SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

STD. Nº: QA-08

*QA-08*

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
CODIFICACIÓN Y CONTROL DE ENTREGABLES DEL PROYECTO

REV. 0

APROBADO POR:

Gerencia General Gregorio Neglia O.

Comité de Calidad Miguel Rodrigo S.

Revisión Hecho Por Descripción Fecha Elaborado Revisado

L. Rodríguez A. Yi
0 INSPECTRA Emitido para Uso y Comentarios 31/03/09
M. Hoyos M.Rodrigo

COMENTARIOS DEL COMITÉ:

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 2 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

INDICE

1. OBJETIVOS ..............................................................................................................................3

2. AMBITO Y/O ALCANCE............................................................................................................3

3. RESPONSABILIDAD.................................................................................................................3

4. CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES.......................................................................................3
4.1. CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES (EXCLUYENDO PLANOS).....................................4
4.2. CODIFICACIÓN DE PLANOS ............................................................................................5

5. CONTROL DE ENTREGABLES ...............................................................................................6

5.1. EMISIÓN DE UNA NUEVA REVISIÓN...............................................................................6
5.2. CONTROL DE REVISIONES .............................................................................................7

6. EJEMPLOS DE CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES.............................................................8

7. DOCUMENTOS, FORMATOS O REGISTROS RELACIONADOS ...........................................9

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 3 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS

• Uniformizar la codificación de los documentos entregables que forman parte de un JOB (desarrollo de
ingeniería de escritorio y/o campo).
• Emplear el formato de Lista de Entregables como herramienta de control.
• Uniformizar el reporte de horas hombre.
• Mejorar el Control de los Proyectos.

2. AMBITO Y/O ALCANCE

El presente procedimiento tiene como alcance la codificación de todos los entregables de cada JOB desarrollado por
INSPECTRA S.A., siempre que el cliente no proporcione un estándar de codificación propio. Dicha codificación debe
realizarse con la información del WBS detallado posterior a la iniciación del proyecto.
Los documentos y/o registros generados para cada proyecto que se codifiquen como sea aplicable deberán además
estar alineados al procedimiento QA-01 Control de Documentos y Registros.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del jefe y del equipo de proyecto aplicar el presente estándar con el fin de mantener codificado y
controlado todos los entregables establecidos para un JOB, la codificación de los entregables permitirá mejorar las
referencias en el sistema de reporte de horas hombre.1

4. CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES

Los entregables serán identificados a través de un código alfanumérico, el cual indicará el tipo y procedencia del
mismo con motivo de mejorar la trazabilidad de su fuente.

Todos los entregables deben elaborados y codificados siguiendo la siguiente metodología:

• Paso 1: Identificación del tipo de entregable y selección del formato según corresponda.
• Paso 2: Selección del formato y codificación del entregable.
• Paso 3: Registro del entregable en la FQA-01 Lista de Control de Avance de Entregables del
Proyecto.

1El jefe deberá comunicar continuamente al equipo de proyecto los entregables a desarrollar indicando su codificación y versión para
hacer referencia de los mismos en el sistema de reporte de horas hombres, para mayor referencia del sistema ver QA-11 Reporte de
Horas Hombre.

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 4 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

4.1. CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES (EXCLUYENDO PLANOS)

La codificación de entregables excluyendo a los planos se deberá efectuar con la siguiente estructura:

INSP-XXX-YY-C1-C2-ZZZ-R
Ítems para la codificación:
INSP Es la etiqueta principal.
XXX Es el NUMERO DEL JOB asignado con tres dígitos.
YY Son los dos últimos dígitos del año de apertura del JOB.
Es el Clasificador de TIPO DE DOCUMENTO, de DOS LETRAS, que se detalla en la
C1
tabla 1.
C2 Es el clasificador por ESPECIALIDAD, de UNA LETRA, que se detalla en la tabla 2.
Es el NUMERO CORRELATIVO del documento que corresponde a los clasificadores
ZZZ
C1-C2, consta de tres dígitos.
R Es la REVISION un solo carácter (A, B, C…0, 1,2…etc.).

Tabla 1: TIPO DE DOCUMENTO (C1)

Los códigos para C1 como tipo de documento son:
MC Memoria de Cálculo (Resumen cálculo y simulaciones).
MD Memoria Descriptiva (Filosofía de control, descripción de operación).
RE Resumen Ejecutivo
PP Presupuesto
LI Lista (lista de cables, líneas, instrumentos, materiales, TIE-IN’s, etc.)
ET Especificación Técnica
HD Hoja de Datos o Datasheet
PC Preciario
MT Metrado
TT Tratamiento térmico
HZ Análisis de Riesgo
EI Estimado o Perfil de Inversión
RQ Requisiciones
Documentos Externos (catálogos, cotizaciones, MSDS, Data Sheets, especificación
EX
técnica, etc. de fuente externa)
PR Procedimiento (instructivos)
PA Planes (de abandono, desmantelamiento, etc.)
MN Manual (operativos, de seguridad, etc.)

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 5 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

MI Misceláneo (cualquier documento no clasificado)

Tabla 2: ESPECIALIDAD (C2)

Los códigos para C2 como ESPECIALIDAD son los siguientes:

Especialidad Código Notas

Entregables Generales de Proyecto y/o multidisciplinario (no son
Generales A
documentos de gestión del proyecto).
Procesos P Diseño, simulación y estrategias de control de los procesos.
Civiles C Estructuras, cimientos, edificaciones, y otras obras civiles.
Eléctricos E Cables, puesta a tierra, unifilares, clasificación de áreas.
Instrumentación I Simbologías, selección e instalación.
Mecánicos M Tanques, recipientes, tuberías, conexiones, montaje, soportes.
Gestión G Entregables de la gestión de Proyectos.
Seguridad S Entregables Relacionados con Seguridad (Safety).
Medio Ambiente N Entregables Relacionados con la Gestión Ambiental.

4.2. CODIFICACIÓN DE PLANOS

Para el caso de las codificaciones de los planos la estructura es:

INSP-XXX-YY-PL-C3-ZZZ-hWW-FF-R2

Ítems para la codificación:

INSP Es la etiqueta principal.

XXX Es el NUMERO DEL JOB asignado con tres dígitos.
YY Son los dos últimos dígitos del año de apertura del JOB.
PL Indica que es un entregable tipo plano.
C3 Es el clasificador por ESPECIALIDAD, de UNA LETRA, que se detalla en la tabla 3.
Es un numero CORRELATIVO excepto para el caso de los isométricos en el que se
ZZZ
usará el número de la línea o su codificación completa cuando corresponda.
Indica el número de hoja, aplicable a los planos que poseen la misma numeración
WW
ZZZ.
FF Indica el formato de impresión del plano, A0, A1, A2, A3, etc.
R Indica la revisión del plano.
Ejemplos: Isométricos, Plot plant, Unifilares, etc.

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 6 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

Tabla 3: ESPECIALIDAD (C3)

Los códigos para C3 como ESPECIALIDAD son los siguientes:

Especialidad Código Notas

Entregables Generales de Proyecto y/o multidisciplinario como son Plot
Generales A
Plant, Distribución de Planta. (No son documentos de gestión del proyecto).
Procesos P Planos como PFD’s, P&ID’s, Simbologías, etc.
Estructuras y arquitectura, cimentaciones, edificaciones, drenajes, detalles
Civiles C de zanjas, topografía, etc.
Ruta cables y bandejas eléctricas, sistema puesta a tierra, unifilares,
Eléctricos E
clasificación de áreas, sistema de alumbrado, planimetría de fuerza, etc.
Ruta de cables y bandejas de instrumentación, diagrama de conexionado,
Situación o Ubicación de instrumentos, vías de datos de válvulas de control,
Instrumentación I
planimetría de control de señales digitales, caja de conexión e
interconexión, etc.
L1 Planos isométricos de Líneas.
L2 Planos Isométricos de traceado.
Mecánicos L3 Planos isométricos de TIE-IN.
Tanques, recipientes, montaje, soportes y estructuras, plataformas de
M
acceso, etc.

El nombre del archivo electrónico de cada entregable debe ser igual al código asignado y además este código
deberá estar indicado en todas las hojas del entregable según corresponda.

5. CONTROL DE ENTREGABLES

Todos los entregables del proyecto deben encontrarse codificados y bajo el control del jefe de proyecto, para el
control de los entregables y su estado durante todo el proyecto se deberá emplear la lista de control de
entregables3, la cual es un registro de gestión de la calidad del proyecto, dicha lista deberá ser elaborada en base al
formato FQA-01 Lista de Control de Avance de Entregables del Proyecto.4

5.1. EMISIÓN DE UNA NUEVA REVISIÓN

2 Para el caso de los planos isométricos cada revisión puede cambiar de manera independiente según corresponda, cuando una línea
es modificada solo se debe actualizar la revisión de los planos isométricos relacionados.
3 Esta lista deberá ser codificada bajo la estructura establecida en 4.1 y considerándolo como un entregable de la gestión del proyecto.
4 Para mayor referencia para la elaboración, distribución y uso de la lista de control de entregables consultar con el QA-09 Plan de

Comunicaciones.

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 7 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

Los cambios de revisión de un entregable se generan cuando se realiza una nueva entrega formal del mismo y
donde el entregable ha sufrido modificaciones, inserciones o eliminación en parte de su contenido respecto a la
última revisión formal entregada.

Serán consideradas como entregas formales todas aquellas entregas físicas o electrónicas realizadas al cliente junto
con la emisión de la lista de entregables bajo el formato FQA-16 Lista de Transmisión de Entregables.

El jefe de proyecto deberá emitir al cliente la lista de entregables, cada lista de entregables es única para cada
entrega formal al cliente, dicha lista es un registro consolidado de los entregables del JOB, en la cual se indica la
fecha de entrega, la codificación, la descripción, la revisión e inclusive la ubicación física o electrónica de cada
entregable.

5.2. CONTROL DE REVISIONES

Todos los entregables de un JOB deben estar identificados con el estado y descripción del motivo de la revisión. El
control de las revisiones permite dar trazabilidad en el ciclo de vida de un entregable desde su elaboración hasta su
liberación, las etapas del ciclo de vida de un entregable pueden dividirse en:

• Desarrollo del entregable (revisiones de borradores con el cliente).

• Aprobación del entregable por el cliente.
• Modificación y/o Actualización de un entregable aprobado.

Las descripciones de los motivos de cambios de revisión en los entregables pueden ser:

• EMITIDO PARA INFORMACIÓN.

• EMITIDO PARA APROBACIÓN.
• EMITIDO PARA COMENTARIOS.
• EMITIDO PARA COMPRA.
• APROBADO PARA DISEÑO.
• APROBADO PARA ACOPIO DE MATERIALES.
• APROBADO PARA CONSTRUCCIÓN.

ASIGNACIÓN DE CODIGOS A LAS REVISIONES

Las revisiones de entregables que se encuentran en etapa de aprobación ser codificarán con letras correlativas A, B,
C, D, E, etc.
Se codificará con el número 0, la primera revisión del entregable que haya sido aprobadas por el cliente, y las
posteriores modificaciones solicitadas por el cliente se codificarán con números correlativos 1, 2, 3, etc.

Para cualquier versión aprobada por el cliente se debe contar en lo posible con algún registro de dicha aprobación.

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 8 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

6. EJEMPLOS DE CODIFICACIÓN DE ENTREGABLES

CASO 1: CODIFICACIÓN DE UNA NUEVA MEMORIA DE CÁLCULO (nuevo entregable desarrollado), el cual hace
referencia al cálculo de estructuras del tanque T-101 para el JOB 025-07 y este entregable será la tercera memoria
de cálculo emitida por el área de mecánica para el presente JOB.

La estructura de codificación debe ser:

INSP-XXX-YY-C1-C2-ZZZ-R

La codificación que corresponde es:

XXX = 025
YY = 08
C1 = MC
C2 = M
ZZZ = 003
R = “A” es la primera revisión del entregable desarrollado para su aprobación y como motivo de la revisión se debe
colocar EMITIDO PARA COMENTARIOS y/o EMITIDO PARA APROBACIÓN DEL CLIENTE.

El código asignado al documento debe ser: INSP-025-08-MD-M-003-A

CASO 2: CODIFICACIÓN DE UN DATASHEET (tercera versión del entregable aprobado), el cual hace referencia a
una bomba de despacho de diesel 2 a islas de carga para el JOB 094-08 y este entregable será el doceavo
datasheet emitido por el área de procesos para el presente JOB.

La estructura de codificación debe ser:

INSP-XXX-YY-C1-C2-ZZZ-R

La codificación que corresponde es:

XXX = 094
YY = 07
C1 = HD
C2 = P
ZZZ = 012
R = “C” ya que es la tercera revisión aprobada por del cliente se debe y como motivo de la revisión se debe colocar
APROBADO PARA APROBACIÓN.

El código asignado al documento debe ser: INSP-094-08-HD-P-012-C

CASO 3: CODIFICACIÓN DE UN DIAGRAMA UNIFILAR (versión del entregable aprobado para construcción), el
cual hace referencia al sistema eléctrico de la zona de despacho de GLP para el JOB 060-07 y este entregable es el
quinto plano emitido por el área de electricidad e Instrumentación para el presente JOB.

La estructura de codificación debe ser:

INSP-XXX-YY-PL-C3-ZZZ-R

La codificación que corresponde es:

XXX = 194

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
STD. Nº QA-08 Fecha: 30/03/2009
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Página 9 de 9
Revisión: 0 CODIFICACIÓN Y CONTROL DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO

YY = 07
C2 = E
ZZZ = 012
R = “A” ya que es la primera revisión aprobada por del cliente se debe y como motivo de la revisión se debe colocar
EMITIDO PARA APROBACIÓN.

El código asignado al documento debe ser:

INSP-194-07-PL-E-012-A

CASO 4: CODIFICACIÓN DE UN ISOMÉTRICO (versión del entregable aprobado para construcción), el cual hace
referencia a la línea 10”-OL-2105-A1-N del sistema de despacho de GLP para el JOB 074-08 y este entregable es el
numero 45 emitido por el área de mecánica para el presente JOB.

La estructura de codificación debe ser:

INSP-074-08-PL-C3-ZZZ-R

La codificación que corresponde es:

XXX = 074
YY = 08
C3 = L1 (Indica que es un plano isométrico de línea)
ZZZ = 2105 (indica el número de la línea)
R = “0” ya que es la primera revisión aprobada por del cliente y como motivo de la revisión se debe colocar
APROBADO PARA CONSTRUCCIÓN y/o EMITIDO PARA CONSTRUCCIÓN.

El código del entregable puede indicar el número de la línea o su nombre completo cuando corresponda:

INSP-194-07-PL-L1-2105-0 / INSP-194-07-PL-L1-10OL2105A1N-0

7. DOCUMENTOS, FORMATOS O REGISTROS RELACIONADOS5

• FQA-01 Lista de Control de Avance de Entregables del Proyecto.

• FQA-16 Lista de Transmisión de Entregables.
• QA-01 Control de Documentos y Registros.
• QA-09 Plan de Comunicaciones.
• QA-11 Reporte de Horas Hombre.

5 Todos los formatos indicados se encuentran en la ftp en la carpeta denominada “Procedimientos y Formatos Obligatorios”.

COPIA IMPRESA NO CONTROLADA – VALIDAR CON LA VERSIÓN DISPONIBLE EN LA RED