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    Ejercicio Cep

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    Deborah Igeño
    Los archivos sirven para gestionar, clasificar y conservar documentos de manera ordenada. Existen riesgos para los archivos en papel como las condiciones ambientales y que se traspapele, mientras que para los digitales son no actualizar el software y no realizar copias de seguridad. Es importante clasificar la información para mantenerla ordenada y evitar que se pierda.

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    Los archivos sirven para gestionar, clasificar y conservar documentos de manera ordenada. Existen riesgos para los archivos en papel como las condiciones ambientales y que se traspapele, mientras que para los digitales son no actualizar el software y no realizar copias de seguridad. Es importante clasificar la información para mantenerla ordenada y evitar que se pierda.

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    Los archivos sirven para gestionar, clasificar y conservar documentos de manera ordenada. Existen riesgos para los archivos en papel como las condiciones ambientales y que se traspapele, mientras que para los digitales son no actualizar el software y no realizar copias de seguridad. Es importante clasificar la información para mantenerla ordenada y evitar que se pierda.

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    ARCHIVO

    1. ¿Para qué crees que existen los archivos?

    - El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.

    2. ¿Qué entiendes por clasificar y archivar? ¿Es lo mismo?

    3. ¿Qué tipo de riesgos pueden sufrir los archivos en soporte papel? ¿Y en los digitales?

    - Formato papel:
    - Condiciones ambientales del sitio en el que se guarda.
    - Que se traspapele.

    - Formato Digital:
    - No actualizar el Software y no realizar regularmente la copia de seguridad, y esto hará que los
    datos de los documentos se eliminen.

    4.¿Conoces la diferencia entre archivo de gestión y archivo histórico?

    5. . ¿Qué contiene el archivo semiactivo? ¿Por qué se caracteriza?

    - Son aquellos en los que se guardan los documentos que han sido retirados del archivo activo
    finalizado su vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal

    6. ¿Por qué debemos clasificar la información?

    - Para así poder tener la información de manera mas ordenada y que esta no se pierda.
    7. Indica, para cada uno de los casos siguientes, cuál es el criterio (o criterios si son más de uno)
    de clasificación y ordenación que consideras más adecuado. Argumenta tus respuestas.

    a) Las cartas que se envían a los clientes.

    b) Las facturas emitidas.

    c) Los albaranes de salida de mercancía.

    d) Los recibos de salarios del personal de la empresa.

    e) Las referencias de los artículos que se fabrican, identificados por nombre y por clave.

    f) Las fichas de los trabajadores.

    g) Los contratos de trabajo del personal.

    h) Las fichas de los proveedores.

    i) Los albaranes recibidos de los proveedores.

    8. . Responde a las preguntas siguientes en relación con la palabra ordenatriz:

    a) ¿Qué es?

    b) En los nombres de personas físicas, ¿Cuál es la palabra ordenatriz?

    c) Ante dos nombres en los que coincide el primer apellido ¿qué criterio se sigue?

    - Se mirará el segundo apellido

    d) Cuando coinciden los dos apellidos ¿qué criterio se sigue?

    - Con el nombre se odena.

    9. Medidas de protección y seguridad de los archivos (Breve resumen)

    Hay varias normas para dos diferentes tipos de archivos:

    - Archivos de formato de papel:

    -Se tendrá que identificar al personal que está autorizado ya que todo el mundo no lo está.

    -Establecer diferentes claves, contraseñas.

    -Supervisar las condiciones ambientales.

    - Archivos en formato digital:


    -Actualizar el Software

    -Realizar regularmente un back up (Copia de seguridad)

    Las medidas preventivas habituales que se utilizan son:

    Fuego: No utilizar unos materiales que sean inflamables

    Inundaciones: Crear copias de seguridad

    Deterioro: Contratar empresas externas

    Acceso Personal:

    Archivos: “solo lecturas” para que no lo puedan modificar

    Formación a los trabajadores:

    Recliclandoles con cursos especializados

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