez (10) SI N/A N/A
Asistencia Técnica (T) Ochenta (80) SI N/A SI
Capacitación (C) Cuarenta (40) SI SI N/A
Servicio Especializado (SE) Unidad SI SI SI
Material (M) Unidad SI N/A N/A
SERVICIOS ESPECIALIZADOS (SE) MENOS DE 10 UNIDADES NO APLICA INFORME TÉCNICO
Los soportes AT 031, AT 028 y los informes técnicos deben ser radicados en los
formatos actualizados y que en el presente instructivo se encuentran como anexos del
mismo.
8.3.4. GESTIÓN DE ACTIVIDADES EN SIPAB
Luego de haber prestado el servicio a la empresa afiliada, se debe realizar la gestión

de la misma en la plataforma SIPAB. Por lo cual es fundamental que cuente con el
usuario y contraseña activo. Así mismo, debe tener el soporte Formato AT 031 “Hoja
de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver Anexo 1) de la actividad a gestionar,
dado que allí se encuentra información que es necesaria para el paso a paso del
proceso. Guía de Manejo para Herramienta SIPAB (Ver Anexo 4.)
P
A
G
8.3.5. CERTIFICACIONES ACTIVIDADES PRESENCIALES O VIRTUALES:
 En caso que la empresa afiliada solicite certificaciones de las capacitaciones

ejecutadas, tenga en cuenta lo siguiente:
 Deben entregarse a las empresas afiliadas únicamente a través de medio

magnético y en formato PDF.
 Para capacitaciones de una (1) a cuatro (4) horas de duración, sólo se
entregará una certificación a nombre de la empresa afiliada.
 Para capacitaciones de cinco (5) horas en adelante, se debe entregar
certificación para la empresa afiliada como a cada uno de los asistentes.
 Solamente se podrá expedir certificación a los trabajadores afiliados que se
encuentren relacionados en el formato AT 028 cuando la capacitación fue
presencial o en los formatos establecidos para la capacitación virtual. En
caso de identificar que una certificación haya sido expedida sin contar con el
debido soporte, será causal de una NC.
 Las certificaciones deben ser entregadas a la empresa afiliada a los ocho
(8) días calendario de ejecutada la capacitación, siempre y cuando hayan
sido solicitadas.
 El Aliado Estratégico emitirá los certificados requeridos en la plantilla establecida por

ARL SEGUROS BOLÍVAR. Plantilla Certificación (empresa – empleado) (Ver Anexo
10).
 El tiempo administrativo que requiere el Aliado Estratégico para la elaboración y envío
de los certificados está incluido dentro del cargue de la actividad que se realice por
SIPAB o por Orden de Servicio.
 Para los Aliados Estratégicos que realicen capacitaciones de Reentrenamiento en
Trabajo Seguro en Alturas (TSA), se debe tener en cuenta que la Resolución 4272 de
2021, por la cual se establecen los requisitos mínimos de seguridad en Trabajo en
Alturas y específicamente en el Título III Procesos de Capacitación, Entrenamiento y
Gestión de los Centros de Entrenamiento.
 Por lo anterior, se recuerda que es INDISPENSABLE el registro de los certificados en
la página web del Ministerio de Trabajo según los tiempos establecidos. En dado caso
que se evidencie el incumplimiento al requerimiento legal bien sea por parte de nuestra
empresa afiliada, del Asesor de Gestión de Riesgo o la Coordinación de Aliados
Estratégicos, se procederá a notificar la respectiva No Conformidad con las sanciones
a que haya lugar.
8.4. RADICACIÓN DE SOPORTES EN PLATAFORMA IMAGINE TECHNOLOGIES

 La radicación de los soportes en la plataforma de IMAGINE TECHNOLOGIES, se debe
realizar diariamente siempre y cuando la actividad se encuentre totalmente culminada. La
radicación oportuna permite la verificación de la información y en caso que ésta se
P
A
G
encuentre errada, realizar los ajustes que sean pertinentes. Con la radicación diaria de
soportes, se evita acumular los mismos para el día del cierre y se optimizan los tiempos de
respuesta por parte de los analistas de soporte. Guía de manejo para IMAGINE
IMAGINE TECHNOLOGIES (Ver Anexo 11).
 Nunca en la plataforma IMAGINE TECHNOLOGIES se deben adjuntar los informes
técnicos.
 En caso que la radicación sea realizada de forma semanal o mensual, será considerado
como causal de No Conformidad. Adicionalmente al incumplir con los tiempos de
radicación, se retrasará el pago de las actividades.
 Cuando se ejecuten parcialmente las actividades programadas, es necesario aclarar en
IMAGINE o en el Formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver
Anexo 1), si la cantidad de horas o unidades restantes de la actividad se reprograma o
cancela, con las observaciones correspondientes. Se debe tener en cuenta las fechas de
cierre de facturación. Calendario de Facturación Anual. (Ver Anexo 12).
 Se recomienda verificar por lo menos una vez a la semana en la plataforma
IMAGINE TECHNOLOGIES, los números de caso radicados, para comprobar si fueron
autorizados o devueltos y la causal de la devolución. Tenga en cuenta, que no se enviarán
correos electrónicos con notificaciones de devolución.
 Si al hacer seguimiento a sus casos, evidencia devolución de soportes, estos deben ser
corregidos de acuerdo con las observaciones hechas por el analista de soportes y
radicarlos nuevamente teniendo en cuenta los tiempos máximos enviados por la ARL
SEGUROS BOLIVAR.
 Los informes que sean devueltos por el Asesor de Gestión de Riesgo (AGR) deben ser
corregidos y enviados nuevamente, máximo a los tres (3) días calendario de su
devolución, de acuerdo al procedimiento establecido. Es decir se debe radicar de nuevo el
Formato AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver Anexo 1) en la
plataforma IMAGINE TECHNOLOGIES
 Únicamente se tendrán en cuenta los soportes de asistencias técnicas, asesorías,
capacitaciones y servicios especializados, que hayan sido radicados en las fechas
establecidas en el cronograma de facturación antes de las 5:00 pm. Calendario de
Facturación Anual. (Ver Anexo 12).
 En caso que la clave para acceder a la plataforma IMAGINE TECHNOLOGIES, se bloquee
o solicite cambio, se debe enviar correo electrónico al Analista de Soportes, indicando el
NIT y la razón social del Aliado Estratégico.
6.5. PREFACTURACIÓN Y FACTURACIÓN

Política de Facturación ARL SEGUROS BOLÍVAR
“Enmarcados dentro de las políticas tributarias de la Compañía Seguros Bolívar y con el fin
de dar cumplimento a las exigencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN y demás entes de control, se establece para los Aliados Estratégicos de la
Subgerencia Nacional de Prevención y Bienestar Empresarial – ARL SEGUROS BOLÍVAR
que los servicios de prevención y promoción prestados deben ser facturados a más tardar
en el mes siguiente a su ejecución tal como lo establecen las normas tributarias, dado que
la Compañía puede estar abocada a sanciones onerosas. El incumplimiento a este
P
A
G
requerimiento acarreará sanciones que se reflejarán en la evaluación mensual que realiza

la Coordinación de Aliados Estratégicos.”
 La prefacturación se genera el último día hábil del mes de acuerdo a las fechas y horas de
cierre de facturación. Los Aliados Estratégicos que tienen acceso al SIPAB, cuentan con la
opción de visualización de la prefactura en línea. Guía de Manejo para Herramienta SIPAB
(Ver Anexo 4). Para los Aliados Estratégicos por Orden de Servicio (OS), la prefactura será
remitida a más tardar el segundo día hábil del mes vigente, al correo electrónico registrado
en la base de datos de ARL SEGUROS BOLÍVAR.
 El Aliado Estratégico debe realizar la conciliación y validación respectiva; en caso de
presentar inconsistencias se reportará al analista de soporte la novedad y de ser necesario
se generará una pre-factura adicional máximo a los dos (2) días hábiles siguientes.
 En caso que al Aliado Estratégico se le generen Órdenes de servicios manual, en la
facturación se debe realizar una factura independiente a la factura que soporta las
prefacturas enviadas.
 El Aliado Estratégico debe generar la factura o cuenta de cobro a nombre de Compañía
de Seguros Bolívar S.A. NIT: 860.002.503-2. La fecha de la factura debe corresponder al
mes vigente que se realiza la radicación de la factura.
 Todos los Aliados Estratégicos deben radicar en la plataforma establecida la factura y la
certificación de paz y salvo de seguridad social para personas jurídicas y para personas
naturales la planilla de pago de seguridad social vigente.
 Los Aliados Estratégicos que utilizan facturación electrónica deben hacer la radicación
tanto por la plataforma, como en buzón designado
(correo [email protected] con el xml y pdf de la factura). Luego de
realizar la radicación de la factura en el buzón de facturación electrónica, se debe realizar la
radicación de la misma a través del radicador virtual para la debida revisión, aprobación y
pago.
 Los Aliados Estratégicos por Orden de Servicio Manual deben subir a la plataforma, la
factura y la certificación de paz y salvo de seguridad social para personas jurídicas y para
personas naturales la planilla de pago de seguridad social vigente.
 En caso de presentar inconvenientes o dudas con el proceso de facturación se deben
escribir a los correos electrónicos: [email protected] y
[email protected].
8.5.1. RADICACIÓN VIRTUAL FACTURA:
Lo invitamos a ingresar a https://www.segurosbolivar.com y seguir el proceso, no necesitan

contraseña de ingreso, para una mejor ilustración siga estas indicaciones para que puedan
realizar el proceso:
P
A
G
 Ingrese aquí a nuestra sección ARL en www.segurosbolivar.com. Allí encontrará la

opción “Solicitudes ARL”.
Dar clic en el producto de ARL
 Ingresar a Solicitudes ARL
P
A
G
 Una vez ingrese seleccionar en Solicitante: Proveedor
En Tipo de Solicitud: Radicación Facturas Prevención
Dar clic en siguiente
 Diligencie todos los datos que se solicitan a continuación:
 Coloque el código de seguridad que se solicita en la parte inferior.

 Marque Autorizo para la marca de protección de datos personales
 Adjunte los archivos de PDF de las Facturas y Soportes (Para personas jurídicas se debe
radicar la factura original y certificación de paz y salvo de seguridad social vigente, para
personas naturales cuenta de cobro y planilla de seguridad vigente cumpliendo la
normatividad al respecto) NO ADJUNTAR LA PREFACTURA
P
A
G
Dar clic en siguiente
 Seleccionar y cargar los archivos de factura y soportes. Para personas jurídicas se debe radicar
la factura original y certificación de paz y salvo de seguridad social vigente, para personas
naturales cuenta de cobro y el pago de seguridad social vigente cumpliendo la normatividad al
respecto.
Dar clic en finalizar
 Luego de dar clic en finalizar, el sistema le arroja un número de radicado con el cual podrá
hacer su solicitud
 De manera posterior, al correo electrónico reportado llegará un mensaje con la

confirmación del número de radicado de la solicitud.
 Se hará devolución de factura y/o cuenta de cobro cuando se identifiquen errores en el

cumplimiento de los requisitos legales de la factura así como los soportes requeridos
por la ARL, tales como fechas, NIT, razón social, entre otros. Estas devoluciones se
evidenciarán en el Proceso de Evaluación, específicamente en el Criterio Oportunidad
En La Facturación De Actividades. Si la factura radicada por el Aliado Estratégico
presenta algún tipo de inconsistencia en la información y/o en los soportes requeridos y
que por ende se envíe un correo electrónico solicitando el ajuste necesario, del puntaje
final obtenido en este criterio se descontará un (1) punto. Si la factura es devuelta para
nueva radicación, del puntaje final obtenido en este criterio se descontarán dos (2)
puntos.
P
A
G
 ARL SEGUROS BOLÍVAR tiene como Política Corporativa de pago, cancelar la factura
según cronograma de fechas anual.
8.5.2. CERTIFICADOS DE INGRESO Y RETENCIÓN, IVA E ICA.
Los certificados deben ser solicitados por los Aliados Estratégicos vía correo electrónico a
[email protected] y/o [email protected] Es
importante que el Aliado Estratégico tenga en cuenta los tiempos legales establecidos
para la emisión de estos certificados.
8.5.3. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Para el proceso de facturación electrónica es necesario que se cree la relación comercial

entre el Aliado Estratégico y Compañía Seguros Bolívar, para ello se cuenta con el
instructivo Facturación electrónica – Operador Carvajal (Ver Anexo 13), que detalla el
paso a paso para la emisión de facturas electrónicas a través de nuestra plataforma Centro
Financiero CARVAJAL.
Para generar la relación comercial es necesario que se cumplan los siguientes pasos:
 Enviar correo electrónico a [email protected] solicitando la
creación de la relación comercial detallando NIT y razón social del AE al igual que del
operador tecnológico.
 El buzón designado por Compañía Seguros Bolívar para radicar la facturas
electrónicas es [email protected] al buzón debe llegar el archivo del
PDF y el XML de la factura.
 Los correos deben cumplir con ciertas especificaciones de manera que logren ser
leídos y procesado por nuestro sistema ya que es un sistema automático. En el asunto
colocar nombre del AE y número de factura. En el cuerpo del mensaje debe venir el
archivo PDF y el archivo XML y se recibe una (1) factura por correo. Los dos archivos
deben traer igual nombre diferente extensión, por ejemplo: 12345.pdf y 12345.xml. No
pueden ser correos reenviados. No pueden ser correos encriptados y que tengan la
opción click aquí, únicamente deben venir los dos archivos antes mencionados.
Finalmente, agradecemos revisar el documento Servicios Excluidos Cobro IVA,

correspondiente a los servicios prestados por los Aliados Estratégicos (Ver Anexo 14).
8.6. SOLICITUD DE CERTIFICACIONES COMERCIALES.
Se debe realizar la solicitud vía correo electrónico a Luis Fabián Ramírez

[email protected] quien le dará respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes contados a partir de la fecha de la solicitud.
P
A
G
IX. PROCESO DE MEJORAMIENTO
9.1. EVALUACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS
Como parte del Sistema de Gestión de Calidad SGC, se tiene establecido el proceso de
evaluación, el cual se realiza de manera mensual y acumulativa a la totalidad de los Aliados
Estratégicos a nivel nacional que hayan prestado servicios desde el mes de enero hasta el
mes de diciembre del año en curso. A los Aliados Estratégicos se envían vía correo
electrónico de forma trimestral a los resultados de la evaluación.
El insumo para el proceso de evaluación es el 100 % de las actividades que se encuentren

programadas y registradas en SIPAB, sin tener en cuenta que el Aliado Estratégico cuente con
acceso o que la designación de las actividades sea por orden de servicio. Por lo anterior, es
responsabilidad del Aliado Estratégico realizar las verificaciones necesarias en SIPAB o en el
correo electrónico relacionado en la base de datos, para así estar al tanto de las actividades a
gestionar y sobre las cuales se realizara la evaluación.
La calificación del proceso de evaluación se realizará sobre el 100% de la gestión

administrativa y el resultado final de cada aspecto corresponde al promedio de los resultados
de cada actividad en dicho aspecto. La puntuación final de evaluación del Aliado Estratégico
corresponde a la sumatoria de los promedios de los aspectos evaluados.
Así mismo, se divide la calificación por la tipología de las actividades asignadas, así:
Porcentaje con Informe Técnico (Asistencia Técnica y Servicio Especializado) y Porcentaje sin
Informe Técnico (Asesoría - Capacitación). En caso que al Aliado Estratégico le sean
asignados las tipologías descritas, la evaluación se realizará de manera independiente de
acuerdo a lo enunciado anteriormente y los porcentajes serán promediados. En caso que el
Aliado Estratégico solamente cuente con un porcentaje, este será tomado como el resultado
de la calificación mensual.
A continuación se describen los aspectos a evaluar que corresponden a la gestión

administrativa del AE y representan el 100% de la puntuación:
P
A
G
PORCENTAJE CON PORCENTAJE SIN

ASPECTO DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN
INFORME TÉCNICO INFORME TÉCNICO
Se evalúa la fecha de la ejecución de la actividad en el sistema vs. fecha Se calificará con 25 puntos todas Se calificará con 38 puntos todas
aquellas actividades cuya fecha de aquellas actividades cuya fecha de
de programación.
ejecución se realice el mismo día o ejecución se realice el mismo día o
OPORTUNIDAD EN LA máximo a los 30 días de la fecha de máximo a los 30 días de la fecha de
Este aspecto se evalúa de forma acumalada, desde el 01de enero del año programación. programación.
EJECUCIÓN DE LOS
vigente hasta la fecha de período evaluado. 25 De 31 a 60 días posteriores a la fecha de 38 De 31 a 60 días posteriores a la
SERVICIOS programación, se calificará con 14 fecha de programación, se
PROGRAMADOS puntos. calificará con 19 puntos.
Del día 61 en adelante de la fecha de Del día 61 en adelante de la fecha
programación, se calificará con 0 puntos. de programación, se calificará con
0 puntos.
Hace referencia a las fechas de transacción de autorizado a facturar vs. Se calificarán con 10 puntos cada Se calificarán con 17 puntos cada
actividad facturada máximo a 30 días de actividad facturada máximo a 45
fecha de facturación.
la fecha de autorizada a facturar. días de la fecha de autorizada a
Se calificarán con 0 puntos aquellas facturar.
Este aspecto se evalúa de forma acumulada, desde el 01 de enero del actividades facturadas con 31 días o más Se calificarán con 0 puntos
año vigente hasta la fecha de período evaluado. o que no se facturen. aquellas actividades facturadas
Si la factura radicada por el Aliado con 46 días o más o que no se
Estratégico presenta algún tipo de facturen.
inconsistencia en la información y/o en Si la factura radicada por el Aliado
los soportes requeridos y que por ende Estratégico presenta algún tipo de
se envíe un correo electrónico inconsistencia en la información
OPORTUNIDAD EN LA solicitando el ajuste necesario, del y/o en los soportes requeridos y
FACTURACIÓN DE 10 puntaje final obtenido en este criterio 17 que por ende se envíe un correo
se descontará un (1) punto. electrónico solicitando el ajuste
ACTIVIDADES Si la factura es devuelta para nueva necesario, del puntaje final
radicación, del puntaje final obtenido obtenido en este criterio se
EVALUACIÓN ARL
en este criterio se descontarán dos (2) descontará un (1) punto.

puntos. Si la factura es devuelta para
nueva radicación, del puntaje final
100%
obtenido en este criterio se

descontarán dos (2) puntos.
Se califica la retroalimentación por soportes devuelto en la plataforma Del total de las actividades ejecutadas Del total de las actividades
en el período consultado, se calificará ejecutadas en el período
IMAGINE TECHNOLOGIES . Se calcula con el campo de devolución de
con 15 puntos si no hubo devolución de consultado, se calificará con 20
soportes en actividades. soportes básicos. puntos si no hubo devolución de
Si se devolvieron soportes básicos hasta soportes básicos.
Este aspecto se evalúa de forma mensual y corresponde a la gestión el 5% de las actividades ejecutadas, se Si se devolvieron soportes básicos
calificará con 10 puntos. hasta el 5% de las actividades
realizada en el mes evaluado.
Si se devolvieron soportes básicos ejecutadas, se calificará con 15
superior al 5% y hasta el 10% de las puntos.
actividades ejecutadas, se calificará con Si se devolvieron soportes básicos
5 puntos. superior al 5% y hasta el 10% de las
Si se devolvieron soportes básicos actividades ejecutadas, se
GESTIÓN CONFORME DEL
superior al 10% de las actividades calificará con 10 puntos.
PROCESO DE 15 ejecutadas, se calificará con 0 puntos. 20 Si se devolvieron soportes básicos
PROVEEDORES superior al 10% de las actividades
ejecutadas, se calificará con 0
puntos.
Se toma el 100% de las actividades que requieren informes técnicos Se califica con 10 puntos si el total de las
actividades ejecutadas que requieren
(total de los informes de las asistencias técnicas (AT) y de los servicios informes técnicos tienen radicados los
especializados (SE)) vs. su radicación en el SIPAB. informes específicos máximo a los 8 días de
la fecha de ejecución. Se califica con 5
puntos si el total de las actividades
Este aspecto se evalúa de forma mensual y corresponde a la gestión ejecutadas que requieren informes técnicos
realizada en el mes evaluado. tienen radicados los informes específicos
entre los 9 y 15 días de la fecha de
ejecución. Se califica con 0 puntos si el total
de las actividades ejecutadas que requieren
informes técnicos tienen radicados los
informes específicos mayor a 15 días de la
OPORTUNIDAD EN fecha de ejecución; o aquellos sin radicación
10 de soportes especificos mayor a 8 días de la N/A
INFORMES TÉCNICOS fecha de ejecución.
Las actividades con marca de "plazo
extendido" para el proveedor se calificarán
en su oportunidad con este plazo adicional,
es decir, el plazo oportuno (10 puntos) para
la radicación de informes vence a los 38 días
de la fecha de ejecución. Entre los 39 y 45
días, se calificará con 5 puntos y más de 45
días con 0 puntos; o aquellos sin radicación
de soportes especificos mayor a 39 días de
la fecha de ejecución.
Se toman como referencia la cantidad de informes especifícos de los Se calificará con 20 puntos todas
aquellas actividades ejecutadas que
servicios evaluados y sus devoluciones.
EVALUACIÓN ARL
requieran informes específicos que

hayan sido avaladas para facturar y que
Este aspecto se evalúa de forma mensual y corresponde a la gestión no tengan devoluciones.
100%
realizada en el mes evaluado. Se calificará con 10 puntos los servicios

evaluados que tengan una devolución.
Se calificará con 0 puntos los servicios
evaluados que tengan más de una
devolución.
Los servicios que requieran informes
CALIDAD EN INFORMES 20 específicos serán evaluados
N/A
permanentemente hasta tanto cuenten
con el aval para facturación.
Se evalua la cantidad de NC presentadas por las emrpresas afiliadas por Se calificará con 20 puntos si en el Se calificará con 25 puntos si en el
período evaluado no registra Quejas y período evaluado no registra
una actividad específica (SIEBEL) o por el incumplimiento en los procesos
Reclamos. Quejas y Reclamos.
de gestión de proveedores (reportados por funcionarios de ARL) Se calificará con 10 puntos si en el Se calificará con 15 puntos si en el
período evaluado se han registrado período evaluado se han
Este aspecto se evalúa de forma mensual y corresponde a la gestión Quejas y Reclamos en un porcentaje registrado Quejas y Reclamos en
menor o igual al 3 del total de las un porcentaje menor o igual al 3
realizada en el mes evaluado.
actividades programadas. del total de las actividades
GESTIÓN DE QUEJAS Y Se calificará con 0 puntos si en el programadas.
20 período evaluado se han registrado 25 Se calificará con 0 puntos si en el
RECLAMOS
Quejas y Reclamos en un porcentaje período evaluado se han
mayor al 3 del total de las actividades registrado Quejas y Reclamos en
programadas. un porcentaje mayor al 3 del total
de las actividades programadas.
TOTAL PUNTAJE % 100 100
Como resultado del proceso de evaluación y de acuerdo al porcentaje obtenido, los Aliados
Estratégicos se clasificaran en Desempeño Excelente, Desempeño Superior o Desempeño
Bajo. En caso que el Aliado Estratégico obtenga una puntuación por debajo del 69%, será
P
A
G
notificado vía correo electrónico y deberá presentar un plan de mejora que le permita obtener
en la siguiente evaluación una calificación mayor que le permita subir de categoría. Plan de
Mejora Desempeño Bajo (Ver Anexo 15).
La Coordinación de Aliados Estratégicos es la responsable de realizar seguimiento al

cumplimiento de los planes de mejora presentados por los Aliados Estratégicos y de ser
necesario hacer las retroalimentaciones que sean pertinentes.
CATEGORÍAS POR GESTIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

Igual o mayor DESEMPEÑO ¡¡¡ FELICITACIONES!!! Su gestión técnica y administrativa cumple a satisfacción
al 90% EXCELENTE con los criterios de evaluación establecidos.
¡¡¡¡ MUY BIEN !!! Su gestión técnica y administrativa cumple parcialmente con los
Mayor o igual
DESEMPEÑO criterios de evaluación. Lo invitamos a mejorar sus procesos internos para así
al 70 % y obtener un mayor porcentaje en la próxima evaluación que le permita subir de
SUPERIOR
hasta el 89% categoría.
¡¡¡ ATENCIÓN !!! Su gestión técnica y administrativa sobre los criterios de
Igual o menor DESEMPEÑO evaluación se encuentra por debajo del mínimo esperado. Lo invitamos a mejorar
al 69% BAJO sus procesos internos para así obtener un mayor porcentaje en la próxima
evaluación que le permita subir de categoría.
9.2. AUDITORIA INTERNA:

Como parte del proceso de mejora continua, la Gerencia de Auditoría de la Compañía
estableció que de forma mensual se debe realizar auditoría operativa a una muestra
representativa de los Aliados Estratégicos que prestan servicios a nivel nacional.
Esta auditoría se realiza a los soportes AT 031 y AT 028 que se encuentran radicados en la
plataforma IMAGINE y a los informes técnicos enviados por los Aliados Estratégicos cuando la
tipología de la actividad corresponde a Asistencia Técnica o Servicio Especializado.
Los resultados de esta auditoría serán notificados de forma trimestral a los Aliados
Estratégicos que fueron auditados y en caso que los resultados se encuentren por debajo de
la media, el Aliado Estratégico deberá presentar el plan de mejora respectivo. (Anexo 18 –
Plan de Mejora – Auditoría Interna).
9.3. NO CONFORMIDADES (NC)

Se entiende como una No Conformidad, el incumplimiento a los deberes establecidos que
tienen los AE, la cual puede ser detectada por la empresa afiliada (Impacto – Imagen del
Cliente), el AGR (Impacto – Seguimiento AGR) o la Coordinación de AE (Impacto – En la
Operación).
En caso de presentar una NC, el AE será notificado vía correo electrónico y cuenta con dos (2)
días hábiles para dar respuesta al Asesor Gestión de AE en el formato establecido por la
ARL. Dentro de la respuesta dada es indispensable formular el plan de acción y seguimiento
(para el aliado y para la ARL). De acuerdo a la NC se establecerá la sanción a que haya lugar
para el AE acorde a la matriz de sanciones establecida por la Junta de Aliados Estratégicos.
Para dar respuesta a la NC, el AE debe diligenciar el Formato de Análisis de Causas (Ver
Anexo 16) y deberá remitirlo vía correo electrónico a [email protected] con
los soportes o evidencias que considere pertinentes.
P
A
G
A continuación se describe las causas más comunes por la cuales se generan las NC:
EMPRESA AFILIADA - IMPACTO EN LA IMAGEN:
 El profesional carece de la competencia técnica para desarrollar la actividad

designada.
 El profesional carece de la planilla de pago de seguridad social.
 El profesional no lleva o no usa los EPP requeridos o necesarios por la empresa
afiliada.
 El profesional llega tarde o no llega a la actividad programada.
 El AE no realiza las coordinaciones pertinentes para desarrollar la actividad en los
tiempos establecidos, ni mediante los medios autorizados.
 Se presentan agresiones de tipo verbal de parte del profesional hacia los trabajadores
afiliados.
 El AE hace entrega de informes directamente a la empresa afiliada.
 En las actividades se hace uso de logos otras ARL o utiliza las plantillas
desactualizadas.
 En los informes técnicos se hace referencia a otras empresas afiliadas.
 El profesional carece de la competencia técnica para el uso de las plataformas digitales
a través de las cuales se realizan las actividades virtuales.
 La empresa afiliada debe contactar al Aliado Estratégico para programar la actividad
asignada.
SEGUIMIENTO AGR - IMPACTO SEGUIMIENTO AGR:
 No se hace entrega de certificados de capacitación a la empresa afiliada en los

tiempos establecidos.
 Demora en los tiempos de respuesta para la coordinación de las actividades
programadas.
 Demora en los tiempos de respuesta y/o calidad técnica de los informes técnicos
derivados las asistencias técnicas.
 Ejecución de actividades sin cargue previo en SIPAB y/o Orden de Servicio.
 Negociación directa de actividades con la empresa afiliada.
COORDINACIÓN DE AE - IMPACTO EN LA OPERACIÓN:
 Radicación de soportes fuera de los tiempos establecidos, según el cronograma.

 Formatos AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”. (Ver Anexo 1) y
AT 028 “Registro de asistencia”. (Ver Anexo 2) con tachones y/o enmendaduras.
 Radicación de facturas con errores y sin certificación pago seguridad social.
 Ejecución de actividades por parte de profesionales que no se encuentren inscritos
previamente en la base de datos de talento humano (SISALUD).
 Inconsistencias en horas programadas vs. Horas Ejecutadas.
 Ejecución de actividades sin cargue previo en SIPAB o sin contar con orden de
servicio.
P
A
G
 Entrega de certificaciones de capacitación sin el cumplimiento de los requerimientos

establecidos en presente instructivo.
 Devolución de facturas porque no cumplen los requisitos legales o tienen información
errada (NIT, valores, dirigido a otras ARL).
MATRIZ DE SANCIONES NO CONFORMIDADES:

Dependiendo del impacto generado en el proceso y del número de NC reportadas
mensualmente, se tienen establecidas las sanciones respectivas. En caso que haya lugar a
sanción, el AE será notificado vía correo electrónico.
IMPACTO
FRECUENCIA DE NO PUNTUACIÓN
CONFORMIDADES - MES IMPACTO OPERACIÓN SEGUIMIENTO ASESOR ARL IMAGEN CLIENTE EVALUACIÓN
UNA VEZ Reinducción Reinducción Reinducción y resarcimiento -1

Llamado de atención por
Llamado de atención por Llamado de atención por
HASTA 3 VECES escrito, resarcimiento, y -2
escrito escrito o suspensión de 1 mes
suspensión por 2 meses
Suspensión por 4 meses,
MAYOR A 3 VECES Suspensión por 1 mes Suspensión por 2 mes -3
cancelación contrato
ACTIVIDAD DE RESARCIMIENTO:
1. Debe ser igual en cantidad de horas y/o unidades por la cual se presentó la No Conformidad.
2. La coordinación de la actividad de resarcimiento se debe realizar ÚNICAMENTE a través del AGR.
3. La actividad de resarcimiento no será cargada al cronograma de la empresa cliente, por consiguiente no será cancelada. El AE debe indicar en el
formato AT 031 en el espacio de observaciones lo siguiente: ACTIVIDAD DE RESARCIMIENTO. Relacionar cronograma y secuencia de la actividad por la
cual se instauró la No Conformidad.
4. Se debe enviar copia del formato AT031 a la cuenta de correo electrónico [email protected]
5. Nunca la actividad de resarcimiento debe ser acordada directamente con la empresa cliente.
Si un mismo profesional del Aliado Estratégico acumula tres (3) No Conformidades, será
retirado de la base de talento humano (SISALUD) de manera definitiva y no podrá continuar
prestando servicios a nuestras empresas afiliadas.
X. PROCESO DE FORMACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS FOR+
La plataforma FOR+ es una herramienta de formación virtual, gratuita, certificada y exclusiva

para los profesionales que sean inscritos a través de los AE que presten servicios a nuestras
empresas afiliadas. En esta plataforma se encuentra la información de los productos
desarrollados por la ARL SEGUROS BOLÍVAR para garantizar la intervención y mitigación del
riesgo.
El AE realizará la inscripción de sus profesionales a los módulos de acuerdo al perfil

profesional (en la plataforma encontrarán que de acuerdo a la profesión existen módulos pre
requisito o módulos opcionales). Los módulos son de obligatorio cumplimiento para el 100%
de los profesionales que se encuentren activos en la base de talento humano de ARL
SEGUROS BOLÍVAR (SISALUD).
La información en la plataforma se encuentra organizada por módulos y estos a su vez están

compuestos por cursos. Cada curso contiene información como: guías técnicas,
presentaciones, formatos y material de apoyo que deben ser estudiados por los profesionales
para presentar la evaluación correspondiente al curso y obtener el certificado por módulo.
P
A
G
Actualmente la plataforma cuenta con once (11) módulos con sus respectivos cursos que a
continuación se relacionan
ESTRUCTURA MÓDULOS – CURSOS
INTENSIDAD
MÓDULO CURSOS HORARIA PARA
DIPLOMA
DERECHOS, DEBERES, RESTRICCIONES Y QUIENES SOMOS.
0. INDUCCIÓN PROCESO DE ATENCIÓN EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN 6 HORAS
PROCESO DE MEJORAMIENTO
COMITÉ DE CONVIVENCIA
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. SISTEMA DE GESTION SST INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE Y ACCIDENTES DE TRABAJO 8 HORAS
IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE
LOS RIESGOS
2. PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS
2 HORAS
CONTINGENCIAS
CUIDARTE
PILAS MAESTRO
SEGURIDAD BASADA EN EL COMPORTAMIENTO "PROYECTO A"
3. SEGURIDAD INDUSTRIAL INSPECCIONES DE SEGURIDAD 14 HORAS
SENALIZACIÓN Y DEMARCACIÓN DE ÁREAS
SEGURO PRODUCIMOS MÁS -RIESGO MECÁNICO
ALMACENAMIENTO SEGURO EN BODEGAS
CONTROL CONTRA CAÍDAS
CONTROL DE ENERGÍAS PELIGROSAS
4. TAREAS DE ALTO RIESGO ESPACIOS CONFINADOS 10 HORAS
TAREAS DE ALTO RIESGO
TRABAJOS EN CALIENTE
5. RIESGO PÚBLICO PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO 2 HORAS
6. RIESGO QUÍMICO RIESGO QUÍMICO 2 HORAS
7. SEGURIDAD VIAL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL 2 HORAS
AGENTES BIOLÓGICOS
PROGRAMA DE REHABILITACIÓN INTEGRAL Y
8. MEDICINA PREVENTIVA REINCORPORACIÓN LABORAL.
10 HORAS
(MEDICINA - ENFERMERÍA) DX CONDICIONES DE SALUD
PROFESIOGRAMA
TELETRABAJO
IDENTIFICACIÓN E INTERVENCIÓN A FACTORES DE RIESGO
PSICOSOCIAL
9. MEDICINA PROGRAMA DE REHABILITACIÓN INTEGRAL Y
8 HORAS
PREVENTIVA (PSICOLOGÍA) REINCORPORACIÓN LABORAL.
TELETRABAJO
PROGRAMA ATENTO Y DESPIERTO
DX CONDICIONES DE SALUD
TELETRABAJO
10. MEDICINA PREVENTIVA
FOMENTOS DE ESTILOS DE VIDA Y TRABAJO SALUDABLE 10 HORAS
(FISIOTERAPIA)
PREVENCIÓN LESIONES DEPORTIVAS
ERGONOMÍA Y VIDA COTIDIANA
PROGRAMA CONSERVACIÓN DE LA VOZ
11. MEDICINA PREVENTIVA
CONSERVACIÓN AUDITIVA Y PREVENCIÓN DE LA HIPOACUSIA 6 HORAS
(FONOAUDIOLOGÍA)
TELETRABAJO
P
A
G
Recomendaciones a tener en cuenta:
 El AE debe designar un único responsable para que realice el proceso de inscripción

de los profesionales que tiene a su cargo. Los profesionales no están autorizados para
realizar el proceso de inscripción. La plataforma FOR+ es una herramienta de
autogestión, por lo tanto el AE es el único responsable de la información y datos de los
profesionales que se inscriban allí (nombre completo, número de cédula y módulos
asignados).
 La totalidad de los profesionales que estén a cargo del AE deben contar con las
certificaciones de FOR+ de acuerdo al perfil profesional. En la plataforma encontrará
un listado de veinticuatro (24) profesiones, siempre se debe inscribir al profesional por
su profesión base, por ejemplo, medicina, enfermería, profesional y/o administrador
SST. No va encontrar ni especializaciones, ni maestrías.
 Es obligatorio que el profesional nuevo cuente con los certificados de FOR+ para
realizar la inscripción en la base de talento humano de ARL SEGUROS BOLÍVAR
(SISALUD). Si el profesional ya se encuentra activo en la base de talento humano de
ARL SEGUROS BOLÍVAR (SISALUD), cuenta con dos (2) meses a partir de la fecha
de inscripción a la plataforma FOR+ para obtener los certificados requeridos. Si
pasados los dos (2) meses el profesional no obtiene los certificados FOR+,
automáticamente se anulará la inscripción en la base de talento humano de ARL
SEGUROS BOLÍVAR (SISALUD) y por tanto no podrá continuar prestando servicios en
las empresas afiliadas a ARL SEGUROS BOLÍVAR y en consecuencia los soportes
que sean radicados no serán autorizados.
 El profesional solamente debe realizar los módulos por una única vez, es decir, luego
de obtener los certificados su vigencia es indefinida. Sin embargo, si se realiza
alguna actualización al contenido del módulo, el profesional y el Aliado Estratégico
serán notificados vía correo electrónico para que el profesional realice la
actualización correspondiente en los tiempos establecidos.
 Si un profesional presta servicios simultáneamente a varios AE, solamente podrá ser

inscrito por uno de los Aliados, pero los certificados que obtenga el profesional serán
válidos para realizar inscripción con otros AE.
 Es responsabilidad del AE realizar el seguimiento a los profesionales a su cargo para

que cumplan con los cursos a los cuales se encuentran inscritos, en los tiempos
establecidos. Solamente se podrá inscribir una única vez al profesional en los módulos
pre requisito y opcionales.
 Recuerda que por cada profesional a inscribir se debe cumplir con dos pasos: primero
la creación del profesional y luego la activación de los módulos respectivos.
 El primero y quinto día del mes vigente, el AE recibirá un correo electrónico desde
[email protected], recordando que debe inscribir a los nuevos profesionales
que hayan ingresado en el mes inmediatamente anterior. Se tiene plazo de inscribir a
los nuevos profesionales hasta el día diez (10) del mes vigente.
P
A
G
 A cada profesional inscrito se le envía la notificación, vía correo electrónico desde la

cuenta [email protected] el día quince (15) del mes en el cual fue inscrito y
tendrá dos (2) meses a partir de esta fecha para dar cumplimiento a la totalidad de los
módulos a los cuales haya sido inscrito. En este mismo correo electrónico se le
indicará el link de acceso, el usuario y la contraseña. Es importante indicarles a los
profesionales inscritos que también busquen el correo electrónico de notificación en la
carpeta SPAM.
 A partir de la activación en la plataforma de los profesionales inscritos, todos los días

miércoles se envía un correo electrónico recordatorio para el cabal cumplimiento de los
módulos asignados. Este correo electrónico será enviado hasta la finalización del
tiempo de inscripción el cual es de dos (2) meses. El correo electrónico es enviado
desde la cuenta [email protected]
 Para realizar la inscripción de los profesionales, ver instructivo. Guía de Manejo para
Plataforma FOR+. (Ver Anexo 17).
 Los certificados obtenidos por los profesionales deben ser enviados por el Aliado
Estratégico a [email protected], indicado los siguientes datos:
nombre completo del profesional, cédula de ciudadanía, módulos certificados, código
SIPAB.
En caso de requerir soporte técnico para el uso correcto de la plataforma se tienen disponibles
estos dos canales de comunicación:
Vía correo electrónico: (para responsable del Aliado Estratégico – Profesionales).
El soporte se puede solicitar a través del correo electrónico [email protected]. La

respuesta a la solicitud será emitida a más tardar el día hábil siguiente.
Vía telefónica (celular): (únicamente para responsable del Aliado Estratégico)
También se puede solicitar soporte telefónico al celular 305 4084250, el cual se encuentra
disponible de lunes a viernes desde las 8:00 am hasta las 5:00pm. Cabe aclarar que
dependiendo del requerimiento expuesto durante la llamada, en algunos casos será necesario
que el Aliado Estratégico realice adicionalmente la solicitud de soporte vía correo electrónico.
Versión: 04
Fecha: Septiembre 2020
Copia controlada
P
A
G

Instructivo Aliados Estratégicos Abril 2022

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Instructivo Aliados Estratégicos Abril 2022

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“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.

INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN – ALIADOS ESTRATÉGICOS

SUBGERENCIA NACIONAL DE PREVENCIÓN Y BIENESTAR

COORDINACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS

II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

VI. DERECHOS, DEBERES Y RESTRICCIONES.

VII. COMPAÑÍA SEGUROS BOLIVAR – ¿QUIÉNES SOMOS?

VII. PROCESO DE ATENCIÓN EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN.

8.1. PROGRAMACIÓN Y CARGUE DE ACTIVIDADES EN SIPAB O DE ORDEN DE SERVICIO

8.2. CONSULTA DE SIPAB CONTACTO CON LA EMPRESA AFILIADA

8.3. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

8.3.1. ACTIVIDADES PRESENCIALES.

8.3.2. ACTIVIDADES VIRTUALES.

8.3.3. INFORMES O SOPORTES POR CADA TIPO DE ACTIVIDAD CONTRATADA

8.3.4. GESTIÓN DE ACTIVIDADES EN SIPAB.

8.3.5. CERTIFICACIÓN ACTIVIDADES PRESENCIALES O VIRTUALES.

8.4. RADICACIÓN DE SOPORTES EN PLATAFORMA IMAGINE

8.5. FACTURACIÓN Y PAGO

8.5.1. RADICACIÓN VIRTUAL FACTURA.

8.5.2. CERTIFICADOS RETEFUENTE, ICA E IVA

8.5.3. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

8.6. SOLICITUD DE CERTIFICACIONES COMERCIALES.

IX. PROCESO DE MEJORAMIENTO

9.1. EVALUACIÓN ALIADOS ESTRATÉGICOS.

9.2. AUDITORIA INTERNA.

X. PROCESO DE FORMACIÓN FOR+ PARA ALIADOS ESTRATÉGICOS

 Anexo 1. AT 031 “Hoja de seguimiento de reuniones y actividades”.

Con el presente instructivo le damos la bienvenida a la red de Aliados Estratégicos de ARL

II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

1. ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

Dar a conocer a nuestros Aliados Estratégicos la estructura de la ARL SEGUROS BOLIVAR,

Asegurar a nuestras empresas afiliadas a la ARL SEGUROS BOLIVAR, la prestación de

Como requisito indispensable para prestar servicios en salud y seguridad en el trabajo a

VI. DERECHOS, DEBERES Y RESTRICCIONES DEL ALIADO ESTRATEGICO

 Recibir una inducción, en donde se le dan a conocer sus derechos, deberes,

 Dar estricto cumplimiento al proceso de aseguramiento de programas, servicios y

• Programación de la actividad con la empresa afiliada.

 Confirmar con la empresa afiliada, la fecha y hora, objetivo de la actividad, enfoque,

 Realizar aclaraciones cuando la empresa afiliada lo requiera, adicionales a la asesoría,

 Notificar a la Coordinación de Aliados Estratégicos de ARL BOLIVAR los cambios

 Desarrollar, como parte de la asesoría prestada por ARL SEGUROS BOLIVAR,

VII. COMPAÑÍA SEGUROS BOLÍVAR - ¿QUIÉNES SOMOS?

SEGUROS BOLÍVAR.- ENRIQUECER LA VIDA CON INTEGRIDAD

Confiable Amigable Sencillo

Cumplimos lo que Vamos Lo hacemos

Para el caso de la ARL, nuestros atributos de servicio se aplican así:

ATRIBUTOS DEL SERVICIO - COMPAÑÍA SEGUROS BOLÍVAR

VIII. PROCESO DE ATENCIÓN EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

El cumplimiento de estos diez (10) pasos es fundamental para la adecuada prestación de

En caso de requerir inscribir a un nuevo profesional a nombre de su empresa, para ser

 Formato de Hoja de Vida de ARL SEGUROS BOLÍVAR (Ver Anexo 3).

Es responsabilidad del Aliado Estratégico mantener actualizada la información del talento

De igual manera el Aliado Estratégico debe notificar de manera formal la actualización de

8.1. PROGRAMACIÓN Y CARGUE DE ACTIVIDADES EN SIPAB O DE ORDEN DE

8.2. CONSULTA DE SIPAB Y CONTACTO CON LA EMPRESA AFILIADA

Si la actividad está asignada por SIPAB, el Aliado Estratégico es el único responsable de la

8.3. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

 Se debe indicar el tipo de servicio prestado de acuerdo a lo establecido con la empresa

 Cuando la actividad sea de tipología Asesoría (A), es indispensable que en el campo